Utdata i Ladok Nouveau

Transkript

1 Utdata i Ladok Nouveau Utdata i Ladok...1 UT10 - Visa studentuppgifter...3 UT20: Intyg...4 UT21: Kursbevis...6 Utdata för Grupper av studenter...9 Utdata kurs UT30 Antagna/reserver till kurs...9 UT31: Förväntade deltagare i kurs...12 UT32: Registrerade på kurs/inst...13 UT33: Kursval...14 UT34: Resultatuppföljning på kurs...15 Utdata program...19 UT40 - Antagna, reserver på program...19 UT41 - Förväntade deltagare i program...20 UT42: Val av programinriktning...21 UT44: Registrerade på program...22 UT45: Studieuppehåll och avbrott på program/inriktning...23 UT46: Studieuppföljning på program/frist kurser...24 UT48 - Resultat av uppflyttning...26 UT60: Utfärdade examina...27 DET GENERELLA UTSÖKNINGSPAKETET: Generell utsökning...29 DET GENERELLA BEGRÄNSNINGSPAKETET: Generell begränsning...30

2 Utdata i Ladok Utdatafunktionerna används för att titta på olika typer av information, man kan inte ändra på något. I dessa funktioner kan man se olika kombinationer av registrets data, man kan ta fram uppgifter om en enskild student eller grupper av studenter. Man kan även begränsa urvalet på olika sätt. Funktioner som rör enskilda studenter är samlade under knappen Utdata person, uppgifter om grupper av studenter, till exempel på viss kurs, program eller institution finns under knapparna Utdata kurs och Utdata program. Här kan olika typer av listor tas fram, bland annat sammanställningar, namnlistor, adresslistor, etikettlistor eller rutlistor. Utöver olika sorters utskrifter kan man ofta välja att spara utsökningen som en datafil. Läs mer om detta i Manualen för att exportera datafiler från Ladok Nouveau. I det här häftet berör bara tagit upp utdatafunktioner som rör personer. Utdata ur katalogen finns under Katalogknappen, några användbara är: - Kurser och prov - KA11 - Anmälningsalternativ (kurstillfällen) KA13 - Program KA20 - Lokala Planer (vilka kurser ingår viss programtermin, uppflyttningsvillkor) Ka21 - Anmälningsalternativ program KA22 Om man tycker att det här häftet känns för tjockt och ogenomträngligt kan man ladda ner de mindre varianterna, ett för utdata person, ett för utdata för grupper av personer och slutligen ett som rör de generella paketen. 2

3 UT10 - Visa studentuppgifter Funktionen presenterar uppgifter om grundutbildningsstudenter. Man kan titta på en person i taget, eller många på en gång, via utsökning eller personnummerinmatning. Presentationen kan omfatta alla uppgifter angående en persons studier eller ett urval. En person i taget: Ange personnummer. Flera personer: Tryck på "Personvis..." för att mata in personnummer, eller på "Utsökning..." för att komma till det generella utsökningsprogrammet. Välj vilka uppgifter som skall komma med i utskriften. Du kan välja "Registerutskrift - alla uppgifter", som ger en utförlig bild av en persons studier, inklusive alla registreringar och resultat, eller "Egen kombination av uppgifter". Kryssa i det senare fallet för de uppgifter du vill skall visas. Alternativet "Antagning kan kompletteras med terminsangivelse. Via knappen "Villkor..." kan du ange begränsningsvillkor för visning av registreringar och resultat. Via menyalternativet "Personliga inställningar" under "Funktion" kan du för alternativet "Resultat" specificera vilka uppgifter som skall tas med utöver standard. Knappen "Sammanfattning" ger en komprimerad bild av en persons studier, och kan bara användas för en person i taget. 3

4 Du kan få utskrift på skärm eller skrivare. Du kan också ta fram namn- och adresslistor via detta alternativ under menyn "Arkiv". UT20: Intyg Funktionen används för att skriva ut resultat- och registreringsintyg på svenska eller engelska. (Här ingår också intyg över ECTS-betyg) Beroende på vilken typ av intyg man väljer är vänstra eller högra delen av formuläret inmatningsbart (resultat respektive registrering). Alla intyg kan tillfogas egen text. Skriv in texten i fritextrutan. Skärmutskriften visar hur det färdiga intyget ser ut på skärmen. Intygen kan beställas för en person i taget (personnummer anges i startbilden) eller för flera personer samtidigt. Vill man skriva ut intyg för flera personer på en gång kan man antingen välja knappen 'Personvis', som ger ett formulär för personnummerinmatning, eller knappen 'Utsökning', som tar fram det generella utsökningspaketet där man kan söka fram en grupp studerande. Förvalda inställningar I formuläret 'Personliga inställningar', under 'Funktion' i menyraden, kan man styra vad som ska vara ifyllt när man startar funktionen. I det formulär som visas kan man välja en personlig standard för resultat- och registreringsintygen. Exempelvis om avklarade prov alltid ska skrivas ut och om examensuppgifter ska tas med på resultatintygen. På registreringsintygen kan man välja att ta med omregistreringar, utbytesstudier och antagningsuppgifter. Man kan också ange om adressen till den studerande ska skrivas ut på intyget eller ej. Det går att skriva ut ett resultatintyg som avviker från standard genom att kryssmarkera i rutorna under rubriken "Utformning av resultatintyget" och "Utformning av registreringsintyget". Dessa tillfälliga markeringar ligger kvar tills dess man gör kommandot för sudda bild eller lämnar funktionen. 4

