UFV-PA Handbok för PA-diariet. Version 2.0

Transkript

1 UFV-PA Handbok för PA-diariet Version 2.0

2 UPPSALA UNIVERSITET UFV-PA. Handbok för PA-diariet 2 (18) UFV-PA. Handbok för PA-diariet Uppsala universitet Version För institutioner (motsv.) vid Uppsala universitet Handboken är tämligen omfattande, men det är min förhoppning att användarna successivt ska tillgodogöra sig innehållet. Eventuella problem och frågor som uppkommer besvaras av den centrala registraturen. Se kontaktuppgifter på sida 5. Kjell Hognesius chefsregistrator

3 UPPSALA UNIVERSITET UFV-PA. Handbok för PA-diariet 3 (18) Innehållsförteckning Sida Inledning 4 Versionshistorik 4 Distribution 4 1 Övergripande information 5 Förvaltning och drift av PA-diariet (UFV-PA) 5 Användarstöd 5 Behörighet till UFV-PA 5 Klient och säkerhetscertifikat 5 Arkivering 5 Inloggning i W3D3, diariet 5 2 Förklaringar till diariemenyn 6 3 Diarienummer initiera ett nytt ärende 7 Skanna in och infoga en handling 8 Uppladdning av fil 10 4 Förklaringar till huvudkortet (ärendekortet) 11 5 Förklaringar till menyraden på huvudkortet (ärendekortet) 12 6 Förklaringar till handlingskortet 13 7 Förklaringar till menyraden på handlingskortet 14 8 Bilaga 1 Förslag till ärendemeningar (att använda funktionen kategorisera) 16 9 Bilaga 2 Bevakningsdatum 17

4 UPPSALA UNIVERSITET UFV-PA. Handbok för PA-diariet 4 (18) Inledning UFV-PA. Handbok för PA-diariet är avsedd som en handledning för dem som registrerar ärenden i universitetets gemensamma diarium för personalärenden, UFV-PA, och som därmed tar ut diarienummer för detta. Även de personer som har handläggarbehörighet i samma diarieserie kan ha nytta av handboken. Versionshistorik Monica Jansson, personalavdelningen, och Eva Johansson, registrator, var huvudansvariga för innehållet i PA-Diariets Handbok, den första versionen av denna handbok. Kjell Hognesius, chefsregistrator, har genomarbetat denna första version och därvid uppdaterat såväl användarinformationen som de bilder som ingår i materialet. Versionsnummer Datum Uppdaterad av Ändringar Eva Johansson Grundversion Monica Jansson Kjell Hognesius Omarbetad och uppdaterad version Distribution UFV-PA. Handbok för PA-diariet distribueras till alla registratorer vid institutioner (motsv.) som har behörighet i UFV-PA; övriga som vill få del av handboken rekvirerar sitt exemplar från registrator@uu.se.

5 UPPSALA UNIVERSITET UFV-PA. Handbok för PA-diariet 5 (18) 1 Övergripande information UFV-PA är en del av universitetets totala diarium och det används av samtliga institutioner (motsv.), som handlägger personalärenden. Personalärenden diarieförs i UFV-PA. Denna handbok kommer att ge dig information om vad som ska diarieföras vid institutionen (motsv.). Förvaltning och drift av PA-diariet (UFV-PA) Registraturen vid universitetsförvaltningen ansvarar för förvaltningen av diariesystemet vid Uppsala universitet. IT-stöd ansvarar för drift och underhåll av diariesystemets server. Användarstöd Användarstöd tillhandahålls genom våra registratorer Eva Johansson 1935 Eva.Johansson@uadm.uu.se Susanne Jacobsson 1791 Susanne.Jacobsson@uadm.uu.se Kjell Hognesius, chefsregistrator 1701 Kjell.Hognesius@uadm.uu.se Registrator@uu.se Behörighet till UFV-PA Behörighet till diariet får den eller de registratorer eller handläggare vid respektive institution (motsv.) som skall fungera som registrator eller handläggare av personalärenden och som genomgått utbildning i diarieföring vid Uppsala universitet, individuellt eller i grupp. Klient och säkerhetscertifikat Diariesystemet (eller riktigare: diarie- och ärendehanteringssystemet), W3D3, är webbaserat. Det innebär att man använder sin normala webbläsare för att registrera eller söka i diariesystemet. Det exakta utseendet i de fönster du kommer att se avbildade i denna handbok eller på din skärm är bl.a. beroende av vilken webbläsare du använder. Skillnaderna rör sig dock oftast om layoutdetaljer som avstånd mellan ikoner eller den exakta färgtonen i ett fält. Innehållet och funktionen är dock densamma i den mån din webbläsare stöder de aktuella teknikerna. De avbildningar som finns i den här handboken visar utseendet som det kan se ut med MS Internet Explorer för Windows. Arkivering Följande handlingar i rekryteringsprocessen arkiveras centralt: kungörelse/anslag om ledigförklarande, anslag med tillkännagivande av vem som anställts samt eventuella överklaganden. Vid institutionen arkiveras rekryteringsbeslutet (i form av styrelseprotokoll eller dylikt). Övriga handlingar i UFV-PA samlas i personakter för senare utgallring. Ansökningshandlingar gallras efter två år (utom i fall där överklagande skett; kontakta arkivarien för besked). Inloggning i W3D3, diariet När du har startat din webbläsare skriver du in så kommer du till den här sidan. Spara gärna denna adress bland Favoriter eller som en genväg på skrivbordet, så går det enklare nästa gång. Skriv in ditt användarid och ditt lösenord (som du fått i samband med att du återsände ditt behörighetsbeslut). Klicka på Logga in. När du loggat in kommer du till den sida som visas nedan det är en bra sida för kontroll över ärenden som har bevakningsdatum t.ex. sista ansökningsdag för lediga anställningar eller sista dag för överklagande. Observera att listan är sorterad med det mest avlägsna datum överst; vill du se vad som händer i dag eller i morgon måste du rulla ner till botten av listan. (Se vidare Bilaga 2.) (Om du vill skapa ett nytt diarienummer måste du initiera ett ärende; se avsnitt 3).

