PROTOKOLL. Kårstyrelsemöte 3 12/13. Närvarande. 1. Formalia. 1.1 Mötets öppnande Mötesordföranden Johan Persson förklarar mötet öppnat 18:05.

Transkript

1 Föredragingslista Kårstyrelsemöte KSm3 12/13 Sid 1(9) PROTOKOLL Kårstyrelsemöte 3 12/13 Måndagen den 17 september 2012 klockan Plats: Kröken, Nymble * = bilaga finnes. Närvarande Denise Fuglesang Ordförande Emma Fogelström Vice ordförande Henrik Jonhed Kårstyrelsen Johan Persson Kårstyrelsen Oscar Mo Kårstyrelsen Anna Persson Kårstyrelsen Linn Efsing Kårstyrelsen Sara Emilsson Kårstyrelsen Robin Norström Kårstyrelsen Sara Blomqvist Ledningsgruppen: Chef för Utbildningsinflytande Per-Viktor Bryntesson Ledningsgruppen: Chef för Utbildningsinflytande Sara Karlsson Ledningsgruppen: Mottagningssamordnare Douglas Victor Cedrum Ledningsgruppen: Studiesocialt ansvarig Victor Olsson Ledningsgruppen: Evenemangschef Izla Unesi Ledningsgruppen: Head of THS International Marianne Fjelberg Ledningsgruppen: Projektledare Nobel Nightcap Olivia Lindgren Ledningsgruppen: Projektledare Armada (in kl. 18:37 ) Axel Hammarbäck Ledningsgruppen: Chefredaktör Osqledaren Sebastian Ols Ledningsgruppen: Kommunikationschef Fabian Wahlgren Ledningsgruppen: Näringslivschef Charlotte Permin-Fager Kanslichef (ut kl. 18:16) 1. Formalia 1.1 Mötets öppnande Mötesordföranden Johan Persson förklarar mötet öppnat 18: Mötets behöriga utlysande Kallelse skickades ut en vecka innan mötet. För kallelse se bilaga. Kårstyrelsen beslutar att finna mötet behörigen utlyst 1.3 Val av mötesordförande Johan Persson är vald på föregående möte. 1.4 Val av sekreterare Johan Persson nominerar Sara Emilsson till sekreterare. Kårstyrelsen beslutar att välja Sara Emilsson till mötessekreterare.

2 Föredragingslista Kårstyrelsemöte KSm3 12/13 Sid 2(9) 1.5 Val av justerare Johan Persson nominerar Linn Efsing till justerare. Kårstyrelsen beslutar att välja Linn Efsing till justerare. 1.6 Anmälda förhinder Studiesocialt ansvarig Douglas Victor är sjuk och kan tyvärr inte närvara vid mötet. 1.7 Adjungeringar Inga adjungeringar behövs. 1.8 Fastställande av föredragningslista Johan Persson lägger till punkt 2.14, Osqledarens rapport. 1.9 Föregående protokoll Är inte utskrivet och signerat och kan inte läggas till handlingarna Anmälningsärenden NNC har släppt en grym video! 2 Rapporter 2.4 Kanslichef Henrik funderar lite kring Hogia Cloud och Fortnox, tanken är att Hogia ska fungera centralt och att Fortnox ska användas av THS Lokalt. Robin undrar lite angående terrassen, att vi behöver underhålla ordentligt med skottning osv. Charlotte kommenterar att det är en självklarhet, att vi måste stämma av emellanåt. Johan kommenterar att det är jättekul att se att det händer saker! Johan kommenterar datorskärmarna och arbetsmiljön, Charlotte säger att det är dags för en sak i sänder: stolar först och sedan datorskärmar, belysning m.m. Henrik undrar lite om caféombyggnationen, Charlotte säger att info kommer läggas i en mapp på kungen. Under ombyggnationen kommer caféfunktionerna eventuellt kunna vara i puben, restaurangen m.m. Det kommer vara mellan 17 dec 8 februari. Invigning kommer ske 20 februari! Charlotte tillägger att IT Supportcenter kommer byggas om, och att den kommer ske i samband med caféombyggnationen. 18:16 Charlotte lämnar mötet. 2.1 Rapport på verksamhetsplanen Ledningsgruppen Linn kommenterar att kärnvärdena har kommunicerats så bra i början! Izla lägger till under Utresande Studenter att det ska skapas en enkät enligt konkretisering till studenterna. Målet är att en enkät kommer utformas i början av november och sättas i drift direkt. Johan undrar angående Stödmedlemskap om det har förts några diskussioner angående detta. Denise svarar att det inte har gjorts. Denise anser att man i styrelsen bör lyfta diskussionen först. Angående nyckeltal: är det bra eller dåligt? Fabian svarar att det är bra att ha, men att verksamheten inte har dragit igång på sådan nivå att det går att se så mkt. Axel säger att det förstås finns andra saker som inte

3 Föredragingslista Kårstyrelsemöte KSm3 12/13 Sid 3(9) går att mäta också. Oscar påminner att man förstås kan lägga till saker eftersom man kommer på dem. Johan säger att det kommer kommenteras på nyckeltalen framöver, och vi ser vad de spelar för roll. Johan frågar Sara B och Denise om utvecklingsplanen generellt för utresande studenter, hur låter kommentarer från skolchefer på den punkten. Det har diskuterats i KTH LG, skolcheferna verkar vilja ha ut fler. Diskussionen fördes över varför man inte reser utomlands? Anna frågar Victor hur det går med lokalbokningssystemet. Victor säger att det är lite förvirrande, och att vissa bokningar inte syns i systemet. Emma undrar om det har undersökts hur mkt ett system skulle kunna kosta. Det är inget som har diskuterats tidigare. Fabian kommenterar att han undersökt saken tidigare, att det inte bör vara jättedyrt och att man kanske kan få spons från något företag. Johan frågar LG generellt om rapporteringssättet i matrisform. Emma säger att det har hjälp väldigt mycket att känna ägandeskap över VP:n, och att den diskuteras löpande på ett sätt som kanske inte hade gjorts annars. Sebastian kommenterar att han själv fått många deadlines väldigt snart, Johan kommenterar att han förstås har mandat att själv prioritera frågorna och att han förhoppningsvis känner frihet 2.2 Ordförande Denise Fuglesang Denise har ingenting att tillägga till rapporten. Oscar: vad är de viktigaste punkterna för THS att driva i KTH:s utvecklingsplan? Denise säger att det framförallt handlar om utbildningsutveckling, campusutveckling och karriärkontakter de områden där vi har mest insikt och saker att komma med. Henrik tackar för en bra rapport och undrar om mötena med BEST och Quarnevalen. Denise berättar att det kändes bra med BEST, att deras projekt är bra att satsa på men att de kommer byta lokal. Emma tillägger att de bör bli mer involverade i den internationella verksamheten och att Head of THS International ska dela en slags reception i Lilla Sammanträdesrummet. Mötet med Q gick bra, närvarande var KP, nytillträdd general Anna Kramarz och precis avgående general Arthur Kransengren. Det var en bra stämning på mötet, man pratade om att man vill börja om på ny kula och lägga dåliga erfarenheter bakom sig. OR: Linn frågar hur det känns med OR och hur stämningen gentemot THS Centralt är. Denise har gjort en organisationspresentation och det verkar vara uppskattat. De var positiva till OR i allmänhet, enbart IsT av ortscampi var närvarande. Henrik frågar om det finns någon plan för att få ej närvarande sektioner mer aktiva. Denise säger att mycket berodde på mottagningen, och på mailen är det god respons. Henrik undrar vad Denise själva har för förväntningar på OR och på samarbetet. Denise säger framförallt diskussioner som är viktiga för hela organisationens framtid: hur kan vi bygga hållbara koncept? Istället för att t.ex. klaga på restaurangverksamheten så kan man hjälpa till att bygga den tillsammans. Angående sent möte om THS International med KTH: det var ett ganska löst möte och det kanske inte kommer ha jättestor inverkan på hur lysningen av HoTHSI går till. 2.3 Vice ordförande Emma Fogelström Emma tillägger att första styrelsemötet med THSK var förra torsdagen. Mötet gick framförallt ut på att spåna idéer. De presenterade ägardirektiven, var lite skeptiska till att synas på campus innan de hade ett etablerat koncept, men gick med på det. Linn: hur har det gått med förhandlingarna med KTH? Det gick bra, Anders verkade förberedd. Mottagningen och International trycktes det på, om man ska omfördela medel, men i övrigt var de inte beredda att satsa mer för utveckling av verksamheten. Linn: hur går det med Osqvik? Emma säger att det är inlagt i budgeten, och att alla har varit väldigt förstående. Alla som ska kontaktas i bygget har blivit kontaktade, och avstängningen är effektiv från 1 okt. 18:37 Olivia Lindgren in