5 Begränsa intyget Knappen 'Begränsningar' används när man vill styra vilka kurser (från viss institution, viss resultatperiod, viss registreringstyp mm) som ska skrivas ut på intyget. De begränsningar som man gör ligger kvar tills man ger kommandot för 'Sudda bild' eller går in på nytt i 'Begränsa' och uppdaterar det formuläret. När man lämnar funktionen tas också alla tillfälliga begränsningar och markeringar bort. Resultatintyg - vänstra delen av formuläret Om man inte fyller i någonting annat än personnummer skrivs standardintyget ut, d v s det som överensstämmer med de preferenser man själv lagt in. Om man tillfälligt vill ändra innehållet i intyget markerar man önskade alternativ i listan under "Utformning av resultatintyg". Registreringsintyg - högra delen av formuläret För att få standardintyget anger man personnummer och därefter väljer man vilka terminer intyget ska omfatta. Innevarande termin är förvald men kan ändras. När start- och slutdatum för terminerna ska ändras (avviker från standard) klickar man på 'Ändra tider' och kommer då vidare till ett nytt formulär där alla terminsdatum kan ändras. 5

6 Man kan välja att ta med omregistreringar, utbytesstudier och antagningsuppgifter på intyget genom att kryssa i respektive ruta. Dessa uppgifter kan också anges som standard i formuläret för personliga inställningar. UT21: Kursbevis Här kan man ta ut kursbevis för en eller flera personer. Kursbeviset kan tas ut på svenska, engelska eller på båda språken (ett kursbevis där det står både på svenska och på engelska). Man fyller i kurskod för den kurs man vill ta ut kursbevis för. Kurskoden kan sökas fram genom att klicka på >>-knappen och nå det generella sökformuläret för kurs. Vid "En person" kan man söka person genom att klicka på >>-knappen och nå det generella sökformuläret för person. Vid "Flera personer" kan man välja att lägga in personnummer person för person (klicka på 'Personvis'), eller att söka ut en grupp av personer (klicka på 'Utsökning'). Man kommer då vidare till nya formulär. När man kommer tillbaka till startbilden visas antal inlagda eller utsökta som har klarat av kursen. 6

7 Man har möjlighet att välja följande uppgifter som kan skrivas ut på kursbeviset: Noter över betygsskalor(detta alternativ är förvalt vid uppstart av formuläret) Titel på projekt/examensarbete ECTS-poäng och ECTS-betyg kan väljas bara om man vill ha kursbeviset på engelska eller på båda språken. Kryssrutorna för ECTS-poäng och ECTS-betyg dimmas ner om språket är Svenska. Kurskoder Ämnesrubrik(Benämning på vilket ämnesområde kursen tillhör) Prov Alla godkända kurser(inte färdigutvecklat än) Underskrift Den inloggade användarens namn och titel skrivs på kursbeviset som standard. Skall någon annan än användaren skriva under kursbeviset kan man skriva hans/hennes namn och titel istället och det gör man i "Personliga inställningar". Personliga inställningar Man kan via menyalternativet Personliga inställningar i menyn Funktion lägga in/ändra följande uppgifter: - Förordningstexten - Uppdragstexten (på vems uppdrag utfärdas kursbeviset) - Texten för fotnot - Namn och titel på den som ska skriva under kursbeviset Sök godkända kurser Man kan söka godkända kurser för en person om man väljer menyalternativet Sök godkända kurser i menyn Funktion. 7

8 Utskrifter När bilden är färdigifylld kan man välja att se kursbeviset på skärm eller skriva ut på skrivare. Det går också att skriva in fritext, ta ut namn- och adresslista, etikettlista, rutlista och etiketter. 8

9 Utdata för Grupper av studenter Uppgifter om grupper av studenter, t ex på viss kurs, program eller institution finns under knapparna Utdata kurs och Utdata program. Här följer en genomgång av dessa. Utdata kurs UT30 Antagna/reserver till kurs Allmänt om funktionen Denna funktion används för att söka fram antagna och reserver till en eller flera anmälningskoder på kurs. Utsökning kan ske efter avslutad antagning, antagningen är då avklarad och resultatet överfört till Ladok under pågående antagning, antagningen är inte färdig, de uppgifter som visas är enbart preliminära. En förutsättning är dock att första urvalet är kört Redovisning av utsökningen sker i form av sammanställning, detaljlista och datafil. Ange först om du vill söka ut Antagna, Antagna+reserver Reserver. Därefter anger du om det gäller efter avslutad antagning eller under pågående antagning.. Du kan söka ut via Anmälningskod, är anmälningskoden ett kurspaket läggs paketbenämningen ut efter koden och du kan se de ingående anmälningskoderna i meddelanderaden. Vid avslutad antagning kan endast reserver sökas ut på kurspaket. Kurs, kan ge träff på flera anmälningskoder 9

10 Institution, kan ge träff på flera anmälningskoder. Utsökningen kan ta lite tid. Termin, avser startermin för kursen Något av alternativen anmälningskod, kurs eller institution måste anges, dessutom är termin en obligatorisk uppgift. Har du valt att ta med reserver i din utsökning kan du välja att begränsa antalet. Du får då endast med det antal reserver du angivit i varje urvalsgrupp. Utsökningen kan begränsas på kurstakt, kurstid, undervisningsform, kursort, kursomgång och finansieringsform. Dessutom kan begränsning ske till kurser inom program/inriktning. Vill du enbart ha de anmälningskoder som är fristående kurser skriver du FRIST i programfältet. Kommando 'Sök' (knapp eller meny Funktion) startar utsökning. Sökresultat, dvs antal anmälningskoder, antagna och/eller reserver som matchar sök- o begränsningsvillkor, visas. Antal anmälningskoder visar det antal som det finns antagna och/eller reserver till. Antal antagna och reserver är antal personer per anmälningskod, även om de återfinns som reserver i olika urvalsgrupper. För att skriva ut namn- adress- etikett och/eller rutlistor på utsökt grupp - välj 'Skriv ut personlistor' i Arkiv-menyn. Inställningar för dessa listor gör du i menyn Inställningar alternativ 'Namn-, adress och Etikettlista'. Därefter anger du "Utskrifter" och kommer då till utskriftsformuläret där du anger vilka utskrifter du vill ha. 10

