VARUMÄRKEN OCH UPPHOVSMÄN

Transkript

1

2 J U R I D I S K I N F O R M A T I O N Copyright 2006 Nuance Communications, Inc. Med ensamrätt. Ingen del av denna publikation får överföras, återges, kopieras, lagras i ett återgivningssystem eller översättas till något språk eller dataspråk i någon form eller på något sätt (mekaniskt, elektroniskt, magnetiskt, optiskt, kemiskt, manuellt eller annat) utan föregående skriftligt tillstånd från Nuance Communications, Inc., 1 Wayside Road, Burlington, Massachusetts , USA. Tryckt i USA och Irland. Programvaran som beskrivs i denna bok är anskaffad under licens och får endast användas eller kopieras i enlighet med villkoren för denna licens. V IKTIG ANMÄRKNING Nuance Communications, Inc. levererar denna publikation i bruksskick, utan någon som helst garanti, vare sig uttrycklig eller underförstådd, inklusive men inte begränsat till underförstådda handelsgarantier eller lämplighet för ett viss syfte. Vissa stater eller rättskipningsområden tillåter inte friskrivningar från uttryckliga eller underförstådda garantier för vissa affärsuppgörelser, varför detta uttalande kanske inte gäller för dig. Nuance reserverar sig rätten att revidera denna publikation och att då och då utföra ändringar i dess innehåll, utan att Nuance har skyldighet att meddela någon om en sådan revision eller sådana ändringar. VARUMÄRKEN OCH UPPHOVSMÄN Nuance, logotypen Nuance, All-in-One Search, DesktopDelivery, FormTyper, OmniPage, PaperPort, Productivity Without Boundaries, ScanDirect, ScanSoft och SET är varumärken eller registrerade varumärken som tillhör Nuance Communications, Inc. eller dess dotterbolag i USA och/eller andra länder. Microsoft, Excel, MSN, Outlook, PowerPoint och Windows är antingen registrerade varumärken eller varumärken som tillhör Microsoft Corporation i USA och/eller andra länder.intel och Pentium är varumärken eller registrerade varumärken som tillhör Intel Corporation eller dess dotterbolag i USA och andra länder. Adobe, Acrobat och Photoshop är antingen registrerade varumärken eller varumärken som tillhör Adobe Systems Incorporated i USA och/eller andra länder. ISIS är ett registrerat varumärke som tillhör Captiva Software Corporation i USA.Google är ett varumärke som tillhör Google, Inc. WordPerfect är ett varumärke eller registrerat varumärke som tillhör Corel Corporation och/eller dess dotterbolag i Kanada, USA och/eller andra länder. Logotypen Verity är ett varumärke eller registrerat varumärke som tillhör Verity, Inc. i USA och/eller andra länder.alla övriga varumärken som omnämns häri är respektive ägares egendom. Outside In Viewer Technology , Word for Word copyright 1998 Stellent Chicago, Inc. Med ensamrätt. Denna produkt har utvecklats med programvaran Kakadu. Denna programvara är delvis baserad på arbetet i Independent JPEG Group. Denna programvara är delvis baserad på arbetet i Colosseum Builders, Inc. Zlib copyright Jean-loup Gailly och Mark Adler. Nuance Communications, Inc. 1 Wayside Road Burlington, Massachusetts , USA. Nuance Communications International BVBA Guldensporenpark 32, Building D, BE-9820 Merelbeke, Belgien Startbok för PaperPort 11 Artikelnummer 50-F31A Mars 2006

3 I N N E H Å L L Välkommen till PaperPort 5 Installera och aktivera PaperPort 5 Registration 6 Att lära sig PaperPort 6 Teknisk support 7 Vad är nytt i PaperPort 11? 8 Lära känna PaperPort 11 PaperPorts skrivbord 11 PaperPort-objekt 12 Mappvyn 12 PaperPort-objektminiatyrbilder 13 PaperPort-sidminiatyrbilder 15 Tvådelat skrivbord 15 Fönstret Sidgranskning 16 Anpassningsbara verktygsfält 17 Hämta objekt 17 Skanna till PaperPort-skrivbordet 18 Installera skannern med PaperPort 19 Använda skanningsprofiler 19 Skriva ut till PaperPort 20 Fånga in webbsidor 20 Lägga till PaperPort-mappar 20 Använda DesktopDelivery 21 Importera bilder från en kamera 22 Retuschera bilder 22 Skannerförbättringstekniksverktyg 23 Redigera flera bilder 25 Göra tillägg i sidor 26 Tilläggsverktyg 26 Startbok för PaperPort iii

4 Skydda objekt 27 Arkivera objekt 28 Lägga till sökvillkor för objekt 29 Söka objekt 30 Söka objekt baserat på deras egenskaper 30 Söka ord i ett objekt 31 Lägga till objekt till All-in-One Search-indexet 31 Använda vyn All-in-One Search 32 Använda sökbara PDF-bilder 32 Schemalägga indexeringsuppgifter 33 Dela filer 33 Skicka objekt till andra program 34 Använda OmniPage tillsammans med PaperPort 35 Anpassa Skicka till-fältet 35 Ändra alternativ för Skicka till 36 Konvertera objekt 37 Konvertera objekt till bildformat. 37 Samlingsdokument 37 Konvertera bilder till text 38 Fylla i skannade formulär 38 Skapa PDF-dokument 39 Använda ScanDirect 40 Avinstallera PaperPort 40 iv Innehåll

5 Välkommen till PaperPort Välkommen till ScanSofts Startbok för PaperPort. PaperPort erbjuder det enklaste sättet att omvandla papper till digitala dokument som alla på ett kontor snabbt kan hitta och använda. PaperPort fungerar med skannrar, multifunktionsskrivare och nätverksanslutna digitala kopiatorer för omvandling av pappersdokument till digitala dokument. Programmet hjälper dig sedan att inordna dem och alla andra elektroniska dokument i ett bekvämt och enkelt arkiveringssystem. PaperPorts stora, tydliga miniatyrbilder för objekt låter dig visuellt organisera, hämta och använda dina skannade dokument, t ex Word-filer, kalkylblad, PDFfiler och till och med digitala foton. PaperPorts SET-verktyg ser till att skannade dokument ser bra ut medan du med tilläggsverktygen kan lägga till anteckningar och färgöverstrykningar i alla skannade bilder. Installera och aktivera PaperPort Du kan installera PaperPort från en cd eller från webben. PaperPorts installationsprogram ger enkla instruktioner steg för steg. Följ instruktionerna på varje skärm för att installera programvaran. Installation och avinstallation kräver administratörsrättigheter. Aktivering och inaktivering kräver åtkomst till Internet.Du uppmanas att aktivera produkten i slutet av installationen. Om serienumret finns på sin lagringsplats och har angivits korrekt krävs ingen användarinteraktion och ingen personlig information förs över. Om du inte aktiverar produkten vid installationen uppmanas du att göra detta varje gång du startar programmet. PaperPort 11.0 kan endast startas fem gånger utan att aktiveras. Startbok för Paperport 5

