KFUM Centrals utskott 2013/2014

Transkript

1 KFUM Centrals utskott 2013/2014 Bakgrund KFUM Centrals styrelse har valt att organisera sitt arbete med en uppdelning av vissa uppdrag i utskott. Dess bemanning beslutas av styrelsen och består av personer som representerar de olika föreningarna/sektioner. Utskottet leds av en av KFUM Centrals styrelseledamöter och det kan finnas en utsedd sekreterare som också kan vara anställd personal. KFUM Central har följande utskott ARBETSUTSKOTT AU EKONOMIUTSKOTT EU INTERNATIONELLA UTSKOTT IU BIDRAGSUTSKOTT BU KOMMUNIKATIONSUTSKOTT - KU ROSLAGSTULLSUTSKOTT - RU MUSIKUTSSKOTT- MUSK UNGDOMSUTSKOTT UU MYNDIGHETSUTSKOTT MU FASTIGHETSUTSKOTT FU Delegation av beslutsrätt till utskotten Huvudregeln är att styrelsen fattar besluten rörande ekonomiska transaktioner. Inom den av årsmötet godkända budgeten delegerar styrelsen beslutsrätt enligt följande: Arbetsutskottet kan fatta beslut om belopp upp till kr per år. Alla övriga utskott kan fatta beslut om belopp upp till kr per år. Bidragsutskottet har rätt att inom den egna gruppen bevilja individuella stipendier upp till 2000 kronor. Utskottsbeslut som fattas enligt denna delegationsordning skall rapporteras till styrelsen genom protokoll. Utskottens mandat i förhållande till styrelsen och kansli. Uppgiften för utskotten är att bereda beslut så fullödigt som möjligt med ekonomi och genomförande Styrelsen tar beslut. Genomförandet av beslut ligger på tjänstemännen. Inte alltid att genomförandet lirar med uppdraget - då krävs det tydliga underlag för att genomförandet ska bli så väl överrensstämmande som möjligt. Kanslichefen får uppdragen från styrelsen och har sedan till uppgift att tillsätta rätt anställd för respektive uppdrag. Beskrivning av utskottens uppgifter ARBETSUTSKOTT - AU Arbetsutskottets uppgift är att förbereda ärenden inför styrelsens sammanträden. 1

2 Utskottsmedlemmar utses i samband med konstituering av styrelsen. Föreningens ordförande är utskottets ordförande. Kanslichefen är utskottets sekreterare. EKONOMIUTSKOTT - EU Ekonomiutskottets syfte är att arbeta för en hållbar och långsiktig ekonomi inom koncernen KFUK-KFUM Central. Uppdrag Utskottet har till uppgift att förse Centrals styrelse med lämpliga beslutsunderlag gällande ekonomiska frågor. Utskottet fungerar även som rådgivande organ i frågor rörande bl.a. investeringar och underhåll inom övriga delar inom koncernen, dvs gentemot de två bolagen Kom Hotel AB och KFUM Central Fastighet AB samt till fondförvaltningen. Utskottet ska arbeta gemensamt med controllern i framtagandet av månatligt rapportpaket. Gruppens sammansättning och mötesformer Gruppen består av en ordförande (sammankallande) och minst en övrig ledamot från Centrals styrelse, kanslichef (sekreterare), bolagens respektive ordförande samt Fondförvaltningens ledamöter samt avlönad controller. Gruppen har möten 2-4 gånger per år. INTERNATIONELLA UTSKOTT - IU Internationella utskottets syfte är att till KFUM Centrals styrelse presentera och arbeta för att möjliggöra det internationella arbetet som pågår inom KFUM Central, KFUM Sverige och YMCA och YWCA i världen. Uppdrag Utskottet har till uppgift att förse Centrals styrelse med lämpliga beslutsunderlag och med rapporter som är relaterade till det pågående internationella arbetet inom organisationen. Utskottet följer och arbetar efter den enligt årsmötet fastställda verksamhetsplanen. Utskottet organiserar det internationella arbetet som sker inom KFUM Central och har löpande kontakt med bland annat internationella kommittén eller andra inom föreningen aktiva medlemmar som arbetar med internationella frågor eller är ute på internationella utbyten etc. Gruppens sammansättning och mötesformer Gruppen består av en ordförande (sammankallande) som är utsedd av Centrals styrelse och minst en övrig ledamot från Centrals styrelse, till gruppen kan lämpliga personer knytas, t.ex personer med kunskap om de internationella partners som föreningen för tillfället samverkar med. Till utskottet finns även en grupp aktiva medlemmar kopplade, de har under de sista åren haft arbetsnamnet KFUK-KFUM Centrals internationella kommitté. Representanter från den gruppen kan ingå i utskottet. Gruppen har möten 2-4 gånger per år. 2

