Sammanträde med regionstyrelsen den 13 januari 2015

Transkript

1 1 (2) Föredragningslista Sammanträde med regionstyrelsen den 13 januari 2015 Plats: Sessionssalen, Residenset, Vänersborg Tid: Kl Inledande formalia Mötets öppnande Upprop Val av justerare Justeringsdatum Beslutsärenden Fullmäktigeärenden 1. Utredning och översyn av regionarkivet Diarienummer RS Överlämnande av allmänna handlingar i samband med ny politisk organisation av patientnämnderna vid årsskiftet 2014/2015 Diarienummer RS Revidering av Maritim strategi för Västra Götaland 2014 Diarienummer RS Föredragning 4. Ansökan om medlemskap i Kommunalförbundet ambulanshelikopter Värmland - Dalarna Diarienummer RS Styrelseärenden 5. Regionbidrag till förenings- och folkrörelsearkiven i Västra Götaland Diarienummer RS Plan för fortsatt arbete med e-handel- förslag från servicenämnden Diarienummer RS Reviderad delegeringsordning för regionstyrelsen Diarienummer RS Avståendeförklaringar Diarienummer RS (utdelas) Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Residenset Torget Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: regionstyrelsen@vgregion.se

2 Föredragningslista från regionstyrelsen, (2) 9. Västra Götalandsregionens representanter i dialog med förhandlingsmännen för Sverigeförhandlingen Diarienummer RS Yttrande över En lag om upphandling av koncessioner (SOU 2014:69) Länk till utredning: Diarienummer RS Delegeringsärenden Diarienummer RS Anmälningsärenden Diarienummer RS Valärenden Diarienummer RS Övriga frågor Information A. Information från regiondirektören B. Halvdagsseminarium: Sjukvårdsutbud Stor-Göteborg Kl : Johnny Magnusson Ordförande Tänk på miljön Res gärna kollektivt ( ).

3 Ärende 1

4

5

6 Västra Götalandsregionen 1 (17) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer RS Västra Götalandsregionen Regionkansliet/administrativa avd. Handläggare: Jennie Jevinger Telefon: E-post: jennie.jevinger@vgregion.se Till Ägarutskottet Utredning och översyn av regionarkivet Förslag till beslut Ägarutskottet föreslår att regionstyrelsen beslutar att föreslår regionfullmäktige besluta följande: 1. Förslag till Reglemente för arkivnämnden för Västra Götalandsregionen och Göteborgs kommun fastställs. 2. Förslag till Avtal om samverkan i gemensam arkivorganisation fastställs. Ägarutskottet föreslår att regionstyrelsen för egen del beslutar följande: 1. Verksamhetsanalysen överlämnas till arkivnämnden. 2. Arkivnämnden uppmanas att under hösten 2015 redovisa åtgärder som genomförts med anledning av verksamhetsöversynen. Ägarutskottet beslutar för egen del följande: 1. Ägarutskottets uppdrag ( , punkt 1) till regiondirektören att tillsammans med representant för Göteborgs Stad göra en översyn beträffande arkivnämndens verksamhet och föreslå eventuella ändringar i samverkansavtal och reglemente förklaras fullgjort. Sammanfattning av ärendet Arkivnämnden är arkivmyndighet med huvuduppdraget att ansvara för driften av gemensamma arkiv i Västra Götalandsregionen (VGR) och Göteborg Stad, utöva tillsyn samt vara rådgivare. Regionarkivets verksamhet i nuvarande form startade för 15 år sedan. Verksamheten finansieras till 60 procent av VGR och 40 procent av Göteborgs Stad. Göteborgs Stad är administrativ huvudman för arkivnämnden. Ägarutskottet beslöt att genomföra en översyn av regionarkivets verksamhet. En arbetsgrupp har sett över arbetsformer, former för samverkan och dialog för ledning och styrning av arkivnämnden. Arbetet har resulterat i förslag till förändringar/uppdateringar i de två styrande dokumenten Reglemente för arkivnämnden och Avtal om samverkan i en gemensam arkivorganisation Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

7 Datum (17) Diarienummer RS Översyn och utvärdering av verksamheten har gjorts av ett konsultbolag som bedömt om verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt och effektivt sätt samt beskrivit vilka framtida utmaningar verksamheten står inför. Utifrån genomlysningen av verksamheten kan konstateras att ett förändringsarbete av organisationen, ledning och styrning samt verksamhetsutveckling behöver genomföras i enlighet med den av konsulterna redovisade rapporten. Ett stort ansvar vilar på förvaltningsledningen och nämnden att fullfölja förändringsarbetet. Med föreslagna åtgärder finns goda förutsättningar för att driva verksamheten ändamålsenligt i nuvarande organisationsform. Fördjupad beskrivning av ärendet Bakgrund Arkivnämnden för Västra Götalandsregionen (VGR) och Göteborgs Stad är en gemensam nämnd organiserad inom Göteborgs Stad. Regionarkivets verksamhet i nuvarande form startade för 15 år sedan. I skrivelse , Dnr , från arkivnämnden framför nämnden önskemål om att verksamheten analyseras samt att samverkansavtalet mellan huvudmännen och reglemente för arkivnämnden ses över. Ägarutskottet beslöt att uppdrag år regiondirektören att tillsammans med representant för Göteborgs stad göra en översyn beträffande arkivnämndens verksamhet och föreslå eventuella ändringar i samverkansavtal och reglemente. Kommunstyrelsen i Göteborgs Stad beslöt att ge stadsledningskontoret i uppdrag att i samverkan med berörda aktörer genomföra en översyn och utvärdera Regionarkivets verksamhet. Regionkansliet redovisar i detta tjänsteutlåtande förslag med anledning av ägarutskottets uppdrag. Ett likalydande tjänsteutlåtande jämte bilagor behandlas i kommunstyrelsen och i kommunfullmäktige i Göteborgs stad. Arkivnämnden Arkivnämnden är arkivmyndighet med huvuduppdraget att ansvara för driften av gemensamma arkiv i VGR och Göteborgs Stad, utöva tillsyn, vara rådgivare till huvudmännens myndigheter vad avser arkivbildning och arkivvård. Uppdraget omfattas även av att hålla föreningsarkiv d.v.s. arkiv som tar emot och bevarar handlingar för vissa föreningar. Regionarkivets verksamhet i sin nuvarande form har funnits i 15 år. Verksamheten finansieras till 60 procent av VGR och 40 procent av Göteborgs Stad. Antalet anställda i förvaltningen är 64 personer. Region- och kommunbidrag uppgick 2013 till kr samt övriga intäkter till kr. Verksamheten, finns i Vänersborg och Göteborg där arkivhandlingarna förvaras. Omkring hyllmeter arkiv är fördelade i två stora depåer. Göteborgs Stad är administrativ huvudman för arkivnämnden. Det innebär att arkivnämnden ska följa Göteborgs Stads regelverk, policys och riktlinjer. Båda huvudmännen har uppsiktsplikt över nämnden enligt kommunallagen.

8 Datum (17) Diarienummer RS Regionarkivets verksamhet styrs av reglemente för arkivnämnden för VGR och Göteborgs Stad, jämte avtal om samverkan i en gemensam arkivorganisation. Båda styrdokumenten upprättades Kritik och synpunkter från stadsrevisionen och revisorer för VGR Revisorer för Västra Götalandsregionen och Stadsrevisionen riktade för verksamhetsåret 2012 en sammanvägd kritik mot arkivnämnden i form av en anmärkning. Kritiken motiverades utifrån brister som iakttagits i granskningen inom fyra delområden: Nämnden hade för tredje året i rad uppvisat brister i uppträdandet som upphandlande myndighet. Nämnden hade brustit i sin ekonomistyrning vilket medförde att det redovisade årsresultatet uppgick till kr. Det egna kapitalet kom därigenom att bli kr. Nämnden hade inte genomfört någon riskanalys för verksamhetsåret eller för egen del antagit regler och anvisningar för den interna kontrollen. Nämnden saknade mål för arbetsmiljön i den egna verksamheten. Revisorer för Västra Götalandsregionen och Stadsrevisionen bedömde efter 2013 års granskning att arkivnämnden vidtagit tillräckliga åtgärder för att avhjälpa de brister som sammantaget föranledde revisionskritik år Kritiken kvarstår därför inte. Arkivnämnden redovisade efter årsbokslutet 2012 ett resultat på minus kr och ett negativt eget kapital på kr. År 2013 blev resultatet ett överskott på kr. Nämndens egna kapital 2014 är kr. Nämnden har upprättat en handlingsplan för återställande av eget kapital. Utifrån handlingsplanen som arkivnämnden upprättat beslutade kommunstyrelsen att bevilja nämnden en längre period än vad gällande regelverk medger för att återställa nämndens egna kapital. Beslutet betyder att arkivnämnden har till och med 2015 på sig att återställa sitt egna kapital. Samtidigt beslutades att arkivnämnden ska utöka antalet skriftliga rapporter till kommunstyrelsen om hur arbetet med återställandet av eget kapital fortgår. Nämndens senaste prognos efter augusti visar på ett överskott på kr för 2014 vilket är i linje med nämndens åtgärdsplan för att återställa det egna kapitalet. Uppdragets genomförande Översyn av samarbetsavtal och reglemente En arbetsgrupp med representanter från Västra Götalandsregionen och Göteborgs stad har sett över arbetsformer, former för samverkan för ledning och styrning av arkivnämnden. Arbetet har resulterat i förslag till förändringar/uppdateringar i de två styrande dokumenten från 1999, Reglemente för arkivnämnden och Avtal om samverkan i en gemensam arkivorganisation I förslaget Reglementet för arkivnämnden har språkliga redigeringar och förtydliganden gjorts. I förslaget Avtal om samverkan i en gemensam arkivorganisation har omarbetningar gjorts. De viktigaste förändringarna redovisas nedan. 11 är ny Huvudmännen ska utse var sin kontaktperson gentemot regionarkivet

9 Datum (17) Diarienummer RS Under stycket Ekonomi har texten Vid eventuell uppkomst om negativt eget kapital ska detta regleras, där huvudmännen bidrar enligt andelstalen tagits bort. Till stycket om lokaler har ett tillägg gjors om att akivnämnden ska använda sig av Göteborg Stads lokalsekretariat för beredning av lokalärenden. Dessutom har språkliga justeringar och uppdateringar gjorts i dokumentet. Översyn av verksamheten Översyn och utvärdering av verksamheten har gjorts av konsultbolaget Acando. De har genomfört en genomlysning av verksamheten och gjort en bedömning om verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt och effektivt sätt. Konsulterna har också beskrivit vilka framtida utmaningar verksamheten står inför. Konsulternas översyn redovisas i en rapport som finns tillgänglig på regionkansliet. Rapportens innehåll är avstämt med Regionarkivet. Analysen bygger på konsulternas uppfattning och på deras bild av verksamheten. Sammanfattning av konsultrapporten. Utvärderingen och översynen av regionarkivets verksamhet har genomförts genom verksamhets- och intressentintervjuer och analys av tillgängligt internt material. 30 personer inom arkivnämnden, Regionarkivet, Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad har intervjuats. Referensramen är aktuell lagstiftning och material från Sveriges Kommuner och Landsting rörande verksamhetsstyrning och kommunal effektivitet. Uppdraget har avgränsats till att studera gränssnitt mellan regionarkivets uppdrag och myndigheter och bolag inom Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad. De primära fokusområdena har varit övergripande ledning och styrning, depåverksamheterna och enheten för Tillstånd och Rådgivning. Av verksamhetsöversynen framgår att regionarkivet i nuläget saknar en tydligt uttalad målbild för var verksamheten som helhet ska befinna sig i framtiden. Ekonomistyrning, verksamhetsstyrning eller målstyrning används inte systematiskt som verktyg för att styra och leda verksamheten. Regionarkivets organisationsstruktur är otydlig. Strukturen har oklar logik i enhetsindelning och i resursdisposition mellan enheterna. Analysen pekar på att regionarkivet står inför ett antal utmaningar till exempelvis: Avsaknaden av en styrningsstruktur som styr hela verksamheten Nuvarande organisationen behöver ses över, organisationsmodellen och logiken bör bli tydlig och stödja det uppdrag som arkivnämnden fått Utvecklingsfrågorna har inte någon tydlig koppling till en målbild Det finns inte någon uttalad projektmetodik för att hålla samman, styra och följa upp pågående projekt Regionarkivet står inför stora utmaningar inom IT-området, både gällande val av teknik och format för hur information ska långtidslagras och på ett effektivt sätt kunna tillhandahållas och tillgängliggöras Vad gäller arkivfrämjande aktiviteter har informationsbevarande haft högsta prioritet. Bred tillsyn enligt arkivlagstiftningen och en proaktiv strukturerad styrning av verksamheten, konkreta mål och ett långsiktigt perspektiv har fått stå tillbaka. För regionarkivets intressenter har detta resulterat i en upplevd bristande tillgänglighet och stöd i arkivfrågor.

10 Datum (17) Diarienummer RS Mot bakgrund av vad som framgår av verksamhetsanalysen är det svårt att bedöma om verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt och effektivt sätt. Av genomförda intervjuer upplever konsultbolaget att det finns goda möjligheter att genomföra de i verksamhetsanalysen föreslagna förbättringarna och att det generellt sett finns stöd för förändringsarbete hos såväl medarbetare som övriga intressenter. Utifrån de intervjuer som gjorts kan det konstateras att i det dagliga arbetet utförs många bra insatser och att det finns en insikt om och önskemål om att utveckla verksamheten. Det finns en stor efterfrågan på regionarkivets kompetens och en önskan om ett närmare samarbete med intressenterna. Beredning Ärendet har beretts av en arbetsgrupp bestående av tjänstemän från Göteborgs Stad och Västra Götalandsregionen. Regionkansliets och Stadsledningskontorets slutsatser Utifrån den genomlysningen som gjorts av verksamheten kan konstateras att ett förändringsarbete av organisationen, ledning och styrning samt verksamhetsutveckling behöver genomföras. Regionarkivet har från och med september en ny förvaltningschef på plats. Regionarkivet har påbörjat förbättringsarbetet. Den kritik revisorerna för Västra Götalandsregionen och stadsrevisionen har framfört kvarstår inte, nämnden har också förbättrat sin ekonomi och fullföljer planen med att återställa eget kapital. Rapporten om verksamhetsöversyn tar upp förslag på förbättringar och att det finns stora möjligheter att genomföra dessa i organisationen. Ökad samverkan mellan huvudmännen behövs. Arbetsgruppen föreslår att kontaktpersonerna bereder underlag till den årliga politiska budgetberedningen och sammankallar årligen till avstämningsmöte. Formaliserade årliga budgetmöten där budgetframställningar m.m. samlas ihop ger bättre planeringsförutsättningar för arkivnämnden och förvaltningen. Ett stort ansvarar vilar på förvaltningsledningen och nämnden att fullfölja förändringsarbetet och där är konsultrapporten är ett stöd. Med föreslagna åtgärder finns goda förutsättningar för att driva verksamheten ändamålsenligt i nuvarande organisationsform. Regionkansliet och Stadsledningskontoret kommer löpande följa förändringsarbetet i regionarkivet.

11 Datum (17) Diarienummer RS Regionkansliet Ann-Sofi-Lodin Regiondirektör Bengt Säterskog Administrativ direktör Bilaga Förslag, Reglemente för arkivnämnden för Västra Götalandsregionen och Göteborgs kommun Förslag, Avtal om samverkan i gemensam arkivorganisation Ägarutskottets beslut , 65, (avseende avsnittet Arkivnämnden) Rapporten Utvärdering och översyn av Arkivnämndens verksamhet finns tillgänglig på Regionkansliet och Stadsledningskontoret. Beslutet skickas till Regionstyrelsen Bengt Säterskog Arkivnämnden arkivnamnden@arkivnamnden.goteborg.se efter regionstyrelsen och regionfullmäktiges beslut Kommunstyrelsen efter regionstyrelsen och regionfullmäktiges beslut Frank Lund frank.lund@stadshuset.goteborg.se efter regionstyrelsen och regionfullmäktiges beslut

12 Datum (17) Diarienummer RS Reglemente för arkivnämnden för Västra Götalandsregionen och Göteborgs kommun Arkivnämndens huvuduppgift 1 Arkivnämnden för Västra Götalandsregionen och Göteborgs kommun är en gemensam nämnd enligt 3 kap 3 a kommunlagen organiserad inom kommunen. Arkivnämnden är arkivmyndighet för Västra Götalandsregionen och Göteborgs kommun. I dess uppgifter och ansvar ingår att förelägga respektive fullmäktige de förslag till föreskrifter som krävs inom området, svara för anvisningar till och tillsyn över regionens och kommunens myndigheter vad avser arkivbildning och arkivvård samt ansvara för driften av gemensamma arkiv i regionen och kommunen. Allmänna uppgifter och befogenheter 2 Arkivnämnden ska tillse att den är så informerad att den kan ta sitt ansvar för verksamheten. Arkivnämnden ska ge vägledning och råd till verksamheterna i frågor som rör arkivnämndens verksamhetsområde. Arkivnämnden har personalansvaret inom sitt verksamhetsområde och svarar därmed för personalpolitiska och personaladministrativa beslut för sina arbetstagare, om inte personaloch arbetsmarknadsutskottet tillagts särskilda befogenheter enligt kommunfullmäktiges och kommunstyrelsens delegationsordning. Arkivnämnden får besluta om att ingå kollektivavtal med tillämpning inom nämndens verksamhetsområde och på villkor, som personal- och arbetsmarknadsutskottet äger ange. Arkivnämnden ska inom sitt verksamhetsområde avge de yttranden och lämna de upplysningar som kan begäras av respektive fullmäktige och styrelse samt regionens och kommunens övriga nämnder. Arkivnämnden får infordra yttranden och upplysningar från dessa övriga nämnder när det behövs för att den ska kunna fullgöra sina uppgifter. Arkivnämnden ska i övrigt fullgöra de uppdrag som framgår av arkivreglementet, samarbetsavtalet och vad respektive fullmäktige eller styrelse överlämnat till arkivnämnden. Göteborgs kommun är administrativ huvudman för nämnden.