6 Registration Genom registrering kan du till fullo utnyttja Nuances produktsupport och få meddelanden om produktuppdateringar. När du installerat PaperPort ombes du att registrera online. Om du vill uppdatera din registreringsinformation kan du alltid gå till Nuances webbplats Att lära sig PaperPort Denna guide introducerar PaperPort och visar dig hur PaperPort kan hjälpa dig organisera din information. Ytterligare informationskällor om hur du använder PaperPort är direkthjälpen, filen Viktigt och Nuances webbplats. Att använda guiden Guiden är skriven med antagandet att du vet hur man arbetar i Microsoft Windows -miljön. Läs din Windows-dokumentation om du har frågor som rör användning av dialogrutor, menykommandon, rullningslister, dra och släppfunktioner, snabbmenyer och så vidare. Använda direkthjälpen PaperPorts direkthjälp innehåller utförlig information om funktioner, inställningar och åtgärder. Hjälp finns på menyn Hjälp i PaperPort. Mer teknisk support, inklusive tekniska anteckningar, vanliga frågor, programuppdateringar och annat, kan nås från menyn Hjälp i PaperPort. Använda filen Viktigt I filen Viktigt ges viktig information om denna version av programmet. Dokumentet finns tillgängligt på installationsskivan, från menyn Hjälp för PaperPort och som ett exempeldokument på PaperPorts skrivbord. Välkommen till PaperPort 6

7 Teknisk support Nuance erbjuder både gratis och avgiftsbaserade tekniska supportalternativ, beroende på ditt individuella behov. Våra tjänster erbjuder personlig telefonsupport och teknisk support via e-post. Vi erbjuder också en automatisk tjänst, nämligen tillgång till vår Kunskapsdatabas dygnet runt. Besök för information om din supportnivå, lokala supportkontakter och produktuppdateringar. Innan du kontaktar Nuance bör du läsa användardokumentationen och se efter i filen Viktigt. Systemkrav En dator med Intel Pentium eller snabbare processor Microsoft Windows 2000 SP4 eller senare, Windows XP SP2 eller senare Microsoft Internet Explorer 5.5 eller senare 128 MB minne (RAM), 256 MB rekommenderas 200 MB ledigt hårddiskutrymme för programfiler plus 5 MB arbetsyta vid installationen SVGA-monitor med 256 färger men helst 16 bitars färg (heter High Color i Windows 2000 och Medium Color i XP) och en upplösning på 800 x 600 bildpunkter Windows-kompatibelt pekdon CD-ROM-enhet för installationen Internetanslutning (med IE 5.5 eller senare) för aktivering och webbuppdatering Prestandan och hastigheten förbättras om datorns processor, minne och ledigt diskutrymme överskrider minimikraven. Detta gäller speciellt när du hanterar mycket stora färgbildfiler och PDF-filer. Startbok för Paperport 7

8 Vad är nytt i PaperPort 11? PaperPort 11 inkluderar ett antal nyttiga nya funktioner som hjälper dig organisera dina dokument. Oöverträffad prestanda Snabbare start, snabb navigering bland mappar, större mappkapacitet och snabbare visning av objekt, både på PaperPort-skrivbordet och i PageViewer. Förbättrad OCR-noggrannhet PaperPort 11 ger alla skannade dokument och PDF-dokument en noggrannare omvandling till text, även för bilder med lägre upplösning. Användarguider När programmet startas för första gången erbjuder det en serie illustrerade miniguider, som visar vanliga uppgifter och förfaranden och ger snabb tillgång till programområden och aktuella hjälpavsnitt. Om användarguiderna inaktiverats kan man via menyn Hjälp återaktivera dem. Förbättrat val av skanner Välj enkelt den skanner du vill använda i vyn Skanna utan att behöva köra Skannerinstallationsguiden separat. Inläsning direkt från skannerknapparna Använd din apparats knappar för att skanna direkt till PaperPort. Tilldela skannerknapparna PaperPort-händelser för att använda denna funktion. Det finns mer information i avsnittet Skanna dokument i användarguiderna. Skanningsprofiler Med PaperPorts skanningsprofiler kan du enklare skanna olika typer av dokument och bilder. Profilerna är optimerade för vanliga uppgifter: skanna i svartvitt, gråskala, skanna färgdokument eller färgfoton. Välkommen till PaperPort 8

9 Fångstassistent Du får mer kontroll över inläsning av flera sidor om du använder den inbyggda Fångstassistenten. De flesta alternativen finns i PaperPort Professional 11. Mappanteckningar Om du automatiskt vill lägga till samma ämne, författare eller nyckelord för alla PDF och MAX-objekt som hamnar i en speciell mapp via inläsning eller DesktopDelivery TM använder du Mappanteckningar. Om du anger nyckelord och ämnen blir det enklare att hitta objekt senare. Anpassningsbara verktygsfält Du kan nu göra din arbetsyta i PaperPort bekvämare genom att omplacera eller docka verktygsfält, samt anpassa vilka ikoner du vill visa. Nya SET-verktyg Nya SET TM -verktyg ger dig mer kontroll över bildkvaliteten: du kan ställa in svarta och vita punkter för autoförbättring och ta bort oönskade handskrivna anteckningar eller skuggor från kanten på de skannade sidorna. PaperPort Watson En ny och smart sökfunktion som förenar det bästa från PaperPorts All-in-One Search TM med andra populära sökmotorer som Google och MSN. Bättre integrering med andra produkter från Nuance Om du har ScanSoft OmniPage på ditt system samarbetar PaperPort med det på ett bättre sätt än någonsin tidigare, med avancerad OCR-läsning av sidor och PDF-skapande på hög nivå, inklusive sökbara PDF-filer. PaperPort Professional 11 levereras med inbyggt PDF Create! med vilket du kan skapa mindre, textbaserade PDF-filer från program och sammanställa PDF-filer snabbt och enkelt utifrån en mängd olika källdokument. Startbok för Paperport 9

10 Följande avancerade funktioner finns endast i PaperPort Professional 11: Obegränsade skanningsprofiler Du kan fritt skapa och konfigurera nya skanningsprofiler eller ta bort dem du inte vill ha kvar. Fångstassistenten Professional Fångstassistenten Professional: Fångstassistenten visar miniatyrbilder av sidor efter att de lästs in. Efter skanningen kan du sortera om eller rotera sidor eller lägga till blanka skiljesidor. När du är klar kan du ange ämne, författare och nyckelord för dina objekt. PDF-MRC med hög komprimering Nu kan du skapa skannade PDF-filer i färg eller gråskala som är upp till åtta gånger mindre än vanliga skannade dokument. Sökbar PDF Om du har OmniPage installerat tillsammans med PaperPort Professional på ditt system, kan du även skapa sökbara PDF-filer. Du kan indexera, söka och extrahera textinnehållet från sådana PDF-filer. PaperPort levereras också i specialutgåvor till utvalda skannertillverkare och andra återförsäljare. Funktionsuppsättningen i dessa utgåvor kan variera i enlighet med respektive kunds behov. Välkommen till PaperPort 10

