UMEÅ KOMMUN Granskning av internkontroll av vikarieanskaffning

Transkript

1 Kommunrevisorerna granskar UMEÅ KOMMUN Granskning av internkontroll av vikarieanskaffning

2 Innehåll... 1 Innehåll...2 Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte och revisionsfrågor Ansvarig nämnd Revisionskriterier Metod Beskrivning av vikarieanskaffning Budget Uppdaterad uppdragsplan Genomförandeplan Kvalitetsdeklaration Bemanningscentrum Rekrytering av vikarier Vikarieanskaffning till skolorna Organisering för vikarieanskaffning Vikariebehov Observationer vid skolorna Kontroller Uppföljning och utvärdering Uppföljning och resultat Svar på revisionsfrågorna och slutsatser Sammanfattande bedömning Rekommendationer

3 Sammanfattning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Umeå kommun har EY granskat internkontrollen av vikarieanskaffning. Syftet är att bedöma om nämnder med ansvar för utbildning och skolverksamhet säkerställer en fungerande vikarieanskaffningsprocess och har en ändamålsenlig intern kontroll över vikarieanskaffningen. Bemanningscentrum har ändamålsenliga kontroller och ett ändamålsenligt systemstöd vad gäller vikarieanskaffning. Bemanningscentrum har kontroller gällande den externt upphandlade vikarieleverantören och dessa planeras att följas upp under december. Det finns dock inte någon tydlig överenskommelse och/eller ansvarsfördelning mellan Bemanningscentrum och skolnämnderna om hur vikarieanskaffningsprocessen ska se ut och det finns ingen kommungemensam bestämmelse för hur skolorna själva ska organisera sin vikarieanskaffning. Det saknas även tydliga leveranskrav av vad Bemanningscentrum förväntas leverera till skolorna. Otydlighet i roller och kontrollfunktion, gör att det finns en risk att grundbemanningen förstärks med vikarier. Att det finns flera tillvägagångsätt att anställa vikarier och att de kan anställas både via Bemanningscentrum och direkt via skolorna gör nämnderna inte säkerställt att vikarieanskaffningsprocessen fungerar tillfredsställande. Vi ser positivt på att det finns en tillsatt referensgrupp som ska arbeta med dessa frågor. Vi betonar att det är av vikt att detta arbete mynnar ut i ett konkret beslut i respektive ansvarig nämnd. Då en del av vikarieanskaffningen görs ute på skolorna, används Bemanningscentrums systemkontroller inte fullt ut, vilket förutsätter att en del av kontrollerna flyttas till skolorna. Att skolor och lärare själva kan beställa och hantera vikarier, ökar vikten av att rektor/förskolechef i sitt uppdrag har kontroll över hela vikarieanskaffningsprocessen. Vi ger följande rekommendationer: Skolnämnderna bör tydliggöra vikarieanskaffningsprocessen och i detta samverka med Kommunstyrelsens personalutskott för att uppnå en tydlighet i Bemanningscentrums roll kontra verksamhetens 3

4 1. Inledning 1.1. Bakgrund Inom Umeå kommun finns stora verksamheter med återkommande behov av vikarier. I detta innefattas en mängd olika verksamheter med ett extra behov av korttidsvikarier och tillfälliga resursförstärkningar. Kommunen har valt att organisera anskaffandet av vikarier via Bemanningscentrum (Korttidsbemanning). Bemanningscentrum anställer vikarier och fördelar ut dessa till verksamheter med behov. Inom för-, grund- och gymnasieskolan kallas vikarier in när den ordinarie läraren inte kan genomföra sin undervisning, på grund av sjukdom, resa etc. En stor mängd vikarier sätts in i skolverksamheten varje år, för att eleverna ska få en god kvalitet och kontinuitet i sin utbildning. Vid de fall kommunens Bemanningscentrum inte har några tillgängliga vikarier kontaktar Bemanningscentrum, om enheten med vikariebehovet godkänner det, den upphandlade externa vikarieförmedlaren Kompetensnätverket. Skolenheter kontaktar inte själva Kompetensnätverket. Enligt Kommunallag (1991:800) 6 kap 7 ansvarar nämnden för att inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt och de föreskrifter som gäller för verksamheten. Nämnden ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. För att säkerställa skolans kvalitet, elevens måluppfyllelse och en ekonomi i balans är det viktigt att vikarieanskaffningsprocessen fungerar väl. Revisorerna har i sin riskbedömning identifierat en risk i att de skolansvariga nämnderna inte fullt ut säkerställt en fungerande process för vikarieanskaffningen Syfte och revisionsfrågor Syftet med granskningen är att bedöma om nämnder med ansvar för utbildning och skolverksamhet säkerställer en fungerande vikarieanskaffningsprocess och har en ändamålsenlig intern kontroll över vikarieanskaffningen. Följande revisionsfrågor besvaras i granskningen: 1. Finns rutiner, styrdokument och beslutade riktlinjer för vikarieanskaffning? 2. Finns ett ändamålsenligt systemstöd för att säkerställa en god intern kontroll? 3. Görs uppföljning och utvärdering av vikarieanskaffningsprocessen och vidtas åtgärder vid behov? 4. Hur följer och redovisar nämnden de kostnader som uppstår vid vikarieanskaffning? 5. I vilken omfattning täcker Bemanningscentrum skolornas behov av vikarier? 6. Med vilken leveranssäkerhet förser Bemanningscentrum skolorna med vikarier? 4

