Granskning av evenemang

Transkript

1 Revisionsrapport Granskning av evenemang Halmstads kommun Bo Thörn Cert. kommunal revisor

2 Innehållsförteckning SAMMANFATTNING 1 BAKGRUND 2 UPPDRAG 2 GENOMFÖRANDE 2 IAKTTAGELSER 4 DESTINATION HALMSTAD AB 4 RIKTLINJER OCH STYRANDE BESLUT 4 STYRANDE BESLUT 4 STÖDJANDE UNDERLAG 6 BESLUTSBEFOGENHETER 6 UNDERLAG INFÖR BESLUT OM STÖRRE EVENEMANG 6 ALLMÄNT 6 THE TALL SHIPS RACES 7 BEACHVOLLEY 8 SM-VECKAN 8 SAMVERKAN MED ANDRA INTRESSENTER 8 ALLMÄNT 8 THE TALL SHIPS RACES 11 BEACHVOLLEY 11 SM-VECKAN 12 UPPFÖLJNINGAR OCH ERFARENHETER 12 ALLMÄNT 12 THE TALL SHIPS RACES 13 BEACHVOLLEY 13 SM-VECKAN 14 ÖVRIGA IAKTTAGELSER 14 REVISIONELL BEDÖMNING 16 SVAR PÅ REVISIONSFRÅGAN 16 RIKTLINJER OCH STYRANDE BESLUT 16 BESLUTSBEFOGENHETER 16 UNDERLAG INFÖR BESLUT OM STÖRRE EVENEMANG 17 SAMVERKAN MED ANDRA INTRESSENTER 17 UPPFÖLJNINGAR OCH ERFARENHETER 18 Halmstads kommun

3 Sammanfattning I Halmstads kommun har flera större evenemang genomförts och flera planeras. Det kommunala bolaget Destination Halmstad AB (DHAB) ska bland annat arbeta för att utveckla Halmstad som destination. Revisorerna i Halmstads kommun har gett i uppdrag att granska genomförandet av större evenemang i Halmstads kommun. Revisionsfrågan för granskningen är: Har bolagsstyrelsen tillförsäkrat sig att underlagen för beslut om evenemang och att uppföljning av genomförda evenemang är ändamålsenliga? Vårt svar på revisionsfrågan är att DHAB i huvudsak har tillförsäkrat sig att underlagen för beslut om evenemang och att uppföljning av genomförda evenemang är ändamålsenliga. I stora drag återspeglar granskningen en pågående utvecklingsprocess. Vår granskning visar att styrningen med att värva evenemang och möten till Halmstad, underlag och planering samt samverkan mellan berörda bolag och förvaltningar utvecklats. Det finns förutsättningar att förbättra arbetet med evenemang ytterligare. Vi har i granskningen noterat områden där åtgärder bör vidtas för att stärka arbetet. Det gäller särkskilt i de frågor där flera bolag och förvaltningar berörs och i beslut om evenemang som påverkar prioriteringar av övrig verksamhet. Utrymmet för förvaltningarnas medverkan i evenemang har bland annat skapats på bekostnad av att andra insatser inom förvaltningarna fått stå tillbaka eller att omprioriteringar gjorts. På så sätt har medverkan i evenemang medfört att förändringar av den ordinarie verksamheten skett utan att de berörda nämnderna fattat beslut om detta. Enligt vår bedömning bör styrelsen för DHAB och berörda nämnder gemensamt utforma riktlinjer för sin medverkan i evenemang och möten som DHAB värvar till kommunen. Att utveckla samarbetet mellan bolag och förvaltningar är den väsentligaste uppgiften framåt för att underlätta och effektivisera arbetet med evenemang samt för att kommunen ska kunna få största nytta av dessa. En mer preciserad styrning av valet av evenemang efterfrågas också. Styrningen handlar om vilken bild eller profilering av kommunen som är önskvärd och som det går att samlas kring för att få bra fokus på och bra utväxling av evenemang inom kommunen. Halmstads kommun 1 av 18

4 Bakgrund Uppdrag Revisorerna i Halmstads kommun har gett i uppdrag att granska genomförandet av större evenemang i Halmstads kommun. Enligt bolagsordningen för Destination Halmstad AB (DHAB) skall bolaget bland annat arbeta för att utveckla Halmstad som destination. Detta ska bland annat ske genom att värva, stödja och koordinera genomförandet av större evenemang och möten samt genom att arrangera evenemang som profilerar Halmstad. I Halmstads kommun har flera större evenemang genomförts och flera planeras framåt. Revisorerna i Halmstads kommun har initierat granskningen efter genomförd risk- och väsentlighetsanalys. Revisorerna ser det som väsentligt att bolaget tar fram underlag inför beslut om och följer upp genomförda evenemang för att Halmstad ska kunna utvecklas som evenemangstad. Revisionsfrågan för granskningen är: Har bolagsstyrelsen tillförsäkrat sig att underlagen för beslut om evenemang och att uppföljning av genomförda evenemang är ändamålsenliga? Revisionskriterierna för denna granskning har hämtats ur följande: Bolagsordning och ägardirektiv Reglementen Revisionsfrågan besvaras genom följande revisionskriterier: Bolagsstyrelsen, eller bolagets VD, har utarbetat riktlinjer eller tagit styrande beslut för arbetet med evenemang. Det finns fastställda beslutsbefogenheter som gäller större evenemang. Ändamålsenliga underlag tas fram i bolaget inför beslut om större evenemang. Samverkan sker med andra intressenter. Uppföljningar av genomförda evenemang görs och erfarenheter som bolaget gjort av genomförda evenemang tas tillvara. Genomförande Granskningen avgränsas till tre större genomförda evenemang. De evenemang som ingår i granskningen är The Tall Ships Races som genomfördes i hamnområdet 2011, Beachvolley som genomfördes på Stora torg 2012 samt SM-veckan som var utspritt på ett flertal befintliga och tillfälliga anläggningar i staden Samverkan med andra intressenter avser kommunala förvaltningar och bolag. I granskningen har vi tagit del av styrande dokument, granskning av beslutsunderlag och genomförda uppföljningar. Intervjuer och samtal har genomförts med ordförande i bolagsstyrelsen, VD och tjänstemän inom bolaget som arbetat med större evenemang samt intressenter inom kommunen som bolaget samverkar med. Förvaltningschef och avdelningschefer för kulturavdelningen och fritidsavdelningen inom Kulturförvaltningen, förvalt- Halmstads kommun 2 av 18

