Kom igång med. Redigerad

Transkript

1 Kom igång med Redigerad

2 Komma igång med Lync... 3 Inloggningsuppgifter... 3 Effektivare kommunikation... 4 Samtal till och från kontorsnumret... 5 Svarsgrupp... 5 Inställningar för samtalsflöden... 5 Ringa som kontoret... 6 Bygg upp din egen kontaktlista... 6 Skicka snabbmeddelanden (chatta)... 7 Telefonifunktion... 7 Svara på ett telefonsamtal... 9 Bjud in andra människor till konversationen... 9 Lägga till ljud till en snabbmeddelande-konversation... 9 Samtalsmanövrering Konferenssamtal Schemalagda möten Ej schemalagda möten Ange alternativ för möte Ljudinställningar för konferenssamtal Ansluta till ett schemalagt onlinemöte eller konferenssamtal Ansluta till ett icke-schemalagt möte Ansluta till ett konferenssamtal med Lync Attendee Ansluta till ett konferenssamtal med Lync Web App Lägg till video i en konversation

3 Delad arbetsyta med andra Dela din skrivbordsyta Dela program Dela en PowerPoint presentation Använda whiteboard Överlåt kontroll till andra Inställningar Ändra dina arbetstider och arbetsdagar i Outlook Vidarekopplingsinställningar Ange hur lång tid som ska gå innan ett samtal går till röstbrevlådan Ändra bildinställningar Ljudinställningar Missade samtal och röstbrevlådemeddelanden i Outlook Telefonsvarare Ringa telefonsvararen från Lync Skapa regler för telefonsvararen Ange fördröjning innan samtal kopplas vidare till telefonsvaren Visa och lyssna på röstmeddelanden i Lync Spela in en konversation Skapa en svarsgrupp eller ett ombud Redigera medlemmar i svarsgruppen Redigera ombud

4 Komma igång med Lync Välkommen till Lync och en enklare beskrivning av några av dess många användbara funktioner. Vår förhoppning är att den här instruktionen ska ge dig en inblick i hur Lync kan effektivisera ditt arbete. I och med att du loggar in i Programhimlen startar också Lync automatiskt. Det går även att starta Lync via windowsloggan längst ned till vänster, klicka Start, klicka på Alla Program och därefter på Microsoft Lync. Inloggningsuppgifter För att logga in I Lyncen, ange följande inloggningsuppgifter. 3

5 När huvudfönstret i Lync öppnas och du kan se ditt namn och din närvarostatus är du inloggad I Lync. Klicka på Återställ Status för att Lync automatiskt ska basera statusen på din kalender i Outlook. En funktion som uppskattas i Lync är möjligheten att kunna se närvarostatus på arbetskamraterna. Snabbt och enkelt kan du se om din arbetskamrat är på plats. Du behöver inte längre lägga ned onödig tid på att söka dina arbetskamrater. Följande tabell visar exempel på närvarostatus som kan anges. Närvarostatus Tillgänglig Upptagen Stör ej Strax tillbaka Inte vid datorn Inte på jobbet beskrivning Du är inloggad och kan kontaktas. Du är upptagen i ett Lync samtal, eller på ett möte enligt din kalender i Outlook du vill inte bli störd. Du vill inte bli störd men kan se konversationsaviseringar från din arbetsgrupp Du lämnar din dator några minuter. Din dator har inte använts under en viss tid, 15 minuter som standard. Du arbetar inte och kan ej kontaktas. Effektivare kommunikation Namnet Lync är en kombination av engelskans link och sync dvs länka samman människor. Lync erbjuder olika kommunikations- och samarbetsmöjligheter. Via panelen i Lync väljer du hur du vill kommunicera med en person i din kontaktlista. Du kan välja mellan att skicka e-post, snabbmeddelande, ringa eller starta ett videomöte. (Obs! programhimlen kan i dagsläget inte känna av din webkamera. Använd den lokala lyncen till videomöten om du vill synas.) 4

