en tidning från göteborgs stad upphandlingsbolaget # Nya ramavtal för Banktjänster Lättare välja rätt med klädmässa Allt för idrott

Transkript

1 fördelen upphandlingsbolaget en tidning från göteborgs stad # Nya ramavtal för Banktjänster Lättare välja rätt med klädmässa Allt för idrott

2 nu rullar det på flera områden tiden går så fort. Helt plötsligt har träden tappat sina löv och hösten är obönhörligen här även om man måste medge att årets sommarsäsong har varit lång och god. När man tänker efter har det faktiskt hänt en hel del sedan sist... på upphandlingsbolaget har vi under året fokuserat på att utveckla organisationen för att bland annat åstadkomma ett ökat kundfokus. Detta berättade vi om i föregående nummer. För att få en personalstyrka som bemannar alla roller i den nya organisationen har vi anställt 17 nya medarbetare. I detta nummer kan du läsa om den nya avdelningen Specialist & Uppföljning och vilka uppgifter och utmaningar som ligger framför oss inom de områdena. Utveckling kan, vad jag vet, aldrig ske utan förändring. äntligen! nu börjar det rulla. Göteborg inträder nu i den skara av organisationer som infört fullskalig elektronisk handel. Allt från beställning till betalning av fakturor sker nu i ett och samma elektroniska system. Detta är en stor förbättrings- och effektiviseringsmöjlighet som kommer att ge bättre kvalitet och ökade uppföljningsmöjligheter, även om det för många innebär ett förändrat arbetssätt. I detta nummer berättar en av de första organisationerna där Beställning till Betalning har införts om hur det har gått. Övergången för stadens övriga förvaltningar kommer att ske successivt och vara klar till nästa sommar. oavsett organisation känns förändringar i arbetssättet ofta skrämmande i första början men utveckling kan, vad jag vet, aldrig ske utan förändring. Det är bara att våga hålla ut! INGER EK vd Upphandlingsbolaget inger.ek@uhb.goteborg.se fördelen Omslagsbild Adrian Korbuly på Lackarebäcksskolan får fint schvung på rockringen. foto svante örnberg Läs mer på sidan 4. Fördelen ges ut av Göteborgs Stad Upphandlingsbolaget AB Upphandlingsbolaget Besöksadress: Kungsgatan 19 Postadress: Box 1111, Göteborg Telefon: Ansvarig utgivare: Inger Ek inger.ek@uhb.goteborg.se Redaktör: Annelie Gärdmark annelie.gardmark@uhb.goteborg.se Vi gillar tips och synpunkter på tidningen. Hör gärna av dig till oss! Besök oss på webben 22 arkitektkonsulter för området skolor I Winst hittar du alla ramavtal i sin helhet, inklusive prislistor och annan viktig information. Vill du ha löpande information om nya avtal prenumerera på Upphandlingsbolagets nyhetsbrev. Mer info på uhb.goteborg.se/for_inkopare Produktion: Medialaget Väst AB Elanders CMYK svart transp bakgr.eps Tryck TMG Tabergs AB. Fördelen trycks på Svanenmärkt papper. inledningsvis Från och med 1 september finns nya ramavtal gällande Tekniska konsulttjänster Arkitekter, skolor. Avtalen har 22 olika leverantörer inom områdena Förstudie, System/Program och Projektering. Uppdragen omfattar konsultuppdrag som kan bestå av framtagning av underlag för förstudie och program vid ny- och ombyggnad, tekniska utredningar, projekteringsuppdrag för system- huvud- och bygghandlingar samt målningsbeskrivningar. För området Förstudie gäller rangordning. För System/Program gäller rangordning vid upphandling upp till kronor och därefter förnyad konkurrensutsättning. Vid projektering ska rangordning användas upp till beloppsgränsen kronor. Mer information finns i Winst. Med koll på däcken Nu finns nya ramavtal för för Däck, regummering och däckservice. Avtalen gäller personbilsdäck, lastbilsdäck samt bussdäck med tillhörande varor och tjänster. Avtalen gäller från 1 juni. Mer information finns i Winst. Elanders CMYK transp bakgr.eps Elanders CMYK svart vit bakgr.eps Elanders CMYK vit bakgr.eps Upphandlingsbolaget vann i högsta instans Högsta instans har nu gett Upphandlingsbolaget rätt gällande en uteslutning av leverantör på grund av allvarligt fel i yrkesutövningen. Dessutom har flera centrala frågor kring begreppet klargjorts. Kortare väntetid vid beställning av resa Upphandlingsbolaget har under en längre tid haft en process med överprövning gällande en anbudslämnare inom området Hantverkstjänster måleri som uteslutits ur en upphandling på grund av allvarligt fel i yrkesutövningen. Leverantören uteslöts från anbudsgivningen på grund av att företaget enligt Skatteverket under flera år fuskat med fakturor och därmed påförts skatter, arbetsgivaravgifter och skattetillägg på cirka 2,4 miljoner kronor. Upphandlingsbolaget gjorde då bedömningen att leverantören gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och därmed skulle uteslutas ur anbudsförfarandet. Anbudsgivaren ansökte om