1. Administrativa föreskrifter

Transkript

1 Förfrågningsunderlag Upphandlingsansvarig Upphandling SKL Kommentus Inköpscentral AB Utskriftstjänster 2011 Minna Forsling Sista anbudsdag: Symbolförklaring: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen 1. Administrativa föreskrifter 1.1. Inbjudan Om SKL kommentus Inköpscentral AB SKL Kommentus Inköpscentral AB (organisationsnummer ), nedan kallad SKI, ägs av SKL Kommentus AB som i sin tur ägs av Sveriges kommuner och Landsting (SKL), genom dess bolag SKL Företag AB. SKI är en upphandlande myndighet och bedriver upphandling i syfte att erbjuda upphandlande myndigheter och enheter inom främst kommuner, landsting och regioner möjlighet att avropa från upphandlade ramavtal. För vidare information om SKL Kommentus Inköpscentral AB, gå in på Inbjudan att lämna anbud SKI inbjuder till anbudsgivning i upphandling Utskriftstjänster Anbud skall lämnas för hela upphandlingen Utskriftstjänster 2011 och omfatta samtliga i underlaget angivna tjänster, om inte annat anges i underlaget Upphandling Utskriftstjänster 2011 Upphandlande myndigheter har behov av att skicka stora mängder relativt standardiserade försändelser till medborgare och andra parter, så som informationsbrev, fakturor och kallelser. Dessa försändelser genereras via olika system och skickas elektroniskt, i filformat, till leverantör som utför bearbetning av insända filer, utskrift och kuvertering och ibland även distributionen av försändelserna. SKI avser att upphandla utskriftstjänster med en option på distributionen (porto). SKI gör upphandlingen i eget namn. Upphandlande myndigheter har möjlighet att löpande avropa från ramavtalet under avtalets giltighetstid. Avropsavtal kan dock löpa upp till sex (6) månader efter att ramavtalets giltighetstid löpt ut. Utskrivet: :00 Sida 1 av 21

2 Utskriftstjänster omfattar följande: - Mottagande av filer för bearbetning - utskick av autogiro - Utskick av elektronisk faktura - Utskrift och utskick av försändelser i pappersform, med eller utan bilaga - Arkivering av fakturabild - Kuvertering - Sortering - Kvittens till kunden, löpande under processen Anbudsgivaren skall även kunna, som option, erbjuda distribution som A- och B-post (porto), med portooptimering. Anbud skall omfatta samtliga i denna upphandling efterfrågade tjänster. Upphandlingen har regionindelats och anbudsgivaren skall lämna anbud på en eller flera av de angivna regionerna. SKI garanterar inga volymer Undantag avseende option Undantag avseende optionen gäller de upphandlande myndigheter som tecknat avtal i upphandling Postförmedling 2010, eftersom parallella avtal ej accepteras. Förteckning över dessa undantagna upphandlande myndigheter och deras ramavtalsleverantörer, med geografisk indelning, återfinns i bilaga Avrop Upphandlande myndigheter avropar själva från ramavtal Utskriftstjänster Vid avrop skall separata avropsavtal tecknas mellan upphandlande myndighet och leverantören Avtalstid Ramavtal på två år beräknas tecknas i maj 2011, med möjlighet till två (2) års förlängning med ett (1) år i taget. Vid eventuell överprövning förlängs avtalstiden motsvarande tiden för överprövning Reservationer accepteras inte I anbudet får inget så kallat sidoanbud eller alternativa anbud förekomma. Om anbudsgivaren lämnat förbehåll eller reserverat sig mot villkor i förfrågningsunderlaget kan anbudet komma att förkastas Uppdragets omfattning Geografisk omfattning Ett antal upphandlande myndigheter kommer att avropa utskriftstjänster från avtalsstart. Hittills har 26 upphandlande myndigheter anmält intresse för att avropa utskriftstjänster. Utskrivet: :00 Sida 2 av 21

3 Intresseanmälan har ej varit bindande. Förteckning över upphandlande myndigheter som anmält intresse att avropa utskriftstjänster anges i bilaga 4, samt i bilaga Koncernöversikt SLL. Förteckning över samtliga upphandlande myndigheter som kan komma att avropa utskriftstjänster under avtalets giltighetstid anges i bilaga Samtliga upphandlande myndigheter. Denna förteckning gäller även för optionen, förutom de i bilaga 6 angivna undantagen Omfattning i kronor Uppdragets omfattning avseende utskriftstjänster beräknas till 11 miljoner kronor per år, av vilket 85% beräknas utgöra utskriftstjänster i pappersform och 10% elektroniska fakturor och 5% autogiro. Denna beräkning bygger på uppgifter från de 26 upphandlande myndigheter som anmält intresse att avropa från ramavtalet. Optionen ingår ej i beräkningen Geografisk indelning Upphandlingen delas in i åtta (8) geografiska områden. Anbud skall lämnas på ett eller flera av dessa områden. Anbudsgivaren skall i anbudet ange för vilka områden denne lämnar anbud. Anbud per område skall omfatta både utskriftstjänster och option. De geografiska områden, som även framgår av bilaga Geografisk indelning, är följande: Område 1: Stockholm Område 2: Uppsala, Södermanland, Östergötland, Örebro och Västmanland Område 3: Jönköping, Kronoberg, Kalmar och Gotland Område 4: Blekinge och Skåne Område 5: Halland och Västra Götaland Område 6: Värmland, Dalarna och Gävleborg Område 7: Västernorrland och Jämtland Område 8: Västerbotten och Norrbotten Helt eller delat anbud Anbudsgivaren skall i Fritextrutan nedan ange för vilka angivna geografiska områden anbud lämnas, enligt följande: Område 1: Stockholm Område 2: Uppsala, Södermanland, Östergötland, Örebro och Västmanland Område 3: Jönköping, Kronoberg, Kalmar och Gotland Område 4: Blekinge och Skåne Område 5: Halland och Västra Götaland Område 6: Värmland, Dalarna och Gävleborg Område 7: Västernorrland och Jämtland Område 8: Västerbotten och Norrbotten Uppfyller obligatoriska kravet i ovan avseende helt eller delat anbud (/ svar) Anbud lämnas på följande geografiska områden enligt bilaga "Geografisk indelning": (Fritextsvar) Uppfyller anbudsgivaren obligatoriska kravet avseende helt eller delat anbud? (/ svar) Utskrivet: :00 Sida 3 av 21