13 Datum (17) Diarienummer RS Arkivnämnden har inom sitt förvaltningsområde rätt att själv eller genom ombud föra Västra Götalandsregionens och Göteborgs kommuns talan i mål eller ärenden när detta följer av lag eller annan författning eller kommunfullmäktigs beslut. att anta ackord och avskriva fordringar och att inom ramen för beviljade anslag inrätta och lönesätta befattningar i den omfattning som framgår av särskilda föreskrifter. 4 Arkivnämnden ska lämna upplysningar, vägledning, råd och annan sådan hjälp till enskilda i frågor som rör arkivnämndens verksamhetsområde. Varje ärende där någon enskild är part ska handläggas så enkelt, snabbt och billigt som möjligt utan säkerheten eftersätts. När arkivnämnden eller dess förvaltning tar emot ansökan i ett ärende som inte kan avgöras inom en snar framtid bör när så inte är olämpligt eller svårgenomförbart den sökande underrättas om att ansökan har kommit in och vem som kommer att handlägga ärendet samt om möjligt när ärendet förväntas bli avgjort. Arkivnämnden och dess förvaltning ska sträva efter att uttrycka sig lättbegripligt och i övrigt underlätta för den enskilde att ha med arkivnämnden att göra. 5 Utöver vad som följer av förvaltningslagens föreskrifter om myndigheternas serviceskyldighet gentemot enskilda ska arkivnämnden svara för allmän information i frågor som rör dess verksamhetsområde. 6 Om inte arkivnämnden bestämmer annat, ska handlingar som utfärdas på dess vägnar undertecknas av ordföranden. Vid förfall för ordföranden inträder i dennes ställe vice ordförande och, vid förfall även för sådan, den ledamot som istället utses av arkivnämnden. Motsvarande regler gäller för utskott inom arkivnämnden. Delegationsbeslut fattas i arkivnämndens namn. Handlingar som utfärdas med anledning av sådant beslut ska, om inte annat beslutas av arkivnämnden, undertecknas av delegaten.

14 Datum (17) Diarienummer RS Förvaltningschefs rätt/skyldighet att anteckna sin mening i protokollet 7 Arkivnämnden ska i sina protokoll låta förvaltningschefens mening antecknas i frågor av väsentlig ekonomisk betydelse. Förvaltningschefen är skyldig att i protokollet ge sin mening tillkänna i fråga om förslag som inte är uttryckligen finansierade. Delgivning 8 Delgivning med arkivnämnden kan förutom med ordföranden ske med förvaltningschefen eller med den som enligt särskilt beslut av nämnden innehar fullmakt att förträda nämnden i ärendet eller som annars tillagts behörighet att ta emot delgivningar för nämndens räkning. Arkivnämndens regelgivning 9 Innan arkivnämnden beslutar eller föreslår en föreskrift, ska den noga överväga om det är den mest ändamålsenliga åtgärden. Föreskrifter ska vara enkla, klara och lätta att överblicka. Arkivnämnden ska fortlöpande se över sina föreskrifter och pröva om de behövs och om de är lämpligt utformade. Antal ledamöter och ersättare mm 10 Regionfullmäktige och kommunfullmäktige väljer vardera 3 ledamöter och 3 ersättare för fyra år, räknat från och med den 1 januari året efter det år då val av fullmäktige har ägt rum. Ordförande och vice ordförande 11 Respektive fullmäktige väljer för mandattiden bland arkivnämndens ledamöter en ordförande och en vice ordförande enligt reglerna i samverkansavtalet.

15 Datum (17) Diarienummer RS Ordföranden ska leda, samordna och övervaka arkivnämndens verksamhet. Vice ordförande biträder ordföranden vid fullgörande av denna uppgift. Vid förfall för ordföranden inträder i dennes ställe vice ordförande. Om varken ordföranden eller vice ordförande kan närvara vid sammanträde med arkivnämnden, utser nämnden annan ledamot att för tillfället föra ordet. 13 Om ordföranden på grund av sjukdom eller annars för längre tid är hindrad att fullgöra sitt uppdrag, får arkivnämnden utse annan ledamot att som ersättare för ordföranden fullgöra dennes uppgifter. Ersättares tjänstgöring mm 14 Om inte något annat är särskilt föreskrivet gäller följande i fråga om ersättarnas tjänstgöring. Ersättarna ska tjänstgöra enligt den mellan dem bestämda ordningen. En ersättare som har börjat tjänstgöra har dock alltid företräde oberoende av turordningen. En ersättare som avbryter tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får åter tjänstgöra, sedan ärendet har handlagts. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde eller till ett fortsatt sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare har trätt in i ledamotens ställe. En ledamot som har avbrutit tjänstgöringen vid ett sammanträde på grund av något annat hinder än jäv får därefter under samma dag inte tjänstgöra vid sammanträdet. 15 Ersättare har rätt att delta i överläggningarna men inte i besluten samt rätt att få sin mening antecknad i protokollet.

16 Datum (17) Diarienummer RS Kallelse till sammanträde med Arkivnämnden 16 Kallelse till sammanträde med arkivnämnden bör tillställas ledamöterna och ersättarna i god tid före sammanträdet och samtidigt bör uppgift lämnas om de ärenden, som förväntas bli behandlade vid sammanträdet. Ledamot eller ersättare som är hindrad närvara vid sammanträde bör skyndsamt anmäla detta. Närvarorätt för regionråd och kommunalråd 17 Regionråd och kommunalråd med områdesansvar för arkivnämndens verksamhetsområde har rätt att delta i nämndens sammanträden och har därvid rätt att delta i överläggningarna men inte i besluten samt rätt att få sin mening antecknad i protokollet. Detta reglemente gäller från och med i Västra Götalandsregionen och i Göteborgs kommun.

17 Datum (17) Diarienummer RS Avtal om samverkan i en gemensam arkivorganisation Västra Götalandsregionen (VGR) genom regionstyrelsen och Göteborgs kommun genom kommunstyrelsen träffar följande avtal om samverkan i en gemensam nämnd för Regionens arkiv och Göteborgs stadsarkiv. Syfte 1 Västra Götalandsregionen och Göteborgs kommun har båda behov av att omhänderta stora volymer av kvalificerat arkivmaterial. Det är nödvändigt att försäkra sig om att befintligt material får en säker behandling med god tillgänglighet och att nya rationella metoder för arkivhantering utvecklas och används. Parternas resurser har samordnats i en gemensam organisation. Arkivnämnden ska arbeta efter det arkivreglemente som huvudmännen har beslutat om. Samarbetsform 2 Samarbetet sker i en gemensam nämnd enligt 3 kap 3 a kommunallagen. Nämnden inrättades 1 mars 1999 i Göteborgs kommun och ingår i dess organisation. Göteborgs kommun är administrativ huvudman för nämnden. Uppgifter 3 Nämnden ska vara arkivmyndighet för Västra Götalandsregionen och Göteborgs kommun. I dess uppgifter och ansvar ingår att förelägga fullmäktige de förslag till föreskrifter som krävs inom området, svara för anvisningar till och tillsyn över Västra Götalandsregionen och Göteborgs kommuns nämnder och styrelser vad avser arkivbildning och arkivvård samt ansvara för driften av de centrala arkiven enligt 10 nedan. Nämndorganisationen 4 Nämnden benämns Arkivnämnden för Västra Götalandsregionen och Göteborgs kommun. För nämnden ska gälla bifogade reglemente som ska fastställas av respektive fullmäktige. Parterna ska utse vardera lika många ledamöter och ersättare. Ordförandeskapet ska växla mellan parterna och följa mandatperioderna. Inför mandatperioden står kommunen i tur att utse ordförande och VGR vice ordförande.

18 Datum (17) Diarienummer RS Nämndens behörighet och befogenheter regleras i dess reglemente, arkivreglementena för Västra Götalandsregionen och Göteborgs kommun, vad i övrigt sägs i detta avtal samt av parterna lämnade budgetriktlinjer. Vid motsägelser ska bestämmelserna ha företräde i nu nämnd ordning. 6 Nämnden ska inom ramen för sitt reglemente själv bestämma sina arbetsformer. Parterna är dock överens om att nämnden regelbundet bör förlägga sammanträden till Vänersborg och Göteborg. 7 Sammanträdesarvoden och andra förmåner till ledamöter och ersättare ska utgå enligt Västra Götalandsregionen bestämmelser för ledamöter och ersättare som utsett av denna och enligt kommunens bestämmelser till ledamöter och ersättare som utsett av denna Till ordförande och vice ordförande i nämnden utgår fasta arvoden enligt kommunens bestämmelser. Arkivreglemente mm 8 Förutsättningarna för Västra Götalandsregionens och Göteborgs kommuns arkivbildning och arkivvård ges i gällande lagar och arkivreglementen fastställda av respektive fullmäktige. Parterna är ense om att arkivreglementena ska ha samma huvudsakliga uppbyggnad och inriktning med de anpassningar som krävs för respektive parts organisation. Arkivreglementena ska därför utarbetas i nära samarbete mellan parterna. Förvaltningsorganisationen 9 Arkivverksamheten ska under arkivnämnden bedrivas inom förvaltningen Regionarkivet. 10 Verksamheten inom Regionarkivet ska ledas av förvaltningschef som också ska vara verkställande tjänsteman för arkivnämnden. Nämnden ska samråda med kommunstyrelsen vid tillsättande av förvaltningschef om inte annat beslutas av kommunstyrelsen. Nämnden ska se till att en instruktion för förvaltningschefen upprättas och antas.

19 Datum (17) Diarienummer RS Huvudmännen ska utse var sin kontaktperson gentemot regionarkivet. Ansvar mot tredje part 12 Arkivnämnden ska överta ansvaret för civilrättsliga förpliktelser och rättigheter avseende den verksamhet som övergår till nämnden. Västra Götalandsregionen och Göteborgs kommun svarar gemensamt för förpliktelser som arkivnämnden kan komma att ikläda sig. Nämnden företräder de samverkande parterna i tvist med tredje part. Nämnden ska därvid biträdas av Göteborgs stadskanslis juridiska enhet. Denna ska samråda med Västra Götalandsregionens chefsjurist. Revision Insyn 13 Nämnden är enligt lag redovisningsansvarig inför både regionfullmäktige och kommunfullmäktige. Revision utförs av såväl Västra Götalandsregionens och Göteborgs kommuns revisorer. Nämnden ska därutöver på begäran av regionstyrelsen och kommunstyrelsen lämna de upplysningar som önskas. Regionråd och kommunalråd, med områdesansvar, ska ha rätt att närvara vid nämndens sammanträden och delta i överläggningarna. Ekonomi 14 A. Andelstal Baserat på en sammanvägning av verksamhetens omfattning och befolkningsunderlag är respektive huvudmans andel i arkivnämnden: Västra Götalandsregionen 60 % och Göteborgs kommun 40 %. B. Ekonomiskt bidrag till arkivnämnden Huvudmännen ska årligen, inom ramen för den årliga budgetprocessen, besluta om nästkommande års bidrag till arkivnämnden. Respektive huvudmans bidrag ska utgå enligt andelstalet. C. Resultatredovisning och resultattäckning Nämnden ingår i Göteborgs kommuns organisation och kommunen ska uppta hela nämndens resultat- och balansräkning i kommunens koncernredovisning. Arkivnämndens resultat ska balanseras till nästkommande år i nämndens balansräkning. D. Ekonomistyrning mm

20 Datum (17) Diarienummer RS Arkivnämnden ska följa Göteborgs kommuns riktlinjer för genomförande av budget samt övriga föreskrifter och anvisningar inom ekonomiområdet. E. Medelsförvaltning Arkivnämnden ingår i Göteborgs kommuns organisation och medelsförvaltning, likviditetsförsörjning samt lång upplåning (kommunskuld) vid investeringsbehov ska ske genom Göteborgs koncernbank. Anslutning av arkivnämnden till Göteborgs koncernbanksystem regleras i särskilt avtal mellan arkivnämnden och koncernbanken. Parterna ska till arkivnämnden månatligen utbetala 1/12 av årsbidraget. Detta ska finnas tillgängligt på arkivnämndens bankkonto vid tidpunkt som gäller enligt Göteborgs stads koncernbanks ordinarie rutiner för utbetalning av kommunbidrag. F. Avgifter Regionarkivet får ta ut avgifter i enlighet med bestämmelserna i respektive arkivreglemente för Västra Götalandsregionen och Göteborgs kommun. Lokaler 15 Arkivnämnden skall verka för att de lokaler nämnden disponerar utnyttjas så rationellt som möjligt och att lokaler som inte är nödvändiga för verksamheten avvecklas. Vid behov av inhyrning av lokal, större ombyggnad av lokal för verksamheten ska nämnden informera Västra Götalandsregionen samt överlämna ärendet till Göteborgs kommuns lokalsekretariat för beredning. Samråd ska ske med Västfastigheter. Före tecknade av hyreskontrakt ska yttrande från lokalsekretariat bifogas till nämndens beslut. Upplösning av samarbetet 16 Om parterna enats om att samarbetet ska upphöra eller endera parten sagt upp avtalet till upphörande ska följande gälla. 17 Verksamheten vid Regionarkivet Vänersborg och verksamheten avseende Västra Götalandsregionens samlingar vid Region- och Stadsarkivet Göteborg övergår till VGR. 18 Vardera parten ska överta ansvaret för de samlingar som hör till respektive part. Samtliga arkivhandlingar som skapats inom de tre tidigare landstingen samt de handlingar som tillkommer som ett resultat av Västra Götalandsregionens verksamhet övertar VGR. Samtliga arkivhandlingar som skapats i verksamhet

21 Datum (17) Diarienummer RS som Göteborgs Stad bedrivit samt de handlingar som tillkommer som ett resultat av kommunens verksamhet övertar kommunen. Lokaler som hyrs av tredje part ska hänföras till den part som har störst andel av verksamheten i lokalen. 19 Anläggningstillgångar anskaffade från och med 1999 samt omsättningstillgångar ska skiftas enligt andelstalet med det värde de är upptagna i balansräkningen. Motsvarande fördelning ska göras av skulder och eget kapital. 20 Skifte av materiella tillgångar såsom inventarier ska göras till den verksamhetsenhet där de är permanent placerade. Eventuella differenser mellan dessa tillgångars värde och skiftningsvärdet enligt andelstalet ska regleras genom ekonomisk ersättning (lösen). 21 Vardera parten har rätt att tillgodogöra sig rättigheter respektive är skyldig att fullgöra förpliktelser hänförliga till arkivenhet som hemförts, oavsett när rättigheten/skyldigheten uppkommit om inte särskild överenskommelse träffats om annat. Om fördelning inte på ett naturligt sätt kan ske enligt föregående stycke ska en uppdelning av rättighet respektive ansvar göras enligt ovan angivna andelstal. Konfliktlösning 22 Tvist om avtalets innehåll och tillämpning ska i första hand hänskjutas till förhandlingar mellan regionstyrelsen och kommunstyrelsen. Om enighet därvid inte kan uppnås ska tvisten hänskjutas till skiljedom enligt vid tillfället gällande lagstiftning om skiljemannaförfarande. Förfarandet ska äga rum i Vänersborg. 23 Tvist mellan en nämnd/förvaltning och arkivnämnden som avser tillämpningen av gällande arkivbestämmelser och arkivnämndens befogenheter ska avgöras enligt regionens respektive kommunens interna regler för tvistlösning.

