FÖREDRAGNINGSLISTA. Landstingsstyrelsens sammanträde måndagen den 27 augusti 2012 kl. 13 Konferenscentrum, Slottsgränd 1, Uppsala

Transkript

1 FÖREDRAGNINGSLISTA Landstingsstyrelsens sammanträde måndagen den 27 augusti 2012 kl. 13 Konferenscentrum, Slottsgränd 1, Uppsala Nr Ärende Val av justerare. I tur: Siw Björkgren (MP) Tid för justering: Fastställelse av föredragningslista för sammanträdet Dnr 131 Skandionkliniken informationsärende (Olle Mattsson, chef för Skandionkliniken) 132 Landstingets FoU-medel informationsärende (Sune Larsson, forskningschef) 133 Genomförandet av Akademiska sjukhusets kostnadsanpassningsprogram informationsärende (Lennart Persson, sjukhusdirektör) 134 Landstingsdirektörens rapport CK Förvaltningarnas ekonomi- och verksamhetsrapporter - KOMPLETTERAS CK Anslagsramar 2012 per verksamhetsområde CK Bevarande- och gallringsplan för smittskyddsenheten CK Revidering av bevarande- och gallringsplan för patientjournaler och övrig medicinsk dokumentation CK Verksamhetsberättelse 2011 för landstingsarkivet CK Begäran om redovisning från Kollektivtrafiknämnden - KOMPLETTERAS CK Likabehandlingsplan ur ett arbetsgivarperspektiv CK Förändring av premie för frisktandvård CK Arvodering av ledamot i produktionsstyrelsens arbetsutskott komplettering av regler för ekonomiska ersättningar 144 Auktoriserad revisor för stiftelsen Akademiska sjukhusets utvecklingsfond CK CK

2 145 Granskning av projektet Psykiatrins hus revisionssvar CK Regional utvecklingsstrategi för Uppsala län Uppländsk Drivkraft 3.0 svar till Regionförbundet Uppsala län - KOMPLETTERAS 147 Slutbetänkandet Gör det enklare! (SOU 2012:33), Ds 2012:20 Inspektionen för vård och omsorg en ny effektiv tillsynsmyndighet för hälso- och sjukvård och socialtjänst samt Ds 2012:21 Ny myndighet för infrastrukturfrågor för vård och apotek remissvar till Socialdepartementet - KOMPLETTERAS 148 Betänkandet Vital kommunal demokrati (SOU 2012:30) remissvar till Finansdepartementet - KOMPLETTERAS 149 Planprogram för Bålsta centrum samrådsyttrande till Håbo kommun - KOMPLETTERAS CK CK CK CK CK CK Patientperspektiv inom prostatacancervården motionssvar CK Uppföljning av landstingsstyrelsens uppdrag januari juni 2012 CK Uppföljning av landstingsfullmäktiges uppdrag januari juni 2012 KOMPLETTERAS CK Förteckning av ärenden till landstingsfullmäktige CK Anmälan av beslut enligt delegation CK För kännedom inkomna skrivelser

3 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN FÖREDRAGNINGSPROMEMORIA Sammanträdesdatum Sida Landstingsstyrelsen (28) 131 Skandionkliniken - informationsärende Olle Mattsson, chef för Skandionkliniken, informerar landstingsstyrelsen om Skandionklinikens verksamhet. Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

4 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN FÖREDRAGNINGSPROMEMORIA Sammanträdesdatum Sida Landstingsstyrelsen (28) 132 Landstingets FoU-medel - informationsärende Sune Larsson, forskningschef, Akademiska sjukhuset, informerar landstingsstyrelsen om den forskning och utveckling som finansieras via Landstinget i Uppsala län. Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

5 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN FÖREDRAGNINGSPROMEMORIA Sammanträdesdatum Sida Landstingsstyrelsen (28) 133 Genomförande av Akademiska sjukhusets kostnadsanpassningsprogram - informationsärende Lennart Persson, sjukhusdirektör, Akademiska sjukhuset, informerar landstingsstyrelsen om genomförandet av Akademiska sjukhusets kostnadsanpassningsprogram. Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

6 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN FÖREDRAGNINGSPROMEMORIA Sammanträdesdatum Sida Landstingsstyrelsen (28) Dnr CK Landstingsdirektörens rapport Förslag till beslut Landstingsstyrelsen godkänner landstingsdirektörens redovisning av aktuell och pågående verksamhet inom landstinget: Bilaga 134 Ärendet Landstingsdirektör Kerstin Westholm lämnar en skriftlig rapport angående aktuell och pågående verksamhet inom landstinget. Landstingsdirektören föreslår landstingsstyrelsen godkänna redovisningen. Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

7 Landstingsdirektörens och hälso- och sjukvårdsdirektörens rapport augusti 2012 Regionalt Cancer Centrum Den nya organisationen för Regionalt Cancer Centrum, RCC, är direkt underställd samverkansnämnden för Uppsala- Örebro regionen. Ledningsorganisationen för RCC utgörs av en styrgrupp där de ingående landstingen har två representanter var. Landstinget i Uppsala representeras av Gunilla Enblad, verksamhetschef vid onkologiska kliniken och Annika Brehmer, hälso och sjukvårdsdirektör. Lars Holmberg är den exekutive chefen för RCC. I styrgruppen ingår också representation från universitetet. Varje ingående landsting har bildat ett RCC- råd för att förankra RCC s beslut i landstingens ledningsorganisation och för att bevaka de utvecklingsområden som RCC arbetar med. För att öka patientens inflytande och delaktighet i vårdprocesserna finns ett patientråd knutet till RCC och patientföreträdare kommer att delta i vårdprogramgruppernas arbete. För den som önskar ta del av mer information hänvisas till RCC:s hemsida: Väntetider i vården Den senaste nationella mätningen av väntetider avser juni månad Där framkommer att 78 procent har väntat mindre än tre månader på besök inom vårt landsting och för operation/åtgärd har 75 procent väntat kortare än tre månader. Det innebär att landstingets sjukhus inte till fullo uppfyller vårdgarantins krav om maximalt tre månaders väntetid till både besök och operation. Vad gäller kömiljarden så visar junimätningen att landstinget inte heller denna månad får ta del av avsatta medel. Enligt regelverkat ska 70 procent av de väntande erbjudas besök respektive operation/åtgärd inom 60 dagar. För landstingets del kunde enbart 65 procent erbjudas besök och 58 procent operation inom den stipulerade tiden under juni månad. Köuppföljning Landstingets kösituation var per den sista maj inte tillfredsställande. Köerna har dock fortsatt kortas, vilket innebär att totalt sett väntar färre patienter på ett första besök och färre patienter väntar på behandling. Dessvärre är det en sjunkande andel av patienterna som klaras inom vårdgarantins gräns på två månader. Förklaringen är att det i hög grad är patienter som väntat kort tid som får vård. Sjukhusen har fått i uppdrag att se över kösituationen för att nå ett bättre utfall i vårdgarantin. Självfallet måste medicinska prioriteringar beaktas i detta. Produktionsstyrelsen har fått i uppdrag att vidare utreda hur de anslagsfinansierade delarna i primärvården ska hanteras framgent. En konsultrapport kommer att presenteras för produktionsstyrelsen och utgöra beslutsunderlag för det förslag till beslut som styrelsen ska ta och sedan föreslå landstingsstyrelsen. Produktionsdirektören har fått ett uppdrag från landstingsdirektören att tillskapa och införa ett verktyg för produktionsplanering. Verktyget ska kunna användas för produktionsplanering och produktionsuppföljning vid Akademiska sjukhuset, lasarettet i Enköping och vid ledningskontoret. Projektledare och styrgrupp är utsedda och en