6 Samtal till och från kontorsnumret När någon ringer in till kontorsnumret så möts man av ett meddelande som säger Välkommen till [ort]. Därefter hamnar samtalet i en kö, där den som ringer får lyssna till en melodi som spelas och en röst som säger vi tar strax emot ditt samtal. Svarsgrupp När ett samtal hamnar i en kö så ringer det hos de användare som är med i den svarsgruppen och som har kryssat i att de kan ta samtal för den gruppen. Inställningar för samtalsflöden Exakt hur det ska vara inställt är upp till varje kontor/enhet att besluta. Exempel på vad som kan/ska ställas in: Om kontoret är stängt, vad ska hända då? Ska samtalet skickas till enheten? Till en röstbrevlåda? Till en röst som läser upp öppettiderna? Om det är helgdagar (jul, påsk, semester)? (samma alternativ som ovan) Om ingen svarar på kontoret? o Standardinställningen är att det går vidare till enheten. Alternativ är tex röstbrevlåda, eller en röst som säger att ingen kan ta samtalet. Hur länge ska man vänta i kö innan samtalet går vidare från kontoret/enheten? Hur många personer ska kunna vara i kö innan samtalet går vidare? Och vad ska hända då? 5

7 Ringa som kontoret Skriv in numret du vill ringa eller välj en kontakt i listan. (1) För muspekaren över numret/namnet och klicka på den lilla pilen bredvid ring upp (2) Klicka på den lilla pilen där det nu står för mig och välj det du vill ringa som. (3) Klicka sen på själva numret för att göra samtalet. (4) Bygg upp din egen kontaktlista Som standard har du hela SV Västerbottens kontaktlista i din lync. Du kan utifrån den göra nya grupper och flytta grupperna så att de du använder mest är högst upp, till exempel. Lägga till personer i kontaktlistan: 1. Från huvudfönstret i Lync, skriv personens namn eller e-postadress i sökfältet. 2. Högerklicka på personen i det sökresultat som du får. 3. Lägg till personer till en grupp klicka Lägg till i kontaktlista, klicka på gruppnamnet, eller, om du inte har skapat en grupp än, klicka på Lägg till i ny grupp, namnge gruppen. Du kan lägga till fler kontakter eftersom. Om du kommer att kontakta personen ofta klicka Fäst i Vanliga kontakter. Externa kontakter lägger du smidigast till genom att lägga in dem som kontakter i din outlook. De dyker då upp i din lync när du söker på deras namn. 6

8 Skicka snabbmeddelanden (chatta) Det finns flera olika möjligheter att starta upp en snabbmeddelande konversation med personer eller grupper i din kontaktlista. Du kan från din kontaktlista eller sökresultat göra följande: Dubbelklicka på kontakten. Högerklicka på kontakt eller gruppnamnet, klicka på Skicka snabbmeddelande. Peka på en persons bild, klicka på snabbmeddelande-symbolen. Peka på ett gruppnamn i din kontaktlista, när du ser gruppkontakt kortet klicka på snabbmeddelande - symbolen för att skicka ett meddelande till alla personer i gruppen. För att bjuda in ytterligare personer i snabbmeddelande-konversationen: 1. Interna kontakter: Från huvudfönstret i Lync, drag en kontakt från din kontaktlista, släpp kontakten i konversationsfönstret. Alternativt klicka på personalternativ och bjud in via namn eller telefonnummer. 2. Externa kontakter: För att lägga till kontakter utanför din organisation till konversationen via e-post (vilka du inte kan skicka ett snabbmeddelande till) klicka på Personalternativ i konversationsfönstret. Klicka därefter på meny och på Bjud in via epost eller Bjud in via namn eller telefonnummer. För att medverka i konversationen, klicka på länken i e-postmeddelandet. (Personer utanför organisationen kan medverka oavsett om de har Lync installerat eller inte.) Telefonifunktion Det finns även en telefonifunktion i Lync, vilket möjliggör att man direkt från kontaktkortet kan ringa båda interna och externa kontakter via huvudfönstret. Man behöver alltså inte använda en traditionell telefon, utan man kan ansluta ett headset via USB i datorn och ringa via Lync. Du kan också knappa in numret i fältet ovanför din kontaktlista. Givetvis behöver man inte använda datorn som enda möjlighet att ringa ett samtal. Via inställningarna i Lync kan du ange vilken telefon du vill att det ska ringa på. 7

