effektivera samarbetet mellan olika utbildnings- och utvecklingsenheter inom nämnda sektorer.

Transkript

1 SLUTRAPPORT OM ESF-PROJEKT Programperioden Myndigheternas anteckningar Ankomstdatum Diarienummer Handläggare Telefonnummer Projektkod S10375 Status Inlämnats för myndighetshandläggning GRUNDUPPGIFTER OM PROJEKTET Projektets namn SIFKO-center Program Fastlandsfinlands ESF-program Programdel Programdelen för storområdet Västra Finland Prioriterat område 3 : Utveckla kompetens, innovations- och servicesystem som främjar arbetsmarknaden Typ av projekt Projektet omfattar personer Ansvarig myndighet Närings-, trafik- och miljöcentralen i Österbotten Startdatum Slutdatum UPPGIFTER OM PROJEKTETS GENOMFÖRARE Genomförarens namn Yrkeshögskolan vid Åbo Akademi Ab Projektansvariges namn Lena Smeds-Furu E-postadress lena.smeds-furu@novia.fi Telefonnummer UPPGIFTER OM BLANKETTENS IFYLLARE Ifyllarens namn Carina Österåker E-postadress carina.osteraker@abo.fi Telefonnummer PROJEKTETS UTGÅNGSPUNKT, SYFTE OCH MÅLGRUPP Projektet SIFKO-centers utgångspunkt har varit de ökade kraven på fortbildning för personal inom hälsooch sjukvården samt det sociala området som lagstiftningen ställer. Varje anställd förväntas på årsbasis delta i 3-10 dagar systematisk fortbildning (lag om yrkesutbildad personal 272/2004). Den kompletterande utbildningens betydelse inom hälso- och sjukvården och det sociala området accentueras särskilt, eftersom omsorgs- och vårdpraxis fortlöpande förändras till följd av den snabba utvecklingen inom bl.a. medicin, biovetenskaper, hälsovetenskaper och teknik. De nationella riktlinjerna för såväl social- och hälsovård som för utbildningsväsendet betonar livslångt lärande och det förväntas att utbildningsväsendet stöder arbetslivet i denna process. Den bärande tanken med projektet SIFKO-center har varit att utveckla en verksamhetsmodell i form av ett center för samordning av och information om fortbildning och kompetensutveckling. Centrets uppgift har varit att informera om fortbildning samt utvecklings- och forskningsprojekt inom hälso- och sjukvård och det sociala området samt dagvårdsverksamheten i svenska Österbotten. En målsättning har också varit att EURA /12

2 effektivera samarbetet mellan olika utbildnings- och utvecklingsenheter inom nämnda sektorer. Projektets målgrupp har varit förmän och personal inom hälso- och sjukvård samt det sociala området vilket innefattar hälsovårdscentraler, Vasa centralsjukhus (VSVD), enheter inom äldreomsorg, privata vårdorganisationer, socialväsendet, kommuner som ansvarar för den yrkesutbildade personalens fortbildning, i svenska Österbotten. Till projektets målgrupp hör även organisationer, föreningar eller privata aktörer som erbjuder fortbildning, handledning eller andra kompetenshöjande tjänster för yrkesutbildad personal inom hälso- och sjukvården samt inom det sociala området, dagvården, morgon- och eftermiddagsverksamheten och som är i behov av samordning av och information om sina tjänster. Den indirekta målgruppen finns i hela Svenskfinland. Valet av målgrupp för projektet baserade sig på diskussioner och analys i en arbetsgrupp bestående av representanter för de aktuella samhällssektorerna samt finansiärer. En intressekartläggning utfördes bland följande organisationer: Yrkeshögskolan Novia, Yrkesakademin i Österbotten, Åbo Akademi, Sonet Botnia, Finlands svenska kompetenscenter, Österbottens förbund samt utvecklingsenheten inom äldreomsorg och barnskydd, Vasa sjukvårdsdistrikt och staden Jakobstad, Social och hälsovårdsverket. Av kartläggningen framgick att det förelåg ett stort behov av samordning av och information om fortbildning och kompetensutveckling samt information om forsknings- och utvecklingsprojekt. Därmed har valet av målgrupp varit väl förankrat redan från projektstarten. Intresset bland dem som har fått information om projektets tjänster kan konstateras vara stort. Projektet har i samband med presentationer mötts av gedigen positiv feedback och bekräftelse på att det verkligen bland de olika målgrupperna finns ett behov av dylika tjänster. Gällande projektets kvantitativa målsättningar har målet varit att i projektet få med 7 företag och 20 övriga organisationer, totalt 70 personer, varav 63 kvinnor. 