Årsredovisning Västra Mälardalens kommunalförbund år Från Västra Mälardalens kommunalförbund har inkommit årsredovisning för år 6012.

Transkript

1 ARBOGA KOMMUN Kommunstyrelsen SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad 22 AO Ks 46 Dnr 104/ Au 45 Dnr 77/ Årsredovisning Västra Mälardalens kommunalförbund år 2012 Från Västra Mälardalens kommunalförbund har inkommit årsredovisning för år Vid sitt sammanträde den 26 mars 2013, 45, beslutade kommunstyrelsens arbetsutskott att lägga informationen till handlingarna. Olle Ytterberg yrkar på en redaktionell förändring, att skrivningen på s. 23, Avvaktar Arboga beslut om ombyggnad av reception, därefter flyttas personal till Kungsör, bör tas bort. Kommunstyrelsens förslag till beslut i kommunfullmäktige 1. Kommunstyrelsen står inte bakom skrivningen på s. 23 i årsredovisningen, Avvaktar Arboga beslut om ombyggnad av reception, därefter flyttas personal till Kungsör. 2. Informationen läggs till handlingarna. Skickas till: Kommunfullmäktige Akten Ordförandes sign. Justerandes sign. ~errarens sign. Utdragsfe%tyrkknd ^L

2 Till kommunfullmäktige i Arboga kommun Till kommunfullmäktige i Kungsörs kommun Till kommunfullmäktige i Köpings kommun Till kommunfullmäktige i Suraharnmars kommun Revisorerna i Västra Mälardalens Kommunalförbund Revisionsberättelse förår ARBOGA KOMMUN Kommunkansliet Vi, av fullmäktige utsedda revisorer har granskat den verksamhet som bedrivits i kommunalfdrbundet (organisationsnummer ) av dess direktion. Direktionen ansvarar för att verksamheten bedrivs enligt gällande mål, beslut och riktlinjer samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De ansvarar också för att det forns en tillräcklig intern kontroll. Revisorernas ansvar är att granska verksamhet, intern kontroll och räkenskaper och pröva om verksamheten bedrivits enligt de uppdrag, mål och föreskrifter som gäller för verksamheten. Granskningen har utförts enligt kommunallagen, god revisionssed i kommunal verksamhet, förbundsordningen och revisionsreglementet. Granskningen har genomförts med den inriktning och omfattning som behövs för att ge rimlig grund för bedömning och ansvarsprövning. Vi bedömer sammantaget att direktionen i Västra Mälardalens Kommunalförbund till delar har bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Vi bedömer dock att verksamhetsmålen inte har utvärderats i tillräcklig omfattning utifrån en god ekonomisk hushållning. Vi kan därför inte göra en bedömning om verksamhetsmålen uppnåtts och om god ekonomisk hushållning föreligger. Vi bedömer att räkenskaperna i allt väsentligt är rättvisande. Vi bedömer att direktionens interna kontroll har varit tillräcklig. Vi bedömer att resultatet enligt årsredovisningen är förenligt med de finansiella mål och verksamhetsmål som direktionen/styrelsen uppställt. Vi tillstyrker att respektive fullmäktige beviljar ansvarsfrihet för direktionen samt de enskilda ledamöterna i densamma. Vi åberopar bifogade redogörelse och rapporter. Köping Bo Nilsson Utsedd av Köpings kommun Bilagor: Till revisionsberättelsen hör bilagorna: Revisorernas redogörelse Västra Mälardalens Kommunalförbund Granskning av årsbokslut 2012

3 Västra Mälardalens Kommunalförbund Revisionsskrivelse 201 Revisorerna RBt^i.NKOPAe V Kommunkanslis i D JZO,i IDiarieplanbeteckn. ZO^l?, Till Förbundsdirektionen Västra Mälardalens Kommunalförbund Granskning av årsbokslut och årsredovisning Västra Mälardalens Kommunalförbund På vårt uppdrag har Ernst & Young granskat årsbokslut och årsredovisning för Västra Mälardalens Kommunalförbund Ernst & Youngs bedömning är att årsredovisningen sammantaget ger en rättvisande bild av förbundets resultat och ställning för år Ett antal rekommendationer lämnas i rapporten för förbundets fortsatta förbättringsarbete. Dessa bör beaktas av förbundsdirektionen. Revisionsrapporten överlämnas härmed. Revisionen önskar erhålla direktionens svar på rapporten senast den 17 juni Vi medverkar gärna vid förbundets sammanträde för att föredra rapporten. För Västra Mälardalens Kommunalförbunds revisorer öran Svedberg Ordförande För kännedom: kommunfullmäktige i Arboga kommun kommunfullmäktige i Kungsörs kommun kommunfullmäktige i Köpings kommun kommunfullmäktige i Surahammars kommun