11 Beställning av utskrifter Försättsblad Visar de utsöknings- och begränsningsvillkor som gäller för denna grupp. Dessutom visas i sökresultatet det antal anmälningskoder och antal antagna/reserver som matchar sök- o begränsningsvillkoren. Försättsbladet kan endast fås som utskrift på skrivare. Sammanställning Visar antal antagna (även därav registrerade) respektive reserver till varje anmälningskod fördelat på män och kvinnor. Andel kvinnor visas inom parentes. Hur dessa personer är fördelade per program/fristående kurs visas också. Detaljlista Visar antagna och/eller reserver per anmälningalternativ. Visar per person Namn, Personnummer - valbart om detta skall visas. Status - antagen/reserv, vid reserv visas reservnummer. Reg - visar om registrering finns på de antagna, Urvalsgrupp - inom vilken urvalsgrupp som personen är antagen eller reserv, Meritvärde - valbart om detta skall visas, Villkor - de villkor som är knutna till person på denna anmälningskod FRIST/Progr/Inriktn - ingår kurs inom program visas program och ev inriktningskod. Först visas antagna därefter reserver I denna lista kan man välja att sortera reserverna per urvalgrupp/reservnummer/person, per urvalsgrupp/person eller per person. Vid de två förstnämnda alternativen kan man välja att inom varje urvalsgrupp även se de övriga urvalsgrupperna som personen är med i. Vid sorteringsordning på person visas alltid alla urvalsgrupper. De antagna sorteras alltid i personordning. De generella inställningar du gjort bestämmer om personordning är i namnordning eller i personnummerordning. Efter varje lista skrivs en förklaring till de villkor som förekommit. 11

12 Vid utsökning av mer än en anmälningskod sorteras alltid listorna i första hand på anmälningskod med sidbrytning för varje ny kod. Sammanställning och detaljlista kan fås som skärmutskrift eller på skrivare. Datafil Du kan spara detaljlistan i en fil. Ange Skapa datafil (via knapp eller meny). Filen visar per person Pnr(valbart),Namn, Anmälningskod, Kurskod, Status, Reg, Urvalsgrupp, Meritvärde(valbart),Villkor, Program, Inriktning, Ange kommando 'Skapa datafil' och du får upp ett fönster där du namnger filen och väljer var den skall sparas. Filen är teckenseparerad och har semikolon som fältavskiljare. På meddelanderaden får du en bekräftelse på var filen sparades. I 'Egna användaruppgifter' i menyn Inställningar kan du skriva in den katalog som du vill att filen skall sparas i. Skriv in sökvägen i fältet 'Standardkatalog'. Denna katalog visas då som standard var gång du väljer att skapa en datafil. Skriv ut personlistor Namn- adress- etikett- och rutlistor kan skrivas ut om du väljer 'Skriv ut personlistor.' i Arkivmenyn. UT31: Förväntade deltagare i kurs Funktionen används för att söka ut förväntade deltagare på en viss kurs en viss termin. Utsökning görs via kurskod eller anmälningskod. Koderna kan tas fram via >>-knappen. Om man vill söka fram både de som ska FFG-registreras och FO-registreras eller enbart FOregistreras måste utsökningen göras på kurskod. Vid utsökning av förväntade fortsättningsregistreringar kan starttermin och termin fyllas i (ej obligatoriskt). Man kommer åt att göra ytterligare begränsningar av populationen via 'Begränsa' under 'Special' i menyraden. 12

13 Med 'SÖK' startar man utsökningen. Antal funna visas nere till vänster i formuläret. Det går att ta ut sammanställningar över populationen samt personlistor. Knappen 'Utskrifter' leder till beställningsformuläret för utskrifter (på skärm eller skrivare). Beställning av utskrifter Här kan man beställa listor över förväntade deltagare i kurs. Det går att beställa en sammanställning över antalet personer som förväntas delta i kursen samt personlistor. Sammanställning Skrivs ut om rutan "Sammanställning" är kryssad. Sammanställningen innehåller antalet förväntade deltagare fördelat på program/inrikt och registreringstyp. Dessutom visas antalet kvinnor.för program med terminsregistrering visas ytterligare en sammanställning med antalet förväntade deltagare i kurs fördelat på om kursen läses som obligatorisk, valfri eller frivillig. Detaljlista Skrivs ut om rutan "Detaljlista" är kryssad. Sorteringsordning måste väljas. Detaljlistan innehåller följande: Namn, pnr, regtyp, reg, program/inriktning, programtermin och Obl/Valf/Friv. För kurser som inte läses inom program med terminsreg visas inte kolumnerna programtermin och Obl/Valf/Friv. Utskrifter 'Skärmutskrift' visar listorna på skärmen. Om man anger 'Skriv ut' skrivs alla beställda listor ut på skrivare. Efter utskrift kommer man tillbaka till beställningsformuläret och kan beställa ytterligare utskrifter. UT32: Registrerade på kurs/inst Med denna funktion kan man söka ut personer som är registrerade på någon kurs vid viss institution eller på viss angiven kurs. Man måste ange institutions-, kurs- eller anmälningskod, termin eller terminsintervall som utsökningen ska omfatta samt minst en registreringstyp. Koder kan sökas fram med hjälp av >>-knappen. 13