5. PROJEKTETS GENOMFÖRANDE OCH SAMARBETET Fas 1: Introduktions- och kartläggningsfasen Målsättningen under år 2008 var att kartlägga önskemål och förväntningar bland såväl utbildningsanordnare som arbetslivets representanter, att göra projektet känt i regionen samt skapa nödvändiga nätverk. Projektets egentliga verksamhet inleddes med tillsättande av projektledare och projektarbetare. Under hela hösten 2008 besökte SIFKO-centers projektanställda projektets delgenomförare och olika aktörer inom SIFKO-centers målgrupp, för att se vilka deras förväntningar på samt behov av dylika tjänster är. Syftet var att göra en kartläggning av dagsläget samt att få en översikt av befintliga önskemål på SIFKOcenters framtida verksamhet. Informationen fungerade som stöd och gav vägledande riktlinjer vid utarbetandet av verksamhetsplanen för SIFKO-center. SIFKO-centers personal deltog även i olika seminarier och diskussionstillfällen med relevans för projektet. För att planera och förverkliga SIFKO-centers målsättningar tillsattes en arbetsgrupp där delgenomförare EURA /12

3 och samarbetsparter fanns representerade. Ett första möte arrangerades Arbetsgruppen har vid sidan av de projektanställda haft en nyckelroll i projektet och fungerat som de projektanställdas stöd och medhjälpare. Dess huvuduppgift har varit att utarbeta förslag och riktlinjer för att de uppsatta målen för projektet skall kunna uppnås. Under ledning av projektledaren har arbetsgruppen koordinerat och stakat ut hur projektet skall förverkligas i praktiken och hur projektet skall struktureras. Arbetsgruppen har stött genomförandet av projektet genom att tillföra det sin sakkunskap och sitt nätverk. Varje medlem i arbetsgruppen har haft i uppdrag att förankra projektet i respektive organisation. Under projektperioden har arbetsgruppen sammankommit totalt 16 gånger, varav ett tillfälle var en utvärderingseftermiddag. Även projektets styrgrupp sammankom första gången under hösten Till styrgruppens uppgifter har hört att följa upp hur projektplanen genomförs och hur budgeten fullföljs samt att styra verksamheten enligt projektbeslutet. Detta har också omfattat behandling av eventuella förslag till ändring av projektplanen. En tredje viktig uppgift med anknytning till ovanstående uppgifter har varit att utföra självutvärderingar. Styrgruppen har även under projektets gång diskuterat projektets inriktning och eventuella nya infallsvinklar i projektet. Styrgruppens möten har på ett synligt sätt bidragit till att främja nätverksbildningen mellan aktörerna i projektet. En viktig uppgift har därtill varit förankringen av projektet och spridningen av dess resultat utanför den egentliga projektverksamheten. SIFKO-centers styrgrupp har sammanträtt totalt 8 gånger under projektperioden, varav ett tillfälle var en utvärderingseftermiddag. Fas 2: Modellutveckling och implementering Under år fokuserades främst på utvecklandet av SIFKO-centers huvudsakliga verktyg, d v s webbportalen samt att skapa rutiner för nätverkssamarbetet. Arbetsgruppen valde att redan 2008 tillsätta en datagrupp med huvudansvar för portalens layout, uppställning, funktion med mera. Datagruppen bestod av projektanställda samt representanter från alla delgenomförare (Staden Jakobstad, social- och hälsovårdsverket, Yrkesakademin i Österbotten, Vasa sjukvårdsdistrikt) samt projektägarorganisationen (Yrkeshögskolan Novia). Datagruppen sammankom första gången i januari 2009 och har därefter regelbundet sammankallats fram till februari Den arrangerades ett kick off-seminarium där projektet SIFKO-center presenterades. För detta hade en preliminär webbsida skapats där projektet presenterades i korthet. Till seminariet hade inbjudits föreläsare som talade kring temata "Att utveckla kollektiv sakkunskap i teori och praktik" och "Att se och kunna vara människa o livets strida flod; att omsätta hälsofrämjande praxis i ett salutogent perspektiv". I seminariet deltog 52 personer. Under 2009 samt början av 2010 låg stort fokus på att planera, utveckla och testa webbportalens samtliga informationsbanker och tillhörande sökfunktioner. Tester gjordes av såväl projektpersonal som representanter för användarmålgruppen. EURA /12