4 Revisionsrapport 2012 Genomförd på uppdrag av revisorerna VÄSTRA MLA ALENS KOMMUNALF BLIND Granskning av årsbokslut och årsredovisning per 31 december 2012 I RNST TING Qualityin Everything We Do

5 l ERn sr&youwg ~ityln E* eryehing We Da krnehåui 1 SAMMANFATTNING BEDÖMNING AV RESULTATET I ÅRSREDOVISNINGEN I FÖRHÅLLANDE TILL AV DIREKTIONEN BESLUTADE MÅL OCH GOD EKONOMISK HUSHÅLLNING Finansiella mål Verksamhetsmål Kval ltetsmål GRANSKNING AV ÅRSREDOVISNING OCH BOKSLUT... a 3.1 Allmänt om kvaliteten på bokslutet Kommentarer till resultaträkningen Kommentarer till balansräkningen Finansieringsanalys...9

6 J ERNST&YOUNG Qualityln Ewerything lfl Da 1 Sammanfattning På uppdrag av revisorerna i Västra Mälardalens Kommunalförbund har Ernst & Young granskat kommunalförbundets årsbokslut och årsredovisning för Syftet med granskningen har främst varit att erhålla tillräckliga underlag/revisionsbevis för revisorernas uttalande i revisionsberättelsen beträffande om räkenskaperna ger en rättvisande bild av kommunalförbundets resultat och ställning samt om redovisningen av verksamhetens resultat och måluppfyllelse redovisas i enlighet med lagens krav. Vidare syftar granskningen till att lämna grund för revisorernas uttalande till fullmäktige om årsredovisningens fastställande. Revisionen har utförts i enlighet med kommunallag, den kommunala redovisningslagen, rådet för kommunal redovisnings rekommendationer och kommunens regler. Vid granskningen har, i enlighet med god revisionssed, väsentlighet och risk varit vägledande för revisionen. Revisionen täcker således inte alla eventuella brister i intern kontroll och räkenskaper. Syftet med denna rapport är främst att sammanfatta våra mest väsentliga iakttagelser från granskningen av årsbokslutet och årsredovisningen. i rapporten lämnas ett antal rekommendationer som bör beaktas av förbundet. Arsbokslutet ger en rättvisande bild av Västra Mälardalens Kommunalförbund. Det ekonomiska resultatet för förbundet uppgår till tkr vilket är tkr bättre än budget Den positiva avvikelsen är framförallt hänförlig till renhållningsverksamheten (1 582 tkr), IT/ tele (592 tkr) och slam (419 tkr). Det ekonomiska resultatet för de olika verksamheterna visar att sex av nio skattefinansierade verksamheter redovisar underskott. Orsakerna till underskotten varierar, lönekontoret har under året belastats med dubbla hyreskostnader medan verksamheten avseende bostadsanpassning redovisar underskott beroende på att vissa kostnader förbisågs vid överlämningen mellan kommunen och förbundet. Vår bedömning är att förbundet bör göra en översyn av verksamheten för att säkerställa att verksamheten i alfa delar bedrivs ändamålsenligt och effektivt samt att god ekonomisk hushållning uppnås Det finns en kortfattad bedömning av god ekonomisk hushållning i årsredovisningen. Förbundets bedömning är att god ekonomisk hushållning uppnåtts. Någon sammanvägd bedömning av uppfyllelsen av god ekonomisk hushållning med utgångspunkt i finansiella mål samt av övriga mål och riktlinjer framgår inte av årsredovisningen. Enligt den kommunala redovisningslagen ska förvaltningsberättelsen innehålla en utvärdering av om målen för god ekonomisk hushållning har uppnåtts. Vår bedömning är att verksamhetsmålen Inte utvärderats i tillräcklig omfattning utifrån en god ekonomisk hushållning. Uppföljningen av verksamhetsmålen och kvalitetsmålen kan utvecklas ytterligare. Analyserna vid avvikelser från måluppfyllelsen bör utvecklas ytterligare. 2