5 1.3. Ansvarig nämnd Granskningen omfattar Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden, För- och grundskolenämnden, de tre kommundelsnämnderna samt kommunstyrelsen Revisionskriterier Med revisionskriterier avses bedömningsgrunder som används i granskningen för analyser, slutsatser och bedömningar. Revisionskriterierna kan hämtas ifrån lagar och förarbeten eller interna regelverk, policyer och fullmäktigebeslut. I denna granskning utgörs de huvudsakliga revisionskriterierna av: Kommunallag (1991:900) Kap 6, 6-7 Skollag (2010:800) Förordningar, läroplaner, programmål samt eventuella andra lokala dokument beslutade av fullmäktige Metod Granskningen har genomförts i form av dokumentgranskning, intervjuer med nyckelpersoner inom förvaltningen, däribland nyckelpersoner vid fem skolor, fördelat på förskola, grundskola och gymnasieskola samt olika geografiska områden inom kommunen. Intervjuer har genomförts med nyckelpersoner vid Bemanningscentrum. 5

6 2. Beskrivning av vikarieanskaffning 2.1. Budget Uppdaterad uppdragsplan Vikariehanteringen ska vara ett av fokusområdena för för förskola och pedagogisk omsorg samt grundskola, barnomsorg och grundsärskola. Under perioden ska samverkan mellan bemanningscentrum och berörda verksamheter förbättras. Detta för att uppnå en bättre arbetsmiljö och en effektivare verksamhet. Kommunstyrelsens personalutskott anger i uppdragsplanen att bemanning och vikarieanskaffning, såväl inom områdena Unga och Vuxna, måste förbättras utifrån de krav som ställs i skollagen. För Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden finns inga särskilda skrivelser om vikarieanskaffning, men nämnden reglerar i uppdragsplanen att den under perioden ska säkerställa framtida kompetensförsörjning i skolans olika professioner Genomförandeplan I genomförandeplanen beskrivs att det systematiska kvalitetsarbetet ska ge underlag för att löpande analysera likvärdigheten i förutsättningar, arbetsprocesser och verksamheterna i kommunen som helhet. Förbättringsarbetet ska koncentreras till att utveckla de förutsättningar och arbetsprocesser som leder till ökad måluppfyllelse. För förskola och pedagogisk omsorg samt grundskola, skolbarnomsorg och grundsärskola nämns bland annat behörighetsinventering, för en bättre personalplanering, samt utveckling av bemanning och arbetsorganisation för att bli en mer attraktiv arbetsgivare. Vikarier benämns som kommunens framtida rekryteringsbas, vilket enligt planen kommer kräva bättre kontinuitet och anställningsvillkor för vikarierna. I genomförandeplanen upprepas att samverkan mellan bemanningscentrum och berörda verksamheter ska förbättras. Gymnasie- och vuxenutbildningen anger att verksamheten kontinuerligt ska verka för att Umeå kommun ska vara en attraktiv arbetsgivare samt att kompetensinventering ska möjliggöra rekryteringar för att förstärka prioriterade områden Kvalitetsdeklaration Enligt personalfunktionens kvalitetsdeklaration arbetar funktionen med att tillgodose Umeå kommuns behov av professionellt stöd inom arbetsgivarens ansvarsområde. Bland annat har funktionen som uppdrag att bidra till att kommunen ska vara en attraktiv arbetsgivare och stödja kommunens verksamheter så de kan skapa goda resultat och nå sina mål. I Personalfunktionens avdelning Rekrytering och kompetens kvalitetsdeklaration anges att de arbetar för att på bästa sätt tillgodose kommunens behov av professionellt stöd inom området kompetensförsörjning. Bland annat ansvarar Rekrytering och kompetens för samordning av personalbehov, att stötta verksamheterna för-, grund- och gymnasieskola i skolornas uppdrag att klara sin korttidsbemanning samt att följa upp deras verksamheters särskilda behov och skapa utrymme för ständiga förbättringar. 6

