Redovisning av internkontroll av miljö- och byggnadsnämndens verksamhet 2011

Transkript

1 Elisabeth Thelin Redovisning av internkontroll av miljö- och byggnadsnämndens verksamhet 2011 Bakgrund Enligt 6 kap. 7 kommunallagen ska kommunens nämnder se till att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Den interna kontrollen kan avse t.ex. ansvar och befogenheter, representation, fakturahantering, administrativa rutiner och verksamhetsgranskning. Fullmäktige har 2003 antagit ett regelverk för intern kontroll Riktlinjer för intern kontroll. Av riktlinjerna följer bl.a. följande: Den interna kontrollen inom en nämnd skall bygga på en helhetssyn på den kommunala verksamheten. Detta betyder att den skall omfatta mål, styrning och uppföljning samt skydd av tillgångar. Inom dessa områden skall det finnas inbyggda uppföljnings- och kontrollsystem som säkrar en effektiv förvaltning och förebygger allvarliga fel eller förluster. Nämnden ansvarar för att ett system för intern kontroll upprättas inom respektive verksamhetsområde med övergripande riktlinjer, regler och anvisningar i syfte att säkerställa att: - verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt. - att lagar, avtal och andra för nämnden gällande regler, föreskrifter och beslut följs. - anskaffningen och användningen av resurser är effektiv och ändamålsenlig. - kommunens tillgångar skyddas. - redovisningen och uppföljningen av verksamhet och ekonomi är rättvisande, tillförlitlig och ändamålsenlig samt att - säkerheten i redovisningsrutiner, administrativa rutiner och IT-system är tillfredsställande. Av riktlinjerna följer också att nämnderna varje år ska anta en särskild plan för den interna kontrollen. Resultatet av uppföljningen ska årligen redovisas till kommunstyrelsen och till kommunens revisorer. Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet Turebergshuset Turebergs torg Sollentuna

2 Internkontrollplan 2011, uppföljningen och resultat Miljö- och byggnadsnämnden har beslutat om kontrollplan för verksamheten och att särskilt följa upp följande områden under 2011: 1. Rutiner för hur beräkningar görs för avgiftssättning inom mät- och kartverksamheten 2. Hur miljö- och byggnadskontoret följer den av nämnden beslutade delegationsordningen 3. Rutiner för efterlevnaden av personuppgiftslagen (PUL) 1. Rutiner för hur beräkningar görs för avgiftssättning inom mätoch kartverksamheten Enligt den av fullmäktige antagna taxan för kommunens verksamhet inom plan- och bygglagens område samt mät- och kartteknisk verksamhet m.m. ska avgifterna för mät- och kartverksamheten beräknas enligt de tabeller som hör till taxan. Avgift kan också tas ut enligt överenskommelse vid särskilda skäl. Nämnden kan bevilja nedsättning av avgift för uppdrag, där avgiften står i uppenbart missförhållande till arbete och kostnader som nedlagts på uppdraget eller där särskilda skäl föreligger. Denna beslutanderätt är enligt den nya delegationsordningen delegerad till chefer inom verksamheten för enstaka ärenden. Avgiftssättingen på mät- kartverksamheten har granskats av mät- och kartchefen i syfte att säkerställa att likställighetsprincipen följs samt att varken under- eller överdebitering sker. Uppföljning och resultat Mät- och kartenhetens avgiftssättning styrs av taxan och består av två delar, fasta avgifter samt timdebitering. Fasta avgifter gäller för områdena nybyggnadskarta, husutstakning och lägeskontroll samt vid försäljning av kartdata. Timdebitering gäller för gränspåvisning och mätuppdrag. De fasta avgifterna styrs av tomtstorlek (nybyggnadskarta) samt byggnadsarea (husutstakning, lägeskontroll). Fasta avgifter garanterar att ingen åtskillnad görs mellan privatpersoner och kommersiella verksamheter, alla debiteras lika. I uppdrag som debiteras per timme finns dock en viss inbyggd osäkerhet om den slutliga kostnaden då det kan vara svårt att bedöma hur lång tid ett uppdrag kan ta på grund av fysiska hinder och orsaker. Till exempel kan en gränspåvisning ta längre tid än vad som anses normalt p g a omfattande