överprövning av Upphandlingsbolagets beslut, med argumentet att Skatteverkets beslut inte vunnit laga kraft, och beslutet kom senare att upphävas. frågan har sedan prövats i tre instanser och i september gav Högsta förvaltningsdomstolen Upphandlingsbolaget rätt och menade att de fullgjort sin bevisbörda. Några centrala frågor kring begreppet allvarligt fel i yrkesutövning har i och med den här domen klarlagts. En upphandlande myndighet kan som bevismaterial använda den information som finns tillgänglig vid tidpunkten för bedömningen. I Högsta förvaltningsdomstolens avvägning har särskilt betonats att upphandling är en del av myndighetens affärsmässiga verksamhet och därmed har ett intresse av att inte behöva sluta avtal med oseriösa aktörer. En leverantör för skötsel och arrangemang av växter AB Svensk Växtmiljö i Borås är ensam avtalspart inom avtalsområdet Växtarrangemang och skötselservice. Det går att byta växtleverantör utan att köpa nya växter och leverantören kan ta över både skötselservice och växtgaranti. Företaget är ensamt i branschen om att vara ISO certifierat (i Sverige). Miljöfordon är en självklarhet och allt avfall passerar Återbruket i Borås. Från att ha slängt tre containrar/månad är man nu nere i två per år. förvaltningar och bolag bokar sina affärsresor via ett team hos VIA Egencia, som är ensam avtalspart inom avtalsområdet Resebyråtjänster. Teamet har information om Göteborgs Stads resepolicy, leverantörsavtal med mera. Under sommaren har det varit ovanligt lång väntetid på telefon för den som ringt och velat boka en resa. VIA Egencia meddelar att de nu har genomfört förändringar i teamet för att korta väntetiden. inledningsvis Nya avtal från och med juni 2013 Avyttring av fordon, maskiner och lösöre Banktjänster Cyklar och cykelservice Daglig verksamhet för funktionshindrade Data LAR Data Programvara Data programvara IK Datautbildningar för vanliga användare Lärarledda utbildningar Däck, regummering och däckservice Fortbildning inom autismspektraområdet Fortbildning av förvärvade hjärnskador Idrott och gymnastik Klottersanering Konferensanläggningar Kopiatorer, köp Prenumerationsservice Tryckeritjänster Äldreboendeplatser i Göteborg Ny leverantör av äldreboende Göteborgs Stad har upphandlat ett antal äldreboenden som är komp lement till de som bedrivs i stadens egen regi. Avtalet, Särskilt boende för personer över 65 år, gäller från och med 1 januari 2013 och leverantörer är Atten do Care i Fiskebäck och S:t Jörgen, Bräcke Diakoni samt Stiftelsen Neubergska Ålderdomshemmet. Sedan 1 augusti har ännu en leverantör, Agaten Omsorg, tillkommit. Boendet ligger på Berzeli igatan och erbjuder 30 platser för demenssjuka samt nio platser för personer med särskilda behov. 2 3

3 nytt ramavtal Mot nya höjder. Lukas Winckler, Taysir Abu al chay, Albin Alami och Axel Rapphed på Lackarebäcksskolan kan konsten att klättra i rep. Allt för gymnastik och idrott Behöver ni köpa hopprep, fotbollar eller utrustning till en hel idrottsplats? Då är ramavtalen för idrotts- och gymnastikutrustning/material samt idrottsplatsutrustning rätt ställen för er. foto svante örnberg De två ramavtalsområdena började gälla den 1 juni och det finns tre leverantörer inom varje. Fotbollar är en mindre produkt i sammanhanget men här finns en intressant nyhet. Ett krav vid upphandlingen av idrottsoch gymnastikutrustning var att man ska kunna leverera rättvisemärkta fotbollar, säger upphandlingsledare Slavko Blazevic. Det innebär att fotbollarna uppfyller kriterierna för etisk handel. Fairtrade är en oberoende produktmärkning som skapar förutsättningar för odlare och anställda att förbättra sina arbets- och levnadsvillkor. Vid inköp av Fairtraide-märkta fotbollar finns bland annat garantier att de inte är tillverkade av barn och att de anställda får minst lagstadgad minimilön. Ramavtalens upphandlade sortiment Linnéa Setterberg tränar i en bana med olika redskap. består av basprodukter tummen upp och prislistor finns i Winst. Beställare som har behov utöver det som erbjuds bland basprodukterna har möjlighet att göra en beställning bland leverantörernas övriga produkter inom avtalsområdet till en avtalad rabatt. Även det övriga sortimentet ska beställas via formulär i Winst. för beställning som beräknas understiga kronor, exklusive moms, gäller dynamisk rangordning. Det innebär att beställning ska göras hos den leverantör som har den lägsta totalkostnaden för det aktuella köpet. Handlar det om beställning som överstiger kronor, exklusive moms, gäller förnyad konkurrensutsättning. Vid förnyad konkurrensutsättning ska samtliga leverantörer inbjudas på nytt för att lämna anbud. Den leverantör som bäst motsvarar behovet får leverera artiklarna. Det finns ett antal utvärderings kriterier som kan tillämpas i den förnyade konkurrensutsättningen (se faktaruta här intill). Här är leverantörerna: Idrotts och gymnastikutrustning/ mateiral: Rantzows Sport AB, Saxi Sports AB och Tress Sport & Lek AB. Idrottsplatsutrustning: Rantzows Sport AB, Saxi Sports AB och Trafik & Fritid Skandinavien AB. Beställarinstruktion finns i Winst. kenth lärk FAKTA Kriterier vid utvärdering Ett eller flera av dessa utvärderingskriterier kan tillämpas vid förnyad konkurrensutsättning: Estetiska, funktionella och tekniska egenskaper Kvalitet Leverans- och genomförandetid Miljöegenskaper Pris 4 5

