A. Kommunkoncernen och koncerndirektiv

Transkript

1 KONCERNDIREKTIV

2 2 A. Kommunkoncernen och koncerndirektiv Allmänt om koncerndirektivet... 3 Kommunkoncernen som rättsligt begrepp... 3 Styrning av och tillsyn över kommunkoncernens verksamhet... 4 Styrning av kommunens egen organisation...4 Styrning av dottersamfund...4 Koncerndirektivets rättsliga grund...4 Ställning och ansvar för dottersamfundens organ...5 God förvaltningssed (corporate governance)... 6 Anvisningar om god förvaltningssed...6 Jäv i kommunkoncernen...7 Samfundsjäv Kommunens ägarpolitik Koncerndirektivets syfte och mål Tillämpningsområde Behandling och godkännande av koncerndirektivet Koncerndirektivets bindande karaktär Fördelningen av befogenheter för kommunens organ Koncernrapportering Rapporteringens innehåll och begränsningar Centraliserad verksamhet i koncernen Organisering av och anvisningar om centraliserad verksamhet Anvisningar om upphandling och överlåtelse av egendom Intern upphandling i koncernen Samarbete inom upphandlingen Anvisningar om finansiering, placeringar och garantier Gemensam upplåning Beslut om placeringar Borgensförbindelser och säkerheter Personalpolitik Riskhantering Koncerntjänster Granskning och tillsyn Tillsyn över koncernen Val av revisor Revisionsnämndens uppgifter i koncernrevisionen Dottersamfundens förhandlingsskyldighet Information om koncernens verksamhet...24

3 3 A. Kommunkoncernen och koncerndirektiv Allmänt om koncerndirektivet Syftet med denna rekommendation om koncerndirektiv är att förnya den tidigare rekommendationen från Liksom i den tidigare rekommendationen ges ingen färdig mall för koncerndirektiv. Koncerndirektivet utformas enligt varje kommunkoncerns behov och situation. Därför har vi inte tagit fram någon färdig mall, utan redogör för vad som borde beaktas när kommunen utarbetar ett koncerndirektiv. Som grund för rekommendationen har använts tidigare koncerndirektiv som utarbetats i kommunerna. Bland annat följande frågor behandlas mer ingående i den nya rekommendationen: - koncerndirektivets rättsliga natur och hur det godkänns - styrning av koncernens verksamhet i enlighet med kommunens ägarpolitiska mål och verksamhetsstrategi - yttre villkor som upphandlingslagstiftningen ställer på koncernens verksamhet - granskning av och tillsyn över koncernen. I del A behandlas koncerndirektivets betydelse som styrmedel och dess rättsliga grund. I del B ges rekommendationer om koncerndirektiv. Rekommendationerna lämpar sig särskilt för dottersamfund som helt ägs av kommunen. När rekommendationerna tillämpas på andra dottersamfund bör man ge akt på att likställighetsprincipen för ägarna ska uppfyllas. Utöver koncerndirektivet har förbundet berett en rekommendation om riktlinjerna för kommunens ägarpolitik, som publiceras samtidigt som koncerndirektivet. Enligt rekommendationen bestäms målen och principerna för skötseln av kommunens egendom utifrån kommunens förhållanden och servicestruktur. Rekommendationen tar också ställning till hantering av risker förknippade med ägande och fördelningen av uppgifter och ansvar när kommunen driver sin ägarpolitik. Kommunkoncernen som rättsligt begrepp Begreppet kommunkoncern används allmänt inom kommunalförvaltningen. Det beskriver kommunalförvaltningens utveckling från en traditionell linjeorganisation med tjänsteansvar inom den offentliga förvaltningen till ett mångformigt kluster av offentlig- och privaträttsliga juridiska personer. Ordet kommunkoncern förekommer inte i lagstiftningen som administrativt begrepp. Det används i kommunallagen endast som ett bokföringsbegrepp, som en skyldighet att göra upp en koncernbalansräkning med noter. Koncernstrukturen har också beaktats i bestämmelserna om valbarhet. Kommunkoncern är ett begrepp som skapats i kommunernas förvaltningspraxis och som i allmänhet avser helheten av de samfund som ska tas med i koncernbalansräkningen. Kommunkoncern kan också avse någonting annat, till exempel ledning av kommunen med beaktande av en bestämd helhet som kommunen äger eller som kommunen har bestämmande inflytande i. Detta koncernbegrepp kan motsvara den bokföringsmässiga kommunkoncernen, men så är inte alltid fallet.

4 4 Styrning av och tillsyn över kommunkoncernens verksamhet Styrning av kommunens egen organisation Kommunens egen organisation, dit också kommunens affärsverk hör, regleras av kommunallagen. Fördelningen av befogenheterna mellan fullmäktige, kommunstyrelsen och den övriga förvaltningen bestäms i kommunallagen. I kommunallagen finns också bestämmelser om metoder med vilka fullmäktige och kommunstyrelsen kan styra verksamheten i kommunens organisation. I sin egen organisation kan kommunen använda administrativ styrmakt, dvs. styra verksamheten i enlighet med kommunallagen. Verksamheten styrs bland annat genom budgetar och instruktioner som binder kommunens hela förvaltning. Styrning av dottersamfund Koncernstyrningen utövas av kommunfullmäktige och kommunstyrelsen samt kommunens ledande tjänsteinnehavare i enlighet med kommunallagen och den uppgiftsfördelning som fastställts med stöd av kommunallagen. Kommunallagen gäller också fördelningen av befogenheter mellan kommunala organ då de styr privaträttsliga sammanslutningar som hör till kommunkoncernen. Varje organs och tjänsteinnehavares uppgifter och ansvar vid koncernstyrningen bestäms i koncerndirektivet. Den interna fördelningen av kommunens befogenheter bestäms till nödvändiga delar genom instruktioner. För styrningen av koncernen står koncernledningen som består av kommunstyrelsen och de ledande tjänsteinnehavare i kommunen som föredrar ärenden som gäller dottersamfunden för kommunstyrelsen. Däremot gäller förfarandena i kommunallagen inte aktiebolag och inte heller andra sammanslutningar. Till exempel ett aktiebolag fungerar i enlighet med lagen om aktiebolag och bolagsordningen. Detta ger vissa yttre ramar också för verksamheten i ett aktiebolag som ägs av kommunen. När kommunen ordnar sin verksamhet i form av till exempel ett bolag är de administrativa styrmetoderna i kommunallagen inte lämpliga för styrningen av bolaget. Styrningen av och tillsynen över kommunens dottersamfund baserar sig på kommunens bestämmande inflytande i samfundet. Styrningen och tillsynen kan grunda sig på ägarskap eller rätt att tillsätta och avsätta styrelsen eller det organ som innehar denna rätt, eller på verkligt bestämmande inflytande i dottersamfundet. Ett aktiebolag eller dess ägare kan bindas till koncernen bl.a. genom - bolagsordningen - koncerndirektivet - anvisningar som ges kommunens representanter i dottersamfunden (t.ex. för bolagsstämman) - bolagsstämmans beslut - valet av styrelse (till exempel koncernens representation i bolagets styrelse) - avtal som gäller upphandling, finansiering eller annan verksamhet - aktieägaravtal. Koncerndirektivets rättsliga grund De koncerndirektiv som kommunerna upprättat innehåller anvisningar som har olika rättslig grund och olika grad av rättsligt bindande verkan:

