ANVISNINGAR OCH MALL FÖR RISKANALYS 2016

Transkript

1 ANVISNINGAR OCH MALL FÖR RISKANALYS 2016 Utbildningsvetenskapliga fakulteten DATUM: BESLUTAD AV: Åke Ingerman KONTAKTPERSON: Karin Timan

2 RISKANALYS Bakgrund Bakgrund Förordningen om intern styrning och kontroll (SFS 2007:603) innebär att Göteborgs universitet, tillsammans med Sveriges övriga största myndigheter måste upprätta en riskanalys, vidta kontrollåtgärder samt systematiskt och regelbundet följa upp och dokumentera arbetet med intern styrning och kontroll. Intern styrning och kontroll utgör ett verktyg för att bidra till välavvägda prioriteringar, att verksamheten bedrivs på ett effektivt och ändamålsenligt sätt, att lagar, förordningar och andra regler efterlevs samt att en tillförlitlig redovisning och en rättvisande rapportering av verksamheten sker. Universitetets arbete med intern styrning och kontroll utgår från universitetsstyrelsen och granskas fortlöpande av Riksrevisonen och av universitetets internrevision. Arbetet regleras internt av Handlingsplan för Göteborg universitets arbete rörande intern styrning och kontroll (dnr A /07). Riskanalysarbetet, som del av arbetet med intern styrning och kontroll, har till ändamål att identifiera och bedöma de risker som utgör ett reellt hot mot Göteborgs universitets vision och mål. Riskanalysen ska beakta såväl externa och interna faktorer vilka på olika sätt kan äventyra verksamhetens legitimitet och fortsatta utveckling. Göteborgs universitet har under en rad år strukturerat riskanalysarbetet genom att samtliga fakulteter, LUN och UB genomför riskanalyser av kärnverksamheterna utbildning, forskning och samverkan. Därutöver genomför den gemensamma förvaltningen riskanalys av administrativa nyckelprocesser. Utifrån inkomna riskanalyser utarbetar universitetsledningen ett förslag till universitetsgemensam riskanalys för nästkommande år. Denna fastställs av styrelsen i december. Respektive organisation bestämmer de interna formerna för hur den egna riskanalysen tas fram och beslutas. Riskanalysarbetet 2016 För att tydliggöra riskanalysarbetets verksamhetsutvecklande roll, och för att integrera olika styrnings- och uppföljningsprocesser vid universitetet, så är arbetet kopplat till Vision 2020 med tillhörande arbete med handlings- och verksamhetsplaner. Utifrån de mål och strategier som organisationen anger i handlings- och verksamhetsplan ska de viktiga riskerna anges i bifogad mall. Observera att fr.o.m. i år integreras mål och strategier avseende samverkan i huvudområdena forskning och utbildning. I mallen finns under rubriken Övrigt också möjlighet att ange andra typer av risker som organisationen särskilt vill lyfta fram. Det kan till exempel gälla risker inom administrativa processer eller andra risker som inte naturligt kan inordnas under mallens rubriksättning. För att riskanalysarbetet ska utgöra ett verktyg för prioriteringar är det centralt att antalet risker är begränsat till ett fåtal under respektive rubrik. När riskerna har identifierats ska sannolikhet och konsekvens bedömas på skalan 1-4 där 1 är låg sannolikhet/konsekvens och 4 är högsta sannolikhet/konsekvens. Siffrorna för sannolikhet och konsekvens multipliceras med varandra och utgör riskvärdet (maxvärde 16). Uppföljning av riskanalysen 2015 Varje fakultet/motsvarande ansvar för kontinuerlig uppföljning av riskanalysen. Instruktioner för hur uppföljningen av riskanalysen 2015 ska återrapporteras ingår i anvisningarna för den samlade årsuppföljningen som skickas ut 20 oktober. 2 (12)

3 Under rubriken Riskhantering hänvisas till vilken typ av angreppssätt (enligt lista nedan) man avser att hantera risken på. Observera att det för stora organisationer som i hög grad är styrda av externa faktorer inte alltid är effektivt eller ändamålsenligt att helt eliminera en risk. 1. Riskeliminering undvik risken genom att inte börja med eller fortsätta med de aktiviteter som ger upphov till risken 2. Riskreducering begränsa risken genom förebyggande och begränsande åtgärder så att sannolikheten för att risken ska inträffar minskar och att konsekvenserna om risken inträffar också reduceras. 3. Riskdelning risken överförs/delas exempelvis genom försäkring eller annat avtal 4. Riskacceptans behåll risken utan att vidta någon ytterligare åtgärd. Riskens påverkan kan till exempel vara minimal, åtgärderna för kostsamma eller risken beroende på externa faktorer/förutsättningar. Även accepterade risker måste fortlöpande bevakas. För frågor etcetera vänligen kontakta Johan Johansson på Universitetsledningens stab via e-post till johan.johansson@gu.se eller telefon: Ifylld riskanalys ska skickas i Word-format till johan.johansson@gu.se med kopia till registrator@gu.se senast den 30 oktober Ange Riskanalys 2016 i ämnesråden. Slutligen ska anges med vilka åtgärder man avser att hantera risken samt vem som är ansvarig. Vad gäller åtgärder bör eftersträvas att de är uppföljningsbara, något som underlättar kommande års uppföljning. 3 (12)