6 UPPSALA UNIVERSITET UFV-PA. Handbok för PA-diariet 6 (18) 2 Förklaringar till diariemenyn I ovanstående skärmbild finns också diariemenyn, det är det du ser i kolumnen till vänster i bilden. Där kan du välja vad du vill göra. Beroende på vilken behörighet du har och vilket gränssnitt som är inställt för dig kan menyn se olika ut. För att kunna se fliken Huvudregistrator krävs såväl denna behörighet som tillhörande gränssnitt. För de registratorer som inte har dessa inställningar börjar menyn med fliken Registrera och för dem som endast har handläggarbehörighet börjar den med fliken Sök. Huvudregistrator Registrera Sök Rapporter Manualer Inställningar Logga ut Administrera t.ex. handläggare, avdelningar, diariebeteckningar Ta hand om inkomna handlingar, initiera ärenden, administrera adressboken Söka efter ärenden eller handlingar T.ex. postlista, lista över nya ärenden, bekräftelser m.m. Här finns handboken för W3D3, till vilken man också kommer när man i olika menyer klickar på frågetecknet Här kan du lägga in och ändra dina personliga inställningar, t.ex. vilket diarium som ska vara förvalt Avsluta W3D3

7 UPPSALA UNIVERSITET UFV-PA. Handbok för PA-diariet 7 (18) 3 Diarienummer initiera ett nytt ärende För att få ett diarienummer måste man först initiera ett nytt ärende. Klicka på ikonen för Initiera ärende näst längst upp i menykolumnen till vänster. Välj därefter i nästa fönster (se bilden nedan) UFV-PA i rullistan uppe i högra hörnet eller kontrollera att det redan är valt. Klicka sedan på ikonen för det vita pappersarket ovanför texten Initiera ärende. Då kommer denna dialogruta upp: Det viktigaste nu (för dig som har behörighet till mer än en serie) är att du på nytt kontrollerar att du valt rätt diarieserie.

8 UPPSALA UNIVERSITET UFV-PA. Handbok för PA-diariet 8 (18) När du är säker på att allt är rätt och att det är dags att initiera ärendet (att ta ut ett nytt diarienummer) klickar du på knappen OK. Då visas nedanstående bild och du är inne på ärendekortet. Nu har du fått ett diarienummer som står ovanför ordet Ärendemening (i exemplet UTB-PA 2009/5) och därmed är du alltså inne på ärendekortet (huvudkortet). Nu ska du skriva en ärendemening eller använda funktionen kategorisera för att få en mall för den ärendemening som skall användas. Funktionen Kategorisera ( ) hittar du ungefär i mitten av raden av ikoner överst i fönstret (se vart pilen pekar). Känner du dig osäker på vilken av ikonerna du ska klicka på vid olika tillfällen, för då bara muspekaren långsamt över dem så att en förklaringstext kommer upp. Om du väljer att klicka på ikonen för Kategorisera, får du välja en kategori och slutföra ärendemeningen genom att fylla i lämplig egen text för ditt ärende. (Exempel finns i Bilaga 1.) Klicka sedan på ikonen som ser ut som en diskett ( ), alltså funktionen Spara. Därefter fortsätter du att lägga in övriga uppgifter som är kända, som t.ex. handläggare och kontaktperson (se förklaringar nedan om skillnaden), avdelning, diariebeteckning och bevakningsdatum. När alla dessa uppgifter är ifyllda ska du spara igen och stänga fönstret (med hjälp av knappen längst uppe till höger). Just i UFV-PA kanske man inte vet vem som kommer att bli handläggare när man initierar ärendet; då ska som handläggare väljas LOTTAS, som ändras av Personalavdelningen. Nu är det dags att registrera den första handlingen på det nya ärendet. Det gör vi numera efter att först han skannat in pappershandlingen (eller genom att ladda upp den fil som innehåller handlingen). Först beskrivs hur det går till att skanna in och infoga en handling, och därefter kommer proceduren att förklaras för uppladdning av fil. Skanna in och infoga en handling Nu har du fått det diarienummer som handlingen ska märkas med. Då är det dags att skriva in detta nummer på handlingen. Det du nu har är en färdig handling som så småningom kan arkiveras. Den ska nu fogas in elektroniskt i diariet (genom att skannas in). Skanningsproceduren Skanna in (det instämplade) dokumentet. När det dyker upp i din e-postlåda öppnar du den bifogade filen (.pdf) och väljer Spara som från menyn Arkiv i Adobe Acrobat Professional (eller motsv.). Ge dokumentet ett namn som ansluter till diarienumret och något som talar om vad det innehåller t.ex. Förslag. (Obs! Det går inte att spara ett dokument med /-tecken. I stället för t.ex. UFV-PA 2020/2222 måste man skriva UFV-PA ) Alltså kan ett lämpligt filnamn vara UFV-PA Rekryteringsbeslut. Välj gärna som destination en särskild mapp för Inskannade dokument. Nu är det dags att återvända till diariet, till W3D3, och öppna det ärende du för en stund sedan initierade.