11 Lära känna PaperPort I detta avsnitt introduceras PaperPorts olika delar. Mer utförlig information om dem finns i hjälpen för PaperPort. PaperPort användarguider Användarguiderna visas vid den första programstarten. De är en serie miniguider som hjälper dig att enkelt komma igång genom att de innehåller kortfattade översikter av viktiga områden i programmet, som t ex skanning, sökning, dokumentskapande och liknande. PaperPorts skrivbord PaperPort-skrivbordet visas tillsammans med mappvyn då du startar programmet. Det visar dina dokument samt de verktyg du kan använda för hantering av dem. PaperPort erbjuder alla verktyg du behöver för att organisera, söka efter och använda dokument och bilder. Kommandofält med anpassnings bara verktygsfält Skrivbord Åtkomst till andra sidor Mappar Miniatyrbild I funktionsvyn kan följande visas: för objekt Mappar (menyn Visa) Sidminiatyrbilder (menyn Visa) Objektegenskaper (menyn Visa) Skanna eller hämta foto (menyn Arkiv) All-in-One Search (menyn Verktyg) Miniatyrbild för text Fältet Skicka till Startbok för PaperPort 11

12 PaperPort-objekt De dokument och foton du hämtar i PaperPort kallas objekt. Det finns två typer av objekt: bildobjekt och textobjekt. Bildobjekt är skannade dokument, foton och andra digitala objekt i ett bildformat som t ex PDF, JPEG, TIFF eller PaperPort-bild (.max). Du skapar bildobjekt av dokument, foton, streckbilder eller andra objekt som du kan skanna, kopiera eller på annat sätt få in på PaperPort-skrivbordet. Textobjekt är dokument som innehåller redigerbar text, t ex Word (.doc), HTML och Excel-filer och skapas av en ordbehandlare eller annat textbaserat program. Du kan använda alla typer av PDF-filer (PDF-bild, sökbar PDF-bild och PDFformaterad text och grafik (PDF Normal)) tillsammans med PaperPort. PaperPort skiljer på PDF-objekt med enbart bild och PDF-objekt som inte är bildbaserade. Du kan använda SET-verktygen för att förbättra kvaliteten på endast PDF-bildobjekt. Du kan snabbt skicka ett objekt till ett annat program utan att lämna PaperPortprogrammet. Dra bara ett objekt till länkikonen i fältet Skicka till längst ned på skrivbordet. PaperPort stöder ett stort antal program som ordbehandlings-, kalkylblads-, fax-, e-post-, grafik- och OCR-program samt program för onlinetjänster. I PaperPort finns en mapp med Mina PaperPort-dokument som innehåller objekt för att visa några av de typer av objekt du kan förvara på PaperPort-skrivbordet. Du kan också använda PaperPort för att visa objekt på datorn som inte skapats med PaperPort. Kopiera eller flytta bara dokumentfilen eller fotot till en PaperPort-mapp. Mappvyn Mappvyn visar en hierarkisk vy av dina PaperPort-mappar, ungefär samma som den vy du ser i Utforskaren. Använd mappverktygen för att snabbt komma åt dess kommandon. PaperPort installerar en PaperPort-mapp som heter Mina PaperPort-dokument i din mapp Mina dokument. Om du använder ett system med flera användare får varje användare en egen mapp med namnet Mina PaperPort-dokument. Lära känna PaperPort 12

13 Mappen Mina PaperPort-dokument innehåller flera undermappar vars namn (exempelvis Artiklar, Visitkort, Fotografier och Kvitton) ger information om hur du kan sortera dina PaperPort-objekt. Mappen Exempel innehåller exempeldokument och fotografier som hjälper dig komma igång med PaperPort. Du måste inte använda mappen Mina PaperPort-dokument för att lagra dina PaperPort-objekt när du har hämtat dem. Du kan lägga till andra lokala mappar och nätverksmappar i PaperPorts mappvy. Du kan också ta bort mappen Mina PaperPort-dokument, men din PaperPort-struktur måste innehålla minst en mapp. Visa eller dölj mappvyn genom att klicka på knappen Mappar i kommandofältet. När skrivbordet är delat kan mappvyer visas för varje arbetsyta. PaperPort-objektminiatyrbilder Det finns två sorters miniatyrer i PaperPort: objekt- och sidminiatyrbilder. Varje objektminiatyr är en liten bild av dokumentet eller fotografiet. Sidminiatyrbilder visar sidor av bildobjekt och PDF-filer i fältet Sidminiatyrbilder både på PaperPort-skrivbordet och i PageViewer. Ett sätt att snabbt hitta dina PaperPort-objekt är att bläddra igenom objektminiatyrerna på PaperPort-skrivbordet. Miniatyrer visar vad som finns i ett dokument utan att det behöver öppnas. Dessutom ger miniatyrbilderna dig möjlighet att bläddra igenom dokumentets sidor utan att det behöver öppnas. PaperPort visar stora, tydliga miniatyrer av alla dina dokument och foton t ex: Skannade bilder och foton Foton från en digitalkamera Bildfiler i format som t ex BMP, TIFF, JPEG, GIF och MAX Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Word Perfect TM och andra dokument skapade i populära program PDF-dokument PDF-bildobjekt HTML-dokument Startbok för PaperPort 13

14 Varje objektminiatyr visas med en ikon som anger i vilket program det skapades eller till vilket program det nu är kopplat. Det gör det enkelt och smidigt att snabbt se och hitta alla typer av objekt på datorn. Klicka på en miniatyr för att se bildens attribut. En liten -ikon anger att attributet Skrivskydd har angivits för det objektet. En liten -ikon anger att bilden har tillägg. Flersidiga bildobjekt visar så att du kan bläddra igenom sidorna även när fältet Sidminiatyrbilder är stängt. Innan du kan arbeta med ett objekt måste du markera dess miniatyrbild på PaperPort-skrivbordet. Det visas en röd linje runt objektet som talar om att det är markerat. Medan du arbetar med objektminiatyrer kan du: Dra en miniatyr för att flytta den på PaperPort-skrivbordet. Dra en miniatyr till en mapp för att flytta objektet till den mappen. Dra en miniatyr till en annan öppen arbetsyta för att flytta objektet till den öppna mappen. Dubbelklicka på en miniatyr för att visa objektet. Tryck på Ctrl-tangenten och dubbelklicka på en miniatyr för att öppna objektet i källprogrammet. Högerklicka på en miniatyr för att visa objektets snabbmeny. Dra en miniatyr till fältet Skicka till för att skicka en kopia av objektet till ett annat program. Genom att använda objektminiatyrer på PaperPort-skrivbordet kan du också enkelt kombinera individuella PaperPort-bildobjekt eller PDF-bildobjekt till flersidiga objekt. Denna funktion är användbar om du vill ordna filer och sidor och om du använder en skanner som endast kan skanna en sida som ett enskilt objekt. Lära känna PaperPort 14

