Nöjda kunder är nyckeln till vår framgång. Ett internationellt företag med representation i 7 länder. fakta. åke persson

Transkript

1

2 fakta åke persson Nöjda kunder är nyckeln till vår framgång. Ett internationellt företag med representation i 7 länder Vi är inte som andra. I mer än 30 år har vi hållit fast vid vår affärsidé - att leverera ett affärssystem för tillverkande industri. Vår utveckling, support, utbildning och försäljning drivs i egen regi, allt för att komma nära våra kunder. Det gör oss unika i branschen och har gjort oss marknadsledande i Sverige. Åke Persson, grundare och ägare Högst kundnöjdhet 2011 I DataDIAs undersökning från 2011 hade MONITOR högst kund nöjdhet bland de cirka 100 affärssystem som finns i Sverige. Undersökningen bygger på svar från 3773 IT- och ekonomi ansvariga bland företag och organisationer i Sverige med 50 anställda eller fler. Nära hälften av alla företag i målgruppen har därmed lämnat uppgifter till DataDIAs sammanställning. Kunder och representation Kunder Bäst funktionalitet 2012 När KPMG frågade företagen vad de tycker om sina affärs system fick svenska MONITOR bäst betyg. 375 personer med höga positioner inom ekonomiavdelningar på svenska företag fick frågor om vad de tyckte om sina affärssystem. 54 procent av de tillfrågade var ekonomichefer och 28 procent var redovisningschefer. Totalt figurerar 54 affärssystem i undersökningen. I bedömningen av funktionalitet fick MONITOR högst medelbetyg med 3,8 på en femgradig skala. MONITOR hade även bäst betyg i samtliga tre underkategorier: huvudbok, reskontra och rapportering. MONITOR är ett komplett affärssystem, optimerat för små och medelstora tillverkande företag. Med mer än 30 års erfarenhet är vi den marknads ledande leverantören av affärssystem i Sverige. MONITOR utvecklas i nära samarbete med våra kunder. Därför är det både användarvänligt och kostnads effektivt. Verksamheten omfattar även utbildning, konsultverksamhet och support inom affärssystemet MONITOR. En kvalificerad support och utbildning för våra kunder är viktiga delar i vårt kundorienterade arbetssätt. Företaget har idag över 100 anställda, varav merparten är stationerade på huvud kontoret i Hudiksvall. Där sker även all utveckling av programvaran. I Sverige sker all utbildning och försäljning i egen regi. Utanför Sverige har vi egna bolag och partners som sköter försäljning och utbildning. Idag finns vi representerade i Finland, Norge, Litauen, Polen, Brasilien, Singapore och Kina. MONITOR finns idag installerat hos ca 1800 företag. Flertalet av dessa installationer finns i Sverige men allt fler av våra kunder finns i andra länder. Affärssystemet MONITOR är i dagsläget översatt till 11 språk.