7 2.4. Bemanningscentrum Personalfunktionen ligger under kommunstyrelsens personalutskott och är uppdelad i ett flertal områden; rekrytering och kompetens, arbetsmiljö och hälsa, lön och pension, förhandling och arbetsrätt, utveckling och ledarskap och telefonsupport Personal direkt. Personalfunktionen är upprättad som en stödfunktion till kommunens kärnverksamheter med uppdrag att i första hand stötta verksamheterna utifrån deras behov. Bemanningscentrum (även kallad Korttidsbemanning) är placerad inom avdelningen Rekrytering och kompetens och stöttar i dagsläget för-, grund- och gymnasieskolor, måltidsservice samt vård och omsorg. I uppdraget ingår att boka och hänvisa vikarier ut till skolenheterna. I uppdraget ingår även att rekrytera vikarier vilket inkluderar att göra urval, intervjua, ta referenser och anställa vikarier. De ger kommunövergripande information till vikarier, går igenom ansökan, examensbevis och intyg och kontrollerar LAS-tid. De kontrollerar även registerutdrag från Rikspolisstyrelsen för bland annat vikarier inom förskola, grundskola och fritidshem. Utifrån ovanstående samt vikariens utbildning och erfarenhet lämnar de en rekommendation på lönesättning Rekrytering av vikarier Bemanningscentrum har en rutin för rekrytering av personalbehov upp till fjorton dagar (korttidsbemanning). Rutinerna beskriver hela processen från det att en ansökan inkommer till ett slutlig beslut. Den ansökande ska i ett första steg passera ett antal urvalskriterier (t.ex arbetslivserfarenhet, utbildningsnivå). Passeras det första steget kontrolleras LAS och anställningshistorik i Umeå kommun. Efter intervjuer med den sökande och referenstagning bedömer Bemanningscentrum om kandidaten är lämplig som vikarie och begär därefter in giltiga intyg (t.ex utdrag ur polisregister), utan giltiga intyg kan en vikarie inte bokas. Ett registerutdrag får vara högst ett år gammalt. Vid vikarieanskaffning utanför bemanningscentrum ska enheten ha tydliga rutiner för kontroll av registerutdrag och det är förskolechef och rektorns ansvar att denna rutin fungerar. Därefter läggs vikarierna in i kommunens system och vikarien lägger själv in sina tillgängliga tider i en kalender i Bemanningscentrums system, som Bemanningscentrum använder för att boka vikarien till de skolor som efterfrågar vikarier. Bemanningscentrums rutinbeskrivning för personalbehov i för- och grundskolan upp till fjorton dagar (korttidsbemanning) beskriver hela processen från uppstått vikariebehov till av vikarien utfört arbete. Rutinbeskrivningarna beskriver även hur beställning via extern vikarieförmedlare (Kompetensnätverket) ska genomföras. I övriga frågor som uppkommer använder Bemanningscentrum personalfunktionens övergripande riktlinjer för rekryteringar. 3. Vikarieanskaffning till skolorna 3.1. Organisering för vikarieanskaffning Organiseringen av vikarieanskaffningen ute på skolenheterna varierar från skola till skola. Det finns ingen kommungemensam bestämmelse om vem som får eller kan beställa vikarier. Utifrån våra intervjuer kan vi se tre olika modeller för vikarieanskaffning. Den ena är att arbetslaget på morgonen gemensamt stämmer av hur sjukfrånvaron ser ut och utifrån detta 7

8 fördelar om bemanningen lokalt och i vid behov ringer in en vikarie. Antingen via Bemanningscentrum eller via sina egna interna listor. En andra modell är att skolan har en vikariesamordnare. Denna person hanterar allt administrativt i vikarieanskaffningen och är den person som har kontakt både med bemanningscentrum och direkt med vikarierna. Den tredje modellen är att frånvarande/sjuka lärare själva ringer in vikarier antingen direkt eller via Bemanningscentrum. I kommunen finns det två vikariepooler avsedda för förskolor. En på Hagaskolan och en i Sävar. Syftet med dessa är att få en kontinuitet av vilka vikarier som används i verksamheten och att effektivisera användandet av vikarier. Vikarierna i dessa pooler kan endast bokas via poolen, vilket möjliggjort en tydligare uppföljning av hur vikariebehovet ser ut. Enligt personalchefen för unga kommer vikariepooler sannolikt bli ett permanent arbetssätt i kommunen. Det förekommer även att skolor anställer så kallade husvikarier. Detta är en förstärkning av personalbemanningen och används för att lättare garantera tillgången på personal. De skolor som använder husvikarier uppger att husvikarierna är konstant uppbokade. När en ansökan inkommer till bemanningscentrum genomförs en kvalitetsgranskning. Från och med hösten 2014 används ett nytt system med inbyggda kontroller och bevakningsmöjligheter. Systemet hindrar t.ex. att vikarier utan aktuellt polisregisterutdrag bokas. Bemanningscentrum ska, när en skolenhet uppger ett vikariebehov, matcha kvalitet och kompetens mot vad verksamheten efterfrågar. Enligt Bemanningscentrums rutiner garanterar de att deras förmedlade vikarier inom bl.a. för- och grundskolan har ett giltigt polisregisterutdrag. Bemanningscentrum har som uppgift att sköta korttidsbemanningen för hela för- och grundskolan och idag arbetar tre personer med det dagliga arbetet. Vid granskningens tidpunkt fanns ca 380 vikarier registrerade i bemanningscentrums vikariebank och de intervjuar ca 40 personer i månaden Vikariebehov Enligt personalchefen för Unga är bristen på befintliga vikarier ett stort problem. Umeå kommun likväl som andra skolhuvudmän har en utmaning i att locka människor till att vikariera inom skolan. Till detta ska läggas att det är färre och färre personer som söker till lärarutbildningen i Sverige som helhet. Konkurrensen ökar om kompetensen överlag. Umeå kommun har kontakt med Umeå universitet och tar emot praktikanter från lärarhögskolan. Studerande vid universitetet och lärarhögskolan specifikt är en rekryteringsbas för vikarier. Samtliga intervjuade förskolechefer och rektorer uppger att behovet av vikarier är betydligt större än tillgängliga vikarier Ansvarsfördelning Företrädare för Bemanningscentrum upplever att flertalet av de vikarier som förmedlas till skolorna inte återkommer till Bemanningscentrum. Detta på grund av att skolenheterna därefter ringer direkt till vikarien, utan att gå via bemanningscentrum. Vikarierna står kvar i bemanningscentrums vikariebank, men är då i praktiken inte tillgänglig. Personal vid bemanningscentrum uppger att många vikarier som är registrerade i vikariebanken har andra jobb eller är upptagna på annat sätt. 8