15 PaperPort-sidminiatyrbilder Fältet Sidminiatyrbilder på PaperPort-skrivbordet och i PageViewer visar miniatyrer för flersidiga bildobjekt. Välj ett flersidigt objekt och klicka sedan på knappen Sidminiatyrbilder eller använd menyn Visa. Åtgärder på sidnivå kan utföras snabbt utan att filerna måste öppnas. De första tre objekten nedan finns tillgängliga för alla bildfiler. Återstoden finns tillgängliga för PDF-filer (både på PaperPort-skrivbordet och i PageViewer) och MAX-filer (endast skrivbord). Du kan göra följande: Förstora eller förminska miniatyrstorleken. Kopiera och flytta valda sidor till en arbetsyta som separata PDF-filer. Kopiera och flytta sidor mellan dokument som är öppna i olika fält. Kopiera, klistra in, klipp ut, ta bort och sortera om sidor. Infoga nya sidor på ett visst ställe i dokumentet. Lägga till nya sidor i slutet. Sidminiatyrvyn av en säker PDF är endast tillgänglig om dess lösenord anges. Tvådelat skrivbord När du först startar PaperPort Professional 11 är skrivbordet delat i två arbetsytor övre och nedre. Denna layout ger dig en bättre översikt vilket behövs när du ska organisera och kombinera dina dokument mer effektivt även på ett sätt som berör alla mappar. Högerklicka på den aktiva arbetsytan eller använd knappen Vyer för att ändra visningssättet. Om du arbetar med dokument som innehåller flera sidor kan du använda motsvarande funktionsfält för att visa sidminiatyrbilder utan att behöva öppna dokumentet. Du kan också använda dessa skrivbordsområden för att visa dina mappar eller valt objekts egenskaper. Ta bort det delade skrivbordet genom att öppna menyn Skrivbord och avmarkera menyobjektet Dela skrivbordet eller klicka på ikonen Dela skrivbordet. Du kan även bokmärka valda arbetsytor genom att använda kommandot Bokmärk arbetsyta på skrivbordsmenyn. Hantera dem med hjälp av kommandot Organisera bokmärken. Det krävs bara en musklickning att komma till en arbetsyta som används ofta eftersom de alla visas i samma meny. Startbok för PaperPort 15

16 Funktionsfältet visar sidminiatyrbilder Aktiv arbetsyta Delat skrivbord Inaktivt skrivbord Funktionsfältet visar mappar Fältet Skicka till Fönstret Sidgranskning Du kan visa ett objekt i fönstret Sidgranskning genom att dubbelklicka på en objektminiatyr i vyn Skrivbord, välja Visa på dess snabbmeny eller markera objektet och klicka på knappen Sida i kommandofältet. Sidgranskningsfönstret ger dig möjlighet att titta närmare på dina objekt och att retuschera och lägga till saker i dem. Du kan också underlätta läsningen genom att förstora eller förminska vyn. Använd SET-verktygen för att förbättra aktuell sidbild. Använd fältet Sidminiatyrbilder för att redigera ditt dokument på sidnivå. Knappen Skrivbord: klicka på denna för att gå tillbaka till PaperPortskrivbordet Tilläggsverktyg SETverktyg Fältet Sidminiatyrbilder Lära känna PaperPort 16

17 Anpassningsbara verktygsfält PaperPorts knappar delas in i fem grupper efter funktion. Du kan flytta, docka, omplacera verktygsfält och ställa in vilka knappar du vill visa på PaperPortskrivbordet och i Sidgranskning. Anpassa ett verktygsfält i PaperPort genom att högerklicka på det och välja Anpassa.... Ange ordningen för verktygsfältsknappen Fler knappar Knappar visas som för tillfället Hämta objekt Det finns flera sätt att hämta bilder och dokument till PaperPort så att du kan använda PaperPorts verktyg för visning, redigering, tillägg, indexering, OCR och filhantering. Du kan till exempel göra följande: Skanna foton, sidor och andra bilder med en skannerenhet. Lägga till mappar som redan innehåller bilder och dokument i PaperPort. Ta ögonblicksbilder av webbsidor. Importera filer från andra program på datorn. Skriv ut dokument från andra program till PaperPort-skrivbordet. Dra eller klipp ut och klistra in bilder och dokument från Windows Utforskaren eller andra program till PaperPort-skrivbordet. Hämta foton från en digitalkamera. Hämta filer till PaperPort Professional 11 med DesktopDelivery. Startbok för PaperPort 17

18 Skanna till PaperPort-skrivbordet PaperPort är utformat för att fungera tillsammans med TWAIN- och WIA-kompatibla skannrar. (Support för ISIS - skannrars drivrutin finns att få vid förfrågan endast PaperPort Professional 11.) Klicka på knappen Skanna eller hämta foto om du vill visa fältet Skanna. Välj en skanningsprofil. Profilerna är optimerade för normala skanningsuppgifter. Välj sedan mellan att använda skannerns gränssnitt eller PaperPorts nya fält Skannerinställningar för att få bästa skanningsresultat. Använd skannerdrivrutinens gränssnitt genom att markera kryssrutan Visa skannerns dialogruta. Om den lämnas tom placeras det skannade objektet på den aktiva arbetsytan. Slå på Fångstassistenten om du vill lägga till ämne, författare och nyckelord till objekt (i PaperPort Professional) om du vill visa och styra skanningen. När skanningen är klar visas objektet på PaperPort-skrivbordet. Om din skanner inte använder en TWAIN-, WIA- eller ISIS-enhetsdrivrutin använder du det program som medföljde din skanner för att skanna objekt. Kopiera eller flytta sedan de skannade objekten till PaperPort. Mer information om skanning finns i hjälpen för PaperPort. PaperPort gör det enkelt att skanna sidor som enskilda objekt eller som ett flersidigt objekt. När du skannar och sorterar dubbelsidiga ark på en ADFskanner vänder du på arken när du ombeds att göra det och klickar på Skanna andra sidan. PaperPort skannar och sorterar då automatiskt i rätt ordning. Du kan också använda skannerns knappar för att skanna direkt till PaperPort. Öppna Kontrollpanelen i Windows, välj Skannrar och kameror, välj en händelse på fliken Händelser och tilldela PaperPort till den. Du kan också använda en nätverksansluten höghastighetsskanner för att skanna objekt till en nätverksmapp och sedan lägga till den mappen i PaperPort. Använd DesktopDelivery (finns i PaperPort Professional 11) om du vill övervaka mappar för inkommande skannade bilder. Hämta objekt 18