14 Man kan begränsa utsökningen med tilläggsvillkor. Om man anger flera begränsningar, får man snittet av dem som uppfyller de olika villkoren. Efter sökning visas antalet personer som sökts fram. Via knappen 'Utskrifter' kommer man till ett formulär där man kan skriva ut personerna på skärmen eller på lista. Beställning av utskrifter Här kan man beställa listor (sammanställning och personlistor), på skärm eller skrivare, över de personer man sökte ut i startformuläret. Sammanställning Listan visar hur många som är registrerade i kursen angiven termin. Resultatet presenteras per program/inriktning samt för fristående kurs. Antalet personer per registreringstyp visas också. Personlistor På dessa listor skrivs namn och, om så önskas, personnummer ut för deltagarna i kursen. Program/inrikt eller fristående kurs- markering visas också. Sorteringsordning för listan måste anges vid beställningen. UT33: Kursval Funktionen används för utskrift av kursval för personer som studerar på program med terminsregistrering. Vid sökning av inlagda valda kurser ska terminsintervall alltid anges. De övriga sökvillkoren är valfria. Man kan söka kursval: o På program, inriktning och programtermin, o För studenter som ingår i viss grupp o På kurser som viss institution är ansvarig för eller o På vissa angivna kurser. 14

15 Man kan ange sökmönster på program, inriktning, institution och kurs. Man kan med hjälp av kryssrutor ange om obligatoriska respektive valfria kurser ska tas med. Utsökningen startas med 'SÖK'. Efter sökning kan man begränsa populationen med hjälp av det generella begränsningspaketet som man når via 'Begränsa' under 'Special' i menyraden. Antal personer och antal valda kurser visas. Beställning av utskrifter Här kan man beställa sammanställningar och detaljlistor på skärm och skrivare. Sammanställning kursvis visar totalt och per program/inriktning antal kursval och antal registreringar. Antal kursval är fördelade på obligatoriska, valfria och frivilliga kurser. Könsfördelning visas. Sammanställning i matrisform visar parvis sambandet mellan kursval: Hur många har valt både kurs A och kurs B. På försättsbladet visas alla sökvillkor. Detaljlistan kan man ta ut programvis, kursvis eller personvis. På programvis lista sorteras kursvalen per program i kurskodsordning. På kursvis lista kan man välja sorteringsordning: person eller program. Personvis lista sorteras i kursordning. Det går att spara de utsökta personerna som grupp. UT34: Resultatuppföljning på kurs Här kan man göra uppföljning av resultat på en kurs. Kurskod, eller alternativt anmälningskod och starttermin anges. Grundvillkor för sökning Man börjar med att välja ett av följande alternativ: Sökningen skall omfatta alla som 1. har förstagångs-kursregistrering inom angivet terminsintervall eller 2. har resultat inom angivet datumintervall eller 15

16 3. ingår i angiven grupp Ett av alternativen måste väljas! - Personer med (sent) avbrott på kursen tas med om rutan "Ta med personer med avbrott på kursen" är ikryssad. - Tillgodoräknade prov tas med om rutan "Ta med tillgodoräknade prov" är ikryssad. Tilläggsvillkor Med hjälp av tillägsvillkor kan man begränsa sökningen. Det går att söka fram personer med följande villkor: - alla som har resultat på kursen inom angivet poängintervall - alla som har slutbetyg (även sökning på visst betyg möjligt) eller som saknar slutbetyg - per prov kan ställas villkor på att söka fram alla som har godkänt resultat (även sökning av visst resultat möjligt) eller som saknar godkänt resultat Sökning av visst betyg Samtliga prov som ingår i kursen visas och för kursen och varje prov kan villkor anges. Listorna efter kursnamnet respektive efter varje provbenämning innehåller följande valmöjligheter: - Utan villkor: Inga sökvillkor sätts för kursen/provet - Avklarad: Kursen respektive provet har avklarats, men betyget har ingen betydelse. - Ej avklarad: Kursen resp provet har ej avklarats. (Kan vara underkänt eller inget resultat alls) - Betyg: De betyg som finns enligt betygsskalan kan väljas. Programmet söker då fram endast de som har angivet betyg. Om man anger flera tilläggsvillkor, får man snittet av de som uppfyller de olika villkoren. 16

17 Utsökning Efter utsökning visas antal funna enligt de villkor som angivits. Vill man begränsa populationen ytterligare kan det generella begränsningspaketet användas via 'Begränsa' under 'Special' i menyraden. Därefter får man upp det generella begränsningspaketet (se detta). Beställning av listor Klickar man på 'Utskrifter' kommer man vidare och kan beställa sammanställning av utsökningen och personlistor av olika slag. Här kan man beställa listor (sammanställning och detaljlistor) eller skärmutskrift över de personer man sökte ut i startbilden. Listor som är specifika för UT34 skrivs på liggande A4. Sammanställning Sammanställning skrivs ut om rutan "Sammanställning" är kryssad. Man kan välja om endast senaste provtillfälle eller alla provtillfällen inom perioden skall redovisas. Det går att ta ut sammanställningen för enbart förstagångstentander genom att markera kryssrutan "Räkna endast förstagångstentander" (Obs! Detta påverkar inte detaljlistan). Detaljlista Detaljlistan skrivs ut om rutan "Detaljlista" är ikryssad. Välj listlayout, sorteringsordning samt vilka provresultat som skall skrivas ut. Detaljlista över studenter utan resultat skrivs ut separat. Personnummer skrivs ut, om rutan "Ta med pnr" är ikryssad. 17

