Praktiska frågor kring arbetsplatsen från A till Ö

Transkript

1 Praktiska frågor kring arbetsplatsen från A till Ö Sociologiska institutionen finns i kvarteret Engelska parken, Humanistiskt centrum. Besöksadress: Sociologiska institutionen Thunbergsvägen 3H Tel: Fax: Postadress: Sociologiska institutionen Box Uppsala På den gemensamma sidan för Engelska parken finns skiss över byggnaden. Sociologen hittar du i hus 2 och 3. Expedition, studievägledning, ledning, anslagstavlor, postfack mm finns på plan 1 (1½ tr.) i hus 3. Allmänt Uppsala universitet har Sveriges äldsta sociologiska institution. Antalet anställda uppgår till cirka 60; professorer, forskare, lektorer, forskarassistenter, doktorander med doktorandtjänst och personal i administrationen. Inom grundutbildningen studerar omkring 500 studenter sociologi, socialpsykologi, sociologi med inriktning mot arbete, organisation och personal (AOP) eller på socionomprogrammet. Institutionen är också värd för personal- och arbetslivsprogrammet. Inom forskarutbildningen slutförs cirka fem doktorsavhandlingar per år. Institutionsstyrelsen (IS) är institutionens högsta beslutsfattande organ och har ett övergripande ansvar för policyfrågor och för beslut om budget och bokslut. IS sammanträder ca tre gånger per termin. Protokoll skrivs vid varje möte och läggs efter cirka en vecka ut på Prefekten är institutionens chef och institutionsstyrelsens ordförande. Utöver prefekten finns det två studierektorer, en för grundutbildningen och en för forskarutbildningen (när det talas om endast studierektor är det vanligen den förstnämnda av dessa som avses). Det finns också en ställföreträdande prefekt. Prefekt, stf. prefekt och studierektorer utses för en period av tre år. För närvarande är Patrik Aspers prefekt, Kerstin Rathsman stf. prefekt, Michael Allvin studierektor för grundutbildningen och Rafael Lindqvist studierektor för forskarutbildningen. Nämnden för grundutbildning (GRUN) förbereder alla frågor gällande grundutbildningen, som ska beslutas i styrelsen och ansvarar för planeringen och verkställandet av grundutbildningens verksamhet. I GRUN diskuteras bl a kursvärderingar och föreslås kursplaneändringar. Ärenden och frågor lämnas till ordförande Michael Allvin. GRUN är sammansatt av representanter för lärare och studenter. Studentrepresentanter till GRUN utses av styrelsen på förslag från studenter. Forskarutbildningsnämnden (FUN) handlägger alla övergripande frågor som berör forskarutbildningen i enlighet med den delegationsordning som fastställts av institutionsstyrelsen. Hit hör frågor som kursutbud, undervisnings- och examinationsformer, utvärderings- och kvalitetsarbete, att bevaka doktorandernas rättigheter och arbetsförhållanden mm.

2 Administrativa system Vid Uppsala universitet finns en mängd administrativa system, även om du inte kommer att arbeta i dem alla, kan det vara bra att känna till att de finns och vad de används till. AKKA EDGAR DISA DiVA GLIS KDB Primula Raindance Selma Studentportalen TimeEdit Universitetets gemensamma katalog- och behörighetssystem som används både för att visa universitetets organisation och kontaktuppgifter, att visa vilka som är anställda och övrigt verksamma vid universitetet samt ge studenter, anställda och övriga verksamma kontrollerad tillgång till elektroniska resurser vid universitetet. Universitetets system för elektronisk hantering av rekryteringsbeslut. Bibliotekssystem Digitala Vetenskapliga Arkivet är Uppsala universitets system för elektronisk publicering och registrering av publikationer som produceras av forskare, lärare och studenter. Det är obligatoriskt för forskare och anställda att registrera sina publikationer i DiVA. Ledningsinformationssystem Kontraktsdatabasen Personaladministrativt system Ekonomisystem Utbildningsdatabas för utbildning på grundnivå och avancerad nivå. Systemet hanterar kursplaner och kurslitteraturlistor, utbildningsplaner samt kurs- och programtillfällen. Studentportalen ger inloggade studenter tillgång till kurs- och programsidor, studieresultat, studieintyg, kårinformation, egen filarea och webbpost m.m. Studentportalen erbjuder många funktioner som underlättar undervisning, administration och kommunikation. Lokalbokningssystem Tur&Retur System för hantering av reseräkningar och traktamenten. UPPDOK Urkund UUplus W3D3 Studiedokumentationssystem som omfattar studerande på grundnivå, avancerad nivå och forskarnivå. En lokal variant av det nationella systemet Ladok. System för plagiatkontroll. System för planering och uppföljning. Ärende- och dokumenthanteringssystem (diarium).

