Bemyndigande att teckna hyresavtal avseende vissa lokaler inom Campus US

Transkript

1 BESLUT Dnr LiU 1285/05-70 Bemyndigande att teckna hyresavtal avseende vissa lokaler inom Campus US Med hänvisning till vad som redovisas i skriftlig föredragningspromemoria till detta ärende bemyndigas rektor eller den som denne utser att teckna hyresavtal avseende ombyggda lokaler i husen 003/530, 001 och 006/007 inom Campus US till en beräknad högsta nettokostnadsökning efter avdrag för hyror för lokaler som universitetet lämnar i samband med inflyttning i nämnda byggnader om drygt 4,9 milj kr. Styrelsen förutsätter att rektor, innan hyresavtal tecknas, tar till vara de effektiviseringsmöjligheter som fortfarande kan föreligga. Beslut i detta ärende har fattats av universitetsstyrelsen vid dess sammanträde denna dag. I beslutet har deltagit ordföranden Britt-Marie Danestig, universitetets rektor Mille Millnert och övriga ledamöterna, Aaron Axelsson, Sara Bergqvist, Jan Ernerudh, Trygve Carlsson, Emma Karlsson, Lars Hultman, Louise Malmström och Sven Nyberg. Vidare har närvarit prorektor Inger Rosdahl, suppleanten Maria Bolin, personalföreträdarna Örjan Lönnevik och Marianne Plymoth, styrelsens sekreterare Ann-Christin Gustafsson, informationsdirektören Lars Holberg, universitetsarkitekten Anna Hesser och universitetsdirektören Curt Karlsson, de båda sistnämnda föredragande. Britt-Marie Danestig Curt Karlsson Universitetsstyrelsen

2 PM Dnr LiU 1285/05-70 Redovisning av planerade lokalförändringar på Campus US Vid universitetsstyrelsens sammanträde redovisades planerade lokalförändringar på Campus US och bakgrunden och förutsättningarna för dem genom bifogade PM Styrelsen bemyndigade rektor att teckna hyresavtal till en beräknad årskostnadsökning om 5,5 milj kr för omoch tillbyggnad av lokaler i hus 420 (laboratoriebyggnad 1) samt teckna projekteringsavtal för ombyggnader av hus 003/530 (patologibyggnaden), hus 001, samt hus 006/007. Beslutet innebar att den årliga nettokostnadsökningen för de tre sistnämnda projekten inklusive övriga mindre omflyttningar inte fick överstiga 5,4 milj kr. En mycket väsentlig förutsättning för universitetets strävanden att få till stånd en koncentration av sin verksamhet till den nordöstra delen av sjukhusområdet har utgjorts av landstingets nybyggnation för onkologi m m, det nya s.k. O-huset i den sydöstra delen av området med åtföljande omflyttningar av universitetssjukhusets verksamhet, vilket bl.a. möjliggjort att hus 006/007 ställs till förfogande för universitetet. O-huset har nyligen invigts och inflyttningen har påbörjats av de sjukhusavdelningar och därmed sammanhängande enheter inom universitetet för klinisk utbildning och forskning. Ett sextiotal olika omflyttnings- och ombyggnadsprojekt är nu planerade att genomföras fram till år Av dessa projekt är tre helt eller till största delen ombyggnad för universitetets räkning. I många andra projekt är universitetet involverat, ehuru i mindre grad, genom att de kliniska avdelningarna inom universitetet som nämnts är samlokaliserade med motsvarande sjukvårdsenhet. Nedan följer en lägesrapport för de i inledningen nämnda ombyggnadsprojekten avseende Hus 420, Hus 006/007, Hus 001 samt Hus 003/530 Hus 420, även benämnt laboratoriebyggnad 1, har byggts om och till i flera omgångar. Den senaste etappen som omfattade ombyggnad för Klinisk Kemi, vars verksamhet flyttat från Huvudblocket till Hus 420, blev klar i oktober Hyreskostnadsökningen för denna ombyggnad och tillika tekniska upprustning blev totalt ca kr/år. Denna förändring omfattades av det bemyndigande som styrelsen lämnade rektor den 29 maj Universitetsledningen Universitetsdirektör Curt Karlsson

