LATHUND ACCESS 2000 SV/EN

Transkript

1 LATHUND ACCESS 2000 SV/EN RXK Läromedel, Riddarplatsen 36 Plan Järfälla Tel: , Fax: e-post: info@rxk.se

2 Detta material är författat av RXK Läromedel. Mångfaldigande av någon del av eller hela innehållet i denna Lathund är enligt lagen om upphovsrätt av förbjudet utan skriftligt medgivande från RXK Läromedel. Förbudet gäller alla former av mångfaldigande såsom kopiering, tryckning, överföring till datamedia, bandinspelning etc. ISBN , Produkt nr. Qrxk75 Copyright RXK Läromedel Uppdaterad Detta material är tryckt på miljövänligt papper.

3

4 Hitta enkelt i Lathunden SÖKRUBRIKER Sökrubriker är de rubriker Du söker på när Du använder den alfabetiskt ordnade innehållsförteckningen. TIPS Tipsen beskriver ett snabbt sätt att lösa problem på och är tänkt för vana användare. INSTRUKTIONER Gör så här instruktionerna visar hur Du snabbt löser problem steg för steg. Lathund Word 2000 Centrera text LEDBOKSTÄVER Ledbokstäver visar sökrubrikens första bokstav. Gör så här 1 Markera texten 2 Klicka på Centrera (Center) Tips! Kortkommandot för att centrera är + e Datum Automatiskt i dokumentet C-D Varje gång filen skrivs ut uppdateras datumet automatiskt. Gör så här 1 Välj Infoga-menyn (Insert) 2 Välj Datum och tid... (Date and Time...) BILDER Bilderna visar det Du ser på din skärm. Detta gör att instruktionerna blir lättare att följa. 3 Markera den typ och språk som önskas 4 Klicka på OK RXK Läromedel AB 2002

5 Innehållsförteckning Administratör...11 Adressetiketter...11 Behörighet...11 Administratör Användare Gäster Lägga till ny användare i databas Dela ut behörighet till användare Dela ut behörighet till grupper Bilder...15 Infoga bild i tabell Databas...17 Skapa ny databas Skapa ny tabell Skapa ny tabellfråga Skapa nytt formulär Skapa ny rapport Databasfönstret...24 Visa databasfönstret Databladsläge...25 Öppna tabell i databladsläge Växla mellan databladsläge och designläge Datatyp...25 Välja datatyp Dataåtkomstsida...26 Skapa en dataåtkomstsida med Autosida Ändra tema på Autosida Skapa en dataåtkomstsida med en guide Skapa en dataåtkomstsida av en befintlig webbsida Datum...29 Datum som fält Designläge...30 Tabell i designläge Formulär i designläge Öppna tabell/formulär i designläge Dialogrutor...32 Skapa dialogrutor till formulär

6 Esc...34 Fetstil...34 Filter...34 Skapa filter Spara filter som fråga Formulär...35 Skapa ett nytt formulär Redigera befintligt formulär Verktygsfältet Formulär Skapa ett snabbformulär Kolumn (snabbformulär) Tabellformulär (snabbformulär) Datablad (snabbformulär) Frågor...40 Verktygsfältet frågedesign Olika typer av frågor Skapa urvalsfråga Skapa tabellfråga Skapa borttagningsfråga Tilläggsfråga Skapa en ny tabell med hjälp av en tabellfråga Fältegenskaper...52 Fältstorlek Format Tal Datum/tid format Ja/Nej format Anpassade format Indatamask Titel Standardvärde Verifieringsuttryck Verifieringstext Obligatorisk Tillåt nollängd Indexerat Fältlista...56 Ta fram fältlistan Förflyttning i tabell

7 Grupper...57 Skapa en grupp Ta bort en grupp Guider...59 Databasguiden Tabellanalysguiden Uppslagsguiden Guider för import och export Frågeguiden Formulär- och rapportguider Guider och verktyg för underformulär och underrapporter Pivottabellguiden Databasdelningsguiden Hjälp...60 Hjälpfunktioner Hjälptext Importera / exportera...61 Importera tabell från Excel till Access Exportera från Access till Excel Importera Outlookkontakter till Access Adressetiketter av Outlookkontakter Exportera tabell till Word Indatamask och koder...67 Infoga indatamask i fält Skriva indatamask-kod Fältkoder Indexerat...71 Inloggning...71 Kolumn...71 Ändra bredd på kolumn Automatisk justering av kolumn Dölj kolumn Visa kolumn Sortera kolumn Koppla Access till Word...73 Kortkommandon...74 Linje...75 Infoga linje i rapport

8 Lösenord...75 Ändra gammalt lösenord Välja lösenord första gången Makron...76 Skapa makro Köra makro Koppla makro till formulär Redigera makro Markera...79 Markera i en tabell Markera text Markörförflyttningar med tangenter...80 Menyer...81 Minne...82 För lite minne Nyheter...82 Informationshantering via webben Importera Outlookkontakter till Access Skaffa Outlook-kontakter från en databas i Microsoft Access OfficeLinks...83 Spara databas i Word-format Poster...83 Visa ny post Lägga till post i formulärläge Primärnycklar...84 Välj primärnyckel Låta programmet välja primärnyckel Sekundärnyckel QBE...87 Rader...87 Ändra radhöjd Ta bort en rad i tabell Kopiera rad Radera tabell/formulär/frågor eller makron...88 Ram/Rektangel...89 Infoga ram i rapport Rapporter...89 Skapa rapport Skriva ut rapport

