RAPPORT, Fas 2a Projektledningsgruppens (för Fas 2) förslag på övergripande strukturer och principer

Transkript

1 PROJEKT ORGANISATIONSUTVECKLING VID HÖGSKOLAN BORÅS RAPPORT, Fas 2a Projektledningsgruppens (för Fas 2) förslag på övergripande strukturer och principer 1

2 Innehållsförteckning INNEHÅLLSFÖRTECKNING INLEDNING UTVECKLING AV FRAMTIDA ORGANISATION FÖR HÖGSKOLAN PROJEKTLEDNINGSGRUPPEN UTGÅNGSPUNKTER FÖR ARBETET I FAS PRINCIPER OCH MÅL MÅL FÖR ARBETET I FAS 2A OCH 2B ARBETSPROCESS OCH PROJEKTPLAN FÖR FAS PROJEKTPLAN FÖR FAS INSAMLING OCH ANALYS AV INFORMATION Intervjuer Webformulär Övriga skriftliga synpunkter och förslag Dokument Forskning: aktivitet, program och externa anslag ANALYS- OCH ARBETSPROCESSEN BESLUTSPROCESS FAS 2A ARBETSPROCESS FAS 2B KOMMUNIKATION OCH MEDARBETARDELAKTIGHET RESULTAT AV ANALYSARBETET FÖRSLAG PÅ NY ORGANISATIONSSTRUKTUR FÖR KÄRNVERKSAMHETEN Område A Område A Område A Analys av förslaget PROJEKTGRUPPENS ÖVRIGA FÖRSLAG OM ORGANISERING AV KÄRNVERKSAMHETEN ÖVRIGA FÖRSLAG OCH SYNPUNKTER EFTER DELRAPPORT, VERSION FÖRSLAG PÅ ÖVERGRIPANDE PRINCIPER FÖR VERKSAMHETSTÖDET (VS) Analys, styrkor och risker med förslaget FÖRSLAG PÅ ÖVERGRIPANDE FORMER FÖR ORGANISERING AVSLUTANDE KOMMENTARER

3 1 Inledning 1.1 Utveckling av framtida organisation för högskolan Högskolans styrelse har beslutat att förslag ska tas fram på framtida organisation för Högskolan i Borås. Den nuvarande organisationen ska prövas mot nya alternativ som bättre kan svara mot externa villkor och högskolans effektmål. Utvecklingsprojektet genomförs i tre etapper: Fas 1: Situationsanalys Fas 2: Utforma lösning och ge förslag på principer för implementering. Fas 2a: Övergripande principer och strukturer Fas 2b: Detaljering av organisationsförslag Fas 3: Implementering Mar 2013 Maj 2013 Dec /15 Situationsanalys Utforma lösning Implementering Kommunikation och förankring Resultatet av etapp 1 (situationsanalysen) formulerades som effektmål som utgör underlag för arbetet i etapp 2. En projektledningsgrupp med ansvar för att leda arbetet i fas 2 tillsattes i maj Projektledningsgruppen Den projektledningsgrupp som utsågs representerade forskningen, forskarutbildningen, utbildningen, verksamhetsstödet (lokalt och centralt) och studenter. Följande personer ingår i projektledningsgruppen: Lotta Dellve, ordförande, Forskning Katarina Ek, vice ordförande samt projektsamordnare för verksamhetsstödet, Administration (central) Tomas Wahnström, projektsamordnare för kärnverksamheten, Forskarutbildning Marianne Strömberg, ledamot, Utbildning Thomas Johansson, ledamot, Administration (lokal) Therése Andersson, ledamot, Student 3

4 Dessutom finns externt projektstöd genom Prové Management. Följande personer har ingått i gruppen: Viktoria Björcke och Anna Wallman. Dessutom har Carl Hoffmeister, Camilla Lindberg, Åsa Guander och Kristina Löfling medverkat i genomförandet av intervjuer. 2 Utgångspunkter för arbetet i Fas Principer och mål Styrelsen har beslutat att arbetet med att utforma förslag på lösningar ska utgå från följande vägledande principer: Maximalt fyra organisationsenheter för genomförande av kärnverksamhet Viktiga samband mellan Högskolans verksamheter ska vara styrande, med förståelse för att alla samband inte kan prioriteras En enhet ska vara ansvarig för en eventuell enhetsövergripande verksamhet Samverkan mellan organisationsenheterna ska befrämjas Stärka Högskolan i Borås som varumärke samtidigt som för Högskolan i stort viktiga varumärken i kärnverksamheten värnas Effektivt nyttjande av resurser Nuvarande struktur med en nämndstruktur som är skild från linjestrukturen kvarstår Följande grundläggande förutsättningar ska genomsyra arbetet: Medarbetardelaktighet Transparens Kontinuerligt samråd med fackliga förtroendevalda, huvudskyddsombud samt Studentkåren i Borås (SiB) Gällande bestämmelser avseende följande ska alltid beaktas: Arbetsmiljö Lika villkor Hållbar utveckling Effektmålen är styrande för organisationsutvecklingen. Högskolans verksamhet präglas av omvärldsorientering och helhetsperspektiv Kompletta akademiska miljöer Strategisk utveckling av samband mellan verksamheter inom Högskolan Utveckling mot mer strategisk ledning och styrning Högskolans varumärke stärks genom framför allt ökad profilering Ekonomi i balans 2.2 Mål för arbetet i fas 2a och 2b Mål för Fas 2a: 4