22 Datum (17) Diarienummer RS Giltighet 24 Avtalet gäller, under förutsättning av regionfullmäktiges och kommunfullmäktiges godkännande, från och med den och till och med Om ingen av parterna senast skriftligen sagt upp avtalet förlängs det att gälla tills vidare med två kalenderårs uppsägningstid. 25 Inträffar förhållanden som väsentligt påverkar förutsättningarna för detta avtal har part rätt att påkalla förhandlingar om anpassning av avtalet. Om det åberopade förhållandet inte orsakats eller kunnat påverkas av parterna är parterna ense om att en sådan anpassning ska ske. Vänersborg den Göteborg den

23

24

25 Ärende 2

26 Västra Götalandsregionen 1 (2) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer RS Västra Götalandsregionen Regionkansliet/administrativa avdelningen Handläggare: Jennie Jevinger Telefon: E-post: jennie.jevinger@vgregion.se Till Regionstyrelsen Överlämnande av allmänna handlingar i samband med ny politisk organisation av patientnämnderna vid årsskiftet 2014/2015 Förslag till beslut Regionstyrelsen föreslår att regionfullmäktige beslutar följande: 1. Allmänna handlingar i pågående ärenden samt övriga för verksamheten nödvändiga handlingar ska lämnas över från Patientnämnderna Borås, Göteborg och Uddevalla till den nya patientnämnden Väster. Sammanfattning av ärendet Regionfullmäktige beslöt om detaljutformning av den politiska organisationen Vid den förändrade politiska organisationen som genomförs vid årsskiftet 2014/2015 med anledning av fullmäktiges beslut, kommer nuvarande fyra patientnämnder att utökas till fem patientnämnder. Detta innebär att en ny patientnämnd, patientnämnden Väster, bildas. Verksamheten inom Patientnämnderna i Borås, Göteborg och Uddevalla blir delvis förändrade då dessa nämnder var och en fr.o.m. 1 januari 2015 har ett något mindre geografiskt område till förmån för Patientnämnden Väster. Patientnämnderna Borås, Göteborg och Uddevalla föreslår därför att regionstyrelsen föreslår att regionfullmäktige beslutar att i samband med ny politisk organisation av patientnämnderna vid årsskiftet 2014/2015 ska allmänna handlingar i pågående ärenden samt övriga för verksamheten nödvändiga handlingar lämnas över från Patientnämnderna Borås, Göteborg och Uddevalla till den nya myndigheten som ska överta verksamheten. Regionkansliet Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Bengt Säterskog Administrativ direktör Bilaga Beslut från Patientnämnderna Borås, Göteborg och Uddevalla daterat Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

27 Datum (2) Diarienummer RS Beslutet skickas till Patientnämnderna efter regionfullmäktiges beslut Arkivnämnden efter regionfullmäktiges beslut Diariet för kännedom

28

29

30

31 Ärende 3

32

33 RS Bilaga 1. FÖRSLAG (revidering av 2008 års strategi) (Några redaktionella justeringar har gjorts i detta dokument förhållande till det dokument som BHU behandlade). Maritim strategi för Västra Götaland 1

34 Maritim strategi för Västra Götaland Innehållsförteckning: Bakgrund Maritim strategi för Västra Götaland avgränsningar Syftet med en maritim strategi Vision för Västra Götaland som maritim region Det maritima områdets betydelse för Västra Götaland Havsmiljön i Västra Götaland Slutsatserna i rapporten Maritima kluster i Västra Götaland Samverkan och partnerskap mellan aktörerna i maritima sektorn Maritimt handlingsprogram för Västra Götaland Den nationella maritima strategin betydelse för Västra Götaland Blue growth möjligheter till internationell samverkan för Västra Götaland Sammanfattande bedömning: Inriktning för den maritima strategin 2

35 Maritim strategi för Västra Götaland Bakgrund Under 2012 utarbetade VGR, GU och Chalmers en gemensam utredning om utvecklingsmöjligheter i den maritima sektorn i Västra Götaland; Maritima kluster i Västra Götaland Västra Götalandsregionen ställde sig bakom slutsatserna och förslagen i rapporten. I beslutet från regionstyrelsen, Västra Götalandsregionen, , angående Utveckling av det maritima klustret i Västra Götaland (RS ) konstaterades att: 1. Regionstyrelsen ställer sig bakom en fortsatt utveckling av det maritima klustret i Västra Götaland enligt utredningens förslag 2. Regiondirektören får i uppdrag att utarbeta förslag till revidering av den maritima strategin. Mot bakgrund av Regionstyrelsens beslut har en maritim strategi för Västra Götaland utarbetats med klusterutredningen som grund, som ersätter den tidigare strategin från Maritim strategi för Västra Götaland avgränsningar Begreppet maritim är inspirerat av EU:s arbete med en framtida havspolitik, som lades fram i en grönbok från EU kommissionen år Den engelska beteckningen på detta arbetsområde är maritime policy. Trots att EU saknar en explicit definition av det maritima området framgår att man utgått ifrån ett uttalat holistiskt synsätt. Den maritima politiken tar ett brett grepp, som omfattar alla kategorier civila verksamheter, näringsliv, myndigheter, forskning, politikområden och lagstiftning som har att göra med havet. I vissa sammanhang förknippas maritim främst med sjöfart. I den maritima strategin har vi liksom EU dock en betydligt bredare tolkning av begreppet då vi i princip innefattar alla verksamheter som är relaterade till havet. I den maritima strategin för Västra Götaland avser maritim just aktiviteter och näringsliv som är kopplade till havet och betingas av närheten till havet. Det betyder att aktiviteterna är beroende av havet för att kunna utföras; sjöfart är beroende av havets egenskaper för sina transporter, fiske och vattenbruk för tillgång till sin råvara samt kust- och havsturism baseras på bad, båtliv, dykning etc. Även om havet och havsmiljön i sig inte är liktydigt med det maritima så är forskning och studier om havet samt åtgärder för havsmiljön maritima i meningen att de är just aktiviteter och verksamheter som har samband med och betingas av den marina miljön. Eftersom alla maritima aktiviteter också leder till verksamheter på land innebär den maritima strategin att fokus ligger både på land och vatten och särskilt gränssnittet däremellan. Förutom Västerhavet (Skagerrak och Kattegatt) omfattas även insatser i Vänern av den maritima strategin. I Vänern finns flertalet av maritima verksamheter som även finns längs västkusten; sjöfart, fiske, båtliv, maritim besöksnäring samt naturvård och forskningsverksamhet. Karlsborg och Hjo är Västra Götalands två kommuner vid Vättern och även där pågår maritim verksamhet som inkluderas i strategin. 3

36 Syftet med en maritim strategi Den strategi som togs fram 2008 var resultatet av ett omfattande dialogarbete med maritima aktörer i regionen. Strategins beskrivning av styrkeområdets framväxt är fullt relevanta. Syftet med den nya strategin är att peka ut framtida insatsområden. I det fortsatta arbetet med att genomföra strategin kommer ett maritimt handlingsprogram att utarbetas med tydliga prioriteringar för det regionala utvecklingsarbetet. Vision för Västra Götaland som maritim region Den maritima strategin är en del av Västra Götaland 2020, strategin för tillväxt och utveckling i Västra Götaland (VG2020) som innehåller visionen om det goda livet. Den maritima strategin innehåller en vision för det maritima området: Västsverige skall vara en av Europas ledande maritima regioner med lösningar inriktade på innovation samt miljöanpassad och hållbar utveckling. Det maritima områdets betydelse för Västra Götaland Västra Götaland är Sveriges mest utpräglade havsregion genom den mångfald av maritima aktiviteter som pågår längs havskusten och även genom den inramning av vatten som finns genom Vänern och Vättern i öster. Skagerrak står i direkt förbindelse med Nordsjön och Atlanten. Den marina miljön präglar den biologiska mångfalden ända in i Bohusläns skärgård. Fiske och sjöfart är historiskt betydelsefulla verksamheter som utvecklats in i modern tid och bidrar till att hålla fiskelägen, öar och kustsamhällen vid liv året om. Göteborg är Nordens ledande hamnstad och sjöfarten skapar värden och sysselsättning i kvalificerade tjänster och bland teknikleverantörer. Den maritima sektorn är kunskapsintensiv och det finns en efterfrågan av medarbetare med hög kompetens. Utbildnings- och forskningsinstitutioner vid till exempel Göteborgs Universitet och Chalmers har vuxit fram ur behovet av kvalificerad personal. Det maritima klustret innehåller också myndigheter och offentlig förvaltning med särskild inriktning på maritima frågor, till exempel Havs- och vattenmyndigheten, Kustbevakningen, Sjöfartsverket och SMHI:s hydrografiska avdelning. Även civilsamhället präglas av den maritima traditionen och medvetenheten i Västsverige. Sammantaget har Västra Götaland en stark maritim kultur som är en resurs för fortsatt utveckling. Det maritima området som består av flera etablerade näringar som till exempel sjöfart, fiske och fiskberedning, besöksnäring, båtbranschen och marin-tekniska underleverantörer har genomgått flera omvandlingsperioder. Ett exempel är strukturomvandlingen av varvsindustrin i Göteborg, som under tio år från mitten av 1970-talet, avvecklades och helt försvann. Samtidigt lyckades många av de kvalificerade underleverantörerna till varven ta marknadsandelar på exportmarknaden eller utveckla nya kompetenser inom till exempel offshore. Ett annat exempel på omställning är fiskberedningsindustrin som växte fram som en avnämare för det svenska fisket men som idag producerar konkurrenskraftiga fiskprodukter med råvaror från en global marknad. Den maritima sektorn har med andra ord omvandlats och anpassat sig efter nya förhållanden. Det bestående är att näringslivet och övrig kompetens fortsätter att verka inom havsanknuten verksamhet, baserat på kompetens som inhämtats där och på tillgång och närhet till marina resurser. Den maritima sektorn har därmed visat på sin förmåga till transformation och utveckling som vägleds av både marknadssignaler och samhällsbehov. Den framtida utmaningen består bland annat i att använda denna kunskap och erfarenhet för att utveckla nya hållbara, användningsområden för de marina resurserna. Nyttjandet av marina biomaterial kan till exempel bli ett viktigt bidrag till framtidens bioekonomi, vattenbruket kommer att spela en allt viktigare roll för livsmedelsförsörjningen och havsbaserad vind- och vågkraft kommer att lämna betydande bidrag till 4

37 framtidens energiförsörjning i Europa. Förnybar marin energi kommer även att lämna ett bidrag för omställningen i Västra Götaland till en fossilfri region år Den maritima sektorn med sin mångfald av branscher och enskilda kvalificerade verksamheter är ett av Västra Götalands styrkeområden. Havsanknuten verksamhet pekas ut som ett styrkeområde i tillväxt- och utvecklingsstrategin Västra Götaland 2020 och ingår också i begreppet Five Clusters som representerar gemensamma styrkeområden för Västra Götalandsregionen, Göteborgs stad, Göteborgs Universitet, Chalmers tekniska högskola och Västsvenska Handelskammaren. Övriga områden är fordonssektorn, grön kemi, life science och hållbar stadsutveckling. Den maritima sektorn består som tidigare nämnts av flera olika verksamheter med olika grad av kopplingar sinsemellan. Men det finns också kopplingar mellan styrkeområden i Five Clusters som till exempel mellan fordonssektorn och sjöfarten samt mellan grön kemi och marina biomaterial. Samverkan är ett ledord för näringslivsutveckling i Västra Götaland och det innebär såväl integration mellan branscher som samverkan mellan företag, universitet och institut samt offentliga aktörer. Havsmiljön i Västra Götaland De maritima verksamheterna är den ena pelaren för havanknuten utveckling i Västra Götaland. Den andra är havsmiljön den biologiska mångfalden i havet, de marina ekosystemtjänsterna, havet som förutsättning för ett globalt ekosystem i balans, Vänerns rena vatten. Den maritima strategin verkar inom ramen för miljömålet Hav i balans samt levande kust och skärgård där man både betonar den ekologiska balansen och förutsättningarna att hållbart nyttja den marina resursen för ekonomisk och samhällelig utveckling. Den maritima strategin skall också genomföras inom ramen för hållbar utveckling ekologiskt, ekonomiskt och socialt. Det är en balansgång som på en gång är självklar och en utmaning. Ett illustrativt exempel är besöksnäringen vid kust och hav. Ett levande hav med kustsamhällen som har intakta historiska rötter är en förutsättning för Bohusläns attraktivitet för både närboende och långväga besökare. Hittills har Bohuskusten lyckats upprätthålla sina natur- och kulturvärden vilket visar sig genom en stadigt ökande efterfrågan på vistelser vid kusten. Turismen i Bohuslän och Göteborg omsatte ca 13 miljarder under Målet är att siffran skall öka till 20 miljarder år 2020 och att Bohuslän i sig skall bli en anledning till att resa till Sverige ( Bohuslän på export ). En satsning på ökad marin- och maritim turism ställer krav på avvägningar och att man också väljer bort investeringar som inte är förenliga med god havsmiljö som målet formuleras i havsmiljödirektivet. I arbetet med maritim utveckling måste frågor om hållbarhet vid expansion inom befintliga branscher respektive satsningar på nya områden stå i fokus. Slutsatserna i rapporten Maritima kluster i Västra Götaland Rapporten utarbetades på uppdrag av VGR, Göteborgs Universitet och Chalmers Tekniska Högskola (se bilaga 1). En orsak till rapporten var bl.a. att underlätta en strategisk prioritering bland insatserna på det maritima området. Havsmiljön och den maritima sektorn var ett av fem prioriterade områden i rapporten om styrkeområden i Västra Götaland, Five Clusters (2011). En fördjupad analys kring styrkeområden inom den maritima sektorn ansågs därför motiverad. Klusterrapportens centrala del är en analys som fångar upp omställningen av den maritima sektorn, där strategisk forskning, innovationer, samarbeten mellan akademi-näringsliv samt politiska prioriteringar och styrmedel spelar en central roll. I studien undersöks särskilt förnyelse av 5

38 traditionella verksamheter genom omvandling/utveckling av etablerade branscher samt framväxt av nya verksamhetsområden med tillväxtpotential som baseras på havet och kusten. Analysen av tillväxt och innovationspotential visar på sex delkluster som skall prioriteras särskilt i det fortsatta arbetet med maritima strategin: Havsförvaltning Maritima operationer och maritim teknologi Marin bioteknologi Marin energi Marina livsmedel Turism och rekreation En stor del av rapporten är en analys av arbetssättet för att driva innovationsaktiviteter i den maritima sektorn. Det är en utmaning att samverka mellan företag och forskning, mellan forskning och myndigheter samt även mellan forskargrupper som är verksamma inom olika fakulteter. Finansiering av innovationsaktiviteter är också en fråga som den maritima klustersatsningen måste ta sig an. I rapporten finns också förslag på struktur för samverkan och förankring för att driva innovationsfrämjande aktiviteter framåt. Det föreslås bland annat att: Det måste finnas en organisation som har ett administrativt ansvar för klustret och ser till att det är aktivt och fungerar. Delklustren bör ha ett ledarskap som delas mellan en ledande företrädare för forskningen och en ledande företrädare för avnämarna, det kan vara företag eller myndighet. Delklustret måste utforma gemensamma mål och arbetsprogram för respektive område som är förankrade både inom akademin och bland avnämarna. Maritima klustret bör ha en innovationsgrupp som kan fånga upp förslag, ta dessa vidare i innovationssystemet och återkoppla. Maritima klustret bör ha en aktivitets- och omvärldsbevakning samt benchmarking. Sedan klusterrapporten presenterades i november 2012 har arbetet fortsatt enligt den inriktning som föreslogs i rapporten. Målet för den maritima klustersatsningen är att stärka det maritima klustret i Västra Götaland genom att öka möjligheterna för innovationer och kunskapsbaserad tillväxt inom den maritima sektorn. En övergripande styrgrupp håller ihop satsningen och inom varje delkluster finns en samverkansgrupp, bestående av nyckelpersoner från FoU respektive avnämare som kan vara näringsliv eller myndighet. Dessa nyckelpersoner från respektive styrkeområde stödjs av s.k. värdmiljöer som bidrar till att arbetet drivs framåt. Arbetet är utåtriktat och målgruppen är de ca 4000 företag som är verksamma inom det maritima området i Västsverige. 6

39 Engagemanget har lett till att de samverkande parterna har utökats från VGR, GU och Chalmers till att även omfatta SP Sveriges Tekniska Forskningsinstitut samt SSPA Sweden AB (marintekniskt institut/konsultbolag som ägs av Chalmers stiftelse). Havs- och vattenmyndigheten deltar också arbetet med att stärka klustret. Fler parter kan tillkomma som huvudmän för maritima klustersatsningen. En första utvärdering skall göras när de prioriterade områdena varit föremål för dessa kraftsamlingar för innovation under två år, dvs. under Samverkan och partnerskap mellan aktörerna i maritima sektorn Parter som samarbetar i det maritima klustersatsningen har ingått en samverkansöverenskommelse. Syftet med den är att visa på parternas samsyn när det gäller långsiktighet i satsningen på de maritima näringarna. Det kan dröja flera år innan enskilda utvecklingsaktiviteter som initieras i maritima klustersatsningen bär frukt i form av innovationer, nya företag eller ökad sysselsättning. Parter som är beredda att ta ett ansvar för maritim utveckling i Västra Götaland är därför inriktade på att medverka långsiktigt och uthålligt. Samverkansöverenskommelser kring maritim utveckling kan också bli aktuella med andra parter. Nyckelaktörer för maritim utveckling är kustkommunerna från Göteborg till Strömstad men även i Vänern. Kustkommunerna längs Västerhavet har en stark tradition inom det maritima området, det gäller inte minst kommunerna i norra Bohuslän som framgångsrikt drivit flera samverkansprojekt inom kustplanering, fiskefrågor och maritim besöksnäring. Dock finns behov av att samla alla Västerhavskommunerna i frågor av gemensamt intresse. Exempel på sådan samverkan är Fiskekommunerna och den regionala samverkansplattformen kring ren kust och strandstädning. En myndighet som spelar en viktig roll för maritim utveckling regionalt är Länsstyrelsen i Västra Götalands län. Mellan Västra Götalandsregionen och Länsstyrelsen finns en överenskommelse om samverkan kring vattenfrågor som kan vidareutvecklas. Näringslivet spelar en huvudroll i utvecklings- och innovationsprocessen genom sin förmåga att omsätta ny kunskap, efterfrågan och samhällsbehov i affärsmodeller. Ett prioriterat område i den maritima strategin är samverkan mellan näringslivet och övriga sektorer främst forsknings- och innovationsmiljöer samt offentlig förvaltning. Samarbete över sektorsgränser påskyndar utvecklingsprocesser och river hinder. Det är angeläget att näringslivssamverkan sker på flera plan, både med stora och små enskilda företag, och med branschorganisationer och kluster av företag. Maritimt handlingsprogram för Västra Götaland Regionutvecklingsnämnden får i uppdrag att ta fram ett handlingsprogram för maritima sektorn. Medan den maritima strategin pekar ut inriktning och övergripande bedömningar innehåller ett maritimt handlingsprogram prioriteringar på en mer explicit nivå. Handlingsprogrammet skall ta fasta på de erfarenheter som gjorts inom övriga handlingsprogram och skall i möjligaste mån samordnas med övriga handlingsprogram. Handlingsprogrammen anger inriktningen och styr Västra Götalandsregionens prioriteringar av insatser och stöd i det regionala tillväxt- och utvecklingsarbetet under perioden. Till grund för handlingsprogrammet ligger en analys av hur och var de regionala utvecklingsresurserna kan göra störst nytta i förhållande till Västra Götalandsregionens mål. Utgångspunkten för handlingsprogrammen är bred samverkan med näringslivet, forskning och innovationsmiljöer samt andra parter, till exempel statliga finansiärer och EU. Handlingsprogrammen 7