9 UPPSALA UNIVERSITET UFV-PA. Handbok för PA-diariet 9 (18) Klicka på symbolen ( ) för Ny åtgärd/handling, så kommer ett nytt fönster upp. Obs! Börja med att bifoga dokumentet innan du fyller i alla andra uppgifter som måste finnas med det är lätt att glömma bort annars. Det går inte att bifoga ett dokument efter att man sparat! (Det enda sättet är i så fall att skapa en ny åtgärd/handling för att infoga det inskannade dokumentet.) När du klickar på symbolen ( ) för Bifoga fil får du upp ett nytt fönster för att leta fram ditt dokument. Här letar du upp det inskannade dokumentet, varefter du klickar på knappen Ladda upp. Då infogas ditt dokument i ärendet som en fil i den aktuella handlingen. Du ser att du lyckats genom att det längst nere till vänster visas namnet på den uppladdade handlingen med angivande av dess storlek.

10 UPPSALA UNIVERSITET UFV-PA. Handbok för PA-diariet 10 (18) (Om du har flera dokument, t.ex. bilagor, som hör till handlingen, fortsätter du nu på samma sätt tills alla dokument laddats upp.) Sedan är det dags att skriva in handlingens namn, ange riktning (Inkommande eller Utgående) eller Intern och handlingstyp samt att mata in uppgifter om ev. avsändare till handlingen. Slutligen trycker du på symbolen ( ) för Spara. Då kommer du tillbaka till ärendekortet. Obs! Pappershandlingarna sparas även fortsättningsvis i arkiv. I UFV-PA har den första handlingen (Rekryteringsbeslut) inte någon riktning och därför inte heller någon Avs./Mott. I stället för att ange riktning ska du kryssa i rutan Intern. Uppgiften om institutionens namn ska du välja under Avdelning. Uppladdning av fil Nu har du fått det diarienummer som handlingen ska märkas med. Då är det dags att skriva in detta nummer på handlingen, alltså i det elektroniska dokumentet. Detta dokument ska nu fogas in elektroniskt i diariet (genom att laddas upp). Klicka på symbolen ( ) för Ny åtgärd/handling, så kommer ett nytt fönster upp. Obs! Börja med att bifoga dokumentet innan du fyller i alla andra uppgifter som måste finnas med det är lätt att glömma bort annars. Det går inte att bifoga ett dokument efter att man sparat! (Det enda sättet är i så fall att skapa en ny åtgärd/handling för att infoga det elektroniska dokumentet.)

11 UPPSALA UNIVERSITET UFV-PA. Handbok för PA-diariet 11 (18) När du klickar på symbolen ( ) för Bifoga fil får du upp ett nytt fönster för att leta fram ditt dokument. Här letar du upp ditt dokument, varefter du klickar på knappen Ladda upp. Då infogas dokumentet i ärendet som en fil i den aktuella handlingen. Du ser att du lyckats genom att det längst nere till vänster visas namnet på den uppladdade handlingen med angivande av dess storlek. (Om du har flera dokument, t.ex. bilagor, som hör till handlingen, fortsätter du nu på samma sätt tills alla dokument laddats upp.) Sedan är det dags att skriva in handlingens namn, ange riktning (Inkommande eller Utgående) eller Intern och handlingstyp samt att mata in uppgifter om ev. avsändare till handlingen. Slutligen trycker du på symbolen ( ) för Spara. Då kommer du tillbaka till ärendekortet. I UFV-PA har den första handlingen (Rekryteringsbeslut) inte någon riktning och därför inte heller någon Avs./Mott. I stället för att ange riktning ska du kryssa i rutan Intern. Uppgiften om institutionens namn ska du välja under Avdelning. 4 Förklaringar till huvudkortet (ärendekortet) Ärendemening är det första man ska skriva. Tänk på att en ärendemening ska vara karakteristisk för ärendet som helhet, inte för en handling i ärendet. Det är alltså i UFV-PA ofta fallet att det handlar om Rekrytering av (inte Rekryteringsbeslut ). Tänk vidare på att det du skriver här ska läsas av många och kunna användas i sökningar. Använd inte förkortningar (utöver sådana vanliga förkortningar som fr.o.m. eller t.o.m. ; men observera då att de ska skrivas i enlighet med Myndigheternas skrivregler). I just UFV-PA behöver man ofta inte själv skriva någon ärendemening, eftersom det finns färdiga mallar (se avsnitt 5 nedan om Kategorisera). Oavsett om du skriver ärendemeningen själv eller använder dig av en mall, tänk på svenskan i det som skrivs eller matas in. Man kan rekrytera en doktorand eller lektor men inte en doktorandplats eller en professur. På motsvarande sätt kan man inte utlysa en administratör eller en bibliotekarie. Vill man använda ordet rekrytera (eller något liknande som utlysa, ledigförklara, annonsera ), måste man i stället använda benämningen på befattningen, inte på den som ska inneha den. Till höger om ordet Ärendemening finns två kryssrutor, Ad acta och JK-balans. Antingen den ena eller ingen av dem ska vara ifylld, aldrig båda. JK-balans ska bara kryssas i för externa ärenden, dvs. ärenden där myndigheten Uppsala universitet korresponderar med privat-

