Krishanteringsplan i händelse av olycka eller katastrof. Akademin för bibliotek, information, pedagogik och IT

Transkript

1 Krishanteringsplan i händelse av olycka eller katastrof Akademin för bibliotek, information, pedagogik och IT Denna plan är upprättad av HR och fastställd av akademichef att gälla fr. o m den 1 juli Dnr: Senast reviderad: med ny kontaktlista

2 Innehåll Definition... 3 Telefonnummer... 4 Arbetsordning för Verksamhetsstödets krishanteringsgrupp... 6 Mottagande och reaktioner... 8 Praktisk hjälp... 9 Efterinsats (Debriefing/handledning) Åtgärdslistor vid olyckor Åtgärdslista 1: Psykosocial hjälp vid en arbetskamrats/students död Åtgärdslista 2: Meddela dödsfall till anhöriga Åtgärdslista 3: Psykosocial första hjälp vid arbetsplatsolycka, färdolycka eller annan olycka Åtgärdslista 4: Psykosocial första hjälp vid olyckor utomlands Bilagor Krislåda Dödsannons Krisledningsgruppen Krisledningsgruppens reserver (17)

3 Definition En kris definieras oftast som en händelse där ens tidigare erfarenheter och inlärda reaktionssätt inte är tillräckliga för att man ska förstå och psykiskt hantera den aktuella situationen. Med Krisstöd avses det psykiska och sociala omhändertagande som behöver vidtas i samband med olyckor, akuta krissituationer och liknande allvarliga händelser som kan utlösa krisreaktioner. Exempel på krissituationer kan vara; akut sjukdom, dödsfall, arbetsplatsolyckor eller olyckor vid tjänsteresor och semester. 3(17)

4 Telefonnummer Högskolans växel: Högskolans krisnummer: Telefonister/receptionister Arbete Bostad Mobil Lena Borén-Persson Therese Widar Högskolans krisnummer Krisledningsgruppen Akademichef Ann-Sofie Axelsson Akademicontroller Thomas Johansson Kommunikatör Rebecca Lindholm Reserver till krisledningsgruppen Stf akademichef Claes Lennartsson Kommunikatör Johanna Avadahl Sektionschefer Lill Langelotz Claes Lennartsson Margareta Ljungqvist Håkan Sundell Lena Tyrén Då sektionschef ej är anträffbar Marianne Strömberg (ersätter Lill) Åsa Söderlind (ersätter Claes) Lars-Gunnar Forslund (ersätter Margareta) Anna Palmquist (ersätter Håkan) Lena Lyckeståhl (ersätter Lena) Skyddsombud Saknas, se huvudskyddsombud Huvudskyddsombud Carina Theen Samordnare för hållbar utveckling Anne-Sofie Mårtensson Övriga viktiga telefonnummer Arbetsmiljöverket (jour efter kontorstid) SOS 112 Falck TravelCare Polisen i Borås Polis dygnet runt Södra Älvsborgs Räddningstjänstförbund Jourhavande brandmästare (stabchef) Borås Stad (kontorstid) SÄS Borås (växel) Vuxenpsykiatrin akutmottagning Vuxenpsykiatrin rådgivning Alingsås lasarett SÄS Skene Giftinformation (dagtid) ej dagtid: Svenska kyrkan jourhavande präst 112 Larmcentral (dit alla våra larm går) (17)

5 Securitas VIA Egencia (resebyrå) (17)

6 Arbetsordning för Verksamhetsstödets krishanteringsgrupp Akademins krishanteringsgrupp ska sammankallas då ärende överlämnas från Högskolans övergripande krisledningsgrupp alternativt då en avgränsad akademi- krishändelse uppstår. Sammankallande Den i krisledningsgruppen som först nås av larmet blir sammankallande och kallar samman övriga medlemmar i krisledningsgruppen. Den personen måste också försäkra sig om att räddningsverksamhet pågår. Krishanteringsgruppen kompletteras med berörd studierektor. Telefonist informeras om det inträffade. Sammankallande informerar också skyddsombud om det inträffade. Sammankallande säkerställer också om händelsen har någon direktpåverkan på miljön och i så fall även kallar enhetens miljöombud. Samling Krisledningsgruppen samlas i akademichefens tjänsterum (C 411). Kan inte denna lokal användas samlas gruppen i akademicontrollerns tjänsterum C 409. Bedömning Ring polisen för att få uppgifterna kring olyckshändelsen verifierade. Gör en bedömning av läget. Vilka är drabbade? Klarar vi oss själva? Behöver vi hjälp utifrån? Ansvarig: Akademicontroller Stödpersoner och telefonist Ring in stödpersoner vid behov. Ansvarig: Akademicontroller Information Det är viktigt att alla omgående känner till vilken information som kan lämnas vidare. Tänk på sekretessregler! Centrala krisledningsgruppen ska kontinuerligt hållas underrättad. Ansvarig: Kommunikatör Tillbudsrapportering Om olycksfall eller annan skadlig inverkan i arbetet har lett till svårare personskada eller dödsfall, eller om flera arbetstagare drabbats samtidig, ska arbetsgivaren underrätta Arbetsmiljöverket skyndsamt. Det kan ibland även vara aktuellt med polisanmälan. Ansvarig: Akademicontroller med stöd av HR Fördelning av uppgifter 1. Akademichef är ledare och akademicontroller är samordnare. Skriv minnesanteckningar, anteckna alla beslut, åtgärder m.m. 6(17)

