Mötesanteckningar ALVG, tisdag GR - Gårdavägen 2 Göteborg - lokal Hållö

Transkript

1 Mötesanteckningar ALVG, tisdag GR - Gårdavägen 2 Göteborg - lokal Hållö Närvarande: Karl Fors (VästKom) Christina Wisser (GR) Eva Hansson (Göteborg Stad) Pär Levander (VästKom) Christian Bonfré (Svenljunga) Johannes Adolfsson (Borås Stad) Linn Wallér (GR) Maria Nilsson (Skaraborg) Siv Torstensson (Fyrbodal) Michael Ernfors (Göteborgs stad) Lars-Gunnar Rask (Lidköping) Thomas Wennersten (Trollhättan) Göran Persson (Mölndal stad) Ej närvarande: Göran Engblom (Tjörn) Torbjörn Svedung (Mellerud) Lena Arnoldsson (Tidaholm) 1. Mötets öppnande Godkännande av dagens agenda Inga övriga frågor anmäldes 2. Kort lägesrapport kring SSVIT/SITIV/SKL Senaste SSVIT/SITIV mötet inställt pga få närvarande från VGR. SKL diskuterar fortfarande frågan kring 4kr/invånare för finansiering Cehis/Inera. Inget är klart. Krav ställs från VGK på att finansiering skall ge möjlighet till styrning. Stora personal- och organisationsförändringar inom Cehis, Inera och CeSam, oklart var det landar. Utredning pågår kring hur offentlig sektor kan driva e-frågor på nationell nivå. Stort fokus på att kommunrepresentation för styrning bör ökas och därmed även finansiering från kommunerna. 3. Handlingsplan för esamhället Organisation förstärks till 2 samordnare per kommunalförbund. Fyrbodal har rekryterat, GR och Skaraborg pågående rekrytering, Boråsregionen rekryterar 2 nya personer Rollbeskrivning för samordnare är presenterad för tydligare fokus i arbetet: amordnarensroll.4.7e efd9723dc30.html Ansvarsfördelning och en sorts lägesrapport finns via: Förslag Process för att ta fram uppdragsbeskrivning, för handlingsplanens område som ej är påbörjade, har diskuterats på tidigare möten. Underlag bifogades till dagens möte. I förslaget tar IT-samordnaren/utredaren fram ett förslag som ALVG godkänner och SSVIT senare beslutar.

2 Diskussion Diskussion förs kring huruvida utredaren skall ta fram den egna uppdragsbeskrivningen, som ett led i att kvalitetssäkra dess kompetens eller om uppdragsbeskrivningen skall vara färdig redan innan. Önskemål förs fram om tydlighet i vilka punkter i handlingsplanen som är kommunprimära och vilka som är gemensamma med VGR eller annan myndighet. Workshop En workshop genomförs där frågorna e-arkiv, e-förvaltning och e-tjänster diskuteras. Diskussionen rör varje enskilt område samt om det är tre enskilda områden eller färre (e-förvaltning, e-arkiv). Sammanfattning bilägges. Underlaget kommer ligga till grund för fortsatt arbete Beslut Processen godkänns med skillnaden att ALVG bereder uppdragsbeskrivningen istället för att godkänna. 4. Infrastruktur Kravarbete Kommunikationstorget Regionalt kravarbete genomförs för att ersätta nuvarande kommunikationstorg. Medverkan sker även i det nationella arbetet. Motsvarar nationell lösning uppsatta regionala krav och prisbild kommer detta alternativ väljas över egen upphandling. Regional kravspec avses vara framtagen till årsskiftet 2013/2014. Förankring sker i ALVG och befintliga IT-nätverk. Önskemål finns om input till kravställan, komplettering och synpunkter. Kommunikationslösning ska vara skiljt från internet för möjlighet till kravställan på och SLA mot leverantör, dvs ett eget nät men med möjlighet till koppling mot internet. Anslutningssätten kan däremot variera beroende på behov från kommunen. T.ex. ska VPN- och klustrad anslutning erbjudas. 22 april ska nationell upphandling gå ut och avtal klart till årsskiftet 2013/2014 men migrering förväntas starta Q1 måste VGK ta ställning till om egen upphandling ska göras. Beslut Maria förmedlar materialet till respektive samordnare som tar in synpunkter från sitt nätverk. Karl hanterar befintligt avtal med VGR. Öppet nät i kommunerna Det har från SKL givits information om att kommuner i offentliga lokaler kan erbjuda Internet via öppet wlan. Frågan har ställts till VästKom om ALVG skall driva denna möjlighet för medborgare och medarbetare. Frågan har även en närliggande aktivitet kring den beskrivning om anslutning till eduroam som finns tillgänglig på VästKoms hemsida. Frågeställningen är vilken ambitionsnivå denna fråga skall ha, hur ska den hanteras? Beslut Information ges via VästKoms hemsida utifrån SKLs information. Goda exempel på vilka kommuner som redan har och utnyttjar detta skall presenteras.

3 5. GITS punkter Mina planer Projektgrupp med representanter från vårdsamverkansområdena (LGS, Södra Älvsborg, SIMBA, Skaraborg, Fyrbodal) är bildad. Gruppen jobbar lokalt och för upp önskvärd funktionalitet till operativ grupp där representanter från både VGR och Skåne sitter. Funktionskoordinator Gunilla Augustsson sammankallande. Oklart hur IT-representation från kommunerna ska se ut, idag finns Christer Wik med från VGR. Utvecklingsprojekt nov-dec. Införandeprojekt (1 jan jan 2015). Pilot okt 2014 och därefter breddinförande nov-dec 2014, alt breddinförande direkt okt-dec Vid övergång kommer ett arbete behöva göras i HSA för att anpassa strukturen till Mina planer. Struktur och attributlista för HSA hanteras inom projektet och är prioriterad. Projektet återkommer med tidplan för när detta kan levereras. Önskemål finns om specifikation på kostnader. En del kostnader är gemensamma med Skåne. Vilka kostnader drabbar kommunerna? Migrering av tidigare data anses inte genomförbart. Gamla ärenden avslutas i Klara SVPL och nya ärenden hanteras i Mina Planer. Verksamhetspersoner behöver dedikerad tid för införande. När behövs resurserna? Ett tydliggörande med beskrivning över representation är önskvärd. Införandet berör väldigt många personer inom kommun och region (25000 användare). Med det kan centrala resurser vara snålt räknat. Kan dessutom bli ytterligare målgrupper än nuvarande och alltså ytterligare användare. Detta kan hanteras i enskilda projekt efter ett första införande. Finansiering, av funktionsförvaltning men av leverantörskostnader. Viktigt att funktionsförvaltningen också arbetar Projekt distansmöten Nulägesrapport om samordnad vård- och omsorgsplanering med hjälp av distansmöten finns framtagen. Enkät kring behov (nuläge och framtid) ska skickas ut till intressenter inom kommuner och vårdgivare. Beslut Nulägesrapporterna förmedlas till ALVG-representanterna 6. ehälsa 2013 Det saknas ett antal påskrivna överenskommelse, för full utbetalning av stimulansmedel från SKL måste alla skriva på överenskommelsen. Ett möte har hållits med socialdepartementet. Positivt med information på VästKoms hemsida. Arbetsinsatser har genomförts motsvarande kravet för stimulansmedel. 13 dec fås information från SKL om stimulansmedel för Mobilitet Nuläges-, intressent- och behovsanalys genomförd. Konsekvensanalys samt djupintervjuer kvarstår. Information publiceras på Västkoms hemsida. Skuggar befintliga projekt och ser såväl ur HSL- som SoL-perspektiv Behov av att titta på säkerhetslösningar för mobila lösningar. Befintliga lösningar är solitära och interaktion och strategi för hur man jobbar med dessa lösningar bör undersökas.