4 Föredragingslista Kårstyrelsemöte KSm3 12/13 Sid 4(9) Oscar: angående full kostnadstäckning och medfinansiering KTH: vi kan absolut utveckla saker som KTH är intresserade av, t.ex. Campusutveckling. Johan: Ni verkar ha en grym grupp, och kul att ni gjort saker under mottagningen! Hur går det med att planera in skoj? Emma och Denise säger att de har planerat in en teambuilding i månaden hela året. Johan undrar lite om det finns några tvärprojekt inom LG: Marianne säger att frågan är lyft men att olika poster har olika mkt tid att lägga på sådant. Sara: hur går det med ER? E har inte svarat, men Dr var där för första gången! 2.5 Kommunikationschef Sebastian Ols Sebastian tillägger att han har haft KR1 innan mottagningen, att det inte var särskilt bra närvaro. Det kan vara problem med kontaktuppgifter. Henrik: Det står KomC väldigt mycket i matrisen, har du börjat kolla på dina deadlines, och hur känns det? Sebastian: Det känns lite hektiskt, men det är väl bara att börja beta av. Henrik frågar om det är sådant som han vill göra eller om det kommer blockera sådant? Sebastian kommenterar att hans brandbook kommer komma i andra hand tyvärr, men att det i VP:n är sådant som måste göras. Vissa saker kan säkert integreras i Brandbooken också. Oscar: Hur går det med gruppen? Hur går rekryteringen, vad ska de göra? Sebastian: Det finns en grupp som är OL/kommunikationsgrupp, som kommer delas mellan de två verksamheterna. Sebastian säger att Ivan Milles verkar sugen på att ta tag i hemsidan. Sebastian säger att de ska ta ett helhetsgrepp om vad alla hemsidor ska ha för syfte. Oscar: Har du tid att jobba strategiskt och övergripande, eller går allt åt till att producera själv? Sebastian har jobbat främst själv under mottagningen med stora grafiska projekt, men att han på sikt ska jobba mer med strategiska frågor. Johan: Tanken är ju lite att du ska finnas som stöd och sköta samordning med kommunikation, hur ser du på arbetsbördan som kan uppstå när grupper kommer och knackar på kommunikationchefens rygg och vill ha material? Finns det en grupp som kan sköta produktionen så att inte alltför mycket detaljarbete kommer landa på kommunikationschefen? Sebastian och Axel säger att det är tydligt för de nyvalda till OLredaktionen ska jobba med Kommunikationschefen också, och att de kommer jobba med grafiskt material för dem också. Henrik: Vad tycker du om dagens hemsida? Sebastian: den är dålig och svår att hitta på. Oscar: Vi har ju Nobel Nightcap nu, hur kan vi få THS att växa med det? Kan vi fortsätta med något sådant, att det lever kvar mellan åren vi har NNC? Hur sparar vi Nobel Nightcap? Sebastian lägger till att ett gäng entusiaster från bl.a. OL, RN och Knepp ska samlas och skapa en gemensam bildbank. Axel: en förebild för detta är Chalmers, som har en grym sida! 2.6 Näringslivschef Fabian Wahlgren Fabian tillägger att rekryteringen gått helt ok, inte lika bra som förväntat. Det blir dock ett NG i år också! J Säljet till OL går ju inte helt som väntat p.g.a. avhopp, och samma med Entrepreneurial Networking Week som är sent i höst. Men de jobbar på saken och det kommer gå vägen ändå. Näringslivsrådet gick fett bra! Johan: Tycker vi borde ha reklam på hemsidan! Anna: Är lite nyfiken om MIRA och CRM-system, hur är status? Fabian säger att de hade möte för flera veckor sedan, och att de var väldigt entusiastiska över just eventkalender och därför har CRM-system hamnat efter det. Men det verkar väldigt positivt och att vi kan gå mot ett gemensamt CRM-system inför nästa verksamhetsår, att vi ska ha en generell eventkalender för all näringslivsverksamhet på hela KTH.

