Utvärdering och översyn av Arkivnämndens verksamhet

Storlek: px
Starta visningen från sidan:

Download "Utvärdering och översyn av Arkivnämndens verksamhet"

Transkript

1 Utvärdering och översyn av Arkivnämndens verksamhet Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Management Consulting Enterprise Solutions Digital Solutions

2 Innehållsförteckning Förord och sammanfattning 4 Bakgrund och uppdragsbeskrivning 7 Avgränsningar 9 Angreppssätt och metodik 11 Nulägesanalys 12 Hantering av styrnings- och ledningsfrågor, samt beslutsprocessen 13 Regionarkivets ekonomistyrning och uppföljningen av nämndens beslutade mål 17 Regionarkivets tillsyn och inspektion av att bolag och nämnder 22 Arbetet med främjande av arkivvård, samt rådgivning och konsultativ roll 24 Systematik i utvecklingsfrågor 25 Rekommendationer och fortsatt arbete 26 Rekommendationer 27 Regionarkivets styrkor, svagheter, möjligheter och hot (SWOT) 33 Fortsatt arbete 34 Referenser 35 Appendix 40 Regionarkivets organisation 41 Regionarkivets konteringsstruktur 42 Begränsad intressentnöjdhetsundersökning 43 Benchmark Regionarkivets lokalkostnader 44 2

3 Innehållsförteckning Förord och sammanfattning Bakgrund och uppdragsbeskrivning Avgränsningar Angreppssätt och metodik Nulägesanalys Rekommendationer Referensram Appendix 3

4 Förord och sammanfattning Förord Föreliggande utvärdering har genomförts vid en tidpunkt där det är 15 år sedan Regionarkivets verksamhet i nuvarande form startade och då förvaltningschefen, vilken varit med sedan starten och starkt präglat dess utveckling, går i pension. En ny förvaltningschef är utsedd och tillträder sin befattning i september. Vi har fokuserat vårt arbete på att identifiera framtida utmaningar och förbättringsområden. Detta har skett utifrån en inledande nulägesanalys baserad på informationsinsamling genom inläsning av tillgänglig dokumentation och via ett relativt stort antal intervjuer. Dessa har varit i formen av öppna intervjuer och representerar såväl nämnden, förvaltningen, fackliga företrädare som kunder (myndigheter och bolag). Syftet har varit att, utifrån Acandos perspektiv, uppnå en så balanserad bild som möjligt av Regionarkivets verksamhet. Baserat på intervjuerna, tillgänglig dokumentation och våra egna erfarenheter inom arkiv- /dokumenthantering har vi skapat oss en samlad bild av verksamheten vilken redovisas i vår utvärdering. Genom att vi i utvärderingen fokuserar på utmaningar och förbättringsområden finns en viss risk att den kan upplevas ge en negativ syn på verksamheten. Utifrån våra intervjuer kan vi samtidigt konstatera att det i det dagliga arbetet utförs många bra insatser och att det finns en insikt om och önskemål om att utveckla verksamheten. Vi ser även att det finns en stor efterfrågan på Regionarkivets kompetens och en önskan om ett närmare samarbete med intressenterna. Baserat på vår analys av nuläget har vi identifierat ett antal utmaningar som vi bedömer att Regionarkivet står inför. Utifrån dessa lämnar vi förslag till områden där Regionarkivet har att utvärdera och prioritera föreslagna åtgärder. I detta ligger även att välja relevant ambitionsnivå utifrån Regionarkivets bedömningar och förutsättningar. Genomförd utvärdering ska ses som ett underlag och stöd i ett framtida förändringsarbete. Vår referensram utgörs av våra egna erfarenheter samt externa och interna regelverk / rekommendationer med koppling till kommunal verksamhet i allmänhet och arkivverksamhet i synnerhet. Den nulägesanalys och de rekommendationer som lämnas här utgör Acandos uppfattning och bygger på vår bild av verksamheten. Därtill våra generella erfarenheter inom området organisation, ledning och styrning avseende vad som bör finnas på plats för att skapa förutsättningar för att kunna bedriva en ändamålsenlig och effektiv verksamhet. Sammanfattning Nuläge Arkivnämnden och Regionarkivet är sedan år 1999 gemensam arkivnämnd respektive förvaltning för huvudmännen Göteborgs Stad och Västra Götalandsregionen. Göteborgs Stad har det administrativa ansvaret för Regionarkivet. Nämndens huvuduppdrag är att driva arkiv och arkivfrågor för uppdragsgivarna, medan Regionarkivet utför uppdraget. Göteborg Stad utgör en av Sveriges fyra utvalda intensivdataområden, vilket innebär att arkivhandlingar inom vissa områden ska bevaras i större omfattning. Acando har av huvudmännen fått i uppdrag att under våren 2014 genomföra en genomlysning av verksamheten och bedöma om verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt och effektivt sätt, samt beskriva vilka framtida utmaningar verksamheten står inför. 4

5 Förord och sammanfattning Nuläge (forts.) Genomförd genomlysning av verksamheten visar är att det finns ett stort intresse och efterfrågan för Regionarkivets kompetens och tjänster. Området Rådgivning och tillsyn betraktas av arkivbildarna som en av Regionarkivets viktigaste uppgifter. Samtidigt kan konstateras att det har funnits och finns en upplevd otydlighet i Regionarkivets uppdrag, eller i tolkningen av detta. Till detta ska läggas att det från högsta förvaltningsledningen har funnits ett upplevt synsätt att informationsbevarande har högsta prioritet samt att det i arkivariens roll ingår att veta vad och hur arkivarbetet ska bedrivas. Bred tillsyn enligt arkivlagstiftningen och en proaktiv strukturerad styrning av verksamheten, konkreta mål och ett långsiktigt perspektiv har fått stå tillbaka. Sedan starten år 1999 har organisationen förändrats, komplexiteten ökat och behovsbilden hos intressenterna har förändrats vilket sammantaget leder till att verksamheten inte kan anses vara självstyrande. Konsekvenser Konsekvenserna för Regionarkivet har bland annat blivit otydlighet kring inriktning och styrning vilket lett till en delvis individstyrd organisation, en eftersatt tillsynsfunktion, en onödigt hög belastning på arkivvårdsgrupperna eftersom inlevererat arkivmaterial ej håller rimlig kvalitetsnivå och en oklar förmåga att effektivt möta kommande behov inom exempelvis IT. För Regionarkivets intressenter har detta resulterat i en upplevd bristande tillgänglighet och stöd i arkivfrågor, när behovet i realiteten är ökad tillsyn och behovsdriven rådgivning för att hantera den generellt sett låga interna arkivkompetensen hos arkivbildarna. Slutsatser Mot bakgrund av Regionarkivets avsaknad av målbild, strategiskt perspektiv, otydligheter i organisation, roller och ansvar samt en svag verksamhetsstyrning blir det problematiskt att bedöma huruvida Regionarkivets verksamhet bedrivs på ett ändamålsenligt och effektivt sätt. Acando konstaterar att det utifrån genomlysningens resultat finns utrymme för flertalet förbättringar vilka sammantaget bör öka ändamålsenlighet och effektivitet med avseende på bland annat en mer uttalat behovsdriven intern resursfördelning, fokusering på kärnverksamheten samt en förbättrad dialog med intressenterna. Utifrån genomförda intervjuer upplever Acando att det finns goda möjligheter att genomföra föreslagna förbättringar och att det generellt sett finns stöd för förändringsarbete hos såväl medarbetare som övriga intressenter. Rekommendationer Acando rekommenderar Regionarkivet att, i samarbete med Arkivnämnden och huvudmännen, ta fram en gemensam uppfattning kring vad som ska ingå i kärnverksamheten och vad som kan, respektive inte kan, göras utöver denna. Därtill etablera en målbild samt tydliggöra organisationsstruktur, roller och ansvar. Vidare att etablera en ledningsgrupp som styr och leder utifrån ett mer strategiskt verksamhetsstyrningsperspektiv i syfte att på sikt uppnå målbilden. Regionarkivet behöver gå från att betrakta verksamheten utifrån de två arkivdepåerna till en enhetlig verksamhet, exempelvis genom att införa ett processorienterat arbetssätt. Regionarkivet rekommenderas även att se över den finansiella situationen bl.a. genom ökad ekonomisk transparens. För att adressera utmaningarna med framtidens lagring och tillgängliggörande av arkivmaterial rekommenderas att Regionarkivet utarbetar en IT-strategi. 5

6 Innehållsförteckning Förord och sammanfattning Bakgrund och uppdragsbeskrivning Avgränsningar Angreppssätt och metodik Nulägesanalys Rekommendationer Referensram Appendix 6

7 Bakgrund och uppdragsbeskrivning Västra Götalandsregionen har tillsammans med Göteborgs Stad en gemensam arkivnämnd (Västra Götalandsregionen finansierar 60 procent och Göteborgs Stad 40 procent). Nämndens huvuduppdrag är att driva arkiv och arkivfrågor för uppdragsgivarna, medan Regionarkivet utför uppdraget. Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad önskar utvärdera och se över Arkivnämndens verksamhet samt få en bedömning av hur verksamheten fungerar. Det finns idag oklarheter både i styrning- och ledning av nämndens verksamhet och i samordningen mellan huvudmännens beslutsprocesser. Uppdraget är att genomgående utvärdera och göra en översyn av nämndens verksamhet för att bedöma om verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt och effektivt sätt. I uppdraget, så som det har formulerats i uppdragsbeskrivningen, ingår att gå igenom: hur styrning- och ledningsfrågor hanteras inom Regionarkivet beskriv beslutsprocessen inom Regionarkivet beskriv Regionarkivets ekonomistyrning hur drivs och genomförs utvecklingsfrågor (systematik) hur sker uppföljningen av nämndens beslutade mål hur sker Regionarkivets tillsyn och inspektion av att bolag och nämnder fullgör sina skyldigheter enligt arkivlagen. hur arbetar Regionarkivet med att främja arkivvården benomgång av regionarkivets konsultativa roll mot styrelser och nämnder. Rapporten ska innehålla en beskrivning och bedömning av hur verksamheten fungerar idag och vilka framtida utmaningar verksamheten står inför. 7

8 Innehållsförteckning Förord och sammanfattning Bakgrund och uppdragsbeskrivning Avgränsningar Angreppssätt och metodik Nulägesanalys Rekommendationer Referensram Appendix 8

9 Uppdragets avgränsning Västra Götalandsregionen Avtal Göteborgs Stad Uppföljning Uppdrag Uppföljning Arkivnämnden Uppdrag Uppföljning Myndigheter Regionarkivet Bolag Övriga intressenter Uppdragets avgränsning Uppdraget har avgränsats till att studera gränssnitt dels mot Arkivnämnden vad gäller Regionarkivets uppdrag och uppföljning, dels mot myndigheter och bolag inom Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad. Övriga intressenter (exempelvis folkrörelsearkiv) har ej inkluderats. Lagstyrda intressenter 9

10 Innehållsförteckning Förord och sammanfattning Bakgrund och uppdragsbeskrivning Avgränsningar Angreppssätt och metodik Nulägesanalys Rekommendationer Referensram Appendix 10

