BackStage Effektivare företagskommunikation i dag och i morgon

Transkript

1 BusinessPhone/MD Evolution/ WebSwitch BackStage Effektivare företagskommunikation i dag och i morgon Föreställ dig ett enkelt och effektivt verktyg som kopplar ihop företagets telefonfunktioner med alla de vanligaste kontorsprogrammen, till exempel Microsoft Outlook, Excel, Word och Access. Lösningen heter BackStage en användarvänlig telefoniprogramvara från Ericsson som förbättrar din arbetsmiljö och hjälper dig att kommunicera mer effektivt. BackStage är utvecklad för att fungera tillsammans med ett stort antal olika system vilket gör det lätt att hitta rätt lösning för dina specifika behov. BackStage integrerar företagets telefonsystem med datanätverket vilket gör att du kan hantera dina telefonsamtal direkt från datorn. Det användarvänliga programmet innehåller en mängd funktioner för hantering av samtal, meddelanden och dataintegrering. Detta öppnar upp helt nya möjligheter till exempel automatisk vidarekoppling som baseras på avtalade tider i MS Outlook-kalendern, avancerad hantering av missade samtal, information om senast uppringda nummer, meddelandeintegrering och uppringning med hjälp av röstkommandon.

2 Översikt I den här broschyren kan du läsa mer om hur du med hjälp av BackStage kan integrera företagets data- och röstkommunikation och därigenom höja företagets servicenivå. BackStage är en effektiv paketlösning som klarar både röst- och textinformation online och offline. De kommunikationsenheter som stöds är digitala och analoga telefoner samt IP-telefoner, trådlösa telefoner och mobiltelefoner, persondatorer, webbläsare, terminalklienter och Pocket PC. Tillgängliga tekniska lösningar är CT (Computer Telephony), VoIP (Voice over IP) och, vid behov, terminalserver, WLAN (Wireless LAN) och Remote Access Services. Aktuella kommunikationssystem är BusinessPhone, MD Evolution och WebSwitch. Med BackStage har vi förverkligat vår vision för företagskommunikation överallt, när som helst och med alla typer av enheter. Ericsson erbjuder en säker migrationsväg för företag som vill dra fördel av framtidens kommunikationsmöjligheter. kan till och med använda nummer i ett e-postmeddelande eller på en webbsida. Programmet sköter detaljerna: + blir utlandsprefix och blanksteg, bindestreck etc. i numret påverkar inte uppringningen. BackStage förbättrar även kundservicen. Information om den som ringer, till exempel namnen på de senaste affärskontakterna, hämtas automatiskt från kund- och leverantörsregistret och visas på användarens bildskärm när ett samtal inkommer innan samtalet besvaras. Funktioner som samtalsdirigering minskar den tid det tar för uppringaren att få kontakt med rätt person och möjliggör en mer personlig service. När medarbetarna är på resande fot tillhandahåller dirigeringsfunktionen i BackStage olika kommunikationsprofiler som automatiskt släpper igenom prioriterade samtal eller skickar SMSmeddelanden om viktiga samtal. Bättre och effektivare service ökar företagets intäkter. Scenarier Beroende på dina behov finns olika alternativ för konfiguration och distribution av BackStage. Det välbekanta BackStage-utseendet och känslan gäller alla konfigurationer. Du kan om du vill använda en konfiguration till att börja med och lägga till en annan vid ett senare tillfälle. Alla alternativ och scenarier kan användas parallellt och levereras i ett enda programpaket inga extra avgifter för ytterligare alternativ. Computer Telephony CT via IP/LAN Det här är det vanligaste alternativet för dig som vill uppnå full effektivitet och dataintegrering. I den här konfigurationen är en central CT-server ansluten till kommunikationssystemet - BusinessPhone, MD Evolution eller WebSwitch. BackStage-användarna servas via LAN. Med den här lösningen kan du även utnyttja mobila alternativ via trådlöst LAN eller Remote Access Services. Bättre kommunikation bättre service BackStage innehåller en mängd funktioner som gör dig effektivare. Du kan till exempel ringa samtal genom att bara göra ett enda musklick antingen i den privata telefonboken, kontaktlistan i MS Outlook, kundregistret, ett adressregister på CD eller med hjälp av fördefinierade namntangenter. Du 2