5 Föredragingslista Kårstyrelsemöte KSm3 12/13 Sid 5(9) Oscar: Är det meningen att THS Lokalt ska använda den på sikt? Fabian: ja, på sikt. Vi börjar, NG testar, Armada hakar på om det är bra, och eventuellt skalas det upp till att intäcka även Lokalt. Oscar påminner att dubbelkolla detta och att det är inräknat. Oscar: Borde verkligen NG sälja annonser? Kan inte någon annan än Tomat sälja till OL utan att NG ska måsta knacka lur. Vi kanske bör höra med Metro, ClearChannel eller liknande. Oscar: hur går det med spons i övrigt? Fabian har pratat om både café och Osqvik på möte med byggföretag Titania. Kontakten var väldigt intresserad, Fabian Charlotte och Sven ska åka till både Osqvik och bastun och kolla på möjligheter. Det är antagligen svårt att involvera dem i caféombyggnationen då WSP inte kan ge garantier isåfall, men att de säkert kan involveras i Osqvik. Oscar: Hur är tanken med internutbildningar? Används samma företag jämt eller kan man använda olika? Påminnelse om att inte lägga alla ägg i samma korg Angående ARG-samarbetet: varför kan inte vissa kårer närvara p.g.a. budgetbrist? Emma kommenterar att det främst är Chalmers som har svårt att motivera att de lägger arbetstid på det. Johan kommenterar att det är jättekul med anslutningen på alla event! Angående monterplatser så borde man optimera mer för att kunna stå i puben, eller eventuellt Info-rummet. Fabian säger att det inte skulle gå att ha studenter i inforummet, p.g.a. dålig genomströmning. Men man kan absolut kolla på en mer standardiserad lösning. Anna: hur känns det efter samtalet med Project Destinations nya projektledare, kommer ni ha en bra relation? Fabian säger att det känns som rätt beslut fortfarande att inte ha kvar dem i Näringslivsgruppen, men att det är en bra relation och att de kanske inte kommer samarbeta men att åtminstone kunna coboosta varandra. Man kan kanske som NG vara en bra samordnare för internationella näringslivsprojekt (STUDS, Aiesec, Fiberteknologerna, Project Destination, FocusOn, m.fl.) för att ge alla en gemensam plattform att marknadsföras på. 19:17 Mötet ajourneras 19:23 Mötet återupptas 2.7 Projektledare THS Armada Olivia Lindgren Olivia har inget ytterligare att tillägga förutom att ARG inte har bokat upp några möten i förväg och att det är tråkigt. Oscar: har platserna som hoppat av fyllts? Olivia säger att de har fyllts idag. Angående näringslivsrådet undrar Oscar hur det har fungerat. Olivia säger att de har frågat dem mycket om vad de förväntar sig och vad de vill ha under året. Många är taggade, och vill gärna utbyta kompetens centralt. Angående arbetsmängd/-belastning undrar Oscar hur det känns, om det är för mycket? Olivia säger att det varit mycket för hela LG under mottagningen men att det nu är fokus Armada bara. Johan: Skulle du känna att du hade tid att göra annat också, generella LG-uppdrag och inte bara Armada. Olivia säger att det är svårt att veta när man inte vet konkret vad det skulle vara. Oscar påminner att man ska våga säga ifrån innan det blir för mycket! Linn: vad är det för fel som uppstår med ARGast? Olivia säger att uppstarten är igång med det där Umeåföretaget som ska börja, och förhoppningsvis blir det bättre för sin efterträdare!

6 Föredragingslista Kårstyrelsemöte KSm3 12/13 Sid 6(9) 2.8 Head of THS International Izla Unesi Izla tillägger att hon börjat samarbeta med Armadas internationellt ansvariga, och att de har fixat så att Svenska Institutet ska vara där och prata. Angående IAG-möten ska det fixas ett program för internationella faddrar som ska kunna para ihop faddrar med studenter. Emma: Varför heter resan KTH Snow och inte THS Snow? Robin: Du har ju haft ganska mycket micro-management-uppgifter, hur går det med det, har du blivit av med sådana uppgifter i större utsträckning så du inte behöver göra små-pill? Izla säger att det inte är så mycket sådant, att det var i.o.m. biljettförsäljning till Sea Battle men att det är klart. Angående ekonomi, hur går det gentemot budget? Izla säger att det ligger typ 150 gentemot 350 i årsbudget. THS AG: Fet cred från styrelsen!! Det är 4 svenskar och resten internationella studenter, totalt 17 studenter. De verkar jättetaggade! Emma: varför är det skillnad på hur bra det gått med Master- och Exchangemottagningarna? Izla tror att det beror lite på inställningen av studenterna som kommer hit. Exchange har en benägenhet att vara lite mer party. 2.9 Cheferna för utbildningsinflytande Sara Blomqvist & Per-Viktor Bryntesson Sara och Per-Viktor lägger till att alla sektioner utom A, Media, Dr, OPEN och Fria har anmält sig till UR imorgon! Sara säger att hon varit på jämställdhetsråd med KTH och att vi ska jobba med en jämställdhetsplan. Johan säger att de kan prata med honom senare om hur snacket gått föregående år. Linn: vad kul att höra att standarderna har kommit ut! P-V säger att de skickats ut i våras och att det är mest att följa upp implementeringen nu. Det kommer ta mycket jobb att förankra och implementera, men att det kommer med tid. I dagsläget finns 3 standarder, och det kanske kommer fler när detta arbete är genomfört. Johan: Jättebra med 300hp-frågan, lägg fram casen hela tiden keep em coming. Jättebra att det diskuteras vilka olika fall som kan uppkomma! I övrigt, angående Sara B:s kommentar att ha mer koll inför KTH vad menar du? Sara säger att det handlar om att vara insatt i KTH:s interna regelverk m.m, det tar tid att sätta in sig i frågor då man är ny. Deras företrädare ger bra stöd vid kontakt. Oscar undrar om styrelsen kan hjälpa till med något som kan underlätta jobbet, Sara säger att det nog mest handlar om att acceptera att man inte kan allt från början, och att man alltid kan kontakta KTH:s rådssekreterare. Anna undrar om det går att förbereda något som underlättar för Saras och P-V:s efterträdare? P-V: att framhäva att det går bra att kontakta dessa sekreterare kanske, de är väldigt lätta att ha att göra med Studiesocialt ansvarig Douglas Victor Douglas är inte närvarande p.g.a. sjukdom, men Emma och Denise säger att vissa frågor kanske kan lyftas och besvaras av andra. Johan: VAD KUL att höra att det går bra med föreningarna och att det är bra kontakt! Cred till Victor och Douglas som vågar gå runt och vara lite bad cop gentemot folk som missanvänder lokaler. Sara E: hur verkar Douglas inställing till STORK? Kan vi dra lärdomar av andra kårer? Denise säger att han verkar väldigt entusiastisk! 2.11 Evenemangschef Victor Olsson Victor ursäktar sig för att rapporten är lite fattig, han hade en dålig dag mycket av det han jobbat med är inkluderat i Studiesocialts rapport.