4 Den arrangerades ett seminarium där SIFKO-centers webbportal lanserades. Temata för seminariet var "Hur höra tyst kunskap" samt "Kompetenskartläggning som verktyg för ledarskapet". Inbjudna föreläsare var Tua Haldin-Herrgård och Olav Hellman. Seminariedeltagarna hade i anslutning till seminariet möjlighet att bekanta sig med SIFKO-centers webbportal. Under slutet av år 2009 blev det möjligt för organisationer och privata personer att avgiftsfritt ingå avtal med SIFKO-center om dess tjänster och därmed också föra in information om fortbildning och föreläsare i webbportalen. Under slöt SIFKO-center avtal med 35 företag och 23 organisationer. För att koordinera och effektivera marknadsföringen av projektet efter att webbportalen lanserats tillsattes en marknadsföringsgrupp bestående av representanter för projektets samarbetsparter. Marknadsföringsgruppen sammankom kontinuerligt under år Ett resultat av betoningen på marknadsföringsinsatser var nyhetsbrevet som lanserades i mitten av april Feedbacken på nyhetsbrevet blev omedelbart positiv och effekten kunde skönjas som en markant ökning av antalet besök på webbportalen. Marknadsföringsgruppens kontaktnät var av central betydelse när det gällde spridning av information om SIFKO-center och att locka föreläsare att registrera sig i portalen. Fas 3: Utvärdering av modellen samt utarbetande av förslag till fortsatt verksamhet Målsättningen var att under år 2011 fokusera på utvärdering och vidareutveckling av SIFKO-centers verksamhet. Eftersom arbetet med portalutvecklingen dock tagit mera tid i anspråk än beräknat kom även den stor del av våren 2011 att ägnas åt färdigställande av den planerade projekt- och forskningsbanken. För att hinna slutföra detta arbete och ge kunderna möjlighet att utvärdera verksamheten inlämnades till finansiären en ansökan om förlängning av projekttiden. Ansökan resulterade i att projekttiden förlängdes med en månad till Under våren 2011 färdigställdes webbportalens projekt- och forskningsbank och webbportalens sökfunktioner vidareutvecklades. En elektronisk utvärderingsenkät av SIFKO-centers verksamhet sändes till samtliga nyhetsbrevmottagare (totalt 1000 personer inom hälso- och sjukvård, det sociala området samt dagvårdsområdet). Av dessa svarade 61 personer på enkäten. Även om svarsprocenten var för låg för att man skulle kunna dra längre gående slutsatser gav enkätsvaren vissa fingervisningar om hur SIFKO-center kunde utvecklas. Resultatet av utvärderingsenkäten finns publicerad på SIFKO-centers webbportal. 6. OFFENTLIGHET OCH KOMMUNIKATION En allmän informationssida gällande SIFKO-center har sedan funnits på webben. Ett Kick offseminarium arrangerades där SIFKO-projektet presenterades. I seminariet deltog 52 personer från hela svenska Österbotten. Med anledning av öppnandet av webbportalen arrangerade SIFKO-center ett lanseringsseminarium i Vasa. Lanseringsseminariet inkluderade förutom information om den nyöppnade portalen även föreläsningar kring aktuella teman såsom "Hur höra tyst kunskap?" och "Kompetenskartläggning som verktyg för ledarskapet". I lanseringsseminariet deltog 38 personer. EURA /12

5 En marknadsföringsgrupp bestående av representanter för projektets delgenomförare skapades i slutet av Medlemmarna i marknadsföringsgruppen har planerat och också själva aktivt deltagit i marknadsföringen av SIFKO-center. Mycket av marknadsföringsgruppens arbete har varit att sprida informationen inom de egna kontaktnäten och informera om SIFKO-center till den egna personalen. SIFKO-center projektanställda har även deltagit i seminarier och utbildningstillfällen där det funnits möjlighet att presentera SIFKO-centers verksamhet. SIFKO-center har under projektperioden arrangerat och deltagit i 31 diskussions- och informationstillfällen med potentiella användarorganisationer samt 7 seminarier. De projektanställda har också aktivt kontaktat och värvat föreläsare till den föreläsningsbank som publicerats i webbportalen. I medlet av april 2010 sände SIFKO-center ut ett första nyhetsbrev med aktuell information om delgenomförarnas verksamhet och fortbildningsutbud. Nyhetsbrevet sändes till ca 1000 adressater som till största delen finns i svenska Österbotten. Efter detta har ytterligare 11 nyhetsbrev sänts ut. Mottagandet har varit övervägande positivt och nyhetsbrevet har bevisligen i SIFKO-centers användarstatistik bidragit till en ökad kännedom om och användning av SIKFO-centers tjänster. I april 2011 gjordes en enkätundersökning bland mottagarna av SIFKO-centers nyhetsbrev. Enkäten visade att drygt 40 % av de svarande fått information om SIFKO-center genom direkta e-postutskick. Nyhetsbrevet har alltså varit den absolut effektivaste informationskanalen. Efter projektperiodens slut kommer ett automatiskt genererat elektroniskt nyhetsbrev att sändas ut månatligen till samtliga portalanvändare och övriga intresserade. Kortare notiser och texter om SIFKO-center har även publicerats i delgenomförarorganisationernas informationsblad och på deras webbsidor. 