Uppföljning av den interna kontrollen år 2011.

Transkript

1 Granskningsrapport Omsorgsförvaltningen Ekonomienheten Lilian Erlandsson Uppföljning av den interna kontrollen år Årets internkontrollarbete har fortsatt enligt den modell som infördes år En arbetsgrupp har tillsammans ansvarat för årets granskningsområden. Arbetsgruppen för internkontroll har följande medlemmar Lilian Erlandsson, ekonom, samordnare Maria Bengtsson, personalsekreterare, samordnare Liselotte Lindberg, enhetschef, Myndighetsenheten Anna-Lena Ivarsson, teamchef, centrala området Ylva Paulsson, teamchef, västra området Anette Eklund, teamchef, västra området Helen Hildinggren, teamchef, SoS Minna Reinholds, teamchef, östra området Granskningen har genomförts i enlighet med av omsorgsnämnden fastställd internkontrollplan för år 2011, bil 1. Tillsammans med olika undergrupper har granskningsobjekten analyserats och kontrollerat utifrån Styrkans perspektiv, medborgare, medarbetare, utveckling och ekonomi. Utöver internkontroll enligt planen har områden och enheter arbetat med eget internkontrollarbete. Parallellt har också arbete med åtgärder enligt förslag rapporterade i granskningsrapporterna för internkontroll avseende år 2009 och 2010 års internkontroll fortsatt.

2 KRISTIANSTADS KOMMUN DOKUMENTNAMN 2(26) Förkortningar Följande förkortningar användes OF,omsorgsförvaltningen HSL, hälso- och sjukvårdslagen IKplan, internkontrollplan LSS, lag om stöd och service till vissa funktionshindrade SoL, socialtjänstlagen Vob, vård- och omsorgsboende MAS, medicinskt ansvarig sjuksköterska Förändrad tidplan för internkontrollarbetet Omsorgsförvaltningen har i augusti fått information om en förändrad tidplan för internkontrollarbetet med syfte att tidigarelägga slutförandet av arbetet med intern kontroll i nämnder /förvaltningar och bolag så att resultatet för 2011 ligger till grund för ny internkontrollplan för 2012 som bör beslutas i nämnden senast i januari att tidigarelägga beslut i nämnderna så att KS kan ta beslut för hela kommunen i januari 2012 så att värderingen för hela kommunen kan vara beslutad innan årsredovisningen skrivs. Formaterat: Svenska (Sverige) För ON innebär det att senaste dag för beslut om internkontroll 2011 blir vid sammanträde den 1 dec. Internkontroll år 2009, fortsatta åtgärder. Hemsjukvård- gränssnitt mot regionen I den nya organisationen för sjuksköterskor med 5 teamchefer som ledare fortsätter arbetet med ledning och styrning och fortsatt uppföljning av att sjuksköterskorna arbetar efter tröskelprincipen. I OFs styrkort för år 2011 finns uppdrag att se över dimensionering av bemanning och verksamhetsutveckling för den nya sjuksköterskeorganisationen i hela kommunen. För att kunna synliggöra sjuksköterskornas arbetssätt och hur resursfördelningen ser ut har en genomgång gjort av alla hemsjukvårdsområden tillsammans med patientansvarig sjuksköterska. Genomgången visar att det behövs mer ledning och styrning gällande tillämpning av tröskelprincipen. Uppföljning och utvärdering måste ske fortlöpande för att inte hemsjukvård ska ses som ett statiskt tillstånd. Om det sker felaktiga bedömningar av rätt till hemsjukvård, innebär det för OF ökning i personalkostnader men även andra driftskostnader ex inkontinensmaterial.

3 KRISTIANSTADS KOMMUN DOKUMENTNAMN 3(26) Det har tidigare varit svårt för OFs personliga assistenter att få stöd av vårdcentralens personal i medicinska insatser, inte minst på obekväm arbetstid, för de patienter med personlig assistans som kan ta sig till vårdcentralen och därmed inte är kommunens ansvar. Ofta bedömer vårdcentralen dessa insatser som egenvård och ger därmed inte delegeringar till assistenterna vilket medför att personalen får fatta medicinska beslut då patienten inte själv klarar det. För att se över detta har en arbetsgrupp bestående av 3 representanter för kommunen, bl a MAS och 2 representanter för regionen tagit fram ett förslag till rutin vid delegering till personliga assistenter. Där förtydligas också att de individuella råden och anvisningarna till dessa patienter alltid ska ges av regionen. Detta gäller även på obekväm arbetstid, då regionen kan anlita Carema för dessa insatser. Tjänsteköp mellan region och kommun regleras nu i större utsträckning med avtal, men även här finns mer att arbeta med. Hemtjänst dokumentation i Procapita, kundpärm och Mobipen samt kontaktmannaskap Äldreboende individuell genoförandeplan och social dokumentation. F n pågår dokumentationsutbildning steg 2 som är en obligatorisk utbildning för samtliga tillsvidareanställda omvårdnadspersonal som tidigare gått steg 1 utbildningen. Utbildningen syftar till att höja kompetensen för hur man dokumenterar utifrån värdegrund och tydlighet, samt om skillnader mellan SoL /LSSanteckningar. Även syftena med en genomförandeplan gås igenom. Personlig assistans samverkan med hemtjänst Samarbetet mellan hemtjänst och personlig assistans har fungerat bra och internfakturering sker enligt regelverket. Även hemtjänsten köper insatser av personlig assistans. Ekonomi ersättning för viss mervärdesskatt Arbetet med att stärka OFs personal gällande lagstiftning och regelverk för mervärdesskatt har fortsatt under Skatteverket har ordnat utbildning gällande kommunal moms och 2 representanter från OF har deltagit i denna endagsutbildning.

