FAX Option Type Handbok för fax <Grundläggande funktioner> Bruksanvisning

Transkript

1 FAX Option Type 3030 Bruksanvisning Handbok för fax <Grundläggande funktioner> Förberedelser Faxa Använda Internet-faxfunktioner Programmering Felsökning Läs noggrant igenom denna handbok innan du använder maskinen och förvara den lått åtkomligt som en framtida referens. För en säker och korrekt användning bör du se till att läsa igenom Säkerhetsinformationen innan maskinen används.

2 Introduktion Denna handbok innehåller detaljerade instruktioner om maskinens drift och anmärkningar om produktens användning. För din säkerhets skull och till din egen fördel, bör du noggrant läsa igenom denna handbok innan maskinen används. Förvara denna handbok lätt åtkomlig för att använda som snabbreferens. Anmärkningar Vissa bilder kan avvika något från utseendet på din maskin. Alla tillval är inte tillgängliga i alla länder. Vänd dig till din återförsäljare för närmare upplysningar. Två typer av måttenheter används i denna handbok. Se den metriska versionen för denna maskin. Viktigt Vissa delar av handboken kan komma att ändras utan föregående varning. Företaget ansvarar inte i något fall för direkta, indirekta, speciella, tillfälliga skador eller följdskador som orsakats av felaktig hantering eller användning av maskinen. Varumärken Microsoft och Outlook är antingen registrerade varumärken eller varumärken som tillhör Microsoft Corporation i USA och/eller andra länder. Adobe och Acrobat är registrerade varumärken som tillhör Adobe Systems Incorporated. Övriga produktnamn som används i handboken är endast för identifieringssyfte och kan vara varumärken som tillhör sina respektive företag. Vi avsäger oss alla rättigheter till dessa märken.

3 Handböcker till denna maskin Följande handböcker beskriver hur denna maskin fungerar. För särskilda funktioner, se relevanta avsnitt i handboken. De handböcker som tillhandahålls är specifika för de olika maskintyperna. Adobe Acrobat Reader/Adobe Reader krävs för att du ska kunna visa handböckerna som pdf-fil. Två cd-romskivor medföljer: CD-ROM 1 Bruksanvisning CD-ROM 2 Scanner Driver and Document Management Utility Handbok för allmänna inställningar (PDF-fil - CD 1) Ger en överblick över maskinen och beskriver funktionerna under Systeminställningar (som till exempel inställningar av papperskassett), Document Server och felsökning. Använd denna handbok för rutiner rörande Adressboken, som t.ex. lagring av faxnummer, e-postadresser, och användarkoder. Säkerhetsreferens Denna handbok är ämnad för maskinens administratörer. Den beskriver säkerhetsfunktioner som administratörer kan använda för att skydda sig mot att information manipuleras eller förhindra att maskinen används utan tillstånd. Se också denna handbok för registrering av administratörer och inställning av användar- och administratörverifiering. Handbok för nätverk (PDF-fil - CD 1) Ger information om konfigurering och användning av skrivaren i en nätverksmiljö och om hur programvaran används. Denna handbok beskriver alla modeller och innehåller därför funktioner och inställningar som inte finns tillgängliga för din modell. Bilder, illustrationer, funktioner och de operativsystem som stöds kan skilja sig för din modell. Handbok för kopiator (PDF-fil - CD 1) Beskriver användning, funktioner och felsökning av maskinens kopieringsfunktion. Handbok för fax <Avancerade funktioner> (denna handbok) (PDF-fil - CD 1) Beskriver användning, funktioner och felsökning av maskinens faxfunktion. Handbok för fax <Avancerade funktioner> (PDF-fil - CD 1) Beskriver avancerade faxfunktioner som till exempel linjeinställningar och förfarande för ID-registrering. i

4 Handbok för skrivare (PDF-fil - CD 1) Beskriver systeminställningar, användning, funktioner och felsökning av maskinens skrivarfunktion. Handbok för skanner (PDF-fil - CD 1) Beskriver användning, funktioner och felsökning av maskinens skannerfunktion. Handböcker för DeskTopBinder Lite DeskTopBinder Lite är ett hjälpprogram som finns på cd-romskivan märkt Scanner Driver and Document Management Utility. DeskTopBinder Lite Handbok för installation (PDF-fil - CD 2) Beskriver installation av och operativmiljö för DeskTopBinder Lite i detalj. Guiden kan visas från dialogrutan [Installation] när DeskTopBinder Lite installerats. DeskTopBinder Installationsguide (PDF-fil - CD 2) Beskriver användning av DeskTopBinder Lite och ger en överblick över dess funktioner. Handboken läggs till i [Start]-menyn när DeskTopBinder Lite installeras. Handbok för Auto Document Link (PDF-fil - CD 2) Beskriver användning av och funktioner för Auto Document Link installerat med DeskTopBinder Lite. Handboken läggs till i [Start]-menyn när DeskTopBinder Lite installeras. Andra handböcker PostScript 3-tillägg (PDF-fil - CD 1) UNIX-tillägg (tillgängligt från auktoriserad återförsäljare, eller som pdf-fil på vår webbplats). Följande programvaruprodukter har generella namn: DeskTopBinder Lite och DeskTopBinder Professional DeskTopBinder ScanRouter V2 Lite och ScanRouter EX Professional (tillval) ScanRouter programvaran SmartDeviceMonitor for Admin och SmartDeviceMonitor for Client SmartDeviceMonitor for Admin/Client ii

5 INNEHÅLL Handböcker till denna maskin...i Hur du använder denna handbok...1 Symboler...1 Beteckningar på viktiga funktioner Förberedelser Kontrollpanel...3 Läsa i teckenfönstret...5 Läsa på skärmen och använda tangenterna...6 Användarverifiering...8 Användarkodsverifiering (via kontrollpanelen)...8 Användarkodsverifiering (via skrivardrivrutinen)...8 Logga in (via kontrollpanelen)...8 Logga ut (via kontrollpanelen)...9 Logga in (via skrivardrivrutinen)...9 Logga in (via webbläsaren)...9 Logga ut (via webbläsare) Faxa Placera original...11 Ställa in ett skanningsområde...13 Sändningslägen...16 Växla mellan Minnessändning och Omgående sändning...16 Minnessändning...17 Avbryta en minnessändning...21 Innan originalet skannas...21 Medan originalet skannas...21 Medan originalet sänds...21 Innan sändningen startas...22 Omgående sändning...24 Avbryta en Omgående sändning...26 Innan du trycker på tangenten {Starta}...26 Efter att du har tryckt på tangenten {Starta}...26 Bekräfta sändning...27 Bekräfta på skärmen...27 Bekräfta via rapport...27 Minnessändning...27 Omgående sändning...27 Bekräfta via e-post...27 Bekräfta via rapport och e-post...28 Kommunikationsrapport (Minnessändning)...28 Sändningsrapport för omgående sändning...29 iii

6 Skanningsinställningar...30 Upplösning...30 Original-läge...31 Bilddensitet (kontrast)...32 Blandade skanningsinställningar för flersidiga original...34 När originalet placeras på exponeringsglaset...34 När originalet placeras i tillvalet autodokumentmatare (ADF)...34 Ange en destination...35 Slå ett faxnummer...35 Paus...36 Tonfunktion...36 Ange en e-postadress...37 Utan att använda SMTP-server...38 Ange en IP-faxmottagare...38 Registrera angivna destinationer i adressboken...41 Använda mottagarlistan för att ange singel- eller gruppmottagare Söka efter en mottagare...44 Söka på mottagarnamn...44 Söka på faxnummer...45 Söka på e-postadress...46 Söka på IP-faxmottagare...47 Söka på LDAP-server...48 Ange ett registreringsnummer...50 Mottagning...52 Växla mottagningsläge...52 Mottagning av fax i manuellt mottagningsläge Använda Internet-faxfunktioner Internet-faxfunktioner (genom att ange en e-postadress)...55 Försiktighetsåtgärder för Internet-fax...56 Funktioner som inte stöds vid e-postöverföring...57 Funktioner som inte stöds vid e-postmottagning...57 T.37-fulläge...57 Skicka Internetfaxdokument...59 Utan SMTP-server...66 Bekräfta mottagning...67 Avbryta sändningen av ett Internet-fax...68 Innan originalet skannas...68 Medan originalet skannas...68 Efter att originalet skannats...69 Ta emot Internet-faxdokument...70 Automatisk e-postmottagning...70 Manuell e-postmottagning...71 Mottagna bilder...72 Internet-faxfunktioner (genom att ange en IP-adress)...73 Noteringar om användning av IP-fax...75 Funktioner som inte är tillgängliga för IP-faxsändning...75 Sända via IP-fax...76 iv

7 4. Programmering Initiala inställningar och justeringar...79 Programmera...80 Redigera...82 Radera...83 Programmera mottagare i adressboken Felsökning Justera volymen...87 Om tangenten {Fax} lyser rött...89 Om tonern tar slut...90 Felmeddelanden och vad de betyder...91 Lösa problem...98 När något inte fungerar som förväntat INDEX v

8 vi

9 Hur du använder denna handbok Symboler Följande symboler används i denna bruksanvisning: R VARNING: Denna symbol varnar för en risksituation som kan medföra livsfara eller allvarlig personskada om maskinen används felaktigt och utan att instruktionerna vid denna symbol följs. Var noga med att läsa alla anvisningar i Säkerhetsinformation, Handbok för allmänna inställningar. R FÖRSIKTIGT: Denna symbol varnar för en risksituation som kan medföra mindre eller tämligen allvarlig personskada (eller materialskada som inte innefattar personskada) om maskinen används felaktigt och utan att instruktionerna vid denna symbol följs. Var noga med att läsa alla anvisningar i Säkerhetsinformation, Handbok för allmänna inställningar. * Deklarationerna ovan är avsedda för din egen säkerhet. Viktigt Om denna instruktion inte följs kan papperet felmatas, originalen kan skadas eller data gå förlorade. Läs detta noga. Förberedelse Denna symbol indikerar information eller förberedelser som krävs innan du utför en viss åtgärd. Denna symbol anger att försiktighet ska iakttas vid en åtgärd, eller vad du ska göra om en åtgärd misslyckas. Begränsning Denna symbol anger numeriska gränser, funktioner som inte kan användas tillsammans eller förhållanden då en särskild funktion inte kan användas. Referens Denna symbol anger en referens. [ ] Tangenter som förekommer på maskinens skärm. [ ] Tangenter och knappar som förekommer i datorns teckenfönster. { } Tangenter inbyggda i maskinens kontrollpanel. 1

10 Beteckningar på viktiga funktioner Maskinens huvudfunktioner benämns på följande sätt: Internet-fax (när du anger en e-postadress) Internet-fax Internet-fax (när du anger en IP-adress) IP-fax 2

11 1. Förberedelser Kontrollpanel Den faktiska kontrollpanelen på maskinen kan skilja sig från denna bild, beroende på vilka tillvalsenheter som installerats. På bilden är alla tillval installerade. SV AJC001S 1. Kommunikationsindikator Lyser under sändning och mottagning. 2. Konfidentiell fil-indikator Tänds när ett dokument har tagits emot i minnet med Konfidentiell mottagning eller Personlig korg. Se Handbok för fax <Avancerade funktioner>. Blinkar när en fil med minneslås tas emot i minnet. Se Handbok för fax <Avancerade funktioner>. 3. {Användarverktyg/Räknare} tangent Användarverktyg: Tryck om du vill öppna användarverktygen. Med de här verktygen kan du anpassa grundinställningarna. Se Handbok för fax <Avancerade funktioner>. Räknare: Visar och skriver ut det totala antalet kopior eller utskrivna sidor. 4. Indikatorer Visar fel och maskinstatus. L: Indikator för servicesamtal x: Indikator för fel inmatning M: Indikator för öppen lucka d: Indikator för att fylla på häftklamrar D: Indikator för att fylla på toner B: Indikator för slut på papper Se Kontrollpanel, Handbok för allmänna inställningar. 5. Teckenfönster Leder dig igenom rutiner och visar maskinens status. Meddelanden visas här. Se s.5 Läsa i teckenfönstret. 6. Tangenten {Kontrollera lägen} Tryck på denna tangent innan du trycker på tangenten {Starta}, om du vill kontrollera de valda inställningarna för det fax som ska sändas. Se s.20 Kontrollera sändningsinställningarna. 3

12 Förberedelser 1 7. {Programmera}-tangent Ger dig möjlighet att programmera inställningar som används ofta och hämta inställningar som programmerats tidigare. Se Handbok för fax <Avancerade funktioner>. 8. Tangenten {Nollställ} Tryck för att avbryta de aktuella inställningarna. 9. På indikator Denna indikator tänds när driftströmbrytaren slås på. Viktigt Slå aldrig från huvudströmbrytaren medan På-indikatorn är tänd eller blinkar. Hårddisken kan skadas. Om huvudströmbrytaren är påslagen kan maskinen ta emot ett faxdokument, även om På-indikatorn är av. 10. Huvudströmsindikator Denna indikator tänds när huvudströmbrytaren slås på. Se Slå på strömmen, Handbok för allmänna inställningar. 11. Driftströmbrytare Tryck för att slå på strömmen (På-indikatorn tänds). Om du vill slå från strömmen, trycker du på den här strömbrytaren igen (På-indikatorn slocknar). Se Handbok för fax <Avancerade funktioner>. Driftströmbrytaren fungerar inte när [Användarverktyg/Räkneverk/Förfrågan] visas. 12. Indata-indikator Blinkar vid överföring, utskrift, lagring i Document Server utförs med hjälp av LAN-Fax Driver. 13. Mottagen fil-indikator Tänds när ett annat dokument än Konfidentiell mottagning eller en fil med minneslås tas emot. Se Handbok för fax <Avancerade funktioner>. Tänds även när ett dokument tas emot om Mottagningsinställning har angetts till Lagra. Se Handbok för fax <Avancerade funktioner>. 14. Funktionsstatus (indikator) Vid grönt ljus är motsvarande funktion aktiverad. Vid rött ljus har motsvarande funktion avbrutits. Tryck på tangenten och följ anvisningarna som visas på skärmen. 15. Funktionstangenter Tryck på {Kopia}, {Dokumentserver}, {Fax}, {Skrivare} eller {Skanner}-tangenten för att aktivera respektive funktion. Teckenfönstret ändras efter det val du gjort. Indikatorn för den valda funktionen tänds. 16. Tangenten {Starta manuell mottagning} Tryck när Manuell mottagning har angetts. Se s.52 Mottagning av fax i manuellt mottagningsläge. 17. Tangenten {Uppringning} Tryck för att ringa när högtalartonen hörs. Se Handbok för fax <Avancerade funktioner>. 18. Tangenten {Paus/Återuppringning} Paus: Infogar en paus när du slår eller sparar ett faxnummer. Det går inte att lägga in en paus före första siffran. Se s.36 Paus. Återuppringning: Tryck här om du vill ringa upp något av de senaste tio numren igen. Se Handbok för fax <Avancerade funktioner>. 4

13 Kontrollpanel 19. {Ton}-tangent Tryck här om du vill sända tonsignaler när du ringer via en tonvalslinje. Se s.36 Tonfunktion. 20. Siffertangenter Används för att knappa in faxnummer eller antalet kopior. 21. {#}-tangent (Enter-tangent) Registrerar angivet innehåll eller inställningar. 22. {Radera/Stopp}-tangent Radera: Raderar angivna siffror eller bokstäver. Stopp: Avbryter den aktuella funktionen (sändning, skanning, kopiering eller utskrift). 23. {Starta}-tangent Tryck för att börja faxa, eller skriva ut rapporter eller listor. 1 Läsa i teckenfönstret Skärmen hjälper dig genom funktioner, visa meddelanden, maskinens status och destinationer som registrerats i destinationslistor. Se Faxmottagare, Handbok för allmänna inställningar. Om du trycker på tangenten {Fax} eller {Nollställ} under användning, går maskinen in i vänteläge för fax. Varje funktionsnamn visar åtgärden som en väljartangent, vilken du kan nudda vid för att välja eller ange funktionen. När en funktion valts eller angetts, markeras funktionsnamnet enligt följande:. När en funktion inte kan väljas eller anges, markeras funktionsnamnet i grått enligt följande:. Maskinen återgår automatiskt till vänteläget om du inte använder maskinen under en viss period. Du kan välja period med hjälp av Auto-återgång timer, fax. Se Timerinställningar, Handbok för allmänna inställningar. Du kan låta maskinen återgå till standardläget efter varje sändning med hjälp av [Återställning, skanningsslut] under Allm. inställningar/justera. Se Handbok för fax <Avancerade funktioner>. 5

14 Förberedelser Läsa på skärmen och använda tangenterna 1 Skärmens innehåll varierar beroende på vilka tillval som är installerade. Startskärm SV AJC002S 1. Gör att du kan välja skannervillkoren och format. 2. Visar datum och tid, namn och faxnummer för en destination vid sändning samt originalets format. När användarverifiering ställts in, visas ett användarnamn för inloggning. 3. Tryck på denna knapp för att ange eller lägga till faxnummer, e- postadress, eller IP-Fax-nummer. Inställning Internet-fax På : IP-Fax, H.323, SIP-inställning På : Internet-faxinställning På och IP-Fax, H.323, SIP-inställning På : För att använda funktionerna Internet-fax eller IP-fax behövs tillvalen hårddisk och skrivare/ skanner. Du kan ändra inställningarna för Internet-fax under Inställningar för e-post på menyn Faxinställningar. Se Handbok för fax <Avancerade funktioner>. Du kan ändra inställningarna för IP-Fax under Inställningar för IP- Fax på menyn Faxinställningar. Se Handbok för fax <Avancerade funktioner>. 6

15 Kontrollpanel 4. Visar meddelanden och maskinens status. 5. Visar det nummer du knappat in för en destination. Tryck på [Lägg till] när du vill lägga till fler destinationer med siffertangenterna. 6. Tryck här för att visa information av olika slag om sändning. 7. Växlar sändningsläge mellan minnessändning och omgående sändning. Se s.16 Växla mellan Minnessändning och Omgående sändning. 8. Visar snabbvalstangenter för funktioner som du använder ofta. [Filstatus, sänd.] och [Filstatus, mott.] är förinställda. Se Handbok för fax <Avancerade funktioner>. 9. Visar olika sändningsfunktioner. Se s.16 Sändningslägen Handbok för fax <Avancerade funktioner>. 10. Tangenter med rubrikord visas. Låter dig växla från en sida (på skärmen) till en annan på mottagarlistan. Se s.42 Byta titlar på destinationslistor. 11. Gör det möjligt att söka efter en destination på mottagarnamn, faxnummer, e-postadress eller registreringsnummer. 12. Visas på mottagartangenter som programmerats som en vidaresändningsstation. 13. Visas på mottagartangenter som programmerats med en grupp destinationer. Se Registrera namn i en grupp, Handbok för allmänna inställningar. 1 Gör så här om du vill återgå till vänteläget: Om du har placerat originalet i den automatiska dokumentmataren (tillval) och inte har tryckt på tangenten {Starta} tar du bort originalet. Om du inte har placerat något original, tryck på tangenten {Nollställ}. Om du använder användarverktygen, tryck på tangenten {Användarverktyg/Räknare}. 7

16 Förberedelser 1 Användarverifiering Verifieringsskärmbilden visas om användarverifiering (Användarkodsverifiering, Allmän verifiering, Windowsverifiering, LDAP-verifiering eller Integrerad serververifiering) ställts in. Om inte ett giltigt användarnamn och lösenord anges, går inte maskinen att använda. Logga in för att använda maskinen och logga ut när du är färdig. Se till att logga ut för att förhindra att ej auktoriserade användare använder maskinen. Rådfråga användaradministratören gällande ditt användarnamn för inloggning, lösenord och användarkod. För information om olika typer av användarverifiering, rådfråga lämpliga administratörer. För verifiering av användarkod anger du ett nummer som registrerats i Adressboken som inloggningsnamn. Användarkodsverifiering (via kontrollpanelen) När användarverifiering ställts in, visas följande skärmbild. Användarkodsverifiering (via skrivardrivrutinen) Om användarverifiering ställts in anger du användarkod i skrivardrivrutinens skrivaregenskaper. För mer information se skrivardrivrutinens Hjälp. Logga in (via kontrollpanelen) Följ förfarandet nedan för att logga in när allmän verifiering, Windows-verifiering, LDAP-verifiering eller autentisering för integrationsserver ställts in. A Tryck på [Enter] för [Inloggningsnamn]. B Ange ett användarnamn för inloggning och tryck därefter på [OK]. C Tryck på [Enter] för [Inloggningslösen]. D Ange en lösenord för inloggning och tryck därefter på [OK]. E Tryck på [Inloggning]. När användaren verifierats, visas skärmbilden för den funktion du använder. Ange en användarkod (åtta siffror) och tryck sedan på [#]. 8

17 Kontrollpanel Logga ut (via kontrollpanelen) Följ förfarandet nedan för att logga ut när allmän verifiering, Windows-verifiering, LDAP-verifiering eller autentisering för integrationsserver ställts in. A Tryck på tangenten {Användarhjälpmedel/Räkn.}. B Tryck på [Utloggning]. C Tryck på [Ja]. D Tryck på tangenten {Användarverktyg/Räknare}. Logga in (via skrivardrivrutinen) Om Allmän verifiering, Windows-verifiering, LDAP-verifiering eller autentisering för integrationsserver ställts in, gör du krypteringsinställningar i skrivardrivrutinens skrivaregenskaper och anger sedan användarnamn och lösenord för inloggning. För mer information se skrivardrivrutinens Hjälp. Du behöver inte logga ut när du är inloggad via en skrivardrivrutin. Logga in (via webbläsaren) Gör på följande sätt för att logga in när användarautenticering har ställts in. Det är lämpligt att Web Image Monitor körs i samma nätverksmiljö som denna maskin. I annat fall kanske inte webbläsaren öppnas och ett fel kan uppstå. A Klicka på [Inloggning]. B Ange ett användarnamn och lösenord för inloggning och klicka därefter på [OK]. För användarkodsverifiering, anger du en användarkod i [Användarnamn], och klickar sedan på [OK]. Förfarandet kan skilja sig åt beroende på vilken webbläsare du använder. Logga ut (via webbläsare) Klicka på [Utloggning] för att logga ut när användarautenticering har ställts in. Det är lämpligt att Web Image Monitor körs i samma nätverksmiljö som denna maskin. I annat fall kanske inte webbläsaren öppnas och ett fel kan uppstå. 1 9

18 Förberedelser 1 10

19 2. Faxa Placera original Placera original på exponeringsglaset eller autodokumentmataren (ADF) enligt diagrammet med olika papperstyper. För information om originaltyper och hur originalstorlekar ställs in, se Handbok för kopiator. Du kan använda [Specialoriginal ] under Kopieringsfunktion. Se Placera original, Handbok för kopiator. ervera att originalstorlekar som kan identifieras automatiskt avviker något från angivna storlekar i Format som kan kännas av i Auto pappersval, Handbok för kopiator. Se Handbok för fax <Avancerade funktioner>. Så här placerar du original med formaten A4, B4 JIS (Japansk Industristandard), A3, 8 1 / 2" 11", 8 1 / 2 " 14", and 11" 17" Här ska originalen placeras Exponeringsglas Placering av original av formaten A5 och B5 JIS Här ska originalen placeras Exponeringsglas När du placerar originalen enligt bilderna ovan kommer faxrubriken att skrivas ut på de fax som skrivs ut hos mottagaren enligt följande: *1 Högst upp på faxmeddelandet *2 På vänster sida av faxmeddelandet Referens s.79 Initiala inställningar och justeringar Begränsning Maskinen kan inte känna av ett original med formatet A5 som placeras på exponeringsglaset. Placera original med A5-storlek i ADF. Se Handbok för fax <Avancerade funktioner>. 11

20 Faxa 2 Om du vill skanna flera original med hjälp av autodokumentmataren (ADF) lägger du originalen i en enda bunt. När du skickar ett fax är det inställningen av pappersformat och pappersriktning i mottagarens maskin som avgör hur utskriften görs. Om mottagaren inte använder papper med samma format och riktning som originalets, kan det hända att faxutskriften förminskas, beskärs i båda kanterna eller delas upp på två eller flera ark. När du ska skicka ett viktigt original rekommenderar vi att du frågar mottagaren om pappersformat och -riktning i den mottagande maskinen. Om du skickar original av udda format (d.v.s. ej standard) eller en del av ett stort original, kan du ange skanningsområdet exakt. Se s.13 Ställa in ett skanningsområde. Anpassade original skannas som original i standardformat och därför kan marginaler läggas till eller bildkanter saknas hos mottagaren. Om du specificerar ett skanningsområde skannas endast det området, oberoende av aktuellt pappersformat på originalet. När du ska skicka ett original som är längre än 420 mm (17") gör du någon av följande inställningar och skannar sedan originalet med hjälp av ADF (om det uppstår ett matningsfel kan originalet skadas eftersom skanningen inte stoppas i det här läget): Ange området under Skanningsområde. Se s.13 Ställa in ett skanningsområde. Välj läget Långt dokument med följande användarparametrar. Se Handbok för fax <Avancerade funktioner> (switch 14, bit 1). Dokument som är längre än 800 mm (32") måste sändas med minnessändning (omgående sändning är inte möjlig). Om ett original fastnat tryck på {Radera/Stopp}-tangenten och ta försiktigt bort originalet. Kontrollera att bläck, korrigeringsvätska m.m. har torkat helt innan du placerar originalet. Om originalet fortfarande är vått blir det märken på exponeringsglaset som sedan syns på det mottagna faxet. Om du placerar ett original i storlek A4 eller LT (8 1 / 2 " 11") i stående format roteras originalet 90 grader innan det sänds. Se Handbok för fax <Avancerade funktioner>. Du kan sända originalets första sidor från exponeringsglaset och resten från den automatiska dokumentmataren. Du kan inte ändra från den automatiska dokumentmataren till exponeringsglaset. Vid sändning från minnet, se s.19 Skicka flera original från exponeringsglaset. Vid omgående sändning, se s.25 Skicka flera original från exponeringsglaset. Vid användning av funktionen Internet-fax skickas original i A4- bredd. Original större än A4-format förminskas till A4-bredd. Om mottagarens maskin överensstämmer med fulläge T.37 sänds originalet med den bredd som anges i Adressboken. Se s.57 T.37-fulläge. När du placerar bok- eller tidskriftsoriginal kan du välja om vänster eller höger sida ska skickas först. Se Handbok för fax <Avancerade funktioner> (switch 06, bit 6). 12

21 Placera original Referens För information om hur du placerar dubbelsidiga original, se Handbok för fax <Avancerade funktioner>. För godkända originaltyper, se Handbok för fax <Avancerade funktioner>. Ställa in ett skanningsområde Normalt sett skannas ett placerat original enligt den storlek som avkänns automatiskt. Om ett skanningsområde anges, skannas originalet enligt detta. På så sätt kan original sändas utan extra utrymme eller tomma marginaler. Se Handbok för fax <Avancerade funktioner>. Autoavkänning Avläser formatet på den första sidan och skannar alla sidor i det formatet. Om maskinen inte kan känna av originalets format visas ett bekräftelsemeddelande. Placera originalet på nytt. Standard Det placerade originalet skannas enligt angivet format oavsett dess aktuella format. Format som kan anges är A4KL, B4 JISL, A3L, 8 1 / 2 " 11"KL, 8 1 / 2" 14"L, och 11" 17"L. Område Ange det område som ska skannas. Endast området i det angivna formatet skannas, oavsett det ilagda originalets faktiska format. Se Handbok för fax <Avancerade funktioner>. Du tar bort det valda skanningsområdet genom att välja [Auto avkänning]. Se s.15 Ange Autoavkänning. A Placera originalen och gör de skanningsinställningar du önskar. Justera pappersguiden enligt det största originalformatet när du placerar original av blandade format i dokumentmataren (ADF). Små original kan sändas om de placeras något vinklade, eftersom de inte passar pappersguiden. B Tryck på [Skanningsområde]. 2 13

22 Faxa C Välj skanningsområde. Ange standardformat A Tryck på [Standard]. Ange programmerade format A Tryck på [Område 1] eller [Område 2]. 2 B Tryck på formatet för de original som ska sändas, och tryck därefter på [OK]. B Tryck på [OK]. Område 1 eller Område 2 visas ovanför det markerade [Skanningsområde]. 8 1 / 2 " 11" indikerar LT. 8 1 / 2 " 14" indikerar LG. 11" 17" indikerar DLT. C Tryck på [OK]. Det valda formatet visas ovanför det markerade läget i [Skanningsområde]. 14

23 Placera original Ange Autoavkänning A Kontrollera att [Auto avkänning] markeras. 2 Om så inte är fallet, tryck på [Auto avkänning]. B Tryck på [OK]. Auto avkänning " visas ovanför det markerade [Skanningsområde]. D Ange en destination och tryck på tangenten {Starta}. 15

24 Faxa 2 Sändningslägen Det finns två typer av sändning: Minnessändning Omgående sändning Minnessändning Sändning startar automatiskt efter att originalet har lagrats i minnet. Det är en bekväm metod när du har bråttom och vill ta med dig dokumentet direkt. Du kan även sända samma original till flera destinationer. Se s.20 Sekvens för gruppsändning. Växla mellan Minnessändning och Omgående sändning Kontrollera teckenfönstret om du vill se vilket läge som är aktivt för närvarande. Du kan ändra sändningsläget genom att trycka på [Omg. sändn.] eller [Minnes sändning]. Sändare (Den här maskinen) Mottagare Mottagare Mottagare Omgående sändning Ringer omgående upp destinationsnumret och sänder originalet samtidigt som det skannas. Det är mycket bekvämt när du vill sända ett original snabbt eller vill kontrollera destinationen som du sänder till. Vid användning av denna sändningstyp lagras originalet inte i minnet. Du kan endast ange en adress. Du kan ange om maskinen ska startas i läget Minnessändning eller Omgående sändning så snart strömmen slagits på eller när du trycker på tangenten {Nollställning}. Se Handbok för fax <Avancerade funktioner>. Sändare (Den här maskinen) Mottagare 16

25 Minnessändning Minnessändning Minnessändningsläget har fax, Internet-fax och IP-fax som standard. Viktigt Om strömmen bryts (huvudströmbrytaren stängs av) eller om nätsladden är utdragen under ca en timme raderas alla dokument som är lagrade i minnet. Så snart huvudströmbrytaren slås på skrivs en strömavbrottsrapport ut för att hjälpa dig identifiera raderade filer. Om man bara slår av strömmen med strömbrytaren så raderas inga lagrade dokument. Se Handbok för fax <Avancerade funktioner>. När du skickar viktiga dokument bör du ringa upp mottagaren och kontrollera att dokumentet har tagits emot. Begränsning Om minnet är fullt (0 % visas under [Information] i teckenfönstret) går det inte att använda minnessändning. Använd omgående sändning istället. Maximalt antal destinationer per minnessändning: 500. Kombinerat antal destinationer totalt för dokument som lagras i minnet: 500. När det totala antalet programmerade destinationer överstiger 500, kan du utföra Omgående sändning. Maximalt antal dokument som kan sparas för minnessändning: 400. Antalet sidor som kan lagras i minnet beror på originalets täckningsgrad och inställd skanningsupplösning. Du kan spara upp till 320 standardsidor (ITU-T nr 1 chart, upplösning: standard, originaltyp: text). Du kan lagra upp till 2240 standardsidor med tillvalet utökat minne installerat. Mer information om hur du bekräftar sändningsresultatet finns i s.27 Bekräfta sändning. Faxnummer, e-postadress och IPfaxnummer kan anges samtidigt. Referens s.59 Skicka Internetfaxdokument s.76 Sända via IP-fax A Kontrollera att [Minnes sändning] har valts. B Placera originalet. Originalet kan placeras antingen i tillvalet automatisk dokumentmatare eller på originalglaset tills tangenten {Starta} trycks ned. Referens s.11 Placera original 2 17

26 Faxa C Utför nödvändiga skanningsinställningar. E När du sänder samma original till flera destinationer (gruppsändning), tryck på [Lägg till] för att ange mottagare. 2 Referens s.30 Skanningsinställningar s.31 Original-läge s.32 Bilddensitet (kontrast) D Ange en destination. Om du inte vill göra en gruppsändning, fortsätt till steg G. Du behöver inte trycka på [Lägg till] när du lägger till en destination med hjälp av destinationslistan. För att vara helt säker på att mottagaren läggs till kan du ställa in maskinen i Användarparametrar så att [Lägg till] måste tryckas ned varje gång en mottagare läggs till. Se Handbok för fax <Avancerade funktioner> (switch 17, bit 2). F Ange en destination. Om du gör fel trycker du på tangenten {Radera/Stopp} och anger sedan korrekt nummer. Referens s.35 Slå ett faxnummer s.37 Ange en e-postadress s.38 Ange en IP-faxmottagare s.41 Använda mottagarlistan för att ange singel- eller gruppmottagare Handbok för fax <Avancerade funktioner> När du trycker på växlar mottagarlistan mellan faxnummer, e-postadress och IP-faxnummer. Upprepa steg E och F om du vill ange fler mottagare. 18

27 Minnessändning G Tryck på tangenten {Starta}. Lyft inte ADF-enheten medan du skannar original. Maskinen ringer upp mottagaren. Efter skanning visas väntelägefönstret. -Skicka flera original från exponeringsglaset A Kontrollera att [Minnes sändning] har valts. B Placera den första originalsidan med textsidan nedåt på originalglaset. C Ange en destination. D Utför nödvändiga skanningsinställningar. E Tryck på tangenten {Starta}. Maskinen börjar skanna. F Placera nästa original på exponeringsglaset inom 60 sekunder efter att den första sidan har skannats. 2 G Upprepa steg D till F för samtliga original. H Placera sista originalet och tryck därefter på [#]. Maskinen ringer upp mottagaren och startar sändningen. 19

28 Faxa 2 -Kontrollera sändningsinställningarna Du kan kontrollera sändningsinställningarna (t.ex. destination och sändningsläge) i teckenfönstret. A Tryck på tangenten {Kontrollera lägen} och kontrollera sedan sändningsinställningarna. ZLBS040E Följande visas på kontrollpanelen. När du trycker på växlar mottagarlistan mellan faxnummer, e-postadress och IP-faxnummer. B När du kontrollerat inställningarna i teckenfönstret trycker du på tangenten {Kontrollera lägen}. Det teckenfönster som visades innan du tryckte på tangenten {Kontrollera lägen} visas. -Sekvens för gruppsändning Om du slår in flera destinationer för samma dokument (Gruppsändning) sänds dokumenten i den ordning som destinationerna slogs in. Om faxdokumentet inte kunde sändas, ringer enheten upp detta nummer igen efter att det sista nummer som har angetts för gruppsändningen har ringts upp. Om du till exempel anger fyra destinationer A till D för en gruppsändning och linjerna till mottagare A och C är upptagna, ringer enheten upp numren i följande ordning: A, B, C, D, A och C. Se Handbok för fax <Avancerade funktioner>. För att kontrollera hur sändningen fortskrider, skriv ut sändningsfillistan. Se Handbok för fax <Avancerade funktioner>. Om ett extra G3-gränssnitt (tillval) finns installerat kan du använda funktionen Samtidig sändning för att sända fax på olika telefonlinjer samtidigt. -Minnessändningssekvens Om du anger en andra sändning samtidigt som du håller på med en gruppsändning sänds faxen växelvis via de olika telefonlinjerna till återstående destinationer. Om du till exempel anger gruppsändning till destination A och B, och därefter till C och D medan sändning till A pågår, sänds faxen i följande ordning: A, C, B och slutligen D. Om både den tidigare och nästa fil är i standby sänds även dessa i samma ordning. 20

29 Avbryta en minnessändning Avbryta en minnessändning Du kan avbryta läget på samma sätt i följande fall: Faxmottagare, Internet-faxmottagare och IP-faxmottagare anges samtidigt. Endast Internet-faxmottagare eller IP-faxmottagare anges. Innan originalet skannas Gör så här om du vill avbryta en sändning innan du trycker på tangenten {Starta}. A Tryck på tangenten {Nollställ}. När original placeras i ADF-enheten kan du avbryta sändningen genom att helt enkelt ta bort dem. Medan originalet skannas ZLBS050E Gör så här om du vill avbryta en sändning sedan du tryckt på tangenten {Starta}. A Tryck på tangenten {Radera/Stopp}. Du kan också avbryta skanningen genom att trycka på [Stoppa skan]. Skanningen kan hinna slutföras medan du utför åtgärden för att avbryta. Medan originalet sänds Om sändningen hinner avslutas innan du är klar, går det inte att stoppa faxet. Om du avbryter sändningen av ett dokument medan det håller på att sändas, stoppas sändningen så snart du avslutar åtgärden för att avbryta. Vissa sidor kan dock redan ha hunnit skickas och tagits emot på mottagarsidan. A Tryck på tangenten {Radera/Stopp}. 2 Du kan även avbryta en Minnessändning genom att trycka på [Ändra/stoppa sändningsfil]. Maskinen slutar skanna. 21

30 Faxa 2 B Markera den fil som du vill avbryta. Om önskad fil inte visas, trycker du på [UFöreg.] eller [TNästa] för att hitta den. Det finns tillfällen då en destination inte kan väljas då destinationen visas som *, beroende på säkerhetsinställningar. C Tryck på [Stoppa sändning]. Innan sändningen startas Gör så här om du vill avbryta en sändning när originalet har skannats. Information om hur du avbryter sändningen av ett fax till vissa mottagare finns i Handbok för fax <Avancerade funktioner>. A Tryck på [Ändra/stoppa sändningsfil]. Listan med lagrade filer som sänds, eller en väntande sändning, visas i teckenfönstret. B Markera den fil som du vill avbryta. Upprepa steg B och C om du vill avbryta en fil till. För att ångra avbrytningen av sändningen, tryck på [Spara]. D Tryck på [Avsluta]. Om önskad fil inte visas, trycker du på [UFöreg.] eller [TNästa] för att hitta den. Det finns tillfällen då en destination inte kan väljas då destinationen visas som *, beroende på säkerhetsinställningar. Väntelägesfönstret visas. 22

31 Avbryta en minnessändning C Tryck på [Stoppa sändning]. 2 Upprepa steg B och C om du vill avbryta en fil till. För att ångra avbrytningen av sändningen, tryck på [Spara]. D Tryck på [Avsluta]. Väntelägesfönstret visas. 23

32 2 Faxa Omgående sändning Begränsning Internetfax utförs endast med Minnessändning som startar sändningen automatiskt efter att ha lagrat dokument i minnet. Om du anger Omgående sändning i Internetfax slår funktionen om till Minnessändning när en e-postadress läggs in. Dokument lagras inte i minnet. Du kan inte skicka samma dokument till flera destinationer (Gruppsändning). Minnessändning gör den funktionen möjlig. Mer information om hur du bekräftar sändningsresultatet finns i s.27 Bekräfta sändning. A Kontrollera att [Omg. sändn.] har markerats. C Välj nödvändiga skanningsinställningar. Referens s.30 Skanningsinställningar D Ange en destination. B Placera originalet. Originalet kan placeras innan tangenten {Starta} trycks ned. Referens s.11 Placera original Begränsning Grupp kan inte användas som Omgående sändning. Maskinen ändras automatiskt till Minnessändning. Om du gör fel trycker du på tangenten {Radera/Stopp} och anger sedan korrekt nummer. Referens s.35 Slå ett faxnummer s.38 Ange en IP-faxmottagare s.35 Ange en destination Handbok för fax <Avancerade funktioner> 24

33 Omgående sändning E Tryck på tangenten {Starta}. Maskinen ringer upp destinationen. Lyft inte ADF-enheten medan du skannar original. Efter sändning visas väntelägefönstret. 2 -Skicka flera original från exponeringsglaset A Kontrollera att [Omg. sändn.] har valts. B Placera den första originalsidan på exponeringsglaset med textsidan nedåt. C Ange en destination. D Utför nödvändiga skanningsinställningar. E Tryck på tangenten {Starta}. F Placera nästa original på exponeringsglaset inom 10 sekunder efter att den första sidan har skannats. G Upprepa steg D till F för samtliga original. H Placera sista originalet och tryck därefter på [#]. 25

34 Faxa Avbryta en Omgående sändning 2 Innan du trycker på tangenten {Starta} Gör så här om du vill avbryta en sändning innan du trycker på tangenten {Starta}. A Tryck på tangenten {Nollställ}. Du kan också avbryta en Omgående sändning genom att trycka på [Stoppa sändning]. Om sändningen hinner avslutas innan du gör detta går det inte att stoppa faxet. ZLBS050E När originalet placeras i dokumentmataren (ADF) kan du även avbryta en omgående sändning genom att ta bort originalet. Efter att du har tryckt på tangenten {Starta} Gör så här om du vill avbryta en sändning sedan du tryckt på tangenten {Starta}. A Tryck på tangenten {Radera/Stopp} och ta sedan bort originalet. 26

35 Bekräfta sändning Bekräfta sändning Du kan bekräfta sändning på skärmen, via rapport eller via e-post. Bekräfta på skärmen Använd Filstatus, sänd. Se Handbok för fax <Avancerade funktioner>. Bekräfta via rapport Skriv ut bekräftelserapporter. Minnessändning Om ett dokument inte kan sändas skrivs en kommunikationsfelrapport ut automatiskt. Du kan också använda kommunikationsrapporten för att kontrollera varje sändningsresultat oavsett status. Denna rapport skrivs ut varje gång en minnessändning slutförs om rapportutskrift aktiveras via användarparametrar. Se Handbok för fax <Avancerade funktioner> (switch 03, bit 0). Du kan också skriva ut rapporten genom att programmera Sändrapport, status för en snabbtangent och trycka på denna tangent när du anger en destination. Se Handbok för fax <Avancerade funktioner>. Om du aktiverar kommunikationsrapport skrivs inte kommunikationsfelrapporten ut. Se Handbok för fax <Avancerade funktioner>. Se s.28 Kommunikationsrapport (Minnessändning). Omgående sändning Du kan bekräfta resultatet med en Sändningsrapport för omgående sändning. Välj att den rapport skall skrivas ut i Användarparametrar. En rapport skrivs ut varje gång en Omgående sändning slutförts. Se Handbok för fax <Avancerade funktioner> (switch 03, bit 5). Du kan också skriva ut rapporten genom att programmera Sändrapport, status för en snabbtangent och trycka på denna tangent när du anger en destination. Se Handbok för fax <Avancerade funktioner>. Se s.29 Sändningsrapport för omgående sändning. Bekräfta via e-post Använd funktionen E-post sändningsresultat för att sända en rapport som en Journal via e-post till din dator. Tillgängliga rapporter är: Kommunikationsrapport. Omgående resultatrapport för sändning. Raderingsrapport för pollingsändning. Resultatrapport för pollingmottagning. Genom att i förväg programmera E- post sändningsresultat för en snabbtangent kan du skicka sändningsresultat med e-post efter varje sändning. Du kan också använda funktionen Avsändarinställningar för att skicka sändningsresultat till avsändarnas angivna e-postadresser. Om du skickar ett faxdokument från en dator kan du använda LAN-faxdrivrutinen för att ange om en Resultatrapport för LAN-fax ska skickas till datorn eller inte. 2 27

36 Faxa 2 Förberedelse Du måste först ange e-postadresser för mottagarna av rapporten i mottagarlistan. Se Faxmottagare, Handbok för allmänna inställningar. När E-post sändningsresultat finns förprogrammerat som snabbtangent väljer du mottagare för meddelandet bland Internet-faxmottagarna i mottagarlistan. När Avsändarinställningar finns förprogrammerat som snabbtangent väljer du avsändare bland Internet-faxmottagarna i mottagarlistan. Referens Handbok för fax <Avancerade funktioner> Bekräfta via rapport och e- post Du kan bekräfta sändningsresultat med både funktionen E-post sändningsresultat, som sänder resultatet via e-post, och Kommunikationsrapport som skrivs ut av maskinen. Ange i Användarparametrar om båda metoderna ska användas samtidigt. Se Handbok för fax <Avancerade funktioner> (switch 10, bit 6). Kommunikationsrapport (Minnessändning) Den här rapporten skrivs ut när en minnessändning har slutförts så att du kan kontrollera resultatet av sändningen. Om E-post sändningsresultat finns som snabbtangent kan du välja om e-postrapporter ska skickas efter sändningar. Se Handbok för fax <Avancerade funktioner>. Om två eller fler mottagare har angetts skrivs den här rapporten ut efter att faxdokumentet skickats till alla mottagare. Om maskinen är inställd så att denna rapport inte skrivs ut, och ett sändningsfel uppstår för faxet, skrivs en Kommunikationsfelrapport ut. Se Handbok för fax <Avancerade funktioner>. Du kan koppla denna funktion på och av med användarparametrarna. Se Handbok för fax <Avancerade funktioner> (switch 03, bit 0). Du kan välja om vissa delar av originalbilden ska ingå i rapporten. Se Handbok för fax <Avancerade funktioner> (switch 04, bit 7). Välj ett teckensnitt med jämn teckenbredd i e-postprogrammets inställningar för att visa rapporten utan avbrott i texten. Du kan visa en mottagare med Användarparametrar. Se Handbok för fax <Avancerade funktioner> (switch 04, bit 4). Du kan visa ett avsändarnamn med Användarparametrar. Se Handbok för fax <Avancerade funktioner> (switch 04, bit 5). 28

37 Bekräfta sändning Sidkolumnen visar totala antalet sidor. Kolumnen Ej sänt visar antalet sidor som inte har kunnat sändas. -- indikerar att Internet-faxdokumentet har sänts till mailservern som finns angiven i maskinen. (Detta innebär dock inte med säkerhet att e-postmeddelandet har levererats.) Sändningsrapport för omgående sändning Om du aktiverar utskrift av den här rapporten skrivs en rapport ut efter varje omgående sändning så att du kan kontrollera om sändningen har lyckats eller inte. Om maskinen är inställd så att denna rapport inte skrivs, och ett sändningsfel uppstår för faxet, skrivs istället en Felrapport ut. Om E- post sändningsresultat finns som snabbtangent kan du välja om e-postrapporter ska skickas efter sändningar. Se Handbok för fax <Avancerade funktioner>. Du aktiverar/inaktiverar denna rapport i Användarparametrar. Se Handbok för fax <Avancerade funktioner> (switch 03, bit 5). Välj ett teckensnitt med jämn teckenbredd i e-postprogrammets inställningar för att visa rapporten utan avbrott i texten. Du kan visa en mottagare med Användarparametrar. Se Handbok för fax <Avancerade funktioner> (switch 04, bit 4). Om sidan har kunnat sändas visas sidkolumnen med totala antalet sidor som har kunnat sändas. 2 29

38 Faxa Skanningsinställningar 2 Du vill kanske skicka många olika typer av faxdokument. Vissa faxtyper kan vara svåra att återskapa när de kommer fram till mottagaren. I maskinen finns emellertid tre olika lägen som du kan använda för att dina dokument ska sändas med bästa tänkbara bildkvalitet. Upplösning: Standard, Detalj, Superfin (alternativ) Original-läge: Text, Text/foto, Foto Bilddensitet (kontrast): Auto bilddensitet, Manuell bilddensitet (sju nivåer), Kombinerad auto och manuell bilddensitet Upplösning Bilder och text läses in i maskinen genom att de konverteras till en serie med punkter. Punkttätheten avgör kvaliteten på bilden och hur lång tid det tar att sända den. Detta betyder att bilder som skannas med hög upplösning (Superfin) håller hög kvalitet, men tar längre tid att sända. På samma sätt innebär en lägre upplösning (Standard) sämre kvalitet men kortare sändningstid. Välj den inställning som bäst passar dina krav på överföringshastighet i förhållande till kvalitet. Standard (8 x 3,85 linjer/mm, 200 x 100 dpi) Välj denna upplösning för original som innehåller normalstora tecken. Detalj (8 x 7,7 linjer/mm, 200 x 200 dpi) Välj denna upplösning för original som innehåller små bokstäver, eller om du behöver skarpare bilder. Upplösningen är dubbelt så fin som Standard. Superfin (tillvalet Utökat minne behövs: 16 x 15,4 linjer/mm, 400 x 400 dpi) Välj denna upplösning för original som innehåller mycket fina detaljer, eller när du behöver bästa tänkbara bildkvalitet. Upplösningen är åtta gånger finare än Standard. Begränsning Om mottagarens maskin inte kan återge bilder med den upplösning som du har valt, byter din maskin automatiskt till en lämplig upplösning. Du kan kontrollera vilken upplösning som har använts för faxet. Se Handbok för fax <Avancerade funktioner>. Sändning med upplösningen Superfin kräver att maskinen har tillvalet Utökat minne och att den mottagande maskinen är förberedd för att ta emot faxdokument med upplösningen Superfin. Maskinen stöder upplösningarna Standard, Detalj och (med tillvalet Utökat minne) Superfin. Du kan ställa in vilken upplösning som ska väljas direkt efter att maskinen slås på eller lägen raderas med [Återställning, skanningsslut] under Gen. Inställningar/Justera. Se Handbok för fax <Avancerade funktioner>. 30

39 Skanningsinställningar När Internetfaxsänding används, skickas dokument i upplösning Detalj även om du angett Superfin. För att skicka ett dokument i Superfin, konfigurera Fulläge vid registrering av destinationer i Adressboken. Se s.57 T.37-fulläge. A Tryck på [Upplösning]. B Välj den upplösning du önskar och tryck därefter på [OK]. Om du installerar tillvalet Utökat minne visas Superfin i rutan Upplösning. Original-läge Om originalet innehåller fotografier, bilder eller diagram med många rastreringar eller gråtoner, bör du välja rätt originalläge för bästa möjliga bildskärpa. Text Välj [Text] för att skicka svartvita bildoriginal med hög kontrast. Använd den här inställningen endast när du vill sända tydligare text, även om originalet innehåller både text och bilder. Text/Foto Välj [Text/Foto] för att faxa ett original som innehåller både svartvit text med hög kontrast och gråskalebilder, som t.ex. fotografier. Foto Välj [Foto] för att sända ett original som innehåller gråskalebilder som t.ex. fotografier eller färggrafik. Om du väljer [Text/Foto] eller [Foto], tar överföringen längre tid än om [Text] väljs. Om du skickar ett faxdokument med [Text/Foto] eller [Foto] och bakgrunden på den mottagna bilden är smutsig kan du sänka bilddensiteten och skicka faxet igen. Se s.32 Bilddensitet (kontrast). Du kan ställa in vilken originaltyp som ska väljas direkt efter att maskinen slås på eller lägen raderas med tangenten {Nollställ läge}, med [Prioritet originaltyp] under Allm. inställningar/justera. Se Handbok för fax <Avancerade funktioner>. 2 31

40 Faxa 2 A Tryck på [Original-läge]. B Välj den originaltyp du önskar och tryck därefter på [OK]. Bilddensitet (kontrast) Originalets text och bilder bör avteckna sig tydligt mot bakgrunden. Justera bilddensiteten om originalet har en mörkare bakgrund än normalt (t.ex. ett tidningsurklipp) eller om texten är otydlig. Automatisk densitet Lämplig exponeringsinställning för originalet väljs automatiskt. Manuell densitet Använd manuell densitet om du vill ställa in densiteten manuellt. Du kan välja mellan sju olika bilddensitetsnivåer. Kombinerad automatisk och manuell densitet Du kan enbart justera densiteten för foton, bilder eller diagram när originalet har en mörk bakgrund. Du kan välja mellan sju olika bilddensitetsnivåer. Om du väljer [Text] eller [Text/Foto] för originaltypen blir [Auto bilddensitet] valt. Du kan ställa in vilken bilddensitet som ska väljas direkt efter att maskinen slås på eller lägen raderas med tangenten {Nollställ läge}, med [Auto bilddensitet] under Allm. inställningar/justera. Se Handbok för fax <Avancerade funktioner>. A Välj typ av bilddensitet. Automatisk densitet A Kontrollera att [Auto bilddensitet] har valts. 32

41 Skanningsinställningar Manuell densitet A Kontrollera att [Auto bilddensitet] inte har valts. Om den har valts stänger du av den genom att trycka på [Auto bilddensitet]. B Tryck på [iljusare] eller [Mörkarej] om du vill ändra densiteten. Rutan rör sig. 2 Kombinerad automatisk och manuell densitet A Välj [Auto bilddensitet]. B Tryck på [iljusare] eller [Mörkarej] om du vill ändra densiteten. Rutan rör sig. 33

42 Faxa 2 Blandade skanningsinställningar för flersidiga original När du skickar ett original som består av flera sidor kan du välja separata inställningar för densitet, upplösning och originalläge för varje sida. Placera ditt original, välj skanningsinställningar för första sidan, ring upp och tryck på tangenten {Starta} precis som vanligt. Följ sedan ett av följande två tillvägagångssätt. Det rekommenderas att originalen placeras på exponeringsglaset då separata skanningsinställningar görs för ett flersidigt original. När originalet placeras på exponeringsglaset När maskinen börjar pipa har du cirka 60 sekunder (10 sekunder vid omgående sändning) på dig att välja bilddensitet, upplösning och originaltyp. Den kvarstående tiden visas i teckenfönstret. A Kontrollera vilka sidor du vill skanna med olika inställningar. B Ta bort föregående sida och placera nästa sida. C Välj bilddensitet, upplösning och originaltyp. Justera inställningarna för varje sida innan du trycker på tangenten {Starta}. När originalet placeras i tillvalet autodokumentmatare (ADF) Beroende på när skanningsinställningarna justeras, kanske inställningarna inte märks på resultatet. A Kontrollera vilka sidor du vill skanna med olika inställningar. B Välj bilddensitet, upplösning och originaltyp innan nästa sida skannas. 34

43 Ange en destination Ange en destination Det finns fyra metoder för att ange destinationen. Faxnummer s.35 Slå ett faxnummer E-postadress s.37 Ange en e-postadress IP-faxmottagare s.38 Ange en IP-faxmottagare Mottagarlista s.41 Använda mottagarlistan för att ange singel- eller gruppmottagare I detta kapitel beskrivs dessa och andra funktioner i detalj. Teckenfönstret visar hur mycket minnesutrymme (i procent) som är ledigt för lagring av original. Eftersom faxnummer och e-postadresser lagras i ett separat minne, ändras inte procenttalet i teckenfönstret när du ringer upp faxnummer med siffertangenterna. Slå ett faxnummer Slå numret direkt med knappsatsen på kontrollpanelens högra sida. Maxlängd för ett faxnummer: 128 siffror. Du kan också lägga in pauser och toner i faxnumret. Se s.36 Paus, s.36 Tonfunktion. A Ange faxnumret med siffertangenterna. Om du gör fel, tryck på tangenten {Radera/Stopp} och ange sedan korrekt nummer. Om tillvalet extra G3-gränssnitt är installerat väljer du G3 innan du trycker på {Start}-tangenten. Se Handbok för fax <Avancerade funktioner>. Tryck på [Reg. mott.] efter att faxnumret har angetts för att spara det i mottagarlistan. Se s.41 Registrera angivna destinationer i adressboken. 2 35

44 Faxa 2 Paus Tryck på tangenten {Paus/Återuppringning} för att lägga in en cirka två sekunder lång paus i ett nummer som du håller på att ringa upp eller registrera. Om du trycker på tangenten {Paus/Återuppringning} vid första siffran öppnas återuppringningsskärmen. Se Handbok för fax <Avancerade funktioner>. En paus visas som - i teckenfönstret. SV Tonfunktion Den här funktionen används för att sända tonsignaler när maskinen är ansluten till en pulsvalslinje (t.ex. om du vill utnyttja speciella tjänster på en tonvalslinje). Om du trycker på {Ton}-tangenten ringer maskinen upp med tonsignaler. Begränsning Vissa tjänster är inte tillgängliga även om du använder {Ton}-tangenten. En ton visas först som en på skärmen och efterföljande nummer rings upp med tonsignaler. Använda {Ton}-tangenten vid uppringning med pålagd lur A Tryck på tangenten {Högtalarläge}. SV Du kan även registrera nummer inklusive pauser i mottagarlistan. B Ange faxnumret med siffertangenterna. 36

45 Ange en destination C Tryck på tangenten {Ton}. B Tryck på [Manuel inm.]. 2 D Ange numret du vill ringa upp med tonval med siffertangenterna. Ange en e-postadress Vid användning av Internetfaxsändning, ange e-postadressen istället för faxnummer. Se s.55 Internet-faxfunktioner (genom att ange en e-postadress). SV Beroende på aktuella säkerhetsinställningar kanske [Manuel inm.] inte öppnas så att du kan ange en e-postadress. C Ange e-postadressen och tryck därefter på [OK]. Du kan skriva in upp till 128 tecken. A Tryck på för att växla destination till e-postadress. Du kan ange om meddelandet ska gå via SMTP-servern eller inte genom att trycka på [SMTP]. Se s.66 Utan SMTP-server. Om du anger ett felaktigt tecken, tryck [Backsteg] eller [Ta bort alla]. Skriv sedan in korrekt bokstäver. För att ändra e-postadress efter att ha tryckt på [OK], tryck på [Radera mott.], ange e-postadressen en gång till och tryck sedan på [OK]. 37

46 Faxa 2 Referens Ange text, Handbok för allmänna inställningar Destination har angetts. Tryck på [Reg. mott.] i denna ordning för att spara den inmatade e-postadressen i adressboken. Se s.41 Registrera angivna destinationer i adressboken. Utan att använda SMTP-server Gör på följande sätt för att inte använda SMTP-servern när faxdokument skickas: Förberedelse Programmera först in värdnamnet på den andra parten på DNS-servern. Se Använda värdnamn istället för IP-adress, Handbok för nätverk. Begränsning Om den andra partens IP-adress inte registreras på DNS-servern ska IP-adressen anges som domändel i e-postadressen. Ange den andra partens värdnamn Ange mottagarens e-postadress genom att lägga till den andra partens värdnamn i domändelen av e- postadressen. Ange adressen till höger på följande sätt: värdnamn,. (punkt) och domännamn. xxxx@värdnamn på den andra parten.domännamn Exempel: Den andra partens e- postadress är abc@defcompany.com och värdnamnet är HOST ; abc@host.defcompany.com Ange den andra partens IP-adress Ange mottagarens e-postadress genom att byta ut domändelen i e- postadressen mot den andra partens IP-adress. xxxx@[den andra partens IPadress] Exempel: Den andra partens e- postadress är abc@defcompany.com och IP-adressen är ; abc@[ ] Ange en IP-faxmottagare När IP-Faxsänding används, anger du destination för IP-Fax (IP-adress, värdnamn eller aliastelefonnummer) istället för faxnummer. Se s.73 Internet-faxfunktioner (genom att ange en IP-adress). Du kan skriva in upp till 128 tecken. 38

47 Ange en destination A Tryck på för att byta destination till IP-faxmottagare. Referens Ange text, Handbok för allmänna inställningar Destination har angetts. 2 B Tryck på [Manuel inm.]. Tryck på [Reg. mott.] i denna ordning för att spara den inmatade IP-faxdestinationen i adressboken. Se s.41 Registrera angivna destinationer i adressboken. Beroende på aktuella säkerhetsinställningar kanske [Manuel inm.] inte öppnas så att du kan ange IP-faxmottagare. C Ange IP-faxmottagare och tryck därefter på [OK]. Om du har ställt in både parameter Aktivera H.323 och Aktivera SIP på På med IP-faxinställningar under Faxfunktioner visas [Protokoll]. Tryck på denna knapp för att välja ett protokoll som skall användas. Om du anger ett felaktigt tecken, tryck [Backsteg] eller [Ta bort alla]. Skriv sedan in korrekt bokstäver. För att ändra IP-faxmottagare efter att ha tryckt [OK], tryck på [Radera mott.] och skriv in en ny IP-faxmottagare och tryck sedan på [OK]. 39

48 Faxa 2 -IP-faxmottagare Beroende på vilket nätverk maskinen är ansluten till eller maskinens konfiguration, anger du IP-faxmottagarna enligt följande: När du inte använder en gatekeeper/sip-server Från IP-Fax till IP-Fax Ange IP-adress eller värdnamn för mottagande maskin. Exempel: (IPadress) Exempel: tokyo.abc.co.jp (värdnamn) Från IP-Fax till G3-fax Ange G3-faxens telefonnummer för mottagande maskin. Exempel : När en gatekeeper/sip-server används Från IP-Fax till IP-Fax Ange aliastelefonnummer för mottagande maskin. Exempel: (aliastelefonnummer) Från IP-Fax till G3-fax Ange G3-faxens telefonnummer för mottagande maskin. Exempel : När du anger mottagare via en gateway (G3-fax ansluten till den allmänna telefonlinjen etc.) i adressboken eller mottagarlistan måste du ange telefonnumret till maskinen. För att sända från en IP- Fax till G3-fax utan att använda gatekeeper eller SIP-server, måste du också registrera gateway. Se Handbok för fax <Avancerade funktioner> När du anger en destination med IP-Fax måste du kanske, beroende på mottagarens nätverkskonfiguration, ange IP-adress och portnummer för mottagande maskin. Om mottagarens IP-adress till exempel är och portnumret är 2100, anger du :2100. Fråga din nätverksadministratör efter mer information. När du anger ett värdnamn måste du kanske, beroende på mottagarens nätverkskonfiguration, ange värdnamn och portnummer till mottagande maskin. Om mottagarens värdnamn till exempel är tokyo.abc.co.jp och portnumret är 2100 anger du tokyo.abc.co.jp:2100. Fråga din nätverksadministratör efter mer information. Ett aliastelefonnummer är ett telefonnummer som endast finns registrerat i din gatekeeper i nätverket. Kontrollera antalet siffror i telefonnumret som ställts in i konverteringstabellen för gateway/ipadress för att undvika sändningsfel. 40

49 Ange en destination Registrera angivna destinationer i adressboken Du kan registrera ett faxnummer, en e-postadress eller en IP-faxmottagare i adressboken. När en destination registreras direkt eller visas på återuppringningsskärmen i adressboken, visas [Reg. mott.] i destinationsfältet. Se Faxmottagare och E-postmottagare, Handbok för allmänna inställningar. Beroende på aktuella säkerhetsinställningar kanske [Reg. mott.] inte öppnas så att du kan registrera mottagaren. När du trycker på {Fax}-tangenten efter att ha ändrat innehåll i adressboken visas ett meddelande om att Mottagarlista/maskininställningarna har uppdaterats.. Tryck på [Avsluta]. Väntelägesfönstret visas. Referens Faxmottagare, Handbok för allmänna inställningar E-postmottagare, Handbok för allmänna inställningar Registrera namn i en grupp, Handbok för allmänna inställningar A Tryck på [Reg. mott.]. B Tryck på [Namn] och ange lämplig information. C Tryck på [OK]. Använda mottagarlistan för att ange singel- eller gruppmottagare När mottagare har registrerats i mottagarlistan kan du ange mottagare genom att helt enkelt välja mottagartangent i mottagarlistan. Det registrerade namnet visas på mottagartangenten. När du trycker på växlar mottagarlistan mellan faxnummer, e-postadress och IP-faxnummer. Om du registrerar flera mottagare i en grupp kan du skicka dokument till alla mottagarna i den gruppen genom bara några få tangenttryckningar. Destinationer som programmerats i en grupp indikeras av. Förberedelse I mottagarlistan programmeras individuella faxnummer, IP-faxnummer, e-postadresser och/eller mottagargrupper. Se Faxmottagare, E-postmottagare och Registrera namn i en grupp, Handbok för allmänna inställningar. 2 41

50 Faxa 2 Begränsning Gruppmottagare kan bara användas vid minnessändning, inte vid omgående sändning. Maskinen ställs automatiskt in på minnessändning när du använder gruppmottagare. Du kan specificera upp till 500 mottagare för multipla grupper. Skriv ut mottagarlistan om du vill kontrollera vilka nummer som är lagrade som mottagarnummer. Se Administratörsverktyg, Handbok för allmänna inställningar. Ett lagrat namn kan skrivas ut på första sidan av mottagna fax hos mottagaren. Se Handbok för fax <Avancerade funktioner>. Skriv ut en lista om du vill kontrollera vilka nummer som finns i en grupp. Se Administratörsverktyg, Handbok för allmänna inställningar. A När du trycker på växlar mottagarlistan mellan faxnummer, e- postadress och IP-faxnummer. B Tryck på titeltangenten där mottagaren är registrerad. Till exempel, om du vill ange NEW YORKKONTORET som finns inlagt i LMN, tryck [LMN]. Byta titlar på destinationslistor A Tryck på, förstoringsikonen. B Tryck på [Byt titel]. C Ange typen av titel och tryck därefter på [Avsluta]. C Välj en destination. När du trycker på växlar mottagarlistan mellan faxnummer, e-postadress och IP-faxnummer. Det finns tre typer av titlar i mottagarlistor: Titel 1, Titel 2 och Titel 3. Skärmen ovan visar Titel 1. 42

51 Ange en destination Ange en enskild destination A Tryck på mottagartangenten där mottagaren är registrerad. Om önskad mottagartangent inte visas, tryck på [U] och [T] för att bläddra igenom listan. För att avbryta valet, tryck en gång till på vald mottagartangent. Du kan även trycka på tangenten {Radera/Stopp} för att avbryta valet. Du väljer fler destinationer genom att upprepa steg B och C. Ange gruppmottagare A Tryck på mottagartangenten där gruppen är registrerad. Mottagarlistan som finns registrerad i gruppen av den typ som valdes i steg A visas. För att ta bort någon/några destinationer ur en lista, tryck [UFöreg.] och [TNästa] för att visa önskad destination Tryck sedan på tangenten {Radera/Stopp}. Du kan även avbryta en sändning genom att trycka på den markerade mottagartangenten så att den avmarkeras. Om en destination som varken har faxnummer, e-postadress eller IP-faxnummer registrerat väljs till gruppen visas meddelandet Den angivna gruppen innehåller ogiltig(a) mottagare. Vill du endast välja giltiga mottagare?. Tryck [Välj] för att ange destinationer där faxnummer, e-postadress eller IP-Fax finns inlagt. Tryck [Avbryt] för att ändra destination. Om destinationen i destinationstyp inte existerar, kan du prioritera en destination du vill ange. Se Handbok för fax <Avancerade funktioner> (switch 32, bit 0). Du väljer fler grupper genom att upprepa steg B och C. D Tryck på tangenten {Starta}. 2 43

52 Faxa Söka efter en mottagare 2 Använd denna metod för att söka i mottagarlistan efter en särskild mottagare. Sök på destinationsnamn s.44 Söka på mottagarnamn Sök på faxnummer s.45 Söka på faxnummer Sök på e-postadress s.46 Söka på e-postadress Söka via IP-Faxdestination s.47 Söka på IP-faxmottagare Söka via LDAP-server s.48 Söka på LDAP-server Ange ett registreringsnummer s.50 Ange ett registreringsnummer Om du trycker på [Fax], [E-post] eller [IP-fax] i listan över sökresultat, kan du växla mellan faxdestination, e-postdestination och IP-Faxdestination. Sökningen visar endast destinationer vars början matchar det angivna namnet. En varning visas om sökningen ger fler än 100 träffar. Tryck på [OK] och ändra destinationsnamnet för att visa färre destinationer. Söka på mottagarnamn A Tryck på, förstoringsikonen. B Tryck på [Avancerad sökning]. C Tryck på [Sök på mottagarnamn]. D Ange en destination att söka efter och tryck därefter på [OK]. 44

53 Söka efter en mottagare Om du råkar ange fel mottagare, tryck på [ ] eller [ ] och [Backsteg] eller [Ta bort alla] och ange sedan mottagarnamnet igen. E Bekräfta inmatade tecken och tryck på [OK]. Söka på faxnummer A Tryck på, förstoringsikonen. 2 B Tryck på [Avancerad sökning]. Ett meddelande om att sökning pågår visas. När sökningen är klar visas resultatet. F Välj en destination. C Tryck på [Faxnummer]. Om önskad destination inte visas, använd [U] eller [T] för att bläddra genom listan. D Ange ett nummer att söka efter och tryck därefter på [OK]. 45

54 Faxa 2 Om du råkar ange fel nummer, tryck på [ ] eller [ ] och [Nollstl.] och ange numret på nytt. E Bekräfta inmatade faxnummer och tryck på [OK]. Söka på e-postadress A Tryck på, förstoringsikonen. B Tryck på [Avancerad sökning]. Ett meddelande om att sökning pågår visas. När sökningen är klar visas resultatet. F Välj en destination. C Tryck på [E-postadress]. Om önskad destination inte visas, använd [U] eller [T] för att bläddra genom listan. D Skriv en e-postadress som du vill leta efter och tryck sedan på [OK]. 46

55 Söka efter en mottagare Om du råkar ange fel e-postadress, tryck på [ ] eller [ ] och [Backsteg] eller [Ta bort alla] och skriv sedan in e-postadressen igen. E Bekräfta inmatade tecken och tryck på [OK]. Söka på IP-faxmottagare A Tryck på, förstoringsikonen. 2 B Tryck på [Avancerad sökning]. Ett meddelande om att sökning pågår visas. När sökningen är klar visas resultatet. F Välj en destination. C Tryck på [Sök IP-faxmottagare]. Om önskad destination inte visas, använd [U] eller [T] för att bläddra genom listan. D Skriv en IP-Faxdestination som du vill leta efter och tryck sedan på [OK]. 47

56 Faxa 2 Om du råkar ange fel mottagare, tryck på [ ] eller [ ] och [Backsteg] eller [Ta bort alla] och ange sedan mottagaren på nytt. E Bekräfta inmatad IP-faxmottagare och tryck därefter på [OK]. Söka på LDAP-server A Tryck på, förstoringsikonen. Ett meddelande om att sökning pågår visas. När sökningen är klar visas resultatet. F Välj en destination. Om önskad destination inte visas, använd [U] eller [T] för att bläddra genom listan. B Tryck på [Sök LDAP]. C Tryck på [Välj server]. D Välj LDAP-server att söka i. LDAP-servrar kan registreras under Systeminställningar. Se Handbok för nätverk för mer information. Se till att minst en LDAP-server markerats. Om ingen LDAPserver valts, visas ett felmeddelande efter att du startat sökningen. E Tryck på [OK]. F Tryck på [Avancerad sökning]. 48

57 Söka efter en mottagare G Ange en del av sökningen för varje sökningsvillkor. H Tryck på [Sökkriterier] för varje villkor och välj sedan sökkriterier. 2 Villkor (Namn, E-postadress, Faxnummer, Företagsnamn och Avdelningsnamn) är de som programmerats i LDAP-servern. Tryck på varje villkor för att visa inmatningsfältet där du anger nödvändig information. Du kan lägga till ett ytterligare sökvillkor för LDAP-servrar genom att ange Slumpmässigt sökvillkor under Program/ Ändra/Radera LDAP-server under Systeminställningar. Se Handbok för nätverk för mer information. De tecken du matade in i villkorsfältet [Namn] läses som föreller efternamn, beroende på administratörens inställning. För att till exempel söka efter namnet John Smith bör du fråga din systemadministratör om du ska ange John eller Smith. Sökkriteriets betydelse är enligt följande: [Sök på ordets början]: Söka efter mening som startar med angivet tecken. Exempel: När du ska söka efter ABC, anger du A. [Sök på ordets slut]: Söka efter meningar som slutar med angivet tecken. Exempel: När du ska söka efter ABC, anger du C. [Exakt matchning]: Söka efter meningar som helt matchar angivna tecken. Exempel: När du ska söka efter ABC, anger du ABC. [Inkludera ett av orden]: Söka efter meningar som inkluderar angivet tecken. Exempel: När du ska söka efter ABC, anger du A, B eller C. [Uteslut ord]: Söka efter meningar som inte inkluderar angivet tecken. Exempel: När du ska söka efter ABC, anger du D. [Ungefärlig sökning]: Utför en oklar sökning (enligt den sökmetod som stöds av LDAP-servern). 49

58 Faxa 2 I Tryck på [OK]. Trots att en användare kan programmera flera e-postadresser kan endast en adress hämtas vid sökningen. Adressen som hämtas vid sökningen beror på den sökmetod som stöds av LDAP-servern. Den adress som först programmerades hämtas vanligtvis. Tryck på [Detalj] för att visa detaljerad information om vald destination. När sökningen är klar visas resultatet. J Välj en destination. Om vald destination inte visas, trycker du på [U] eller [T] för att visa den. Ange ett registreringsnummer Gör så här för att välja en destination genom att ange ett registreringsnummer. A När du trycker på växlar mottagarlistan mellan faxnummer, e- postadress och IP-faxnummer. B Tryck på [Registreringsnr]. Inmatningsfönstret för registreringsnummer visas. C Knappa in registreringsnumret med siffertangenterna. Du behöver inte ange de första nollorna i ett registreringsnummer när du uppmanas att ange fem siffror. Om du inte anger 5 siffror, tryck på {#}-tangenten för att fullborda inmatningen. Motsvarande destination visas. 50

59 Söka efter en mottagare Titeltangenten växlar till den mottagarlista där den angivna mottagaren är registrerad. Om meddelandet Kan inte hitta det angivna registreringsnumret. visas, är det angivna registreringsnumret fel. Tryck på [Avsluta], kontrollera registreringsnumret igen, och följ sedan proceduren från steg B. Om meddelandet Det finns ingen giltig mottagare under det angivna numret. visas, är tangenten fel. Tryck på [Avsluta], och följ sedan proceduren från steg A. 2 51

60 Faxa 2 Mottagning När du ställer in maskinen kan du välja mellan två sätt att hantera inkommande samtal: Manuell mottagning (extern telefon krävs) Automatisk mottagning Du kan endast ändra mottagningsläget om en standard G3-linje används. Du kan inte ändra mottagningsläget när en linje annan än standard G3-linje (G3-2 eller G3-3) används. Manuell mottagning När du får ett samtal, ringer maskinen. Om samtalet är ett faxdokument måste du manuellt ändra till faxläge. Automottagning När det ringer tar maskinen automatiskt emot samtalet som ett faxdokument. Använd denna inställning för en speciell faxlinje. Den externa telefonen krävs om du ska kunna använda denna maskin som telefon. Växla mottagningsläge Du kan växla mottagningsläge med hjälp av Mott.inst. på menyn Faxinställningar. Se Handbok för fax <Avancerade funktioner>. Om du programmerar en snabbtangent som mottagningslägesknapp kan du snabbt växla mottagningsläge. Förberedelse Du kan endast använda denna funktion efter att ha programmerat en snabbtangent som mottagningslägesknapp med [Snabbtangent 1], [Snabbtangent 2] eller [Snabbtangent 3] under Allm. inställningar/justera. Se Handbok för fax <Avancerade funktioner>. A Tryck på [Byt mott.läge]. B Välj mottagningsläge och tryck därefter på [OK]. Tryck på [Avbryt] om du vill avbryta valet. Mottagning av fax i manuellt mottagningsläge Väntelägesfönstret visas. A När maskinen ringer plockar du upp den externa telefonen. 52

61 Mottagning B Tryck på tangenten {Start} eller tangenten {Starta manuell mottagning} om du hör en signal. (Tangenten {Start} kan endast användas i faxläge om inget original har placerats i maskinen.) C Lägg på luren på den externa telefonen. Maskinen påbörjar mottagning. 2 53

62 Faxa 2 54

63 3. Använda Internetfaxfunktioner Det finns två olika typer av Internet-Faxfunktioner. Internet-faxfunktioner. Se s.55 Internet-faxfunktioner (genom att ange en e- postadress). IP-faxfunktion. Se s.73 Internet-faxfunktioner (genom att ange en IPadress). Internet-faxfunktioner (genom att ange en e-postadress) Tillvalen hårddisk och skrivare/skanner är nödvändiga. Denna enhet konverterar skannade bilder till e-postformat och sänder dessa data via Internet. All e-post som skickas från den här maskinen kan tas emot av en annan Internetfaxmaskin. I stället för att slå telefonnumret till den destination du vill skicka till skriver du in den aktuella e-postadressen. Du kan även skriva ut eller vidarekoppla mottagna e-postmeddelanden. Företag A:s Los Angeles-kontor Dator Företag A:s New York-kontor design@abc.foretag.com Dator Dator Dator Den här maskinen E-post: aaaa@abc.foretag.com FAX-nr: E-post: bbbb@abc.foretag.com FAX-nr: Kund B:s Los Angeles-kontor Telenätet FAX-nr:

64 Använda Internet-faxfunktioner 3 Begränsning Ange [Inställningar för Internetfax] till [På] på menyn Faxfunktioner under E- postinställningar för att sända Internet-faxdokument. Dokument kan fortfarande vidarebefordras eller levereras till Internet-faxmottagare, även om du väljer [Av]. Ange [Konto] till [Ta emot] på menyn Systeminställning, på Filöverföring under [Konto för Fax till e-post] för att ta emot Internet-faxdokument. Denna maskin måste vara ansluten till ett LAN och korrekt inställd för att kunna använda Internetfaxfunktionerna. Se Ansluta och installera, Handbok för nätverk. Internetfaxfunktionen som stöds av denna maskin är kompatibel med ITU-T Rec. T.37. Se Handbok för fax <Avancerade funktioner>. Du kan ta emot e-postmeddelanden med bifogade TIFF-F-bilder från datorer. Försiktighetsåtgärder för Internet-fax Internetfax kommunicerar med en server via ett LAN. Den kan inte kommunicera direkt med andra abonnenter. Dokument skickas med A4-bredd om överföringsbegäran via e-post används. Dokument större än A4-format förminskas till A4-bredd. Om mottagaren överensstämmer med fulläge T.37 sänds dokument med den bredd som anges i Adressboken. Se s.57 T.37-fulläge och Handbok för fax <Avancerade funktioner>. Om en sändning misslyckas, får denna maskin vanligtvis ett felmeddelande om e-post. Se Handbok för fax <Avancerade funktioner>. Felmeddelanden om e-post kanske inte överförs av olika anledningar. Vi rekommenderar att du ringer till den andra abonnenten och bekräftar när du har tagit emot viktiga dokument. Säkerhetsnivån för överföring via Internet är låg. Vi rekommenderar att du använder telenätet för konfidentiell kommunikation. Röstkommunikation stöds inte via LAN. Internetfaxleveransen kan fördröjas på grund av överbelastning i nätverket. Sänd Internet-fax utan att använda SMTP-server eller sänd fax via telenätet vid brådskande kommunikation. Se s.66 Utan SMTP-server. Om du använder denna maskin via en uppringd förbindelse anropar den automatiska e-postmottagningsfunktionen leverantörens server via telenätet och kan ge samtalskostnader även om du inte får någon e-post. För att minska frekvensen på serveranropen, ange ett stort mottagningsintervall för e-post. Information om inställning av e-postmottagningsintervall finns i Filöverföring, Handbok för nätverk. 56

65 Internet-faxfunktioner (genom att ange en e-postadress) Funktioner som inte stöds vid e-postöverföring Följande funktioner stöds vid sändning med standardfax men inte med Internetfax. Omgående sändning Konfidentiell sändning ID-sändning Polling sändning Kedjeuppringning Sändning med sändningskod (SUB) Högtalarläge Manuell uppringning JBIG-sändning Buntsändning ECM (felkorrigeringsläge) Minnesfil sändning 3 Funktioner som inte stöds vid e-postmottagning Följande funktioner stöds vid sändning med standardfax men inte med Internetfax. Konfidentiell mottagning Minneslåsmottagning Pollingmottagning SEP-kodmottagning Aukt. mottagning Mottagen fil, utskriftsantal T.37-fulläge Denna maskin är kompatibel med T.37-fulläge. T.37-fulläge är en internationell standard för sändning av Internet-Fax. (ITU-T-meddelande, RFC2532) När en Internet-faxkommunikation görs mellan maskiner kompatibla med T.37- fulläge, sänder mottagarsidan ett mottagningskvitto (avsändare) som svar på den begäran om mottagningsbekräftelse som följer med e-posten. Mottagningskvittot inkluderar information om mottagarens mottagningskapacitet (komprimeringstyp, pappersformat och upplösning). När mottagaren finns i adressboken som en destination i fulläge, registrerar avsändarsidan automatiskt mottagarinformationen i adressboken. Detta låter dig sända ett efterföljande Internet-faxdokument till mottagaren baserat på denna information. 57

66 Använda Internet-faxfunktioner Om du registrerar en mottagare i adressboken med hjälp av Web Image Monitor programmerar du den maskin som stöder T.37-fulläge som mottagare för T.37-fulläge. Se Handbok för fax <Avancerade funktioner>. Om du sänder Internet-fax kan du skicka dokument till flera destinationer samtidigt. Om du däremot anger fullägesdestinationer, sänds dokumenten ett och ett i angiven sändningsordning, eftersom olika destinationer kan ha olika mottagningskapacitet. 3 Sända mottagningskvitto När ett e-postmeddelande tas emot skickar mottagaren ett mottagningskvitto som innehåller den mottagande maskinens kapacitet (komprimeringstyp, pappersformat och upplösning) om avsändaren begär mottagningsbekräftelse. Registrera innehållet i mottagningsbekräftelsen När avsändaren tar emot mottagningsbekräftelsen som innehåller mottagarens mottagningskapacitet, kontrollerar avsändaren att den slutliga mottagningsadressen registrerats i adressboken. Om den har registrerats som en fullägesdestination, registrerar avsändaren automatiskt mottagarens mottagningskapacitet. Registrerad mottagningskapacitet uppdateras varje gång avsändaren tar emot ny information om mottagningskapacitet. Avsändaren kan skicka dokument till mottagaren baserat på denna information. Begära ett mottagningsmeddelande När mottagarens maskin stöder T.37-fulläge och är programmerad som en fullägesmaskin i adressboken begär maskinen ett mottagningsmeddelande från mottagaren. Maskinen tar då emot mottagningskvittot (skickat) som innehåller mottagarens mottagningskapacitet. Om mottagaren programmerats som en maskin i enkelt läge, eller inte finns programmerad i adressboken, kan inte mottagarens mottagningskapacitet registreras. Om du känner till mottagarens mottagningskapacitet kan du ställa in den manuellt. Denna inställning skrivs över när maskinen tar emot mottagningskvittot. Se Handbok för fax <Avancerade funktioner>. 58

67 Skicka Internetfaxdokument Skicka Internetfaxdokument Du kan endast skicka Internetfaxdokument via minnessändning. Om du anger Omgående sändning i ett Internetfax, växlar läget till minnessändning när du anger en eller flera e-postadresser. Förberedelse Innan den här funktionen används måste följande förberedelser göras: Kontrollera nätverksinställningarna på menyn Systeminställning. Se Installera maskinen i ett nätverk, Handbok för nätverk. Programmera avsändaren för mottagarlistan och ange Använd namn som till Avsändare. Se Faxmottagare, Handbok för allmänna inställningar. När du skickar dokument, kan du ställa in e-postalternativ med [Altern. sändläge]. Du kan ställa in följande: Skriv in ämne Låter dig skriva in ett ämne för det dokument du vill skicka. Det kan vara bekvämt att programmera ämnen som du använder ofta. [Brådskande], och [Hög] är programmerade som standard. Se Ansluta och installera, Handbok för nätverk. Du kan skriva in upp till totalt 128 tecken. Om du skickar e-post utan att ställa in ämne/text i E-postalternativ under Altern. sändläge, ställs ett ämne automatiskt in. För mer information om hur man sätter in ett ämne automatiskt, se s.65 Om ämnet för e- postmeddelandet och s.72 Mottagna bilder. Du kan inte skicka bara ett ämne som e-post utan original. Ange text Gör att du kan ange den text som ska sändas. För att ange text, programmera den i förväg. Se Ansluta och installera, Handbok för nätverk. Du kan inte skicka endast text utan original. Mottagningsmeddelande Du kan bekräfta att skickade dokument mottogs korrekt med e-post eller journalen. BCC-sändning E-post skickas till alla angivna destinationer som Hemlig kopia. Viktigt Om ett strömavbrott varar ca en timme eller om nätsladden är urdragen under ca en timme raderas dokument som finns lagrade i minnet. Om ett dokument raderas skrivs en Strömavbrottsrapport ut automatiskt när huvudströmbrytaren slås på. Rapporten kan du använda för att se vilka filer som har raderats. Om man bara slår av strömmen med strömbrytaren så raderas inga lagrade dokument. Se Handbok för fax <Avancerade funktioner>. Eventuellt kan du inte skicka stora filer som e-post, beroende på e- postförhållandena. Säkerhetsnivån för överföring via Internet är låg. Vi rekommenderar att du använder telenätet för konfidentiella överföringar. Begränsning När det är ont om tillgängligt minne, kanske du inte kan skicka Internetfaxdokument. 3 59

68 Använda Internet-faxfunktioner 3 Eftersom maskinen skickar dokument som e-postmeddelanden med en bifogad TIFF-F-bild, krävs en läsare för att kunna visa dokument när de tas emot av en dator. Du kan begränsa storleken på skickade e-postmeddelanden i Epostinställningar i Faxfunktioner. Se Handbok för fax <Avancerade funktioner>. Se s.72 Mottagna bilder för information om hur e-post tas emot av datorn när den skickas med e-postalternativ valda. När du skickar Internet-faxdokument och anger en användarkod, och e-postadressen är inställd som sökvägsdestination för den angivna användarkoden, skickas en Kommunikationsrapport efter att sändningen slutförts. Detta gör det möjligt att kontrollera resultatet av en sändning. Mer information om hur du bekräftar sändningsresultatet finns i s.27 Bekräfta sändning. Du kan ange faxdestination och Internetfaxdestination samtidigt. Du kan inte skicka e-post till en destination som cc. A Tryck på för att växla destination till e-postadress. B Ange avsändare. Referens Handbok för fax <Avancerade funktioner> Om Ange avsändarnamn automatiskt anges till På anges avsändaren automatiskt och du behöver inte ange avsändare på annat sätt. Om du väljer På skrivs angiven e-postadress vid Från:. Om ingen e-postadress har angetts för avsändaren eller om den angivna e-postadressen inte har registrerats i mottagarlistan kan inte Internet-faxet skickas. Se Filöverföring, Handbok för nätverk. 60

69 Skicka Internetfaxdokument C När du ställer in ett e-postalternativ, tryck på [Altern. sändläge]. B Välj ämne i listan som visas. Om du inte ställer in e-postalternativ, gå till steg G. D Tryck på [E-postalternativ]. Det valda ämnet visas i kolumnen för manuell inmatning. 3 För att skriva in ämnet A Tryck på [Ändra] för Bifoga ämne. Du kan skriva in extra tecken efter det valda ämnet. Om du inte behöver skriva in extra tecken, gå till steg E. C Tryck på [Manuel inm.]. Det finns två sätt att skriva in ett ämne: välja det från programmerade ämnen, eller skriva in tecknen direkt. Om du skriver in tecken, gå till steg C. 61

70 Använda Internet-faxfunktioner D När du skrivit in ämnet, tryck på [OK]. För att skriva in texten A Tryck på [Ändra] för Skriv in txt. 3 Referens Ange text, Handbok för allmänna inställningar Inskrivna tecken visas i kolumnen för manuell inmatning. B Välj en text, och tryck sedan på [OK]. Du kan lägga till ett programmerat ämne efter det inskrivna ämnet. Välj ämne bland de visade ämnena. E Tryck på [OK]. För att ställa in mottagningsmeddelande A Välj [På] eller [Av] för Mottagningsmeddelande Referens s.67 Bekräfta mottagning 62

71 Skicka Internetfaxdokument För att ställa in BCC-sändning A Välj [Ja] eller [Nej] för BCC. H Välj nödvändiga skanningsinställningar. E Tryck på [OK]. F Tryck på [OK]. När Internetfaxsändning används, skickas dokument i upplösning Detalj även om du anger Superfin. För att skicka dokument i Superfin, anger du denna upplösning vid registrering av destinationen i adressboken. Se s.57 T.37-fullläge. Referens s.30 Upplösning s.31 Original-läge s.32 Bilddensitet (kontrast) I Ange e-postadressen. 3 G Placera originalet. Placera originalet på samma sätt som för ett vanligt faxpapper. Se s.11 Placera original. Använd valfri metod för att placera originalet och tryck sedan på tangenten {Start}. Referens s.11 Placera original Fortsätt till steg L om det endast finns en destination. 63

72 Använda Internet-faxfunktioner 3 Referens s.37 Ange en e-postadress s.41 Använda mottagarlistan för att ange singel- eller gruppmottagare s.48 Söka på LDAP-server Handbok för fax <Avancerade funktioner> J För att skicka samma dokument till flera destinationer, tryck på [Lägg till]. Det är inte nödvändigt att trycka på [Lägg till] när du lägger till mottagare med hjälp av mottagarlistan. För att vara helt säker på att mottagaren läggs till kan du ställa in maskinen i Användarparametrar så att [Lägg till] måste tryckas ned varje gång en mottagare läggs till. Se Handbok för fax <Avancerade funktioner> (switch 17, bit 2). K Ange nästa destination. När du trycker på växlar mottagarlistan mellan faxnummer, e-postadress och IP-faxnummer. Upprepa steg J och K om du vill lägga till fler mottagare. L Tryck på tangenten {Starta}. Dokumentet börjar läsas in i minnet. Sändningen av e-post startar när läsningen är klar. När skanningen är klar, tänds kommunikationsindikatorn och sändningen börjar. Med stora mängder dokument, kan det ta ett tag innan sändningen startar. Detta beror på den tid maskinen behöver för att konvertera data i minnet. För att avbryta sändningen av ett Internetfax, se s.68 Avbryta sändningen av ett Internet-fax. 64

73 Skicka Internetfaxdokument -Om ämnet för e- postmeddelandet Om du skickar ett e-postmeddelande utan att ange ämne, infogas ett ämne automatiskt. Ämnena skiljer sig åt beroende på inställningarna i Stämpla avsändarens namn. Se Handbok för fax <Avancerade funktioner>. När Stämpla avsändarens namn har angetts till [På]: Från Stämpla avsändarens namn (Faxmeddelande nr xxxx) När Stämpla avsändarens namn har angetts till [Av]: Om Eget Fax Nummer och Eget Namn är programmerade: Från Eget Fax Nummer ( Eget Namn )(Faxmeddelande nr xxxx) Om endast Eget Fax Nummer är programmerat: Från Eget Fax Nummer (Faxmeddelande nr xxxx) Om endast Eget Namn är programmerat: Från Eget Namn (Faxmeddelande nr xxxx) Om varken Eget Fax Nummer eller Eget Namn är programmerat: Faxmeddelande nr xxxx xxxx är det dokumentnummer som visas i journalen. Referens Handbok för fax <Avancerade funktioner> -E-posttext När Internetfax e-post skickas till datorn, infogas alltid följande information i e-posttexten. För att kontrollera värdnamn och e-postadress, se Installera maskinen i ett nätverk, Handbok för nätverk. Detta e-postmeddelande skickades från Värdnamn (produktnamn) Förfrågningar till: Administratörens e-postadress 3 65

74 Använda Internet-faxfunktioner 3 Utan SMTP-server Du kan skicka Internet-faxdokument direkt till mottagarna utan att använda SMTP-servern. Internet-fax sänds normalt via SMTP-servern. Med den här funktionen uppfattas dock domändelen av mottagarens e-postadress som SMTP-serverns adress och faxet sänds utan att passera SMTP-servern. Eftersom detta reducerar belastningen på servern kan du skicka fax utan att behöva räkna med sändningstid mellan servern och mottagaren. Förberedelse Ange portnumret för SMTP-servern till 25 i förväg. Se Filöverföring, Handbok för nätverk. Begränsning För att kunna använda den här funktionen måste mottagarens maskin vara: kompatibel med Internet-fax ansluten till samma LAN som denna maskin ha mottagningsprotokollet angivet till SMTP SMTP-autentisering som är inställd på mottagarens faxmaskin deaktiveras när ett Internet fax sänds med denna funktion. Om ett Internet-fax skickas från en part med den här funktionen, och sändningen misslyckas, skickas inget felmeddelande via e-post till avsändaren. När ett Internet-fax skickas med denna funktion skickas inget felmeddelande via e-post från servern även om sändningen skulle misslyckas. När du använder den här funktionen kan du inte skicka Internet-faxdokument till administratörens e- postadress som programmerats på den här maskinen. När du anger mottagare direkt via tangentbordet kan du ange om SMTP-servern ska användas eller inte för respektive mottagare. När du väljer mottagare i mottagarlistan aktiveras den SMTP-serverinställning som har angetts i Adressboken. När du skickar Internet-fax från en dator använder du LAN-faxdrivrutinen för att ange om SMTP-servern ska användas eller inte. När du skickar fax och kryssrutan [Använd enhetsadress] är markerad aktiveras den SMTP-serverinställning som finns angiven i den här maskinen. Se Handbok för fax <Avancerade funktioner>. A Tryck på [SMTP]. B Tryck på [Nej]. C Tryck på [Avsluta]. 66

75 Skicka Internetfaxdokument Bekräfta mottagning När Mottagningsmeddel. är inställt under E-postalternativ, skickar mottagaren tillbaka ett mottagningsmeddelande. När mottagningsmeddelandet har tagits emot visas OK i journalens resultatkolumn vilket gör det möjligt för avsändaren att kontrollera att sändningen tagits emot. Begränsning Funktionen Mottagningsmeddel. finns bara om mottagaren stöder MDN (Message Disposition Notification). Om faxet inte tas emot normalt, visas Error i resultatkolumnen. Information om de senaste 200 dokumenten lagras, men endast de senaste 50 överföringarna visas i journalen. Om du inte får något mottagningsmeddelande för någon av de senaste 50 överföringarna från mottagarens maskin, kanske du inte kan bekräfta mottagningen med hjälp av journalens resultatkolumn. Om du anger adresser i e-postlistor, ställ inte in Mottagningsmeddel. Annars får du flera mottagningsmeddelanden från e- postmottagare, och resultatkolumnen skrivs över varje gång du får ett nytt mottagningsmeddelande. Om du däremot tar emot ett mottagningsmeddelande som indikerar ett fel, visas Error i resultatkolumnen och det skrivs inte över, även om du därefter får ett mottagningsmeddelande med OK efter felmeddelandet. Resultat av mottagningsmeddelande visas endast i journalen. Resultatkolumnen i alla andra filer, listor och sändningsrapporter visar - -. Själva mottagningsmeddelandena lagras inte i journalen. Du kan ställa in om du vill skriva ut mottagningsmeddelandet. Det kan du ställa in med användarparametrar. Se Handbok för fax <Avancerade funktioner> (switch 21, bit 0). Du kan inte skicka e-post med mottagningsmeddelande. Dokumenten skickas till mottagarna i den ordning de har angetts. 3 67

76 Använda Internet-faxfunktioner Avbryta sändningen av ett Internet-fax 3 När destinationer för fax, Internet-fax och IP-Fax anges samtidigt, men också endast destination för fax eller IP- Fax, kan du avbryta sändningen genom att använda samma metod. Du kan inte avbryta sändningen när originalet har skannats in. Innan originalet skannas Gör så här om du vill avbryta en sändning innan du trycker på tangenten {Starta}. A Tryck på tangenten {Nollställ}. ZLBS050E När original placeras i ADF-enheten kan du avbryta sändningen genom att helt enkelt ta bort dem. Medan originalet skannas Gör så här om du vill avbryta en sändning sedan du tryckt på tangenten {Starta}. A Tryck på tangenten {Radera/Stopp}. Maskinen slutar skanna. Du kan också avbryta skanningen genom att trycka på [Stoppa skan]. Skanningen kan hinna slutföras medan du utför åtgärden för att avbryta. 68

77 Avbryta sändningen av ett Internet-fax Efter att originalet skannats Beroende på vilken pappersstorlek som användes och tiden när sändningen avbröts, kan du inte avbryta sändningen av ett Internet-fax. A Tryck på [Ändra/stoppa sändningsfil]. Listan med lagrade filer som sänds, eller en väntande sändning, visas i teckenfönstret. B Markera den fil som du vill avbryta. C Tryck på [Stoppa sändning]. För att avbryta en sändning av en annan fil (filer) upprepar du stegen B och C. För att ångra avbrytningen av sändningen, tryck på [Spara]. D Tryck på [Avsluta]. 3 Väntelägesfönstret visas. Om önskad fil inte visas, trycker du på [UFöreg.] eller [TNästa] för att hitta den. Det finns tillfällen då en destination inte kan väljas då destinationen visas som *, beroende på säkerhetsinställningar. 69

78 Använda Internet-faxfunktioner Ta emot Internet-faxdokument 3 Du kan ta emot e-postdokument med Internetfax. Det finns två sätt att ta emot e-post: automatisk e-postmottagning och manuell e-postmottagning. Begränsning Man kan inte ta emot e-post med bifogade filer som inte är filer i TIFF-F-format. Avsändarna får ett felmeddelande om e-post om deras e-post innehåller bilagor. Du kan välja om maskinen ska skicka detta meddelande med användarparametrar. Se Handbok för fax <Avancerade funktioner> (switch 21, bit 7). Dock kan TIFF-F-dokument som skapats med sparafunktionen i DeskTopBinder Professional tas emot. Om Kräver säker lösenordsverifiering (SPA) av alla klientanslutningar valts i Windows Server 2003, är mottagning inte möjlig. När mottagningsprotokoll skickas till POP3 eller IMAP4 kan du ställa in att maskinen ska behålla inkommande e-post eller ta bort den från servern i Systeminställning. Se Filöverföring, Handbok för nätverk. Med användarparametrar kan du ställa in att maskinen ska sända returkvitto som svar när begäran om mottagningsmeddelande bifogas e-post. Se Handbok för fax <Avancerade funktioner> (switch 21, bit 1). Automatisk e-postmottagning När denna funktion är aktiverad, kontrollerar maskinen regelbundet e- postservern efter inkommande e-post och laddar vid behov ner den. Automatisk e-postmottagning ska ställas in i Systeminställning. När du väljer automatisk mottagning, ställ in mottagningsintervallet i minuter. Se Filöverföring, Handbok för nätverk. Om minnet tar slut, tas e-post inte emot med angivet intervall. Mottagningen återupptas när tillräckligt minne blir tillgängligt. 70

79 Ta emot Internet-faxdokument Manuell e-postmottagning Följande tillåter dig att ta emot e-post när som helst. Förberedelse Programmera funktionen Manuell e-postsändning som snabbtangent i förväg. Se Handbok för fax <Avancerade funktioner>. A Tryck på [Man. e-postsändn.]. 3 Maskinen ansluter till servern för att kontrollera om det finns e-post och hämtar ny e-post. B Kontrollera meddelandet, och tryck sedan på [Avsluta]. Väntelägesfönstret visas. 71

80 Använda Internet-faxfunktioner Mottagna bilder Här är ett exempel på ett Internet-faxdokument som skickats från denna maskin och tagits emot av en dator med e-postprogrammet Outlook Express. Den mottagna bilden varierar beroende på e-postprogram. 3 AJC004S 1. E-post som skickats utan att något ämne angetts i E-postalternativ. 2. E-post som skickats med ett ämne angivet i E-postalternativ. 3. Från Avsändarens namn (e-postadress) Hur avsändarens namn visas varierar beroende på inställningen av Stämpla avsändarens namn och andra funktioner. 4. Datum Datum och tid för när e-postmeddelandet sändes 5. Till Mottagarens e-postadress 6. Ämne Visar ämnet som angetts i E-postalternativ vid tidpunkten för sändningen. Om inget ämne är angivet, sätts ett ämne in automatiskt i formatet som visas i 1 ovan. Formatet varierar med Stämpla avsändarens namn och andra inställningar. Se s.65 Om ämnet för e- postmeddelandet. 7. Meddelandet infogas i alla e- postmeddelanden. xxxx är maskinnamnet. 8. Bifogad fil Eventuella dokument som lagts till av avsändaren visas som bilaga. 72

81 Internet-faxfunktioner (genom att ange en IP-adress) Internet-faxfunktioner (genom att ange en IP-adress) Tillvalen hårddisk och skrivare/skanner är nödvändiga. IP-faxfunktionen skickar eller tar emot dokument direkt mellan två faxar via ett TCP/IP-nätverk. Denna funktion har följande fördelar och är lämplig för kommunikation inom samma LAN: Lägre kommunikationskostnader Kommunikation vid högre hastighet mellan IP-faxar än vanliga faxar IP-Fax använder SIP och H.323 som nätverksprotokoll. Ange en IP-adress eller värdnamn istället för ett faxnummer för sändningen. När en gatekeeper används anger du dess aliastelefonnummer. Ange adresserna för din gatekeeper eller SIP-server (proxyserver, registreringsserver, omdirigeringsserver) på lämpligt sätt i Inställning IP-Fax på menyn Faxinställningar. Se Handbok för fax <Avancerade funktioner>. När en SIP-server används kan du sända genom att ange SIP-användarnamnet. Du kan också sända till en G3-fax ansluten till den allmänna telenätet (PSTN) via en gateway (T.38-kompatibel). För att avbryta IP-faxsändningen, se s.21 Avbryta en minnessändning. Du kan ta emot IP-faxmeddelanden på samma sätt som för vanliga faxmeddelanden. Se s.52 Mottagning. 3 73

82 Använda Internet-faxfunktioner Din maskin 3 Sända genom att ange mottagarens faxnummer ( ). Sända genom att ange mottagarens aliasnummer ( ) eller SIP-användarnamn (ABC). Sända genom att ange mottagarens IP-adress ( ) eller värdnamn (IPFAX1). Telenät IP-adress: Värdnamn: IPFAX1 Gatekeeper/SIP-server Registrerat aliastelefonnummer G3-fax Gatekeeper/SIP-server används. Gateway har registrerats. Registrerat SIP-användarnamn IP-adress: Aliastelefonnummer: SIP-användarnamn: ABC För att använda IP-faxfunktionerna måste denna maskin vara ansluten till ett LAN och korrekt inställd under Inställning IP-Fax. Se Handbok för fax <Avancerade funktioner>. IP-fax som stöds av denna maskin är kompatibelt med ITU-T Rec. T

83 Internet-faxfunktioner (genom att ange en IP-adress) -Terminologi H.323 Ett kommunikationsprotokoll för multimedia som sänder och tar emot filer med punkt-till-punkt-kommunikation via LAN eller Internet. SIP Ett kommunikationsprotokoll för IP-telefoni som använder VoIP (som omvandlar röstinformation till IP-paket) och är utrustat med funktioner som till exempel skapa, ändra och avsluta sessioner med en eller flera deltagare. Gatekeeper (VoIP-gatekeeper) En gatekeeper hanterar enheter anslutna till ett IP-nätverk och omvandlar aliastelefonnummer till IP-adresser och utför verifieringsfunktioner. En gatekeeper styr också band (tilldelning av sändningsgrad) och åtkomstkontroll. 3 Gateway (VoIP-gateway) En gateway som ansluter telenät till IP-nät och har funktioner som till exempel konvertering av protokoll för anslutning av de olika nätverken, och den ansluter också kommunikationsenheter (telefoner, faxmaskiner etc.) till ett LAN eller annat nätverk. SIP-server En SIP-server medlar anslutningskrav mellan enheter ansluta till ett IP-nätverk och består huvudsakligen av servrar som har följande tre funktioner: Proxy-server: Tar emot SIP-begäran och vidarebefordrar den till frågeställaren. Registreringsserver: Tar emot information om en enhets adress i ett IP-nätverk och registrerar den i databasen. Omdirigeringsserver: Används till att fråga om mottagaradressen. Noteringar om användning av IP-fax Du kan inte sända till ett brandväggsskyddat nätverk. Du kan inte använda telefoner i ett LAN-nätverk. Funktioner som inte är tillgängliga för IP-faxsändning Du kan använda följande funktioner med vanlig faxsändning, men inte IP-faxsändning: Buntsänding Manuell uppringning 75

84 3 Använda Internet-faxfunktioner Sända via IP-fax IP-faxfunktionen använder TCP/IP (LAN eller Internet) och samma förfarande som vanlig faxfunktion. Funktioner som finns tillgängliga för både vanlig faxsändning och IP-faxsändning kan vanligtvis användas på samma sätt. Genom att ansluta maskinen till en gateway (T.38-kompatibel) kan du sända till en vanlig G3-faxmaskin ansluten till det allmänna telenätet (PSTN) via TCP/IP. Förberedelse Kontrollera nätverksinställningarna på menyn Systeminställning i förväg. Se Handbok för nätverk. För att kunna skicka via Internet måste mottagarens maskin också vara ansluten till Internet. Du kan inte sända till ett brandväggsskyddat nätverk. Kontakta din lokala återförsäljare eller serviceställe för att få en lista över gateways (T.38-kompatibla), gatekeepers och SIP-servrar som fungerar med denna maskin. När du använder funktionen sändningsbekräftelse kan du ange IPfaxdestinationen för sändningsstationen. Se Handbok för fax <Avancerade funktioner>. Mer information om hur du bekräftar sändningsresultatet finns i s.27 Bekräfta sändning. A Tryck på för att byta destination till IP-faxnummer. B Ange mottagarens IP-faxdestination. Om du inte vill lägga till en destination, fortsätt till steg E. Referens s.38 Ange en IP-faxmottagare s.41 Använda mottagarlistan för att ange singel- eller gruppmottagare Handbok för fax <Avancerade funktioner> När både Aktivera H.323 och Aktivera SIP har ställt in på På under Inställning IP-fax på menyn Faxinställningar visas [Protokoll]. Tryck på [Protokoll] för att välja lämpligt protokoll. 76

85 Sända via IP-fax C Tryck på [Lägg till] för att lägga till en destination. E Tryck på tangenten {Starta}. Maskinen börjar skanna originalet och lagrar det i minnet. När skanningen är klar, tänds kommunikationsindikatorn och sändningen börjar. När en mottagarlista används, läggs flera destinationer till automatiskt och du behöver inte trycka på [Lägg till]. För att vara helt säker på att mottagaren läggs till kan du ställa in maskinen i Användarparametrar så att [Lägg till] måste tryckas ned varje gång en mottagare läggs till. Se Handbok för fax <Avancerade funktioner> (switch 17, bit 2). D Ange nästa destination. 3 När du trycker på växlar mottagarlistan mellan faxnummer, e-postadress och IP-faxnummer. Upprepa steg C och D om du vill lägga till fler mottagare. 77

86 Använda Internet-faxfunktioner 3 78

87 4. Programmering Initiala inställningar och justeringar Du kan skicka information till mottagaren när du sänder eller tar emot ett faxdokument. Denna information visas i den andra maskinens teckenfönster och skrivs ut på rapporter. Följande information kan sändas. Viktigt Du kan bekräfta de programmerade inställningarna från listan med användarparametrar. Det är lämpligt att skriva ut listan med användarparametrar och spara den när du har programmerat eller ändrat inställningarna. Se Handbok för fax <Avancerade funktioner>. Faxrubrik Faxrubriken skrivs ut som rubrik på alla fax du skickar. Det är lämpligt att inkludera ditt namn i faxrubriken. Du kan programmera Faxrubrik1 eller Faxrubrik2. När du sänder original med mottagarlistan kan du välja vilken Faxrubrik som ska skrivas ut på dokumentet som mottagaren får. Upp till 32 tecken kan registreras i fax-huvudet. Du kan använda bokstäver, symboler, siffror och mellanslag. Du kan ange om Faxrubriken ska skrivas ut eller inte med hjälp av [Skriv ut faxrubrik] under Alternativ. Se Handbok för fax <Avancerade funktioner>. I program nr 1 kan du ange en standardinställning för om faxrubriken ska skrivas ut eller inte. Du kan sedan ändra standardinställningen med hjälp av funktionen Skriv ut faxrubrik i det fall det behövs. Se Handbok för fax <Avancerade funktioner>. Eget Namn Det angivna Eget Namn sänds till den andra parten när du sänder eller tar emot ett fax med en G3-linje. Detta namn ska inkludera ditt företagsnamn. Eget Namn visas på skärmen på den andra maskinen och skrivs ut i en rapport. Begränsning Eget Namn fungerar endast när den andra maskinen är av samma fabrikat och har funktionen Eget Namn. Du kan använda bokstäver, symboler, siffror och mellanslag. Upp till 20 tecken kan registreras i Eget Namn. Eget faxnummer (avsändarens faxnummer) Avsändarens Eget faxnummer sänds till den andra parten när ett fax sänds via en G3-linje. Det mottagna faxnumret visas i den andra maskinens teckenfönster och skrivs ut på rapporter. Denna funktion finns tillgänglig oavsett den andra maskinens fabrikat. 79

88 Programmering Du kan använda siffror och symboler (mellanslag eller + tecken). Du kan använda upp till 20 tecken i Eget faxnummer. D Tryck på [Programmera faxinformation]. 4 Programmera A Tryck på tangenten {Användarverktyg/Räknare}. E Programmera namnet och faxnumret i minnet. Programmera en Faxrubrik A Tryck på [Första namn] eller [Andra namn]. SV B Tryck på [Faxinställningar]. B Ange en faxrubrik och tryck därefter på [OK]. C Kontrollera att skärmen [Allm Inst./justeringar] visas. Referens Ange text, Handbok för allmänna inställningar 80

89 Initiala inställningar och justeringar Programmera ett Eget Namn A Tryck på [Eget Namn]. Programmera ett Eget faxnummer A Tryck på [Eget Fax Nummer]. B Tryck på [Eget Namn]. B Välj önskad linjetyp att programmera. 4 C Ange ett eget namn och tryck därefter på [OK]. Teckenfönstret varierar beroende på vilka tillvalsenheter som är installerade i maskinen. C Ange ditt eget faxnummer med siffertangenterna och tryck därefter på [OK]. Referens Ange text, Handbok för allmänna inställningar För att ange ett + tecken eller ett mellanslag, tryck på [+] eller [Mellanslag]. Om du gör fel, tryck på [Nollstl.] eller på tangenten {Radera/Stopp} och ange faxnumret igen. 81

90 Programmering F Tryck på [Avsluta]. G Tryck på tangenten {Användarverktyg/Räknare}. Väntelägesfönstret visas. D Tryck på [Programmera faxinformation]. 4 Redigera Följande procedur beskriver hur du redigerar Eget namn, som exempel på redigering. A Tryck på tangenten {Användarverktyg/Räknare}. E Tryck på [Faxrubrik], [Eget Namn] eller [Eget Fax Nummer] för att redigera. B Tryck på [Faxinställningar]. SV F Tryck på det läge som du vill redigera. C Se till att skärmen [Allm Inst./justeringar] visas. 82

91 Initiala inställningar och justeringar G Tryck på [Backsteg] eller [Ta bort alla] och ange därefter namnet eller numret igen. Radera Följande procedur beskriver hur du raderar Eget Namn som exempel på radering. A Tryck på tangenten {Användarverktyg/Räknare}. När du anger ditt eget faxnummer trycker du på [Nollstl.] eller tangenten {Radera/Stopp} och försöker på nytt. H Tryck på [OK]. SV 4 B Tryck på [Faxinställningar]. När du anger ditt eget faxnummer trycker du på [OK]. I Tryck på [Avsluta]. C Se till att skärmen [Allm Inst./justeringar] visas. J Tryck på tangenten {Användarverktyg/Räknare}. Väntelägesfönstret visas. 83

92 Programmering D Tryck på [Programmera faxinformation]. G Tryck på [Backsteg] eller [Ta bort alla] och sedan på [OK]. 4 E Tryck på [Faxrubrik], [Eget Namn] eller [Eget Fax Nummer] för att radera. När du anger din egen maskins faxnummer trycker du på [Nollstl.] eller tangenten {Radera/Stopp} och sedan på [OK]. H Tryck på [Avsluta]. F Tryck på den information som du vill radera. I Tryck på tangenten {Användarverktyg/Räknare}. Väntelägesfönstret visas. 84

93 Programmera mottagare i adressboken Programmera mottagare i adressboken Du kan programmera faxnummer, e-postadresser, IP-faxnummer och mappdestinationer genom att använda Hantera adressboken i Administratörsverktyg på menyn Systeminställning. Du kan också registrera programmerade faxnummer, e-postadresser, IP-faxnummer och mappdestinationer i en grupp. När du trycker på {Fax}-tangenten för att visa faxens startskärm, efter att ha ändrat på innehållet i adressboken, visas ett meddelande om att mottagarlistan/maskininställningarna har uppdaterats.. Tryck på [Avsluta] för att visa faxens startskärm. Du kan registrera i adressboken via webbskärmbilden eller SmartDeviceMonitor for Admin. Mer information om installation finns i Monitoring and Configuring the Printer, Handbok för nätverk och om adressboken i Hjälp. 4 Referens Faxmottagare, Handbok för allmänna inställningar E-postmottagare, Handbok för allmänna inställningar Registrera namn i en grupp, Handbok för allmänna inställningar 85

94 Programmering 4 86

95 5. Felsökning Justera volymen Du kan ändra ljudnivån på den signal som hörs vid följande maskinfunktioner. A Tryck på tangenten {Användarverktyg/Räknare}. Uppringning Ljuder när du trycker på tangenten {Uppringning}. Vid sändning Ljuder när maskinen sänder ett dokument. Vid mottagning Ljuder när maskinen tar emot ett dokument. Vid uppringning Ljuder när du har tryckt på tangenten {Starta} tills linjen får kontakt med destinationen. B Tryck på [Faxinställningar]. SV Vid utskrift Ljuder när ett mottaget dokument skrivs ut. Se Handbok för fax <Avancerade funktioner>. Du kan justera högtalarvolymen när du trycker på tangenten {Uppringning}. Se Handbok för fax <Avancerade funktioner>. C Kontrollera att skärmen [Allm Inst./justeringar] visas. D Tryck på [Justera volymkontroll]. 87

96 Felsökning E Tryck på [Lägre] eller [Högre] för respektive post och tryck därefter på [OK]. 5 Du kan höra aktuell volym om du trycker på [Kontroll]. Om du trycker på [Avbryt] avbryts volyminställningen. Fönstret återgår till det som är i steg D. F Tryck på tangenten {Användarverktyg/Räknare}. Väntelägesfönstret visas. 88