11 Angreppssätt och metodik Utvärderingen och översynen av Regionarkivets verksamhet har genomförts genom verksamhets- och intressentintervjuer samt inläsning och analys av tillgängligt internt material. Totalt har 19 personer inom Arkivnämnden och Regionarkivet intervjuats vid ett eller flera tillfällen. Därtill har 11 intressenter inom Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad intervjuats, sammanlagt 30 personer. Analyserat internt material har bestått av bland annat nämnd- och arkivreglementen, styrdokument, internkontrollplaner, budgetar, årsrapporter, verksamhetsplaner, ekonomiska internredovisningar, nämndprotokoll och revisionsrapporter. Referensramen bygger främst på aktuell lagstiftning, inklusive förarbeten, inom arkivområdet och kommunal verksamhet, samt material från Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) rörande verksamhetsstyrning och kommunal effektivitet. De primära fokusområdena har varit övergripande ledning och styrning, depåverksamheterna, samt enheten för Tillstånd och Rådgivning. Uppdraget har utförts av följande konsulter: Anders Dahlenborg, konsult, leveransansvarig Lars Sigfridsson, konsult Sara Naeslund Lems, konsult, arkivarie, expert arkivfrågor Styrgrupp har utgjorts av: Bengt Säterskog (Västra Götalandsregionen) Jenny Rosario Jevinger (Västra Götalandsregionen) Ulf Högberg (Göteborgs Stad) Frank Lund (Göteborgs Stad) Anders Dahlenborg (Acando) Andreas Dencker (Acando) Då en stor del av informationsinsamlingen har varit genom muntliga intervjuer och på förfrågan tillhandahållna interna dokument har det inte varit möjlig att faktagranska all information. Acando vill tacka alla som har medverkat i utvärderingen och översynen genom att dela med sig av sina upplevelser, erfarenheter, synpunkter och idéer. 11

12 Innehållsförteckning Förord och sammanfattning Bakgrund och uppdragsbeskrivning Avgränsningar Angreppssätt och metodik Nulägesanalys Hantering av styrnings- och ledningsfrågor, samt beslutsprocessen Regionarkivets ekonomistyrning och uppföljningen av nämndens beslutade mål Regionarkivets tillsyn och inspektion av att bolag och nämnder Arbetet med främjande av arkivvård, samt rådgivning och konsultativ roll Systematik i utvecklingsfrågor Rekommendationer Referensram Appendix 12

13 Hantering av styrnings- och ledningsfrågor, samt beslutsprocessen (1/3) Målbild och långsiktig strategi Styrnings- och ledningsfrågor tar sin utgångspunkt i det uppdrag som Regionarkivet har. Uppdraget regleras ytterst i det avtal som finns mellan Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad, samt respektive arkivreglemente. Centralt i uppdraget är att arkivverksamheten delvis är en reglerad verksamhet som styrs av lagstiftning, exempelvis arkivlagen (1990:782), kommunallagen (1991:900) samt förordningar och författningar, exempelvis arkivförordningen (1991:446) och Riksarkivets författningssamling (RA-FS). Även om en verksamhet till stor del är reglerad ger vanligtvis inte detta ett tydligt underlag utifrån ett styrnings- och ledningsperspektiv, utan kompletteras vanligtvis med en framtida målbild och en plan för att nå målbilden. Regionarkivet saknar en tydligt uttalad målbild. Styrning- och ledning innebär per definition att styra och leda en verksamhet mot en inriktning och/eller ett mål, oavsett om det sker utifrån juridiska, finansiella eller icke-finansiella aspekter. Om målbilden är oklar eller obefintlig försvåras möjligheterna att bedriva en ändamålsenlig och effektiv styrning och ledning av verksamheten. Eftersom ingen uttalad målbild existerar finns inte heller någon långsiktig strategi, plan eller inriktning för att nå ett framtida önskat läge. Se även avsnittet kring systematik i utvecklingsfrågor (sidan 25). Organisationsstruktur samt roller och ansvar Regionarkivets organisationsstruktur är otydlig och verksamheten förefaller ha en annan uppfattning av hur organisationen verkligen är definierad än den som presenterats (se sidan 41). Organisationen är uppbyggd som en blandning av funktionella uppdelningar och en projektorganisation. Med hänsyn tagen till att den funktionella uppdelningen bara förekommer i Göteborg och inte i Vänersborg, samt att det ändå förekommer ett löpande utbyte av personal mellan de olika funktionella grupperingar i Göteborg, är organisationens logik svår att förstå i sin helhet. Roller och det ansvar som är kopplat till dessa upplevs enligt verksamhetsintervjuerna i allmänhet som otydliga. Det finns i allmänhet inga tjänstebeskrivningar (i enlighet med Göteborgs Stads praxis), vilket i vissa fall leder till otydligheter kring vad de enskilda rollerna får och kan besluta om, förutom i det fåtal fall som täcks av delegationsordningarna (se exempel Beslutshantering, sidan 15). Delegationsordningar finns för ett antal specificerade verksamhetsärenden, personalärenden och ekonomiska ärenden. Dessa beskriver typärenden, delegat, i förekommande fall lagrum samt huruvida ärendet ska anmälas till Arkivnämnden eller inte. Källor: Organisationsskiss, verksamhetsintervjuer, protokoll Ledningsgruppsmöten 2014, delegationsordningar 13

14 Hantering av styrnings- och ledningsfrågor, samt beslutsprocessen (2/3) Verksamhetsstyrning Ekonomistyrning, verksamhetsstyrning eller målstyrning används ej strategiskt, strukturerat eller systematiskt som verktyg för att styra och leda verksamheten, se även avsnittet kring ekonomistyrning och uppföljningen av nämndens beslutade mål (sidorna 17-19). Inriktningsmål och budget Arkivnämnden beslutar varje år i samband med budgetprocessen (se sidan 17) om inriktningsmål där det kommande årets prioriteringar ska framgå i enlighet med Göteborgs Stads budgetprocess. Dessa inriktningar ska ge förvaltningen ytterligare vägledning i verksamhetsplanering för det kommande året. Som en del av budgetarbetet arbetar Regionarkivets ledningsgrupp med nedbrytning och konkretisering av inriktningsmålen. Verksamhetsintervjuerna indikerar dock att ledningsgruppen inte upplevs göra tillräcklig analys, konkretisering och nedbrytning av de övergripande inriktningsmålen för att de ska vara vägledande för verksamheten, vilket ytterligare försvårar styrning och ledning av verksamheten. Se även avsnittet kring ekonomistyrning och uppföljningen av nämndens beslutade mål (sidorna 17-19). Den övergripande inriktningen som bestäms av Arkivnämnden och Ledningsgruppens förväntade analys och nedbrytning av dessa inriktningar ska ge vidare stöd för de olika enheternas verksamhetsplanering. Något enhetligt synsätt på hur denna enhetsspecifika verksamhetsplanering ska göras eller struktur finns ej utan är chefsberoende. Inom vissa enheter finns en logik i att bryta ned övergripande mål och inriktningar till aktiviteter som följs upp på enhetsmöten och APT, men det är ändå oklart vad enheten utför i relation till samtliga mål. Vidare beskrivs den enhetsspecifika verksamhetsplaneringen som löpande, det vill säga bestämda aktiviteter och dess uppföljning är föremål för förändring under året. Ledningsgruppens arbete I Ledningsgruppen ingår förvaltningschef, administrativa chefen och enhetscheferna (3 stycken). Ledningsgruppen träffas regelbundet och är det forum där övergripande och långsiktiga beslut normalt sett fattas. Verksamheten upplever dock att det i allmänhet är oklart på vilka grunder beslut fattas, att beslut inte dokumenteras, att beslut inte kommuniceras eller att det bara sker selektiv kommunikation kring beslut som tagits. Det är även oklart om beslut tas med någon form av härledning till en (uttalad eller outtalad) målbild eller verksamhetens mål. Protokoll har tills för någon månad sedan inte förts. Övergripande analys av de få protokoll som finns visar att Ledningsgruppens möten förefaller vara informationsmöten snarare än beslutsmöten. Källor: Organisationsskiss, verksamhetsintervjuer, verksamhetsplaner 14

15 Hantering av styrnings- och ledningsfrågor, samt beslutsprocessen (3/3) Beslutshantering Gällande myndighets/tjänstemannabeslut som tas i linjen, främst kring tillsynsärenden, påtalar verksamheten att Regionarkivet i praktiken arbetar utifrån inriktningen att inte bedriva tillsyn enligt arkivlag och arkivreglemente med rädsla för att upplevas som obekväma hos arkivbildare. Beslut eller önskemål som gått emot denna inriktning har ej tillåtits från högsta förvaltningsledningen och/eller gjort enskilda medarbetare impopulära. Det har även förekommit att beslut har tagits och meddelats till arkivbildare, men där kontrabeslut kommit efter att arkivbildare vänt sig till högsta förvaltningsledningen. Detta upplevs leda till suboptimering, beslutsovilja samt underminera trovärdigheten för Regionarkivet i allmänhet och enskilda tjänstemän i synnerhet. Riskanalys Arkivnämnden ansvarar för att det årligen upprättas en plan för internkontroll som bland annat ska säkerställa att bedömning och uppföljning av risker görs på ett adekvat sätt. Inför upprättandet av den interna kontrollplanen görs i samband med budgetarbetet en riskanalys över de risker som Arkivnämnden och Regionarkivets ledningsgrupp ser kan påverka verksamheten och vilka åtgärder som bör vidtas för att möta och hantera dessa. Enligt Acandos bedömning är det oklart huruvida riskanalysen i sin nuvarande utformning verkligen blir ett stöd till verksamheten och ett verktyg för Arkivnämnden/Regionarkivet att kunna bedöma och följa upp risker, i enlighet med Allmänt reglemente för Göteborgs Stads nämnder. Riskanalysen innehåller oklara åtgärder för riskhantering (se exempel på sidan 16). Vidare förefaller inte de riskhanterande åtgärderna återfinnas i verksamhetsplaneringen som aktiviteter, ej heller verkar riskhantering vara en löpande aktivitet, exempelvis som punkt på ledningsgruppsmöten, utan något som enbart görs i samband med budgetarbetet samt i den årliga rapporteringen. Strategisk kompetensförsörjning och resursoptimering Regionarkivet för ingen strukturerad dialog eller prioritering kring hur resurser ska fördelas internt mellan de olika enheterna, i förhållande till styrande lagstiftning, uppdrag eller intressenternas behov (se exemplifiering, sidan 32). Inte heller förefaller det bedrivas något strategiskt strukturerat arbete när det gäller kompetensförsörjning. Källor: Verksamhetsintervjuer, verksamhetsplaner 15

16 Regionarkivets riskanalys bör utvecklas till att bli ett verksamhetsstödjande verktyg och som integreras med verksamhetsplaneringen Konkretisering av åtgärder för riskhantering Åtgärderna i riskanalys är i allmänhet otydliga och ospecificerade (eller obefintliga). Riskanalysen och resulterade aktiviteter bör vara integrerade med verksamhetsplaneringen och uppföljningen, men det är oklart huruvida dessa åtgärder återfinns i budget (det vill säga övergripande verksamhetsplanering) eller de enhetsspecifika verksamhetsplanerna. Riskerna och åtgärderna är inte föremål för formell diskussion inom ledningsgruppen och det är otydligt om de behandlas på enhetsnivå. Samband mellan risker och åtgärder Vissa risker och åtgärder uppvisar svårtolkade samband där det är svårt att förstå huruvida åtgärderna adresserar riskerna på ett ändamålsenligt sätt utifrån uppdraget. Nämnd ska årligen upprätta en plan för internkontrollen i nämnden. I denna plan ska nämnden bl.a. dokumentera på vilket sätt nämnden säkerställer att: - ändamålsenlig verksamhet bedrivs och ekonomiskt tillfredsställande resultat uppnås, - kvaliteten i rapporteringen om verksamhet, ekonomi och intern kontroll upprätthålls, - bedömning och uppföljning av risker i den verksamhet som nämnden ansvarar för görs. Intern kontroll är det verktyg med vilket nämnd och förvaltning säkerställer att verksamheten styr mot målen. Den interna kontrollen omfattar alla system, processer och rutiner som syftar till att ekonomi, prestationer och kvalitet inom de verksamheter som nämnden ansvarar för. Ambitionsnivå för riskanalys Det är oklart huruvida riskanalysen utgör ett verktyg för Arkivnämnden och Regionarkivet att nå utsatta mål, eftersom målbild saknas, samt att både målarbetet och uppföljningen i grunden är bristande. Vidare att riskanalysen- och hanteringen är en isolerad engångshändelse som ej är integrerad med övrig verksamhetsplanering. Källor: Allmänt reglemente för Göteborgs stads nämnder, Riskanalys 2013, Intern kontrollplan för 2014, Uppföljning av plan för internkontroll