8 2 projektplan ska utarbetas och fastställas vid styrgruppens första sammanträde i slutet av augusti. Målet är att verktyget ska tas fram under hösten och införas under I beslutsstödsprojektet har stommen till en projektorganisation utsetts. Produktionsdirektören är ordförande i styrgruppen. Koncernledningen har diskuterat och godkänt den förstudie som genomförts under En grov projektplan föreligger redan. Konsult upphandlas som projektledare (upphandlingen avslutas i augusti). Även i detta projekt kommer styrgruppen att fastställa projektplan vid sitt första sammanträde efter sommaren. Beslutsstödslösningen ska ge förutsättningar att uppnå: Bättre beslutsunderlag som ger effektivare styrning i verksamheten Minskad tid för sökande av information Enklare framtagning av utdata Kortare ledtid för slutanvändare att få fram relevant verksamhetsuppföljning Ökad kvalitet När det gäller utredningsläget i utredningen av akut omhändertagande finns det ett förslag framtaget som ska tas upp i hälso- och sjukvårdsstyrelsen i september månad. Förslaget går ut på att utöka ansvaret för akut omhändertagande i vårdcentralsuppdraget till att gälla dygnet runt. Ärendet kommer att formas för att ge hälso- och sjukvårdsdirektören ett uppdrag att på längre sikt finna en sådan lösning. Produktionsavdelningen initierar en utredning för att bedöma om verksamheten vid Resurscentrum lever upp till de intentioner som fanns när förvaltningen skapades. Aktuella händelser Tingsrättsförhandlingen gällande Keolis (gamla Busslink) mot UL AB är avslutad. Landstinget fick fullständigt gehör för sitt resonemang. Ärendet har dock överklagats till hovrätten, varför fortsättning följer. Landstinget har avtal med länets kommuner som reglerar en eventuell rättsförlust i detta ärende, jämte det liknande ärende där företaget KR Trafik är motpart. Konkursen som berörde Bålsta vårdcentral är nu i princip över. Verksamheten har sålts till Familjeläkarna i Saltsjöbaden AB, som bl.a. driver vårdcentraler för Stockholms läns landsting sedan tidigare. Köpeskillingen blev 5 miljoner kronor, med fem intressenter i slutskedet. Tillträde skedde 1 augusti och vårdavtal samt hyresavtal är skickade från landstinget i samförstånd med nya entreprenören. Verksamheten har bedrivits som tidigare under konkursförvaltaren och det finns inga indikationer på patientsäkerhetsbrister eller annat. Dock hade man sedan tidigare personalbrist på BVC, vilket kan ge effekter över tid lokalt. Landstinget har haft gott samarbete med konkursförvaltaren, som varit mycket lyhörd för de synpunkter landstinget kan ha haft. En särskild fråga har varit att konkursförvaltaren haft att driva in utestående patientavgifter på ca 1,5 miljoner kronor. Kravbreven angående detta har skapat oro bland medborgargrupper i Bålsta. Även den processen beräknas dock nu vara avslutad. Återstår sedan rättsliga tvister kring Medpro Aps i Danmark, samt även att se om det blir någon utdelning i konkursen gällande de fordringar som landstinget har på Medpro AB. Tvångsinlösenförfarandet för AB Uppsalabuss är nu slutfört som juridisk process.

9 3 Landstinget har blivit anmälda till JO med anledning av införandet av journaler på nätet (Sustainsprojektet). Anmälare är Upplands Allmänna Läkarförening. I huvudsak för man resonemang kring att osignerade noteringar kan komma att visas för medborgarna vid åtkomst på nätet, samt även andra sekretessfrågor. Trafiken Den 11 juni var startdatum för både sommartidtabell och för nya regionbussavtalet med Nobina. Sommartidtabellen gäller 11 juni 12 augusti och liksom tidigare somrar innebär det något minskad trafik på många busslinjer. De linjer på landsbygden som i huvudsak körs för skolbarns resor dras in helt under sommarperioden. För Upptåget är perioden med reducerad trafik något kortare, 25 juni 5 augusti. Den nya avtalsperioden för regionbusstrafiken startade bra och bortsett från att ett antal biljettmaskiner inte var överflyttade så var den största skillnaden för UL:s kunder att de flesta bussar var nya. Under juli månad har det vid ett flertal tillfällen varit störningar på sträckan Uppsala Stockholm. Det har främst drabbat SJ, men även Upptåget har drabbats av störningar. Trafikverket har meddelat att de tänker tillsätta en särskild utredning för att undersöka vad som ligger bakom problemen. Verksamheten Kommunbesöken som UL genomför fortsatte och den 5 juni besökte UL kommunstyrelsen i Heby kommun. Under juni hölls huvudförhandlingen i skadeståndsmålet där Keolis (tidigare Busslink) stämt UL på 164 miljoner kronor på grund av bl.a. utebliven handelsvinst (positiva kontraktsintressen) efter den avbrutna upphandlingen Efter två dagars vittnesförhör och en dag för slutplädering meddelade tingsrätten beslut den 9 juli. Rätten beslutade att avslå Keolis yrkanden och att Keolis i stället ska ersätta UL med 3,3 miljoner kronor för rättegångskostnader. Den 30 juli överklagade Keolis tingsrättens beslut till Svea Hovrätt. För att hovrätten ska ta upp målet kommer först beslut om prövningstillstånd att fattas. När det kommer att ske är inte klart när denna rapport skrivs. Ekonomi Det ekonomiska utfallet till och med juni månad visar att förvaltningens totala intäkter överstiger budget. För regionbussar och Upptåget är intäkterna 9 procent högre än budget, medan stadsbussarnas intäkter är något lägre. Det är främst SMS-biljetter som har minskat inom stadstrafiken. Totalt är biljettintäkterna är 3 procent högre än budget. Trafikkostnaderna överstiger också budget, vilket till största delen beror på att vagntimmepriset för stadsbusstrafiken i Uppsala är 68 kronor högre per timme än budgeterat. Även Upptågskostnaderna är något högre, främst beroende på ökade kostnader för bromsunderhåll.