6.1 Projektets eventuella webbadress 7. PROBLEM OCH REKOMMENDATIONER Redan i ett tidigt skede av projektet kunde konstateras att utvecklingen av webbportalen skulle komma att ta mycket tid och personresurser i anspråk. En första version av webbportalen lanserades Efter detta fortsatte arbetet med att vidareutveckla de redan lanserade funktionerna så att de skulle bli mera användarvänliga. En andra version av webbportalen lanserades För att undvika att allt för stor del av resurserna förbrukas på utvecklingen av webbportalen kunde man i ett tidigare skede av projektet ha gått in för att använda redan existerande webbapplikationer och verktyg istället för att skapa allt från början. Ett sådant förfaringssätt skulle ha gett projektpersonalen mera tid för marknadsföring, skapande av samarbete och kontaktnät samt utveckling av verksamheten i övrigt. Förfaringssättet med uppgörande av skriftliga användaravtal gällande SIFKO-centers tjänster visade sig vara EURA /12

6 en onödigt tids- och personalresurskrävande process, som försvårade rekryteringen av användare. Färre antal användare av tjänsterna har kunnat ges användarrätt till tjänsterna än vad som kunnat vara fallet utan en omfattande avtalsprocess. För att förenkla avtalsprocessen beslöts under hösten 2010 att personer skulle ges användarrätt endast på basen av en elektronisk kontoregistrering. Detsamma gällde organisationer och företag med endast en anställd. Ytterligare ett steg i den riktningen togs under våren 2011 då projektledningen valde att avskaffa skriftliga användaravtal även för större organisationer. I stället kunde vem som helst genom en personlig registrering få direkt åtkomst till portalens tjänster. Arbetsgruppen förde under hösten 2010 en diskussion gällande vilken information på webbportalen som bör finnas bakom inloggning. Arbetsgruppen omfattade på sitt möte ett förslag som innebar att förutom fortbildningsbanken skulle också projekt- och forskningsbanken, när den färdigställts, öppnas upp för allmänheten. Detta för att öka intresset för portalen. Bakom inloggning skulle fortfarande föreläsarkontakter samt fortbildningsförfrågningar finnas. Man kom även fram till att införande av information i webbportalen, dvs. fortbildningar, föreläsarprofiler, olika förfrågningar, samt även i framtiden forskning och projekt, borde förenklas för användaren. Det skulle framöver bli möjligt att föra in information direkt från webbportalens ingångssida, en funktion som även infördes under våren Ett grundläggande problem när det gäller ett dylikt samordningsprojekt är det konkurrenstänkande som naturligt existerar bland delgenomförarna. För att projektet ska bli framgångsrikt är det av största vikt att såväl de potentiella köparna av fortbildning som fortbildningsanordnarna upplever att det finns ett mervärde i projektet. Som en följd av den feedback som kommit från de medverkande utbildningsinstitutionerna beslöts att större tyngdpunkt skulle läggas vid deras behov under slutet av projektperioden. Bland annat skulle det arrangeras nätverksträffar där utbildningsarrangörerna skulle träffa organisationers fortbildningsansvariga och tillsammans diskutera behov och önskemål gällande fortbildningsverksamhet. På grund av tidsbrist kunde de planerade nätverksträffarna med fortbildningsanordnare och fortbildningsansvariga i organisationerna inte genomföras som planerat under våren De diskussionstillfällen som genomförts med potentiella användare av SIFKO-centers tjänster i regionen har bekräftat att det finns ett behov av den samordning av fortbildnings-, föreläsar-, projekt- och forskningsutbudet som SIFKO-center kan erbjuda. Ett antal externa faktorer