9 Ringa upp Det finns flera olika möjligheter att ringa upp en person eller grupp med personer i din kontaktlista. Du kan från din kontaktlista eller sökresultat göra följande: Peka på en persons bild och klicka på ring upp Högerklicka på kontakt eller gruppnamnet, klicka på Ring upp/starta ett konferenssamtal. Peka på en persons bild, klicka på telefon-symbolen. Peka på ett gruppnamn i din kontaktlista, klicka på Ring upp -symbolen för att starta ett konferenssamtal med alla personer i gruppen. För att ringa flera kontakter samtidigt: Från din kontaktlista, tryck och håll ned Ctrl, klicka sedan på de kontakter du vill ringa. Högerklicka på någon av de kontakter du valt ut, klicka på Ring upp. 8

10 Svara på ett telefonsamtal När du får ett telefonsamtal indikeras och visas det längst ned på skärmen. 1. För att svara, klicka någonstans i aviseringen av samtalet. 2. För att vidarekoppla samtalet, klicka Omdirigera, och välj nummer. 3. När du klickar på neka händer samma sak som när du inte svarar. Vad detta är kan du ställa in under Alternativ Vidarekoppling av samtal Bjud in andra människor till konversationen Bjud in andra människor till en pågående konversation: 1. Från konversationsfönstret klicka Personalternativ menyn. 2. Klicka Bjud in via namn eller telefonnummer, klicka på den kontakt du önskar eller söker efter, klicka sedan på OK. (Om någon finns tillgänglig endast via telefon anges telefonnumret.) Det går också att bara dra och släppa deltagare från din kontaktlista. Lägga till ljud till en snabbmeddelande-konversation I konversationsfönstret klicka på Ring upp. Lync lägger till röst och ljud till din konversation. Du kan fortsätta att skriva medan du pratar. 9

11 Samtalsmanövrering Manövrera Lyncsamtal under pågående samtal i konversationsfönstret: Väntläge för ett samtal, klicka på Parkera. Vidarekoppling till en annan telefon eller koppla samman samtal med en annan konversation, klicka på Överför samtal och välj därefter en person i din kontaktlista eller ange ett annat nummer. Avsluta samtal, klicka på Avsluta samtal. Andra manövreringsmöjligheter för att tysta (mute) din mikrofon eller högtalare, visa knappsatsen eller byta enheter: Konferenssamtal Det finns flera olika möjligheter när du vill skapa ett konferenssamtal. Schemalagda möten I outlooks kalendervy finns en knapp som heter Nytt onlinemöte. När man skapar ett onlinemöte får man upp anslutningsinformation i fönstret. Där finns ett konferenstelefonnummer, ett konferens-id samt en möteslänk. Dessa uppgifter skickas sen till de personer man skickar mötesinbjudan till. Personer delta i mötet genom att ringa konferensnumret, ange IDnumret och vara med via telefonen, samt se allt som delas (video, skrivbord, powerpointpresentationer mm) via möteslänken. Om man skapar ett återkommande möte behåller mötet samma konferens-id. Tänk på att du här kan ställa in vilka som måste vänta i lobbyn och vilka som kan komma in i mötet direkt. Här finns även inställningar för vem som ska få dela innehåll under mötet. Standarinställningen är att personer inom SV kan ansluta sig till mötet utan att behöva vänta i lobbyn, samt att endast organisatören för mötet är den enda som kan dela innehåll och ge personer tillträde. Organisatören kan sedan ge enskilda personer rättigheter att dela innehåll under mötets gång genom att högerklicka på personen och välja gör till presentatör. 10

12 Ej schemalagda möten Du kan välja att när som helst skapa ett gruppmöte genom att klicka på visa meny och sen på Möte nu. Du får då upp ett konversationsfönster. Näst längst upp i det fönstret finns en länk som heter Anslutningsinformation och mötesalternativ. Där finns all den information som behövs för att kunna ansluta till mötet, precis som när du skapar ett schemalagt onlinemöte. Ange alternativ för möte För att ändra mötesalternativen, klicka på Alternativ för möte. Här kan man ange vilka som tillåts ansluta direkt till mötet, vem som är presentatör osv. 11