3 Arvodesräkningar mm Arvodesräkningar mm ska lämnas till Emma Hansen Dahlqvist senast den femte den månad utbetalning ska ske. Studierektor ska godkänna all timarvoderad undervisning innan blanketten lämnas för utbetalning. Anställda vid Uppsala universitet kan inte få arvode. Bildskärmsglasögon Den som arbetar mer än en timme om dagen med bildskärmsarbete har rätt att få en synundersökning och vid behov även glasögon för bildskärmsarbete. Institutionen bekostar synundersökning och glasögon. Bildskärmsglasögon, som bekostas av arbetsgivaren, är arbetsgivarens egendom och ska förvaras på arbetsplatsen. Normala läsglasögon ersätts inte. Uppsala universitet använder sig av ett statligt ramavtal. (Avtalsnummer FM , med giltighetstid till ). Synoptik ska anlitas som leverantör på de orter där Synoptik finns representerade. Det går att boka tid för besök via Synoptiks webbplats. Rekvisition ska tas med för att institutionen ska kunna faktureras och få rätt pris enligt avtalet. På rekvisitionen ska det framgå vilken typ av glas som krävs och vilka synavstånd som gäller för arbetet vid bildskärmen. Bisysslor Lärare ska löpande redovisa sina bisysslor, detta görs i Primula webb Information om och föreskrifter för bisysslor finns på och som länk i Primula. Observera att även den som inte har någon bisyssla ska redovisa detta. Brand Vid brandlarm skall lokalerna alltid utrymmas. Följ utrymningsskyltarna som sitter i takhöjd. Använd trapporna. Hissarna är avstängda och ställer sig automatiskt på bottenvåningen (om det inte är där det brinner). Brandskyddskontrollanten på institutionen ser till att personalen utrymmer lokalerna. Sociologiska institutionen återsamlas vid Folke Bernadotte bysten i Engelska parken. Undervisande lärare ser till att undervisningslokalen utryms och hänvisar studenterna i gruppen till institutionens uppsamlingsplats. Det är viktigt att samtliga beger sig till uppsamlingsplatsen och inte stannar precis utanför byggnaden, då utryckningsfordonen måste ha tillträde till vägar och innergårdar för räddningsaktioner och brandbekämpning. Datorer För att få hjälp med datorsystemen, kontakta systemadministratörerna i första hand via e-post helpdesk@kvk.uu.se och i andra hand på telefon Vår systemadministratör Anders Hökback nås på För att du ska få rätt hjälp behöver de få veta: Ditt namn Vid vilken institution du är anställd Ditt rumsnummer Ditt telefonnummer Vad din dator (datorlådan, ej skärmen) har för stöldnummer (sexsiffrigt och börjar på noll)