4 E-tjänster IT-teknikcoach gemensamt arbete med seniorsorganisation. Nattfrid jobbar främst med förankringsprocessen i såväl brukarorganisationer som politiskt Distansmöten skarp drift i HVB-boenden för att minska resandet Soctanterna på nätet Tidaholm tittar på kommunikation mellan socialtjänst och invånare över nätet är förhoppning att kunna genomföra ett breddinförande för t.ex. nattfrid och då möjlighet till gemensam hantering t.ex. hjälp med vem som tittar till brukaren. Säker identifiering Sammanställer information från enkät och tittar på pilot-kommun. Kommunerna avses erbjudas SITHS-kort till reducerad kostnad. Gemensam socialjour som behöver delge information till ingående kommuner på ett säkert sätt. Identifiering sker då med SITHS-kort och ger personen tillgång till information. Bygger på Skövdes e-tjänsteplattform. Finns liknande upplägg i Göteborg, diskussion förs ser man fortsatt arbete med befintliga frågor och ser arbetet som ett långsiktigt arbete. NPÖ Ny upphandling pågår, nationellt, rapport om informationsmängderna är framtagen. Regionalt ansluter några kommuner som konsument, enligt plan. 5 kommuner pilotkör. Grästorp ligger först och ska påbörja utbildning i början av december. Till utbildningen bjuds andra intressenter in. Önskemål om att framtida lösning skall vara billigare och enklare har förts fram till det nationella projektet. Idag är det kostsamt att bli producent. Det finns i dagsläget en problematik med hur och vilken information som publiceras från olika sjukhus, den skiljer sig. Digitala trygghetslarm Projektledare anställd sen 2 veckor kommuner har anmält intresse av deltagande. 7. Mötestider 2014 Beslut 28 januari ändras till 4 februari. Övriga mötestider ok! 8. Kartläggning Kartläggningsområdet har funnits med som område i VGKs handlingsplan sedan starten. Området har dock på senare tid inte kunnat prioriteras. Enkät är nu framtagen i samråd med fyrbodalskommunerna och kommer förmedlas via hemsidan efter färdigställande. Synpunkter önskas. Eventuellt beslut på att kunna gå ut med enkäten i januari tas på nästkommande möte i dec. Beslut Siv skickar ut underlag för inhämtande av synpunkter från ALVG. 9. Statusrapporter

5 Västfolket Fortsatt problem med JAVA: Tjänstekontrakt ses tillsammans med juridiska aspekter av avtal. Synpunkter på nuvarande avtalsförlag har getts av flera kommuner. Beslut Ok att kommunerna använder framtaget avtal. SITHS Beslutspunkter för senaste mötet, angivna nedan, ska kompletteras och förtydligas med vad det innebär att flytta in SITHS i den gemensamma GITS-organisationen samt vilka kostnader detta resulterar i och hur de fördelas. Besluta om att SITHS tillhör den gemensamma GITS-organisationen. Besluta om att arbetsgruppen får fortsatt stöd i att utveckla ersättningsmodellen i linje med framtaget förslag Besluta om ett gemensamt beställningssystem. Dessutom ge arbetsgruppen stöd i att undersöka kostnader för anpassning av det av VGR framtaget beställnings-system. Besluta om att pilot av utgivningskontor ska genomföras. Ge arbetsgruppen mandat att genomföra detta på maximalt /två lokalisationer Workshop för att fånga behovet ska genomföras i slutet nov början dec. Genomlysning av de 650kr kortet kostar idag har gjorts där det tydligt framgår en fast del på 185kr och en påverkbar del på 465kr. Detta ska sättas i paritet med kostnader för att fotograferas och hämta ut kort på de utgivningsställen som finns idag. Kostnader för resa, förlorad arbetstid uppgår till åtminstone ett par tusen kronor i de flesta fall. De stora kostnaderna ligger därmed på resekostnader för personal som ska fotograferas och hämta kort vilket ev. skulle kunna lösas med närhet till kortutgivning.

6 Bilagor 3. Workshop handlingsplansområden 5. GITSpunkter - Mina Planer - Distansmöte

7 ALVG möte Vad ska utredas och tas fram förslag på ( av IT_samordnarna?)

8 Förberedande av införande av Mina Planer Funktionskoordinator SVPL lärt sig IT-stödet Mina Planer Projektgrupp Mina Planer i Västra Götaland, utvecklingsprojekt, verksamhetsfunktionalitet Brev skickades från systemägaren till ordföranden i Vårdsamverkansgrupperingarna om att anmäla representanter. För kännedom till länets socialchefer, förvaltningschefer VGR, vårdsamverkans kanslichefer. Fördelning kommun/sjukhus/primärvård samt fördelning av yrkesroller. God kännedom om rutiner för samordnad vård-och omsorgsplanering Uppdraget förutsätter att representanterna ges möjlighet att i respektive vårdsamverkansområde inhämta verksamheternas synpunkter på utveckling och lösningsförslag. Beräknad tidsåtgång 1-2 dagar/vecka under november, december. Inför start av införandeprojektet kommer ny förfrågan ske om samma resurser som deltagit i utvecklingsprojektet ska fortsätta i införandeprojektet.. Gemensam IT samordningsfunktion kommuner i Västra Götaland och Västra Götalandsregionen /Katarina Amundsson

9 Förberedande av införande av Mina Planer Projektgruppens sammansättning informerad vid styrgruppsmöte Brev skickat från systemägare till projektgruppmedlemmarnas respektive chef om att godkänna deltagande i gruppen. Deltagare från psykiatri kompletteras Samverkansomr Namn Yrke/Anställning/roll Linjeorg Tid. regional medverkan SVPL LGS Marita Wiklund sjuksköt/utredningssekreterar Sahlgrenska Universsj SAMSA, projektgrupp ITMV e LGS Carin Selerud MAS Göteborgs stad Projektgrupp ITMV LGS Lena Arvidsson Distriktssköt./förvaltare SVPL Projektgrupp ITMV LGS Helen Ström Biståndshandläggare Partille kommun Projektgrupp ITMV Södra Älvsborg Nina Brändström sjuksköt/ handläggare SVPL Närvårdskansli SAMSA, projektgrupp ITMV Södra Älvsborg Ingela Thorell sjuksköt./förvaltare SVPL Närhälsan SAMSA från höst 2013 SIMBA Anna-Karin Zetterlund Biståndshandl Ale kommun Skaraborg Pia Johansson Sjukgymnast/förvaltare SVPL Närhälsan SAMSA Skaraborg Susanne Hermansson Sjuksköt./ förvaltare SVPL Skaraborgs sjukhus SAMSA Cederin Skaraborg Malin Swärd MAS Tibro kommun Fyrbodal Ingela Svensson Sjuksköt/vårdplaneringsteam NU sjukvården Fyrbodal kommun VGR IT Christer Wik Applikationsförvaltare SVPL VGR IT SAMSA Projektledare Gunilla Augustsson Vik. Regional funktionskoord. Uddevalla kommun Gemensam IT samordningsfunktion 49 kommuner i Västra Götaland och Västra Götalandsregionen /Katarina Amundsson