12 UPPSALA UNIVERSITET UFV-PA. Handbok för PA-diariet 12 (18) personer eller med andra myndigheter. Anställningsärenden, dvs. det som utgör huvuddelen av ärenden i UFV-PA räknas som interna ärenden och ska således inte ha JK-balans. När ett ärende så småningom har färdigbehandlats ska det stängas, dvs. läggas Ad acta (lat. till handlingarna ). Om JK-balans då är ikryssat måste det först kryssas ur. Efter de båda kryssrutorna följer en rullgardinsmeny benämnd PUL. Den används inte (se avsnitt 5 nedan om PUL). Och just ovanför denna finns Visa historik. Där kan man steg för steg se vem som varit inne i ärendet och gjort ändringar. Under fältet för ärendemeningen finns en knapp med text ( ). Motpart är normalt inte aktuellt i UFV-PA. Knappen används i stället för Avsändare/mottagare när det t.ex. ingås ett avtal mellan Uppsala universitet och en annan part. I den avdelning som finns nedanför motpart finns ett antal rutor som ska fyllas i. Det som fylls i här är viktigt för kategoriseringen av ärenden och för framtida återsökningar liksom för en framtida arkivering i elektronisk form. Fälten representerar metadata (alltså data om data) för ärendet. Den första rutan Registrator fylls automatiskt i med ditt namn. Den andra rutan, om vi fortsätter neråt, ska innehålla namnet på den som ska vara Handläggare på ärendet. Just i UFV-PA kanske man inte vet vem som kommer att bli handläggare när man initierar ärendet; då ska som handläggare väljas LOTTAS, som ändras av Personalavdelningen (se avsnitt 3 ovan om Diarienummer initiera ett ärende). Därefter följer Kontaktperson, som normalt fylls i av Personalavdelningen. Där skrivs namn på den eller dem som ska vara de factohandläggare när det handlar om institutionstillsatta anställningar eller den prefekt (motsv.) som bäst känner till ärendet. Rutan Jämför används för hänvisning till ett annat ärende, t.ex. om man råkat ta ut mer än ett diarienummer för ett ärende eller om ett ärende (i en serie) är beroende av ett annat ärende (i samma eller annan serie). Skriv diarienumret för det andra ärendet så som det skrivs i W3D3 och skapa en ärendelänk (se avsnitt 5 nedan om att skapa länkar). Den sista rutan i vänsterkolumnen, Förv. plats, används normalt inte. Den kan användas för att utpeka en fysisk förvaringsplats vid avvikelser från gängse rutiner för förvaring. I nästa kolumn finns rutan för Avdelning överst. Denna ska alltid fyllas i. Välj din institution (motsv.) ur den lista som du ser om du fäller ner rullgardinsmenyn. Ett alternativt sätt är att klicka på det understrukna ordet Avdelning; då kommer man till ett nytt fönster i vilket man får en rullgardinsmeny. Fördelen med detta sätt är att den menyn är bredare (alltså rymmer fler tecken) och att den information som är knuten till respektive avdelning (universitetskatalogens nummer) syns. Under denna ruta kommer en annan som också måste fyllas i, Diariebtkn. När man här fäller ner rullgardinsmenyn eller klickar på det understrukna ordet får man se den diarie- och dossierplan som fastställts av rektor. Varje ärende måste kategoriseras enligt denna plan. Observera att vissa nummer i planen bara är rubriker som inte ska väljas. Så t.ex. ska man aldrig välja 2 Personal eller 2: 1 Anställningsärenden, utan man ska ner till den lägsta nivån inom varje delområde, alltså t.ex. 2: 1:6 Institutionshandlagda tjänstetillsättningar. De rutor som följer nedanför, Ärendestatus och Ärendetyp, används för närvarande inte vid Uppsala universitet, men kan komma att nyttjas senare för att precisera mer än vad som sker genom diariebeteckningen. I kolumnen längst till höger finns överst Reg.datum, som automatiskt fylls i när man initierar ett ärende. Därefter följer en ruta för Exp. datum, som man bör fylla i när ett ärende är slutbehandlat och dess resultat sänts till dem det berör, t.ex. med hjälp av en expedieringslista (se avsnitt 5 nedan om Expedieringslista). Om man klickar på det understrukna kommer en kalender upp, i vilket man kan välja ett datum. På samma sätt fungerar nästa ruta, Avsl.datum, med den skillnaden att datum automatiskt fylls i när man kryssar i Ad acta. Den följande rutan, Gallr.datum, används för närvarande inte, men fungerar annars på samma sätt som de tidigare när det gäller att komma till kalendern för att infoga ett datum. Den sista rutan på ärendekortet avser Bevakningsdatum, som behandlas i Bilaga 2. 5 Förklaringar till menyraden på huvudkortet (ärendekortet) Under den grå ramen med adressen till just denna plats på webben finns i ett blått fält ett antal symboler. Funktionen hos var och en av dessa symboler eller ikoner finner du genom att föra muspekaren långsamt över dem så att en förklaringstext kommer upp. Den första ikonen ( ) är Spara. Sedan kommer Lägg till föredragningslista ( ), vilket vi för närvarande inte använder. Därefter följer E-posta ärendet ( ). I nästa avdelning med ikoner kommer Ny åtgärd/handling ( ), som används när man ska infoga en handling i ärendet, och sedan Annoteringar ( ), som man ibland kan behöva använda för att tillfoga en kommentar till ett ärende, t.ex. att en omlottning skett till en annan handläggare. Den tredje och sista ikonen i denna avdelning ( ) betyder Arbetsdokument. Detta kan användas för dokument som ännu inte blivit allmänna handlingar i ett ärende, men som du och kanske någon annan behöver ha tillgång till under ett ärendes beredning.