4 För att central administration skall vara möjlig skall alla datorer alltid vara påslagna. Av samma skäl kommer alla datorer också att automatiskt startas om med jämna mellanrum. Logga ut men stäng inte av datorn. Diarie och arkiv Universitetets ärende- och dokumenthanteringssystem, W3D3, används för diarieföring av alla handlingar inom universitetet. Universitetets registratorer kan ge information om vad som finns i ärende- och dokumenthanteringssystemet. Helena Olsson är registrator på institutionen, hon ansvarar också för vårt arkiv. Emma Hansen Dahlqvist är registrator för personalärenden. Läs mer om diarie och arkiv på Egenrapportering i Primula webb Du hittar Primula webb via adressen: Följ inloggningslänken för att logga in med så kallad CAS-inloggning (samma inloggning till flera tjänster) där du använder ditt UpUnet-konto med lösenord A. Du kan ansöka om olika typer av ledigheter direkt via Primula webb, ledighet för annan anställning ska sökas på blankett som finns i HR-guiden Det är viktigt att du som anställd ser till att dina adressuppgifter i Primula webb hålls uppdaterade. E-post Som anställd eller verksam vid sociologiska institutionen erhåller du en e-postadress enligt formen fornamn.efternamn@soc.uu.se. När man slutar sin anställning tas man normalt bort ur AKKA och i samband med detta upphör e-postadressen att gälla. Kontakta Emma Hansen Dahlqvist, katalogadministratör på institutionen, för att få reda på när detta kommer att ske. För mer information, se E-postlistor På institutionen finns för närvarande fyra e-postlistor, som administreras av Emma Hansen Dahlqvist. För dessa gruppadresser finns särskilda regler som fastställts av prefekten. ALLA KAFFE- RUMMET SOCDISK FOU Alla anställda och verksamma vid institutionen, ska användas för administrativa meddelanden och information från ledningen. Alla anställda och verksamma vid institutionen, ska användas för meddelanden av mer informellt slag. Gruppadress för diskussion, alla som vill får vara med. Alla aktiva doktorander.

5 Expenskonton Varje doktorand har ett expenskonto om kronor som kan användas under den betalda studietiden. Universitetslektorer med tillsvidareanställning har årligen kronor till förfogande för expenser (bokinköp, konferenser etc.). För professorer gäller kronor. Summan räknas om i proportion till tjänstgöringsgrad för den som arbetar deltid. Fakturor Uppsala universitet har elektronisk fakturahantering, alla pappersfakturor från svenska leverantörer ska skickas direkt till skanningsföretaget Itella. Faktureringsadressen är Uppsala universitet FE HACKÅS Utländska leverantörer och de leverantörer som skickar e-faktura ska skicka sina fakturor till institutionens adress. Det är mycket viktigt att ditt namn och institutionens referenskod 220 finns angivna på fakturan. Fika Institutionens fika- och lunchrum finns i hus 3, rum Våra dagliga fikatider är 9.30 samt Institutionen tillhandahåller kaffe, te och frukt. Flextidsredovisning Vid institutionen tillämpas s.k. utökad flexibel arbetstid för TA-personal. Flexramen är Inom flextiden får arbetstagaren själv bestämma arbetstidens förläggning under förutsättning att verksamheten så medger. Använd mallen för flextidsredovisning som finns på personalavdelningens hemsida, Där kan du också läsa mer om reglerna för flexibel arbetstid. Efter varje månadsskifte redovisar du ditt månadssaldo till Emma Hansen Dahlqvist. Friskvård Från och med 1 januari 2011 är universitetets friskvårdsbidrag kr per termin eller kr per år. För bidrag krävs inlämnande av originalkvitto till personaladministratören. En förutsättning för att få ersättning är att den anställde innehar en anställning (oavsett sysselsättningsgrad) under motionskortets giltighetstid. Är du anställd 10 månader av ett årskort ersätts tio tolftedelar av kostnaden för kortet. Emma Hansen Dahlqvist är friskvårdsansvarig på institutionen. Det finns en möjlighet för personal med reglerad arbetstid att ägna en arbetstimme per vecka till motion. Utnyttjande av friskvårdstimmen förutsätter ett godkännande i förväg av närmaste chef om aktivitet och vald tidpunkt så att verksamheten inte störs. Frånvaro När du av någon anledning är frånvarande från arbetsplatsen, använd de möjligheter som finns att informera kollegor och andra som söker dig om var du är och när du kan förväntas vara tillbaka. Lägg ett frånvaromeddelande i e-posten, använd hänvisningskoder eller telefonsvarare och skriv ett meddelande på den lilla skrivtavlan utanför arbetsrummet.

