Kungörelse

Transkript

1 Kungörelse Kommunfullmäktige i Tranemo kommun sammanträder i Tranemosalen, kommunkontoret i Tranemo måndagen den 5 maj 2014 kl för behandling av följande ärenden: 1 Justering 2 Inkomna medborgarförslag - Medborgarförslag om biligare färdtjänst - Medborgarförslag om väg från Länghem till Riksväg 27 3 Inkomna motioner 4 Inkomna frågor och interpellationer 5 Information kring hot och våld 6 Utvärdering av ny städorganisation 7 Överlämnande av folkhälsopolicy 8 Utredning angående antalet fasta beredningar 9 Arkeologisk undersökning av fornminne i Tranemo RAÄ 558 och Försäljning av Lövstagatan Begäran om tilläggsanslag för investering 9214, ombyggnad av Länghemskolans kök 12 Ombudgetering av investeringsmedel för inventarier Antagande av detaljplan för Järpesbo 1:12 med flera 14 Rapport om ej verkställda beslut inom socialtjänsten 15 Sammanställning över pågående uppdrag 16 Valärende 17 Eventuella rapporter från beredningarna 18 Eventuellt inkomna ärenden Tranemo dag som ovan Lars-Åke Larsson Ordförande Tina Haglund sekreterare

2 I tur att justera är Brigitte Barenfeld (KD) och Tony Hansen (S). Justering föreslås till fredagen den 9 maj kl i kommunhuset.

3

4

5

6

7

8

9 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen Sid 1 av Utvärdering av ny städorganisation KS/2013:962 Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige Godkänner utvärderingen. Kommunstyrelsens beslut Förvaltningen får i uppdrag att bearbeta samtliga i rapporten föreslagna utvecklingsområden. Förvaltningen återrapporterar, på allmänna utskottets sammanträde den 18 september, vilka åtgärder som vidtagits med koppling till utvecklingsområdena. Sammanfattning av ärendet Den 1 november 2012 överfördes kommunens lokalvård exklusive lokalvården inom vård- och omsorgsverksamheten till en upphandlad entreprenör, V-Städ AB. Utvärderingen visar att städkvalitén är god och att kostnaderna blivit lägre med städentreprenaden. Den uppmätta städkvalitén utifrån Svensk Standard 800 visar att ¾ av de granskade lokalerna har en städkvalitet som är tillfredsställande. Den årliga kostnadsbesparingen uppgår till 1,6 milj. kr. Kommunstyrelsens allmänna utskott fastställde , 160, en uppdragsbeskrivning för utvärdering av den nya städorganisationen med driftentreprenad. Av utvärderingsrapporten framgår att den årliga nettobesparingen exklusive engångskostnader uppgår till 1,6 milj. kr vilket innebär en vinstmarginal på 18%. För att få en objektiv bild av städkvalitén har en granskning enligt Svensk Standard 800 av en städkonsult, Städarkitekten PP Konsult i Linköping. Granskningen av sammanlagt 66 lokaler i Tranängskolan, Limmaredskolan och förskolan Solhagen i Tranemo visar att 3/4 delar av lokalerna har en tillfredsställande städkvalitet. I den resterande fjärdedelen av de granskade lokalerna är städkvalitén undermålig. På Solhagen har samtliga granskade lokaler en tillfredsställande städkvalitet. Den upplevda städkvalitén har kartlagts genom en enkätundersökning till samtliga städobjekt som ingår i entreprenaden. En majoritet av städobjekten, 54%, instämmer helt eller delvis i påståendet att på vår enhet upplever vi att städkvalitén är god. Utvärderingsrapporten identifierar ett antal förbättringsområden dels för att förankra och förstärka driftentreprenaden bland kommunens verksamheter dels för att åstadkomma en ytterligare höjd städkvalitet. Ordförandes sign. Justerares sign. Justerares sign. Sekr. sign. Utdragsbestyrkande

10 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen Sid 2 av 2 Beslutsunderlag Allmänna utskottet , 56 Tjänsteskrivelse Utvärdering av en ny städorganisation Föredragning och debatt Kommunchef Annika Hedvall föredrar ärendet och svarar på frågor. Beslutet skickas till Tekniska sektionen Perallan Orrbeck Status Kommunfullmäktige Ordförandes sign. Justerares sign. Justerares sign. Sekr. sign. Utdragsbestyrkande

11

12

13 Vår ref: Annika Hedvall kommunchef Datum: Dnr:KS/2013:962 Utvärdering av ny städorganisation Förslag till beslut godkänner utvärderingen förvaltningen får i uppdrag att bearbeta samtliga i rapporten föreslagna utvecklingsområden förvaltningen återrapporterar, på allmänna utskottets sammanträde den 28 augusti, vilka åtgärder som vidtagits med koppling till utvecklingsområdena Sammanfattning av ärendet Den 1 november 2012 överfördes kommunens lokalvård exklusive lokalvården inom vård- och omsorgsverksamheten till en upphandlad entreprenör; V-Städ AB. Utvärderingen visar att städkvalitén är god och att kostnaderna blivit lägre med städentreprenaden. Den uppmätta städkvalitén utifrån Svensk Standard 800 visar att ¾ av de granskade lokalerna har en städkvalitet som är tillfredsställande. Den årliga kostnadsbesparingen uppgår till 1,6 milj. kr. Ärendet Bakgrunden till entreprenaden är kommunfullmäktiges beslut i november 2011 om mål och resurser för planperioden I denna plan ingår effektiviseringsåtgärder som den politiska majoriteten beslutat om. En av effektiviseringsåtgärderna är att konkurrensutsätta kommunens lokalvård. Målsättningen med konkurrensutsättningen är att uppnå en 9%-ig vinstmarginal och att kvalitén på städtjänsterna bibehålls eller öka. Kommunstyrelsens allmänna utskott fastställde , 160, en uppdragsbeskrivning för utvärdering av den nya städorganisationen med en driftentreprenad.