10 4 "Kulturarv, identitet och främlingsfientlighet" Kulturnämnden arrangerade under Almedalsveckan ett mycket välbesökt seminarium under rubriken "Kulturarv, identitet och främlingsfientlighet". Det var uppemot 150 deltagare på seminariet, vilket gjorde det till ett av de mest välbesökta av de kulturpolitiska seminarierna och för Almedalen generellt sett får sägas vara en stor publik. I panelen medverkade finanslandstingsrådet Erik Weiman tillsammans med politikerrepresentanter från landstingen i Gävleborg och Dalarna. Dessutom deltog tre representanter från kulturlivet: Ola Larsmo, Qaisar Mahmood och Kristian Berg. Delar av samtalet kan ses via följande länk: Det blev även lite media på seminaret, bl.a. skrevs en krönika i Gefle Dagblad intervjuer med några av paneldeltagarna gjordes i SR (kulturnytt). Det var lyckat att samarbeta med två andra landsting kring seminariet då vi delade på arbetet samt kostnaderna. Det totala kostnaderna för Uppsala landsting uppgår till ca 30 tkr vilket får sägas var en mycket blygsam budget jämfört med regioner som Västra Götaland och Skåne som lagt hundratusenstalskronor på sina seminarier. Kanske kan man kopiera samarbetet med Gävleborg och Dalarna eller för den delen med andra landsting inom hälso- och sjukvårdsområdena till nästa år? I juni publicerades ett italienskt reportage om Mälarslott på ett flertal portaler och sajter. I reportaget lyfts bla Wiks slott fram som fick bra publicitet. Mediebilden av landstinget 1 juni 31 juli 2012 Större nyheter Under juni var medieuppmärksamheten intensiv kring Bålsta vårdcentral, som slutligen begärdes i konkurs. Verksamheten drevs vidare och i juli månad meddelades att det var klart med en ny ägare. Rapporteringen bedöms som neutral. Ambulansdirigeringen förekom flera gånger i medierna utifrån olika infallsvinklar. Vissa inslag handlade om att SOS Alarm, som tidigare stått för tjänsten, anmälts till Konkurrensverket. I andra fall handlade det om att den nuvarande entreprenören Medhelp skulle ha svarat alltför långsamt. En nyhet gällde att 112-samtal bryts när nödställda ringer. Det sammantagna intrycket är en negativ bild, inte i första hand av landstinget, utan av tillförlitligheten när det gäller nödtjänster via 112. I andra halvan av juli månad uppstod intensiv mediedebatt angående verksamheten vid en privat cancerklinik som startat i Uppsala. Patienter var kritiska mot att landstinget inte remitterar till kliniken, eftersom det saknas avtal. En utredning om landstinget ska ingå vårdavtal ska göras. Landstinget besvarade kritiken och patienternas oro, men det huvudsakliga intrycket är negativt. En annan återkommande fråga är landstingets beslut att tillgängliggöra patientjournaler via nätet, vilket har kritiserats av Läkarförbundet. Andra exempel på mediehändelser Positivt Motion på recept ny giv för äldre App ska hjälpa föräldrarna när barnen blir sjuka Ny behandling framgång på Akademiska Uppsalabor byter bilen mot bussen Ska bli lättare utnyttja vårdgarantin

11 5 Större valfrihet i mammografin Samarbete ska få fler att åka kollektivt Ny hjärtklaff på plats via ljumsken Miljarder satsas på framtidens Akademiska Uppsala har billigast tandvård Uppsala först med ny hjärtstatare Sjukvårdsrådgivningen fungerar bättre Negativt UL rustar för bättring Busschaufförernas arbetssituation allt allvarligare Lasarettet i Enköping har anmälts för fel i vården Felmedicinering kan ha lett till dödsfall Försvann efter ett besök på Akademiska sjukhuset Flyget ökar för resor i tjänsten Stor brist på tolkar i sjukvården Läkare protesterar mot minskande platser Vårdtolk kunde ha förhindrat dödsfall För höga dubbeldäckare Brister i arbetsmiljön på psykakuten i Uppsala Föräldrar kritiska efter sonens död Sovande anställd varnas Svårt att hitta till förlossningen Specialistsjuksköterskor lämnar Akademiska Läkarfacket i länet anmäler brister i landstinget Nekar specialister jobb trots personalbrist Fakturor slarvas bort En halv miljon i förseningsavgifter och räntor Långa väntetider på akuten Neutralt Vårdanställda ska få del av överskottet Oklart var UL:s nya depå för 40 bussar ska ligga Många uppsöker akuten i onödan Tvisten om busshandling i rätten UL vinner stor upphandlingstvist Landstinget ordnar kulturarvsdebatt Pandemin lindrigare än vanlig influensa Här får du vänta längst på vård Cityakuten tar över närakuten Bosse ska få fler att ta bussen Landstinget backar om buss 801 Färre anställda blev fler på Akademiska Skattehöjning ska finansiera mera sjukvård och utbyggd kollektivtrafik Vårdförbundet bjuder in Uppsalapolitiker till prao inom vården Lasarettet behöver nytt elsystem Akutläkarutbildning läggs ner Kollektiva resandet ökar Dyrt om inte toaletter byggs om Färre vill donera organ KD-politiker glömde sjukhusbesök 50 miljoner satsas på nytt biljettsystem

12 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN FÖREDRAGNINGSPROMEMORIA Sammanträdesdatum Sida Landstingsstyrelsen (28) Dnr CK Förvaltningarnas ekonomi- och verksamhetsrapporter KOMPLETTERAS Delges Exp Sign. Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

13 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN FÖREDRAGNINGSPROMEMORIA Sammanträdesdatum Sida Landstingsstyrelsen (28) Dnr CK Anslagsramar 2012 per verksamhetsområde Förslag till beslut Landstingsstyrelsen föreslår landstingsfullmäktige besluta att för 2012 anslå kronor för hälso- och sjukvård till hälso- och sjukvårdsstyrelsen kronor för kollektivtrafik till kollektivtrafiknämnden kronor för kulturverksamhet till kulturnämnden kronor för regional verksamhet till landstingsstyrelsen kronor för landstingsövergripande verksamhet till landstingsstyrelsen. Ärendet I Landstingsplan och budget beslutade landstingsfullmäktige om budgetar per verksamhetsområden istället för budgetar per förvaltning. Budgeten fördelades till följande verksamhetsområden: hälso- och sjukvård, kollektivtrafik, kulturverksamhet, regional verksamhet och landstingets övergripande verksamhet. I landstingsfullmäktige togs dock inget beslut om vilken styrelse respektive verksamhetsbudget tillfaller. I Landstingsplan och budget fastställer landstingsfullmäktige vilken styrelse/nämnd som respektive verksamhetsområdesbudget tillfaller. Landstingsdirektören föreslår landstingsstyrelsen föreslå landstingsfullmäktige besluta enligt ovanstående förslag. Delges Landstingsfullmäktige Budgetchefen Ekonomidirektören Exp Sign. Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