10 Förberedande av införande av Mina Planer Projektgrupp Funktionskoordinator Gunilla Augustsson sammankallande Arbete november-december dialog om utveckling av verksamhets funktionalitet som förs vidare till gemensam operativ grupp med Skåne Två möten genomförda med genomgång av IT stödet Mina Planer och av prioriterad funktionalitet Under utvecklingsprojektet nov-dec finns IT representerat av Christer Wik VGR IT. När införandeprojektet startar behov av och hur representeras IT från kommunsidan i projektgrupp annat att tänka på? Gemensam IT samordningsfunktion 49 kommuner i Västra Götaland och Västra Götalandsregionen /Katarina Amundsson

11 Förberedande av införande av Mina Planer Styrgrupp SVPL Samtliga medlemmar i styrgruppen vill fortsätta sitt arbete under 2014 Brev skickat från systemägaren Jan Carlström till ordföranden i vårdsamverkansgrupperingarna för att säkerställa att deltagarna i nuvarande styrgupp SVPL har ett fortsatt mandat från de delregionala samverkansgrupperna att företräda dessa i styrgruppen för SVPL. Namn Vårdsamverkansgruppering Org. roll Charlotta Wilhelmsson Vårdsamverkan Fyrbodal, Fyrbodals kommunalförbund, Beredningsansvarig Hälsa Magnus Kronvall Vårdsamverkan Fyrbodal NU sjukvården, Ledningskansliet, Områdeschef Lars Wiklund LGS Sahlgrenska Universitetssjukhuset, Områdesstab, Områdeschef Katarina Othelius LGS Göteborgs stad, Örgryte Härlanda, stadsdelsdirektör Erika Hägg LGS Partille kommun, Förvaltningschef Vård- och omsorg Stefan Håkansson Vårdsamverkan Skaraborg Skaraborgs sjukhus, chefläkare Sture Olsson Vårdsamverkan Skaraborg Falköpings kommun, MAS Jerker Isacson Närvård Södra Älvsborg Södra Älvsborgs sjukhus, Chefläkare, SÄS Lena Adolfsson Närvård Södra Älvsborg Tranemo kommun, Sektionschef omsorg Jörgen Thorn SIMBA Närhälsan, primärvårdsområdeschef Gemensam IT samordningsfunktion 49 kommuner i Västra Götaland och Västra Götalandsregionen /Katarina Amundsson

12 Förberedande av införande av Mina Planer Gemensamma grupper under projekt och förvaltning VG/Skåne Strategisk grupp Första möte Nya kontaktpersoner p.g.a. stor omorganisation inom Region Skåne Genomgång av bakgrund Representation i strategiska gruppen Operativ grupp igång under november, Skåne återkommer med representanter Strukturer för hantering av ekonomi tas fram, Region Skåne/VGR Kontaktpersoner för IT arkitekter VGR tas fram av Skåne Utvecklingsplan Nästa möte 29 nov. sammankallande Eva Hansson, Skåne Avstämningsmöte om gjorda överenskommelser 20/11 VGR/Skåne VG/Skåne Operativ grupp Ska igång snarast Gemensam IT samordningsfunktion 49 kommuner i Västra Götaland och Västra Götalandsregionen /Katarina Amundsson

13 Förberedande av införande av Mina Planer Kommunikationsavdelningen, VGR behjälpliga utreda projektets kommunikationsbehov, Karl Fors medverkar vid första mötet 1 jan jan 2015 införandeprojekt inkl. avvecklingsplan 1 okt okt 2014 ev. pilotinförande alt. breddinförande 1 nov dec 2014 breddinförande, avveckling nuvarande IT-tjänst, arkivering Gemensam IT samordningsfunktion 49 kommuner i Västra Götaland och Västra Götalandsregionen /Katarina Amundsson

14 Förberedande av införande av Mina Planer Verksamhetsfunktionalitet,utvecklas fram till driftstart i VG 1 oktober 2014 Funktion Beskrivning A1. Anpassning av meddelanden mindre justeringar i Mina Planers befintliga meddelanden för SVPL som inskrivning, kallelse, vårdplan och utskrivning, inbegriper även läkemedelshantering samt inskriven i hemsjukvård eller inte. A2. Hantering av dagens vårdbegäran och meddelande till vård och omsorg A3. Betalningsberäkning per ärende samt faktureringsunderlag A4. Förbättrade rapporter och statistik inklusive utdataplattform Vårdbegäran byggs ut mot dagens lösning och blir mer generell mellan både deltagare och olika planer. En funktion för att visa betalningsberäkning direkt på ett ärende, och rapport fram som ger ett kostnads- och faktureringsunderlag för en organisation ny och förbättrad intern rapportmotor samt en ny utdataplattform som kommer bli enkel att konsumera för externa applikationer som exempelvis Cognos, QlikView eller Microsoft Power Pivot. A5. Förbättrad loggningsfunktionalitet Mina Planer loggar redan all väsentlig information enligt de krav VG utställer. Funktion med slumpvisa val förs till Gemensam IT samordningsfunktion 49 kommuner i Västra Götaland och Västra Götalandsregionen /Katarina Amundsson

15 Förberedande av införande av Mina Planer forts. verksamhetsfunktionalitet, utvecklas fram till driftstart i VG 1 oktober 2014 Funktion Beskrivning A6. Avbrottshantering Funktionalitet tillförs i Mina Planer för att registrera avbrott i en SVPL-process A7. Signering Direkt synligt vem som skrivit vad i meddelandebilden, per fält. A8. Ändring vid justering av vårdplan Ingen kan justera vårdplanen innan alla delar är färdigmarkerade. A9. Utökad samtyckeshantering Tvångsvård samt möjlighet att skriva en kommentar till samtycke/menprövning. A10. Enkel tidbokningsfunktion Användarna vill kunna registrera överenskommen tid och denna skall även visas på ärenden på startsidan. A11. Utskriftsloggning Gemensam IT samordningsfunktion 49 kommuner i Västra Götaland och Västra Götalandsregionen /Katarina Amundsson

