1 1.0 Upphandlingens namn

Transkript

1 1 1.0 Upphandlingens namn För Organisationens namn, dess nämnder och förvaltningar samt Karlstads Stadshus AB med dotterbolag och övriga bolag och associationsformer där kommunen har ägarmajoritet, samt de kommunalförbund där Organisationens namn ingår, nedan kallas Kommunen, infordras anbud på Upphandlingens namn enligt bifogad beskrivning. 1.1 Upphandlingens form Upphandlingen genomförs som Form enligt lagen om offentlig upphandling. Allmänt Anbudet skall omfatta Upphandlingens namn för successiva beställningar och leveranser under avtalsperioden. Av bilaga "Prisspecifikation" framgår vilka produkter som är av störst intresse. Där produkt eller märkesnamn anges avses även likvärdigt. 1.2 Anbudsinlämning Elektroniskt lämnande av anbud Se anvisningar under punkt Anbudets giltighetstid Anbudet skall vara bindande t.o.m. Bindande Tom. 1.4 Sista inlämningsdag Anbudet skall vara inlämnat senast: SistaAnbudsdag 1.5 Allmän information 1.6 Beskrivning XXXX 1.7 Syfte Syftet är att teckna avtal med en leverantör. Se ytterligare beskrivning i Kommersiella villkor. 1.8 Parterna/förkortningar Leverantörn = i dokumenten angiven som Leverantören Upphandlande myndigheter = i dokumenten angiven som Kommunen 1.9 Uppskattad Volym Upphandlingsvärdet beräknas till ca XXX SEK/år. Kvantitetsuppgifterna är inte bindande Upplysningar under upphandlingen Rose-Marie Andersson Upphandlingskonsult Tel: E-post: rose-marie.andersson@karlstad.se 1

2 Upphandlingsenheten Västra Torggatan 26KARLSTAD 1.11 Upphandlande myndighet/er Upphandlingsenheten Västra Torggatan 26KARLSTAD Hammarö kommun Box Skoghall 1.12 Förteckning över förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlaget omfattar:. Upphandlingsföreskrifter. Kommersiella villkor/ Avtal. Svarsbilaga kvalificering. Svarsbilaga utvärderingsmodell. Ev. komplettering till förfrågningsunderlaget 1.13 Sekretess Enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) gäller absolut sekretess till dess att tilldelningsbeslut meddelats. Därefter blir lämnande anbud och där ingående uppgifter offentliga allmänna handlingar. Anbud eller delar av dessa dokument kan dock omfattas av sekretess på grund av bestämmelser i offentlighets- och sekretesslagen. Kommunen prövar detta varje gång en allmän handling begärs utlämnad. Den omständighet att en Leverantör begär sekretess för en viss uppgift innebär ingen garanti för att uppgiften i fråga bedöms omfattas av sekretess Presentation Presentation över Kommunen, anställda mm. Ev hänvisning till Kommunens hemsida 2 Anbudet 2.1 Delat anbud Anbud kan komma att antagas helt eller delat. Anbud kan lämnas på del eller helhet. Med del menas!!!!!!!!! Anbud kan lämnas för respektive kommun. Om någon av positionerna/delarna blir överprövade kan avtal komma att tecknas för övriga positioner/delar. 2.2 Helt anbud Anbud kan komma att antas i sin helhet. Anbud kan lämnas för respektive kommun. 2.3 Avbrytande av upphandling Upphandlingen kan komma att avbrytas om anslagna medel överskrids eller att medel ej beviljas. 2