13 Ljudinställningar för konferenssamtal I Lync är det möjligt att ställa in samma ljudalternativ vid varje möte, eller att du inför varje möte uppmanas att välja alternativ. 1. Från huvudfönstret i Lync, klicka på Alternativ. 2. I Lync - Alternativ dialogruta, klicka på Telefoni, därefter Anslut till konferenssamtal, i Anslut till mötesljud från: fältet, gör något av följande: a) Använd integrerat ljud från datorn under möten, klicka Lync. b) För att Lync Server 2010 skall ringa upp dig, välj ett telefonnummer från listan. OBS! Om inte önskat telefonnummmer visas, se vidare I Mina telefonnummer, högst upp i dialogrutan. Vid Anslut till mötesljud från: välj Fråga innan anslutning, för att bekräfta eller välja en annan ljudkälla. Välj detta alternativ när du ofta byter ljudinställningar. Ansluta till ett schemalagt onlinemöte eller konferenssamtal Så här ansluter du till ett schemalagt möte eller konferenssamtal 1. Gå till Kalender i Microsoft Outlook och öppna det möte du vill ansluta till. 2. Klicka på Anslut till onlinemöte i mötesförfrågan. Ansluta till ett icke-schemalagt möte Du kan bli inbjuden till ett möte som inte har schemalagts, till ett möte av typen Möte nu eller till ett möte som redan pågår. Gör så här. Klicka på Anslut i meddelandet som visas i meddelandefältet längst till höger i aktivitetsfönstret. 12

14 Ansluta till ett konferenssamtal med Lync Attendee Om du inte sitter vid en dator som har lync-klienten installerad, men ändå vill delta i ett konferenssamtal och ta del av delat material så gör enligt följande. Öppna din mail där din mötesinbjudan finns och klicka på länken. Om du inte har en lyncklient installerad så kommer du till följande fönster i webbläsaren. Välj att hämta och installera Lync Attendee. Du kan också ansluta direkt via din webbläsare (Lync Web App se längre ned), men fördelarna med att använda Lync Attendee istället för att använda Lync Web App är att med Lync Attendee kan du få ljud direkt via datorn och du kan sända video samt delade ytor. Ett program installeras då på din dator och möteskonversationen öppnas. Den här programvaran ligger sedan kvar och du kan, även när du inte är inbjuden till något möte, ställa in vissa inställningar, enligt bild nedan. Nästa gång du blir inbjuden på ett möte behöver du inte installera programmet igen. Ansluta till ett konferenssamtal med Lync Web App 1. Öppna din mail där din mötesinbjudan finns och klicka på möteslänken. Om du inte har en lyncklient installerad så kommer du till följande fönster i webbläsaren, där du ska välja anslut till mötet med din webbläsare. 13

15 2. Du kommer då till följande alternativ Om du har inloggningsuppgifter till företaget så använd dessa. Annars får du ansluta som gäst. 14

16 15

17 När du väl är inne i mötet så har du en vy som är en enklare variant av lyncklienten. Med webapplikationen kan du chatta, se delade ytor och se videomaterial precis som vanligt. Om du vill dela ut ytor så måste du först installera en plug-in. Om du vill ha telefonkontakt med de andra i mötet så kan du, om du är inloggad med företagets inloggningsuppgifter, be konferensen ringa upp dig genom att klicka på telefon. Om du är inloggad som gäst så kan du ringa upp konferensen genom att ringa uppringningsnumret som finns i rutan. 16

18 Lägg till video i en konversation Med Lync kan du också anordna videokonferenser. Om du har en webbkamera ansluten kan du välja att din kontakt får se dig när du pratar. (Obs! Inne i programhimlen känner inte lync av att du har en webbkamera, så för att kunna visa din video, använd den lync-klient som är lokalt installerad på din vanliga dator.) 1. Från konversationsfönstret klicka på Video. Videosamtalet startar. Du kan fortsätta att sända snabbmeddelanden till mottagaren eller andra kontakter under tiden. OBS! Om du accepterar en inbjudan till ett videosamtal kommer de inte att se dig förrän du lägger till video från din sida av konversationen. Delad arbetsyta med andra Om du t.ex. behöver support av en kollega (inställningar i datorn, tips och trix i ett program etc), vill jobba på ett gemensamt dokument eller vill visa någon en powerpointpresentation via datorn så finns den funktionen i Lync. Du kan dela ditt skrivbord, en powerpointpresentation eller ett specifikt program via funktionen Dela scen. Nedan följer beskrivningar av de olika verktygen. Dela din skrivbordsyta 1. Starta Lync, dubbelklicka på ett namn i din kontaktlista. 2. När konversationsfönstret visas klicka på Dela menyn. 17

