Patientsäkerhetsberättelse för vårdgivare

Transkript

1 Alingsås Kommun Barn och ungdom / Utbildningsförvaltningen Skolhälsovården Patientsäkerhetsberättelse för vårdgivare År 2011 Datum och ansvarig för innehållet Maria Amström verksamhetschef skolhälsovården, Barn och ungdom och Utbildningsförvaltningen Alingsås Mallen är framtagen av Sveriges Kommuner och Landsting

2 Innehållsförteckning Sammanfattning 3 Övergripande mål och strategier 4 Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet 4 Struktur för uppföljning/utvärdering 5 Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet 5 Uppföljning genom egenkontroll 7 Samverkan för att förebygga vårdskador 8 Riskanalys 8 Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet 9 Hantering av klagomål och synpunkter 9 Sammanställning och analys 9 Samverkan med patienter och närstående 10 Resultat 11 Övergripande mål och strategier för kommande år 12 Patientsäkerhetsberättelsen ska ha en sådan detaljeringsgrad att det går att bedöma hur det systematiska patientsäkerhetsarbetet har bedrivits i verksamhetens olika delar, och att informationsbehovet hos externa intressenter tillgodoses. SOSFS 2011:9 7 kap. 3 2

3 Sammanfattning Den 1/ infördes en ny patientsäkerhetslag SFS 2010:659 och SOFSF 2011:9. Syftet med den lag är att göra vården säkrare och att det skall bli enklare för patienter att anmäla felbehandling. Vårdgivaren ansvar innebär bland annat följande: Tydligare ansvar att bedriva ett systematiskt patientsäkerhetsarbete och arbeta förebyggande för att förhindra vårdskador. Skyldigheten att utreda tillbud, risker eller händelser Legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal som bedöms vara en fara för patientsäkerheten skall rapporteras till socialstyrelsen. Patienter och närstående skall uppmuntras att involvera sig i patientsäkerhetsarbetet Varje år skall en patientsäkerhetsberättelse upprättas där verksamhetens arbete med patientsäkerhet beskrivs och utvärderas. Verksamhetschefen tillsammans med vårdgivaren leder patientsäkerhetsarbetet. Personalens kompetens och kunnande är en grundsten i patientsäkerhetsarbetet och i mötet med elever och vårdnadshavare. De kan ta in synpunkter och klagomål och rapportera dessa vidare. Under året 2011 har bland annat följande åtgärder i syfte att öka patientsäkerheten gjorts: Patientsäkerhets och säkerhetskulturen har systematiskt funnits med i verksamhetsmöten för att stärkas och synliggöras Skolsköterskor deltar aktivt i att utveckla säkra rutiner Skolsköterskor rapporterar in risker, tillbud och händelser enligt avvikelserutin Verksamhetschefen har gått utvecklingsprogram inom kvalitétsområdet Verksamhetschefens uppdrag på UN har förstärkts med 20 % Identifiering av riskområden inom elevhälsans medicinska del har påbörjats Regelbunden utbildning och kompetensutveckling inom området. Styrgrupp för Asynja journalsystem har bildats för att utveckla kvalitén i systemet systematiskt och långsiktigt Kompetensutveckling i dokumentation Lokala rutiner tas fram löpande inom det medicinska området Under året har 2 avvikelser inom BOU kommit in och båda har bedömts som ringa och åtgärder har vidtagits för att dessa händelser inte skall inträffa igen. 3

4 Övergripande mål och strategier SFS 2010:659 3 kap, 1 Vårdgivaren skall planera, leda och kontrollera verksamheten så att den leder till att kravet på en god vård upprätthålls. Målet är att bedriva en god och säker vård där risker och händelser identifieras tidigt och kan förebyggas. Noll tolerans för vårdskador Det skall inom verksamheten finnas den bemanning, personal och den kompetens som är nödvändig för att på sikt uppnå detta. Det skall finnas säkra rutiner och lokala riktlinjer för arbetet. Dessa skall vara kända för all personal Strategier för att uppnå dessa mål är Årligen säkra bemanning och kompetens utifrån god vård och en verksamhet som tidigt kan förebygga händelser och avvikelser. Förutsättningar att arbeta systematiskt med riktlinjer och rutiner som kan implementeras i verksamheten. Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet SFS 2010:659,3 kap. 9 och SOSFS 2011:9, 7 kap. 2, p 1 Vårdgivaren skall dokumentera hur ansvaret är organiserat och fördelat i verksamheten. Barn- och ungdomsnämnden respektive utbildningsnämnden är vårdgivare för den hälso- och sjukvård som bedrivs inom elevhälsan och ytterst ansvariga. Verksamhetschef enligt HSL 29 är utsedd och är Maria Amström. Verksamhetschefen ansvarar för ledning, planering och utveckling av verksamheten och att god vård bedrivs, exempel på detta kan vara att medarbetarna har rätt kompetens, får fortbildning och möjlighet att bedriva en god vård med hög kvalité. Lokaler och utrustning för arbetet skall också vara anpassade. Rutiner och egenkontroll skall upprättas och följas. Avvikelser och risker skall analyseras och följas upp. Varje legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal har ett eget yrkesansvar att arbetet skall utföras med god kvalité och hög patientsäkerhet och skall medverka och bidra till att hög patientsäkerhet upprätthålls. Varje medarbetare ansvarar för att avvikelser och risker identifieras och rapporteras. 4