14 Av utvärderingsrapporten framgår att den årliga nettobesparingen exklusive engångskostnader uppgår till 1,6 milj. kr vilket innebär en vinstmarginal på 18%. För att få en objektiv bild av städkvalitén har en granskning enligt Svensk Standard 800 av en städkonsult, Städarkitekten PP Konsult i Linköping. Granskningen av sammanlagt 66 lokaler i Tranängskolan, Limmaredskolan och förskolan Solhagen i Tranemo visar att 3/4 delar av lokalerna har en tillfredsställande städkvalitet. I den resterande fjärdedelen av de granskade lokalerna är städkvalitén undermålig. På Solhagen har samtliga granskade lokaler en tillfredsställande städkvalitet. Den upplevda städkvalitén har kartlagts genom en enkätundersökning till samtliga städobjekt som ingår i entreprenaden. En majoritet av städobjekten, 54%, instämmer helt eller delvis i påståendet att på vår enhet upplever vi att städkvalitén är god. Utvärderingsrapporten identifierar ett antal förbättringsområden dels för att förankra och förstärka driftentreprenaden bland kommunens verksamheter dels för att åstadkomma en ytterligare höjd städkvalitet. Beslutsunderlag Utvärdering av en ny städorganisation Beslutet skickas till Tekniska sektionen Perallan Orrbeck KOMMUNSTYRELSEFÖRVALTNINGEN Annika Hedvall kommunchef

15 Utvärdering av en ny städorganisation

16

17 Innehåll 1 BAKGRUND mål och resurser UTVÄRDERINGSUPPDRAG uppdragsbeskrivning utvärderingsorganisation utvärderingsmetod FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG mål med upphandlingen konsulttjänst arbetsgrupp förfrågningsunderlagets detaljer golvvård övrigt beträffande förfrågningsunderlaget UPPHANDLINGEN förhandlad upphandling driftstart PERSONALÖVERGÅNG arbetsbrist information EKONOMI lokalvårdens budget kostnadsjusteringar engångskostnader ekonomisk analys MILJÖTILLSYN tillsynsprojekt kontrollrond resultat FACKLIGA SYNPUNKTER konkurrensutsättning förfrågningsunderlaget information verksamhetsövergången omplaceringsutredningen övriga fackliga synpunkter UPPLEVD STÄDKVALITET 16

18 9.1 svarsfrekvens förändringar god lokalvård städning utöver entreprenaden dialog med V-Städ goda förebilder övriga synpunkter UPPMÄTT STÄDKVALITET granskningsmodell granskade lokaler uppmätt städkvalitet Tranängsskolan Limmaredsskolan Solhagens förskola UPPMÄTT RESP. UPPLEVD STÄDKVALITÉ SLUTSATSER förfrågningsunderlaget ekonomi städkvalitet uppmätt städkvalitet upplevd städkvalitet UTVECKLINGSOMRÅDEN beställarfunktion information komplettering av entreprenadavtal förnyad enkät / granskning kontaktperson Kvalitetssystem Personalfortbildning Bilagor 0 1 Enkät upplevd städkvalitet 0 2 Konsultrapport uppmätt städkvalitet 0 1:1 Enkät upplevd städkvalitet... 1 ENKÄT 1 2:1 Bilaga :2 Bilaga :3 Bilaga :4 Bilaga... 10

19

20 1 BAKGRUND Lokalvårdsverksamheten i kommunen har under senare år varit föremål för ett par större organisatoriska förändringar. Fram till halvårsskiftet 2007 ansvarade respektive förvaltning för städverksamheten inom sitt verksamhetsområde. Den 1 juli 2007 tillskapades en samordnad organisation för dåvarande kommunstyrelseförvaltningens och bildningsförvaltningens lokalvård. Den nya lokalvårdsorganisationen placerades organisatorisk inom kommunstyrelseförvaltningens samhällsbyggnadsavdelnings tekniska enhet. Ytterligare en organisatorisk förändring genomförs den 1 november 2012 när lokalvården i sin helhet exklusive lokalvården inom vård- och omsorgsverksamheten överförs till en upphandlad entreprenör. 1.1 mål och resurser Bakgrunden till entreprenaden är kommunfullmäktiges beslut i november 2011 om mål och resurser för planperioden I den aktuella planen ingår effektiviseringsåtgärder som den politiska majoriteten beslutat om. En av effektiviseringsåtgärderna är att konkurrensutsätta kommunens lokalvård med en 9%-ig vinstmarginal. I den fastställda budgeten för 2012 har en ekonomisk halvårseffekt av en driftentreprenad beaktats. 2 UTVÄRDERINGSUPPDRAG Vid kommunfullmäktiges sammanträde , 41, ställde ledamoten Claes Redberg, S, en interpellation till kommunstyrelsens ordförande. I interpellationen efterfrågas en utvärdering av den upphandling som genomförts av kommunens lokalvårdsverksamhet. Av interpellationssvaret, som lämnades vid kommunfullmäktiges sammanträde , 59, framgår att en utvärdering är planerad och skall vara klar i november Utvärderingen skall omfatta såväl processen fram till övergången till V-Städ som resultatet därefter, vilket innefattar både upplevelsen av städkvalitet och hur kommunen framåt skall säkerställa en ren inomhusmiljö för verksamheterna. 2.1 uppdragsbeskrivning Kommunstyrelsens allmänna utskott fastställde , 160, en uppdragsbeskrivning för utvärdering av den nya lokalvårdsorganisationen i enlighet med det utvärderingsuppdrag som omnämns i interpellationssvaret som lämnades i kommunfullmäktige i maj Utvärderingen skall bland annat klarlägga; hur upphandlingsprocessen genomfördes 6

21 nuvarande upplevd städkvalitet entreprenadens kostnadsbild omfattningen av tilläggsarbeten beställning respektive avbeställning av arbetsytor personalinformation i genomförandefasen situationen för lokalvårdare som tackade nej till anställningserbjudande från entreprenören löpande dialog med entreprenören 2.2 utvärderingsorganisation För utvärderingsarbetet har en arbetsgrupp etablerats. I gruppen ingår sektionschefen för tekniska sektionen Karl-Johan Ohlin, fastighetschef Patrik Andersson tillsammans med Perallan Orrbeck som leder utvärderingsarbetet. Under utvärderingsarbetet sker löpande avrapportering till kommunstyrelsens allmänna utskott. 2.3 utvärderingsmetod Utvärderingsarbetet genomförs genom genomgång av befintligt material kring upphandlingsprocessen. En enkät genomförs per objekt som ingår i driftentreprenaden för att klarlägga nuvarande upplevd städkvalitet. Den uppnådda städkvaliteten granskas genom konsultmedverkan av företaget Städarkitekten i Linköping. Städkvaliteten granskas genom Svensk Standard, INSTA 800. Se vidare under avsnitt tio. Dessutom görs intervjuer dels för att tydliggöra processen fram till upphandling och verksamhetsövergång till entreprenören dels för att klarlägga hur kommunens dåvarande lokalvårdare uppfattade informationen om verksamhetsförändringen. 3 FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG 3.1 mål med upphandlingen I förfrågningsunderlaget preciserades kommunens mål med upphandlingen. Upphandlingen skall minska beställarens totala kostnader för lokalvården samt bibehålla eller öka kvaliteten på de avropade tjänsterna. Målsättningen är att konkurrensutsättningen skall ge en 9%-ig vinstmarginal. I förfrågningsunderlaget uttrycks det på följande sätt: Anbud kan komma att förkastas om anbudssumman överstiger 91% av den budgeterade nettokostnaden för kommunens motsvarande verksamhet