13 UPPSALA UNIVERSITET UFV-PA. Handbok för PA-diariet 13 (18) ). För närvarande använder vi inte denna funktion vid Uppsala univer- Den ikon som ensam bildar nästa avdelning är Starta arbetsflöde ( sitet. I nästa avdelning följer tre nästan likadana symboler, bara med olika färg ( ). De används för att skapa länkar till andra platser. Den första, den blå, för att länka ett ärende till ett annat ärende i diariet. Den andra, den röda, för att länka handlingar. Och den tredje, den gröna, för att länka till platser utanför W3D3 på webben. Denna bör användas med försiktighet, eftersom webbplatser har en benägenhet att inte finnas för alltid. Nästa avdelning rör personer knutna till ärendet på olika sätt. Den första ikonen ( ), Ny avsändare/mottagare, bör man inte använda. Om man gör det genereras en ny Åtgärd/handling som heter Avsändare/mottagare. Vänta med att ange ev. avsändare eller mottagare tills du kommit till handlingskortet. Nästa ikon ( ), Handläggare, kan man använda för att välja vem som ska vara handläggare på ärendet. Man får då upp samma lista med valbara handläggare som man får om man i stället klickar på det understrukna ordet Handläggare lite längre ner på ärendekortet. Den tredje och sista ikonen i denna avdelning är inte aktuell vid Uppsala universitet. Den står för Medborgarinloggning ( ). Den ensamma ikonen ( ) betyder Kategorisera och är en av de mest användbara just i UFV-PA. När man klickar på den får man upp ett nytt fönster, där man kan välja vad ärendet avser och på så sätt få delar av texten ifylld. I fältet Namn väljer man en av de färdiga mallar som finns. I dag finns mallar för Anhållan om docentur, Anställd som adjungerad, Anställningsavtal, Befordrad till, Rekrytering, Uppdrag som och Varsel/besked. Se vidare Bilaga 1. Den ensamma ikonen i nästa avdelning ( ) betyder Beslut och ger möjlighet att koppla ärendet till ett beslut i ett beslutande organ, t.ex. institutionsstyrelse. Man får då ange vilket datum beslutet togs, i vilket organ och vad som beslutades. I nästa avdelning är det också bara en ikon ( ), som betyder Expedieringslista. En sådan kan användas för att möjliggöra att en handling expedieras till vissa personer som man knyter till ärendet, oavsett om de själva är motpart, avsändare/mottagare, handläggare eller sådana som ska få del av ett fattat beslut. De följande två symbolerna handlar om skydd på olika sätt som följer av lagstiftning. Den första ( ) används för att sekretessbelägga ett ärende. Om man klickar på den får man upp ett nytt fönster i vilket man ska fylla i när ärendet sekretessbelades, av vem och varför (dvs. ange tillämpligt lagrum i Offentlighets- och sekretesslagen). Använd inte denna knapp utan föregående kontakt med Juridiska avdelningen eller den centrala registraturen. Därefter finns en symbol för PUL ( ). Eftersom Uppsala universitet inte säljer eller lämnar ut sina adressregister behöver vi inte ha medgivande enligt Personuppgiftslagen (PUL) för att registrera uppgifter om dem som t.ex. söker anställning hos oss. Av detta skäl används inte denna knapp. De följande två avdelningarna med varsin knapp behöver vi inte använda. Den första ( ) är Kopiera ärendet. Den andra ( ) Remiss. Därefter kommer knappen ( ), Generera rapport, som är användbar t.ex. om man vill generera en lista över sökande till en anställning eller över alla ingivare av handlingar i ärendet. Här kan man också skriva ut ärendekort eller aktomslag. Den följande ikonen ( ) betyder Sök fil/dokument i ärendet. Det kan vara bra att kunna göra om man har ett stort ärende med många åtgärder/handlingar och många infogade filer. Slutligen finns möjligheten att få Hjälp ( knuten till W3D3. ). Genom att klicka på denna symbol kommer man till aktuellt avsnitt i den manual som finns 6 Förklaringar till handlingskortet