3 växtlighet. Det finns också en risk att privatpersoner debiteras mer återhållsamt än kommersiella kunder. Handläggaren för ett ärende antecknar nedlagd tid i ett ärende som sedan debiteras. Vid en översiktlig genomgång av ärenden som timdebiterats kan en åtskillnad mellan uppdragsgivare noteras, men som vid en djupare granskning beror på uppdragens art och omfattning. Privatpersoner gör generellt enklare beställningar än kommersiella uppdragsgivare. Enligt genomgången av ärenden sker inte någon märkbar över- eller underdebitering. Tidrapportering för all arbetad tid i verksamheten, görs i ett separat system. Tid rapporteras dock för grovt för att ge information om vi under- eller överdebiterar i enskilda ärenden. Detta på grund av att vi inte rapporterar in tiden per uppdrag utan per aktivitet. Vid analys av den totala rapporterade tiden (och därmed faktisk arbetskostnad) och bokförda intäkter från kommunens ekonomisystem Raindance, visar tydligt på att vi rapporterar mer tid än vi fakturerar ut till kund. Slutsats Det kan inte visas att det förekommer någon generell över- eller underprissättning av mät- och kartenhetens uppdragsgivare eller att åtskillnad görs mellan olika uppdragsgivare (likställigheten). Det finns utrymme för att förbättra mät- och kartenhetens tidrapportering så att den faktiska kostnadstäckningen går att följa upp mer exakt än vad som är möjligt idag. Detta är nödvändigt också för att framöver kunna utvärdera hur den nya taxan motsvarar den arbetsinsats som debiteras. 2. Hur miljö- och byggnadskontoret följer den av nämnden beslutade delegationsordningen Enligt regler i kommunallagen kan en nämnd delegera beslutanderätt i vissa ärenden eller grupper av ärenden åt ett utskott, en ledamot eller ersättare eller åt en anställd hos kommunen. Den delegerade beslutanderätten återfinns vanligen i nämndens delegationsordning. Miljö- och byggnadsnämndens delegationsordning reviderades senast , 39. Det är viktigt, och en förutsättning för förtroendet mellan nämnden och dess förvaltning, att kontorets tjänstemän inte fattar beslut utöver sin befogenhet. Ett på detta sätt felaktigt fattat beslut kan innebära att detta måste göras om

4 eller att det inte kan göras gällande mot en part på grund av överskriden tidsfrist eller liknande. En politisk översyn pågår av nämndens delegationsordning med anledning av den nya mandatperioden och förändringar i verksamheten. Uppföljning och resultat Uppföljningen har koncentrerats till den nya delegationsordningen. Det har varit nödvändigt att göra uppföljningen från två håll. Dels utifrån genomgång av punkterna i delegationsordningen och undersökning om att kunskap finns om att besluten ska fattats i enlighet med denna. Dels genom att se på rutiner och faktiska beslut som fattats och värdera om de fattats korrekt i enlighet med delegationsordningen. De båda sätten är nödvändiga för att upptäcka fel som begås av hävd och vana och felaktiga antaganden om var delegationen ligger. I allt väsentligt följs delegationsordningen på ett korrekt sätt men följande brister har upptäckts och åtgärdats: o E.2.1 Prövning av beslut när det gäller överklagande av delegationsbeslut På bygglovenheten har så kallad rätttidsprövning (och omprövning) gjorts i något fall av handläggare istället för chef när ett överklagat beslut ska bedömas och handlingar överlämnas till överinstans. Förklaringen bedöms vara att det är kort om tid att överlämna ärenden till överinstans, att någon handläggare gjort så under semestertid och att någon annan tagit efter utan att reflektera över att detta är delegerat till chef. Felaktigheten har påtalats och förekommer inte längre. o F Förtroendevaldas deltagande i kurser och konferenser Miljö- och byggnadskontoret känner till att förtroendevalda deltagit på kurser och konferenser under året och att skriftliga delegationsbeslut om godkännande saknas. Förklaringen bedöms vara att detta glömts bort och att det saknas en enkel och praktisk rutin för att fatta delegationsbeslut. Kontoret föreslår att en blankett utarbetas för att förenkla beslutsfattandet.