5 Det finns ett utformat och dokumenterat förslag på övergripande principer och struktur för organisering av Högskolan i Borås Det finns en analys av dagens organisation respektive föreslagen organisation i förhållande till av styrelsen fastställda effektmål och vägledande principer Det finns en motivering för det förslag som läggs fram till rektor samt redogörelse för övriga förslag och motivering för varför dessa inte förordas Det finns en sammanställning över remissyttranden samt hur förslaget i övrigt har förankrats Det finns en risk- och konsekvensanalys av föreslagen organisation Dokumenterat samråd med studenter, fackliga organisationer och huvudskyddsombud har skett Arbetet med organisationsutvecklingen är kommunicerat i enlighet med framtagen kommunikationsplan Det finns en detaljerad projektplan för fas 2b: Detaljering organisationsstruktur Mål för fas 2b: Det finns ett utformat förslag till hur Högskolans kärnverksamhet och verksamhetsstöd ska organiseras i enheter närmast under rektor Det finns beskrivning av vilka ansvarsområden respektive organisationsenhet ska ha samt hur de ska benämnas Det finns beskrivning av vilka beslutsbefogenhet som chef för organisationsenhet ska ha för att uppfylla ansvaret Det finns beskrivning av struktur samt kravprofil för organisationsenheternas ledning Det finns beskrivning av övergripande bemanningsbehov vad gäller tjänster (befattningsnivå) som ska finnas vid respektive organisationsenhet Det finns beskrivning av principer för handlingsplan för implementering av ny organisationsstruktur 3 Arbetsprocess och projektplan för fas Projektplan för fas 2 Projektets övergripande plan har sammanställts i nedanstående bild. 5

6 2013 Apr Högskolan i Borås: Ny organisationsstruktur 2014 Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Q1 Q2 Q3-Q Styrelsemöte 25 apr Styrelsemöte 16 okt Styrelsemöte 17 dec Beslut om rektors uppdrag att utforma ny organisationsstruktur Planering Beslut om övergripande principer och struktur för organisering Beslut om ny organisationsstruktur Detaljplanering och projektplan fas 2a Övergripande planering fas 2b Fas 2: Utforma förslag på ny organisationsstruktur Fas 2a: Övergripande principer och struktur för organisering Fas 2b: Detaljering organisationsstruktur Definiera o skapa förutsättningar Informationsinhämtning och sammanställning Redovisning Inläsning Analys och utformning av förslag på övergripande struktur Förankring o inhämtning av synpunkter på förslag Riskanalys Sammanställning beslutsunderlag Detaljplanering och projektplan fas 2b Utformning av detaljerad organisationsstruktur Struktur Forum Roller, ansvar befogenheter Resurser Sammanställning beslutsunderlag Utformning principer för implementering Övergripande projektplanering fas 3 Fas 3: Implementering ny organisationsstruktur Etablera implementeringsorganisation Skapa förutsättningar för implementering Implementering Bemanning Kommunikation och förankring Utforma kommunikationsplan Löpande kommunikation och förankring i enlighet med plan 3.2 Insamling och analys av information Utformningen av förslag till organisationsstruktur inleddes med insamling av information som underlag för analysen. Insamlingen skedde via intervjuer med medarbetare på Högskolan i Borås, via individuella intervjuer och fokusgruppintervjuer samt via ett webformulär där det finns möjlighet för alla anställda att svara. Utöver intervjuerna undersöktes, diskuterades och analyserades: resultat från omvärdsanalysen (Fas 1) genom analys av dokument och genom diskussioner med högskolans ledning dokument som var viktiga som analysunderlag identifierades och analyserades arbetet som pågick i näraliggande strategiska analysgrupper, t ex 60/ Intervjuer En intervjuguide utformades för individ och fokusgruppintervjuerna (se Delrapport, version1). Intervjuerna genomfördes under juni månad. De individuella intervjuerna tog drygt en timme och intervjuerna i grupp tog mellan två till tre timmar. Vid varje intervju förde en person anteckningar. Dessa mailades till den/de intervjuade för att säkerställa att 6

7 man hade uppfattat korrekt och att inte viktiga aspekter saknades i anteckningarna. Totalt genomfördes 25 intervjuer med sammantaget ca 80 personer (se Delrapport, version1). Analysen av intervjuerna inleddes med att projektgruppen delgav varandra information om intervjuerna. Därefter sammanställdes informationen indelat efter de fokuserade områdena. Inläsningen skedde av både grundanteckningarna och av de sammanställda anteckningarna. Därpå gjordes en ordentlig kondensering av materialet (se Delrapport, version1) Webformulär Syftet med ett webformulär var att möjliggöra bredare delaktighet bland medarbetare. Detta genom att samtliga medarbetare skulle ha möjlighet att ge sina synpunkter på organisationsutvecklingen och på de frågor som ställdes i intervjuerna. Den 14 juni inbjöds medarbetare i ett mail och via hemsidan att besvara webformuläret. Inbjudan skrevs på både svenska och engelska. Påminnelse gjordes via mail under juli månad. Totalt inkom ca 90 besvarade webbformulär. Vissa hade omfattande synpunkter på alla eller flera frågor medan andra gett sina synpunkter på ett urval av frågorna. Analysen av webformulären inleddes med genomläsning. Därefter har texten i ett första steg grovt sorterats efter innehåll avseende organisation och kärnverksamhet samt verksamhetsstöd. Analysen har i fas 2a inriktats på frågor som rör organisationsstrukturer, forskning, utbildning och administration Övriga skriftliga synpunkter och förslag Från medarbetare (enskilda, grupperingar och företrädare för verksamheter) har dessutom 10 brev med skriftliga synpunkter och förslag inkommit till rektor och projektledningsgruppen innan Delrapport, version1 sammanställdes. Dessa analyserades och beaktades på samma sätt som övrig datainsamling. Med Delrapport, version1 som underlag inkom ytterligare ett 15-tal skriftliga förslag och kortare kommentarer. Dessa analyserades på samma sätt som remissvaren (se nedan) Dokument Följande dokument har lästs och översiktigt analyserats med fokus på organisationsstruktur vid Högskolan i Borås: Universitetskanslerämbetet (UKÄ), Rapport 2013:2, Universitet och högskolor Årsrapport 2013 Statistiskt underlag som visar på Söktryck, 1:a handsökande samt Antagna per program på HB Uppgifter om forskarutbildningsrättigheter Uppgifter om befintliga forskarstuderande Forskningsaktivitet (publikationer, externa medel och huvudhandledarskap per professor/docent) 7

