KORT OM DITT LAGSTADGADE ANSVAR SOM FÖRTROENDEVALD I UPPSALA KOMMUN

Transkript

1 KORT OM DITT LAGSTADGADE ANSVAR SOM FÖRTROENDEVALD I UPPSALA KOMMUN

2 Inledning När kommunfullmäktige i maj 2010 antog bestämmelser om ersättningar till förtroendevalda uppdrogs till kommunstyrelsen att författa en information om bestämmelserna. Kommunledningskontoret har valt att göra en skrift som också tar upp andra frågor som en nyvald förtroendevald berhöver känna till. Här finns information om ersättningsregler, kommunens e-poststystem för förtroendevalda och om några av de viktigaste lagarna som gäller för kommunens verksamhet. Här finns också information om hur du agerar om du skulle bli utsatt för hot. Du är välkommen att kontakta kommunledningskontoret om du har frågor om det som informationen tar upp eller andra frågor som berör dig som förtroendevald i kommunen. Per Davidsson kanslichef

3 Innehåll Kommunallagen Förvaltningslagen Offentlighetsprincipen Lagen om offentlig upphandling Ersättning till förtroendevalda E-postsystem för förtroendevalda Så gör du om du blir hotad

4 Kommunallagen Kommunallagen reglerar vad en kommun får göra och inte göra samt villkoren för arbetet i fullmäktige och nämnderna. Vissa verksamheter är kommunen skyldig att erbjuda enligt lag. Exempel på det är förskoleverksamhet, svenska för invandrare, socialtjänst, stadsplanering och byggfrågor, hälso- och miljöskydd, bibliotek och krisberedskap. Andra verksamheter är frivilliga för kommunen att bedriva som till exempel öppen förskola, byggande av bostäder, sysselsättning, näringslivsutveckling och kultur. Reglerar den kommunala demokratin Kommunallagen reglerar formerna för den kommunala demokratin, bland annat myndigheters befogenheter, villkoren för arbetet i fullmäktige och nämnderna och den ekonomiska förvaltningen. Kommunens olika verksamheter, som skola, äldreomsorg och socialtjänst, regleras genom olika speciallagar. Den kommunala kompetensen Kommuner får själva ha hand om sådana angelägenheter av allmänt intresse som har anknytning till kommunens område eller deras medlemmar och som inte enbart av staten, en annan kommun, ett annat landsting eller någon annan ska ha hand om. Medlemskap Medlem i en kommun är den som är folkbokförd eller äger fast egendom i kommunen. Alla medlemmar ska behandlas lika En kommun ska behandla alla sina medlemmar lika. Näringsverksamhet utan vinstsyfte Kommunen får driva näringsverksamhet, men utan vinstsyfte samt genomföra åtgärder för att allmänt främja näringslivet. Ekonomiskt bidrag till partier Kommunallagen medger att kommunen får ge ekonomiskt bidrag till de politiska partierna i fullmäktige. Det måste finnas ett fullmäktige och en kommunstyrelse Varje kommun ska ha ett kommunfullmäktige. Fullmäktige ska tillsätta en kommunstyrelse. I övrigt får kommunen organisera sig som den vill. Det är kommunfullmäktige som i ett reglemente bestämmer vilket verksamhetsområde som respektive nämnd har ansvar för. De förtroendevalda utses av fullmäktige Förtroendevald är ledamöter och ersättare i fullmäktige, nämnder, fullmäktigeberedningar sam revisorer och revisorsersättare. Förtroendevalda har rätt till ersättning för förlorad arbetsinkomst. Ledamöterna i fullmäktige får väcka motioner, interpellationer och frågor. Ledamöterna i nämnderna får väcka ärenden i nämnden. 3