9 Utifrån en översyn som Bemanningscentrum själva genomfört stärks ovanstående bild av att skolorna själva kontaktar vikarier. Vid översynen jämfördes det inkomna vikariebehovet mot den timlön som betalats ut till vikarier i kommunen. Resultatet visade på att ca femtio procent av timlönerna låg utanför de vikarier som efterfrågats hos Bemanningscentrum. Bemanningscentrum arbetar i dagsläget för att stärka synsättet om en-väg-in som vikarie. En väg in är politiskt beslutat och uppdraget ligger hos personalfunktionens personaldirektör. Personal vid bemanningscentrum upplever att det blir bättre årligen, men att det finns tydliga förbättringsmöjligheter. I dagsläget finns ingen tydlig överenskommelse mellan Bemanningscentrum och skolnämnderna avseende både synsättet en väg in, Bemanningscentrums ansvarsområde och vilken servicenivå Bemanningscentrum förväntas leverera. Bemanningscentrum får även in samtal om bland annat problem med semesterbemanning. Även för detta område saknas en överenskommelse, avseende vilken typ av frånvaro Bemanningscentrum förväntas täcka. Personalen på bemanningscentrum upplever att en avsaknad av en överenskommelse, kombinerat med att skolan har höga förväntningar på leverans, är problematiskt. Personalchefen för unga efterlyser också en överenskommelse mellan Bemanningscentrum och skolnämnderna vad gäller förväntningar och kravbild för vikariehanteringen. I en sådan överenskommelse anser personalchefen för unga att det även ska framgå hur och i vilken omfattning Bemanningscentrum ska täcka skolornas behov av vikarier och vem som har rätt att beställa vikarier. Vid intervjun framkommer även att det finns en målsättning att tidsrapportering framöver ska ligga hos Bemanningscentrum i datasystemet. Under hösten 2014 kommer en referensgrupp med skolområdeschefer, rektorer och förskolechefer att bildas. Bemanningscentrum har tagit fram ett förslag till överenskommelse som ska behandlas i denna grupp. I referensgruppen kommer även frågan om delegation för beställning av vikarier och vikariesamordning behandlas. Enligt chefen för bemanningscentrum uppgår antalet utbetalda timmar till vikarier på förskolor till ca 120 årsarbetare, vilket upplevs stärka behovet av en referensgrupp för att utveckla/effektivisera vikarieanskaffningen. Personal vid Bemanningscentrum upplever att skolor med en vikariesamordnare fungerar bättre än de utan. Kommunikationskanalerna mellan bemanningscentrum och skolorna blir färre och lärare behöver inte spendera tid på att anskaffa vikarier. När personal själva ringer ut vikarier kan det upplevas som ej överblickbart och skolan tappar kontrollen över vikariesamordningen Observationer vid skolorna Kontroll och uppföljning vid skolorna De skolenheter vi intervjuat och som själva ringer in vikarier utanför bemanningscentrum uppger att de begär in polisregisterutdrag för de vikarier som arbetar i verksamheten. Det är upp till varje rektor och förskolechef att rutinen för utdrag ur polisregister fungerar. Vissa använder även kommunens egna mallar för bekräftelse om sekretess m.m. Några av de intervjuade rektorerna och förskolecheferna uppger att de använder pensionerade lärare eller släkt till personalen som vikarier. Kontroller av t.ex. LAS-tider försvinner då skolorna själva ringer ut vikarier, men vid intervjuer på skolorna uppges detta inte vara något större problem. Bemanningscentrum ser endast när en person passerar gränsen för LAS-tid och meddelar då den skolenhet som senast anställt personen. 9