8 HST söktryck 1:a handsväljare/program Institutionsvisa sammanställningar av utbildningsverksamhet (från PROUST-gruppen) Tidigare utredningar om Högskolan i Borås organisation Utredningar om andra högskolors organisation Årsredovisning, Högskolan i Borås 2012, Dnr Högskolan i Borås Budget, , Dnr Budgetunderlag för Beskrivning av verksamhet inom Statens servicecenter ( Forskning: aktivitet, program och externa anslag För att få faktaunderlag när det gäller utveckling mot 60:40 (ökning av forskningsaktivitet) samt kompletta akademiska miljöer (aspekten forskarutbildning) genomfördes dels en sammanställning av forskningsverksamhet kopplat till högskolans professorer och docenter och dels en genomgång av högskolans forskarutbildningsrättigheter (se Delrapport, version1). Sammanställningen av forskningsaktivitet visade, kopplat till högskolans professorer och docenter, publicerade referee-granskade artiklar, konferensartiklar och böcker/bokkapitel för år 2011 och 2012 samt huvudhandledarskap för doktorander (uppdelade på antagna vid HB:s egna forskarutbildningar och inskrivna vid andra lärosäten men verksamma vid HB). Genomgången av forskarutbildningsrättigheterna visar hur områdesdefinitionerna är formulerade för respektive rättighet samt utdrag från HSV:s/UKÄ:s utlåtande vid beslut om respektive rättighet. Övrig datainsamling Dessutom har projektledningsgruppen översiktigt läst igenom organisationsstrukturer vid andra högskolor i Norden. Detta för att komplettera omvärldsorienteringen. 3.3 Analys- och arbetsprocessen Den första delen av analysprocessen var (som ovan beskrivits) inläsning, sortering samt diskussioner i projektledningsgruppen. Vi kartlagde vad vi hade och vad vi saknade. En viss komplettering av data skedde innan gruppen samlades för gemensam analys. Den stegvisa arbetsprocessen för den gemensamma analysen var följande: Kartläggning av befintliga data: Vad har vi och vad saknar vi? Kompletteringar och valideringar av data Inläsningsprocess Genomgång av förslag och insamlat material Arbetsmoment i två grupper: Utforma nya organisationsstrukturer Rapportering, diskussion och analys av förslagen i storgrupp Rapportering och dialog om förslagen med rektor 8

9 Diskussion om värderingsparametrar (effektmål och principer, se ovan) Värdering av utformade förslag i syfte att skapa underlag för prioritering av förslag samt att identifiera för-och nackdelar med respektive förslag i förhållande till beslutade effektmål och vägledande principer. Varje förslag till organisationsstruktur värderades utifrån varje parameter där för- respektive nackdelar med förslaget i förhållande till parameterna identifierades. Utifrån diskussionen värderades därefter förslagens uppfyllelse av parametern enligt skalan: Stödjer helt, Stödjer delvis, Stödjer inte. Summeringen av respektive förslags värdering gav en indikation till vilket/vilka förslag som presenteras. Rapportskrivning, avstämning i projektledningsgrupp, samtal med rektor Presentation för högskoleledningen och fackliga representanter inklusive huvudskyddsombud. Presentation av förslagen i referens- och analysgrupper. Följande referensgrupper utgjorde remissinstans för organisationsförslagen: o Rektors ledningsgrupp o Rektors professorsgrupp o Rektors kvalitetsråd o Kårstyrelsen o Controllers o Studentkåren o Verksamhetsstöd Externa referenser Intern grupp med representation på medarbetarnivå Intern grupp med representation på chefsnivå Följande analysgrupper bidrog i arbete med att analysera av lösningsförslag i förhållande till effektmålen: o Kompletta akademiska miljöer o Strategisk utveckling av samband mellan verksamheter inom Högskolan och Utveckling mot mer strategisk ledning och styrning o Högskolans varumärke stärks genom framför allt ökad profilering o Ekonomi i balans Analys av skriftliga synpunkter från referens- och analysgrupper (se sammanställning av remissvar) samt övriga skriftliga synpunkter som följd av presentation av förslagen i Delrapport, version1. Svaren analyserades utifrån effektmål och vägledande principer. Analysen gav stöd till projektledningsgruppens förslag (dvs förslag A) med vissa justeringar och förtydliganden samt uppmärksammade behovet av ytterligare analyser i Fas 2b. 3.4 Beslutsprocess Fas 2a Beslutsprocessen för fas 2a är planerad på följande sätt: 5 september Överlämnande av delapport till rektor 11 september Rektor skickar ut förhandlingsunderlag 18 september Förhandling med fackliga parter 9