16 Förberedande av införande av Mina Planer IT funktionalitet, utvecklas för att införa Mina Planer i VG Funktion Beskrivning A12. Integration till nationell HSA-katalog övergång till den nationella HSA-katalogen. Användaradministration sker enbart i HSA. Viss ytterligare organisationsadministration finns i Mina Planer för att kunna utnyttja automatiserad adressering. Skåne antar att en enkel integrationspunkt finns A13. Integration till patientkatalog Västra Götalandsregionen tar fram en enkel integrationspunkt för Mina Planer att använda. Mina Planer läser endast information. A14. Integration till Vårdval Västra Götalandsregionen tar fram en enkel integrationspunkt för Mina Planer att använda. Mina Planer läser endast information. A15. En gemensam tjänsteinfrastruktur Den tekniska plattformen är i grunden väl anpassad för att hantera att flera organisationer använder samma tjänst. En del justeringar behöver dock genomföras, som exempel hantering av flera olika integrationer för samma typ av information, separerad data och cachning, egna adresser (svpl.vgr.se eller liknande) m.m. Dessutom behövs tester för att även i praktiken verifiera säkerhet m.m. Detaljerad lista finns att tillgå A16. Förbättrad prestanda Mina Planer byggs om till ny arkitektur. Delar av SVPL-processen behöver rent tekniskt byggas om så att alla ärenden helt ligger i en klassisk databas för maximal prestanda. Detta skall göras innan VG startar. Detaljerad lista finns att tillgå Gemensam IT samordningsfunktion 49 kommuner i Västra Götaland och Västra Götalandsregionen /Katarina Amundsson

17 Förberedande av införande av Mina Planer Överenskommelse kostnader mellan VGR och Region Skåne Redovisade siffror är VGRs del av kostnader beräknat utifrån folkmängd, faktureras till VGR från Region Skåne. Total kostnad 2013/2014, miljoner kr kostnader 2013, miljoner kronor kostnader 2014, miljoner kronor Utveckling, funktion IT utveckling Förvaltning Drift Release Total Förvaltning Gemensam operativ grupp initialt ledas av förvaltare i Region Skåne. Förvaltarresursen bistå VG med support och utbilda kollegor i VG. Kostnaden 0,375 mkr motsvarar 25 % tjänst under år Drift Kostnaden 0,42 mkr motsvarar VGRs del av drift under Q Release Kostnaderna 0,5 mkr består av del av utvecklingsresurser för IT under releaser år 2014 för VG specifik funktionalitet. Gemensam IT samordningsfunktion 49 kommuner i Västra Götaland och Västra Götalandsregionen /Katarina Amundsson

18 VGR IT Arkitekturanalys , Arkitekturbeslut: behöver titta mycket närmare på flera (alla) delar av systemet. Vi känner redan till några områden som vi vill vidareutveckla. Nu fördjupad analys/förstudie utreda mer i detalj vad som behöver göras för att gå från KLARA SVPL till "Mina Planer vilka delar som behöver byggas om i VGR om behov finns av att bygga någon/några nya IT-tjänster, analysera om/hur "Mina Planer" behöver förändras för att landa på ett bra sätt i VGR utreda vilka kompetenser som behöver vara med (projektledare, system- och infrastrukturarkitekter, nätverkstekniker, systemutvecklare,...) och ungefär hur mycket tid de olika resurserna behöver för hela resan SVPL förvaltningen finansierar applikationsförvaltare/objektspecialist på VGR IT med 50 % tjänst. Denna resurs förväntas kunna använda 30% av sin tid i införandeprojektet för Mina Planer. Teknisk projektledare 25 % behöver tillsättas. Eventuellt kan rollen tas av befintlig förvaltare om uppdraget utökas. Kostnader projektledning Förberedande av införande av Mina Planer Projektledare beräknas till 80% och projektstöd 50% En mindre kostnad för informatörsresurs beräknas, bl.a. som stöd till att skapa kommunikationsplan Funktionskoordinator SVPL fortsätter arbeta med förvaltning men kan stötta och hantera någon del i införandeprojektet t.ex. avvecklingsplanering, genomförande av avveckling och arkivering av information Övriga kostnader, lokaler, resor o.d. tillkommer Gemensam IT samordningsfunktion 49 kommuner i Västra Götaland och Västra Götalandsregionen /Katarina Amundsson

19 Förberedande av införande av Mina Planer Kostnadsfördelning Nuvarande Kostnadsfördelning för SVPL förvaltning mellan VGK/VGR är Funktionsförvaltning, lön, lokaler, resor m.m. 50 % VGK och 50 % VGR Drift, support, leverantörskostnader 30 % VGK och 70% VGR Projektkostnader föreslås följa samma linje Budget för utveckling har inte funnits under förvaltningstiden för KLARA SVPL. Kostnadsfördelning för utveckling under projekttiden omfattar två förslag: 30/70 % alternativt 50/50 %. SITIV är beslutsfattande. Gemensam IT samordningsfunktion 49 kommuner i Västra Götaland och Västra Götalandsregionen /Katarina Amundsson

20 Lägesrapport GITS Rekrytering funktionskoordinatorer i slutskedet Samordnad vård och omsorgsplanering, 39 sökande, 5 intervjuade Hjälpmedel, 40 sökande, 3 intervjuade Styr- och förvaltningsmodell GITS Fortsatt dialog planerad mellan VGR och kommun Gemensam IT samordningsfunktion 49 kommuner i Västra Götaland och Västra Götalandsregionen /Katarina Amundsson

21 Lägesrapport, uppdrag regional lösning för distansmöte Arbetsgrupp Verksamhet, Sammankallande Gisela Fridstedt, Sahlgrenska Universitetssjukhuset, därutöver 3 representanter från VGR, Närhälsan och sjukhus, 3 kommunrepresentanter samt en från vårdsamverkanskansli Rapport om Samordnad vård- och omsorgplanering via distansmöte ur ett verksamhetsperspektiv Möte för samordnad vård- och omsorgsplanering sker för patient som efter utskrivning från sjukhuset har behov av insatser från kommun och/eller primärvård. Det är viktigt att detta möte säkerställer informationsöverföringen mellan de olika vård- och omsorgsgivarna dels ur patientsäkerhetssynpunkt med patientens behov i centrum och dels så effektivt som möjligt ur de olika organisationernas perspektiv. Mötet kan ske som direktmöte, per telefon eller som distansmöten (videomöte) De olika behov som finns för patient, närstående och organisation har inventerats, diskuterats och sammanställs i rapporten. Önskemål/krav på teknik som framkommit under diskussionerna i arbetsgruppen har lämnats till arbetsgruppen IT. Regionala dokument har utarbetats i form av checklista för mötet vid samordnad vård- och omsorgsplanering, checklista för ordförande, biståndshandläggare samt patientinformation. Arbetsformen för arbetsgruppen har varit videomöten som fått kompletterats med telefonuppkoppling pga. tekniska problem. Gemensam IT samordningsfunktion 49 kommuner i Västra Götaland och Västra Götalandsregionen /Katarina Amundsson

22 Lägesrapport, uppdrag regional lösning för distansmöte Arbetsgrupp teknik Sammankallande Johan Rülcker, Göteborgs stad, därutöver en kommunrepresentant och 3 VGR representanter Rapport, Det händer mycket inom området testar och utvärderar nya lösningar Standardprotokoll måste följas, Kataloglösning måste vara global ej Inera Enkät till intressenter (kommuner/vårdgivare) för bättre bild av behovet inom länet. Frågor om nuläge och framtid. Med hjälp av underlaget kan vi lättare lägga oss på rätt nivå avseende lösning. Fortsättning Ytterligare 2-3 möten till innan slutlig rapport. Träff med 1-2 leverantörer för att bedöma nya tjänster. Gemensam IT samordningsfunktion 49 kommuner i Västra Götaland och Västra Götalandsregionen /Katarina Amundsson

