Att arbeta i projekt. projekt gruppen / teamet. Kännetecken på effektivt teamwork. För och nackdelar med arbete och lösa problem i team/grupp

Transkript

1 Att arbeta i projekt projekt gruppen / teamet Anneli Linde Projektarbete ställer nya krav: Ofta minst två chefer Flexibilitet, krav förändras hela tiden Kundorienterad Ständig tidspress on-the-job training Eget ansvar för utveckling karriär Ställer stora krav på projekt team, individen ledaren Team grupp? För nackdelar med arbete lösa problem i team/grupp Skillnaden mellan en grupp ett team.enkelt utryckt..en grupp är bara en samling individer med ngt som håller dem samman ett team är en formell grupp som medvetet arbetar tillsammans för att uppfylla ett mål.den nybildade gruppen eftersträvar att bli ett team..i fortsättningen är det denna sorts grupp (team) som menas när det står grupp team Mer information kunskap flera åsikter infallsvinklar Ökad förståelse..genom medverkan i beslutet genom gruppen Ökad acceptans..beslut som tas av en grupp, problem som löses av en grupp möter lättare acceptans lättare att implementera lösningar. Kännetecken på effektivt teamwork Olika kanske motverkande mål Tar länge tid planering koordinering behövs Social press att komma överens Risk att få dominerar Oklar ansvarsfördelning Gemensamt mål som alla arbetar emot Överenskomna accepterade arbetsmetoder Etablerade positiva relationer mellan alla medlemmar Ledare som är medveten dynamiken i gruppen Ett klart, förstått accepterat ledarskap 1

2 Hur sätter man samman en projektgrupp? Ett effektivt team kräver ett brett spektra av funktioner roller ett medveten val medveten utveckling av en grupp. alla lika mysigt är ingen bra idé Olika roller som bildar ett team coordinator Shaper Plant Monitor evaluator Recourse investigator Implementer Teamworker Finisher Specialist coordinator I det ideal teamet finns alla dessa roller representerade Rollerna kan förändras över tiden En individ kan ha flera roller både sammtidigt över tiden En individ kan ha olika roller i olika projekt Calm, self-confident, controlled Presides and coordinate, good at working through others + optimist, organizational skills - average intellect or creativity ability shaper Highly strung, dominant, extrovert Passionate about the task, good at arousing others and spurring to action + challenges inertia, irritable, dynamic - impatient, argumentative plant Individualist, introvert, imaginative An innovative person full of imaginations and ideas + intellectual, creative thinker, unorthodox - disregards practice or procedures. Doesn t take account of reality 2

3 Monitor-evaluator : Prudent, unemotional, unbiased : Anlaysis projects and spots possible flaws, keep the plant in check + discreet, high intellect, rational, analytical - uninspiring a job-worth. Tactless Resource investigator Popular, sociable, extrovert, relaxed Good for networking and making contacts outside the team +good social skills, communicative -not an originator of ideas, can easily lose interest implementer trustworthy, efficient, practical Transforms plans into action, often performs tasks other may considers boring + administrator, systematic, conscientious, - Not a leader, inflexible Teamworker Supportive, sensitive, diplomatic Maintain team spirit and helps reduce conflicts. Often only notice when absent +shows concerns for others, teamplayer - indecisive in a crisis finisher Conscientious, thorough, anxious Ensure the team concentrate on the necessary tasks to achieve deadlines. Not always popular + perfectionist, pay attention to detail - worries over small details specialist Independent, single-minded Provides knowledge and skills when needed + dedicated - protective of expertise. 3

