Rapport nr 2. Arbetsmöte Varuflöde Land & Strand. Verksamhetsbeskrivning NordanSmak

Transkript

1 Rapport nr Arbetsmöte Varuflöde Land & Strand Mikael Eliasson från ServiceCemtrum Övre Bygden, Thor Karlsson Bryggan ek. för. i Piteå och Gunnel Mörtlund från Coommpanion mötte upp i Pålänge tillsammans med Gunilla Häggström, Federico Cuellar och Per Holmqvist från NordanSmak/ Bonders Ekolivs. Träffen är en första möjlighet för NordanSmak att tillsammans med blivande samarbetspartners arbeta fram ett system för hur varuflöde och omlastning kan få en praktisk tillämpning. R edan till lunch, onsdagen 16 januari var deltagarna beredda på att efter en utmärkt köttfärslimpa på ren och älgfärs, starta dagens arbete. För att få grepp om varufödet utifrån en Leverantörs synvinkel hade Per och Federico gjort en skiss som låg till grund för eftermiddagens diskussioner. (Bild 1) Verksamhetsbeskrivning NordanSmak Per och Federico berättar om ett förslag hur de lokalt producerade varorna ska ta sig från Leverantören fram till Omlastningscentral. Det finns flera alternativ, dels i NordanSmaks regi, dels om Leverantören själv, eller någon Underentreprenör, kan ansvara för den transporten. Där är det också viktigt att den ansvarige även garanterar att eventuell Kylkedja inte bryts. Hur Omlastningscentralen ska fungera kommer upp på en egen punkt under eftermiddagen så diskussionen kom att gå vidare med hur utlämningen till Kunderna kan se ut. Det finns flera alternativ, varav ett där kunden själv hämtar varorna vid Omlastningscentralen, ett där externt placerade utlämningsställen finns vid större Hämtpunkter typ arbetsplatser, byagårdar och liknande. Men det ska också gå att, att mot ersättning, få varorna hemkörda till porten. Utkörningen ska utföras efter en optimerad slinga och enligt tidtabell, så att kunden kan möta upp för att ta emot sina varor. Thor från Bryggan tycker inte att det ska var möjligt att lämna varorna utan kontroll på farstukvisten eftersom det då är oklart vem som i dessa fall ansvarar för att inget händer med varorna. För att förenkla pengaflödet och för att säkra ekonomin ska det endast gå att betala varorna i förväg över webben. Därför har Jan Andersson webbyggaren, Per Holmqvist och Federico Cuellar tagit kontakt med företaget Payer, som tillhandahåller betalningsfunktioner med kort, internetbank, telefonbetalning och betalning över SMS. (forts. sid 3)

2 Bild 1 Leverantör NordanSmaks web-butik Kund Omlastningscentral Leverantör - Ompackning Kund - Orderhantering Leverantör - Rutt-läggning Kund 4 Leverantör Kund 6 1 LEVERANTÖRSINGÅNG. För att använda NordanSmak som försäljningskanal anmäler den Lokale Leverantören sig som Ny Leverantör under Login-funktionen på Därefter ordnar NordanSmak en plats i butiken för, av leverantören anmälda varor. Leverantören kan själv se hur försäljningen fortskrider med hjälp av en egen inloggnings-kod. Avtal skrivs mellan Leverantören och Nordansmak där det regleras villkor, ansvar och åtaganden, reklamationer, betalningsvillkor, tvist etc. NordanSmak hämtar varorna hos Leverantörerna eller så ansvarar Leverantören själv att dennes varor kommer till omlastningscentralen. Transportören ansvarar för att eventuell kylkedja är obruten fram till Omlastningscentralen. 2 OMLASTNINGSCENTRAL. I varje marknadsområde / kommun finns en Omlastningscentral dit varorna anländer på leveransdagens förmiddag. Där ompackas varorna till lådor i enlighet med kundernas beställningar. Omlastningscentralen och distributionen övervakas och samordnas av Nordansmak medan ompackning och transporter till kund kan utföras i egen regi eller av lokal samarbetspartner. 3 HÄMTPUNKT. Kundernas varor levereras i hygeiniska returlådor samma eftermiddag till hämtpunkter. Där uppger kunderna sitt namn och får sin låda. Hämtpunkterna förläggs nära bostad/arbete. Väljer Kunden att få varorna hemtransporterade betalar kunden extra för detta.