40 är verktyg för att uppfylla målen i Vision Västra Götaland - Det goda livet - och målen i Västra Götaland strategi för tillväxt och utveckling i Västra Götaland Bakgrunden till att Västra Götalandsregionen introducerade handlingsprogram i regionutvecklingsarbetet var en riktad utlysning InMotion-programmet som regionutvecklingsnämnden (RUN) gjorde i samband med fordons- och finanskrisen Utlysningen var främst inriktad på miljö- och energiteknik. År 2013 startade RUN flera handlingsprogram inom hållbar utveckling; hållbar energi, hållbara transporter, livsmedel och gröna näringar, life science respektive internationella forsknings- och innovationssamarbeten. Den nationella maritima strategin betydelse för Västra Götaland I regeringskansliet pågår ett arbete med en maritim strategi för Sverige. Det finns många regioner, enskilda kommuner och näringslivsintressen som välkomnar regeringens initiativ och tror att en kraftsamling kring de maritima utvecklingsfrågorna får stor betydelse för hållbar utveckling i kustområden. Den planerade strategin syftar till att utveckla maritima näringar och kommer att få betydelse för myndigheternas prioritering av de maritima verksamheterna. För Västra Götaland innebär den nationella strategin att regionen får en nationell partner i arbetet med att utveckla havsanknutna verksamheter. Många myndigheter kommer att beröras. Kunskapen om och synligheten för maritima verksamheter ökar. Den nationella strategin och de aktiviteter som initieras längs hela Sveriges kust stärker det maritima klustret i Västsverige genom att kompetens och erfarenheter i Västra Götaland efterfrågas, tas tillvara och kan vidareutvecklas tillsammans med aktörer utanför Västra Götaland. Ett exempel är havsbaserad vindkraft som i första hand kommer att byggas ut i Östersjön. För utbyggnad krävs dock maritim kompetens som i stor utsträckning finns bland företag på Västkusten. Mötesplatsen Swedish Maritime Day (SMD) är en nationell samlingsplats som har initierats av aktörerna i Västra Götaland. SMD spelar rollen som mötesplats för hela den maritima sektorn och har gett möjligheter att samla, stärka och synliggöra de maritima näringarna. Parterna i Västra Götaland kommer att arbeta för att stärka SMD:s betydelse ytterligare. Västra Götalandsregionen kommer att arbeta för att det intresset för maritima frågor hålls på en fortsatt hög nivå och att den nationella maritima strategin, när den beslutas, får betydelse lokalt, regionalt och nationellt. Sverige har infört lagstiftning som innebär att Sverige skall ta fram havsplaner som är vägledande för hur havsområdena skall användas. Många aktörer i Västra Götaland är aktiva i denna process och Västra Götaland har möjligheter att bli en föregångare när det gäller långsiktig planering och förvaltning av resurser vid kust och hav. Genom att EU också antagit ett direktiv om havsplanering förbättras också möjligheterna till internationell samverkan kring gemensamma havsområden. Andra viktiga åtgärdsområden som påverkar maritim utveckling i Västra Götaland är vattendirektivet och havsmiljödirektivet. Lagstiftningen utgör grund för miljöarbetet vid kust och hav. Blue growth möjligheter till internationell samverkan för Västra Götaland Satsningen på den maritima sektorn i Västra Götaland har gått hand med EU-kommissionens växande intresse för sektorn. EU:s integrerade havspolitik från 2006 var startskottet för Västra Götalands första maritima strategi som antogs

41 Samverkan mellan Västra Götaland och EU Kommissionens direktorat för havsfrågor (DG Mare) har stärkts under årens lopp genom aktiv medverkan från parter i regionen i kommissionens evenemang. I samarbete med DG Mare anordnade Västra Götalandsregionen, Göteborgs stad och Näringsdepartementet European Maritime Day i Göteborg år EU:s initiativ rörande blue growth är i likhet med regionens satsning på det maritima klustret en satsning för att öka innovation, företagande och hållbar utveckling inom de maritima näringarna. EU har pekat ut ett antal områden som man bedömer har särskilt goda förutsättningar för tillväxt. Dessa ingår i blue growth initiativet: Vattenbruk Kustturism Marin bioteknik Havsenergi Marin mineralutvinning Överensstämmelsen med de prioriterade områdena i det maritima klusterprojektet i Västra Götaland är stor. Det finns goda möjligheter att utveckla samarbete med EU och med andra regioner och länder kring dessa områden. Det är av särskild betydelse att aktörerna i Västra Götaland är aktiva i Östersjöområdet. Flera av de prioriterade områdena inom EU:s Östersjöstrategi har maritim karaktär och västsvenska aktörer har möjlighet att spela en framträdande roll inom dessa. Västra Götaland samverkar även utanför EU kring maritima frågor. Västra Götalandsregionen ingår i OECD-projektet Future of the ocean economy som förutom EU-länder som Portugal, Tyskland, Frankrike, Spanien och Irland, också omfattar globalt framstående maritima nationer som Norge, Indonesien, Kanada, Sydkorea och Australien. Framtidsinriktade samarbeten av detta slag ger aktörerna i Västra Götaland en möjlighet att ligga i fronten när det gäller internationella trender. Viktiga EU-instrument för att vidareutveckla det maritima klustret är havs- och fiskefonden, regionalfonden, Interreg, Horizon 2020, annan FoU-finansiering som Knowledge Innovation Centre (KIC) samt ERA Net. Tillsammans med Västra Götalandsregionens regionala utvecklingsmedel samt statliga resurser för forskning och innovation finns betydande möjligheter att stimulera blå tillväxt i Västra Götaland. Sammanfattande bedömning: Inriktning för den maritima strategin Följande punkter sammanfattar inriktningen på den maritima strategin: Behålla och utveckla maritim kompetens och konkurrenskraft Den maritima strategin skall bidra till att behålla och stärka Västra Götalands maritima kompetens samt upprätthålla och stärka maritim konkurrenskraft. Samarbeta över sektors- och branschgränser Maritim utveckling och innovation i Västra Götaland är beroende av samverkan över traditionella gränser mellan branscher och sektorer. Exempelvis behövs ökat utbyte mellan akademi och näringsliv. Samverka i långsiktiga partnerskap med deltagande från näringslivet, akademi och institut samt offentliga aktörer inklusive kommuner och statliga myndigheter 9

42 Förankring av den maritima strategin sker genom långsiktiga partnerskap, ofta i form av samverkansöverenskommelser, mellan Västra Götalandsregionen, maritimt näringsliv, akademi och institut samt offentliga aktörer, till exempel kustkommuner och statliga myndigheter. Påverka och interagera med den nationella, europeiska och internationella agendan på maritima området Visionen för den maritima strategin är att Västra Götaland skall vara en av Europas ledande maritima regioner. Det innebär att Västra Götaland skall vara en attraktiv samarbetspartner samtidigt som aktörerna i Västra Götaland själva skall vara aktiva i samarbetsprojekt som förstärker regionens kompetens och konkurrenskraft. Bilagor: Bilaga 1. Maritima kluster i Västra Götaland

43 Västra Götalandsregionen 1 (2) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer RS Västra Götalandsregionen Regionutvecklingssekretariatet Handläggare: Anders Carlberg Telefon: E-post: anders.carlberg@vgregion.se Till beredningen för hållbar utveckling (BHU) Maritim strategi för Västra Götaland Förslag till ställningstagande BHU föreslår regionstyrelsen besluta: 1. Regionstyrelsen föreslår regionfullmäktige godkänna det reviderade förslaget till Maritim strategi för Västra Götaland. Sammanfattning av ärendet Under 2012 utarbetade Västra Götalandsregionen (VGR), Göteborgs Universitet (GU) och Chalmers en gemensam utredning om utvecklingsmöjligheter i den maritima sektorn i Västra Götaland; Maritima kluster i Västra Götaland (VGR-rapport, 2012). Västra Götalandsregionen ställde sig bakom slutsatserna och förslagen i rapporten. Regionstyrelsen beslutade angående Utveckling av det maritima klustret i Västra Götaland: 1. Regionstyrelsen ställer sig bakom en fortsatt utveckling av det maritima klustret i Västra Götaland enligt utredningens förslag 2. Regiondirektören får i uppdrag att utarbeta förslag till revidering av den maritima strategin. Ett förslag till ny maritim strategi har utarbetats. I jämförelse med den strategi som togs fram 2008 har denna ett starkt fokus på prioriterade områden och fokuserade satsningar i samverkan med andra parter i innovationssystemet. Syftet med den nya strategin är att peka ut framtida satsningsområden. I det fortsatta arbetet med att genomföra strategin kommer ett maritimt handlingsprogram att utarbetas med tydliga prioriteringar för det regionala utvecklingsarbetet. Fördjupad beskrivning av ärendet Den reviderade strategin för Västra Götaland ersätter regionfullmäktiges beslut om Västra Götalands första maritima strategi, från Utgångspunkten för den nya maritima strategin är fortsatt visionen för den maritima sektorn i Västra Götaland från den första strategin: Västsverige skall vara en av Europas ledande maritima regioner med lösningar inriktade på innovation och miljöanpassad tillväxt. Följande punkter är centrala i den nya strategin: Den maritima strategin bygger på slutsatserna i rapporten Maritima kluster i Västra Götaland Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

44 Datum (2) Diarienummer RS Prioriterade fokusområden är: - Havsförvaltning - Maritima operationer och maritim teknologi - Marin bioteknologi - Marin energi - Marina livsmedel - Turism och rekreation Miljömålet Hav i balans och levande kust och skärgård är en pelare för den maritima strategin. Arbetet med den maritima strategin bedrivs inom ramen för VG 2020 och genomförs i samverkan och partnerskap med aktörerna i maritima sektorn. Samverkansöverenskommelser mellan nyckelaktörer inom maritim utveckling har tagits fram. Maritima strategin skall utmynna i ett maritimt handlingsprogram för Västra Götaland Den maritima strategin bygger på samverkan mellan Västra Götalandsregionen och nationella myndigheter samt andra aktörer inom ramen för den nationella maritima strategin och den nationella havsplaneringen Internationell samverkan med EU och maritima partners utanför EU är prioriterad Regionutvecklingssekretariatet Fredrik Adolfsson Regionutvecklingsdirektör Agneta Mårdsjö Näringslivschef Bilaga 1. Maritim strategi för Västra Götaland (förslag)

45 Ärende 4

46

47

48 Västra Götalandsregionen 1 (3) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer RS Västra Götalandsregionen Regionkansliet/Ekonomi Handläggare: Lars Hillerström Telefon: E-post: lars.hillerstrom@vgregion.se Till ägarutskottet Ansökan om medlemskap i Kommunalförbundet ambulanshelikopter Värmland - Dalarna Förslag till beslut Ägarutskottet föreslår regionstyrelsen föreslå regionfullmäktige besluta följande: 1. Västra Götalandsregionen ansöker om medlemskap i Kommunalförbundet ambulanshelikopter Värmland Dalarna, som byter namn till Kommunalförbundet Svensk luftambulans. 2. Regionfullmäktige godkänner förslag till förbundsordning för kommunalförbundet Svensk luftambulans. 3. Regionfullmäktige godkänner förslaget till samverkansavtal mellan medlemmarna i kommunalförbundet Svensk luftambulans. 4. Finansiering av andelskapitalet sker inom moderförvaltningen. 5. Regionstyrelsen får i uppdrag att besluta om förändringar i samverkansavtalet. Under förutsättning av regionfullmäktiges beslut beslutar regionstyrelsen för egen del 1. Regionstyrelsens ordförande och vice ordförande får i uppdrag att underteckna erforderliga handlingar. Sammanfattning av ärendet Styrelsen för Kungälvs sjukhus och Frölunda specialistsjukhus har uppdraget att bedriva ambulanshelikopterverksamheten i Västra Götalandsregionen. Den medicinska personalen är anställd av Västra Götalandsregionen (VGR). VGR har rådighet över helikoptern via ett leasingavtal. Flygverksamheten bedrivs av en upphandlad entreprenör Norrlandsflyg Ambulans AB (NFA). NFA har under lång tid haft lönsamhetsproblem vilket gjort att man inte kunnat uppfylla sin leverans enligt avtal. Styrelsen för Kungälvs sjukhus och Frölunda specialistsjukhus har sökt olika alternativa lösningar för flygverksamheten istället för NFA. Landstingen i Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

49 Datum (3) Diarienummer RS Värmland och Dalarna har gemensamt bildat ett kommunalförbund för ambulanshelikopterverksamheten. Styrelsen föreslår regionfullmäktige att begära medlemskap i Kommunalförbundet Ambulanshelikopter Värmland Dalarna då det bedöms som det fördelaktigaste alternativet för VGR. Stadgar för kommunalförbundet och ett samverkansavtal har utarbetats av tjänstemän i VGR, landstinget Värmland och landstinget Dalarna. I samband med att VGR inträder som medlem i kommunalförbundet byter kommunalförbundet namn till Svensk luftambulans. Fördjupad beskrivning av ärendet Styrelsen för Kungälvs sjukhus och Frölunda specialistsjukhus (styrelsen) har uppdraget att bedriva ambulanshelikopterverksamheten i Västra Götalandsregionen. Verksamheten är uppdelad i två delar. Den medicinska delen och infrastrukturen i verksamheten ansvarar VGR för. Detta innebär att VGR anställer läkare och sköterskor, hyr basen på Säve och har rådighet över ambulanshelikoptern via ett leasingavtal. Den andra delen är flygoperationen som NFA ansvarar för. Det innebär att NFA anställer piloter, ansvarar för att erforderliga tillstånd finns för verksamheten, tekniskt underhåll av helikoptern, försäkringar samt skall tillhandahålla en backup-helikopter som ska ersätta VGR:s helikopter vid underhåll eller tekniska fel. VGR kan inte som landsting erhålla flygtillstånd (AOC) vilket gör att någon annan måste ansvara för denna del av verksamheten. NFA har under lång tid haft lönsamhetsproblem vilket gjort att de inte kunnat uppfylla sin leverans enligt avtal. Styrelsen har sökt andra lösningar för hur flygoperation för ambulanshelikopterverksamheten ska kunna bedrivas. Landstingen i Värmland Dalarna bedriver gemensamt sin ambulanshelikopterverksamhet i ett kommunalförbund. Styrelsen föreslår att VGR ska ansöka om medlemskap i Kommunalförbundet Ambulanshelikopter Värmland Dalarna då denna lösning bedöms vara fördelaktigast för VGR. Medlemmar i kommunalförbundet har uttalat att de är positiva till att VGR ansluter sig till kommunalförbundet. Inträdet i kommunalförbundet innebär att den flygoperativa verksamheten NFA idag bedriver överförs till kommunalförbundet. Stadgar för kommunalförbundet och ett samverkansavtal har utarbetats av tjänstemän i VGR, landstinget Värmland, landstinget Dalarna och kommunalförbundet. Stadgarna har omarbetats på sådant sätt att de bedöms kunna användas under längre tid i kommunalförbundet utan att behöva justeras om ytterligare landsting ansluter sig. Andelskapitalet i sätts utifrån innevånarantalet vid anslutning till förbundet. Vid inträdet i kommunalförbundet erläggs 3 kronor per innevånare som andelskapital vilket för VGR blir ca kronor. Samverkansavtalet kommer att ses över årligen. Vid eventuell förändring av avtalet föreslås att regionstyrelsen kan godkänna dessa förändringar. I samband med att VGR inträder som medlem i kommunalförbundet byter kommunalförbundet namn till Svensk luftambulans.