10 26 september Handlingar som rör styrelsebeslut överlämnas för förberedelse inför styrelsemöte 16 oktober Styrelsemöte och beslut om övergripande strukturer och principer för ny organisering av Högskolan i Borås 3.5 Arbetsprocess Fas 2b Arbetsprocess/projektplan under Fas 2b redovisas i separat dokument. 3.6 Kommunikation och medarbetardelaktighet Kommunikation är viktigt genom hela projektet och förändringsarbetet skall präglas av förankring och transparens. Förankring innebär att verksamhetens medarbetare är delaktiga i utformandet av förändringen och är engagerade i förändringsarbetet. Transparens innebär att medarbetare har insyn i projektets arbete och resultat. I projektet finns en kommunikationsplan som uppdateras efter projektets gång och är ett verktyg till stöd för kommunicering av projektet. 4 Resultat av analysarbetet Här redovisas resultat från analys- och arbetsprocessen för framtagande av nya förslag, som bättre svarar mot högskolans effektmål än den nuvarande organisationen och samtidigt följer de principer som är fastlagda av styrelsen. Först presenteras projektledningsgruppens förslag som efter värderingsprocessen fick högst värden och starkast argument. Därefter beskrivs kortfattat övriga förslag som också motsvarade effektmålen, men fick lägre värden i projektledningsgruppens sammanvägda analys. Därefter presenteras övergripande förslag på principer för verksamhetsstödet samt principer för organisering. I uppdraget för fas 2a ingår även att analysera dagens organisation i förhållande till av styrelsen fastställda effektmål och vägledande principer. Detta redovisas inte explicit utan framgår då de olika förslagen bedöms utifrån sina styrkor och svagheter/risker, som i sin tur är kopplade till effektmål och principer. Exempelvis argumenteras för att förslag A på ett bättre sätt än nuvarande organisation stödjer utvecklingen av högskolans forskarutbildningsrättigheter. Under arbetet med Fas 2a reserverar sig projektledningsgruppen för benämning av områden, akademier, institutioner eller enheter. Arbetet med detta kommer ske under fas 2b. För enkelhetens skull kallas de övergripande organisatoriska grupperingarna för områden tills vidare. 10

11 4.1 Förslag på ny organisationsstruktur för kärnverksamheten Projektledningsgruppen föreslår en indelning av kärnverksamheten i tre områden (Förslag A i områdena A1, A2, A3). Benämningen av dessa hänförs till Fas 2b. Detta för att en stor del av synpunkterna efter att projektledningsgruppen presenterat organisationsförslagen har rört benämningen av områdena och hur de etablerade varumärkena (Textilhögskolan och Bibliotekshögskolan) ska relateras till dessa. Projektledningsgruppen anser att detta är en alltför stor och viktig fråga för att rymmas inom projektledningens arbete och kompetensområde. Därför föreslås att rektor ansvarar för att denna fråga utreds med hjälp av extern expertis Område A1 Projektledningsgruppen föreslår att följande verksamheter ingår i området: De verksamheter som idag finns inom Ingenjörshögskolan och Textilhögskolan samt de verksamheter vid Handels- och IT-högskolan som arbetar med företagsekonomi med inriktning mot handel och näringsliv. Följande forskarutbildningar föreslås ingå i området: Resursåtervinning Textil och mode: Design Textil och mode: Textilt management Textil och mode: Textil materialteknik Inom området skulle följande yrkesexamina kunna ingå: Civilekonomexamen Högskoleingenjörsexamen Inom området skulle följande huvudområden kunna ingå: Resursåtervinning (forskarnivå) Textil och mode generell, textil materialteknik, textilt management(forskarnivå) Textil och mode konstnärlig (forskarnivå) Byggteknik (kandidat, magister) Energi- och materialåtervinning (kandidat, magister, master) Energiteknik (kandidat) Fashion management (kandidat, magister) Företagsekonomi (kandidat, magister) Industriell ekonomi (kandidat, magister) Kemiteknik (kandidat, magister) Maskinteknik (kandidat, magister) Modedesign (kandidat) Textildesign (kandidat) Textil- och modedesign (magister, master) Textilt management (kandidat, magister, master) Textilteknik (kandidat, magister, master) 11

12 4.1.2 Område A2 Projektledningsgruppen föreslår att följande verksamheter ingår i området: De verksamheter som idag finns inom Institutionen för vårdvetenskap samt de verksamheter vid Institutionen för pedagogik som arbetar med arbetsvetenskap, sociologi och psykologi och de verksamheter inom Handels- och IT-högskolan som arbetar med ledarskap, administration och förvaltning i offentlig sektor. Inom området skulle följande yrkesexamina kunna ingå: Barnmorskeexamen Sjuksköterskeexamen Specialistsjuksköterskeexamen Inom området skulle följande huvudområden kunna ingå: Arbetsvetenskap (kandidat, magister) Offentlig förvaltning (kandidat, magister) Psykologi (kandidat, magister) Sexuell och reproduktiv hälsa (kandidat, magister) Sociologi (kandidat) Vård- och omsorgsadministration (kandidat) Vård- och omsorgsinformatik (kandidat) Vårdvetenskap (kandidat, magister) Vårdvetenskap med inriktning mot omvårdnad (kandidat, magister) Projektledningsgruppen föreslår att en ny ansökan om forskarutbildningsrättigheter utvecklas inom området, för att nå effektmålet mot en komplett akademisk miljö. Forskningsansökan bör vara inkluderande och kan vara inriktad mot Social Hållbarhet (Människan i Samhället, Lärande-Hälsa-Ledarskap-Etik, Life-Science: Individual-Work- Society). Detta arbete föreslås vara en högskolegemensam angelägenhet som utvecklas i samarbete mellan en övergripande ledningsfunktionen för forskning och forskarutbildning samt forskare inom A2 och andra forskningsområden som inte kan använda de existerande forskarutbildningsrättigheterna Område A3 Projektledningsgruppen föreslår att följande verksamheter ingår i området: De verksamheter som idag finns inom Bibliotekshögskolan samt de verksamheter vid Institutionen för pedagogik som arbetar med lärarutbildning och de verksamheter vid Handels- och IT-högskolan som arbetar med informatik. Projektledningsgruppen föreslår att följande forskarutbildning ingår i området: Biblioteks- och informationsvetenskap Inom området skulle följande yrkesexamina kunna ingå: Förskollärarexamen Grundlärarexamen 12