3 4 KUNDINGÅNG. NordanSmak är öppen för alla kunder. Kunden, som första gången loggar in som Ny kund, kan vid ett och samma tillfälle handla Lokalproducerat, Långväga Eko och Rättvisemärkt. Kunden betalar frakten från Omlastningsplatsen. Fraktpriset är vikt-, och avståndsberoende och räknas ut automatiskt vid Web-butikens kassa. Varor och fraktkostnader måste betalas On-Line med kort, telefon, SMS före beställningen blir en order 5 WEB-BUTIKEN. Nordansmak ägs och administeras av Bondersbyns Ekologiska Lanthandel ek. för. Nordansmak är navet som samordnar handeln och utvecklar funktionerna och rekryterar nya kunder och leverantörer. Nordansmak tar en på förväg överenskommen provision på varje försäljning som görs och betalar Leverantören inom 15 dagar efter leverans. 6 ÅTERKOPPLING. Leverantören ska kunna få synpunkter på sina produkter från kunderna genom NordanSmak. Leverantören ska också kunna testa idéer på nya produkter direkt hos kunderna. Leverantören kan också få synpunkter på produkterna direkt i hemsidans recensionsforum. (forts. från sid 1) Mikael Eliasson bläddrar snabbt igenom avtalet som Payer skickat ut och reflekterar över att Payers avgift för transaktionerna verkar vara stor. Samtidigt är en On-Line betalning en förutsättning för att web-handeln, och därför ska vi kolla upp om det finns billigare och lika bra alternativ. Thor tror att det också ska finnas ett alternativ att kunna betala vid varans överlämnande till kunden. Det kan vara nödvändigt att ha detta som ett sista möjligt alternativ. Problemet med detta är att vi får en oönskad hantering av kontanter, samt att NordanSmak inte har fått betalat i förskott, med möjlig kreditförlust som följd. Vi vill dock styra det flesta betalningarna till On-Line -funktionen för att förenkla penningflödet. NordanSmak ansvarar ju för att inom 10 dagar betala både underentreprenörer och leverantörer och då kan det bli nödvändigt med checkkrediter för att fullgöra dessa överenskommelser. Web-Butikens funktioner De flesta av butikens funktioner är nu på plats. Det går att registrera Nya Leverantörer och Nya Produkter. Leverantörerna kan nu också Lägga in sina produkter själva under Logga In -länken uppe i höger hörn. Det går också att presentera Leverantörerna på två sätt med klickbara länkar, dels från inne i butiken, dels från en speciell rubrik i vänstermarginalen på öppningssidan. Det går också för kunderna att Recensera sina tidigare köp. Hur forumet för Leverantörernas produktutveckling i dialog med kunderna, eller kundernas förslag till nya produkter ska se ut, får vänta till en efterfrågan på den funktionen uppstår. För att få en basförsäljning och för att introducera nyinkomna produkter ska det gå att prenumera på en Lokal Veckolåda, där NordanSmak till ett fast pris levererar ett varierat utbud av populära och nya produkter veckovis.