22 3.2 konsulttjänst Upphandlingsprocessen inleds tidig höst 2011 genom en direktupphandling av en konsulttjänst med uppdrag att upprätta ett förfrågningsunderlag för en entreprenadupphandling av kommunens lokalvårdsverksamhet. Tre företag, Faveo, Fasticon och Affärsconcept, tillfrågas om uppdraget. Ett av företagen, Fasticon, inkommer med ett anbud där företaget erbjuder sig att utföra uppdraget till ett fast arvode om 190 tkr. En dryg vecka efter Fasticon har lämnat sitt anbud inkommer företaget med uppdaterat anbud, där arvodet har sänkts till 150 tkr. I januari 2012 avbryter kommunen upphandlingen av konsulttjänsten med hänvisning till att anbudspriset kraftigt överstiger budgeten som finns för den här tjänsten. 3.3 arbetsgrupp För att utarbeta ett förfrågningsunderlag etableras en arbetsgrupp med tf teknisk chef Jennie Wessbo, ekonom Salman Chalhoub och ekonomichef Niklas Anemo. Avsikten var att Borås Stads upphandlingsenhet skulle svara för upphandlingen, vilket dock visade sig inte fungera tidsmässigt för Borås. Däremot fungerade upphandlingsenheten som bollplank för arbetsgruppen. Kommunens städledare biträder arbetsgruppen som sakkunnig i lokalvårdsfrågor. Chresten Nielsen från personalfunktionen deltar som sakkunnig i personalfrågor. Synpunkter från fackförbundet Kommunal beaktas så länge kraven inte är oförenliga med gällande lagstiftning. Arbetsgruppen finner såväl kunskap som inspiration i andra kommuners förfrågningsunderlag för upphandling av lokalvård. 3.4 förfrågningsunderlagets detaljer Förfrågningsunderlaget är omfattande och innehåller tydliga skall-krav. Kommunens städledare biträder arbetsgruppen med att utarbeta städschema med förklaringar kopplade till ritningar för varje städobjekt. Arbetet, i vilket lokalvårdarna var behjälpliga, utgick från befintliga lokalvårdsplaner som kompletterades. Förfrågningsunderlaget bygger på att angivna städmetoder och städfrekvenser skall följas. I förfrågningsunderlaget anges krav på kvalitet på flera ställen bl.a. med följande formuleringar: kvaliteten på lokalvården skall bibehållas eller öka levererad lokalvård skall präglas av goda hygieniska krav, professionalism, serviceanda och anpassningsförmåga till skilda verksamheters krav och önskemål lokalerna skall upplevas som välstädade och att servicen i detta avseende är god städuppdraget skall utföras så att städytorna är rena och ger ett välvårdat intryck, oavsett väderlek och årstid Underlaget saknar däremot uppgifter om vilket städresultat som skall uppnås utifrån någon form av standard. Efter att upphandlingen genomförts och driftentreprenör antagits visar det sig att förfrågningsunderlaget haft en del brister. Bland annat borde ytor på sammanlagt ca 400 kvm vad gäller trygghetsboende II på Solbacken ha ingått i förfrågningsunderlaget. Dessutom har några av arbetsuppgifter såsom papperspåfyllning m.m. förbisetts. 8

23 3.4.1 golvvård En punkt i förfrågningsunderlaget som vållat diskussion mellan kommunen och entreprenören är uppgiften vad som ingår i storstädning av golv. I förfrågningsunderlagets bilaga 6 Definition av lokalvård anges att storstädning skall ske en gång per år och omfatta ytor utöver de övriga städmomenten samt en grundligare rengöring av andra belastade ytor. Beträffande golvvård preciseras att tillverkarens instruktioner skall följas. Meningsskiljaktigheten handlar om huruvida polish och polering av golv i samband med storstädning ingår i entreprenaden eller ej. Åtskilliga diskussioner förs mellan parterna för att lösa frågan. Den berörda golvytan uppgår till drygt kvm, vilket innebär en icke oväsentlig kostnad om polish och polering skall köpas till. Genom att godkänna den tilläggsfaktura för polering av golv som V-Städ skickade för 2013 års storstädning har kommunen indirekt accepterat V-Städs tolkning beträffande vad som ingår i entreprenadens golvvård övrigt beträffande förfrågningsunderlaget Inte någonstans i förfrågningsunderlaget hänvisas till centralt framtagna råd och riktlinjer beträffande städning och städkvalitet. Förfrågningsunderlaget bygger på städmetoder och städfrekvens men saknar krav på städresultat. Åtminstone beträffande tre centrala dokument finns det anledning att överväga om de borde ha nämnts i förfrågningsunderlaget; SOSFS 1996:33 Allmänna råd om städning i skolor, förskolor, fritidshem och fritidsgårdar Allergi- och astmaförbundets rekommendation för städning Svensk Standard SS :2012 (INSTA 800) beträffande städkvalitet och resultatuppföljning I förfrågningsunderlaget nämns inte heller något om den utbildning av lokalvårdare PRYL som påbörjades i den kommunala lokalvårdsorganisationen. Lokalvårdsutbildningen PRYL är en grundläggande utbildning som ger lokalvårdaren en god grund att stå på. Efter genomgången och godkänd utbildning erhåller kursdeltagaren ett PRYL-certifikat. Bedömningen är att den uteblivna hänvisningen till de tre råden/ rekommendationerna inte på något väsentligt sätt har påverkat själva upphandlingen. Däremot finns det anledning att tro att diskussionerna med V-Städ beträffande levererad städkvalitet hade underlättats om en hänvisning gjorts i förfrågningsunderlaget till ovannämnda Svensk Standard INSTA

24 4 UPPHANDLINGEN På försommaren utannonseras driftentreprenaden av kommunens lokalvårdsverksamhet med beräknad avtalsstart den 3 september Anbuden skall vara kommunen tillhanda senast den 22 maj. Vid anbudstidens utgång har två anbud inlämnats; Förenade Service AB V-Städ AB Inget av anbuden uppfyller samtliga skall-krav varför de båda inkomna anbuden förkastas genom tilldelningsbeslut förhandlad upphandling Efter att de båda inkomna anbuden förkastats inleds i början av juli en s.k. förhandlad upphandling med V-Städ AB. Sedan V-Städ uppfyllt samtliga skall-krav fattas ett tilldelningsbeslut att avtal tecknas med V-Städ AB för en anbudssumma på tkr. Avtalet gäller under förutsättning av kommunstyrelsens beslut , 240, att anta V-Städ AB att utföra lokalvården i Tranemo kommun fr.o.m. den 1 november 2012 vunnit laga kraft. Efter att kommunstyrelsen fattat sitt beslut uppvaktar en grupp av kommunens lokalvårdare såväl kommunalråd som kommunchef vilket innebär en viss fördröjning av undertecknandet av avtalet fram till den 5 oktober. Förskjutningen av undertecknandet medför en icke obetydlig frustration hos V-Städ AB. 4.2 driftstart Med hänvisning till den utdragna upphandlingsprocessen förskjuts driftstarten av entreprenaden från ursprungligen planerat 1 juli till 1 november. Den i budget 2012 inräknade besparingen på lokalvårdsverksamheten för året reduceras därmed kraftigt. 5 PERSONALÖVERGÅNG I den kommunala organisationen för lokalvården ingick 30 medarbetare med en sammanlagd sysselsättningsgrad på 22,12 årsarbetare. Samtliga medarbetare erbjöds anställning hos V-Städ AB efter personliga samtal med företaget. En tredjedel, 10 st, tackade nej. Den sammanlagda sysselsättningsgraden för dessa tio medarbetare uppgick till 8,39 årsarbetare. Bakgrunden till att dessa lokalvårdare tackade nej till V-Städ var, enligt dåvarande städledaren, en allmän uppfattning att det ordnar sig, jag får säkert nya arbetsuppgifter hos kommunen. Enligt uppgift har V-Städ som policy att aldrig anställa personal som tidigare tackat nej till anställningserbjudande från företaget i anslutning till en verksamhetsövergång. 10

