SPF Tunasol Uppgifter för Styrelse, Valberedning m fl

Transkript

1 1 November 2012 SPF Tunasol Uppgifter för Styrelse, Valberedning m fl Styrelsemedlem generellt sid 2 Ordförande 2 Vice ordförande 2 Friskvårdsombud 2 Kassör 2 Klubbmästare 3 Coffee Boys 3 Medlemssekreterare 4 Programansvarig 4 Reseombud 4-5 Sekreterare 5 Studieombud 5 Tryckeriansvarig 6 Valberedning 6 Äldrerådet - ordförande 7 Arkivplan Bilaga

2 2 Generella uppgifter för styrelsemedlem i SPF Tunasol Ledamot i SPF Tunasols styrelse ska Vara beredd att åta sig uppgifter även utanför egna ansvarsområden Bidra till en positiv utveckling av föreningen i enlighet med SPF:s målsättning Komma med förslag till föreningsaktiviteter Vara beredd att delta i minst 75% av fastställda styrelsemöten och månadsmöten (eller motsvarande) Fungera som bordsvärd vid medlemssammankomster I möjligaste mån värva nya medlemmar Ordföranden ska Leda styrelsens verksamhet i enlighet med uppsatta mål, utåt företräda föreningen och vid behov föra dess talan I samråd med sekreteraren upprätta förslag till dagordning vid årsmöten, styrelsesammanträden och andra av föreningen anordnade sammankomster I samråd med sekreteraren upprätta förslag till styrelsens verksamhetsberättelse Vice ordföranden ska ersätta ordföranden när han/hon har förhinder och därvid svara för ordförandens uppgifter enligt ovan Friskvårdsombudet ska Ansvara för friskvården i lokalföreningen Delta i utbildningar och träffar som Stockholmsdistriktets friskvårdskommitté anordnar Delta i någon eller några av föreningens friskvårdsaktiviteter Hålla sig underrättad om de olika friskvårdsaktiviteterna som finns i föreningens program Tillvarata medlemmarnas önskemål, i möjlig mån, och eventuellt komma med nya förslag på aktiviteter Försöka intressera medlemmarna för friskvård och dess betydelse för hälsan Tänka på att friskvård inte bara är fysiska aktiviteter utan även social samvaro Kassören ska Bokföra föreningens inkomster och utgifter Se till att innehavda medel förräntas på bästa sätt Ansvara för att medlemsavgifter och andra fordringar flyter in Verkställa utbetalningar som är föranledda av styrelsens beslut Lämna styrelsen regelbundna rapporter om kassaställningen Göra årsbokslut och upprätta resultat- och balansräkning I god tid före årsmötet överlämna räkenskaper och handlingar till revisorerna för granskning Ansvara för att förslag till budget för kommande verksamhetsår liksom eventuella prognoser tas fram och efter styrelsens godkännande föreläggs årsmötet

3 3 Klubbmästaren ska Boka lokal för av styrelsen fastställda möten, arrangemang och brevduvedagar då inte annat överenskoms Ställa i ordning för månadsmöten: Kolla ljus, mikrofoner, datorutrustning, overhead m m Ordna namnskyltar på borden Ha kontakt med ansvarig i styrelsen för underhållningen Införskaffa biljetthäften Lotteriet: Inköpa lotter och priser samt ordna dragningen Redovisa lotteriresultat för kassören Ha kontakt med Coffee Boys (se nedan) Återställa lokalen: Stänga av fläkt, släcka ljuset, låsa dörren Hänga upp nycklar, lägga mikrofoner o a utrustning på plats Coffee Boys Coffee Boys uppgift är att sprida en god stämning vid Tunasols månadsmöten samt att göra i ordning och servera kaffe. Vid varje månadsmöte tjänstgör tre Coffee Boys för att Förbeställa och hämta bröd Se till att det finns muggar, fat och servetter samt te, kaffe, socker och mjölk Vara en timme i förväg i lokalen för att brygga kaffe, värma tevatten samt sätta fram saker vid entrén Ta emot medlemmarna på ett vänligt sätt samt servera kaffe och te Vid behov hjälpa till att bära förtäringen till bordet Vid stort antal besökare ställa fram extra bord och stolar När mötet är slut hjälpa till att ställa tillbaka bord och stolar samt ställa undan saker Till nästkommande möte tar en Coffee Boy med sig väskan med överblivet material.