10 För vikarier som används utanför bemanningscentrum är det upp till varje skola att föra listor på vilka vikarier som används i verksamheten. Detta genomförs i varierande utsträckning Återkoppling och kontakt med Bemanningscentrum Många chefer uppger att de återkopplar till bemanningscentrum vid de fall vikarien inte bedöms vara lämplig eller kompetent nog att arbeta på skolenheten. Det uppges inte vara lika vanligt att skolorna rapporterar in de vikarier som upplevs som kompetenta. Denna information sparar bemanningscentrum för att möjliggöra en överblick av kvalitén på de vikarier de skickar ut. I intervjuer med både rektorer, förskolechefer och skolområdeschefer framkommer att det inte finns några tydliga riktlinjer, om hur och när återkoppling till bemanningscentrum ska ske gällande vikarier. Däremot betonar Bemanningscentrum att det är av stor vikt att verksamheten återkopplar vikariernas lämplighet, för att den anställde får en chans att förbättra och utveckla sig som anställd. Vissa rektorer uppger att det finns en bristande återkoppling från Bemanningscentrum till skolenheten. Detta dock enbart på de skolor som inte har en vikariesamordnare. Några av de intervjuade rektorerna uppger att de hänvisar vikarier till Bemanningscentrum. De uppger även att det förekommer att vikarierna sedan återkopplar till rektor att de på ett eller annat sätt inte får jobb via bemanningscentrum. Detta trots att det uppges finnas en stor brist på tillgängliga vikarier. Detta är dock inget vi i vår granskning kan verifiera, men en tydligare överenskommelse mellan skolan och Bemanningscentrum kan eventuellt minska dessa oklarheter. Vi har även fått en bild av att rektorer och förskolechefer kan ge vikarierna mer information om hur bemanningscentrum och deras rekryteringsprocess fungerar. Detta för att klargöra vad som förväntas av vikarierna när de kontaktar bemanningscentrum. Enligt personal på Bemanningscentrum, finns möjligheten för rektorer och förskolechefer att kontakta bemanningscentrum och personligen rekommendera en vikarie. Skolorna blir alltid tillfrågade om de, vid de fall bemanningscentrum inte har några tillgängliga vikarier, vill använda en extern vikarieleverantör (Kompetensnätverket). I intervjuer med rektorer och förskolechefer anges att de ofta väljer att vara utan vikarie framför att anställa via Kompetensnätverket. Några rektorer och förskolechefer uppger att de under hösten 2014 inte använt Bemanningscentrum, då de upplevt att de inte har några tillgängliga vikarier att skicka ut Tidsrapportering En vikarie som arbetat på en skolenhet fyller i en tidrapport. Tidrapporten ska signeras av rektor eller förskolechef innan den skickas till personalfunktionens löneavdelning. Hur tidrapporterna kontrolleras skiljer sig en aning mellan skolenheter. För att en tidrapport ska vara giltig ska vikarien ange vilken person den vikarierat för. Detta är upp till respektive chef att kontrollera om den ordinarie personalen varit sjukanmäld. Detta genomförs i varierande utsträckning och det finns ingen koppling mellan systemen för lön och systemen för vikarieanskaffning. Det finns ingen systematisk kontroll som säkerställer att den ordinarie personalen verkligen är sjukanmäld när en vikarie kallas in. Detta är upp till respektive rektor/förskolechef att kontrollera, vilket vi vid intervjuerna uppfattar att det inte alltid genomförs och det kan upplevas som svårt att som rektor veta om vikarien verkligen varit på plats. 10

11 Vid intervjun med personalchefen framkommer att det finns en önskan att frånvaro- och tidsrapportering framöver ska ligga hos Bemanningscentrum i lönesystemet. På skolor med vikariesamordnare finns en tydligare kontroll av tidsrapporterna. En av vikariesamordnarna uppger att de, i lönesystemet Heroma, alltid stämmer av om den person vikarien vikarierat för varit sjukanmäld eller anmält frånvaro. Vikarier som inhyrs via Kompetensnätverket kostnadsförs som tillfälligt inhyrd personal. Rektorerna uppger att de månatligen följer budget och hur stora vikariekostnader de har. Kostnaden för vikarier (timkostnad) har ett enskilt baskonto Specifika observationer för gymnasiet Nedan beskrivs några situationer där gymnasieskolorna skiljer sig åt från för- och grundskolan. Likt för för- och grundskolan finns det en brist på tillgängliga lärare. Däremot upplever gymnasiet inte att problemet är lika stort som för för- och grundskolan. Detta bland annat med tanke på att det finns ett liknande antal lärarstudenter för båda områdena, men färre antal gymnasieskolor. Enligt de vi intervjuat angående vikarieanskaffning till gymnasiet används Bemanningscentrum i en låg utsträckning och de har istället egna vikariesamordnare. Vikariesamordnaren har en egen vikarielista och utgår från denna när lärare rapporterar in om ett vikariebehov. Vikariesamordnaren kontrollerar vikariernas tidrapporter och är den som skickar dessa till lönesupport. På tidrapporterna ska det framgå vilken lärare som vikarierats för och inom vilket ämne vikarien vikarierat i. Vikariesamordnaren jämför tidrapporterna mot de personer som ringts in och sparar schemat för vikarien. Enligt en administrativ chef på en gymnasieenhet möjliggör en lokal vikariesamordnare en större möjlighet att underlätta för vikarien när denne kommer till skolan. Detta genom t.ex. att visa lokalerna, ge ut planering och läromedel för dagen etc. När lärare beställer vikarier via vikariesamordnaren, är det vikariesamordnaren som sjukanmäler läraren. Detta för att minska risken att en lärare är hemma med ordinarie lön vid sjukdom. För lärare som själva ringer direkt till vikarier eller ringer andra lärare på skolan finns inte denna kontroll. De personer vi intervjuat avseende vikarieanskaffningen till gymnasiet upplever att det saknas en tydlig överenskommelse mellan gymnasieskolan och bemanningscentrum Kontroller Personalfunktionen arbetar med digitala kartor som beskriver t.ex. rekryteringsprocessen och det löpande arbetet med bokning av vikarier. I verktyget kan användaren klicka på en delprocess och sedan få fram de rutiner/checklistor som hänger ihop med delprocessen. Bemanningscentrums chef uppger att enheten står inför att göra om många rutiner för att anpassa dem efter de verksamheter de stödjer. Rutinerna ska täcka både Vård och omsorg samt för-, grund-, och gymnasieskolan, men med vissa anpassningar till respektive område. Bemanningscentrum använder systemet Timecare Pool. Personalfunktionen är kvalitetscertifierade enligt ISO.. På personalfunktionen finns utsedda kvalitetssamordnare. Personalfunktionen har ett nytt digitalt system för beställning av vikarier. I detta finns möjligheter att effekti- 11