4 nya ramavtal BANKTJÄNSTER TRYCKERITJÄNSTER Området får aldrig bli avtalslöst Under 2012 flödade 120 miljarder genom Göteborgs Stads konton. Löne utbetalningarna uppgår varje månad till omkring 700 miljoner kronor. Det här är ramavtalsområden där det aldrig får bli avtalslöst. Löner och försörjningsstöd måste betalas ut i tid, säger Marie Petersson, finanssekreterare på stadsledningskontoret. Från den första november råder nya ramavtal för banktjänster. Dessa är uppdelade på tre ramavtal, betalningsförmedling samt koncernkonto, löneförmedling och bidragsutbetalningar. Det första avtalsområdet, betalningsförmedling samt koncernkonto, omfattar samtliga förvaltningar, kommunala bolag och kommunalförbund som är sammankopplade i ett koncernkontosystem, vilket består av cirka 350 konton. På det viset kan ett tillfälligt underskott av likviditet på ett bankkonto balanseras upp av ett överskott på ett annat. Inom detta ramavtals område återfinns stadens samtliga betalningsflöden. Vid årets upphandling blev leverantören för ramavtalsområdet Nordea Bank AB, precis som fallet var vid den förra upphandlingen för fyra år sedan. när det gäller ramavtalsområdena löneförmedling samt bidragsutbetalningar blev den upphandlade leverantören Swedbank AB. Även det samma leverantör som Katarina Glimstedt, som är ansvarig för upphandlingen från stadsledningskontorets sida, betonar dock att samtliga banker gavs samma förutsättningar inför upphandlingen. Vi fick anbud från fyra banker Swedbank AB, Nordea Bank AB, SEB och Handelsbanken AB på området betalningsförmedling, vilket är ganska unikt. Jag vet att det runtom i landet ibland bara är en eller två banker som ger anbud, säger hon. Just för att banktjänster är ett så viktigt ramavtalsområde att stadens löner till exempel inte skulle betalas ut i tid är helt enkelt inte ett tänkbart scenario påbörjades upphandlingsförfarandet i väldigt god tid. Närmare bestämt för ett år sedan. Inför upphandlingen gjorde vi en avstämning av det nuvarande avtalet där vi bjöd in bankerna till samtal runt avtalets tjänster, säger Katarina Glimstedt. under upphandlingen fanns även en referensgrupp, med represen och Marie Petersson. Katarina Glimstedt tanter från Göteborgs Stads bolag och förvaltningar, som kom med input från sina områden. Vi på stadsledningskontoret använder ju själva inte alla tjänster ta kortinlösen som ett exempel som är vanligt för exempelvis Liseberg och Parkeringsbolaget. Det är ett stort område där vi kände att det var bra med information från personer i staden som använder just dessa tjänster, berättar Katarina Glimstedt. Både Katarina och Marie är väldigt nöjda med upphandlingen, och med det arbete Upphandlingsbolaget och framförallt upphandlingsledare Bjarne Johansson stått för. leonore nordin Det nya ramavtalet för tryckeritjänster gäller till och med den 30 september Så hittar du rätta trycket Foldrar, broschyrer, vykort, mappar, affischer och en rad andra produkter finns i ramavtalet som omfattar tryckeritjänster. De fem leverantörerna, utan inbördes rangordning, är Lenanders Grafiska AB, Sjuhäradsbygdens Tryckeri AB, Ale Tryckteam AB, Sandstens Grafiska AB och Elanders Sverige AB. Avtalsområdet Tryckeritjänster gäller från 1 oktober och innehåller en nyhet som man bör känna till. Det gäller de nya priserna på foldrar med standardutseende. Där har vi tagit fram några typfoldrar och om man vill ha just dessa produkter är det Lenanders man ska vända sig till, förklarar upphandlare Elisabeth Fröiseth. vid upphandlingen var det just Lenanders som lämnade det lägsta priset inom detta foldersegment. Det gäller alltså alla foldrar som överensstämmer med specifikationer i prisbilagan. För alla andra produkter behöver man göra en förnyad konkurrensutsättning, alltså vända sig till samtliga Upphandlare Elisabeth Fröiseth. leverantörer inom avtalsområdet. Man kan utan extra kostnad beställa en produkt med märkningen Printed paper eller Svanenmärkning. De filer som skickas till tryckerierna ska vara tryckklara. Det finns en beställarinstruktion som ligger i Winst. Dessutom ett formulär som kan användas vid den förnyade konkurrensutsättningen. Ramavtalen omfattar inte hantering och utskrifter av ritningar och kopiering. Då är det ramavtalet för Kopieringstjänster som gäller. kenth lärk 6 7