5 - Enligt 68 kommunallagen ska en kommun som på det sätt som avses i bokföringslagen har bestämmanderätt i en annan bokföringsskyldig upprätta en koncernbalansräkning med bilagor som tas in i bokslutet. När koncernbalansräkningen upprättas iakttas bokföringslagen i tilllämpliga delar. Dotterbolag och intresseföretag m.m. är enligt bokföringslagen skyldiga att ge moderbolaget de uppgifter som behövs för koncernbokslutet (BokfL 6 kap. 14 ). Genom koncerndirektiv kan ett dottersamfund ges bindande anvisningar om vilka uppgifter samfundet ska ge och inom vilken tid. - Styrelsens och verkställande direktörens skyldigheter bestäms enligt den tvingande lagstiftning som gäller samfundet. Bolagsstämman för ett aktiebolag kan ge bolagsledningen bindande anvisningar som inte strider mot lagen om aktiebolag eller bolagsordningen. Inom dessa gränser kan det i koncerndirektivet förutsättas att dotterbolagets bolagsstämma fattar beslut som är förpliktande för bolagets övriga organ, dvs. styrelsen och verkställande direktören. - Koncerndirektivet kan ge anvisningar för de organ och tjänsteinnehavare i kommunen vars uppgift är att övervaka verksamheten i dottersamfunden. Det är då fråga om uppgifter för kommunens organ och tjänsteinnehavare och intern fördelning av befogenheter i kommunen, om vilka det också lönar sig att ta in bestämmelser i instruktioner. - Med stöd av kommunallagen kan kommunstyrelsen ge anvisningar för personer som representerar kommunen i olika samfund. Koncerndirektivet kan innehålla anvisningar av mer bestående karaktär som de representanter som utövar kommunens ägarmakt i olika samfund ska beakta vid samfundens bolagsstämmor och motsvarande organ. - Koncerndirektivet kan också innehålla direkta förhållningsregler för dottersamfunden eller deras ledning. Sådana anvisningar ges i praktiken också förbi dotterbolagets bolagsstämma. Lagstiftningen om aktiebolag varken berättigar eller förpliktar bolaget till att följa sådana anvisningar. De följs för att dotterbolagets ledning verkar under modersamfundets (kommunens) förtroende. Märk väl att i ett sådant fall är dotterbolagets ledning skyldig att verka i enlighet med dotterbolagets intressen. Sådana förhållningsregler av modersamfundet (kommunen) som kränker dotterbolagets eller till exempel dess minoritetsaktieägares eller kreditgivares intressen kan inte följas. Ställning och ansvar för dottersamfundens organ Styrelsen, styrelseledamöterna och verkställande direktören i ett dottersamfund är skyldiga att verka samvetsgrant och i enlighet med samfundets intresse. Styrelsens och verkställande direktörens rättigheter och skyldigheter följer i allmänhet aktiebolagslagen och bolagsordningen. I bolag som kommunen äger ensam har kommunen möjlighet att i egenskap av ägare fastställa verksamhetsprinciperna. Också i det fallet är bolagets verkställande direktör och styrelse lagstadgade organ i aktiebolaget med de ansvar som lagen föreskriver. Om koncerndirektivet står i konflikt med de lagstadgade skyldigheterna för bolagets organ, är organen skyldiga att följa lagen. I koncerndirektivet kan också ges förhållningsregler för lösning av sådana konflikter. Ägarstyrningen får inte användas så att beslut eller åtgärder av samfundet är ägnade att ge en enskild ägare eller någon annan obefogad fördel på bekostnad av samfundet eller andra ägare (likställighetsprincipen). 5

6 6 Om ett dottersamfund eller dess ledning genom koncerndirektivet eller i övrigt ges affärsledningsanvisningar som strider mot lag eller bolagsordningen, kan dessa anvisningar inte följas. Bolagets styrelse bär det juridiska ansvaret för ledningen av bolaget, så de frågor som hör till styrelsens befogenheter bör tas upp i koncerndirektivet på ett sådant sätt att de inte förutsätter att styrelsen vidtar åtgärder som står i konflikt med dess skyldigheter. När koncerndirektivet uppfattas på detta sätt, kan det betraktas som ett godtagbart och naturligt sätt att dra upp riktlinjer för verksamheten i de samfund som hör till koncernen. Koncerndirektivet ska i praktiken tillämpas så att det inte uppstår någon konflikt mellan lagstiftningen och anvisningarna. I en eventuell konfliktsituation är koncerndirektivet sekundärt. God förvaltningssed (corporate governance) Anvisningar om god förvaltningssed I vissa kommuner har koncerndirektivet kompletterats med anvisningar om god förvaltningssed. Avsikten med dem är att med tanke på koncernstyrningen förenhetliga lednings- och förvaltningspraxis för de dottersamfund som hör till koncernen och sålunda trygga en tillräcklig öppenhet, korrekta uppgifter om resultatet, intern och extern kontroll, riskhantering samt god redovisnings- och bokföringspraxis. Ett effektivt lednings- och förvaltningssystem förutsätter nära samarbete mellan dottersamfundets ledning, revisorer och ägare. I en god förvaltnings- och ledningspraxis lönar det sig också att beakta andra intressentgruppers åsikter. Anvisningarna om god förvaltningssed kan gälla till exempel: - tidpunkten för kallelse till bolagsstämma och förhandsinformation om frågor som tas upp där - verkställande direktörens och styrelseledamöternas närvaro vid bolagsstämman - samfundets styrelses och ordförandes uppgifter - verkställande direktörens ställning och uppgifter - styrelsens arbete och beslutsfattande - valet av styrelseledamöter och deras antal - valproceduren vid valet av styrelseledamöter och beaktande av jämställdhetslagen vid valet - behörighetsvillkor, kompetens, oavhängighet och jäv för styrelseledamöterna och verkställande direktören - arvoden och andra förmåner för styrelsen och verkställande direktören - val av revisorer - intern kontroll, riskhantering och intern revision - information - tystnadsplikt och handlingsoffentlighet - ansvarsförsäkringsskydd för styrelseledamöterna och verkställande direktören. Anvisningarna om god förvaltningssed godkänns av kommunstyrelsen eller fullmäktige och bolagets styrelse. Anvisningarna om god förvaltningssed binder såsom allmänna anvisningar kommunens representanter vid bolagsstämman och andra som sköter ägarstyrning för