14 Dnr CK Landstingets ledningskontor Björn Larsson, budgetchef Tfn E-post Landstingsstyrelsen Anslagsramar 2012 per verksamhetsområde Förslag till beslut Landstingsstyrelsen föreslår landstingsfullmäktige besluta att för 2012 anslå tusen kronor för hälso- och sjukvård till hälso- och sjukvårdsstyrelsen anslå tusen kronor för kollektivtrafik till kollektivtrafiknämnden anslå tusen kronor för kulturverksamhet till kulturnämnden anslå tusen kronor för regional verksamhet till landstingsstyrelsen anslå tusen kronor för landstingsövergripande verksamhet 1 till landstingsstyrelsen. Ärendet I Landstingsplan och budget beslutade fullmäktige om budgetar per verksamhetsområden istället för budgetar per förvaltning. Budgeten fördelades till följande verksamhetsområden: hälso- och sjukvård, landstingets övergripande verksamhet, kulturverksamhet, kollektivtrafik och regional verksamhet. I landstingsfullmäktige togs dock inget beslut om vilken styrelse respektive verksamhetsbudget tillfaller. I Landstingsplan och budget fastställer landstingsfullmäktige vilken styrelse/nämnd som respektive verksamhetsområdesbudget tillfaller. 1 I budgetbeslut för landstingets övergripande verksamhet omfattas Landstingets ledningskontor, Landstingets resurscentrum, förtroendemannaorganisationen, centrala avgifter och Finansförvaltningen. Landstingets ledningskontor Slottsgränd 2A Box Uppsala tfn vx fax org nr

15 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN FÖREDRAGNINGSPROMEMORIA Sammanträdesdatum Sida Landstingsstyrelsen (28) Dnr CK Bevarande- och gallringsplan för smittskyddsenheten Förslag till beslut Landstingsstyrelsen beslutar att godkänna bevarande- och gallringsplan för smittskyddsenheten. Ärendet Enligt lag är landstingens/regionernas smittskyddsläkare egna myndigheter och har det operativa ansvaret för smittskyddet inom sitt område. Vad gäller ledning, planering och organisation för smittskyddsverksamheten är smittskyddsläkaren underställd överordnad nämnd eller styrelse. Smittskyddsenheten ingår också i arkivmyndighetens tillsynsuppdrag som inbegriper bland annat arkiv- och dokumentstyrning. Föreliggande förslag till bevarande- och gallringsplan är framtagen i nära samarbete mellan smittskyddsenheten och landstingsarkivet. Planen har sin grund i Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågors skriftserie; Gallringsråd nr 12 Bevara eller gallra? Råd om bevarande och gallring av handlingar hos smittskyddsenheter. Enligt landstingets arkivregler fattar landstingstyrelsen, i egenskap av arkivmyndighet, beslut om gallring av allmänna handlingar. Landstingsdirektören föreslår landstingsstyrelsen besluta enligt ovanstående förslag. Delges Chefen för landstingsarkivet Smittskyddsläkaren Exp Sign. Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

16 Dnr CK Landstingsarkivet Maria Bjersby Stenudd Tfn E-post Landstingsstyrelsen Bevarande- och gallringsplan för smittskyddsenheten Förslag till beslut Landstingsstyrelsen, i egenskap av arkivmyndighet, beslutar att godkänna föreliggande förslag till bevarande- och gallringsplan för smittskyddsenheten Ärendet Enligt lag är landstingens/regionernas smittskyddsläkare egna myndigheter och har det operativa ansvaret för smittskyddet inom sitt område. Vad gäller ledning, planering och organisation för smittskyddsverksamheten är smittskyddsläkaren underställd överordnad nämnd eller styrelse. Smittskyddsenheten ingår också i arkivmyndighetens tillsynsuppdrag som inbegriper bland annat arkiv- och dokumentstyrning. Föreliggande förslag till bevarande- och gallringsplan är framtagen i nära samarbete mellan smittskyddsenheten och landstingsarkivet. Planen har sin grund i Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågors skriftserie, Gallringsråd nr 12 Bevara eller gallra? Råd om bevarande och gallring av handlingar hos smittskyddsenheter. Enligt landstingets arkivregler fattar landstingstyrelsen, i egenskap av arkivmyndighet, beslut om gallring av allmänna handlingar. Landstingets ledningskontor Slottsgränd 2A Box Uppsala tfn vx fax org nr

17 2 (14) Allmän administrativ verksamhet Handlingar Bevaras/gallras Anmärkning Aktlagda ärenden Bevaras I diarienummerordning Anonyma brev: som föranleder åtgärd som ej föranleder åtgärd Arbetsmiljöplan Arbetsmiljörapport Avtal och kontrakt: av stor vikt och/eller långvarig karaktär övriga Budget, Smittskyddsenhetens exemplar Delegationsbeslut/-förteckning Bevaras 2 år Bevaras Bevaras Bevaras Vid inaktualitet Bevaras Bevaras Ska diarieföras Diarieförs ej Diarie-/dossierplaner Bevaras Kan ingå i datasystem. Om digitalt, bevaras med beskrivningar om hantering och den tekniska beskrivningen av datasystemet Diarieförda handlingar Bevaras I ärendeakt. Avställda databaser bevaras med den tekniska beskrivningen av datasystemet Diarium Bevaras Databasen bevaras med beskrivningar om hantering och den tekniska beskrivningen av datasystemet Enkäter Bevaras Vid inaktualitet I ärendeakt eller särskilda serier. Avser enkäter som dokumenterar grund för behandling, bedömning, beslut. Avser handlingar som utgör underlag för myndighetens interna planering och verksamhetsredovisning, när sammanställning eller annan bearbetning har gjorts, under förutsättning att handlingarna inte heller i övrigt har någon funktion eller långsiktig betydelse.

18 3 (14) Handlingar Bevaras/gallras Anmärkning Förteckningar Handlingar som belyser den egna verksamheten Bevaras Vid inaktualitet Bevaras I ärendeakt eller särskilda serier. Avser förteckningar som har tillkommit för att underlätta myndighetens arbete och som saknar betydelse när det gäller att dokumentera myndighetens verksamhet, att återsöka handlingar eller att upprätthålla samband inom arkivet. T.ex. kronologiskt, med beskrivningar (handlingens datum/nummer, fotografiers motiv o.s.v.) Hemsida Bevaras Uttag fyra gånger per år av landstingets interna/externa hemsida Korrespondens Kvalitetsplan, kvalitetsredovisning Bevaras Vid inaktualitet Bevaras I ärendeakt eller särskilda serier. Avser handlingar som genom sitt informationsinnehåll eller sin funktion är av tillfällig eller ringa betydelse. Minnesanteckningar/protokoll. Bevaras Digitalt eller pappersformat. Gäller exempelvis arbetsplatsträffar/beredningsgrupp/skyddsrond men även minnesanteckningar som tillför ärende sakuppgift. Organisationsplaner, organisationsschema PM/information Bevaras Bevaras Protokoll Se Minnesanteckningar Systemdokumentationer Bevaras T.ex. i en dataliggare. Teknisk beskrivning av datasystem ska bevaras med beskrivningar om innehåll och hantering Verksamhetsplaner Årsberättelser, verksamhetsberättelser Bevaras Bevaras Ska diarieföras. Bevaras ett arkivexemplar.