5 Fullmäktiges uppgifter Kommunfullmäktige beslutar om mål, budget och skatt, utser ledamöter i nämnder, väljer revisorer, beslutar om ersättning till förtroendevalda, årsredovisning, ansvarsfrihet och folkomröstning. Fullmäktiges möten är offentliga. Kommunstyrelsens uppgifter Kommunstyrelsen (KS) ska leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter. Den ska bereda eller yttra sig i ärenden som ska handläggas av fullmäktige och se till att dess beslut verkställs. KS ska ha uppsikt över nämndernas och de kommunala bolagens verksamhet samt ansvara för den ekonomiska förvaltningen. Kommunstyrelsens sammanträden är inte offentliga. Nämndernas uppgifter Nämndernas ansvar och befogenheter bestäms i ett reglemente som fullmäktige har fastställt. (Se Reglemente för kommunstyrelsen och nämnder i Uppsala kommun.) Kommunfullmäktige i Uppsala har medgivit att nämnderna får besluta att ha offentliga möten. Jäv En förtroendevald som är jävig i ett ärende hos en nämnd får inte delta eller närvara vid handläggningen av ärendet. Den som känner till en omständighet som kan antas utgöra jäv mot honom, ska självmant ge det till känna. Har det uppkommit en fråga om jäv mot en förtroendevald och har någon annan inte trätt i hans ställe, ska nämnden snarast besluta i jävsfrågan. Den som jävet gäller får delta i prövningen av jävsfrågan endast om nämnden inte är beslutför utan honom och någon annan inte kan tillkallas utan olägligt uppskov. En förtroendevald i kommunen är jävig, om saken angår honom själv eller hans make, sambo, förälder, barn eller syskon eller någon annan närstående, eller om ärendets utgång kan väntas medföra synnerlig nytta eller skada för honom själv eller någon närstående, han eller någon närstående är ställföreträdare för den som saken angår eller för någon som kan vänta synnerlig nytta eller skada av ärendets utgång, ärendet rör tillsyn över sådan kommunal verksamhet som han själv är knuten till, han har fört talan som ombud eller mot ersättning biträtt någon i saken, eller det i övrigt finns någon särskild omständighet som är ägnad att rubba förtroendet till hans opartiskhet i ärendet. God ekonomisk hushållning krävs Kommunen ska ha en god ekonomisk hushållning. Kommunen får ta ut avgifter för tjänster och nyttigheter som den tillhandahåller, men inte högre än det som motsvarar kostnaderna för kommunen. Budgeten ska innehålla en plan för verksamhet och ekonomi dels för budgetåret, dels för en period av tre år. Ett negativt resultat ska återställas under de närmast följande tre åren. 4

6 Revisorer granskar verksamheten Kommunens revisorer ska årligen granska all verksamhet som bedrivs inom nämndernas verksamhetsområden. De prövar om verksamheten sköts ändamålsenligt och ekonomiskt tillfredsställande och om den interna kontrollen inom nämndernas verksamhetsområden är tillräcklig. Medlemmarna kan överklaga beslut Varje kommunmedlem har rätt att få lagligheten av kommunens beslut prövad genom att överklaga till förvaltningsrätten. Det gäller bland annat beslut som har fattats av fullmäktige eller en nämnd. Ett överklagat beslut ska upphävas om det inte har tillkommit i laga ordning, beslutet hänför sig till något som inte är en angelägenhet för kommunen eller landstinget, det organ som har fattat beslutet har överskridit sina befogenheter, eller beslutet strider mot lag eller annan författning. Hela lagen finns att läsa på Förvaltningslagen Förvaltningslagen är grunden för rättssäkerhet och service. Den innehåller grundregler för hur myndigheter i stat och kommun ska handlägga sina ärenden och sköta kontakterna med allmänheten. Kommunen ska lämna upplysningar, vägledning, råd och annan sådan hjälp till enskilda i frågor som rör kommunens verksamhet. Om någon av misstag vänder sig till fel myndighet bör kommunen hjälpa denne till rätta. En myndighet ska ha öppet under minst två timmar varje helgfri måndag till fredag för att kunna ta emot och registrera allmänna handlingar. Myndigheter ska samverka Kommunen ska lämna andra myndigheter hjälp inom ramen för den egna verksamheten. Handläggning ska ske snabbt och enkelt Varje ärende där någon enskild är part ska handläggas så enkelt, snabbt och billigt som möjligt utan att säkerheten eftersätts. Vid behov ska kommunen anlita tolk. Det går att lämna uppgifter muntligen En sökande, klagande eller annan part kan lämna uppgifter muntligt i ett ärende som avser myndighetsutövning. Kommunen ska särskilt beakta att muntlig handläggning kan underlätta för enskilda att ha med den att göra. Uppgifter ska antecknas Uppgifter som kommunen får på annat sätt än genom en handling och som har betydelse för utgången i ärendet ska antecknas. Rätten att ta del av uppgifter En sökande, klagande eller annan part har rätt att ta del av det som har tillförts ärendet om detta avser myndighetsutövning mot enskild. 5