17 Regionarkivets ekonomistyrning och uppföljningen av nämndens beslutade mål (1/3) Ekonomistyrningen och processer för budget och uppföljning Ekonomistyrning, i det avseendet att verksamheten ska nå ekonomiskt bestämda mål, är inom Regionarkivet huvudsakligen synonymt med uppfyllande av budget. Verksamhetsstyrning, i det avseendet att verksamheten ska nå övergripande mål oavsett finansiella eller icke-finansiella genom att realisera en strategi (eller verksamhetsplan), är också synonymt med budget. Förvaltningens verksamhetsplan är lika med budgeten så som den dokumenterats och beslutats i Arkivnämnden. Göteborgs Stad är administrativ huvudman för Regionarkivet och budgetarbetet styrs därför av Göteborgs Stads budgetprocess. Kommunfullmäktiges budget är det övergripande och överordnade styrdokumentet för Göteborgs Stads alla nämnder och bolagsstyrelser. Budgeten anger kommunfullmäktiges prioriterade mål och inriktningar. Prioriterade mål ska brytas ned till specifika, mätbara, accepterade, realistiska, tidsatta och ansvarsfördelade mål (SMARTA) och omsättas i praktisk handling av nämnderna och styrelserna. Planer, program, riktlinjer och policies som kommunfullmäktige har antagit ska följas och genomföras, men är underordnade budgeten. För övrigt ges fler riktlinjer för budget och uppföljning inom Stadens styrande dokument, exempelvis påbudet att bedriva god och effektivt verksamhet, samt att bedriva uppföljning utifrån alla relevanta perspektiv och inte enbart de strikt ekonomiska frågorna. Motsvarande prioriterade mål från Västra Götalandsregionen förefaller saknas som input i budgetarbetet. Budgetarbetet inom Arkivnämnden/Regionarkivet sker i enlighet med Stadens budgetprocess (se övergripande illustration sidan 20). Utifrån kommunfullmäktiges budget utarbetar och beslutar Arkivnämnden om ett inriktningsdokument för den egna budgeten. Nämnden ska, enligt Stadens budgetprocess, i första hand bryta ner fullmäktiges prioriterade mål och inriktningar och anpassa dem till Regionarkivets verksamhet för att bidra till god måluppfyllelse i ett hela-staden-perspektiv. Därefter kan ytterligare prioriteringar och formuleringar utifrån den egna verksamhetens förutsättningar göras. Enligt budgetprocessen ska det i inriktningsdokument tydligt framgå hur de prioriterade målen ska uppnås och vilka processägare man avser att samverka och föra dialog med för att nå måluppfyllelse. Därefter delegeras utarbetandet av budgetförslag till förvaltningen. Förslaget ska baseras på inriktningsdokumentet och innehålla konkreta och kvantifierbara mål samt beskriva hur målen ska nås. Även här ska anges hur förvaltningen avser att samverka och föra dialog med processägare, berörda förvaltningar och bolag. Avslutningsvis behandlas och beslutas budgetförslaget av Arkivnämnden. Källor: Verksamhetsintervjuer, Göteborgs Stad Budget 2014, Göteborgs Stad Regler för budget och uppföljning i stadens nämnder och styrelser 17

18 Regionarkivets ekonomistyrning och uppföljningen av nämndens beslutade mål (2/3) Nedbrytning av mål och inriktning För Regionarkivet inleds det praktiska budgetarbetet med en målkonferens där Ledningsgruppen och Arkivnämnden deltar. På konferensen bestäms vilka mål Regionarkivet ska arbeta mot det kommande året och förslag till inriktningsdokument tas fram. Verksamhetsintervjuerna indikerar att ledningsgruppen inte upplevs göra tillräcklig analys, konkretisering och nedbrytning av de övergripande inriktningsmålen för att de ska vara vägledande för verksamheten (se exempel sidan 21). Av verksamhetsintervjuerna framgår att det inte genomförs någon övergripande planering där hela verksamheten träffas och utbyter lärdomar över enhetsgränserna, vilket upplevs leda till suboptimering. Den övergripande inriktningen som bestäms av Arkivnämnden, tillsammans med Ledningsgruppens förväntade analys och nedbrytning av dessa inriktningar, ska ge vidare vägledning för de olika enheternas verksamhetsplanering. Något enhetligt synsätt på hur denna enhetsspecifika verksamhetsplanering ska göras eller struktur finns ej utan är chefsberoende. Inom vissa enheter finns en logik i att bryta ned övergripande mål och inriktningar till aktiviteter som följs upp på enhetsmöten och APT, men det är ändå oklart vad enheten utför i relation till samtliga mål. Vidare beskrivs den enhetsspecifika verksamhetsplaneringen som löpande, det vill säga bestämda aktiviteter och dess uppföljning är föremål för förändring under året. Strategisk perspektiv En tydlig brist i budgetarbetet är att det inte förefaller sättas in i ett strategiskt perspektiv, utan det kommande året behandlas isolerat och arbetet förefaller vara av marginaljusterande karaktär. Regionarkivet saknar uttalad målbild för var verksamheten som helhet ska befinna sig i framtiden, samt saknar även uttalad strategi för att nå ett framtida läge. Ej heller verkar de gångna årens erfarenheter bli input i budgetarbetet. Någon kontinuitet i planeringen och exekveringen verkar inte finnas, utan allt fokus riktas mot budgetåret (se även Strategisk kompetensförsörjning och resursoptimering, sidan 15, samt Strategiskt angreppssätt avseende utvecklingsfrågor, sidan 25). Källor: Verksamhetsintervjuer, Göteborgs Stad Budget 2014, Göteborgs Stad Regler för budget och uppföljning i stadens nämnder och styrelser 18

19 Regionarkivets ekonomistyrning och uppföljningen av nämndens beslutade mål (3/3) Uppföljning av verksamheten Av verksamhetsintervjuerna framgår att det inte finns någon efterfrågan på strukturerad icke-finansiell uppföljning eller rapportering varken från ledningsgruppen eller Arkivnämnden. Ledningsgruppen träffas regelbundet, men någon strukturerad löpande uppföljning av verksamhetens prestationer utifrån ett långsiktigt perspektiv och uppställda mål verkar inte förekomma, utan präglas av operativa frågor. Arkivnämnden ansvarar för uppföljning av dels den egna verksamhetens uppdrag som beskrivs i Arkivnämndsreglementet och dels kommunfullmäktiges prioriterade mål och inriktningar. Rapporteringen sker till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige och ska ske utifrån risk och väsentlighet vilket innebär att det i första hand är särskilt viktiga resultat, utvecklingsområden och händelser som ska rapporteras. Rapporteringen ska innehålla viktiga mätresultat men framförallt analyser, slutsatser och kommentarer som förklarar resultatet och vad det betyder för den egna verksamheten och Göteborgs Stad som helhet. I dagsläget sammanställs månatligen en ekonomisk rapport till Arkivnämnden där uppföljning sker. I övrigt görs en kvartalsrapport och en årsrapport (lika för samtliga facknämnder i Göteborgs Stad) som fokuserar på ekonomi med kommentarer och Göteborgs Stads prioriterade områden. Det är i kvartalsrapporterna och årsrapporten svårt att avgöra huruvida verksamheten har uppnått vad som avsågs i budget och verksamhetsplanering. Nyckeltal i Prestationsrapporten har låg synlig korrelation med inriktningsmål och verksamhetsplanering, samt är ej konkreta och kvantifierbara enligt Göteborgs Stads budgetregler. Det är svårt för läsaren att bilda sig en uppfattning om huruvida verksamheten har presterat enligt plan, eller är ändamålsenlig och effektiv. Ekonomisk redovisningsmodell En viktig del av ekonomistyrningen är hur den löpande ekonomiska redovisningen sker. Det är i allmänhet viktigt att ha en struktur på den ekonomiska redovisningen som stödjer den verksamhet som önskas bedrivas och möjliggör adekvat analys och uppföljning. Regionarkivet har en redovisningsmodell baserad på Göteborgs Stads kontoplan i kombination med ett antal resultatenheter (se illustration, sidan 42). Resultatenheter utgör en blandning av organisatoriska enheter, projekt (exempelvis E-arkiv-arbetet) och typer av kostnader (exempelvis utbildningar). Vidare förekommer endast delvis aktivitetskoder eller motsvarande. Gemensamma kostnader och annan overhead fördelas bara delvis på den olika resultatenheterna vilket riskerar att ge en missvisande bild av enheters verkliga kostnader och verkliga resultat. Vidare finns otydlighet mellan den organisatoriska uppdelningen och vad som anses vara ett isolerat projekt, exempelvis kring projekt E-arkiv som förutom Sahlgrenska Universitetssjukhuset även arbetar med andra projekt, men hålls ihop som en resultatenhet. Sammantaget försvårar den nuvarande redovisningsmodellen analys och uppföljning, särskilt om syftet är att arbeta med nedbrutet resultatenhetsansvar och få en fullständig ekonomisk bild av olika projekts verkliga kostnader och intäkter. Redovisningsmodellen har inte förändrats på flera år och är skapad för dåtidens behov. Källor: Verksamhetsintervjuer, Göteborgs Stad Budget 2014, Göteborgs Stad Regler för budget och uppföljning i stadens nämnder och styrelser 19

20 Regionarkivets nuvarande budgetprocess indikerar förbättringspotential vad avser tydlighet och delaktighet Version 1.0 ILLUSTRATIVT Exempel Verksamhetsår Västra Götalandsregionen Regionfullmäktiges budget Göteborgs Stad Kommunfullmäktiges budget och övergripande prioriteringar Arkivnämnden Regionarkivet (Ledningsgrupp) Planeringsdag Arkivnämnd och ledningsgrupp förberedning av inriktningsdokument Beslut om Inriktningsdokument Framtagning av budgetförslag och måldokument Beslut om budget Kvartalsvis uppföljningsrapport Månatlig ekonomisk rapport och kvartalsrapport Godkännande av årsrapport Framtagning av årsrapport Juni Augusti - September Oktober Januari - December Februari Målbild för verksamheten Verksamheten upplever inte att det finns någon uttalad och förankrad målbild för vart Regionarkivet ska sträva mot, ej heller strategi eller långsiktig plan för hur Regionarkivet ska uppnå en framtida position. Verksamhetsplaneringen (d.v.s. budget) fokuserar enbart på det kommande året utan längre perspektiv, vilket torde försvåra för Arkivnämnden att påverka region/kommunbidrags-tilldelningen. Budgetarbetet består till största delen av marginaljusteringar. Nedbrytning av inriktning och förankring i verksamheten Ledningsgruppen upplevs av verksamheten inte göra tillräcklig analys, konkretisering och nedbrytning av de övergripande inriktningsmålen för att de ska vara vägledande för verksamheten. De mål som tas fram i målarbetet har svag korrelation med nyckeltal som presenteras i samband med årsrapporten. Vidare genomförs ingen övergripande planering där hela verksamheten träffas och utbyter lärdomar över enhetsgränserna. Fokus på ekonomisk uppföljning Den månatliga rapporteringen fokuserar på de ekonomiska frågorna. Kopplingen till årets verksamhetsmål är låg, trots att uppföljning enligt Stadens budgetregler inte ska begränsas till strikt ekonomiska frågor. Arkivnämndens löpande uppföljning och behandlade ärenden verkar vara av operativ karaktär, utan långsiktighet. Målstyrning och långsiktighet Det är i årsrapporten svårt att avgöra huruvida verksamheten har uppnått vad som avsågs i budget och verksamhetsplanering. Nyckeltal i Prestationsrapporten har låg synlig korrelation med inriktningsmål och verksamhetsplanering, samt är ej SMARTA enligt Stadens budgetregler. Det är svårt för läsaren att bilda sig en uppfattning om huruvida verksamheten har presterat enligt plan, eller är ändamålsenlig och effektiv. Källor: Budgetprocess Göteborgs Stad, Regler för budget och uppföljning i stadens nämnder och styrelser, Arkivnämnden Årsrapport och prestationer 2013, verksamhetsintervjuer, protokoll Arkivnämnden

