Granskning av årsredovisning 2008

Transkript

1 Revisionsrapport Granskning av årsredovisning 2008 Finspångs kommun Matti Leskelä Stefan Knutsson

2 Innehållsförteckning 1 Sammanfattning Inledning Bakgrund Revisionsfråga och metod Granskningsresultat Förvaltningsberättelse Översikt över utvecklingen av verksamheten Investeringsredovisning Driftredovisning Balanskrav Finansiella mål Resultaträkning Balansräkning Finansieringsanalys / Kassaflödesanalys Sammanställd redovisning Redogörelse för tillämpade redovisningsprinciper Nämndernas och styrelsens redovisning av sitt uppdrag...12

3 1 Sammanfattning Vi bedömer att årsredovisningen i all väsentlighet redogör för utfallet av verksamheten, verksamhetens finansiering och den ekonomiska ställningen. Vi kan konstatera att kommunens ekonomiska situation är svår. Det redovisade resultatet uppgår till -21,2 mnkr jämfört med +13,2 mnkr året innan. Vi ser det som särskilt angeläget att åtgärder vidtas för att bromsa kostnadsutvecklingen. Verksamhetens nettokostnader har under 2008 ökat med 6,4 % samtidigt som skatteintäkter samt statsbidrag endast ökat med 3,3 %. Att skatteintäkternas ökningstakt bromsats är ett generellt problem som förklaras av konjunkturutvecklingen. Att nettokostnaderna i kommunen ökat med 6,4 % förklaras till viss del av kommunens stora investeringsvolym vilket jämfört med 2007 medfört högre avskrivningskostnader samt högre finansiella kostnader. Såväl Humanistiska nämnden som Kommunstyrelsen redovisar stora negativa avvikelser mot budget. Det är anmärkningsvärt att en så stor del av både Kommunstyrelsens och Humanistiska nämndens avvikelser redovisas inom verksamheter som normalt inte hör till de mest svårbudgeterade. Vi menar att orsakerna till underskotten för KS samt Humanistiska till viss del står att finna i bristande budgetrealism och oklarheter kring kostnadsposter av kommun- och koncernintern karaktär. Det finansiella målet att uppnå ett resultat som är 2 % av skatter och statsbidrag har ej uppnåtts. Avvikelsen mot detta mål uppgår till -38,9 mnkr. Lagens balanskrav har ej heller det uppnåtts då det redovisade balanskravsresultatet är negativt. Den negativa ekonomiska utvecklingen samt de inte alltför ljusa konjunkturutsikterna gör att vi bedömer att behovet av besparingar och effektiviseringar är stort samt att åtgärder behöver vidtas inom en snar framtid. Vår sammanfattade bedömning är att den kommunala verksamheten i stort bedrivits med inriktning mot de övergripande verksamhetsmål som fullmäktige beslutat om. Vi ser det som önskvärt att målen i ytterligare omfattning konkretiseras till underliggande och årligen mätbara nyckeltalen inom alla områden. Vi menar att kommunen i och med styrkorten byggt upp en bra struktur för att redovisa måluppfyllelse ur flera perspektiv. Vi bedömer vidare att årsredovisningen i allt väsentligt uppfyller kraven på rättvisande räkenskaper och är upprättad enligt god redovisningssed. 1