19 4 (14) Förebyggande arbete planering, rådgivning och information Handlingar Bevaras/gallras Anmärkning Anvisningar och råd om smittskyddsåtgärder Bevaras Ska diarieföras. Avser anvisningar om smittskyddsåtgärder enligt 6 kap. 2 SmL Artiklar, egenförfattade publicerade Bevaras Ett arkivexemplar bevaras Direktiv, egna Se Anvisningar och råd om smittskyddsåtgärder Epidemiberedskapsplan Bevaras Ska diarieföras. Gäller även revideringar Handlingar, egenproducerade, från smittskyddsenhetens hemsida Bevaras Angående uttag se avsnitt Allmän administrativ verksamhet, Hemsida s. 3 Handlingar rörande planering, organisering och ledning av smittskyddet Bevaras Se avsnitt Operativ verksamhet s. 6 Handlingsplaner Bevaras Ska diarieföras Inbjudningar till föreläsningar, konferenser m.m., egna (arrangerade av smittskyddsenheten) Bevaras Ska diarieföras Informationsblad, egenproducerade Bevaras Ska diarieföras. Av publicerade bevaras ett arkivexemplar, avser allmänna råd, rapporteringar, PM m.m. Informationsskrifter/ -material, broschyrer och kampanjmaterial som framställs inom den egna verksamheten Inkomna inbjudningar till föreläsningar och konferenser från myndigheter övriga Bevaras Bevaras Vid inaktualitet Ska diarieföras. Ett arkivexemplar Ska diarieföras Diarieförs ej

20 5 (14) Handlingar Bevaras/gallras Anmärkning Kursmaterial utarbetat av smittskyddsenheten (föreläsningar, kompendier, stenciler m.m.) Miljöskydds- och andra handlingar upprättade vid smittskyddsenheten i samverkan med andra myndigheter för att förebygga och begränsa utbrott eller spridning av smittsamma sjukdomar Bevaras Bevaras Ska diarieföras. Bevaras digitalt. Internt och externt arrangerade föreläsningar, projekt, utbildningar och konferenser Ska diarieföras. Avser handlingar upprättade i samverkan med andra myndigheter enligt 1 kap. 10 SmL. PM Bevaras Ska diarieföras Pressmeddelanden Bevaras Ska diarieföras Pressklipp Bevaras Projekt-/programhandlingar Bevaras Ska diarieföras. Egna projekt och projekt som publicerats. Rekommendationer, Smittskyddsläkarens Bevaras Avser allmänna råd. Av publicerade bevaras ett arkivexemplar. Remisser, egna upprättade, samt svar på övriga Bevaras Sammanställningar/statistik, egna upprättade inkomna Utbildningsmaterial Bevaras Vid inaktualitet Bevaras ett arkivexemplar Avser statistik inkommen från t.ex. Socialstyrelsen och Smittskyddsinstitutet. Se Kursmaterial. Avser egenproducerat Yttranden Bevaras Ska diarieföras

21 6 (14) Operativ verksamhet smittspårning, utredning, övervakning (fall-, paragrafoch utredningsärenden) Handlingar Bevaras/gallras Anmärkning Anmaning (SmL 2004:168) Bevaras Kallelse eller partnerbrev. Ingår i paragrafärende. Avser en av de åtgärder som behövs för att få till stånd läkarundersökning av den som misstänks vara smittad (6 kap. 3 SmL). Anmälan om sjukdomsfall s.k. smittskyddsanmälan enligt smittskyddslagen (SmL 2004:168) Anmälan om sjukdomsfall, kopia Anmälan, behandlande läkares, till smittskyddsläkaren enligt smittskyddslagen (SmL 2004:168) den s.k. brottsanmälan, av den som misstänks bära på en allmänfarlig sjukdom och som inte följer smittskyddslagen Anmälan, behandlande läkares, till smittskyddsläkaren enligt smittskyddslagen (SmL 2004:168) om person som i egenskap av uppgiven kontakt vid smittspårning har kallats till undersökning men inte inställt sig. Anmälan till smittskyddsläkaren om byte av behandlande läkare Anmälan från socialnämnd, polismyndigheten eller kriminalvården om att den smittade inte följer smittskyddsläkarens meddelade förhållningsregler (SmL 2004:168) Bevaras Bevaras Se Smittskyddsanmälan Se Smittskyddsanmälan Se Brottsanmälan Se Kontaktanmälan. Anmälan om byte av behandlande läkare m.m. enligt smittskyddslagen SmL 2004:168 Ingår i paragrafärende. Avser anmälan som svar på smittskyddsläkarens underrättelse om de förhållningsregler som den enskilde ska följa för att förebygga smittspridning enligt 6 kap. 12 SmL

22 7 (14) Handlingar Bevaras/gallras Anmärkning Ansökan/begäran, smittskyddsläkarens till förvaltningsrätten, beslut om: tvångsundersökning enligt 3 kap. 2 SmL isolering enligt 5 kap. 2 SmL Arbetsblad/daganteckning för partnerspårning Bevaras Bevaras Ingår i paragrafärenden Ingår i paragrafärenden. Avslutade/vilande ärende Bevaras Avser ärende avslutat och avställt även om identitet inte kan fastställas (se Gallringsråd nr 12, Bevara eller Gallra? Gallring av utredningshandlingar ur SmiNet, s. 15) Begäran, smittskyddsläkarens om fortlöpande information om beslut och andra åtgärder som vidtas eller planeras med stöd av lagen, när det är av betydelse för smittskyddet för människor, enligt 6 kap. 7 SmL Bevaras Ingår i utredningsärenden. Avser information om beslut och åtgärder som vidtas med stöd av miljöbalken, livsmedelslagen (2006:804), lag (2006:806) om provtagning på djur m.m., epizootilagen (1999:657) eller zoonoslagen (1999:658)