5 minimässa arbetskläder Bekvämt, färgglatt och funktionellt Ett 40-tal inköpare som arbetar inom omsorg, städ eller kök kom för att titta närmare på arbetskläder när Upphandlingsbolaget höll minimässa på Burgårdens konferenscentrum den 17 oktober. Det är roligt när det är mönstrat, som på de här förklädena, säger Susanne Magnevik, enhetschef mat och måltid i Örgryte-Härlanda. Upphandlingen av Arbetskläder för inre miljö delades upp i två delar, den ena delen berör omsorg, den andra kök och städ. Det handlar helt enkelt om arbetskläder för inomhusbruk för dem som jobbar i Göteborgs stad. Från och med nästa år kan även hemtjänsten beställa på avtalet, då det har äskats pengar för detta ur stadens budget. Anna Övergaard, upphandlingsledare för arbetskläderna. Det ställs olika krav på kläderna beroende på var de ska användas. Inom kök till exempel ska det gärna vara lite kraftigare material som samtidigt är svala och hygieniska, säger Anna Övergaard, upphandlingsledare. När det gäller omsorgen har vi velat ha med mycket färg och mönster. Det ska kännas hemmalikt. Städpersonalen å sin sida vill ofta ha många fickor och hällor eftersom de har med sig städmaterial, nycklar och annat, fortsätter hon. Sedan förra gången har ramavtalet utvidgats och innehåller nu fler plagg än tidigare. En annan nyhet är att det även finns ett ekologiskt utbud. I linje med det politiska beslutet har vi nu med två alternativ på arbetskläder i ekologisk bomull, en t-shirt och en pikétröja. Det kommer även att tillkomma ett par arbetsbyxor i ekobomull, berättar Anna Övergaard. Besökarna vimlade runt och tog chansen att kolla ordentligt på kläderna. Bra städkläder? De ska vara lätta och bekväma, inget som stramar. När man jobbar ska det bara flyta på. Det ska inte sitta åt, man måste kunna röra sig, säger Elisabeth Johansson, städkonsulent från Angered. leonore nordin Fakta: Arbetskläder för inre miljö Sedan 1 april 2013 gäller ett nytt ramavtal för ramavtalsområdet Arbetskläder för inre miljö. De som arbetar inom omsorg, kök eller med städ berörs av avtalet. Leverantör är Grolls AB, som numera äger varumärket Nytello AB, som var den förra leverantören inom ramavtalsområdet. Hemtjänsten är nu också med och kan beställa på avtalet, från och med nästa år finns medel avsatt till arbetskläder för dem. Avtalet löper i två år med möjlighet till maximalt två års förlängning. Elisabeth Johansson visade upp sina skor, som hon tycker är riktigt bra att jobba i, säljaren Stefan Olsson ger goda råd. foto anders västlund Britt-Marie Ekblad, Mariann Edberg och Susanne Magnevik från kostenheten i Örgryte-Härlanda tittade närmare på kläderna. Undersköterskan Meliha Lagumdzija provar ett förkläde. 8 9

6 specialist & uppföljning Med koll på att avtalen funkar Att få till bra ramavtal är en viktig del av Upphandlingsbolagets arbete, och minst lika viktigt är att leverantörerna faktiskt sköter sig och följer avtalen. Kontrollen av detta sköts av den nya avdelningen Specialist & Uppföljning. I senaste ägardirektivet fick Upphandlingsbolaget ett större ansvar vad gäller uppföljning av hur avtalen fungerar mellan upphandlingarna och om de följs. Det är en av anledningarna till att den nya avdelningen Specialist & Uppföljning har tillkommit. Tanken är att vi ska kontrollera att vi får vad vi avtalat, till det avtalade priset, samt att våra leverantörer är hela och rena och uppfyller stadens krav. Det här är jätteviktigt för en så stor stad som Göteborg, säger Carin Bergdahl som är chef för den nya avdelningen. avdelningen driver och utvecklar också e-tjänster, som Winst, och bistår med sina expertkunskaper i avtalsprocessen. Upphandlingarna har blivit mer komplexa med tiden, vilket innebär ett allt större behov av expertkunskap i till exempel socialt ansvar, juridik och miljö. Därför har vi renodlat och förstärkt vår expertkompetens genom att samla den på en och samma avdelning. Om uppföljningsarbetet ska fungera krävs bra kunskap om hur behoven av uppföljning ser ut på olika avtalsområden. Komplexa eller strategiskt viktiga områden kan exempelvis behöva tätare uppföljning, och aspekter av avtalen kanske behöver kontrolleras noggrannare än andra. Därför ägnar avdelningen Specialist & Uppföljning tillsammans med bolagets övriga avdelningar just nu mycket energi åt ett omfattande kategoriseringsarbete av stadens avtal. Vi har runt avtal i 220 kategorier. För att veta hur vi ska organisera vår uppföljning måste vi kartlägga och kategorisera VD PROCESSLEDNING Traditionellt i upphandlingssverige har det ofta brustit vad gäller uppföljningen. Vi ska bland annat utveckla våra metoder för uppföljning av ramavtalen, säger Carin Bergdahl, chef för avdelningen Specialist & Uppföljning. Här tillsammans med Anette Andersson och Pernilla Johansson. Upphandlingsbolagets nya organisationsstruktur. Avdelningen Specialist och Uppföljning har en viktig roll i att följa upp hur avtalen fungerar och efterlevs. EKONOMI & ADMINISTRATION foto maria lagergréen Ekonomi Administration HR SPECIALIST & UPPFÖLJNING Analys & uppföljningsstöd E-tjänst Expertstöd UPPHANDLING Bygg & fastighet Kontor, IT & tele Vård, omsorg & personal Livsmedel, transport & energi KOMMUNIKATION & KUND Kommunikation Kundservice Avtal Avtal Avtal 10 11