7 ERNST&YOUNG QuaItyin Evn$hing %t Do Rekommendationer. Förvaltningsberättelsen bör kompletteras med en samlad bedömning av uppfyllelsen av god ekonomisk hushållning med utgångspunkt i finansiella mål samt övriga mål. Förbundet bör göra en översyn av verksamheten för att säkerställa att verksamheten i alla delar bedrivs ändamålsenligt och effektivt samt att god ekonomisk hushållning uppnås. Förbundet bör säkerställa att samtliga mål beslutade av förbundsdirektionen följs upp i samband med årsbokslutet. Förbundet bör utveckla sina avvikelseanalyser kopplade till uppföljning av verksamhetsmål och kvalitetsmål i årsredovisningen. Förbundet bör i samband med bokslut göra en individuell bedömning av förfallna kundfordringar och reservera för osäkra fordringar. Vi rekommenderar attbokföring av momspliktig och ej momspliktig verksamhet bokförs på separata konton för att underlätta momsredovisningen. 2 Bedömning av resultatet i årsredovisningen i förhållande till av direktionen beslutade mål och god ekonomisk hushållning Som en följd av de ekonomiska problem kommuner och landsting hade under 1990-talets början kompletterades reglerna i kommunallagen om god ekonomisk hushållning år 2000 med ett krav på balanserad budget. Balanskravet Innebär att enskilda kommuner, landsting eller kommunalförbund inte får besluta om en budget där kostnaderna överstiger intäkterna. Om resultatet ändå blir negativt måste det kompenseras med överskott inom tre år. Den 1 december 2004 ändrades kommunallagen (KL). Den ändrade lagstiftningen fokuserar på god ekonomisk hushållning (proposition :105) och på behovet av att få en ökad långsiktighet i den ekonomiska och verksamhetsmässiga planeringen. Kommunallagen ställer krav på att budgeten ska vara i balans och att det ska finnas finansiella mål samt mål och riktlinjer för verksamheten. Målen ska följas upp kontinuerligt och utvärderas i delårsrapporten och årsredovisningen. Kravet på en ekonomi i balans är ett minimikrav, medan kravet om god ekonomisk hushållning förutsätter permanenta överskott. Vid avstämning av det lagstadgade balanskravet ska nedskrivningar beaktas enligt försiktighetsprincipen, medan realisationsvinster ska räknas bort. Arets resultat för Västra Mälardalens kommunalförbund uppgår enligt balanskravet till tkr. Balanskravet bedöms därmed vara uppfyllt. Förbundet för ett kortfattat resonemang i den ekonomiska analysen kring god ekonomisk hushållning där de konstaterar att överskottet som genererats skapar förutsättningar för naturliga svängningar i ekonomin utan att neddragningar av verksamheten behöver göras. Någon sammanvägd bedömning av uppfyllelsen av god ekonomisk hushållning med utgångspunkt i finansiella mål samt av övriga mål och riktlinjer framgår inte av årsredovisningen. 3