7 2. Akademicontroller/studierektor ansvarar för att kontinuerlig telefonkontakt sker med anhöriga/övriga nära berörda. Vid behov ta hjälp av stödpersonerna kopplade till centrala krisledningsgruppen. 3. Akademichef ansvarar för eventuell telefonkontakt med Räddningstjänstens ledningscentral, sjukhus och polis och för kontinuerligt informationen vidare till gruppen, kommunikationsansvarig och övriga som behöver den omgående. Skriv omgående ner all ny information. 4. Kommunikatör ansvarar för pressrelease i de fall då krisgruppen anser att information måste spridas i större utsträckning internt och externt. Om hela akademins personal måste samlas till informationsmöte hålls mötet i M 204. För anteckningar Varje åtgärd i gruppen ska dokumenteras. Se till att dokumentera vilka personer som deltar i krisgruppsarbetet. Vila och raster Alla behöver få möjlighet till enskild rast och vila. Personerna i krishanteringsgruppen och stödgruppen måste tänka på att ta regelbundna pauser. Nya personer kan behöva kallas in. Ansvarig: Akademicontroller Samtal inför hemresan Inför hemresan bör stödpersonerna i samråd med krishanteringsgruppen avgöra om den berörda personen klarar att åka hem. Före hemresan bör man gå igenom det som har hänt och informera om möjligheter att kontakta anvisad stödperson. Ansvarig: Akademichef 7(17)

8 Mottagande och reaktioner Anhöriga och andra berörda Se till att närstående till den drabbade personen, om de har behov, får möjlighet till stöd. Samtala i smågrupper om vad som hänt. Låt alla berätta om sina upplevelser. Lyssna utan att korrigera eller förklara. Ta upp samtalstrådar i syfte att hjälpa den drabbade att uttrycka sina känslor. Trösta och lugna. Reaktioner Reaktioner efter en dramatisk upplevelse kan variera från apatisk inbundenhet till gråt eller intensivt pratande. Tänk på: att ge varsam kroppskontakt att vara aktivt närvarande att lyssna 8(17)

9 Praktisk hjälp Mat och dryck Servera mat och dryck vid behov. Att få något att äta eller dricka kan verka lugnande. Hjälp att ringa Hjälp de personer som har behov av att ringa. Sitt vid behov tillsammans med den som ringer. Ditt stöd behövs och uppgifter kan behöva korrigeras. Ny information För att undvika ryktesspridning ska relevant information föras vidare från krishanteringsgruppen till berörda. Samtal inför hemresan Inför en hemresa bör krishanteringsgruppen avgöra om den berörda personen klarar av att åka hem. Personer från samma ort bör om möjligt resa hem tillsammans. Före hemresan ska krishanteringsgruppen försäkra sig om att vederbörande blir mottagen hemma. Normalt bör en stödperson följa med vid hemresan. 9(17)

10 Efterinsats (Debriefing/handledning) Bearbetning Krishanteringsgruppen avgör när insatsen ska avslutas. Efter avslutad insats återstår ett antal uppgifter. Alla inblandade behöver bearbeta sina upplevelser. Ofta blir arbetet mycket krävande och ger många tankar som behöver bearbetas. Egen personal Krishanteringsgruppens samordnare, akademicontrollern, ansvarar för att berörda personer samlas för samtal före hemgång. Krishanteringsgruppen bedömer om det finns behov av debriefing och tillkallar i så fall en kompetent debriefingledare genom företagshälsovården. Även krishanteringsgruppen bör ha en genomgång av upplevelserna. Krishanteringsgruppen bör vara medveten om att svåra reaktioner kan komma från inblandad personal. Det är viktigt att det finns en beredskap för att ta hand om personal som behöver stöd. Berörda Fortsatta kontakter kan behövas lång tid efter insatsen. Krishanteringsgruppen måste försäkra sig om att berörda får den vård som företagshälsovården, sjukvård, kyrka med flera kan ge. Det är även viktigt att hålla kontakten med anhöriga. Ansvarig: Akademicontroller med stöd av HR. 10(17)