3 produktutveckling Hjärtat i verksamheten support Hög servicenivå på flera språk På Monitors utvecklingsavdelning arbetar cirka 30 personer. Alla på avdelningen sitter också på supportavdelningen en dag i veckan. Det ger dem värdefull information och insikt om hur kunderna använder systemet och vad de vill ha. Det är en av Monitors största konkurrensfördelar att man utvecklar de delar som kunderna efterfrågar. Bred kompetens På vår avdelning sitter det en rad specialister, många av dem har någon form av ingenjörsutbildning. Vissa gör specifikationen av programvaran och väljer vad som ska utvecklas. En stor grupp utvecklare programmerar och därefter säkerställer testarna kvaliteten i programmet. Avslutningsvis översätter vi programmet och skriver manual, berättar Stefan Olsson, utvecklingschef på Monitor. Specialister för bästa resultat Avdelningen är indelad i fyra team som är specialiserade på olika områden i programmet. Det är områdena ekonomi, MPS och EDI/spedition. Det fjärde teamet arbetar med forskning och löpande utveckling av programmet. En större uppgradering av programmet lanseras en gång per år. En regelbunden uppdatering av programmet kommer en gång per månad. Specifika anpassningar för olika marknader Utvecklingsavdelningen är alltid inkopplad när Monitor beslutat sig för att gå in på en ny marknad. Då tar vi fram ett så kallat landspaket som består av de delar som måste anpassas i MONITOR för den specifika marknaden. Anpassningarna är nödvändiga för att blanketter och annat ska följa de lagkrav, momssatser, bankuppgifter eller redovisningsmetoder som finns i olika länder, avslutar Stefan. Vi utvecklar det kunderna efterfrågar Stefan Olsson, utvecklingschef Monitors supportavdelning har 15 anställda. Utöver dessa kompletteras avdelningen varje dag med 5-10 personer från utvecklingsavdelningen. Snabb återkoppling För att kunna ge bästa möjliga service är personalen uppdelad i fem ansvarsområden; MPS, ekonomi, EDI/spedition, verkstadsinformation och teknik. Kunden kopplas alltid fram till den person som är specialist på just det område som supportärendet gäller. Avdelningen har öppet vardagar kl Det är mycket viktigt att vi finns tillgängliga tidigt på morgonen för våra internationella kunder längre österut. Policyn är att ingen ska behöva vänta i mer än tre minuter i telefonkö, därefter behandlas ärendena och kunderna får en återkoppling inom ett arbetsdygn. Eftersom andelen internationella kunder ökar så sker mycket av supporten idag på engelska. Vi har även personal som talar t.ex. finska och spanska, berättar Catharina Wiklund, supportchef på Monitor. Alltid nära kund Supportavdelningen strävar efter att arbeta nära kunden och vi har en stor fördel i att vara placerade på samma kontor som MONITORs utvecklare. Det medför att man som kund får snabb och effektiv support, menar Catharina. Vi har även möjlighet att koppla upp oss mot kundens dator och fjärrstyra programmet, t.ex. för att göra en felsökning eller installera program vara. Detta är en mycket uppskattad och kostnadseffektiv lösning som kunden sparar både tid och pengar på, avslutar Catharina. Vi kan ge snabba svar eftersom vi sitter bredvid dem som utvecklar programmet Catharina Wiklund, supportchef Stefan Olsson, utvecklingschef Stefan är utbildad civilingenjör i datateknik. Han har varit anställd hos Monitor sedan Sedan 10 år tillbaka är han företagets utvecklingschef. Catharina Wiklund, supportchef Anställd sedan Har tidigare jobbat hos en Monitoranvändare och har lång erfarenhet som användare av MONITOR. Från vår första kontakt med Monitor gav de ett jordnära intryck och fokuserade på att sälja en bra produkt. Det, tillsammans med att affärssystemet var användarvänligt, hade få anpassningar samt ett bra pris, avgjorde vårt val av affärssystem. Konvertering av data gjordes av Monitors personal vilket ledde till en smidig implementation av systemet. MONITOR underlättar det dagliga arbetet för alla på