4 Certifiering Regional Matkultur Gunnel Mörtlund från Coompanion berättar om en Certifiering för Den Lokala Matkulturen i EU och som vuxit fram med början i Skåne och Bornholm. Gunnel förklarar hur Regional matkultur och turism kan samverka för att utveckla det lokala näringslivet. Genom att erbjuda upplevelser kopplade till småskalig livsmedelsproduktion på landsbygdens så kan det utveckla regionala företag. Det var syftet med Interreg IIIC-projektet Culinary Heritage. Projektet Culinary Heritage startade våren Huvudfinansiär var EU. Nätverket Regional Matkultur bildades 1995 och har i dag medlemmar i 20 regioner runt om i Europa. Det är möjligt för NordanSmak att ansluta sig till denna Certifiering men Coompanion eller någon annan regional aktör måste först ansluta regionen till Culinary Heritage. För mer information: Omlastningscentraler och Logistik NordanSmaks varuflöde kan delas in i fem olika moment. 1. Huvudansvaret för verksamheten och affärsutvecklingen ligger hos NordanSmak och dess Web-butik. finansieras med Procentpåslag? 2. Leverantören kan vara ett stort eller litet befintligt Livsmedelsföretag. Det kan också vara NordanSmak som i egen regi tar fram och producerar efterfrågade produkter, eller sk. Småskuttare som hyr in sig hos något BolagsBolag för att göra hobbyproduktionen affärsmässig. Varans inköpsvärde. 3. Transportör från Leverantör till Omlastningscentral. Procentpåslag? 4. Omlastningscentral. Procentpåslag? 5. Transportör från Omlastningscentral ut till Kund. Procentpåslag? Alla dessa steg har sina specifika kostnader som måste ersättas genom priset på varan och betalas av kunden. Hur procent- eller kronpåslaget ska sättas i de olika leden måste arbetas fram med vissa risker för de inblandade. Med öppen redovisning och genom att prova sig fram kan det optimerade påslaget räknas ut. Procentpåslaget bör också vara tidsbegränsat och ska omförhandlas kontinuerligt då detta är avhängit av varans värde och verksamhetens omfattning. Stora/ små volymer och många / få kunder på en rutt medför minskade/ ökade leveranskostnader per enhet och detta bör relativt omgående visa sig i minskade/ ökade påslag i varuflödets olika delar. Hela diskussionen om Omlastningscentraler kom att bli ur Bryggans perspektiv i Piteå, eftersom Thor deltog på arbetsmötet. För Bryggan gäller att de förutom att vara Leverantör av bland annat Smörgåstårtor också kan vara en komplett underentreprenör med allt från hämtning hos Leverantör Omlastning till utkörning till Hämtpunkt och Kund. Thor hade en hel del frågeställningar som: Kylkedjan kylklampar, kylanläggning på Omlastningscentralen Lådsystem och pant samt rengöring av lådor Hur prissätter vi transporterna och de olika arbetsmomenten Hur ofta ska det vara leveranser och hur sker överlämningen till kund

5 Vad händer om inte kunden möter upp vid överlämnigen Ska det finnas en minsta order och hur stor är den i så fall? Betalning On-Line eller vid överlämnandet Var sker kontrollen av varornas kvalité och hur är de förpackade Hur garanterar vi att hela kedjan med NordanSmak, Leverantörerna och Underentreprenörerna håller kvalitétsnivån, och vilka utbildas och hur går vidareutbildningen i Livsmedelssäkerhet till Hur gör vi med Småskuttare som inte har F-skattsedel Under en stor del av eftermiddagen diskuterades dessa för affärsverksamheten grundläggande utmaningar. Allt eftersom tiden gick så gick lösningen mot att vi bör ha Bryggan och Sericecentrum i Övre Bygden med som en viktiga samarbetspartners för att reda ut frågeställningarna i verkligheten. Vi beslutade att frågeställningarna ska ligga till grund de fortsatta kontakterna NordanSmak Bryggan Servicecentrum Övre Bygden. Men först måste både Bryggan och Servicecentrum förankra ett sådant samarbete i sina respektive organisationer. NordanTorget.se Eftersom det kan ta en tid att bygga upp det lokala nätet av mindre och medelstora Leverantörer kan NordanSmak försöka få igång ett samarbete med exempelvis Matproducenter i Norr. Det går då att snabbt får in lokala varor i web-butiken. Dessa större lokala producenters varor ska då säljas i en egen web-butik och ligga under fliken NordanTorget. (Se bild 2!) Bild 2 NordanSmaks web-butik Fliken: NordanTorget Brödprodukter Charkprodukter Fiskprodukter Dryck, Bär & Grönt Mejeriprodukter Omlastningscentral - Ompackning - Orderhantering Långväga Eko Rättvisemärkt Kommuner Landstinget Dagligvaruhandeln Den Varulösa Lanthandeln Restauranger Caféer Företag Familjer