50 Datum (3) Diarienummer RS Finansiering Finansiering av andelskapitalet sker inom moderförvaltningen. Beredning Detta ärende har beretts i samverkan med juridiska enheten och ekonomiavdelningen vid regionkansliet, Kungälvs sjukhus och regionservice inköp. Regionkansliet Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Joakim Björck Ekonomidirektör Bilaga 1. Protokollsutdrag från Styrelsen för Kungälvs sjukhus och Frölunda specialistsjukhus Ambulanshelikopterverksamheten. 2. Förbundsordning för kommunalförbundet Svensk luftambulans 3. Samverkansavtal mellan medlemmarna i kommunalförbundet Svensk luftambulans. Beslutet skickas till Styrelsen för Kungälvs sjukhus och Frölunda specialistsjukhus Landstinget Värmland Landstinget Dalarna Kommunalförbundet Svensk luftambulans

51 ..,..,.. VÄSTRA y COTALANDSRECIONEN Styrelsen får Kungälvs sjukhus och Frölunda Specialistsjukhus Sammanträde: Plats: Tid: PROTOKOLLsUTDRAG Sammanträdesdatum 2011-I0-29 Styrelsen för Kungälvs sjukhus och Frölunda Specialistsjukhus Konferensrum, Matsalsbyggnaden, Frölunda Specialistsjukhus Onsdagen den 29 oktober 2014, klockan 08:30-12:00 " 121 Ambulanshelikopterverksamheten Flygverksamheten bedrivs för närvarande av en upphandlad leverantör; Norrlandsflyg ambulans AB (N F A) som dock inte kunnat uppfylla kraven för avtalet med att leverera en backuphelikopter. Olika alternativa lösningar har diskuterats med presidiet för HSU. Ett beslutsunderlag är tills dagens möte framtaget där styrelsen föreslår regionfullmäktige att besluta att Västra Götalandsregionen ansöker om medlemskap i Kommunalförbundet Ambulanshelikopter Värmland -Dalarna. Mötet ajourneras för att ta fram förbundsordningen vilken läses igenom och därefter återupptas mötet. styrelsen beslutar Att Att Föreslå regionfullmäktige att besluta att Västra Götalandsregionen ansöker om medlemskap i Kommunalförbundet Ambulanshelikopter Värmland Dalarna Omedelbartjustera punkten Vid protokollet: Justerat Ordf6rande: Justerare: Rätt utdraget intygar: Gun Bergstedt styrelsens sekreterare Joakim Larsson Marianne Nilsson Gun Bergstedt VÄSTRA GÖT\L\\DSREGIONE.\' Inkom \ :inl'r~h1.1rg o ~ ~ (1 ) Expedierat till: Regionfullmäktige Kungälvs sjukhus AVU

52 .,...~ VÅSTRA GÖTALANDSREGJONEN y Styrelsen for Kungälvs sjukhus och Frölunda Specialistsjukhus Beslutsunderlag Sammantradcsdatum Ärende9 Medlemskap i Kommunalförbundet Ambulanshelikopter Värmland Dalarna Sammanfattning Västra Götalandsregionen är ett av åtta landsting som har en ambulanshelikopter. Verksamheten organiseras under Kungälvs sjukhus. Västra Götalandsregionen bemannar helikoptern med medicinsk personal; läkare och sjuksköterskor från sjukhus i regionen. Flygverksamheten bedrivs av en upphandlad operatör Norrlandsflyg ambulans AB (benämns NF A). Nuvarande avtal gäller till och med Västra Götalandsregionen har under lång tid diskuterat med NF A hur verksamheten ska bedrivas. NFA har inte kunnat leverera backuphelikopter samt begärt en ökad ersättning utöver avtal. Västra Götalandsregionen har undersökt andra möjligheter att driva flygverksamheten. Alternativen är om inte NFA ska bedriva flygverksamheten att bedriva verksamheten i ett helägt aktiebolag till Västra Götalandsregionen, och att överlåta avtalet till annan operatör eller att ansöka om medlemskap i det kommunalförbund som landstingen i Värmland och Dalarna bildat for att bedriva ambulanshelikopterverksamhet Det alternativ som sammantaget bedöms som mest fordelaktigt såväl verksamhetsmässigt som ekonomiskt är att ansöka om medlemskap i kommunalförbundet. Fördjupad beskrivning Norrlandsflyg ambulans AB ska enligt avtalet ha en backuphelikopter som ersättning när Västra Götalandsregionens helikopter inte kan användas. Detta kan bero på översyn av helikoptern eller tekniska fel. Detta har medfort längre och kortare stopp i verksamheten. En avtalad ekonomisk ersättning för NF As verksamhet regleras årligen efter olika index. NF A har begärt ersättning utöver avtal då de anser att avtalad ersättning är för låg då deras kostnader ökat mer än de avtalade indexen. Detta sammantaget är inget Västra Götalandsregionen kan acceptera. Alternativen om inte NF A ska bedriva flygverksamheten, är att bedriva verksamheten i ett helägt aktiebolag till Västra Götalandsregionen, överlåta avtalet till annan operatör eller att ansöka om medlemskap i det kommunalförbund som landstingen i Värmland och Dalarna bildat för att bedriva ambulanshelikopterverksamhet Samtliga alternativ har värderats. Det är inget alternativ att bedriva verksamheten i eget bolag då det bedöms som både dyrt samt att Västra Götalandsregionen inte har tillräcklig kompetens for denna verksamhet utan att den då behöver köpas in. NFA har begärt att få överlåta avtalet till annan entreprenör. Detta kräver enligt avtalet att Västra Götalandsregionen medger det. Den part som föreslagits är en kompetent operatör som kan flygverksamheten. Kommunalforbundet med landstingen i Värmland och Dalarna är under uppbyggnad. Värmland bedriver ambulanshelikopterverksamhet från sommaren Västra Götalandsregionen har idag ett samverkansavtal med Värmland om ambulanshelikopterverksamheten som bygger på att hjälpa varandra när det finns resursbrist i egen organisation. Även innan samverkansavtalet ingicks har Västra Götalandsregionen bistått Värmland med akuta transporter i mån av kapacitet. En anslutning av Västra Götalandsregionens ambulanshelikopterverksamhet till kommunalforbundet innebär att kommunalforbundet bedriver flygverksamheten och Västra Götalandsregionen bedriver den medicinska verksamheten. Sammantagen bedöms det fordelaktigare för Västra Götalandsregionen att begära att bli medlem i kommunalforbundet än att medge att NFA får överlåta verksamheten till annan entreprenör.

53 T"f'vÄSTRA y GÖTALANDSREGIONEN Styrelsen för Kungäh s sjukhus och Frölunda Specialistsjukhus Beslutsunderlag Sammanträdesdatum Ärende 9 Argumenten är att vi får en bättre kontroll och insyn över verksamheten såväl ekonomiskt som verksamhetsmässigt. Samarbetet i kommunalfårbundet öppnar även får samarbete inom det medicinska, prehospitala området med lokalisering av ett centra får utveckling och forskning knutet till helikopterbasen i Västra Götalandsregionen. Nya momsregler från och med årsskiftet 2014 har fordyrat verksamheten får de landsting som har privata utfårare av ambulanshelikopterverksamheten. Ekonomiskt kan kommunalfårbundet lyfta av ingående moms i verksamheten något som NF A inte anser sig kunna göra idag. Om vi ekonomisktjärnfår nuvarande avtal, Norrlandsflyg ambulans AB, där vi har faktiska uppgifter med att överfåra motsvarande verksamhet till kommunalfårbundet är bedömningen att på kort sikt ligger driftkostnaderna på ungefår samma nivå medan det långsiktigt finns möjligheter att effektivisera verksamheten genom gemensamma inköp och gemensamma lösningar. l samband med övergången till kommunalfårbundet kommer det att uppstå engångskostnader vilket kortsiktigt fordyrar denna lösning. Eftersom kommunalfårbundet har avdragsrätt för den debiterade momsen får det till effekt att regionen inte har rätt att söka statsbidrag enligt den 6 procentiga schablonen. För närvarande erhåller regionen ett statsbidrag på drygt 2 mnkr eftersom vår privata utfårare inte har motsvarande möjlighet till avdragsrätt får moms. Nya momsregler från och med 2014 har får övriga landsting med privata utfårare av ambulanshelikoptertjänsten inneburit fördyrningar på l 0-15 %av avtalssumman under fårutsättning att tjänsten betraktas som köp av sjukvård. Motsvarande får regionen skulle inneburit en fdrdyrning på cirka 4 mnkr. NFA levererar inte enligt avtalet vilket inneburit att det funnits fler faktorer att ta hänsyn till. Sammantaget beräknas båda alternativen hamna inom intervallet mnkr motsvarande den tjänst som NF A är skyldiga att leverera enligt avtal. Därutöver tillkommer kostnader får medicinsk personal, ledningspersonal Säve, helikopterleasing, lokalhyra och trafikavgifter. Ambulanshelikopterverksamheten behöver oavsett alternativ ett tillskott utöver index. Enligt gällande överenskommelse mellan styrelsen får Kungälvs sjukhus och Frölunda Specialistsjukhus och Regionstyrelsens Hälso- och sjukvårdutskott finns möjlighet till omförhandling om nya kostnadsposter åläggs ambulanshelikopterverksamheten. Förslag till beslut: -Att Att Föreslå regionfullmäktige att besluta att Västra Götalandsregionen ansöker om medlemskap i Kommunalförbundet Ambulanshelikopter Värmland Dalama Omedelbart justera punkten Ann Stokland sjukhusdirektör Kungälvs sjukhus

54 T"~VÄSTRA y GÖTALANDSREGIONEN styrelsen for Kllllgälvs sjukhus och Frölllllda Specialistsjukhus Beslutsunderlag Sammanträdesdatum Ärende 9

55 PM 1 (6) GBt LK/ Förbundsordning för Kommunalförbundet Svensk Luftambulans 1 Namn Kommunalförbundets namn är Svensk Luftambulans (SLA). 2 Säte Kommunalförbundet har sitt säte i Karlstad, Värmlands län. 3 Medlemmar Medlemmar i förbundet är Landstinget i Värmland, , Landstinget Dalarna, och Västra Götalands Läns Landsting, Ändamål Ändamålet med kommunalförbundet är att ansvara för och driva ambulanshelikopterverksamheten och annan därtill anknuten verksamhet åt medlemmarna. Ändamålet är också att skapa en stark, kostnadseffektiv och kompetent part för att på bästa sätt tillvarata medlemmarnas intressen och bidra till den regionala och nationella utvecklingen inom förbundets verksamhetsområde. 5 Uppgifter Organisationen kommer att operera medlemmarnas eller kommunalförbundets ambulanshelikoptrar och därtill knuten verksamhet. Verksamheten bedrivs vid tre baser, en för vardera medlem och med en besättningskonstellation, i respektive helikopter, som medlemmen beslutar om och finansierar, utifrån en av kommunalförbundet fastställd godtagbar säkerhetsnivå. Kommunalförbundet ska sluta samverkansavtal med medlemmarna som tydliggör ambitionsnivå för verksamheten samt ansvars- och rollfördelning mellan kommunalförbundet och dess medlemmar. Förbundet ska följa de avtal om samverkan som landstingen ingår med andra landsting eller regioner, inom och utom sjukvårdsregionen. Förbundet ska också följa de av landstingen ingångna avtal om samverkan över riksgränsen. 6 Organisation Svensk Luftambulans är ett kommunalförbund med direktion. 7 Förbundsdirektionen Direktionen består av sex ledamöter och sex ersättare.

56 LK/ 2 (6) Medlemmarnas fullmäktige väljer vardera två ledamöter och två ersättare. Dessa väljs för fyra år i taget, från den 1 januari året efter det att val till landstingsfullmäktige har ägt rum i hela landet. Direktionen skall ha en ordförande och en vice ordförande som innehar respektive uppdrag två år i taget. Uppdraget som ordförande cirkulerar mellan medlemmarna i turordning: Landstinget i Värmland, Landstinget Dalarna, Västra Götalands Läns Landsting. Uppdraget som vice ordförande har ledamoten från den medlem som står på tur att ha uppdraget som ordförande kommande period. Vid förfall för ledamot skall ersättare från samma medlem inträda. 8 Revision och ansvarsfrihet Förbundet ska ha tre revisorer. Dessa utses av landstingsfullmäktige/regionfullmäktig i Landstinget i Värmland, Landstinget i Dalarna och Västra Götalands Läns Landsting. Revisorerna utser inom sig en ordförande för två år i taget från den medlem som ej innehar ordförandeposten i direktionen. Revisorernas mandatperiod är densamma som för ledamöterna och ersättarna i direktionen. Revision sker i enlighet med bestämmelserna om revision i kommunallagen. Revisorernas berättelse skall tillsammans med årsredovisningen överlämnas till medlemmarnas fullmäktige, som var och en beslutar om ansvarsfrihet för direktionen i dess helhet. Överlämnandet skall ske vid sådan tidpunkt att materialet kan behandlas av medlemmarnas fullmäktige samtidigt med respektive medlems egen årsredovisning och revisionsberättelse. 9 Arvode och ekonomiska förmåner 9.1 Arvode Ledamöter och ersättare i direktionen och revisorerna arvoderas enligt de ersättningsregler som gäller för förtroendevalda i Landstinget Värmland. Härutöver skall inte utgå annat arvode för uppdraget i direktionen eller för uppdraget som revisor. 9.2 Kostnadsersättning Ledamöter och ersättare i direktionen samt revisorer har rätt till ersättning för förlorad arbetsinkomst, traktamente, reseersättning samt övriga kostnadsersättningar enligt de ersättningsregler som gäller för förtroendevalda i Landstinget Värmland 9.3 Finansiering och utbetalning Arvoden samt övriga kostnadsersättningar till direktionen och revisorer bekostas av kommunalförbundet. 10 Initiativrätt Ärenden i direktionen får väckas av; Ledamot och tjänstgörande ersättare i direktionen. Medlem genom framställan från medlemmarnas fullmäktige eller styrelse.

57 LK/ 3 (6) Organ under direktionen om direktionen medgett sådan rätt. Chefen för förbundets tjänstemannaorganisation. 11 Närvarorätt och yttranderätt Vid direktionens sammanträden har även icke tjänstgörande ersättare närvarooch yttranderätt. Direktionen avgör om någon som inte är ledamot eller ersättare i direktionen har rätt att närvara och rätt att yttra sig vid direktionens sammanträden. 12 Beslutsärenden 12.1 Majoritetsbeslut Beslut fattas i förbundsdirektionen med majoritet. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst 12.2 Underställande av beslut I nedan följande frågor föreskrivs för att beslut skall äga giltighet att det godkänns av respektive medlemsfullmäktige. Ingå borgen, ta upp lån eller andra ansvarsförbindelser, överstigande 10 prisbasbelopp. Förvärva och avyttra fastigheter, bilda företag eller annan juridisk person eller förvärva andelar/aktier i företag. Innan förbundsdirektionen fattar beslut om avtal med större vikt eller större investeringar ska samråd ske med medlemmarna. Fastställande av årligt bidrag till kostnadstäckning från medlemmarna. 13 Tillkännagivande om justering av protokoll m.m. Tillkännagivande om justering av protokoll och övriga tillkännagivanden skall anslås på medlemmarnas officiella anslagstavlor samt upplysningsvis på medlemmarnas hemsidor. Tid och plats för kommunalförbundets budgetsammanträde ska kungöras på samtliga medlemmars officiella anslagstavlor. Kommunalförbundets kungörelser, protokoll och andra tillkännagivanden ska anges på kommunalförbundets officiella anslagstavla samt upplysningsvis på medlemmarnas hemsidor. Landstinget i Värmlands officiella anslagstavla är officiell anslagstavla för kommunalförbundet. 14 Fördelning av intäkter och kostnader Förbundets over-headkostnader och övriga administrativa kostnader ska delas lika mellan medlemmarna. Intäkter och övriga kostnader fördelas utifrån vad varje medlem genererat om inte annat bestäms. Administrativt stöd ska i första hand avropas från Landstinget Värmland.

58 LK/ 4 (6) 15 Kostnadstäckning Kostnaderna för kommunalförbundets verksamhet skall, i den mån de inte täcks på annat sätt, täckas med bidrag från förbundsmedlemmarna. Bidrag enligt den fastställda budgeten skall erläggas mot faktura med en fjärdedel per kvartal i förskott. 16 Finansiering Kommunalförbundet har rätt att ta upp lån/checkkredit för att klara likviditetsfluktuationerna i den löpande verksamheten. Beslut om storleken på checkkrediten fattas som en del av det årliga budgetbeslutet för kommande års verksamhet. 17 Investeringar Investeringar i verksamheten och dess finansiering anges i kommunalförbundets budget. Större investeringar regleras i särskilt avtal mellan medlemmarna och kommunalförbundet. I avtalet ska anges vem som ansvarar för finansieringen, vilken medlem som bär kostnaden för investeringen och hur den ska hanteras vid en likvidation och upplösning av kommunalförbundet. 18 Budgetprocessen Direktionen fastställer kommunalförbundets budget före oktober månads utgång varje år. En preliminär budget ska presenteras för medlemmarna senast före april månads utgång varje år inom den ram medlemmarna enats om. Budgeten skall innehålla en plan för verksamheten och ekonomin under budgetåret samt en plan för ekonomin under den kommande treårsperioden. När budgeten fastställs bestämmer direktionen storleken på bidragen som medlemmarna skall erlägga till förbundet enligt grunderna i 14 och 15. Direktionen ska samråda med medlemmarna om förslaget till budget senast 15 september. Budgetförslaget ska vara tillgängligt för allmänheten från och med kungörandet av det sammanträde med direktionen då budgeten ska fastställas. Budgetuppföljning ska göras minst tre gånger per år. 19 Insyn och kontroll Förbundsmedlemmarna har rätt till insyn i förbundet och rätt att utöva kontroll över dess verksamhet. Direktionen skall varje tertial avlämna verksamhetsrapport till medlemmarna. Direktionen skall därutöver avlämna de rapporter över verksamheten som förbundsmedlem efterfrågar. Direktionen svarar också, på eget initiativ, för att informera medlemmarna om principiella händelser eller andra händelser av större vikt för förbundet eller någon av dess medlemmar.