4 KRISTIANSTADS KOMMUN DOKUMENTNAMN 4(26) Vidare har kommunen upphandlat en konsult Refero som granskar samtliga förvaltningar gällande kapitalläckage, som framförallt har visat sig handla om felaktigheter i hanterande av mervärdesskatt. Granskningen av år 2007 är genomförd under 2010 och visade i stort sett bara ett fel för OF och det var att 6% momsersättning, kr, skulle ha yrkats på vidarefördelade stimulansbidrag till Axeltorp och Lindåsa, i övrigt inga anmärkningar. Nu pågår granskning av är , som kommer att redovisas till OF under Inköp av förbrukningsmaterial för hälso- och sjukvård samt basal vårdhygien Under 2009 och 2010 gjorde en arbetsgrupp flera insatser för att sprida information om gällande upphandlingsavtal samt gränsdragning mot regionen för inköp av material, vilket har fått stora effekter på kostnaderna. För 2011 gäller utfallet 10 månader och prognosen för helår beräknas till ca tkr. Det innebär att kostnaden nästan har halverats sedan internkontrollarbetet påbörjades. jan-okt Kostnadsbärare Östra området Västra området Centrala området Stöd- och serviceenh Summa Internkontroll år 2010, fortsatta åtgärder. Tidssättning för HSL- och SoLinsatser och kringtid i relation till kundtid Utförd granskning gällande tidssättningen visade att endast ca 50% av beviljade tidsinsatser utfördes. Ett omfattande projektarbete med 4 delprojekt gällande hemtjänst har startats upp under 2011 och beräknas vara klart till den 1 april 2012.

5 KRISTIANSTADS KOMMUN DOKUMENTNAMN 5(26) De 4 delprojekten är följande 1. Uppföljning och revidering av kundinformation, riktlinjer och rutiner 2. Biståndsbeslut utifrån rambeslut och schabloner 3. Verksamhetsuppföljning i verkställigheten 4. Avgifter och resursfördelningsprinciper Nya tidsschabloner har arbetats fram för både SOL- och HSLinsatser och möjligheter för att få datastöd för att ersätta utförare och debitera kunder efter utförd tid uppmätt med Mobipen pågår. Kontroll av hemtjänstpersonalens hantering av läkemedel Medicinskt ansvarig sjuksköterska gjorde efter internkontrollen år 2010 bedömningen att i huvudsak sker läkemedelshanteringen på ett säkert sätt men betonar vikten av att se över samtliga teamområden då kontrollen visar på vissa brister och oklarheter i hanteringen. Hon rekommenderar att respektive ansvarig teamchef för hemtjänstpersonal tillsammans med ansvarig sjuksköterska går igenom hur det fungerar på teamområdet och lämnar anvisningar och riktlinjer för framtida hanterande så att kvalitetssäkring sker i hela förvaltningen av hanteringen av läkemedel. Områdena har arbetat på följande sätt med kvalitetssäkrningen På centrala området pågår arbetet i projektform, och har också tagits upp som i det balanserade styrkortet. Projektet gäller både Vob och hemtjänst. Enligt insänd projektplan skall åtgärder ha genomförts i hela området senast Östra området har arbetat med kvalitetssäkringen under 2011 och har även med ett mål i styrkortet för 2012 som heter Säker läkemedelshantering där området i handlingsplan har tagit upp åtgärder som bland annat handlar om rutiner för att säkerställa att kunderna i hemtjänst har låsbara läkemedelsskåp när omsorgsförvaltningen har tagit över ansvaret för läkemedelshanteringen. Utifrån kvalitetsgranskningarna som är genomförda under 2011 av apoteksfarmaceut Christel Hallenrud har områdeschef för östra området tillsammans med teamchef för leg personal sammanställt förbättringsområde. Västra området kommer att uppdra åt teamchefer för ssk att ta fram riktlinjer/rutiner för läkemedelshantering inom området. Kvalitetssäkringen kommer att framgå av områdets handlingsplan år Formaterat: Svenska (Sverige) Formaterat: Svenska (Sverige) Formaterat: Svenska (Sverige)

6 KRISTIANSTADS KOMMUN DOKUMENTNAMN 6(26) Privata medel I ett fall har anhöriga hört av sig med klagomål på hanteringen av privata medel. Ekonom Lilian Erlandsson har tillsammans med berörd teamchef gått igenom hanteringen och konstaterat brister av kontaktpersonen vid redovisning och för granskningen både av OFs teamchef och anhöriga. Ärendet har diarieförts och de anhöriga har fått muntlig genomgång av regelverk och skriftlig rapport om granskningen. Vid uppföljning av extern vårdgivare har konstaterats brister i hanteringen av privata medel, som enligt gällande avtal ska ske i enlighet med av OF fastställt regelverk. Denna vårdgivare har gjort en Lex Sarah anmälan om bristen och utredning pågår. Inköp av inkontinensmaterial Inkontinensmaterial är också en stor driftskostnad i OFs budget. Kostnadsutfall redovisas enligt nedanstående tabell, för 2011 anges kostnad för perioden jan-okt Utfall för 2011 kan prognosticeras med utfall i nivå Kvalitetsarbetet har fortsatt under år jan -okt Kostnadsbärare Östra området Västra området Centrala området Sos enheten Summa Internkontroll år Värmekedjan vid distribution av varm mat. Syfte och metod Syftet var att säkerställa att temperaturen uppfyller lagkrav samt därigenom säkerställa kvalitén.

7 KRISTIANSTADS KOMMUN DOKUMENTNAMN 7(26) För kontrollen bildades en arbetsgrupp bestående av ansvarig Lilian Erlandsson, kostchef Lena Larsen, 1e kokerskor Monica Linden, Liselotte Nilsson och Marie-Louise Gottfridsson samt ekonom Tony Lönnquist. Mätningarna skedde av 1e kokerskorna vid 3 tillfällen, vid distribution från 3 olika kök till 3 Vob. Mätningarna gjordes 2 dagar, 1 dag i maj och 1 dag i september. Mättid 1 var vid nerpackning i värmeboxar, mättid 2 vid ankomst till mottagande Vob och mättid 3 var när sista matgäst får sin mat. Resultat av granskningen. Resultatet av granskningen visas i nedanstående tabeller en för mätningen i maj och en för mätningen i september. G=Godkänd temperatur IG= Inte god godkänd temperatur Temperatur i maj av 5 komponenter Vob1 Vob2 Vob3 Mättid 1 G=4, IG=1 G=3, IG=2 G=5 Mättid 2 G=5 G=3, IG=2 G=5 Mättid 3 G=3, IG=2 G=1, IG=4 G=2, IG=3 Temperatur i september av Vob1 Vob2 Vob3 4 komponenter Mättid 1 G=4 G=4 G=4 Mättid 2 G=4 G=3, IG=1 G=4* Mättid 3 G=3, IG=1 G=1, IG=3 G=2, IG=2 *Vid mättid 2 höll en av komponenterna för specialkosten för låg temperatur.

