Knowledge Management och projekt. David Melin-Högrell EDB Consulting

Transkript

1 Knowledge Management och projekt David Melin-Högrell EDB Consulting

2 Knowledge Management och projekt TEORI PRAKTIK Knowledge Management och Projektledning 2

3 Teori Praktik Det finns ingenting så praktiskt som god teori. Eli Heckscher, nationalekonom och/eller Kurt Lewin, socialpsykolog Knowledge Management och Projektledning 3

4 Knowledge Management och projekt I teorin Knowledge Management min syn Varför skulle KM vara relevant i projekt? Knowledge Management och Projektledning Page 4

5 Knowledge Management och projekt I teorin Knowledge Management min syn Varför skulle KM vara relevant i projekt? Knowledge Management och Projektledning 5

6 Komponenter i Knowledge Management MJUKA DELAR En kultur som motiverar individen att lämna och söka kunskap En ledningsfilosofi som stödjer denna HÅRDA DELAR Verktyg för insamling av data Lagringsplats(er) för information Mötesplatser Verktyg för åtkomst till kunskap Knowledge Management och Projektledning 6

7 Vad kan man behöva hålla reda på? Vilken kunskap som behövs Varför kunskapen är viktig Vilken kunskap som finns Hur man tillämpar kunskapen Vem som kan vad Vem som har gjort vad Vad organisationen har gjort Hur vi gick till väga Vilka hjälpmedel vi använde Hur resultatet blev för oss och för mottagaren! Knowledge Management och Projektledning 7

8 När skapas kunskapen? I det dagliga arbetet När man har minst tid att samla in den! Ofta kan man inte förutse att eller vilka delar av den kunskap som skapas som kommer att behövas Därför r måste m kunskapen kartläggas och samlas in sås automatiskt som möjligtm Knowledge Management och Projektledning 8

9 När behövs kunskapen? I det dagliga arbetet När man ska göra något nytt När man ska göra något som någon annan gjort bättre Ofta vet man inte att man behöver mer kunskap än vad man har Därför r måste m kunskapen vara lätt l tillgänglig när n r den behövs! Knowledge Management och Projektledning 9

10 Vem behöver kunskapen? De som utför arbetet De som leder arbetet De som utvecklar verksamheten Externa partners Kunder Därför r måste m kunskapen göras g tillgänglig påp flera sätt! s Knowledge Management och Projektledning 10

11 Kännetecken för en Lärande organisation Systematisk problemlösning vetenskaplig metod, konkreta data Experimenterande kultur, organiserat och spontant Lär av egna erfarenheter systematisk + heltäckande, stolen with pride Lär av andras erfarenheter omvärldsbevakning, benchmarking Sprider och tar vara påkunskap organiserat, belönat, gränsöverskridande, prestigelöst Knowledge Management och Projektledning 11

12 Knowledge Management och projekt I teorin Knowledge Management min syn Varför skulle KM vara relevant i projekt? Knowledge Management och Projektledning 12

13 Whydoprojectsfail? Failure to set and manage expectations Failure to adequately identify, document and track requirements Poor effort estimation Cultural and ethical misalignment Misalignment between the project team and the business or other organization it serves Inadequate or misused methods Inadequate communication, including progress tracking and reporting Scope Creep Inadequate or vague requirements Poor communication Ignoring project warning signs Lack of Planning Poor project management Poor Planning Trying to do it cheap Lack of technical knowledge Källor: The Standish Group m fl Bara ETT av dessa skäl rör teknik!!!! Knowledge Management och Projektledning 13

14 Eller uttryckt påett annat sätt [Project] failures often arise from dysfunctional communication, collaboration, and planning across information silos and boundaries. More simply, many projects fail because participants and stakeholders are not on the same page regarding shared goals and expectations. Although there can be many reasons for these disconnects, three reasons stand out: Circumstances force stakeholders to make decisions based on incomplete or inaccurate information Participant groups may each have their own unique, and sometimes incompatible, definition of success Goals, metrics, and expectations among different groups may be defined with mutually exclusive, or even irreconcilable, differences Michael Krigsman Knowledge Management och Projektledning 14