4 2 Inledning 2.1 Bakgrund Den kommunala redovisningslagen (KRL) gäller fr.o.m och reglerar externredovisningen. I lagen finns bestämmelser om årsredovisningen. Vidare regleras den kommunala redovisningen av uttalanden från Rådet för kommunal redovisning och i tillämpliga delar av Redovisningsrådet och Bokföringsnämndens normering. Kommunstyrelsen ansvarar enligt kommunallagen för årsredovisningen. När det gäller nämndernas redovisning, skall den enligt kommunallagen utformas på det sätt som fullmäktige bestämmer. 2.2 Revisionsfråga och metod Revisorerna har bl.a. till uppgift att pröva om räkenskaperna är rättvisande. Inom ramen för denna uppgift är syftet med granskningen av årsredovisningen att bedöma om den är upprättad i enlighet med lag om kommunal redovisning och i enlighet med normgivning, främst från Rådet för kommunal redovisning. Granskningen som sker utifrån ett väsentlighets- och riskperspektiv skall besvara följande revisionsfrågor: Lämnar årsredovisningen upplysning om verksamhetens utfall, verksamhetens finansiering och den ekonomiska ställningen? Har verksamheten bedrivits så att fullmäktiges beslutade mål uppnåtts? Har fullmäktiges finansiella mål uppnåtts? Har ett balanserat resultat uppnåtts vid årets slut? Är räkenskaperna i allt väsentligt rättvisande? Granskningen av årsredovisningen omfattar: Förvaltningsberättelse Resultaträkning Balansräkning Finansieringsanalys / kassaflödesanalys Sammanställd redovisning 2

5 Bilagor och specifikationer till årsredovisningens olika delar har granskats. Vi har även bedömt kommunens ekonomiska ställning och utveckling, efterlevnaden av balanskravet och om resultatet i årsredovisningen är förenligt med de mål för god ekonomisk hushållning som fullmäktige beslutat om. Vidare har vi också inom ramen för granskningen av årsredovisningen översiktligt bedömt nämndernas redovisningar av hur de fullgjort sitt uppdrag från fullmäktige. Granskningen har utförts enligt god revisionssed. Det innebär att granskningen planerats och genomförts ur ett väsentlighets- och riskperspektiv för att i rimlig grad kunna bedöma om årsredovisningen i allt väsentligt ger en rättvisande bild. Granskningen omfattar därför att bedöma ett urval av underlagen för den information som ingår i årsredovisningen. Då vår granskning därför inte varit fullständig utesluter den inte att andra än här framförda felaktigheter kan förekomma. 3 Granskningsresultat Om kommunens redovisningsprinciper avviker från god redovisningssed skall upplysning om detta och skälen för avvikelsen lämnas i en not (se KRL 1:3). En finansiell anläggningstillgång om 2,2 mnkr är, i bokslutet, upptagen till ett värde som är 200 tkr för högt. Vidare har vi noterat att courtage vid inköp av finansiella anläggningstillgångar ej inräknats i anskaffningsvärde. Courtageavgifter kostnadsförs av kommunen som en finansiell kostnad. Vi menar att den korrekta hanteringen är vid köptillfället inräkna courtaget i anskaffningsvärdet. Dock har kommunen en rutin för att skriva ner anläggningstillgångar på det sätt som anges i Kommunallagen (kap. 6, 5 ). Med undantag av differensen ovan om 200 tkr har värdereglering av de finansiella tillgångarna genomförts på ett korrekt vis. En upplupen räntekostnad om 3,9 mnkr har i bokslutet klassificerats som en leverantörsskuld. Då posten är att betrakta som en upplupen ränteskuld så är den felklassificerad i balansräkningen och dess noter. Hanteringen ger dock ej upphov till någon resultateffekt. Kommunen har klassificerat sin exploateringsmark som anläggningstillgångar. Enligt idéskrift (ej styrande rekommendation) från Rådet för kommunal redovisning så bör exploateringsmark hanteras som en omsättningstillgång i balansräkningen. Praxis i frågan är såvitt vi kan bedöma blandad. Finspångs kommun använder sig, i likhet med de flesta kommuner, av ett avräkningskonto för leverantörsfakturor. Saldot var vid årets början en nettoskuld på -2,8 mnkr samt vid 3