7 Jäv i kommunkoncernen kommunens räkning. Bolagets styrelse förbinder sig att iaktta anvisningarna bland annat i sin egen verksamhet och vid beredningen av ärenden inför bolagsstämman. I jämställdhetslagen finns en bestämmelse om bolag med kommunal majoritet. Kravet på jämn representation av könen enligt 4 3 mom. i jämställdhetslagen ska beaktas i förhållningsreglerna för valet av ledamöter till förvaltningsorganen och vid valet av ledamöter till de förvaltningsorgan som avses i lagen. Bestämmelsen gäller också val av styrelseledamöter till ett aktiebolag med kommunal majoritet, även om detta organ inte anges uttryckligen i bestämmelsen. Jämställdhetslagens bestämmelse blir tillämplig om inte särskilda skäl talar för något annat. Ett sådant särskilt skäl är till exempel att en person i enlighet med bolagsordningen väljs till bolagets styrelse på basis av tjänsteställning. Bestämmelsen gäller separat för ordinarie ledamöter och ersättare. Förbundet har inte utarbetat någon särskild rekommendation om god förvaltningssed. Bland kommunernas anvisningar om god förvaltningssed kan nämnas Hyvä hallinto- ja johtamistapa Tampere-konsernissa, som Tammerfors stad utarbetat i samarbete med Tampereen kauppakamari och Hallituspartnerit ry ( och de centrala principer för ledning och förvaltning i Helsingforskoncernens dotterbolag som Helsingfors stadsstyrelse godkände Till god förvaltningssed i kommunkoncernen hör att förvaltningslagen och annan procedurlagstiftning följs när ärenden som gäller dottersamfunden behandlas i kommunens förvaltning. I 28 1 mom. 5 punkten i förvaltningslagen bestäms om s.k. samfundsjäv. Enligt bestämmelsen är en person jävig om han eller hon eller en i 2 mom. 1 punkten avsedd närstående person är medlem av styrelsen, förvaltningsrådet eller något därmed jämförbart organ eller är verkställande direktör eller innehar motsvarande ställning i en sådan sammanslutning eller stiftelse eller sådant statligt affärsverk eller sådan statlig inrättning som är part eller för vilken avgörandet i ärendet kan väntas medföra synnerlig nytta eller skada. Enligt bestämmelsen är personer som tillhör en sammanslutnings ledning eller arbetar inom dess förvaltning jäviga att behandla ett ärende i vilket sammanslutningen är part eller intressent. Jävsgrunderna i förvaltningslagen och bestämmelsen om samfundsjäv tillämpas i kommunstyrelsen och nämnderna. Också tjänsteinnehavarnas jäv följer denna bestämmelse. I fullmäktige är en ledamot jävig endast i ärenden som gäller ledamoten personligen eller en sådan närstående person som avses i lagen. Bestämmelsen om samfundsjäv gäller alltså inte ledamöter vid fullmäktiges sammanträde. Regleringen av samfundsjäv har utvidgats jämfört med den tidigare lagen om förvaltningsförfarande så att jäv uppstår också då en persons närstående, dvs. familjekretsen, verkar inom sammanslutningens förvaltning. Närstående enligt 28 2 mom. 1 punkten är en tjänsteinnehavares eller förtroendevalds make eller maka och barn, barnbarn, syskon, föräldrar, far- och morföräldrar och personer som på något annat sätt står tjänsteinnehavaren eller den förtroendevalda särskilt nära, liksom också dessa personers makar. I samfund som ägs av kommunen eller i vilka kommunen har bestämmanderätt tilllämpas samfundsjäv också på personer som utsetts att representera kommunen i 7

8 Samfundsjäv samfundets förvaltningsorgan, såsom ledamöterna i ett aktiebolags styrelse och förvaltningsråd. När ärenden som gäller sådana samfund behandlas i kommunstyrelsen och i nämnderna är ledamöterna i samfundens styrelse och förvaltningsråd jäviga att delta i behandlingen av dessa ärenden. Även om kommunens och samfundens intressen i dessa fall ofta är gemensamma tillämpas bestämmelserna om jäv i enlighet med bestämmelsen om samfundsjäv. En god koncernförvaltning förutsätter alltså att kommunen i tillräcklig utsträckning har avskiljt utövandet av kommunens ägarmakt från kommunens beslut om samfunden i koncernen. Det gäller att beakta bestämmelserna om jäv vid valet av kommunens representanter i bolagens förvaltningsorgan. Om till exempel kommundirektören väljs in i styrelsen för kommunens bolag, är han eller hon jävig att bereda och föredra ärenden som gäller bolaget för kommunstyrelsen. Jäviga kommunrepresentanter kan höras som sakkunniga i kommunens organ, och då kan man dra nytta av deras kunskaper och åsikter i behandlingen av bolagets ärenden. Det finns skäl att förutse jäv både vid valet av representanter och vid sammanträdena. I lagen om aktiebolag bestäms om jäv för personer i ledande ställning vid behandling av ärenden, beslutsfattande och verkställande av beslut. Enligt 8 kap. 10 i lagen om aktiebolag får en styrelsemedlem eller verkställande direktören inte delta i behandlingen av en fråga som gäller avtal mellan honom eller henne och bolaget. Han eller hon får inte heller delta i behandlingen av en fråga som gäller ett avtal mellan bolaget och tredje man, om styrelsemedlemmen eller verkställande direktören har ett väsentligt intresse i frågan som kan stå i konflikt med bolagets intressen. Det som i bestämmelsen sägs om avtal tillämpas på motsvarande sätt på rättegång eller annan talan. Bestämmelsen om jäv gäller styrelsemedlemmar, verkställande direktören, förvaltningsrådets medlemmar och dem som har rätt att teckna firma. På ersättarna i styrelsen eller förvaltningsrådet tillämpas bestämmelserna om jäv när de företräder de ordinarie ledamöterna. En jävig styrelseledamot kan inte närvara när ärendet behandlas vid styrelsens sammanträde och inte heller i övrigt på något sätt delta i behandlingen av ärendet, om inte styrelsen uttryckligen fattar ett beslut i frågan och vill höra styrelseledamoten i egenskap av bolagets avtalspart eller representant för avtalsparten. I aktiebolagslagen finns inga bestämmelser om hur själva jävsfrågan ska lösas i oklara situationer. Man kan utgå ifrån att det är styrelseledamoten själv som ska konstatera att han eller hon är jävig. I oklara fall ska emellertid styrelsens ordförande ta upp ärendet i styrelsen för avgörande, och då kan den ledamot för vilken jävsfrågan ska avgöras inte delta i beslutet. Ledamoten kan däremot höras vid styrelsens sammanträde innan frågan avgörs, men en eventuell ersättare måste kallas in för att behandla frågan. 8