8 JERNST&YOUNG Qva/ityln EverytMng We Do 2.1 Finansiella mål f`. I budgeten finns ett antal finansiella mål angivna. Det övergripande fiti risiefla` målet är ett ekonomiskt överskott per helår om minst 50 tkr, detta är i öch med årets resultat om tkr tkr) uppfyllt. Det ekonomiska resultatet för de alika verksamhetema visar att sex av nia skattefinahsierade verksamheter redovisar underskott. Orsakerna till underskotten varierar, lönekontoret har under året belastats med dubbla hyreskostnader medan verksamheten avseende bostadsanpassning redovisar underskott beroende på att vissa kostnader förbisågs vid överlämningen mellan kommunen och förbundet. Vår bedömning är att förbundet bör göra en översyn av verksamheten för att säkerställa att verksamheten i alla delar bedrivs ändamålsenligt och effektivt samt att god ekonomisk hushållning uppnås. Ytterligare tre finansiella mål finns kopplade mot verksamheten. Beslutsstödssystem: Under 2009 påbörjades implementeringen av ett nytt beslutsstödsystem, i syfte att optimera hanteringen av budgeterade medel och säkerställa att beslutsfattarna alltid har komplett och aktuell ekonomisk information som beslutsunderlag. Under 2012 har en särskild HR-applikation färdigutvecklats och driftsatts i analysverktyget QlickView. Genom denna kan olika data hämtas från personalsystemet och läsas in och analyseras. > Effektiv administration genom Lean : Kommunalförbundet arbetar med Lean som är en metod för att systematisera och effektivisera de administrativa processerna inom verksamheten. Tillämpning sker i både större och mindre projekt. E-tjänster: Ett nytt IT-stöd för upphandling har testats under 2012 för att minska såväl förbundets som kommunernas inköpskostnader. Under 2011 påbörjades arbetet med att införa e-faktura till renhållningens abonnenter, detta har implementerats under Kombinerat med e- fakturasystemet planeras även införandet av en funktion för digital signering. Inom upphandlingen har ett nytt IT-stödsystem, Tendsign, testats. Vi kan av den uppföljning som görs konstatera att förbundet arbetar utifrån de mål som direktionen fastställt. Dock kvarstår arbete innan några av målen kan anses vara uppfyllda. Rekommendation: Förbundet bör göra en översyn av verksamheten för att säkerställa att verksamheten i alla delar bedrivs ändamålsenligt och effektivt samt att god ekonomisk hushållning uppnås. 2.2 Verksamhetsmål Förbundets verksamhetsmål har angetts f budgeten för Dessa mål ska utvärderas och följas upp i delårsrapporten samt årsredovisningens förvaltningsberättelse. I årsredovisningen redogörs kortfattat för respektive verksamhets måluppfyllelse. Redovisning sker i samband med den genomgång av varje verksamhetsområde som finns. Det saknas en tydlig koppling mellan den uppföljning av mål som sker i årsredovisningen och de mål som fastställdes av förbundsdirektionen i samband med budgeten. Flera av målen i budgeten för 4

9 ERNST &YOUNG gwrtyln fverylhrng We Do räddningsavdelningen följs inte upp, däremot har det tillkommit andra mål som följs upp. I uppföljningen av de olika målen görs inga awikelseanalyser i de fall målen inte uppnåtts. Förbundet bör utveckla sina awikelseanalyser kopplade till verksamhetens mål i årsredovisningen. Rekommendation: Förbundet bör säkerställa att samtliga mål beslutade av förbundsdirektionen följs upp i samband med årsbokslutet. Förbundet bör utveckla sina awikelseanalyser kopplade till uppföljning av verksamhetens mål i årsredovisningen. 2.3 Kvalitetsmål Budgetens kvalitetsmål som är gemensamma för alla verksamheter är uppdelade i fyra olika kategorier. Tillgänglighet Bemötande Kompetens Handläggningstid Kvalitetsmålen mäts två gånger per år och redovisning sker i delårsrapporten samt årsredovisningen. Endast ITtteleavdelningen följer upp kvalitetsmålen i årsredovisningen. Även om ett resonemang kring målen förs i direkt anslutning till respektive mål skulle uppställningen med fördel kunna förtydliggas så att det klart framgår huruvida målet uppfyllts eller inte. För de fall målen inte har uppnåtts per helår bör en åtgärdsplan upprättas. Rekommendation: Samtliga verksamheter bör i årsredovisningen återrapportera uppföljningen av kvalitetsmålen. För de fall kvalitetsmålen inte uppnås bör en åtgärdsplan upprättas. 3 Granskning av årsredovisning och bokslut På uppdrag av revisorerna i Västra Mälardalens Kommunalförbund har Ernst & Young granskat förbundets årsredovisning för räkenskapsåret Granskningen avser det årsbokslut förbundet är skyldig att upprätta enligt Kommunallagen och Lag om kommunal redovisning. Enligt kommunallagens 9 kap 9a ställs krav på revisorerna att bedöma om resultatet i årsbokslutet är förenligt med de mål direktionen beslutat. Revisorernas skriftliga bedömning ska biläggas årsrapporten. Syftet med granskningen är att pröva om årsredovisningen är upprättad i enlighet med den kommunala redovisningslagen, att årsredovisningen i allt väsentligt ger 5