6 bokslutet en nettofordran om 4,9 mnkr. Detta konto används för uppbokning av både interimsfordringar och interimsskulder. Det finns inte någon rapport i ekonomisystemet eller reskontran som kan styrka kontots utgående balans vid bokslutet. Den utgående balansen består av ett stort antal poster om både tillgångar och skulder. Vi menar att kommunen ska eftersträva att säkerställa att rapportuttag kan göras över de poster som omfattar den utgående balansen på avräkningskontot. Ur ett klassificeringsperspektiv är det mest rättvisande att endast använda det aktuella kontoslaget för sådant som är fordringar i bokslutet. För att få en mer rättvisande balansräkning ska kortfristiga skulder bokföras på skuldkonton istället för som negativa fordringar. Som tidigare har en del av det egna kapitalet öronmärkts för Bostadspolitiska åtgärder Posten har under året minskat med 0,8 mnkr. Om kommunen anser sig ha ett åtagande som sannolikt kommer att infrias i framtiden så menar vi att det korrekta är att redovisa detta som en avsättning istället för som en del av det egna kapitalet. Kommunen har ej periodiserat de timlöner som utbetalas i januari -09 men som avser av personalen arbetad tid under december -08. Den kontantprincip som kommunen använder sig gällande timlöner är relativt utbredd ibland kommunerna och praxis kan sägas vara delad. Komrevs redovisningskommitté ser dock ej timlönerna som någon kommunal särart och menar att det mest rättvisande är att periodisera timlönerna. 3.1 Förvaltningsberättelse I KRL kap 4 framgår det att kommunen skall upprätta en förvaltningsberättelse. Förvaltningsberättelsen skall bl.a. innehålla: - en översikt över utvecklingen av kommunens verksamhet (KRL 4:1) - särskilda upplysningar om de anställdas sjukfrånvaro (KRL 4:1 a) - samlad redovisning av kommunens investeringsverksamhet (KRL 4:2) - en redovisning av hur utfallet förhåller sig till den budget som fastställts för den löpande verksamheten (KRL 4:3) - en utvärdering av mål för god ekonomisk hushållning (KRL 4:5) Översikt över utvecklingen av verksamheten Vi har granskat att förvaltningsberättelsen lämnar tillräckliga uppgifter om: 4

7 obligatorisk information i enlighet med KRL och RKR:s rekommendationer sådana förhållanden, som inte skall redovisas i balansräkning eller resultaträkning, men som är viktiga för bedömning av ekonomin händelser av väsentlig betydelse som har inträffat under räkenskapsåret eller efter dess slut förväntad utveckling väsentliga personalförhållanden, bl a den obligatoriska redovisningen av sjukfrånvaron annat av betydelse för styrning och uppföljning. Vi bedömer att förvaltningsberättelsens översikt och upplysningar i allt väsentligt överensstämmer med kraven i KRL. Våra kommentarer angående viktiga delar i kommunens förvaltningsberättelse är följande: Analys och rättvisande bedömning av ekonomi och ställning. Analysen av årets resultat och den ekonomiska ställningen ger en rättvisande bild. En uppföljning sker av kommunens finansiella mål. Det finansiella resultatmålet uppfylls ej. Under avsnittet Resultat och kapacitet framgår tydligt att den ekonomiska situationen för kommunen försämrats avsevärt under året. Händelser av väsentlig betydelse. I förvaltningsberättelsen redovisas, enligt vår bedömning, överlag de väsentliga händelser som inträffat under räkenskapsåret. Väsentliga personalförhållanden. Den obligatoriska redovisningen av sjukfrånvaro redovisas i enlighet med KRL 4:1 a, dvs. frånvaron specificeras på lång- och korttidsfrånvaro, män och kvinnor samt åldersindelat Investeringsredovisning Vi har granskat att: investeringsredovisningen visar kommunens totala investeringsverksamhet investeringsredovisningen är uppställd enligt god redovisningssed beloppen i investeringsredovisningen överensstämmer med årets bokföring posterna i investeringsredovisningen är överförda till balansräkningen och finansieringsanalysen 5