25 5.1 arbetsbrist Samtliga berörda lokalvårdare, som tackade nej till V-Städs anställningserbjudande, varslades om uppsägning p.g.a. arbetsbrist och uppsägningstiden löper fr.o.m Genom omplaceringsutredningar kunde en heltidsanställd medarbetare överföras till vård- och omsorgsverksamhet fr.o.m. årsskiftet 2012/2013. Uppsägningstiden för övriga varierar mellan 3 och 12 månader enligt nedanstående tabell. Arbetsbrist antal medarbetare antal uppsägningsmån. summa årsarbeten 2 3 1, , , , ,61 Summa 7,39 Kommunen gav de berörda lokalvårdarna en extra uppsägningsmånad, vilket vållade viss irritation hos de lokalvårdare som antog V-Städs anställningserbjudande. Kommunens samlade kostnad för övertalig personal, som valde att tacka nej till anställningserbjudande från V-Städ, uppgår till sammanlagt ca. 1,7 milj. kr fördelat med 472 tkr på 2012 och ca. 1,25 milj. på information Den fackliga organisationen Kommunal, som organiserade lokalvårdarna, har regelbunden kontakt med lokalvårdarna under hela processen. Lokalvårdarnas övriga informationskälla från budgetbeslutet om entreprenadupphandling via upphandling till verksamhetsövergång är massmedia, enligt den fackliga organisationens uppfattning. När lokalvårdarna vid ett tillfälle begärde direktinformation av arbetsgivaren ställer företrädare för tekniska sektionen upp. Enligt uppgift är lokalvårdarnas frågor dock fler när de lämnar informationsträffen än när de kom. 6 EKONOMI Den ekonomiska målsättningen med en entreprenaddrift av lokalvården i Mål och resurser för planperioden är en årlig besparing på 800 tkr. 11

26 6.1 lokalvårdens budget 2011 Lokalvårdens budgetanslag 2011 uppgick till tkr inklusive befattningen som städledare. Med en beräknad besparing på 800 tkr skall anbudet ligga på minst 9% under kommunens kostnad för lokalvården. I förfrågningsunderlaget anges att anbud kan komma att förkastas om anbudssumman överstiger 91% av den budgeterade nettokostnaden för kommunens motsvarande verksamhet Som redovisats ovan är V-Städs anbud på tkr. 6.2 kostnadsjusteringar Med hänvisning till brister i förfrågningsunderlaget tillkommer följande kostnader. Kostnadsjusteringar golvvård; storstädning, polish och polering trygghetsboende Solbacken, tillkommande yta papperspåfyllning mm Summa kr kr kr kr Med hänvisning till ovan redovisade tillkommande kostnader på 308 tkr p.g.a. brister i förfrågningsunderlaget har deltidsbefattningen, 25% av hel tid, som beställare hos kommunen inte kunnat tillsättas. Uppgifterna som beställare har därmed lagts på fastighetschefen inom ramen för ordinarie arbetsuppgifter P.g.a. verksamhetsutökningar har det tillkommit lokalytor på ca. 625 kvm efter det att avtalet med V-Städ trädde i kraft till följande kostnader: tillkommande kostnader; verksamhetsutökning Uddebo förskola Resursskolan ABF-huset Limmareds paviljong Summa kr kr kr kr kr Tillkommande kostnader på 161 tkr p.g.a. verksamhetsutökning har kompenserats med tilläggsanslag/budgetförstärkning. 6.3 engångskostnader Som redovisas under avsnitt fem ovan valde tio av sammanlagt 30 lokalvårdare att tacka nej till V-städs anställningserbjudande. En lokalvårdare omplacerades och övriga sades upp med hänvisning till arbetsbrist. Kommunens samlade kostnader för 12

27 uppsägningslöner uppgår till ca. 1,7 milj fördelade med 472 tkr på 2012 och ca. 1,25 på Dessutom avdelades en befattning motsvarande 25% av heltid under perioden samt därefter på 12,5% t.o.m , när de sista lokalvårdarna uppsägningstid löper ut, för att organisera och arbetsleda de berörda lokalvårdarna under uppsägningstiden. Den sammanlagda kostnaden för denna arbetsledning uppgår till 80 tkr. 6.4 ekonomisk analys V-Städs antagna anbud jämfört med lokalvården i egen kommunal regi visar på en årlig kostnadsbesparing på tkr. Pga brister i förfrågningsunderlaget tillkommer bl.a. kostnader på 77 tkr för ytor som saknas i underlaget. Dessutom tillkommer 213 tkr för polish och polering av golv inom ramen för storstädningsuppgiften eftersom V-Städ hävdar att polish och polering av golv inte ingår i förfrågningsunderlaget. I kommunens budget för lokalvården ingår, förutom ersättningen till V-Städ, en buffert på 350 tkr. Inom denna summa skall en befattning som beställare på deltid, 25% av heltid, till en kostnad av 135 tkr rymmas. Den ovan redovisade besparingen på tkr reduceras med tillkommande kostnader på 443 tkr enligt följande: reducerad besparing pga tillkommande kostnader beställarfunktion tillkommande ytor och arbetsuppgifter med papperspåfyllning mm polish och polering av golv Summa kr kr kr kr Den årliga nettobesparingen uppgår därmed till tkr, vilket innebär en vinstmarginal på 18 % för entreprenaden. Engångskostnader för övertalig personal uppgår till tkr för lön under uppsägningstiden. Arbetsledningen under uppsägningstiden, som sträcker över sammanlagt 13 månader, uppgår till 80 tkr. Med ovan redovisade förutsättningar kan den sammantagna ekonomiska besparingen för den treåriga driftentreprenaden fastställas till tkr, vilket motsvarar 963 tkr per år. Förutsättningen för driftentreprenaden var en besparing på 800 tkr per år. Vid en eventuell förlängning av driftentreprenaden med maximalt 36 månader blir besparingen under en treåriga förlängningsperiod sammanlagt 4,7 milj. kr, vilket motsvarar 1,6 milj kr per år. 13