8 KRISTIANSTADS KOMMUN DOKUMENTNAMN 8(26) Planerade åtgärder På VoB 1 kommer de att packa sina värmeboxar senare än vid mättillfället. På mottagande VoB kommer transportören att ringa på dörrklockan när maten levereras. På enheten kommer maten att serveras direkt ur kantinerna i stället för att hällas upp i andra skålar/karotter, eftersom bordsservering inte tillämpas. VoB 2 kommer att se över sina rutiner när det gäller hanteringen av specialkost och man kommer också att packa sina värmeboxar senare. Kylblock kommer att inhandlas och användas för att bibehålla kylan under transport. VoB 3 kommer att se över sina rutiner gällande packning av värmeboxar och packa dessa senare. Mottagande VoB får se över sina rutiner vid servering. Information till personal både på kostenheter och boenden om vad som framkommit vid granskningen för att se över hela organisationen och eventuellt vidta åtgärder. Delegerad hemsjukvård Syfte och metod Vid internkontrollarbetet år 2010 konstaterades brister i uppföljningsrutinerna för HSL-insatser. För att underlätta uppföljning och kontroll fattade OF beslut att fr o m 1 febr 2011 lägga in beställningar från legitimerad personal gällande delegerade HSL- och rehabinsatser i verksamhetssystemet Procapita. Beställningarna har tidigare hanterats helt manuellt och områdenas ekonomer har månatligen lagt in summan av delegerade timmar som underlag för resursfördelning. Syftet med granskningen var att säkerställa att delegerade insatser läggs in korrekt i Procapita och även att säkerställa att insatserna avslutas i Procapita då besluten upphört. Ansvariga för granskningen var Ylva Paulsson och Minna Reinholds som tillsammans med Malena Sjöstedt, teamchef, centrala området och Annika Ringström, teamchef, västra området, bildade en arbetsgrupp. Granskningen gjordes av 20 kunder med delegerade insatser i 3 hemtjänstområden i september månad och har skett tillsammans med berörda teamområdes samordnare eller teamchef.

9 KRISTIANSTADS KOMMUN DOKUMENTNAMN 9(26) Utöver denna granskning granskas de externa leverantörernas fakturor för HSLinsatser nu månadsvis mot inrapporterade timmar i Procapita. Tid som framgår av beställningar gällande delegerade insatser från HSLpersonal har jämförts med de tidsinsatser som finns registrerade i Procapita. Resultat av granskningen Granskningen visar att för många kunder finns differenser mellan beställning avseende HSLinsatser och vad som registrerats i Procapita på den organisation som kunden tillhör. Det finns olika orsaker till detta ex Insatsen registreras på fel organisation i Procapita. Beställningarna gäller insatser med tid per dag eller vecka och vid beräkning av insatstid för månad görs beräkningen felaktigt. Tidsangivelser för besluten saknas så det är oklart när i tid insatsen ska påbörjas och avslutas. Beställningar avslutas inte trots att insats upphört, ex vid dödsfall eller annan anledning. Teamområde 1-20 kunder För 9 kunder var fel organisation angiven i Procapita. Sammanräkningen av beställningarna var felsummerade för 14 kunder och för dessa kunder registrerades fel timmar i Procapita. För 2 kunder som inte hade delegerade insatser var besluten inte avslutade i Procapita. HSL-journalerna för 8 kunder var registrerade på fel organisation. För kunder med för många registrerade timmar har området erhållit 67,45 timmar för mycket resurser medan kunder med för lite registrerade timmar har gett teamområdet 62,55 timmar för lite resurser, sammanräknat kr för mycket i resurser. Felaktigheterna förklarades av att sjuksköterskan inte har haft kunskap om hur man ska räkna om beställningarna till tid per månad och vilken organisation beställningen ska läggas på. Teamområdet består av två grupper och de flesta felen härrör från den ena gruppens beställningar. Teamchefen meddelade vid rapportering av resultat av kontrollen att temaområdet saknat fast sjuksköterska under en period. Teamområde 2 20 kunder I teamområdet sammanräknades de delegerade insatserna manuellt som kontroll mot registrerade timmar i Procapita.

10 KRISTIANSTADS KOMMUN DOKUMENTNAMN 10(26) En beställning var registrerad på fel organisation i Procapita. Två beställningar var inte avslutatde och en HSL-journal låg under fel organisation. Jämfört med timmar i Procapita har området fått resurser för 113,78 timmar för mycket, vilket motsvarar kr Teamområde 3 Teamområde 2 20 kunder I det tredje teamområdet fanns 2 beställningar som inte var avslutade. I den beställning som skrevs ut av sjuksköterskan saknades f o m och t o m datum. Detta beror på att endast ett av 2 papper som tillhör beställningen skrivs ut. Detta har gett området för mycket resurser med 16 timmar, vilket motsvarar kr. Teamområde 3 I detta teamområde saknades tidsangivelser fr o m och t o m på många beställningar. För en kund fanns beställning på träning 7 dagar i veckan men insatsen utfördes endast 5 dagar i veckan. Två beslut var inte avslutat i Procapita. För 2 kunder fanns fler timmar registrerade i Procapita än det fanns beställningar på. Totalt för teamområdet var timmarna i Procapita 54 fler än det fanns gällande beställningar på. Detta motsvarar kr i resurstilldelning. Externa leverantörer Kontroll av ersättning för delegerade insatser fakturerade av externa leverantörer görs nu månadsvis mot Procapita av en avgiftsassistent. Granskningarna har visat brister i likhet med för de interna utförarna, och kan bero på att beslut är felaktigt sammanräknade, inte avslutade mm. Det har även konstaterats otydligheter i beställningar från rehabpersonal i hur många dagar insatserna ska utföras. Rättningsarbete pågår för de externa leverantörerna som utför delegerade insatser. Förslag på åtgärder Samtliga teamområden måste genomföra en granskning av att gällande beställningar överensstämmer med registrerad tid i Procapita. Manuell statistik kan vara nödvändig under en övergångsperiod. Informera all inblandad personal att registreringarna i Procapita utgör grunden för resursfördelning internt och betalning till externa leverantörer för delegerade insatser.