5 ningschef, avdelningschef för Idrott och fritidsenheten och ekonom inom Teknikoch fritidsförvaltningen, biträdande kommunchef och representant/säljare för Halmstads Energi och Miljö AB. Halmstads kommun 3 av 18

6 Iakttagelser Destination Halmstad AB Tidigare Halmstad & Co bildades 2008 med uppgift att utveckla Halmstad som ort för evenemang och möten. Från och med 2014 bytte bolaget namn till Destination Halmstad AB (DHAB). Med namnbytet vill kommunen ge en tydligare bild av bolagets verksamhet och uppgift att medverka till utveckling av Halmstads kommun som destinationsort. Inom bolaget ryms tre verksamheter Turistservice, Halmstads teater och Halmstad Convention Bureau. Halmstad Convention Bureau arbetar med att värva evenemang och möten till Halmstad, lotsa arrangörer samt bidra till utveckling av återkommande evenemang. Fem personer arbetar idag inom Halmstad Convention Bureau, chef, tre projektledare samt en koordinator. Under 2014 kommer bolaget att starta en ny projekt- och evenemangavdelning med uppgiften att planera och genomföra större evenemang. Exempel på uppgifter är budgetarbete, planering av evenemangsområdet, avspärrning och samordning med räddningstjänst. Att värva större evenemang till Halmstad är ett strategiskt arbete som tar lång tid och kräver framförhållning. Enligt intervjuerna är ambitionen att samarbeta med arrangörer som kan leda till återkommande evenemang och till ett långsiktigt samarbete. Enligt intervjuerna är bolagets ambition att i första hand inte själv vara arrangör för evenemang utan stödja lokala värdar att vara arrangörer. Riktlinjer och styrande beslut Styrande beslut Enligt bolagsordningen är det kommunala ändamålet med bolagets verksamhet att utveckla Halmstad som destination och stärka Halmstad kommuns varumärke och attraktionskraft och syftande till en ökad tillväxt i kommunen. När det gäller destinationsarbetet ska detta ske genom att: värva, stödja och koordinera genomförandet av större evenemang och möten arrangera evenemang som profilerar Halmstad Enligt ägardirektiven ansvarar bolaget för och samordnar destinationsmarknadsföringen i Halmstad i samarbete med berörda intressenter. Bolaget ska samverka med kommunens bolag och förvaltningar samt med näringsliv och föreningsliv. De områden som, enligt ägardirektiven, ingår i destinationsutveckling är Destinationsutveckling, Turistservice och Halmstads Teater, Halmstad Arena samt Evenemang och möten. När det gäller området Destinationsutveckling anges att bolaget ska bidra till att aktörer utvecklar och underhåller varumärket Halmstad. Vidare ska bolaget ta initiativ till åtgärder som främjar destinationsutvecklingen i inlandet. När det gäller området Evenemang och möten ska bolaget samarbeta med besöksnäringen, lokala föreningar och berörda kommunala instanser för att samordna och koordinera ar- Halmstads kommun 4 av 18

7 betet. Bolaget ska stimulera aktiviter och genomföra evenemang även om de inte är direkt kommersiellt gångbara men som profilerar Halmstad. Bolagets affärsplan utgår från kommunens planeringdirektiv samt bolagsordning och ägardirektiv. Bolagsstyrelsens mål är, enligt affärsplanen: Upplevelsestad året runt En av södra Sveriges ledande mötesoch evenemangsdestinationer Ett internationellt konstcentrum En destination tillgänglig för alla Exportmogen destination Sveriges ledande landsortsteater/kulturhus Sveriges hjärtligaste turistservice Ökad medfinansiering av bolagets verksamhet Marknadsföra Halmstad så att fler turister, besökare, boende och företag väljer Halmstad Bolagsstyrelsen har valt tre områden för att lyckas bättre och för att klargöra bolagets ställning. Dessa är: Samverkan i nya projekt. En genomgång och analys enligt värvarmodellen ska göras. Fördelning av resurser och insatser ska delas mellan projektägare och bolaget. Sponsring och företagssamverkan. Bolagets insatser till föreningar och andra samverkanspartner skall främja destinationsutveckling och bidra till att fler besökare kommer till Halmstad. Kommunens riktlinjer för sponsring ska gälla. Omvärldsbevakning. Styrelsen för DHAB antog i september 2012 en Evenemangs- och mötesstrategi. Enligt intervjuen har strategin tagits fram tillsammans med berörda bolag och förvaltningar i kommunen samt besöksnäringen. Enligt intervju med berörda förvaltningar har strategin inte kommunicerats med dem. Besöksnäringens synpunkter hämtas in genom Besöksnäringsrådet. I rådet ingår ett 20-tal representanter för närings- och föreningsliv i Halmstad, bland annat Teknik- och fritidsförvaltningen, Kulturförvaltningen samt Halmstads Näringslivs AB. I Evenemangs- och mötesstrategin presenteras en pyramid för att kategorisera olika typer av evenemang och möten, från nivå 1, lokal nivå (till exempel hemmamatcher eller utställning på Hallands Konstmuseum) till nivå 5, stora nationella och internationella evenemang av engångskaraktär (till exempel UEFA Dam-EM eller The Tall Ships Races). Enligt strategin är det övergripande målet att öka antalet evenemang och möten fram till Med de konkreta målen ska DHAB bidra till att Halmstad inom fem år ska skapa fem årliga återkommande evenemang och möten samt ett internationellt toppevenemang vartannat år. I kommunens riktlinjer för sponsring framgår bland annat att varje sponsring ska regleras i ett skriftligt avtal med motparten. Varje bolag eller nämnd ska besluta om rutiner och ansvarsfördelning för beviljande av sponsrade aktiviteter. DHAB upprättar samarbetsavtal med samtliga partners där bolaget kan vara medfinansiär och där föreningslivet kan få ersättning för sin medverkan i evenemangen. Halmstads kommun 5 av 18

