Rutiner vid begäran om registerutdrag

Transkript

1 Rutiner vid begäran om registerutdrag Följande rutiner gäller i det fall ett barns vårdnadshavare begär information om de uppgifter som finns lagrade på barnet i Basta. 1. Vårdnadshavaren informeras av BVC om att han/hon har rätt att få ett registerutdrag men att det inte kan göras på BVC utan kommer att skickas till vårdnadshavaren per post från Barnhälsovårdens länsavdelning i Uppsala. Till registerutdraget kommer att bifogas en anvisning som förklarar innehållet. Det är av vikt att BVC försäkrar sig om att den som ska ta emot registerutdraget verkligen är vårdnadshavare till barnet. 2. Om vårdnadshavaren har frågor angående registerutdraget som inte kan besvaras på BVC skall föräldern hänvisas att kontakta Barnhälsovårdens länsavdelning i Uppsala på telefon (ass.), (systemadministratör) eller (barnhälsovårdsöverläkare). 3. BVC beställer därefter registerutdraget från Barnhälsovårdens länsavdelning och anger barnets fullständiga personnummer och namn samt adress dit utdraget skall sändas. Adressen skall vara en i BVC-journalen införd adress. Om beställningen sker muntligt skall personnummer och namn kontrolläsas av mottagaren på Barnhälsovårdens länsavdelning och bekräftas av BVC. 4. Barnhälsovårdens länsavdelning gör utdrag från Basta på aktuellt barn med en årsblankett per år för samtliga år som barnet varit infört i Basta. 5. Till utskrifterna bifogas anvisningen Till dig förälder

2 Till dig förälder Du har begärt ett utdrag för ditt barn ur Barnhälsovårdens hälsoregister, Basta. I Basta samlas verksamhets- och hälsodata på barn folkbokförda i Uppsala län. Dessa data samlas in för att möjliggöra kvalitetsuppföljning av verksamheten samt för att kunna dimensionera personaloch andra resurser. Vissa data åligger det landstinget att redovisa till centrala myndigheter, t.ex. vaccinationsdata och uppgifter om amning. Systemet kan endast nås från landstingets nätverk och av personer verksamma där med speciell behörighet. Behöriga att använda systemet är sjuksköterskor på BVC. Det är dock endast den BVC där ditt barn är inskrivet som har tillgång till data på just ditt barn. Barnhälsovårdens länsavdelning i Uppsala, som ansvarar för systemet, har tillgång till alla data. Statistiken insamlas per individ men vid sammanställning avidentifieras alla data. Frågor kring registret besvaras av vårdutvecklare Margaretha Magnusson tel eller systemadministratör Thomas Wallby tel , Barnhälsovårdens länsavdelning, Akademiska sjukhuset, Uppsala. Bifogat denna handledning finns registerblanketter för de år under vilka statistiska data lagrats för ditt barn, en blankett för varje kalenderår. Blanketten är indelad i 17 sektioner, numrerade 1 till 17. Vissa data återkommer på flera årsblanketter som t.ex. uppgifter om vaccinationer och barnsjukdomar. Syftet med denna handledning är att förklara de data som finns på blanketterna. Förklaringarna nedan följer sektionsnumreringen på blanketten. 1. Kallad, ej deltagit. Data om BVC inte haft någon som helst kontakt med barnet. Det kan gälla ett barn som BVC inte får kontakt med trots aktiva försök eller ett barn vars föräldrar väljer att inte delta i BVCverksamheten. Det kan också gälla ett barn som finns i BVC:s distrikt men som ej besökt BVC under året beroende på att detta inte varit aktuellt. Ej anträffbar Ett barn som hör till en BVC men som BVC inte fått kontakt med trots kallelser. Annan kontroll Ett barn som hör till en BVC men som kontrollerats på något annat sätt t ex av privatläkare eller på barnklinik eller går på en BVC utanför länet. Övrigt Ett barn som hör till en BVC men som av annan anledning än ovan inte kunnat kontrolleras, t ex att föräldrarna avböjt kontakt eller att barnet vistas utomlands. Inga data från detta år Ett barn som inte besökt BVC under året pga att det tillhör en ålderskategori som normalt inte är aktuell för någon undersökning eller vaccination, t ex en tvååring eller ett barn som börjar skolan under året. 2. Besök BVC mottagning. Data ang. besök på BVC-mottagning. Besök markeras med månadens nummer, t.ex. juli = 7. Besök hos sjuksköterska fylls i på rad 1-3, hos läkare på rad 4-6 beroende på typ av läkare. ST-läkare som har BVC under handledning statistikförs som Annan läkare. Alla besök hos konsultbarnläkare statistikförs under barnläkare. Då barnet besöker läkare på BVC ska även ett besök hos sjuksköterska statistikföras i de fall då sjuksköterskan självständigt utför någon