4 1.3. Genomförandet Upphandlingsförfarande Upphandlingen kommer att genomföras som ett öppet förfarande enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Detta innebär bland annat att anbud antas utan föregående förhandling Att lämna anbud SKI strävar efter att förenkla anbudsarbetet för både anbudsgivare och upphandlande myndigheter. Därför accepteras endast elektronisk anbudsgivning via upphandlingssystem Visma Tendsign. Se Vid frågor eller support kring hanteringen av systemet kan Visma Tendsigns support kontaktas på telefon Om en anbudsgivare inte registrerar sig på utan hämtar förfrågningsunderlaget på annat sätt kan SKI inte garantera att all information om frågor/svar, rättelser et cetera under anbudstiden kommer anbudsgivaren till handa. Anbudsgivaren får genom Visma Tendsign tillkommande information under upphandlingens gång. Anbudsgivaren ansvarar själv för att ta del av denna information. Hur lämnas anbud? Anbudsgivaren skall besvara samtliga frågor i upphandlingens generella del det vill säga Administrativa föreskrifter, Generella krav och Kravspecifikation och fylla i och bifoga bilagor när detta efterfrågas Krav på avlämnande av anbud Det är ytterst viktigt att anbudet innehåller samtliga efterfrågade uppgifter. Anbudssvar på frågor och krav skall endast lämnas i anvisade platser i Visma Tendsign. Vid Fritextsvar kan separat bilaga lämnas. Anbudsgivaren skall i dessa fall hänvisa till bilagans namn, och eventuellt bilaganummer, vid aktuell fråga. Anbudet skall vara författat på svenska. Till det elektroniska anbudet skall anbudsgivaren bifoga bilaga 2, "Anbudets underskrift, som skall vara undertecknad av behörig företrädare för anbudsgivaren. Bifogar bilaga 2, "Anbudets underskrift" (/ svar) Förtydligande eller komplettering av förfrågningsunderlag Begäran om förtydligande eller komplettering från anbudsgivare skall vara ställda genom Visma Tendsigns anbudstjänst i god tid för att svar skall hinna komma anbudsgivare till handa, dock senast tio (10) dagar innan anbudstidens utgång. Svar publiceras senast sex (6) dagar före anbudstidens utgång genom Visma Tendsigns anbudstjänst. Eventuella kompletteringar lämnas alltid genom Visma Tendsigns anbudstjänst. Frågor avseende format och funktionalitet för att lämna anbud, adresseras direkt till Visma Tendsign anbudstjänst: support@tendsign.se Utskrivet: :00 Sida 4 av 21

5 Observera att lämnade svar avseende upphandlingsunderlagen endast är bindande om svaren lämnats via Visma Tendsign Sista anbudsdag Anbud skall lämnas senast kl. 23:59 Uppfyller anbudsgivaren det obligatoriska kravet avseende sista anbudsdag? (/ svar) Anbudets giltighetstid Anbudet skall vara bindande till och med Accepterar det obligatoriska kravet på anbudets giltighet (/ svar) Ersättning för upprättande av anbud Ersättning utgår inte för upprättande av anbud Anbudsöppning Vid anbudsöppning får inte anbudsgivaren delta men däremot kan anbudsgivaren begära att en representant från Stockholms Handelskammare, på anbudsgivarens bekostnad, deltar vid öppnandet. Anbudsöppning sker dagen efter anbudstidens utgång, kl 10.00, på SKL Kommentrus Inköpscentral AB, Hornsgatan 15, Stockholm. Om denna dag infaller på en lördag, söndag eller helgdag, sker anbudsöppning efterföljande vardag Sekretess SKI omfattas inte av offentlighetsprincipen. SKI lämnar därför, som huvudregel, inte ut anbud eller anbudsansökningar. Detta gäller även efter att tilldelningsbeslut har fattats. SKI förbehåller sig emellertid rätten att lämna ut handlingar för det fall domstol, tillsynsmyndighet eller annan myndighet så begär, eller om det i övrigt krävs för ett effektivt bedrivande av SKI:s verksamhet. Anbudsgivare som önskar att vissa uppgifter inte ska lämnas ut till annan, bör i anbudet precisera vilka uppgifter i anbudet sekretess begärs för, och beskiva på vilket sätt det kan innebära skada för anbudsgivaren om uppgifterna lämnas ut. SKI vill dock betona att i samband med att tilldelningsbeslutet distribueras kan vissa uppgifter ur anbudet som är relaterade till tilldelningskriterierna komma att offentliggöras (t.ex. vissa prisuppgifter). Om sekretess inte begärs - svara NEJ i Fritextrutan nedan eller lämna rutan helt tom. Om sekretess begärs - svara JA i Fritextrutan nedan och precisera för vilka delar av anbudet som sekretess begärs och beskriv vilken skada som kan uppstå om uppgiften lämnas ut. Sekretessbegäran enligt ovan: (Fritextsvar) Publicering av avtalsdokument Utskrivet: :00 Sida 5 av 21