7 specialist & uppföljning dem utifrån ett antal parametrar. Det arbetet är i full gång nu i höst, säger Carin Bergdahl. användarnas synpunkter är ett annat ovärderligt redskap för avdelningen Specialist & Uppföljning. De är till exempel beroende av att få in den information de efterfrågar vid sina kontroller. Men spontana synpunkter är också värdefulla, säger Carin Bergdahl. Vi behöver användarnas egen input det är jättebra om de ger ris och ros till leverantörer och avtalsområden. Enklast är att använda kommentarsfältet som finns i Winst, men det går också bra att ringa till vår kundtjänst. kalle lekholm FUNKTIONER PÅ SPECIALIST & UPPFÖLJNING: Expertstöd På den nya avdelningen har Upphandlingsbolagets alla experter samlats. Här finns exempelvis bolags- och upphandlingsjurister, miljösamordnare, CSR-samordnare och en måltidscontroller. Dessa specialister bidrar bland annat med expertkunskap inom sitt kompetensområde till avtalsprocessen, och spelar också en viktig roll i uppföljningsarbetet. Analys och uppföljningsstöd Följer upp vad som händer med avtalen under avtalsperioden. Här arbetar Leverantörs- och avtalskoordinatorer med att bland annat ta fram statistik och analysunderlag inför upphandling och uppföljning. De hanterar också avtal och leverantörskontakter under avtalstiden. En annan del i arbetet är att undersöka vad som faktiskt köps in i staden för att kunna anpassa framtida ramavtal efter detta. I mitten av december förstärks bolaget med en analytiker. foto istockphoto E-tjänst Arbetar med drift och utveckling av stadens beställningssystem, Winst. Just nu är arbetet med projektet Beställning till Betalning (BTB) i full gång. Under hösten och våren kommer det nya systemet att införas i alla stadens förvaltningar. Detta innebär att inte bara beställningar utan också fakturor kommer att hanteras i Winst, och medför bland annat att Upphandlingsbolaget lättare kan göra sig en bild av hur inköpen ser ut i staden. Mer om BTB kan du läsa på sid 14. Transport och fordon är viktiga miljöfrågor där vi samarbetar med trafikkontoret för att stärka kompetensen, berättar Maria Berglund. foto: anders västlund Miljön vinnare med samlad kompetens Miljöaspekter på inköp och upphandling är ett av den nya avdelningens specialistområden. Miljösamordnare Maria Berglund tror att den nya organisationen kommer innebära ett effektivare och mer kvalitetssäkert arbete. Vi specialister har nu en tydligare och mer formaliserad funktion i upphandlingsprocessen. På miljöområdet säkerställer det att miljöaspekterna alltid kommer med, säger hon. Den nya organisationen innebär att alla Upphandlingsbolagets specialister sitter samlade på samma avdelning. Maria Berglund säger att det ännu är för tidigt att utvärdera hur omorganisationen påverkat hennes arbete, men tror att det på sikt kommer leda till högre effektivitet och också ett mer kvalitetssäkert arbete. Hon och miljösamordnarkollegan Frida Torbäck är inblandade i alla delar av avtalsprocessen, med allt från att formulera miljökrav för varor och tjänster till att följa upp så att leverantörerna följer ramavtalen då de tecknats. det hinner hända väldigt mycket under en avtalsperiod, så inför varje avtal börjar vi alltid från grunden. Generellt tycker jag våra leverantörer är väldigt lyhörda på miljöområdet, det är faktiskt snarare på beställarsidan som jag tycker att det kan släpa efter. Det finns en mycket större potential till miljöanpassning i våra ramavtal än vad som faktiskt används. Hon framhåller att ökad miljöanpassning inte nödvändigtvis behöver innebära ökade kostnader, och tror att det på många områden snarare handlar om att beställarna snarare behöver tänka om och prova nytt. På vissa ämnesområden behöver Maria Berglund och hennes kolleger få in special kompetens utifrån. Till exempel har Upp handlingsbolaget ett samarbete med trafik kontoret kring de avtalsområden som gäller transport och fordon. En av de största frågorna för framtiden är klimatet. Vårt samarbete med trafikkontoret stärker vår kompetens på kravställning och uppföljning på de områdena. Vi kan inte kunna allt, och när det behövs har vi ett stort nätverk av experter utanför bolaget att ta hjälp av, säger Maria Berglund. kalle lekholm Miljösamordnare Maria Berglund 12 13