18 Utskrift Om man anger 'Skärmutskrift' visas de olika listorna på skärmen och anger man 'Skriv ut' skrivs alla beställda listor ut på skrivare. Personlistor Via 'Skriv ut personlistor' under 'Arkiv' i menyraden kan man ta ut namn- och adresslistor, rutlistor, etikettlistor och etiketter för studerandegruppen. Spara grupp Det går att spara funna personer i grupp, om man anger 'Spara grupp' i menyraden under 'Special'. Skapa datafil Avser endast detaljlistan. Provresultaten visas bredvid varanndra oavsett vilket val man gör i listlayout. Ange kommandot 'Skapa datafil' och standardfönstret "Spara som" öppnas. Där väljer du var på den egna hårddisken som filen skall sparas och anger filnamn och sparar. Den skapade filen är en teckenseparerad fil med SEMIKOLON som fältavskiljare. Du kan i förväg bestämma i vilken katalog som filen ska sparas i under "Egna användaruppgifter" som finns i menyn "Inställningar". Skriv in sökvägen i fältet "Standardkatalog" och uppdatera. 18

19 Utdata program UT40 - Antagna, reserver på program Funktion UT40 används för att söka ut personer som en viss termin är Antagna till början av program Reserver på program Antagna till senare del av program Sökresultatet redovisas i sammanställningar och detaljlistor. I funktionen går det också att söka ut personer under pågående antagning i LANT under förutsättning att det första urvalet är kört. Observera att uppgifter ur pågående antagning är preliminära. Sätt att arbeta Vid sökningen väljs ett av följande alternativ: Antagna till början av program Antagna + reserver Reserver Antagna till senare del av program Fyll i anmälningskod eller programkod/inriktningskod samt termin. Vid utsökning av "Antagna och reserver " och "Reserver" kan sökningen endast göras på anmälningskod och det finns möjlighet att begränsa på reservnummer-intervall. Vid utsökning av "Antagna till senare del av program" kan sökningen endast göras på programkod. Sökmönster kan inte användas på anmälningskod eller programkod. Vid sökning på programkod kan du begränsa på programfart, kurstid, undervisningsform, ort och finansieringsform. Sökning på programkod kan resultera i träff på flera anmälningskoder. Efter sökningen visas sökresultatet: antal anmälningskoder, antal antagna och antal reserver. 19

20 Tryck på 'Utskrifter' för att beställa utskrift av sammanställning och detaljlista på bildskärm eller skrivare, eller för att spara detaljlistan som en teckenseparerad fil på den egna hårddisken. Personer som sökts ut kan sparas som egen grupp. Välj alternativ "Spara grupp" under specialmenyn. För att skriva ut namn-, adress-, etikett- och rutlistor välj alternativ "Skriv ut personlistor" under Arkivmenyn. Undantag: Spara grupp och utskrift av personlistor fungerar inte för reserver på program med antagning via VHS. Endast personer som redan finns i Ladokregistret sedan tidigare kommer med på utskriften eller i gruppen. UT41 - Förväntade deltagare i program Funktion UT41 används för att söka fram förväntade deltagare i program inför en viss kalendertermin, dvs. söka fram personer som är aktuella för terminsregistering innan registreringen är gjord. Sökresultatet redovisas i form av sammanställningar och detaljlistor. Sökningen kräver att uppflyttningar till nästkommande programterminer är gjorda. Vid sökning kontrolleras om avbrott och studieuppehåll på program lagts in efter uppflyttningen. Dessa personer sorteras bort. Vidare tillkommer personer som är antagna till senare del av programmet. Observera att förväntade registreringar av typen OM endast kan förekomma när man har flyttat upp med villkor. Sök ut förväntade deltagare Ange program och kalendertermin samt minst en registreringstyp med hjälp av kryssrutorna. Inriktning och programtermin är valfria uppgifter. Sökmönster kan inte användas för program och man kan bara söka på en kalendertermin i taget. 20

21 För att söka ut personer ange kommandot 'Sök'. Antal personer visas. Du kan efter sökning begränsa populationen ytterligare med hjälp av det generella begränsningspaketet. Välj "Begränsa" under Specialmenyn. Tryck på 'Utskrifter' för att beställa utskrift av sammanställning och detaljlista på bildskärm eller skrivare, eller för att spara detaljlistan som en teckenseparerad fil på den egna hårddisken. Personer som sökts ut kan sparas som egen grupp. Välj alternativ "Spara grupp" under specialmenyn. För att skriva ut namn-, adress-, etikett- och rutlistor välj alternativ "Skriv ut personlistor" under Arkivmenyn. UT42: Val av programinriktning Funktionen används till att söka fram personer på program som finns inlagda för val av inriktning inom program. Man måste ange för vilken termin man vill söka fram uppgifterna. Som standardvärde ligger nästkommande termin. Programkod måste anges men övriga uppgifter är frivilliga. Koder kan sökas fram med hjälp av >>-knappen. Anges ingen inriktning så kommer alla inriktningar inom programmet, till vilka det gjorts val den aktuella terminen, med i sökningen. Om däremot inriktning tas med så begränsas utsökningen till endast den valda inriktningen. Sökningen kan också begränsas till viss programtermin. När sökningen är klar visas antalet utsökta personer. Vill man göra ytterligare begränsningar, när "antal funna personer" visats så går det bra via det generella begränsningspaketet som nås i menyraden, under 'Special'. Utskrifter Efter sökningen kommer man till utskriftsformuläret genom att klicka på 'Utskrifter'. Där kan man ta ut sammanställnings- och detaljlista, samt spara den utsökta gruppen. 21