8 Stödjande underlag En värvarkalkyl har tagits fram för att skapa underlag för beslut. Denna innehåller kriterier för beslut om att värva eller stödja ett evenemang eller möte som ska förläggas till Halmstad. Enligt kriterierna ska ett evenemang eller möte bland annat stämma överens med Halmstads kommuns vision, stärka varumärket Halmstad, bidra till Halmstads tillväxt, vara återkommande och vara miljödiplomerat. Vidare beaktas vilken typ av projekt det är, enligt evenemangs- och mötespyramiden, samt hur många deltagare som kan förväntas. Enligt intervjuerna används värvningskalkylen som underlag för att jämföra projekt och fatta beslut om att engagera sig i ett projekt eller inte. Inom Halmstad Convention Bureau pågår en utveckling av en evenemangshandbok. Denna byggs ut efterhand, finns på bolagets hemsida och innehåller information för arrangörer, bland annat uppgifter om kontaktpersoner, upptagningsområde, anläggningar i Halmstad, priser, tillståndslots och räddningstjänst. För varje större projekt utarbetas en projektplan. En mall för innehållet i projektplaner har tidigare utarbetats av ledningsgruppen inom bolaget och omfattar rubrikerna projektidé, positioneringsstrategi, nätverk, omvärld, branschbedömning och SWOT-analys, kvalitativa mål, strategier, miljöanknytning, utställare, värdskapet, ungdomsevenemang, finansiering och försäljning, prisstrategi, mediastrategi, PRstrategi, tillväxtfaktorer, arrangemang, externa synergier, mål och nyckeltal samt kvantitativa mål. Beslutsbefogenheter Beslut om evenemang där kommunen ingår tas av Kommunfullmäktige eller styrelsen för DHAB. I fullmäktige fattas beslut om större evenemang som inte ryms inom bolagets årliga budget. I andra typer av evenemang, där andra arrangörer än kommunen, svarar för evenemanget, medverkar bolaget som lots och stöd till arrangörerna. Vid större evenemang kan bolaget dock gå in med medel. Enligt bolagets instruktioner för verkställande direktör beslutar styrelsen om bolagets kort- och långsiktiga mål och avtal som är av stor betydelse med extern part. VD svarar för den löpande förvaltningen, vilket bland annat omfattar att ingå avtal där bolagets åtagande inte överstiger 10 basbelopp eller annars är av principiell betydelse eller av större vikt. Underlag inför beslut om större evenemang Allmänt När det gäller större evenemang kan en förfrågan om att genomföra evenemanget i Halmstad komma från till exempel ett nationellt idrottsförbund. Vid dessa tillfällen hör bolaget inledningsvis sig för hos lokala föreningar och lokalt näringsliv om deras inställning till evenemanget och sin medverkan. Idag används värvarkalkylen när DHAB bolaget får en förfrågan. I värvarkalkylen finns tio kriterier där minst sex av dem måste uppfyllas för att evenemanget ska Halmstads kommun 6 av 18

9 vara intressant för kommunen. Värvarkalkylen används för beslut om evenemang från och med hösten Personal från Teknik och fritid medverkar vid de tillfällen som arrangörer besöker Halmstad Arena eller andra arenor för att orientera sig om möjligheten att förlägga evenemang till Halmstad. Enligt intervjuerna påtalar man vikten av samarbetet med DHAB, bland annat för att ta ställning till vilken typ av evenemang som bör värvas till Halmstads Arena. Den finns, enligt intervjuerna, en samstämmig insikt om att samarbetet mellan bolag och förvaltningar måste starta tidigare och helst när underlag för beslut om evenemang behandlas. Teknik- och fritidsförvaltningen och Kulturförvaltningen samverkar idag med DHAB med resurser och kompetens för det operativa genomförandet av evenemang som är beslutade. De vill bli involverade tidigare och vara aktiva i strategiska frågor kring evenemang. Med detta avses att vara med och kunna påverka val och inriktning av evenemang och vara diskussionspart i val av lämplig plats för evenemanget och kunna komplettera med information om vad som händer på kommunens övriga anläggningar. Genom att tidigare involveras ökar möjligheterna att åstadkomma ett samutnyttjande med övrig verksamhet. Kommunsstyrelsen antog i sin verksamhetsplan för 2012 principer för kommunens engagemang: De stora evenemangen ska användas för att skapa långsiktiga, strategiska mervärden för Halmstad. De aktiviteter som tillhör målet var Förtydliga kommunstyrelsens roll i evenemangsverksamheten samt utveckla och samordna ansvaret för evenemang och arenor. Behovet av att samverka i ett tidigt skede har uppmärksammats av samtliga intervjuade. Informella diskussioner förs där Stadskontoret, Kulturförvaltningen, Teknik och fritidsförvaltningen och DHAB medverkar. Diskussionerna handlar om hur kommunen ska kunna planera långsiktigt och mer strategiskt kring evenemang, bland annat med syfte att ta fram en modell för samverkan. Diskussionerna handlar också om på vilket sätt övriga förvaltningar ska kunna dra nytta av evenemang i sina verksamheter. Vid granskningstillfället diskuteras dessa strategiska samverkansfrågor inom kommunchefens chefsgrupp. Inför år 2014 fanns en inte helt utvecklad tanke att planerade evenemang ska genomförts under temat kultur. De evenemang som skulle ingå i temat är utställningen om Titanic, tulpanfestivalen och operafestivalen. Marknadsföringen skulle då kunna göras mer offensiv när flera evenemang med gemensam inriktning genomförs under ett år. Diskussioner fördes mellan Stadskontoret, DHAB och Kulturförvaltningen men man fann inte ett tillräckligt starkt och självklart innehåll att samla arbetet kring. Det var också för nära inpå för att kunna planera för ytterligare evenemang inom temat. The Tall Ships Races Beslutet att anta erbjudandet som värd och målhamn för The Tall Ships Races fattades av kommunfullmäktige i maj Fullmäktige gav bolaget i uppdrag att planera och genomföra evenemanget i samarbete med berörda förvaltningar och bolag. Kostnaden beräknades till 15 miljoner kronor, varav kommunens del var 10 miljo- Halmstads kommun 7 av 18