8 jämförelse med tidigare år görs avvikelser i förhållande till budget och investeringskalkyler har analyserats och kommenterats Vi bedömer att investeringsredovisningen i allt västenligt ger en rättvisande bild av årets investeringar. Kortfattad investeringsredovisning görs också per nämnd. Utveckling kan ske när det gäller främst analys och kommentarer till avvikelser mot budget samt investeringskalkyler. Ett kortare avsnitt om detta skulle kunna tillföras den nuvarande investeringsredovisningen i förvaltningsberättelsen Driftredovisning Vi har granskat att: budgeterade och redovisade kostnader och intäkter redovisas i sammanfattning redovisade intäkter och kostnader överförts riktigt från den systematiska bokföringen jämförelse med tidigare år görs driftredovisningens utfall är analyserat i förhållande till budget Vi bedömer att driftredovisningen i allt väsentligt ger en rättvisande bild av hur utfallet förhåller sig jämfört med fullmäktiges budget. Avvikelserna mot budget kommenteras inom respektive nämnds del av årsredovisningen. Tilläggsbudgetens fördelning menar vi ska redovisas på ett tydligare vis fördelad per verksamhetsområde/nämnd. Avvikelsen är stora för Kommunstyrelsen som uppvisar en budgetavvikelse om -6,0 mnkr (inkl. kommungemensamma kostnader). Inom området kommungemensamma kostnader uppvisas betydande avvikelser mot budget. Avvikelserna inom detta område specificeras nedan: Kapitalkostnader Vallonbygden Central lönepott Lokalpool Tågleasing

9 Övriga poster Summa Vi menar att de stora avvikelserna för olika områden inom de kommungemensamma kostnaderna tyder på en svag budgetrealism. Kostnaden för avsättning för tågleasing (1,8 mnkr) kan dock ses som oförutsägbar då denna uppmärksammats av Östgötatrafiken i slutet av Humanistiska nämndens underskott uppgår till -6,5 mnkr. Underskottet beror på negativa budgetavvikelser inom skolskjutsområdet (-4,7 mnkr) samt IT och telefoni (-1,9 mnkr). Dessa avvikelser är till viss del av kommunintern karaktär och kan därvidlag betraktas som anmärkningsvärt stora. Inom skolskjutsområdet uppgick utfallet till 17,5 mnkr jämfört med budgeterade 12,9 mnkr. Utfallet för 2007 uppgick till 15,0 mnkr. Socialnämnden redovisar en totalavvikelse om -2,9 mnkr. Detta underskott förklaras till största del av att Individ- och familjeomsorgen uppvisar ett underskott om -2,7 mnkr. Individ- och familjeomsorgens budget uppgick totalt till 141,5 mnkr vilket kan jämföras med utfallet om 128,6 mnkr för Jämförelse med tidigare års utfall görs ej i stycket driftsredovisning. Utfallssiffror för 2007 redovisas dock under resp. nämnds utfall. Förslagsvis kan förändringen i % för olika förvaltningar/verksamhetsområden redovisas i kommande års samlade driftsredovisning Balanskrav Vi har granskat: kommunens bedömning av om balanskravet har uppfyllts om det i förvaltningsberättelsen anges när och på vilket sätt man avser att göra den i kommunallagen (KL 8:5) föreskrivna reglering i de fall ett negativt resultat uppvisas Vi instämmer i kommunens bedömning av att balanskravet för 2008 inte är uppfyllt. Det redovisade balanskravsresultatet uppgår till -11,1 mnkr. 7

10 Kommunen har i balanskravsavstämningen undantagit ett beräknat intäktsbortfall om 10,9 till följd av en, enligt kommunens bedömning, felaktig LSS-utjämning. Det är enligt vår tolkning av lagens förarbeten tveksamt om en sådan post kan undantas balanskravet. Kommunen har dock åberopat synnerliga skäl varför posten gör att balanskravsresultatet förbättras med 10,9 mnkr. I förvaltningsberättelsen ska det anges upplysningar kring hur hanteringen av negativa balanskravsresultat ske års balanskravsresultat ska regleras under de kommande tre åren (dvs. senast 2011). Vid underskott som ska återställas ska fullmäktige enligt KL 8:5a anta en åtgärdsplan för hur återställandet ska ske. Enligt författningskommentarerna bör åtgärdsplanen antas senast vid påföljande fullmäktigesammanträde efter att delårsrapporten för nästkommande år behandlats i fullmäktige. Beslutet om reglering i budget ska fattas senast i budgeten för det tredje året efter det år då det negativa resultatet uppkom. Viss upplysning har i årsredovisningen lämnats om hur det negativa balanskravsresultatet för 2008 kommer att hanteras Finansiella mål Vi har granskat: Måluppfyllelsen för fullmäktiges finansiella mål som är av betydelse för god ekonomisk hushållning Årets finansiella mål om att nå ett resultat som uppgår till 2 % av skatter och statsbidrag inte har uppnåtts. Resultatet uppgår istället till -2,4% av skatter och statsbidrag. Den faktiska summan för avvikelsen mot det finansiella målet uppgår till -38,9 mnkr. Ett resultat om 17,7 mnkr hade krävts för att målet skulle ha uppnåtts. Det långsiktiga finansiella målet är att kommunen ska ha en positiv soliditet inkl. pensionsskulden i ansvarsförbindelsen. Soliditeten inkl. pensionsskuld är vid 2008 års utgång negativ. 8