13 Ämneslärarexamen Inom området skulle följande huvudområden kunna ingå: Biblioteks- och informationsvetenskap (forskarnivå) Biblioteks- och informationsvetenskap (kandidat, magister, master) Engelska (kandidat) Informatik (kandidat, magister, master) Informationsarkitektur (kandidat) Pedagogik (kandidat, magister) Pedagogiskt arbete (magister, master) Utbildningsvetenskap (kandidat, magister) Analys av förslaget Indikation om områdenas storlek Två av de föreslagna områdena kan anses jämnstora avseende HST och antal lärare (tabell 1). Område A2 är något mindre. Alla tre områdena anses dock tillräckligt stora givet en gynnsam utveckling av forskning och forskarutbildning (remissvar controllers). Antal HST visar summan av antalet helårsstudenter år 2012 för de utbildningsprogram som kan ingå i respektive område. Antal lärare är antal anställda med läraranställning. Antal doktorander är summan av doktorander inskrivna på HB och inskrivna på andra lärosäten men verksamma vid HB. Antal professorer (ej gäst- och seniorprofessorer) och docenter och visar på forskningspotential. Tabell 1. Indikation om områdenas storlek Områden Antal lärare Antal doktorander Antal professorer Antal HST och docenter A1 ca 150 ca 66 ca 25 ca 2400 A2 ca 90 ca 22 ca 15 ca 1250 A3 ca 160 ca 40 ca 22 ca 2000 Styrkor med förslaget 1. Stärker forskarutbildningsrättigheter I Högskoleverkets (HSV:s) utlåtanden vid besluten om forskarutbildningsrättigheter framgår att bedömargruppen rekommenderar samarbete mellan Resursåtervinning och Textil och mode (speciellt med textil materialteknik). Detta underlättas genom organisering i område A1. HSV pekar också på brister i handledarkapacitet för både textil materialteknik och textilt management. Genom att sammanföra Textil och mode med Resursåtervinning och managementkompetens från Handels- och IT-högskolan förbättras möjligheterna till en förstärkning av handledarkapaciteten. 13

14 I HSV:s utlåtande om Biblioteks- och informationsvetenskap talas om en utveckling av området mot kunskapsorganisation och informations- och kunskapshantering samt pedagogik. Detta underlättas genom organisering i område A3. I intervjuer och webformulär har intresset att samarbeta inom forskningen och kring rättigheterna i Biblioteks- och informationsvetenskap mellan BHS, IT och PED framhållits starkt och brett bland medarbetare och chefer. I område A2 saknas forskarutbildningsrättigheter idag. Forskningen och den reella forskarutbildningen är i dagsläget väl utvecklad. Forskarna publicerar frekvent i refereegranskade tidskrifter och är huvudhandledare för ca doktorander, inskrivna vid andra lärosäten men verksamma vid HB. Detta bedöms vara en bra grund att bygga på för förnyad(e) ansökning(ar) om forskarutbildningsrättigheter i samarbete med andra forskningsområden som inte omfattas av de existerande forskarutbildningsrättigheterna. Detta kan gynna högskolans verksamhet som helhet. Det bör vara en högskolegemensam angelägenhet att undersöka hur de existerande rättigheterna kan utvidgas och inkludera fler ämnen utan att äventyra rättigheterna. 2. Stabila och resursstarka områden gällande utbildningsverksamhet Att det finns stabila professionsutbildningar inom varje område är en resursfråga ur ekonomiska och kompetensmässiga perspektiv, där även minskat framtida söktryck i en utbildning kan kompenseras genom fortsatt behov i mer stabila volymutbildningar. UKÄ har värderat framtida söktryck och risk för överetablering av utbildningar. I vardera av de tre områdena finns prioriterade och stabila professionsutbildningar enligt UKÄ:s utvärderingar (ingenjör, sjuksköterska, lärare). Dessutom kan ekonomutbildningar samlas i område A1 vilket också bidrar till en stabilitet i utbildningsplaneringen och förutsättningar att behålla och utveckla examensrättigheter. Framtida yrken som förväntas ha minskade utbildningsbehov är t ex personalvetare och bibliotekarier (enl. UKÄ). Förslaget stödjer en profilering (av t ex utbildning till bibliotekarie) som kan öka attraktiviteten i utbildningen och även minska sårbarheten genom att lärarkompetens inom dessa områden vid behov kan arbeta med andra utbildningar. Samarbetet mellan de verksamheter inom HIT som arbetar med handel/näringsliv och THS, som har betydelse för kvalitetsvärderingen av Företagsekonomiprogrammet blir tydligare. Samtliga ekonomi- och ingenjörsutbildningar skulle kunna stärkas genom att de placeras inom samma område. 3. Stöd för förslaget i intervjuer, webintervjuer och i referens- och analysgrupper Analysen av intervjuerna och webenkäterna visar stöd för förslaget gällande flera centrala aspekter. Dessutom har majoriteten av referens- och analysgrupperna ställt sig bakom förslaget. Dessutom finns styrkor som rör (a) Ekonomi i Balans genom att de föreslagna områdena bättre kan bära sin ekonomi och kan ha möjlighet till interna omfördelningar av resurser för minska sårbarhet vid förändringar; (b) starkare miljöer och tydligare fokusering runt forskarutbildningsrättigheter vilket kan innebära förstärkning av varumärket Högskolan i Borås som helhet och av varumärkena Textilhögskolan och Bibliotekshögskolan; (c) lättare att rekrytera och behålla post-doc och seniora forskare genom att det finns/utvecklas forskarutbildningsrättigheter i varje område. 14