12 visera hanteringen genom att t.ex. ersätta telefonbeställningar med sms-beställningar. Smsbeställningar av vikarier används idag inom Vård och omsorg, men ännu inte inom skolan. Personal vid bemanningscentrum uppger att detta kan minska den tid som läggs på att ringa till vikarier och skolor och därigenom effektivisera vikariehanteringen. Än så länge är ett sådant system inte budgeterat för. Att vikarier kontaktas utanför Bemanningscentrum uppges medföra ett antal komplikationer. Dels så tappar bemanningscentrum sin möjlighet att själva kontrollera LAS-tider och polisregisterutdrag och detta ansvar faller istället på rektor eller förskolechef. De uppger även att vikarier som en gång anskaffats via bemanningscentrum anses vara godkända, men när skolenheterna själva ringer in vikarien, försvinner bemanningscentrums kontrollfunktion. Det finns alltså ingen tydlig kontrollfunktion för korttidsbemanning, som bokas utanför bemanningscentrum. Enligt bemanningscentrums chef medför detta ett stort ansvar på att cheferna vid skolenheterna utnyttjar bemanningscentrum eller har en god egen intern kontroll. Bemanningscentrum är en stödfunktion och har inte uppdrag att ifrågasätta om personal själva ringer ut vikarier. Personalfunktionen är ISO-certifierad och genomför internrevision utifrån kvalitetskrav uppställda enligt ISO. Internrevisionen genomförs av personal utanför reviderad verksamhet. Internrevisionen fokuserar på befintliga rutiner och kontrollerar hur väl de efterlevs. Enligt personalchefen för unga ska vikarieanskaffningen kontrolleras av skolenhetens chef, men chefer med flera enheter kan ha svårigheter att utöva denna kontroll. Förskolechefer och rektorer ska kontrollera utbetalda löner mot deras ordinarie personals schema/interna listor. Detta delvis för att säkerställa att lön betalas ut till rätt person, vilket kan vara svårt när det finns ett stort antal vikarier, men även för att säkerställa att vikarien varit på plats och att den person vikarien vikarierar för är/var sjukanmäld eller anmält frånvaro. Det finns ingen kontroll som säkerställer att så är fallet. En målsättning är att cheferna utser personer på enheterna som har rättighet att ringa efter vikarier (där vikariesamordnare inte finns) samt att Bemanningscentrum själva ska hantera registrering av sjukfrånvaro när ett vikariebehov inkommer Kontroller av upphandlad extern leverantör av vikarier Bemanningscentrum har kontinuerliga träffar med Kompetensnätverket och genomför stickprov på ett antal vikarier, för vilka Kompetensnätverket måste presentera giltiga polisregisterutdrag. Eftersom det finns en brist på behöriga lärare att ta in som korttidsvikarier ställer Bemanningscentrum inga specifika krav på behörighet gentemot leverantören, då det kan innebära att de står helt utan vikarier. Kompetensnätverket har en incidentrapport som skolorna/förskolorna får om någon incident inträffar. I underlaget till upphandlingen finns skrivet att Kompetensnätverket har en referensgrupp som består av representanter från skolverksamheten. Vad referensgruppens arbete består i planerar Bemanningscentrum att få återkoppling på vid nästa träff med Kompetensnätverket. Bemanningscentrum har vid tillfället för granskningen inte fått resultatet på den utvärderingsenkät på hur verksamheten upplever kvalitén/leveransen från Kompetensnätverket. Även detta planerar Bemanningscentrum begära in vid kommande träff Uppföljning och utvärdering I kommunens beslutsstödsystem sammanställs volymen på inkomna ärenden och hur många av dessa som bemanningscentrum löser. Dessa skickas sedan till personaldirektören som använder underlaget i tertial- och årsrapporterna. 12