4 FORSKNING SOM PÅVERKAR Kortfattad beskrivning av risken med koppling till HP/VP Sannolikhet Konsekvens Riskvärde Riskhantering Åtgärd Ansvarig för att genomföra åtgärden Den interna styrningen av forskningen inom fakultetsområdet är inte tillräckligt kvalitetsdrivande Övergången till ny fördelningsmodell av fakultetsresurser ska analyseras vidare, särskilt dess kvalitetsdrivande kapacitet Omvärldsanalys för att identifiera och analysera goda exempel på kvalitetsdrivande processer Följa upp fakultetens stöd till internationella vistelser och identifiera nya möjliga åtgärder Dekan /prefekter Forskningsverksamheten är i hög grad beroende av en extern forskningsfinansiär vilket är sårbart och osäkert Utveckla strategier för forskning som främjar extern differentierad och ökad forskningsfinansiering. Ökad kunskap om ansökningsarbete genom workshops och genom att dela erfarenheter om professionalisering och nätverksbyggande Bevaka konsekvenser av och positivt bidra till omformning av forskningsmiljöer relaterat till generationsväxling och förändrad långsiktig finansiering Dekan 4 (12)

5 Existerande och ökande obalans mellan verksamhetsgrenarna innebär en rad risker, tex utspädning av forskningsverksamhet med minskande kvalitet som följd och sårbarhet pga förändringar i interna styrsystem. Organisationen av forskningens infrastrukturer är inte tillräckligt funktionell och dess finansiering är inte tillräckligt säkrad långsiktigt. Fakultetsområdet är inte tillräckligt bra i sin rekrytering för utbildningsanknuten forskning på internationell nivå Utveckla strategier för forskning som främjar differentierad och ökande extern forskningsfinansiering. Lokal och nationell dialog kring förutsättningarna för forskning med relevans för lärarutbildningen Strategiskt värdera mervärden och konsekvenser av att formera forskningsinfrastruktur på fakultetsoch institutionsnivå. Vid utvärderingen av den nuvarande fördelningsmodellen bör övervägas om en komponent avseende infrastruktur ska inkluderas i fördelningsmodellen Stödja institutionerna i att agera långsiktigt strategiskt i sitt rekryteringsarbete Identifiera och analysera goda exempel på internationella rekryteringar Dekan Dekan/prefekter Dekan/prefekter 5 (12)

6 UTBILDNING SOM FÖRNYAR Kortfattad beskrivning av risken med koppling till HP/VP Sannolikhet Konsekvens Riskvärde Riskhantering Åtgärd Ansvarig för att genomföra åtgärden Söktrycket är inte tillräckligt högt och avhoppen är för många vilket kan leda till att fakulteten inte fullgör sitt uppdrag för andra året i följd. Det utgör ett trendbrott jämfört med tidigare år. Den högskolepedagogiska kompetensen är inte tillräckligt hög och lärarna verkar inte i enlighet med GUs policy för pedagogisk utveckling. Fakultetens utbildningar är inte knutna till ledande forskningsmiljöerkompletta miljöer i Analysera utbildningsutbudet, tänkbara studentgrupper, avhopp. Genomföra skarpa och relevanta åtgärder tillsammans med institutionerna. Stärka samverkan med externa aktörer inom fakultetens utbildningar Fortsätta följa upp lärarnas högskolepedagogiska meritering och antagning till excellent lärare. Följa implementeringen av GUs policy för pedagogisk utveckling Följa upp forskningsmiljöernas och enskilda forskares medverkan och engagemang i alla de utbildningsar som fakulteten ger. Prodekan/ prefekter Prodekan/ prefekter Prodekan/prefekte rna 6 (12)

