Seminarierapport av RESONANS SEMINARIERAPPORT AV RAPPORTEN RESONANS FREDRIK OGRAHN

Transkript

1 2015 Seminarierapport av RESONANS SEMINARIERAPPORT AV RAPPORTEN RESONANS FREDRIK OGRAHN

2 Grundläggande begrepp Digital resurs: I rapporten betyder begreppet digital resurs information och mjukvara som är representerad digitalt och i någon form kan ses som en samlad resurs som kräver särskild styrning av utveckling, drift och förvaltning. En digital resurs kan till exempel vara en webbplats, ITkomponent eller ett IT-system och kan bestå av ett eller flera IT-system. Offentliggemensam digital resurs: Offentliggemensamma digitala resurser syftar på IT-resurser som i någon form kan ses som en gemensam angelägenhet för flera offentliga förvaltningar. Till exempel förvaltningar som kommunicerar och agera i roller av informationsleverantörer eller informationskonsumeter. Flera offentliga förvaltningar har intresse i och utövar styrning, utveckling och förvaltning av den digitala resursen. I rapporten har man studerat fyra typer av samverkanssituationer med gemensamma digitala resurser: gemensamwebbplats, gemensamma IT-komponenter i webbplatser, Informationsutbyte mellan förvaltningar och gemensamma/likartade IT-system. De två första är front-office vilket innebär att de är avsedda för direkt användning av externa användare så som medborgare i första hand och de två sista är back-office vilket innebär att resursen är avsedd för internt bruk inom förvaltningarna(endast av dess anställda). Samverkansdimension: Interoperabilitet innebär förmågan hos organisationer/system att fungera tillsammans( samfunktionalitet ). Man kan dela upp interoperabilitet i fyra nivåer juridisk, organisatorisk, semantisk och teknisk. I rapporten har man utgått ifrån dessa fyra nivåer och sedan gjort egna uppdelningar och preciseringar som passat deras forskningssyfte bättre. Istället för nivåer har de tagit fram sju samverkansdimensioner för offentliggemensamma digitala resurser. Två organisatoriska, en som rör verksamhetsprocesser(perfomativ) och en om aktörsrelationer och roll-/ansvarsfördelning. Två juridiska, en för att innefatta andra regler än strikt juridiska(regulativa/regelverk) samt andra värdemässiga förutsättningar(normativ/värdebas) än sådana som har kodifierats i regelverk. Två semantisk(språkbruk), här skiljer de mellan det semantiska(språkliga innebörder) och presentativa(hur presentation sker på användargränssnitt ) En teknisk, Teknisk (Digitala komponenter och dess samband/strukturering) 1

3 Rapportens Resultat Hinder för utvecklingen. Ett stort hinder för utveckling av e-förvaltning är omoderna verksamhetssystem som har använts och förvaltats under en lång tid. Dessa system har oftast från början utvecklats för ett visst avgränsat syfte för att användas back-office och bygger på omodern teknik. Långtids förvaltade programkod blir lätt oöverblickbar och svår att ändra vilket ger höga förvaltnings- och driftkostnader. Brister i dokumentation är ofta vanligt då databaser och register är utformade för en begränsad verksamhet och intern kunskap finns om systemet vilket gör att det ändå fungerar i den miljön. Systemet blir dock svårt att anpassa till nya behov. Flera kommuner använder gamla system med lång historia som har otydliga grundbegrepp för till exempel ärende, person/klient och hushåll. Organisatoriska hinder När flera olika aktörer är inblandade i utvecklingen/förvaltningen av digitala resurser kräver det et samspel mellan dessa för att kunna undan röja olika typer av organisatoriska hinder så att kravhantering, utveckling/förvaltning och tillgängligheten av den digitala resursen fungerar som den ska. Lyckas man inte med att skapa fungerade organisatoriska styrformer så skapar det hinder för den digital samverkan. Till exempel lyfter rapporten fram ekonomiskt bistånd som inte hade något samverkanforum i början där myndigheter och kommunerna kund vända sig till. Regulativa hinder En omfattande om komplex lagstiftning utgör en försvårande faktor för digital utveckling påstår författarna, men de vill inte heller generellt påstå att avsaknad av rättslig reglering är en gynnsam faktor för digital utveckling. Utifrån deras fallstudie kunde de konstatera att det finns flera rättsliga problem som försvårar till exempel: Motstridigheter i lagstiftning Fragmenterad och omfattande lagstiftning (med olika kompletterande författningar) Begreppsdefinitioner saknas i författningar Begreppslig oklarhet i lagstiftning (t.ex avseende digital informationsöverföring, eget utrymme) Avvägning mellan skydd av personuppgifter och tillgängliggörande är sällan klarlagd Oklarheter kring förbud/tillåtelse när explicit formulering om detta saknas. Författningsbestämmelser som i onödan ger begränsningar vid design av digitala resurser och verksamhetsprocesser Oklara tillämpningsområden för rättsliga regler Fokusering på detaljerade handlingsregler istället för grundläggande värden Flera lagar ligger efter när det kommer till tekniskutveckling, många lagar lever kvar i papperstänkade. Sammanfattningsvis så menar de att många författningar är: Normativt och begreppsligt underkodifierade, dvs saknar precision vad gäller grundläggande värden och använda begrepp Performativt överkodifierade, dvs innehåller för mycket bestämmelser vad gäller handlingsregler och resurskaraktäristika. 2