19 Installera skannern med PaperPort Innan du använder PaperPort för skanning bör skannern installeras med sitt eget drivrutinsprogram och testas så att den fungerar på rätt sätt. Drivrutiner för skannrar medföljer inte PaperPort. Skannrar som installerats ordentligt och fungerar korrekt finns omedelbart tillgängliga i PaperPort genom att klicka på knappen Välj och välja en skanner i dialogrutan Tillgängliga skannrar. Om du inte är nöjd med dina skanningsresultat kan du starta skannerinstallationsguiden för PaperPort från Startmenyn under programgruppen PaperPort Använda skanningsprofiler PaperPort levereras med skanningsprofilerna optimerade för normala skanningsuppgifter. Välj Svartvitt, Gråskala, Färgdokument eller Färgfoto för att få bästa resultat. Skanningsprofilspanelerna har följande flikar: Profil: visar den skanningsprofil som för tillfället används. SET: anger vilka förbättringar du vill köra automatiskt. Utdata: anger filformat och automatiskt bifogade filnamn. Skanna: justera skanningsinställningar: läge, upplösning, storlek, sidorientering, filterfärg, ljusstyrka och kontrast. I PaperPort Professional 11 kan du också lägga till nya profiler eller ta bort befintliga sådana. Denna programversion innehåller en extra skanningsprofil: Färg-PDF-MRC med hög komprimering. MRC är en teknik med vilken du kan göra mycket mindre PDF-filer. Sökbar PDF-bild är endast tillgängligt i PaperPort Professional 11 om du också har OmniPage installerat på datorn. Startbok för PaperPort 19

20 Skriva ut till PaperPort Du kan hämta in objekt från andra program genom att skriva ut dem till PaperPorts skrivbord som PDF-bildobjekt eller PaperPort-bildobjekt (.max). Med den här funktionen kan du snabbt importera kalkylblad, bilder, databasfiler, ordbehandlingsfiler och andra filer till PaperPort som objekt på PaperPorts skrivbord. I PaperPort Professional kan du använda Skriv ut till PDF för att skriva ut dokumentet i formatet PDF-formaterad text och grafik (PDF Normal). Du kan använda funktionen Skriv ut till PaperPort för att skapa utskriftsformaterade vyer av webbsidor. Fånga in webbsidor Du kan använda Webbsidedump för att fånga in webbsidor på Internet som PaperPort-bildobjekt eller PDF-bildobjekt på ditt PaperPort-skrivbord. Dessa objekt fungerar som praktiska pekare till dina favoritwebbsidor. När du har fångat en webbsida kan du visa den, arkivera den, gå till den faktiska webbsidan på Internet (endast MAX-objekt) eller katalogisera innehållet på fångade webbsidor. Använd funktionen för utskrift till PaperPort för att skapa utskriftsformaterade vyer av webbsidor, vilka även kan läggas till i All-in-One Search-indexet för sökning i textinnehållet. Lägga till PaperPort-mappar PaperPort innehåller ett lätthanterligt arkiveringssystem för organisering av dina objekt och för att du ska kunna dela dem med andra. I mappvyn kan du: Lägga till befintliga mappar på datorn i mappvyn. Skapa nya mappar, anslutna nätverksenheter och mappar på externt anslutna enheter. Hämta objekt 20

21 Första gången du använder programmet visar mappvyn en uppsättning mappar som du kan använda för att komma igång med PaperPort. Du kan enkelt flytta eller ta bort de här mapparna när du vill. Du kan lägga till mappar som redan finns på datorn i mappvyn, inklusive nätverksmappar och mappar på externa enheter anslutna till datorn. Dokument i dessa mappar kan sedan användas i PaperPort. Mer information om hur man lägger till och använder PaperPort-mappar finns i hjälpen för PaperPort. Använd Mappanteckningar för att tilldela samma filinformation till alla PDF- eller MAX-filer i vald mapp genom skanning eller DesktopDelivery. Använda DesktopDelivery DesktopDelivery (endast PaperPort Professional 11) övervakar nätverksmappar eller lokala mappar för inkommande filer av specificerade typer (PDF, TIFF, JPEG och MAX). Det kan även övervaka e-postmappar för bilagor. Programmet importerar dessa filer till angivna PaperPort DesktopDelivery-mappar (dvs. PaperPort-mappar avsedda att ta emot filer från en övervakad mapp utanför PaperPort). Högerklicka på en PaperPort-mapp och välj DesktopDelivery från snabbmenyn. Övervakad mapp i e-postinkorgen Övervakad mapp Startbok för PaperPort 21

22 Du kan också lägga till objektegenskaper till PDF- och MAX-filer automatiskt genom att öppna vald DesktopDelivery-mapp. Mer utförlig information finns i PaperPorts användarguider eller hjälpfiler. Importera bilder från en kamera Du kan hämta digitalfoton till PaperPort-skrivbordet genom att ansluta en kamera. Om din kamera visas som en enhet kan du direkt börja hämta filerna. Om kameran inte stöder denna typ av åtgärd och dess drivrutin installerats ordentligt, visas dess TWAIN- eller WIA-gränssnitt, med vilket du kan importera bilderna. Redigera inte bilderna på plats i kamerans minne inte alla redigeringsåtgärder ger önskat resultat första gången. Hämta istället filerna till PaperPort och använd SETverktygen för att förbättra dem. Retuschera bilder När du visar ett bildobjekt i Sidgranskningsfönstret erbjuder PaperPort flera verktyg som du kan använda för att justera eller förbättra din bild. Du kan till exempel räta upp en skannad sida, göra ett underexponerat foto ljusare, justera färgen i en färgbild, ta bort smutsfläckar på ett dokument, rensa bort skuggor och fläckar från sidkanterna eller öka skärpan i suddiga bilder. Du kan dessutom rotera objekt, ta bort enstaka fläckar, förbättra linjer, ta bort röda ögon och beskära en del av bilden. Vissa SET-verktyg är huvudsakligen avsedda för foto eller bildförbättring medan andra (skuggade) hjälper dig att förbereda objekt som innehåller text för OCR (Optical Character Recognition). Högerklicka på verktygsfältet Bildredigering för att välja vilka ikoner du vill visa. Retuschera bilder 22