11 KRISTIANSTADS KOMMUN DOKUMENTNAMN 11(26) Felberäknade timmar och registeringar på fel organisation resulterar i felaktiga resursberäkningar och ersättningar. Det krävs mer information och uppföljning till sjuksköterskorna hur beställningar i Procapita ska göras. Felberäkningar i systemet kan också elimineras om man lär sig använda lathunden för beräkning som finns i Procapita. Okunskaper och brist på erfarenhet att skriva beställningar hos vikarier och sjuksköterskor som inte har ett fast teamområde måste åtgärdas. Felmarginal i timmar är kanske inte alltid så stor men kan ha stor betydelse för den enskilde kunden om nytt avgiftssystem ska införas där kunden betalar för utförd tid. Perspektivanalys för Medborgare viktigt att kunden får insats enligt givna beslut. Kunden ska också debiteras rätt avgift för insatserna. Utveckling - att få korrekta uppgifter i verksamhetssystemet, som överensstämmer med de beslut som HSLpersonal fattat gällande delegerade insatser. Medarbetare det finns ett behov av utbildning och information gällande beräkningar och rapportering i Procapita. Speciellt till den personal som är vikarier och inte har fasta teamområden. Ekonomi felaktig beräkning av timmar och därmed resurser till utförare, tar bort den styrning som resursfördelningsmodellen ska garantera. Därför är det viktigt att timmarna rapporteras rätt för att beräkna resurserna. Genomförandeplaner utifrån utvalda kvalitetsparametrar enligt Socialstyrelsen Syfte och metod Syftet med granskningen var att granska kvaliteten i genomförandeplanerna. göra jämförelser mellan olika verksamhetsinriktningar avseende kvalitet i genomförandeplanerna.

12 KRISTIANSTADS KOMMUN DOKUMENTNAMN 12(26) En arbetsgrupp bestående av vc Linda Ljungdahl, teamchefer Anita Jönsson, Annette Eklund, Anna-Lena Ivarsson och Helen Hildinggren bildades för att genomföra granskningen. Urvalet av granskningsobjekt gjordes utifrån resultatet i Kvalitetsbarometern i den mån det var möjligt. Risk- och väsentlighetsanalys tillämpades för att göra urval avseende resterande verksamheter. Urvalet omfattade 3 teamområden inom hemtjänst,1 per geografiskt område 4 teamområden inom VoB, 1 per geografiskt område 3 teamområden inom (Stöd- och Serviceenheten) - assistans - gruppbostad - gruppbostad en extern utförare av hemtjänst Granskningen omfattar följande kvalitetsparametrar om den enskilde eller dennes företrädare har varit delaktig upprättandet. om genomförandeplanen är lättförståelig och skriven på ett respektfullt sätt vilka behov/insatser den enskilde har hur behoven ska tillgodoses/hur insatser ska genomföras vilka personer som deltagit i planeringen när planen ska följas upp Kvalitetsparametrarna är valda utifrån Socialstyrelsens föreskrift och allmänna råd om dokumentation vid handläggning av ärenden och genomförande av insatser enligt SoL, LVU, LVM och LSS (SOSFS 2006:5). Höstens granskning avseende Stöd- och Serviceenheten omfattar enbart den första och sista kvalitetsparametern. Beslutet att begränsa antalet kvalitetsparametrar fattades av verksamhetschefen för Stöd- och Serviceenheten i samråd med förvaltningschefen. Den som granskat har inte haft någon koppling till den verksamhet som berörs av granskningen. Hälften av de utvalda verksamheterna granska-

13 KRISTIANSTADS KOMMUN DOKUMENTNAMN 13(26) des under våren resterande under hösten. Berörda teamchefer fick information om granskningen cirka 2 veckor innan den genomfördes. Teamcheferna kopierade samtliga aktuella genomförandeplaner och dessa överlämnades till den som skulle genomföra granskningen. Samtliga berörda teamchefer, förutom en, har fått återkoppling avseende resultatet. Resultat av granskningen Resultatet av granskningen presenteras med hjälp av två tabeller. En tabell för granskningen som genomfördes våren 2011 och en för hösten Nedan återges en sammanfattning av granskningens innehåll och resultat. Varje krav som Socialstyrelsen anger ses som en indikator på god kvalitet inom verksamheten. Resultatet presenteras i tabellform och verksamheternas kvalitet är färgade i grönt, gult och rött % av genomförandeplanerna uppfyller god kvalitet % av genomförandeplanerna uppfyller god kvalitet 0-49 % av genomförandeplanerna uppfyller god kvalitet Grön färg innebär att verksamheten helt uppfyller lagstiftarens och omsorgsförvaltningens krav och inga åtgärder behövs. Gul färg innebär att verksamheten uppfyller till viss del Socialstyrelsens och omsorgsförvaltningens krav, men att vissa åtgärder behöver vidtas. Röd färg betyder att verksamheten inte uppfyller Socialstyrelsens och omsorgsförvaltningens krav samt att åtgärder behöver vidtas snarast. Vit färg innebär att detta krav inte kan ställas på extern utförare eftersom det inte finns beskrivet i varken lagstiftning eller förfrågningsunderlag. Blå färg innebär att dessa delar inte granskats inom teamområdet.