7 Föredragingslista Kårstyrelsemöte KSm3 12/13 Sid 7(9) Henrik undrar hur första puben gick? Victor säger att omsättningsmässigt gentemot bästa puben förra året så slogs den med kr. Robin undrar vilket klientel puben hade? Victor svarar att det var en bra blandning svenska studenter, internationella studenter, externa (icke-kthstudenter, gäster till studenter). Det är jättekul men blir en lite annorlunda stämning än vid ett hel-kth-arrangemang. Det var jättebra att det var vakter inhyrda. Angående nøllepubrundan: Robin undrar om det var öppet i hela huset, vad problemet varit? Victor säger att man får tänka om till nästa år angående pubrundan, i år så blev det begränsande att bara nøllan med armband kom in dåligt resultat därefter. Robin ber om förtydligande angående lokalproblem: Victor svarar att det är svårt att veta hur lokalerna ska prioriteras. Lokalerna bokas väldigt fort. Sara E: vad kan styrelsen göra för att underlätta ditt arbete med lokaler? Victor vill ha ett ställningstagande om vad lokalerna får användas till, restaurangen och kårbokhandeln påverkas t.ex. väldigt mycket av ett dagsevent i Nya Matsalen. Victor lägger till att han tycker vi borde ha en Husansvarig heltidsarvoderad i LG. Linn: Hur har det gått under mottagningen, får du koll på vilken feedback restaurangen och NKM får? Victor säger att sektionsansvariga har dålig koll på lagen och att det är svårt med samarbeten ibland när folk inte följer regler som har effekter på serveringstillståndet. Ibland verkar det som om regler inte riktigt når fram. Victor säger att man bör utbilda sektionsansvariga genom mottagningsrådet i vår. Rent försäljningsmässigt så förlorar vi pengar på mottagningen som vanligt. Robin kommenterar att vi såklart vill förlora på mottagningen för alla. Victor säger att problemet absolut inte ligger i att förlora intäkter, utan i att förlora tillståndet om någon från en sektion gör fel. Oscar kommenterar att det är jätteroligt med ny struktur i Programgruppen, roligt att många verkar tycka det är positivt! 2.12 Mottagningssamordnare Sara Karlsson Sara K tillägger att hon varit lite sjuk när rapporten skrevs, men att hon inte har något att tillägga i övrigt. Anna: har du haft mycket brandsläckning eller har du kunnat njuta under mottagningen? Sara säger att det varit mycket brandsläckning, ett samtal om något om kvällen innan eller något, och det har inte varit så mycket njuta. Mycket småsaker, inga dödsfall eller så!! Henrik undrar vilken nivå brandsläckningen ligger på. Sara säger att det handlar om en insparkad dörr, ett fällt träd på Osqvik eller dylikt, mottagningsansvariga som är förvirrade eller liknande. Oscar: har du fått feedback från KTH om mottagningen? Sara svarar att Yvonne på Info-Center säger vad har hänt? Jag har inte hört någonting, och att Lena Edvardsson har sagt att hon inte fått några klagomål. Inga klagomål från KTH-anställda har kommit fram. Oscar undrar vad hon har tänkt lägga sin tid på under hösten. Sara svarar att många kanslier jobbar olika, och att vi måste jobba för att det ska bli bättre. Detta är något som bör drivas centralt. På mottagningsinternatet fungerar det inte att driva igenom men det fungerar inte att olika sektioner får olika stöd från sina kanslier. MR ska dessutom se över hela mottagningen som gemensamt projekt. Utvärdering har också påbörjats. Oscar undrar vad Sara är mest stolt över med årets mottagning. Sara svarar att hon har haft bra kontakt med samtliga sektioner, ingen sektion har känts avlägsen eller bortglömd ortscampi inkluderat. Izla säger att man kanske bör ha ett slags seminarium för hur man anordnar en fest på Nymble för samtliga inblandade. Sara säger att man bör börja från början så att samtliga får veta vad som gäller. Festansvariga på sektionsnivå vet inte alltid vad som gäller så en bredare utbildning bör ges.

8 Föredragingslista Kårstyrelsemöte KSm3 12/13 Sid 8(9) Johan kommenterar att Sara bör vara mer kaxig i sin rapport Metro har ju skrivit om att mottagningen är jättebra!! 2.13 Projektledare NobelNightcap Marianne Fjelberg Marianne tackar för rättstavning av hennes namn i handlingarna! Och alla bör vara med på torsdag lunch! Marianne pratar även om sin A-B-C-D-budget som har satts ifall vissa sponsmål inte möts. Johan kommenterar att det är jättebra att A-B-C-D-budgeten har tagits fram i samråd med kommittén! Marianne säger ja, ingen har blivit trampad på tårna. Styrelsen mutar Marianne med Coca-Cola och Cola-nappar, om vad som var fantastiskt. Marianne berättar om en fantastisk uppsättning med dekoration och kostymer som dykt upp genom Mariannes pappa. Det kommer skära mycket kostnader. Oscar kommenterar att det är jätteroligt att se att Marianne är glad glädje sprids uppifrån och ner i en organisation!! 2.14 Chefredaktör Osqledaren Axel Hammarbäck Axel har inget att tillägga, förutom att han planerar att komma på fler styrelsemöten för att kika på verksamheten. Sara E: Är det inte dags att skrota Tomat? Axel kommenterar att vi inte har något alternativ ännu. Emma undrar om det finns intresse för att ha en säljgrupp under OL-redaktionen eller om det ska vara antingen NG eller Tomat. Axel säger att han inte kollat på den möjligheten, men Fabian säger att det inte går att lägga över säljet helt på en ideellt driven grupp. Man måste ha någon extern säljinstans. Oscar kommenterar OL-TV: jättekul initiativ! Det går väl in lite i hur man använder hemsidor och så, men det är viktigt att det kommuniceras ut. Johan kommenterar att Axel inte blivit vald under de premisser som han arbetar under, och undrar om det känns bra? Axel säger att han nog inte hade sett sitt uppdrag särskilt annorlunda om han hade svarat inför KF, men det känns väldigt bra med samarbetet med Sebastian m.m. Linn creddar Axel sjukt mycket och lyfter fram Hardkår-etiketten som gjorts i samarbete med Sebastian. 3 Beslutsuppföljning 3.1 Styrelsebeslut Johan berättar att Ledningsgruppen är stadfäst enligt styrelsebeslut, och att alla är valda till Ledningsgruppen. Tanken med stadfästelsen är att det finns uppdrag inom Ledningsgruppen som man från styrelsen kan besluta att delegera som kanske inte vanligtvis är inom ramarna för uppdraget. 3.2 Styrelsens actions points Styrelsen väljer att inte gå igenom action points. 4 Stadfästelse av delegationsbeslut 4.1 Stadfästelse av eventuella presidiebeslut Det finns inga presidiebeslut att stadfästa. 4.2 Stadfästelse av eventuella studeranderepresentationsbeslut Det finns inga studeranderepresentantbeslut att stadfästa.

9 Föredragingslista Kårstyrelsemöte KSm3 12/13 Sid 9(9) 4.3 Stadfästelse av eventuella projekt- och föreningsbeslut Det finns inga projekt- och föreningsbeslut att stadfästa. 5 Övrigt 5.1 Övriga frågor Inga övriga frågor. 5.2 Sammanfattning till hemsidan Sara E lovar att lyfta fram lite goodies ur protokollet till sammanfattningen. 5.3 Nästa möte Nästa möte är 15 oktober. 5.4 Val av nästkommande mötesordförande Kårstyrelsen beslutar att välja Johan Persson till nästkommande mötesordförande. 5.5 Mötets avslutande 20:14 Mötesordförande Johan Persson avslutar mötet.

10 Föredragingslista Kårstyrelsemöte KSm3 12/13 Sid 1(2) FÖREDRAGNINGSLISTA Kårstyrelsemöte 3 12/13 Måndagen den 17 september 2012 klockan Plats: Sammanträdesrummet, Nymble * = bilaga finnes. 1. Formalia Mötets öppnande Mötets behöriga utlysande* Val av mötesordförande Val av sekreterare Val av justerare Anmälda förhinder Adjungeringar Fastställande av föredragningslista Föregående protokoll Anmälningsärenden 2. Rapport Rapport på verksamhetsplanen* Ordförande* Vice ordförande* Kanslichef* Kommunikationschef* Näringslivschef* Projektledare THS Armada* Head of THS International* Cheferna för utbildningsinflytande* Studiesocialt ansvarig* Evenemangschef* Ledningsgruppen Denise Fuglesang Emma Fogelström Charlotte Permin-Fager Sebastian Ols Fabian Wahlgren Olivia Lindgren Izla Unesi Sara Blomqvist & Per-Viktor Bryntesson Douglas Victor Victor Olsson