21 Regionarkivets övergripande inriktning och nedbrytning upplevs som otydliga och ej vägledande för verksamheten Målbild för verksamheten Verksamheten upplever inte att det finns någon uttalad och förankrad målbild för vart Regionarkivet ska sträva mot, ej heller strategi eller långsiktig plan för hur Regionarkivet ska uppnå en framtida position. Inriktningsmålen upplevs ej utgöra en tydlig målbild för verksamheten. Arkivnämndens Inriktningsbeslut 2014 Prioritera utåtriktad verksamhet och omvärldsbevakning Göra nämndens myndighetsansvar mer känt Ägna särskild uppmärksamhet åt arkivfrågorna inom folkrörelse- och föreningslivet Prioritera handläggningen av ärenden från Ersättningsnämnden Utveckla förmågan att stödja och initiera olika forskningsprojekt Utöka arkivlokalerna i Vänersborg, miljö och energianpassa dessa samt utöka delen grön IT Nedbrytning av inriktningsmål Regionarkivets Målarbete 2014 Ledningsgruppen upplevs av verksamheten inte göra tillräcklig analys, konkretisering och nedbrytning av de övergripande inriktningsmålen för att de ska vara vägledande för verksamheten. Målformulering och ambition Budgeten, inklusive målarbetet, ska enligt Göteborgs Stads budgetprocess baseras på inriktningsdokumentet och innehålla konkreta och kvantifierbara mål samt beskriva hur målen ska nås. De flesta mål är vagt beskrivna, med övergripande formuleringar. Det är svårt se vilken ambitionsnivå som Regionarkivet har med sin verksamhet, eller hur dessa mål ska kunna följas upp för att avgöra huruvida prestationen är fördelaktig eller ej. Ett mål är förhållandevis konkret, men det är oklart huruvida detta bestämts som ett självändamål eller adresserar ett konkret behov hos arkivbildarna. Indikerad ambition för verksamheten Ungefär hälften av de bestämda målen är av karaktären fortsatt och har även sett förhållandevis lika ut i de senaste årens målarbete. Detta indikerar att fokus är att upprätthålla en verksamhet, snarare än att förändra den. Medborgarna Fortsatt kontinuerlig uppföljning av handläggningstiderna samt kvalitetskontroll avseende handläggningen av de enskilda ärendeslagen. Utvärdering av ett ärendehanteringssystem Fortsatt arbete med service och bemötande Verksamheten Bedriva utåtriktad verksamhet genom systematisk styrning från arkivmyndigheten med fokus på följande områden: Stärka och tydliggöra den arkivorganisation som fullmäktige beslutat i respektive arkivreglemente Förbättra kapaciteten vad beträffar menprövning särskilt med avseende på Ersättningsnämndens behov av dokumentation Beakta arkivets möjligheter att stödja och initiera olika forskningsprojekt Fortsätta arbetet med grön IT och kostnadseffektiv datalagring Fortsätta det offensiva arbetet inom bevarande/gallring och arkivredovisning genom att formalisera och vidareutveckla användningen av processbaserade dokumenthanteringsplaner Fortsätta omställningen till ökad grad digitala leveranser Ta emot hyllmeter löpande leveranser från förvaltningar och bolag Uppsökande verksamhet, särskilt inriktad mot föreningslivet och invandrarföreningar Upprätthålla tillfredsställande nivå på tillgängliggörandet genom att delta vid minst tre aktiviteter som riktas mot allmänheten Fortsatt utveckling av förvaltningsbiblioteket för att nå nya användare Personal Fortsätta arbetet med den interna informationen (inte bara ledning - medarbetare utan även mellan och inom verksamheter, enheter och grupper) Ekonomi Effektivisering av arkiv- och informationshanteringen som innebär besparingar för Regionen och staden Källor: Inriktningsbeslut 2014, målarbete , Göteborgs Stad budgetprocess, verksamhetsintervjuer 21

22 Regionarkivets tillsyn och inspektion av bolag och nämnder Tillsyn och inspektion Den enda tillsyn- och inspektionsverksamhet som i dagsläget sker är arkivlokalsinspektioner och leveransinspektioner. Arkivlokalsinspektioner görs för att avgöra huruvida arkivlokaler är godkända i enlighet med Riksarkivets föreskrifter. Inspektionerna görs i allmänhet innan lokalerna tas i bruk. Leveransinspektioner görs för att inspektera att de arkivbestånd, oavsett medium, som ska levereras till Regionarkivet håller avtalad kvalitet, exempelvis är läsbart, ordnat, förtecknat och beskrivet. De besök som redovisas i årsrapporten avser dessa två typer av inspektioner. Den breda systemtillsyn som enligt arkivlagen (1990:782, 7-8 ) och arkivreglementet ska utföras genomförs däremot inte. Huvudorsaken till att bred systemtillsyn ej genomförs är inställningen inom högsta förvaltningsledningen att Regionarkivet ej ska vifta med lagboken eftersom det kan innebära svåruppfyllda krav och ökade kostnader för de inspekterade arkivbildarna. Det kan också leda till att arkivmaterial förstörs istället för att levereras till Regionarkivet. högsta förvaltningsledningen anser att Regionarkivet ska vara en servicefunktion som kan ta emot arkivmaterial, oavsett vilken kvalitet och kravuppfyllelse som arkivbildarna presterar. Detta motsägs dock i de intressentintervjuer som har genomförts inom uppdraget, där samtliga uttrycker önskemål om bred tillsyn. Detta i syfte att få ett ökat fokus på och höja den interna kompetensen kring arkivfrågor. Kunskap om arkivområdet hos arkivbildarna Enligt verksamhetsintervjuerna och kundintervjuerna resulterar detta i en generellt sett låg kunskap om arkivlagstiftningen och offentlighetslagstiftningen samt dess praktiska följder hos arkivbildarna. Vidare upplevs att kvaliteten på informations- och dokumenthanteringen blir lidande. Med en proaktiv bred tillsyn hade hanteringen kunnat vara betydligt mer ändamålsenlig och effektiv, samt hållit högre kvalitet. Ytterligare en konsekvens är att stora temporära insatser krävs när dokumenthanteringsplaner ska tas fram och leveranser av handlingar ska ske till Regionarkivet för övertagande. För Regionarkivet innebär den eftersatta tillsynen i allmänhet en försämrad kunskap om arkivbeståndens kvalitet och arkivbildarnas behovsbild, därtill att rådgivningsfunktionen får hantera en omfattande rådgivning på grundläggande nivå. Ärendehanteringen blir onödigt tungrodd, då mer operativt arbete får göras än vad som är förenlig med rollen som tillsynsmyndighet. Vidare leder detta till sämre kvalitet på levererat material (materialets skick och ordning) vilket i sin tur leder till mer tidskrävande återsökningar. Även möjligheterna för Regionarkivet att bygga upp och utveckla nätverk med arkivansvariga och arkivredogörare försämras. Källor: Verksamhetsintervjuer 22

23 Regionarkivet saknar ett praktiskt helhetstänkande i verksamheten som adresserar arkivbildarnas behov och dokumentens livscykel Version 1.0 ILLUSTRATIVT Regionarkivets verksamhet utifrån ett processperspektiv (Acandos illustrativa tolkning) Leveransprocessen Tillsyn Rådgivning Informera Planera Mottagning Vård och förvaring Tillgängliggöra och tillhandahålla Tillsyn och rådgivning Arkivvård Göteborg / Arkivvård Vänersborg Design Skapande Användande Arkivering Tillgängliggörande och tillhandahållande Dokumentens livscykel Bred systemtillsyn och inspektion Den enda tillsyn- och inspektionsverksamhet som i dagsläget sker är arkivlokalsinspektioner och leveransinspektioner. Den breda systemtillsyn som enligt arkivlagen (1990:782) och arkivreglementet ska utföras genomförs inte. Detta resulterar bland annat i en låg arkivkunskap hos arkivbildarna. Arkivkunskap hos arkivbildarna Rådgivningsfunktionen försvåras i allmänhet av att en bred tillsyn ej bedrivs. Därmed försvåras byggandet av kontaktnät, skapandet av förståelse för arkivbildarnas behov samt en allmänt god omvärldsbevakning över förändringar hos huvudmännen. Den låga kompetensen hos arkivbildarna leder även till att rådgivningen tvingas hantera en onödigt stor mängd förfrågningar på basal nivå. Samarbete över enhetsgränserna Regionarkivets organisation är i allmänhet otydlig med oklara ansvarsfördelningar. Samarbete över enhetsgränserna har varit bristande och ej supporterats av förvaltningsledningen. I kombination med bristande tillsyn skapas ingen proaktiv dialog mellan enheterna för att planera långsiktigt utifrån kommande leveransbehov hos arkivbildarna. Arbete vid inleverans Den uteblivna tillsynen resulterar i låg arkivkompetens hos arkivbilderna och att deras kvalitet på informations- och dokumenthanteringen blir lidande. För Regionarkivet resulterar detta i att behöva utföra grundläggande arbete med ordnade och förtecknande i samband med leveranser som arkivbilderna redan borde ha utfört. Vidare onödigt mycket arbete för att söka i materialet. Helhetsgrepp utifrån arkivmaterialens hela livscykel Med nuvarande obefintliga tillsyn, oklarheter kring kärnverksamheten, otydliga organisationsuppdelning och suboptimerade arbetssätt adresserar inte Regionarkivet arkivbildarnas behov utifrån ett helhetsperspektiv, eller arkivmaterialens hela livscykel genom alla faser. Källor: Leveransprocessen, verksamhetsintervjuer 23