22 UT44: Registrerade på program Vad kan man göra? I denna funktion kan man söka ut personer som är registrerade på ett visst program, oavsett om programmet har terminsregistrering eller ej. Man kan söka direkt via registreringar eller via antagningstermin/kull. Men grundregeln är att alla måste ha registrering någon av angivna terminer för att komma med i utsökningen. "Antagna termin xx" är alltså lika med "antagna och registerade termin xx, "kull termin xx" är lika med "hör till kull xx och är dessutom registrerade termin xx. Man har möjlighet att utesluta vissa personer, se nedan. Möjligheterna varierar beroende på vilken ingång man valt: registrerade/antagna/kull. OBS: personer som gjort avbrott på programmet utesluts om man inte själv aktivt ändrar i uteslutningsrutan! OBS: alla utresande utbytesstudenter inom program med terminsregistrering har alltid terminsregistrering. Man kan begränsa utsökningen till viss programinriktning/fart/undervisningsform/ort/finansieringsform. Även till viss grupp inom programmet. På vanligt LADOK-sätt betyder begränsningar i flera rutor att endast de personer söks ut som uppfyller alla begränsningsvillkoren samtidigt. Tänk på att man i "utskriftsbilden" kan nå det sk begränsningspaketet (se detta) via Specialmenyn. Där kan man begränsa utsökningen på alla möjliga andra sätt. Hur gör man? Ange programkod, begränsa eventuellt till viss inriktning. Välj sökingång: registrerade/antagna/kull och ange relevant(a) termin(er). Begränsa eventuellt ytterligare i de alternativ som visas. Så här fungerar uteslutningsmöjligheterna: Vid utsökning via registreringar kan man utesluta -personer med avbrott på programmet (görs automatiskt om man själv inte ändrar!) -personer med uppehåll någon av angivna terminer (söker man på terminsintervall utesluts alltså 22

23 helt alla personer som har uppehåll någon av de angivna terminerna!) -personer med utlandsstudier någon av angivna terminer (söker man på terminsintervall utesluts helt alla personer som är utlandsregistrerade någon av de angivna terminerna!) Vid utsökning via antagningar kan man utesluta -personer med avbrott på programmet (görs automatiskt om man själv inte ändrar!) -personer antagna till senare del av programmet Vid utsökning via kull kan man utesluta -personer med avbrott på programmet (görs automatiskt om man själv inte ändrar!) Vad kan man få ut? Sammanställning med eller utan detaljerad kursredovisning samt detaljlistor i fyra olika sorteringsordningar, med eller utan detaljerad kursredovisning. Man kan välja att dessutom (eller enbart) se personernas registreringar på fristående kurser. OBS om man vid intervall (t ex H99-V00) för program med terminsregistrering beställer "personordning, utan uppdelning i terminer", får man ingen uppgift om programtermin. UT45: Studieuppehåll och avbrott på program/inriktning Funktionen används för att söka fram personer med studieuppehåll på program, avbrott på program eller avbrott på inriktning. Välj vilken typ av uppgift som skall sökas fram och fyll i programkoden. Obligatoriska uppgifter: Programkoden är obligatorisk och inriktningskoden fylls i om sökning skall göras endast på viss programinriktning. Sökmönster kan användas. Sökmönster i programkoden medför att utsökningen tar längre tid. Vid sökning av studieuppehåll: Fyll i fr o m - t o m termin. Vid sökning av avbrott: Fyll i fr o m - t o m avbrottsdatum, alternativt fr o m - t o m avbrottstermin (terminens datumgränser används). 23

24 Begränsning av sökningen Det finns olika möjligheter till begränsningar av studerandegruppen. Vid utsökning av dem som har studieuppehåll kan man exempelvis begränsa populationen till de vars uppehåll utgår en viss termin och/eller som har platsgaranti. När man tar fram de som gjort avbrott i ett visst program kan man exempelvis begränsa till dem som inte tagit ut examen. Fler begränsningsmöjligheter finns i formuläret. Tips: För att begränsa via diarienummer kan man använda sökmönster i fältet. I menyn under 'Special' når man det generella begränsningspaketet (se detta) som kan användas för ytterligare begränsningar av populationen. Utskrifter Efter gjord sökning visas hur många som sökts fram ("antal funna"). Vill man ha listor på skärm eller skrivare över den grupp som sökts ut klickar man på 'Utskrifter' och kommer vidare till ett formulär där utskrifter kan beställas. UT46: Studieuppföljning på program/frist kurser Här kan man göra uppföljning av aktivitet på program och/eller på fristående kurser. De aktiviteter som visas på program är poängproduktion, examen, avbrott, och studieuppehåll. På fristående kurser visas poängproduktion och examen. Personer för uppföljning När man startar funktionen måste man börja med att gå till det generella utsökningspaketet (se detta) (knappen 'Utsökning') och söka fram den population som man vill göra uppföljning på. När utsökningen är klar och bekräftad kommer man automatiskt till startformuläret för funktionen igen. De sökvillkor som använts visas om man klickar på 'Villkor'. Vill man göra ytterligare begränsningar av studerandegruppen kan man använda 'Begränsa' (under 'Special' i menyraden). 24