10 ner och intäkter från samarbetspartners 5 miljoner kronor. Finansieringen skedde genom tilldelad budget för bolaget år I oktober 2010 gav fullmäktige ett tilläggsanslag till bolaget på tre miljoner kronor för arrangemang i samverkan med lokala kulturarbetare och kulturföreningar. Mallen för projektplaner användes för planering av evenemanget. Förutom projektplanen togs bland annat en tillgänglighetsplan, en kommunikationsplan och en avfallsplan fram. Evenemanget var miljödiplomerat varför miljöpolicy och miljömål togs fram. Beachvolley Evenemanget genomförs under tre år, från 2012 till Tidigare också åren Beslutet om att förlägga evenemanget till Halmstad togs av bolagsstyrelsen. Bolaget tecknade ett avtal med Svenska Volleyevent AB och Hylte Volleybollklubb som gäller för de tre åren. Hylte Volleybollklubb är lokal arrangör för evenemanget. I avtalet regleras bland annat rättigheter, marknadsföring, ersättningar och utvärderingar. Avtalet ersätter arbetet med en projektplan för evenemanget. DHAB:s kostnader för evenemanget har reglerats i avtalet och omfattar ersättning till lokal arrangör samt till Svenska Volleyevent AB för TV-rättigheter och medverkan i den externa utvärderingen. SM-veckan Beslutet om SM-veckan togs av bolagsstyrelsen. Inför beslutet gjorde bolaget förfrågningar hos Teknik- och fritidsförvaltningen och besöksnäringen samt stämde av med Kommunstyrelsen. Huvudarrangörer var Riksidrottsförbundet och SVT. Bolaget svarade för den övergripande planeringen och logistiken, den lokala och regionala marknadsföringen samt arbetade för att besökare ska vistas längre i Halmstad än under själva evenemanget. En projektplan togs fram enligt bolagets mall. Förutom projektplanen utarbetades också en miljöplan och en plan för tillgänglighet. Bolagets kostnader uppskattades till 2 miljoner kronor. I kommentarer till budgeten anges risker och möjligheter för kostnader och intäkter, bland annat angavs en osäkerhet i kostnaderna för Teknikoch fritidsförvaltningen. Samverkan med andra intressenter Allmänt För att underlätta samarbetet med kommunens förenings- och näringsliv finns sedan 2008 ett besöksnäringsråd. Rådet leds av VD i bolaget och består av representanter från närings- och föreningslivet. Rådet har en rådgivande funktion och träffas 3-4 gånger om året. Bolaget samverkar med partners som har intresse i Halmstad som destination. Den gemensamma strävan för bolaget och dessa är att öka antalet besök i Halmstad. Halmstads kommun 8 av 18

11 Inom kommunen samarbetar bolaget främst med Teknik- och fritidsförvaltningen och Kulturförvaltningen. HEM och HFAB kan också beröras i rollen som partner, där samarbetsavtal upprättas, och som leverantörer av tjänster. Erfarenheter från de större evenemang som genomförts har också visat att samarbetet kan vidgas till att omfatta fler förvaltningar i kommunen. Samverkan mellan DHAB, Kulturförvaltningen och Teknik- och fritidsförvaltningen Enligt bolagets Evenemangs- och mötesstrategi är ett konkret mål att skapa fem nya årligen återkommande evenemang och möten samt ett internationellt toppevenemang vartannat år. När större evenemang ska genomföras är DHAB beroende av den kompetens och de resurser som övriga förvaltningar har. Hos samtliga intervjuade finns en insikt om att samarbetet behöver förbättras och en vilja att bidra till en bättre samverkan. Erfarenheter som gjorts under de senare åren har tagits tillvara och samverkan har, enligt intervjuerna, förbättrats. Samtidigt har erfarenheterna visat att det finns ett behov att ytterligare utveckla samverkan. I dag fungerar kontakter mellan DHAB, Teknik och fritidsförvaltningen och Kulturförvaltningen bättre, bland annat för att det blivit tydligare vilka personer inom respektive organisation som svarar för kontakterna. Det finns idag inga fastställda rutiner eller några särskilda angivna arbetsformer eller preciserat ansvar för samverkan. Uppgiften för DHAB är att värva evenemang till orten och på olika sätt hjälpa till så att det blir ett väl genomfört evenemang. Det är omständigt och tidsödande att få till stånd en väl etablerad samverkan i varje enskilt projekt. Av denna anledning är det viktigt att utveckla en stabilare modell för samverkan med förvaltningarna i kommunen. I en sådan modell är det viktigt att tillgodose behovet av tidig medverkan och att kunna föra regelbundna och långsiktiga diskussioner. De intervjuade framhåller också att med bättre framförhållning i planeringen ökar möjligheterna att samordna evenemang med övriga resurser och aktiviter i förvaltningarna. Inom Kulturförvaltingen kan det vara möjligt att engagera konstnärer och inom Teknik- och fritidsförvaltningen att samordna planeringen av övriga åtgärder. Samverkan med övriga förvaltningar Enligt intervjuerna finns det ett intresse att öka samverkan med fler förvaltningar. Avsikten med att vidga samverkan är att kommunens verksamheter ska kunna pröva möjligheterna att dra nytta av evenemangen i sina verksamheter. Genom erfarenheter från tidigare evenemang har man, enligt intervjuerna, noterat att förvaltningar skapat aktiviteter i sina verksamheter som ansluter till de evenemang som genomförs i Halmstad. Till exempel Dam-EM i fotboll där Barn- och ungdomsförvaltningen ordnade turneringar i skolorna, Hemvårdsförvaltningen ordnade aktiviteter via Alla Hjärtans Hus och Kulturförvaltningen initierade ett projekt med temat Kvinnor och konst. En bredare representation i samverkan Halmstads kommun 9 av 18