6 Ramavtal med prisbilagor m.m. kommer att publiceras på Internet (publika avtalsdatabaser). Samma information kommer att finnas tillgänglig för alla avropande myndigheter för att förenkla avrop. Anbudsgivaren skall acceptera att avtalspriser och kontaktpersoner m.m. publiceras på Internet. Accepterar det obligatoriska kravet på publicering (/ svar) Tilldelningsbeslut Efter genomförd upphandling fattar SKI tilldelningsbeslut. Tilldelningsbeslutet utgör inget avtal. Bindande avtal uppkommer först vid undertecknandet av ramavtalet och efter det att tio (10) dagar förflutit från det att tilldelningsbeslutet skickades ut Prisredovisning Prisredovisning utskriftstjänster Pris för utskriftstjänster skall lämnas i prisbilaga, bilaga 1, på samtliga i prisbilagan angivna områden och på det sätt som föreskrivs i prisbilagan. Detta är ett obligatoriskt krav och utebliven korrekt prisredovisning medför att anbudet förkastas då anbudet ej kan utvärderas. Priset skall omfatta samtliga kostnader för utförandet av utskriftstjänster enligt denna upphandling, om inte annat anges. Priserna skall anges i svenska kronor (SEK) exklusive mervärdesskatt. Prisuppgifter enligt prisbilagan skall lämnas för varje anbudsområde enligt punkt 1.2.4, Helt eller delat anbud. Anbudsgivaren skall i prisbilagan ange vilket geografiskt område/vilka geografiska områden som prisbilagan avser. Anbudsgivaren skall reproducera prisbilagan i erforderligt antal. Priser skall lämnas, enligt anvisningar i prisbilagan, för fem olika "paket" avseende utskriftstjänster, samt för medskick av bilaga/extrablad, uppstartkostnad för utskriftstjänster och pris för tillkommande dagar vid uppstart. Öppningskostnad för fil skall ingå i priset. I prisbilagan anges även hur priserna för utskriftstjänster utvärderas, där det i färgade beiga fält anges hur prisutvärderingen beräknas. Uppfyller obligatoriska kravet på prisredovisning enligt ovan avseende utskriftstjänster och bifogar korrekt ifylld prisbilaga/ korrekt ifyllda prisbilagor för angivna anbudsområden (/ svar) Utskrivet: :00 Sida 6 av 21

7 Uppfyller anbudsgivaren det obligatoriska kravet avseende utskriftstjänster gällande korrekt ifylld prisbilaga/ korrekt ifyllda prisbilagor enligt ovan, för angivna anbudsområden? (/ svar) Prisredovisning option Pris för optionen skall lämnas i prisbilaga för option, bilaga 1b, för samtliga i prisbilagan angivna volymer och på det sätt som föreskrivs i prisbilagan. Detta är ett obligatoriskt krav och utebliven korrekt prisredovisning medför att anbudet förkastas då anbudet ej kan utvärderas. Priset skall omfatta samtliga kostnader för utförandet av optionen enligt denna upphandling, om inte annat anges. Priserna skall anges i svenska kronor (SEK) exklusive mervärdesskatt. Anbudsgivaren skall i prisbilagan ange kostnader per styck vid olika volymer för både A- och B-post. Anbudsgivaren väljer själv om denne även anger påslag för kilokostnad som påförs styckkostnaden, genom att påslaget för kilokostnad fördelas per styck, enligt det angivna i prisbilagan 1b. Prisuppgifter enligt prisbilagan skall lämnas för varje anbudsområde enligt punkt 1.2.4, Helt eller delat anbud. Anbudsgivaren skall i prisbilagan ange vilket geografiskt område/vilka geografiska områden som prisbilagan avser. Dessa anbudsområden skall motsvara det/de anbudsområden som lämnas för utskriftstjänster, se Uppdragets omfattning, 1.2.3, 2 st. Anbudsgivaren skall reproducera prisbilagan i erforderligt antal. Vid prissättning av optionen skall anbudsgivaren portooptimera genom att beräkna med den billigaste fördelningen baserat på sändningens geografi (enligt bilaga Geografisk indelning), antalet brev (enligt prisbilaga, bilaga 1b), brevens vikt (kuvert C4 och en A4 utskrift à 80 gramspapper), utdelning under två (2), av anbudsgivaren valda, valfria dagar i veckan och omfatta sortering efter postnummer. Eventuell ytterligare portooptimering skall överenskommas mellan parterna vid avrop. Av prislista 1b skall även framgå eventuell uppstartskostnad för optionen. Denna uppstartskostnad skall anges per styck och avse uppstart hos en och samma upphandlande myndighet. Se Leveransvillkor i bilaga 3, Ramavtalsmall Utskriftstjänster 2011, avseende tidsram för uppstart av option. I prisbilagan anges även hur priserna för optionen utvärderas, där det i färgade beiga fält anges hur prisutvärderingen beräknas. Vad gäller priser för porto till mottagare utanför anbudsområden enligt 1.2.4, d v s övriga Sverige och Europa, kan anbudsgivaren i anbudet bifoga en prislista för A- respektive B-post, med hänsyn taget till följande: Kuvert C4 och en A4 utskrift à 80 gramspapper. Detta för att täcka behovet hos upphandlande myndigheter avseende enstaka försändelser till mottagare utanför anudsområdet/anbudsområden. Denna prislista ingår ej i prisutvärderingen i denna upphandling. Med enstaka försändelser avses försändelser upp till 50 st per gång. Eventuell bilaganummer, avseende prislista för övriga Sverige och Europa, kan anges i Fritextrutan nedan. Utskrivet: :00 Sida 7 av 21

8 Uppfyller obligatoriska kraven avseende bifogad prislista/bifogade prislistor för anbudsområden avseende optionen, enligt ovan angivet (/ svar) Eventuell bilaganummer avseende prislista för övriga Sverige och Europa, enligt ovan angivet: (Fritextsvar) Uppfyller anbudsgivaren det obligatoriska kravet avseende prisredovisning av optionen, enligt ovan? (/ svar) 1.5. Avtal Ramavtal Ramavtal tecknas utifrån de åtta geografiska områden som utskriftstjänster är indelade i. Se bilaga Geografisk indelning. SKI beräknar att teckna högst tre (3) ramavtal per geografisk område för att täcka behovet av utskriftstjänster med option. Detta förutsatt att tillräckligt antal anbudsgivare uppfyller ställda krav. Framtida ramavtal kommer att baseras på innehållet i detta förfrågningsunderlag med bilagor. Rangordning av ramavtal kommer att tillämpas. Detta innebär att nummer ett d v s vinnande anbud, tillfrågas i första hand att leverera enligt villkoren i ramavtalet. Kan inte nummer ett leverera, tillfrågas nummer två i rangordningen et cetera. Bindande ramavtal avseende denna upphandling sluts mellan SKI och vinnande anbudsgivare. Upphandlande myndigheter har möjlighet att löpande avropa från ramavtalet under avtalets giltighetstid. Avropsavtal kan dock löpa upp till sex (6) månader efter att ramavtalets giltighetstid löpt ut. Anbudsgivare skall acceptera innehållet i ramavtalsmall för Utskriftstjänster 2011, bilaga 3. Accepterar villkoren i ramavtalsmall Utskriftstjänster 2011, bilaga 3 (/ svar) Förvaltning av ramavtalet samt administrativ ersättning till SKI Separat avtal om administrativ ersättning och förvaltning enligt bilaga 5, "Avtal om administrativ ersättning och förvaltning" kommer att tecknas mellan ramavtalsleverantören och SKI. Ersättningen till SKI avser genomförande av upphandlingen för upphandlande myndighets räkning samt avtalsförvaltning, prisförhandlingar, marknadsföring av avtalet, beställarstöd, administrativ service, information m.m. som görs för köparen och antagen leverantör. Administrativ ersättning utgår med en (1) procent av fakturerat belopp exklusive mervärdeskatt. Utskrivet: :00 Sida 8 av 21