3 Upphandlingen kan också komma att avbrytas om inte tillräcklig konkurrens uppstår, dvs om det inkommer för få anbud. 2.4 Alternativa anbud/sidoanbud Accepteras ej. 2.5 Datum för anbudsöppning Kompletterande upplysningar Om Leverantören anser att ställda krav i förfrågningsunderlaget är orimliga, otydliga eller konkurrensbegränsande är det viktigt att ansvarig upphandlare kontaktas skriftligen (via Internet) på ett så tidigt stadium som möjligt, dock ej senare än den tidsfrist för frågor som anges enligt nedan. Frågor med anledning av upphandlingen skall ställas på Internet via den länk som återfinns på sidan där förfrågningsunderlaget hämtades senast Endast de frågor som Kommunen bedömer kräver ett svar kommer att publiceras. Om förfrågningsunderlaget behöver kompletteras/justeras till följd av relevanta frågor, kommer skriftliga svar att aviseras via mail till alla kända Leverantörer snarast. Svaren/kompletteringar publiceras då på e-avrops publika databas Leverantörer kan endast åberopa de kompletterade upplysningar som erhållits skriftligt. Leverantör som inte hämtat förfrågningsunderlaget via måste själva kontrollera om några förtydliganden och kompletteringar distribuerats. 2.7 Lämnande av anbud Elektroniskt Anbudet skall lämnas elektroniskt på Anbudet lämnas på samma webbsida som där förfrågningsunderlaget hämtades. Elektroniskt anbud kan lämnas förutsatt att: Sista anbudsdag ej passerat Leverantören är registrerad och inloggad på Anbud bör inte lämnas för tidigt då frågor och svar av avgörande betydelse kan inkomma/avges senast Anbud som inkommit för tidigt måste då eventuellt kompletteras/göras om för att vara giltiga. När anbud lämnats (knappen Skicka i anbudsinlämningen) genereras ett inlämningsbevis som sammanställer det som skickats. På detta inlämningsbevis finns instruktioner för hur detta skall hanteras (under rubriken Underskrift). Instruktionen bör läsas noga och säkerställas att den följs. Leverantören kan lägga till och ta bort information/filer i ett redan lagt anbud och generera kopior av inlämningsbeviset eller radera hela anbudet förutsatt att: Sista anbudsdag ej passerat Leverantören loggar in med samma inloggningsuppgifter som när anbudet lämnades 3

4 OBS! Inlämningsbeviset behöver inte skickas till Kommunen om inte särskild begäran gjorts. Anbud kan alltid kontrolleras via (mina anbud). Klicka på länken nedan för mer information om hur man lämnar elektroniskt anbud: Anbudet skall besvaras i bifogat anbudsformulär samt att begärda handlingar skall bifogas. Krav och villkor i förfrågningsunderlaget som inte kommenteras i anbudet kommer att värderas som accepterade. C. A. Om uppgifter i anbudet ej överensstämmer med uppgifter i anbudsformuläret gäller uppgifter i anbudsformuläret. Endast förenklad upphandling -Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. 2.8 Uteslutningsgrund Leverantör kommer att uteslutas om någon av omständigheterna enligt 10 kap 1 LOU föreligger. En leverantör kan också komma att uteslutas om någon av omständigheterna enligt 10 kap 2 föreligger. 2.9 Prövning av anbud Vid utvärdering sker en värdering av följande faktorer: Fas 1: Kvalificeringsfasen: Att samtliga begärda handlingar är bifogade och att samtliga krav enligt anbudsformulär uppfyllts Kommunen kan komma att kontrollera Leverantörens finansiella ställning Kommunen kommer att kontrollera om Leverantören betalat föreskrivna sociala avgifter och skatter De leverantörer som uppfyllt kraven i fas 1 går vidare till fas 2. En utvärdering kommer att göras av hur leverantörerna uppfyller kriterierna specificerade enligt nedan: Fas 2: Utvärderingsfasen: Prissättning Sortimentsbredd Kvalitet Förpackningsstorlekar Service Leveranstid Miljöpåverkan Tidigare erfarenheter/referenser Fas 2: Utvärderingsfasen 4