14 UPPSALA UNIVERSITET UFV-PA. Handbok för PA-diariet 14 (18) Åtgärd/Handl. måste fyllas i, men vänta med det tills du laddat upp din fil (se avsnitt 3 ovan). Här ska stå något som är karakteristiskt för handlingen. Det kan alltså i UFV-PA t.ex. vara Rekryteringsbeslut. Även det du skriver här ska läsas av många och kunna användas i sökningar (se avsnitt 4 ovan om Ärendemening). Använd inte förkortningar (utöver sådana vanliga förkortningar som fr.o.m. eller t.o.m. ; men observera då att de ska skrivas i enlighet med Myndigheternas skrivregler). När du skrivit klart trycker du på tangenten Tab på tangentbordet. Då kommer du till nästa fält (ruta) som ska fyllas i. Riktning används för att tala om huruvida en handling med lagens ord är inkommen eller upprättad. Vissa handlingar har inte någon riktning och därför inte heller någon Avs./Mott. I stället för att ange riktning ska du kryssa i rutan Intern. En handling som endast sänds mellan enheter inom myndigheten Uppsala universitet har normalt ingen riktning. Detta gäller i hög grad i just UFV-PA, där Rekryteringsbeslut, Rekrytering medges av personalavdelningen och Ledigförklarande är sådana handlingar. Till höger om rullistan för riktning finns två kryssrutor, Ad acta och Intern. Om man lägger en handling Ad acta (lat. till handlingarna ) i ett ärende innebär det att den är stängd för vidare behandling. Denna ruta används normalt inte. Därefter följer informationsrutan Skapad av, som automatiskt innehåller ditt namn (din mejladress). Och sedan följer Datum respektive Reg.datum. Datum ska innehålla handlingens datum, dvs. det datum då den upprättades eller inkom. Registreringsdatum genereras automatiskt och är det datum när registreringen av handlingen gjordes. Den första av dessa uppgifter kan man ändra. Normalt ska ju handlingar registreras utan dröjsmål, men ibland händer det att en handling ankommer t.ex. en sen eftermiddag på en fredag och inte blir registrerad förrän på måndag morgon. Då ska man klicka på det understrukna ordet Datum för att komma till en kalender, där man väljer det riktiga datumet. Handlingstyp ska alltid fyllas i. Rullgardinsmenyn innehåller ett antal handlingstyper att välja mellan. I ett rekryteringsärende ska t.ex. handlingen Rekryteringsbeslut ha handlingstypen Rekrytering, handlingen Rekrytering medges av personalavdelningen är ett Beslut och den därefter följande handlingen Ledigförklarande är ju just detta, varför man väljer det som handlingstyp. Handlingsstatus och PUL används inte för närvarande. Extern ref. används normalt inte i UFV-PA, med undantag för när ett ärende t.ex. överklagats till Överklagandenämnden för högskolan. Den rutan ska fyllas i med ett diarienummer eller motsvarande som en annan myndighet anger på en handling, för att underlätta ett återsökande. Fältet Information (det vänstra) kan användas för att ge ytterligare information om handlingen, t.ex. att den för kännedom sänts till någon. Den högra halvan av handlingskortet berör den person eller organisation som man mottagit handlingen från eller sänt den till. Observera att här inte ska fyllas i institutionens (motsv.) namn eller personalavdelningens. Dessa är enheter inom myndigheten Uppsala universitet, som ju äger diariet. Avsändare eller mottagare är (normalt) någon utanför myndigheten. För de vanligtvis första handlingarna i ett rekryteringsärende ska alltså denna del inte fyllas i. För en instruktion om hur man, när så ska ske, fyller i denna del av handlingskortet, se lathunden Adresser i W3D3. Fältet Information (det högra) kan användas för att ge ytterligare information om avsändaren eller mottagaren, t.ex. en tillfällig adress eller ett alternativt telefonnummer. Här får inte skrivas något som sammanhänger med ärendet eller handlingen, eftersom denna information följer personen in i adressboken och således kommer att dyka upp nästa gång hon eller han har kontakt med oss. Allra längst ner på handlingskortet dyker till vänster upp de filer som laddats upp med angivande av deras storlek och namn. Till höger kan man se vilka handlingar i ärendet som en viss person har sänt eller mottagit. 7 Förklaringar till menyraden på handlingskortet Under ramen med adressen till just denna plats på webben finns i ett blått fält ett antal symboler. Bilden ovan visar hur det ser ut när man klickat på knappen Ny åtgärd/handling ( ) på ärendekortet. Vissa av dessa symboler försvinner när man återöppnar en tidigare inlagd handling och andra tillkommer. Funktionen hos var och en av dessa symboler eller ikoner finner du genom att föra muspekaren långsamt över dem så att en förklaringstext kommer upp. Den första ikonen ( ) är Spara. Sedan kommer Lägg till motparten som avsändare/mottagare ( ), vilket inte är aktuellt i UFV-PA. Därefter följer Lägg till avsändare/ mottagare ( ), som normalt inte ska användas. Detta ska i förekommande fall i stället göras i namnfältet på handlingskortet (se ovan avsnitt 6). Nästa symbol ( ) är Ta bort avsändare/mottagare, som kan vara användbar om man ser att uppgifterna är andra än de förväntade. Om man vet att en person har en tidigare handling i ärendet men detta inte framgår längst nere till höger på handlingskortet bör man ta

