Den perfekta upphandlingen, finns den?

Transkript

1 Den perfekta upphandlingen, finns den? Erfarenheter från upphandling av gemensam GIS-plattform på Södertörn ur ett beställaroch leverantörsperspektiv Sanna Sparr-Olivier, kart- och mätchef i Botkyrka kommun Magnus Jernberg, affärsutvecklare på Norconsult Astando

2 Några ord om GIS-samverkan Södertörn

3 VISION 2015 Under år 2015 skall Södertörnskommunerna ha upphandlat och implementerat en gemensam plattform som ger verksamheter och medborgare tillgång till kommunala geodata och kommunala verksamheter tillgång till alla geodata de behöver. 5

4 Varför en gemensam GIS-plattform?

5 Samlingsnamnet för den gemensamma plattformen: Södertörns geodata, SGD Funktioner och tjänster; inklusive system, drift och kompetens Täcka dagens verksamhet Kommunernas data hos företaget

6 Upphandling(ar) SGD

7 8 systemkartor som ska bli en!

8 Funktionsupphandling -Vad är det? Teknikupphandling: Lastbil 3 axlar 10 m långt 2,4 m brett 300 hk 8,5 ton last 40 cm markfrigång 60 % stigningsförmåga 10 ton vinsch enkel part Funktionsupphandling: Lastfordon som klarar 8,5 ton last och kan ta sig fram i mellansvensk, väglös, normalblockig skogsterräng med en hastighet av minst 20 km/h.

9 Ur anbudsinbjudan Det är inte ett datorsystem som handlas upp utan ett avtal med en marknadsaktör som med hjälp av ett eller flera system kan ge kommunerna så gott som alla de gemensamma geografiska funktioner de behöver.

10 Första varvet Förhandlat förfarande enligt Lag 2007:1091 om offentlig upphandling Priset ej avgörande Möjlighet att förhandla Mest och bäst för pengarna

11 Erfarenheter från Astando 1:a reaktionen på anbudsförfrågan Det är lite luddigt! Det är inget för oss! Det är himla intressant ändå Alla kommuner tillsammans så är det en stor affär..vi är tveksamma

12 Vilka (var) Astando 2010 Litet men högt specialiserat företag 30 medarbetare Specialister inom system inriktade på geografisk information kopplat till väg Speciellt nischade mot system med kartstöd och systemintegration mellan olika verksamhetssystem

13 Vilka (var) Astando 2010 Litet men högt specialiserat företag Stor del av omsättningen inom offentlig förvaltning (total omsättning ca 30 milj SEK) Största kund Trafikkontoret Stockholms stad Mycket högt anseende i branschen Nyligen genomfört ett lyckat projekt gällande ett helt lands införande av en nationell modell för en vägnätsdatabas - Danmark

14 Formeringen Med vem ska vi liera oss? Och varför Som underleverantör av vår specialitet? Till en eller flera? Viktigt att helhetslösningen är gedigen! Möjlighet för oss att bredda basen för vår verksamhet in på stadsbyggnadssidan

15 Formeringen Valet på samarbetspartner blev Intergraph Megastor amerikansk programvaruleverantör Negativt Nu svenskt genom att Hexagon förvärvat företaget Positivt fast ingen verkade känna så riktigt Vi kände dem sen långt tillbaka Positivt

16 Formeringen Valet på samarbetspartner blev Intergraph Låg marknadsandel i Sverige Negativt Vill satsa rejält Positivt Har en färdig programmodul som de vill skriva om Super

17 Formeringen Valet på samarbetspartner blev Intergraph Samarbete med Integraph Danmark Med en mycket trevlig och kunnig Mads Moldrup som övertygade oss om teknikvalen Vi tog rollen som prime Mycket arbete och kostsamt Högre risk

18 Erfarenheter från första upphandlingen - Södertörn Tidskrävande (=kostsamt) både för beställare och leverantörer Oväntade konstellationer bland anbudsgivarna Kommunernas tillgängliga kostnader synliggörs Förhandlingsformen medförde att vi antagligen kommit fram till ett annat resultat än vid en traditionell upphandling Lång och svår utvärdering Omständig referenstagning(telefonintervjuer)