8 Beställning till betalning winst Införandet av det nya systemet för beställning och fakturahantering, Bes täl lning till Betalning (BTB), är i full gång. Övergången påverkar runt användare i staden och innebär stora möjligheter att spara pengar men också förändrade arbetssätt. På dessa sidor hittar du information om hur det fungerar! Fakturorna rullar in i Winst Flera nyheter för beställarna Numera sker både beställning och betalning i Winst. Detta innebär en hel del nyheter för stadens beställare. Systembytet innebär att fakturahanteringsprogrammet Gasell försvinner och ersätts av Winst vid hantering av leverantörsfakturor. Nu är det alltså ett och samma system som gäller för hela kedjan från beställning till betalning. Det nya systemet innebär en del förändringar i arbetssättet vid beställning av varor och tjänster. En av nyheterna är att varje order nu attesteras och konteras redan innan beställningen går iväg till leverantören. Attesteringen görs av den ansvariga chefen, men om han eller hon missar att attestera går beställningen automatiskt vidare till chefens överordnade. På så sätt minimeras risken för förseningar. En annan nyhet är att det nu går att attestera beställningar och leverantörsfakturor via telefonen. Det är också viktigt att göra en leveranskvittering när varorna kommit fram, eftersom fakturan annars inte går iväg för betalning. En praktisk förändring, som underlättar för användarna, är att det numera räcker att logga in på sin arbetsstation för att komma in i Winst. kalle lekholm foto istockphoto Winst en kassako? Det nya systemet innebär en rad fördelar både vad gäller ekonomi och arbetsflöde. Den kanske största är systemet för ordermatchning, som innebär att Winst nu automatiskt jämför order och faktura och rapporterar alla avvikelser. Detta gjordes tidigare manuellt, vilket innebar risk för misstag och dessutom var tidsödande. Det händer att fakturan avviker från ordern, och det kan vara lätt att missa om man kontrollerar manuellt. Även om det ofta rör sig om små avvikelser så kan det nya systemet ändå leda till stora besparingar, med tanke på hur många fakturor som hanteras inom Göteborgs Stad. Många bäckar små, säger Charlotta Martinsson, kund ansvarig och utbildningskoordinator på Upphandlingsbolaget. Detta innebär dessutom att den tid som personalen tidigare har lagt ner på att granska fakturor nu kan omfördelas till roligare och, inte minst, värdeskapande aktiviteter. E-faktura Skannad faktura Skissen visar fakturans väg i Winst efter systembytet. Några nyheter är att systemet automatiskt kommer att matcha fakturorna mot beställning/order och abonnemang. Matchning mot beställning/order/ leveranskvittens Matchning mot abonnemang Granskning och kontering Attest Klarmarkerad faktura Slutbokning Ankomsthantering Konteringskontroll Ankomstregistrering Abonnemang Många fakturor kan hanteras som abonnemang. Det gäller fakturor som återkommer regelbundet och där beloppet inte varierar så mycket. Man kan då i förväg sätta upp regler för abonnemanget såsom max- och minimumkostnad, hur ofta en faktura får inkomma, om det ska vara automatisk granskning och attest eller inte samt kontering. Om fakturan innehåller alla uppgifter som behövs och följer uppsatta regler matchas fakturan mot abonnemanget och konteras/fördelas. Om man har valt automatisk granskning och attest blir då fakturan klarmarkerad. Hit vänder du dig Innan varje förvaltning går över till det nya systemet kommer de lokala systemadministratörerna att utbildas, för att därefter i sin tur lära upp slutanvändarna. Användarna ska alltså primärt vända sig till sina lokala systemadministratörer när de har frågor eller behöver hjälp. Frågor som rör själva ramavtalen och deras innehåll kan som vanligt ställas till Upphandlingsbolagets kundservice. Har du frågor om projektet Beställning till Betalning? skicka dem till: nekk@stadshuset.goteborg.se 14 15