9 9 B. Koncerndirektiv 1. Kommunens ägarpolitik Kommunens ägarpolitik handlar om val av ägarstrategi och bedömning av hur den lyckats och om koncernstyrning som baserar sig på utövande av bestämmande inflytande i samband med ägande. Ägarstrategin anger i vilka uppgifter och projekt det är motiverat för kommunen att vara ägare och placerare. I ägarstrategin ställs kriterier upp genom vilka effekterna av ägandet och kostnadseffektiviteten bedöms. Till ägarstrategin hör både den egendom som finns i kommunens balansräkning inklusive ägarandelar i affärsverk och kommunens kapitalplaceringar i dottersamfund. Koncernstyrningen kan indelas i ägarstyrning och anvisningar om tillsynen över dottersamfund. Med hjälp av ägarstyrning styrs kommunens representanter som använder beslutsmakt vid bolagsstämmor eller i motsvarande organ. Anvisningarna om tillsynen över dottersamfunden ges kommunens egna organ och tjänsteinnehavare. Dessutom kan kommunen ge anvisningar av teknisk natur till dottersamfunden i överenskomna funktioner inom koncernen såsom bokslutsrapportering, finansiering eller upphandling. Till koncernstyrningen anses ofta höra också kommunens ägarstyrning i affärsverk och tillsynsanvisningar både för de kommunala organ som övervakar affärsverksamheten och för affärsverkens ledning. Ägarpolitik och koncernstyrning Ägarpolitik Ägarstrategi -vad som ägs Koncernstyrning - hur styrningen går till Bestämning av strategiska mål och processer Ägarstyrning - hur kommunens beslutanderätt används i dottersamfunden Mätning och bedömning av effekter och kostnadseffektivitet Anvisningar om tillsynen - för kommunens organ och tjänsteinnehavare - för dottersamfunden Ägarpolitiken är ett verktyg för ledningen av kommunen. Den skapar ramar för en framgångsrik verksamhet. Ägarpolitiken utgår från kommunens utvecklingsmål. Den avgör hurdan egendom kommunen skaffar och i vilka uppgifter och projekt kommunen deltar som ägare och placerare för att nå uppställda mål. Samtidigt fastställs avkastnings- och andra mål för ägandet, principer för användningen av kapital och för anskaffningen av produktionsmedel för serviceproduktionen samt vem som ansvarar för användningen av egendom och hur uppföljningen och rapporteringen är arrangerad.

10 Fullmäktige beslutar om kommunens ägarpolitiska riktlinjer. Riktlinjerna är tänkta att användas som anvisningar för kommunernas förtroendevalda och anställda och som underlag för enskilda beslut i dotter- och intressesamfund. Kommunens bestämmanderätt i dottersamfund ger kommunen möjligheter att styra deras verksamhet inom de ramar lagstiftningen ger så att de ägarpolitiska målen och intressena för hela koncernen blir beaktade. I koncerndirektivet fastställs metoderna för styrningen. 10 Ansvaret för den ägarpolitiska styrningen, verkställigheten och tillsynen ges kommunens organ och tjänsteinnehavare. I kommunens politiska organisation hör styrningen och tillsynen till fullmäktige och styrelsen. I tjänsteinnehavarorganisationen hör ägarstyrningen till den högsta ledningens uppgifter, oftast kommundirektörens. Koncerndirektiv (exempel) Målet för kommunens ägarpolitik är att trygga en långsiktig verksamhet i kommunen och säkra att de beslut som gäller användning av kommunens kapital och anskaffning och skötsel av kommunens egendom fattas systematiskt och på lång sikt och att kapitalet används effektivt. Ägarpolitiken styr besluten om anskaffning, skötsel och överlåtelse av anläggningstillgångar och långfristiga kapitalplaceringar i kommunen. I ägarpolitiken fastställs kommunens strategiskt viktiga egendom, uppställs avkastningsmål och andra mål för bundet kapital, anges principerna för anskaffning av produktionsmedel för serviceproduktionen och fastställs ansvarsförhållandena i användningen av egendom och i ägarrapporteringen. De ägarpolitiska målen har definierats närmare i de av fullmäktige fastställda riktlinjerna för ägarpolitiken, som kompletteras av de verksamhetsspecifika riktlinjerna och strategierna 2. Koncerndirektivets syfte och mål Koncerndirektiv (exempel) Genom koncerndirektivet skapar kommunen i enlighet med sina mål ramar för ägarstyrningen framför allt för samfund som hör till kommunkoncernen. Direktivet iakttas i tillämpliga delar också i ägarstyrningen för intressesamfund och samkommuner. Koncerndirektivet har som syfte att förenhetliga styrningen av samfunden, öka transparensen i verksamheten, förbättra kvaliteten på den information kommunen får från samfunden och effektivera informationsförmedlingen. 3. Tillämpningsområde Begreppet kommunkoncern definieras i enlighet med bokföringslagen. I kommunkoncernen ingår dottersamfund där kommunen har bestämmande inflytande enligt 1 kap. 5 i bokföringslagen. Koncerndirektivet gäller kommunen och dess dottersamfund. I kommunens intressesamfund måste man komma överens om hur bl.a. rapporteringen till ägarkommunerna ska tryggas. En enskild ägarkommuns koncerndirektiv kan inte som

11 sådant bli tillämpligt, men de som representerar kommunen i intressesamfundet bör sträva efter att principerna i kommunens koncerndirektiv tillämpas också i intressesamfundet. I koncerndirektivet eller dess bilagor anges vilka samfund som hör till kommunkoncernen och vad det bestämmande inflytandet grundar sig på i respektive dottersamfund. Kommunkoncernen är alltså en ekonomisk helhet, som består av kommunen (modersamfundet) och de juridiskt självständiga samfund där kommunen ensam eller tillsammans med andra samfund inom kommunkoncernen (dottersamfund) har bestämmande inflytande enligt 1 kap. 5 i bokföringslagen. Det bestämmande inflytandet kan även grunda sig på att ett dottersamfund ensamt eller tillsammans med andra dottersamfund har bestämmande inflytande i ett annat samfund (1 kap. 6 2 mom. i bokföringslagen). Med kommunens intressesamfund avses i denna anvisning sådana ägarintresseföretag och intresseföretag som avses i 1 kap. 7 och 8 i bokföringslagen. Med en kommuns intressesamfund avses en bokföringsskyldig som inte är kommunens dottersamfund men där kommunen ensam eller tillsammans med andra samfund som hör till kommunkoncernen (dottersamfund) har en betydande ägarandel eller betydande inflytande. Som betydande ägarandel betraktas minst en femtedel av företagets aktiekapital eller motsvarande kapital. Som betydande inflytande betraktas minst en femtedel och högst hälften av det röstetal som aktierna eller andelarna i företaget medför. En betydande ägarandel eller betydande inflytande för kommunen kan också basera sig på att kommunens dottersamfund ensamt eller tillsammans med andra dottersamfund innehar en ovan nämnd andel av företagets (intressesamfundets) aktiekapital eller motsvarande kapital eller röstetal (1 kap. 8 2 mom. i bokföringslagen). Koncerndirektiv (exempel) Koncerndirektivet gäller kommunen och dess dottersamfund samt dessas dottersamfund. Kommunernas representanter i samkommunerna och kommunens intressesamfund bör sträva efter att principerna i kommunens koncerndirektiv följs också i dem. I kommunkoncernen ingår dottersamfund där kommunen har bestämmande inflytande enligt 1 kap. 5 i bokföringslagen. Till kommunkoncernen hör följande samfund där kommunen har bestämmande inflytande: - förteckning Med kommunens intressesamfund avses sådana ägarintresseföretag och intresseföretag som avses i 1 kap. 7 och 8 i bokföringslagen. Kommunen har följande intressesamfund: - förteckning Kommunen är medlem i följande samkommuner: - förteckning 11