28 7 MILJÖTILLSYN Dåvarande miljö- och byggnämnden inledde hösten 2008 ett tillsynsprojekt med inriktning mot miljöskydd i skolor och förskolor, men projektet avstannade. Under 2011 gav dåvarande jävsnämnden kommunstyrelsen i uppgift att redovisa hur arbetet med att ta fram en dokumenterad egenkontroll skall ske samt att i ett senare skede presentera ett dokumenterat och implementerat egenkontrollprogram. 7.1 tillsynsprojekt Syftet med tillsynsprojektet var att få en inblick i hur verksamheternas egenkontroll är uppbyggd och hur den tillämpas i praktiken. Målsättningen var bland annat att etablera en fungerande kommunikation mellan tillsynsmyndigheten och verksamhetsutövare på skolor och förskolor i kommunen. 7.2 kontrollrond Under perioden november mitten av december 2012 d.v.s. när V-Städ tillträtt som driftentreprenör genomfördes kontrollronder på de kommunala förskolorna exklusive Björnen i Ambjörnarp och Sörgården i Sjötofta p.g.a. att dessa kommer att läggas ner inom en snar framtid. Under kontrollronden låg fokus på inspektion av områden som omfattas av Socialstyrelsens allmänna råd t.ex. SOSFS 1996:33 om städning i skolor, förskolor, fritidshem och fritidsgårdar. 7.3 resultat Av åtta besökta förskolor uppger fem enheter att städresultatet är tillfredställande. Resterande tre förskolor anger att städresultatet försämrats sedan lokalvården lagts ut på en entreprenör. Vid kontrollrond på gymnasiet uppges att städresultatet överlag blivit sämre. Miljöverksamheten konstaterar sammanfattningsvis att med tanke på att ingen tillsyn av förskolorna bedrivits sedan 2005, att inomhusmiljön inom många områden är god. Det krävs dock en del förbättringar. Bl. a. behöver kunskaper kring städrutiner öka. 8 FACKLIGA SYNPUNKTER För att dokumentera de fackliga synpunkterna på kommunens entreprenadupphandling av lokalvården har företrädare för den fackliga organisationen Kommunal intervjuats. Kommunal organiserar kommunens lokalvårdare. 8.1 konkurrensutsättning Vid centrala samverkansrådet presenterar kommunen budgetberedningens förslag till budget 2012 och flerårsplan I förslaget ingår konkurrensutsättning 14

29 av lokalvården med en 9%-ig vinstmarginal. Förslaget har inte föregåtts av någon förhandsdiskussion/information varför Kommunal uppfattar det som en chock. I samverkansrådet markerar de fackliga organisationerna sitt ogillande och yrkar avslag på förslaget. 8.2 förfrågningsunderlaget I arbetet med att utforma förfrågningsunderlaget deltog en företrädare för Kommunal aktivt. Kommunal fick med, för medlemmarna, viktiga frågor. Även om Kommunal ogillar entreprenadupphandlingen av lokalvården är förbundet tillfredställt med sin påverkan och sitt inflytande över förfrågningsunderlaget. 8.3 information Kommunal hade löpande kontakt med sina berörda medlemmar under hela processen. Arbetsgivaren informerade personalen om att en upphandling av lokalvården skulle genomföras men, enligt Kommunal, tog inte arbetsgivaren den berörda personalens oro på allvar. En risk- och sårbarhetsanalys gjordes men resultatet av bedömningen hanterades inte av arbetsgivaren, enligt Kommunal. 8.4 verksamhetsövergången V-Städ AB informerade vid ett allmänt möte om bolagets anställningsvillkor. Kommunen lämnade information om vad som händer de lokalvårdare som väljer att stanna kvar i sin anställning hos kommunen. Av totalt 30 lokalvårdare väljer 20 att tacka ja till V-Städs anställningserbjudande. 8.5 omplaceringsutredningen För var och en av de tio lokalvårdare som väljer att stanna kvar i kommunal tjänst genomförs en omplaceringsutredning. Enligt Kommunal är informationen om hur omplaceringsutredningen går till såväl tydlig som fullgod. De nio lokalvårdarna som varslas om uppsägning p.g.a. arbetsbrist arbetar under uppsägningstiden motsvarande sin sysselsättningsgrad med arbetsuppgifter som upplevdes som meningsfulla, även om de emellanåt uppfattades som hitta-påuppgifter. 8.6 övriga fackliga synpunkter Kommunal beklagar att inte den kommunala lokalvårdsorganisationen gavs möjlighet att visa på en motsvarande besparing som en driftentreprenad. Den ideologiska frågan blev, enligt Kommunal, viktigare än personalens välbefinnande. Enligt Kommunal har handläggningen av entreprenaden hos arbetsgivaren haft en hel del övrigt att önska. 15

30 9 UPPLEVD STÄDKVALITET För att kartlägga den upplevda städkvaliteten ett år efter att V-Städ övertog ansvaret för kommunens lokalvård skickades en enkät till samtliga 27 städobjekt, som ingår i entreprenaden. Enkäten redovisas som bilaga svarsfrekvens Sammanlagt 26 enkäter besvarades 100% 80% Svarsfrekvens 96,4% 60% 40% 20% 0% Alla utom ett städobjekt besvarade enkäten, vilket innebär en mycket hög svarsfrekvens; 96,4%. 9.2 förändringar En övervägande majoritet av städobjekten upplever att det på ett övergripande plan blivit förändringar i lokalvården sedan V-Städ övertog ansvaret den 1 november

31 100% Har ni på ett övergripande plan upplevt förändringar i lokalvården sedan V-Städ övertog ansvaret den 1 nov 2012? 80% 60% 40% 20% 0% ja nej Åtta av tio städobjekt konstaterar att det blivit förändringar i lokalvården sedan V-Städ tog över. Bara två av tio tycker inte att det blivit någon förändring. Av de 21 städobjekt som upplevt förändringar anser över åtta av tio att förändringarna är negativa. 100% Har förändringarna varit positiva eller negativa? 80% 60% 40% 20% 0% positiva negativa Det är bara tre objekt som tycker att förändringarna varit positiva. Bland de positiva kommentarerna nämns att det blivit mycket renare och snyggare nu. Flertalet negativa förändringar är kopplade till en kraftigt minskad städtid vilket medfört brister i städningen. Lokalvårdarna är stressade och kontakten blir därför bristfällig. Det finns problem med tolkning av avtalet. Papperspåsar och soppåsar har blivit mycket tunnare. Från ett objekt uppges att när ordinarie lokalvårdare arbetade var det inga 17