6 Företagshälsovård Uppsala universitet har tecknat avtal med Länshälsan angående företagshälsovård. Samtliga anställda vid Uppsala universitet tillhörande nedanstående grupper har rätt att nyttja Länshälsans tjänster i arbetsrelaterade frågor. Samtliga tillsvidareanställda Samtliga tidsbegränsat anställda med en anställning som omfattar minst 6 månader och en aktuell tjänstgöringsgrad motsvarande minst 20 %. Prefekten avgör om en tidsbegränsad anställd uppfyller detta villkor. Vid oklarheter kan prefekten samråda med personalavdelningens kontaktpersoner. Samtliga antagna forskarstuderande (doktorander), oavsett finansieringsform, som har en aktuell aktivitetsgrad på minst 20 %. Prefekten ansvarar för att avgöra om en doktorand uppfyller detta villkor. Öppettider och tillgänglighet Länshälsans öppettider är vardagar kl med avbrott för lunch mellan kl Telefonnummer; Vid kontakt med Länshälsan ska svar från medicinsk/psykosocialt kunnig person erhållas inom 2 timmar måndag fredag kl Akuta tider ska erbjudas samma dag efter överenskommelse med beställaren. Första hjälpen Första hjälpen-tavla finns i köket utanför vårt fikarum på plan 2. Hjärtstartare finns att tillgå i informationen i källarplanet, hus 3. Hemsidan Sociologiska institutionens hemsida återfinns på Katriina Östensson är webbansvarig på institutionen. Vi använder profilsidorna i medarbetarportalen för våra personliga presentationer. Institutionsgemensamma möten En tisdag i månaden är det prefektfika kl Detta är ett forum för information och diskussion dit alla verksamma vid institutionen är välkomna. Institutionsdagen äger rum i juni varje år, det är en heldag då vi brukar åka till en kursgård i närområdet för att diskutera gemensamma frågor. Utöver dessa institutionsgemensamma möten träffas anställda i olika konstellationer som professorskollegium, lärarmöten, handledarkollegium och TA-möten. Kontorsmaterial Helena Olsson ser till att det finns ett basförråd på institutionen, detta återfinns i ett skåp i korridoren i hus 3, plan 1. Om du behöver något extra kan du hämta eller beställa direkt i kontorsbutiken, intendenturavdelningen i källarplanet, kontorsbutiken@kvk.uu.se. Du beställer i ditt eget namn och räkningen skickas till Ulrika Söderlind på institutionen. Kopiering, utskrifter och scanning Innan du kan skriva ut, kopiera eller scanna måste du först registrera ditt passerkort: Gå till kopiatorn. Visa ditt passerkort för kopiatorn. Klicka på Användarnamn knappen på kopiatorns display. Skriv in ditt användarid och klicka på OK 2ggr.