19 3. Om du endast har en skärm klicka på Skrivbord. Om du använder flera skärmar, välj vilken skärm som skall delas. 4. (Alternativt) Om du vill se hur din skärm visas klicka Visa scen. För att stänga visningen klicka Dölj scen. 5. När du vill avsluta delningen klicka på Avsluta delning högst upp till höger på skärmen. Dela program 1. Klicka på Dela menyn i konversationsfönstret sedan på Program. 2. I dialogrutan i Dela Program, dubbelklicka på det program som du vill visa. Högst upp i det program du delar dyker då en gul list upp som visar att du delar programmet. 3. (Alternativt) Om du vill se hur din skärm visas klicka Visa scen. För att stänga visningen klicka Dölj scen. 4. När du vill avsluta delningen klicka på Avsluta delning högst upp till höger på skärmen. 18

20 Dela en PowerPoint presentation 1. När konversationsfönstret visas klicka på Dela-menyn, därefter på PowerPoint Presentation. 2. I Dela PowerPoint-dialogrutan, dubbelklicka på den PowerPoint-presentation som du vill dela. När innehållet har laddats upp visas presentationen för den andre personen. 3. Om du vill se hur din skärm visas, klicka Visa scen. För att stänga visningen, klicka Dölj scen. 4. När du vill avsluta delningen, klicka på Avsluta delning högst upp till höger på skärmen. OBS! Du kan lägga till kommentarer i presentationen, se verktyg nere till vänster i presentationen. Använda whiteboard Vill du rita och beskriva ett problem eller en lösning för en arbetskamrat använd whiteboard-funktionen. 1. När konversationsfönstret visas klicka på Dela-menyn, sedan på Ny Whiteboard. 2. För att skriva eller rita på whiteboarden, använd verktygen nere till vänster under whiteboarden. Överlåt kontroll till andra 1. Under tiden du delar skrivbord, skärm eller ett program klicka på Ge kontroll längst upp i det som du delar. 2. Klicka Acceptera automatiskt kontrollbegäranden för att ge kontroll till alla eller klicka på den person du vill ska ha kontroll under Deltagare. 3. I dialogrutan i Lync bekräftar du att vill överlåta kontroll, klicka OK. 19

21 4. När du vill återta kontrollen tryck Ctrl+Alt+Mellanslag. Om Acceptera automatiskt kontrollbegäranden är valt, klicka på den för att välja bort det. Inställningar Enkelt kommer du åt en mängd olika inställningar för Lync klicka på kugghjulet uppe i högra hörnet för att ta del av inställningarna. Här kan du bland annat ställa in aviseringsalternativ, vilken bild som ska vara din visningsbild, var överförda filer ska sparas med mera. Ändra dina arbetstider och arbetsdagar i Outlook I meddelande- och samarbetsklienten Microsoft Outlook 2010 kan du ange dina egna arbetsdagar och arbetstider i kalendern. Arbetsveckan är som standard måndag till fredag i Outlook 2010, med arbetsdagar från 08:00 till 17:00. Den första veckodagen i kalendern är måndag. Så här ändrar du arbetsdagar och arbetstider i Outlook 2010: 1. Öppna Outlook-kalendern och klicka på fliken Arkiv. 2. Klicka på Alternativ. 3. Klicka på Kalender. 4. Gör något eller flera av följande alternativ under Arbetstid: Ändra arbetstiden genom att klicka på en starttid och en sluttid i listorna Starttid och Sluttid. Den här informationen används främst för att ange din tillgänglighet vid mötesförfrågningar från andra. Ändra arbetsveckan genom att markera kryssrutorna för de dagar som ingår i din arbetsvecka. Avmarkera kryssrutorna för de dagar som inte är arbetsdagar. Ändra första veckodag genom att klicka på en dag i listan Första dagen i veckan. Ändra första vecka på året genom att klicka på ett alternativ i listan Första vecka på året. 20

22 Vidarekopplingsinställningar Under fliken vidarekoppling av samtal kan man tex ställa in att samtal som ringer till lyncen även ska ringa till ett mobilnummer (ring samtidigt), alternativt bara ringa till mobilen (vidarekoppla mina samtal till). (Observera att detta i dagsläget inte gäller när någon ringer till ett flöde som du ingår i. Då ringer det endast på din lync-klient) Ange hur lång tid som ska gå innan ett samtal går till röstbrevlådan Ange hur lång tid som ska gå innan ett samtal vidarekopplas: 1. Öppna alternativen för vidarekoppling av samtal och klicka på Obesvarade samtal skickas till i området dina aktuella inställningar för vidarekoppling. 2. I dialogrutan Obesvarade samtal väljer du vart obesvarade samtal ska vidarekopplas, till exempel Telefonsvarare, och den fördröjning (i sekunder) som ska gälla innan samtalet vidarekopplas. 21