23 Skannerförbättringstekniksverktyg Markera område Använd verktyget Markera område för att markera en del av en bild som du vill klippa ut, kopiera eller ta bort med hjälp av kommandona på menyn Redigera eller snabbmenyn. Använd det också för att markera en del av en bild före beskärning eller användning av verktyget Ta bort röda ögon. Rotera en bild Klicka på verktyget Rotera höger om du vill rotera valt objekt 90 grader till höger. Räta upp en bild Förbättra en bild Öka bildskärpan Ta bort röda ögon Ibland hamnar ett dokument snett då det skannas. När det händer kan du justera med verktygen Rätta till och Rätta till automatiskt. Man får bättre OCR-resultat om textraderna i en bildfil rättas till. Funktionen Autoförbättra justerar en bilds ljusstyrka och kontrast, färg och ton. PaperPort analyserar bilden och försöker sedan korrigera vad som är fel i den. Du kan justera bilden manuellt med hjälp av verktyget Förbättra. Med det kan du ändra värdena för ljusstyrka, kontrast, färg och ton och välja bästa resultatet bland nio versioner som visas. Markera verktyget Skärpa för att justera skärpan i en otydlig bild eller om du vill göra bilden suddigare som specialeffekt. Verktyget Ta bort röda ögon hjälper dig att ta bort röda ögon-effekten från en vald del av en bild. Röda ögon kan uppstå när du fotograferar människor eller djur i dåligt ljus eller med blixt. Startbok för PaperPort 23

24 Ta bort en del av en bild När du bara vill spara eller arbeta med en del av en sida eller en bild kan du beskära bilden eller radera den del du inte vill använda. Använd verktyget Markering för att definiera den del du vill behålla och ta bort återstoden med verktyget Beskär. Välj verktyget Radergummi för att radera den del av bilden du markerar med markören. Ta bort enstaka fläckar Förbättra linjer Skannade bilder innehåller ibland enstaka fläckar eller punkter. Verktyget Ta bort enstaka fläckar hittar automatiskt sådan smuts och tar bort den från sidan. Använd det så får du bättre OCRresultat. Fungerar på svartvita bilder. Verktyget Förbättra linjer (för svartvita bilder) gör linjer mörkare och sammanfogar brutna linjer i en tabell eller ett formulär så att de visas mörkare och rakare. Användning av detta verktyg ger bättre OCR-resultat. Radera kanter Med det här verktyget rensar du bort skuggor och fläckar från sidkanter för att förbättra OCRresultatet. Ange vit punkt Ange svart punkt Klicka på detta verktyg och sedan på en ljus färg i bilden som blir den vita punkten. Se nedan. Klicka på detta verktyg och sedan på en mörk färg i bilden som blir den svarta punkten. Färgerna som valts för de nya vita och svarta punkterna visas i statusfältet. Lägga till svarta och vita punkter Klicka på detta verktyg för att lägga till de nya svarta och vita punkterna i bilden. Om resultatet inte är godtagbart ångrar du ändringarna och väljer nya värden. Retuschera bilder 24

25 Ändra de svarta och vita punkterna Du kan göra detta för att förbättra bildkvaliteten genom att ta bort mycket mörka och överexponerade områden. Alla färger som är ljusare än din nya vita punkt blir vita. Alla färger som är mörkare än din nya svarta punkt blir svarta. Detta används normalt för att ta bort en skuggad grå bakgrund i ett dokument som du vill använda i ett OCR-program. Välj en av de mörkare grå bildpunkterna från bakgrunden och använd den som den vita punkten. Bakrunden blir då vit. Om du ändrar de svarta och vita punkterna i ett färgfoto ökar det normalt kontrasten men färgvärdena kan också ändras. Före: standard Ny vit punkt Ny svart punkt standard Efter: Du kan lägga till nya svarta och vita punkter till enskilda bilder enligt beskrivningen. Du kan också använda dem som en automatisk förbättring i alla nya sidor som skannas med en given skanningsprofil. Redigera flera bilder Möjligheten att bearbeta objekt som en grupp kallas ofta för satsbearbetning. PaperPort erbjuder satsbearbetningsfunktioner så att du snabbt kan förbättra, ändra eller rotera flera bildobjekt med en åtgärd. Markera ett eller flera bildobjekt på skrivbordet och peka sedan på SET-verktyg på menyn Objekt och välj önskat kommando. Se direkthjälpen för mer information. Startbok för PaperPort 25

26 Göra tillägg i sidor PaperPort innehåller en samling tilläggsverktyg som ger dig möjlighet att märka skannade dokument med information som du vill spara tillsammans med det dokumentet. Tillägg i PDF- och PaperPort-bildfiler (.max) kan redigeras, vilket betyder att du kan flytta, ändra eller ta bort dem eller redigera textinnehåll. På andra typer av bildobjekt (som JPEG och Windows Bitmap-filer) blir tilläggen en permanent del av bilden då du sparar objektet. För de objektstyper som inte accepterar tillägg stänger PaperPort automatiskt av tilläggsverktygen. Med PaperPorts tilläggsverktyg kan du lägga till noteringar och text, markera text, dra linjer och pilar eller stämpla en bild på ett bildobjekt. Det är enkelt att skicka ett dokument med tillägg till personer som inte har PaperPort genom att använda bildformatet PDF. Mottagaren behöver bara dubbelklicka på den bifogade e-postfilen så kan de se dokumentet i standard PDF-vyn med alla tillägg. Tilläggsverktyg Du kan markera ett tilläggsverktyg i verktygsfältet Tillägg när du visar ett bildobjekt i sidgranskningsfönstret. Högerklicka på ett verktyg om du vill ändra egenskaper för framtida tillägg som skapats med det verktyget. Detta påverkar inte befintliga tillägg. Du stänger av ett tilläggsverktyg genom att klicka på ett annat verktyget Markera tillägg är vanligen det bästa för detta. Högerklicka på verktygsfältet Tillägg för att välja vilka ikoner du vill visa. Markera tillägg Markera detta verktyg och klicka på ett tillägg så kan du flytta, klippa ut, kopiera eller ändra storleken på det på sidan. Dubbelklicka på en anteckning eller textetikett om du vill redigera dess text. Högerklicka på valt tillägg om du bara vill ändra dess egenskaper. Göra tillägg i sidor 26

27 Obs! Text Färgöverstrykning Penna Pil eller linje Stämpel Vill du påminna dig själv? Välj verktyget Anteckning och lägg till en anteckning som du kan ändra storlek på, ungefär som en påminnelselapp som du skriver och sedan fäster på pappersdokument. Att lägga till en textetikett på dina bilder är enkelt med verktyget Text. Välj detta verktyg för att lägga till en rad text med transparent bakgrund. Använd verktyget Färgöverstrykning för att markera ett område i bilden, precis så som du skulle använda en överstrykningspenna på papper. Med verktyget Penna kan du rita frihandslinjer eller markeringar på sidan. Välj verktyget Pil eller Linje om du vill rita raka linjer, med eller utan pilspetsar, på en sida. Med verktyget Stämpel kan du klistra in valfri bitmappsbild på sidan, ungefär som när man använder en vanlig stämpel. Skydda objekt I PaperPort Professional 11 kan du justera säkerhetsnivån för dina PDF-filer (stöds upp till formatet 1.5). När du skapar en ny PDF av befintliga PDF-filer (exempelvis genom att kopiera en miniatyr av en sida till en arbetsyta) blir dess säkerhetsinställningar desamma som de som gäller för de ursprungliga. Nyligen skapade PDF-filer genereras enligt standardsäkerhetsinställningarna för PDF-filer i PaperPort, enligt beskrivningen i menyn Verktyg. Det finns två sorters lösenord i programmet. Det öppna lösenordet begränsar åtkomsten till dokumentet: du kan bara öppna det om du anger lösenordet vid uppmaning. Med behörighetslösenordet kan användare ange hur dokumentet får användas. Om det inte anges kan filen användas utan några begränsningar. Startbok för PaperPort 27