23 GEMENSAM IT SAMORDNINGSFUNKTION49 KOMMUNER I VÄSTRA GÖTALAND OCH VÄSTRA GÖTALANDSREGIONEN Rapport om Samordnad vård- och omsorgsplanering via distansmöten ur ett verksamhetsperspektiv Rapport sammanställd Gisela Fridstedt Systemförvaltare ISIT-avdelningen Sahlgrenska Universitetssjukhuset

24 Sammanfattning Möte för samordnad vård- och omsorgsplanering sker för patient som efter utskrivning från sjukhuset har behov av insatser från kommun och/eller primärvård. Det är viktigt att detta möte säkerställer informationsöverföringen mellan de olika vård- och omsorgsgivarna dels ur patientsäkerhetssynpunkt med patientens behov i centrum och dels så effektivt som möjligt ur de olika organisationernas perspektiv. Mötet kan ske som direktmöte, per telefon eller som distansmöten (videomöte). Samverkan kring IT i Väst (SITIV) beslutade att utreda möjligheten av distansmöten för samordnad vård- och omsorgsplanering inom Västra Götaland. Arbetet har delats upp i två arbetsgrupper dels arbetsgrupp Verksamhet och dels arbetsgrupp IT. Syftet för arbetsgruppen Verksamhet var att: Kartlägga behov för ändamålsenlig vårdplanering med distansmöten för patienter, anhöriga och vård och omsorgsverksamhet. Ta fram förslag på lämpliga regionala dokument. Arbetsformen för arbetsgruppen har varit videomöten som fått kompletterats med telefonuppkoppling pga. tekniska problem. De olika behov som finns för patient, närstående och organisation har inventerats, diskuterats och sammanställs i rapporten. Önskemål/krav på teknik som framkommit under diskussionerna i arbetsgruppen har lämnats till arbetsgruppen IT. Regionala dokument har utarbetats i form av checklista för mötet vid samordnad vård- och omsorgsplanering, checklista för ordförande, biståndshandläggare samt patientinformation. Checklista för primärvården är i nuläget under utarbetning. I arbetsgruppen Verksamhet har ingått: Gisela Fridstedt systemförvaltare/utvecklingsledare ISIT- avd. Sahlgrenska Universitetssjukhuset sammankallande Katarina Amundsson funktionsledare GITS Sara Blomqvist biståndshandläggare SDF Västra Hisingen Göteborgs stad Nina Brandström delregional samordnare SVPL för Södra Älvsborg Eva-Karin Elkjaer vårdplaneringssjuksköterska Sahlgrenska Universitetssjukhuset Område 2 VO medicin- geriatrik- akut Kerstin Fredriksson enhetschef Lerums kommun Lena Larsson distriktssköterska Förvaltare/processledare SVPL Närhälsan Lise-Lotte Rotter sjuksköterska Herrljunga kommun Maria Skön vårdplaneringssjuksköterska område medicin, NU-sjukvården 1

25 Innehåll Sammanfattning... 1 I arbetsgruppen Verksamhet har ingått... 1 Inledning... 3 Syftet för arbetsgruppen Verksamhet... 3 Bakgrund... 3 Fördelar med samordnade vård- och omsorgsplaneringar via video... 4 Nackdelar med samordnade vård och omsorgsplaneringar via video... 5 Kartläggning av behov... 5 Patient... 5 Närstående... 5 Personal... 5 Lokalens utformning... 6 Önskemål/krav på teknik... 6 Regionala dokument... 6 Patientinformation... 6 Checklista för videomötet... 6 Checklista för ordförande på videomötet... 6 Checklista för biståndshandläggare... 7 Checklista för primärvården... 7 Uppföljning... 7 Utvärdering... 7 Nyttokalkyl... 7 Framtida visioner... 7 Bilagor... 7 Önskemål/krav på tekniken vid samordnad vård och omsorgsplanering via distansmöte Patientinformation... 9 Checklista samordnad vård- och omsorgsplanering via videokonferens Vad skall ordförande för mötet vid samordnad vård- och omsorgsplanering tänka på när en videokonferens genomförs? Att tänka på inför samordnad vård- och omsorgsplanering som biståndshandläggare Referenser

26 Inledning Vid Samverkan kring IT i Väst (SITIV):s möte beslutades att uppdragsbeskrivning för funktion för distansmöten över huvudmannagränserna, skulle tas fram, i första hand avgränsat till samordnad vård- och omsorgsplanering. Uppdragsbeskrivningen godkändes av SITIV Målet är att kunna erbjuda möjlighet till samordnad vård- och omsorgsplanering via distansmöten för Västra Götalandsregionen (VGR) och Västra Götalands kommuner. Uppdragsbeskrivningen blev indelad för två arbetsgrupper dels för verksamhet och dels för IT. Syftet för arbetsgruppen Verksamhet Kartlägga behov för ändamålsenlig vårdplanering med distansmöten för patienter, anhöriga och vård och omsorgsverksamhet Ta fram förslag på lämpliga regionala dokument Arbetet i arbetsgruppen för verksamhet har i huvudsak skett via videomöten men har även fått kompletterats per telefon pga. tekniska problem. Bakgrund Samordnad vård- och omsorgsplanering sker för patient som efter utskrivning från sjukhuset har behov av insatser från kommun och/eller primärvård. Det är viktigt att detta möte säkerställer informationsöverföringen mellan de olika vård- och omsorgsgivarna så det blir både patientsäkert med patientens behov i centrum samt effektivt ur de olika organisationernas perspektiv. Mötet ibland flera möten kan ske som direktmöte, per telefon eller som distansmöte (videomöte). I nuläget tar de samordnade vård- och omsorgsplaneringsmötena mycket tid. Vid direktmöte läggs mycket tid och kostnader på resor samt innebär svårigheter för närstående att delta om de bor långt borta. Primärvården har stora svårigheter att delta pga. tidsbrist/avstånd. Användandet av telefon vid samordnade vård- och omsorgsplaneringar skiljer sig i dag, av olika skäl, mellan olika delar av Västra Götaland. Samordnade vård- och omsorgsplaneringar via video förekommer på många olika platser i Sverige bl.a. Norrbottens läns landsting, Bromma. 3