9 Enligt kraven i avtalet skall leverantören kvartalsvis redovisa försäljningsstatistik som blir underlag för SKI:s faktura. Det är därför av yttersta vikt att leverantören från början har ett fungerande redovisningsrutin gällande den administrativa ersättningen. Anbudsgivaren skall acceptera villkoren i bilaga 5, Avtal om administrativ ersättning och förvaltning, och acceptera SKI:s förvaltningsåtagande. Accepterar villkoren i bilaga 5, Avtal om administrativ ersättning och förvaltning (/ svar) 1.6. Kvalificering och utvärdering Kvalificering och utvärdering Anbudsbedömningen kommer att ske i två steg, kvalificeringsfas och utvärderingsfas. I kvalificeringsfasen kontrolleras att anbudsgivaren uppfyller samtliga i underlaget förekommande obligatoriska krav. De anbudsgivare som uppfyller samtliga obligatoriska krav och därmed kvalificerar sig, går vidare till utvärderingsfasen. I utvärderingsfasen görs en prisutvärdering enligt följande: Prisutvärdering avseende utskriftstjänster och option görs var för sig och för varje geografiska område (enligt bilaga Geografisk indelning) som anbud lämnats på enligt 1.2.4, och utifrån de prislistor som skall ha bifogats anbudet enligt ch Utvärderingen görs genom att angivna priser i prisbilagor summeras på det sätt som anges i prisbilagan, varefter en totalsumma erhålls för anbudsområdet för utskriftstjänster respektive för optionen. Efter detta viktas dessa totalsummor, per anbud och anbudsområde, enligt följande: Utskriftstjänster 80% Option 20% Efter att totalsummorna viktats enligt ovan, erhålls viktade totalsummor för utskriftstjänster och för option per anbudsgivare och anbudsområde. Viktad totalsumma för utskriftstjänster summeras med viktad totalsumma för option per anbudsgivare och anbudsområde, varvid viktad totalpris erhålls per anbudsgivare och anbudsområde. Anbudsgivares viktade totalpriser per anbudsområden jämförs sedan sinsemellan och det/de anbud antas, per anbudsområde, som har lägst viktad totalpris för just det anbudsområdet Bilagor Samtliga bilagor Bilaga 1 Prisbilaga (för utskriftstjänster) Bilaga 1bPrisbilaga (för option) Bilaga 2 Anbudets underskrift Bilaga 3 Ramavtalsmall Utskriftstjänster 2011 Bilaga 4 Intresserade Upphandlande myndigheter t o m Bilaga 5 Avtal om administrativ ersättning och förvaltning Bilaga 6 Undantagna Upphandlande myndigheter (avseende option) Utskrivet: :00 Sida 9 av 21

10 Bilaga Statistikmall Bilaga Avropande enheter Stockholms stad Bilaga Samtliga upphandlande myndigheter Bilaga Geografisk indelning Bilaga Koncernöversikt SLL Bilaga Exempel fakturor Bilaga Exempel försändelser Utskrivet: :00 Sida 10 av 21

11 2. Generella krav 2.1. Krav på leverantören Uteslutning av leverantör Uteslutning enligt 10 kap. 1 LOU Enligt 10 kap. 1 LOU skall en upphandlande myndighet utesluta en leverantör från att delta i en offentlig upphandling, om myndigheten får kännedom om att leverantören enligt en lagakraftvunnen dom är dömd för brott som innefattar 1. sådan brottslighet som innefattar deltagande i en kriminell organisation 2. bestickning, 3. bedrägeri eller 4. penningtvätt. Är leverantören en juridisk person, skall leverantören uteslutas om en företrädare för den juridiska personen har dömts för brottet Uteslutning enligt 10 kap. 2 LOU Enligt 10 kap. 2 LOU får en anbudsgivare uteslutas från deltagande i upphandling om denne: 1. är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, 2. är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, 3. genom lagakraftvunnen dom är dömd för brott avseende yrkesutövningen, 4. har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och den upphandlande myndigheten kan visa detta, 5. inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker, eller 6. i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som begärts med stöd av bestämmelserna i 10 kap eller 11 kap. Är leverantören en juridisk person, får leverantören uteslutas om en företrädare för den juridiska personen har dömts för brott som avses i första stycket 3 eller gjort sig skyldig till sådant fel som avses i första stycket 4. SKI kommer att som bevis för att omständiggheterna i p. 5 ovan inte föreligger begära in SKV 4820 från Skatteverket avseende anbudsgivaren. Vad gäller underleverantör skall denne ha fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker. SKI kommer att kontrollera underleverantör genom att begära in SKV 4820 från Skattemyndigheten Ekonomisk och finansiell ställning Krav på ekonomisk och finansiell ställning Anbudsgivaren skall ha sådan ekonomisk stabilitet och finansiell ställning att anbudsgivaren kan upprätthålla ett långsiktigt avtal. Underlag för bedömningen av anbudsgivarens ekonomiska stabilitet är utdrag ur affärs- och Utskrivet: :00 Sida 11 av 21