24 Arbetet med främjande av arkivvård, samt rådgivning och konsultativ roll Arkivfrämjande aktiviteter Ett effektivt främjande av arkivvård hos arkivbildarna inom Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad kräver att det finns en god uppfattning om vilka tillsynsobjekt som finns, dess status, samt att det finns ett etablerat kontaktnät och en dialog med bland annat arkivansvariga och arkivredogörare. Se tidigare beskrivning av tillsyn och inspektion (sidan 22). Regionarkivet bedriver idag aktiviteter för främjande av arkivvård i form av utgivning av handledningar och checklistor, samt utbildningsverksamhet. Därtill utförs operativt arbete med framtagning och granskning av dokumenthanteringsplaner, visst deltagande i andra myndigheters utvecklingsprojekt, exempelvis vid kravställning av avställningar ur IT-system. I rollen ingår också rådgivning (via telefon, , besök) i konkreta frågor. Det finns viss otydligt över vilka aktiviteter som kan kategoriseras som främjande av arkivvård, rådgivning och vad som är mer av konsultativa tjänster, eller vilka aktiviteter som kan räknas in i kärnverksamheten och vilka som går utöver kärnverksamheten. Intressenternas behov av stöd i arkivarbetet Verksamhetsintervjuerna indikerar att det på grund av att intresset och förståelsen för arkivområdet generellt sett är lågt bland arkivbildarna, tillsammans med minimal kravställning orsakad av utebliven bred tillsyn, leder till att den interna kompetensen hos arkivbildarna i allmänhet inte byggs upp eller utvecklas. Vidare finns inom Regionarkivets geografiska upptagningsområde en begränsad tillgång till arkivutbildad personal jämfört med exempelvis Stockholm. Att projektanställa arkivarier eller att anlita konsulter förekommer, men Regionarkivet tillfrågas också i stor utsträckning i rent operativa eller konsultmässiga frågor. Enheten för Tillsyn och Rådgivning upplever att dessa ärenden skapar resursbrist i en redan underbemannad enhet. Därtill riskerar enheten att hamna i en jävsituation då utfört arbete kan bli föremål för granskning av den egna enheten. Intressentintervjuerna indikerar att det finns ett stort behov av och efterfrågan på rådgivning, samt ett behov av rent operativt arkivarbete, exempelvis hjälp med praktisk gallring och sortering. I intervjuerna framkommer även att området betraktas som en av Regionarkivets viktigaste uppgifter och är att betrakta som hjälp till självhjälp. Källor: Verksamhetsintervjuer 24

25 Systematik i utvecklingsfrågor Strategiskt angreppssätt avseende utvecklingsfrågor Vad avser formerna för att driva utvecklingsfrågor har vi tidigare konsterat att Regionarkivet i nuläget saknar en uttalad målbild och strategi för att nå ett framtida läge. Vidare upplevs en otydlighet kring de verksamhetsmål som sätts i samband med det årliga budgetarbetet (se tidigare beskrivningar sidorna 20-22). Utvecklingsfrågor bör initieras, planeras, drivas och avslutas utifrån ett syfte att förverkliga uttryckta mål. I nuläget ser vi inte att det finns någon löpande och strukturerad dialog kring Regionarkivet framtida roll, på vilket sätt Regionarkivet ska verka som arkivmyndighet i enlighet med gällande lagstiftning och utifrån huvudmännens önskemål, viktiga vägval i exempelvis IT-frågor, vilka konkreta aktiviteter som ska stödja ett framtida läge eller vilka kompetenser och i vilken omfattning som behövs. Enligt verksamhetsintervjuerna bedriver Regionarkivet löpande utvecklingsfrågor. Exempel på utvecklingsfrågor är införskaffandet av solcellsanläggning, frystork, bandrobotar för långtidslagring av digital information, med flera. Utvecklingsfrågorna förefaller inte ha någon tydlig koppling till en målbild eller strategisk agenda. Frågorna drivs inte med systematik och i princip alla utvecklingsfrågor bedrivs som reguljära linjeaktiviteter. Det tillsätts sällan interna projekt, utan utvecklingsfrågor förväntas hanteras av berörd linjechef inom ramen för befintliga resurser. Någon uttalad projektmetodik finns inte, ej heller en projektportfölj (eller motsvarande) för att hålla samman, styra och följa upp pågående projekt. En konsekvens av detta är att större utvecklingsfrågor, exempelvis införande av nya verksamhetssystem eller nya rutiner, riskerar att inte hinnas med då all tid går åt till operativa frågor. Det är även otydligt på vilka grunder dessa utvecklingsfrågor har uppstått, se tidigare beskrivning kring beslutsprocess (sidorna 14-15). Källor: Budget , Årsrapport , verksamhetsintervjuer 25

26 Innehållsförteckning Förord och sammanfattning Bakgrund och uppdragsbeskrivning Avgränsningar Angreppssätt och metodik Nulägesanalys Rekommendationer Referensram Appendix 26

27 Regionarkivet står inför flera utmaningar vilka bör betraktas som möjligheter att utveckla verksamheten i positiv riktning (1/4) Regionarkivets uppdrag och målbild Utgångspunkten för det arbete som utförs inom Regionarkivet är det uppdrag som arkivnämnden formulerat. Detta har i sin tur en koppling till de arkivreglementen som huvudmännen har formulerat. För närvarande pågår ett internt arbete med att uppdatera dessa. Ett antal av de problemområden som behandlats i nulägesanalysen bottnar i upplevda otydligheter kring Regionarkivets uppdrag, eller tolkningen av detta, samt avsaknad av målbild. Inom ramen för pågående interna arbete är det viktigt att det framgår vilken roll Regionarkivet ska ha och att övergripande beskriva hur det ska uppnås samt att detta tydligt speglas i det uppdrag som ges till Regionarkivet. Regionarkivet rekommenderas att i samarbete med Arkivnämnden och huvudmännen framarbeta en gemensam uppfattning kring vad som ska ingå i kärnverksamheten och vad som kan göras, eller inte göras, utöver kärnverksamheten. Därtill att utarbeta vad som definierar en ändamålsenlig och effektiv arkivverksamhet (i enlighet med kommunallagen (1991:900)), samt kopplar denna till verksamhetsstyrning och uppföljning. Med utgångspunkt i uppdraget behöver Arkivnämnden/Regionarkivet konkretisera och tydliggöra en målbild som kan bli vägledande för vad verksamheten ska uppnå på längre sikt (5-10 år) och med vilken ambitionsnivå. Målbilden bör skapas både för verksamheten i allmänhet och de olika enheterna specifikt. Målbilden bör ha tydliga delmål, exempelvis på 1 och 3 års sikt, bland annat för att ligga i linje med Göteborgs Stads budgetarbete. Vidare bör inriktningsbeslut tas i viktiga frågeställningar, exempelvis kring långtidslagring av digitalt material, som stödjer och ligger i linje med målbilden. Strategi för att nå målbilden Regionarkivet bör utifrån målbilden utarbeta en strategi eller långsiktig plan för att nå målbilden. Strategin bör innehålla strategiska initiativ med konkretiserade aktiviteter och prioriteringar. Viktigt för ett framgångsrikt förändringsarbete är att, i hela organisationen bygga upp en medvetenhet för den nuvarande situationen, målbilden och kunskap om vilken förändring som behövs. Organisation, roller och ansvar Regionarkivets organisation uppvisar en viss otydlighet och oklar logik i enhetsindelning samt i resursdisposition mellan enheterna. När framtida målbild är bestämd rekommenderas Regionarkivet att se över den nuvarande organisationen och säkerställa så att organisationsmodellen och logiken är tydlig och stödjer det uppdrag som givits. Organisationen bör skapas utifrån ambitionen att uppnå ett sammanhållet Regionarkiv, en flexibel resursdisposition med bäring på de interna och externa behov som föreligger (se sidan 32) och som minimerar suboptimering av de resurser och kompetenser som finns, oavsett organisatorisk tillhörighet. Nuvarande roller, ansvar och delegationsordningar bör ses över för att säkerställa att otydligheten i allmänhet och nuvarande utmaningar kring beslutsfattande i synnerhet minimeras. 27

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 2, 2013-02-26 INNEHÅLL INLEDNING... 3 1 MYNDIGHETENS ARKIVORGANISATION...

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN 1(7) ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige den 23 april 2015, 78 och ersätter tidigare arkivreglemente, fastställt den 29 februari 1996, 22 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782)

Läs mer

Riktlinjer för internkontroll i Kalix kommun

Riktlinjer för internkontroll i Kalix kommun Riktlinjer för internkontroll i Kalix kommun Antaget av kommunfullmäktige 2012-11-26--27, 182 Innehållsförteckning Riktlinjer för internkontroll i Kalix kommun...1 Inledning...1 Internkontroll...1 Organisation

Läs mer

Revisionsrapport Rutiner för arkivering. Östersunds Kommun

Revisionsrapport Rutiner för arkivering. Östersunds Kommun Revisionsrapport Rutiner för arkivering Östersunds Kommun 18 Januari 2013 Innehåll Sammanfattning... 1 1. Inledning... 2 2. Resultat... 3 3. Revisionell bedömning... 5 Sammanfattning Uppdrag och Bakgrund

Läs mer

earkiv Kalmar län Rapport 1 - Nulägesanalys inom projekt earkiv Kalmar län hösten 2014 Version 1.0 Kisa 2014-12-10 Ort och datum

earkiv Kalmar län Rapport 1 - Nulägesanalys inom projekt earkiv Kalmar län hösten 2014 Version 1.0 Kisa 2014-12-10 Ort och datum earkiv Kalmar län 1 - Nulägesanalys inom projekt earkiv Kalmar län hösten 2014 Version 1.0 Kisa 2014-12-10 Ort och datum Anki Heimonen Projektledare 1 Bakgrund I uppdraget för projekt e-arkiv Kalmar län

Läs mer

Grästorps kommun Offentlighet och arkivering. Granskningsrapport. KPMG 2002-11-06 Antal sidor: 6

Grästorps kommun Offentlighet och arkivering. Granskningsrapport. KPMG 2002-11-06 Antal sidor: 6 ering KPMG Antal sidor: 6 Innehåll 1. Inledning 1 1.1 Revisionsmål 1 2. Genomförande 1 3. Resultat 2 3.1 Kommunstyrelsen som arkivmyndighet 2 3.1.1 Kommunens arkivstruktur 2 3.1.2 Arkivrutiner 2 3.1.3

Läs mer

Reglemente för internkontroll

Reglemente för internkontroll Kommunstyrelseförvaltningen REGLEMENTE Reglemente för internkontroll "Dubbelklicka - Infoga bild 6x6 cm" Dokumentnamn Fastställd/upprättad av Dokumentansvarig/processägare Reglemente för internkontroll

Läs mer

Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB

Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB Bo Rehnberg Cert. kommunal revisor Robert Bergman Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning...2 2.1. Bakgrund...2 2.2. Revisionsfråga...2

Läs mer

Granskning av styrsystemet MORA PLUS IT

Granskning av styrsystemet MORA PLUS IT Revisionsrapport Granskning av styrsystemet MORA PLUS IT Mora kommun November 2009 Författare Robert Heed Hans Gåsste Innehållsförteckning 1 Inledning... 3 1.1 Bakgrund och revisionsfråga... 3 1.2 Metod...

Läs mer

Granskning av intern kontroll. Söderhamns kommun. Revisionsrapport. Februari 2011. Micaela Hedin Certifierad kommunal revisor

Granskning av intern kontroll. Söderhamns kommun. Revisionsrapport. Februari 2011. Micaela Hedin Certifierad kommunal revisor Granskning av intern kontroll Söderhamns kommun Revisionsrapport Februari 2011 Micaela Hedin Certifierad kommunal revisor Robert Heed Revisionskonsult Innehållsförteckning Sammanfattning... 3 1. Inledning...

Läs mer

Granskning av socialnämndens styrning, uppföljning och kontroll. Motala kommun

Granskning av socialnämndens styrning, uppföljning och kontroll. Motala kommun Revisionsrapport Granskning av socialnämndens styrning, uppföljning och kontroll Motala kommun Håkan Lindahl Juni 2012 Innehållsförteckning 1. Revisionell bedömning 1 2. Bakgrund 1 3. Metod 2 4. Granskningsresultat

Läs mer

Arkivreglemente. Styrdokument

Arkivreglemente. Styrdokument Arkivreglemente Styrdokument Styrdokument Dokumenttyp: Reglemente Beslutad av: Kommunfullmäktige 2012-02-29, 27 Dokumentansvarig: Kommunchefen Reviderad av: - 2 Innehållsförteckning Arkivreglemente...