13 Rekrytering och kompetens har i sin kvalitetsdeklaration slagit fast att de vill ha återkoppling om de inte lever upp till sina förväntningar. Synpunkter, beröm, klagomål eller förslag kan lämnas till medarbetare inom Rekrytering och kompetens eller via kommunens förslags- och avvikelsehanteringssystem. Personalutskottet får en personalredovisning från Personalfunktionen vid tertial ett, två och vid årsbokslut. Vid ett antal av Personalutskottets sammanträden presenterar Personalfunktionen information om korttidsbemanningens omfattning och återkopplar frågor om vikariehantering och kompetensförsörjning. På För- och grundskolenämndens och Gymnasie- och vuxenutbildningsnämndens sammanträden finns alltid en punkt för respektive skoldirektör att informera om aktuella ärenden. Vid behov informeras om olika frågor inom personalområdet. För- och grundskolenämnden har bl a haft uppe frågor rörande korttidsfrånvaro, timvikariekostnader och information om vikariepooler. Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden har inte protokollfört att vikarieanskaffningsfrågor behandlats under 2013 eller Utöver ovanstående frågor behandlas korttidsbemanning i nämndernas verksamhetsuppföljning och årsbokslut. Bemanningscentrum har även ett förslag på att centralisera hanteringen av vikariernas tidsrapporter. Detta för att öka kontrollmöjligheterna och att minska risken med att vikarier rapporterar in felaktig tid. I dagsläget uppger Bemanningscentrums chef att det är svårt att överblicka hur många vikarier som egentligen behövs för att täcka kommunens vikariebehov Lönesupport Gällande personalekonomi ansvarar Personalfunktionens avdelning Lönesupport för att sammanställa månadsvisa uppföljningar på verksamhetsnivå, sammanställa tertialrapporter på kommunnivå, tillhandahålla personalstatistik och sammanställa årlig personalredovisning. Dessa sammanställningar presenteras i Personalfunktionens personalrapporter, som Personalutskottet tar del av Uppföljning och resultat Nedan presenteras sammanställd statistik över utbetalda vikarietimmar, antal vikarier och antal timmar per vikarie. Uppdelningen är gjord mellan förskola och övriga lärare. År 2014 Förskola Lärare Månad Timmar Personer Tim/person Timmar Personer Tim/person Januari Februari Mars April Maj Juni Totalt Enligt uppgift löser Bemanningscentrum ca 85% av de vikarieförfrågningar de får från skolorna. I detta är även vikarier utskickade via den externa vikarieleverantören inräknade. 13

14 Inkomna vikarieförfrågningar från skolorna är inte att likställa med det totala vikariebehovet i kommunen. Personal vid bemanningscentrum uppger att det totala behovet av vikarier är svårt att räkna på, då en stor andel av vikarierna beställs utanför Bemanningscentrum. Under perioden juni-november 2014 har 561 ansökningar inkommit till Bemanningscentrum. Av dessa har 320 kandidater kallats till intervju och 242 av dessa har kommit och blivit intervjuade, lönesatta utifrån betyg och erfarenhet samt fått information och tillgång till kalenderfunktionen. Hos Bemanningscentrum finns 154 korttidsvikarier som är aktuella för arbete och som har möjlighet att lägga tillgänglig tid i kalenderfunktionen. Av de personer som blivit intervjuade av Bemanningscentrum är det idag 33 personer som inte har giltigt polisregisterutdrag och därför inte används av Bemanningscentrum tills de uppvisar ett nytt godkänt polisregisterutdrag. Hos Bemanningscentrum finns även 55 personer som i dagsläget inte är tillgängliga för arbete. Vid intervjuer med rektorer och förskolechefer framställs en bild av att vikarier som hänvisas till Bemanningscentrum faller bort i urvalsprocessen utan att bli kallade till intervjuer och blir utan möjlighet att jobba som vikarie. Den statistik vi erhållit visar att det inkommer ett stort antal ansökningar, men även att ett antal ansökande inte finns tillgängliga. Vad detta beror på är oklart, men att de faller bort i Bemanningscentrums hantering/process kan vi inte styrka. Bemanningscentrum anger att det finns personer som blivit hänvisade av förskolechefer eller rektorer att söka korttidsvikariat hos Bemanningscentrum men som aldrig inkommit med någon ansökan. Vid gallring av kompetens hos de som sökt och vill jobba som lärare ställer Bemanningscentrum krav på att de som ska kallas till intervju har en pågående lärarutbildning eller kunskapskrav i ämnen som gör att de kan bli aktuella. När det gäller vikarier till förskolorna så ställs krav på utbildning eller erfarenhet. Bemanningscentrum gallrar även ut de personer som fått rekommendationer från förskolechef eller rektor. 4. Svar på revisionsfrågorna och slutsatser Revisionsfråga 1 Finns rutiner, styrdokument och beslutade riktlinjer för vikarieanskaffning? Svar Ja, Bemanningscentrum har flertalet rutiner och riktlinjer vad gäller hantering och rekrytering av vikarier inom för-, grund- och gymnasieskolor. Det finns dock ingen tydlig överenskommelse mellan bemanningscentrum och skolnämnderna. Det finns ett synsätt om En väg in, men organiseringen av vikarieanskaffningen varierar mellan skolorna och det finns ingen tydlig kommungemensam bestämmelse för hur detta ska organiseras. Det saknas en enhetlig kommunövergripande rutin som gäller hur beställning av vikarier ska ske, för att följa principen En väg in. 14