12 kreditupplysningsföretaget Creditsafes register. Utdraget ska visa att anbudsgivaren är "kreditvärdig" enligt Creditsafes bedömning. SKI förbehåller sig rätten att inhämta utdrag från Creditsafe avseende samtliga anbudsgivare. Utdrag skall visa att anbudsgivare är "kreditvärdig" enligt Creditsafes femgradiga skala. Om lägre riskklassificering påvisas skall anbudsgivaren ändå anses uppfylla dessa krav om a) och b) i nedan är uppfyllda. Anbudsgivaren kommer i sådant fall att beredas möjlighet att inkomma med en sådan förklaring. a) Anbudsgivaren lämnar en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren innehar motsvarande ekonomisk stabilitet, b) Garanti lämnas gällande anbudsgivares ekonomiska stabilitet av moderbolag eller annan garant. Sådant intyg skall vara undertecknat av moderbolagets eller garantens firmatecknare. Efterfrågad riskklassificering samt kraven ovan skall i dessa fall på motsvarande vis redovisas och uppfyllas av denne (garanten). Garanten skall minst vara "kreditvärdig" enligt utdrag ur Creditsafes register. Uppnår anbudsgivaren "kreditvärdighet" enligt CreditSafe? (/ svar) Kreditupplysning SKL Kommentus förbehåller sig rätten att: - anlita externa kreditvärderingsinstitut eller annan expertis för att bedöma anbudsgivares finansiella och ekonomiska ställning och - ta kreditupplysning på anbudsgivaren Juridisk ställning Bolagsregistrering Anbudsgivaren skall uppfylla lagenligt ställda krav på registrering i aktiebolags- eller handelsbolagsregister eller liknande register som gäller för anbudsgivaren och som förs i det land där anbudsgivarens verksamhet är etablerad. Motsvarande krav gäller för eventuell underleverantör som anbudsgivaren avser anlita. SKI kommer att kontrollera anbudsgivarens bolagsregistrering genom att inhämta uppgifter från affärs- och kreditupplysningsföretaget Creditsafe. Uppfyller anbudsgivaren obligatoriska kravet på registrering i aktiebolags-, handelsbolags- eller liknande register för mervärdesskatt samt kravet på F-skattesedel? (/ svar) 2.2. Elektroniska affärsmeddelanden Utskrivet: :00 Sida 12 av 21

13 Krav på utbyte av elektroniska affärsmeddelanden Utbyte av elektroniska affärsmeddelanden bidrar inte bara till att minska pappersförbrukningen i den offentliga förvaltningen, utan även till att öka effektiviteten vad gäller betalning av fakturor. Upphandlande myndigheter har eller kommer successivt att införa olika former för utbyte av elektroniska affärsmeddelanden i kontakterna mellan upphandlande myndigheter och leverantörer genom på marknaden förekommande standarder, särskilt de för den offentliga sektorn rekommenderade SFTI (Singel Face To Industry). Denna standard omfattar både integrerad e-handel genom EDI (Electronic Data Interchange) som innebär att både prislistor, ordrar och fakturor utväxlas, och fristående e-fakturering med Svefaktura eller SFTI fulltextfaktura. Läs mer om elektroniska affärsmeddelanden på och Anbudsgivaren skall kunna erbjuda utbyte av elektroniska affärsmeddelanden, det vill säga kunna skicka elektronisk faktura till upphandlande myndighet, om denne så önskar. Har anbudsgivaren idag inte ett system för utbyte av elektroniska affärsmeddelanden, skall anbudsgivaren arbeta för att erhålla ett sådant. Systemet skall vara igång senast tre (3) månader efter avtalstecknandet. Detta blir i så fall ett särskilt avtalsvillkor. Har anbudsgivaren idag ett fungerande system för utbyte av elektroniska affärsmeddelanden, skall anbudsgivaren i Fritextrutan nedan beskriva hur denne levererar och tar emot elektroniska affärsmeddelanden, vilka system anbudsgivaren kan arbeta mot vad gäller utbyte av elektroniska affärsmeddelanden och vilka fakturaformat anbudsgivaren kan leverare till den upphandlande myndigheten. Uppfyller det obligatoriska kravet/ kommer att uppfylla det obligatoriska kravet avseende utbyte av elektroniska affärsmeddelanden (/ svar) Beskrivning enligt ovan: (Fritextsvar) Uppfyller anbudsgivaren det obligatoriska kravet i ovan avseende beskrivningar och angivelser gällande utbyte av elektroniska affärsmeddelanden? (/ svar) 2.3. Miljöarbete Miljöarbete Kommuner och landsting är måna om att belasta miljön så lite som möjligt. Detta yttrar sig bland annat genom att klorblekt papper ej används idag i offentlig förvaltning. Anbudsgivaren skall därför tillhandahålla ej klorblekt papper för utskrifter. Detta innebär att massa som ingår i pappersprodukten skall vara blekt utan klorgas, d.v.s. framtaget enligt ECF- eller TCF-metoden. För vidare information om dessa metoder, se Miljöstyrningsrådets hemsida under Pappersprodukter. Anbudsgivaren skall i anbudet beskriva hur denne arbetar med miljöfrågor. Anbudsgivaren skall i anbudet även ange om denne har, eller arbetar mot att erhålla, ett miljöledningssystem. I beskrivningen skall anbudsgivaren även ange hur denne arbetar för att minska miljöpåverkan från uppdraget. Systemet skall omfatta den verksamhet som utgör papper, tryck och distribution och skall minst inkludera följande delar: en miljöpolicy, om sådan finns Utskrivet: :00 Sida 13 av 21