11 Åtgärdslistor vid olyckor Åtgärdslista 1: Psykosocial hjälp vid en arbetskamrats/students död Akademichef ansvarar för att åtgärdslistan följs. Praktiskt stöd Akademichef ska omgående underrätta HR-chef och kurator (om student är inblandad). HRchefen informerar alltid vidare per mejl till övriga i centrala krisledningsgruppen. Akademichef sammankallar omgående en grupp som tillsammans fattar beslut om hur information om det inträffade ska spridas till medarbetare och studenter, vilka ritualhandlingar som ska äga rum och hur eventuella frågor från massmedia ska hanteras. (Frågor från massmedia kan förväntas om högskolan på något sätt har juridiskt eller moraliskt ansvar för det inträffade). Gruppen bör förslagsvis bestå akademichef, akademicontroller, kurator (om student är inblandad), och HR-chef samt närmaste chef eller studierektor. Akademichef bedömer vilka som bör ingå i gruppen. Kontakter med anhöriga till arbetskamrats död görs av närmaste chef. Närmaste chef ser till att blommor/kort skickas till närmast anhörig och sätter in annons i BT (utformad enligt bilaga 2) efter avstämning med anhöriga. Kontakter med anhöriga vid students död ansvarar berörd studierektor för. Vid students död ska Studentkårens ordförande informeras. Närmaste studierektor ansvarar för att så sker. Vid arbetskamrats/students bortgång hissas den mittersta flaggan i flaggborgen vid Akademiplatsen på halv stång efter avstämning med anhöriga. Flaggan kan också hissas på halv stång under eventuell minnesceremoni. När flaggning sker avgör närmaste chef/studierektor tillsammans med chefen för vaktmästeri/växel. Kort information om det inträffade och flaggningen läggs ut på högskolans hemsida av kommunikatör efter avstämning med kommunikationschefen. Av informationen ska framgå vem som kan kontaktas vid frågor. Minnesstund anordnas av respektive akademi/enhet eller sektion/avdelning. Hur minnesstund genomförs ska stämmas av med anhöriga. Närmaste chef/studierektor kontaktar anhöriga då de kanske vill närvara vid minnesstunden. Material inför minnesstunden finns i krislådan (se bilaga 2) Akademichef tar, tillsammans med HR-chef, ställning till på vilket sätt högskolan ska närvara vid begravningen och/eller ombesörjer att blommor skickas till begravningen. Psykosocialt stöd: Krissamtal i grupp Enskilda samtal Uppföljning 11(17)

12 Åtgärdslista 2: Meddela dödsfall till anhöriga Om polisen är kontaktad ansvarar de för att meddela dödsfall. Ofta söker polis tillsammans med präst upp närmast anhörig för att lämna dödsbudet. Avlider den anställde/studenten på sjukhus är det landstingets ansvar att meddela dödsbudet. Om dödsfallet inträffar på en arbetsplats föreslår polisen ofta att någon på enheten/avdelningen ska lämna dödsbudet. Man bör avtala med polis hur man ska gå tillväga. Det kan vara lämpligt att någon från högskolan förvaltningschef, närmaste chef eller representant från krisgruppen tillsammans med präst åtar sig att lämna dödsbudet. De anhöriga ska meddelas så snabbt som möjligt. Det är viktigt att hinna före media och att informera anhöriga innan flaggan hissas på halv stång eller andra åtgärder för att hedra minnet av den bortgångne vidtas. Man bör först informera de anhöriga och därefter arbetskamrater/studenter. Viktigt att tänka på: Personligt besök ej telefonkontakt. Avsätt tillräcklig tid. Ta dig tid att lyssna. Förbered dig inför samtalet. Erbjud det praktiska stöd som behövs. Stanna tills någon annan person kan komma (familjemedlem eller nära vän). Ta ny kontakt efter någon dag för att visa omtanke och för att kontrollera om ytterligare insats krävs. Finns behov av professionell hjälp med krisbearbetning hjälp till att ordna sådan. 12(17)