3 2(3) Den tillbyggnad av djuravdelningen som redovisades för styrelsen vid samma tillfälle har inte genomförts ännu, eftersom fakulteten begärt en förnyad studie som innebär att man undviker att öka lokalytan och i stället koncentrerar verksamheten till befintliga lokaler och därigenom minskar investeringen och därmed hyresökningen. En sådan studie har påbörjats och beräknas bli klar till sommaren. En lägsta kostnad som kan beräknas för detta är 35 Mkr, vilket är den av Landstinget framtagna ombyggnadskostnaden för befintlig area. Omsatt i hyreskostnad blir detta ca 2,7 miljoner kr/år. Hus 006/007 skall framförallt inrymma studielokaler för samtliga utbildningar inom den medicinska fakulteten. Den förhyrda ytan kommer att uppgå till 1880 m2 och hyreskostnaden för dessa lokaler är beräknad till ca kr/år inklusive ombyggnads- och upprustningskostnader. I förhållande till tidigare redovisning har hyreskostnaden till följd av ombyggnad och teknisk upprustning minskat med ca kr/år beroende främst på reducerad lokalyta. Inflyttning är beräknad till sommaren 2008 vilket innebär att sjuksköterskeutbildningen i sin helhet då flyttar från nuvarande lokaler i Birgittaskolan till Campus. Även sjukgymnastutbildningen som tidigare varit lokaliserad till en egen byggnad, Hus 011, flyttar in i detta hus. Hus 001 kommer huvudsakligen att innehålla kontorslokaler för institutionskanslier och för fakultetskansliet. Till huset lokaliseras även lärare och forskare inom ämnet omvårdnad. Den disponerade ytan är beräknad till 2786 m2 och den förväntade hyreskostnaden, med disposition enligt nuvarande planering, till ca kr. I förhållande till tidigare redovisning har prognosen för hyreskostnaden till följd av ombyggnad och teknisk upprustning ökat med ca kr/år beroende på framför allt kravet på fler enskilda arbetsrum, något som byggnaden på grund av sina mått inte lämpar sig särskilt väl för. Denna del av projektet kan därför behöva övervägas ytterligare en gång. Den ombyggda ytan har ökat från 650 m2 till 700 m2. Inflyttning är planerad till sommaren Till de tidigare behoven har under projekteringsarbetet fogats ett studentkök med möjlig placering på plan 09. Hyreskostnaderna för detta beräknas på nuvarande planeringsstadium komma att uppgå till kr/år. Denna kostnad är ej inkluderad i sammanställningen av totalhyran och objektet omfattas inte av det bemyndigande som rektor nu föreslås erhålla. Hus 003/530 kommer att innehålla utbildningslokaler, framförallt våtlaboratorier, liksom speciallokaler för obduktion och dissektion. De sistnämnda utrymmena kommer delvis att samnyttjas med landstinget. Förslaget innehåller även en mindre expansion av AIR (Autoimmunitet och Immunreglering), främst i form av kontorslokaler. Den förhyrda ytan kommer att uppgå till 3141 m2, varav ca 900 m2 utgörs av ombyggd yta. Den förväntade hyreskostnaden beräknas uppgå till ca kr/år inklusive ombyggnads- och upprustningskostnader. I förhållande till tidigare redovisning har hyreskostnaden till följd av ombyggnad och teknisk upprustning ökat med ca kr/år beroende på högre ombyggnadskostnader. Denna ombyggnad är planerad att genomföras i etapper med inflyttning till höstterminen Dessa tre ovan nämnda projekt (001, 006/007 och 003/530) kommer att innebära en årlig nettohyreskostnadsökning på 4,9 Mkr, vilken siffra bör jämföras med den ram om 5,4 milj kr som styrelsen fastställde som grund för projekteringsarbetet. Till detta kan komma smärre hyresökningar som följd

4 3(3) av omflyttningar inom huvudblocket under perioden och genomföras senare än som varit planerat. Hyreskostnaderna för universitetets lokaler i O-huset har minskat i förhållande till tidigare redovisningar. Detta beror på att Landstinget och universitetet slutit en särskild överenskommelse angående hyresnivån som innebär att universitetet delvis kompenseras för den eljest starkt ökade hyran för de enheter som flyttar till denna byggnad. Den totala hyreskostnaden för universitetets enheter i O-huset blir då 1,2 milj kr/år, en minskning med kr/år jämfört med tidigare redovisning. Den totala nettokostnadsökningen för universitetets förhyrningar inom Campus US blir således högst 9,9 miljoner kr. Kostnaden för samtliga förhyrningar inom Campus US kommer fr om år 2008 att på årsbasis uppgå till högst ca 34,7 milj kr.