27 Samordnade vård- och omsorgsplaneringar inom Västra Götaland Sjukhus Sahlgrenska Universitetssjukhuset Antal samordnade vårdoch omsorgsplaneringar Antal samordnade vård- och omsorgsplanering via video Kommentar Inom LGS-området tillkommer 3367 patienter som har oförändrade vårdoch omsorgsinsatser efter utskrivning (OFVI). OFVI är en förenklad process istället för att genomföra en regelrätt samordnad vård- och omsorgs-planering Södra Älvsborgs 1901 sjukhus Skaraborgs sjukhus 4993 NU-sjukvården Tillkommer ca 800 patienter som går hem med samma insatser som tidigare. Kungälvs sjukhus 1389 OFVI 400 st Alingsås sjukhus 667 Statistik uttag ur IT-stödet KLARA SVPL och inkluderar både fysiska och telefonmöten. Idag förekommer inom Västra Götaland samordnade vård- och omsorgsplaneringar via video dels sedan två år inom NU - sjukvården verksamhetsområde medicin och vissa kommuner inom Fyrbodal och dels har Sahlgrenska Universitetssjukhuset område 2 verksamhetsområde medicin, geriatrik och akut startat i juni 2013 mot en stadsdelsförvaltning (SDF), SDF Västra Hisingen inom Göteborgs stad. Även Alingsås sjukhus har startat i mindre skala under våren Kan samtliga patienter videovårdplaneras? Inom NU-sjukvården, som varit igång längst inom Västra Götaland, videovårdplaneras även dementa och sängliggande patienter medans övriga sjukhus som nyligen börjat, ännu så länge väljer ut lämpliga patienter. Utvärderingen av pilotstudien Vårdplanering med hjälp av video jämfört med ordinarie vårdplanering i Fyrbodal 2012 visade, att mötestiden minskade från 50 min till knappt 30 min, strukturen på videomötet blev tydligare och effektivare, fler närstående hade möjlighet att närvara, patienterna var mer informerade innan mötet, patienterna kände sig delaktiga och kunde komma till tals men poängterade även vikten av att höra och ha ögonkontakt med övriga deltagare. Något som efterfrågades var namnskyltar på de som deltog i mötet. Fördelar med samordnade vård- och omsorgsplaneringar via video Möjliggör möten med deltagare på skilda platser o Säkerställer informationsöverföringen mellan sjukhus, kommun och primärvård. o Primärvårdens representanter har möjlighet att delta vid den samordnade vårdoch omsorgsplaneringen. Då finns även möjlighet att patientansvarig sjukhusläkare rapporterar direkt över till patientansvarig primärvårdsläkare när behov finns. 4

28 o Närstående kan vara med via extern länk. Sparar både miljö och ekonomi. o Minskade resekostnader o Minskat resande, vilket är positivt ur ett miljöperspektiv. Effektivare hantering av arbetstid. o Ökar tillgängligheten. o Möjlighet att kunna utnyttja resurser mer flexibelt. o Minskat resande skapar tid för annat arbete. o Kunna tidigarelägga vårdplaneringar, vilket kan innebära tidigare hemgång för patienten. o Effektivare samordnadevård- och omsorgsplaneringsmöten genom tydligare struktur. o Kortare möten, vilket innebär att patienten orkar vara med och delta aktivt under mötet. Nackdelar med samordnade vård och omsorgsplaneringar via video Strul med teknik. Rädsla för teknik. Kartläggning av behov Avgränsningen i nuvarande uppdrag är samordnade vård- och omsorgsplaneringar som sker inför utskrivning från sjukhusets slutenvård, med patient och dess närstående, sjukhus kommun samt primärvård som deltagande parter. Patient Finnas möjlighet att delta även som sängliggande. Finnas möjlighet för patienter med nedsatt hörsel att delta exempelvis genom användande av hörselapparat/teleslinga/stetoskoplurar Närstående Finnas möjlighet att delta via telefon om närstående inte har tillgång till webbkamera och internetuppkoppling. Finnas möjlighet att kunna koppla upp sig via webbkamera oberoende av var närstående befinner sig exempelvis på jobbet eller i hemmet. Personal Kunna boka via dator för att slippa telefonkö. Ska vara en regional sida, samma för samtliga vård och omsorgsgivare. Bokning ska ske på ett ställe/allt-i-ett så inte två bokningar dvs. rum för sig och uppkoppling via VGRIT behöver göras för samma tillfälle. Videomötesrummen ska finnas tillgängliga dvs. att de inte är uppbokade för andra möten, då tider för samordnade vård- och omsorgsplaneringar ofta bestäms med kort varsel. 5

29 Finnas möjlighet till mobilitet. Tillgänglighet och bokningsförfarande ska vara lika överallt i Västra Götaland (VG). Möjlighet att kunna dela skrivbord ska finnas för att gemensamt se och skriva dokument. Lokalens utformning Videomötesrummen bör vara av sådan storlek och möblerat så att en säng kan köras in. Ljus från fönster och direktljus bör undvikas då det kan försämra bildkvaliteten. Textiler i rummet bör finnas så det inte ekar. Mörk bakgrund, helst i blått, rekommenderas för att bättre kunna se deltagarna. Biljud såsom tangenttryckningar ska dämpas. Bekväma stolar och filtar bör finnas. Placering av mikrofon är viktig för optimal ljudöverföring. Namnskyltar, på de som deltar, bör finnas. Önskemål/krav på teknik Önskemål/krav på tekniken har efterhand kommit fram i arbetsgruppen Verksamhet under arbetets gång och är överlämnade till arbetsgruppen IT (bilaga 1). De viktigaste kraven/önskemålen är bra ljud och bild, säker uppkoppling, användarvänlig utrustning och bokningsförfarande. Regionala dokument I uppdraget ingick att ta fram förslag på regionala dokument. Patientinformation En patientinformationsbroschyr har utarbetats som även kan användas vid andra typer av samordnade vård- och omsorgsplaneringar (bilaga 2). Checklista för videomötet En checklista för videomötet har utarbetats. Checklistan gör att mötet blir mer strukturerat och tydligt. Ordförande, som är vårdplaneraren på sjukhuset, ser till att samtliga deltagare kommer till tals, sammanfattar och frågar patient och närstående efter respektive avsnitt att de har förstått samt om de har ytterligare frågor (bilaga 3). Checklista för ordförande på videomötet Denna checklista kan underlätta för den som ska leda mötet (bilaga 4). 6

30 Checklista för biståndshandläggare Denna checklista kan underlätta för kommunens representant (bilaga 5). Checklista för primärvården Denna checklista håller på att utarbetas av primärvården inom VGR. Uppföljning Utvärdering Underlaget till utvärderingen som gjordes av pilotstudien i NU-sjukvården och Fyrbodal var litet. Därför föreslår arbetsgruppen att en större enkätundersökning görs på de framtida samordnade vård- och omsorgsplaneringarna via video med hjälp av ex. FOU - enheterna. Detta dels för att öka patientsäkerheten med ett evidensbaserat arbetssätt och dels genom att sätta fokus på det regionala samverkansarbetet för dessa patienter. Nyttokalkyl En nyttokalkyl inkl. kostnader för utrustning, resekostnader i form av både arbetstid och faktiska resekostnader, påverkan på längden av vårdtiden, effekt av primärvårdens deltagande bör göras för att bättre kunna motivera och underlätta implementeringen. Framtida visioner Närstående ska kunna närvara på videomöte genom att kunna koppla upp sig i den närståendes närområde, på vårdcentral, kommun, sjukhus inom Västra Götaland oberoende om den parten deltar i själva vårdplaneringen. Planeringar i hemmet med olika vårdgivare bör kunna ske via video. Planeringar och vårdkonferenser inom samma vårdgivare bör kunna ske via video. Bilagor 1. Önskemål/krav på teknik 2. Patientinformation 3. Checklista för mötet vid samordnad vård- och omsorgsplanering 4. Checklista för ordförande 5. Checklista för biståndshandläggaren 7