13 Åtgärdslista 3: Psykosocial första hjälp vid arbetsplatsolycka, färdolycka eller annan olycka Räddningsinsatser och medicinska insatser ordnas av andra instanser. Här behandlas endast psykosocialt stöd. Dag 1 Delta i inräkning av personal som befunnit sig i olycksområdet. Ta kontakt med representant från HB; rektor, förvaltningschef, HR-chef etc. Vid arbetsplatsolycka ska anmälan skyndsamt göras till Arbetsmiljöverket. De som inte fått fysiska skador, skiljs ut och tas om hand. Ordna filtar, varm dryck, lugn och avskildhet. Kontakta anhöriga. Ge den som så önskar möjlighet att ringa själv. Skydda mot massmedia hänvisa till kommunikationschef/presskontakt. Ordna en kort krissamling för information och för att bedöma tillståndet hos de berörda. Ge möjlighet till personligt samtal där det behövs. Informera om krissituationer (normalisera) Se till att ingen går hem ensam. Ordna kontakt med familj eller vänner. Dödsbud, se åtgärdslista 2. Dag 2 Eventuell uppföljning av det som hänt. Senare Debriefing efter två till sju dagar. Uppföljning sker efter behov. Se åtgärdslista 1. 13(17)

14 Åtgärdslista 4: Psykosocial första hjälp vid olyckor utomlands Till exempel naturkatastrofer, krig, gisslandrama, kidnappning, flyg-/tåg-/bilolycka, brand, dödsfall eller arbetsplatsolycka. Att tänka på i samband med olyckor och katastrofsituationer som kan drabba personal/studenter vid utlandsvistelse. Den person som först nås av meddelandet kontaktar och informerar krisledningsgruppen. Närmaste chef kontaktas för att få besked om vilka anställda/studenter som befinner sig i området. Då våra tjänsteresor ska vara beställda hos Via Egencia kommer vi också att få information från dem om vad som gäller och vilka personer som befinner sig i området. Kontakta de internationella koordinatorerna. De har uppgifter om vilka utländska universitet våra utbytesstudenter befinner sig vid samt eventuellt även universitetens kontaktperson. Viss information finns även att tillgå i Ladok. Vid behov ring Falck TravelCare för information om hemtransporter m.m. tfn: Det psykosociala omhändertagandet anpassas efter behov i varje enskilt fall. Se åtgärdslista 1. 14(17)

15 Bilagor Bilaga 1 Krislåda Krislåda ska innehålla följande: Ljus och ljusstakar Tändstickor Duk Vas Fotoram Bok (för att skriva minnesord i) och penna Diktsamling CD-skiva med lugn musik Krislådans placering ska vara väl känd på akademin/enheten. Plats/funktion Rum där krislådan förvaras Ansvarig Registrator Balder, rum C 722 Åsa Enmyren Receptionen Allégatan 1 Lena Borén Persson Studentkåren Allégatan 2, vån 4 Kårordförande Simonsland Skaraborgsgatan 3 rum U 407 Maria Otterdahl Biblioteket Sandgärdet, rum J 426 Lena Wadell Akademi 2 (A2) Balder, rum E 749 Ann-Sofie Rihs Akademi 3 (A3) Balder, rum A 555 Kristina Orava Ansvariga ska se till att krislådan innehåller de saker som nämnts ovan. 15(17)

16 Bilaga 2 Dödsannons Vid anställds bortgång ska närmaste chef se till att blommor/kort skickas till närmast anhörig och sätter in annons i BT (efter avstämning och godkännande av närmast anhörig) utformad enligt följande mall (originalmall finns hos kommunikationsavdelningen): Vår arbetskamrat och vän xx xxx har lämnat oss i djup sorg och saknad. ARBETSKAMRATER OCH LEDNING HÖGSKOLAN I BORÅS 16(17)

17 Bilaga 3 Krisledningsgruppen Akademins krisledningsgrupp består av följande personer: Namn/funktion Arbetstelefon Hemtelefon Mobil Akademichef Ann-Sofie Axelsson Akademicontroller Thomas Johansson Kommunikatör Rebecca Lindholm Andra viktiga telefonnummer se sidan 3 i handlingsplanen. 17(17)

18 Bilaga 4 Krisledningsgruppens reserver Akademins krisledningsgruppsreserver består av följande personer: Namn/Funktion Arbetstelefon Hemtelefon Mobil Stf akademichef Claes Lennartsson Kommunikatör Johanna Avadahl Andra viktiga telefonnummer se sidan 3 i handlingsplanen. 18(17)