7 Gör sedan så här för att lägga till skrivarna i din Windows: Klicka på: Start/Alla Program/Printers/ och dubbelklicka på skrivaren Print Anywhere. Välj sedan Print Anywhere skrivaren som Standardskrivare (Default printer) i Windows. Nu kan du alltid skriva ut till Print Anywhere och sedan gå till valfri kopiator och visa ditt passerkort, då kommer utskriften ut. Utskriften ligger alltså och väntar till dess du visar ditt kort för någon av skrivarna. Instruktioner och mer information finns på kvarteret Engelska parkens hemsida Vid problem kontakta helpdesk@kvk.uu.se eller akut på Lönebesked Lönebesked skickas inte ut per post, utan finns istället åtkomliga via Primula webb. När du loggat in, klicka på Lönespecifikation under rubriken Min sida. Du får då upp din senaste lönespecifikation. Om du vill titta på tidigare lönebesked, ange år och månad i fältet och klicka på Hämta. Ta för vana att kontrollera ditt lönebesked varje månad, kontakta Emma Hansen Dahlqvist om du har frågor eller om uppgifterna inte stämmer. Nycklar och passerkort Nycklar och passerkort beställs av Emma Hansen Dahlqvist. Hon har också extra nyckel och passerkort för utlåning till exempelvis timlärare och gästforskare som tillfälligt vistas på institutionen. Ombud Emma Hansen Dahlqvist är jämställdhetsombud, hon är också ordförande i gruppen för lika villkor. Brandskyddskontrollant och tillgänglighetsombud har till uppgift att uppmärksamma personalen på brandskyddsfrågor och att bevaka, förebygga och åtgärda vissa arbetsmiljöproblem knutna till de lokaler institutionen hyr. Brandskyddskontrollant och tillgänglighetsombud är Agneta Hugemark. Skyddsombud genomför årlig skyddsrond samt bevakar arbetsmiljöfrågor löpande. Skyddsombud är Tor Larsson och biträdande Lisa salmonsson. Organisationsnummer Uppsala universitets organisationsnummer är Parkering Det krävs särskilt tillstånd för att parkera inom campusområdet, det hämtas i informationen i källarplanet. Parkeringsavgift enligt taxa 2 skall erläggas. De parkeringar som i dag är kopplade till universitetets passersystem är programmerade så att universitetsanställda med sitt passerkort får en gratis biljett kvällar och helger i automaten. I Engelska parken gäller det särskilda tillståndet som biljett kvällar och helger Personlig filarea Din personliga filarea är åtkomlig från hela internet och kan vara ett smidigt sätt att flytta filer mellan hemmet och jobbet, eller mellan två arbetsplatser. Backup av filerna görs varje natt.

8 Du har 100 MB utrymme till ditt förfogande. I webbgränssnittet ser du hur många procent av din quota du använder. Under en kortare period tillåts du överskrida quotan med 40 MB. Om du utnyttjar mer än 100 procent av din quota under mer än några dagar kan det hända att administratören tar bort filer för dig. Om du utnyttjar mer än 100 procent av quotan får du ett mejl som varnar dig. Webbinloggningen görs via CAS. Med CAS kommer du åt flera av universitets skyddade tjänster med en och samma inloggning. Post Posten kommer vid kl. 9 på förmiddagen och hämtas vid klockan 15, postfacken finns på plan 1 i hus 3. Institutionens kuvert med streckkod kan inte läggas på vanlig brevlåda, utan måste gå genom kvarterets posthämtning. Internpost kan skickas inom hela universitetets organisation. Om du missat den sista posthämtningen på institutionen, kan du lämna din post i informationen i källarplanet senast Post ska öppnas dagligen, av praktiska skäl är det bra om du undviker personadresserad post i den mån det är möjligt. Lämna gärna fullmakt för öppning av personadresserad post vid längre frånvaro. Resebokning Uppsala universitet har resebyråavtal med American Express. Avtalet innebär väsentligt lägre kostnader för beställning av resor och enligt universitets riktlinjer för tjänsteresor och möten skall tjänsteresor därför bokas hos den avtalade resebyrån. Din resenärsprofil lagras numera endast i Uppsala universitets självbokningssystem online och används både för resor du bokar online och för resor du bokar hos resebyrån via telefon eller e-post. Alla ändringar som du gör i din resenärsprofil online synkroniseras automatiskt direkt till resebyrån. Du som resenär är ansvarig för innehållet i din resenärsprofil och resekonsulten på resebyrån har inte möjlighet att hjälpa till med uppdateringar av denna. American Express Business Travel Box Telefon: Rosenlundsgatan 29 C Telefax: STOCKHOLM E-post. Sto3@aexp.se Öppettider Mån-fre 08:00-17:00 AXcess After Hours - skall endast användas i nödfall, kostar extra!: För att komma in i självbokningssystemet, logga in på URL: När du bokar en resa skall du uppge institutionens referenskod 220. Läs mer om resor och resebokning på Reseräkningar Ulrika Söderlind är ansvarig för Tur&Retur på institutionen. Reseräkningsblanketter kan hämtas hos henne eller på Du bör lämna din reseräkning till Ulrika senast den tionde i den månad du vill ha din ersättning utbetald. Fäst dina kvitton på ett separat papper.