31 Bilaga 1 Till arbetsgruppen IT Önskemål/krav på tekniken vid samordnad vård och omsorgsplanering via distansmöte. Vid SITIVS möte beslöts att ge ett uppdrag att utreda erbjuda lösning för distansmöten för medarbetare i Västra Götalands kommuner och Västra Götalandsregionen dvs. över huvudmannagränserna. Inledande avgränsning är deltagare (medarbetare, patient och närstående) inom samordnad vård- och omsorgsplanering. Metoden ska för deltagarna vara enkel, tydlig och ändamålsenlig står det i uppdragsbeskrivningen. För att ha kunna leva upp till detta för samordnad vård- och omsorgsplanering via distansmöten för patient, närstående och organisation, har gruppen Verksamhet kommit fram till följande krav på tekniken: Videorum ska vara lättillgängliga Ska kunna vara flera parter dvs. det ska inte vara tekniskt maximerat Finnas en säker linje Ska kunna visa dokument från egen dator Optimalt ljus Optimal bildkvalité Optimalt ljud ex. teleslinga, hörlurar (stetoskoplurar) Bokningssystem ska vara lätt bokat och man bör slippa boka lokal och uppkoppling för sig. Ska finnas möjlighet att dels kunna koppla upp sig via VGRIT och dels kunna koppla upp sig själv. I första hand kunna boka själv det virtuella rummet. Om detta inte går ska man kunna lägga en beställning via intranätet. Gemensam telefonkatalog ska finnas Ska vara lätt att boka in ex. närstående på telefon på videomötet. Uppkoppling per telefon måste vara optimal och vara enkel att göra. Närstående ska kunna koppla upp sig hemifrån dels via webbkamera men också via telefon. Uppkoppling sker max 5 min innan mötet eftersom vårdplaneringsmöten kan ligga tätt. Lösa biljud ex från tangentbord Hörsnäcka (för tolkning) Kunna ha tolk uppkopplad via webbkamera Sip-adressen bör vara dold Support måste finnas Användarvänlig utrustning 8

32 Patientinformation Bilaga 2 Att mötas förstärker och gör Din vårdkedja tryggare Vad är ett vårdplaneringsmöte? När din sjukhusvistelse börjar närma sig sitt slut är det dags att planera inför din utskrivning. Det är den behandlande läkaren som bedömer när du är utskrivningsklar, det vill säga att du inte längre är i behov av sjukhusvård. Mötet kallas för vårdplanering och sker vid behov på sjukhuset innan utskrivning. Det är bra att vara förberedd Tänk igenom en vanlig dag i hemmet. Vad klarade du av att göra hemma innan du lades in på sjukhuset med t.ex. tvätt, städning, inköp, personlig hygien och dusch? Vad tror du att du kan behöva hjälp med när du kommer hem? Vilka möjligheter har du att ta dig ut för att t.ex. hämta medicin, besöka din vårdcentral eller sjukgymnast? Samtalsrum Samtalsrummet för videomöte ligger avskilt på sjukhuset. Deltagare Berörd personal från sjukhuset, din hemkommun, din vårdcentral kommer att delta tillsammans med dig och eventuell närstående Överklagan av beslut Om du inte är nöjd med beslutet om hjälpinsatser enligt Socialtjänstlagen kan du överklaga hos Förvaltningsrätten. Mer information kan du få från din biståndshandläggare. Närstående Närstående har möjlighet att delta vid mötet på sjukhuset eller på distans via patientens hemkommuns samtalsrum, vårdcentral eller per telefon. Du bestämmer själv om du vill ha närstående med på mötet. Så här går det till Vårdplaneraren på sjukhuset deltar under hela mötet och presenterar deltagarna för dig. Vi går tillsammans med dig igenom din berättelse om din tid på sjukhuset och planerar för utskrivning samt uppföljning. Under mötet ansöker du hos biståndshandläggaren om den hjälp du behöver för att ditt dagliga liv ska fungera. 9

33 Checklista samordnad vård- och omsorgsplanering via videokonferens Bilaga 3 Samtliga punkter ska gås igenom men kan ske i en annan ordning beroende på patient och organisation. AKTIVITET VEM VAD TID Sjukhus Efter varje informationssteg Vårdplanerare Fråga alltid deltagarna om de har några frågor gällande informationen som de nyss fått. Om de inte har några frågor, lämnar du över till nästa steg. Steg 1a Sjukhus Inledning och presentation Ordförande Vårdplanerare Inleder med att kontrollera så att alla ser varandra och att ljudet är bra. Om deltagare är med per telefon är det fördelaktigt om headset hos kommun/primärvård används. Påminn alla deltagare att stänga av sina övriga mobiltelefoner. Därefter: Presentationsrunda av samtliga deltagare, patienten presenterar sig själv. Det är viktigt att deltagare per telefon presenterar sig. Medicinska frågor kan besvaras efter mötet. 5 min Steg 1 b Sjukhus Information Steg 2 Kommun Primärvård Steg 3 Sjukhus Steg 4 a Kommun Primärvård Vårdplanerare Patient Läkare sjukhus Läkare primärvård Sjuksköterska primärvård/ Sjuksköterska hemsjukvård Sjukgymnast Arbetsterapeut Vårdplanerare Sjukgymnast Arbetsterapeut Patientens berättelse som kompletteras ev. av vårdplaneraren/läkare. Vårdtid, inläggningsorsak, behandling/åtgärd/resultat, omvårdnadsbehov, psykosocialt, överkänslighet. Planerat datum för utskrivningsklar. Egenvårdsförmåga, stomi, kateter, omläggning sår, insulin, dosettdelning, dosdispenserade läkemedel, läkemedelshantering och apoteksärenden ADL-status, förflyttningsteknik, hjälpmedel, fallriskbedömning, rehabiliteringsplanering Hembesök, bostadsanpassning, hjälpmedel, rehabiliteringsplan 5 min 5 min 5 min 5 min Steg 4 b Kommun Steg 5 Kommun Steg 6 Sjukhus Biståndshandläggare ev. övrig personal Biståndshandläggare Vårdplanerare Vårdplanerare Går tillsammans med patient igenom hjälpbehov. Hemsituation, nycklar, larmförmåga, dosett Informerar patient och närstående om utförare och avgifter. Sammanfattar ansökan och tar emot den muntligen. Informerar om uppföljning av respektive part. Kort sammanfattning. Utskrivningsdatum och klockslag samt om t.ex. hemtjänsten ska möta upp. Svara på övriga frågor. Avstämmer med patient och närstående att informationen har förståtts. Avslutar mötet med att tacka de som deltagit. Skriver namn och telefonnummer på ansvarig myndighetsutövare i kommunen och ansvarig kontaktperson inom primärvården i patientens broschyr. 25 min 5 min 5 min Checklistan är utarbetad av NU-sjukvården + Rev av K. Klint & E.Elkjaer, verksamhetsområde Med/Ger/Akut, område 2 SU/Östra. Reviderad av regional videogrupp