15 Risker med förslaget Risk Avseende forskarutbildningsrättigheter Att vi inte erhåller forskarutbildningsrättigheter i område A2 Högskolans behov av att utbilda doktorander (som blivande lektorer) kan inte tillgodoses genom existerande forskarutbildningsrättigheter Avseende profilområden Att starka varumärkens tydliga profil kan försvagas i större miljöer som inkluderar fler kunskapsområden Att andra forsknings- och utbildningsområden kan förminskas genom tydligare fokusering runt forskarutbildningsrättigheter Avseende samarbeten i forskningen Det finns samarbeten i forskningen som ej stärks genom den föreslagna organisationsstrukturen Avseende samarbeten i utbildningen Samarbeten i utbildningen som ej stärks genom strukturen Lärare i utbildningar (enligt remissvar i ekonomutbildningar och personalvetarprogrammet) har sin anställning i olika områden Avseende områdenas styrka Område A1 kommer i ett uppstartsskede vara väsentligt starkare i forskningsfinansiering både externt och internt. Detta skulle bl a kunna innebära en skev maktbalans mellan områdena. Avseende värde av samorganisering av institutioner i nya miljöer Organisering av de gamla institutionerna i Kommentar Vi föreslår att en ny bred, mer inkluderande ansökan formuleras framförallt med de delar av verksamheten som svårligen inkluderas i dagens rättigheter (PED, VHB, OPUS, Offentlig förvaltning) behöver även stärka samarbetet med andra högskolor/universitet och se det som en övergripande angelägenhet att utveckla forskarutbildningsrättigheterna Varumärkesfrågan behöver utredas och relateras till den beslutade (nya) organisationen Det behövs en analys av vilka utbildningsprogram och forskningsområden som ska prioriteras Det behövs en högskoleövergripande ledning och samordning av forskning som främjar samarbete mellan och inom områden. Ledningen av forskningen behöver vara dynamisk och flexibel Det behövs en högskoleövergripande ledning och samordning av utbildningsverksamheten som främjar samarbete mellan och inom områden Det behövs långsiktig strategiskt förstärkning av område A2 och A3 avseende forskningsfinansiering. Ekonomiskt anses dock varje område vara tillräckligt stora givet en gynnsam utveckling av forskning och forskarutbildning Behov av samorganisering (analyserat i Fas 1) behöver vägas mot potentiella risker 15

16 nya områden kan medföra svårigheter att samordna och styra, intressekonflikter, minskad effektivitet, undergrupperingar och därigenom uteblivna vinster av samorganiseringen. Det finns en risk att gamla strukturer bibehålls. Avseende implementering Områdena är idag inte fysiskt placerade nära varandra. Risk att gamla strukturer bibehålls Riskanalys utifrån arbetsmiljöperspektiv, se särskilt dokument. Implementeringsfasen behöver noga avvägas, planeras och genomföras med stöd av bl a expertis i förändringsledning I implementeringsfasen har chefer en viktig roll. I tillsättandet av nya områdeschefer bör därför förmåga och vilja till samarbete och helhetssyn utifrån högskolans övergripande mål ha stor betydelse. Dessutom är det nödvändigt med förmåga att leda och integrera verksamheter av skilda karaktärer Den fysiska placeringen behöver utarbetas inför implementeringen 4.2 Projektgruppens övriga förslag om organisering av kärnverksamheten I Delrapport, version 1 presenterades projektledningens förslag (förslag A). Dessutom redogjordes för de två förslagen som också analyserats under arbetsprocessen (se nedan) jämte rektors och prefekternas förslag. I remissvaren har de flesta valt att ge skriftliga svar från sin analys av projektledningens förslag (dvs förslag A). Förslag B var likt förslag A men innehöll istället två områden. Ett område med Information, Lärande och Bibliotek och ett område där de övriga ingår. Fördelar är bl a att fler samarbeten mellan flera institutioner understöds. Nackdelar är bland annat att det blir ett större område med risk för flera mer självstyrande underområden samt svårigheter att leda ett så stort område med så olika kunskapsfält. Förslag C delade in högskolans kärnverksamhet i två områden. Ett område som fokuserar utbildning och forskning inom offentlig verksamhet, ett område som fokuserar mer privat verksamhet. Fördelar är samordning och kompetensvinster i utbildning och forskningen. Nackdelar är bl a att det blir två stora områden men framförallt att det är få verksamheter (och därmed utbildningar) som är mer renodlat offentliga eller privata idag. Projektgruppen analyserade även rektors förslag och förslag från prefekterna på samma sätt utifrån de beslutade effektmålen och principerna för högskolans omorganisering. Samtliga förslag hade starka fördelar och även nackdelar men projektledningsgruppens förslag (dvs förslag A) hade starkast argument i relation till effektmål och vägledande principer. 16

17 4.3 Övriga förslag och synpunkter efter Delrapport, version 1 Här redogörs kortfattat för övergripande förslag och synpunkter som framkommit genom remissvar och brev. Majoriteten av förslagen och synpunkterna avsåg dock Fas 2b vilka kommer beaktas i den fortsatta arbetsprocessen. Förslag och synpunkter Graduate School (som inkluderar forskarutbildning och utbildning på avancerad nivå) Förslag om två utbildningsenheter, ett kunskapscentrum (som samordnar management, ledning, styrning, organisering) och en enhet för forskning och forskarutbildning Förslag att den konstnärliga verksamheten ska placeras i ett eget område Förslag att justering av område A2 och A3 avseende att PED istället för OPUS ska Kommentar Förslaget kan vara attraktivt utifrån att stärka den avancerade utbildningen och forskarutbildningen. Nackdelen med förslaget rör framförallt effektmålet kompletta akademiska miljöer (vilka bör innehålla utbildning på grundnivå, avancerad nivå och forskarutbildning). Det fanns även samstämmiga argumenten vid datainsamlingen som framhöll värdet av sammanhållna kompletta akademiska miljöer (enligt ovan). Förslaget om Graduate Schools skulle kunna tillgodoses genom en högskoleövergripande ledning och samordning av forskning och forskarutbildning. Förslaget kan vara attraktivt ur flera hänseenden, till exempel stärkning av forskning, forskarutbildning, utbildning och området management/ledning/ styrning/organisering. Sett ur ett helhetsperspektiv understödjer förslaget inte effektmålet kompletta akademiska miljöer, med uppdelad utbildning resp. forskning. De två utbildningsenheterna påminner också om förslag C (Delrapport, version 1) som inte fick stöd i remissvaren. Avseende förslaget om kunskapscentrum hänvisas till beslutade principer och mål, dvs En enhet ska vara ansvarig för eventuell enhetsövergripande verksamhet. Utifrån aspekter som rör områdenas storlek och forskarutbildningsrättigheter föreslås att en sådan eventuell enhet placeras i område A2. Förslaget framhåller den konstnärliga verksamhetens särart inom högskola/universitet. I Högskoleverkets beslutstext avseende forskarutbildningsrättigheterna betonades dock vikten av samorganisering av Textil och mode (generell och konstnärlig del). För att den konstnärliga verksamheten ska få tillräckligt utrymme inom A1 föreslår vi att frågan om eventuella behov av särskild organisering av den konstnärliga verksamheten utreds under Fas 2b och Fas 3. Det finns samordningsvinster i utbildningen mellan PED och VHB. Båda saknar forskarutbildningsrättigheter vilket också skulle tala för ett samarbete. Projektlednings- 17