företaget och är en viktig del av vardagen. All information finns på ett ställe och att skicka inköpsorder, ordererkännanden och fakturor via e-post ger en stor tidsbesparing. Beslutsunderlag är lätta att ta fram, bemanningsplanering underlättas och all kalkylering görs i systemet. Johan Thörnblad Inköpschef/logistikansvarig, AMB Industri AB Två skäl gjorde att vi valde MONITOR; att det är lättanvänt och att vi har fått positiva signaler från andra nöjda MONITOR-användare. Vi är avancerade MONITOR-användare som använder all funktionalitet i MONITOR samt tilläggsfunktionen Produktkonfigurator som ger oss systemstöd för att hantera och kombinera flera varianter och utföranden av en produkt. Vi använder även konceptet MONITOR-till-MONITOR där xml-filer bifogas i e-postmeddelandet tillsammans med inköpsordern, vilket underlättar vardagen för vår inköpsavdelning. Den stora fördelen med MONITOR är användar vänligheten som bl.a. gör att nya användare snabbt lär sig systemet. Stefan Stockhaus VD, Steelwrist AB

4 navet i din verksamhet implementation och utbildning monitor till monitor anpassningar navet i din verksamhet Navet i er verksamhet Vi hjälper dig hela vägen Skräddarsydda lösningar Inköp Marknad Lager och logistik Genomförande Våra projektledare och utbildare följer en modell som vi har tagit fram för implementationen av MONITOR. Givetvis anpassas modellen efter varje företags unika förutsättningar. Uppföljning/Support Det är viktigt att implementationen följs upp och att man arbetar med ständiga förbättringar i hur MONITOR används. Vardagliga supportfrågor tar Monitors supportavdelning hand om via telefon eller e-post. Skarp drift Skarp drift är huvudmålet i implementationen. MONITOR tas i bruk och det gamla systemet byts ut. Ofta är vi på plats för att assistera vid bytet. Utbildning Alla användare ska lära sig sin del av MONITOR med förstudien och projektstarten som grund. Utbildningarna sker på plats hos er, i er verklighet, i grupper som passar er organisation. Skräddarsydda lösningar för effektivare användning Anpassningsavdelningen hos Monitor skräddarsyr lösningar och funktioner åt kunderna. Där arbetar man med att hitta kostnadseffektiva lösningar till de önskemål som kunderna har. Kunderna märker ibland, efter att de har fått erfarenhet av affärssystemet, att de vill ha någon form av anpassning för att kunna effektivisera sitt användande av MONITOR. Det kan vara enkla saker som att en fakturablankett ska se ut på ett visst sätt. Blanketter, specialrapporter och etiketter är andra vanliga arbetsområden för oss. Kunderna har oftast redan varit i kontakt med vår support avdelning och berättat att de har ett specifikt önskemål, därefter tar vi kontakt med kunden. Om det behövs skickas personal för att göra en förstudie och därefter en specifikation. När den är godkänd av kunden tar vi fram en offert och tidsplan, berättar Kjell Westman, chef för anpassningsadelningen. kommer starkt Avdelningen arbetar med flera projekt av varierande storlek och omfattning. Den mest omfattande anpassningen som avdelningen gjort är då vi integrerade MONITOR direk t med produktionslinjen på ett stor t tillverkande företag. Det resulterade i att robotlinjen rapporterar direkt in i MONITOR, vilket innebär att affärssystemet kommunicerar med styrsystemen i robotarna. Vår personal var även med vid implementationen och igångkörningen. Trenden just nu är annars olika former av mobilapplikationer och webblösningar där Monitor tagit fram en app för säljstödet som kunderna kan se i sin mobil och som enkelt går att koppla mot MONITOR, avslutar Kjell. Vi skräddarsyr kostnadseffektiva lösningar och funktioner för de önskemål som kunderna lägger fram. Konstruktion och produktionsplanering Ekonomi Konvertering av data Om data från tidigare system ska läggas in i MONITOR görs det tidigt i projektet. Vi har erfarenheter av konvertering från de flesta affärssystem på marknaden. Förstudie/projektstart I en