11 3.2 Resultaträkning Resultaträkningen skall redovisa samtliga intäkter och kostnader och hur det egna kapitalet har förändrats under året (KRL 5:1). Vi har granskat att: resultaträkningen är uppställd enligt KRL resultaträkningen i allt väsentligt redovisar årets samtliga externa intäkter och kostnader noter finns i tillräcklig omfattning och utgör specifikationer av resultaträkningens poster samt möjliggör avstämning mot balanskravet resultaträkningens innehåll är rätt periodiserat. Vi bedömer att resultaträkningen ger en i allt väsentligt ger en rättvisande bild över årets resultat. Årets resultat är -21,2 mnkr jämfört med +13,2 mnkr föregående år. Resultaträkningen är uppställd enligt KRL. Nedan redovisas resultaträkningens olika delposter. Belopp anges i miljoner kr Förändr. % Verksamhetens intäkter exkl. reavinster 146,8 149,7-1,9% Realisationsvinster 1,0 3,3 Verksamhetens kostnader (exkl. av- o. nedskrivningar) ,9-981,1 4,6% Av- och nedskrivningar -23,3-19,8 1,8% Skatteintäkter och statsbidrag 747,2 720,3 3,7% Ekonomisk utjämning 136,7 135,6 0,8% Finansnetto -2,7 5,2 SUMMA -21,2 13,2 9

12 Resultatförsämringen uppgår till 34,4 mnkr och är en följd av flertalet faktorer. Att kostnaderna ökat med 4,6 % samtidigt som skatteintäkterna ökningstakt är 3,7% förklarar en stor del av resultatförsämringen. Effekten uppgår till 18,9 mnkr. Av yttersta vikt är naturligtvis att bromsa kostnadsökningarna framöver. Den ökade låneskulden samt investeringar i nya anläggningstillgångar har haft inverkan på avskrivningar och finansnetto. Den negativa effekten av dessa poster är 11,4 mnkr. Verksamhetens intäkter har minskat med 2,9 mnkr med föregående år. Realisationsvinsterna för 2008 uppgår till 1,0 mnkr jämfört med 3,3 mnkr året innan. 3.3 Balansräkning Balansräkningen skall i sammandrag redovisa kommunens samtliga tillgångar, avsättningar och skulder samt eget kapital på dagen för räkenskapsårets utgång (balansdagen). Ställda panter och ansvarsförbindelser skall tas upp inom linjen. (KRL 5:2) Vi har granskat att: balansräkningen är uppställd enligt KRL noter finns i tillräcklig omfattning upptagna tillgångar, avsättningar och skulder existerar, tillhör kommunen och är fullständigt redovisade och rätt periodiserade tillgångar, avsättningar och skulder har värderats enligt principerna i KRL föregående års utgående balanser har överförts rätt som årets ingående balanser specifikationer till utgående balanser finns i tillräcklig omfattning årets resultat överensstämmer med resultaträkningen. Vi bedömer att balansräkningen i allt väsentligt ger en rättvisande bild av tillgångar, avsättning, skulder och eget kapital. 10