5 Struktur för uppföljning/utvärdering SOSFS 2011:9 3 kap. 2 Vårdgivaren eller den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS ska med stöd av ledningssystemet planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten Avvikelser och vårdskador hanteras och mäts via rapportering i avvikelsehanteringen. En risk eller händelse mäts enligt risk och händelseanalys (Socialstyrelsen). Avvikelser skall rapporteras till nämnden snarast vid allvarlig händelse eller årligen i patientsäkerhetsberättelsen. Beslutade åtgärder följs upp på skolsköterskornas kategorimöten, dokumentation sker i protokoll och i lokala riktlinjer. Dessa finns publicerade på kommunportalen. Uppföljning och utvärdering av verksamheten sker i verksamhetsberättelsen och patientsäkerhetsberättelsen. Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 1-2 Vårdgivaren skall senast den 1 mars varje år upprätta en patientsäkerhetsberättelse där arbetet med patientsäkerhet skall beskrivas och vilka åtgärder som har vidtagits och vilka resultat som har uppnåtts. Under året har flera insatser skett: Patientsäkerhets och säkerhetskulturen Detta har diskuterats på alla skolsköterskemöten och APT. Arbetet med dessa frågor handlar mycket om inställning, orsaker, hur människor fungerar i en komplex situation där beslut skall fattas snabbt och hur vi påverkasa av olika saker i omgivningen, såsom stress, oro, ensamarbete mm Skolsköterskor deltar aktivt i att utveckla säkra rutiner Arbetsgrupper har utarbetat rutiner för dokumentation, skolläkarmedverkan, vaccinationer, läkemedelshantering, hörselscreening, synkontroller mm. Publicering av rutiner sker på kommunportalen men har inte hunnits med i den omfattning som vore önskvärt. Skolsköterskor rapporterar in risker, tillbud och händelser enligt avvikelserutin Bemanning och resursfrågan lyfts kontinuerligt för att säkerställa att arbetet hinns med och kan planeras. Vid risk för att arbetet inte kan genomföras enligt planeringen av basprogram och vaccinationer skall 5

6 detta rapporteras till verksamhetschefen. Enligt Patientdatalagen skall dokumentering i patientjournal genomföras snarast i anslutning till besöket för att förhindra risker eller fel i dokumentationen, detta kan dock inte alltid ske. Det är en risk som vi behöver titta vidare på och hitta metoder för att säkerställa. Vi behöver också arbeta vidare med och utveckla avvikelsehanteringen och säkerställa att alla risker och händelser rapporteras. Verksamhetschefen går utvecklingsprogram inom kvalitétsområdet GR utbildning har anordnat en skräddarsydd utbildning i ledning och styrning av elevhälsans medicinska del. Utbildningen är processinriktad och sträcker sig över 2 år och skall ge redskap och förmåga till ett strukturerat ledarskap i en verksamhet som vill vara kvalitétsmedveten och fokuserad på utveckling, styrning, och kvalité. Verksamhetschefens uppdrag för utbildningsnämnden har förstärkts Sedan september 2011 har verksamhetschefens uppdrag förstärkts med 20 % för att möjliggöra arbetet på utbildningsförvaltningen. Detta har medfört att patientsäkerhetsarbetet och kvalitetsarbetet har kunnat öka totalt sett och fortgå i en annan hastighet än tidigare. Exempel på detta arbete är månatliga träffar med förvaltningschefen i ledningsfrågor, träffar med skolsköterskor på Alströmergymnasiet utöver de skolskötersketräffar som hela verksamheten deltar i. Arbete med skolläkarinsatserna under hösten och nytt avtal from Arbetet skall utvecklas än mer under 2012 för att komma verksamheten till del. Identifiering av riskområden inom elevhälsans medicinska del Arbetet har påbörjats i att identifiera riskområden såsom vaccinationer, dokumentation och it-program, elevinflyttning och utflyttning, vårdkedja och samverkan Västbus. Lokala riktlinjer har upprättats för flera områden, men rutin för in-och utflyttning och hållbar vårdkedja behöver bland annat göras under Regelbunden utbildning och kompetensutveckling inom kvalitetsområdet. Inom detta område har vi haft egen kompetens och fortbildning inom gruppen, bland annat har vi haft en halvdag i datasalen då säkerhet och kvalité diskuterades. Vi har haft fortbildning inom sekretess och tystnadsplikt, en heldag då även skolläkarna var inbjudna. GR s nätverk för ledningsansvariga inom skolhälsovården har också anordnat utbildningstillfälle i patientsäkerhetsarbetet. Styrgrupp för Asynja journalsystem bildas för att utveckla kvalitén i systemet systematiskt och långsiktigt It och dokumentation är ett stort och viktigt område där elevhälsans medicinska del har mycket att förhålla sig till både med tanke på kvalité, säkerhet och it kunnande. Styrgruppens syfte är att leda och 6