Läs mer

Riktlinje för Riskanalys och Intern kontroll

Riktlinje för Riskanalys och Intern kontroll Diarienummer: 2015/560-KS-004 Riktlinje för Riskanalys och Intern kontroll Beslutad av kommunstyrelsen 2015 XX - XX program policy handlingsplan riktlinje 1 Riktlinje för Riskanalys och Intern kontroll

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige 1996-12-16, 145 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller

Läs mer

Kommunal Författningssamling Taxa

Kommunal Författningssamling Taxa Kommunal Författningssamling Taxa 2012 Nr 2 Arkivreglemente för Kungälvs kommun Gäller fr.o.m. den 1 maj 2012 Ersätter KFS 2003 Nr 19.1 ADRESS Nämndhuset 442 81 Kungälv TELEFON 0303-23 80 00 vx FAX 0303-132

Läs mer

Reglemente för intern kontroll

Reglemente för intern kontroll Reglemente för intern kontroll Strategi Plan/program Riktlinje Regler och instruktioner Fastställt av: Kommunfullmäktige Datum: 2014-06-17 För revidering av reglementet ansvarar: Kommunfullmäktige För

Läs mer

Revisionsrapport. Granskning av omsorgs- och socialnämndens styrning, uppföljning och kontroll. Mjölby kommun. Håkan Lindahl.

Revisionsrapport. Granskning av omsorgs- och socialnämndens styrning, uppföljning och kontroll. Mjölby kommun. Håkan Lindahl. Revisionsrapport Granskning av omsorgs- och socialnämndens styrning, uppföljning och kontroll Mjölby kommun Håkan Lindahl Juni 2012 Innehållsförteckning 1. Revisionell bedömning 1 2. Bakgrund 1 3. Metod

Läs mer

Gallring, Linköpings kommun

Gallring, Linköpings kommun 1 (6) E-Lin projektet 2013-10-28 Gallring, Linköpings kommun Delrapport 2 Innehåll Dokumenthistorik... 3 1. Syfte... 3 2. Bakgrund... 3 2.1 Målgrupp... 3 3. Frågeställningar... 4 4. Undersökning... 4 4.1

Läs mer

Revisionsrapport Ledningssystemet Stratsys

Revisionsrapport Ledningssystemet Stratsys www.pwc.se Revisionsrapport Ledningssystemet Stratsys Håkan Olsson Cerifierad Kommunal Yrkesrevisor Anna Laurell Lysekils kommun Kommunens arbete med ledning och styrning samt användandet av Stratsys Innehållsförteckning

Läs mer

www.pwc.se Revisionsrapport Granskning av intern kontroll Joanna Hägg Tilda Lindell Tierps kommun September 2014 pwc

www.pwc.se Revisionsrapport Granskning av intern kontroll Joanna Hägg Tilda Lindell Tierps kommun September 2014 pwc www.pwc.se Revisionsrapport Joanna Hägg Tilda Lindell Granskning av intern kontroll Tierps kommun pwc Innehållsförteckning 1. Sammanfattning och revisionell bedömning... 1 2. Inledning... 2 2.1. Granskningsbakgrund...

Läs mer

Byta system bli klar i tid och undvik onödiga kostnader

Byta system bli klar i tid och undvik onödiga kostnader Byta system bli klar i tid och undvik onödiga kostnader Registratorskonferens 19 maj 2015 Elisabeth Jarborn Arkivchef och verksamhetsutvecklare, Danderyds kommun På två månader kan ni ha ny teknisk lösning

Läs mer

2013-05-15. Arkivbeskrivning för Samordningsförbundet Göteborg Nordost

2013-05-15. Arkivbeskrivning för Samordningsförbundet Göteborg Nordost 2013-05-15 Arkivbeskrivning för Samordningsförbundet Göteborg Nordost Denna arkivbeskrivning, upprättad enligt 6 arkivlagen (SFS 1990:782) och 7 arkivreglemente för Göteborgs Stad. Den har till uppgift

Läs mer

Reglemente för intern kontroll. Krokoms kommun

Reglemente för intern kontroll. Krokoms kommun Reglemente för intern kontroll Krokoms kommun Fastställd av: Kommunfullmäktige, dnr Ks 14/344. Datum: 9 dec -14 Författare: Sara Anselmby Innehåll 1 Syfte... 7 2 Organisation av intern kontroll... 8

Läs mer

ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad

ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad I denna serie har även utkommit Att planera, utföra och drifta arkivlokaler Att fastställa arkivansvar

Läs mer

REGLEMENTE FÖR INTERN KONTROLL med anvisningar

REGLEMENTE FÖR INTERN KONTROLL med anvisningar Antaget av/ansvarig Syfte God styrning och kontroll av Trollhättans Stads ekonomi och verksamhet. Gäller för Samtliga nämnder och förvaltningar. Referensdokument Kommunallagen. Kommunal redovisningslag

Läs mer

Internkontrollinstruktion Övergripande beskrivning av hur Kiruna kommun avser att arbeta med intern kontroll

Internkontrollinstruktion Övergripande beskrivning av hur Kiruna kommun avser att arbeta med intern kontroll KIRUNA KOMMUN Bilaga 1 Internkontrollinstruktion Övergripande beskrivning av hur Kiruna kommun avser att arbeta med intern kontroll Innehåll sida 1. Intern styrning och kontroll 2 2. Riskanalys 3 - Övergripande

Läs mer

Riktlinjer Projektmodell fo r Kungä lvs kommun

Riktlinjer Projektmodell fo r Kungä lvs kommun Riktlinjer Projektmodell fo r Kungä lvs kommun Riktlinjerna är antagna av förvaltningsledningen 2013-01-28 och gäller tillsvidare. (Dnr KS2012/1542) Ansvarig för dokumentet är chefen för enheten Utveckling,

Läs mer

Förutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26

Förutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26 Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26 1 (5) Förutsättningar för gallring efter skanning För att myndighet ska få gallra pappershandlingar efter skanning fordras det myndighetsspecifika

Läs mer

Hantering av IT-risker

Hantering av IT-risker Hantering av IT-risker Landstinget i Östergötland Revisionsrapport Januari 2011 Jon Arwidson Magnus Olson-Sjölander Fredrik Eriksson Eva Andlert Certifierad kommunal revisor 1 av 10 Innehållsförteckning

Läs mer

REGLEMENTE FÖR INTERN KONTROLL I YSTADS KOMMUN

REGLEMENTE FÖR INTERN KONTROLL I YSTADS KOMMUN REGLEMENTE FÖR INTERN KONTROLL I YSTADS KOMMUN Syfte med reglementet 1 Syfte Detta reglemente syftar till att säkerställa att kommunstyrelsen, nämnder och bolagsstyrelser upprätthåller en tillfredsställande

Läs mer

Avesta kommun. Intern kontroll Uppföljning av revisionsgranskning

Avesta kommun. Intern kontroll Uppföljning av revisionsgranskning Uppföljning av revisionsgranskning Offentlig sektor KPMG AB 2012-10-02 Antal sidor: 6 Antal bilagor: X Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Bakgrund 1 3. Syfte 2 4. Avgränsning 2 5. Ansvarig styrelse 2 6. Metod

Läs mer

Kvalitet inom äldreomsorgen

Kvalitet inom äldreomsorgen Revisionsrapport* Kvalitet inom äldreomsorgen Mora kommun Februari 2009 Inger Kullberg Innehållsförteckning 1 Sammanfattande bedömning...3 2 Inledning och bakgrund...4 2.1 Revisionsfråga...5 2.2 Revisionsmetod...5

Läs mer

ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen. Version 2, 2012-11-22

ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen. Version 2, 2012-11-22 ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 2, 2012-11-22 INNEHÅLL 1 LEVERERA ARKIV TILL REGIONARKIVET... 3 1.1 FINNS DET NÅGON LEVERANSPLIKT?...

Läs mer

Moment 2: Ansvarsfördelning vem ska göra vad?

Moment 2: Ansvarsfördelning vem ska göra vad? Moment 2: Ansvarsfördelning vem ska göra vad? Välkommen till en fördjupningskurs om arkiv- och ärendehantering. Program: 13:00-14:00 Ansvarsfördelning, utlämnande och PUL 14:00-14:30 Paus 14:30-15:30 Informationssäkerhet

Läs mer

E-utvecklingsråd i Jönköpings län

E-utvecklingsråd i Jönköpings län E-utvecklingsråd i Jönköpings län RAPPORT Projekt Gemensamt e-arkiv i Jönköpings län, Etapp 1 Rapport 1.0 2 av 8 Innehåll 1 Projektläge och syftet med rapporten 3 1.1 Delprojekt Juridiska förutsättningar

Läs mer

Digital strategi för Uppsala kommun 2014-2017

Digital strategi för Uppsala kommun 2014-2017 KOMMUNLEDNINGSKONTORET Handläggare Datum Diarienummer Sara Duvner 2014-04-23 KSN-2014-0324 Digital strategi för Uppsala kommun 2014-2017 - Beslutad av kommunstyrelsen 9 april 2014 Postadress: Uppsala kommun,

Läs mer

http://www4.goteborg.se/prod/g-info/ffs.nsf/375623d6d925132cc1256d9600237493/...

http://www4.goteborg.se/prod/g-info/ffs.nsf/375623d6d925132cc1256d9600237493/... Page 1 of 6 Tillbaka 9.3 Regler och riktlinjer Diverse administrativa verksamhetsriktlinjer: Arkivreglemente för Göteborgs stad Arkivreglemente för Göteborgs stad (H 1999:3, P 1999-01-28, 4, H 2000:123,

Läs mer

Revisionen i finansiella samordningsförbund. seminarium 2014 01 14

Revisionen i finansiella samordningsförbund. seminarium 2014 01 14 Revisionen i finansiella samordningsförbund seminarium 2014 01 14 Så här är det tänkt Varje förbundsmedlem ska utse en revisor. För Försäkringskassan och Arbetsförmedlingen utser Försäkringskassan en gemensam

Läs mer

REGLER FÖR INTERN KONTROLL

REGLER FÖR INTERN KONTROLL Strategi Program Plan Policy Riktlinjer Regler Styrdokument REGLER FÖR INTERN KONTROLL ANTAGET AV: KOMMUNFULLMÄKTIGE DATUM: 2015-05-28 ANSVAR UPPFÖLJNING: KOMMUNCHEF GÄLLER TILL OCH MED: 2018 Våra styrdokument

Läs mer

Reglemente. Administrativa kontoret Ekonomiavdelning. 2005-12-15 Dnr KS 2005/156 Hid 2006.16

Reglemente. Administrativa kontoret Ekonomiavdelning. 2005-12-15 Dnr KS 2005/156 Hid 2006.16 Administrativa kontoret Ekonomiavdelning 2005-12-15 Dnr KS 2005/156 Hid 2006.16 Reglemente Intern kontroll Kommunstyrelsens arbetsutskott 2006-01-23 Kommunstyrelsen 2006-02-06 Kommunfullmäktige 2006-02-27

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos Knutbyskolan

Hantering av allmänna handlingar hos Knutbyskolan Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-001342/2014 Sida 1 (7) 2014-03-25 SSA 2014:02 Hantering av allmänna handlingar hos Knutbyskolan Närvarande från herrängens skola: Lena Hellström

Läs mer

Landstingets ärende- och beslutsprocess

Landstingets ärende- och beslutsprocess LANDSTINGET I VÄRMLAND REVISIONSRAPPORT Revisorerna AM/JM 2012-12-18 Rev/12017 Landstingets ärende- och beslutsprocess Sammanfattning Denna granskning har omfattat hantering enligt riktlinjen för landstingets

Läs mer

Riktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun

Riktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun 1 (8) E-Lin projektet 2014-06-05 Riktlinjer Riktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun 2 Innehåll Inledning och bakgrund... 3 Ansvar... 4 Systemupphandling... 4 Gallring... 5 Informationssäkerhet...