18 ingå i A2. Förslag att Industriell ekonomi ska höra till område A2 istället för A1 Förslag om fakultetsorganisation gruppen hänvisar dock här till data i datainsamlingen under juni som enhälligt framhöll det redan påbörjade samarbetet BHS-PED-IT som fördelaktigt. I dag finns samarbete i utbildning mellan t ex Industriell Ekonomi och OPUS, HIT och THS samt i forskningen mellan Industriell Ekonomi och t ex VHB, THS. Det kan dock vara en nackdel att en stabil professionsutbildning (ingenjör) inte hålls samman i ett område. Det ryms möjligheter till samarbete, enligt dessa förslag, inom förslag A. Dessutom skulle i utvecklingen av område A2 också flera andra verksamheter (t ex ovanstående) kunna ingå i A2 om det framstår som fördelaktigt (t ex att det ger ett större strategiskt utrymme) En fakultetsorganisation implicerar dels ytterligare organisatoriska nivåer och dels en sammanblandning av nämnds- och linjeansvar. Denna typ av organisering har högskolan tidigare valt bort. 4.4 Förslag på övergripande principer för verksamhetstödet (VS) Dagens VS är organiserat i en central och en lokal struktur. Det centrala stödet är organiserat i Rektors stab, Gemensamma förvaltningen och Bibliotek- och läranderesurser. Det lokala VS är organiserat inom sex institutioner. Ansvariga för VS är idag enhetschef för GF, bibliotekschef, högskoledirektör och sex prefekter. Ansvaret omfattar såväl verksamhet, personal, arbetsledning, arbetsmiljö samt ekonomi. Utifrån analys av effektmål, vägledande principer och resultat av datainsamlingen föreslår vi att verksamhetstödet organiseras enligt tre övergripande principer: Ett behovsorienterat och integrerat verksamhetsstöd Verksamhetsstödets fysiska placering är både lokal och central En (1) sammanhållen organisering, planering och resursfördelning av verksamhetsstödet Analys, styrkor och risker med förslaget I analysen av inkommen data framgår att dagens verksamhetsstöd saknar i stora delar en behovsorientering samt att det centrala verksamhetsstödet upplever att det inte får tillräcklig information om vilket stöd kärnverksamheten behöver. Det är väsentligt att organiseringen av VS stöder möjligheten att fånga upp de områden där behov av stöd finns. Ett väl fungerande verksamhetstöd matchar kärnverksamhetens och ledningens behov samt tillgodoser de krav på verksamheten som myndighetsutövandet ger. Genom att VS integreras i alla delar av verksamheten skapas möjligheter och kommunikationskanaler för att fånga upp de behov som finns. Behoven ställs mot 18

19 högskolans mål för att skapa en strategisk styrning av VS inom de givna ekonomiska ramarna vilket ger en prioritering. Ett exempel på integration som möjliggör behovsorientering är att personal organiserad inom verksamhetstödet är delaktig i planering av kärnverksamheten, t ex i ett områdes ledning eller i en forskargrupp, vilket skapar en kunskap och förståelse för verksamheten. Omställningen av VS mot ett 60:40 lärosäte är ett exempel på vad som kan gynnas av ett behovsorienterat och integrerat VS. Därför föreslås ett behovsorienterat och integrerat verksamhetstöd I analysen av inkommen data framkommer att stödet som utförs i stora delar upplevs som väl fungerande. Behovet av både lokalt och centralt stöd framkommer i materialet där det också lyfts fram att stödets karaktär och innehåll bör styra placering. Det som vilar på innehållsnära specialkunskap, t ex funktioner som arbetar med kursplaner och studieplanering mm bör placeras lokalt, vilket bl a gör att stödet kan bidra till verksamhetsutvecklingen. Det som vilar på mer övergripande specialistkunskap, t ex kunskap om systemen och lagar men även funktioner som rör t ex innovation bör placeras centralt och bl a lägga fokus på vidareutveckling av system och effektiva högskolegemensamma processer (t ex tentamenshantering, administrativ service till studenter och studenthälsa). Därför föreslås att verksamhetstödets fysiska placering är både lokal och central I dagens organisation finns det nio mandat som styr VS. I analysen av inkommen data framkommer att dagens organisering av VS är otydlig. Man menar att det behövs en bättre internkommunikation, mer enhetlig struktur och gemensamma prioriteringar. Vidare visar materialet att fler gemensamma processer efterfrågas för att mer effektivt kunna stödja verksamheten och undvika dubbelarbete. För att skapa en strategisk ledning och styrning behövs en sammanhållen organisering, planering och resursfördelning av VS i en organisationsenhet. Att arbeta mer strategiskt med VS ger förutsättningar för en god utveckling av hela högskolans verksamhet samt ökar möjligheterna till en genomtänkt kompetensförsörjning vilket ger en minskad sårbarhet. Exempel på samordningsvinster med en ledning av VS är minskad förekomst av splittrade tjänster vilket ökar kompetensutvecklingsmöjligheterna för personalen och minskad sårbarhet genom större möjligheter till mobilitet bland personalen. Ytterligare vinster görs genom att studenter lättare kommer att kunna ges lika villkor och samma servicenivå oavsett vilken del av verksamheten de finns i. Därför föreslås en (1) sammanhållen organisering, planering och resursfördelning av verksamhetsstödet Risker med förslaget Risk En sammanhållen planering och organisering av VS kan leda till att stödet inte längre känner sig eller uppfattas som nära. Otydlig gränsdragning mellan Kommentar VS arbete behöver tydligt fokusera på kärnprocesser (utbildning och forskning) för att därigenom säkerställa närhet till verksamheten Det behövs tydliga och kommunicerade 19