6 Den Varulösa Lanthandeln Resten av onsdagens eftermiddag och kväll ägnades åt samarbetet med Den befintliga Lanthandeln utifrån ÖvreBygdens synvinkel. I det optimala alternativet skulle Handlarn i Vitvattnet kunna vara både transportör från Leverantörer in till Omlastningscentral, Omlastningscentral i Kalix kommun, samt transportör ut till slutkund. Mikael Eliasson måste dock först förankra samarbetet med NordanSmak i sin styrelse för att kunna diskutera färdigt koncept. Om Handlarn och Servicecentrum i ÖvreBygden blir totalentreprenör för Kalix marknadsområde har det en hel del fördelar. Det viktigaste är att det finns det ett humankapital som brinner för bygden och den ideologi som ligger bakom Servicecentrum liknar NordanSmaks. Men det finns också en färdig infrastruktur med befintliga transporter, Livsmedelsutrymmen och en samlingslokal för manuell besällning och för att kunderna ska kunna hämta sina varor på sitt gamla vanliga ställe. Det är också relativt enkelt för Servicecentrum att serva andra byaföreningar som vill fungera som hämtpunkter eller som filial i den Varulösa Lanthandeln. Pricinciplösningen för en Varulös Lanthandel kan se ut som beskrivs nedan med utgångspunkt i ett pilotförsök i Övre Bygden: 1. Den nuvarande butiken kan minska sitt nuvarande färskvarusortiment. 2. Färskvarorna levereras en till två gånger i veckan. (Mycket färska - direkt från producent till kund - utan mellanlagring i butiken) 3. Datorvana kunder i området beställer sina varor över NordanSmaks webbutik. Varorna levereras till Handlarn i Övre Bygden och avhämtas och betalas där. Eller betalas i förskott över NordanSmaks betalfunktion. 4. Ej datorvana kunder kan ringa in (under telefontid) sin beställning och en expedit skriver in beställningen direkt i web-butiken. Varorna levereras till Handlarn i Övre Bygden och avhämtas och betalas där. 5. En sällskapssugen kund ska också kunna gå in i butiken för att beställa sina varor på Butikens dator. En ovan användare kan antingen gå kurs för att lära sig, eller få hjälp med beställningen. Varorna levereras till butiken veckovis (alternantivt två gånger/vecka) där de avhämtas. Möjlighet att snacka lite, köpa en kopp kaffe och lite go doppa ska finnas vid båda besökstillfällena. 6. Kalix kommun kan, tillsammans med Servicecentrum i Övre Bygden ordna en stor del av den kommersiella servicen i ett större område över NordanSmaks web-butik. Detta uppdrag för Servicecentrum kan utvidgas genom att byaföreningar bildar mindre och lokala Varulösa Lanthandels -filialer i bygdegårdar i sina byar. Dessa nyttjar NordanSmaks web-butik som verktyg för sina beställningar och Servicecentrum som leveranatör. Om Servicecentrum fungerar som aktör i ett pilotförsök, kan därefter intresserade lanthandlare runt om i Kalix, Norrbotten (Sverige) med hjälp av NordanSmaks web-butik bygga upp liknande verksamhet runt sina respektive butiker.