14 KRISTIANSTADS KOMMUN DOKUMENTNAMN 14(26) Tabell 1: Jämförelse mellan olika verksamheter våren 2011 avseende kvaliteten i genomförandeplanerna i % Antal granskade kunder Framgår det om kun- den/närstående/före- trädare varit delaktig? Framgår det vilka som deltagit i planeringen? Är genomförandeplanen skriven på ett lättförståeligt och respektfullt sätt? Framgår det om det ingår flera delar i insatsen och i sådana fall vilka? Innehåll i genomförandeplanen Hemtjänst extern VoB östra området Hemtjänst centrala området SoS Gruppbostäder Hemtjänst östra området % 36% 42% 35% 100% 6% 29% 42% 13% 3% 96% 75% 100% 35% 88% 62% 0% 94% 44% 70% Framgår det vilka personliga mål som gäller för insatsen eller delar av den? Ej aktuellt 46% 89% 48% 83% Framgår det hur insatsen eller delarna av den ska genomföras? Framgår det när genomförandeplanen ska följas upp? 8% 4% 94% 40% 25% I tabell 1 visas procentsatsen avseende i vilken utsträckning som genomförandeplanerna uppfyller Socialstyrelsen föreskrift och allmänna råd

15 KRISTIANSTADS KOMMUN DOKUMENTNAMN 15(26) samt omsorgsförvaltningens riktlinjer. Av tabellen framgår att i stor utsträckning skrivs genomförandeplanerna på ett lättförståeligt och respektfullt sätt. Samtliga teamområden brister i att dokumentera vilka som deltagit i planeringen. Det saknas ofta uppgifter om när en uppföljning ska genomföras samt hur insatsen eller delarna av den ska genomföras. Bäst resultat har utförare av hemtjänstinsatser. Tabell 2: Jämförelse mellan olika verksamheter våren 2011 avseende kvaliteten i genomförandeplanerna i % VoB västra området VoB centrala området VoB östra området Innehåll i genomförandeplanen Hemtjänst centrala området SoS ass SoS Gruppbostad Antal granskade Framgår det om kunden/närstående/före trädare varit delaktig? Framgår det vilka som deltagit i planeringen? Är genomförandeplanen skriven på ett lättförståeligt och respektfullt sätt? Framgår det vilka behov/ insatser kunden har? Framgår det vilka personliga mål som gäller för insatsen eller delar av den? Framgår det hur kundens behov ska tillgodoses/hur insatserna ska 65% 33% 8 % 89% 75% 91% 45% 60% 8% 53% 100% 93% 96% 26% 58% 67% 44% 19% 84% 70% 28% 87% 0% 50% 44% 25%

16 KRISTIANSTADS KOMMUN DOKUMENTNAMN 16(26) genomföras? Framgår det när genomförandeplanen ska följas upp? 0% 20% 0% 55% 0% 27% I tabell 2 visas procentsatsen avseende i vilken utsträckning som genomförandeplanerna uppfyller Socialstyrelsen föreskrift och allmänna råd samt omsorgsförvaltningens riktlinjer. Av tabellen framgår att genomförandeplanerna skrivs på ett lättförståeligt och respektfullt sätt och det framgår till viss del vilka som deltagit i planering. Kunden/närstående/ företrädare är delaktig i planeringen, med undantag för vård- och omsorgsboende (VoB). Bristerna i arbetet med genomförandeplaner handlar främst om att beskriva hur kundens behov ska tillgodoses och när en uppföljning ska göras. Sammanfattningsvis visar höstens granskning ett något bättre resultat i jämförelse med vårens granskning. Förslag på åtgärder Intern kontrollgruppen föreslår följande åtgärder: ytterligare utbildning i dokumentation, t.ex. att upprätta genomförandeplan ge vårdpersonalen fortlöpande handledning i dokumentationsarbetet arbetet med genomförandeplaner diskuteras på arbetsplatsträffar vårdpersonal och teamchefer som arbetar på VoB försöker uppmärksamma kunders behov av företrädare. När behov finns meddelas detta till överförmyndaren och på så sätt kan fler kunder med sådant behov få legal företrädare. Detta kan förhoppningsvis leda till en ökad delaktighet i upprättandet av genomförandeplanen mallen för genomförandeplanen ändras så att den uppfyller Socialstyrelsens föreskrift och allmänna råd Perspektivanalys för Medborgare - kvaliteten i genomförandeplanerna brister och därmed finns en risk att kundens behov inte blir tillgodosedda. Detta kan leda till missnöjda kunder.

17 KRISTIANSTADS KOMMUN DOKUMENTNAMN 17(26) Utveckling - kvaliteten i genomförandeplanerna ska uppfylla Socialstyrelsens krav och allmänna råd. Medarbetare - medarbetarna behöver utbildning och handledning i att använda genomförandeplanen som ett redskap i utförandet av god vård och omsorg. Ekonomi: Bristerna avseende kvaliteten i genomförandeplanen kan påverka förutsättningarna för en budget i balans, eftersom de kan ses som en indikator på att verksamheten inte bedrivs på ett välplanerat och strukturerad sätt. Granskning av att inköpskort innehas och används i enlighet med kommunens riktlinjer och inköpspolicy Syfte och metod Omsorgsförvaltningen har i dagsläget 133 betalkort, Visa Business Card, fördelade på organisation enligt Centrala området 20 Västra området 58 Östra området 24 Stöd- och serviceenheten 1 Central förvaltning 2 Hjälpmedelcentrum 3 Myndighetsenheten 2 Resurs och bemanning 4 Riksgymnasiet 19 Hjälpmedelcentrums betalkort har inte ingått i granskningen Kommunen och omsorgsförvaltningen har kallat sina betalkort för inköpskort men enligt Swedbank är rätt benämning betalkort. Ett betalkort låter innehavaren betala mot månatlig faktura och det är det betalningssätt som gäller för kommunens kort, inköp månad 1 faktureras i månad 2. Syftet med granskningen var att se över rutiner för betalkorten både vad gäller innehav och användande. Granskningen har omfattat kontroll av att fakturorna betalats i rätt tid