9 Ändra layout i en befintlig rapport Adressetiketter Referensintegritet...91 Villkor för referensintegritet Relationer...92 Att lägga upp/skapa relationer Verktygsfältet relationer Skapa en relation Relationsdatabas...94 Varför använder man Access? Relationsdatabasens tabeller Fält Primärnycklar Skrivare...96 Skriva ut hela formuläret eller tabellen Skriva ut flera exemplar Sortering...97 Sortera poster Starta om...98 Stänga Access...98 Stänga databas...99 Stänga tabell/formulär...99 Sökning...99 Tabeller Skapa ny tabell med tabellguiden Skapa ny tabell utan guide Tabellernas datatyp och egenskaper Tabellens innehåll Fältnamn Datatyp Ange fältegenskaper Ändra tabeller Ange Primärnyckel Teckensnitt Ändra teckensnitt i tabell Ändra teckensnitt i formulär Ändra teckensnitt på rapport Uttrycksverktyget Aktivera Uttrycksverktyget

10 Verktygsfält Visa Verktygsfält Verktygslådan Visa Verktygslådan Villkor Visningslägen Designläge Formulärläge Databladsläge Ångra Ändra namn på tabeller/formulär/frågor eller makron Öppna befintlig databas Engelska sökord

11 Microsoft Access 2000 A-B Administratör En person som är administratör för en databas har själv fulla rättigheter i databasen och är den som tilldelar övriga användare av databasen rättigheter. En administratör är också den som har behörighet och kan ändra eller ta bort andra användares lösenord. Med databasadministration avses den samling aktiviteter som krävs för att sköta enskilda databaser och databassystem. Avvikelser kan självklart förekomma. Aktiviteterna omfattar: Säkerhetskopiera databaser Skydda databaser Reparera databaser Komprimera databaser Optimera databaser Utforma databaser Adressetiketter Det går att skapa adressetiketter på flera sätt i Access. Du kan skapa adressetiketter direkt från en databas, se vidare Adressetiketter under rubriken Rapporter. Du kan även skapa adressetiketter baserade på dina kontakter i Outlook. Förutsatt att du har importerat dina kontakter till en tabell i Access, kan du härifrån skapa adressetiketter. Se vidare Adressetiketter av Outlookkontakter under rubriken Importera/exportera. Behörighet Med behörighetsinställningar kan man styra vem som har tillgång till vad i en databas. Det finns några begrepp som är viktiga att känna till när man gör inställningar för behörighet. Administratör Administratör är den person som är användare nummer ett och som bl a har rätt att ge olika användargrupper behörighet eller inte. Har du skapat databasen är du administratör och har som sådan tillgång till och rätt att göra ändringar i databasens alla delar. 11

12 B Lathund Access 2000 sv/en Användare Användare är de som har fått egna inloggningsnamn i databasen och behörighet till vissa delar av databasen. Som användare har man sällan rätt att göra förändringar i databasens utförande. Gäster Till gäster räknas de som inte är användare eller administratör. Som gäst har man troligtvis minst rättigheter i en databas. Lägga till ny användare i databas Gör så här 1 Öppna databasen 2 Välj Verktyg (Tools)-menyn 3 Välj Säkerhet (Secutity) 4 Välj Konto för användare/grupper (User and Group Accounts) Nu visas dialogrutan Konto för användare/grupper 5 Klicka på Ny (New) 6 Skriv in den nya användarens namn och ID-nummer: 12

13 B 7 Klicka på OK 8 Den nya användaren registreras automatiskt i gruppen Användare (Users) Om du vill ge den nya användaren full frihet i databasen markerar du Administratörer (Admins) och klickar på Registrera (Add) 9 Klicka på OK Dela ut behörighet till användare Gör så här 1 Öppna databasen och logga in som administratör 2 Välj Verktyg (Tools)-menyn 3 Välj Säkerhet (Secutity) 4 Välj Behörighet för användare/grupper (User and Group Permissions) 13

14 B Lathund Access 2000 sv/en Nu visas dialogrutan Behörighet för användare/grupper (User and Group Permissions). 5 Markera den användare som du vill göra inställningar för vid Användare/grupp: (User/Group name:) 6 Klicka på listpilen vid Objekttyp: (Object type:) och välj vilket objekt inställningarna ska gälla för 7 Välj rätt objekt vid Objektnamn (Object name) 8 Markera de alternativ under Behörighet (Permissions) som användaren ska ha behörighet till 9 Klicka på Verkställ (Apply) 10 Klicka på OK Dela ut behörighet till grupper Gör så här 1 Öppna databasen och logga in som administratör 2 Välj Verktyg (Tools)-menyn 3 Välj Säkerhet (Secutity) 4 Välj Behörighet för användare/grupper (User and Group Permissions) 5 Välj Grupper (Groups) vid Lista: (List:) 14