15 UPPSALA UNIVERSITET UFV-PA. Handbok för PA-diariet 15 (18) bort avsändaren eller mottagaren med denna knapp och sedan skriva in personen på nytt i adressfältet, så att man kommer till adressboken och kan välja rätt post ur denna (se lathunden Adresser i W3D3 ). I nästa grupp av symboler är den första ( ) Bifoga meddelandetext, som inte behöver användas. (Vill man använda den är den snarast ett alternativ till Annotering eller till att skriva något i [det vänstra] fältet Information. Man måste om man ska kunna använda funktionen ev. göra fönstret fullskärmsstort för att kunna se och ändra namnet på meddelandetexten och filtypen samt för att spara. Ett sådant meddelande dyker upp som bifogad fil längst nere till vänster på handlingskortet.) Nästa symbol är viktig och ska användas flitigt, det är Bifoga fil ( ). Hur man gör detta har beskrivits ovan i avsnitt 3, där förklaringar finns till både uppladdning och skanning. Nästa ikon ( ) är Bifoga arbetsdokument, vilket ger möjlighet att ta in ännu inte fastställd version av ett dokument i diariet, utan att det blir en allmän handling. Detta kan vara bra om man vill att flera personer ska komma åt utkastet innan det fastställs. Om du bifogar ett arbetsdokument, tänk då på att det blir en allmän handling när ärendet läggs ad acta. Om man inte vill att det ska bli det måste man ta bort det innan man stänger ärendet. I nästa avdelning följer tre ikoner som vi känner igen från handlingskortet. Den första ( ) betyder Beslut och ger möjlighet att koppla ärendet till ett beslut i ett beslutande organ, t.ex. institutionsstyrelse. Man får då ange vilket datum beslutet togs, i vilket organ och vad som beslutades. Den andra ( ) används för att sekretessbelägga en handling. Om man klickar på den får man upp ett nytt fönster i vilket man ska fylla i när handlingen sekretessbelades, av vem och varför (dvs. ange tillämpligt lagrum i Offentlighets- och sekretesslagen). Använd inte denna knapp utan föregående kontakt med Juridiska avdelningen eller den centrala registraturen. Därefter finns en symbol för PUL ( ). Eftersom Uppsala universitet inte säljer eller lämnar ut sina adressregister behöver vi inte ha medgivande enligt Personuppgiftslagen (PUL) för att registrera uppgifter om dem som t.ex. söker anställning hos oss. Av detta skäl används inte denna knapp. Slutligen finns möjligheten att få Hjälp ( knuten till W3D3. ). Genom att klicka på denna symbol kommer man till aktuellt avsnitt i den manual som finns När man återöppnar en åtgärd/handling ser menyraden annorlunda ut. Som synes har två nya ikoner dykt upp närmast efter Spara, nämligen ( ) Lägg till föredragningslista och ( ) E-posta handlingen. Den första av dessa behöver inte användas, medan den andra kan vara praktisk, inte minst när man ska meddela de sökande vem som fått en anställning. Om man klickar på den får man upp ett mejlformulär med handlingen och dess bifogade filer valda som bilagor. Där finns plats för att skriva ett meddelande till den eller dem man vill sända mejlet till. Dessa kan man skriva in mejladressen till eller välja på ett par olika sätt. (Se lathunden Skicka e-post från W3D3.) De tre följande ikonerna är samma som nyss beskrivits, men sedan saknas möjligheten att bifoga meddelandetext, fil eller arbetsdokument. Man kan alltså inte i en redan sparad handling infoga något material. Därför är det viktigt att man redan från början bifogar de filer som hör till handlingen (se avsnitt 3 ovan). Den följande gruppen av symboler är samma som tidigare, men sedan dyker det upp två nya ikoner. Den första av dem ( ) är Kopiera handlingen och den andra ( ) är Skapa arbetsdokument i ärende från handlingen. Dessa funktioner används för närvarande inte. Och slutligen finns, som vanligt, möjligheten att få Hjälp ( ).