59 LK/ 5 (6) Årsbokslut för kommunalförbundet skall avlämnas till respektive medlem senast den 31 januari året efter det år bokslutet avser. Då förbundet omfattas av offentlighetsprincipen har medborgare samt tillstånds- och tillsynsmyndigheter full insyn i verksamheten med de begränsningar som gäller enligt offentlighets- och sekretesslagen. 20 Andelskapital Varje medlem avsätter ett andelskapital om 3 kr per invånare. Antalet invånare beräknas utifrån invånarantalet vid senaste kalenderårsskiftet det år inträde sker i kommunalförbundet. Landstinget i Värmland och Landstinget Dalarna har fullgjort avsättning av andelskapital genom tagna kostnader i samband med kommunalförbundets bildande. 21 Andel i tillgångar och skulder Förbundsmedlemmarna har vid varje tidpunkt andel i kommunalförbundets tillgångar och skulder i förhållande till förbundsmedlemmens andel av andelskapitalet. Andelen i tillgångar och skulder för Landstinget i Värmland och Landstinget Dalarna beräknas utifrån befolkningstalen gånger tre. Fördelningsgrunden gäller även för täckande av brist om förbundet saknar medel att betala sina skulder i verksamheten samt vid skifte av förbundets behållna tillgångar eller skulder som föranleds av förbundets upplösning. Större gemensamma investeringar regleras i särskilt avtal mellan parterna och undantas från denna bestämmelse. 22 Utvidgad medlemskrets Ny medlem får inträda i förbundet förutsatt att denne accepterar förutsättningarna i 4 och 5 och att samtliga medlemmar är överens om villkoren för inträdet samt även är eniga om nödvändiga förändringar av förbundsordningen. Beslut härom ska fattas av medlemmarnas respektive fullmäktige. 23 Likvidation, upplösning och utträde Uppsägningstiden är tre år räknat från utgången av det år uppsägningen skedde. Medlem som önskar utträda skall göra det skriftligt i rekommenderat brev. Regleringen av de ekonomiska mellanhavandena mellan kommunalförbundet och den utträdande medlemmen skall bestämmas i ett särskilt avtal. Medlemmens andel av förbundets tillgångar och skulder enligt 14 i denna förbundsordning ska utgöra den huvudsakliga grunden till sådant avtal. Om överenskommelse inte kan nås, ska frågan handläggas i den ordning som anges för tvister i 21. Skulle förbundet likvideras skall direktionen vara likvidator och tillgångarna fördelas efter bestämmelserna i 14. Likvidator har rätt att förvandla egendom till kontanter. Verksamheten får fortsätta tillfälligt om det behövs för en ändamålsenlig avveckling.

60 LK/ 6 (6) När direktionen fullgjort sitt uppdrag som likvidator skall en slutredovisning över förvaltningen avges. Redovisningen skall innehålla en förvaltningsberättelse och redovisning av skiftet av kommunalförbundets tillgångar liksom anvisningar om arkivering av förbundets handlingar. 24 Tvister Tvist mellan kommunalförbundet och dess medlemmar ska alltid söka lösas genom förhandlingar men, om överenskommelse inte kan nås på annat sätt, slutligt avgöras genom skiljedom enligt Stockholms Handelskammares Skiljedomsinstituts (SCC) Regler för Förenklat Skiljeförfarande. 25 Ändringar i förbundsordningen Ändring av eller tillägg till förbundsordningen skall antas av direktionen och fastställas av medlemmarnas fullmäktige. 26 Arkiv Förbundets arkiv sköts av landstinget i Värmland. 27 Ikraftträdande Denna förbundsordning gäller från och med den tidpunkt då samtliga medlemmars fullmäktigebeslut har vunnit laga kraft.

61 Version 0.5 Samverkansavtal mellan kommunalförbundet Svenskt Luftambulans och dess medlemmar 1 Parter Föreliggande samverkansavtal har tecknats mellan kommunalförbundet Svensk Luftambulans, Landstinget i Värmland, Landstinget i Dalarna och Västra Götalands Läns Landsting. 2 Avtalets syfte Avtalet ska tydliggöra ambitionsnivå för verksamheten samt ansvars- och rollfördelning mellan kommunalförbundet och dess medlemmar. 3 Grundprinciper för helikopterverksamheten Kommunalförbundet bedriver verksamheten genom medlemsägda eller egna helikoptrar. Helikopterverksamheten bedrivs i egen regi av kommunalförbundet. Det medicinska ansvaret för verksamheten åvilar berörd medlem. Verksamheten samordnas genom en styrgrupp bestående av ansvariga representanter från medlemmarna och kommunalförbundet Den medicinska verksamheten samordnas genom en medicinsk ledningsgrupp. Kommunalförbundet och medlemmarna ska sträva efter att minimera antalet maskintyper till en större typ och en mindre. Flygverksamheten bedrivs antingen genom pilot+ HEMS-crew koncept eller tvåpilotsystem. Reservhelikoptern delas ekonomisk lika av medlemmarna, vid längre aktiv placering hos någon av medlemmarna belastar detta ekonomiskt användaren. Uppdrag åt andra medlemmar i kommunalförbundet regleras mellan berörda landsting enligt av samverkansnämnden fastställd prislista. Uppdrag åt landsting som inte är medlemmar i kommunalförbundet regleras mellan berörd medlem och beställande landsting.

62 Version Parternas åtaganden 4.1 Medlemmarnas uppgifter och ansvar Medlemmen ansvarar för att bemanna den egna helikoptern med medicinsk personal, alltid läkare och i förekommande fall sjuksköterska. Medlemmen svarar för lokaler för helikopterbasen i det egna landstinget/regionen. Medlemmen svarar för medicinskteknisk utrustning i helikopter och i förekommande fall akutbil, enligt av förbundet fastställd lägstanivå. Samordning av utrustning ska eftersträvas. Medlemmen svarar för sjukvårdsmaterial och läkemedel. Medlemmarna ska medverka i fortsatt FoU kring prehospital vård. Medlemmarna ska medverka i utbildningen av förbundets personal. Medlemmarna ska vara behjälpliga vid bemanning av medicinsk personal i förbundets samtliga helikoptrar. Medlemmen beslutar om larmkriterier inom området, anspänningstider och tillgänglighet. Medlemmen beslutar om uppdragsvolym, uppdragsområde samt placering av helikoptern. Medicinskt center för kompetensutveckling och forskning förläggs till Västra Götalands Läns Landsting. Verksamheten bedrivs i samverkan med övriga medlemslandsting och samordnas genom den medicinska ledningsgruppen. 4.2 Kommunalförbundets uppgifter och ansvar Kommunalförbundet ansvarar upprätthållandet av verksamhetens AOC. Kommunalförbundet anställer och har det fulla arbetsgivaransvaret för ledningspersonal, piloter, HEMS-crew, tekniker och eventuell administrativ personal inom kommunalförbundet. Medlem sätter nivån på verksamheten utifrån en grundnivå som kommunalförbundet fastställer. Medlemmen anger till exempel typ av helikopter, besättningskonfiguration; flygande personal (piloter, HEMS-crew) och medicinsk personal (läkare och ssk). Medlemmen anger lägsta kompetenskrav på den medicinska personalen. Medlemmen anger omfattning av utbildningsverksamhet som bedrivs inom ambulanshelikopterverksamheten även för annan personal (sk medåkare). Kommunalförbundet svarar för tekniskt underhåll och försäkring av helikoptrarna. Kommunalförbundet svarar för nödvändigt administrativt stöd för verksamheten. Kommunalförbundet svarar för utbildning av den egna personalen.

63 Version Avtalstid och förändringar Avtalet gäller tills vidare. Avtalet upphör omedelbart att gälla för den part som upphört att vara medlem i kommunalförbundet. Parterna ska under avtalstiden påtala behov av förändringar i avtalet. En uppföljning av avtalet ska ske inom tre år från ikraftträdandet. För Kommunalförbundet: Förbundschef För Landstinget i Värmland: Landstingsdirektör För Landstinget i Dalarna: Landstingsdirektör För Västra Götalandsregionen Regiondirektör

64 Ärende 5

65

66

67 Västra Götalandsregionen 1 (3) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer RSK Västra Götalandsregionen Administrativa avdelningen Handläggare Jennie Jevinger Telefon E-post jennie.jevinger@vgregion.se Till Ägarutskottet Regionbidrag till förenings- och folkrörelsearkiven i Västra Götaland Förslag till beslut Ägarutskottet föreslår att regionstyrelsen beslutar följande: 1. Ansvaret för regionbidraget till förenings- och folkrörelsearkiven ska från och med ligga på kulturnämnden. 2. Kulturnämnden ansvarar för förenings- och folkrörelsearkivens uppdrag och uppföljning som en del i kultursamverkansmodellen. Ägarutskottet föreslås besluta för egen del: 1. Ägarutskottets uppdrag till regiondirektören ( , punkt 2) till regiondirektören att utreda och föreslå var ansvaret avseende regionbidrag till förenings- och folkrörelsearkiven ska ligga, förklaras fullgjort. Sammanfattning av ärendet Ägarutskottet beslöt den 29 maj , att ge regiondirektören i uppdrag att utreda och föreslå var ansvaret avseende regionbidrag till Förenings- och folkrörelsearkiven ska ligga. Kulturnämnden beslöt den 25 oktober 2015, 98, att hos regionstyrelsen begära att ansvaret för det regionala bidraget till förenings- och folkrörelsearkiven om (beloppet avsåg år 2012) återförs till kulturnämnden och att kulturnämnden under förutsättning att relevanta beslut tas i regionstyrelsen, i fortsättningen får uppdrag att ansvara för förenings- och folkrörelsearkivens uppdrag och uppföljning som en del i kultursamverkansmodellen. Synpunkter har inhämtats från regionarkivet. Regionarkivet har inget att invända mot att uppdraget överförs till kulturnämnden. Vidare konstaterar regionarkivet att ansvaret för utbetalning av regionbidrag till förenings- och folkrörelsearkiven legat på arkivnämnden sedan 2010 och att nämnden endast har förmedlat bidraget enligt tidigare fördelningsmodellen. Regionkansliet föreslår därför i enlighet med kulturnämndens begäran att ansvaret för regionbidraget till förenings- och folkrörelsearkiven ska ligga på kulturnämnden och att kulturnämnden fortsättningsvis ansvarar för förenings- och folkrörelsearkiven uppdrag och uppföljning som en del i kultursamverkansmodellen. Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

68 Datum (3) Diarienummer RSK Fördjupad beskrivning av ärendet Kulturnämnden och arkivnämnden har i samråd tidigare föreslagit att driftbidragen till de fyra förenings- och folkrörelsearkiven i Västra Götaland överförs från kulturnämnden till arkivnämnden. Kulturnämnden behandlade ärendet den 8 december 2009, 138, och arkivnämnden den 17 februari 2010, 4. Med anledning av nämndernas förslag beslöt regionstyrelsen den 11 maj 2010, 122, följande: 1. Regionstyrelsen omfördelar regionbidrag om kronor för år 2010 från kulturnämnden till arkivnämnden avseende föreningsarkivens verksamhet i regionen. 2. Folkrörelsearkiven i 2011 års budget hänförs till arkivnämnden och anslag för denna verksamhet hanteras av arkivnämnden långsiktigt. Kulturnämnden beslutade 2012 att ansvaret ska återföras till kulturnämnden. Nämnden angav i sitt beslut bland annat att ansvaret för förenings- och folkrörelsearkiven ligger nu på två nämnder, arkivnämnden som fördelar det regionala bidraget och kulturnämnden som fördelar de statliga medel som ingår i kultur samverkansmodellen. Vidare angav nämnden att förenings- och folkrörelsearkiven menar att de av tradition tillhört kultursektorn och att det finns en bättre förståelse för verksamheten inom kulturnämndens verksamhetsområde och att detta överensstämmer bättre med intentionerna i kultursamverkansmodellen. Kultursamverkansmodellen Modellen innebär att en del av de statliga medel som fördelas till regionala kulturverksamheter samlas i en ny regional anslagspost som fördelas i en klumpsumma till regioner och landsting. Modellen ger regioner/landsting och kommuner större rätt att bestämma över de nationella medlen som går till regional kulturverksamhet. Modellen infördes Gotalandsregionen/startsida/Kultur/artikelsidor/lankade/kultursamverkansmodellen-/ Beredning Kulturnämndens begäran (beslut 25 oktober 2015, 98) har tidigare behandlats av ägarutskottet (29 maj 2013, 65). Utskottet gav då regiondirektören i uppdrag att utreda och föreslå var ansvaret avseende regionbidraget till Förenings-folkrörelsearkiven ska ligga. Regionarkivet kommer att lyfta frågan till arkivnämnden som kommer att behandla frågan om ansvaret för regionbidraget till förenings- och folkrörelsearkiven på sitt sammanträde den 10 december Regionkansliet Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Bengt Säterskog Administrativ direktör

69 Västra Götalandsregionen 3 (3) Bilaga Ägarutskottet beslut , 65 (avseende avsnittet om föreningsoch folkrörelsearkiven) Kulturnämndens beslut , 98 Skrivelse från regionarkivet (justerat protokollsutdrag från arkivnämnden skickas senare till ägarutskottets sammanträde ) Beslutet skickas till Kulturnämnden Arkivnämnden arkivnamnden@arkivnamnden.goteborg.se elisabeth@bohusarkiv.se för kännedom info@alvsborgsarkiv.org för kännedom elisabet.eriksson@skaraborgsarkiv.se för kännedom foreningsarkivet@molndal.se för kännedom Bengt Säterskog Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

70

71

72

73 ~\R E G l O N A R K l V E T Regionkansliet Ansvaret för utbetalning av regionbidrag till förenings- l folkrörelsearkiven Regionarkivet konstaterar att detta ansvar har ålegat Arkivnämnden från 201 O. Regionarkivet har endast fönnedlat detta regionbidrag enligt den tidigare fördelnings modellen. Regionarkivet har.inget att erinra om detta uppdrag överförs till Kulturnämnden från och med eller vid senare datum som bedöms som lämpligt. Artlvmyndlghet for V östra Götolondsregk>nen och G(llebQ'tiS Slod Region- och staelsarkivet Göteborg Box 2154, GÖTEBORG Besök: Otterhöllegoton 5 Tel: l Fax: E-post: orkivnomnden@orkivna mnden.goteborg.se Regionarkivet Vllnersborg Box V ÄNERSBOR< Besök: Niklasbergsvägen 14 Tel: Fox: E-post: regionarkivet.vonersl

74

75

76

77

78

79 .,...-,... VÄSTRA, GÖTALANDSREGIONEN Protokollsutdrag Sammanträde: Tid: Plats: Ägarutskottet Onsdag den 29 maj 2013, kl Sessionssalen, Residenset, Vänersborg 65 Arkivnämndens verksamhet samt Förenings /folkrörelsearkiven Dnr RS , RSK Ärendet Arkivnämnden Arkivnämnden är en gemensam nämnd för Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad. Arkivnämndens uppdrag är att för respektive huvudman vara arkivmyndighet enligt arkiv lagen. I skrivelse , Dm , från arkivnämnden framför nämnden önskemål om att verksamheten analyseras samt att samverkansavtalet mellan huvudmännen och reglemente för arkivnämnden ses över. Förenings-/folkrörelsearkiven Kulturnämnden beslöt (Dm RSK 304.,2-tO') att hos regionstyrelsen begära att ansvaret för det regionala bidraget till förenings- /folklivsarkiven på l kronor återförs till kulturnämnden. Beredning Regionkansliet har berett ärendet. Kansliet föreslår att regiondirektören får i uppdrag att göra en översyn beträffande arkivnämndens verksamhet, samverkansavtal och reglemente samt att i samband härmed även utreda och komma med förslag var ansvaret avseende regionbidraget till Förenings /folkrörelsearkiven ska ligga. Ägarutskottets beslut ;2()/0 /-:';{t1et;;e/?i'''<ttt1j0 1 'r?f'"'(; 1 c'frr"m l Regiondirektören får i uppdrag att tillsammans med representant för Göteborgs Stad göra en översyn beträffande arkivnämndens verksamhet och föreslå eventuella ändringar i samverkansavtal och reglemente. 2 Regiondirektören får i uppdrag att utreda och föreslå var ansvaret avseende regionbidraget till Förenings-/folkrörelsearkiven ska ligga. POSTADRESS: Regionens Hus Vänersborg BESÖKSADRESS: Residenset, Torget Vänersborg TELEFON: Vxl HEMSIDA: E-POST:

80 Ägarutskottet (2) Vid protokollet Jennie Jevinger sekreterare Justerat l O juni 2013 Gert-Inge Andersson Ordfårande Justerare Conny Brännberg Rätt utdraget intygar Jennie Jevinger Expedieras till Bo Tha!en (regionarkivet) Thomas Olsson (kulturnänmden) Diariet