25 Visa resultat Här anges period för resultatuppföljning (obligatorisk uppgift). Endast de provresultat och slutbetyg som finns under angiven period räknas med. Tillgodoräknade kurser och prov kommer endast med om dessa alternativ markeras före sökning. Även i totalpoäng på kursen dras de tillgodräknade poängen bort om markering för alternativen saknas. Program för uppföljning kan vara - antingen alla program där det finns resultat under perioden - eller program som man anger. Program som eventuellt har ingått i sökvillkoren visas i detta formulär. Man kan lägga till och ta bort program. Använd knapparna 'Lägg till program' respektive 'Sudda program'. Utöver resultat inom program visas resultat på fristående kurser, om man markerar alternativet "Utöver program ta med fristående kurser". Det går också att få resultat på enbart fristående kurser om man väljer alternativet "Bara fristående kurser". Beställning av utskrifter Listor som är specifika för UT46 skrivs på stående A4. Sammanställning Sammanställning skrivs ut om rutan "Sammanställning" är markerad. Försättsblad När man vill att sökvillkor från utsökningen/begränsningen ska skrivas ut, markerar man "Skriv ut sökvillkor på försättsblad". Detaljlistor Det finns innehållsmässigt två olika listtyper: - Uppnådda resultat. På denna lista visas per program poäng under perioden och total poäng samt examen. - Aktivitet terminsvis. På denna lista visas, per program, terminsvis följande aktiviteter: Uppnådda poäng samt om studieuppehåll, avbrott och/eller examen finns. Endast de terminer som finns inom angiven period visas. Sorteringsordning kan väljas: Person - programkod eller programkod - person. Personnummer skrivs inte ut, om rutan "Ta med pnr" inte är kryssad. 25

26 Utskrift Val av 'Skärmutskrift' ger de olika utskrifterna på skärmen. Sammanställningen visas alltid först om den är beställd. Knappen 'Skriv ut' ger alla beställda listor på skrivare. Personlistor kan beställas via 'Skriv ut personlistor' under 'Arkiv' i menyraden. Det går att ta fram namn- och adresslistor, rutlistor, etikettlistor och etiketter. Spara grupp Man kan spara funna personer i en grupp, via 'Spara grupp' under 'Special' i menyraden. UT48 - Resultat av uppflyttning (endast för program med terminsregistrering) Funktionen används för söka fram utfallet av uppflyttning på ett program inför en viss kalendertermin. Sökresultatet redovisas i form av sammanställningar och detaljlistor. Uppflyttning kan vara gjord med eller utan villkor. När uppflyttningen har gjorts utan villkor har det medfört att alla blivit uppflyttade, dvs godkända vid uppflyttning. 'Ej godkända' uppflyttningar kan endast förekomma när man har flyttat upp med villkor. Vid utskrift av detaljlistan finns möjlighet att specificera ej uppfyllda villkor. På utskriften visas då vilka villkor som ej uppfylldes vid uppflyttningen samt vilka delar av villkoret som är avklarat. Sök ut resultat av uppflyttning Ange programkod och termin samt minst ett av alternativen 'godkända' resp. 'ej godkända' för uppflyttning. Sökmönster kan inte användas för program och man kan bara söka på en kalendertermin i taget. Möjlighet finns att begränsa på intervall av programterminer och uppflyttningsdatum. För att söka ut personer ange kommandot 'Sök'. Antal personer visas. Du kan efter sökning begränsa populationen ytterligare med hjälp av det generella begränsningspaketet. Välj "Begränsa" under Specialmenyn. 26

27 Tryck på 'Utskrifter' för att beställa utskrift av sammanställning och detaljlista på bildskärm eller skrivare samt för att skapa datafil av detaljlistan. Personer som sökts ut kan sparas som egen grupp. Välj alternativ "Spara grupp" under specialmenyn. För att skriva ut namn-, adress-, etikett- och rutlistor välj alternativ "Skriv ut personlistor" under Arkivmenyn. UT60: Utfärdade examina Denna funktion används för att söka fram utfärdade examina under en viss tidsperiod. Antalet utfärdade examina som hittas visas som sökresultat. Redovisning av utsökningen sker i form av sammanställning, detaljlista och datafil. Man anger först ett tidsintervall. När fr.o.m-datum och t.o.m-datum har angets korrekt kan man starta utsökningen. Fältet för t.o.m-datum kan lämnas blankt då fylls det med dagens datum. Utsökningen av utfärdade examina kan begränsas på: - Examenskod - Examensinriktning - Huvudämne - Examenstyp - Poängomfattning - Program - Programinriktning - Kull Utsökningen startas genom att du klickar på knappen Sök eller klickar på menyalternativet Sök (Ctrl+F) via menyn Funktion. Om det finns utfärdade examina så visas sökresultatet i fältet Antal och knappen Utskrifter dimmas upp för beställning av utskrifter. Beställning av utskrifter] Här kan man beställa utskrifter för de utfärdade examina som man har sökt ut i startformuläret. 27