5 LINKÖPINGS UNIVERSITET PM Universitetsdirektören Dnr LiU 1285/05-70 Kortfattad redovisning för arbetet med planering av lokalförändringar inom Campus US Vid universitetsstyrelsens sammanträde den 8 november 2005 erhöll styrelsen information om planeringsläget ifråga om ett antal lokalförsörjningsobjekt inom Campus US, nämligen omoch/eller tillbyggnader av hus 420 (laboratoriebyggand 1), hus 003/530 (patologibyggnaden) samt husen 001, 006 och 007 (se bifogade karta över sjukhusområdet). De aktualiserade förändringarna har flera orsaker. En hänger samman med de omflyttningar av sjukvårdshuvudmannens, dvs landstinget, verksamhet som denne beslutar om och som får konsekvenser för universitetets verksamhet, som ju när det gäller de kliniska avdelningarna är starkt knuten till motsvarande sjukvårdsenhet, ungefär såsom svansen hänger samman med katten. Så är till exempel fallet med planerad flytt av klinisk verksamhet inom radiofysik och onkologi till det nya O-huset i den sydöstra delen av sjukhusområdet, vilken byggnad blir inflyttningsklar under våren En annan hänger samman med utvecklingen av universitetets utbildnings- och forskningsverksamhet. Ett exempel som behandlades vid det ovan nämnda styrelsesammanträdet gällde behovet av utökad lokalyta för den på försöksdjur, numera i allt väsentligt möss, inriktade experimentella forskningsverksamheten. - En tredje har att göra med universitetets uttalade långsiktiga intressen att få till stånd ett mera sammanhållet campusområde, i vilket innefattas all utbildning och forskning och därtill knuten administration. Exempel på sådana önskade förändringar som bedömts möjliga att realisera i takt med att landstinget under 2007/2008 friställer lokaler i anslutning till kärnan i det nuvarande campusområdet är överflyttningen från Birgittaskolan av sjuksköterskeutbildningen samt flytten av medicinska fakultetens kansli och därtill knutna enheter från Sandbäcksgatan. En fjärde orsak som till sin karaktär skiljer sig från de föregående har att göra med landstingets sätt att förvalta sina byggnader och prissätta användningen av dem, vilket skiljer sig markant från det sätt som kommersiella fastighetsägare, t.ex. Akademiska Hus eller de privata fastighetsägare som universitetet förhyr lokaler av i Norrköping, tillämpar. Landstinget ti lämpar konsekvent en kostnadsbaserad hyra för varje enskild byggnad. Detta innebär att årshyran direkt efter en investering, nybyggnad, ombyggnad eller teknisk upprustning, är mycket hög, eftersom den skall täcka såväl den fulla kapitalkostnaden som förekommande driftkostnader. Sedan faller hyran år efter år till dess att det åter är dags för en investering hyran täcker således inga underhållsåtgärder, utan varje gång som sådana åtgärder vidtas, så sker en hyresökning. Detta är måhända ingen mer betydande olägenhet i de fall fastighetsägaren också är sin egen hyresgäst, men för en utomstående hyresgäst som universitetet uppstår en ovanlig situation såväl vid byten mellan till synes kvalitativt likvärdiga lokaler som visar sig representera helt skilda hyresnivåer som till följd av fastighetsägarens beslut om moderniseringar 1