12 kunde ge övriga förvaltningar och bolag möjligheter att i tid kunna planera för aktiviteter inom sina verksamheter som ansluter till större evenemang. De försök som gjorts att ta tillvara evenemangen har begränsats av att förvaltningarna inte har avsatt medel för aktiviteter. Om övriga förvaltningar fick tidigare information om framtida evenemang och var med i planeringen skulle deras möjligheter att prioritera medverkan öka. Rollfördelning finansiering Grunden i diskussionen om roller är att uppgift och målgrupper skiljer sig åt. Som exempel utgörs Kulturförvaltningens målgrupp främst av de personer som bor i och det kulturliv som finns i kommunen medan målgrupp för DHAB främst är de personer som bor utanför kommunen och som man vill ska besöka kommunen. De intervjuade upplever att gränsdragningen är otydlig. Detta märks bland annat när det gäller finansiering av förvaltningarnas medverkan i genomförandet av evenemangen. Idag lägger förvaltningar och bolaget ner mycket tid på att sammanställa sina kostnader, till exempel när förvaltningar ska skicka fakturor till DHAB. Det förs ofta diskussioner efter det att ett evenemang har genomförts vilka insatser och åtgärder som ska hänföras till evenemanget. Detta gäller särskilt för Teknik- och fritidsförvaltningens medverkan. Teknik- och fritidsförvaltningen får ersättning från DHAB för sina leverantörsfakturor och för den tid som den egna driftpersonalen lägger ner i evenemanget. Ersättningen omfattar inte den egna administrationen eller den interna projektledningen för ett evenemang. Kulturförvaltningen får ersättning för de extra kostnader som uppstår för förvaltningen, till exempel när externa resurspersoner engageras. Kulturförvaltningen och Teknik- och fritidsförvaltningen har inte fått full täckning för de insatser som evenemangen har krävt. Det innebär att resurser tas från den ordinarie verksamheten eller senareläggs. Kulturförvaltningen har till exempel senarelagt öppettider på fritidsgårdarna för att kompensera för deras insats under The Tall Ships Races och svarade för samtliga kostnader för konstinsatsen under Dam-EM. Inom Teknik- och fritidsförvaltningen är det inte ovanligt att insatser som görs för större evenemang leder till att planerade beläggningar av gator eller röjning av parker senareläggs. När det gäller The Tall Ships Races finns en skrivelse i planeringsdirektivet för 2011 under övriga prioriteringar där fullmäktige anger att Evenemanget är dock så stort och innehåller så många olika komponenter att samtliga bolag och förvaltningar ska ta ansvar för genomförandet. Motsvarande beslut finns inte för något annat evenemang. Rollfördelning föreningar och arrangörer I större evenemang är medverkan från föreningslivet av avgörande betydelse. Kulturförvaltningen har kunskap om föreningar och kompetens kring föreningslivet inom kulturområdet som borde kunna tas tillvara bättre i planeringsfasen. Enligt intervjuerna tillgodogör inte DHAB fullt ut de kunskaper om och ingångar till föreningarna som finns inom kulturförvaltningen. Bolaget uppfattas helst vilja ha kon- Halmstads kommun 10 av 18

13 takt direkt med föreningarna. De intervjuade inom DHAB vill ha egna kontakter med föreningarna och upplever att de får förklara sina behov av kontakter. I de fall föreningar inom idrottsområdet behöver anlitas för ett evenemang får Teknik- och fritidsförvaltningen förfrågningar från bolaget. Enligt intervjuerna fungerar detta bra eftersom förvaltningen har kunskaper om hur idrottsföreningarna fungerar, deras inställning till att medverka i evenemang samt information om vad som sker på kommunens idrottsanläggningar. DHAB har som målsättning att i första hand låta andra aktörer än kommunen vara arrangörer av evenemang, till exempel att krögare själva är arrangörer för ett evenemang. I dessa fall är det lika viktigt att förvaltningarna får möjlighet att ha bra samarbete med arrangörerna. Det är inte klargjort vem inom kommunen som ansvar för kontakter med andra arrangörer. The Tall Ships Races Kulturförvaltningen hade två uppdrag i The Tall Ships Races, Kids Arena och Youth Arena. Enligt intervjuerna fungerade samverkan i genomförandet väl. Kulturförvaltningen ingick i styrgruppen men inte i arrangörsgruppen, varför viss information inte nådde dem. Förvaltningen deltog på evenemangets morgonmöten. Förutsättningarna förändrades under planeringstiden, bland annat minskades budgeten varför kulturförvaltningens planer fick revideras. Först efter att evenemanget var genomfört fick förvaltningen reda på ersättningen. Sammanfattningsvis fick inte förvaltningen täckning för de egna personalkostnaderna. För The Tall Ships Races engagerades 15 föreningar med total drygt 200 funktionärer. Dessa svarade för uppgifter inom renhållning, parkering, tillsyn och säkerhet, grindvakter samt trafik och information. Totalt ersatte kommunen föreningarna med kronor. En särskild utvärdering av föreningarnas medverkan gjordes. Föreningarna gav uttryck för sin vilja att arbeta tillsammans med kommunen i framtida evenemang. Beachvolley Längre tillbaka krockade Beachvolleyevenemanget i tiden med Gatuteaterfestivalen som genomfördes samtidigt i de centrala delarna av Halmstad. Kulturförvaltningen lämnade ett arrangemangsstöd till festivalen medan DHAB svarade för beslutet om att stödja Beachvolley i Halmstad. Erfarenheter från denna händelse har tagits tillvara. De intervjuade framhåller att det borde finnas en intern evenemangskalender, där samtliga evenemang som förekommer i kommunen finns med, även de som helt privata aktörer svarar för. Detta för att undvika att krockar uppstår som negativt påverkar varandra. En sådan krock-kalander har byggts upp och finns idag. Teknik- och fritidsförvaltningen medverkade inte i planeringen eller genomförandet, vilket det inte fanns behov av. Halmstads kommun 11 av 18