7 Hållbar Redovisning Under sen onsdagskväll anlände Roine Karlsson från Coompanion och Håkan Björk från CB Support Norden. Vi tackade också Gunnel Mörtlund och Gunnilla Häggström för deras medverkan under onsdagen eftersom de måste åka hem. Håkan och Roine fortsatte diskussionen tillsammans med Thor, Mikael, Per och Federico till långt fram på natten med att försöka hitta praktiska lösningar på Logistik och omlastning. Nästa morgon, tidigt - före frukost - görs en genomgång av gårdagens diskussioner för de nyanlända Kassör-Ann-Mari Andersson och Anna Häggström, båda från styrelsen i Bondersbyns Ekologiska Lanthandel som är projektägare av NordanSmak. Gårdagens diskussioner fortsatte fram till Håkan tog över scenen och presenterade sitt förslag för NordanSmaks Hållbara 1 Redovisning som Håkan envisas med att kalla för Holistisk 2 redovisning. Han berättade att det finns en teknik för att bokföra den social verksamheten SOR som liknar metoden att bokföra organisationens / företagets ekonomiska verksamhet. Håkan har jobbat med alla delar av, och är väl förtrogen med den Social Redovisningen och då med denna metod som verktyg. Vad gäller den Ekologiska delen av Hållbar redovisning så säger Håkan att han inte har tillräcklig baskompetens på miljöområdet för att på ett bra sätt formulera mål och indikatorer, utan säger sig behöva komplettera denna del för att få en bra och gedigen Ekologisk redovisning. Barbro Kalla från Esam i Umeå kan vara en sådan kompetent person. Därefter började genomgången av möjliga sociala- och miljömål och försök att hitta indikatorer till dessa. Vi kommer överens om att inte göra redovisningsarbetet alltför omfattande, utan utveckla det när vi blir mer van vid arbetsmetoden. När vi hittat formerna och startat redovisningen ska resultatet publiceras fortlöpande på under rubriken Miljö och Kvalité. Genom att arbeta med, och öppet redovisa vår egen kvalitétkontroll så bedömer vi att en kostsam extern certifiering inte blir nödvändig. Under denna flik på hemsidan ska också redovisas hur vi arbetar för att trygga livsmedlessäkerheten. Som en start i redovisningsarbetet formulerar vi några punkter som ska vidareutvecklas och läggas in i NordanSmaks verksamhet vid kommande träffar under våren: Hållbar Redovisning innebär för Nordansmaks del att vi ska följa upp Nordansmaks positiva såväl som negativa inverkan på tre olika områden Socioekonomiska indikatorer: Hur stor del av Nordansmaks omsättning kommer lokala producenter och leverantörer till del Hur många nya produkter har tagits fram som en följd av NordanSmak Fördelning av omsättning mellan lokalproducerade/långväga eko & Rättvisemärkt. Andel av leverantörernas försäljning som går via Nordansmak Antal arbetslösa eller människor exkluderade från den allmänna arbetsmarknaden som fått meningsfulla arbetsuppgifter genom Nordansmak.

8 Indikatorer av Medarbetarnas välbefinnande och tillfredsställelse av Nordansmaksjobbet: Uppföljning av medarbetarnas nöjdhetsfaktor, Sjukfrånvaro mm. Indikator på Nordansmaks Miljöpåverkan: CO2 spårning: gram CO2 per omsatt krona, CO2 per fraktmil, Emballagesystem och retur... Detta embryo ska fortlöpande utvecklas under projekttiden och vara sjösatt vid företagsbildningen. Företaget NordanSmak Som sista punkt på Lunch till Lunch-träffen var hur företaget NordanSmak ska byggas upp för att på bästa sätt ta vara på det affärsmässiga och samtidigt bevara den hållbara idé som funnits med från starten. För att få styrsel på diskussionen finns det några frågeställningar som får ligga som utgångspunkt. 1 Vem är idégivare? 2. Vem är ägare? 3. Vem är företagsledare? 4. Vem är uppdragsgivare? 5. Hur får samarbetspartners delaktighet i NordanSmak? 6. Syfte vad, för vem och varför? 7. Öppenhet Allmännytta? 8. Aktiebolag, Ekonomisk- eller Ideell förening eller en mix av dessa? Svaret på den första frågan är enkel att besvara. Det är Federico C och Per H som driver processen framåt. Men det är styrelsen för Bondersbyns Ekologiska Lanthandel som fattar de formella besluten om vilken riktning utvecklingen ska ta. Det är dock osäkert i dagsläget om den nuvarande styrelsen vill ta på sig mer ansvar för affärsutvecklingen av NordanSmak när projektet avslutats. Hela Lunch till Lunch-seminariet avslutas med att Per och Federico får i uppgift att ta fram ett förslag till hur de ser Företaget NordanSmak. Förslaget ska vara klart till nästa träff med arbetsgruppen som planeras i februari. Vid tangentbordet / Per Holmqvist 1. Hållbar Redovisning består av tre delar med Ekonomisk-, Social- och Ekologisk Revision 2. Inom samhälls- och humanvetenskaperna innebär holism, teorin att det existerar helheter som är självständiga enheter som inte endast är sina individualier. Enklare uttryckt kan till exempel ett politiskt parti inte enbart beskrivas som själva sammanslutningen av sina medlemmar. Den metodologiska konsekvensen är att sociala enheter studeras som sådana: förlopp och grupper kan inte beskrivas utifrån enskilda individer. Det blir därmed åtminstone ytligt betraktat elitforskningens och biografiernas motpol. (Wikipedia Holism)