12 12 4. Behandling och godkännande av koncerndirektivet Innan koncerndirektivet behandlas och godkänns av bolagsstämman och samfundets styrelse måste man förvissa sig om att koncerndirektivet inte står i konflikt med tvingande lagstiftning för samfundet eller samfundets gällande stadgar eller bolagsordning. Det finns skäl för kommunen att ta reda på åtminstone vad styrelserna i betydelsefulla dotterbolag preliminärt anser om det planerade koncerndirektivet innan koncerndirektivet godkänns i kommunfullmäktige. Koncerndirektiv (exempel) Koncerndirektivet godkänns av fullmäktige. Koncerndirektivet behandlas och godkänns vid bolagsstämman och i styrelsen för de dottersamfund som kommunen har bestämmande inflytande i och i övriga dottersamfunds motsvarande organ. 5. Koncerndirektivets bindande karaktär Eftersom förvaltnings- och styrsystemet för samfunden baserar sig på tvingande lagstiftning utgör koncernledningens anvisningar komplement till de lagstadgade förfarandena. Det koncerndirektiv som godkänns i kommunkoncernen ska iakttas i koncernens dottersamfund, om inget annat följer av lagstiftningen för dem, deras bolagsstämma eller deras stadgar. Koncerndirektiv (exempel) Det koncerndirektiv som godkänts i kommunkoncernen iakttas i koncernens dottersamfund om inget annat följer av lagstiftningen för dem, deras bolagsstämma eller deras stadgar. I sin ägarstyrning ska kommunen beakta den princip om jämbördigt bemötande av samfundets ägare som ingår i lagstiftningen för respektive samfund. Ägarstyrningen får inte skötas så att beslut eller åtgärder av samfundet är ägnade att ge en enskild ägare eller någon annan obefogad fördel på bekostnad av samfundet eller andra ägare (likställighetsprincipen). Om enskilda anvisningar som baserar sig på koncerndirektivet står i konflikt med lagstiftning som gäller samfundet, t.ex. samfundslagstiftningen, bokföringslagen eller annan tvingande lagstiftning, iakttas den gällande lagstiftningen. Samfundets ledning har skäl att utan dröjsmål ge en skriftlig redogörelse om en konflikt till de instanser som särskilt anges i koncerndirektivet (t.ex. kommunens centralförvaltning och kommundirektören). Koncerndirektivet ändrar inte den rättsliga ställningen eller ansvaret hos ledningen för ett dottersamfund, ett intressesamfund eller en samkommun. 6. Fördelningen av befogenheter för kommunens organ Enligt 16 i kommunallagen godkänner fullmäktige för organiseringen av förvaltningen instruktioner där det bestäms om kommunens olika myndigheter och deras verksamhet, hur befogenheterna ska fördelas mellan kommunens olika myn-

13 digheter och om deras uppgifter. I koncernstyrningen finns det alltså skäl att i instruktionerna ta in bestämmelser om kommunens olika myndigheters uppgifter och ansvar och om kommunens interna fördelning av befogenheter i styrningen av samfunden i koncernen. I det följande skisseras de uppgifter och befogenheter som kommunens centrala myndigheter har i koncernstyrningen. Kommunen ska ändå göra en egen bedömning av hur befogenheterna fördelas mellan olika organ. Utgångspunkten är att det är fullmäktige som ska godkänna koncerndirektivet. Fullmäktige fastställer kommunens mål och ägarpolitiska riktlinjer för kommunen (se ägarpolitik, s ) beslutar om målen för verksamhet och ekonomi i de samfund som hör till kommunkoncernen (se måluppställning, s ) godkänner koncerndirektiv. Kommunstyrelsen utser representanter till dotter- och intressesamfundens bolagsstämmor eller motsvarande. ger anvisningar till de personer som företräder kommunen vid bolagsstämman eller i motsvarande organ om framförande av kommunens ståndpunkt i de frågor som behandlas, om inte uppgiften att ge anvisningar getts någon annan myndighet i kommunen genom instruktion. följer upp verksamheten i de samfund som hör till koncernen och ger vid behov förslag till åtgärder för att avhjälpa uppdagade brister (se koncernrapportering, s ) svarar för tillsynen över dottersamfunden (se revision och kontroll i kommunkoncernen, s ) avger i samband med kommunens bokslut en redogörelse till fullmäktige om dottersamfundens verksamhet och ekonomi. Nämnderna sköter de uppgifter som hör till deras specialområde, följer upp verksamheten i dotter- och intressesamfunden, ger vid behov bolagets ledning förslag till åtgärder för att avhjälpa uppdagade brister och rapporterar vid behov till kommunstyrelsen. Kommundirektören leder kommunens koncernpolitik som underställd kommunstyrelsen svarar för de uppgifter som hör till kommundirektören enligt koncerndirektivet följer upp hur kommunens ägarpolitik utfaller och rapporterar vid behov till kommunstyrelsen följer upp hur kommunkoncernen och koncerndirektivet fungerar och ger vid behov kommunstyrelsen förslag till utveckling av koncernstrukturen och koncerndirektivet. 13