4 Framgångsfaktorer för utveckling Framgångsfaktorer för utveckling för digital samverkan är motsatsen till de hinder som de kommit fram till. Till exempel Gemensam organisation som ansvarar för kravhantering och förändring av programvara. Modernt digitalt landskap med standardiserade och auktoriserade samverkanskrav En betydelsefull framgångsfaktor är att det finns en modern digital infrastruktur som gör det möjligt att få tillgång till nationella register med aktuell information, hög kvalitet och säker identifiering av viktiga informationsobjekt. Detta för att man ska få bra samordning och kvalitetssäkrade rutiner för hur information i dessa register samlas in och uppdateras. Standardiserade system-till-system gränssnitt för att kunna distribuera information från registren är en viktig faktor samt att det finns tydliga, standardiserade och implementerade interaktionskrav. Till exempel har ekonomiskt bistånd en samverkanskomponent som heter SSBTEK som gör det möjligt för kommunerna att hämta XML-filer som innehåller information från samtliga berörda statliga myndigheter. Moderna digitala landskap behövs byggas upp runt kvalitetssäkrade register med standardiserade samverkanskomponenter som tillgängliggör informationen istället för att stänga in den. Investeringar, investeringsmodeller och konkurrens Fallstudierna har visat att långsiktiga samfinansieringar av digitala resurser är en viktig framgångsfaktor som kan organiseras på olika sätt. Ladok gör det genom medlemsavgifter, e- recept genom att apoteket betalar en avgift för varje förmedlad receptrad. Organisatoriska möjliggörare Att skapa nya inter-organisatoriska styrformer för kravställning, utveckling/förvaltning samt tillgängliggörande av den digitala resursen i verksamheten har varit avgörande enligt rapporten. Ladok är ett bra exempel på detta. Då man tidigt skapat en gemensam central samverkansorganisation som kallas konsortium. Konsortium har ansvarar för kravhantering och förändring av programvara och högskolorna har makt att styra och besluta om utveckling och förvaltning av den gemensamt ägda programvaran. Regulativa möjliggörare Regulativa möjliggörare är regleringar som till exempel en lagstiftning som reglerar myndigheternas skyldighet att lämna ut information till kommunerna, vilket var helt omöjligt innan lagstiftning fanns. 3

5 Sammanfattning Rapportens syfte är följande: Rapporten syftar till att klarlägga och bidra till slutsatser om förhållanden, utmaningar och svårigheter vid samstyrning och samanvändning av offentliga digitala resurser. Denna rapport har byggts av en kartläggandestudie, 8 stycken fallstudier av olika digitala resurser så som Ladok, Verksamt.se, e-recept med mera och en jämförande tväranalys av genomförda fallstudier. Fallstudierna har analyserats utifrån sju stycken samverkansdimensioner som dom tagit fram. En normativ dimension om mål och värden, en regulativ om regelverk, en relationell om aktörsrelationer och rollfördelning, en performativ om verksamhetsprocesser och digital funktionalitet, en semantisk om språkbruk (begriplighet och precision), en presentativ om digitala möten och användargränssnitt samt en teknisk om samband mellan digitala resurser/komponenter i digitala landskap. Utifrån dessa sju samverkansdimensioner har de arbetat fram en sjukamp i grenar inom digital förvaltning: Målstyrning av digitala resurser Funktionell lagstiftning för digitala resurser Aktörsrelationer, ansvarsfördelning och samverkan avseende digitala resurser Samdesign av verksamhetsprocesser och digital funktionalitet Relevans, tillgänglighet, begriplighet och precision i digitala informationsresurser Organisering och design av digitala möten Arkitektonisk design av digitala landskap Det är viktigt att få kunskap om vilka grenar som det finns stor förbättringspotential inom, om man vill förbättra sin e-förvaltning. Genom denna rapport tycker de sig ha bidragit med ökad kunskapsbildning och förståelse om utmaningar och svårigheter för offentliggemensamma digitala resurser. I slutet av rapporten sammanfattar man utmaningar och svårigheter så de kommit fram till Många av dem reflekterar mycket av det som vi har gått igenom i kursen. Till exempel otydlighet i ansvarsfördelning och rolluppdrag, språklig begriplighet, rutiner och standarder. Mycket vikt läggs också i hur samarbetet mellan de olika förvaltningarna fungerar och hur man får en högsamverkan. 4

6 Begreppsgraf 5