14 rutiner som säkerställer att lagar och föreskrifter som berör verksamheten efterlevs rutiner och metoder som säkerställer att miljöpolicyn, om sådan finns, efterföljs, inklusive rutiner för att hantera avvikelser Beskrivningen enligt ovan skall anges i Fritextrutan i nedan. Beskrivningen kan även bifogas som bilaga till anbudet. I så fall skall namn och eventuellt bilaganummer anges i Fritextrutan. Uppfyller det obligatoriska kravet avseende ej klorblekt papper (/ svar) Beskrivning av anbudsgivarens miljöarbete, enligt ovan: (Fritextsvar) Uppfyller anbudsgivaren de obligatoriska kraven avseende ej klorblekt papper och beskrivning av miljöarbete? (/ svar) 2.4. Referensförteckning Krav på erfarenhet från liknande uppdrag Anbudsgivaren skall ha erfarenhet av liknande uppdrag, det vill säga uppdrag som till omfattning och innehåll motsvarar Utskriftstjänster Anbudsgivaren skall påvisa detta genom att till anbuddet bifoga en referensförteckning, omfattande tre (3) liknande uppdrag motsvarande Utskriftstjänster Referensförteckningen skall innehålla namn på referensföretag/myndighet, kontaktperson, telefonnummer till kontaktpersonen och mejladress till kontaktpersonen. Referensförteckningen skall även innehålla en beskrivning av referensuppdragen där det framgår vilka tjänster som levererats i referensuppdragen och referensuppdragens totala omfattning. SKI kan komma att verifiera lämnade uppgifter. I Fritextrutan nedan skall anbudsgivaren ange referensförteckningens bilaganummer. Uppfyller obligatoriska kravet på referensförteckning i ovan och anger bilaganummer i nedan (/ svar) Referensförteckningens bilaganummer: (Fritextsvar) Uppfyller anbudsgivaren obligatoriska kravet på erfarenhet från liknande uppdrag, enligt ovan angivet? (/ svar) Utskrivet: :00 Sida 14 av 21

15 3. Kravspecifikation 3.1. Allmänt Allmänna definitioner Med upphandlande myndighet skall förstås kommun/landsting/region (t.ex Region Skåne)/sammanslutning (t.ex. Storstockholms Brandförsvar) inklusive deltagande bolag eller stiftelse Med vardag avses helgfri dag, måndag - fredag. Med försändelse avses brevförsändelse av olika slag så som fakturor, kallelser et cetera och som är adresserad och försluten och väger högst 2 kg enligt definitionen i postlagen. Vykort, brevkort och liknande försändelser jämställs med brevförsändelse. Med A-post avses 1:a klass brev inrikes brevförsändelse som normalt delas ut första (1) vardagen efter dag för postinlämning. Med B-post avses ekonomibrev, inrikes brevförsändelse som normalt delas ut senast tredje (3) vardagen efter dag för postinlämning. Med täckningsgrad 5% till 10% menas att 5%-10% av försändelsens yta motsvarande en A4 är täckt med färg, svart eller annan färg. Med streckkod menas streckkod som erhålls av Posten AB och som trycks på kuvert för att på detta sätt ange avsändare. En streckkod motsvarar en upphandlande myndighet, men kan även motsvara en enhet eller ett bolag hos en upphandlande myndighet. Med sortering avses sortering efter postnummer av kuverterade försändelser. Med logo avses mindre tryck, symbol, oftast i färg, oftast placerad i vänstra hörnet av kuveret/ försändelsen Kundsupport Anbudsgivaren skall hantera frågor, klagomål och reklamationer från Upphandlande myndighet under avtalsperioden. Anbudsgivaren skall ge kundsupport på svenska språket via telefon och e-post under kontorstid, kl , helgfri måndag-fredag till upphandlande myndighet. Accepterar och uppfyller krav avseende kundsupport, enligt ovan (/ svar) Åter avsändaren Brevförsändelser vars mottagare saknas skall, utan extra kostnad, sändas åter till avsändaren, om ej annat överenskommits vid avropet. Detta krav gäller endast optionen. Accepterar och uppfyller krav avseende åter avsändare, enligt ovan (/ svar) Utskrivet: :00 Sida 15 av 21

16 3.2. Krav på utförande av tjänsten Krav på utförande avseende utskriftstjänster Kommuner och landsting använder idag olika ekonomisystem, så som Agresso, Raindance, Aditro, Winsam SQL och Public 360 från Software Innovation. Filformaten som skickas från dessa system varierar och kan vara i html, xml, txt eller pdf- format. Vissa upphandlande myndigheter erhåller betalning via autogiro, medan andra skickar elektroniska fakturor eller pappersfakturor. Autogiro och elektronisk faktura skickas via internetbank eller direkt via anbudsgivarens affärssystem. Avseende affärssystem som stödjer autogiro, se och Programvaruföretag/Programvaror som stöder Nya autogiro. Kravet på autogiro gäller från avtalsstart och omfattar ej första förfrågan om autogiro mot privatperson eller företag. Anbudsgivaren skall i egen regi eller via underleverantör förfoga över den tekniska förmåga och kapacitet som krävs för att genomföra utskriftstjänster enligt denna upphandling utifrån olika system och filformat. Anbudsgivaren skall därför kunna ta emot filer från nämnda system. De system och filformat som anges i ovan är minimikrav som minst skall uppfyllas avseende mottagande av filer och bearbetning enligt denna upphandling. Genomsnittlig leveransintervall är två utskick i veckan, med lagring av filer däremellan hos anbudsgivaren, men önskemål finns idag hos upphandlande myndigheter att få utskick dagligen av inskickad fil. I prisbilagan, bilaga 1, prissätts två utskick per vecka, med lagring av filer däremellan, men anbudsgivaren skall ha kapacitet att leverera utskick och utskrift med tätare intervaller, och även dagligen måndag-fredag, om upphandlande myndighet så önskar. Daglig utskick innebär att anbudsgivaren emottar fil/filer dagen före utskicket, till överenskommet klockslag. Med andra ord tas filer emot dag ett och utskick sker dag två. Daglig utskick avser främst fakturor i pappersform. Anbudsgivaren skall även kunna - erbjuda utskick av autogiro och elektroniska fakturor via internetbank eller eget affärssystem - utifrån en fil, med märkta fakturor i autogiro, elektroniska fakturor och pappersfakturor, kunna dela upp de olika formaten så att bara en fil behöver skickas per tillfälle, trots att filen innehåller både elektroniska utskick och pappersutskick - erbjuda minst två (2) kundspecifika fält per utskrift (faktura eller annan försändelse) - erbjuda arkivering av fakturabild. I Fritextrutan nedan skall anbudsgivaren beskriva hur kraven i denna upphandling uppfylls avseende utskriftstjänster, med hänsyn tagen till att upphandlande myndigheter har olika i ovan nämnda system som filer skickas ifrån, och i ovan nämnda varierande filformat som ska bearbetas. Beskrivningen skall omfatta följande: - mottagande av filer för bearbetning - utskick av autogiro, - utskick av elektronisk faktura med två (2) kundspecifika fält per faktura, - utskrift och utskick av försändelser i pappersform, - kvittens, löpande under processen - arkivering av fakturabild, - kuvertering, - sortering I beskrivningen skall anbudsgivaren tydligt ange vilka system anbudsgivaren kan arbeta mot och vilka filformat anbudsgivaren kan ta emot för bearbetning, även vad gäller elektronisk faktura och banker och eget affärssystem. Beskrivningen skall vara kopplat till uppfyllandet av i ovan nämnda krav avseende utskriftstjänster. Utskrivet: :00 Sida 16 av 21