4 Team roller, alt. modell Produceraren focus på resultatet, Administratören att saker blir gjorda på rätt sätt Entreprenören kreativ, nya ideer, dålig uthållighet Integreraren Medarbetarna i centrum Alternativ beskrivning av individer i team Kommunikationsprofiler Öppen -relationsorienterad Bestämd-resultaorienterad, tävlingsinriktad Reserverad-uppgiftsorienterad Följsam-diplomatisk Diagram görs för hur starkt vart ett av dessa karaktärsdrag är hos den enskilda individen-kommunikationsprofil skapas Finns tester framtagna för att identifiera roller använd med förstånd, kan var problematiskt!...men leta gärna efter olika personligheter diskutera öppet i gruppen vilka roller/funktioner som kanske saknas vad som kan göras åt detta! Lås inte in individer fördomsfullt i roller Hot mot det effektiva arbetet i team Symptoms of Groupthink Inappropriate conformity; groupthink Related to members needs for acceptance Social loafing Tied to ambiguous responsibility Group members rationalize any resistance to their assumptions Members pressure any doubters to support the alternative favored by the majority Doubters keep silent about misgivings and minimize their importance Group interprets members silence as a yes vote for the majority 4

5 Variables Influencing Groupthink Group s cohesiveness Leader s behavior Insulation from outsiders Time pressures Failure to follow methodical decisionmaking procedures Social loafing The tendency for individuals to exert less effort when working in a group than when working individually!! (interesting to notice is that social loafing doesn t seem to occur as often when members expect their output to be measured. It also differ between cultures) Att hitta sin plats:roll stress (Handy, 1993:68ff) Symptom: irritation låg moral/ självförtroende /tillit till organisation svårt kommunicera Orsak Otydliga roller/funktioner förväntingar Konflikt mellan roller/funktioner i utanför teamet forts. Hantering: Förnekelse: skrattar bort problemet Tillbakadragelse: lämnar organisationen Rationalisering: lär sig leva med det Måste hanteras både av individ teamledare Vad händer när teamet skall lära sig att arbeta tillsammans? 5

6 Gruppens utvecklingsstadier Processen från en samling individer till en sammanhållen grupp, enl Tuckman: Forming: testar ndra Storming: konflikter om roller Norming: gruppnormer bildas, roller tar form Performing: konflikter minskar, roller tydliga, fokus på uppgiften Adjourning, avslut Creation of group Getting to know each other Developing expectations (-polite and somewhat insecure) This stage is characterized of different opinions, discussions, and small or large conflicts Establishing boundaries Defining group-structure Who will lead. Who get the power, who get the control. Who has specific knowledge. How will conflicts be settled problemsolving This is a first stage of the definition of some of the basic roles ín a group Agree as a group to rules and limits, and acceptable behavior Defining what the task is, Agree upon the goals in more detail Clarifying official /agreed roles,determine who will complete what parts Establish how influence/discipline will operate The key-word is cooperation what happened in your project group during this stage? Or have you reach this stage yet? This is a phase where all ancillary components are cleared away now the group can focus on the task. The tasks are solved independently. Every one knows what to do. Everyone feels safe and it is easy to relate to each other -Ending and separation: when the goals are achieved. (when for example a project ends) -When this stage enters the group is often at its peak- the performance is good, and everyone is pleased (or at least accept) with the situation. -The separation could be painful and Strong feelings is not unusual. It is important with formal ending of group assignments and with recognitions of well accomplished work. 6

7 Overview of FIRO-B FIRO - modell Fundamental Interpersonal Relations Orientation A model and instrument for recognize and understand personal behavior and groupdynamics (could be used to match people to specific groups /tasks and/or to analysis the general stage a group is in: Was originally created as a means to select submarine crews. (American model) Concerned about motivation to engage in social behavior. Decided that these motivations were derived from needs. Instrument owned and published by Consulting Psychologist Press. There is lot of models and ideas that are heavily inspired by this model and it is spread and used in a broad range of companies /educations Gemyt Tillhöra Rollsökning Kontroll Samhörighet Idyll The FIRO-B Model It is based on Three basic interpersonal needs Need to be a part of the group Inclusion Need to be in control of the situation and others Control Need to be liked and feel close to others Affection The FIRO-B Model.However it is not simply the need but what you do with it. There are two types of need: Those you show to others, that can be observed by people watching you expressed Those that you are aware of but typically do not show - Need to be in control of the situation and others wanted Scoring, is done by Putting the data into a matrix with the need across the top and the expressed vs. wanted on the side. Inclusion Control Affection expressed wanted ei wi ec wc ea wa where Low = I do this or respond this way occasionally and selectively. Medium = I do this or respond this way usually and with many people. High = I do this or respond this way very frequently and with almost everyone. 7