23 8 (14) Handlingar Bevaras/gallras Anmärkning Begäran, smittskyddsläkarens om polisbiträde 1. för att genomföra tvångsundersökning enligt 3 kap. 2 SmL, 2. för att föra den som ska isoleras enligt 5 kap. 1 SmL eller isoleras tillfälligt enligt 5 kap. 3 SmL till vårdinrättningen, 3. för att återföra den som har avvikit från en vårdinrättning, där han eller hon enligt beslut ska vara tillfälligt isolerad eller isolerad, eller den som inte har återvänt till vårdinrättningen sedan hans eller hennes tillstånd att vistas utanför vårdinrättningens område har gått ut eller återkallats, 4. för att genomföra hälsokontroll vid inresa enligt 3 kap. 8 SmL och därvid upprätthålla ordningen, 5. för att föra den som ska hållas i karantän enligt 3 kap. 9 till vårdinrättning eller annan plats där karantänsvistelsen ska äga rum, eller 6. för att återföra den som olovligen har avvikit från vårdinrättning eller annan plats för karantänsvistelsen till denna plats Begäran, smittskyddsläkarens om uppgifter om en person som smittats av en allmänfarlig sjukdom Bevaras Bevaras Ingår i paragraf-/utredningsärenden. Avser begäran enligt 8 kap. 12 SmL Ingår i paragraf-/utredningsärenden. Avser information från: myndigheter som genom sin verksamhet får kännedom om uppgifter av betydelse för smittskyddet (6 kap. 9 SmL) personal inom enskild hälso- och sjukvård som i sin yrkesutövning står under tillsyn av Socialstyrelsen (6 kap. 9 SmL) socialnämnden, polismyndigheten, kriminalvården (6 kap.11 SmL)

24 9 (14) Handlingar Begäran, smittskyddsläkarens om uppgifter från miljö- och hälsoskyddsområde samt läkare och andra som är ansvariga inom hälsooch sjukvården Bevaras/gallras Anmärkning Bevaras Ska diarieföras. Avser begäran enligt 6 kap. 10 SmL Bekräftelse om provtagning (svar på anmaning) Bekräftelse om övertagande av ärende, daganteckning Beslut, förvaltningsrättens om isolering Beslut, smittskyddsläkarens om tillfällig isolering enligt 5 kap. 3 SmL Beslut, smittskyddsläkarens om karantän enligt 3 kap. 9 SmL Beslut, smittskyddsläkarens om att genomgå hälsokontroll på platsen för inresan till Sverige om det finns risk för spridning av samhällsfarlig sjukdom enligt 3 kap. 8 SmL Beslut, smittskyddsläkarens efter samråd med chefsöverläkaren om tillstånd att vistas utanför vårdinrättningens område och meddelande av villkor i samband med sådan vistelse Beslut, smittskyddsläkarens om ändring av förhållningsreglerna Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Ingår i paragraf-/utredningsärende Ingår i paragrafärende Ingår i paragrafärende. Avser beslut som svar på smittskyddsläkarens ansökan enligt 5 kap. 2 SmL Ingår i paragraf-/utredningsärende. Avser även beslut om undantag Ingår i paragraf-/utredningsärende. Avser även beslut om undantag Ingår i utredningsärenden Ingår i paragrafärende. Avser tillstånd enligt särskilda befogenheter vid isoleringen (5 kap. 18 SmL) Ingår i fallärende. Avser beslut på patientens begäran eller på eget initiativ (4 kap. 3 SmL)

25 10 (14) Handlingar Bevaras/gallras Anmärkning Brottsanmälan Bevaras Ingår i paragrafärende. Avser anmälan av t.ex. den som: ej samtycker till undersökning och provtagning (3 kap. 1 SmL) brutit mot förhållningsregler (4 kap. 4 SmL) inte följer erbjuden medicinsk behandling (4 kap. 7 SmL) ej informerar en närstående om smittrisken (4 kap. 8 SmL) Daganteckningar/minnesanteckningar (handledning av paragraf-/utredningsärende) Frågeformulär till grund för behandlingar, bedömningar och beslut Föreläggande om inställelse för läkarundersökning (anmaning) Bevaras Bevaras Ingår i paragraf-/utredningsärende Avser frågeformulär som dokumenterar grund för behandling, bedömning och beslut Se Anmaning Förnyad kallelse till undersökning Bevaras Ingår i paragrafärende Förteckningar Bevaras Avser förteckningar som dokumenterar grund för behandling, bedömning och beslut Handlingar rörande planering, organisering och ledning av smittskyddet inom smittskyddsläkarens område Bevaras Ska diarieföras. Avser handlingar som dokumenterar styrning av smittskyddsarbete (6 kap. 1 SmL) Identitetsundersökningar, resultat Bevaras Ingår i fall- och paragrafärende Intresseanmälan för elektronisk smittskyddsanmälan, om delad med smittskyddsenhetens webb-id (klinik-id) Kallelse till partnerspårning/behandling Vid inaktualitet Bevaras Gäller under förutsättning att ID-uppgifter är spärrade och/eller ej längre används. Ingår i paragrafärende Kallelse till undersökning Bevaras Ingår i paragrafärende Klinisk anmälan Se Smittskyddsanmälan

26 11 (14) Handlingar Bevaras/gallras Anmärkning Kontaktanmälan, smittspårarens, enligt smittskyddslagen (SmL 2004:168) av den som misstänks bära på en allmänfarlig sjukdom och som inte följer smittskyddslagen Kontaktanmälan, oidentifierad Laboratorieanmälan genererar ett fall, öppnar patientärende Bevaras 2 år Bevaras Ingår i paragrafärende. Avser kontaktanmälan som föranleder smittspårning Ingår i fallärende Laboratorierapporter Vid inaktualitet Avser underlag för statistiska sammanställningar Makulerat ärende Bevaras Avser fel inskrivet ärende, ärende innehållande fel information; kan innehålla uppgifter användbara i en ny smittspårningsutredning (se Gallringsråd nr 12, Bevara eller Gallra? Gallring av utredningshandlingar ur SmiNet, s. 15) Meddelande, smittskyddsläkarens beslut om ändring av förhållningsregler Bevaras Ingår i fallärende. Avser meddelande till behandlande läkare som i sin tur ska ta in det i patientjournal (4 kap. 3 SmL) Partnerbrev Bevaras Ingår i paragrafärende (3 kap. 5 och 6 SmL) Rekommendation om behandling, yttrande (daganteckningar) Smittskyddsanmälan Smittskyddsanmälan, kopia Smittspårning, sammanställning/slutrapport Smittspårning, spaningsanteckningar från polisen Tillsyn, anmälan om att brister inte avhjälpts Tillsynsrapport, inspektionsrapporteringar till Socialstyrelsen Tjänsteläkarrapporter Bevaras Bevaras Vid inaktualitet Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Ingår i fallärende. Ingår i fallärende; avser anmälan av misstänkt eller konstaterad allmänfarlig eller övrig anmälningspliktig sjukdom enligt 2 kap. 5 SmL Avser pappersutskrift av elektroniskt dokument. Den elektroniska originalhandlingen bevaras Ingår i utbrotts- och utredningsärende. Av publicerade, bevaras ett arkivexemplar Ingår i paragrafärende. Avser spaningsanteckningar rörande enskilda personer som har varit föremål för myndighetsåtgärder Avser anmälan till respektive tillsynsmyndighet enligt 6 kap. 5 SmL Ingår i utredningsärende

27 12 (14) Handlingar Bevaras/gallras Anmärkning Tvångsåtgärder, handlingar upprättade vid smittskyddsenhetens/smittskyddsläkarens verksamhet Underrättelse, behandlande läkares, om resultat av tvångsundersökning Underrättelse (upplysning, rapport), smittskyddsläkarens om iakttagelser som är av betydelse för det objektinriktade smittskyddet Underrättelse till berörd om smittskyddsläkarens ansökan hos förvaltningsrätten om beslut om tvångsundersökning enligt 3 kap. 2 SmL eller isolering enligt 5 kap. 1 SmL Underrättelse, smittskyddsläkarens till berörda myndigheter i samband med begäran om överlämnade av upplysningar som behövs för smittskyddsutredning Underrättelse, smittskyddsläkarens till patientens närstående om smittrisken och hur den kan förebyggas Underrättelse, smittskyddsläkarens till vårdgivare om iakttagelser som är av betydelse för att förebygga smittspridning inom det verksamhetsområde som vårdgivaren ansvarar för Upplysning, smittskyddsläkarens om att brott mot förhållningsregler kan leda till länsrättens beslut om exempelvis isolering enligt 5 kap. 1 SmL Upplysning, smittskyddsläkarens om brister i smittskyddet Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Ingår i paragraf-/utredningsärende Ingår i paragrafärende. Avser underrättelse enligt 3 kap. 2 SmL Ska diarieföras. Avser underrättelse till de myndigheter/den kommun som ansvarar för att smittskyddsåtgärder vidtas mot djur eller objekt som sprider eller misstänks sprida smittsam sjukdom enligt 6 kap. 7 SmL Ingår i paragrafärende Ingår i fall-, paragraf-/utredningsärende. Avser underrättelse bifogad till begäran om upplysningar från socialnämnden, polismyndigheten och kriminalvården enligt 6 kap. 11 SmL Ingår i fall-/paragrafärende. Avser underrättelse enligt 4 kap. 8 SmL Kan ingå i utredningsärende. Avser underrättelse enligt 6 kap. 7 a SmL Ingår i paragrafärende Ska diarieföras. Avser upplysning, påpekande till den myndighet eller annan som har att avhjälpa bristerna enligt 6 kap. 5 SmL

28 13 (14) Handlingar Bevaras/gallras Anmärkning Uppmaning till provtagning Bevaras Se Partnerbrev. Ingår i paragrafärende Utbrottsrapporter Bevaras Ingår i utredningsärende Utredningshandlingar Bevaras Ingår i fall-, paragraf- och utredningsärende Uppdrag, smittskyddsläkarens, överlämnat till läkare vid smittskyddsenheten eller vid infektionsklinik inom landstinget att fullgöra uppgifter som smittskyddsläkaren har enligt smittskyddslagen Bevaras Ska diarieföras. Avser uppdrag enligt 1 kap. 9 SmL Vaccinationsrapporter Bevaras Ska diarieföras Överlämnandet av smittskyddsärende till smittskyddsläkare i ett annat landsting Överlämnandet, smittskyddsläkarens av de uppgifter som behövs för smittskyddsverksamhet i ett annat landsting Bevaras Bevaras Ingår i fall-, paragraf- och utredningsärende. Avser överlämnandet av smittskyddsärende enligt 6 kap. 8 SmL Avser de uppgifter/handlingar som överlämnas inom samarbete mellan smittskyddsläkarna och med behandlande läkare enligt 6 kap. 6 SmL

29 14 (14) Forskning Handlingar Bevaras/gallras Anmärkning Ansökan om tillstånd för forskning (smittskyddsenhetens uppdrag) Beslut om tillstånd för forskning Bevaras Bevaras Ska diarieföras. Bevaras tillsammans med andra administrativa handlingar rörande respektive forskningsprojekt (projektbeskrivning, beslut om tillstånd för forskning, utvärderingar, rapporteringar o.s.v.) Forsknings-/projektrapporter Bevaras Ska diarieföras. Bevaras ett arkivexemplar. Handlingar som utgör underlag för forskningsarbete och när sammanställning eller annan bearbetning har gjorts Vid inaktualitet Gäller under förutsättning att efter bedömning, handlingarna avses sakna funktion och betydelse för framtidens forskning Publikationer, egenproducerade Bevaras Ett arkivexemplar bevaras. Sammanställningar/statistik, verksamhetsspecifika och egenproducerade Bevaras

30 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN FÖREDRAGNINGSPROMEMORIA Sammanträdesdatum Sida Landstingsstyrelsen (28) Dnr CK Revidering av bevarande- och gallringsplan för patientjournaler och övrig medicinsk dokumentation Förslag till beslut Landstingsstyrelsen beslutar att godkänna revideringen av bevarande- och gallringsplan för patientjournaler och övrig medicinsk dokumentation. Ärendet Från verksamheterna inom Landstinget i Uppsala län har framförts önskemål om revidering av gällande bevarande- och gallringsplan (dnr CK , LS , 257) för patientjournaler och övrig medicinsk dokumentation. Det gäller framför allt medicinskt relaterade fotografier och dokumentation från skärmbildsundersökningar från perioden Därutöver består det reviderade förslaget av bevarande- och gallringsplan av redaktionella ändringar och förtydliganden. Bland annat föreslås att vissa handlingar utgår eller flyttas från det medicinska avsnittet till det administrativa. Landstingsdirektören föreslår landstingsstyrelsen besluta enligt ovanstående förslag. Delges Chefen för landstingsarkivet Exp Sign. Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

31 Dnr CK Landstingsarkivet Donald Johnson Tfn E-post Landstingsstyrelsen Revidering av bevarande- och gallringsplan för patientjournaler och övrig medicinsk dokumentation Förslag till beslut Landstingsstyrelsen, i egenskap av arkivmyndighet, beslutar att godkänna föreliggande förslag till revidering av bevarande- och gallringsplan för patientjournaler och övrig medicinsk dokumentation. Ärendet Från verksamheterna har framförts önskemål om revidering av gällande bevarande- och gallringsplan, CK , LS , 257. Medicinskt relaterade fotografier har alltid varit svåra att styra utifrån ett bevarandeoch gallringsperspektiv. Efter det att fotografierna har granskats medicinskt har värdet i förhållande till journaltexten inte utvärderats. Verksamheten har i de flesta fall inte dokumenterat handlingens långsiktiga värde för vård och behandling samt forskning. Genom åren har därför mycket stora mängder fotografier bevarats som lika gärna eller hellre hade kunnat gallras. I ett försök att råda bot på detta har klinikerna vid Akademiska sjukhuset mer eller mindre tvingats att ta ställning till sina fotografier. Ett antal kliniker har framfört ett uttalat behov av bevarande. För de kliniker som inte har uttalat detta behov föreslås att fotografier gallras med en gallringsfrist på 10 år, som också kommer att gälla generellt för all hälso- och sjukvård inom landstinget. Gallringsfristen är anpassad till patientdatalagens krav på minsta bevarandetid, som är 10 år. Mellan åren 1932 och 1957 pågick skärmbildsundersökningar i form av screening av hela befolkningen i länet. Det fanns dels en ambulerande undersökning som åkte runt i länet, dels en fast vid Akademiska sjukhuset. Undersökningarna utfördes av personal vid Akademiska sjukhuset, som då var ett statligt sjukhus, på uppdrag av landstinget. Dokumentationen består av ett journalkort med personuppgifter och en skärmbild eller flera i ett kuvert. Frågan om skärmbildernas forskningsvärde har diskuterats en längre tid. Från den aktiva professionen finns inga som helst behov av bevarande, vare sig kliniska eller för medicinsk forskning. Något utrymme för bevarande av hela samlingen av nostalgiska skäl finns inte, däremot ett mindre urval av kulturhistoriska skäl. Landstingets ledningskontor Slottsgränd 2A Box Uppsala tfn vx fax org nr