15 Eller uttryckt påett annat sätt [Project] failures often arise from dysfunctional communication, collaboration, and planning across information silos and boundaries. More simply, many projects fail because participants and stakeholders are not on the same page regarding shared goals and expectations. Although there can be many reasons for these disconnects, three reasons stand out: Circumstances force stakeholders to make decisions based on incomplete or inaccurate information Participant groups may each have their own unique, and sometimes incompatible, definition of success Goals, metrics, and expectations among different groups may be defined with mutually exclusive, or even irreconcilable, differences Michael Krigsman Knowledge Management och Projektledning 15

16 vilket leder till slutsatsen att: Om skälen till att projekt misslyckas oftast rör brister i kommunikation, information, samarbete och kunskap såborde KM i allra högsta grad vara relevant i projektsammanhang! (men det anade ni väl redan att jag tycker, för annars skulle jag knappast vara här idag ) Knowledge Management och Projektledning 16

17 Olika förutsättningar för Knowledge Management i projekt respektive linje? Projekt Linje Domän Känd / Definierad Okänd / Ostrukturerad Tidshorisont Tidsbegränsad, kort/medellång Långsiktig? Grupp Tydlig, (homogen?) Flytande, heterogen Social närhet Initialt låg (men snabbt växande) Hög Knowledge Management och Projektledning 17

18 Områden där jag tycker att KM är extra tillämpligt för projekt Knowledge Management och Projektledning 18

19 förutsatt att alla i projektet inte känner varandra och vet vad man kan, t ex pga projektets storlek geografiskt utspritt projekt organisatoriskt utspritt projekt fluktuerande bemanning komplexiteten i projektet inte är trivial projektet är utsträckt i tiden osv (annars vore det här med KM i projektet kanske inte såsvårt ) Knowledge Management och Projektledning 19

20 Erfarenhetsåtervinning Knowledge Management och Projektledning 20

21 Erfarenhetsåtervinning Vad har tidigare projekt gjort och lärt som vi kan ha nytta av? Vad har mina projektkolleger gjort och lärt som jag kan ha nytta av? Vad har jag att erbjuda dem som är relevant för dem? Knowledge Management och Projektledning 21

22 Tumregler Knowledge Management och Projektledning 22

23 Tumregler (heuristik) Ofta den mest användbara typen av erfarenhetsbaserad kunskap Hur ska jag känna igen problemet/behovet? Hur ska jag veta vadjag ska göra? Hur ska jag veta hurjag ska göra? Knowledge Management och Projektledning 23

24 Samarbete Knowledge Management och Projektledning 24

25 Samarbete Projektet är per definition den mest samarbetsorienterade arbetsformen Vilka ska jag samarbeta med? Hur ska jag fåmöjlighet att samarbeta med dem? Knowledge Management och Projektledning 25

26 Kommunikation Knowledge Management och Projektledning 26

27 Kommunikation Informera Bli informerad Ställa frågor Fåsvar Förädla data information kunskap osv Knowledge Management och Projektledning 27

28 Paus Knowledge Management och Projektledning 28

29 Knowledge Management och projekt I praktiken Tänkbara ansatser Erfarenheter & exempel Tips & Tricks Knowledge Management och Projektledning Page 29

30 Knowledge Management och projekt I praktiken Tänkbara ansatser Exempel Tips & Tricks Knowledge Management och Projektledning 30

31 Finns det skillnader i KM-behovmellan olika typer av projekt? Knowledge Management och Projektledning 31

32 Finns det skillnader i KM-behovmellan olika typer av projekt? Repetitiva Innovativa Etablerade kommunikationsvägar Ej etablerade Interna resurser Blandat interna + externa Forskningsprojekt Förändringsprojekt Tillverkningsprojekt Leverans-/Installations- /Implementationsprojekt Branscher? bygg IT läkemedel tillverkningsindustri Knowledge Management och Projektledning 32

33 Vad är viktigt för en organisation som lever påprojekt? Its major organizational imperatives are to qualify and win more contracts (increasing revenue), perform better on contracts won (improve ROI), continue to satisfy customers, manage and mitigate risks, comply with regulations, respond to community and environmental standards, and to increase shareholder value. All these imperatives must be achieved within a fiercely competitive environment. Without knowledge networks to help retain relevant skills and project know-how, competing successfully becomes increasingly difficult. Nousala et al. Team Expertise Access Mapping Knowledge Management och Projektledning 33

34 Men, tyvärr Om projekten fås i konkurrens har det enskilda projektet mycket lite egna resurser att lägga på overhead såorganisationen är tvungen att tillhandahålla hjälpmedlen med gemensamma resurser! Knowledge Management och Projektledning 34