7 hålla ihop hela elevhälsans dokumentation och säkerställa att lagar och förordningar följs, rutiner blir kända och kan efterföljas och att fortbildning och kompetens kan säkras. Vi har haft stor hjälp av administrativ chef och nämndsekreterare på BOU i detta arbete. Kompetensutveckling i dokumentation Frågorna finns med på skolsköterskemötets agenda och tas upp där. En skolsköterska på BOU är systemadministratör för Asynja och har tid avsatt för detta. Arbetet innebär också utveckling av dokumentation och it-stöd, inklusive regelbunden fortbildning inom området. En skolsköterska har gått vidarutbildning i journaldokumentation. Lokala rutiner tas fram löpande inom det medicinska området Rutiner som tagits fram under året är bland annat lokala riktlinjer för informationshantering och dokumentation, riktlinjer för generella läkemedelsordinationer. Säkra rutiner kring hälsosamtal och vid hälsobesök har diskuterats och skall vidareutvecklas. Rutiner för elevhälsans arbete med sammansatta elevutredningar behöver tas fram och dokumenteras. Arbetet har påbörjats på BOU med arbetsgrupp där elevhälsa, utvecklingschef, administrativ chef, nämndsekreterare och rektorer ingår. Uppföljning genom egenkontroll SOSFS 2011:9, 5 kap. 2, 7 kap. 2 Vårdgivaren skall utföra egenkontroll i syfte att säkra verksamhetens kvalité Egenkontroll av lokaler och utrustning har skett. Den visar att vi har ändamålsenliga lokaler och bra utrustning på de flesta skolhälsovårdsmottagningarna. Det är några undantag på BOU där det inte finns ändamålsenliga lokaler eller fullgod utrustning. Planering för större inköp och investeringar finns. Varje år i juni genomförs medicinsk kontroll av apparater och utrustning såsom vågar och blodtrycksmanschetter enligt fastställd rutin. Egenkontroll av bemanning och resursfördelning på BOU sker inför varje läsår för att säkerställa rätt bemanning på de olika skolorna utifrån elevunderlag. Vi följer upp antal hälsobesök, hälsosamtal mm i verksamhetsberättelsen årligen och kan konstatera att i princip kommer alla elever till skolsköterskan på hälsobesök som är planerade. Något sämre uppslutning finns på gymnasiet. Vi har inte gjort några målgruppsundersökningar kring skolhälsovårdens arbete eller inhämtande av synpunkter från patientnämnd eller motsvarande. Det finns inga öppna jämförelser att jämföra skolhälsovårdens insatser med nationellt. Under 2012 planeras för en journalgranskning. 7