11 Föredragingslista Kårstyrelsemöte KSm3 12/13 Sid 2(2) Mottagningssamordnare* Projektledare NobelNightcap* Sara Karlsson Marianne Fjelberg 3. Beslutsuppföljning Styrelsebeslut* Styrelsens actions points 4. Stadfästelse av delegationsbeslut Stadfästelse av eventuella presidiebeslut Stadfästelse av eventuella studeranderepresentationsbeslut Stadfästelse av eventuella projekt- och föreningsbeslut 5. Övrigt Övriga frågor Sammanfattning till hemsidan Nästa möte Val av nästkommande mötesordförande Mötets avslutande

12 Till: THS styrelse För kännedom: THS medlemmar THS arvoderade THS sakrevisorer THS Valberedning THS personal Inspektor KALLELSE Kårstyrelsemöte 3 12/13 Måndagen den 17 september 2012 kl , Kröken, Nymble Föredragningslista och samtliga handlingar finns tillgängliga torsdag den 13 september 2012 Nu har verksamhetsåret snurrat igång på riktigt! Jag skriver denna kallelse direkt efter avslutat KSm 2. Nästa måndag kommer ledningsgruppen 12/13 att rapportera på vad de har arbetat med under verksamhetsårets första två månader. Spännande, eller hur? Stockholm 10 september 2012 Denise Fuglesang Ordförande THS Välkommen!

13 Medlemskap Kärnvärden och värdegrund Avsnitt i VP Mål i VP Konkretiserade mål Aktivitet Nyckeltal Utarbeta en värdegrund bestående av kärnvärden, åsiktsdokument och arbetsprinciper KS: Ta fram åsiktsdokument och arbetsprinciper (dec) Kärnvärdena ska återspeglas i THS kommunikation mot medlemmarna under året i syfte att förmedla en enhetlig självbild KomC & OL: Ta fram verktyg för LG att sprida kärnvärdena inom hela THS, C och L. Utdelning av tygpåsar under kårens dag Entré-tygband till nollepubrundan med tryckta kärnvärden Kärnvärden i THS-presentationerna för nollan under mottagningen Kärnvärden i en infographic om medlemskapet Kommunikation av kärnvärdena genom tv-skärmarna i Nymble Under året dokumentera hur värdegrunden använts för att kunna utveckla verktyget KomC & OL: Halv- och helårsrapport Öka antalet medlemmar Ordf: Dokumentera antalet medlemmar/ sektion, avstämning OR med fokus medlemmar (nov) THS-station på kårens dag för information om medlemskapet samt uppställda Betala din kåravgift - datorstationer. Antal medlemmar: st Tydliggöra innebörden av ett medlemskap och dess förmåner samt verka för fler förmåner KomC, NC: Arbetar med detta, definerar medlemskap (nov) Fler förmåner (feb) Information om medlemskapet via THSpresentationerna för nollan under mottagningen. Arbete med fler förmåner, t.ex. medlemsrabatt på cyklar vid ett event ordnat av Näringslivsgruppen Öka antalet stödmedlemmar och utveckla stödmedlemskapet tillsammans med KTH alumni Ordf: Diskussion med KTH Alumni. KS: Definiera stödmedlemskap (konferens 3, feb).

14 En kommunicerande kår Undersöka alternativa rekryteringssätt för stödmedlemmar. Exempelvis alumnmiddagar och jubileum på THS Lokalt och Centralt All verksamhet inom THS ska motiveras till att ta in medlemmarnas åsikter Det ska både synliggöras och tydliggöras vem inom THS organisation som ansvarar för olika frågor För THS medlemmar tydliggöra vem som skall kontaktas i olika frågor KS: Görs i samband med definiering av stödmedlemskap (konferens 3, feb) LG: Informerar om detta på råd och liknande (okt) KomC: Förslag på förbättring, internt (dec) KomC: Förslag på förbättring, externt (dec) Antal likes på facebook: 3307 st (894 st nya under mottagningen!) Antal followers på twitter: 150 st Antal besökare på hemsidan: Augusti st En betydande del av THS förtroendevaldas tid ska läggas på kommunikation av sitt arbete och hur arbetet passar in i THS syfte. Kunskap ska spridas om THS verksamhet och THS synlighet ska ökas KomC: Kartläggning av kommunikationskanaler (okt) Undersöka att sätta upp Tvskärmar överallt. Ledningsgruppen har ätit frukost utanför Nymble under mottagningen för att synliggöra THS Centralt. Hela Ledningsgruppen har twitterkonton! En del rekryteringskampanjer har genomförts för att synliggöra vad de olika grupperna gör. Presentationer om THS har hållits för de internationella studenterna Märken har tryckts upp och delats ut till alla som gillar THS på facebook Det ska etableras strukturer för tvåvägskommunikation med ortscampi KomC: Halvårsuppföljning

15 IT och webb Samarbetet mellan all verksamhet inom THS Centralt som berör kommunikation ska öka Det tydliggörs vem som ansvarar för THS IT-system KS & KP: Skall skapa förutsättningar för detta. (dec) KC: Göra en nulägesanalys om vilka ITsystem som används i dagsläget. (dec) En gemensam workshop har hållits för hela programgruppen tillsammans med Kommunikationschefen. Samarbete mellan alla kommunikationsgrupper inom THS Centralt är planerat för att utveckla THS hemsida. Det utreds hur THS ska förvalta, vidareutveckla och nyutveckla system KC: Se över de olika möjligheterna att ta in en ITansvarig. Ta fram en upphandlingsstrategi för ITsystem (dec) De kommunikationsmedel som finns ska var tillgängliga för alla delar av organisationen System för att enkelt ta in åsikter från medlemmarna ska driftsättas KomC: Kartläggning av kommunikations-kanaler (okt) KomC: Förslag på hur detta skulle kunna göras (dec) Ett verktyg för att annonsera val till poster inom hela THS Centralt ska tas fram KS: Tydliggöra strategi, se till att den följs (sept)

16 THS Lokalt & Centralt - enad studentkår En samordnande och stödjande organisartion Utveckla medlemsregistret för att möjliggöra digitala val KS: Kontrollera medlemsmappning mellan program och sektioner (okt) En uppdatering av systemet har skett som innebär att många personers sektionskod har korrigerats, det finns dock fortfarande vissa fall där det inte fungerar. Ett möte med Ladok är inplanerat för att utreda exporten av programkoder till medlemssystemet. Alla förtroendevalda inom THS, lokalt som centralt ska ges möjlighet till att under sociala former träffa andra med liknande förtroendeuppdrag KS: Ska ge förutsättningar för sådanna former. Plan färdig (okt) Hittills aktiva och genomförda råd: Ordföranderådet, Ekonomirådet, Näringslivsrådet/Mässrådet, Idrottsrådet, Mottagningsrådet, Kommunikationsrådet, Internationella rådet Planerade råd: Utbildningsrådet Alla förtroendevalda inom THS, lokalt som centralt, ska erbjudas en utbildning eller introduktion relevant för det förtroende de fått samt deras plats, nytta och funktion i organisationen i stort Råden på THS ska ha tydliga syften som riktar rådsverksamheten och effektiviserar denna KS: Skapar förutsättningar för utbildningar och introduktion för alla förtroendevalda. Plan färdig (okt) KS: Sammanställer tydliga syften för samtliga råd inom THS (dec) Rekryteringsutbildningar genomförda för Nobel Night Cap, Näringslivsgruppen och Armada. Planerade utbildningar: Ekonomiutbildning, Ledarskapsutbildning för Ordföranderådet, Change management-utbildning för Ledningsgruppen, kårstyrelsen, Nobel Night Cap, Armada, Näringslivsgruppen, Programgruppen, Osqledarredaktionen, Sälj- och projektledningsutbildning för näringslivsverksamheterna inom THS Lokalt. Antal genomförda utbildningar: 3 Närvaro på råden: All verksamhet inom THS centralt ska ha THS som tydlig avsändare All verksamhet inom THS lokalt ska uppmuntras att ha THS som avsändare för att framgå att de är en del av THS KomC: Pressflik på hemsidan, mallar, loggor etc (feb) KomC: Pressflik på hemsidan, mallar, loggor (feb) LG: Informera om hur man använder dessa vid alla råd. Kommunikationsrådet samt Idrottsrådet har aktivt uppmuntrats till att använda THS logga i sin kommunikation.