3 bedömning, beslut eller behandling. Då läkare utfärdar recept på BVC utan att barnet är närvarande statistikförs detta som ett besök. 3. Telefonkontakt. Data ang. telefonkontakt angående barnet oavsett om BVC blir uppringd eller själv ringer upp. Telefonkontakt angående barnet med annan än föräldrarna fyller BVC också i här. Telefonkontakten ska för att statistikföras vara av sådan karaktär att den leder till en notering i barnets journal. Telefonkontakt markeras med månadens nummer, t.ex. juli = 7. Eftersom det är ovanligt att annan än sjuksköterskan ringer eller blir uppringd finns här endast personalkategorin Sjuksköterska. 4. Besök i hemmet. Data ang. hembesök hos barnet. Hembesök markeras med månadens nummer, t.ex. juli = 7. Besök i förskolan som medför en anteckning i journalen registreras här. 5. Deltagit i föräldragrupp Data ang. om föräldrarna deltar i föräldragrupp. Anges på rad "Moder ensam", "Fader ensam" eller "Båda föräldrarna" beroende på vad som gäller i det aktuella fallet. Deltagande markeras med månadens nummer, t.ex. juli = 7. Om en förälder önskar väga, mäta eller tala enskilt om barnet i samband med ett föräldragruppsbesök skall detta även statistikföras som ett besök i sektion 2. Om föräldrar till ett tvillingpar deltar i föräldragrupp noteras detta endast på den ena tvillingens blankett. 6. Givna vaccinationer. Alla vaccinationer som barnet får fylls i här. Difteri/tetanus, Kikhosta, Polio och Hib markeras som fyra separata vaccinationer även om de ges som en kombinationsvaccination. Vaccinationer markeras med månadens nummer, t ex juli = 7. Första dosen av ett vaccin fylls i på första raden (1:a), andra dosen på andra raden (2:a) osv. Sätt ett kryss på raden "Tackat nej" om föräldrarna helt avböjt en viss typ av vaccination. När barnet är nyfött, tas ställning till om barnet är ett riskbarn för att få tuberkulos och i rutan "BCG-indikation" anges Ja eller Nej. Samma sak gäller för kryss i rutan Hep B-indikation om barnet är riskbarn för Hepatit B eller inte. 7. Språk, hörsel, syn. Frågan om Språk och tal 3 år fylls i för alla 3-åringar. Frågan om Hörseltest 4 år respektive Syntest 4 år besvaras för alla 4-åringar. Om barnet genomgått screeningen skall frågan Genomfört besvaras med Ja. Därefter ska frågan Utfall besvaras med Ja eller Nej. Med utfall menas att undersökningsresultatet leder till remiss eller konsultation. Om barnet inte genomgått screeningen lämnas tomt i rutan Utfall. Istället besvaras frågan Ej genomfört. Kontrolleras på annat sätt. Om anledningen till att barnet inte genomgått screeningundersökningen är att barnet redan är under behandling eller att barnet kontrollerat aktuell funktion hos annan vårdgivare besvaras frågan med Ja. I annat fall med Nej. 8. Remisser och konsultationer. Om man skickar en remiss på barnet till någon specialist eller konsulterar specialist på annat sätt fylls det i här. Dels om besöket är ett ordinarie (O), t ex 4-årskontroll, eller ett extra besök (E), dels månadens nummer, t.ex. juli = 7. Specialistkategorierna är ordnade i bokstavsordning.