8 Groups Evolve Through Particular Stages Along the Dimensions of: Inclusion Control Affection Inclusion early formation stage Where do I fit in? Do I want to be in or out? How committed will I become? How committed is our leader? Control mid-development Competition for leadership. What is the method for decision making? How will power be distributed? Denna konmplexa modell förenklas ofta till en relativt okomplicerad schematisk bild av en grupps utveckling..dvs Affection How close shall I get if the group exists over long period of time? FIRO - modell Gemyt Tillhöra Rollsökning Kontroll Samhörighet Idyll Tillhörafasen Dra Dra sig sig undan undan tyst tyst Prata Prata för för mycket mycket överdrivet överdrivet öppen öppen Berättar Berättar fiske-historier fiske-historier Artiga Artiga mot mot ndra ndra Tar Tar upp upp få få inga inga allvarliga allvarliga konflikter konflikter Försöker Försöker avläsa avläsa tolka tolka ickeverbala ickeverbala symboliska symboliska signaler signaler Ovillig Ovillig att att visa visa prata prata om om sina sina dolda dolda motiv motiv Kräver Kräver ordning ordning struktur struktur Visar Visar stort stort behov behov av av att att bli bli accepterad accepterad Vill Vill får får jag jag med med? Visar Visar stort stort beroende beroende av av ledaren ledaren Rollsökningsfasen Vi känsla trygghet ökar Idealisering av gruppen gruppens medlemmar Social funktion går före produktion Olikheter, konflikter otillfredställelse förnekas Fnissigt, glammigt familjärt Riklig kommunikation om ofarliga saker Konflikternas frekvens intensitet ökar Formar undergrupper visar mindre gruppkänsla Försöker övertyga andra om rätt åsikt Visar oberoende opåverkbarhet Försöker ta undvika ledarskapet med hjälp av andra Ger ndra feedback som ofta är attackerande Ifrågasätter den formella ledaren Vem är ledaren? Hur stort inflytande har de? Vilket ansvar får jag? Konflikt- kvinnligt/manligt- bekämpa- samarbetablottlägga 8

9 Samhörighetsfasen Känsla av frälsning Vila efter tung arbetsuppgift konflikt i gruppen Vi mot dem gentemot omgivningen God kommunikation internt Känna tillit i gruppen Kunna uttrycka både positiva negativa känslor Bilda par utan att gruppen störs Konflikter hanteras allt eftersom de uppstår Synergi Konsensuslösningar Öppet delge ndra känslor, åsikter feedback Förs gruppidentitet intern externt Förlorar ibland fokus på uppgiften Fattar beslut genom diskussioner som uppmuntrar motsättningar Utvecklar ndras idéer Projektledaren FIRO Tillhörandefasen Projektledaren hjälper gruppen genom att styra, peka på mål ge en tydlig ansvarsfördelning. Rollsökningsfasen Projektledaren agerar som handledare stöttar gruppen. Planering delegeras till medarbetare. Samhörighetsfasen Projektledaren ska undvika att detaljstyra utan stå tillbaka delegera ansvar. Hur gör man rent praktiskt?? Starta alltid projekt med kick-off el dyl. Arbeta aktivt med teambuilding Formulera projektets mål tillsammans Var inte rädd för att delegera Var uppmärksam på gruppens dynamik Var rättvis tydlig 9