7 Ett ärende får inte avgöras utan att den enskilde har underrättats om att en uppgift har tillförts ärendet genom någon annan än honom själv och han har rätt att yttra sig över den. Underrättelse om beslut Den enskilde ska underrättas om innehållet i beslutet om det avser myndighetsutövning. Det behöver dock inte ske om det är uppenbart obehövligt. Beslut kan överklagas Kommunens nämnder behöver inte tillämpa vissa av förvaltningslagens regler i sådana ärenden som kan överklagas genom kommunallagens bestämmelser om så kallad laglighetsprövning. Utanför lagen faller också kommunfullmäktiges beslut. Däremot gäller förvaltningslagen i princip fullt ut för ärenden som kan överklagas på vanligt sätt, till exempel ärenden om bistånd, bygglov etc. Om beslutet går emot parten och kan överklagas ska denne underrättas om hur man överklagar. Ett beslut får överklagas av den som beslutet angår om det har gått denne emot och beslutet kan överklagas. Beslut överklagas hos allmän förvaltningsdomstol. Ett oriktigt beslut kan ändras Om kommunen finner att beslutet innehåller en uppenbar oriktighet till följd av skrivfel, räknefel eller liknande förbiseende får kommunen rätta beslutet. Ett beslut får vidare ändras om det är uppenbart oriktigt på grund av nya omständigheter och ändringen kan ske snabbt och enkelt och utan att det blir till nackdel för någon enskild part. Lagen i sin helhet finns att läsa på Offentlighetsprincipen En av de viktigaste formerna av offentlighet är varje svensk medborgares rätt att ta del av allmänna, offentliga handlingar hos myndigheter och förvaltningar. Denna rättighet är inskriven i en av våra grundlagar tryckfrihetsförordningen. Syftet är att ge allmänheten insyn och möjlighet att kontrollera hur politiker och tjänstemän sköter kommunen. På så sätt har man också möjlighet att påverka verksamheten. Denna rättighet har i princip funnits i Sverige ända sedan år 1766 och är ett av de viktigaste inslagen i vårt demokratiska samhälle. Gäller all offentlig verksamhet Offentlighetsprincipen gäller för all offentlig verksamhet i Sverige, det vill säga i stat, kommun och landsting. 6 Vad är en allmän handling En handling är allmän när den förvaras hos kommunen samt är antingen inkommen till eller upprättad inom kommunen. En handling är vanligen ett brev, protokoll, beslut, men det kan också vara e-post, en bild, en bandinspelning, en film eller annan information som exempelvis har lagrats i en dator. En handling är allmän även om den är ställd personligen till en enskild tjänsteman eller förtroendevald om den rör kommunens verksamhet.

8 Vad är inte en allmän handling Det finns vissa undantag när det gäller vad som är allmän handling, till exempel ett kommunalråd eller en facklig förtroendeman kan ta emot brev om frågor som kommunen sysslar med utan att breven blir allmänna handlingar, om han eller hon har fått breven uteslutande i sin egenskap av politiker eller facklig företrädare. Inte heller skriftväxling om ett pågående arbete mellan personer som ingår i en gemensam projektgrupp är en allmän handling. Icke justerade protokoll, utkast eller förslag som utgör underlag för beslut eller skrivelser eller andra därmed jämställda handlingar från nämnden, minnesanteckningar, PM och liknande som upprättas som stöd för till exempel föredragning är inte allmänna handlingar. En tjänstemans interna arbetsmaterial, såsom interna meddelanden, intern information och intern korrespondens är inte allmänna handlingar. Går inte att kringgå principen En medborgare kan inte kringgå offentlighetsprincipen genom att skicka ett brev i ett ärende som rör en kommunal fråga, till tjänstemän eller förtroendevalda på deras hemadresser. Dessa är ändå skyldiga att se till att brevet diarieförs hos kommunen. Det ska gå lätt att hitta handlingar För att det ska vara enkelt att se om och när en allmän handling har kommit in till eller har upprättats i kommunen registreras den i ett diarium. Diarieföring är ett sätt att hålla handlingarna ordnade så att de är lätta att hitta. Det går också att se att ett ärende handläggs i enlighet med gällande lagar och förordningar. Varje nämnd har ett eget diarium. Offentlig eller hemlig handling En allmän handling kan vara antingen offentlig eller sekretessbelagd. I dagligt tal kallas sekretessbelagda handlingar ofta för hemliga. Offentlighets- och sekretesslagen, anger vilka uppgifter som kan vara föremål för sekretess. Det innebär att kommunen med stöd av lagen avgör vad som ska sekretessbeläggas. Så om en person skickar ett brev till kommunen och skriver hemligt, förtroligt eller konfidentiellt på brevet blir det ändå inte sekretessbelagt, om inte kommunen med stöd av lagen så beslutar. Paragraf måste anges För att en handling ska kunna sekretessbeläggas måste den som beslutar om detta ange vilken paragraf i offentlighets- och sekretesslagen som stödjer beslutet. Del av en handling kan vara sekretessbelagd fast den i övrigt är offentlig. Sekretess mellan nämnder Sekretessen kan gälla mellan nämnder, förvaltningar, avdelningar, enheter och mellan enskilda tjänstemän och bolag. Det finns olika grader av sekretess. Till exempel får skolan lämna ut sekretessbelagda uppgifter till socialtjänsten, men inte tvärtom eftersom socialtjänsten omfattas av en högre grad av sekretess. Alla ska känna till reglerna Som förtroendevald i Uppsala kommun är man en del av myndigheten och omfattas därmed av offentlighets- och sekretesslagen. Det är viktigt att man sätter sig in i de sekretessregler som berör den egna verksamheten. 7

9 E-post kan också vara allmän E-post blir enligt huvudregeln i tryckfrihetsförordningen allmän handling i samma stund som den blir tillgänglig i läsbar form för innehavaren av den elektroniska brevlådan. Alla som sänder eller tar emot handlingar (e-post, fax, brev) är skyldiga att bedöma om en handling som kommer in till kommunen eller sänds därifrån är en allmän handling enligt tryckfrihetsförordningen och om den ska diarieföras. Läs mer i kommunens handbok Registrering och hantering av allmänna handlingar i Uppsala kommun. Finns även på Lagen om offentlig upphandling Uppsala kommun upphandlar varor och tjänster för cirka 2,5 miljarder kronor per år. All offentlig upphandling måste ske enligt LOU. LOU har sitt ursprung i ett EG-direktiv. Allt som en offentlig verksamhet köper måste upphandlas, antingen genom direktupphandling eller anbud. Syftet med lagen Syftet med LOU är att upphandlande myndigheter på bästa sätt ska använda de offentliga medel som finansierar offentliga upphandlingar, genom att uppsöka och dra nytta av konkurrensen på aktuell marknad. Samtidigt syftar regelverket till att ge leverantörerna möjlighet att tävla på samma villkor i varje upphandling. Direktupphandling eller anbud Varor upp till 3 basbelopp och tjänster upp till 5 basbelopp kan direktupphandlas, det vill säga upphandlingen behöver inte annonseras. Upphandling som överstiger dessa belopp måste annonseras och regelrätt anbudsförfarande måste genomföras. Observera att vid direktupphandlingar som överstiger kr måste dock minst tre tänkbara leverantörer tillfrågas. Principer för upphandlingen Det finns ett antal principer, så kallade, gemenskapsrättsliga, som gäller både direktupphandling och anbudsförfarande Ickediskriminering Det är förbjudet att diskriminera leverantörer för till exempel nationalitet. Man ska utforma förfrågningsunderlaget så det passar olika leverantörer. Man får inte heller ge någon förtur för att den till exempel ligger i närheten. Likabehandling Alla leverantörer ska få samma förutsättningar. Alla ska få informationen om upphandlingen samtidigt. Transparens All information som handlar om upphandlingen ska vara tillgänglig för alla. Proportionalitet Kraven som finns i upphandlingen ska vara möjliga för det ändamål man vill uppnå. Ömsesidigt erkännande Intyg och certifikat som har utfärdats av en medlemsstat i EU:s behöriga myndigheter ska även gälla i övriga EU/EES-länder. 8

10 Upphandlingen kan prövas Konkurrensverket, som utövar tillsyn över den offentliga upphandlingen, kan ta upp klagomål till prövning, om det anses vara av allmänt eller principiellt intresse. De kan också begära utdömande av upphandlingsskadeavgift och ogiltigförklaring av ingångna avtal. En upphandlande enhet är skyldig att tillhandahålla de upplysningar som Konkurrensverket begär för sin tillsyn. Läs hela lagen på Fullmäktiges policy och riktlinjer Utifrån lagen har kommunfullmäktige i Uppsala fastställt en policy med riktlinjer för kommunens upphandling. Syftet är att minska kommunens samlade kostnader för inköp. Läs policyn, riktlinjerna och kommunens upphandlingsregler på kommunens webbplats Ekonomisk ersättning till förtroendevalda Som förtroendevald i Uppsala kommun har du rätt till ersättning. Kommunfullmäktige har fastställt regler för detta; Ekonomisk ersättning till förtroendevalda i Uppsala kommun ERS 11. ERS 11 gäller för dig som är förtroendevald i ett kommunalt organ, och/eller kommunalt helägt bolag samt om kommunen valt dig till sin företrädare i en förening eller annan organisation. Skattepliktig inkomst Arvoden och ersättningar räknas som inkomst av tjänst och ska skattas som sådan. De är sjukpenning- och pensionsgrundande enligt lagen om allmän försäkring. Kommunen betalar arbetsgivaravgifter enligt lag. Timarvode När du deltar i ett sammanträde eller förrättning*) får du ett timarvode på 400 kr för den första timmen, även om sammanträdet eller förrättningen är kortare än en timme. Därefter får du 40 kr per påbörjad kvart, alltså 160 kr per timme. Arvodet ska täcka dina kostnader för inläsning, telefon, dator och annat som är nödvändigt för ditt uppdrag. I ERS 11 kan du läsa mer om vilka sammanträden som berättigar till timarvode och vilka begränsningar som finns. Sammanträden med partigrupper berättigar också till arvode. Även för utbildningar och studiebesök kan arvode beviljas, dock för högst 16 timmar per år. Ersättningen ska godkännas Du ansvarar själv för att de uppgifter du lämnar är rätt och att du söker arvode för rätt uppdrag. Ordföranden inom det eller de ansvarsområden du har uppdrag, ska godkänna dina arvoden och ersättningar. *) Exempel på förrättning är uppdrag som ordinarie kommunal styrelserepresentant i en enskild organisation, ombud vid bolagsstämma för ett kommunalt bolag och studiebesök i en verksamhet. 9

11 Månadsarvode Ordförande och vice ordförande i nämnder och bolag får i regel månadsarvode. I dokumentet ERS 11 finns en förteckning över vilka uppdrag som berättigar till månadsarvode och hur stort arvodet är. Arvodet ska begäras En förtroendevald måste begära arvode på de särskilda blanketter som kommunstyrelsen godkänt för ändamålet, exempelvis Sammanträdesuppgift eller Räkning förtroendevalda förrättning/resa Begäran om arvode måste lämnas inom 6 månader från sammanträdet eller förrättningen. Ersättning för förlorad arbetsinkomst Enligt kommunallagen måste en kommun ge de förtroendevalda ersättning för förlorad arbetsinkomst, förlorade semesterförmåner och förlorad pension, om de själva begär det. Ersättningen är maximerad till en viss inkomstnivå. Ersättningen för förlorad arbetsinkomst påverkar inte de övriga arvoden som de förtroendevalda får enligt ERS 11. Reseersättning och traktamente Förtroendevalda har samma villkor för resekostnadsersättning och traktamente som kommunens medarbetare. Ersättning för tillsyn av barn och anhörig med funktionsnedsättning Om en förtroendevald på grund av ett sammanträde eller en förrättning har betalat någon för att ta hand om barn eller anhörig med funktionsnedsättning får den ersättning för detta. ERS 11 finns att läsa i sin helhet på Där kan du också hämta de blanketter du behöver för att söka de olika ersättningarna. E-postsystem för förtroendevalda Alla förtroendevalda i Uppsala kommun har efter beslut i kommunstyrelsen en särskild e-postadress. Adressprincipen är lika för alla förtroendevalda och ger en tydlig signal att den innehas av en politiker i Uppsala kommun. Enhetliga politikeradresser skapar också administrativa fördelar. Du har ett personligt ansvar att se till att post, e-post med mera registreras i kommunens diarium. 10 Du kan välja mellan tre alternativ Du har som förtroendevald i Uppsala kommun tre alternativ att välja mellan för din e-politikermejl: 1. Läsa och skicka brev från den kommunala e-postadressen. Adressen är: förnamn.efternamn@pol.uppsala.se. E-posten till den adressen kan du även komma åt via Internet genom att i adressfältet skriva in owa.uppsala.se.

12 2. Eftersända alla brev från den kommunala e-postadressen till en privat e-postadress. Det gör du genom att fylla i en blankett som du får från kommunledningskontoret eller själv hämtar på kommunens webbplats 3. Säga upp och avsluta politikeradressen. Det gör du genom att fylla i en blankett som du får från kommunledningskontoret eller själv hämtar på kommunens webbplats Då anges ingen e-postadress i kommunens förtroendemannaregister. Läs dina mejl! Om du har en e-postadress i kommunens särskilda system för politikermejl är det viktigt att du kontinuerligt går in och läser mejlen som du får den vägen. Det finns många e-postlådor, som innehas av förtroendevalda, som tyvärr inte används. Det innebär att det finns brev som inte besvaras och viktiga meddelanden eller kontakter går om intet. Det kan även innebära att post som ska tas om hand för registrering blir liggande. Support Du kan alltid få support från kommunens Servicedesk när det gäller e-post. Telefon: E-post: ts.it.support@uppsala.se Ordinarie öppettider: måndag fredag Så gör du om du blir utsatt för hot Att vara politiskt förtroendevald innebär också att du är en offentlig person. Det är viktigt att vara så öppen som möjligt och tillgänglig för både medborgare och media. Men det innebär naturligtvis inte samma sak som att du ska behöv tåla hot eller våld. Ta alla hot på allvar! Om du blir hotad eller utsatt för våld ska du alltid polisanmäla detta. Polisen gör en bedömning av risk- och hotbilden och rekommenderar även lämpliga åtgärder för att höja din säkerhet om så behövs. Det är viktigt att du följer polisens anvisningar. Informera också närstående och arbetskamrater. Hotet ska även anmälas till kommunens säkerhetschef Åsa Morén, asa.moren@uppsala.se eller till stadsdirektör Kenneth Holmstedt, kenneth.holmstedt@uppsala.se Var medveten om riskerna! Genom att vara uppmärksam och medveten om riskerna kan du förebygga att något sker. Tänk på att: Använda din mejladress i kommunens system som kontaktlänk med medborgarna fornamn.efternamn@pol.uppsala.se Vara uppmärksam på avvikande förändringar i närmiljön. Variera gärna ditt beteendemönster som restider, resväg mellan hem och arbete. 11

13 Vara uppmärksam på oväntade postförsändelser. Diskutera aldrig frågor som rör det egna skyddet offentligt. Informera anhöriga och någon på arbetsplatsen vart du ska, resväg, tider och färdsätt. Ha mobiltelefonen laddad och lägg in kortnummer till polisen. Placera ej telefonen vid ett fönster så att nummerpresentationen kan ses. Använd checklista vid telefonhot! Kommunen har tagit fram rutiner för vad du ska göra om du blir utsatt för telefonhot. Det finns också en checklista till din hjälp för att få fram så mycket information som möjligt till polisen om den som hotar och vad hotet innebär. Checklistan kan du hämta på Undvik fingeravtryck vid brevhot! Om du utsätts för hot via brev ska du undvika onödiga fingeravtryck. Stoppa brevet i en plastmapp. Överlämna brevet till ditt kontor/förvaltning och invänta 12