23 Ändra bildinställningar Du bestämmer själv om du vill se dina kontakters bilder. Du kan även byta ut din egen bild eller välja att inte visa någon bild. Dölj dina kontakters bilder 2. Från huvudfönstret i Lync, klicka på Alternativ. 3. Klicka på Personlig information till vänster i rutan som dyker upp. 4. Under Visa foton, avmarkera Visa foton på kontakter, klicka därefter på OK. Dölj eller byt din bild 1. Från huvudfönstret i Lync, klicka på Alternativ. 2. Klicka på Min bild till vänster i rutan som dyker upp. 3. Alternativ: För att dölja din bild, klicka på Visa inte min bild. För att använda företagets förvalda bild, klicka i Företagets standardbild För att byta bild, klicka på Visa bild från en webbadress, skriv in adressen till din bild (exempelvis Windows Live Skydrive eller Facebook) inkluderat bildens filnamn och klicka på Anslut till bild. OBS!.Bildfilen får inte vara större än 30 KB i storlek. 22

24 Ljudinställningar De ljudinställningar som du har på din lokala dator följer med in i programhimlen. Det kan se lite olika ut beroende på vilken version av windows du har (XP, vista, 7 etc) men grunden är densamma. Gå in på kontrollpanelen ljud Där ser du de ljudenheter som är inkopplade i datorn. Syns inte headsetet du kopplat in? Vänta ett tag och se om den dyker upp. Hjälper inte det? Testa en annan usb-port! Högerklicka på den enhet du vill att ljudet ska komma genom och välj standardenhet. OBS! Välj standardenhet både för uppspelning och inspelning! Vill du att det ska ringa både på datorn och i headsetet så måste du vara inloggad i lync lokalt också och ha ställt in att det ska ringa på datorns högtalare också. 23

25 Ljud när man är i ett samtal Om du sitter i samtal och någon ringer dig på ditt privata nummer så kommer samtalet att släppas fram. Lync erbjuder dig möjligheten att själva välja om du vill ta det samtalet som kommer in eller fortsätta prata med den du redan pratar med. Om du tar det inkommande samtalet så parkeras ditt tidigare samtal automatiskt. Hur mycket det ska märkas att samtal nummer två ringer ställer du in på följande ställen; Dels ställer du in under Alternativ Ringsignaler och ljud hur du vill ha det genom att kryssa i/ kryssa ur rutorna. Dels kan du klicka på ljudinställningar på samma ställe och kryssa i önskad ruta där. 24

26 Ställa in alternativ för ringsignaler och ljud I dialogrutan Lync - Alternativ kan du ange ringsignaler för telefonen och även andra ljud, till exempel meddelandeljud. Öppna alternativen för ringsignaler och ljud Du öppnar de här alternativen genom att öppna Lync och göra följande: I huvudfönstret i Lync klickar du på knappen Alternativ och därefter på Ringsignaler och ljud. Ge olika samtal olika ringsignaler I Microsoft Lync 2010 finns en mängd olika ringsignaler, du kan ange olika ringsignaler för olika typer av samtal 1. Visa alternativen för ringsignaler och ljud. I listan Samtal till klickar du på den typ av samtal som du vill ange en ringsignal för. 2. Klicka på den ringsignal du vill använda i listan Ringsignal. En testsignal spelas upp i Lync