14 SM-veckan Bolaget var projektledare för SM-veckan. Vid första tillfället 2011 var Teknik- och fritidsförvaltningens medverkan i planeringen och genomförandet begränsat. Inför och under SM-veckan 2013 var Teknik- och fritidsförvaltningen med mer i planeringen och i genomförandet, bland annat på morgonmöten varje dag. Bolaget tecknade avtal med föreningarna. Såväl förvaltningen som bolaget svarade för kontakter med föreningarna. Enligt intervjuerna fungerade samarbetet bra. Uppföljningar och erfarenheter Allmänt I Evenemang- och mötesstrategin framgår att samtliga evenemang och möten på nivå 3-5 enligt Evenemang- och mötespyramiden ska utvärderas och följas upp. De evenemang som DHAB är engagerade i utvärderas. För detta ska gemensamma utvärderingar göras med utgångspunkt i projektplanen. Vidare ska uppföljning i Besöksnäringsrådet göras två gånger per år. Bolaget gör uppföljningar av varje enskilt evenemang när det gäller dess ekonomi med en beskrivning av genomförandet och utfallet. VD lämnar rapporter till styrelsen varje månad som innehåller en ekonomisk rapport och där pågående och slutförda projekt redovisas. De större projekten beskrivs mer utförligt. En slutrapport tas fram och lämnas till den instans som beslutat om projektet, bolagsstyrelsen eller kommunfullmäktige. Slutrapporterna innehåller en ekonomisk uppföljning, de turistekonomiska effekterna och erfarenheter från evenemanget. Enligt intervjuerna är det relativt lätt att samla in data och utvärdera kostnader, omsättning, antal besök, antal artiklar och inslag i media. Sådana mätetal anges vara viktiga och används för att jämföra och värdera projekt. Bolaget anlitar extern kompetens, främst HUI (Handelns Utredningsinstitut), för att utvärdera större evenemang. Det är svårare att utvärdera långsiktiga effekter av vad ett visst evenemang är värt för Halmstads kommun som destination. Inom bolaget tar man också del av kommunens egna kulturundersökningar som Kulturförvaltningen gör vartannat år, bland annat invånarnas syn på utbudet i Halmstad. Allmänt sett finns det två större faktorer i utvärderingarna som är av intresse för DHAB. Dels antalet kommersiella övernattningar dels turismomsättningen, det vill säga hur mycket turisterna spenderar vid besöken. De erfarenheter som bolaget har gjort från genomförandet av större evenemang är främst att kommunen har lyckats bra. Kommunens förmåga att genomföra större evenemang uppges vara känt idag, vilket gör det lättare att förmå arrangörer att förlägga evenemang till Halmstad. Att läsa av måluppfyllelsen, att utveckla Halmstad som destination, är möjligt först på lång sikt. Denna måluppfyllelse har inte utvärderats specifikt. Som jämförelse är Halmstads kommun 12 av 18

15 processen att värva större evenemang utsträckt under tar lång tid, vanligtvis mellan 3 och 5 år. The Tall Ships Races I slutrapporten från evenemanget finns en genomgång av utfallet ur olika aspekter, från enskilda aktiviteter till utvärdering av projektets genomförande i sin helhet. Exempel på områden som behandlas är ekonomi, information, samarbetspartners, logistik, parkering, renhållning, föreningsmedverkan och tillgänglighet. Varje område avslutas med en beskrivning av erfarenheter och de lärdomar som kan dras. HUI fick i uppdrag från bolaget att utvärdera evenemanget. Antalet besök uppskattades till mot planerade , besökarna var positiva till evenemanget och den turistekonomiska omsättningen uppskattades till 189 miljoner kronor. Fullmäktige fick slutrapport som gäller The Tall Ships Races eftersom beslutet fattades av fullmäktige. Slutrapporten innehåller också en uppföljning av projektplanen. Såväl de kvantitativa som kvalitativa målen nåddes. Samarbetet mellan kommunens förvaltningar och bolag, näringslivet och föreningslivet byggdes upp inför och under evenemanget och kan ligga till grund för samarbete i framtida evenemang. Kulturförvaltningen har utvärderat sina åtaganden med Kids Arena och Youth Arena i The Tall Ships Races. Utvärderingen omfattar projektets organisation, planering, program och medverkande samt organisation och arbete under evenemanget. Samarbetet anges i stort sett ha fungerat bra. Missar gjordes när det gäller kulturförvaltningens medverkan på arrangörsgruppernas morgonmöten. Enligt intervjuerna var Kulturförvaltningen inte med i tidigt skede som hade gett dem bättre möjligt att planera sin medverkan och budgetera kostnaderna. Teknik- och fritidsförvaltningen gjorde en egen utvärdering. De aspekter som ingick var bland annat organisation, allmänt, parkering och infotält. Många föreningar var med för att hjälpa till med parkering, städ, scenbygge etc. De fick ersättning för sitt deltagande. Framförallt har förvaltningen fått mer kunskaper om hur samarbetet med föreningar bör vara. Enligt intervjuerna anges att de ekonomiska spelreglerna borde vara klara från början. Detta för att undvika diskussioner och beräkningar om pengar efteråt. Beachvolley Enligt avtalet ska Svenska Volleyevent AB (SVEAB) genomföra externa utvärderingar av touren. Frågor som rör kommunens samarbete med arrangörerna ska utformas tillsammans med dessa. SVEAB har genomfört en utvärdering som delgetts DHAB. Denna innehåller uppgifter om antalet besökande (10 115), mediaanalys, sociala medier, sponsorernas aktiviteter samt besöksundersökning. DHAB kommer att göra en utvärdring när evenemanget för de tre åren är slutfört. Eftersom evenemanget ägde rum på Stora Torg fick Teknik- och fritidsförvaltningen ändra linjedragning och hållplatser för kollektivtrafiken samt förutsättningarna för torghandlarna. Torghandlarna är direkta kunder till Teknik- och fritidsförvaltning- Halmstads kommun 13 av 18