förstudie bestäms hur MONITOR ska användas i företaget. Den ligger till grund för den kommande utbildningen och eventuella anpassningsbehov identifieras också här. En projektplan med tidsplaner och organisation fastställs och projektet är igång. Appar och webblösningar Kjell Westman, chef för anpassningsavdelningen Började arbeta hos Monitor 1989, då som utvecklare. Sedan 2008 är han chef för anpassningsavdelningen. Kjell Westman, chef för anpassningsavdelningen Arbetsledning och produktion Att valet av nytt system föll på MONITOR beror på många orsaker: vi slipper tidskrävande och kostsamma uppdateringar - att byta affärssystem till MONITOR innebar lika mycket arbete som att göra en uppdatering av vårt gamla system. Med MONITOR har vi även fått mer funktionalitet, en leverantör som finns nära tillhands och möjlighet att påverka utvecklingen av funktionalitet i systemet samt att de har en bra prisnivå. I MONITOR finns många rapporter färdiga som standard och rapporterna behöver inte skapas från grunden. Monitor ERP System ABs kunniga säljare och konsulter SID 12 är också en bidragande orsak. MONITOR Elektronisk Fakturahantering (EFH) är en av flera bra funktioner som vi använder oss av. Där skannas leverantörs-fakturorna och alla som behöver tillgång till fakturorna för att attestera, kontrollera eller boka har tillgång till fakturorna i systemet. Det är mycket lättare att söka fakturor i systemet än att söka i pappersarkivet. Thomas Stenman Ekonomichef, AB Wahlquists Verkstäder När vi bytte affärssystem 2006 stod valet slutligen mellan Jeeves och MONTOR. Skälet att vi valde MONITOR var att det mesta vi behövde i rapportväg redan fanns med i originalförpackningen. I det andra systemet hade vi behövt anpassa ett stort antal rapporter för att få de beslutsunderlag som vi behöver, vilket skulle ha kostat oss många konsulttimmar. Vi kände att MONITOR var ett affärssystem som vi inte skulle komma att växa ur i första taget. Vi tog ett kliv framåt med MONITOR eftersom vi upplever det som ett lättskött och lättdriftat system. Det är avancerat utan att vara krångligt och det mesta går att lösa i MONITOR. Artikel- och orderurval är en liten men bra funktion i systemet. Vi använder all funktionalitet i MONITOR samt tilläggsfunktionen Elektronisk Fakturahantering (EFH) som gör att vi slipper hantera pappersfakturor vid attest, bokning etc. av leverantörsfakturor. MONITOR har även en koppling till en lagerautomat för att effektivisera lagerhanteringen som är till nytta för oss. Conny Hansson IT-chef, El-Björn AB SID 5 6 9

5 Tillägg MONITOR affärssystem Tillägg Agenten Agenten är en tilläggsfunktion i MONITOR som sköter automatkörningar av rutinuppgifter. Man kan även låta Agenten sköta bevakningar av händelser. Försäljning För att tillgodose dina behov rörande försäljningsorderflödet finns modulen Försäljning. Exempel på rutiner är kundregister, säljstöd (CRM) samt rutiner som rör offerter, kundorder, utleverans, fakturering och kundreskontra. Modulen är förberedd för EDI. Inköp Företagets inköpsorderflöde behöver planeras, bevakas och följas upp. Modulen Inköp gör arbetet enkelt. Exempel på rutiner som du använder där är leverantörsregister, rutiner för förfrågningar, inköpsorder, bevakning av order, inleverans och leverantörsreskontra. Modulen är förberedd för EDI. Internredovisning Funktionen innebär att alla lager- och tillverkningstransaktioner i systemet konteras och förs över till huvudboken i MONITORs redovisningsmodul. På så sätt får man en bättre produktionsekonomisk uppföljning och rapportering ur systemets bokföring. Dokumenthantering Dokumenthanteringen ger er möjlighet att koppla externa dokument (utanför databasen) som t.ex. ritningar och avtal. Dessa dokument kan sedan granskas från den post som de kopplats till. EDI EDI är en tilläggsfunktion som gör att det går att utväxla ett antal EDI-format med kunder och leverantörer. EFH EFH är en elektronisk fakturahantering, vilket