5 En utvärdering kommer att göras av hur Leverantören uppfyller kriterierna enligt nedan: Kommunen använder sig av absoluta mervärden (varje kriterium är prissatt i förväg) Vilket innebär pålägg för kvalitetskriterier som inte uppfyllts. Mervärdet på inkomna anbud beräknas genom deras uppfyllandegrad av ställda kriterier. Anbud som inte uppfyller angivet maximalt antal mervärdespoäng erhåller pålägg på det offererade priset, enligt nedan: Fas 2: Utvärderingsfasen Utvärderingskriterier Utvärdering kommer att ske enligt följande kriterier och viktning: Bedömning Beroende på hur bedömningen vid utvärdering utfaller kan/kommer påslag på anbudspriset göras. Max påslag enligt procentsatser ovan. Följande bedömningsutfall kan förekomma: Exempel: Om kvaliteten bedöms fullgod görs inget påslag alls på anbudspriset medan däremot om kvaliteten bedöms som undermålig kan påslag göras med upp till 15 % på anbudspriset. Utvärderingspris är anbudspris + summan av påslag beroende på bedömningens utfall. Utvärderingen kommer att ske per objekt för varje lekplats. Kriterierna är rangordnade enligt ovan. Kriterierna är rangordnade och viktade enligt ovan. Beskrivning av ovanstående kriterier se bilaga X. Beskrivning av ovanstående kriterier se nedan Ekonomiskt mest fördelaktiga A. Kvalitet 15% (0%?) Funktion 15% (30%) Estetiskt 40% Leveranstid 0% Pris (SEK) 30% Stort mervärde: ingen uppräkning Visst mervärde: uppräkning med halva procentsatsen Inget mervärde: uppräkning enligt procentsatsen Det för Kommunen ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet kommer att antas Lägsta pris Det anbud med lägst pris kommer att antas Upplysningar om tilldelningsbeslut Kommunen kommer att skicka upplysningar om tilldelningsbeslutet till Leverantörerna så snart tilldelningsbeslut har fattats. 5

6 Upplysningar om tilldelningsbeslut kommer att skickas ut med elektroniska medel, vilket medför att kommunen tillämpar avtalsspärr på 10 dagar. När tilldelningsbeslut meddelas är detta inte ett civilrättsligt bindande avtal. Kommunen och Leverantören blir bundna av ett avtal i samband med avtalstecknande av båda parter Avtalstecknande Ansvarig kommun för upphandlingen tecknar gemensamt avtal för alla i upphandlingen ingående upphandlande myndigheter. 3 Kravspecifikation 3.1 Krav på leverantören Till anbudet skall bifogas: Bilagor och begärda uppgifter i anbudsformulär, bilaga X. 3.2 Företagspresentation Leverantören skall redovisa sin organisation, sina personalresurser, sin tekniska förmåga och kapacitet. 3.3 Ekonomisk ställning Leverantörens riskkvalificering enligt affärs- och kreditupplysningsföretaget UC AB eller annat likvärdigt företag skall vara minst 3, eller motsvarande, enligt värden redovisade vid utgången av senaste registrerade och avslutade räkenskapsåret. I de fall lägre riskkvalificering redovisas kan Leverantören ändå anses uppfylla detta krav om Leverantören lämnat en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att Leverantören innehar ekonomisk stabilitet. Kommunen kommer att kontrollera att vinnande anbud uppfyller kraven på ekonomisk ställning innan tilldelningsbeslut meddelas. 3.4 Uppförandekoder, Etiska och sociala krav Bifogad bilaga nr XX angående uppförandekoder, etiska och sociala krav skall fyllas i och bifogas anbudet. 3.5 Tidigare erfarenheter/referenser För att säkerställa att Leverantören är verksam/har erfarenhet att leverera kommer referenser att inhämtas. Kommunen kommer att värdera tidigare erfarenheter av de leverantörer som är kända av Kommunen. Om möjligt skall minst tre för uppdraget relevanta referenser där liknande uppdrag genomförts de senaste 2 åren anges. Kommunen har även rätt att vid behov ta in ytterligare referenser. Ange referensobjekt och kontaktperson med telefonnummer. 3.6 Kompetens 3.7 Metoder 3.8 Kvalitetssäkring Leverantören bör beskriva på vilket sätt företaget arbetar med kvalitetssäkring typ ISO 9001 eller motsvarande. 6