28 Arkivera objekt Du skapar ordning bland objekten i PaperPort genom att arkivera dem i lämpliga mappar. Du kan dra och släppa objekt från en mapp till en annan eller från PaperPorts skrivbord till önskad mapp. Ange sökvillkor så du hittar ditt objekt lättare i framtiden. Det går också att flytta och kopiera objekt mellan mappar i delad vy över arbetsytor.namnet på respektive objekt visas under miniatyrbilden i miniatyrvyn. I ett flersidigt objekt visas namnet under de enskilda sidornas namn. Med dialogrutan Mapphanteraren kan du lägga till, ta bort, flytta och byta namn på PaperPort-mappar. Du kan byta färg på mappens ikon till en färg som hjälper dig att organisera dina objekt. Du kan också lägga till, ta bort, flytta och byta namn på mappar i Windows Utforskaren som visas med mappstrukturen i PaperPort. Dessa ändringar visas automatiskt i PaperPort. I mappvyn kan du dra och släppa, kopiera eller flytta undermappar och deras innehåll till andra undermappar eller PaperPort-mappar, skapa och radera undermappar eller lägga till mappanteckningar. Delning och säkerhet och DesktopDelivery-justeringar kan också göras direkt för varje mapps snabbmeny. Knappen Bakåt gör det lättare att gå genom tidigare mappar i den ordningsföljd som du nyligen besökt dem, en och en det fungerar ungefär som med Internet Explorer. Det gör det enklare att snabbt navigera bakåt för båda arbetsytorna, oberoende av varandra. Du kan lägga till anteckningar till mappar som är relevanta i sitt innehåll. Ett kundnamn, telefonnummer, födelsedatum, projektnummer, e-postadress är typiska exempel. När du skannar eller använder DesktopDelivery kan denna information automatiskt läggas till till alla PDF- eller MAX-filer genom att öppna denna mapp, så det är enklare att söka efter dem med PaperPorts All-in-One Search eller andra sökverktyg. Mappanteckningar läggs bara automatiskt till om du markerar Automatiskt lägga till nyckelord från Mappanteckningar i utdatapanelen i dialogrutan Skanningsinställningar eller (i PaperPort Professional för DesktopDelivery) i dialogrutan Mappegenskaper. Arkivera objekt 28

29 Lägga till sökvillkor för objekt Du kan tilldela objektegenskaper till PaperPort-bildobjekt och PDF-filer och sedan använda egenskaperna som sökvillkor för att hitta objekt i PaperPort. PaperPort låter dig även tilldela samma nyckelord till flera objekt samtidigt, vilket gör det enkelt att organisera och hitta sammanhörande dokument och bilder. Markera flera objekt på PaperPort-skrivbordet och välj sedan Egenskaper på snabbmenyn. Ord som anges under Ämne, Författare och Nyckelord tillämpas på alla valda objekt. Ett annat sätt att tilldela samma objektegenskaper till alla PDF- eller MAX-filer i vald mapp genom skanning eller DesktopDelivery är att använda Mappanteckningar. Ange ord under Ämne, Författare och Nyckelord. Mappanteckningar läggs bara automatiskt till om du markerar Automatiskt lägga till nyckelord från Mappanteckningar i utdatapanelen i dialogrutan Skanningsinställningar eller (i PaperPort Professional) i dialogrutan Mappegenskaper för DesktopDelivery. Startbok för PaperPort 29

30 Söka objekt PaperPort innehåller funktioner som hjälper dig söka efter dina PaperPort-objekt. Du kan snabbt hitta ett objekt genom att visuellt bläddra igenom miniatyrbilderna på PaperPort-skrivbordet. När du har många mappar och objekt erbjuder PaperPort en snabbare sökning med funktionen All-in-One Search. All-in-One Search erbjuder många alternativ för att ange var och vad man ska leta efter vid sökning av ett objekt, inklusive indexerat textinnehåll. Den information du söker kallas för sökvillkor. Du kan söka efter objekt med hjälp av: Objektegenskaper Textinnehåll Söka objekt baserat på deras egenskaper Du kan söka efter alla sorters objekt med hjälp av objektets namn. Du kan också söka efter PDF- och PaperPort-bildfiler (.max) via objektegenskaperna, t ex nyckelord och ämnesinformation. När du söker efter objektegenskaper ska du ta bort bocken för Använd All-in-One Search-index och sedan ange villkor enligt följande: Namn objektnamn (inte nödvändigtvis filens namn). Författare enligt definitionen under Objektegenskaper. Nyckelord enligt definitionen under Objektegenskaper. Kommentarer enligt definitionen under Ämne under Objektegenskaper. Tillägg Anteckningar eller textetiketter som lagts till till PDF- eller MAX-filer. URL Länktexterna till fångade webbsidor. Författare, Nyckelord, Kommentarer och URL finns endast tillgängligt för PDF- eller MAX-filer. Söka objekt 30

31 Söka ord i ett objekt För att kunna söka efter ord i ett objekt måste du ha lagt till objektet i All-in-One Search-indexet och markerat rutan Använd All-in-One-index. När du söker med index kan du finna objekt som registrerats efter sina egenskaper, sitt textinnehåll eller både och. Ange sökbegränsningar: alla filer i mappen men inte i dess undermappar aktuell mapp plus undermappar alla PaperPort-mappar och undermappar. Ange sökprecision: Exakt träff hittar ord och vanliga ändelser: sökning efter leta hittar letar, letat osv. Ungefärlig träff hittar enligt ovan och mer: sökning efter leta kan hitta leva. När sökningen är klar visas resultaten varje resultat på en rad i en tabell. Välj ett och klicka på knappen Visa text om du vill se sökmeningarna i sin kontext. Klicka på knappen Kopiera text om du vill extrahera text från filen och placera den i Urklipp. Högerklicka på en resultatfil och välj Öppna för att öppna dokumentet i sitt associerade program. Öppna överordnad mapp växlar till filens mapp med filen vald. För att filtrera sökresultaten enligt filinformationen markerar du relevanta kryssrutor under Namn, författare, nyckelord och anger även här söktexten. Lägga till objekt till All-in-One Search-indexet All-in-One Search-index använder PaperPorts OCR-program för att extrahera och kopiera textinnehåll från dina objekt och skapar en databas av orden och fraserna i de objekten, ungefär som registret i en bok. Objektegenskaper som namn och författare läggs också till i registret. Även om det tar tid att skapa ett register så går det så mycket snabbare att söka efter objekt i ett index än det gör att söka fil efter fil. Startbok för PaperPort 31