8 Samverkan för att förebygga vårdskador SOSFS: 2011:9,4 kap. 6, 7 kap. 2 3 Vårdgivaren skall identifiera processer där samverkan behövs för att förebygga vårdskador Intern samverkan inom skolan Viktigt att skolhälsovården får kännedom om nya elever på skolorna och likaså vid utflyttningar. Detta för att journaler skall beställas och att insatser ej skall fördröjas eller utebli. Samverkan med lärare vid vaccinering underlättar identifieringen för de mindre eleverna. Likaså skapas en tryggare miljö för eleverna. Egenvårdsrutiner för läkemedelshantering eller andra egenvårdinsatser i skolan skall tas fram enligt beslut. Extern samverkan med andra vårdgivare eller insatser Viktigt att remissrutiner är framtagna, följs och är kända i verksamheten. Skolläkarinsatserna sker genom avtal med Primärvården och samverkan sker med dessa huvudmän för att säkra tillgången på skolläkare. Samverkan sker genom träffar med Ungdomsmottagningen, Barnhälsovården och logopedmottagningen regelbundet då många elever finns inom våra verksamheter. Likaså anordnas träffar med Barn och ungdomspsykiatrin regelbundet på olika nivåer för att säkerställa processer i informationsflöde, remissgång och behandlingsresultat. Samverkan enligt Västbus Riskanalys SOSFS: 2011:9, 5 kap. 1 Vårdgivaren skall fortlöpande bedöma om det finns risk för att händelser skulle kunna inträffa som kan medföra brister i verksamhetens kvalitet. För varje sådan händelse ska vårdgivaren 1. uppskatta sannolikheten för att händelsen inträffar och 2. bedöma vilka negativa konsekvenser som skulle kunna bli följden av händelsen. All personal inom elevhälsans medicinska del ansvarar för att identifiera och rapportera risker som kan medföra negativa händelser eller tillbud i verksamheten och för elever. Större förändringar i verksamheten kan också väsentligen påverka patientsäkerheten. Verksamhetschef ansvarar tillsammans med berörda för att göra en riskanalys och återföra information och kunskap till verksamheten. Likaså ansvarar verksamhetschefen för att uppmärksamma och påtala risker till vårdgivaren. 8

9 Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet SFS 2010:659, 6 kap. 4 och SOSFS 2011:9, 7 kap. 2 p 5 Hälsooch sjukvårdspersonalen är skyldig att bidra till att hög patientsäkerhet upprätthålls. Personalen skall rapportera till vårdgivaren risker och händelser som skulle kunna medföra en vårdskada Avvikelser Skolläkare och skolsköterskor rapporterar till rektor och verksamhetschef händelser som har medfört skada eller hade kunnat medföra skada för elev i samband med vård och behandling. Verksamhetschefen ansvarar för bedömning och analys och utser analysteam vid behov. Rektor ansvarar för elevens skolgång och skall också få rapport om händelser. Under året har 2 avvikelser inom barn- och ungdomsförvaltningen inkommit i samband med vaccination och båda har bedömts som ringa. Åtgärder för att förebygga upprepning har vidtagits. Rapporterade händelser har utredds, analyserats och återkopplats till verksamheten. Vårdnadshavaren har kontaktats och verksamhetschef och samordnande skolläkare har bedömt händelsen och åtgärder. Ingen Lex Maria anmälan har gjorts. Risker och händelser rapporteras på särskild blankett. Det vore önskvärt med ett it baserat avvikelsesystem för att kunna göra sammanställningar och få en bra överblick. Detta får undersökas vidare under Hantering av klagomål och synpunkter Klagomål och synpunkter SOSFS 2011:9, 5 kap. 3, 7 kap 2 p 6 Synpunktshanteringen i kommunen kan användas även för synpunkter och klagomål från elever och vårdnadshavare i frågor som rör elevhälsans medicinska delar. Föräldrar behöver upplysas om att denna möjlighet finns utöver den möjligheten att kontakta respektive skolsköterska eller skolläkare direkt. Synpunkter på omhändertagandet inom skolhälsovården skall alltid tas om hand och vidarebefordras till verksamhetschef. Vi skall främja möjligheterna att samverka med elever och vårdnadshavare i dessa frågor i syfte att öka kvalitén. Sammanställning och analys SOSFS 2011:9, 5 kap. 6 Inkomna klagomål och synpunkter skall sammanställas och analyseras för att vårdgivaren skall kunna se mönster och trender. Vi har under året haft få inkomna synpunkter och klagomål på verksamheten. System för att arbeta strukturerat med dessa frågor saknas. De synpunkter som kommit har framförts direkt till personal i verksamheten som sedan rapporterat till verksamhetschefen. 9