35 Komponenter i Knowledge Management I projektorganisationer MJUKA DELAR En kultur som motiverar individen att lämna och söka kunskap omvänd status samspel med beställare/kund och leverantörer En ledningsfilosofi som stödjer denna tillåtande prioriterande belönande walkthe talk projektkontor HÅRDA DELAR Verktyg för insamling av data Lagringsplats(er) för information Projektplatser Mötesplatser Communities of Practice Collaboration tools Verktyg för åtkomst till kunskap Sökverktyg Mentorskap/Bollplank Knowledge Management och Projektledning 35

36 Roller & Ansvar Beställaren Mottagaren Projektledaren Specialisten Projektdeltagaren Linjechefen/Resursägaren Knowledge Management och Projektledning 36

37 Knowledge Management och projekt I praktiken Tänkbara ansatser Exempel Tips & Tricks Knowledge Management och Projektledning 37

38 EXEMPEL: Virtuell organisation Apache Mozilla Open Source-projekt bygg en inlärningskurva för organisationen genom gemensamma aktiviteter (debugging) bygg kognitivt kapital -OSS-kulturens prestigelöshet ägarskapets psykologi [något] lättare än traditionella projektgrupper att öka produktiviteten med ökat antal resurser Au et al. Virtual Organizational Learning in Open Source Development Projects Knowledge Management och Projektledning 38

39 EXEMPEL: Projektstöd i en konsultorganisation Behov? Potential? DOKUMENTERA (nyckelord t Referensguiden)! Stöd till projektgruppen Intern Intern konsultuppföljning projektuppföljning Extern Extern projektuppföljning uppdragsuppföljning Projektstart Projektdirektiv Mentor Bollplank Löpande projekt KUNDEN Projektavslut Resultat Erfarenheter Hjälpmedel Intern erfarenhetsåtervinning Referensguide FÖRETAGETS PROJEKTKOMPETENS Medarbetarens utvecklingsplan Knowledge Management och Projektledning 39

40 Single-loopoch Double-looplearningi med hjälp av Projektstöd Knowledge Management och Projektledning 40

41 IT-stöd för Knowledge Management I projektorganisationer Explicit knowledge Tacit knowledge Intermediation ( Förmedling ) Externalization ( Lagring, strukturering ) Internalization ( Svar strukturerat efter frågan ) Cognition ( Användning av kunskapen ) Social media, Groupware, Intranets, Collaboration, Profiling, Instant messaging, Portals Document management, Corporate taxonomies, Visualization, Categorization, Portals, Blogs Search and retrieval, Agents, Portals Workflow, Decision support, Decision trees, Case management, Portals Communitiesof practice Mentoring Apprenticeship Intuition Frappaolo 2006 Knowledge Management och Projektledning 41

42 EXEMPEL: IT-stöd för projektadministration Knowledge Management och Projektledning 42

43 EXEMPEL: IT-stöd för asynkront samarbete Knowledge Management och Projektledning 43

44 EXEMPEL: IT-stöd för synkront samarbete Knowledge Management och Projektledning 44

45 Knowledge Management och projekt I praktiken Tänkbara ansatser Exempel Tips & Tricks Knowledge Management och Projektledning 45

46 Kontrollfrågor och slutsatser Vad behöver vi hålla reda på? När skapas kunskapen? När behövs kunskapen? Vem behöver kunskapen? Därför måste kunskapen kartläggas och samlas in så automatiskt som möjligt Därför måste kunskapen vara lätt tillgänglig när den behövs! Därför måste kunskapen göras tillgänglig på flera sätt! Skapa en lärande organisation Knowledge Management och Projektledning 46

47 Att tänka på Knep för att lyckas (med KM generellt, men lika giltigt här!) Börja i liten skala Hitta en respekterad banérförare och lokala ambassadörer Fokusera på ett påtagligt behov/problem Håll innehållet aktuellt Puffa kontinuerligt för användningen Visa omochomigen på nyttan Beröm dem som bidrar offentligt Skygga inte för kontroversiella ämnen Tillåt frihet i användandet Följ upp och mät resultatet och berätta om det! Tänk på förvaltningen redan vid införandet CIO.com Knowledge Management och Projektledning 47

48 Tack för mig! Knowledge Management och Projektledning 48

49