17 Restaurang och eventverksamhet THS Lokalt - Framtidens organisation Det ska inrättas kommunikationskanaler för frågor mellan THS Lokalt och KTH för att säkerställa att THS har en enad och tydlig front mot KTH i alla frågor. En översyn av sektionsorganiseringen ska initieras i syfte att göra organisationen mer dynamisk vid förändringar inom KTH. CFU, KomC, SS: I råd ta fram processkartor för hur man driver en gemensam fråga (nov) Ordf KS: Lyfta frågan i OR1, reflektera i THS lokalt styrelse OR2. KS diskuterar på konferens 2 med högt till tak. Diskussion påbörjad i Ordföranderådet. THS Restaurang-, Café- och interncateringkoncept ska definieras och kommuniceras inom organisationen KS: se över restaurang- PM (okt). KC: Dokumentera restaurangkoncept tillsammans med RC (dec). KS: Uppdatera PM (jan) Antal externa förfrågningar/neka de förfrågningar: THS Restaurang och Café ska utvecklas för att ta emot mycket beställningar på extern catering samt flera externa och interna event i Nymble. Speciellt fokus ska läggas på att utreda och om möjligt skapa de förutsättningar som behövs för att erbjuda den catering THS lokalt efterfrågar Utvärdering i MR och OR (Klubbmästarråd?!) (okt). Fokus på konstruktiva förändringar. KS, KC, RC ansvarar för delegation av förändringar och implementation. Diskussion påbörjad i Ordföranderådet. Antal externa vs interna event: Arbete med att skapa förutsättningar för ökad pubverksamhet i Nymble ska fortsätta. Detta med mål i att på sikt bedriva daglig pubverksamhet i Nymble KS, EC: Strategi tas fram för hur man kan nå målen (sept). Diskussioner påbörjade i Programgruppen Konkretisering av ett enat evenemangskoncept påbörjat i Programgruppen Antal genomförda pubar: Antal genomförda övriga event:

18 THS Fastigheter Under verksamhetsåret 2011/2012 gjordes stora framsteg för fler enskilda evenemang i Nymble. Under 2012/2013 ska fokus ligga på att kontinuerligt utvärdera alla event för att ge fortsatt kvalitativ utveckling. RC, EC: undersöker vilka utvärderingssätt som är lämpliga (okt). Nyckeltal har tagits fram för att mäta utvecklingen av verksamheten Programgruppen ska erbjuda s.k. profilpubar i Nymble, pubar där programgruppen sköter baren samtidigt som olika verksamheter inom THS Lokalt och Centralt har möjlighet att profilera sig. KS, EC: Strategi tas fram för hur man kan nå målen (sept). Antal genomförda profilpubar: 0 Nymbles lokaler ska hållas attraktiva och rutiner för kortsiktig bokning och uthyrning ska vara översiktliga och lättillgängliga EC, SS, KårX/KC, RC: Definiera bokning, kontakt, bilder, regler etc. Anpassa därefter (dec). Nytt lokalbokningssystem implementerat Lokalpriserna är uppdaterade för att mäta de kostnader som finns för lokalerna En klassning av Nymbles lokaler skall utföras med syfte att tydliggöra lokalens långsiktiga användning. Exempel på klassning kan vara THS Föreningsrum och THS Studierum SS, EC: Projektplan för klassificering av Nymble (sept)

19 Näringslivsverksamhet Under verksamhetsåret skall syftet med Osqvik definieras och fastigheten anpassas därefter KS: Definiera syftet med Osqvik (sept). KC: plan för anpassning (nov). Ett projekt med mål att tillskapa och omvandla ytor inom kårhuset har initieras i samarbete med KTH. Under verksamhetsåret skall skisser tas fram och projekteringen påbörjas KS: kontakt med KTH:s Campusarkitekt (sept), projektplanering (jan). Skapa förutsättningar för ökad kommunikation och umgänge mellan THS Centralts näringslivsverksamheter KS & vordf: Öka budgetanslag för gemensamma aktiviteter. PLA & NC rapporterar (nov) Gemensamt event genomfört för Näringslivsgruppen och Armada tillsammans med Ericsson. Antal verksamhetsöverskr idande arrangemang: 1 Skapa förutsättningar och incitament för ökad kunskapsöverföring inom organisationen, både mellan THS Centralts olika grupper, men även mellan THS Centralt och Lokalt Undersöka intresset för att driva gemensamma näringslivsprojekt mellan THS Centralt och Lokalt, samt starta upp sådan verksamhet om intresse finns PLA & NC: Tas upp i NR/MäR, uppmuntra gemesamma projekt. (sept) PLA & NC: Utreds på NR/MäR (okt) Diskussion påbörjad i Näringslivsrådet/Mässrådet Antal genomförda gemensamma projekt: 0

20 THS Utbildning Nationellt påverkansarbete THS centrala näringslivsverksamheter ska gemensamt ansvara för att ta fram en lämplig arbetsstruktur för hur THS bör arbeta med produktsponsring i Nymble och kostnadsminskningar KS: Ger riktlinjer för vad som är ok (aug). PLA & NC: Ger förslag på hur man kan arbeta med detta (okt) THS under året ska delta i SFS arrangemang (fullmäktige, medlemsträffar etc.) i syfte att lära om organisationen Ordf: deltagande i SFSbootcamp (aug/sept). Delegation: deltagade i SFS-Fum (maj) THS ska ta fram en strategi för sitt arbete inom SFS KS: sätta ramar för val av SFS delegation (okt), välja delegation (nov). Delegation: prioritera frågor att stödja och driva (inför SFS-Fum). Ordförande och Chef för utbildningsinflytande har deltagit i SFS Bootcamp, en minikonferens med fokus på påverksansarbete och nätverkande. Antal SFSarrangemang vi deltagit i: 1 Allt påverkansarbete ska samlas under THS Utbildning som ska byggas till ett starkt socialt, kompetent och kommunikativt forum för frågor kring utbildningskvalitet CFU: tar fram konkreta mål (aug) - Gemensamma frågor i UR - Kommunikation via sociala medier - Kårens Dag - Artiklar i OL - Påverkansvecka i vår - Närvara vid sektionernas studienämnder Cheferna för utbildningsinflytande har tagit fram konkreta mål som nu finns införda under konkretiseringen till vänster. Kontinuerlig kommunikation sker via sociala medier, främst facebook och till viss del även twitter. THS Utbildning har haft en egen station under kårens dag för att synliggöra verksamheten Antal utbildningstillfällen : 0 Antal möten med studentrepresentant er: 1 Antal medlemmar i facebookgrupp: 66 st Antal behandlade studenträttsfall: 4