4 4 Medlemssekreteraren ska Föra medlems- och distributionsregister Informera förbundet om förändringar i medlemsregistret Rapportera om medlemsantalen vid styrelsemöten Hjälpa medlemmar som flyttar att få kontakt med en ny SPF-förening Tillsammans med kassören ansvara för att medlemsavgifterna betalas Hålla reda på och informera ordföranden om styrelsemedlemmars födelsedagar (gäller 70, 75, 80 år ) Skicka gratulationskort till medlemmar som fyller 80, 85, 90, 95 och 100 år Inför brevduvedag 4 ggr/år: Skaffa och sätta på etiketter på kuvert till medlemmar och vänmedlemmar Ta fram listor och etiketter för utskick till 65-åringar samt införskaffa informationsmaterial från SPF och Skandia-försäkringar Frankera all icke brevduvepost Ta fram listor och etiketter för utskick av inbjudan till informationsträff för nya medlemmar Fortlöpande under året skicka ut brev med informationsmaterial och inbetalningskort till alla som gör intresseanmälan via telefon, post och e-post Via medlemsregistret göra grupputskick till alla medlemmar som har e-postadress Sköta vidarebefordran av föreningens e-post Programansvarig för månadsmöten ska Initiera och föreslå lämpliga program för månadsmöten: information från styrelsen, föredrag eller musikunderhållning Kontakta och boka föreläsare eller underhållare Ta hand om föreläsare/underhållare så att de hittar rätt och introduceras i möteslokalen Vara en länk till övriga styrelsemedlemmar beträffande program för andra medlemsmöten, som t ex Onsdagsmötena Kultur och vetenskap Samarbeta med klubbmästare och kassör beträffande utrustningen i lokalen och programkostnader Lämna manus till programkatalogen två gånger/år Reseombud ska Utröna medlemmarnas reseönskemål Samverka med Grindslanten, så länge avtalet gäller, om gemensamma resor Ordna 4 6 resor per år Bestämma resans innehåll tillsammans med researrangören och färdigställa, där så krävs, produktblad från manus till färdig trycksak Lämna manus till de två programbladen samt Vår- och Höstbladen Ansvara för alla kontakter om resor Ta emot beställningar på resorna samt föra deltagarlistor med telefonnummer, i vissa fall även adress och personnummer forts

5 5 Skicka anmälningslistor, där så krävs, till researrangören. Kontrollera avreseplats, avgångstid och betalningar, i samarbete med föreningens kassör Besluta om inställande av resa vid för få deltagare. Riktmärke för endagsresor är om det saknas 5 eller flera deltagare för att uppnå minimiantalet på 40 personer Samverka med övriga inom Tunasol om resedagarna så att dubbla evenemang undviks på resedagen Aktivt marknadsföra resor på månadsmöten och vid andra lämpliga möten Under resan Ta väl hand om deltagarna Ansvara för aktiviteter i bussen och utanför Ge utförlig information vid stopp om tid och plats för återsamling. Kontrollera att alla finns med Samarbeta med chaufför och guide när det gäller tidsschema Sekreteraren ska Föra protokoll vid sammanträden Skicka ut kallelser med förslag till dagordning till styrelsemedlemmarna Se till att förda protokoll blir justerade och distribuerade till styrelsens medlemmar och föreningens revisorer Förvara ankommande och avgående skrivelser samt upprätta avgående skrivelser Vara arkivansvarig med uppgifter enligt föreningens arkivplan (bil) Studieombudet ska Bevaka utbudet av lämpliga studieobjekt inom Stor-Stockholmsområdet Initiera och i styrelsen föreslå lämpliga studiebesök och lämna skriftligt underlag för vår- och höstprogrammen Vara lyhörd för medlemmarnas önskemål om studiebesök Arrangera och administrera studiebesök Själv delta i studiebesöken. Vid förhinder ordna ersättare Handha ekonomin kopplad till studiebesöken, inträdesavgifter och guidekostnader Samarbeta med och vara kontaktperson gentemot Studieförbundet Vuxenskolan Beträffande månadsmöten initiera och föreslå lämpliga program eller underhållning Kontakta och boka föredragshållare eller underhållare Lämna manus till programkatalogen 2 ggr/år