18 KRISTIANSTADS KOMMUN DOKUMENTNAMN 18(26) om dröjsmålsräntor debiterats att mervärdesskatt stämmer med kvittounderlag om betalkortet använts för betalning via internet av att av kommunen ingångna avtal med leverantörer har beaktats om betalkortet har använts för småinköp och inte för större anskaffningar Resultat av granskningen Inventering Inventering av korten har medfört att 35 stycken kort har begärts avslutade hos kortutställaren Entercard, eftersom kortinnehavaren inte var kvar på den tjänst som kortet utfärdats för och det var oklart om korten var avslutade. Nya områdes-/enhetsvisa förteckningar och rutiner har tagits fram för att underlätta fortsatt kontrollarbete för inköpskorten. Inventering kommer fortsättningsvis att göras årligen. Den som fattat beslut om kortinnehav för viss anställd måste då anställningen upphör kontakta ekonomiassisten på berört område för att få kortet avslutat eller om anställningen överflyttas till nytt ansvarsområde överlåta ansvaret för kortet till ansvarig chef på det nya ansvarsområdet. Fakturagranskningen Organisation Antal fakturor Betalade för sent Momsfel Övriga fel Centrala O Västra O 27 4 Östra O Stöd och serviceenheten 0 Myndighetsenh 1 1 Resurs o bem 1 Riksgymnasiet *) *) 2 verifikationer saknade deltagarförteckning vid representation, 1 betalning har gjorts via Internet och för 2 inköp har fel leverantör används.

19 KRISTIANSTADS KOMMUN DOKUMENTNAMN 19(26) Av ingånget avtal gällande betalkort framgår att betalningstiden för kortfakturorna är 20 dagar. KLK, ekonomi & finans har observerat och påtalat att många fakturor gällande betalkort betalas försent och betonat vikten av att betalningstid ska följas. Den kortare betalningstiden har accepterats för att ingen fast årsavgift uttas för korten. Att OF betalar många fakturor försent bekräftas av vår egen granskning. Samtliga underliggande kvitton till kortfakturorna ska alltid kontrolleras eftersom det ofta blir fel så att moms som erlagts vid köp och som framgår av kvitton inte blir framförd på fakturan. Analys av hur betalkorten har använts har i nuläget inte erhållits från kortföretaget men med utförd inventering som grund ska det vara möjligt att få fram statistik på, om och hur ofta betalkorten har använts. Detta arbete får fortsätta i november och december. I ursprungligt regelverk för betalkorten var det ett villkor för att få ett betalkort att kortinnehavaren skulle ha genomgått en internutbildning i offentlig upphandling, minst till certifierad direktinköpare. Dessa internutbildningar som tidigare genomfördes av upphandlingsenheten har inte genomförts på flera år. Kravet går således inte att uppfylla för de som behöver betalkort och anställts under de senaste åren. Förslag till åtgärder Samarbeta med ekonomi & finans för att ta fram ett nytt regelverk för betalkorten. F n finns 2 internkontrollanvisningar för kort - nr 10 som gäller inköps- och kundkort - nr 11 som gäller kredit- och betalkort Med nuvarande benämning på korten är det svårt att veta vilken anvisning som ska gälla. Regler om hur kortet får användas bör förtydligas ex om kortet får användas för köp på internet. Vidare bör vad som beloppsmässigt är småinköp definieras och förtydligas. Den anställdes ansvar för kortet löpande och för återlämning då anställningen upphör bör också framgå. Gällande kravet på upphandlingsutbildning bör det ses över så att det antingen tas bort eller möjliggörs att uppfylla. Årliga inventeringar av korten. Information till anställda om vikten av att o betala kortfakturorna i tid,

20 KRISTIANSTADS KOMMUN DOKUMENTNAMN 20(26) Perspektivanalys för o se till att korrekt moms bokförs o följa av kommunen ingångna avtal o bilägga deltagarförteckningar vid representation. Medborgare - dröjsmålsräntor och avgifter ger onödiga kostnader och tar medel från andra prioriterade områden Utveckling - regler och riktlinjer för betalkorten ska finnas och klargöra ansvara och hur korten får användas. Krav på utbildning måste vara möjliga att uppfylla Medarbetare - genom information och regelverk ska medarbetarna få kunskap om hur kortet ska förvaras, användas och återlämnas. Ekonomi - risk för dröjsmålsräntor och avgifter om fakturorna inte betalas i tid. Risk för skadestånd om ingångna avtal inte följs. Inköp sker i enlighet med lagstiftning och Kristianstads kommuns policy Syfte och metod Syftet med granskningen var att kontrollera så att inköp sker i enlighet med lagstiftning och Kristianstad kommuns inköpspolicy och att avtal följs. Ekonomiassistenterna tillsammans med ekonom Tony Lönnquist har genomfört granskningarna. Djupgranskning har skett av två varugrupper, livsmedel och möbler. Resultat av granskningen livsmedel Granskningen av livsmedel avser 10 % av gjorda inköp i april månad. Av granskningen framgår att ett antal inköp är gjorda hos andra leverantörer än de vi har avtal med. En av orsakerna till detta är t.ex. att man behöver dagsfärskt bröd för att kunna bedriva daglig verksamhet. En relativt stor andel varor som är inköpta finns inte med i nettoprislistan. Det finns olika orsaker till detta, ex. En del varor är ersättningsvaror för anbudsvaror men också sällanköpsvaror som varit nödvändiga. En annan förklaring kan vara att man beställt via gamla beställningslistor utan att kontrollera mot nettoprislistan. Nettoprislistan innehåller ett begränsat utbud i antalet varor men också när det gäller t.ex. antalet smaker/förpackningar.