10 JERNST&YOUNG Qualityln Evegthing N4 Do en rättvisande bild av verksamhetens resultat och ställning samt att beskrivningen av verksamhetens resultat/måluppfyllelse är tillfyllest. Med rättvisande avses: att tillgångar och skulder existerar och avser förbundet, att tillgångar och skulder värderats och klassificerats rätt, att förbundets samtliga tillgångar och skulder medtagits, att inkomster och utgifter i allt väsentligt periodiserats korrekt, verksamhetsåret. Granskningen av årsredovisningen omfattar: förvaltningsberättelse resultaträkning balansräkning finansieringsanalys noter dvs. avser Granskningen av årsredovisningen har inriktats mot väsentliga poster och avvikelser samt omfattar även bedömning av förbudets ekonomiska ställning och utveckling. Granskningen omfattar såväl analytisk granskning som substansgranskning av verifierande underlag. Rapporten innehåller iakttagelser från bokslutsgranskningen med avseende på väsentliga poster. Övriga poster har endast kommenterats om det ansetts nödvändigt mot bakgrund av de noteringar som gjorts i samband med granskningsarbetet. 3.1 Allmänt om kvaliteten på bokslutet Vi bedömer att bokslutet varit väldokumenterat och upprättade bokslutsbilagor har erhållits för samtliga väsentliga konton. Lag om Kommunal redovisning bedöms i allt väsentligt efterlevas. Beskrivningarna av det ekonomiska läget bedöms vara tillfredsställande i årsredovisningen. 3.2 Kommentarer till resultaträkningen Resultatrakning (tkr) budget Avvikelse Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader Avskrivningar r Verksamhetens nettokostnader r Kommunbidrag Finansiella intäkter Finansiella kostndaer Årets resultat Arets resultat om tkr är bättre än budget men sämre än föregående års utfall. Av resultatet står renhållningsverksamheten för tkr och slam för 434 tkr. Räddningstjänsten överskrider budgeten med 526 tkr vilket bland annat beror 6

11 III ERNST&YOUNG Quatityhi Everything mod på ökade lönekostnader samt kostnader för reparationer och material. Resultatet påverkas även positivt av tillföljd av att alla investeringar har skjutits på framtiden för att minska kapitalkostnaderna. Överskottet inom renhållningsverksamheten förklaras bland annat av lägre administrationskostnader. Verksamheten har även fått högre intäkter tackvare att de båda projekten hemkompostering och ej sophämtning genererat ökade intäkter för avdelningen. Den totala skulden till renhållningskollektivet uppgår till tkr. För slam uppgår den totala skulden till abonnenterna till tkr. Lönekontoret har under året haft dubbla hyreskostnader i och med att lokalerna i Arboga orsakade hälsoproblem för personalen vilket resulterade i en tillfällig flytt till förbundets lokaler i Köping. Detta har påverkat resultatet negativ och avdelningen visar ett underskott på 460 tkr. IT-enheten redovisar ett positivt resultat på 592 tkr mot budget. Främsta anledningen till det positiva resultatet är lägre kostnader för licenser. Finansnettot uppgår till -842 tkr. Kostnadsräntorna som uppgår till tkr utgörs främst av räntor för pensionsskuld samt räntor på lån från kreditinstitut. 3.3 Kommentarer till balansräkningen. Balansräkning (tkr) Maskiner och inventarier Långfristiga fordringar Summa anläggningstillgångar Fodringar Kassa och bank Summa omsättningstillgångar Summa tillgångar Eget kapital Avsättning för pensioner Långfristiga skulder Kortfristiga skulder Summa skulder Summa eget kapital och skulder Maskiner och inventarier: Arets anskaffningar av materiella anläggningstillgångar uppgår till tkr. Bland annat har investeringar gjorts i kopiatorer och nätverk. Anskaffningarna har stämts av mot fakturaunderlag och bedöms vara balansgilia och rörelsetillhöriga. Avskrivningar har granskats och dessa bedöms följa de avskrivningsprinciper som enligt interna regelverk ska tillämpas. En granskning av resultaträkningens konto 7