9 beställning till betalning konferensanläggningar winst Behoven styr beställningen Tidplan för övergången Övergången till Winst 2.0 sker i etapper. I september gick tre pilotförvaltningar över till det nya systemet: SDF Angered, Intraservice och Fastighetskontoret. Vilka tider som gäller för stadens övriga förvaltningar ser du här nedan. Grupp 1 13 november Arkivnämnden, Färdtjänsten, Konsument och medborgarservice, Miljöförvaltningen, Stadsrevisionen, Valnämnden och Överförmyndarförvaltningen. Grupp 2 19 februari SDF Askim-Frölunda-Högsbo, SDF Norra Hisingen, SDF Västra Göteborg, SDF Örgryte-Härlanda och Social resurs förvaltning. Grupp februari SDF Centrum, SDF Lundby, SDF Majorna-Linné, SDF Västra Hisingen och SDF Östra Göteborg. Grupp 4 9 april Kulturförvaltningen, Park- och Naturförvaltningen, Stadsbyggnadskontoret och Utbildningsförvaltningen. Grupp 5 14 maj Fastighetskontoret (resten av förvaltningen), Finansförvaltningen, Idrotts- och Föreningsförvaltningen, Lokalförvaltningen, Stadsledningskontoret, Trafikkontoret och Vuxenutbildningsförvaltningen. Nöjda piloter Hallå där, Anne-Marie Eriksson! Du är lokal projektledare hos SDF Angered, som är en av pilotförvaltningarna i projektet i Beställning till Betalning. Ni gick över till det nya systemet den 18 september hur har det gått? Väldigt bra. Eftersom vi är piloter har vi haft en del barnsjukdomar och håller fortfarande på och finlirar med en del saker. Men överlag har det gått bra. Varför, tror du? I vår stadsdel har vi sedan tidigare en väl fungerande in köpsorganisation, och en förvaltningsledning som aktivt varit med i införandet av den nya inköpsorganisationen. Det är mycket lättare om cheferna är med på banan. Vad har övergången inneburit för förändringar? Vi har koncentrerat vår inköpskompetens på färre personer. Innan övergången hade Angered 287 inköpare nu har vi bara 175. Det nya systemet ställer högre kompetenskrav på inköparna, de måste till exempel veta hur kontering går till och förstå Lagen om offentlig upphandling. Dessutom är organisationen mer effektiv nu. Vad ser du för fördelar med det nya systemet? I och med att konteringen sker i förväg och måste godkännas av den ansvariga chefen innan ordern går iväg får våra chefer bättre koll på sina kostnader. Vad har du för råd till de förvaltningar som ännu inte gjort systembytet? Förankra informationen i organisationen hos ledningen, ekonomerna och ute i verksamheterna. Och informera tidigt. Se över rollerna i den nya organisationen vilka ska vara beställare och attestanter och utbilda dem ordentligt. En annan viktig sak är att det i Winst krävs att man leveranskvitterar när varorna kommit. Gör man inte det går nämligen inte fakturan till betalning. kalle lekholm Ökat miljötänk, bättre sökmöjligheter och fler leverantörer i centrala Göteborg. Vid beställning av konferensanläggningar är det beställarnas behov som styr. fakta Avtalsområden konferensanläggningar Dagkonferens Inom området finns det 80 leverantörer Konferens med övernattning Inom området finns det 88 leverantörer Eftersom våra beställare har så olika behov kändes det naturligt att tillämpa dynamisk rangordning i upphandlingen, berättar Tina Jönfeldt, upphandlingsledare. Dynamisk rangordning innebär att du först ska se till vilket behov du har. Du väljer sedan den leverantör som kan tillgodose behovet till den lägsta totalkostnaden för aktuellt köp. I praktiken innebär detta att du först väljer om det är en dagkonferens eller en konferens med övernattning du vill ha. Därefter väljer du önskat avstånd från Göteborgs Centralstation*. Utifrån detta bestämmer du vilken kapacitet ni behöver. Säg att beställaren behöver en konferensanläggning med enkelrum för 100 personer, och ett visst antal grupprum. Redan där faller en hel del anläggningar bort. Därefter kan du ange att det ska finnas utrustning för videokonferens, att anläggningen ska vara rökfri och anpassad för rörelsehindrade. Låt behoven styra er kreativa konferens. av de leverantörer som uppfyller dina krav ska du välja den leverantör som har lägst totalkostnad vid det aktuella köpet. Om de inte kan ta emot er just då, kontaktas nästa leverantör med lägst totalkostnad, och så vidare, förklarar Tina Jönfeldt. För att underlätta för beställaren att göra sin sortering i Winst har Upphandlingsbolaget satsat på att lägga in lämpliga sökord på respektive konferensanläggning. Sökord som ekologiskt kött, etiskt märkt kaffe och grönlistad fisk ger möjligt till en mer anpassad beställning. Vi har lagt en stor vikt vid miljötänket vid den här upphandlingen, vilket märks genom att man kan göra sådana val, säger Tina Jönfeldt. * Upphandlingen gäller även kranskommuner till Göteborg. Dessa räknar då med det geografiska avståndet från sin egen kommun och konferensanläggningen. leonore nordin FAKTA Sökord i Winst Konferensanläggningen Allergianpassad Hörselskadad Rökfritt Rörelsehindrad Synskadad Teknik/Utrustning konferenslokal Videokonferens Miljö Miljödiplomering Miljömärkning Tredjepartscertifiering Måltider Ekologiska råvaror Ekologiskt kött Etiskt märkta bananer Etiskt märkt kaffe Etiskt märkt socker Etiskt märkt te Grönlistad fisk Säsongsanpassade råvaror illustration: leonore nordin 16 17

