Rapport över granskning avseende privata vårdgivare. Jämtlands läns landsting 2003

Transkript

1 Rapport över granskning avseende privata vårdgivare Jämtlands läns landsting 2003

2 1 INLEDNING Uppdrag...3 1:2 metod GRANSKNING Rutin privat vårdgivare...3 2:2 Rutin landstingets kansli SLUTSATS...6 2

3 1 INLEDNING 1.1 UPPDRAG Vi har fått i uppdrag av landstingets revisionskontor att granska och bedöma om tillämpningen av taxor hos privata vårdgivare är tillfredställande och om kontrollen inom landstinget är tillräcklig vid utbetalning av ersättningar till nämnda vårdgivare. Underlag för granskningen har tagits fram av revisionskontoret i samarbete med landstingets kansli. 1:2 METOD Granskningen har skett genom dokumentstudier, intervjuer och verifiering har gjorts med hjälp av stickprov. Urvalet av stickprov har tagits fram av revisionskontoret och resultatet av denna del av granskningen redovisas i särskild promemoria. Granskningen är utförd hos leg. läkare Xxxxx Xxxxxxx*. 2 GRANSKNING 2.1 RUTIN PRIVAT VÅRDGIVARE Doktor Xxxxxxx använder dataprogrammet PROFDOC som administrativt system för hantering av patientbesök. Vid bokningstillfället ringer, mailar eller skriver patienten ett brev och beställer tid. Tid bokas i Profdoc s kalenderfunktion. Det går inte att skriva in en patient i kalenderfunktionen om inte patienten finns upplagd i systemet med namn, adress, personnummer m m. Varje dag skrivs dagens besök ut på ett papper och lämnas i receptionen. När patient anländer prickas det för manuellt på besökslistan att hon/han kommit samt vilken avgift som betalas. Pengar tas emot i receptionen och efter undersökning hos läkaren får patienten sitt kvitto direkt av läkaren som då gör en kassaregistrering i Profdoc. På kvittot framgår vilken avgift patienten erlagt, vilken åtgärd som utförts samt läkarens ersättning från landstinget. I och med att kvitto skrivs ut sker en automatisk koppling till journalen där det då framgår vilken åtgärd som har utförts. För varje åtgärd finns en kod som är programmerad efter landstingets ersättningstaxa. Vid förändringar av taxan gör doktor Xxxxxxx själv ändring i sitt program. 3

4 Patienter som har frikort visar upp detta i receptionen och personal skriver in frikortsnummer och slutdatum för frikortet och skriver ut ett frikortskvitto för ett normalbesök hos doktor Xxxxxxx. Detta för att påtala för doktor Xxxxxxx att patienten har ett frikort och för att avlasta kvittorutinen. Om besöket sedan visar sig innebära andra åtgärder än för ett normalbesök ändrar doktor Xxxxxxx själv kvittot efter vilka åtgärder som görs. Det går inte att registrera en patient som frikortspatient efter utgånget giltighetsdatum eftersom dataprogrammet då ger information om att frikortet inte längre är giltigt. I de fall doktor Xxxxxxx utfärdar frikort sparas högkostnadskortet tillsammans med kopia på frikort. Dessa ska egentligen skickas till landstingets kansli men har under året sparats på mottagningen. Det förekommer tillfällen då makulering av besök görs. Exempel kan vara fel åtgärd eller bortglömt frikort. Alla makuleringar som görs framgår på den dagens kvittologg. Det finns möjlighet att makulera kassatransaktioner bakåt i tiden och för detta finns ingen tidsbegränsning. Dessa makuleringar kommer då med på den dagens kvittologg men med datum för besöket. Doktor Xxxxxxx brukar inte tillåta återbetalning av tidigare besök på grund av bortglömt frikort i de fall då samlingsräkning redan skickats till landstingets kansli. Detta för att undvika att fel ersättning rekvireras från landstinget. Efter dagens slut görs en kassavstämning och pengarna i receptionen räknas och stäms av mot en avstämningsrapport. Varje månad görs ett månadsavslut i Profdoc med månadens samtliga patienter på en lista och en summering av de olika besöken m m på en samlingsräkning. Före utskrift av denna samlingsräkning väljer doktor Xxxxxxx vilken period samlingsräkningen ska avse. Dessa båda underlag skickas varje månad till landstingets kansli för rekvirering av ersättning. Kommentar: Enligt vår bedömning fungerar rutinen tillfredställande. I datasystemet finns inbyggd kontroll av giltigheten för frikorten vilket är bra och minskar risken för registrering på redan utgångna frikort. Vidare är kopplingen mellan besök, kassafunktion och patientjournal bra ur kontrollsynpunkt. Vi har inte tagit del av bokföringsmaterialet och kan därför inte uttala oss om detta. 2:2 RUTIN LANDSTINGETS KANSLI Varje månad går kansliet igenom underlagen från vårdgivarna och gör kontroller. Kontrollerna görs med hjälp av stickprov och bygger till stor del på rimlighetsbedömningar. 4