34 Bilaga 4 Vad skall ordförande för mötet vid samordnad vård- och omsorgsplanering tänka på när en videokonferens genomförs? Patient och närstående ska vara informerade om syftet med mötet och hur det går till. Teknisk förberedelse 1. Meddela i god tid den (VGRIT) som ska koppla upp videokonferensen 2. Ansvarig kopplar upp 5-15 min före videokonferensen 3. Övriga deltagare samlas i god tid och när uppkopplingen är klar 4. Möblering ordna den så att de som skall agera syns. 5. Kontrollera utrustningen och att ljuset är rätt. 6. Kontrollera så att inte videokameran har ljus riktat mot deltagare. Alla ska synas men ingen bör ha ljus i ögonen. 11

35 Bilaga 5 Att tänka på inför samordnad vård- och omsorgsplanering som biståndshandläggare Biståndshandläggaren får kallelse och underlag till samordnad vård- och omsorgsplanering från sjukhuset via KLARA SVPL. Inför mötet Biståndshandläggare tar kontakt med avdelning/vårdplaneringsteam på sjukhuset för att få kort information om hur personen mår samt bokar tid för samordnad vård - och omsorgsplanering. Biståndshandläggaren går igenom tidigare utredning om personen är känd sedan tidigare. Biståndshandläggare har med sig information gällande avgifter samt larm. Vid videomöte skickas detta hem tillsammans med utredning och beslut. Vid vårdplaneringen ska biståndshandläggare få information gällande: Varför NN kom till sjukhus. Diagnos, sjukdom eller skada. Påverkan, konsekvenser, vilka svårigheter i vardagen får NN, dvs. vad klarar NN själv, vad klarar NN inte själv. Vilken rehabilitering och habilitering får NN från sjukhuset? Resultat av aktuell vård och behandling. Behov av hjälpmedel. NN:s sociala situation, hur nätverket ser ut samt boendesituation. 12

36 Referenser 1. SOSFS 2005:27 Socialstyrelsens föreskrifter om samverkan vid in- och utskrivning av patient i sluten vård. 2. Linder J. Vårdplanering med hjälp av video jämfört med ordinarie vårdplanering. För- och nackdelar ur patientens/brukarens perspektiv. FOU Fyrbodal. 13

37 Dnr SITIV Rapport Distansmöte - teknikgruppen Allmänt Teknikgruppen har varit verksam sedan vecka 42 och hunnit genomföra fyra möten. Flera frågeställningar kvarstår och ytterligare möten planeras inom närmaste tiden. Gruppen kommer att utökas med ytterligare medlem för att öka den tekniska kompetensen och i ett senare skede kommer vi att adjungera för att få in kompetens avseende säkerhetsfrågor. Teknikgruppen medlemmar Johan Rülcker, Göteborgs stad Catharina Bergman, VGR Mikael Bredow, VGR Peter Jonsson, Hjo kommun Peter V Mattsson, VGR Genomförda möten: , 1h, videomöte på distans , 1h, videomöte på distans , 1h, videomöte på distans , 1h, videomöte på distans. Ställningstaganden - Central adresslista (telefonkatalog) kan inte skötas via Ineras egna katalog. Kvar att utreda är systemspecifik katalog alternativt fristående katalog (exempelvis på internet). Vi återkommer i frågan. - En enkät skall skickas ut till kommuner och primärvård med syfte att ta reda på hur långt olika verksamheter har kommit avseende distansmöten. Att vi måste finna en lösning där alla typer av klienter, inklusive webbläsare, skall kunna användas är uppenbart. Säkerhet blir en viktig del i dialogen. - Standarder för videomöten, exempelvis H.323 och SIP, skall följas. Vi kommer att rekommendera lösningar som följer gällande standarder. Vi ser inte att detta innebär någon större begränsning avseende utbud. Göteborgs Stad Stadsledningskontoret Besök: Köpmansgatan 20 Telefon: Göteborg e-post: stadsledningskontoret@stadshuset.goteborg.se Telefax:

38 - Det händer massor på marknaden. Tjänster som är åtkomliga över internet ökar, säkerheten fortsätter vara en central del även i nya lösningar och hela området håller på att bli betydligt enklare och därmed åtkomligt även för den mindre vana användaren. Utredning Standard En diskussion har förts avseende standards och nuvarande miljö inom regionen där gruppens uppfattning är att det finns ett stort antal olika lösningar som inte med lätthet kopplar upp sig mot varandra. Det stora problemet är att finna en gemensam plattform, ett sätt för alla intressenter att kunna prata med varandra på distans, via videokonferens. Att rekommendera ett enda stort system med enhetlig standard fungerar inte eftersom kommuner och vårdcentraler har olika ekonomiska förutsättningar. VGR har idag beslut om att använda Lync inom administrativa möten, primärvården använder sig i första hand av Cisco/Jabber och kommunerna har ett flertal olika lösningar. Olika leverantörer försöker överbrygga problemen på olika sätt men det finns idag ingen känd leverantör av klient/konferenssystem som har en helhetslösning. Nya aktörer på marknaden är webbaserade tjänster, det finns både avancerade adresslistor och sammanträdesrum. Här måste vi bjuda in flera leverantörer och se vad som kan erbjudas innan vi kan ge en rekommendation. Det vi ändå är överens om, är att enda sättet att få en helhet i en framtid lösning är att följa gällande standards. Detta stärks av att framgångsfaktorer för de nya aktörerna är tjänster som kopplar ihop standards på ett smart sätt. System För att få en bättre uppfattning om de nya aktörerna på marknaden avseende mötesrum, har gruppen på sina möten testat de webbaserade tjänsterna Vidyo och Acano. Båda tjänsterna kräver för full funktionalitet installation på lokal dator. Beroende på vilken behörighet användaren har, utan att vara administratör, kan det gå att installera för deltagande på distansmöte utan att kontakta IT-support. Sett ur ett regionalt perspektiv kommer det, för att nyttja tjänsterna, behövas support vid installation och användning. För användare att koppla upp sig mot eller med nya system kommer aldrig att vara helt problemfritt, oavsett vilket system vi väljer. De fördelar som vi ser med de webbaserade mötesrummen, men som måste utredas ytterligare är följande: - Kan vi via webbaserade system koppla ihop samtliga aktörer oavsett vilken standard som ligger i grunden? Exempelvis komma runt problematiken med externa aktörer som vill genomföra distansmöte mot Lync? - Kan vi via webbaserade system erbjuda en skalbar lösning där respektive intressent nyttjar den kvalitets- och säkerhetsnivå som krävs vid respektive möte? - Kan vi via webbaserade system erbjuda en lösning med differentierade kostnader, vilket tillgängliggör tekniken även för verksamheter som önskar en låg kostnad? Göteborgs Stad Stadsledningskontoret Besök: Köpmansgatan 20 Telefon: Göteborg e-post: stadsledningskontoret@stadshuset.goteborg.se Telefax: