Effektivare miljöledningssystem

Transkript

1 Effektivare miljöledningssystem en studie om brister, behov och möjligheter till förbättring Rapport 5304 September 2003 Ett samarbetsprojekt mellan: Naturvårdsverket Verket för näringslivsutveckling (NUTEK) Svenska ESF-rådet

2 Effektivare miljöledningssystem en studie om brister, behov och möjligheter till förbättring Ulrik Axelsson IVL Svenska Miljöinstitutet AB Richard Almgren Olof Hjelm Linköpings universitet Naturvårdsverket Verket för näringslivsutveckling (NUTEK) Svenska ESF-rådet

3 BESTÄLLNINGAR Ordertelefon: Orderfax: E-post: Postadress: CM-Gruppen Box Bromma Internet: Tel: www: Postadress: Omslagsbild: NATURVÅRDSVERKET (växel) naturvardsverket.se Naturvårdsverket, Stockholm ISBN pdf ISSN Anders Gunér AB Naturvårdsverket 2003 Elektronisk publikation

4 Förord Syftet med denna rapport är att ge en övergripande och samlad bild av hur tillämpningen av miljöledningssystem i svenskt och internationellt näringsliv har utvecklats och fungerar. Vidare har identifierade brister och problemområden lyfts fram i rapporten. Tre frågeställningar ligger till grund för denna studie. Dessa utgår från möjligheten att ytterligare betona ständig förbättring av miljöprestanda i miljöledningssystemen, att stärka affärsmässigheten samt att säkerställa att produkternas (dvs. varor och tjänster) miljöaspekter tas om hand på ett adekvat sätt. I rapporten ges förslag till åtgärder för att avhjälpa identifierade brister och problemområden. Som grund för förslagen ligger en analys av brister och problemområden baserad på erfarenheter från tillämpningen hittills. Studien har initierats och finansierats av Verket för näringslivsutveckling (NUTEK) med särskilda medel från Näringsdepartementet, Naturvårdsverket och Svenska ESF-rådet. Företrädare för dessa organisationer har även ingått i den referensgrupp som biträtt i arbetet. Deltagare i referensgruppen har varit Cecilia Ankarstig och Stefan Nordin, NUTEK, Bengt Davidsson och Birgitta Timm, Naturvårdsverket, Ingmar Paulsson och Susanna Rockström, Svenska ESF-rådet och Johanna Lissinger, Kemikalieinspektionen. Detta arbete har genomförts i samverkan mellan IVL Svenska Miljöinstitutet AB (IVL) och Linköpings universitet. Rapporten är framtagen av Ulrik Axelsson, IVL, och Richard Almgren och Olof Hjelm, Linköpings universitet. Förutom författarna har även Ann Strömberg och Cecilia Bring Procopé vid IVL samt Jonas Ammenberg och Erik Sundin vid Linköpings universitet bidragit med betydelsefulla resultat från olika projektarbeten. Författarna är ensamma ansvariga för rapportens innehåll, varför detta inte kan åberopas som NUTEK:s, Naturvårdsverkets eller Svenska ESF-rådets ståndpunkt. Vi vill rikta ett stort tack till de personer som ställt sig till förfogande för intervju och för de som deltagit i de båda rundabordssamtalen inom projektets ram (intervjupersoner och rundabordsdeltagarna redovisas i referensavsnittet). Rundabordssamtalen genomfördes i en positiv anda och många viktiga erfarenheter och förslag kom fram. Vår förhoppning är att i rapporten identifierade områden och föreslagna åtgärder till förbättring skall tas omhand och utvecklas av de aktörer som är mest berörda på längre sikt. För att bli framgångsrikt behöver det genomföras i samarbete mellan flera aktörer, vilka delvis är identifierade eller har deltagit i arbetet med denna rapport och i rundabordssamtalen. Intresse för ett sådant fortsatt arbete har indikerats, såväl av myndigheter, intresseorganisationer som näringsliv. Finansiärerna till detta projekt avser att verka för en fortsatt utveckling av miljöledningssystemens användning och praxis. Stockholm i augusti 2003 NUTEK, Naturvårdsverket och Svenska ESF-rådet 3

5 4

6 Innehållsförteckning Förord... 3 Sammanfattning... 7 Summary Inledning Syfte Metod Läsanvisning Strukturerat miljöarbete genom miljöledningssystem Bakgrund till standardisering av miljöledningssystem Syfte med miljöledningssystem Miljöledningssystem enligt ISO Miljöledningssystem enligt EMAS Huvudaktörer i miljöledningsarbetet Näringslivets tillämpning av miljöledningssystem Positiva erfarenheter av miljöledningssystem Problem med tillämpningen av miljöledningssystem Förbättrad miljöprestanda genom miljöledningssystem Affärsmässiga fördelar av miljöledningssystem Produktutvecklingsperspektiv i miljöledningssystem Identifierade brister och problem Brister i drivkrafter Nationell samordning saknas Svaga drivkrafter och få krav från marknaden Miljöledningssystem ett stort steg att ta Höga kostnader och resurskrävande Ledningens bristande engagemang Redovisning av miljöarbetet är outvecklat Processorienterad lagstiftning Svag offentlig uppbackning Brister i tillämpningen Fokus på system istället för miljöprestanda Produkternas miljöaspekter otillräckligt behandlade Kunskapsbrister Ovana att arbeta strukturerat med miljöfrågor Brist på hjälpmedel Tolkning av standardens krav och innehåll Identifierade områden för förbättring Stärka marknadens efterfrågan och ökade kundkrav Miljökriterier vid offentlig upphandling

7 5.1.2 Miljökriterier vid privata företags inköp Stärkt efterfrågan från allmänheten Statlig uppmuntran Stärka samverkan och nationell samordning Nationellt nätverk för effektivare miljöledningssystem Samverkan mellan myndigheter, företag och certifieringsorgan Förstärkt tolkning Kompetenshöjning Förenklade system Fokusera på ständig förbättring och kommunikation Stärkt kommunikation om ständig förbättring Underlätta jämförelser Tydligare revisioner Informationskälla om miljöledningssystem Slutsatser Referenser Skriftliga referenser...69 Internetkällor Muntliga referenser Deltagare i rundabordssamtal

8 Sammanfattning Den internationella miljöledningsstandarden ISO och den europeiska motsvarigheten EMAS trädde i kraft i mitten av nittiotalet och sedan dess har en stor del av näringslivets miljöarbete handlat om att införa och tillämpa dessa standarder. Det finns därför värdefulla erfarenheter att ta vara på från användning och tillämpning av dem; erfarenheter som kan utgöra en god grund att göra redan införda miljöledningssystem i företag bättre och effektivare. Denna rapport är en sammanfattande redovisning av flera studier som genomförts med det gemensamma syftet att finna former för effektivisering av miljöledningssystem. Rapporten ger en övergripande och samlad bild av hur miljöledningsarbetet i svenskt och internationellt näringsliv har utvecklats och fungerar. Tre huvudfrågor ligger till grund för studien, nämligen möjligheten att ytterligare betona ständig förbättring av miljöprestanda i miljöledningssystemen, att stärka affärsmässigheten samt att säkerställa att produkternas (dvs. varor och tjänster) miljöaspekter tas om hand på ett adekvat sätt. I rapporten presenteras även brister och problemområden i tillämpningen av miljöledningssystem på företagsnivå samt utvecklingsbehov av stödsystem på nationell nivå. Sist i rapporten ges förslag på områden och åtgärder som kan avhjälpa bristerna. Rapporten kan därför utgöra underlag för fortsatta diskussioner om hur miljöledningssystemens användning och praxis kan utvecklas på företagsnivå och hanteringssystem på nationell nivå. Rapporten bygger på analys av befintlig litteratur och av intervjuer med erfarna aktörer inom området samt resultat från genomförda rundabordssamtal. Följande slutsatser har dragits av att analysera studiens tre huvudfrågor: Förbättras miljöprestandan genom miljöledningssystem? Vår slutsats är att det inte i dagsläget går att besvara den generella frågan om miljöledningssystem medför en förbättrad miljöprestanda. Intervjuer tyder på att miljöledningssystem medför en förbättrad miljöprestanda men att det inte kvantitativt går att belägga. Det finns stora variationer mellan olika företag i kvaliteten på utformningen av respektive miljöledningssystem och hur de arbetar med ständig förbättring. Företag kan som följd av detta enbart göra svaga framsteg med ständig förbättring men ändå av certifieringsorgan ges eller bibehålla sitt certifikat. Detta riskerar att på längre sikt undergräva trovärdigheten för samtliga miljöledningssystem. Ger miljöledningsarbete affärsmässiga fördelar? Vår slutsats är att utvecklingen verkar ha gått från att ledningssystemen har ansetts vara ett starkt konkurrensmedel till att nu vara något som företag förväntas ha. Det finns dock indikationer på att arbetet med miljöledningssystem är lönsamt om kostnadsbesparande åtgärder som exempelvis energibesparing och minskad resursförbrukning inkluderas. Det är dock relativt ovanligt att företag följer upp den ekonomiska nyttan med eller kostnaderna för tillämpningen av sitt miljöledningssystem. 7

9 Externa kundkrav är ett vanligt skäl till att miljöledningssystem införs på ett företag men det är för närvarande inte någon stark drivkraft till ständig förbättring av miljöprestandan. Inkluderas produktperspektivet i miljöledningssystem? Vår slutsats är att produktaspekterna är tydliga i de internationella miljöledningsstandarderna men att den praxis som vuxit fram inte är lika tydlig. Förhållandevis många företag har som följd av miljöledningssystemet börjat infoga tydligare miljöhänsyn i produktutveckling. Däremot är det ovanligt att miljöanpassad produktutveckling ingår som en formaliserad komponent i miljöledningssystemet. Tydligare produktfokus i miljöledningsarbetet medför att potentialen för miljöförbättrande åtgärder för flertalet företag skulle utnyttjas. Enskilda metoder och stödverktyg för att inkludera produkter i miljöledningssystem är fortfarande relativt okända. Former för att hantera miljöpåverkan i leverantörskedjan samt miljökommunikation kan utvecklas. Identifierade brister och problemområden Studien visar att det finns svagheter i tillämpningen av miljöledningssystem. Det finns många orsaker till varför miljöledningssystem i företag är utformade och fungerar som de gör idag. Totalt har tretton områden på övergripande systemnivå identifierats där brister och problem finns. Dessa har i sin tur delats in i tre grupper som har diskuterats i rundabordssamtalen. 1. Brister i drivkrafter - nationell samordning saknas - svaga drivkrafter och få krav från marknaden - miljöledningssystem ett stort steg att ta - höga kostnader och resurskrävande - ledningens bristande engagemang - redovisning av miljöarbetet outvecklat - processorienterad miljölagstiftning - svag offentlig uppbackning 2. Brister i tillämpningen - fokus på system istället för prestanda - produkternas miljöaspekter otillräckligt behandlade 3. Kunskapsbrister - ovana att arbeta strukturerat med miljöfrågor - brist på hjälpmedel - tolkning av standardens krav och innehåll 8

10 Förslag på förbättringsåtgärder I rapporten föreslås en rad åtgärder för att utveckla och förbättra miljöledningsarbetet med utgångspunkt från de identifierade svagheterna och problemområdena. Att stärka de svaga drivkrafterna för att bedriva ett aktivt och framåtsyftande miljöledningsarbete anses som den absolut viktigaste åtgärden. Det handlar främst om att stärka marknadens efterfrågan samt att utveckla styrmedel som gör det ekonomiskt fördelaktigt att bedriva ett sådant arbete. Stärkta miljökriterier i offentlig upphandling och privata inköp av företag och privatkonsumenter pekades ut som möjliga områden. Den ekonomiska drivkraft som ligger i att inkludera miljökostnaderna i priset för en vara eller tjänst ansågs viktig men dessa frågor bedömdes ligga utanför detta projekt. Att åstadkomma en nationell samordning av utvecklingsinsatser kopplad till miljöledningssystem kan stärka samverkan mellan myndigheter, företag och certifieringsorgan. Några uppgifter kan vara att samordna och driva aktiviteter som rör kompetensutveckling, tolkningsfrågor och hjälpverktyg och att utveckla en samlad informationskälla som stöd för mindre företag, myndigheter, konsulter, revisorer etc. Behovet av att stärka arbetet med ständig förbättring av miljöprestanda samt att öppet kommunicera detta ses som viktigt, inte minst ur trovärdighetssynpunkt. Exempel på föreslagna åtgärder är utvecklad redovisning av ständig förbättring, jämförelser mellan olika företags system, tydlighet i tolkning av standardens krav och innehåll. En möjlighet som diskuterades var frivilliga överenskommelser om ständig förbättring. Behovet av en samlad informationskälla på i första hand Internet ansågs stor. Exempel på förbättringsåtgärder som behöver vidtas är bland andra att: förstärka fokuseringen på ständig förbättring av miljöprestanda; tydliggöra produktperspektivet, bl.a. genom att inkludera produktutvecklingsprocessen; stärka de affärsmässiga incitamenten för proaktivt miljöledningsarbete; underlätta miljöledningsarbetet för små- och medelstora företag, bl.a. genom att underlätta informationsinhämtning; hitta modeller för att kompetensutveckla viktiga aktörer; få fram enhetligare kravnivåer vid certifieringsrevisioner; stärka samverkan mellan aktörer. Vår sammantagna bedömning är att miljöledningssystem har stora fördelar som verktyg eftersom de har en utformning som passar bra för näringslivets sätt att arbeta och dessutom redan tillämpas i stor omfattning. Den kraft till miljöförbättrande åtgärder som kan nås genom ett effektivt miljöledningsarbete i svenskt näringsliv nyttjas idag dock inte fullt ut. Genom att åtgärda de brister och problem som identifierats inom detta projekt kan förhoppningsvis miljöledningssystem bli ett än mer kraftfullt verktyg för ständig förbättring av miljöprestanda inklusive ökad affärsnytta och produktperspektiv. 9

11 Fortsatt arbete Genom att åtgärda identifierade brister och problemområden är det vår bedömning att miljöledningssystemen kan bli ett än mer kraftfullt verktyg för ständiga förbättringar av företags och andra organisationers miljöprestanda och konkurrenskraft. Tanken är att föreslagna förbättringsåtgärder skall tas omhand och utvecklas av de aktörer som är mest berörda. Många deltagande aktörer i projektet och rundabordssamtalen indikerar intresse för en fortsättning. För att bli framgångsrikt behöver ett sådant arbete genomföras i samarbete med många aktörer, inklusive näringslivet och enskilda företag. För att ett fortsatt arbete skall bli möjligt krävs både planering och resurser. Finansiärerna till detta projekt avser att verka för en process där rapportens slutsatser tas omhand för fortsatt utveckling av miljöledningssystemens användning och praxis. 10

12 Summary The international environmental management standard ISO and its European equivalent EMAS came into force in the mid-1990s. Since then, a considerable amount of the environmental work done by the business sector has concentrated on introducing and applying these standards. Valuable experience is therefore to be gained from their use and application; experience that can form a sound basis for improving environmental management systems that have already been introduced and rendering them more effective. This report is a brief presentation of several studies performed with the common aim of finding ways of rendering environmental management systems more effective. The report provides a comprehensive overall picture of how environmental management both in Sweden and internationally has developed and currently functions. The study broaches three main issues, namely placing more emphasis on the continuous environmental improvement of management systems, strengthening commercial aspects and ensuring that the environmental attributes of products (i.e. goods and services) are taken care of in an adequate fashion. The report also presents the shortcomings and problem areas associated with the application of environmental management systems on the corporate level and the development requirements of support systems on the national level. Finally, the report also puts forward proposals for areas and measures to combat these shortcomings. The report can therefore constitute a basis for further discussion on how the use and practice of environmental management systems can be developed on the corporate level and how national administration systems can be established on the national level. The report is based on analyses of existing literature, on interviews with experienced actors in the field and on results from round-table discussions. The following conclusions have been drawn with regard to the study s three main issues: Do environmental management systems lead to better environmental performance? Our conclusion is that it not currently possible to answer the general question as to whether environmental management systems actually improve environmental performance. Interviews indicate that they do lead to better performance but that this is not possible to substantiate quantitatively. There is considerable variation among companies in the design quality of their environmental management systems and in how they strive for continuous improvement. As a result, companies may perhaps be making only sluggish progress regarding continuous improvement but still be awarded a certificate by the certification body or be allowed to keep their existing certificate. In the long term, this risks undermining the credibility of all environmental management systems. 11

13 Does environmental management provide commercial advantages? Our conclusion is that the trend has gone from management systems being considered a powerful competitive tool to now being something that companies are expected to have. There are, however, indications that environmental management systems are profitable if cost-cutting measures, such as greater energy efficiency and reduced resource consumption, are taken into account. It is relatively unusual however for companies to follow up the financial benefit or monitor the costs of their environmental management system. External customer demand is a common reason for a company to introduce an environmental management system, but is not a particularly strong driving-force behind the continuous improvement of environmental performance. Is the product perspective included in environmental management systems? Our conclusion is that despite the product aspects being clearly expressed in the international management standards, they are not as clear in the emergent practice. A relatively large number of companies have started to incorporate more explicit environmental consideration in their product development as a result of the environmental management system. It is, however, unusual for green product development to be included as a formalised component of a company s environmental management system. A clearer product focus in environmental management systems would lead to the majority of companies utilising the potential for implementing measures to improve the environment. Specific methods and supportive tools to include products in environmental management systems are still relatively unknown. Ways of handling environmental impact in the supply chain and environmental communication can be developed. Identified shortcomings and problem areas The study uncovers weaknesses in the application of environmental management systems. There are many reasons for why corporate environmental management systems are designed and work as they do today. A total of thirteen areas on the overall system level have been identified where there are shortcomings and problems. These have been divided into three groups. The presentation of these shortcomings and problem areas is based on round-table discussions. 1. Weak driving forces - no national coordination - weak driving forces and few demands from the market - the introduction of an environmental management system being too big a step to take - high costs and resource-demanding - lack of commitment from executive management - poorly developed reporting of environmental measures - process-oriented environmental legislation - poor public-sector support 12

14 2. Shortcomings in application - focus on systems rather than performance - environmental aspects of products insufficiently dealt with 3. Lack of knowledge - unaccustomed to dealing with environmental issues in a structured fashion - lack of tools - interpretation of the requirements and content of the standard Proposals for improvement measures The report proposes a number of measures for developing and improving environmental management based on the identified shortcomings and problem areas. Strengthening the weak driving forces in order to promote active and forward-looking environmental management is seen as the single most important measure. It is primarily a question of strengthening the market s demand and developing instruments that make it financially beneficial to implement such management. Strengthened environmental criteria in public procurement and the private purchasing procedures of companies and private consumers are singled out as possible areas. The financial driving force implied by the inclusion of environmental costs in the price of a product or service was considered important but these issues are felt to be outside the scope of this project. Coordinating development efforts linked to environmental management systems on a national level may strengthen collaboration between authorities, companies and certification bodies. Tasks may include coordinating and performing skills development activities, interpretation issues and tools and developing a comprehensive information source to help smaller companies, authorities, consultants, auditors, etc. The need to reinforce efforts concerning continuous environmental improvement and to communicate this openly is seen as important, not least from a credibility point of view. Examples of proposed measures include the well-developed reporting of continuous improvement, comparisons of different companies systems, clarity in the interpretation of the requirements and content of the standard. One option discussed was voluntary agreements on continuous improvement. It was felt there is a considerable need for a comprehensive information source, primarily on the Internet. 13

15 Examples of improvement measures that need to be implemented include: a stronger focus on continuous environmental improvement; elucidating the product perspective; by, for example, including the product development process; strengthening the commercial incentives for proactive environmental management; facilitating environmental management for SMEs (small and medium-sized enterprises), e.g. by facilitating information-gathering; finding models to help develop the skills of important actors; developing uniform requirement levels for certification audits; strengthening collaboration among actors. Our overall assessment is that environmental management systems are a very useful tool since their design is ideally suited to the business sector s working methods and their application is already widespread. The force of environmental improvement measures that can be achieved through effective environmental management in the Swedish business sector is not currently utilised to its full potential. By rectifying the shortcomings and problems that have been identified in the course of this project, environmental management systems can hopefully become a more powerful tool for continuous environmental improvement, including greater commercial benefit and product perspective. Further work By rectifying the identified shortcomings and problem areas, it is felt that environmental management systems could be an even more powerful tool for continuous environmental improvement and improve the competitiveness of companies and other organisations. The idea is for the proposed improvement measures to be taken onboard and developed by the most relevant actors. Many actors who took part in the project and the round-table discussions showed an interest in further work in the longer term. To be successful, such work should be implemented in partnership with many actors, including the business sector and individual companies. For further work to be possible, both planning and resources are required. The financiers of this project intend to promote a process whereby the conclusions of the report will be taken onboard to further develop the use and practice of environmental management systems. 14

16 1 Inledning Under de senaste tio åren har en stor del av miljöarbetet inom svenskt näringsliv kretsat kring införande och tillämpning av miljöledningssystem. Främst har detta kommit att handla om den internationella miljöledningsstandarden ISO (ISO 14001:1996), men även den frivilliga europeiska EMAS-förordningen (EUs frivilliga miljöstyrningsoch miljörevisionsordning, EMAS EG nr 761/2001) har haft betydelse. Både företag med lång erfarenhet av att arbeta med miljöfrågor och företag som är nybörjare inom miljöområdet har infört miljöledningssystem. Statistik visar att cirka certifieringar enligt ISO totalt var genomförda i världen vid årsskiftet 2002/2003 (ISO World ). Motsvarande antal organisationer registrerade enligt EMAS var vid samma tidpunkt omkring I Sverige fanns vid slutet av februari 2003 cirka certifikat enligt ISO och drygt 200 organisationer som var registrerade enligt EMAS (Challennium Information och Miljöstyrningsrådet ). Merparten av dessa är vad vi brukar benämna små- och medelstora företag. Inkluderas även andra typer av förenklade icke-standardiserade miljöledningssystem, såsom miljödiplomering, kan listan över antalet företag ökas med ytterligare några hundra. Ett miljöledningssystem syftar till att ge ett strukturerat arbetssätt som ökar möjligheten till miljöförbättringar. Miljöledningssystem bygger på målstyrning, där miljömål och ambitionsnivå bestäms av den egna verksamheten, dvs. verksamhetsutövaren, men ett grundläggande krav på ständig förbättring ingår. Miljöledningssystemets förmåga att bli ett kraftfullt verktyg är därmed starkt beroende på aktörens egen målsättning och ambition samt kundernas efterfrågan av leverantörer med ett seriöst miljöarbete, men är även beroende av revisorernas tolkning av kraven i de aktuella systemen. Miljöledningsstandarden ISO har utarbetats för att kunna tillämpas på samma sätt över hela världen i såväl stora som små organisationer, tillverkande företag som serviceföretag, privat som statlig regi. Detsamma gäller EMAS i Europa. Vid utarbetandet av standarderna togs stor hänsyn till olika länders och typer av organisationers förutsättningar och förmåga att arbeta med miljöfrågor. Ett viktigt krav var att standarderna för miljöledningssystem inte fick utvecklas till ett handelshinder gentemot tredje världen med försämrad konkurrensförmåga som konsekvens. Det gör att standarderna är relativt generellt utformade och kräver en del tankearbete för att översättas till verkligheten i ett företag eller en annan organisation. Under de senaste åren har en del negativ kritik riktats mot att miljöledningssystemen inneburit byråkrati med mer av pappersexercis än fokusering på förbättring av miljöprestanda. Kritiken kommer från enskilda företag som har eller håller på att införa miljöledningssystem och från andra aktörer som berörs av miljöledningssystem på olika sätt. Dessa signaler var en viktig grund för att detta projekt initierades. Det är dock viktigt att komma ihåg att framför allt ISO 14001, trots viss kritik, under de år den funnits tillgänglig på marknaden har vunnit stor trovärdighet som ett kraftfullt redskap för ett effektivt miljöarbete. Det är därför av stor vikt att negativ kritik fångas upp, att den utvärderas och att lämpliga åtgärder vidtas i syfte att bibehålla och förbättra systemens trovärdighet, miljöeffektivitet och affärsnytta. Denna rapport är avsedd att utgöra ett underlag för en process som leder till sådana förbättringar. 15

17 När miljöledningssystem anges i rapporten, utan förtydligande av om ISO eller EMAS åsyftas, avses främst miljöledningssystem enligt kraven i ISO (ISO 14001:1996). Kraven i ISO och EMAS överensstämmer dock till största delen, vilket i praktiken innebär att diskussionen även är tillämplig på EMAS. 1.1 Syfte Syftet med denna rapport är att ge en övergripande och samlad bild av hur tillämpningen av miljöledningssystem i svenskt och internationellt näringsliv har utvecklats och fungerar. Vidare har identifierade brister och problemområden lyfts fram i rapporten. Tre frågeställningar ligger till grund för denna studie. Dessa utgår från möjligheten att ytterligare betona ständig förbättring av miljöprestanda i miljöledningssystemen, att stärka affärsmässigheten samt att säkerställa att produkternas (dvs. varor och tjänster) miljöaspekter tas om hand på ett adekvat sätt. I rapporten ges förslag till åtgärder för att avhjälpa identifierade brister och problemområden. Som grund för förslagen ligger en analys av brister och problemområden baserad på erfarenheter från tillämpningen hittills. Rapporten skall ses som ett inlägg i processen för att förbättra och utveckla effektivare miljöledningssystem, snarare än en vetenskaplig rapport. 1.2 Metod Detta dokument utgör den kondenserade kärnan av ett flertal studier som genomförts inom paraplyprojektet Effektivare miljöledning samt av tillgänglig litteratur inom området. De delprojekt som genomförts är: Miljöledning som verktyg för att nå hållbar utveckling (Ulrik Axelsson och Ann Strömberg, IVL); Miljöledningssystemens roll som drivkraft för integrering av miljöhänsyn i produktutveckling (Richard Almgren, Olof Hjelm och Jonas Ammenberg, Linköpings universitetet. Slutrapport lämnas till Naturvårdsverket under hösten 2003); Resultat från en pågående litteraturstudie om kopplingen mellan produktutveckling och miljöledningssystem (Jonas Ammenberg och Erik Sundin, Linköpings universitetet); Resultat från en pågående intervjustudie av externa miljörevisorers agerande (Jonas Ammenberg och Erik Sundin, Linköpings universitetet); Hur effektivt är miljöledningsarbetet inom svensk energisektor? Ett examensarbete inom svensk energisektor (IVL-rapport B1515, Cecilia Bring Procopé); Förbättras miljöprestandan av miljöledningssystem?, en intervjustudie av 35 företag (IVL-rapport B1529, Cecilia Bring Procopé och Ulrik Axelsson); 16

18 Utöver ovanstående delprojekt och litteraturstudier har intervjuer varit en viktig metod för att inhämta fakta. Vi har valt att fokusera intervjudelen på den grupp av personer som yrkesmässigt arbetat mer med frågor om miljöledningssystem än de flesta andra. Intervjuer har gjorts med företrädare för olika organisationer (företag, näringslivets intresseorganisationer, konsulter, revisorer, standardiseringsorgan, myndigheter och forskare). Intervjupersonerna representerar företag och organisationer från ett tjugotal länder (förutom Sverige även Argentina, Australien, Danmark, Finland, Frankrike, Irland, Italien, Island, Jamaica, Japan, Kanada, Malaysia, Mexiko, Nederländerna, Norge, Tyskland, Storbritannien och USA). Företrädare för några viktiga myndigheter och intresseorganisationer har även intervjuats (exempelvis Europeiska kommissionen, Miljöstyrningsrådet, Svensk Industriförening, Svenskt Näringsliv och World Business Council for Sustainable Development). Den metodik som använts har varit semistrukturerade intervjuer, dvs. intervjuaren har i förväg identifierat några frågor som skall belysas i intervjun, men intervjun har bedrivits i samtalsform där målet varit att intervjupersonen fritt får tillfälle att berätta om sina erfarenheter. Metoderna för att dokumentera intervjuerna har varierat från inspelade intervjuer som därefter renskrivits till intervjuer där intervjuaren tagit anteckningar. Sju olika personer har genomfört intervjuerna inom detta projekt och de ingående delprojekten. I rapporten anges inga referenser till enskilda personer som intervjuats eller som uttalat sig i olika frågor. En förteckning på alla intervjuade personer inom projektet redovisas i referensavsnittet. I vissa delstudier har anonymitet utlovats de deltagande företagen. Dessa är i referenslistan angivna som tjänsteföretag, verkstadsföretag etc. Dessutom anges den befattning som intervjupersonen har på företaget. Delar av dokumentet (kapitel 1-4) har i en tidigare version legat till grund för två rundabordssamtal med ett urval av aktörer inom miljöledningsområdet. Dessa rundabordssamtal var en annan viktig faktakälla; syftet med dem var dels att justera och förankra beskrivningen av problemen och bristerna, dels att identifiera lämpliga åtgärder för att komma till rätta med dessa brister. Rundabordssamtalen är den viktigaste källan för de förbättringsförslag som identifierats och som presenteras i kapitel 5. Detta projekt har titeln Effektivare miljöledningssystem. Effektivare är ett relativt begrepp som utgår ifrån en referensnivå. Den referensnivå som vi utgår ifrån är dagens tillämpning av miljöledningssystem i svenskt och internationellt näringsliv. Det som vi åsyftar med effektivare miljöledningssystem är alltså miljöledningssystem som bidrar till större miljömässiga förbättringar och ökade affärsmässiga fördelar än vad som är fallet i många införda miljöledningssystem idag. För att karakterisera styrkan i de olika uttalanden som görs använder vi följande språkbruk: Uttalande av färre än 20 procent av intervjuobjekten: ett fåtal, några, vissa ; Uttalande av procent av intervjuobjekten: många, en hel del, flera ; Uttalande av fler än 80 procent av intervjuobjekten: de flesta, flertalet, en övervägande majoritet, nästan alla ; Denna rapport bygger på de viktigaste resultaten och slutsatserna ur de ovan nämnda delprojekten. Det intervjumaterial som använts i denna rapport har även kompletterats 17

19 med tillgänglig litteratur, handböcker, forskarrapporter, standarder etc. Urvalet av resultat har gjorts genom att lyfta fram områden/frågor/svar som angetts av ett flertal intervjupersoner eller då det av författarna till denna rapport ansetts särskilt intressant för att förstå hur miljöledningsarbetet bedrivs. Redan vid utformningen av paraplyprojektet identifierades dock tre områden som var speciellt intressanta att studera: Förbättras miljöprestandan genom miljöledningssystem? Ger miljöledningsarbete affärsmässiga fördelar? Inkluderas produktutvecklingsperspektivet i miljöledningssystem? 1.3 Läsanvisning Kapitel 2 beskriver kortfattat vad miljöledningssystem (ISO och EMAS) innebär, samt vilka intressenter som finns i miljöledningsarbetet. Kapitel 3 redovisar den bild av hur miljöledningsarbetet fungerar som författarna fått av att studera litteratur samt intervjua olika aktörer. Kapitel 4 redovisar de brister och svagheter som identifierats. Kapitel 5 redovisar de identifierade förbättringsåtgärder som kommit fram genom rundabordssamtalen. Kapitel 6 innehåller våra generella slutsatser av de studier och rundabordssamtal som genom förts i projektet. 18

20 2 Strukturerat miljöarbete genom miljöledningssystem 2.1 Bakgrund till standardisering av miljöledningssystem Arbetet med miljöledningssystem har en internationell bakgrund. Redan på och 1980-talen fanns det system i större företag som motsvarar dagens miljöledningssystem enligt ISO eller EMAS. Ett tidigt steg var Internationella Handelskammarens (ICC) initiativ 1988 till att anta riktlinjer för miljörevision. Ett annat tidigt steg var EU:s initiativ till EMAS. I det första utkastet (Eco-Audit) som publicerades för kommentarer 1990 var inriktningen primärt att stärka kommunikationen med olika intressenter. Brittiska standardiseringsorganisationen BSI tog vidare tidigt fram en brittisk miljöledningsstandard, BS 7750 (BSI, 1992). I förberedelserna till FN-konferensen om miljö och utveckling 1992 tog det internationella näringslivet initiativ till det standardiseringsarbete som kom att bli ISO serien. Den formella bildningen av en ansvarig kommitté för detta arbete, ISO/TC207, skedde Det var främst företrädaren till World Business Council for Sustainable Development (WBCSD) som var aktiv när det gäller att få igång ett arbete av detta slag. Bakgrunden var främst att finna internationellt förankrade former för företagens insatser på miljöområdet som kunde bidra till att höja näringslivets anseende som en trovärdig aktör på området. 2.2 Syfte med miljöledningssystem Ett miljöledningssystem syftar till att på ett enhetligt, systematiskt och strukturerat sätt skapa förutsättningar för ett effektivt miljöarbete i en organisation (oftast ett företag). Ett miljöledningssystem talar om hur miljöarbetet skall målstyras och bedrivas, hur det är organiserat, mekanismerna för att följa upp arbetet, hur det skall bli effektivare efter hand och hur information skall distribueras för att nå en förbättrad miljöprestanda. Granskningen och verifieringen skall ge svar på om systemet i sig är ändamålsenligt uppbyggt och om verksamheten bedrivs enligt detta system. Ett bra miljöledningssystem kännetecknas av att det bl.a. skall ge följande resultat/ effekter, oavsett vilken modell som används: 1. begränsa och förebygga miljöpåverkan; 2. säkerställa att lagar och andra miljökrav uppfylls; 3. bidra till att miljöprestandan förbättras över tiden; 4. bidra till att ekonomiskt resursslöseri undviks; 19