4 9. Barnsjukdomar. Data ang. om barnet haft någon barnsjukdom. Årtal skrivs med en siffra fr.o.m. år 2000 = 0, 2001 = 1 osv. Det är tillåtet att utelämna månadsnummer. 10. Långvariga hälsoproblem Här fylls i om barnet har något hälsoproblem som bedöms vara av betydelse för barnets utveckling under det närmaste året. Hälsoproblemet ska anges med kryss i rutan för aktuell diagnosgrupp. 11. Föräldrar röker dagligen Data ang. om mor respektive far röker dagligen. Om det är osäkert hur det förhåller sig sätts ett kryss i ruta "?". Denna fråga ställs till föräldrarna två gånger under barnets första år, i samband med hembesök vid barnets födelse samt vid 10-månaderskontrollen. 12. Tillväxtdata Längd och vikt anges för barn som undersöks vid 18 månaders, 3, 4 och 5 års ålder. För att uppgiften ska accepteras ska mätningen vara utförd inom intervallet +/- 2 månader till respektive ålder. För t.ex. en 3-åring blir mätningen accepterad om den är utförd då barnet är mellan 2 år och10 månader och 3 år och 2 månader. 13. Föräldrautbildning. Om föräldrarna erbjudits delta i föräldragrupp sätts du ett kryss i ruta "Erbjuden" oavsett om föräldrarna sedan deltar eller ej. 14. Hem från BB. Här fylls i vilken dag barnet skrevs ut från BB. Fylls i med en till två siffror upp till dag 14. Födelsedagen är alltid dag 0. Om barnet legat några dagar på barnkliniken räknas det som BB-dagar. Skulle barnet av någon anledning legat kvar på BB längre än t o m dag 14 skrivs istället Första barn. Om barnet är moderns första barn sätts ett kryss i ruta "Ja". OBS att det är fråga om moderns barn i detta fall. Fader kan alltså ha barn sedan tidigare. Om familjen adopterar ett barn markeras i ruta "Ja" om det är adoptivmammans första barn. Har adoptivmamman egna eller adopterade barn sedan tidigare markeras "Nej". 16. Amning. Data ang. hur barnet ammades vid de sex nyckelåldrarna: 1:a veckan, 2, 4, 6, 10, och 12 månaders ålder. Definitioner: Enbart ammade - Barn som har fått enbart bröstmjölk samt vitaminer eller läkemedel (t.ex. AD-vitamin). Delvis ammade - Barn som förutom bröstmjölk även har fått modersmjölksersättning, välling eller annan kost. Ej ammade - Barn som inte har fått bröstmjölk överhuvudtaget eller slutat amma. För varje nyckelålder markerar du en av rutorna "Ammat enbart", "Ammat delvis", "Ej ammat / Slutat amma" eller "Uppgift saknas".

5 17. Allergi. Om barnet hör till gruppen Hög risk för allergi, dvs där båda föräldrarna eller en förälder + ett syskon har eller har haft en mångårig behandlingskrävande allergi kryssas Ja i rutan Hög allergirisk. Annars Nej. 18. Tolkbehov Om barnet har behov av tolk i kontakterna med BVC ändras det för ifyllda Nej till Ja. Uppgiften skall fyllas i på nytt för varje verksamhetsår. 19. EPDS Om modern erbjudits EPDS-screening skall frågan besvaras med Ja, annars med Nej. Sektionen skall fyllas i för alla barn under nyföddhetsåret.