påverkar dock i vilken omfattning man i organisationerna de facto valt att anlita SIFKO-center för sina behov. Bland dessa nämns speciellt tidsbrist på arbetsplatserna till följd av omstruktureringar och sammanslagningar av organisationer. Organisationerna har medverkat i olika utvecklingsprojekt och personalen har därför endast deltagit i de fortbildningstillfällen som arrangerats i anknytning till dessa specifika projekt. Därtill har ett minskat anslag för fortbildningar gjort att många organisationer väljer att själva handha personalfortbildningen istället för att engagera externa utbildningsanordnare. Att vara tvungen att föra in fortbildningsinformationen i flera olika databaser upplevdes också av många fortbildningsanordnare som betungande och tidskrävande. Merparten av organisationerna har redan egna system för informationsspridning gällande fortbildning. Dylika faktorer är sådana som SIFKO-center som projekt inte kan åtgärda men som naturligtvis påverkar utfallet av projektet. EURA /12

7 8. PROJEKTETS RESULTAT Målsättningen i projektplanen var att SIFKO-center under 2010 skulle ha förankrats i arbetslivsorganisationerna i svenska Österbotten och att webbportalen skulle ha implementerats i de olika organisationerna inom hälso-, sjukvård samt det sociala området samt de organisationer som utgör projektets samarbetsparter. Våren 2011 skulle i första hand ägnas åt utvärdering av projektet och förslag till vidareutveckling. Efter att SIFKO-centers webbportal lanserats vidtog ett aktivt marknadsföringsskede. Projek-tets samarbetsparter gavs handledning i användandet av fortbildningsbanken och kunde relativt snabbt föra in sitt kursutbud. Parallellt med denna process utarbetades avtalsmodeller för slutande av användaravtal med såväl organisationer som enskilda personer. Under senare delen av 2010 registrerade även andra fortbildningsanordnade än projektets samarbetsparter sina fortbildningskurser i portalen. Totalt har 372 fortbildningskurser registrerats i portalen sedan den lanserades. Projektpersonalen kartlade med samarbetsparternas hjälp potentiella föreläsare/experter inom social-, hälsooch sjukvårdsområdet och erbjöd dem att registrera sig som föreläsare i webbportalens föreläsarbank. Under projektperioden har 39 föreläsare registrerats i portalen. I samband med att kunderna anhållit om användarrätt till portalen och SIFKO-centers tjänster har de också erbjudits möjlighet till handledning i hur använda portalen. Endast ett fåtal har utnyttjat möjligheten, vilket kan indikera att ifyllandet av fortbildnings- och föreläsarbanken upplevts relativt enkelt. Under hela år 2010 fortsatte projektpersonalen att planera och vidareutveckla fungerande arbetsrutiner och tillvägagångssätt för att uppnå en god kundservice och för att på ett ändamålsenligt sätt tillmötesgå användarnas behov vid tillämpningen av SIFKO-centers tjänster. Under juni till augusti 2010 genomfördes en utvärdering av verksamheten inom projektet. Separata utvärderingstillfällen hölls med såväl projektpersonal som arbetsgrupp och styrgrupp. På basen av de resultat som framkom under utvärderingstillfällena reviderades åtgärds- och prioriteringsplanerna. SIFKO-projektet kom under den återstående projekttiden att fokusera mera på att tillgodose även utbildningsanordnarnas behov. Utbildningsanordnarna, i synnerhet projektets delgenomförare, upplevde nämligen att projektet i allt för stor utsträckning fokuserat på de behov som köparna av fortbildningstjänster har. Delgenomförarnas önskemål var att det under våren 2011 skulle arrangeras nätverksträffar att sammanföra ansvariga för personalfortbildningen i olika organisationer med utbildningsarrangörerna. Genomförandet av dessa nätverksträffar skulle korrelera väl med projektmålsättningen att skapa rutiner för nätverkssamarbete mellan olika aktörer och organisationer som tillhör SIFKO- centers målgrupp. Tyvärr kunde nätverksträffarna inte genomföras på grund av tidsbrist bland projektets delgenomförare. Projektpersonalen inbjöd under hösten 2010 till ett antal diskussionstillfällen med potentiella användarorganisationer för att utreda deras specifika behov samt informera om och utvärdera den befintliga verksamheten. Diskussionstillfällen bekräftade ännu en gång att det finns ett behov av dylika tjänster. Utvecklingsförslag som framkom var bland andra att processen med utgivande av inloggningsuppgifter till EURA /12