6 6 Tryckeriansvarig ska I samarbete med redaktionskommittén svara för framställning av de trycksaker som erfordras för SPF Tunasols verksamhet. Dessa trycksaker utgörs i huvudsak av programhäften, informationsblad, affischer och kuvert. Redaktionskommittén, som har mandat från styrelsen att avgöra innehållet i programhäftena, består av 4 personer: 2 som ansvarar för insamlande och utformning av trycksakerna 1 med ansvar för annonser + ytterligare 1 medlem Härvid skall tryckeriansvarig Lämna förslag till styrelsen rörande principutformning av trycksakerna samt till tidsplan för dessas framtagning Samla in och vid behov redigera annonser till programhäften. I redaktionskommittén finns en annonsansvarig för detta, vilken samarbetar med kassören Framställa utkast till de olika trycksakerna och framlägga dessa till redaktionskommitténs granskning och beslut. Vid behov rådfrågas även styrelsen Svara för kontakterna med anlitat tryckeri. Infordra anbud, göra beställningar, lämna tryckunderlag samt avhämta framställda produkter Förse föreningens webbmaster med underlag till hemsidan samt hämta information från hemsidan till programhäfte och informationsblad Valberedningen ska Rekrytera kunniga och intresserade medlemmar till styrelse, revision och KPR Inför årsmötet presentera namnförslag till de uppdrag som årsmötet skall fatta beslut om. Förslagen skall presenteras på föreningens hemsida två veckor före årsmötet. Verka för att styrelsens samlade kompetens och kunskap blir bred Under året hålla sig underrättad om hur styrelsemedlemmarna fullgör sina uppdrag I god tid under hösten ta reda på vilka styrelsemedlemmar som inte önskar att fortsätta i styrelsen. I samråd med styrelsen diskutera vilka styrelseroller som är aktuella för kommande verksamhetsår I sitt sökande efter nya styrelseledamöter vara tydlig med vilka uppgifter som kandidaterna skall fylla i styrelsen I samråd med ordföranden och eventuellt flera styrelseledamöter träffa nya kandidater för att ge en tydlig bild av vad som förväntas i egenskapen av styrelseledamot. Valberedningens arbete är mycket viktigt och måste pågå hela året. För att en förening skall leva och utvecklas får inte funktionerna vara hedersuppdrag utan gå till medlemmar som kan förväntas göra ett bra arbete.

7 7 Äldrerådet Arbetsbeskrivning för ordföranden i Äldrerådet i Sollentuna Upprättad hösten 2012 Biläggs övriga arbetsbeskrivningar eftersom ordförandeskapet i Äldrerådet för närvarande upprätthålls av medlem i SPF Tunasol. Det bör dock understrykas att ordföranderollen inte nödvändigtvis innehas av person från Tunasol. Äldrerådet i Sollentuna Äldrerådet är en samverkansorganisation mellan de fyra pensionärsorganisationerna i Sollentuna (PRO i Sollentuna, SPF Tunasol, SPF Grindslanten och RPG) samt Demensföreningen i Sollentuna. Tillsammans har dessa organisationer ca 40% (4 000) av alla pensionärer i Sollentuna som medlemmar. Äldrerådet representerar ingående organisationer i frågor som rör äldre i Sollentuna gentemot kommunen, dess olika kontor och nämnder, samt alla övriga verksamheter som arbetar inom äldrerådet, oavsett om de är privata eller offentliga. Det innefattar även den del av landstinget, eller av landstinget utsett privat företag, som arbetar inom hemsjukvården. Respektive organisation utser vilka som deltar i Äldrerådet eller någon av dess arbetsgrupper. Personer kan utses för kortare eller längre uppdrag, som kan vara tidsbegränsade, men inte behöver vara det. Äldrerådet förbereder även de frågor som ska avhandlas i Kommunala Pensionärsrådet (KPR). Äldrerådet kan även, om det finner så nödvändigt, initiera egna undersökningar, ställa frågor till kommunen eller ta initiativ till förändringar. Inom Äldrerådet finns ett antal arbetsgrupper som arbetar med olika frågor inom äldreomsorgen. En väl fungerande samverkan sker mellan personer i Äldrerådet och dess arbetsgrupper och tjänstemän hos kommunen. I ordförandens uppgifter ingår Att ta initiativ för att utveckla Äldrerådets verksamhet Att leda Äldrerådets möten och svara för innehållet i dessa Att föra minnesanteckningar och sända dessa för information till berörda Att rekrytera nya personer till Äldrerådets arbete och svara för att dessa får adekvat introduktion Att svara för att information lämnas om Äldrerådets arbete För Tunasols egen del tillkommer att ordföranden i Äldrerådet ska Lämna kontinuerlig information till styrelsen och på medlemsmöten Leda den äldregrupp som finns för de Tunasolsmedlemmar som är verksamma inom Äldrerådets arbete.