21 THS Visionsarbete Beskrivningar för THS Utbildnings verksamhet ska tas fram i syfte att öka kontinuitet och enighet i organisationen CFU: Tar fram beskrivningar (nov) En standard för THS kommunikation med KTH i påverkansarbetet ska utvecklas och implementeras KomC & CFU: Tar fram en processkarta som beskriver vägarna att gå i påverkansarbete (nov) implementerad (feb) THS arbete med påverkansarbete ska göras tillgängligt och synligt för att öka medlemmarnas intresse för frågorna. Syftet är att öka samtliga medlemmars beställarkompetens kring utbildning CFU: Genomföra påverkansvecka i vår (vår) - Kommunikation via sociala medier (kontirnuerligt) Artiklar i OL (kontirnuerligt) Antal OL-artiklar: 0 Antal likes på facebook: 165 st THS ska delta brett och kunnigt i alla tjänstetillsättningsprocesser CFU: ansvarar för att rapportera från samtliga TFN varje rapportmöte. Representanter är tillsatta i de centrala grupperna Hur det ser ut på skolnivå är inplanerat att diskuteras i Utbildningsrådet THS ska under verksamhetsåret 2012/2013 formulera en konkret 5- årsvision väl förankrad i organisationen samt i linje med vår omgivning. Visionen ska ligga till grund för verksamheten de åren den omfattar och det skall byggas strukturer för att följa upp visionens progression. KS: Väljer grupp som fixar innan KF1, uppföljning till KS (okt) (dec) (jan) klart KF4

22 Universitetets kultur För mottagningen i tiden Miljöpolicy THS ska se över det existerande dokumentet PM: THS Miljöpolicy och ta fram en ny miljöpolicy som behandlar både resursanvändande och avfallshantering KC, KS: KC ansvarar för PM uppdateras (okt). KS: Nytt PM/Policy färdigt att antas (dec). THS verksamhet ska anpassas till den framtagna miljöpolicyn KS ser över vilkas ansvar som berörs (feb). KC ansvarar för ansvarsfördelning inom av fastigheter. Utvärdering påbörjad men ej utskickad Siffror ur utvärderingen; ex andel nöjda studenter, andel som upplevt press att dricka alkohol, andel som känt sig kränkta, andel som deltagit. THS ska under verksamhetsåret påbörja en utvärdering av mottagningen för att identifiera mottagningens syfte och nytta samt dess styrkor och svagheter MS: Avstämning i MR (sept/okt), rapport (nov) Verka för att KTH arbetar vetenskapligt med utvecklingsarbete, framför allt vad gäller utbildningens genomförande Fokus i påverkansarbete CFU: Aktiv bevakning av ECE-skolans projekt med pedagogisk meritering, aktivt arbete i resursfördelningsutskottet Chefer för utbildningsinflytande har deltagit i, och aktivt lyft frågan för diskussion i möten och arbetsgrupper som berör frågan

23 Fysisk miljö THS relation till KTH Identifiera strukturer som försvårar fokus på utbildningen och studenten vid KTH CFU: Utreder vart sådana strukturer finns (nov) förslag på förbättring (mars) THS ska initiera en process för en policy om studentinflytande på KTH, där KTH sammanfattar sin relation till THS samt syftet och ambitionen med studentinflytande Ordf: Tydligör öppenhet för samarbetet med KTH. Presentera THS VP för KTH-LG/US. CFU: Jämförelser inom RUBIK. KS: Diskutera på vad man kan vinna/förlora genom policyn. THS proaktivt ska verka för att perspektiv viktiga för studenterna prioriteras i pågående och kommande projekt VO & SS: aktivt deltagande i MBA-möten (löpande under året) Vice ordförande och Studiesocialt ansvarig har deltagit i möten med Miljö- och byggnadsavdelningen för att bevaka studenternas perspektiv. Utveckla och definiera samarbetet mellan KTH:s miljö- och byggnadsavdelning (MBA), THS Centralt samt THS Lokalt. Det ska vara tydligt vem som har ansvar för en lokal, vilka krav som gäller och vem man ska vända sig till med frågor SS: Tar fram tidsplan (sept) för utredning vem som ansvarar för sektionslokaler. Presenteras för sektionerna på MBAs stormöte i vår (feb). THS har i dagsläget en mycket bra relation med MBA. Både KTH och THS är drivande i frågan om vem som har ansvar för olika lokaler och projektet är initierat med mål att presentera på MBAs stormöte med sektionerna.

24 Utresande studenter Sektionslokaler THS ska bevaka utvecklingen av MBA:s nytillsatta arbetsgrupp som ska utreda lokalbehov vid de olika skolorna, för att se till att relevant studentinflytande finns på plats SS: aktiv kommunikation med MBA i frågan löpande under året. Återrapportering varje rapportmöte. Undersöka och kartlägga THS sektionslokaler samt undersöka sektionernas organs behov av ytterligare lokaler i driften av sin verksamhet. Kvalitativ data och information ska insamlas, dvs. inte enbart antalet studenter och medlemmar som allokerats per sektionslokal utan även hur grupperna nyttjar lokalerna och under vilka perioder KS & SS: Utredning av användning av sektionslokaler (sept). Projektplan & utförande under tidig höst. Sektionerna har blivit kontaktade med riktlinjer för att samla in data och information, deadline för återkoppling till Studiesocialt ansvarig är sista september. Rutiner ska fastställas för hur detta underlag hålls aktuellt och hur THS ska bemöta KTH i dessa frågor Utvärdera hela utlandsstudieprocessen från idé till tillgodoräknande efter avslutad resa Arbeta för en större trygghet gällande tillgodoräknande av de kurser man läst SS: Utveckla rutiner för att hålla underlag uppdaterade (våren) CFU, THS I: Skapa och skicka enkät i utvärderingssyfte till minst 100 studenter som rest utomlands - för att belysa KTH:s brister. KS, CFU, THS I: Utred hur THS kan jobba med detta strategiskt: vilka kommunikationsvägar etc. (okt) Diskussion har förts i KTH:s ledningsgrupp och Universitetsstyrelse eftersom en punkt i deras Utvecklingsplan är att få fler utresande studenter. Andel tillgodoräknade kurser: (vet ej, statistik från KTH? ESN?)