32 2 (3) Utöver dessa två handlingstyper består förslaget av redaktionella ändringar och förtydliganden. Bland annat föreslås att vissa handlingar utgår eller flyttas från det medicinska avsnittet till det administrativa. Handling Bakteriologiska utlåtanden Begränsad behandling, handlingar rörande Behandlings-/utredningsplaner Bilder/fotografier - digitala - analoga - övriga analoga Blåpapper Cardiotocografikurvor (CTG) Förlossningsövervakning: - elektroniska - analoga Cardiotocografikurvor (CTG) Graviditetsövervakning: - elektroniska - analoga DNA-ploidianalyser, grundmaterial vid patologen Elektroencefalografi (EEG) - elektroniska - analoga Förteckningar över kopiering av journal Handling Garantisedlar Bevaras/ Gallras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras 10 år Bevaras 10 år Bevaras 10 år 10 år Bevaras 10 år Bevaras Bevaras/ Gallras Anmärkning De verksamheter som tydligt har krävt bevarande är: klinisk genetik, endokrinologi, ögonkliniken/glaukom, plastikkirurgi/läpp, käk och gomspalt Utgår Anmärkning Utgår

33 3 (3) Intyg, begäran om Bevaras Kallelser, rutinskrivelser med mera 2 år Flyttas till administrativa patientrelaterade handlingar Nuklearmedicinska patientjournaler - elektroniska - analoga Parkeringstillstånd, bilbältesintyg, färdtjänst Patientjournaler, sjukgymnastikanteckningar Patientrådgivning inom psykiatrin - samtal från patienten och anhöriga - samtal från övriga som leder till vård - samtal från övriga som inte leder till vård Ögonbottenbilder - elektroniska - analoga Ögonbottenundersökningar - inspelade på elektroniskt medium - inspelade på analogt medium Bevaras 10 år Vid inaktualitet 10 år Bevaras Bevaras 1 år Bevaras 10 år Bevaras 10 år Flyttas till administrativa patientrelaterade handlingar Dokumenteras i ett särskilt elektroniskt system som anteckning i patientjournal som anteckning i patientjournal Ej patientjournalhandling enligt Socialstyrelsen

34 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN FÖREDRAGNINGSPROMEMORIA Sammanträdesdatum Sida Landstingsstyrelsen (28) Dnr CK Verksamhetsberättelse 2011 för landstingsarkivet Förslag till beslut Landstingsstyrelsen beslutar att godkänna landstingsarkivets verksamhetsberättelse Ärendet Landstingsarkivet är arkivmyndighetens beredande och verkställande organ. Arkivmyndighetens huvuduppgift är, enligt arkivlagen, att utöva tillsyn över landstingets verksamheter och omhänderta överlämnade arkiv. Tryckfrihetsförordningen, offentlighetsoch sekretesslagen, patientdatalagen samt personuppgiftslagen är exempel på andra lagar som rör verksamhetsområdet. Verksamheten styrs även av interna regler, bland annat arkivreglerna som är beslutade av landstingsfullmäktige. Genom tillsyn och genom att utarbeta strategiska rutiner och riktlinjer, ge råd och utbilda bidrar landstingsarkivet till att effektivisera och höja kvaliteten på landstingsverksamheternas dokumenthantering och arkivvård. I landstingsarkivets tillsynsuppdrag ingår också Upplandsmuseet, Upplands Lokaltrafik AB, Musik i Uppland, Upplandsstiftelsen och Stiftelsen för ett medicinhistoriskt museum i Uppsala samt att vara arkivresurs till Regionförbundet. Sedan mitten av 1980-talet har landstinget i stegrande takt övergått till elektronisk dokumentation, inom exempelvis diarieföring, patientjournaler, personal- och ekonomiadministration. Detta innebär ett paradigmskifte för landstingsarkivets uppdrag som ledningen bör vara medveten om och skapa resurser för. Införandet av den nya tekniken har prioriterats med tanke på effektivitetsvinster inom dokumenthantering, men de långsiktiga konsekvenserna för bevarande sett i ett arkivperspektiv har inte fått motsvarande genomslag. Landstingsdirektören föreslår landstingsstyrelsen besluta enligt ovanstående förslag. Delges Chefen för landstingsarkivet Exp Sign. Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

35 Dnr CK Landstingsarkivet Donald Johnson Tfn E-post Landstingsstyrelsen Landstingsarkivets verksamhetsberättelse 2011 Förslag till beslut Landstingsstyrelsen, i egenskap av arkivmyndighet, beslutar att godkänna landstingsarkivets verksamhetsberättelse Ärendet Landstingsarkivet är arkivmyndighetens beredande och verkställande organ. Arkivmyndighetens huvuduppgift är, enligt arkivlagen, att utöva tillsyn över landstingets verksamheter och omhänderta överlämnade arkiv. Tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen, patientdatalagen samt personuppgiftslagen är exempel på andra lagar som rör verksamhetsområdet. Verksamheten styrs även av interna regler, bland annat arkivreglerna som är beslutade av landstingsfullmäktige. Genom tillsyn och genom att utarbeta strategiska rutiner och riktlinjer, ge råd och utbilda bidrar landstingsarkivet till att effektivisera och höja kvaliteten på landstingsverksamheternas dokumenthantering och arkivvård. I landstingsarkivets tillsynsuppdrag ingår också Upplandsmuseet, Upplands Lokaltrafik AB, Musik i Uppland, Upplandsstiftelsen och Stiftelsen för ett medicinhistoriskt museum i Uppsala samt att vara arkivresurs till Regionförbundet. Sedan mitten av 1980-talet har landstinget i stegrande takt övergått till elektronisk dokumentation, inom exempelvis diarieföring, patientjournaler, personal- och ekonomiadministration. Detta innebär ett paradigmskifte för landstingsarkivets uppdrag som ledningen bör vara medveten om och skapa resurser för. Införandet av den nya tekniken har prioriterats med tanke på effektivitetsvinster inom dokumenthantering, men de långsiktiga konsekvenserna för bevarande sett i ett arkivperspektiv har inte fått motsvarande genomslag. Landstingets ledningskontor Slottsgränd 2A Box Uppsala tfn vx fax org nr