32 problem men när hon blev långtidssjukskriven blev det många vikariebyten och mycket sämre städning. 9.3 god lokalvård Trots att flertalet av städobjekten har upplevt negativa förändringar i samband med övergången till V-Städ instämmer drygt hälften av städobjekten helt eller delvis i påståendet att på vår enhet upplever vi att städkvaliten på V-Städs lokalvård är god På vår enhet upplever vi att städkvaliteten på V-Städs lokalvård är god 11% 4% 35% 50% instämmer helt instämmer delvis delvis motsatt uppfattning helt motsatt uppfattning 14 objekt har en positiv uppfattning om V-Städs lokalvård och 12 har en negativ. Knappt hälften av städobjekten har delvis, 9 st, eller helt motsatt uppfattning, 3 st, till påståendet. 9.4 städning utöver entreprenaden När städobjekten har behov av städning utöver vad som ingår i entreprenaden tas kontakt med kommunens kontaktperson med V-Städ, fastighetschefen, som har att bedöma det extra städbehovet och göra en beställning hos entreprenören. Sex av tio objekt är nöjda med det sätt på vilket fastighetsingenjören löser behovet av extra städning. 18

33 När vi har behov av städning utöver vad som ingår i entreprenaden löser kommunens fastighetschef vårt behov på ett smidigt sätt 12% 16% 28% 44% instämmer helt instämmer delvis delvis motsatt uppfattning helt motsatt uppfattning Fyra av tio objekt har delvis eller helt motsatt uppfattning till påståendet att när vi har behov av städning utöver vad som ingår i entreprenaden löser kommunens fastighetschef vårt behov på ett smidigt sätt. 9.5 dialog med V-Städ Dialogen med V-Städ lokalvårdare om hur den löpande lokalvården utförs är enligt en klar majoritet av objekten konstruktiv. Två tredjedelar av objekten instämmer helt eller delvis i påståendet att när vi har synpunkter på hur den löpande lokalvården utförs är dialogen med V-Städs personal på vår enhet konstruktiv. När vi har synpunkter på hur den löpande lokalvården utförs är dialogen med V-städs personal på vår enhet konstruktiv 12% 11% Instämmer helt 23% 54% Instämmer delvis har delvis motsatt uppfattning har helt motsatt uppfattning Tre enheter har helt motsatt uppfattning beträffande ovanstående påstående ovan om konstruktiv dialog och sex enhet har delvis motsatt uppfattning. 19

34 9.6 goda förebilder Till objekt inom förskola, skola och gymnasium ställdes ett särskilt påstående om V-Städs personal som positiva vuxenförebilder. Påstående har koppling till Läroplan för grundskolan LGR 11 som i avsnittet om skolans värdegrund och uppdrag skriver att skolan är en social och kulturell mötesplats som både har en möjlighet och ett ansvar för att stärka denna förmåga hos alla som arbetar där. Nio av tio objekt instämmer helt eller delvis i påståendet att V-Städs personal fungerar som positiva vuxenförebilder på vår enhet. V-Städs lokalvårdare fungerar som positiva vuxenförebilder i förskola, skola och på gymnasiet 5% 5% 58% 32% instämmer helt instämmer delvis delvis motsatt uppfattning helt motsatt uppfattning Ett objekt har delvis motsatt uppfattning och ett objekt har helt motsatt uppfattning till påståendet ovan. 9.7 övriga synpunkter Enkäten till objekten avslutades med en öppen fråga med övriga synpunkter på lokalvården. Några av de få kommentarer som har lämnats redovisas nedan; lokalvårdaren som arbetar hos oss är trevlig och gör vad hon skall göra vi har inte blivit informerade om vad som ingår i avtalet vår lokalvårdare har inte mycket tid att bli en god vuxenförebild lokalvården är kass 20

35 10 UPPMÄTT STÄDKVALITET Den upplevda städkvaliteten, som redovisats ovan i avsnitt nio, har klarlagts genom enkäter. För att få en objektiv bild av städkvaliteten har en granskning gjorts av en städkonsult från Städarkitekten PP Konsult AB från Linköping. Konsultens rapport redovisas som bilaga 2. Granskningen genomfördes oanmält torsdagen den 30 januari 2014 vid tre olika objekt. Syftet med granskningen är att få en objektiv bedömning vilken kvalitetsnivå lokalerna håller efter genomförd städning granskningsmodell Granskningen av de tre objekten genomfördes enligt Svensk Standard INSTA 800, vilket är ett system för fastställande och bedömning av städkvalitet. I INSTA 800 specificeras städkvaliteten i sex nivåer 0-5 efter antalet kvarvarande föroreningar i förhållande till lokalens yta, där högsta städkvalitet är nivå fem. Som redovisats ovan innehåller kommunens entreprenadupphandling inte någon koppling till en städstandard. Upphandlingen bygger på städmetod och städfrekvens. Antalet tillåtna föroreningar i respektive kvalitetsnivå framgår av nedanstående tabell Tg = tillgänglig yta Stg = svårtillgänglig yta 21

36 INSTA 800 anger med sina kvalitetsnivåer inte vad som är godkänd/acceptabel städkvalitet. Efter dialog med städkonsulten är det rimligt, att med beaktande av att det är förskole-/skollokaler som granskats, utgå från att kvalitetsnivåerna tre till fem är mycket god/god kvalitet och att nivåerna noll till två är undermålig kvalitet. 22

37 10.2 granskade lokaler De lokaler i vilka städkvaliteten granskats är - Tranängskolan, Tranemo 26 lokaler - Limmaredskolan, Limmared 25 lokaler - förskolan Solhagen, Tranemo 15 lokaler. Vid valet av granskade objekt valdes det volymmässigt största objektet i entreprenaden med en mycket stor elevvolym. Dessutom ingick en medelstor låg- och mellanstadieskola samt en av kommunens äldsta förskolor. Valet av granskningsobjekt i respektive skola/förskola gjordes huvudsakligen utifrån de färdigstädade lokaler som fanns tillgängliga vid granskningstillfället 10.3 uppmätt städkvalitet OM en kvalitetsnivå hade ingått i upphandlingen är det, enligt diskussion med städkonsulten, rimligt att anta att kvalitetsnivån skulle vara lägst tre och att t.ex. toaletter skulle ha en högre kvalitetsnivå. De 66 granskade lokalerna fördelar sig på respektive kvalitetsnivå enligt följande: granskade lokaler och kvalitetsnivå kvalitetsnivå antal lokaler Andel 0 2 3% 1 4 6% % % % % Summa % Genom den uppmätta städkvaliteten, som har granskats med Svensk Standard INSTA 800, konstateras att vid en objektiv bedömning håller hela 74% av de granskade lokalerna en godtagbar städkvalitet 23