21 KRISTIANSTADS KOMMUN DOKUMENTNAMN 21(26) Varor ligger i storförpackning och är inte delbara, därför beställer man andra varor i stället. Granskningen visar också på några fall där man har fått betala ett högre pris än angivet pris i nettoprislistan. I de fall då leveransavgifter är uttagna är de inte alltid konterade som leveransavgifter utan ingår i livsmedelskostnaden. Resultat av granskningen möbler Granskningen avser gjorda inköp i maj månad. Totalt har 9 st fakturor med möbelinköp gjorts under den granskade månaden. Avsaknaden av ramavtal gör att felaktigheter vid inköp kan konstateras. Inköp har gjorts hos såväl tidigare ramavtalsleverantörer som hos icke tidigare ramavtalsleverantörer och enligt inköpspolicyn får man handla hos vilken leverantör man vill efter prisjämförelser. I ett fall borde en offertförfrågan ha gjorts. Resultat av granskning - övriga inköp ( leasing bilar, drivmedel, lokalvård, förbrukningsmaterial, rengöringsmedel o städmaterial, arbetskläder och övriga förbrukningsinventarier ) Stickprov har gjorts på alla ovanstående inköpsslag. Perioden som har granskats är jan-sept och avser hela förvaltningen. Inom flera av de granskade områdena saknas det avtal. Enligt inköpspolicyn är det då fritt att handla var man vill efter prisjämförelse hos några olika leverantörer. Till stor del håller förvaltningen sig till de avtal vi har. I några enstaka fall har man dock inte följt de avtal som finns när det gäller övriga inköp. Förslag till åtgärder Berörd personal behöver utbildas och få information om gällande regler och avtal. Att nettoprislistan används och att inköp görs hos rätt leverantör för rätt produkt behöver fortsatt informeras ut till berörd personal. Upphandlingsutbildningar för personal som hanterar inköp bör genomföras av kommunledningskontorets upphandlingsenhet tillsammans med OFs inköpssamordnare Perspektivanalys för: Medborgare det är viktigt att resurser inte tas från andra prioriterade områden. Att använda ingångna avtal optimalt kan frigöra stora ekonomiska resurser som kan användas för kvalitetsförbättringar.

22 KRISTIANSTADS KOMMUN DOKUMENTNAMN 22(26) Utveckling utvecklingsarbetet behöver i fortsättningen ligga på att utbilda berörd personal. Medarbetare berörd personal behöver få nödvändig utbildning och information om avtal och regelverk när det gäller inköp. Ekonomi det finns risk för ökade kostnader och skadestånd om avtal inte följs/följs på rätt sätt. Förekomsten av bisysslor Förekomsten av bisysslor ska vara känd av arbetsgivaren och uppgifter om bisysslor inhämtas som en naturlig del vid anställningstillfället och årligen i medarbetarsamtalet enligt Kristianstads kommuns riktlinjer angående bisyssla. Tillåtna bisysslor är sådana som inte är förtroendeskadliga, är arbetshindrande, innebär konkurrens med Kristianstad kommuns egen verksamhet. Förtroendeuppdrag inom fackliga, politiska eller ideella organisationer kan för anställda i kommunen inte utgöra en förtroendeskadlig bisyssla. Vid osäkerhet kring om bisysslan är tillåten eller inte fattar förvaltningschef beslut om att tillåta/förbjuda bisyssla. Beslutet ska vara skriftligt och diarieföras på förvaltningen. Skriftliga överenskommelser om att tillåta bisysslor ska också diarieföras. Regelverk som finns kring området är: Lagen om offentlig anställning (LOA 7) Allmänna bestämmelser (AB 8) Kristianstad kommuns riktlinje angående Bisyssla Syfte och metod Medborgare: Allmänheten ska ha förtroende för kommunen. Utveckling: Att i framtiden undvika brister i tillämpningen av bisysslor. Medarbetare: Eventuella bisysslor hos medarbetare ska vara känd av arbetsgivaren. Ekonomi: - Personalspecialist intervjuar chef utifrån framtagen intervjumall i utvalda teamområden/enheter, totalt 13 teamområden inom verksamheterna; vård

23 KRISTIANSTADS KOMMUN DOKUMENTNAMN 23(26) och omsorg om äldre, personer med funktionsnedsättning och personer i behov av hemsjukvård och 7 enheter i omsorgsförvaltningens övriga verksamheter. 4. Resultat Totalt valdes 20 teamområden/enheter (arbetsplatser) ut att granskas. Ett av de utvalda teamområden har ny chef och har inte haft möjlighet att inventera sina medarbetares bisyssla, detta teamområde är inte med i sammanställningen, där av blir det 19 teamområden/enheter som granskades. I granskningen framkom att det är 26 medarbetare som har bisyssla av de 573 medarbetarna som är granskade (exkl. teamområdet som inte kunnat granskas). Exempel på bisysslor som framkommit i granskningen: Kontaktperson, ledsagare, förvaltare, intensiv övervakare, servering, eget företag (behandlingar), fotvård, skönhetsvård, snickare, arbete i affär, smyckestillverkning, taxi, ekonomisk redovisning, kattuppfödning, eget företag (hjälpmedel), vakt, ideel organisation (Blå stjärnan), politiskt uppdrag, gympaledare/instruktör, städ. Nyanställning Rutin: Fråga om bisyssla ska även tas upp i samband med nyanställning. Detta finns med både i omsorgsförvaltningens riktlinjer för rekryteringsprocessen samt i kommunens riktlinje angående bisyssla. Granskningen visar att 8 arbetsplatser har svarat att man tagit upp frågan vid anställningsintervjun, 6 har inte gjort det och resterande har inte haft några nyanställningar det senaste året förutom semesterrekrytering och då har oftast inte frågan om bisyssla tagits upp. Medarbetarsamtalet Rutin: Omprövning av tidigare godkända bisysslor ska ske regelbundet. I Kristianstads kommun finns därför rutin att chefen varje år i medarbetarsamtalet ska ta upp frågan om medarbetaren har en bisyssla. I Omsorgsförvaltningens mall för medarbetarsamtal finns under avsnitt Resultatuppföljning frågan om medarbetarens har någon bisyssla med. Frågan om bisyssla i medarbetarsamtalsmallen har funnits med sedan december Granskningen visar att 13 av de 19 granskade arbetsplatserna hade haft frågan om förekomst av bisyssla uppe i medarbetarsamtalet. De som inte hade haft det uppe vid medarbetarsamtalet kommer att införa rutinen fr o m i år.