12 i ERNST&YOUNG ~ifyi n Ewryrhing We Dn för förbrukningsinventarier har gjorts. Vi har inte noterat några poster som bör aktiveras. Långfristiga fordringar: Den långfristiga fordran som redovisas avser kommunernas del av den särskilda pensionen avseende brandmän. Posten har ökat med tkrjämfört med föregående år. Granskningen har genomförts utan anmärkning. Fordringar: Balansposten består av kundfordringar, tkr, övriga fordringar om tkr samt interimsfordringar om tkr. Kundfordringarna har minskat med tkr jämfört med föregående år. Minskningen bedöms ej vara orimlig då variationer i denna post är vanligt förekommande. Under året har en kundförlust om totalt 239 tkr gjorts avseende fordringar från 2009 och 2010 redovisats. Fordringar med förfall under 2011 uppgår totalt till 120 tkr och för dessa har ingen reservering gjorts. Beloppet bedöms inte vara väsentligt. Vi rekommenderar dock förbundet att i samband med bokslut gör en genomgång av förfallna fordringar samt reservera för de fordringar som bedöms vara osäkra. Rekommendation: Förbundet bör i samband med bokslut göra en individuell bedömning av förfallna kundfordringar och reservera för osäkra fordringar. Kassa och bank: Posten uppgår till tkr vilket är en ökning med nästan 7 mkr jämfört med föregående år. Förändringen förklaras delvis av minskade kundfordringar. Banktillgodohavandet har stämts av mot underlag utan anmärkning. Granskningen föranleder ingen anmärkning. Avsättningar: Avsättningar utgörs i huvudsak av förbundets pensionsåtaganden. Redovisade belopp har stämts av mot beräkningsunderlag från KPA. I avsättningen ingår löneskatt med 24,26 procent. Granskningen föranleder ingen anmärkning. Långfristiga skulder: De långfristiga skulderna uppgår till tkr vilket innebär en minskning med 211 tkr jämfört med föregående år. Förändringen avser kortfristig del av betalningsplan till Köpings och Kungsörs kommun gällande inventarier som överfördes till VMKF Lån från Kommuninvest har stämts av mot revers utan anmärkning. Kortfristiga skulder: De största posterna som ingår i balansposten utgörs av leverantörsskulder tkr, moms om tkr, semesterlöneskuld om tkr och övriga interimsskulder om tkr. I samband med granskningen av förbundets momsredovisning noterades att momspliktiga och ej momspliktiga intäkter har bokförts på ett gemensamt resultatkonto. Vi rekommenderar förbundet att fortsättningsvis dela upp redovisningen av momspliktiga och icke momspliktiga intäkter på olika konton i resultaträkningen för att säkerställa en korrekt redovisning. Vi har inte identifierat några väsentliga avvikelser kopplade till nuvarande redovisning. Vidare har i samband med granskningen även noterat att en avsättning för kommande kostnader på tkr gällande intranätprojektet för Köpings- och 8

13 JERNST&YOUNG Quatirym Everythlag wa no Kungsörs kommun samt VMKF gjorts under året. Avsättning har gjorts med ett belopp motsvarande budgeterade kostnader för licensuppdateringar enligt beslut. Vår uppfattning är att detta är en generell kostnadsreserv då inga upparbetade kostnader har uppstått per bokslutsdagen och således bör denna reservering inte belasta resultatet Rekommendation: Vi rekommenderar att bokföring av momspliktig och ej momspliktig verksamhet bokförs på separata konton för att underlätta momsredovisningen. 3.4 Finansieringsanalys Vi har granskat att finansieringsanalysen överensstämmer med övriga delar i årsredovisningen. Granskningen har inte föranlett några anmärkningar. Stockholm den 28 mars 2013 Rebecka Hanssd Auktoriserad revisor 9