38 kvalitetsnivå på samtliga granskade objekt 24% 27% 3% 6% 23% 17% nivå 0 nivå 1 nivå 2 nivå 3 nivå 4 nivå 5 Om ovanstående resonemang att en kvalitetsnivå på lägst tre är acceptabel konstateras att 3/4-delar av lokalerna, som är konsultgranskade, har en acceptabel städkvalitet. I den resterande fjärdedelen av lokalerna är städkvaliteten undermålig Tranängsskolan På Tranängskolan i Tranemo granskades sammanlagt 26 lokaler med följande kvalitetsnivåer som resultat; Tranängskolan: granskade lokaler och kvalitetsnivå Kvalitetsnivå antal lokaler Andel 0 1 4% % % % % 5 2 8% Summa % 24

39 Tranängskolan: granskade lokalers kvalitetsnivå 8% 4% 11% Nivå 0 23% Nivå 1 Nivå 2 27% Nivå 3 Nivå 4 Nivå 5 27% I nästan sex av tio lokaler på Tranängskolan är städkvaliteten acceptabel. Resterande fyra av tio lokaler har en städkvalitet som är undermålig. Av konsultrapporten framgår att resultatet för toaletterna huvudsakligen har en bra kvalitet. Däremot var förekomsten av s.k. ytsmuts omfattande på golv i hus A främst i foajé, kapprum samt i musiksal. Dessutom fanns ytsmuts i en lärosal och matsal i hus D Limmaredsskolan På Limmaredskolan granskades sammanlagt 25 lokaler med följande kvalitetsnivåer som resultat; Limmaredskolan; granskade lokaler och kvalitets nivå Kvalitetsnivå antal lokaler Andel 0 1 4% 1 1 4% % % % % Summa % 25

40 Limmaredskolan: granskade lokalers kvalitetnivå 4% 4% 28% 24% 16% 24% Nivå 0 Nivå 1 Nivå 2 Nivå 3 Nivå 4 Nivå 5 Tre fjärdedelar av lokalerna på Limmaredskolan har en städkvalitet som är acceptabel Den resterande fjärdedelen har en undermålig städkvalitet. Av konsultrapporten framgår att samtliga toaletter har en hög städkvalitet. Samma kvalitet gäller också för hela A-huset. I hårt frekventerade ytor som bl.a. entré och passage i hus 3, matsal och närliggande korridor i hus 4 noteras ytsmuts i varierande grad Solhagens förskola På Solhagens förskola i Tranemo granskades sammanlagt 15 lokaler med följande kvalitetsnivåer som resultat Solhagens försk.: granskade lokaler o kvalitets nivå Solhagens förskola: granskade lokaler Kvalitetsnivå antal lokaler Andel 0 0 0% 1 0 0% 2 0 0% % % % Summa % 26

41 Solhagen: kvalitetsnivå 13% 47% 40% Nivå 3 Nivå 4 Nivå 5 Resultatet från granskningen vid förskolan Solhagen visar att samtliga lokaler har en acceptabel städkvalitet. 11 UPPMÄTT RESP. UPPLEVD STÄDKVALITÉ Av redovisningen ovan framgår att det finns skillnad mellan den upplevda städkvalitén, som redovisas via enkät, och den uppmätta kvalitén, som granskats utifrån Svensk Standard INSTA 800. I den uppmätta städkvalitén har 74% av 66 granskade lokaler en acceptabel städkvalité. I enkäten om den upplevda städkvalitén instämmer 54% av 26 objekt helt eller delvis i påståendet att på vår enhet upplever vi att städkvalitén på V- städs lokalvård är god. Några faktorer, som jag som utredare ser kan förklara skillnaderna i uppmätt respektive upplevd städkvalité redovisas nedan. Den upplevda städkvalitén avser hela städobjekt t.ex. en hel skola eller en hel förskola. Den uppmätta kvalitén avser enskilda lokaler t.ex. ett klassrum, en matsal, en lekhall. Enkäten om upplevd kvalité gjordes i oktober 2013 och den uppmätta kvalitén med INSTA 800 gjordes i månadsskiftet januari/februari Förändringar tar tid att etablera sig, vilket med stor sannolikhet förklarar den goda uppmätta städkvalitén på nyåret Några uppgifter om städkvalitén när kommunen svarade för lokalvården i egen regi finns inte. Det är därför inte möjligt att avgöra om städkvalitén är bibehållen eller blivit bättre med entreprenaden. Detta gäller såväl den uppmätta som den upplevda städkvalitén. Lokalvårdarnas fackliga organisation hade en allmänt negativ inställning till driftentreprenaden. En uppfattning som delades med lokalvårdarna. Denna inställning 27

42 smittade av sig och det fanns städobjekt där övrig personal delade lokalvårdarnas negativa syn på en entreprenad. Alla städobjekt har inte fått tillräckligt med information om vilka städuppgifter som igår i entreprenaden, vilket bidrar till en otydlighet som påverkar den upplevda städkvalitén. Alla organisatoriska förändringar har en tendens att skapa osäkerhet i ett inledningsskede. Till osäkerheten med städentreprenaden bidrog dessutom att var tredje kommunanställd lokalvårdare tackade nej till anställningserbjudande från V-Städ, vilket innebär en icke oväsentlig nyrekrytering hos entreprenören. 12 SLUTSATSER Målet med kommunens upphandling av en entreprenad beträffande lokalvården är att minska kostnaderna samt bibehålla eller öka kvaliteten på lokalvården förfrågningsunderlaget Förfrågningsunderlaget för upphandlingen av lokalvården är såväl omfattande som detaljerat och innehåller tydliga "skall-krav". Efter att driftentreprenaden startat verksamheten visar det sig att förfrågningsunderlaget har en del brister. Till exempel har upphandlingen gjorts med angivande av städmetod och städfrekvens utan att ange vilken städkvalitet som entreprenören skall leverera förutom att kvaliteten skall bibehållas eller öka ekonomi Målet för den ekonomiska besparingen med konkurrensutsättningen är att uppnå en 9%- ig vinstmarginal. I kronor innebar det 800 tkr per år. Utvärderingen visar att med beaktande av samtliga engångskostnader uppgår den årliga besparingen till 960 tkr under den treåriga kontraktsperioden. Om engångskostnaderna exkluderas blir den årliga besparingen tkr. Målet med den ekonomiska besparingen är därmed uppfyllt städkvalitet Driftentreprenadens andra syfte är att bibehålla eller öka städkvaliteten. I denna utvärdering har städkvaliteten klarlagts dels genom en objektiv granskning via en städkonsult, Städarkitekten, dels via en enkätundersökning till samtliga berörda städobjekt om den upplevda städkvaliteten. 28