5 Först kontrolleras att rekvireringen avser rätt period. Därefter görs kontroll att ersättningskoderna är riktiga. From oktober görs denna kontroll på samtliga särskilda arvoden. Man kontrollerar också de fall där patienten inte har erlagt något avgift ex vid användande av frikort eller barn/ungdomar tom 19 år. Barn och ungdomar kan kontrolleras mot personnummer men frikortsnummer kan inte kontrolleras eftersom det inte finns någon fullständig förteckning över vilka frikort som finns att använda. Kontroll av ersättningskoder går endast att göra mot avtalad taxa. Det går inte kontrollera vilken åtgärd som utförts. Denna kontroll kan endast utföras genom kontroll i patientjournaler. Eftersom ingen kontroll görs mot patientjournaler bygger resterande kontroller på rimlighet. Exempel på kontroller som utförs är: Hur många besök kan rimligen genomföras på en månad Återkommer samma patient flera gånger på samma dag. Finns gamla besök makulerade där ersättning redan rekvirerats på tidigare samlingsräkningar. När rekvisitionen är godkänd skrivs en utanordning som konteras av en person, attesteras av annan person och slutligen lämnas till ekonomiavdelningen för registrering i bokföringen. Denna uppdelning av arbetsuppgifter bidrar till god internkontroll. Före utanordningen attesteras görs en statistikregistrering där det går att följa utfall under året samt göra jämförelser mot tidigare år. Tveksamheter eller onormalt stora avvikelser följs upp med vårdgivaren. Vidare kontrolleras också att de vårdgivare som har avtal med landstinget inte överskrider ersättningstaket i avtalet. I de fall då ersättningstaket närmar sig noteras detta skriftligt och meddelas till den person som utfärdar utanordningen. För att denna kontroll ska fungera tillfredställande är det viktigt att registrering av statistikuppgifter görs regelbundet. Under året har detta fungerat bra och förbättring har skett jämfört med tidigare år. Landstingets kontroller underlättas när rekvisitionerna är utfärdade på data men skulle troligen förenklas ytterliggare om en datafil skickades istället för papperskopior. Enligt doktor Xxxxxxx skulle detta inte vara något problem för hans del utan snarare förenkla rutinen genom minskat pappersflöde. Kommentar: Kansliet gör enligt vår bedömning tillräckliga löpande kontroller för att minimera risken för utbetalning av fel arvode. En fullständig kontroll kan inte genomföras utan jämförelse med patientjournaler. En brist är att kansliet saknar dokumenterade rutiner över vilka kontroller som ska genomföras samt hur dessa ska dokumenteras. 5

6 3 SLUTSATS Granskningen visade att doktor Xxxxxxx använder Profdoc administrativt system för hantering av patienter, patientavgifter samt ersättningsanspråk. Rutinen fungerar enligt vår bedömning tillfredställande. De underlag som lämnas till landstinget för rekvirering av ersättning innehåller erforderliga uppgifter. De kontroller av samlingsräkningen som utförs av landstingets kansli idag anser vi i stort vara tillräckliga för att minimera att felaktig ersättning betalas ut till vårdgivaren. En fullständig kontroll kan enligt vår bedömning inte genomföras utan jämförelse med patientjournalerna. En brist är att inga dokumenterade rutiner finns att tillgå på landstingets kansli över de kontroller som ska genomföras och hur dessa ska dokumenteras och följas upp. Landstinget saknar också möjligheter att kontrollera att endast giltiga frikort används. Det finns brister i hanteringen av frikort då ingen kontroll finns vilka frikortsnummer som lämnats ut. Frikorten kan anses vara en värdehandling och rutiner bör upprättas så att risken för missbruk minimeras och kontrollen underlättas. Vidare visar granskningen att kontrollen underlättas för landstingets kansli om vårdgivaren använder sig av något administrativt datasystem för hantering av patienter i stället för manuella blanketter som också förekommer. För att underlätta kontrollen ytterligare för landstingets kansli kan det vara av värde att se över och undersöka möjligheten att läsa in underlagen via en datafil istället för som idag göra manuella kontroller på papperskopior. Ett sätt att säkerställa att tillfredställande kontroll kan genomföras av kansliet är att landstinget redan i avtalet med de privata vårdgivarna ställer krav på vilka administrativa datasystem som kan vara lämpliga att använda. Östersund den 17 februari 2003 Carina Ringdahl Auktoriserad revisor 6