81 Ärende 6

82 Västra Götalandsregionen 1 (3) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer RS Västra Götalandsregionen Regionkansliet/ekonomiavdelningen Handläggare: Hans Ekman Telefon: E-post: hans.ekman@vgregion.se Till Regionstyrelsen Plan för fortsatt arbete med e-handel- förslag från Servicenämnden Förslag till beslut Regionstyrelsen beslutar: 1. Ansvaret för nuvarande e-handelssystem, Marknadsplatsen, överförs till Regionstyrelsen (IS/IT-branschen) den 31 december Upphandling av nytt e-handelssystem inklusive upphandlingsstöd påbörjas under 2015 som baseras på standardsystem och ska vara väl integrerat i ett framtida affärssystem. 3. Arbetet fokuseras på användarvänlighet för kund den tid nuvarande system finns kvar och utveckling av systemet minimeras. 4. Förstudie påbörjas omedelbart för hur en framtida upphandling och implementering av affärssystem ska ske. 5. Regiondirektören får i uppdrag att genomföra besluten enligt punkt 1-4 ovan. Sammanfattning av ärendet Marknadsplatsen är Västra Götalandsregionens e-handelsplattform för beställning av material och tjänster samt hantering av fakturor gällande beställningar inom e- handel. Servicenämnden har under 2014 drivit Marknadsplatsen inom ett program för fortsatt utveckling och stabilisering. Som en följd av de användarsynpunkter som har lämnats och de analyser som har gjorts har den beslutade införandeplanen inte förverkligats fullt ut. I augusti 2015 går nuvarande avtal ut och förberedelser för en ny upphandling bör nu påbörjas. Servicenämnden har ( 44, bilaga 1) beslutat föreslå regionstyrelsen att ansvaret för Marknadsplatsen överförs till IS/IT-branschen inom Regionstyrelsen (objektet Material och Tjänsteförsörjning) samt att upphandling av ett nytt e-handelssystem påbörjas under Regionkansliet föreslår beslut i enlighet med Servicenämndens förslag. Postadress: Regionens Hus Göteborg Besöksadress: Lillhagsparken 5 Göteborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

83 Datum (3) Diarienummer RS RS Fördjupad beskrivning av ärendet Regionstyrelsen beslutade 2009 att starta projektet Elektronisk handel i VGR baserat på en förstudie. Syftet var att höja kvaliteten i handelprocesserna, minska ledtiderna och styra mot ingångna avtal. Elektronisk handel skulle ge effektivare upphandling och administration och frigöra resurser för kärnverksamheten. Införandet av Marknadsplatsen påbörjades våren 2012 och vid årsskiftet 2012/2013 övergick systemet till Regionservice. Servicenämnden konstaterar att användare av Marknadsplatsen upplever stora problem. Det har inte heller varit möjligt att realisera beräknade nyttoeffekter. För att få klarhet i vad som bör göras har det därför under 2014 genomförts en probleminventering med hjälp av Capgemeni. Möjliga handlingsalternativ har analyserats. I augusti 2015 går nuvarande avtal ut och förberedelser för ny upphandling behöver påbörjas. Enligt Servicenämnden pekar samtliga analyser på att det finns mycket att vinna på att upphandla ett standardiserat e-handelssystem som en del av ett större affärssystem. Ett nytt e-handelssystem kan tidigast vara på plats i början av Kontinuerliga förbättringar av dagens Marknadsplats med fokus på användarvänligheten behövs under mellantiden då det är viktigt att behålla nuvarande grad av e-handel och inte tappa användare. Finansiering och personalkonsekvenser Finansiering och eventuella personalkonsekvenser behöver beredas ytterligare så att konsekvenserna av den nya organisationen för de centrala kanslierna samt av den nya styrmodellen för regionservice kan beaktas. Beredning Ärendet har beretts inom Regionkansliet. Samråd har skett med Regionservice. Regionkansliet Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Joakim Björck Ekonomidirektör

84 Västra Götalandsregionen 3 (3) Bilaga 1. Servicenämndens beslut inklusive tjänsteutlåtande från regionservice med bilaga. Beslutet skickas till Servicenämnden Joakim Björck Birgitta Molin-Melander Postadress: Regionens Hus Göteborg Besöksadress: Lillhagsparken 5 Göteborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

85

86

87

88

89

90 ARBETSMATERIAL Analys av Marknadsplatsen VGR Slutrapport Konfidentiellt och personligt Transform to the power of digital

91 Innehåll Sammanfattning Bakgrund Marknadsplatsen Nuläge och Problemområden Strategiska Handlingsalternativ Rekommendation om vägen framåt Förslag till omedelbara nästa steg Copyright 2014 Capgemini Consulting. All rights reserved. 2

92 Sammanfattning VGR upplever betydande problem med Marknadsplatsen, regionens lösning för e-handel, och har gett Capgemini i uppdrag att göra en sammanfattande probleminventering, presentera möjliga handlingsalternativ samt rekommendera en väg framåt. Analysen har genomförts under fyra veckor och bygger i huvudsak på dokumentation som tillhandahållits av VGR, kompletterat med ett fåtal kortare intervjuer. Marknadsplatsen består av två huvudsakliga komponenter. Produktkatalogen är det verktyg som leverantörerna och Inköp använder för att lagra information om produkter och tjänster. IT-tjänsten är det system som slutanvändaren arbetar i för beställning och attest. Probleminventeringen identifierar ett antal betydande utmaningar, t.ex. bristande funktionalitet och användarvänlighet, höga utvecklings- och driftskostnader, lång implementeringstid, låg hanterad inköpsvolym, uteblivna besparingar samt bristande tilltro och motstånd bland användare. De bakomliggande orsakerna till problemen utgörs bl.a. av att verksamhetsutveckling inte har bedrivits enligt nyttokalkyl och plan, nyttokalkylen bygger på delvis orimliga förutsättningar och antaganden, val av egenutveckling i stället för standardsystem, val av små och oerfarna leverantörer, bristande projektstyrning samt att ägarskapet för projektet inte har funnits inom Inköp. Sammantaget kommer inte nyttokalkylen att realiseras under nuvarande förutsättningar och VGR exponeras för betydande risker. VGR rekommenderas att: Skyndsamt och under kontrollerade former ersätta Marknadsplatsen med ett standard avropssystem från en erkänd leverantör Tydliggöra Inköps uppdrag, mål och strategi samt därefter bedriva ett koncentrerat utvecklingsarbete för att realisera besparingspotentialen inom regionens inköpsverksamhet Copyright 2014 Capgemini Consulting. All rights reserved. 3

93 Innehåll Sammanfattning Bakgrund Marknadsplatsen Nuläge och Problemområden Strategiska Handlingsalternativ Rekommendation om vägen framåt Förslag till omedelbara nästa steg Copyright 2014 Capgemini Consulting. All rights reserved. 4

94 Vad är Marknadsplatsen? Marknadsplatsen i korthet Marknadsplatsens huvudkomponenter och leverantörer Marknadsplatsen är VGR:s e-handelsplattform för beställning av material och tjänster samt hantering av fakturor Marknadsplatsen är uppbyggd av de två komponenterna Produktkatalogen och IT-tjänsten. Produktkatalogen är det verktyg som leverantören och Inköp använder för att lagra information om produkter och tjänster som tillhandahålls av respektive leverantör och som ska göras tillgängligt för handel inom VGR samt hanterar leverantörer IT-tjänsten är det system som slutanvändaren arbetar i. Här söker man fram och väljer produkter, lägger i varukorgen, skapar rekvisition, attesterar, skapar inköpsorder, gör inleverans, attesterar faktura mm Produktkatalogen (Visuera) IT-tjänsten (ebuilder) Källor: Nulägesrapport Marknadsplatsen; Slutrapport Elektronisk Handel i Västra Götalandsregionen Copyright 2014 Capgemini Consulting. All rights reserved. 5

95 Bakgrund till studien Regionstyrelsen beslutade att starta projektet Elektronisk Handel i VGR baserat på en förstudie dec dec 2008 Syftet var att höja kvaliteten i handelsprocesserna, förbättra processer, minska ledtider, öka effektivitet och styra mot avtal E-Handel automatisering av affärsdokumentation (avtal, beställning, order, leverans, betalning och uppföljning) Två forskningsprojekt, Vinnova-TOFFE och NUTEK levererade produktkatalog samt en studie kring elektroniska fakturor Elektronisk handel skulle ge effektivare upphandling och administration och frigöra resurser för kärnverksamheten Effekter som projektet ska leverera grundar sig i beräkningar främst baserade på stöd till sortimentsstyrning Dessa nyttor uppgår till sammanlagt 966 MSEK över fem år, varav 427 MSEK anses resultatpåverkande Budget uppgick till 81 miljoner E-Handelslösningen "Marknadsplatsen" (MP) har varit i drift sedan mars 2012 Beräknade nyttoeffekter har inte realiserats enligt plan, systemet har fått kritik för bristfällig funktionalitet och användarvänlighet, inköpsvolymen via MP är långt under förväntan, utvecklings- och förvaltningskostnader har överskridit budget och VGR räknar med att ytterligare investeringar är nödvändiga för att få upp MP i acceptabel prestanda VGR har gett Capgemini i uppdrag att göra en sammanfattande probleminventering och presentera möjliga handlingsalternativ och rekommendera en väg framåt Källor: Slutrapport Elektronisk Handel i Västra Götalandsregionen; Nyttokalkyl VGR E-handel; Redovisning nyttokalkyl Copyright 2014 Capgemini Consulting. All rights reserved. 6

96 Nulägesanalysen baseras på genomläsning av drygt 80 dokument tillhandahållna av VGR samt möten, telefonsamtal och mailkonversationer med 10 olika VGR representanter Anvisningar för utbudsplanering v Användarmanual produktkatalog med e-tjänster Att göra lista Avtal med ebuilder + bilagor (25 dokument) Avtal med Visuera + bilagor (6 dokument) Begreppsdefinitioner e-handel Controllerdagen E-Handel (bilder att plocka ifrån) 2010 E-Handel, utdrag ur Cognoskuber uppföljning handel E-Handelslösningen identifierade nyttor och möjliggörare v Elektronisk handel i Västra Götalandsregionen Fakturering Visuera och ebuilder Fakturor Marknadsplatsen Fakturor Visuera 2014 Förenklat bildspel Marknadsplatsen Förstudie Elektronisk handel i Västra Götalandsregionen Genomgången dokumentation Granskning Inköpsprocessen från ord till handling (KPMG) Granskning av Marknadsplatsen (Ernst & Young) Gränssnitt Marknadsplats Västragötaland Gränssnitt Marknadsplatsen Handlingsplan e-handel v3.0 Helpdesk systemsupport Historik Köpt Vård Införandeplan , Införandeplan sep 2013 (handelsvolym marknadsplatsen) Inköpspolicy 2004 Inköpsprocessen i Västra Götalandsregionen IS/IT strategi KPI rapport 2013 Kundservice processer KS Leverantörssupport och leverantörshandläggare v Nulägesrapport Marknadsplatsen v Marknadsplatsen Enkätundersökning Sahlgrenska Universitetssjukhuset Marknadsplatsen med integrationer v0.2 Ny förutsättning (påverkan nyttokalkyl) Nyttokalkyl VGR E-handel v OH-presentation om vad e-handel är[0.1] Område Inköp Politisk organisation Processen för produktflödet Marknadsplatsens produktkatalog Processvandring försörjningskedjan Produktkategoriträd Projektbeskrivning e-handelsprojektet v Rapport från besök hos Codan Triplus Rapport gällande status i projekt Hitta och Jämföra Hjälpmedel Redovisning nyttokalkyl v2.3 (slutrapportering) Regler och riktlinjer hantering produktinformation Rollbeskrivningar v Slutrapport Elektronisk Handel i Västra Götalandsregionen Statistik kundservice 2014 System för produktklassificering en vägledning Tjänstemannaorganisation Uppdragsbeskrivning e-handel v Uppföljning av processvandring VGR Förvaltningar Kontaktade personer (intervju, telefon, mail) Christine Salvén Eva-Lena Enerbäck Gunnel Pettersson Johan Fredén John Petersson Kajsa Lundberg Peter Söderström Peter Tellberg Reija Bratt Thomas Lidén Förutsättningar för studien Studien har utförts på 4 veckor netto Studien är begränsad till dokumentation utvald och tillhandahållen av VGR Alla frågor har ej kunnat besvarats av VGR Copyright 2014 Capgemini Consulting. All rights reserved. 7

97 Innehåll Sammanfattning Bakgrund Marknadsplatsen Nuläge och Problemområden Strategiska Handlingsalternativ Rekommendation om vägen framåt Förslag till omedelbara nästa steg Copyright 2014 Capgemini Consulting. All rights reserved. 8

98 Den förväntade nyttan med Marknadsplatsen kommer inte att realiseras och VGR exponeras för stora risker Identifierade övergripande problem Bristande funktionalitet och användarvänlighet Uteblivna inköpsbesparingar Bristande underlag för sortimentsstyrning Stor systemleverantörsrisk Höga utvecklingskostnader Höga driftskostnader - Nyttoeffekter realiseras ej - Stora risker Stort motstånd bland slutanvändare Motstånd bland leverantörer Uteblivna processbesparingar Lång implementeringstid Källor: Dokumentation enligt sida 4, information från kontaktpersoner, Capgemini analys Copyright 2014 Capgemini Consulting. All rights reserved. 9

99 Källor: Dokumentation enligt sida 4, information från kontaktpersoner, Capgemini analys Copyright 2014 Capgemini Consulting. All rights reserved. Bakomliggande orsaker till problemen, den uteblivna nyttan och de risker som VGR ställs inför Bakomliggande orsaker 1 Verksamhetsutveckling har inte bedrivits enligt nyttokalkyl och plan 2 Nyttokalkylen bygger på delvis orimliga förutsättningar och antaganden 3 4 Val av egenutveckling istället för standardsystem Val av små och oerfarna leverantörer Den förväntade nyttan med Marknadsplatsen kommer inte att realiseras och VGR exponeras för stora risker PRELIMINÄR Identifierade övergripande problem Bristande funktionalitet och användarvänlighet Uteblivna inköpsbesparingar 5 Otydlig koppling till Inköps uppdrag, mål, strategi och operativa modell Bristande underlag för sortimentsstyrning Höga utvecklingskostnader - Nyttoeffekter Stor systemleverantörsrisk Stort motstånd bland slutanvändare realiseras ej Höga driftskostnader - Stora risker Motstånd bland leverantörer 6 Bristande projektstyrning Uteblivna processbesparingar Lång implementeringstid 6 7 Ägarskapet för projektet har inte funnits inom Inköpsfunktionen 8 Bristande utbildning och uppföljning av dess effekt 9 Förvaltningsmodellen inte implementerad VGR har haft otillräcklig kompetens för att genomföra projektet Källor: Dokumentation enligt sida 4; information från kontaktpersoner; Capgemini analys Copyright 2014 Capgemini Consulting. All rights reserved. 10

100 Verksamhetsutveckling, som utgör den viktigaste delen för hemtagning av nyttoeffekter, har inte drivits som planerat av projektet % Potentiell besparing 0/00 Stöd för sortimentsstyrning Avgränsning för nyttokalkyl sortimentsstyrning 10 % 5 % Alternativa produkter/tjänster & lösningar & lösningar Omdefiniering av behov av behov Utveckla leverantörsmarknaden/ Globalisering Globalisering Standardisering, samordning samordning av volymer av volymer Koncept Analys Inköp Avrop "E-handelslösningens kalkylerade nytta hänförs till avropsfasen" Konkurrensutsätta befintliga leverantörer leverantörer e beställningar, e-fakturering E-handelslösningens kalkylerade nytta hänförs till Kalkylerad nytta avropsfasen E-Handelsprojektet inser att värdet skapas tidigt i inköpsprocessen inom vad som ofta kallas Strategiskt inköp eller Category Management, vilket VGR benämner Sortimentsstyrning Effekter från bättre Sortimentsstyrning anges som viktigaste komponenten i Nyttokalkylen E-Handelsprojektet anser att Verksamhetsutvecklingen är avgörande för att realisera effekter från Sortimentsstyrning Källor: Rapporterna "Utveckling av inköpsprocessen och dess , Version 2.3 organisation i VGR" och "Diagnos av inköpsverksamheten Sid 20 inom VGR" 0/00 Tvärfunktionellt samarbete Totalkostnader Inköparens kompetens Pris Automatisering Transaktionskostnader Kategorisering av kalkylerade nyttor Marknadsplatsen adresserar endast avropsdelen av inköpsprocessen som Låser in/vidmakthåller besparingar Skapar transaktionsunderlag till Sortimentsstyrning (möjliggörare) mnkr Sortimentsstyrning fokuserar på minskade direkta kostnader och är uppföljningsbart på beställande enhets inköpskostnad. Led-/mantidsbesparing frigör tid. Definierade styrtal och mätetal redovisar besparingar. 0 Väsentligt större jmf med nytta Led-/Mantid Nytta Sortimentsstyrning Väsentlig potential Nytta Led-/mantidsbesparing Grön Gul Röd Adresseras inte de värdeskapande delarna i inköpsprocessen så kan inte den viktigaste delen av nyttokalkylen realiseras , Version 2.3 Sid 16 Källa: Nyttokalkyl VGR E-handel; Redovisning nyttokalkyl Copyright 2014 Capgemini Consulting. All rights reserved. 11