28 Sammanställning Sammanställning skrivs ut om rutan "Sammanställning" är kryssad. Följande sorteringsordning kan göras här: - Examenskod(default) - Examenskod, examensinriktning och huvudämne - Program, programinriktning och examenskod - Examenstyp och examenskod Detaljlista Detaljlistor skrivs ut om rutan "Detaljlista" är kryssad. Följande sorteringsordning kan göras här: - Examenskod (default) - Examenskod, examensinriktning och huvudämne - Program, programinriktning och examenskod - personvis Följande kryssrutor finns att kryssa i: - Ta med personnummer (ikryssad som default) - Sidbrytning vid varje huvudtyp. Med huvudtyp menas det första alternativet(typ av sorteringsbegrepp) i sorteringsordningen. Denna kryssruta är inte tillgänglig(dimmas automatikt) om man väljer sorteringsordning Personvis - Visa övrig examina Försättsblad Visar de sökvillkor som har använts samt antalet utsökta personer. Sammanställning och detaljlista kan fås som skärmutskrift eller på skrivare. Skapa datafil Du kan spara detaljlistan som en teckenseparerad datafil. Ange kommandot "Skapa datafil" och standardfönstret "Spara som" öppnas. Där väljer du var på hårddisken som filen ska sparas, anger filnamn och sparar. I datafilen får du med de uppgifter som du har valt i krysslistan. Du kan i förväg bestämma i vilken katalog som filen skall sparas i under fliken "Egna användaruppgifter" som finns i menyn "Inställningar". Skriv in sökvägen i fältet "standardkatalog" och uppdatera. Personer som sökts ut kan sparas som egen grupp. Välj alternativ "Spara grupp" under specialmenyn. För att skriva ut namn-, adress-, rutlistor och etiketter välj alternativ "Utskrifter av namn- och adresslistor" under Arkivmenyn. 28

29 DET GENERELLA UTSÖKNINGSPAKETET: Generell utsökning Utsökningspaketet används när man vill söka fram en population. Flera utsökningar kan göras efter varandra, varvid populationen blir oförändrad eller ökar, den minskar aldrig. Hela tiden nettoräknas individerna, d v s varje person räknas endast en gång. Utsökningen sker via olika alternativ representerade av knapparna överst i startbilden. De utsökningsalternativ som finns är: - Registreringsuppgifter: Kurs- och programregistreringar (i det senare ingår terminsregistreringar, programantagningsuppgifter mm) - Resultatuppgifter: Kurs- och provresultat och resultat på program - Övrigt: Gruppmarkeringar Man gör utsökningar via ett alternativ åt gången. När utsökningen är utförd och man accepterat den, kommer man tillbaka till startformuläret och kan, om man så önskar, göra ytterligare utsökningar för att förändra populationen. När populationen är färdig klickar man på 'Klar'. Då kommer man automatiskt tillbaka till den funktion i vilken man anropade utsökningspaketet och kan gå vidare med den framsökta populationen. Den population som finns kvar efter den senast gjorda utsökningen är den som automatiskt tas med tillbaka till startformuläret i anropande funktion. Om man från samma funktion går tillbaka till utsökningspaketet förstörs den tidigare utsökta populationen. Information om gjorda utsökningar Under rubriken "Gjorda utsökningar" får man kortfattad information om de utsökningar som är utförda. Sökalternativ, sökvillkor och antal personer i populationen före och efter utförd utsökning visas. Sökparametrarna för samtliga utsökningar sparas tills man angivit 'Klar'. Därefter finns endast den sist gjorda utsökningen sparad. Ytterligare information om respektive utsökning ges när man klickar på 'i'-knappen eller dubbelklickar på raden. Visa personer Man kan titta på vilka personer som ingår i populationen genom att välja 'Visa personer'. Beroende på vilka val som användaren gjort i bilden "Inställningar för namn-, adress och etikettlista" (under 'Inställningar' i menyraden) sorteras listan i namn- eller personnummerordning. 29

30 DET GENERELLA BEGRÄNSNINGSPAKETET: Generell begränsning Begränsningspaketet används när man vill begränsa en population som sökts ut i någon funktion. Flera begränsningar kan göras efter varandra, varvid populationen blir oförändrad eller minskar, den ökar aldrig. Begränsningen sker via olika alternativ representerade av knapparna överst i formuläret. De begränsningsalternativ som finns är: - Registreringsuppgifter: Kurs- och programregistreringar (i det senare ingår terminsregistrering, programantagningsuppgifter mm) - Resultatuppgifter: Kurs- och provresultat, sammanlagd poäng och examensuppgifter - Övrigt: Gruppmarkeringar, personuppgifter (exempelvis födelseår), slumpurval Man gör begränsning via ett alternativ åt gången. När begränsningen är utförd kommer man tillbaka till startformuläret och kan, om man så önskar, välja att göra ytterligare begränsningar av populationen. När populationen är färdig klickar man på 'Klar'. Då kommer man tillbaka till den funktion i vilken man anropade begränsningspaketet och kan gå vidare med den framsökta populationen. Den population som finns kvar efter den senast gjorda begränsningen är den som automatiskt tas med tillbaka till startformuläret i anropande funktion. Information om gjorda begränsningar Under rubriken "Gjorda begränsningar" får man kortfattad information om de begränsningar som är utförda. Begränsningsalternativ, sökvillkor och antal personer i populationen före och efter utförd begränsning visas. Sökparametrarna för samtliga begränsningar sparas tills man angivit 'Klar'. Därefter finns endast den sist gjorda begränsningen sparad. Ytterligare information om respektive begränsning ges när man klickar på 'i'-knappen eller dubbelklickar på raden. Visa personer Man kan titta på vilka personer som ingår i populationen genom att välja 'Visa personer'. Beroende på vilka val som användaren gjort i formuläret 'Inställningar för namn-, adress och etikettlista' (under 'Inställningar' i menyraden) sorteras listan i namn- eller personnummerordning. 30