27 Välja när ljud ska spelas upp Ljud spelas upp som standard för vissa typer av händelser i Lync. Det kan dock finnas tidpunkter när du inte vill att ljud ska spelas upp, t.ex. om du har angett din status som Stör ej. Stoppa alla ljud i Lync Visa alternativen för ringsignaler och ljud och avmarkera kryssrutan Spela upp ljud i Lync 2010 (inklusive ringsignaler för inkommande meddelanden och snabbmeddelanden). Ange specifika ljud 1. Visa alternativen för ringsignaler och ljud och klicka på knappen ljudinställningar. 2. Bläddra ned till Lync 2010 i dialogrutan Ljud. 3. Klicka på en händelse (t. ex Samtal avslutades) 4. Klicka på en ljudfil i listan Ljud. Om du vill höra den klickar du på testa. Ange ljud som ska spelas under parkerade samtal Om ditt företag har aktiviterat det (vilket innebär att alternativet inte är gråonat) kan du välja en annan ljudfil, t.ex musik eller ett inspelat meddelande, som ska spelas upp när du parkerar ett samtal. 1. Visa alternativen för ringsignaler och ljud och markera kryssrutan spela musik vid parkering. 2. Klicka på bläddra och välj en ljudfil i WMA- eller WAV-format på datorn somska spelas upp när ett samtal parkeras. Missade samtal och röstbrevlådemeddelanden i Outlook Både missade samtal och röstbrevlådemeddelanden kommer att dyka upp som ett mail i din inkorg. Om man vill få dem att hamna i en annan mapp så skapar man en regel i outlook som skickar alla sådana mail till en viss mapp Om man inte vill få sådana mail överhuvudtaget så kan man gå in via webmailen Alternativ Telefon och se till att rutan skicka e-postmeddelande till min inkorg om jag missar ett samtal inte är markerad. Telefonsvarare Ringa telefonsvararen från Lync Klicka på Telefon-ikonen i huvudfönstret i Lync. 2. Under knappsatsen klickar du på knappen Visa telefonsvararalternativ och sedan på Ring telefonsvarare. 26

28 Skapa regler för telefonsvararen 1. Logga in via Outlook Web App och välj Alternativ Visa alla alternativ Telefon 2. I alternativen för Telefoni klickar du på Ny regel. 3. I dialogrutan Ny regel går du till rutan Namn och anger ett namn för regeln. 4. Under Lägg till villkor klickar du om du vill lägga till och ange villkor för att skicka samtal till telefonsvaren. 5. Under Lägg till åtgärder som den som ringer upp kan välja klickar du för att ange ytterligare val. 6. Under Hälsningar och anvisningar klickar du på länken Spela upp på telefon och klickar sedan på Spara i meddelandet som visas. 7. Klicka på Ring upp. Outlook ringer upp din telefonsvarartjänst. 8. Följ röstanvisningarna om du vill spela in en hälsning. 9. Klicka på knappen X till höger om Ring detta telefonnummer på skärmen. 10. Klicka på Spara och stäng i dialogrutan Ny regel. 11. Klicka på Spara och stäng sedan Outlook Web App-fönstret. Om du vill ha mer hjälp kan du klicka på knappen? i alternativen för Telefon i Outlook Web App. Ange fördröjning innan samtal kopplas vidare till telefonsvaren Så här anger du tidsfördröjningen innan samtal kopplas vidare till telefonsvaren: 1. Klicka på knappen Alternativ i huvudfönstret i Lync och klicka sedan på Vidarekoppling av samtal. 2. Klicka på länken vid Obesvarade samtal skickas till. 3. I listan Skicka obesvarade samtal till följande klickar du på Telefonsvarare. 4. Ange hur många sekunder du vill att det ska gå innan inkommande samtal skickas till telefonsvaren och klicka sedan på OK. Visa och lyssna på röstmeddelanden i Lync 2010 Om du har oavlyssnade meddelanden lyser Telefon-ikonen i huvudfönstret i Lync, och ett mindre antal visas. Om du klickar på ikonen visas oavlyssnade meddelanden i en lista under knappsatsen. De senaste meddelandena visas i fet stil. 1. Klicka på Telefon-ikonen i huvudfönstret i Lync. 2. Om du vill lyssna på ett meddelande klickar du på den gröna pilen. 3. Om du vill ringa tillbaka till personen pekar du på meddelandet och klickar sedan på Ring upp. Obs! Listan Konversationer i huvudfönstret i Lync innehåller eventuella missade telefonsamtal som inte genererade röstmeddelanden. 27