14 14 Biträdande kommundirektör/sektordirektör svarar för de uppgifter som hör till biträdande kommundirektören/sektordirektören enligt koncerndirektivet följer inom sitt område upp hur kommunens ägarpolitik utfaller och rapporterar vid behov till kommunstyrelsen/kommundirektören följer inom sitt område upp hur kommunkoncernen och koncerndirektivet fungerar och ger vid behov kommunstyrelsen/kommundirektören förslag till utveckling av koncernstrukturen och anvisningarna. Koncernledningen Med koncernledning avses kommunstyrelsen och de ledande tjänsteinnehavare i kommunen som föredrar ärenden som gäller dottersamfunden för kommunstyrelsen. Utöver kommundirektören kan ansvaret för beredningen av koncernfrågor i större kommuner ges biträdande kommundirektörer eller sektordirektörer. 7. Koncernrapportering 7.1. Rapporteringens innehåll och begränsningar I koncerndirektivet fastställs vilka uppgifter dottersamfunden regelbundet ska ge inom de gränser lagen om aktiebolag föreskriver. I rapporteringsanvisningen anges vilka uppgifter som ska ges samt när och i vilken form. Anvisningarna för olika dottersamfund kan avvika från varandra. Dottersamfunden rapporterar till den myndighet som på basis av kommunens instruktion eller koncerndirektiv följer upp dottersamfundets verksamhet. Det är att rekommendera att kommunen sammanställer rapporterna till en databas som upprätthålls av till exempel kommunens ekonomiförvaltning. Det lönar sig också att samla grundläggande uppgifter om koncernsamfunden på samma ställe (bolagsordningar, aktieägaravtal, köpebrev). Ärenden som är affärshemligheter eller belagda med sekretess behandlas som sekretessbelagda i den kommun som är modersamfund. I 9 kap. 12 i lagen om aktiebolag regleras styrelsens och verkställande direktörens rätt och skyldighet att ge aktieägarna upplysningar om bolaget. Styrelsen och verkställande direktören ska på en aktieägares begäran vid bolagsstämman ge närmare upplysningar om sådana omständigheter som kan inverka på bedömningen av ett ärende som behandlas vid stämman. Om bokslutet behandlas vid stämman gäller skyldigheten också bolagets ekonomiska ställning på ett mer allmänt plan, inklusive bolagets förhållande till ett annat koncernbolag. Uppgifterna får dock inte lämnas ut om detta skulle skada bolaget väsentligt. Syftet med bestämmelsen är att ge aktieägarna en rätt så omfattande rätt att ställa frågor. Begärda uppgifter får dock inte lämnas ut om detta skulle skada bolaget väsentligt. Ringa skada utgör alltså inte någon grund för att vägra ge ut uppgifter som begärs. Bolagets styrelse och verkställande direktör bör utgående från bestämmelsen ovan bedöma om aktieägaren kan ges de upplysningar han eller hon begär. Eftersom ställningen som majoritetsägare inte ger kommunen rätt till mer omfattande upplysningar än minoritetsägarna, ska de upplysningar som ges majoritetsägaren delges också de övriga aktieägarna.

15 Utgångspunkten är att bolaget inte kan ge en enskild aktieägare uppgifter som klassas som affärshemligheter, eftersom detta kan medföra väsentlig skada för bolaget. Uppgifter som är affärshemligheter kan ges till en aktieägare endast om det är förenligt med bolagets intressen och alla de övriga aktieägarna godkänner att upplysningarna ges. Rätten att få upplysningar i ett kommunalt aktiebolag gäller inte kommuninvånare och inte heller fullmäktigeledamöter. Kommunens talan förs av kommunstyrelsen som har rätt att ställa frågor eller möjlighet att delegera denna rätt. Enligt 8 kap. 7 i lagen om aktiebolag ska dottersamfundets styrelse ge moderbolagets styrelse de uppgifter som behövs för bedömning av koncernens ställning och för beräkning av resultatet av dess verksamhet. Denna bestämmelse i lagen om aktiebolag gäller inte kommunkoncernen. Principen i bestämmelsen torde kunna tillämpas också på kommunkoncernen, eftersom 68 i kommunallagen föreskriver att en kommun som på det sätt som avses i bokföringslagen har bestämmanderätt i en annan bokföringsskyldig ska upprätta en koncernbalansräkning med bilagor som tas in i bokslutet. Dessutom är dotterbolag och intresseföretag enligt bokföringslagen skyldiga att ge moderbolaget de uppgifter som behövs för koncernbokslutet (BokfL 6 kap. 14 ). Planering av verksamhet och ekonomi Enligt lagen om aktiebolag sörjer styrelsen för bolagets förvaltning och för att dess verksamhet är ändamålsenligt organiserad. Vad gäller planeringen ombeds de betydelsefulla dottersamfunden årligen tillställa kommunen sina resultat- och finansieringsplaner samt investeringsprogram. Man kan förutsätta att dottersamfunden i likhet med kommunen gör upp en ekonomiplan för minst tre år. Det lönar sig att ge enhetliga anvisningar om innehållet i ekonomiplanen. Av ekonomiplanen ska framgå de verksamhetsmål som fullmäktige ställer upp för dottersamfunden. Planperioden i investeringsprogrammet bör vara minst fem år. Det är i sista hand dottersamfundets styrelse som beslutar om praxis och planeringsmodeller för ekonomiplaneringen. Koncernbokslut I koncerndirektivet fastställs allmänna principer och förfaranden som säkerställer upprättandet av koncernbokslut i kommunen. Detaljerade anvisningar om vilka uppgifter som ska ges samt när och i vilken form ges dotter- och intressesamfunden årligen före räkenskapsperiodens utgång. I koncerndirektivet ges anvisningar om bland annat följande frågor kring bokföring och bokslut: Koncernsamfundens räkenskapsperiod Koncernsamfunden ska i regel ha en räkenskapsperiod som motsvarar kalenderåret. Om ett dottersamfund har en räkenskapsperiod som avviker från kalenderåret måste kommunen ansöka om undantagstillstånd hos bokföringsnämndens kommunsektion för att få sammanställa dottersamfundets bokslut i koncernbokslutet. Kontoplaner och bokslutsscheman i koncernen Kommunens och de övriga koncernsamfundens kontoplaner avviker i viss mån från varandra. Det finns ändå skäl att försöka ta fram enhetliga benämningar på konton med samma innehåll. Sammanställningen av boksluten i koncernbokslutet kan underlättas genom motsvarighetstabeller. 15

16 Kommunerna och samkommunerna följer de bokslutsscheman som fastställts av bokföringsnämndens kommunsektion. De övriga koncernsamfunden tillämpar scheman enligt bokföringsförordningen beroende på verksamhetens natur. Bokförings- och bokslutprinciper I alla samfund som hör till kommunkoncernen iakttas bokförings- och bokslutsprinciperna i bokföringslagen. För kommunens och samkommunernas del iakttas bokföringslagen i tillämpliga delar utgående från bokföringsnämndens kommunsektions allmänna anvisningar och utlåtanden. I de övriga koncernsamfunden iakttas bokföringsnämndens anvisningar. I kommunen och dess dottersamfund tillämpas inte bestämmelserna i 7 a kapitlet i bokföringslagen om bokslut och koncernbokslut som upprättas enligt internationella bokslutsstandarder. (Förutsatt att kommunsektionen beslutar om en anvisning med sådant innehåll.) Anvisning om rapporteringen för koncernbokslutet I koncerndirektivet tas med en bestämmelse om vilken kommunal myndighet som har befogenhet att ordna behövliga överläggningar med dottersamfunden och ge närmare anvisningar om rapporteringen för koncernbokslutet. En egentlig anvisning om rapporteringen ges årligen. I anvisningen anges tidtabellen för upprättandet av koncernbokslutet, tidsfrister för de uppgifter som ska lämnas och eventuella blankettmallar för bokslutsuppgifter och för uppgifter för verksamhetsberättelsen. För att koncernbalansräkningen och noterna ska kunna sammanställas behövs uppgifter förutom av dottersamfunden även av samkommunerna, intressesamfunden och de samfund i vilka kommunen har en betydande ägarandel. Följande handlingar behövs för koncernbokslutet: - dottersamfundets bokslutshandlingar, verksamhetsberättelse och revisionsberättelse - jämförelser av resultaträkningens och finansieringskalkylens utfall (budgeterade och realiserade) - totalekonomiska nyckeltalsjämförelser beträffande lönsamhet, likviditet och soliditet - jämförelser av hur produktionens kvantitet, kvalitet och andra verksamhetsmål har utfallit. Dessa utfallsjämförelser ges separat till den del de inte ingår i verksamhetsberättelsen. Delårsöversikter För koncernens delårsöversikter behövs motsvarande utfallsjämförelser för delårsperioden som för bokslutet. Dessutom är det befogat att be dotterbolagen ge uppskattningar av resultaträkningen och finansieringskalkylen för hela räkenskapsperioden. För halvårs- och fyramånadersperioder lönar det sig att be om verksamhetsöversikter där dottersamfunden uppskattar måluppfyllelsen för hela den pågående planperioden och eventuella avvikelser från målen samt behoven av korrigerande åtgärder. 16