8 webbportalen borde förenklas. Det borde även finnas ett kortfattat formulär där kunden snabbt och enkelt, utan förbindelser kan meddela sina behov av fortbildning, såväl enskilda personers som en hel organisations. Det framkom också önskemål om att projekt- och forskningsbanken så snart som möjligt skulle publiceras. För att möta ovanstående behov och önskemål förenklades användaravtalsprocessen under våren 2011 så att man genom en enkel registrering får användarrätt till samtliga SIFKO-centers tjänster. Ett formulär skapades där enskilda användare kunde ange sina fortbildningsbehov. Projekt- och forskningsbanken publicerades i april En utvärdering av SIFKO-centers tjänster gjordes under våren 2011 genom en webbenkät som sändes ut till samtliga nyhetsbrevmottagare. Svarsprocenten låg på endast 0,06 % men svaren gav ändå en bild av hur SIFKO-center uppfattats av den potentiella kundgruppen. 75 % av de svarande uppger att de någon gång använt sig av SIFKO-portalen. Resterande 25 % uppger tidsbrist och avsaknad av behov som orsak till varför de inte använt tjänsten. Ett bredare utbud av fortbildningskurser från ett större antal utbildningsaktörer efterfrågas. Endast 21 % av de svarande uppger sig ha sökt föreläsare via SIFKO-centers webbportal, vilket eventuellt har sin förklaring i föreläsarbankens relativt begränsade antal registrerade föreläsare. Gällande portalens användarvänlighet visar enkäten att samtliga svarande upplevt det som lätt eller relativt lätt att söka och föra in information i de olika databankerna. Färre än var tionde svarande uppger att de har haft behov av handledning för att föra in information i portalen. Beträffande kundernas förväntningar på SIFKO-center och huruvida SIFKO-centers verksamhet har motsvarat dessa förväntningar uppger 27 % att verksamheten till fullo motsvarat förväntningarna, 60 % anger att verksamheten delvis motsvarat förväntningarna och 13 % anser att verksamheten inte alls motsvarat förväntningarna. Bland utvecklingsförslagen fanns bland annat önskan om ett bredare kursutbud i portalen med tillgång till information också om specialutbildningar. Man konstaterade också att det finns ett överutbud av info, vilket försvårar möjligheten att ta till sig relevant information. Det upplevdes också ha varit svårt att få till stånd diskussionstillfällen och möten inom ramen för projektet. SIFKO-projektet upplevdes dock även som ett värdefullt och innovativ projekt och en utmärkt servicefunktion som borde kvarstå efter projekttiden. 9. PROJEKTETS INNOVATIVITET SIFKO-center har med en luckas servicecenter-principen, strävat till att underlätta för de till projektets målgrupp hörande organisationer, föreningar eller privata som erbjuder fortbildning, handledning eller andra kompetenshöjande tjänster för yrkesutbildad personal inom hälso- och sjukvården samt inom det sociala området, dagvården, morgon- och eftermiddagsverksamheten. Lagstiftningen ställer ökade krav på fortbildning för personal inom social- och hälsovårdsområdena. Idag EURA /12

9 kan det vara otillräckliga personalresurser och oklar arbetsfördelning gällande planering av personalens fortbildning som medför svårigheter att hinna planera och erbjuda tillräckligt med fortbildning för sin personal. Det är tidskrävande att söka aktuell information om och/eller kontakta olika arrangörer vid förfrågan kring t ex fortbildningar, expertiskunnande eller föreläsare. Det är även svårt att överblicka utbudet eftersom informationen finns utspridd på många ställen. Det finns ofta ett stort informationsflöde med ett för den potentiella kunden icke relevant utbud. Möjligheterna att delta i fortbildning och kompetensutveckling varierar p.g.a. språkkunskaper, plats, tidpunkt och utbildningsnivå. Allt för ofta händer det att liknande fortbildningsutbud erbjuds samtidigt, vilket i sin tur medför att deltagarna inte räcker till. SIFKO-centers tjänster och webbportal har varit nyskapande på det sättet att behovet och utbudet samlats på ett och samma ställe. Alla som är registrerade användare i SIFKO-center har samma möjligheter att ta del av SIFKO-centers tjänster och det utbud samt de förfrågningar kring fortbildning och expertis som inkommer till centret. Unikt är även det att det är både kunder/intressenter och fortbildningsarrangörer som tillsammans i de olika arbetsgrupperna inom SIFKO-center som har arbetat för att skapa ett fungerande SIFKO-center. Behovet av dylika tjänster finns från båda sidorna och man har sett nyttan av att samarbeta. Man har från både sidorna varit villiga att dela med sig av sina kunskaper och erfarenheter för att få ett fungerande modell för SIFKOcenter. 