3 Överallt Företaget Det mobila företaget Mobilitet BackStage & PDA (WLAN) Office iclient BackStage & VoIP / H.323 Dator telefoni BackStage på PC Lokalkontor Kompletta nätverksfunktioner via IP Hemma och på distans IP-WAN PSTN trådlös telefon mobil anknytning digital, trådlös analog, IP-telefon eller mobil anknytning LAN Tillgänglighet Alla kommunikationspartners Allmänna fördelar BusinessPhone eller MD Evolution eller WebSwitch Dataserver CT-server BusinessLink, C-Link eller WebLink Fullt stöd för trådlösa telefoner och mobiltelefoner: Tänk dig en trådlös telefon eller en mobiltelefon....du kan gå omkring som du vill....du har tillgång till samma service som från en vanlig telefon plus ytterligare alternativ....du använder ett grafiskt gränssnitt istället för att söka i menyer. Voice over IP, Video over IP BackStage Office iclient tillför förstklassig IP-telefoni till datortelefoni. I det här scenariot fungerar själva datorn som telefon. Klienterna ansluts till CTservern och IP-kortet hos respektive kommunikationssystem. BackStage erbjuder dig valfriheten att utforma din arbetsplats på det sätt du vill ha den. IP-tekniken ger dig större frihet: Med IP-telefoni och BackStage är du inte knuten till ditt skrivbord. Du har tillgång till ditt personliga telefonnummer och dina personliga inställningar var du än sitter. Till skillnad från till exempel MS NetMeeting har BackStage avancerade telefonifunktioner och stöd för dataintegration. CT via LAN, Terminal Server Environment Ytterligare fördelar kan åstadkommas med en terminalserverinfrastruktur. BackStage stöder Terminal Server-system vilket möjliggör central installation och underhåll. Med den här konfigurationen kan användaren nå BackStage via en webbläsare utan att behöva installera BackStage på den egna datorn. BackStage kan även användas i terminalklientmiljö som finns för flera plattformar, bland annat för mobila enheter som handdatorer. De många olika alternativen ökar flexibiliteten och möjliggör användning på olika arbetsplatser och med flera olika enheter. BackStage kan köras på PCklienter, terminalklienter, mobila enheter eller via webbläsare. Med terminalserveralternativet är alla personliga BackStage-inställningar och all information tillgänglig var du än arbetar och på vilken typ av enhet som helst. Exempel på personlig information kan vara en lista över missade samtal, den privata telefonboken, omdirigeringsprofilen, Busy Lamp Field och inställningar för tangentbordet. BackStage har även stöd för funktionen Central profil från Microsoft för situationer när medarbetarna inte har fasta skrivbordsplatser. Arbeta hemma och på distans Distansarbetare kan på ett enkelt sätt integreras i organisationens arbetsflöde. Med hjälp av BackStage IPtelefoni får medarbetarna full åtkomst till företagets systemfunktioner när de är anslutna via en Remote Access Service till företagets nätverk. De kommer åt sina arbetsfiler, sin e-post och röstbrevlåda och kan använda telefonfunktioner som till exempel konferenssamtal. Distansarbetare drar stor nytta av den starka integreringen av röst- och datafunktioner via PC. 3

4 Värdefulla funktioner BackStage förser inte bara din PC med alla tänkbara telefonfunktioner utan kan även användas för att ge andra typer av tillämpningar tillgång till telefoni. BackStage tillför datafunktionalitet och praktisk, enhetlig hantering av trådlösa telefoner och mobiltelefoner. Enkel samtalshantering Telefonfunktionerna visas på ett intuitivt sätt i färg i ett grafiskt användargränssnitt på datorn. Metoden att hantera samtal är densamma oavsett vilken telefon/dator som används. Detta ger en enkel och enhetlig samtalshantering inom hela företaget. Exempel på standardfunktioner för affärskommunikation är: Transport Vidarekoppling Återuppringning vid ledig eller upptagen Konferenssamtal Selektiv samtalsspärr Samtalsavvikning (call deflection) Det finns ännu fler bekväma funktioner. Ett exempel är den avancerade nummerhanteringen, möjligheten att använda + för utlandsprefix, användning av en publik behörighetskod när så krävs och bortfiltrering av blanksteg och symboler i befintliga nummerformat. Namnidentifiering är en mycket användbar funktion som visar det namn som är kopplat till numret. Funktionen kan användas tillsammans med Outlook-kontakterna och andra databaser. Det finns även andra funktioner som underlättar arbetet, till exempel innovativ talinteraktion. 4 Talinteraktion BackStage är integrerat med funktionerna för text till tal och uppringning med hjälp av röstkommando. Datorn kan säga namnet på den som ringer upp och du kan ringa samtal genom att uttala namnet på den person du vill ringa upp. Personliga verktyg BackStage innehåller en telefonbok för affärskontakter och privata kontakter, allt för att det ska gå så snabbt som möjligt att söka efter och ringa upp olika personer och nummer. Telefonboken är också den första källan för visning av uppringarens namn, en funktion du kanske känner igen från din mobiltelefon. Uppgifter kan även på ett enkelt sätt hämtas från befintliga databaser. I journalen loggas inkommande och utgående samtal och en lista över missade eller senast ringda samtal skapas. Journalinformationen kan även användas för utvärdering av samtalsstatistik. Ett annat verktyg är möjligheten att fritt konfigurera snabbnummer med hjälp av knappar på skärmen ett enkelt alternativ till att tilldela nummer direkt på telefonens knappsats. Fler personliga funktioner kan läggas till efter behov. Ytterligare personanpassat stöd kan fås via integration av applikationer eller via personliga profiler. Röstmeddelande och unified messaging Lyssna av meddelanden, få besked om att meddelande väntar, skaffa dig översikt över alla dina meddelanden med BackStage blir röstmeddelandefunktionerna ännu enklare att använda. Brevlådeinställningarna gör du med en musklickning. Du kan även bifoga namn från vilka datakällor som helst i dina meddelanden. Fler fördelar: Med hjälp av samtalsprofilerna i BackStage kan du på ett professionellt sätt länka röstmeddelanden till dina närvaroinställningar. Direkt återuppringning till röstmeddelanden med automatiskt stöd för funktioner som till exempel Transport och Konferens. Översikt över missade samtal, röstmeddelanden och snabbmeddelanden. Möjlighet att kombinera BackStage med handdator, mobil anknytning och unified messaging så att du smidigt kan styra din kommunikation var du än befinner dig. Gruppsamarbete Busy Lamp Field är ett BackStage-fönster som kan användas för att snabbt ringa upp personer med hjälp av deras namn. Dessutom finns här en översikt i realtid över de valda anknytningarna, som kan vara upp till 80 stycken eller till och med fler beroende på vilket kommunikationssystem som används. Användaren kan övervaka och hålla reda på om anknytningarna är lediga, upptagna, om det ringer på dem och om de är vidarekopplade eller parkerade. Ett enda musklick är vad som behövs för att ta ett samtal när din kollega inte kan svara, och popupmeddelanden kan konfigureras för övervakning av anknytningar. Det är även enkelt att ange frånvaroinformation och/eller aktivera och avaktivera vidarekoppling för kollegors

5 räkning. De anknytningar som visas i Busy Lamp Field kan väljas fritt av användaren och det är enkelt att konfigurera information för effektiv och flexibel gruppkommunikation. Integration med andra dataprogram BackStage kan användas för att lägga till telefonfunktioner i andra Windowsprogram så att användarna kan ringa direkt från till exempel MS Outlook, Excel, Word och Access. Det går även att ringa direkt genom att markera ett nummer på en webbsida. I programmet finns ett stort urval fönster av popup-typ som du till exempel kan koppla till företagets kundregister. När du ringer eller tar emot samtal visas information om personen i andra änden, till exempel namn, information om tidigare försäljning, adress och andra anteckningar automatiskt på skärmen. Detta leder till ökad effektivitet och bättre kundservice. Med en inledande, enkel konfiguration kan nästan alla Windows-baserade tillämpningar användas med BackStage på samma sätt. Det finns många gränssnittsalternativ, till exempel direktintegrering med MS Outlook, LDAP och DDE (Dynamic Data Exchange). Popup-fönster med kontaktanteckningar från Outlook är särskilt lätta att konfigurera eftersom du endast behöver välja önskad kontaktmapp. Det gör du med en musklickning när du använder funktionen för första gången. Den fördjupade integreringen av BackStage och MS Outlook sker med hjälp av en plug-in och ger dig även andra fördelar, till exempel automatisk vidarekoppling när du sitter i möte (baserat på kalendern) och schemaläggning av samtal. Samtalsprofiler och dirigering BackStage kan styra inkommande samtal till den lämpligaste anknytningen, gruppen eller till och med till ett externt nummer. Även här rör det sig om en enkel konfiguration som kan baseras på uppringarens nummer eller på kund-id. Dirigeringen kan till exempel baseras på det inkommande samtalets riktnummer så att utlandssamtal automatiskt dirigeras till personer med lämpliga språkkunskaper. På samma sätt kan samtal från viktiga kunder dirigeras direkt till personer med specialkunskaper. Detta är exempel på funktioner som endast brukar finnas i avancerade callcenter-lösningar. Med BackStage kan alla typer av företag dra fördel av förbättrad kundservice och effektiv samtalsdirigering. Dirigeringsfunktionen möjliggör också en hög grad av personlig service. Genom det enkla sättet att definiera samtalsprofiler förbättras kommunikationen i praktiken och inte bara i teorin. Vägen till bättre kommunikation Börja ringa via datorn Att utnyttja datorns och telefonens kombinerade fördelar börjar med möjligheten att ringa från standardprogram, till exempel MS Outlook. Med uppringningsfunktionerna i BackStage är det hur enkelt som helst. Mervärde för företaget Med BackStage är det inte bara möjligt att integrera telefonfunktionerna med andra program, det är dessutom enkelt. Du får tillgång till ett stort antal datafunktioner, från popupfönster till namnvisning. Det användarvänliga gränssnittet ger en flexibel och effektiv arbetsmiljö med både grundläggande funktioner, mer avancerade alternativ och fullskaliga scenarier baserade på datortelefoni, IP och tillämpningar för mobilitet. Integrering med andra program Det stora antal standardgränssnitt som erbjuds via Ericssons CT-plattformar och BackStage möjliggör mer specialiserade tillämpningar. Hur specifika dina krav än är kan du med andra ord alltid komplettera din lösning med kommunikationssystem och tillämpningar från Ericsson. Väx med Ericsson Våra lösningar för effektivkommunikation är flexibla när det gäller konfigurationer nyckelfunktioner storlek Allt eftersom verksamheten utvecklas är det enkelt att lägga till fler funktioner och göra anpassningar för att möta de ändrade kraven. Ta dig en titt Ta en titt på vårt prova-på-erbjudande och vårt erbjudande till referenskunder. 5

6 BackStage 5.0 Konfigurationer. Funktioner och användarscenarier. BackStage och BackStage och BackStage och WebSwitch BusinessPhone MD Evolution Datortelefoni Voice over IP Datortelefoni via Datortelefoni via IP/LAN, och Computer IP/LAN, C-Link via IP/LAN, WebLink BusinessLink Telephony Samtalshantering Vanliga samtal (uppringning, svar, nedkoppling; interna och externa samtal; till/från alla typer av anknytningar, inklusive IP. Inklusive handsfree-uppringning och samtal på systemtelefoner Nummerpresentation Parkering Flera samtal Transport Vidarekoppling Återuppringning Väntkoppling Konferens Inbrytning Svar Samtalsavvikning (call deflection) Tonvalsuppringning (DTMF) Avancerad prefixuppringning och nummerhantering Ljudsignaler Voice over IP Video over IP (1-3 videofönster) Integrering med röstmeddelande och unified messaging Inställningar för röstmeddelande med en klickning (t.ex. personlig hälsning) Grundläggande hantering av röstbrevlåda Integrerad hantering av röstmeddelanden Meddelande väntar-indikering Message Overview (Including status new - heard - stored. Message date and time) Nummerinformation (externa och interna) Namninformation (från integrerade kataloger, Outlook och företagsdatabaser via DDE, LDAP och skript) Meddelandedatum och -tid Hämta meddelande på valfri anknytning med hjälp av ett musklick Hämta meddelande på datorn med hjälp av ett musklick Ring upp avsändaren med hjälp av direktklickning (externa och interna) Integrerade snabbmeddelanden och meddelanden om återuppringning Frånvaroinformation Spela in Personliga verktyg Telefonbok (inkl. uppringning från) Journal (samtalslogg, missade samtal, senast uppringda inkl. uppringd från) Namnknappar och funktionstangenter 6