17 17 8. Centraliserad verksamhet i koncernen 8.1 Organisering av och anvisningar om centraliserad verksamhet I kommunkoncernen kan till exempel följande verksamheter skötas på central nivå: finansierings- och placeringverksamhet, skötsel av betalningsrörelsen, upphandling och riskhantering, försäkringar, personalpolitik och informationsförvaltning. Också informationen om tjänster och marknadsföringen kan skötas centralt i kommunkoncernen. De centraliserade verksamheterna kan organiseras på olika sätt. Koncernsamfunden kan följa en verksamhetsmodell som fastställts i koncerndirektivet. Till exempel kan koncernsamfunden iaktta enhetliga principer i sin personalpolitik. Verksamheter kan koncentreras genom att vissa uppgifter, till exempel koncernens finansiella försörjning eller vissa anskaffningar överlåts på kommunens ansvar. Det är i allmänhet kommunen som svarar för tillhandahållandet av centraliserade tjänster och därmed också i sista hand beslutar om verksamhetens omfattning. Det är motiverat att besluta om centralisering av verksamheter i koncerndirektivet. Genom att koncentrera tjänster kan man uppnå funktionella och ekonomiska fördelar för koncernen. I koncerndirektivet kan man ta in en anvisning om att koncernsamfunden ska utreda förutsättningarna för centralisering innan en verksamhet genomförs och att beslutet om centraliserade tjänster fattas separat i respektive koncernsamfund i enlighet med moderkommunens anvisningar, om det inte är befogat att avvika från dem. När koncernsamfundets styrelse eller motsvarande organ godkänner det koncerndirektiv som kommunen berett, förbinder den sig samtidigt att iaktta anvisningarna om centraliserad verksamhet. Dottersamfundets ledning är ändå skyldig att i första hand verka enligt det egna samfundets intressen. Anvisningen om centraliserad verksamhet ska tillämpas så att det inte uppstår någon konflikt mellan tvingande lagstiftning och direktivet. I en eventuell konfliktsituation är koncerndirektivet sekundärt. När anvisningarna uppfattas på detta sätt, kan de betraktas som ett godtagbart och naturligt sätt att styra verksamheten i de samfund som hör till koncernen Anvisningar om upphandling och överlåtelse av egendom Intern upphandling i koncernen Upphandlingslagstiftningen förutsätter att kommunerna och samkommunerna konkurrensutsätter sin upphandling. Också andra juridiska personer som hör till den offentliga förvaltningen, såsom kommunägda bolag, ska konkurrensutsätta sin upphandling. I allmänhet ska också upphandling mellan två upphandlingsenheter läggas ut på entreprenad. Ett viktigt undantag från konkurrensutsättningsskyldigheten är med tanke på koncerndirektivet en situation där en upphandlingsenhet som hör till koncernen gör en anskaffning av en s.k. in house-enhet. Upphandlingslagstiftningen och tillhörande rättspraxis bestämmer i princip förutsättningarna för in house-upphandling, som står utanför konkurrensutsättningsskyldigheten. Om förutsättningarna inte uppfylls är det fråga om upphandling som ska läggas ut på entreprenad, även om upphandlingen görs hos ett annat koncernsamfund. Definitionen på koncern i detta koncerndirektiv har ingen avgörande betydelse vid bedömningen av om upphandlingen inom koncernen faller utanför skyldigheten till konkurrensutsättning enligt upphandlingslagstiftningen.

18 Klart är ändå att kommunen utan konkurrensutsättning kan köpa en vara eller tjänst av ett bolag som kommunen äger helt och hållet och som inte har verksamhet på marknaden. Rättspraxis kring in house-upphandling är ändå till många delar fortfarande stadd i utveckling och gränsdragningarna är oklara. I koncerndirektivet finns det skäl att nämna skyldigheten till konkurrensutsättning enligt upphandlingslagstiftningen och att ramvillkoren i upphandlingslagstiftningen ska beaktas när koncernens interna upphandling planeras. Närmare anvisningar om upphandlingsenheter enligt upphandlingslagstiftningen och om konkurrensutsättning och in house-upphandling bör införas i till exempel en separat upphandlingsanvisning. I koncerndirektivet är det bra att nämna att koncernen bör ha en gemensam upphandlingsanvisning Samarbete inom upphandlingen I koncernen kan man samarbeta kring upphandling, till exempel genom administrativt centraliserad upphandling i moderkommunen, fritt sammansatta upphandlingscirklar eller en sådan enhet för kollektiv upphandling som avses i upphandlingslagstiftningen. En upphandlingscirkel kan bestå av till exempel upphandlingsenheter som hör till koncernen eller av varandra oberoende upphandlingsenheter inom en ekonomisk region. Upphandlingscirklarna bör särskiljas från sådana särskilda enheter för kollektiv upphandling som avses i upphandlingslagstiftningen. Det finns för närvarande bara en sådan: Hansel Ab. På enheter för kollektiv upphandling tillämpas bestämmelserna i upphandlingslagstiftningen. När gemensam upphandling organiseras måste man beakta också den bestämmelse om enheter för kollektiv upphandling som ingår i den totalreform av upphandlingslagen som är under beredning. Den nya upphandlingslagen ska enligt planerna träda i kraft före utgången av Genom upphandlingssamarbete kan man uppnå fördelar för koncernens verksamhet och ekonomi. När upphandlingen planeras är det därför motiverat att utreda möjligheterna till gemensam upphandling och vilken metod som är mest fördelaktig för koncernen. I koncerndirektivet kan man ta in en anvisning om att koncernsamfunden ska utreda förutsättningarna för upphandlingssamarbete innan upphandlingen genomförs och att beslutet om samarbete inom upphandlingen fattas separat i respektive koncernsamfund i enlighet med moderkommunens anvisningar, om det inte är befogat att avvika från dem. Upphandlingslagstiftningen gäller endast upphandling. Överlåtelse av egendom omfattas inte av upphandlingslagen. Det kan vara motiverat att införa en anvisning om skyldighet att ge kommunen ett förhandsmeddelande vid överlåtelse av betydelsefulla anläggningstillgångar och värdepapper Anvisningar om finansiering, placeringar och garantier Gemensam upplåning Upplåningen i kommunkoncernen kan samordnas på olika sätt. Om det upprepade gånger uppstår ett betydande kassaöverskott inom koncernen kan det vara motiverat att skapa bestående praxis för intern upplåning. Det kan till exempel bli aktuellt med ett koncernkontosystem i en penninginrättning eller en s.k. intern bank för koncernen där inbördes upplåning organiseras inom koncernen. 18