innebär digital inläsning, distribution och sökning av leverantörsfakturor. Funktionen finns även tillgänglig i webbformat - Webb EFH. Verktygsregister Funktionen innehåller rutiner för verktygshantering t.ex. verktygsregi ster, in- och utlåning och inventering, integrerat i MONITOR. Kundorderöverföring Kundorderöverföring ger er ett systemstöd för att föra över order mellan försäljnings- och produktionsbolag. MONITOR kundorderöverföring förenklar hanteringen då försäljningsbolag tar emot order från kunder och produktionsbolag sköter tillverkningen. Tillverkning I modulen Tillverkning finns allt du behöver för att effektivt planera, styra och följa upp tillverkningsorderflödet. Rutiner som möjliggör detta är beredning, förkalkyl/efterkalkyl, tillverkningsorderrutiner, beläggningsplaner, grafisk omplanering, beläggningssimulering och kassationsuppföljning. Verkstadsinfo Här arbetar du med stämplingar av arbetsorder och närvaro i realtid. Rutiner i denna modul är anställningsregister, detaljplanering av arbetsorder, stämplingsterminal, korrigera stämplingar, löneunderlag, scheman och löneartstabeller, m.fl. Lager I modulen Lager finns stöd för planering, styrning och uppföljning av ditt lager. Exempel på rutiner som hjälper dig att hålla ordning på lagret är artikelregistret, behovsplanerings rutiner, leveranstidskontroll, inventering, PIA/lager värdering samt spårbarhet. Här hanteras även kvalitetsfrågor och avvikelser. Redovisning En effektiv bokföring får du genom modulen Redovisning. Rutiner som kontoplan, projektredovisning, rapportgenerator för balans- och resultaträkning, momsrapporter, budgetrutiner, prognosrutiner etc. ger dig stödet du behöver. Lagerställehantering Detta tillägg ger stöd för att hantera olika lagerställen och verksamhetsenheter i samma system. Det innebär att man från en enhet kan kliva in i och arbeta och även administrera verksamheten på andra enheter i företaget. Produktkonfigurator Konfiguratorn ger systemstöd för att hantera och kombinera olika utföranden av produkter. Med utgångspunkt i ett grundutförande kan ni enligt uppsatta regler själva skapa färdiga varianter som ni sedan kalkylerar priser och skapar tillverkningsorder för. MONITOR Mobile MONITOR Mobile är en applikation för mobiltelefoner och pekplattor. Den hjälper er att på ett effektivt sätt få en överblick och ger er direkt åtkomst till information i MONITOR. MONITOR PDA MONITOR PDA är en handdatortillämpning som gör det möjligt att köra vissa MONITOR-rutiner från handdatorer med Windows Mobile. Webbshop Webbshopen effektiviserar er administration och gör det möjligt för ert företag att på ett enkelt sätt erbjuda kunder att registrera kundorder, se information om orderstatus och orderhistorik samt få tillgång till aktuell produktinformation.

6 funktioner kundcase rimaster MONITOR-till-MONITOR Förenklar er kommunikation MONITOR-till-MONITOR är ett stöd för att förenkla din kommunikation med kunder och leverantörer som också använder MONITOR. Då du t.ex. skickar/tar emot en order eller ordererkännande med e-post i MONITOR är en xml-fil bifogad som mottagaren kan använda för att göra registreringen i sitt MONITOR-system. Filen importeras till MONITOR med hjälp av dra-och-släpp med muspekaren direkt från e-postmeddelandet och in till MONITOR. Nöjda MONITORanvändare sedan 1998 Foto: Rimaster AB De kommunikationshändelser där du kan använda denna möjlighet är: Händelse (kunden) 1. Skicka inköpsorder 4. Registrera ordererkännande på inköpsorder 6. Registrera avisering på inköpsorder 8. Registrera leverantörsfaktura 9. Skicka reklamationsrapport 11. Skicka leveransplan Händelse (leverantören) 2. Registrera kundorder 3. Skicka ordererkännande 5. Skicka avisering 7. Skicka faktura 10. Registrera kundavvikelse 12. Registrera försäljningsprognos Dessutom finns funktioner för att underhålla grunddata genom att sända och ta emot artikelinformation, priser, ledtider, årsvolymer och leverantörens artikelnummer