101 Nyttokalkylen bygger på delvis felaktiga grunder och den beräknade besparingen kommer inte att realiseras Antaganden håller ej Verksamhetsutveckling parallellt med införandet Avtalstroheten är 100% Antagandet är 5% lägre kostnad baserat på bättre Sortimentsstyrning Verksamhetsutveckling har ej bedrivits så effekten är snarare närmare 0% Best-in-class företag når som bäst 80-85% avtalstrohet Endast skillnaden mellan 'ny nivå av avtalstrohet' och 'tidigare nivå av avtalstrohet' är relevant (tex = Δ20%) Nytta vid implementering av Marknadsplatsen inkl. verksamhetsutveckling 100% av volymen går via Marknadsplatsen En inköpsvolym på 6,5 Mdr SEK antas köpas via Marknadsplatsen Idag är inköpsvolymen i Marknadsplatsen ca 1,8 Mdr SEK En publik studie från 2010 visar att merparten av de tillfrågade organisationerna inte når mer än 20% via eprocurement* Sortimentsstyrning Verksamhetsutveckling Ökad compliance Marknadsplatsen Tidsbesparing Nytta vid implementering av Marknadsplatsen exkl. verksamhetsutveckling Label Tidsbesparingen är 74% (>400 kr) per beställning Enligt genomförda testfall SU-enkäten visar att 85% lägger mer tid på beställningar än tidigare Tidsvinster är svåra att påvisa Ej direkt synliga i resultaträkningen Uspridda på många medarbetare Tar ej hänsyn till andra merkostnader som uppstår Sortimentsstyrning Ökad compliance Tidsbesparing Verksamhetsutveckling Marknadsplatsen Label *Global CPO Survey 2010, Capgemini Consulting Källor: Marknadsplatsen Enkätundersökning Sahlgrenska Universitetssjukhuset; Nyttokalkyl VGR E-handel; Redovisning nyttokalkyl Copyright 2014 Capgemini Consulting. All rights reserved. 12

102 VGR:s IT-strategi anger att standardiserade lösningar skall vara huvudalternativet något som fanns redan 2005 Standardiserade lösningar vid början av e-handelsprojektet Redan 2005 fanns det ett stort antal leverantörer av standardsystem på marknaden Lösningar integrerade i affärssystem Nischprodukter från erkända affärssystemleverantörer Wall to wall lösningar från specialiserade nischleverantörer Best of breed lösningar från specialiserade nischleverantörer Merparten av leverantörerna hanterade Catalogue Management respektive Operational procurement Källor: VGR IS/IT-strategi; Capgemini SRM study Copyright 2014 Capgemini Consulting. All rights reserved. 13

103 ... och som i ännu högre grad finns idag och där den standardiserade lösningen ofta blivit liktydigt med ett cloud-baserat system Standardiserade cloud-baserade lösningar Trenden i marknaden är att allt fler leverantörer erbjuder cloud-baserade lösningar vilket speglar efterfrågan på marknaden Inköpsprocessen och tillhörande system har blivit något av en commodity De välkända stora leverantörerna erbjuder likartade lösningar Köparna vill reducera utvecklings- och driftskostnad samt implementeringstid Ställer krav på anpassning till standardlösning Möjligheten att påverka cloud-lösningen är vanligtvis mycket begränsad Kunden har snabb tillgång till leverantörerna som ofta redan finns i systemen Leverantören erbjuds stordriftsfördelar i cloud-lösningen Leverantörens administration täcker många kunder Leverantören når många kunder Källa: Capgemini SRM Research Copyright 2014 Capgemini Consulting. All rights reserved. 14

104 Jämförelse av Marknadsplatsen med en standardlösning indikerar en betydligt lägre driftkostnad för standardlösningen Antaganden Årlig driftskostnad Marknadsplatsens inköpsvolym: 2013: 1,8 Mdr SEK (faktisk volym) 2014: 4 Mdr SEK (antagande) 2015: 7,9 Mdr SEK (antagande) 1,8 Mdr SEK motsvarar fakturor => 4 Mdr SEK motsvarar ca fakturor 7,9 Mdr SEK motsvarar ca fakturor Driftskostnadskomponenter för Marknadsplatsen återfinns i följande tabell (återgivet i MSEK): Kostnadstyp Driftavtal IT-tjänst (ebuilder) Hosting data Produktkatalog (ebuilder) Grundavtal IT-tjänst (Visuera) 7,7 17,0 20,0 0,3 0,3 0,3 0,9 0,9 0,9 Konsulttimmar (Visuera) 0,4 0,4 0,4 Totalt 9,3 18,6 21,6 MSEK ,3 5,2 18,6 6,7 21, Marknadsplatsen Standardiserad cloud-lösning 10,8 Källor: Fakturasammanställning Visuera och ebuilder; Avtalsbilaga 7 ebuilder; Capgemini analys Copyright 2014 Capgemini Consulting. All rights reserved. 15

105 Adderas den externa utvecklingskostnaden till driftskostnaden så framstår en standardlösning som mycket attraktiv Drifts- och utvecklingskostnad MSEK MSEK Marknadsplatsen 21,6 168, Standardiserad cloud-lösning , ,3 18,6 21, ~120 MSEK ,5 2013* Totalt ,7 5,2 3, , , , ,8 Totalt Label Driftkostnad Marknadsplatsen Implementeringskostnad Driftkostnad standardiserad cloud-lösning VGR:s interna, och förmodat betydande, kostnader relaterade till utveckling och drift av Marknadsplatsen är ej medräknade ovan *Implementeringskostnaderna för Marknadsplatsen sträcker sig över perioden Källor: Fakturasammanställning Visuera och ebuilder; Avtalsbilaga 7 ebuilder; Capgemini analys Copyright 2014 Capgemini Consulting. All rights reserved. 16

106 De två leverantörerna till Marknadsplatsen är mycket små och har begränsad erfarenhet och kompetens MSEK Leverantörer Visuera* Anställda: 9 Omsättning: KSEK Grundat år: 2001 Anställda: 9 Omsättning: KSEK (-32%) Resultat: 39 KSEK (-98%) Soliditet: 79,11% (+8,85 procentenheter) Likviditet: 527,89% (+175,57 procentenheter) Hävdade kompetenser: Forskning & Utveckling av processer med IT-stöd E-Handelsprocesser Drift av e-tjänster 8,9 11,5 15,8 14,5 14,9 4,9 4,5 3,1 4,1 11,5 13,4 11,7 10,2 7,1 Mycket liten leverantör Mycket dålig lönsamhet Helt beroende av VGR Mellan 2010 och 2013 utgjorde VGR 70-93% av Visueras omsättning Omsättning Visuera VGR:s andel av omsättning ebuilder* Anställda: 62 Omsättning: KSEK Grundat år: 2003 Anställda: 62 Omsättning: KSEK (-2%) Resultat: KSEK (-95%) Soliditet: 38,03% (-6,51 procentenheter) Likviditet: 87,84% (-13,68 procentenheter) Hävdade kompetenser: Travel & Expense Management Procurement Supply chain management Financial transactions & accounts payable Mycket liten leverantör Lönsamhetsproblem Bristande erfarenhet och kunskap inom e-procurement samt liten kundbas ebuilder har uttalat att de vill avveckla leveransen av IT-tjänsten *Data för Visuera är från 2013 och för ebuilder från 2012 Källor: Nulägesrapport Marknadsplatsen; Slutrapport Elektronisk Handel i Västra Götalandsregionen; Visueras årsredovisning 2013; ebuilders årsredovisning 2012; ebuilder Copyright 2014 Capgemini Consulting. All rights reserved. 17

107 Hemtagningen av nyttan med Marknadsplatsen har otydlig koppling till Inköps uppdrag, mål, strategi och operativa modell 0/00 % Potentiell besparing 10 % 5 % Alternativa produkter/tjänster & lösningar & lösningar Omdefiniering av behov av behov Utveckla leverantörsmarknaden/ Globalisering Globalisering Standardisering, samordning samordning av volymer av volymer Koncept Analys Inköp Avrop Tvärfunktionellt samarbete Totalkostnader Inköparens kompetens Pris Källor: Rapporterna "Utveckling av inköpsprocessen och dess , Version 2.3 organisation i VGR" och "Diagnos av inköpsverksamheten Sid 20 inom VGR" Konkurrensutsätta befintliga leverantörer leverantörer e beställningar, e-fakturering Kalkylerad nytta Automatisering Transaktionskostnader Indikation på Best Practice Inköpsverksamhetens mål har en direkt koppling till den övergripande verksamhetens mål så att Inköps "bidrag" till målet är tydligt och mätbart Inköpsmålet är kopplat till inköpsstrategin Inköpsstrategin är nedbruten i konkreta, operativa planer (vad, vem, när, hur mycket) för att kunna följas upp mot delmål per tidsenhet (månad, kvartal, år) Ett fåtal strategiska styrtal (KPI:er) kopplas mot planer för att säkerställa att inköps mål uppfylls och levererar sitt bidrag till verksamhetens mål KPI:er följs upp och rapporteras till inköpsledningen, åtgärder vidtas vid avvikelser mot plan, eskaleringsrutiner finns på plats Utvärdering I tillhandahållen dokumentation finns ringa koppling mellan Nyttokalkylen, den övergripande verksamhetens mål eller Inköps mål (Dvs. vad Inköp ska bidra med i mätbara termer) Dokumenterad inköpsstrategi och operativ modell saknas Det saknas konkreta planer på vilka strategiska inköpsaktiviteter som ska genomföras för att nyttokalkylen ska realiseras Inköps uppdrag vagt beskrivet Avsaknad av strategiska KPI:er, så som: Inköpsvolym som hanteras av Inköp centralt Besparingar: Planerade, Möjliggjorda, Realiserade (syns i resultaträkningen) Avtalstrohet Purchasing Strategic goals 20XX Purchasing Goal Reduce number of active suppliers by 50% 2010 Grow revenue by 15% Reach net margin of 12% 30% of purchase volume with LCC suppliers Increase contract compliance to 70% Reduce purchasing cost by MSEK 500 or 5% Stöd för sortimentsstyrning Avgränsning för nyttokalkyl sortimentsstyrning? 50% of IMS volume via e-procurement E-handelslösningens kalkylerade nytta hänförs till avropsfasen 50% of Sourcing volume via e-sourcing Strategies: The approaches taken to reach the goal Strategic goals: Measurable objectives for each strategy Källor: Nyttokalkyl VGR E-handel; Redovisning nyttokalkyl; KPI Rapport 2013; Capgemini analys Copyright 2014 Capgemini Consulting. All rights reserved. 18

108 E-Handelsprojektet konstaterar ett stort antal brister relaterat till styrning och poängterar speciellt verksamhetsutvecklingen inom Serviceförvaltningen Förankring av beslut Styrning och styrmodell Mandat - begränsad påverkan Beslutet att införa e-handel inom VGR var dåligt förankrat i linjeorganisationen Beslut för projektet och alla förvaltningar har inte följts (fri tolkningsrätt) Interna verksamheter såsom Serviceförvaltningen och VGR-IT har inte känt sig berörda av beslutet om att införa e-handel Beslutsgrindar har inte beaktats och krav på underlag har varit otydliga avseende verksamhetsutvecklingen Markanta tidsförseningar i IT-leveransen Tydligare styrning och krav på genomförande från ägaren skulle underlättat projektet Hade projektet haft samma krav på leverans i verksamhetsutvecklingsdelarna så hade projektet förmodligen stoppats redan hösten 2010 Ett projekt har små möjligheter att påverka arbetet i linjen, detta måste ske från respektive linjechef och ytterst från varje förvaltningschef. Mottagarprojektet inom serviceförvaltningen ville inte samarbeta med e-handelsprojektet Riskanalys utan åtgärder Ingen riskbedömning gjordes vid förändring av införandeplanen från 5 år till 3 år Avsaknaden av verksamhetsutveckling inom inköp har återkommande rapporterats till styrgruppen som en risk Styrgruppen har inte agerat på informationen/vidtagit åtgärder Kompetens ej tillräcklig Projektet krävde egentligen mer resurser främst i form av konsultstöd Projektorganisationen hade behövt mer stöd av personer med omfattande erfarenhet av såväl processutveckling, projektarbete som projektledning Nyckelresurser har försvunnit ur projektet Källa: Slutrapport Elektronisk Handel i Västra Götalandsregionen Copyright 2014 Capgemini Consulting. All rights reserved. 19

109 Projektet har skapat dåliga förutsättningar för den kritiska verksamhetsutvecklingen tydliga slutprodukter, nödvändig logik och struktur har saknats Capgemini analys E-Handelsprojektet poängterar att verksamhetsutveckling är avgörande för nyttokalkylens realisering Tillhandahållen dokumentation ger en mycket vag bild av vad verksamhetsutvecklingen var tänkt att bestå av Saknas beskrivningar av: Slutprodukter/resultat Projektlogik Aktivitetsplan Tidplan Ansvarsfördelning Den verksamhetsutveckling som krävs för att realisera en besparing på 5% förutsätter en beprövad metodik och erfarenhet Källa: Projektbeskrivning e-handelsprojektet v1.0 Copyright 2014 Capgemini Consulting. All rights reserved. 20

110 Ägarskapet för projektet har inte funnits inom Inköpsfunktionen utan inom Ekonomifunktionen Inköp bör äga frågan kring inköpssystem Inköpsverksamhetens krav bör vara drivande för att funktionellt kravställa ett inköpssystem för avrop Ägarskapet för ett införande av ett avropssystem bör ligga under inköpschefens ansvar Inköp bör ta ansvar för att godkänna resultatet från införandeprojektet och att detta stämmer med förväntan/ kravbilden Projektägare för e-handelsprojektet har funnits inom Ekonomifunktionen Införandeprojektet menar att Serviceförvaltningen och VGR-IT inte har känt sig berörda av beslutet om att införa Marknadsplatsen Förutsättningarna för att Inköpsfunktionen ska ta ansvar och ägarskap för MP har varit dåliga Källa: Slutrapport Elektronisk Handel i Västra Götalandsregionen Copyright 2014 Capgemini Consulting. All rights reserved. 21

111 Marknadsplatsen anses som svår att använda och i tillägg till bristande kunskap anses det som största orsaken till att man inte har kontroll över sina beställningar Låg överblickbarhet vid beställningsattestering Låg överblickbarhet vid inleverans Låg överblickbarhet vid attestering av faktura Otillräckligt med tid för kontroll av beställning MP svårhanterlig och för låg kunskapsgrad Annat 100% MP är användarvänlig Ej användarvänligt system Håller inte alls med Håller helt med Procent 84% tycker att Marknadsplatsen ej är användarvänlig 100% MP ger beställare/attesterare bra kontroll över order Merparten har ej kontroll över sina beställningar Procent 57% har ej kontroll över sina inköpsorder 0 1. Håller inte alls med Håller helt med 100% Orsak till låg känsla av kontroll över order Bristande kunskap Procent Ej användarvänligt & Låg kunskapsgrad - enskilt viktigaste orsaken 0 Källa: Marknadsplatsen Enkätundersökning Sahlgrenska Universitetssjukhuset Copyright 2014 Capgemini Consulting. All rights reserved. 22

112 Brister i utbildning bidrar till Marknadsplatsens låga effektivitet men är sannolikt underordnat bristen på användarvänlighet och funktionalitet Utbildning "Erbjuden utbildning" kontra "Kan använda systemet" Projektet har erbjudit samtliga förvaltningar och användarroller utbildning via elearning Hur många som genomfört utbildningen är oklart Många användare anser sig ha för dålig kunskap om systemet Inga kunskapskrav eller uppföljning av utbildningens effekt Avsaknad av chefsansvar för att anställda genomgår utbildningen Det finns inget krav på att användaren genomgått utbildning för att få tillgång till Marknadsplatsen Inga kontrollfrågor under utbildningen som säkerställer att mottagaren tagit till sig innehållet Projektet har inte följt upp eller inhämtat feedback från användare som genomgått utbildning i syfte att förbättra utbildningens effekt Motstånd mot utbildning Traditionell klassrumsutbildning efterfrågades frekvent inledningsvis Projektet ansåg elearning som bättre, mer individanpassad och mer kostnadseffektiv samt repeterbar Projektet tilläts inte genomföra informations- och utbildningsinsatser inom inköps- och kundserviceorganisationen under Även om åtgärder kunde gjorts för att höja effekten av utbildningen så ligger grundproblemet sannolikt i bristen på användarvänlighet och funktionalitet hos systemet, snarare än i bristen på utbildning Källor: Nulägesrapport Marknadsplatsen; Slutrapport Elektronisk Handel i Västra Götalandsregionen; Marknadsplatsen Enkätundersökning Sahlgrenska Universitetssjukhuset Copyright 2014 Capgemini Consulting. All rights reserved. 23

113 Fortsatt drift efter överlämning av komplexa projekt kräver en väl fungerande förvaltning, vilken inte blivit implementerad för Marknadsplatsen Problem relaterade till överlämning till förvaltning Vid överlämnandet kvarstod vissa delar kring MP att utvecklas både på verksamhetssidan och kring funktioner i IT-tjänsten, exempelvis funktioner för statistik och uppföljning MP är tänkt att ingå i förvaltningsobjektet Material och tjänsteförsörjning men är ej överlämnat Roller i förvaltningsorganisationen är tillsatta men är ej operativa Beslutad förvaltningsplan saknas Styrgrupp för förvaltningsobjektet finns men arbetsformerna är oklara Generella konsekvenser Oklara ansvarsförhållanden Sämre beslut Ökade kostnader Ökad risk Källa: Slutrapport Elektronisk Handel i Västra Götalandsregionen Copyright 2014 Capgemini Consulting. All rights reserved. 24