32 Med PaperPorts Alternativ på menyn Verktyg, kan du ange om du vill att All-in-One Search ska köras automatiskt varje gång du lägger till ett nytt objekt eller ändrar ett befintligt objekt. Du kan också ställa in hur länge PaperPort ska vänta innan uppdateringen startar. Om så önskas kan du manuellt uppdatera All-in-One Search-index för alla objekt, ett enda objekt eller alla objekt i en eller flera mappar. Det är en bra rutin att uppdatera All-in-One Search-index regelbundet för att på så sätt förkorta den tid som krävs för uppdateringen. Använd Indexhanteraren i PaperPort Professional 11 för att regelbundet skapa och schemalägga indexeringsuppgifter. Du kommer snabbt åt dina regelbundna indexeringsprocesser genom att öppna Indexhanteraren från vyn All-in-One Search. Använda vyn All-in-One Search Använd vyn All-in-One Search för att ange sökvillkor och markera alternativ för att söka efter dina PaperPort-objekt. En filsökning baseras enbart på objektegenskaperna. Du anger objektegenskaperna i rutan Namn, författare, nyckelord. En indexsökning refererar till PaperPorts All-in-One Searchindex för att hitta objektegenskaper eller brödtext i ett objekt. Du anger objektegenskaperna i rutan Namn, författare, nyckelord och textinnehåll i rutan Innehållsindexerad text. Sökningen ger en lista på alla objekt som matchar dina villkor. Författare, Nyckelord, Kommentarer och URL finns endast tillgängligt för PDF- eller MAX-filer. Söka objekt 32 Använda sökbara PDF-bilder Förutom att använda PaperPorts egna sök- och registreringsmöjligheter kan du också skapa Sökbara PDF-bilder som kan indexeras och sökas utanför PaperPort. Sökbara PDF-bilder är en variant av PDF-formatet. En sökbar PDFbild innehåller en bitmappsbild av ett dokument eller grafik och dessutom textinnehåll lagrat som dold text. Detta format bibehåller ett identiskt utseende jämfört med originaldokumentet och ger andra program, som t ex Adobe Acrobat, möjlighet att söka i filens innehåll.

33 Du kan skapa filer i formatet Sökbar PDF-bild om du har ScanSoft OmniPage (företagsversionen av OmniPage 11 eller högre) installerat tillsammans med PaperPort Professional 11. Schemalägga indexeringsuppgifter Indexhanteraren är ett PaperPort Professional 11-program som är utformat att skapa, ändra och schemalägga uppgifter för en given lokal eller nätverksmapp. Indexerade filer kan efteråt sökas efter med All-in-One Search. För nya uppgifter kan du ange vilken mapp du vill bläddra i (lokal eller nätverksmapp) inklusive eller exklusive undermappar, ange val av tidpunkt och upprepning (varaktighet, mönster och omfång), aktivera och inaktivera en uppgift, pausa eller hoppa över en uppgiftshändelse. I dialogrutan Programinställningar kan du ange hur och när Indexhanteraren ska stoppa. Dela filer PaperPort erbjuder många verktyg som gör det enkelt för dig att dela filer, bilder och dokument med vänner, kollegor och affärskontakter. Dessa verktyg är inbyggda i programmet och finns redan i verktygsfält, menyer och kommandofält så att du snabbt kan nå dem när du behöver dem. PaperPort gör det enkelt att dela dina objekt med andra genom att du kan: E-posta objekt till andra genom att dra objekten till ditt e-postprogram i fältet Skicka till i PaperPort. Skanna eller konvertera objekt till PDF-format det populära fildelningsformatet som av många betraktas som standard för dokumentdistribution. Startbok för PaperPort 33

34 Kom åt delade mappar på ditt LAN eller WAN genom att lägga till mapparna i mappvyn i PaperPort. Öppna delnings- och säkerhetsinställningarna direkt från mappens snabbmeny. Med PaperPort är det enkelt att konfigurera en delad mapp på en server eller dator som kan fungera som en central förvaringsplats för alla viktiga dokument. Alla PaperPortklienter kan ansluta till den mappen och använda PaperPorts dokumenthanteringsfunktioner och pappershanteringsverktyg för att direkt hitta och använda dokument. Du kan dessutom konvertera objekt till populära utskriftsformat för delad användning i flera andra program. En lista över alla programlänkar som stöds finns under PaperPort på Nuances webbsida Skicka objekt till andra program Dra och släpp-funktionen gör att dina filer öppnas i dina favoritprogram på ett litet kick. Välj bara den fil du vill ha och släpp den på programikonen i fältet Skicka till som finns längst ner på PaperPorts skrivbord. Vanliga kontorsuppgifter som att skicka e-post och faxa kan nu göras snabbare. Fältet Skicka till gör det enklare att använda skannade dokument i andra program genom att dokumentet automatiskt omvandlas till ett format som det mottagande programmet kan öppna. Du kan t ex släppa en skannad bild av ett brev på Microsoft Word-länken i PaperPorts Skicka till-fält så vet PaperPort att det program du vill använda behöver en textfil istället för en bildfil. PaperPort använder då OCR och skickar en redigerbar text till Word istället för en statisk bildfil. OmniPage OP Workflows Microsoft Outlook PDF Converter Skicka objekt till andra program 34

35 PaperPort stöder ett stort antal program som ordbehandlings-, kalkylblads-, fax-, e-post-, grafik- och OCR-program samt program för onlinetjänster. Programlänken i Skicka till-fältet utför eventuell nödvändig konvertering och kan erbjuda alternativ för hur objektet ska skickas. Använda OmniPage tillsammans med PaperPort Om PaperPort finns på en dator tillsammans med OmniPage blir dess OCRtjänster tillgängliga och PaperPorts användbarhet förstärks ytterligare. Du kan välja ett OCR-program genom att högerklicka på en PaperPort-länk till ett textprogram, markera Skicka till-alternativ och sedan välja OmniPage som OCRprogram istället för det alltid tillgängliga PaperPort OCR. Med OmniPage kan du göra följande: Direkt konvertera papper till användbara Microsoft Office-dokument. Konvertera PDF-filer till redigerbara dokument medan layouten bibehålls. Skapa obegränsade sökbara PDF-filer för elektroniska arkiv. Automatiskt bearbeta bilder från flerfunktionsenheter i nätverk och skannrar. Skanna och konvertera dokument till XML, PDF, TIFF med mera. Dela dokument via e-post, webben, XML och e-böcker. Använda OmniPage-arbetsflöden för direkt men effektiv kontroll över dokumentomvandlingar. Anpassa Skicka till-fältet Du kan ändra programikonernas utseende i Skicka till-fältet på ett flertal sätt. Du kan lägga till program och ta bort eller ordna om programikoner. Mer utförlig information finns i hjälpen för PaperPort. Startbok för PaperPort 35