19 Att förplikta dotterbolag till intern upplåning blir aktuellt i koncerndirektivet endast under förutsättning att den interna upplåningen inte är mindre fördelaktig än andra finansierings- och placeringsalternativ. När det är fråga om upplåning till stora belopp måste man också beakta att konkurrensutsättningsskyldigheten kan gälla också intern upplåning mellan koncernsamfunden. Kommunen och dess dottersamfund kan verka som en sammanslutning i upplåningen. I koncerndirektivet kan man också förutsätta förhandlingar med kommunens finansiella ledning eller förhandsutredning av hur kommunens koncernledning förhåller sig till upplåningen. I koncerndirektivet kan ingå en bestämmelse eller rekommendation om användning av en enhetlig mall för anbudsförfrågan i låneärenden. För alla dessa skyldigheter, begränsningar och rekommendationer gäller vad som sagts ovan i samband med intern upplåning: koncerndirektivet kan inte förplikta dottersamfundens ledning att verka i konflikt med samfundets intressen. Detta bör beaktas också när bestämmelser om finansiering tas med i direktivet Beslut om placeringar Kommunkoncernens placeringsverksamhet indelas i placering av likvida medel och placeringar med anknytning till koncernens verksamhet. Placering av likvida medel hänger inte direkt ihop med de tjänster koncernen producerar, utan det är fråga om att placera kassaöverskott på ett säkert och inkomstbringande sätt så att koncernsamfundet och kommunkoncernen kan upprätthålla en tillräcklig likviditet. Placeringar med anknytning verksamheten avser kapitalplaceringar som syftar till att stödja målen för koncernsamfundets och kommunkoncernens uppgifter. Placering av likvida medel och tryggande av koncernsamfundens likviditet Placeringen av likvida medel kan koncentreras i form av utlåning av kassaöverskott mellan koncernsamfunden. Man kan då använda ett koncernkontosystem eller också kan kommunen upprätthålla en s.k. intern bank för koncernen. Den interna kortfristiga utlåningen kan också genomföras genom särskilda överföringar av tillgångar mellan koncernsamfunden med iakttagande av de bestämmelser om räntor och eventuella kreditlimiter som anges i koncerndirektivet eller en separat anvisning. Vid placeringen av likvida medel i objekt utanför koncernen kan gemensamma placeringsprinciper iakttas i fråga om placeringsinstrument, identifiering och mätning av risker, skydd mot risker samt beslutanderätten vid placeringar. Det kan vara befogat att hela koncernen iakttar grunderna för kommunens placeringsverksamhet, vilka godkänts av fullmäktige i enlighet med kommunallagen. Placeringar med anknytning till verksamhetsområdet Samfunden i kommunkoncernen har i regel i uppgift att producera kommunala tjänster eller på något annat sätt arbeta till förmån för kommunens verksamhet. Detta är utgångspunkten också för koncernsamfundens kapitalplaceringar i andra samfund: de ska tjäna ett syfte i kommunens verksamhet. Placeringar som stöder kommunens verksamhet är i regel kapitalplaceringar för finansiering av koncernsamfundens investeringar. Gränsdragningen för placeringsobjekt och placeringsinstrument baserar sig på bestämmelser som gäller koncernsamfundens verksamhetsidé. Kommunkoncernens placeringsverksamhet som helhet måste i sista hand bedömas utifrån kommunallagens bestämmelse om verksamhetsområden. I enskilda fall måste man bedöma 19

20 om verksamheten i det samfund där placeringen ska göras har definierats så att placeringar i samfundet hör till kommunkoncernens verksamhetsområde. Koncerndirektivet kan innehålla bestämmelser om principer för kapitalplaceringar i koncernsamfund. Bestämmelserna kan gälla placeringsinstrument, avkastningskrav och riskhantering samt skyldighet att förhandla med koncernledningen. Kapitalplaceringar är i allmänhet av engångsnatur och kan ha särskilda drag som inte går att förutse i koncerndirektivet. Därför är det viktigt att definiera förhandlingsskyldigheten i anvisningarna. Märk väl att det i första hand är det beslutföra organet i koncernsamfundet som ansvarar för placeringens utfall, inte kommunens koncernledning Borgensförbindelser och säkerheter 8.4. Personalpolitik När det gäller ställande av säkerheter kan man i kommunkoncernen i regel iaktta samma policy som vid placeringar som stöder kommunens verksamhet. Ett samfund för vilket borgensförbindelse ingås eller säkerhet ställs ska producera kommunala tjänster eller på något annat sätt arbeta till förmån för kommunens eller ett koncernsamfunds verksamhet. Alla koncernsamfund kan i princip få borgensförbindelser på denna grund. För intressesamfundens del måste man från fall till fall överväga om förutsättningarna uppfylls. När det gäller borgensförbindelser, inteckningar och säkerheter till samfund utanför koncernen är det befogat att följa samma kriterier angående verksamhetsområden som i kommunens garantiverksamhet och beakta de lagstadgade begränsningarna för borgensförbindelser till utomstående, bl.a. begränsningarna i 12 kap. 7 i lagen om aktiebolag och de begränsningar som gäller samfundets verksamhetsområde. Genom koncerndirektivet kan man sträva efter att förenhetliga koncernsamfundens personalpolitik. Det kan till exempel vara fråga om att det interna ansökningsförfarandet utvidgas till att gälla hela koncernen, att utlåtande ska begäras av koncernledningen när en person ska väljas till en ledande befattning, att specialkompetens utnyttjas i andra koncernsamfund, att förhandlingar förs om arbetsrotation och byte av arbetsuppgifter eller att utbildnings- och personaltjänster tillhandahålls för hela koncernen. Koncerndirektiv (exempel) Koncernens dottersamfund strävar i sin verksamhet efter att i tillämpliga delar iaktta principerna för kommunens personalpolitik. Framför allt när det gäller prövningsbaserade anställningsförmåner försöker samfunden följa kommunens praxis. Sådana förmåner är till exempel prövningsbaserade löneförmåner och prövningsbaserad tjänstledighet samt rätt till personalutbildning, naturaförmåner och tilläggspension. Vid personalrekrytering bör samfunden beakta interna behov av omplacering av anställda inom koncernen. Dottersamfunden ansluter sig som medlemmar i det arbetsgivarsamfund kommunarbetsgivaren grundat, om inte verksamhetens art och dotterbolagets intresse förutsätter något annat. 20