6 av den tekniska infrastrukturen. Förändringar av nu nämnd typ är aktuella i samtliga de byggnader som omfattas av den nu pågående planeringen. Vid styrelsens sammanträde i november lämnade styrelsen ett bemyndigande till rektor att teckna projekteringsavtal avseende omoch tillbyggnad av hus 420 (laboratoriebyggnad 1). Rektor hade samtidigt, dagen innan, uppdragit åt den medicinska fakultetens dekanus att låta företa en granskning av de olika objekten utifrån forskningens och utbildningens behov. Vidare uppdrogs åt universitetsarkitekten att i samspel med fastighetsägaren och utifrån fakultetsledningens granskning av objekten svara för att så kostnadseffektiva lösningsförslag som möjligt skulle utarbetas. Målsättningen för granskningen skulle vara att få till stånd en begränsning av den förvisso mycket preliminärt beräknade hyreskostnadsökningen med 30 %, något som skulle få den att stanna vid 10-10,5 milj kr. Arbetet har bedrivits utifrån dessa direktiv. I stark sammanfattning kan dock sägas att det inte fullt ut avkastat resultat som ligger i paritet med den formulerade målsättningen. De tekniska upprustningar av de aktuella byggnaderna som fastighetsägaren avser att vidta gör det emellertid svårare än vanligt att uppnå kostnadsreduktioner på den nivå som universitetsledningen ställt upp som mål. Härtill kommer att priserna för byggnadsarbeten har stigit något. De kalkyler som ligger till grund för uppskattningen av hyresförändringarna är förhållandevis osäkra. Med dessa reservationer rörande värdet av exakta uppgifter så uppskattas nu kostnadsökningen, om inga ytterligare åtgärder vidtas, till 11,9 milj kr. Detta är inte en godtagbar nivå. Ett fortsatt arbete kräver fastare ramar för att bli realistiskt. De olika lokalförsörjningsprojekten befinner sig i olika faser. Projekteringsavtal avseende omoch tillbyggnaderna av hus 420 träffades i enlighet med styrelsens bemyndigande. Arbetet med detta objekt har nu bedrivits så långt att det föreligger möjlighet att träffa hyresavtal. I syfte att pressa kostnaderna bör universitetet avstå från omdispositioner avseende planen 9 och 10, som således kommer att omfattas endast av teknisk upprustning. Härigenom inbesparas ca 300 tkr på årsbasis. Däremot bör planerna på omoch tillbyggnad samt teknisk upprustning av försöksdjursavdelningen genomföras i sin helhet. I besparingssyfte har övervägts att avstå från tillbyggnaden av avdelningen. Denna åtgärd skulle leda till en mindre årlig hyresbesparing i gengäld skulle avdelningen behöva stängas helt under ca ett år och all forskningsverksamhet baserad på försöksdjur upphöra temporärt. Universitetsledningen gör tillsammans med fakultetsledningen den bedömningen att detta skulle leda till ett sådant avbräck i den vetenskapliga verksamheten att åtgärden inte är försvarbar. Ett hyresavtal avseende nu nämnda åtgärder inom hus 420 beräknas leda till en hyresökning om ca 5,5 milj kr, varav 4,7 milj kr avser förändringarna inom försöksdjursavdelningen. Med tillämpning av hittills gällande principer för kostnadsfördelningen mellan universitetet och landstinget kommer kr att falla på universitetet och resterande ca 5,4 milj kr att falla på landstinget och därvid belasta det statsbidrag som till följd av avtalet mellan staten och landstinget (ALF) utgår till landstinget. Universitetsstyrelsen bör föreslås att på dessa premisser bemyndiga rektor eller den som denne utser att teckna ett hyresavtal med landstinget avseende omoch tillbyggnad av hus 420. Övriga nämnda lokalförsörjningsprojekt närmar sig ett projekteringsstadium. Universitetsledningens bedömning är att de bör genomföras, ehuru med en ytterligare kostnadspress. Med utgångspunkt i att den ovan redovisade preliminära kalkylen för den sammantagna årskostnadsökningen för samtliga objekt (inkl. åtgärder inom hus 420) om 12,3 milj kr är i huvudsak korrekt bör det fortsatta arbetet och projekteringen av övriga objekt ske med utgångspunkt i att dessa sammantaget får betinga en årskostnadsökning om 5,4 milj kr. Detta innebär således 2

7 en reduktion av ramen i förhållande till den nu kalkylerade med 1 milj kr (från 11,9 till 10,9) men samtidigt likväl en viss ökning i förhållande till universitetsledningens målsättning från november Som viktiga utgångspunkter för det fortsatta arbetet bör härutöver gälla följande: - föreliggande lokalprogram skall se över i restriktiv anda och i syfte att åstadkomma yteffektiviseringar. Ifråga om kontorslokaler bör nyckeltal i form av yta/anställd väljas som inte på något signifikant sätt skiljer sig från motsvarande nyckeltal inom t.ex. Campus Valla. Detta kan i vissa fall leda till att enskilda rum måste innehålla två eller flera arbetsplatser. - den medicinska fakultetens kansli skall flytta från Sandbäcksgatan (en förhyrning universitetet således bör kunna lämna under år 2008) till hus 001, eftersom hyreskostnaden för nämnda förhyrning kan förutsättas stiga i takt med marknadspriserna för lokaler i Linköping, medan motsvarande hyra i 001 kan förväntas sjunka successivt av skäl som redovisats ovan. - behovet av ombyggnader prövas kritiskt det är inte alltid nödvändigt eller ens önskvärt med en hundraprocentig anpassning till önskemålen från gamla eller nya användare av lokalerna; en erfarenhet är att behoven inte är stabila utan snabbt förändras över tiden, varför en alltför ambitiös anpassning till önskemålen i ett visst läge lätt visar sig vara påtagligt kostnadsineffektiv. - möjligheten skall prövas under förutsättning av att godtagbara villkor härför kan uppnås i förhandlingarna med sjukvårdshuvudmannen att flytta sjukgymnastikutbildningens speciallokaler från nuvarande förhyrning i hus 011 till det cluster av utbildningslokaler som planeras i hus 006/007. Universitetsstyrelsen bör föreslås att på dessa premisser bemyndiga rektor eller den som denne utser att teckna ett projekteringsavtal med landstinget avseende omoch tillbyggnad av nämnda lokalförsörjningsobjekt. 3

8 Trädgårdsföreningen Garnisonsvägen Lasarettsgatan Klostergatan Sandbäcksgatan Birgittaskolan Norr S:t Larsgatan Linköpings universitet, Campus US