3 BIDRAGSUTSKOTT BU t med utskottet är att bereda förslag till KFUM Central styrelse för tilldelning av stipendier och verksamhetsbidrag samt att fatta beslut om sådana som är inom utskottets tilldelade mandat. Genom representation i utskottet uppnås en transparens i beslutsprocessen samt ökar samverkan mellan de olika föreningarna/sektionerna. Vidare fås också en ökad kunskap och förståelse för varandras resp. verksamhet och erfarenhetsutbytet sker naturligt. Uppdrag Svara för att det finns uppdaterad information och ansökningsblanketter för ansökan om stipendier och verksamhetsbidrag på KFUM Centrals hemsida. Fatta beslut utifrån gällande kriterier och regler om tilldelning av stipendier till enskilda medlemmar och verksamhetsbidrag till föreningar inom tilldelade mandat. Ge förslag till styrelsen för beslut om stipendie- och verksamhetsbidragsansökningar som ligger utanför utskottets mandat. Dokumentera och motivera beslut och förslag genom protokoll. Ge förslag på uppdatering av kriterier för ansökningar och arbetssätt gällande ansökningshanteringen till styrelsen. Bidragsutskottets mandat Fatta beslut om tilldelning av stipendier upp till ett värde om SEK. Begära in ytterligare information och underlag från sökande av stipendier och verksamhetsbidrag. Uttala sig och besluta för styrelsens räkning i ärenden som är delegerade från styrelsen till utskottet. Samråd Utskottets samverkar med styrelsen, kansliet och föreningarna/sektionerna. Återrapportering Återrapportering sker till KFUM Centrals styrelse i form av protokoll med förslag om tilldelning av stipendier och verksamhetsbidrag inför styrelsemöten eller när styrelsen begär det. Utskottsmedlem Utskottsmedlemmarna representerar sin förening/sektion och har till uppgift att dels ha kunskap om sin förenings/sektions ansökningar och dels delta i beredning av alla ansökningar utifrån gällande kriterier för samt ge rekommendationer och fatta beslut om dessa. Inför varje utskottsmöte skickas beslutsunderlag till medlemmarna i god tid innan. I de fall en medlem inte kan närvara skall han/hon skicka sina kommentarer innan mötet till de andra utskottsmedlemmarna. Bidragsutskottets tillsättande Utskottet ska bestå av totalt sex personer och bör representera föreningens olika intressen. 3