9 För att kunna betala ut ersättning för resor och logi till personer bosatta utomlands krävs ett s.k. SINK-beslut från Skatteverket. Detta kräver en del administration och lång framförhållning. Det är därför att föredra att de omkostnader vi ska stå för faktureras institutionen direkt. Semester Det finns ett lokalt kollektivavtal om förläggning av semester för lärare m.fl. (professor, universitetslektor, universitetsadjunkt, forskarassistent, utländsk lektor, gästlärare, forskare, postdoktor, doktorand, assistent med utbildningsbidrag, assistent i egen forskarutbildning och amanuens). Hela årssemestern läggs för dessa grupper schablonmässigt till den undervisningsfria delen av sommaren med början måndagen efter midsommardagen, om inte annat skriftligen överenskommits mellan prefekten och den anställde. Övriga ansöker om semester i Primula webb. Sjukdom Sjukdom ska anmälas till Emma Hansen Dahlqvist eller emma.dahlqvist@soc.uu.se, som registrerar sjukfrånvaron i Primula webb. Är du sjuk i mer än 7 dagar måste du lämna in läkarintyg. När du återgår i tjänst gör du en friskanmälan i Primula webb. Observera att sjukavdrag görs till dess friskanmälan registrerats. Sjukdom som medför inställd lektion ska också anmälas till Margareta Mårtensson på expeditionen måndag och onsdag , tisdag och torsdag , övrig tid Observera att denna anknytning inte får lämnas ut till studenter. Säkerhet och väktarassistans Uppsala universitet har från april 2011 anlitat Securitas bevakning som vaktbolag. Vid behov av akut väktarstöd är journumret Uppge 1. plats (Uppsala universitet & din institution, adress) 2. ditt namn 3. "vi behöver väktarstöd omgående pga..." Vid nödsituation är larmnumret liksom tidigare (00)112. Vid skadegörelse som inte är akut och rör fastigheten, ring Akademiska hus journummer Telefoner För att komma ut på linjen, slå 00 (detta gäller även samtal till larmnumret 112), för att komma till universitetets växel, slå 999. För mer information om telefoni och hänvisningssystem mm, se under länken för anställda insidan och sedan telefoni. Emma Hansen Dahlqvist ansvarar för beställning och flytt av anknytningar. Tjänsteresor och tjänstereseförsäkringen Universitetets tjänstereseförsäkring, tecknad hos Kammarkollegiet, gäller för anställda och uppdragstagare på tjänsteresa. Med tjänsteresa avses en resa som företas på uppdrag av myndigheten. För att den som reser i arbetet skall ha försäkringsskydd måste resan alltså vara beordrad. Till personaladministratören i förväg anmäld planerad utrikes resa inom ramen för anställningen anses vara av prefekten beordrad.

10 Inför varje resa ska du i god tid informera om dina resplaner. Detta gör du genom att skicka e- post till personaladministratören med följande information: 1. När du åker 2. När du kommer tillbaka 3. Vart du åker 4. Resans ändamål 5. Vilket anslag, myndighet, organisation etc. som betalar resan Vid tjänsteresor utanför Norden och EU bör du ha med dig ett försäkringskort som visar att du omfattas av kammarkollegiets tjänstereseförsäkring. Detta kort skrivs ut av Emma Hansen Dahlqvist. Vistitkort Visitkort beställs hos Universitetstryckeriet eriet/kontorstryck/ Som behörig beställare ska du ange Ulrika Söderlind. Webbmail Du kan komma åt att läsa din e-post via Webbinloggningen görs via CAS. Med CAS kommer du åt flera av universitets skyddade tjänster med en och samma inloggning.