24 KRISTIANSTADS KOMMUN DOKUMENTNAMN 24(26) Dokumentation av bisyssla Rutin: I riktlinje angående bisyssla står att medarbetaren är skyldig att lämna de uppgifter som behövs, omfattning och förläggning, innehåll samt organisatoriska och verksamhetsmässiga kopplingar för att arbetsgivaren ska kunna bedöma om bisysslan är tillåten eller inte. Kommunledningskontorets uppfattning är att för dokumentation av bisysslor är det lämpligt att blankett Redogörelse för bisyssla används. Granskningen visar att 2 arbetsplatser använt blanketten av de 12 arbetsplatser där det fanns medarbetare med en eller flera bisysslor. Tillåtna bisysslor Granskningen visar att samtliga bisysslor förutom en för närvarande bedömts som tillåtna. På en arbetsplats finns det tveksamheter kring en bisyssla, då ansvarig chef kan se en risk i att ordinarie arbete och bisyssla tangerar varandra och där gränserna behöver tydliggöras, denna bisyssla är under utredning. Organisatorisk/verksamhetsmässig koppling till Kristianstads kommun som arbetsgivare Granskningen visar att 3 av bisysslorna har en organisatorisk koppling till Kristianstads kommun, det gäller bisysslor som kontaktperson och ledsagare. Uppföljning av bisysslor Kommunledningskontoret skriver i ett tjänsteutlåtande angående en kommunövergripande granskning samt uppföljning av rutiner för bisysslor att medarbetares bisysslor torde redovisas i en årligen återkommande översiktlig redovisning till respektive anställningsmyndighet (nämnd/styrelse). Granskningen visar att detta inte görs i dagsläget. Övrigt Riktlinjen säger att konkurrerande bisyssla kan föreligga om sysslan sker i en verksamhet med samma utbud och kundkrets som kommunen har. Alla företag som lägger eller avser att lägga anbud vid en upphandling på delar av Kristianstads kommuns verksamheter är att betrakta som konkurrerande verksamheter. Medarbetare får inte under tjänstledighet fullgöra uppdrag i konkurrerande verksamhet. Det är förbjudet att inneha konkurrensbisyssla genom: - ägarintresse i konkurrerande verksamhet oavsett driftsform, - att ta anställning hos någon som bedriver konkurrerande verksamhet eller avser att starta sådan verksamhet,

25 KRISTIANSTADS KOMMUN DOKUMENTNAMN 25(26) - att inneha uppdrag åt någon som bedriver konkurrerande verksamhet. Detta avser uppdrag som styrelseledamot, revisor, men även konsultuppdrag såsom planering, stöd etc. Granskningen visar en osäker hantering kring att tillåta medarbetares bisyssla i konkurrerande verksamheter t ex hemtjänstföretag eller assistans-kooperativ. Förslag på åtgärder Informationsinsatser kring riktlinjen och reglerna kring bisyssla ska genomföras i förvaltningen. Ställningstagande behöver göras i Kristianstads kommun kring årlig redovisning kring bisyssla. Ställningstagande behöver göras kring bisysslor i konkurrerande verksamheter till omsorgsförvaltningen. Inrapportering av frånvaro Syfte och metod Granskningen tittade på om frånvaro rapporteras in av medarbetare/arbetsledare i Heroma. Orsaken till granskningen är att det finns en risk i att frånvaro inte alltid registreras. Granskningen kommer visa på hur mycket frånvaro som inte registreras i Heroma, fördelat på om det är chef eller medarbetare som inte gjort registreringen, utifrån ett urval av sex arbetsplatser under april månad Granskningen omfattar tillsvidareanställda och tidsbegränsade månadsanställda. Medborgare: Onödiga kostnader tar resurser från andra prioriterade områden. Utveckling: Hitta styrmodeller för frånvarorapportering. Rätt lön till rätt person i rätt tid Medarbetare: Styrning av att frånvaro rapporteras Ekonomi: Kostnader ökar om frånvarorapportering inte sker som den sk Granskningen gjordes av bemanningssamordnare och lönekonsulter och enligt nedan metod. Resultatet för varje arbetsplats redovisades i särskild rapport. 1. Inventera ersatt tid för frånvaro via: - liggare/kopior - anmärkning och ärendeinfo i befintliga och borttagna arbetsförändringar i Heroma - timlistor/bokningsbevis 2. Stäm av ovan inventering genom att kontrollera att frånvaro är registrerad i Heroma

26 KRISTIANSTADS KOMMUN DOKUMENTNAMN 26(26) 3. Frånvarotillfällen som ej registreras delas i rapporten upp på: - frånvaro som chefen skulle lagt in (vård av barn eller sjukdom) - övrig frånvaro som den anställde själv skulle sökt. Resultat 133 tillsvidareanställda och tidsbegränsade månadsanställda ingick i granskningen av 6 teamområden under april månad Totalt fanns 336 frånvarotillfällen, av dessa var 22 frånvarotillfället inte inregistrerade i Heroma, se tabell 1. Frånvarotillfällena kan vara under samma period och gälla samma person. Tabell 1 Frånvarotillfällen som ej är registrerade i Heroma Antal Sjuk eller vård av barn 14 Övrig frånvaro 8 Totalt 22 För Sjuk eller vård av barn är det 14 tillfällena på två arbetsplatser och 13 (samma person) resp 1 arbetstillfällen. För Övrig frånvaro är det två arbetsplatser, där det bl a är kompledigt som inte är registrerat i Heroma. Förslag på åtgärder Där det fanns brist återkopplas detta till aktuell teamchef för åtgärd samt diskussion hur förhindra att det återupprepas. Utbildningsinsatser kommer att genomföras för chefer i Allmänna bestämmelser och Heroma.