16 UPPSALA UNIVERSITET UFV-PA. Handbok för PA-diariet 16 (18) 8 Bilaga 1 Förslag till ärendemeningar (att använda funktionen kategorisera) När det gäller ärenden i UFV-PA finns möjligheten att använda färdiga mallar i stället för att själv skriva en ärendemening. Du finner mallarna under knappen ( ) Kategorisera (se avsnitt 5 ovan) som är en av de mest användbara just i UFV-PA. När man klickar på den får man upp ett nytt fönster, där man kan välja vad ärendet avser och på så sätt få delar av texten ifylld. I fältet Namn väljer man en av de färdiga mallar som finns. I dag finns mallar för Anhållan om docentur, Anställd som adjungerad, Anställningsavtal, Befordrad till, Rekrytering, Uppdrag som och Varsel/besked. Det fönster man får upp när man klickar på ikonen ser ut så här. När man klickar i rullgardinsmenyn Namn (alltså där det ännu bara finns tre korta streck) får man möjlighet att välja mellan de ovannämnda mallarna. Den första mallen avser Anhållan om docentur (använd gärna ordet anhållan och inte ansökan eftersom vissa funktioner i W3D3 automatiskt genererar rapporter byggda på ansökan, som då ska avse ansökan till en ledig anställning). I fältet information står en kort beskrivning av vad du ska göra när du valt mallen, dvs. tryckt på Spara ( ). I det här fallet ska du på ärendekortet som du då kommer tillbaka till ersätta NN med personens för- och efternamn (alltså denna gång i den ordningen). Vidare ska ämnesinnehållet anges i stället för det parentesuttryck som genereras. Ex.: Sven Svensson anhåller om antagning som docent i Historisk geologi och paleontologi. Resterande uppgifter (se ovan avsnitt 4) fyller du i på vanligt sätt. De övriga mallarna hanteras på motsvarande sätt. Alla förekomster av NN ska bytas mot personens namn, alla förekomster av TITEL mot den aktuella titeln och i förekommande fall alla ÄMNE mot det aktuella (forsknings)ämnet. Årtal skrivs med fyra siffror, månad och dag med två, alltså t.ex I mallen Uppdrag som ser du att ett antal olika uppdrag finns utskrivna. Välj det aktuella (utskrivet, inga förkortningar) och radera resten.

17 UPPSALA UNIVERSITET UFV-PA. Handbok för PA-diariet 17 (18) 9 Bilaga 2 Bevakningsdatum På Ärendekortet (se avsnitt 4 ovan) finns en rullgardinsmeny för bevakningsdatum. Det ser ut så här på ärendekortet. Om inget bevakningsdatum har satts kan du inte använda rullgardinsmenyn. Klicka i stället på det understrukna ordet Bevakningsdatum. Då kommer du till ett nytt fönster. Här kan du sätta det datum som ska bevakas, t.ex. sista ansökningsdag, sista dag för överklagande eller annat. Klicka på det understrukna ordet Datum så kommer du till en kalender där du kan välja rätt datum. I fältet Beskr: skriver du in vad bevakningsdatum gäller och i fältet Information kan du tillfoga ytterligare upplysningar. När du fyllt i klart väljer du ( ) Spara. Då kommer det att se ut så här på ärendekortet. Detta kan senare redigeras genom att man klickar på det understrukna ordet Bevakningsdatum när ett datum finns i menyn. Man kan då t.ex. lägga in att ett avsieringsmeddelande ska skickas till någon vid en viss tidpunkt. Detta gör man genom att klicka på ikonen ( ) Koppla aviseringsmeddelande till bevakningsdatumet. Man får då upp ett nytt fönster med ett mejlformulär där man kan välja till vem och när ett meddelande ska skickas. Om man lagt in en sådan avisering kommer fönstret som hör till bevakningsdatum att se ut ungefär så här. I exemplet har information lagts till och ett aviseringsmeddelande har lagts in för avsändande dagen före bevakningsdatum. Om man klickar på det understrukna namnet på aviseringsmeddelandet kan man redigera det innan det sänds, t.ex. genom att ändra text eller adressater. Om man kommit på att man inte vill att ett aviseringsmeddelande ska skickas, klickar man på papperskorgen framför namnet på meddelandet. Och vill man helt ta bort ett bevakningsdatum klickar man på papperskorgen bredvid ikonen Spara. Förutom möjligheten att avisera någon (handläggare och/eller annan) om ett bevakningsdatum finns i W3D3 också en funktion som gör att man kan se aktuella bevakningsdatum. Redan när du loggat in kommer du till den sida där man kontrollerar ärenden som har bevakningsdatum (se även avsnitt 1 ovan). Observera att listan är sorterad med det mest avlägsna datum överst; vill du se vad som händer i dag eller i morgon måste du rulla ner till botten av listan. Observera vidare att denna lista visar bevakningsdatum för alla ärenden där sådant finns i de serier du har behörighet till.

18 UPPSALA UNIVERSITET UFV-PA. Handbok för PA-diariet 18 (18) Om du är handläggare på ärenden kan du kontrollera bevakningsdatum på dina ärenden genom att klicka på fliken Sök i Diariemenyn (se avsnitt 2 ovan). Då ser du i diariemenyn en ikon och när du klickar på den kommer du till dina egna bevakningsdatum. Fönstret kan se ut så här.