Läs mer

REVISIONSRAPPORT. Arkivlagens tillämpning. Granskning av. Mora kommun. Februari 2009. Eva Lindelöw Sjöö

REVISIONSRAPPORT. Arkivlagens tillämpning. Granskning av. Mora kommun. Februari 2009. Eva Lindelöw Sjöö REVISIONSRAPPORT Granskning av Arkivlagens tillämpning Mora kommun Februari 2009 Eva Lindelöw Sjöö Innehåll 1. Sammanfattning...2 2. Inledning...4 2.1 Syfte...4 2.2 Inriktning och genomförande...4 2.3

Läs mer

Förtroendevald revisor i regionens stiftelser

Förtroendevald revisor i regionens stiftelser Förtroendevald revisor i regionens stiftelser Förtroendevald revisors uppgifter i regionens stiftelser Några särskilda arbetsuppgifter för den förtroendevalde revisorn vid granskningen av stiftelser är

Läs mer

Arkivföreskrifter för Kils kommun

Arkivföreskrifter för Kils kommun KOMMUNFULLMÄKTIGE BESLUT 2015-03-26, 56 Arkivföreskrifter för Kils kommun Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den

Läs mer

REGIONARKIVETS KURSER 2013

REGIONARKIVETS KURSER 2013 REGIONARKIVETS KURSER 2013 ARKIV- OCH INFORMATIONSHANTERING FÖR ANSTÄLLDA INOM GÖTEBORGS STAD Regionarkivet har under hösten 2013 möjlighet, efter bidrag från stadsledningskontoret för kompetenshöjande

Läs mer

Riktlinjer för styrdokument Örebro kommun

Riktlinjer för styrdokument Örebro kommun 2014-03-11 Ks 182/2013 Riktlinjer för styrdokument Örebro kommun Beslutad av: Kommunstyrelsen, den 18 mars 2014 Dokumentansvarig på politisk nivå; Kommunstyrelsens ordförande Dokumentansvarig på tjänstemannanivå;

Läs mer

Kommunstyrelsen Bygg- och miljönämnden Humanistiska nämnden Socialnämnden Tekniska nämnden. För kännedom: Kommunfullmäktiges presidium

Kommunstyrelsen Bygg- och miljönämnden Humanistiska nämnden Socialnämnden Tekniska nämnden. För kännedom: Kommunfullmäktiges presidium Revisorerna 1 (1) Kommunstyrelsen Bygg- och miljönämnden Humanistiska nämnden Socialnämnden Tekniska nämnden För kännedom: Kommunfullmäktiges presidium Revisionsrapport: Revisorerna har uppdragit till

Läs mer

Revisionsrapport 2010. Landskrona stad. Kommunstyrelsens styrning och ledning avseende personalavdelning

Revisionsrapport 2010. Landskrona stad. Kommunstyrelsens styrning och ledning avseende personalavdelning Revisionsrapport 2010 Landskrona stad Kommunstyrelsens styrning och ledning avseende personalavdelning Jakob Smith Februari 2011 Innehållsförteckning SAMMANFATTNING... 3 1 UPPDRAGET... 4 1.1 Bakgrund och

Läs mer

Ledningssystem för kvalitet enligt SOSFS 2006:11 och SOSFS 2005:12

Ledningssystem för kvalitet enligt SOSFS 2006:11 och SOSFS 2005:12 1(9) enligt SOSFS 2006:11 och SOSFS 2005:12 Inledning Socialstyrelsen har angett föreskrifter och allmänna råd för hur kommunerna ska inrätta ledningssystem för kvalitet i verksamheter enligt SoL, LVU,

Läs mer

Nytt ledningssystem för Trelleborgs kommun (remiss till nämnderna)

Nytt ledningssystem för Trelleborgs kommun (remiss till nämnderna) Tjänsteskrivelse 1 (5) Datum 2015-02-11 Kvalitetschef Mattias Wikner 0410-73 34 40, 0708-81 74 35 mattias.wikner@trelleborg.se Nytt ledningssystem för Trelleborgs kommun (remiss till nämnderna) Trelleborgarna

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NORRTÄLJE- MALSTA FÖRSAMLING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NORRTÄLJE- MALSTA FÖRSAMLING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2008-12-11 DNR 9.3-15052/08 SSA 2008:9 Norrtälje-Malsta församling Att: Anne Menander INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA

Läs mer

SÖDERTÄLJE KOMMUNALA FÖRFATTNINGSSAMLING

SÖDERTÄLJE KOMMUNALA FÖRFATTNINGSSAMLING SÖDERTÄLJE KOMMUNALA FÖRFATTNINGSSAMLING Utgåva februari 2006 6:1 REGLEMENTE FÖR INTERN KONTROLL Inledning 1 Syftet Detta reglemente syftar till att säkerställa att såväl den politiska som den professionella

Läs mer

Regler och riktlinjer för överlämnande av statliga arkiv till Riksarkivet

Regler och riktlinjer för överlämnande av statliga arkiv till Riksarkivet Regler och riktlinjer för överlämnande av statliga arkiv till Riksarkivet 1 Lag, förordning och Riksarkivets föreskrifter Rätten att överta arkiv Enligt 9 arkivlagen (1990:782) har en arkivmyndighet rätt

Läs mer

Strategi för bevarande, Linköpings kommun

Strategi för bevarande, Linköpings kommun 1 (11) E-Lin projektet 2013-10-28 Strategi för bevarande, Linköpings kommun Delrapport 2 Innehåll Dokumenthistorik... 3 1. Syfte... 3 2. Bakgrund... 3 2.1 Målgrupp... 3 3. Frågeställningar... 3 4. Undersökning...

Läs mer

Innehåll Sammanfattning...2 Inledning... Intervjuer med sjukhusen...5 Regionstyrelsen...12 Tio steg i processen...13

Innehåll Sammanfattning...2 Inledning... Intervjuer med sjukhusen...5 Regionstyrelsen...12 Tio steg i processen...13 Granskning av intern kontroll Dnr: Rev 32-2012 Genomförd av: Revisionsenheten Vilhelm Rundquist Thomas Vilhelmsson Behandlad av Revisorskollegiet den 12 september 2012 Innehåll 1 Sammanfattning...2 2 Inledning...

Läs mer

Betänkandet Arkiv för alla - nu och i framtiden (SOU 2002:78)

Betänkandet Arkiv för alla - nu och i framtiden (SOU 2002:78) Generaldirektören Datum: 28 februari 2003 Diarienr: 1836-2002 Kulturdepartementet 103 33 Stockholm Betänkandet Arkiv för alla - nu och i framtiden (SOU 2002:78) Sammanfattning Domstolsverket tillstyrker

Läs mer

Riktlinjer för intern kontroll i Karlskrona kommun

Riktlinjer för intern kontroll i Karlskrona kommun Riktlinjer för intern kontroll i Karlskrona kommun Bilden på omslaget är en vy över Trossö och Borgmästarkajen. Foto: Matz Arnström Innehållsförteckning 1. Riktlinjer för intern kontroll i Karlskrona kommun

Läs mer

Granskning av Intern kontroll

Granskning av Intern kontroll www.pwc.se Revisionsrapport Lars Wigström Cert. kommunal revisor Granskning av Intern kontroll Vingåkers kommun Innehållsförteckning 1. Sammanfattande bedömning och rekommendationer... 1 2. Inledning...3

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola

Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-1341/2014 Sida 1 (6) 2014-04-22 SSA 2014:01 Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola Närvarande från herrängens skola: Philip Olsson

Läs mer

Policy för internkontroll för Stockholms läns landsting och bolag

Policy för internkontroll för Stockholms läns landsting och bolag Policy för internkontroll för Stockholms läns landsting och bolag Policy för internkontroll för Stockholms läns landsting och bolag 2 (6) Innehållsförteckning Policy för internkontroll... 1 för Stockholms

Läs mer

Vårt ledningssystem. Där människor och möjligheter möts

Vårt ledningssystem. Där människor och möjligheter möts Vårt ledningssystem Så styr, driver och utvecklar vi verksamheten i Motala kommun för att skapa största möjliga nytta för medborgare och kunder. Där människor och möjligheter möts Introduktion I din hand

Läs mer

Kalix kommuns ledarplan

Kalix kommuns ledarplan Kalix kommuns ledarplan Inledning Dagens ledarskap handlar till stor del om att styra genom mål och visioner, att vara tydlig och att kunna föra en dialog med medarbetare och kunna delegera. Arbetsmiljön,

Läs mer

Revisionsrapport Styrning och ledning av psykiatrin

Revisionsrapport Styrning och ledning av psykiatrin Revisionsrapport Styrning och ledning av psykiatrin Christel Eriksson Cert. kommunal revisor Mars 2014 Sammanfattning PwC har fått uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Region Halland att granska

Läs mer

Övergripande granskning av internkontrollarbetet inom kommunstyrelsen och tre nämnder i Eskilstuna

Övergripande granskning av internkontrollarbetet inom kommunstyrelsen och tre nämnder i Eskilstuna Revisionsrapport* Övergripande granskning av internkontrollarbetet inom kommunstyrelsen och tre nämnder i Eskilstuna kommun Mars 2007 Karin Jäderbrink Håkan Lindahl *connectedthinking Innehållsförteckning

Läs mer

Reglemente för ekonomisk förvaltning och intern kontroll avseende Norrköpings kommuns nämnder och förvaltningar

Reglemente för ekonomisk förvaltning och intern kontroll avseende Norrköpings kommuns nämnder och förvaltningar Riktlinje 2011-05-30 Reglemente för ekonomisk förvaltning och intern kontroll avseende Norrköpings kommuns nämnder och förvaltningar KS-584/2010 Detta reglemente gäller från och med den 1 januari 2005.

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MÄSSFASTIGHETER I STOCKHOLM AB

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MÄSSFASTIGHETER I STOCKHOLM AB S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN HANDLÄGGARE : MATILDA EKSTRÖM INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (6) 2011-08-08 DNR 9.3-2554/11 SSA 2011:5 Mässfastigheter i Stockholm AB Att: Sven Lundgren

Läs mer

22. Prioritera uppföljning och analys! KOMMEK 2014

22. Prioritera uppföljning och analys! KOMMEK 2014 22. Prioritera uppföljning och analys! KOMMEK 2014 Peter Lönn Vice stadsdirektör i Göteborgs stad Sven-Martin Åkesson Konsult inom ledning och styrning Andreas Brandin Affärsområdeschef på Stratsys Malin

Läs mer

Övergripande granskning av ITverksamheten

Övergripande granskning av ITverksamheten Övergripande granskning av ITverksamheten Februari 2006 (1) 1. Inledning PricewaterhouseCoopers (PwC) har på uppdrag av kommunrevisionen i Borås Stad genomfört en övergripande granskning av Borås Stads

Läs mer

Riktlinjer för intern kontroll i Örebro kommun

Riktlinjer för intern kontroll i Örebro kommun PROGRAM POLICY STRATEGI HANDLINGSPLAN RIKTLINJER Riktlinjer för intern kontroll i Örebro kommun Örebro kommun 2014-09-12 KS114/2012 orebro.se 2 RIKLTLINJER FÖR INTERN KONTROLL I ÖREBRO KOMMUN PROGRAM Uttrycker

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SOLNA FÖRSAMLING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SOLNA FÖRSAMLING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2009-02-25 DNR 9.3-15934/08 SSA 2009:3 Solna församling Att: Tommy Östher INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR

Läs mer

Revisionsrapport. Granskning av verifikationer inom teknikoch fastighetsnämnden. Karlstads kommun. Peter Aschberg Daniel Brandt. November 2012.