4 KFUM Ängsholmen, KFUM Central Basket, KFUM Gymnasterna samt KFUM Centrals musikutskott (MUSK) ska utse vardera en representant. Dessutom är en av gruppens ledamöter en av kansliet utsedd tjänsteman och den sjätte personen är utskottets ordförande som även representerar KFUM Centrals styrelse. Beredning och beslut Verksamhetsbidragsansökan skickas till kansliet per e-post till adress enligt ansökningsblankett. Verksamhetsbidragsansökan lämnas in före 31/3 eller 30/10. Stipendieansökan skickas till kansliet per e-post till eller till adress enligt ansökan. Stipendier har 5 ansökningstillfällen per år, 31/1, 31/3, 20/5, 30/8 och 30/10. Bidragsutskottet bereder ansökningarna och ger rekommendationer till KFUM Centrals styrelse för beslut. Beslut fattas på efterföljande styrelsemöte. KOMMUNIKATIONSUTSKOTT - KU t med utskottet är att arbeta med KFUM Centrals interna och externa kommunikation. t är även att bistå medlemsföreningarna i frågor rörande kommunikation. Uppdrag Arbeta fram en långsiktig kommunikationsplan för föreningen. Vid behov bistå andra utskott eller verksamheter inom föreningen i kommunikationsarbetet. Att lägga extra fokus på den interna och externa information som rör Roslagstullsprojektet. Ta fram strategier för att synas i exempelvis Vasastan/närområde och att boende runt om känner till att vi finns. Marknadsföra Kom & Ät Fortsätta implementeringen av KFUM Sveriges grafiska profil och varumärkesarbete samt fortsätta vara en del av KFUM Sveriges satsning Framtiden 2.0 och övriga kommunikationsstrategiska projekt. Att under hösten arrangera en workshop i kommunikation för medlemsföreningarna. Vid behov ge feedback och vara bollplank på den interna och externa kommunikationen som sker från föreningskansliet. Gruppens sammansättning Utskottet består av 6-7 personer. En ordförande ur Centrals styrelse, en ytterligare styrelseledamot samt en tjänsteman. Personer har även rekryterats från föreningarna. Hjälp till övriga utskott inom KFUM Central Kommunikationsutskottet bistår och i vissa fall även ingår i andra av KFUM Central utsedda utskott. Med Roslagstullsutskottet sker redan ett samarbete men det skall tas fram en kommunikationsplan för utskottet för både intern och extern kommunikation. Hjälp till föreningarnas kommunikationsarbete Identifiera det stöd i kommunikationsarbetet de enskilda föreningarna behöver. 4

5 Kommunikationsutskott hjälper gärna medlemsföreningarna samt andra grupperingar inom med deras kommunikationsarbete. Exempelvis; Uppstartshjälp av hemsidan. Hur skriver man en pressrelease? Hur annonserar jag? Huvudföreningen KFUM Central måste få ett grepp om föreningarna gällande medlemshantering och grafisk profil. Kommunikationsutskottet bistår gärna föreningarna i registerfrågor/registerkurs/hemsidehantering i OEW. ROSLAGSTULLSUTSKOTT RU Arbeta för att KFUM Central skall få tillgång till mer ändamålsenliga lokaler. Mål Målet är att inom de närmaste 3-5 åren ha tillgång till nya lokaler som möter verksamhetens krav samtidigt som befintlig verksamhet inte riskeras. Omfattning Roslagstullsutskottet skall i första hand arbeta med den möjlighet som föreligger i och med det exploatering som görs med anledning av Norra länken vid Roslagstull. Visar det sig att den lösningen inte är möjlig skall andra alternativ undersökas. Avgränsning Avgränsningarna läggs till när arbetet kommit längre. Arbetsform och ansvar Gruppen har som ansvar att arbeta fram förslag som löpande föredras och beslutas av Centrals styrelse. Gruppen kan begära att uppdrag läggs på andra utskott. (tex ekonomi, kommunikation, fastighet). Beslut om att lägga uppdrag mot andra utskott tas av Centralstyrelsen. Alla former av ekonomiska beslut tas av styrelsen. Behövs ett finansiellt handlingsutrymme för hallutskottet begärs detta av, och beslutas av styrelsen, när behovet uppkommer. Bemanning Gruppen skall bestå av max 7 personer med en bred representation eller förankring inom Central. Ordförande skall vara ordinarie styrelsemedlem i Central, ytterligare minst en styrelserepresentant skall ingå. Experter skall kunna kopplas till gruppen för specifika frågor. Uppdraget för dessa personer skall föredras styrelsen och kan vid behov kunna vara arvoderat. Beslut tas av styrelsen. Föreningens fasta deltagare i gruppen arbetar ideellt/oarvoderat. En tjänsteman kopplas till utskottets arbete. 5