29 Spela in en konversation Under en konversation eller ett möte i Lync, men innan du startar inspelningen, kan du välja vilken typ av innehåll du vill ta med i inspelningen. Du kan ange de här alternativen medan Lync-konversationen eller -mötet pågår genom att öppna Inspelningsalternativ i ett mötes- eller konversationsfönster. Eventuella ändringar som du gör gäller den aktuella konversationen eller mötet. För senare konversationer eller möten återställs de här alternativen till standardinställningarna. Obs! Om du har för avsikt att skapa en publicerbar Windows Media-version av inspelningen bör du tänka på att om en del av innehållet i den ursprungliga Lync-sessionen hade en väldigt stor storlek (till exempel en stor whiteboard-tavla, en lång snabbmeddelandesession eller delning av dubbla bildskärmar), kanske innehållet blir mindre tydligt i den färdiga videon. Dessutom trunkeras oftast alla eventuella pennanteckningar i snabbmeddelandeområdet av inspelningen på grund av den begränsade bredden i den färdiga videon. 1. Klicka på Inställningar i menyraden i ett mötes- eller konversationsfönster. (Om Inställningar-menyn inte visas klickar du på Fler alternativ och sedan på Visa menyraden.) 2. Klicka på Inspelningsalternativ. 3. Markera i dialogrutan Lync Inspelningsalternativ kryssrutorna vid de typer av innehåll som ska ingå i den aktuella Lync-inspelningen. Om en innehållstyp inte är tillgänglig kanske organisationen inte tillåter inspelning av sådant innehåll. 4. Klicka på OK. Om du vill börja spela in direkt ifrån ett samtal utan att göra några inställningar först så Klicka på knappen Fler alternativ i konversationsfönstret och klicka sedan på Starta inspelning. Skapa en svarsgrupp eller ett ombud 1. Öppna alternativen för vidarekoppling av samtal och klicka på Ringa samtidigt. 2. Klicka på nedpilen, klicka på Min svarsgrupp och lägg till de kontakter som ska få samma samtal som du i dialogrutan Svarsgrupp. Du kan också ange att de ska ringas upp efter att en viss tidsperiod har förflutit. I Lync skapas gruppen Svarsgrupp i din kontaktlista, med kontakterna i din svarsgrupp. 3. Klicka på nedpilen, klicka på Mina ombud och lägg till den person som ska få dina samtal i dialogrutan Ombud. Du kan välja en person i din kontaktlista som ska vara ombud och kunna besvara dina samtal, och du kan också när som helst ta bort personen och lägga till någon annan. 28

30 Redigera medlemmar i svarsgruppen En svarsgrupp är en uppsättning personer som kan besvara dina arbetssamtal, förutsatt att de har aktiverats för Unified Communications (UC) av supportteamet. När du har konfigurerat en svarsgrupp (se till att flera telefoner ringer vid inkommande samtal ovan) kan du lägga till och ta bort medlemmar, och ange vilka av medlemmarna som ska få dina samtal. Öppna alternativen för vidarekoppling av samtal, klicka på Redigera medlemmar i svarsgrupp och gör något av följande: Lägg till en ny medlem genom att klicka på Lägg till, dubbelklicka på en kontaktpost och klicka på OK. Ta bort en medlem genom att markera kontakten och klicka på Ta bort. Ange en fördröjning innan samtalet ringer i gruppmedlemmarnas telefoner genom att klicka på ett värde i den nedrullningsbara listan. Redigera ombud När du har konfigurerat ombud (se till att flera telefoner ringer vid inkommande samtal ovan) kan du lägga till och ta bort enskilda personer och ange vilka ombud som ska kunna ta emot samtal åt dig. I Lync skapas gruppen Ombud i din kontaktlista. Om du vill redigera eller ta bort ombud måste du ha aktiverat Vidarekoppling av samtal. Om du vill se till att ett ombuds telefon rings upp vid båda typerna av vidarekoppling (välj Ring samtidigt eller Vidarekoppla samtal till) måste kryssrutan Ta emot samtal i dialogrutan Ombud vara markerad. Öppna alternativen för vidarekoppling av samtal och klicka på Redigera medlemmar i mina ombud. Lägg till en ny medlem genom att klicka på Lägg till, dubbelklicka på en kontaktpost och klicka på OK. Om du vill ta bort ett av ombuden markerar du kontakten i kontaktlistan, klickar på Ta bort och därefter på OK. Om du vill ta bort det enda ombud som finns i gruppen markerar du kontakten, klickar på Ta bort och därefter på OK. Ange en fördröjning innan samtalet ringer i gruppmedlemmarnas telefoner genom att klicka på ett värde i den nedrullningsbara listan. 29