13 Balansräkningen är uppställd enligt KRL och omfattar tillräckliga noter. Vi bedömer att bilagor och specifikationer finns i stor omfattning och att dessa underlag överlag håller en god kvalitet. Vid genomgång av finansiella anläggningstillgångar kan konstateras att en aktieindexobligation är bokförd till ett överkursvärde. Vid förvärv av denna tillgång har courtage ej inräknats i anskaffningsvärdet utan detta har istället kostnadsförts. Periodisering av leverantörsskulder nettoredovisas i årsredovisningen på ett separat periodiseringskonto. Hanteringen medför en missvisande bild av skulden respektive fordringens storlek och påverkar balansomslutningen. 3.4 Finansieringsanalys / Kassaflödesanalys I finansieringsanalysen skall kommunens finansiering och investeringar under räkenskapsåret redovisas (KRL 7:1). kassaflödesanalysen uppfyller kraven enligt KRL noter finns i tillräcklig omfattning Vi bedömer att kassaflödesrapporten redovisar kommunens finansiering och investeringar. 3.5 Sammanställd redovisning Vi har övergripande granskat att: den sammanställda redovisningen är uppställd enligt KRL och även innehåller en finansieringsanalys / kassaflödesanalys noter finns i tillräcklig omfattning och utgör specifikationer till resultat- och balansräkningsposter den sammanställda redovisningen omfattar samtliga kommunens företag konsolideringen omfattar de företag i vilka kommunen har ett betydande inflytande proportionell konsolideringsmetod och förvärvsmetod tillämpas vid konsolideringen beloppen överensstämmer mellan den sammanställda redovisningen och de ingående företagens redovisningar 11

14 interna poster har eliminerats i allt västenligt Vi bedömer att den sammanställda redovisningen ger en helhetsbild av kommunens ekonomiska ställning och åtaganden. Särskild förvaltningsberättelse med information om den samlade kommunala verksamheten har upprättats. Koncernens resultat är negativt och uppgår till -17,3 mnkr (15,2 mnkr). Kassaflödet har under året minskat från 66,6 till 34,4 mnkr och de långfristiga skulderna har ökat från 805 till 891 mnkr. 3.6 Redogörelse för tillämpade redovisningsprinciper Årsredovisningen bedöms lämna information i tillräcklig omfattning om tillämpade redovisningsprinciper. Redovisningsprinciperna kan kompletteras med att kommunen följer kommunal redovisningslag vilket bör ses som praxis. 3.7 Nämndernas och styrelsens redovisning av sitt uppdrag Av KL 3:15 framgår att nämnderna ska redovisa till fullmäktige hur de fullgjort sina uppdrag, samt att fullmäktige beslutar om omfattningen av redovisningen och formerna för den. Vi har övergripande granskat att: redovisningarna ger en rättvisande bild av verksamhetens utfall i förhållande till fullmäktiges uppdrag orsaker till redovisad budgetavvikelse analyseras Styrelsen och nämnders redovisning av sitt uppdrag beskrivs med utgångspunkt från fem perspektiv inom det balanserade styrkortet. I styrkortet presenteras mål för verksamheten samt en kort text om måluppfyllelsen. Vidare ges information om styrelsen och nämnders verksamhet för respektive perspektiv som beskrivs även i löptext. 12

15 För att tydliggöra informationen i styrelsens och nämndernas redovisning av måluppfyllelse föreslås att måttenhet vid uppföljning motsvarar den enhet som beslutats i budget. Vidare bör samtliga mål konkretiseras genom att de innehar en måttindikator som möjliggör uppföljning. Detta skulle ytterligare underlätta möjligheten att göra en mer konkret bedömning av måluppfyllelsen. Orsakerna till budgetavvikelser har lämnats i styrelsens samt nämndernas verksamhetsberättelser. Styrelsens och nämndernas ekonomiska resultat enligt driftsredovisning framgår nedan. Nettoredovisning i tkr Budget Ufall Avvikelse KS inkl kommungem. kostnader Bygg och miljönämnd Servicenämnd Humanistisk nämnd Socialnämnd Övriga