17 I beskrivningen skall anbudsgivaren ange hur denne praktiskt hanterar utskick per dag och utskick med intervaller, med lagring av filer däremellan, samt hur delning elektroniska/pappersutskick delas upp vid en och samma fil. I beskrivningen skall anbudsgivaren ange senaste inlämningstid för planerade utskick som skall ske dagen efter att fil erhålls för bearbetning, särskilt vad gäller fakturor, men även för andra försändelser så som bilagor. Anbudsgivaren kan även i beskrivningen ange hur denne hanterar så kallade akuta utskrift d v s utskrift som ej planerats men som måste skickas dagen efter, gällande både fakturor och övriga försändelser. Se gärna Bilaga exempel fakturor och Bilaga exempel försändelser. Beskrivningen kan lämnas som bilaga som bifogas anbudet. I så fall måste bilagans namn och ett eventuellt bilaganummer anges i Fritextrutan nedan. Uppfyller obligatoriska kraven i ovan avseende utförande av utskriftstjänster (/ svar) Beskrivning av anbudsgivarens utförande av utskriftstjänster, enligt i ovan angivet: (Fritextsvar) Uppfyller anbudsgivaren de obligatoriska kraven avseende utförande av utskriftstjänster, enligt ovan angivet? (/ svar) Krav på Mellandistribution Upphandlande myndigheter har distributionsavtal med ramavtalsleverantörer, antingen via Postförmedling 2010, eller genom egna genomförda upphandlingar av distribution. För att dessa upphandlande myndigheter ska kunna avropa utskriftstjänster, behöver dessa så kallad mellandistribution där kuverterade utskick skickas till den ramavtalsleverantör som den upphandlande myndigheten anlitar för sin distribution för A-respektive B-post. Vad gäller de upphandlande myndigheter som deltar i Postförmedling 2010, framkommer det i bilaga 6, Undantagna upphandlande myndigheter vilka distributörer som dessa upphandlande myndigheter anlitar. Vad gäller övriga upphandlande myndigheter är inte aktuella distributörer kartlagda, utan det åligger upphandlande myndighet att informera anbudsgivaren om detta vid avrop. Detta gäller även om annan distributör används, än den som anges i bilaga 6. Anbudsgivaren skall därför kunna erbjuda så kallad mellandistribution av kuverterade utskick mellan anbudsgivaren och den leverantör som den upphandlande myndigheten anlitar för sin distribution. Mellandistribution avser endast kuverterade pappersutskick. Om mellandistribution önskas av den upphandlande myndigheten, skall anbudsgivaren och den upphandlande myndigheten komma överens om en rutin avseende hur denna mellandistribution skall genomföras, samt kostnaden för detta. Upphandlande myndighet skall förse anbudsgivaren med information för att denne snarast möjligt efter Utskrivet: :00 Sida 17 av 21

18 avrop ska komma igång med mellandistribution. Tiden för uppstart av mellandistribution skall omfattas av tiden för uppstart av utskriftstjänster, om ej annat överenskommits mellan parterna. Se Leveransvillkor i bilaga 3, Ramavtall Utskriftstjänster Den praktiska hanteringen avseende mellandistribution mellan parterna skall beskrivas i avropsavtalet. Accepterar villkoren och uppfyller krav enligt ovan avseende mellandistribution (/ svar) Krav avseende kuvertering, streckkod och logo Anbudsgivaren skall kunna erbjuda olika storlek på kuvert, med eller utan fönster, efter önskemål från den upphandlande myndigheten. Som huvudregel gäller dock att storlek C4 skall användas vid kuvertering. Har upphandlande myndighet idag ett löpande ramavtal med en annan leverantör för tryckning av kuvert med streckkod och/eller logo, skall anbudsgivaren kunna ta emot och använda dessa förtryckta kuvert i sin verksamhet vid kuvertering. Anbudsgivaren och den upphandlande myndigheten skall komma överens om en rutin avseende hur sådan hantering avseende färdigtryckta kuvert skall hanteras. Har upphandlande myndighet ett gällande ramavtal avseende färdigtryckta kuvert, skall anbudsgivaren erbjuda en prisreducering för utebliven kuvertkostnad. I prisbilagan, bilaga 1, skall anbudsgivaren ange en sådan prisreducering. Har inte upphandlande myndighet avtal avseende tryckning av kuvert med streckkod och/eller logo, skall anbudsgivaren kunna erbjuda en sådan tjänst. Detta förutsätter att anbudsgivaren har tecknat avtal med leverantör av streckkod. Anbudsgivaren och den upphandlande myndigheten skall även i detta fall vid avrop av optionen komma överens om hanteringen av kuvert med streckkod och/eller logo. Detta skall regleras i avropsavtalet. Kravet på tjänst av streckkod gäller från avtalstecknandet. Accepterar och uppfyller obligatoriska krav enligt ovan avseende kuvertering, streckkod och logo (/ svar) Krav på täckningsgrad tryck Anbudsgivaren skall kunna erbjuda täckningsgrad på 5%-10%. Se gärna bilaga Exempel fakturor och bilaga Exempel försändelser. Priser för eventuella täckningsgrader utöver 10% skall överenskommas vid avrop och anges i avropsavtalet. Accepterar och uppfylles obligatoriska krav avseende täckningsgrad (/ svar) Utskrivet: :00 Sida 18 av 21