10. PROJEKTETS INVERKAN PÅ JÄMLIKHETEN Genom projektets verksamhet ska alla användare ha samma möjligheter att, oavsett ålder, kön och ort, ta del av information om lämpliga fortbildningar inom den egna branschen. Majoriteten av projektets målgrupp är kvinnor. 11. GOD PRAXIS Goda tillvägagångssätt inom projektet har visat sig vara att samla aktörer från olika områden kring ett gemensamt projekt, dvs. SIFKO-center. Aktörerna har därmed getts möjlighet att bredda sitt kontaktnät och tillsammans i olika diskussionsforum kunnat reflektera och analysera vad de anser skulle vara ett fungerar eller inte fungerande tillvägagångssätt för att kunna få fortbildningsutbudet att motsvara den efterfrågan som finns inom fortbildning för målgruppen. God praxis har alltså varit att inom projektet samla både utbud och efterfrågan inom samma områden till ett gemensamt och lättillgängligt forum. Via det fungerande samarbetet, som har uppnåtts genom att delgenomförarna aktivt deltar i utvecklingen, så har projektet även kunnat förmedla och sprida vidare modeller och praxis. Modellerna som uppkommer som ett resultat av projektet har även kunnat etableras på ett relativt enkelt sätt i delgenomförarnas verksamhet. Via delgenomförarna nås även en bred informationsspridning av projektet ut till deras redan befintliga kontaktnät. Eftersom projektet rönt intresse också i andra regioner än Österbotten och inom andra sektorer än social-, hälso- och sjukvårdssektorn finns det förutsättningar att skapa ett koncept som relativt enkelt kan överföras till övriga områden. EURA /12

10 12. VERKSAMHETENS KONTINUITET Den webbportal som under projektperioden utvecklats kvarstår. Ansvarig upprätthållare är Centret för livslångt lärande vid Åbo Akademi och yrkeshögskolan Novia enligt ett beslut fattat på möte med delgenomförarna Servicen kommer även framöver att vara avgiftsfri. Portalen har så långt det är möjligt automatiserats varför ingen personalresurs har tilldelats centret. 13. PROJEKTETS FINANSIERING Projektets finansiering enligt plan *: Projektets realiserade finansiering: ESF- och statsfinansiering ,00 75 % ,29 75 % Kommunal finansiering ,00 19 % ,83 18 % Övrig offentlig finansiering 0 0 % 0 0 % Privat finansiering ,00 6 % ,00 6 % Intäkter 0 0 % 707,02 0 % Finansiering totalt , % , % * Plan = den senaste godkända projektplanen 14. SAMMANFATTNING AV GENOMFÖRANDET AV PROJEKTET OCH DESS RESULTAT Målsättningen med projektet SIFKO-center har varit att skapa ett center för samordning av och information om fortbildning och kompetensutveckling inom hälso- och sjukvård och det sociala området samt dagvårdsverksamheten i svenska Österbotten. Centrets uppgift har också varit att effektivera samarbetet mellan olika utbildningsinstitutioner och utvecklingsenheter inom området. Avsikten har inte varit att skapa en med den befintliga fortbildningsverksamheten konkurrerande verksamhet utan centret skulle fungera som en självfinansierande, oberoende informations- och samordningsenhet. Under projektets första år låg fokus på att kartlägga önskemål och förväntningar bland såväl utbildningsanordnare som arbetslivets representanter, att göra projektet känt i regionen samt skapa nödvändiga nätverk. Parallellt med detta kartläggningsarbete påbörjades arbetet med att utveckla en webbportal som på ett neutralt och resurseffektivt sätt skulle kunna betjäna de tilltänkta målgrupperna. Under 2009 kom fokus att ligga på utveckling och testning av portalen och dess databanker. En marknadsföringsgrupp tillsattes för att effektivera informationsspridningen och kännedomen om projektet. I februari 2010 lanserades en första version av webbportalen i samband med ett seminarium riktat till samtliga verksamma inom fortbildning och kompetensutveckling inom hälso- och sjukvård och det sociala