6 MUSIKUTSKOTT - MUSK som är ett samarbetsorgan för musiken var syfte är att stärka och samordna musiklivet inom Centralföreningen. Utveckla musiklivet kvalitativt och pröva nya former. Skapa musikaliska aktiviteter för unga och vuxna. Öka kunskap och förståelse för varandras verksamheter och ha ett bra erfarenhetsutbyte. Musikutskottets uppdrag Musikutskottet samordnar musikfrågor samt bereder förslag till KFUM Centrals styrelse. Samråd MUSK samverkar med styrelsen, kansliet och föreningarna/sektionerna. Återrapportering Återrapportering sker till KFUM Centrals styrelse i form av muntliga dragningar/protokoll/minnesanteckningar. Utskottsmedlem Utskottsmedlemmarna representerar sin förening och har till uppgift att dels ha kunskap om sin förenings verksamhet och vara språkrör tillbaka till den egna föreningen. Inför varje utskottsmöte skickas kallelse till medlemmarna i god tid innan. I de fall en medlem inte kan närvara skall han/hon se till att ersättare deltar i planerade möten. Musikutskottets tillsättande Utskottet har medlemmar från Centrals medlemsföreningar vars verksamhet är musik. Ledamöter är valda från KFUM kören, Stockholm Cantus, KFUM Ursus Kammarkör, KFUMs Kammarkör, Royal Big Band/Swingintunes och Symfoniorkestern Pro Musica varav en också representerar Musk i Centrals styrelse. Ordförande väljs av musikutskottet och delges Centrals styrelse. Alla föreningar har också utsedda suppleanter. Möten Utskottet har minst 6 möten per år. UNGDOMSUTSKOTT UU : Att förankra att ungdomar får möjlighet att framföra sina röster till styrelsen genom en direktkontakt med en styrelseledamot. Bakgrund: Tanken med ungdomsutskott väcktes under KFUM Stockholm/Gotlands konferens under hösten 2012 där de deltagande ungdomarna hävdade att det är svårt att få fram deras röster och idéer. Viktigt att komma ihåg är att KFUM är en ungdomsorganisation och att få fram ungdomars perspektiv i organisationens styrning är av stor vikt för att uppfylla våra mål som ungdomsorganisation. Utformande: Varje del/sektion får ha två stycken representanter i åldern Sammankallande tillika ordförande för utskottet består av en från KFUM centrals styrelse, ålder är irrelevant men fördelaktigt bör det vara någon yngre som kan relatera till ungdomarnas synpunkter och idéer. Ungdomarna som deltar i utskottet ska vara verksamma 6

7 inom sin egen organisation/verksamhet. De enskilda sektionsföreningarna och enskilda verksamheterna ansvarar själva för att se till att de har representanter till detta utskott. Möten sker ca 3-4 gånger per år och önskvärt är att man som delaktig i utskottet sitter med i minst ett år för att åstadkomma kontinuitet, exempelvis vid tillträde vid årsmötet. Förslag på ett möte med utskottet bör följande tas upp: Kort presentation om Centrals organisation Utskottets ledamöters syn på centrals styrning, frågor om möjlighet till att påverka, insikt i organisationen mm. Om det är något som framförts inom den egna organisationen som berör Central eller behöver stöd/resurser från Central Idéer om framtiden, vad bör satsas på, vad försummas idag Frågor från Centrals styrelse där ungdomars perspektiv är efterfrågade, dvs. referensgrupp Övriga punkter från deltagande FASTIGHETSUTSKOTT FU med utskottet FU har till syfte att bereda frågor, ärenden och förslag till KFUM Centrals styrelse i frågor som rör skötsel, underhåll, ombyggnad etc. I första hand hanterar FU fastigheten Rosenbusken 22, d.v.s. den fastighet som bland annat inrymmer kanslier, hall och större delen av hotellet, men kan på sikt stötta för eventuellt tillkommande fastigheter. Utskottet ska arbeta för att lokaler och byggnader sköts så att de är ändamålsenliga, har god standard och långsiktigt bra värde. Utskottet ska även sträva efter att nyttja synergieffekter med övriga fastigheter ägda eller förvaltade av föreningen. Utskottet har även som uppdrag att medverka till samspel i fastighetsfrågor mellan föreningens olika enheter, utskott och anslutna föreningar. Avgränsningar Myndighetsutskottet (MU) följer upp att regelverk efterföljs som myndigheterna kräver av KFUM Centrals verksamheter och fastigheter. Fastighetsekonomiska frågor bereds normalt av Ekonomiutskottet (EU) i dialog med FU. Kansliet ansvarar för kommunikation mellan utskotten i frågor av gemensamt intresse. Återrapportering FU rapporterar till styrelsen eller berört utskott i sakfrågor. Bemanning/ utskottsmedlemmar Bemanning och ordförande är samma som för KFUM Central Fastighet AB samt adjungerade från Centrals kansli. Styrelsen för fastighetsbolaget nomineras av styrelsen för KFUK-KFUM Central och väljs på bolagets årsmöte, normalt i mars. MYNDIGHETSUTSKOTTET MU Att KFUM Central och dess bolag följer de regelverk som myndigheterna kräver av KFUM Centrals verksamheter och fastigheter; OVK Obligatorisk ventilationskontroll, Elsäkerhet, 7

