SMoKD Revisionsplan v03

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "SMoKD Revisionsplan v03"

Malin Forsberg
för 7 år sedan
Visningar:

1 SMoKD Revisionsplan Giltig från: Granskat : Björn Fura Giltig till: Tillsvidare Godkänt : Anders Johansson Version Datum Beskrivning Handläggare Ny bestämmelse för ansökan om särskilt tillstånd B Fura Uppdatering Transportstyrelsens föreläggande H Reiler Uppdatering efter revisioner H Reiler Förslag till förändringar av denna föreskrift kan ställas till: Trafiksäkerhetsansvarig (SÄA) i Svenska Motorvagnsklubben. Innehållsförteckning 1 Grunder Genomförande av revision Intern revision Extern revision Mall för systemrevision... 4 Sidan 1 av 5

2 1 Grunder Varje år ska det utföras revision av säkerhetsstyrningssystemet avseende både system och verksamhet. Resultatet från varje revision dokumenteras och återförs till SMoK styrelse som ansvarar för att en åtgärdsplan upprättas med anledning av revisionens resultat. Detta dokument redovisar hur SMoK genomför revisioner och tillhandahåller en mall för revisionsplanen. Dokumentet är avsett att användas vid revisioner och annan uppföljning av verksamheten. 2 Genomförande av revision SMoKs mål avseende revisioner är: Varje år genomförs intern revision Minst var fjärde år genomförs revision med deltagande av extern revisor 2.1 Intern revision Revision genomförs runt årsskiftet varje år. Vår process för revision är: Genomgång av säkerhetsstyrningssystemet inklusive behov av ändringar Genomgång av alla registrerade säkerhetsrelaterade händelser och avvikelser Analys av händelsen och dennas uppkomst Planerade åtgärder Status på varje åtgärd Ändringar i trafiksäkerhetsprocedurer till följd av revisionen Revision görs enligt mall i avsnitt 3. Mallen ifylls, underskrivs av revisionsansvarige och arkiveras på SMoKs kontor. Moment som bör ingå i de interna revisionerna är: Kontroll av att dokumentation finns för att alla planerade möten har avhållits Kontroll av att alla kända händelser och avvikelser har rapporterats Kontroll av att rapportering har kommit fram till respektive ansvariga Kontroll av dokumentation för att viktiga ärenden har behandlats av styrelsen Stickprovskontroll av att medarbetare som utför trafiksäkerhetstjänst: o har informerats om och förstått genomförda ändringar av säkerhetsinstruktioner o vet var information finns o vet hur man gör anmälan av händelser och avvikelser. Kompetenskrav på intern revisor är att denne har: God kännedom om järnvägstrafik Kännedom om trafik med museala spårfordon Kännedom om SMoKs verksamhet Erfarenhet genom sitt dagliga yrke eller deltagande i godkänd utbildning Sidan 2 av 5

3 Resultaten av revisionen redovisas på först kommande styrelsemöte och godkänns av styrelsen. Relevanta delar av resultaterna redovisas för medarbetare i trafiksäkerhetstjänst på de årliga trafiksäkerhetsmötena. En intern revision planeras utförd varje år medan en extern revision utförs vart fjärde år. De interna revisionerna planeras så att SMoK verksamhets samtliga fyra revisionsområden granskas internt mellan varje extern revision. Revisionsområdena behöver dock inte granskas i samma ordningsföljd utan ordningsföljden kan variera under de olika fyra årsperioderna. Detta för att möjliggöra en bättre effektivitet i revisionsarbetet exempelvis genom att ett område där det varit större förändringar i fråga om regelverk med mera kan bli föremål för revision relativt snart efter att de nya reglerna börjat tillämpas. De fyra revisionsområdena i SMoK verksamhet är: Säkerhetsstyrningssystemet Fordon och underhåll Trafik och resor Personal och utbildning Vid den årliga interna revisionen ska ett av verksamhetens fyra revisionsområden granskas. Ett antal revisionsområdesövergripande fokusområden har identifierats. Dessa fokusområden är till för att granskningen även ska omfatta hur de olika revisionsområdenas verksamhet interagerar med varandra. Vid den interna revisionen bör förutom granskning av själva revisionsområdets verksamhet följande fokusområden ingå: Organisation Ekonomi Olycks-, tillbuds- och avvikelsehantering Kontinuerlig utveckling och förbättring 2.2 Extern revision De externa revisionerna kommer att fokuseras på att: Dokumentation finns på rätt ställe, är relevant och uppdaterad samt tillgänglig för berörda. Alla nödvändiga intyg finns Funktionärer med trafiksäkerhetsrelaterat ansvar kan uppvisa bevis/dokumentation för att alla ändringar av interna och externa regler har mottagits och vidareförmedlats. Bedöma om riskhantering genomförs vid ändringar i verksamheten. Kompetenskrav på extern revisor är att denne har: God kännedom om järnvägstrafik God kännedom om trafik med museala spårfordon Erfarenhet genom sitt dagliga yrke eller deltagande i godkänd utbildning SMoK planerar att alltid ha minst en medarbetare som har utbildning inom systemrevision. SMoK kommer att verka för att externa revisioner kan genomföras till exempel genom att en revisor från en annan museiförening utför revisionen. Genom att ha ett gemensamt samförstånd mellan föreningar med likartad verksamhet uppnås både utbyte av erfarenheter och en värdefull samverkan mellan föreningarna. Sidan 3 av 5

4 3 Mall för systemrevision Datum: Revisionsprotokoll. Revisionsansvarig: Revisor: Deltagare: Utestående ärenden från senaste revisionen: Sidan 4 av 5

5 Checklista Revisionsområde Resultat Avvikelse/Kommentar Utestående/Vad måste göras: Processansvarig: Datum för slutförande: Datum: Underskrift: Sidan 5 av 5

Relevanta dokument

SMoKD 30.003 Revisionsplan

SMoKD 30.003 Revisionsplan Giltig från: 2011-01-01 Giltig till: Tillsvidare Version Datum Beskrivning Handläggare 01 2010-08-15 Ny bestämmelse för ansökan om särskilt tillstånd B Fura Förslag till förändringar