10 social hänsyn Att ta social hänsyn snart en självklarhet? Att ta social hänsyn i upphandlingar kan innebära en ny chans i livet för de som är berörda. Lösningen är att ställa krav och därigenom underlätta för göteborgare som står långt ifrån arbetsmarknaden att få ett jobb. Namn: Maja Ohlsson Bakgrund: Kommer närmast från en tjänst som utvecklingsledare i Angered. Har arbetat inom Göteborgs Stad sedan Namn: JöRgen Larzon Bakgrund: Kommer närmast från en tjänst som områdeschef för individ- och familjeomsorgen i Centrum. Har arbetat inom Göteborgs Stad sedan Verksam inom kommunal socialtjänst sedan Under åren arbetade Maja och Jörgen tillsammans med metodutveckling inom socialtjänsten i Lärjedalen. Lapparna på väggen är en hjälp i arbetet för Maja Ohlsson och Jörgen Larzon. De befinner sig i projektets mobiliseringsfas som bland annat omfattar analyser, kunskaps- och erfarenhetsinhämtning, kontakter, workshop, projektplan och kommunikationsplan. För några år sedan var det inte självklart att ta miljöhänsyn vid upphandlingar. Men tiderna förändras. Vi hoppas att det snart ska bli lika naturligt att ta social hänsyn, konstaterar Maja Ohlsson och Jörgen Larzon. De utgör tillsammans den stödfunktion som etablerats för arbetet med social hänsyn i offentlig upphandling. Bakgrunden är att Upphandlingsbolaget fick processägaransvaret när Göteborgs Stad valde att göra social hänsyn till ett prioriterat mål. Målet säger i klartext att under 2014 ska minst 50 procent av stadens tjänsteupphandlingar göras med social hänsyn. Det gäller inte bara Upphandlingsbolaget utan alla tjänsteupphandlingar inom Göteborgs Stad. Syftet med vårt arbete är att att ta fram en modell för hur staden kan arbeta med social hänsyn i upphandlingar, säger Jörgen Larzon. Det sker i bred samverkan med stadens organisationer, marknaden, branscher och samverkansparter. navet i arbetet är de så kallade samordningsförbunden med Försäkringskassan, Arbetsförmedlingen, Västra Götalandsregionen och de tio stadsdelsförvaltningarna. Upphandlingsbolaget har tidigare deltagit i projektet The Bridge där man tittat på hur det arbetas med social hänsyn i London. Dessa erfarenheter ligger till grund för det nu tvååriga pilotprojektet i Göteborg där två förvaltningar och tre bolag ingår: trafikkontoret, park- och naturförvaltningen, Higab, Älvstranden Utveckling AB samt Upphandlingsbolaget. Målet säger i klartext att under 2014 ska minst 50 procent av stadens tjänsteupphandlingar göras med social hänsyn. Projektets viktigaste syfte är att skapa arbete och sysselsättning, förklarar Maja Ohlsson. Upphandling med social hänsyn är verktyget och de prioriterade målgrupperna är: ungdomar, personer med funktionsnedsättning, utrikes födda. Det är inte kristallklart vilka möjligheter lagen ger att ställa krav på social hänsyn i offentliga upphandlingar. I Lagen om offentlig upphandling, LOU, finns en paragraf om att upphandlande myndighet bör ta social hänsyn i upphandlingar. EG-direktiv och EG:s rättsliga principer ger också viss möjlighet till tolkningar som underlättar att ta social hänsyn. arbetet i pilotprojektet befinner sig i en mobiliseringsfas med bland annat en rad olika kontakter. Vi har rört oss i staden och pratat med nästan alla intressenter, berättar Maja och Jörgen som nyligen presenterade ett utkast till projektplan. När modellen är klar att tillämpas kommer de att ge stöd i upphandlingar till förvaltningar och bolag och övriga intressenter. Det gäller stöd inför upphandling, under anbudstiden, i samband med kontraktskrivning och under kontraktstiden. Projektet har en hemsida där det finns mer information. Du hittar den under text och bild: kenth lärk 18 19

11 returadress Göteborgs Stads Upphandlings AB Box Göteborg Sverige Porto Betalt Port Payé Hej! Upphandlingsbolaget presenterar nya medarbetare Upphandling 1. Anna Mann, upphandlare (Kontor, IT & Tele) 2. Anna Övergaard, upphandlingsledare (Livsmedel, Transport & Energi) 3. Camilla Andersson Slavotic, upphandlare (Bygg & Fastighet) 4. Linda Thilander, upphandlingsledare (Kontor, IT & Tele) 5. Louise Isebäck, upphandlare (Vård, Omsorg & Personal) 6. Rickard Jakobsson, upphandlare (Bygg & Fastighet) Specialist & Uppföljning 7. Anette Andersson, leverantörs- och avtalskoordinator 8. Carin Bergdahl, chef Specialist & Uppföljning 9. Frida Torbäck, miljösamordnare 10. Maja Ohlsson, projektledare/utvecklingsledare stödorganisation social hänsyn Processledning 12. Carl Ohlsson, processcontroller Kommunikation & Kund 11. ilona Wittenstam, kundrådgivare Ekonomi & administration 13. Anna Halvarsson Hakeröd, HR-specialist 14. Ulrika Levan, redovisningsekonom Ej närvarande på bilden: Hanna Lindqvist, vik. e-tjänstkoordinator (Specialist & Uppföljning) Jörgen Larzon, projektledare stödorganisation social hänsyn (Specialist & Uppföljning) Matilda Olenmark, upphandlare (Livsmedel, Transport & Energi)