7 BackStage och BackStage och BackStage och WebSwitch BusinessPhone MD Evolution Datortelefoni Voice over IP Datortelefoni via Datortelefoni via IP/LAN, och Computer IP/LAN, C-Link via IP/LAN, WebLink BusinessLink Telephony Samtalsprofiler och routing Routing - baserad på uppringarens nummer (externt och internt) Routing - baserad på riktnummer Routing - baserad på VIP-kod Schemaläggning av funktioner (t.ex. vidarekopplingar och information. schemaläggning av samtal. flexibla funktionskoder, t.ex. nattkoppling). Tid- och datumbaserad aktivering Verktyg för arbetsgrupper Busy Lamp Field Onlinestatus Svara med hjälp av ett musklick, inkl. avisering Ange vidarekoppling Ange information Datasäkerhet Integrering av tillämpningar och data Uppringning med hjälp av snabbtangent från valfritt program Namnidentifiering och presentation (från telefonboken) Namnidentifiering och presentation (från MS Outlook, Lotus Notes eller annan databas) Integrering med MS Outlook: popupfönster med kontakter Integrering med MS Outlook (plugin): vidarekoppling baserad på avtalade tider (externa och interna) Integrering med MS Outlook (plugin): automatisk schemaläggning av samtal Integrering med MS Outlook (plugin): automatisk schemaläggning av funktioner (t.ex. nattkoppling) Integrering med MS Outlook (plugin): information baserad på avtalade tider Integrering med MS Outlook: E-postavisering om missade samtal Popupfönster (MS Word, Excel, Access och andra databaser) Integreringsfönster (t.ex. för integrering av webbkatalog) DDE-gränssnitt Skriptgränssnitt LDAP-anslutningar Talinteraktion Text till tal (talade namn-id) Uppringning med röstkommando (taligenkänning) Användarscenarier med hög mobilitet och flexibilitet Fullt stöd för mobil anknytning Fullt stöd för DECT-telefoner Särskilt stöd för mobila enheter, t.ex. handdatorer Personliga inställningar för valfri arbetsplats Valfri arbetsplats med hjälp av Voice over IP Åtkomst via webbläsare Stöd för terminalserver/-klient. Stöd för Citrix Stöds Stöds men beroende på konfiguration/inställningar (eller ofullständigt stöd) 7

8 Besök oss på vår hemsida BackStage: krav för olika konfigurationer BackStage & BackStage & BackStage & Terminalservermiljö BusinessPhone MD Evolution WebSwitch Datortelefoni Voice over IP(VoIP) Datortelefoni via Datortelefoni via via IP/LAN BusinessLink och datortelefoni IP/LAN, C-Link IP/LAN, WebLink System Kommunikations- BP 5.x, 6.0 CT-licens BP 5.1, 6.0 IPU MDE R6.0C WS 3.1 SP2 samma som resp. plattformar IPU (valfritt) (inkl. licenser) IP-kort CT via LAN UM-licens (valfritt) CT-licens CT-licens Kommunikationslänkar BusinessLink 3.0 eller högre BusinessLink 3.0 C-Link eller högre WebLink build 39 samma som resp. CT via LAN eller högre eller högre Systemkapacitet 80 användare per BPsystem enligt MDE-systemet enligt WS-systemet samma som resp. CT via LAN Telefoner Digitala systemtelefoner. PC. Mikrofon/högtalare Digitala systemtelefoner. Analoga telefoner och samma som resp. Trådlösa och analoga eller headset. Ljudkort Trådlösa och analoga IP-telefoner CT via LAN telefoner, IP-telefoner Mobil med full duplex. telefoner. Mjuka IP-klienter anknytning. Mjuka IP-klienter. Webbkamera (valfritt). (t.ex. NetMeeting) PC Processor server / klienter: 350 MHz enligt antalet användare Ledigt hårddiskutrymme server / klienter: 10/70 MB 2 MB / användare (normalt) Operativsystem server: Win NT 4.0, 2000 server: Win NT 4.0, 2000 server: Win NT 4.0, 2000 Enheter för användaråtkomst, som stöds klient: Win 95, 98, NT 4.0, klient: Win 2000, XP klient: Win 95, 98, NT 4.0, ME, 2000, XP Win 2000-server: stöd för ME, 2000, XP flera plattformar Övrig utrustning MS Office, MS Outlook 98 eller senare (valfritt), MS Internet Explorer 5.0 SP2 server eller senare (för visning samma som resp. CT via LAN av teknisk dokumentation): 1 ledig serieport vid V24-anslutning till kommunikationssystemet, klient för IP-anslutning: IP-anslutning Nordic Ericsson Enterprise LM Ericssons väg Stockholm SWEDEN Phone: enterprise.nordic@ericsson.com Producerad i december 2003 SV/LZT RE Ericsson Enterprise AB 2003 Ericsson förbehåller sig rätten till ändringar. Producerad i Sverige XBS ComPrint