8 Systematiskt brandskyddsarbete, Arbetsmiljöansvar, Miljö och hälsa, Besiktning av tryckkärl, Besiktning av hissar och lyftanordningar, Egenkontrollprogram av utrustning som ej har krav på besiktning/revision Utskottet avser att ha ett antal sammankomster nu i uppstartsskede för att senare träffas vid behov. Årligen ser utskottet över de krav som ställs från olika myndigheter så dokumentation och protokoll. Utsedda tjänstemän ansvarar för att förse övriga utskottsmedlemmar med aktuell information från nämnder och myndigheter. Utskottet förbereder ärenden rörande myndigheternas krav på våra verksamheter och lokaler till KFUM Centrals styrelse. Dokumentation Utskottet beslutar tillsammans med KFUM Centrals styrelse var och hur dokumentation skall publiceras, verkställas samt arkiveras. 1. OVK OBLIGATORISK VENTILATIONSKONTROLL 1.1. Byggnadens ägare. Oavsett vem som nyttjar byggnaden är det ägaren som ska leva upp till lagstiftningen. 1.2 Besiktningsman. Endast den som har behörighet och rätt behörighetsnivå får utföra funktionskontrollen. 1.3 OVK-protokoll. Vid varje besiktning ska funktionskontrollanten föra protokoll och redovisa resultat av kontrollen. Ett exemplar av protokollet ska funktionskontrollanten lämna till byggnadens ägare och ett exemplar ska han/hon sända till kommunens byggnadsnämnd. 1.4 Intyg. Ett särskilt intyg ska utfärdas av funktionskontrollanten om genomförd kontroll, där datum för kontrollen framgår. Byggnadens ägare ska anslå intyget på väl synlig plats i byggnaden, till exempel i trapphus eller entréer. 1.5 Byggnadsnämnd. Kommunens byggnadsnämnd är tillsynsmyndighet och övervakar att regler om OVK efterlevs och att besiktningsmän utför sitt arbete på korrekt sätt. Om byggnadens ägare inte följer reglerna om OVK eller underlåter att avhjälpa påtalade brister, kan kommunen med stöd av plan- och bygglagen (PBL) förelägga ägaren att vidta åtgärder. 2. ELSÄKERHET 3. SYSTEMATISKT BRANDSKYDDSARBETE (SBA) Alla ägare och nyttjanderättshavare till byggnader och anläggningar är skyldiga att vidta de åtgärder som behövs för att förebygga brand och för att hindra och begränsa skadorna till följd av brand. För att uppfylla dessa krav ska ett systematiskt brandskyddsarbete bedrivas under hela den tid då byggnaden eller anläggningen används. 8