43 Den upplevda städkvaliteten registrerades under senare delen av oktober 2013 och den uppmätta kvaliteten gjordes i månadsskiftet januari/februari Att de båda kvalitetsmätningarna gjordes vid skilda tidpunkter kan vara en del av förklaringen till att den uppmätta kvaliteten är väsentligt högre än den upplevda uppmätt städkvalitet Genom granskning av sammanlagt 66 lokaler på Tranängskolan, Limmaredskolan och förskolan Solhagen har en objektiv mätning av städkvaliteten med Svensk Standard INSTA 800 tagits fram. Av granskningen framgår att 3/4-delar av de granskade lokalerna har en städkvalitet som är acceptabel utifrån ovanstående resonemang beträffande kvaliteten i de olika nivåerna 0-5 enligt INSTA 800. Den resterande fjärdedelen av lokalerna har en undermålig städkvalitet. granskade lokaler och kvalitetsnivå kvalitetsnivå antal lokaler Andel 0 2 3% 1 4 6% % % % % Summa % Av de tre aktuella objekten har förskolan Solhagen en städkvalitet som är acceptabel för samtliga granskade lokaler. I Limmaredskolan är städkvaliteten acceptabel i 3/4-delar av de granskade lokalerna. Sex av tio granskade lokaler på Tranängskolan har den acceptabel städkvalitet. Eftersom entreprenadupphandlingen inte anger något mått på den städkvalitet som V- Städ skall leverera går det inte att hävda att entreprenören inte har levererat i överensstämmelse med avtalet trots redovisningen ovan att vissa lokaler, efter en objektiv mätning, har en städkvalitet som är undermålig upplevd städkvalitet Den genomförda enkätundersökningen visar att åtta av tio städobjekt upplever att det blivit förändringar i lokalvården sedan V-Städ övertog ansvaret. Av de 21 städobjekt som upplevt en förändring anser över åtta av tio att förändringarna är negativa. Bara tre objekt upplever att förändringarna är positiva. 29

44 Trots att flertalet av städobjekten upplevt en negativ förändring i samband med övergången till V-Städ instämmer drygt hälften av städobjekten helt eller delvis i påståendet att "på vår enhet upplever vi att städkvaliteten på V-Städs lokalvård är god". Svaren på påståendet fördelar sig på de fyra svarsalternativen enligt följande; upplevd städkvalitet På vår enhet upplever vi att städkvaliteten på V-Städs lokalvård är god antal objekt Andel instämmer helt 1 4% instämmer delvis 13 50% har delvis motsatt uppfattning 9 35% har helt motsatt uppfattning 3 11% summa % Sammanlagt 14 objekt har positiva svarsalternativ och 12 objekt har negativa svarsalternativ. Eftersom det inte finns någon mätning av upplevd städkvalitet när lokalvården var i kommunal regi är det inte möjligt att bedöma om städkvaliteten är oförändrad, har förbättrats eller försämrats med driftentreprenaden. 13 UTVECKLINGSOMRÅDEN Inledningsperioden med V-Städ som driftentreprenör av kommunens lokalvård var turbulent. Det förekom negativ kritik mot entreprenörens sätt att sköta lokalvården. Efter ett års entreprenaddrift är situationen betydligt lugnare. Den objektiva mätningen av städkvaliteten visar att 3/4-delar av granskade lokaler har en acceptabel städkvalitet. Av den genomförda enkäten framgår att drygt hälften av städobjekten, 54%, inställer helt eller delvis i påståendet att "på vår enhet upplever vi att städkvaliteten på V-Städs lokalvård är god". För att ytterligare förankra och förstärka driftentreprenaden bland kommunens verksamheter finns det skäl att vida en del förbättringsåtgärder beställarfunktion Kommunens beställarfunktion har på grund av ekonomiska skäl varit bristfälligt bemannad under entreprenadens första år. Kommunens fastighetschef har inom ramen för sina ordinarie uppgifter svarat för beställarfunktionen gentemot V-Städ. 30

45 En väl fungerande beställarfunktion hos kommunen är en förutsättning för att kunna följa upp V-Städ städkvalitet. Det är också en förutsättning för att kommunen skall kunna säkerställa att städkvaliteten upplevs som god på samtliga städenheter. Befattningen som beställare av lokalvård på deltid, 25% av hel tid, hos kommunen är besatt sedan årsskiftet 2013/ information Det är uppenbart att det finns brister hos kommunens verksamhetsföreträdare beträffande vad som ingår i V-Städs entreprenad. Varje verksamhetsenhet behöver ha detaljerad kunskap om vad som ingår i V-Städs entreprenad för respektive städobjekt. Denna kunskap är en förutsättning för att respektive städobjekt skall kunna bedöma om V-Städs städkvalitet är god komplettering av entreprenadavtal På grund av de brister som finns i förfrågningsunderlaget görs löpande ett inte oväsentligt antal tilläggsbeställningar som tillsammans med separata fakturor för varje tilläggsbeställning är tidsödande. För att förbättra smidigheten beträffande beställningsfunktionen gentemot V-Städ föreslås att entreprenadavtalet kompletteras efter förhandling med V-Städ med de lokalvårduppgifter som pga brister i förfrågningsunderlaget hamnat utanför driftentreprenadavtalet från oktober förnyad enkät / granskning Nuvarande driftentreprenadavtal löper på tre år med möjlighet för kommunen att förlänga avtalet i maximalt 36 månader. Som underlag inför beslut om eventuell förlängning av driftentreprenaden bör dels en ny objektiv granskning av städkvaliteten enligt INSTA 800 genomföras dels ny enkätundersökningen för att mäta hur den upplevda städkvaliteten har utvecklats kontaktperson För att underlätta kommunikationen mellan V-Städ och varje enskilt städobjekt anges i förfrågningsunderlaget att beställaren i kontraktet skall ange en kontaktperson för varje objekt. Kommunen har inte kunnat ange en kontaktperson för varje städobjekt, vilket bland annat har försvårat uppföljningen av levererade städtjänster. Snarast bör kommunen uppfylla villkoren i förfrågningsunderlaget och ange en kontaktperson för varje städobjekt. 31

46 13.6 Kvalitetssystem För att säkerställa kvaliteten på den av V-Städ utförda lokalvården föreslås att kommunen inleder samtal med entreprenören om att följa Svensk Standard INSTA 800 för kvalitetsuppföljningen. I den förteckning över städmetoder som ingår i entreprenaden bör samtal föras med V- Städ om att för vissa objekt - som är särskilt hårt belastade - under viss del av året ersätta torrmoppning med våtmoppning Personalfortbildning Kombinerat med tillämpandet av ett kvalitetssystem enligt punkt 12.6 ovan bör även frågan om lokalvårdarnas fortbildning, t.ex. fullföljandet av ovan nämnda PRYLutbildning som inleddes i kommunen lokalvårdsorganisation, aktualiseras hos entreprenören. Inom ramen för utbildning i Svensk Standard INSTA 800 finns utbildning för kontaktpersoner. Kommunens kontaktperson fungerar som beställare av lokalvårdsuppdrag och har ansvaret för kvalitetsuppföljning av levererade lokalvårdstjänster. Kontaktpersoner föreslås genomgå denna utbildning för att säkerställa erforderlig kompetens hos kommunen för uppföljning av entreprenaduppdraget. Tranemo den 14 februari 2014 Perallan Orrbeck 32