25 Övriga nyckeltal Inresande studenter Utvärdera vilka stödfunktioner KTH erbjuder och bör erbjuda under studietiden i annat land THS bor under verksamhetsaret 2012/2013 utreda fragan med KTH och ta reda pa vad det finns for strategi kring integration av inresande studenter. Vems ansvar ligger integrationen pa och vilken fordelning av ansvaret finns mellan KTH och THS, centralt som lokalt. KP & THSI: Utvärdera THSI struktur och anpassa efter vad KTH vill THS ska göra.(sept) Ordf & THSI: Möte med KTH om deras syn på THSI och vad THS har för ansvar. (sept) Ordförande och Head of THS International har deltagit i möte med KTH och diskussionen har påbörjats. Antal medlemmar i THS International facebook-grupp: 1009 st Antal kårföreningar, andelar medlemmar i förening som är THS-medlem, antal skyddsombudsfall, antal luncher i restaurangen+cafet, andel näringslivsevent som var fullsatta, antal genomförda näringslivsevent, totalt antal engagerade studenter i alla centrala grupper, kostnad för reparation och underhåll av Nymble, antal sålda annonser till OL av NG resp. Tomat

26 Rapport inför kårstyrelsemöte 3 Ordförande, Denise Fuglesang Sid 1(2) ARBETSRAPPORT 1, KSM Ordförandes rapport Aktuellt just nu Under augusti har väl det mesta kretsat runt Mottagningen. Det har varit mycket fokus på THSpresentationerna och att synliggöra THS genom att vara närvarande och tillgänglig under veckorna. Det flesta sektioners mottagningar håller dock på att avrundas så för tillfälle är det mycket nollegasquer som gäller. Det har riktats mycket negativ kritik mot kårens restaurang- och evenemangsverksamhet så jag har fått syssla ganska mycket med att prata med diverse parter för att förklara varför situationen ser ut som den gör. Det har för det mesta gått bra, men det är helt klart energikrävande. KTH:s heta puck just nu är nog utvecklingsplanen och den diskuteras i stort sett i alla de instanser som jag sitter med i (RG, LG och US). Annars har jag get mig f*n på att vi ska ha utformat en uppstyrd och hållbar struktur för THS International till dess att nästa HOTI blir vald, så jag har pratat mycket om det med Izla och börjat fundera på hur vi ska gå till väga. Vi var på möte med KTH för att få bättre insikt i hur deras internationella verksamhet fungerar samt för att se hur våra verksamheter kan komplettera varandra. KTH var positivt inställd och vi har bokat in ett nästa möte i början av november. I övrigt är det mycket samordning (inför möten, luncher och utbildningar), bollplankande (med alla möjliga parter), mötesdeltagande och informerande som gäller. Jag tror jag har mailat OR 2ggr/dagen på sistone, men det är ju viktigt att de hålls informerade eftersom de i stort sett är våra främsta ambassadörer ute på sektionerna. Gruppdynamik och organisationsfrågor Kortfattat om exempelvis arbetsledning, disskusioner kring LGmöten etc Stämningen i LG är jättebra. Alla kommer överens och samtliga verkar känna att de finns stöd (såväl fysiskt som psykiskt) att hämta i gruppen. Emma och jag har haft avstämningsmöten med hälften i gruppen och ska ha möte med övriga under kommande vecka. LG mötena fungerar helt okej, men har hittills snarare fyllt en informativ funktion. För min del har jag haft möten med ett flertal i LG för att få bättre insikt i hur deras enskilda områden fungerar och hur de jobbar med dem. Detta gör jag för att jag är nyfiken, intresserad och vill veta i detalj hur hela verksamheten fungerar, men också för att se vad det finns för möjligheter att knyta samman olika delar för att få en mer enad organisation. Samarbeten och kontakter OR Första OR var den 31 augusti. 13 stycken deltog och alla verkade taggade. Vi körde lite presentationer och en kort diskussion om vad vi vill använda OR till. Jag höll i ett pass om hur THS Centrala verksamhet fungerar och relaterar till sektionerna och KF, vilket var väldigt uppskattat då många tycker att det är

27 Rapport inför kårstyrelsemöte 3 Ordförande, Denise Fuglesang Sid 2(2) förvirrande. Jag tog emot och försökte reda ut mycket negativ kritik om evenemangsverksamheten under Mottagningen. Slutligen lyfte jag frågan om hur många sektioner THS bör har. Mötet avslutades med tårta och bubbel för att fira att året kommit igång. Jag har också spikat datum för en ledarskapsutbildning som OR ska få av McKinsey. KTH Mycket tid har förstås gått åt till möten (och internat) med KTH. Inte bara Rektorgruppen, Universitetstyrelsen och Ledningsgruppen utan även möten där fokus legat på sammarbetet THS-KTH. Som nämnt fokuserar KTH just nu mycket på sin utvecklingsplan, men det har även lagst tynd på den utredning som gjorts om KTH:s namn och varumärke. Regional och Nationellt samarbete: SFS och SSCO Jag har varit på SFS konferens och SSCO konferens. Båda fokuserade egentligen på påverkansarbete och nätverkande, men SSCO:s var mer givande. REFTEC Jag har haft ganska mycket kontakt med KORK angående ARGast-frågan. Hemsidan har ju inte fungerat ordentligt på länge, så vi har haft tre Skypemöten för att bestämma hur vi ska agera. Nu har vi skrivit avtal med Codemill som ska fixa problemen i två faser. Första fasen ska bli klar under hösten. Interna kontakter och samarbeten Tillsammans med Emma har jag haft möten med BEST och Quarnevalen. Båda mötena gick bra och det känns som att vi lagt en bra grund inför året. Övriga kontakter Emma och jag ska representera på MF:s Amphioxgasque (nollegasque) på lördag. Kan rapportera vidare om detta på mötet. Resonemang Arbetet är (knappast oväntat) ganska spretigt och det gör bland annat att denna rapport var jobbig att skriva. Det är ofta svårt att hitta tid för att verkligen kunna fokusera på en uppgift (nackdelen med kontorslandskap), men jag har lärt mig att om man kommer in tidigt på morgonen kan man få mycket sådant gjort. Trotts att det ibland är frustrerande är det samtidigt väldigt roligt att lära sig balansera det operativa, strategiska, ledande och plötsligt uppkomna arbetet. Man får ett brett perspektiv och jag får fruktansvärt mycket idéer på hur organisationen skulle kunna utvecklas och knytas samman. Man får se problemen från många olika håll och inser hur svårt det är att hitta lösningar som alla är nöjda med. Det har varit en hel del konflikhantering, mer än vad jag förväntat mig tidvis jobbigt, men alltid lärorikt. Ibland känns det tungt med mycket KTH-möten. De är ofta mycket ineffektiva och sådana möten tillhör klassen det värsta jag vet. Det kan kännas som totalt bortkastad tid: ett möte som är två timmar långt kan ha en 5minuterspunkt som berör THS. Annat är det med kårens möten! Där känner jag mig oftast inspirerad och engagerad och känner att det händer saker som för verksamheten i rätt riktning. Oftast kommer jag ifrån styrelsemötena med ny inspiration och kraft. Allmänt kan jag väl säga att det hela tiden är jättemycket, men det är roligt och givande och jag får träffa massa spännande människor, lära mig avgränsa och säga stopp samt helt enkelt jobba mer effektivt. Jag har kommit fram till att intensiv träning är mitt absolut bästa trick för att slappna av och jag tror jag håller på att trilla in i träningsnarkomani, men det är snarare positivt särskilt för mina blodsocker. Till slut vill jag bara säga att LG och KS är bäst i världen och jag tycker alltid att det är roligt att få hänga med er och önskar att jag fick göra det ännu oftare under icke-arbetsformer!