Revisionsrapport. Granskning av verifikationer inom teknikoch fastighetsnämnden. Karlstads kommun. Peter Aschberg Daniel Brandt. November 2012. _..._..._._.... _. _--_._-_.._--. Revisionsrapport Granskning av verifikationer inom teknikoch fastighetsnämnden Karlstads kommun Peter Aschberg Daniel Brandt pwc Innehåll Sammanfattning Inledning. Bakgrund..

Läs mer

Ramverk för projekt och uppdrag

Ramverk för projekt och uppdrag Peter Yngve IT-centrum 2011-02-10 1.0 1 (9) Ramverk för projekt och uppdrag Peter Yngve IT-centrum 2011-02-10 1.0 2 (9) BAKGRUND/MOTIV... 3 MÅL OCH SYFTE... 3 DEFINITIONER AV PROJEKT... 3 MODELL FÖR PROJEKTSTYRNING...

Läs mer

Revisionsrapport basgranskning av byggnadsoch miljöskyddsnämnden

Revisionsrapport basgranskning av byggnadsoch miljöskyddsnämnden REVISIONSRAPPORT 1(8) KR 2014/0014 Handläggare, titel, telefon Christer Lordh,1:e revisor 011-15 17 15 Revisionsrapport basgranskning av byggnadsoch miljöskyddsnämnden Innehållsförteckning 1. Inledning...

Läs mer

REGLEMENTE INTERN KONTROLL

REGLEMENTE INTERN KONTROLL REGLEMENTE INTERN KONTROLL Dokumentbeskrivningar Policy En policy ska ange viljeinriktningen för ett specifikt område. Den ska vara vägledande för beslut och styrning. En policy som är av principiell beskaffenhet

Läs mer

Ekonomgruppen i Kungälvs kommun oktober 1999 Antagen av kommunfullmäktige 2001-01-31, x.

Ekonomgruppen i Kungälvs kommun oktober 1999 Antagen av kommunfullmäktige 2001-01-31, x. KUNGÄLVS KOMMUN eller hur vi klarlägger att uttalade och outtalade regler efterlevs, dvs att den interna kontrollen fungerar som det var tänkt. Ekonomgruppen i Kungälvs kommun oktober 1999 Antagen av kommunfullmäktige

Läs mer

Revisionsrapport Granskning av kompetensförsörjning. Härjedalens Kommun

Revisionsrapport Granskning av kompetensförsörjning. Härjedalens Kommun Revisionsrapport Granskning av kompetensförsörjning Härjedalens Kommun 27 Januari 2013 Innehåll Sammanfattning... 1 1. Inledning... 2 2. Resultat... 3 3. Revisionell bedömning... 5 Sammanfattning Uppdrag

Läs mer

Revisor i samordningsförbund enligt lag om finansiell samordning av rehabiliteringsinsatser.

Revisor i samordningsförbund enligt lag om finansiell samordning av rehabiliteringsinsatser. Revisor i samordningsförbund enligt lag om finansiell samordning av rehabiliteringsinsatser. Revisors uppgifter Ett samordningsförbunds räkenskaper och årsredovisning samt styrelsens förvaltning ska granskas

Läs mer

Kvalitetsstrategi. för Umeå Kommun. Fastställd av kommunfullmäktige 2003-03-31 1(10) ver.1.2 2003-11-03

Kvalitetsstrategi. för Umeå Kommun. Fastställd av kommunfullmäktige 2003-03-31 1(10) ver.1.2 2003-11-03 Kvalitetsstrategi för Umeå Kommun Fastställd av kommunfullmäktige 2003-03-31 1(10) 1. UMEÅ KOMMUNS UTVECKLING OCH INRIKTNING PÅ KVALITETSARBETET... 3 2. VERKSAMHETSANPASSAT KVALITETSARBETE... 4 3. VILKA

Läs mer

Granskning av IT:s nytta ur ett verksamhetsperspektiv

Granskning av IT:s nytta ur ett verksamhetsperspektiv Revisionsrapport* Granskning av IT:s nytta ur ett verksamhetsperspektiv Finspångs kommun 15 maj 2009 Matti Leskelä *connectedthinking Innehållsförteckning 1 Bakgrund och syfte...3 2 Metod...3 3 Sammanfattande

Läs mer

Projekt med extern finansiering styrning och kontroll

Projekt med extern finansiering styrning och kontroll www.pwc.se Revisionsrapport Bo Rehnberg Cert. kommunal revisor Johan Lidström Revisor Projekt med extern finansiering styrning och kontroll Sollefteå kommun Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1

Läs mer

Ekonomipolicyn definierar principerna för hanteringen av ekonomistyrning och redovisning i Skövde kommun.

Ekonomipolicyn definierar principerna för hanteringen av ekonomistyrning och redovisning i Skövde kommun. Innehåll Inledning... 3 Syfte med ekonomipolicyn... 3 Ekonomi- och verksamhetsstyrning... 3 Anslagsbindningsnivå... 4 Kommunfullmäktige... 4 Kommunstyrelsen... 4 Nämnden... 5 Resultatenhet... 5 Balansräkningsenhet...

Läs mer

Bo Johansson. Sollentuna - en plats för möten, utveckling och aktivitet

Bo Johansson. Sollentuna - en plats för möten, utveckling och aktivitet Sollentuna - en plats för möten, utveckling och aktivitet Gemensamma principer för dokument- och ärendehantering samt e-arkiv i Sollentuna kommun Fakta om Sollentuna 2 mil norr om Stockholm C:a 67 000

Läs mer

Utöver vad som föreskrivs i kommunallagen gäller bestämmelserna i detta reglemente.

Utöver vad som föreskrivs i kommunallagen gäller bestämmelserna i detta reglemente. 1 (5) Reglemente för intern kontroll Utöver vad som föreskrivs i kommunallagen gäller bestämmelserna i detta reglemente. Syfte med reglementet 1 Syfte Detta reglemente syftar till att säkerställa att kommunstyrelsen

Läs mer

Riktlinjer för intern styrning och kontroll

Riktlinjer för intern styrning och kontroll 1(10) Riktlinjer för intern styrning och kontroll 2(10) 1. Syfte Dessa riktlinjer syftar till att övergripande beskriva hur AP7 arbetar med frågor som rör intern styrning och kontroll. Riktlinjerna avser

Läs mer

Riktlinjer för informationshantering

Riktlinjer för informationshantering Styrdokument, riktlinjer Stöd & Process 2013-11-04 Ronja Krische 08-590 977 04 Dnr Fax 08-590 733 40 KS/2013:443 ronja.krische@upplandsvasby.se Riktlinjer för informationshantering Nivå: Kommungemensamt

Läs mer

Ledningssystem för verksamhetsinformation en introduktion

Ledningssystem för verksamhetsinformation en introduktion 1 (8) 2014-05-05 Ledningssystem för verksamhetsinformation en introduktion För de flesta organisationer idag är information en förutsättning för att skapa affärsvärde eller verksamhetsnytta. Information

Läs mer

Granskning av ändrad organisation avseende nämndernas ekonomfunktion Nynäshamns kommun Revisionsrapport

Granskning av ändrad organisation avseende nämndernas ekonomfunktion Nynäshamns kommun Revisionsrapport Granskning av ändrad organisation avseende nämndernas ekonomfunktion Nynäshamns kommun Revisionsrapport Percy Carlsbrand Februari 2011 Innehållsförteckning 1 Sammanfattande bedömning och rekommendationer...

Läs mer

Stöd och lärande. Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete inom Stöd och Lärande Tomelilla Kommun.

Stöd och lärande. Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete inom Stöd och Lärande Tomelilla Kommun. Stöd och lärande Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete inom Stöd och Lärande Tomelilla Kommun. Innehåll Inledning... 3 Syfte... 3 Kvalitetsindikatorer... 3 Lagrum... 3 Berörda... 3 Utveckling...

Läs mer

Ansökan om medel från förbundet till finansiering av samverkansprojekt med Samspelet

Ansökan om medel från förbundet till finansiering av samverkansprojekt med Samspelet Samordningsförbundet Utskriftsdatum Sid(or) 2014-02-10 1(5) Meta Fredriksson - Monfelt Förbundschef 054-540 50 44, 070-690 90 83 meta.fredriksson-monfelt@karlstad.se Ansökan om medel från förbundet till

Läs mer

Uppföljning av tidigare granskningar avseende personaloch kompetensförsörjning samt ekonomistyrning

Uppföljning av tidigare granskningar avseende personaloch kompetensförsörjning samt ekonomistyrning Revisionsrapport Uppföljning av tidigare granskningar avseende personaloch kompetensförsörjning samt ekonomistyrning Nynäshamns kommun Anders Hägg Lars-Åke Claesson Februari 2014 Innehållsförteckning Sammanfattning...

Läs mer

Svedala kommun. Granskning av ärendehantering

Svedala kommun. Granskning av ärendehantering Svedala kommun Granskning av ärendehantering Innehåll 1. Sammanfattning... 2 2. Inledning... 4 2.1 Uppdrag och revisionsfrågor... 4 2.2 Metod och avgränsning... 4 3. Bakgrund... 5 3.1 Risker och brister...

Läs mer

Miljö- och hälsoskyddsnämndens plan för intern kontroll 2014

Miljö- och hälsoskyddsnämndens plan för intern kontroll 2014 1 (3) MILJÖ- OCH HÄLSOSKYDDSNÄMNDEN Datum Diarienummer 2014-01-08 2013-005797- AD Miljö- och hälsoskyddsnämndens plan för intern kontroll 2014 Reglemente för intern kontroll 1 ger anvisningar för hur intern

Läs mer

Reglemente för intern kontroll av ekonomi och verksamhet

Reglemente för intern kontroll av ekonomi och verksamhet Reglemente för intern kontroll av ekonomi och verksamhet Fastställd av: Kommunfullmäktige Datum: 2004-11-25 (Formalia reviderad 2014-06-02) Ansvarig för revidering: Kommunstyrelsen Ansvarig tjänsteman:

Läs mer

Rev. Revisionsplan 2014. Antagen av Solna stads revisorer 14-02-19

Rev. Revisionsplan 2014. Antagen av Solna stads revisorer 14-02-19 Rev Revisionsplan 2014 Antagen av Solna stads revisorer 14-02-19 Revisionens övergripande inriktning och arbetssätt I vårt arbete strävar vi efter effektivitet och mervärde. Revisionens arbete fokuserar

Läs mer

Ovanåkers kommun. Ansvarsgranskning av kommunstyrelsen och nämnderna med inriktning mot intern kontroll. Revisionsrapport

Ovanåkers kommun. Ansvarsgranskning av kommunstyrelsen och nämnderna med inriktning mot intern kontroll. Revisionsrapport Ansvarsgranskning av kommunstyrelsen och nämnderna med inriktning mot intern kontroll Revisionsrapport KPMG AB Antal sidor: 9 Innehåll 1. Sammanfattning och kommentarer/rekommendationer 1 2. Uppdrag 2

Läs mer

Uppföljning av upphandling svar på revisionsskrivelse

Uppföljning av upphandling svar på revisionsskrivelse 8 april 2014 KS-2014/476.912 1 (7) HANDLÄGGARE Mikael Blomberg 08-535 302 98 mikael.blomberg@huddinge.se Kommunstyrelsen Uppföljning av upphandling svar på revisionsskrivelse Förslag till beslut Kommunstyrelsens

Läs mer

Jämställdhetsplan Kalix kommun 2015-2017

Jämställdhetsplan Kalix kommun 2015-2017 Jämställdhetsplan Kalix kommun 2015-2017 Dokumentnamn Dokumenttyp Fastställd/upprättad Beslutsinstans Jämställdhetsplan 2015-20174 Plan 2015-02-23, 61 Kommunstyrelsen Dokumentansvarig/processägare Version

Läs mer