5 o G.1.1 Personaladministrativa ärenden Beslut om t ex anställningar, löner m.m. har i kommunen inte redovisats nämnderna skriftligen tidigare. Uppgifterna kan vara känsliga. Anställningsbeslut är tillika delegationsbeslut. Eftersom kommunallagen säger att delegationsbeslut ska redovisas nämnderna och att överklagandetid börjar gälla från och med att vissa beslut har redovisats nämnd, har kommunkontoret nyligen utarbetat en ny rutin att gälla. Nämnderna förses nu med listor över nyanställningar, från personalavdelningen, som kan redovisas nämnderna i stället för anställningsbesluten. Enligt rutinen kommer inte lönesättning och disciplinåtgärder att redovisas då såväl nämndens intresse som intresset för att överklaga bedöms som litet. Förutom de åtgärder som redan vidtagits och ska vidtas enligt respektive punkt, har alla enheter informerats om att delegationsordningen är ny och måste följas. 3. Rutiner för efterlevnaden av personuppgiftslagen (PUL) Personuppgiftslagen (SFS 1998:204) trädde i kraft Lagen bygger på gemensamma regler som beslutets inom EU och ersatte 1973 års datalag. Huvudsyftet med lagen är att skydda (nu levande) människor mot att deras integritet kränks genom behandling av personuppgifter. Lagen gäller i princip för samtliga myndigheter och företag, dock inte journalistisk, konstnärlig eller litterär verksamhet. Den gäller inte heller för personuppgiftsbehandlingar av rent privat natur. Den som behandlar personuppgifter kallas personuppgiftsansvarig. I en kommun är detta respektive nämnd. Nämnderna har, för att kunna fullgöra sina skyldigheter enligt lagen, utsett s.k. personuppgiftsombud. Personuppgifter får i princip bara behandlas om den registrerade lämnat sitt samtycke till det. Undantag från denna regel gäller t.ex. om det är nödvändigt att behandla uppgifter vid myndighetsutövning när en arbetsuppgift av allmänt intresse ska utföras för att den personuppgiftsansvarige ska kunna fullgöra en rättslig skyldighet för att ett avtal med den registrerade ska kunna fullgöras efter en intresseavvägning Den som bryter mot personuppgiftslagen kan bli skadeståndsskyldig gentemot den som fått sin integritet kränkt.

6 Miljö- och byggnadskontoret hanterar personuppgifter på flera olika sätt. Den övervägande delen av hanteringen faller inom undantaget myndighetsutövning och är därmed tillåten enligt personuppgiftslagen. All behandling av personuppgifter ska, enligt PuL, anmälas till Datainspektionen. Om den personuppgiftsansvarige (i vårt fall miljö- och byggnadsnämnden) har utsett ett personuppgiftsombud behöver sådan anmälan inte göras. I stället ska ombudet föra en förteckning. På miljö- och byggnadskontoret finns personombud utsedd. Uppföljning och resultat Frågor och rutiner som har besvarats och granskats: o Är behandlingen av personuppgifter är laglig? Svar: Ja, de personuppgifter som behandlas är nödvändiga för myndighetsutövningen. Miljö- och byggnadskontoret har lagenligt en förteckning över system där personuppgifter behandlas inom nämndens verksamhet. o Behandlas personuppgifter för annat ändamål än de ursprungligen samlades in för? Svar: Nej! o Behandlas känsliga personuppgifter (kön, ras, religion m.m.)? Svar: Nej! o Sparas personuppgifter längre än vad som behövs? Svar: Möjligen? Frågan är inte helt enkel att besvara. Uppgifterna kan komma att behövas i myndighetsutövning framåt i tiden även om viss handläggning är avslutad. Miljö- och byggnadskontoret saknar dock rutiner för att gallra personuppgifter, t ex vid arkivering, och därför bör sådana upprättas och därefter systemen ses över. o Fullgör personuppgiftsombudet sina uppgifter på ett optimalt sätt? Svar: Ja, det är kontorets bedömning att så sker. Ombudet maskerar till exempel personuppgifter i samband med utlämning av handlingar via internet. Lägger vidare inte ut personuppgifter i protokoll på nätet när det gäller myndighetsutövning mot enskild m.m. Ombudet informerar regelbundet övriga kontoret om vad som gäller enligt PuL o.s.v.