19 Erfarenheter från första upphandlingen - Astando Positivt att kunna ifrågasätta behov när den föreslagna lösningen erbjuder ett nytt sätt att arbeta Öppen rak och ärlig kommunikation direkt Möjlighet att förklara vad som var kostnadsdrivande för lösningen i vår konstellation Det hade gått betydligt fortare om vi fått veta budgeten och därefter fyllt den med funktioner upp till tak

20 Erfarenheter från första upphandlingen - Astando Hade man verkligen tänkt igenom förhandlingsfasen. Ibland gick den inte framåt. Det tog 1 år Intergraph fick hitta på en helt ny betalningsmodell efter Södertörns synpunkter För mycket tid gick åt i slutet att stuva om i (sent?) påkommet malldokument för att kunna jämföra (?) Utvärderingskriterierna

21 Och hur gick det? Astando föll på mållinjen och blev inte vald som leverantör. Vi valde att inte överklaga. Tilldelningsbeslutet överklagades och Förvaltningsrätten dömde att vi skulle göra om upphandlingen. Skälet var att vi inte tillräckligt tydligt hade rangordnat eller viktat bedömningskriterierna samt att kraven hade ändrats efter hand.

22 Andra varvet Öppet förfarande enligt Lag 2007:1091 om offentlig upphandling 30% pris 70% funktionalitet och kvalitet

23 Erfarenheter från andra varvet - Södertörn Svårt att bedöma samarbete på papper! Snabb och effektiv utvärdering Trots 70% viktning av kvalitet fick priset stor betydelse Små möjligheter att räta ut frågetecken både från leverantörens sida och beställarens Ta fram eget avtal tidskrävande men bra.

24 Erfarenheter från andra varvet - Astando If you can t beat them join them Tog fram en beskrivning av väg-delen Erbjöd som en nyckelfärdig pusselbit till alla Erbjöd vårt material från 1:a rundan Bytte ut leverantören av vägdelen då vi inte kunde få tillräckliga garantier pga skrivningar i FU Tar nu fram egen produkt för att garantera tjänstens funktion. En konkurrerande produkt på marknaden.

25 Hur gick det? En leverantör överprövade i förvaltningsrätten- vi fick rätt De gick vidare till Kammarrätten som inte ville pröva ärendet Avtal skrevs den 27 juni 2013! Nöjd upphandlingschef!

26 Fördelar och nackdelar med att upphandla i samverkan Dela på kostnader Bättre kravspec. Gemensamt beslut Fler intressenter -större konkurrens Roligare Tidskrävande För stor affäröverprövningar Kompromisser Olika ekonomiska förutsättningar

27 Slutsatser - Södertörn Bedöma samarbete på papper inte enkelt bättre förhandlat förfarande Komplicerat att göra rätt enligt LOU Svårt att vara nytänkande - att upphandla ett samarbete i en produktvärld Funktionsupphandling bra(tror vi) men svårt Hur gör man mjuka krav objektiva och bedömer dem? För stort projekt? Samverkan stark trots motgångar- tack vare våra gemensamma drivkrafter och vision Eget avtal- tidskrävande men bra

28 Slutsatser - Astando Hellre förhandlingar alla dar i veckan jämfört med dagens situation Ju större affär eller komplex desto större skäl att göra upphandling med förhandlat förfarande Det finns en budget berätta vad den är så kan vi prioritera tillsammans Förhandlade upphandlingar gynnar även små företag.

29 Den perfekta upphandlingen enligt oss Börja med förstudie för att definiera kraven Prekvalificering-inga diskussioner kring detaljkrav Förhandlat förfarande kring innehåll, (teknik) och avtal Känd budget Tydliga utvärderingskriterier testköra utvärderingen Samverka!

30 Och hur ser den perfekta upphandlingen ut enligt dig?