10 Utvecklingsområden: verksamheten behöver informera vårdnadshavare om att synpunkter och klagomål kan lämnas och var de kan lämnas. Sammanställning och hanteringen av inkomna synpunkter och klagomål behöver också utvecklas för att kunna följa flöden över tid och se mönster och trender som indikerar brister i verksamhetens kvalitet. Detta kan på sikt öka medverkan från vårdnadshavare. Samverkan med patienter och närstående SFS 2010:659 3 kap. 4 Vårdgivaren skall ge patienter och närstående möjlighet att delta i patientsäkerhetsarbetet. All hälso- och sjukvård är med några få undantag frivillig. Det är den som har hälsoproblem (eller vårdnadshavare till minderårig enligt 6 kap föräldrabalken) som avgör om han eller hon skall söka vård. Samtycke till vård, undersökning eller behandling är i de flesta fall muntlig men vid vaccinering efterfrågas skriftligt medgivande. Skolsköterskor och skolläkare skall alltid sträva efter samarbete med elev och vårdnadshavare för bästa möjliga resultat av vård och behandling. Elev bör alltid informeras i det som rör honom eller henne och informationen skall vara anpassad efter ålder och mognad. Vårdnadshavare kontaktas när man så bedömer det. Barnet skall ha ett medinflytande som med tiden eller under vissa omständigheter övergår till ett självbestämmande. En välinformerad patient ökar sin upplevelse av trygghet. Information och samverkan med elever och vårdnadshavare inom skolhälsovården kan exempelvis se ut som följer. Informationen skall alltid vara anpassad utefter elevens behov, ålder, kunskap och situation: Information inför genomförande av vaccinering och eventuella biverkningar Information inför hälsobesök och hälsosamtal Sekretess och tystnadsplikt Information om vidtagna åtgärder och uppföljning och vad man skall vara uppmärksam på vid exempelvis symtom eller skada. Tolk används vidbehov när så behövs. Information kan vara både muntlig och skriftlig och eleven skall känna sig respekterad. Utvecklingsområde: Synen på information och medverkan från elev/vårdnadshavare behöver också stärkas och synliggöras som en viktig del i omhändertagandet och arbetet med patientsäkerhet. 10

11 Resultat SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 3 Vilka resultat som har uppnåtts i verksamheten av genomförda åtgärder. Strukturmått utgör förutsättningar för att nå definierade. Alla skolsköterskor har fått en ökad medvetenhet i att upptäcka och rapportera avvikelser och risker Till stor del deltar skolsköterskorna i arbetet med att utveckla säkra rutiner Alla skolsköterskorna samarbetar för att säkerställa att arbetet kan planeras och hinnas med Ökad kompetens i styrning och ledning för verksamhetschef. Detta kan i sin tur öka kompetensen inom patientsäkerhetsområde och kvalitén inom skolhälsovårdens verksamhet Ökat arbete med rutiner, kvalité, skolläkarinsatser och dokumentation riktat till Alströmergymnasiets skolhälsovård och Vårdgivare UN Vidareutveckling av arbetet kring riskområden och utarbetande av säkra rutiner Lokala riktlinjer för informationshantering och dokumentation och generella ordinationer har tagits fram Underlag kring skolläkarinsatserna har framtagits gemensamt inom elevhälsan och nytt avtal för skolläkare börjat gälla Kompetensutveckling för skolsköterskor under året: Riksföreningens skolsköterskedagar i Göteborg där 9/ 14 skolsköterskor deltog Juridik och sekretess utbildning heldag 10/ 14 skolsköterskor deltog Dokumentation- och it-fortbildning internt 2 halvdagar 13/14 skolsköterskor deltog Skolskötersketräffarna som sker 1 ggr/månad har ett högt deltagande Resultatmått 2 avvikelser i samband med vaccinering har inrapporterats Journalanteckningar dokumenteras inte alltid i direkt anslutning till elevbesöken p.g.a. hög arbetsbelastning. Exakt uppgift kring detta saknas Remiss svar från BUP saknas i stor utsträckning 11

12 Generellt sett kan sägas att skolhälsovården underrapporterar risker och händelser (Nils Lundin läkartidningen nummer 9) Orsakerna till detta är oklara men ökad medvetenhet kring patientsäkerhetsarbetet tros öka rapporteringen. Övergripande mål och strategier för 2012 Mål Säkerställa en god och säker vård som bedrivs av skolsköterskor och skolläkare med hög kompetens. Öka elevers och vårdnadshavares delaktighet i patientsäkerhetsarbetet Strategier Bibehålla en skolsköterskebemanning med ett medelvärde på 480 elever/heltid på BOU Medelvärdet för gymnasiet bör komma ner mot 550 elever/heltid Ta fram lokala riktlinjer och implementera dem i verksamheten Intensifiera arbetet med riskbedömningar och riskområden Fortsätta arbetet med en kultur som främjar dialog kring händelser, risker och avvikelser i skolhälsovården Fortbildning inom området patientsäkerhet Fortsatt arbete med styrgrupp Asynja Egenkontroll införs i verksamheten Samverkan med andra vårdgivare i närområdet och inom ramen för Västbus Öka kännedomen intern och extern kring synpunkter och klagomålshantering Undersöka möjligheten för IT-stöd inom avvikelshanteringen Medverkan av elev/vårdnadshavare i patientsäkerhetsarbetet skall ökas. 12