9 Systematiskt brandskyddsarbete innebär att man på ett organiserat sätt planerar, utbildar, övar, dokumenterar, kontrollerar och följer upp brandskyddsarbetet i en byggnad eller verksamhet. En viktig del är att ansvarsförhållandena mellan fastighetsägare, nyttjanderättshavare och eventuella entreprenörer gällande brandskyddet klargörs. Som hjälp i det systematiska brandskyddsarbetet kan följande nio rubriker användas: 3.1. Brandskyddspolicy En brandskyddspolicy utgör grunden för det systematiska brandskyddsarbetet. Policyn anger verksamhetens och de ansvariga chefernas viljeinriktning avseende brandskyddet och är gällande inom hela verksamheten Byggnads- och verksamhetsbeskrivning Byggnadsbeskrivning består av byggnadsritning samt ett dokument som visar byggnadens utformning, byggnadsmaterial samt läge. För kulturhistoriskt värdefulla byggnader bör dess kulturhistoriska värde beskrivas Brandskyddsbeskrivning En brandskyddsbeskrivning består av två delar; En brandskyddsritning som visar det byggnadstekniska brandskyddet samt brandskyddsinstallationer. Ett särskilt dokument som beskriver hur dessa fungerar och samverkar Riskinventering Det finns flera definitioner av begreppet risk. I samband med systematiskt brandskyddsarbete kan riskkälla definieras som någonting (t ex ett ämne, en aktivitet eller teknisk utrustning) som kan orsaka en brand eller förvärra följderna av en brand Brandskyddsorganisation Det yttersta ansvaret för brandskyddet ligger hos den som är ansvarig för totala verksamheten, d v s VD, förvaltningschef eller motsvarande. Den ytterst ansvarige kan ta medarbetare till hjälp för detta arbete. Det viktiga är att brandskyddsorganisationens utformning och storlek är anpassad efter verksamheten och upplevs som relevant. Brandskyddsorganisationen och dess uppgifter ska vara kända av alla inom verksamheten. Målet med brandskyddsarbetet är formulerat i brandskyddspolicyn där det tydliggörs att alla anställda i verksamheten ska arbeta aktivt med att upprätthålla brandsäkerheten Utbildning Ett systematiskt brandskyddsarbete förutsätter att alla berörda är utbildade, övade och har tillräcklig kunskap om de uppgifter de förväntas utföra Brandskyddsregler Genom att ägare och nyttjanderättshavare har det yttersta ansvaret för brandskyddet, är det lämpligt att upprätthålla ett eget regelverk över brandskyddet. t med regler är att tydliggöra vad som är tillåtet och inte tillåtet inom verksamheten, för att förhindra uppkomst och spridning av brand. 9

10 3.8. Kontrollsystem För att brandskyddet ska fungera måste det regelbundet genomföras kontroller och underhåll. Utrymningsvägar, rökluckor, branddörrar och släckutrustning måste vara fullt funktionsdugliga för att personer som befinner sig i byggnaden vid en brand ska kunna utrymma på ett betryggande sätt och att egendomsskadorna ska bli så begränsade som möjligt Uppföljning En förutsättning för att brandskyddsarbetet ska vara systematiskt är att det kontinuerligt följs upp. Uppföljningen innebär att man för varje punkt i det systematiska brandskyddsarbetet kontrollerar att man utfört det man skulle, att man utvärderar det man har utfört och att man vid behov förändrar delar som är inaktuella. Till uppföljning bör även finnas en tillbudsrapportering där det framgår de brandtillbud som har uppstått samt vilka åtgärder detta har föranlett. För ytterligare vägledning om hur det systematiska brandskyddsarbetet bör bedrivas har Statens Räddningsverk gett ut allmänna råd och kommentarer. Du kan ladda ner dokumentet genom att klicka på ikonen nedan. Övrigt Ett systematiskt brandskyddsarbete har arbetats fram och finns på kansliet. 4. SYSTEMATISKT ARBETSMILJÖSKYDD - SAM Arbetsmiljölagen: I arbetsmiljölagen finns regler om skyldigheter för arbetsgivare och andra skyddsansvariga om att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet. Det finns också regler om samverkan mellan arbetsgivare och arbetstagare, till exempel regler om skyddsombudens verksamhet. Arbetsmiljön omfattar alla faktorer och förhållanden i arbetet: - tekniska, - fysiska, - arbetsorganisatoriska, - sociala, - arbetets innehåll 5. MILJÖ OCH HÄLSA 6. BESIKTNING AV TRYCKKÄRL 7. BESIKTNING AV HISSAR OCH LYFTANORDNINGAR 8. EGENKONTROLLPROGRAM AV UTRUSTNING SOM EJ HAR KRAV PÅ BESIKTNING/REVISION Egenkontrollprogram av utrustning som ej har krav från myndighet på besiktning/revision, exempelvis redskap i gymnastikhallen, gymredskap, caféutrustning etc. 10