via e-post. En skillnad är att det då bifogas en txt-fil som hjälp för import. MONITOR Mobile Ditt säljstöd i fickan MONITOR Mobile är en applikation för mobiltelefoner och pekplattor. Den hjälper dig att på ett effektivt sätt få en överblick och ger dig direkt åtkomst till MONITOR. Applikationen gör att du på ett snabbt och enkelt sätt får information om kunder, offerter, order, artiklar samt att du kan se viktiga nyckeltal i MONITOR om ditt företag. Beslutsstöd som ger dig full kontroll För att du ska kunna fatta rätt beslut för företaget är det viktigt att du är välinformerad om den egna verksamheten. Som en hjälp på vägen kan du i funktionen Beslutsstöd se startsidan i MONITOR där du får en sammanfattning av de olika nyckeltalen i mätare och grafer. Med aktuell och korrekt information kan du sedan fatta rätt beslut. Funktionaliteten i MONITOR Mobile utvecklas och ut ökas hela tiden utifrån marknadens och våra kunders behov. Rimaster AB är en ledande leverantör av kablage, elskåp, elektronik och hytter för specialfordon samt industriella system. Rimaster har idag cirka 600 anställda som är verksamma i sju företag världen över. Företaget har växt mycket sedan 1998 och bl.a. nästan fördubblat antalet anställda. Tillsammans med affärssystemet MONITOR har Rimaster klarat av de utmaningar en sådan expansion medför. Vad har gjort att ni har varit MONITOR trogna under så lång tid? Vi har använt MONITOR sedan MONITOR stödjer vår verksamhet, våra användare är nöjda och användargränssnittet är bra, säger Tomas Stålnert, Vice President, Operations, på Rimaster. Sätter Monitor verkligen kunden i centrum som de påstår? Monitor ERP System AB är en leverantör som lyssnar på kunderna och ställer frågor om våra önskemål. En av de största fördelarna är att Monitor arbetar direkt med kunden utan mellanhänder. Det innebär god direkt kontakt och dialog. Monitors support funkar i de allra flesta fall bra, tycker Per Mårtensson, IT-chef på Rimaster. Monitor ERP System AB är en leverantör som lyssnar på kunderna och ställer frågor om våra önskemål Per Mårtensson IT-chef, Rimaster AB Har ni någon gång funderat på att byta affärssystem? För några år sedan, när vi växte funderade vi på saken, men tillsammans med Monitor utvecklade vi bra lösningar och vi kunde fortsätta använda MONITOR. Vi kan till och med få prata med deras programmerare om det uppstår något svårare problem. Vilka andra systemleverantörer har den servicen? menar Per. Hur har det fungerat med Monitors konsulter? Vi anlitar Monitors konsulter proaktivt för att bl.a. lära oss nyheter i systemet och effektivisera olika processer samt för specifika projekt och anpassningar. I det arbete som uppstår vid fusioner av företag har Monitors konsulter varit en stor tillgång. Anpassningar som behövs utförs av Monitors programmerare och det är en fördel eftersom de som programmerat anpassningen vet hur systemet fungerar. Vi behöver aldrig blanda in en tredje part om något ska anpassas i systemet, fortsätter Per. Hur mycket av MONITOR använder ni er av i er verksamhet? Företagen i Rimasterkoncernen använder all funktionalitet i MONITOR och ett av företagen använder dessutom Produktkonfiguratorn. Tilläggsfunktionen Agenten använder samtliga företag i koncernen. Den klarar vi oss inte utan, säger Per. Vi använder också funktionen MONITOR-till-MONITOR; dels internt mellan bolagen inom koncernen och dels mot externa leverantörer. Att använda MONITOR-till-MONITOR i koncernen sparar mycket tid för oss, avslutar Per.

7 Sverige Monitor ERP System AB Huvudkontor, Hudiksvall +46 (0) Borås +46 (0) Jönköping +46 (0) Finland Monitor ERP System Finland AB Jakobsberg +358 (0) Norge Meknett AS Oslo/Lillehammer +47 (0) Estland Pirx OÜ Tartu +372 (0) Litauen PBS UAB Vilnius +370 (0) Polen ZT Systems and Solutions Sp. z.o o. Wroclaw +48 (0) (0) Kina Shanghai +86 (0) Shenzhen Monitor South China (HK) Ltd +86 (0) Singapore Monitor ERP System Southeast Asia Pte Ltd