16 en. Enligt intervjuerna hade förvaltningen behövt påbörja informationen till och diskussionerna med torghandlarna tidigare för att hitta lösningar under mer ordnade former. SM-veckan Bolagets budget för SM-veckan var 2,0 miljoner och det ekonomiska utfallet blev 2,1 miljoner kronor. Detta betraktas som ett mycket bra utfall eftersom antalet sporter utökades från 20 till 31. Intäkterna enligt samarbetsavtalen, sponsring, ökade från beräknade 1,o till 1,35 miljoner kronor. Genomslaget i media för SM-veckan har utvärderats. Totalt omnämndes SM-veckan i artiklar som haft 124,7 miljoner potentiella läsare. Dessutom sände SVT sammanlagt sport från Halmstad i över 80 timmar. Antalet besökare beräknades till och de turistekonomiska effekterna till 62 miljoner kronor. Bolagets styrelse fattade beslut om SM-veckan och fick en slutrapport från detta evenemang. I bolagets utvärderingen summeras erfarenheter av logistiken, genomförandet av sporterna, säkerheten, marknadsföringen, samarbetsavtalet och samt ekonomin. Teknik- och fritidsförvaltningen har gjort en intern summering av erfarenheter. Sammantaget påverkade evenemanget flera verksamheter inom förvaltningen, till exempel när det gäller parker, idrottsanläggningar, parkeringar och gator. Det var många konkreta åtgärder som behövde göras, till exempel avstängningar, busslinjer, brunnslock, asfaltbana och beläggning. Extra personal engagerades. Kontakterna med DHAB skedde genom att en person inom förvaltningen svarade för kontakterna med föreningar och idrottsförbunden. Samarbetet var intensivt men fungerade bra, det tar tid att klara ut vad som ska göras och kostnaderna för detta. Förvaltningen fakturerade DHAB för alla kostnader där det fanns en leverantörsfaktura samt personalkostnaderna när det gäller driftpersonal. I kostnaderna har inte arbetsledning och administration inom förvaltningen räknats in. Övriga iakttagelser Under intervjuerna har diskussioner om rollfördelning när det gäller Halmstad som konstcentrum förts. Frågan berör inte direkt de evenemang som ingår granskningen utan ansvarsfördelningen i kommunen när det gäller konstcentrum. Enligt kommunfullmäktiges mål ska Halmstad vara ett konstcentrum med nationell och internationell ryktbarhet. I DHAB:s affärsplan ska bolaget medverka till att värva och utveckla konstutställningar och konstmöten till Halmstad. Detta ska ske i samverkan med Kulturförvaltningen. Kulturnämnden ansvar, enligt sitt reglemente, för att dess verksamhet samordnas med övriga kommunala nämnders och bolags verksamheter för att erhålla största möljliga kommunnyttta. När det gäller marknadsföringen av Halmstad som konstcentrum med nationell och internationell ryktbarhet är det inte klart om DHAB eller Kulturförvaltningen ska svara för kostnaderna. Kulturförvaltningen har vid några tillfällen betalat marknadsföring utan att de själva varit drivande och menar att de inte har resurser för Halmstads kommun 14 av 18

17 detta. Rollkonflikten blir extra tydlig när det gäller att göra Halmstad som konststad internationellt känd. Kulturförvaltningen samverkar med Region Halland i arbetet med att utveckla konstprofilen i Halland och Halmstad. Från DHAB:s sida finns en önskan att komma in tidigare i diskussioner i dessa utvecklingsinsatser för att kunna stödja projektet med marknadsföring på ett bra sätt. Halmstads kommun 15 av 18