15 2 Finns ett ändamålsenligt systemstöd för att säkerställa en god intern kontroll? 3 Görs uppföljning och utvärdering av vikarieanskaffningsprocessen och vidtas åtgärder vid behov? 4 Hur följer och redovisar nämnden de kostnader som uppstår vid vikarieanskaffning? 5 I vilken omfattning täcker Bemanningscentrum skolornas behov av vikarier? 6 Med vilken leveranssäkerhet förser Bemanningscentrum skolorna med vikarier? På Personalfunktionen finns system för att vikariehantering, sjukanmälan/frånvaro och tidrapportering. De har även system för att kontrollera olika registerutdrag och LAS-tider. Då en andel av vikarieanskaffningen sker ute på skolorna används detta system inte fullt ut, vilket förflyttar en del av kontrollerna till skolorna. Skolorna har inget systemstöd i sina kontroller, ansvaret ligger istället på att varje rektor eller förskolechef genomför dessa kontroller. Detta gäller både kontroller av polisregisterutdrag, LAS-tider men även kontroller av att vikarien verkligen utfört arbete på den skolenhet tidsrapporten signeras och en kontrollfunktion av att personal som vikarien ersätter är anmäld som sjuk/frånvarande i lönesystemet. Det finns vissa kontroller av den upphandlade leverantören för vikarieanskaffning, men vid tidpunkten granskningen var resultatet av dessa inte tillgängligt. Vikarieanskaffningsprocessen följs upp vid Personalutskottets sammanträden och vid För- och grundskolenämndens sammanträden. Kommunen har tillsatt en referensgrupp som ska behandla organiseringen av vikarieanskaffningen, med avseende på hur vikarieanskaffningsprocessen kan förbättras. De kostnader som uppstår vid vikarieanskaffning följs i Personalfunktionens personalredovisning. Vikariekostnaderna har presenterats vid Personalutskottet och För- och grundskolenämndens sammanträden. Bemanningscentrum bedömer att de leverarar vikarier till ca 85% av inkomna vikarieförfrågningar. Detta är inte att likställa med det totala vikariebehovet i kommunen, då skolorna själva kontaktar en stor del av vikarierna. Bemanningscentrum levererar i genomsnitt ca 85% av inkomna ärenden. Det finns inga uppställda krav på leveranssäkerhet eller krav på leveransnivåer Sammanfattande bedömning Syftet med granskningen är att bedöma om nämnder med ansvar för utbildning och skolverksamhet säkerställer en fungerande vikarieanskaffningsprocess och har en ändamålsenlig intern kontroll över vikarieanskaffningen. Bemanningscentrum har ändamålsenliga kontroller och ett ändamålsenligt systemstöd vad gäller vikarieanskaffning. Bemanningscentrum har kontroller gällande den externt upphandlade vikarieleverantören och dessa planeras att följas upp under december. Det finns dock inte någon tydlig överenskommelse och/eller ansvarsfördelning mellan Bemanningscentrum och skolnämnderna om hur vikarieanskaffningsprocessen ska se ut och 15

16 det finns ingen kommungemensam bestämmelse för hur skolorna själva ska organisera sin vikarieanskaffning. Det saknas även tydliga leveranskrav av vad Bemanningscentrum förväntas leverera till skolorna. Otydlighet i roller och kontrollfunktion, gör att det finns en risk att grundbemanningen förstärks med vikarier. Att det finns flera tillvägagångsätt att anställa vikarier och att de kan anställas både via Bemanningscentrum och direkt via skolorna gör nämnderna inte säkerställt att vikarieanskaffningsprocessen fungerar tillfredsställande. Vi ser positivt på att det finns en tillsatt referensgrupp som ska arbeta med dessa frågor. Vi betonar att det är av vikt att detta arbete mynnar ut i ett konkret beslut i respektive ansvarig nämnd. Då en del av vikarieanskaffningen görs ute på skolorna, används Bemanningscentrums systemkontroller inte fullt ut, vilket förutsätter att en del av kontrollerna flyttas till skolorna. Att skolor och lärare själva kan beställa och hantera vikarier, ökar vikten av att rektor/förskolechef i sitt uppdrag har kontroll över hela vikarieanskaffningsprocessen Rekommendationer Vi ger följande rekommendationer Skolnämnderna bör tydliggöra vikarieanskaffningsprocessen och i detta samverka med Kommunstyrelsens personalutskott för att uppnå en tydlighet i Bemanningscentrums roll kontra verksamheternas. Umeå Malin W Blom Auktoriserad revisor Certifierad kommunal revisor Johan Lundmark Verksamhetsrevisor 16