7 tillräckligt hög grad. Fakultetens utbildningar attraherar inte tillräckligt många internationella studenter. Fakulteten erbjuder för få utbildningar som främjar bildning, lärande för hållbar utveckling, livslångt lärande och med ett ökat inslag av blended learning. Spetsutbildning på forskarnivå För låg nationell och internationell rekrytering av studerande på forskarnivå Följa upp globala perspektiv i fakultetens utbildningar. Göra en omvärldsanalys av potentiella internationella studentgrupper. Aktiva marknadsåtgärder och nätverksarbete med utländska lärosäten Följa upp de projekt på fakulteten som tilldelats utvecklingsmedel från Utbildningsnämnden för blended learning i utbildningarna samt extra medel för frisåtende kurser för fort- och vidareutbildning. Följa upp institutionernas tillämpning av hållbarhetskriterier och den fakultetsgemensamma verktygslådan för hållbar utveckling Dialog med institutionerna kring fördelning av fakultetsanslaget. Fortsatt utveckla den egna webbplatsen på svenska och på Prodekan/prefekte rna/international Student Office Prodekan/ prefekter Dekan/vicedekan 7 (12)

8 För få doktorander ingår i forskningsmiljöers nationella och internationella nätverk Doktoranderna har inte överblick över sin studiesituation vilket kan medföra arbetsrelaterad stress Dokumentationen av kurser på forskarnivå är inte tillräckligt tillfredsställande engelska för sökande till forskarnivå i linje med GU:s doktorandportal Aktivt söka upp alumner på forskarnivå. Utöka antalet kurser med på engelska som möjliggör internationella sökande Sammanställa institutionernas samtliga kursutbud på forskarnivå för periodiserad utlysning och i samband med detta göra en genomlysning av dessa utvärderingar Aktivt delta i arbetet i FUBASprojektet Följa institutionernas implementering av den digitala formen av den individuella studieplanen och bevaka att den kan användas som ett redskap för att främja överblick av studiesituationen Initiera ett gemensamt kursutvärderingsformulär för institutionernas kurser på forskarnivå som bygger på utarbetat formulär för grund- och avancerad nivå. Vicedekan/huvudhandledare Vicedekan Vicedekan 8 (12)

9 Juniora forskare medverkar inte i tillräcklig omfattning i utbildning på forskarnivå Bevaka möjligheter för institutionernas juniora forskare att få handledningsuppdrag och undervisning på forskarnivå Stödja institutionernas arbete med lärares meritering i handledarskap Prefekter/ studierektorer 9 (12)

10 ARBETSMILJÖ SOM INSPIRERAR Kortfattad beskrivning av risken med koppling till HP/VP Sannolikhet Konsekvens Riskvärde Riskhantering Åtgärd Ansvarig för att genomföra åtgärden Risk kan finnas att medarbetare har en för hög arbetsintensitet och arbetsbelastning under hela eller delar av året. Risk att fakultetsområdet inte lyckas rekrytera medarbetare med rätt kompetens i tillräcklig omfattning. Likabehandlingsarbetet upplevs inte som tillräckligt inkluderande och stärker och uppmuntrar inte personal och studenter att utvecklas och känna delaktighet i tillräckligt hög grad Tematisk träff om stress och stresshantering tillsammans med arbetsmiljöombud och prefekter Stötta institutionernas arbete med att tillvarata nya medarbetares kompetens och integrera dem i befintliga miljöer Intensifiera rekryteringsarbetet genom återkommande diskussioner på prefektråden. Lokal och nationell dialog kring förutsättningarna för forskning med relevans för lärarutbildningen Fortsätta arbetet med att följa upp institutionernas likabehandlingsplaner i Lokala arbetsmiljökommittén Hålla likabehandlingsfrågor levande i prefektrådet och övriga ledningsfora. Initiera arbetet med att hitta lämpliga projekt med tydliga arbetsformer Dekaner/prefekter /motsvarande Dekaner/prefekter /motsvarande Dekaner/prefekter /motsvarande 10 (12)

11 Mål om ökad jämställdhet och goda förutsättningar samt villkor för meritering och kompetensutveckling prioriteras inte i tillräckligt hög grad. Det finns inte tillräckligt med ändamålsenliga lokaler i ljuset av fakultetens kraftigt utökade lärarutbildningsuppdrag Fortsätta arbetet med att följa upp kvinnliga forskares möjligheter till handledarskap av doktorander och vid behov initiera ett åtgärdsprogram Följa upp institutionernas arbete med karriärplanering Säkerställa att det finns ändamålsenliga lokaler både för studenter och personal inför kursstart 2016 bland annat genom tydligt samarbete och direktiv till fakultetens Lokalkommitté. Dekaner/prefekter /motsvarande Dekaner/prefekter 11 (12)

12 ÖVRIGT Kortfattad beskrivning av risken med koppling till HP/VP Sannolikhet Konsekvens Riskvärde Riskhantering Åtgärd Ansvarig för att genomföra åtgärden Fakultetskansliet och administrationen på institutionsnivå är slimmad vilket ger en organisation som är personberoende och sårbar vid sjukdom, uppsägningar etc. Krav på uppföljning och återrapporteringar av skilda slag ökar vilket fakultetskansliet inte är dimensionerat för Se över dimensioneringen av administrationen. Kanslichef/admini strativa chefer 12 (12)