18 Revisionell bedömning Svar på revisionsfrågan Revisionsfrågan för granskningen är: Har bolagsstyrelsen tillförsäkrat sig att underlagen för beslut om evenemang och att uppföljning av genomförda evenemang är ändamålsenliga? Vårt svar på revisionsfrågan är att DHAB i huvudsak har tillförsäkrat sig att underlagen för beslut om evenemang och att uppföljning av genomförda evenemang är ändamålsenliga. I stora drag återspeglar granskningen en pågående utvecklingsprocess. Under de år som Halmstad & Co samt senare DHAB varit verksam har arbetet med evenemang etablerats i kommunen. När granskningen genomförts har styrningen med att värva evenemang och möten till Halmstad, underlag och planering samt samverkan mellan berörda bolag och förvaltningar utvecklats. Det finns förutsättningar att förbättra arbetet med evenemang ytterligare, bland annat är kunskaperna om brister och möjligheter samstämmiga. Vi har i granskningen noterat områden där åtgärder bör vidtas för att stärka arbetet. Det gäller särkskilt i de frågor som flera bolag och förvaltningar berörs och i beslut om evenemang som påverkar prioriteringar av övrig verksamhet. Enligt vår bedömning bör styrelsen för DHAB och berörda nämnder gemensamt utforma riktlinjer för sin medverkan i evenemang och möten som DHAB värvar till kommunen. Vi lämnar här följande kommenterar till granskningens revisionskriterier. Riktlinjer och styrande beslut Styrelsen för DHAB har beslutat om en strategi för evenemang och möten som ligger till grund för inriktning av bolagets värvningsarbete. Strategin är framtagen efter besluten om de tre evenemangen som ingår i granskningen och bygger på erfarenheter från dessa och andra evenemang. Stödjande underlag för beslut om enskilda evenemang eller möten, värvarkalkkyl och projektplan, för beslut om enskilda evenemang har utarbetats. I granskningen har vi noterat att en mer preciserad styrning av valet av evenemang efterfrågas. Styrningen handlar om vilken bild eller profilering av kommunen som är önskvärd och som det går att samlas kring för att få bra fokus på och bra utväxling av evenemang inom kommunen. Vi bedömer att revisionskriteriet är uppfyllt. Beslutsbefogenheter DHAB har en fastställd delegationsordning. Beslut om större evenemang tas av kommunfullmäktige. Halmstads kommun 16 av 18

19 DHAB är beroende av övriga förvaltningars medverkan i planering och genomförande av större evenemang. Teknik- och fritidsförvaltningen berörs av de flesta större evenemang. I granskningen har vi noterat att förvaltningarnas medverkan inte alltid varit budgeterade, inte täckt samtliga kostnader samt att diskussioner förts i efterhand om vilka kostnader som ska hänföras till ett evenemang. Enligt Teknik- och fritidsnämndens reglemente ingår i deras förvaltningsansvar att i mån av resurser med täckande av självkostnader bistå övriga nämnder, kommunala bolag med flera med tjänster och kompetens. Utrymmet för förvaltningarnas medverkan i evenemang har bland annat skapats på bekostnad av att andra insatser inom förvaltningarna fått stå tillbaka eller att omprioriteringar gjorts. På så sätt har medverkan i evenemang medfört att förändringar av den ordinarie verksamheten skett utan att de berörda nämnderna fattat beslut om detta. Vi bedömer att revisionskriterier inte är uppfyllt. Styrelsen för DHAB och berörda nämnder bör gemensamt utforma riktlinjer för sin medverkan i evenemang och möten som DHAB värvar. Underlag inför beslut om större evenemang DHAB har utarbetat mallar som stöd för att ta fram underlag inför beslut om evenemang. Dessa innehåller såväl principer för prioriteringar och struktur för vilken information som ska hämtas in inför beslut om att eventuellt värva eller acceptera evenemang som ska genomföras i kommunen. Bolaget hör med berörda förvaltningar och bolag, besöksnäringsråd och föreningar inför beslut om evenemang. Vi bedömer att revisionskriteriet är uppfyllt. Samverkan med andra intressenter I reglementena för Teknik- och fritidsnämnden och Kulturnämnden samt i ägardirektiv för DHAB framgår att de ansvarar för att dess verksamhet samordas med övriga nämnders och bolags verksamheter för att erhålla största möjliga kommunnytta. Det är relaktivt nytt för Halmstads kommun att aktivt marknadsföra kommunen som destination för större evenemang och möten. I granskningen har vi noterat att sådana evenemang och möten kräver att resurser i kommunen samordnas. Enligt intervjuerna har samverkan blivit betydligt bättre efterhand som bolag och förvaltningar bygger upp erfarenheter. Det finns en medvetenhet om behovet av att utveckla samarbetet ytterligare och det finns en pågående dialog om former och åtgärder för att förbättra samverkan. I denna dialog medverkar berörda bolag och nämnder samt Stadskontoret. I granskningen har vi noterat följande aspekter som är viktiga att beakta i utvecklingsarbetet. De bolag och förvaltningar som berörs har behov av att involveras tidigare i processen att värva och planera för framtida evenemang. Genom att Halmstads kommun 17 av 18

20 berörda involveras tidigare ger man bolag eller nämnd bättre framförhållning som kan beaktas i verksamhetsplaner och budgetar. Även övriga förvaltningar, som inte har någon operativ uppgift i genomförandet av ett evenemang, ges också bättre möjlighet att dra nytta av evenemanget i sina verksamheter. Det finns ett behov av en stabilare struktur för samverkan mellan DHAB, Kulturförvaltningen och Teknik- och fritidsförvaltningen. I granskningen konstaterar vi att det växt fram samordnande roller och ansvar i bolag och förvaltningar som svarar för kontakter mellan bolag och förvaltningar. Det är dock kostsamt att bygga upp väl fungerande organisationer för samarbete inför varje enskilt evenemang. I några frågor är ansvarsfördelningen oklar. De frågor som identifieras i granskningen är finansiering samt kontakter med föreningar och lokala arrangörer. Vi bedömer att revisionskriterier inte är helt uppfyllt i nuläget. Att utveckla samarbetet mellan bolag och förvaltningar är den väsentligaste uppgiften för att framåt underlätta och effektivisera arbetet med evenemang samt för att kommunen ska kunna få största nytta av dessa. Styrelsen för DHAB och nämnder bör gemensamt utveckla arbetsformer för samverkan. Uppföljningar och erfarenheter DHAB gör uppföljningar och utvärderingar av varje enskilt större projekt. Gemensamma bedömningsmallar för utvärderingar av projekten håller på att tas fram. Styrelsen får varje månad rapporter om planering och genomförande av varje enskilt större projekt. Slutrapporter lämnas till Kommunfullmäktige eller till bolagets styrelse beroende på vem som beslutat och finansierar projektet. Vi bedömer att revisionskriterier är uppfyllt. 26 Bo Thörn Projektledare Carl-Magnus Stenehav Uppdragsledare Halmstads kommun 18 av 18