19 Krav på utförande avseende Optionen Upphandlande myndigheter använder idag olika leverantörer för att distribuera elektroniska försändelser och försändelser i pappersform. 136 stycken av dessa upphandlande myndigheter deltar i ramavtalet Postförmedling 2010, vilket innebär att dessa anlitar i bilaga 6 angivna leverantörer för sin distribution. Dessa, i bilaga 6 angivna upphandlande myndigheter, kommer inte att kunna avropa optionen i Utskriftstjänster 2011, då parallella avtal ej är tillåtna. Övriga upphandlande myndigheter har avtalade distributörer, med varierande längd på distributionsavtal. Dessa upphandlande myndigheter kan avropa optionen efter att deras aktuella avtal gått ut. Optionen avseende distribution (porto) skall kunna erbjudas de upphandlande myndigheter som avropar denna option, med i ovan angivna undantag. Optionen omfattar endast pappersförsändelser. Optionen skall kunna erbjudas från avtalstecknandet och omfatta de i punkt angivna anbudsområden. Anbudsgivaren skall i Fritextrutan nedan beskriva hur anbudsgivarens distribution är uppbyggt/kommer att vara uppbyggt tills avtalstecknandet. I beskrivningen skall anbudsgivaren även beskriva hur denne uppfyller kravet på den så kallade mellandistributionen enligt Beskrivning i ovan kan lämnas som bilaga. I så fall måste bilagans namn och eller nummer anges i fältet nedan, vid Fritextsvar. Obligatoriska kraven avseende utförande av option uppfylles/kommer att uppfyllas (/ svar) Beskrivning av hur anbudsgivarens distribution är uppbyggt, enligt ovan angivet: (Fritextsvar) Uppfyller anbudsgivaren obligatoriska kraven på utförande av optionen, enligt ovan angivet? (/ svar) Krav på portooptimering vid option Portot står för en stor del av kostnaden i samband med distribution. Anbudsgivaren skall kunna erbjuda portooptimering för att på så sätt minska upphandlande myndigheternas portokostnader. Vid portooptimering beräknas den billigaste fördelningen baserat på sändningens geografi, antalet brev, brevens vikt och storlek samt postoparatörens täckning för de utdelningsdagar breven skall anlända. På detta sätt erhålls bättre priser vid större sändningar och möjlighet till samdistribution, samkuvertering, samsortering och möjlighet till att skicka flera dokument till samma mottagare i samma kuvert. Portooptimering kan även omfatta ihopslagning av filer som ska till utskick under bestämda tidpunkter. Detta kräver att anbudsgivaran har system som klarar av detta. Tidsperiod för ihopslagning av olika dokument, för exempelvis massutskick eller för vissa förutbestämda, återkommande specialutskick, kan variera beroende på vilken typ av dokumant det gäller, och avse exempelvis en tidsperiod från timmar till en månad. Utskrivet: :00 Sida 19 av 21

20 I Fritextrutan nedan skall anbudsgivaren beskriva hur dennes portooptimering ser ut och vad denne erbjuder vad gäller portooptimering. Om anbudsgivaren erbjuder ihopslagning av filer enligt ovan angivet, skall anbudsgivaren ange detta i beskrivningen samt de tidsramar denne erbjuder vid ihopslagning. Anbudsgivaren skall erbjuda portooptimering. Kostnadsreducering genom portooptimering skall överenskommas mellan parter vid avrop av optionen och anges i avropsavtalet. I prisredovisningen av optionen skall en viss portooptimering ingå, se Uppfyller obligatoriska kravet på portooptimering (/ svar) Beskrivning av anbudsgivarens portooptimering: (Fritextsvar) Uppfyller anbudsgivaren det obligatoriska kravet på portooptimering, med beskrivning? (/ svar) Krav angivelse avseende underleverantör Anbudsgivare får tillgodoräkna sig kapacitet från underleverantör/underleverantörer för att uppfylla kraven i denna upphandling. Anbudsgivaren skall dock ansvara för underleverantörens arbete som för eget arbete. Om anbudsgivare anlitar underleverantör/underleverantörer, skall denne i Fritextrutan nedan ange JA, samt namn och organisationsnummer på den/de underlevarantör/underleverantörer som anlitas. Om anbudsgivare anlitar underleverantör, skall anbudsgivaren i nedan även ange hur stor del av kontraktet som kan komma att läggas på underleverantör. Om anbudsgivaren inte kommer att anlita underleverantör, skall anbudsgivaren ange detta i Fritextrutan nedan. Anlitar underleverantör- JA eller NEJ skall anges. Om JA, skall namn och organisationsnummer anges på underleverantör/underleverentörer, samt andel av kontraktet: (Fritextsvar) Uppfyller anbudsgivaren obligatoriska krav enligt ovan avseende underleverantör? (/ svar) 3.3. Krav på kvalitetsarbete Krav på kvalitetsarbete SKI är mån om att upphandlande myndigheter som avropar från tecknade ramavtal erhåller tjänster med så hög kvalitet som möjligt. SKI bedömer därför kvalitetsarbete med uppföljning av brister i tjänstens utförande vara mycket viktig del i ett väl fungerande samarbete med ramavtalsleverantörer. Anbudsgivare skall ha ett dokumenterat kvalitetsledningssystem samt arbeta kontinuerligt med kvalitetsuppföljning. Anbudsgivaren skall i anbudet ange om företaget är certifierat enligt ISO 9001:2008 eller likvärdigt, eller har ett eget utvecklat kvalitetsledningssystem. Utskrivet: :00 Sida 20 av 21

21 Anbudsgivarens skall i Fritextrutan nedan utförligt beskriva sitt kvalitetsarbete. Beskrivning kan lämnas som bilaga. I så fall måste bilagans namn och eventuellt bilaganummer anges i fältet nedan, i Fritextrutan. Har anbudsgivaren certifiering enligt ISO 9001:2008 eller likvärdigt, skall kopia på detta bifogas anbudet. Obligatoriska kravet avseende kvalitetsarbete uppfylls och beskrivning av kvalitetsarbete anges i nedan (/ svar) Beskrivning av kvalitetsarbete: (Fritextsvar) Uppfyller anbudsgivaren ovanstående obligatoriska krav avseende kvalitetsarbete, även gällande eventuellt intyg som ska ha bifogats? (/ svar) Utskrivet: :00 Sida 21 av 21