7 3.9 Miljö Kommunen tillämpar sedan flera år tillbaka miljöhänsyn vid all upphandling. Leverantören skall ha en miljöpolicy samt fastställda miljömål. Dessa skall bifogas anbudet. Är Leverantören miljöcertifierad enligt ISO eller likvärdigt skall intyg bifogas även på detta. Antagen Leverantör skall utan anmodan visa att miljömålen utvärderas varje år Tekniska specifikationer 3.11 Standarder 3.12 Krav på produkt - se bilaga nr 3.13 Krav på tjänst - se bilaga nr 3.14 Beskrivning/prover Broschyrer och produktinformation som är relevant för upphandlingen skall medskickas anbudet. Leverantören skall på begäran kostnadsfritt kunna visa prover. Ritningar skall bifogas Kvalitet/funktion Kvalitetsmått och funktion anges i produktspecifikationen i form av fabrikat och artikelnummer. Samma eller likvärdiga produkter skall offereras. Likvärdigheten bedöms av Kommunen Annan dokumentation xxx 3.17 Övrig information xxx 3.18 Pris Pris skall anges i SEK netto exklusive moms. Priser lämnas på bifogad prisspecifikation. Den är inskriven i Excel kalkylprogram 9.0. Prisspecifikationen skall även lämnas även på usb/cd. Pris skall anges som ex: 80,00 med 2 decimaler, för att Kommunen ska kunna summera totalsumman i prisspecifikationen. OBS! Alternativa produkter får ej "skjutas in" i modellen utan dessa läggs i slutet med hänvisning till positionsnummer. Positionsnummer skall ovillkorligen anges i anbudet och överensstämma med prisspecifikationen. Ange även hur mycket priset reduceras i % om beställningar görs via internet elektroniska affärer (EDI) Prisreducering kommer att påverka utvärderingen Rabatter Pris skall lämnas även på övrigt sortiment i form av rabatt på Leverantörens ordinarie prislista Leveranstid 7

8 Leveranstid på lagervara respektive icke lagervara skall anges i anbudet. Ange även hur angiven leveranstid "kvalitetssäkras". Leverans skall ske under beställarens ordinarie arbetstid om inte annat överenskommits. B. I anbudet skall kortaste leveranstid anges. Leverans skall ske inom X dagar. Leverans skall ske på fast veckodag. I anbudet skall leveranstid anges samt önskad veckodag då leverans kan ske Leveransrutiner Beställnings- och leveransrutiner skall redovisas, såväl rutiner vid normalleveranser som akutleveranser Förpackningsstorlekar Kommunen skall ha rätt att dela förpackningar. Om detta medför extra kostnad skall kostnad redovisas separat. Kommunen ser det som en fördel om förpackningarna ej är för stora p g a små beställningsenheter och begränsade förvaringsutrymmen. Minsta beställningskvantitet skall anges på prisspecifikationen Säljarens lagerhållning Leverantören skall ange vilka offererade varor som är lagervaror Webbeställning Beskriv om egen hemsida för internetbeställning finns samt möjlighet till att få aktuell prislista och sortiment på webbsidan. Kommunens målsättning är att skapa en effektivare handelsprocess för frekvent köpta varugrupper. Att handla elektroniskt kan vara ett sätt Garanti I anbudet skall anges vilken garantitid som gäller och beskrivas hur och under vilka förutsättningar Ansvar för fel Anbudet skall innehålla uppgifter om rutiner för returer och information om bytesrätt. 8