området samt dagvårdsverksamheten i svenska Österbotten. I o m lanseringen av portalen blev det möjligt för organisationer och privata personer att avgiftsfritt ingå avtal med SIFKO-center om dess tjänster och därmed också föra in information om fortbildning och föreläsare i webbportalen. Under 2010 slöt SIFKO-center avtal med 35 företag och 23 organisationer. Antalet portalanvändare uppgick vid årets slut till 144. Parallellt med detta fortsatte arbetet med att vidareutveckla portalens funktioner och förbättra användarvänligheten samt utveckla fungerande arbetsrutiner för SIFKO-centers verksamhet. Under sommaren 2010 hölls utvärderingstillfällen med såväl projektpersonal som arbetsgrupp och styrgrupp. På basen av de resultat som framkom under utvärderingstillfällena reviderades åtgärds- och prioriteringsplanen. Projektgruppen skulle under den återstående projekttiden fokusera mera på att tillgodose utbildningsanordnarnas behov. Utbildningsanordnarna upplevde nämligen att projektet i allt för stor utsträckning fokuserat på de behov som EURA /12

11 köparna av fortbildningstjänster har. Delgenomförarnas önskemål var att det under våren 2011 skulle arrangeras nätverksträffar att sammanföra ansvariga för personalfortbildningen i olika organisationer med utbildningsarrangörerna. Genomförandet av dessa nätverksträffar skulle korrelera väl med projektmålsättningen att skapa rutiner för nätverkssamarbete mellan olika aktörer och organisationer som tillhör SIFKO- centers målgrupp. P g a tidsbrist kunde dessa nätverksträffar dock inte genomföras som planerat. Projektpersonalen inbjöd under hösten 2010 till ett antal diskussionstillfällen med potentiella användarorganisationer för att utreda deras specifika behov samt informera om och utvärdera den befintliga verksamheten. Diskussionstillfällen bekräftade ännu en gång att det finns ett behov av dylika tjänster. Utvecklingsförslag som framkom var bland andra att processen med utgivande av inloggningsuppgifter till webbportalen borde förenklas. För att möta ovanstående behov förenklades användaravtalsprocessen under våren 2011 så att man genom en enkel registrering får användarrätt till samtliga SIFKO-centers tjänster. Bland utvecklingsförslagen fanns även en önskan om ett bredare kursutbud i portalen. Man konstaterade också att det finns ett överutbud av info, vilket försvårar möjligheten att ta till sig relevant information. Det upplevdes också ha varit svårt att få till stånd diskussionstillfällen och möten inom ramen för projektet. SIFKO-projektet upplevdes dock som ett värdefullt och innovativ projekt och en utmärkt servicefunktion som borde kvarstå efter projekttiden. Den ursprungliga målsättningen var att under år 2011 fokusera på utvärdering och vidareutveckling av SIFKO-centers verksamhet. Eftersom arbetet med portalutvecklingen dock tagit mera tid i anspråk än beräknat kom även den stor del av våren 2011 att ägnas åt färdigställande av den planerade projekt- och forskningsbanken. För att hinna slutföra detta arbete och ge kunderna möjlighet att utvärdera verksamheten inlämnades till finansiären en ansökan om förlängning av projekttiden. Ansökan resulterade i att projekttiden förlängdes med en månad till För att trygga webbportalens fortlevnad efter projektets slut beslöts vid ett delgenomförarmöte att portalen övertas av Centret för livslångt lärande vid Åbo Akademi och Yrkeshögskolan Novia. Portalens funktioner har under våren 2011 så långt som möjligt automatiserats. Det torde finnas förutsättningar att överföra och vidareutveckla konceptet även till andra samhällssektorer och regioner. 15. FÖRVARING AV MATERIAL Var förvaras dokumenten i anslutning till genomförandet av projektet, såsom bokföringsmaterial, viktiga handlingar med tanke på granskningen av verksamheten, uppgifter om och deltagare i verksamheten samt styrgruppens protokoll. Förvaringsplatsens adress eller kontaktuppgifter. Projektdokumenten förvaras enligt angivna föreskrifter för arkivering av dokument och bokföringsmaterial på nedanstående adress: Centret för livslångt lärande vid yrkeshögskolan Novia och Åbo Akademi, Novia-enheten Fabriksgatan Vasa Kontaktperson: Vicedirektör Lena Smeds-Furu, tel , lena.smeds-furu@novia.f EURA /12

12 Datum och underskrift Örjan Andersson VD/Rektor EURA /12