20 kärnverksamhet och verksamhetsstöd riskerar att ge en dubblering av vissa funktioner Områdeschefer (med de föreslagna större ansvarområdena) riskerar att få mindre tillgång till och kontroll över stöd i chefsfunktionen Att det uppstår konflikter i prioritering mellan kärnverksamhet och verksamhetsstöd samt mellan områden Personal inom verksamhetsstödet kan uppleva en splittrad arbetsledning definitioner om vilka funktioner som hör till respektive område. Detta kommer att ses över i Fas 2b Vi föreslår att chefstöd tydligt beaktas och utreds vidare under Fas 2b Vi föreslår ett arbete med gemensamma målbilder Särskilt under en övergångsfas och även fortlöpande behövs ständig dialog, förhandling och omförhandling där högskolegemensamma mål är i fokus Vad som ska placeras lokalt respektive centralt samt arbetsledande befattningar kommer analyseras vidare i Fas 2b. 4.5 Förslag på övergripande former för organisering Det förekommer ofta i intervjuerna och webformuläret förslag som kan liknas vid en matrisliknande organisation, dvs en uppdelning av dels områden dels viktiga processer i kärnverksamheten. En sådan organisation skulle kunna understödja korsbefruktningar och kritisk massa mellan och inom områden gällande forskning, forskarutbildning och utbildning. Synpunkter och svagheter med en matrisliknande organisation har i ett första steg analyserats i referens- och analysgrupperna. Dock var beskrivningen av förslaget på matrisorganisation inte fullt utvecklat och uppfattningarna om vad det kunde innebära av så spridd karaktär att vi behöver fördjupa analysen under Fas 2b. Det finns dock en överenstämmelse om att såväl utbildning som forskning behöver en samordnad ledning inom och mellan områdena. Projektledningsgruppen föreslår en övergripande ledningsfunktion på rektorsnivå av forskning och forskarutbildning I ett sådant uppdrag kan till exempel följande uppdrag ingå: ansvara för en övergripande och samordnad prioritering av forskningssatsningar och uppföljning av strategiska forskningsmedel samordna utvecklingen av befintliga forskarutbildningsrättigheter (t ex med nya forskarutbildningsämnen) samt av utveckling av nya potentiella forskarutbildningsmiljöer ligga. samordna aktiviteter (kurser, handledning) och arbetsformer i forskarutbildningen som understödjer kvalitet. ha övergripande ansvar för samverkan med andra universitet/högskolor gällande inskrivna doktorander 20

21 Projektledningsgruppen föreslår en övergripande ledningsfunktion på rektorsnivå av utbildningsverksamhet I ett sådant uppdrag kan till exempel följande uppdrag ingå: ansvara för planering av utbildningsutbud ansvara för samordning lärarresurser ansvara för att mål och visionsdokument för utbildningsverksamheten utarbetas Uppdrag och roller i dessa funktioner i relation till nämndernas och områdenas uppdrag kommer att analyseras i Fas 2b. Det fanns även andra synpunkter på principer som rör ledning och organisation som vi hänför till vidare analys i fas 2b. Här fanns till exempel önskemål om en ledning och organisation som understöds av värden, transparens, närhet och tightare processer. Här lyftes följande fram: o Gemensam värdegrund o Klarhet i besluts- och mandat för linjen resp. kollegiet o Ökad transparens, tydligt ledarskap och klara förutsättningar i beslutsfattandet och i processer o Intresserad ledning, uppmuntrande ledarskap o Mer långsiktiga processer o Tydligare stöttning uppifrån/den centrala organisationen en utvecklad internkommunikation för att samtliga medarbetare ska sträva åt samma håll. Det handlar dels om strategiska mål och verksamheten på ett övergripande plan dels om kommunikation inom respektive område för att t ex främja att forskningen vid HB används i utbildningen. 5 Avslutande kommentarer Projektledningsgruppen har utformat ett förslag som tar hänsyn till samtliga effektmål och vägledande principer. Vi har i datainsamlingen särskilt beaktat data som stödjer utveckling mot kompletta miljöer och här framförallt text som rör forskarutbildningsrättigheterna samt medarbetares förslag. En bred delaktighet har varit vägledande för projektledningsgruppen i datainsamlingen. Transparens har varit vägledande i informationen om arbetsprocessen och i att delge analys. Samråd har skett kontinuerligt med fackliga förstroendevalda och huvudskyddsombud. I projektledningsgruppen har studentkårens ordförande ingått. Projektledningsgruppen vill tacka alla kollegor som medverkat i webenkät, intervjuer, referens- och analysgrupper och som på andra sätt bidragit till arbetet. Vi uppfattar att det har funnits ett brett intresse att bidra till utvecklingen av högskolan. Även om tidsramen varit snäv har väl genomtänkta och genomarbetade svar och tankar delgivits oss. 21