Utvärdering och översyn av Arkivnämndens verksamhet

Transkript

1 Utvärdering och översyn av Arkivnämndens verksamhet Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Management Consulting Enterprise Solutions Digital Solutions

2 Innehållsförteckning Förord och sammanfattning 4 Bakgrund och uppdragsbeskrivning 7 Avgränsningar 9 Angreppssätt och metodik 11 Nulägesanalys 12 Hantering av styrnings- och ledningsfrågor, samt beslutsprocessen 13 Regionarkivets ekonomistyrning och uppföljningen av nämndens beslutade mål 17 Regionarkivets tillsyn och inspektion av att bolag och nämnder 22 Arbetet med främjande av arkivvård, samt rådgivning och konsultativ roll 24 Systematik i utvecklingsfrågor 25 Rekommendationer och fortsatt arbete 26 Rekommendationer 27 Regionarkivets styrkor, svagheter, möjligheter och hot (SWOT) 33 Fortsatt arbete 34 Referenser 35 Appendix 40 Regionarkivets organisation 41 Regionarkivets konteringsstruktur 42 Begränsad intressentnöjdhetsundersökning 43 Benchmark Regionarkivets lokalkostnader 44 2

3 Innehållsförteckning Förord och sammanfattning Bakgrund och uppdragsbeskrivning Avgränsningar Angreppssätt och metodik Nulägesanalys Rekommendationer Referensram Appendix 3

4 Förord och sammanfattning Förord Föreliggande utvärdering har genomförts vid en tidpunkt där det är 15 år sedan Regionarkivets verksamhet i nuvarande form startade och då förvaltningschefen, vilken varit med sedan starten och starkt präglat dess utveckling, går i pension. En ny förvaltningschef är utsedd och tillträder sin befattning i september. Vi har fokuserat vårt arbete på att identifiera framtida utmaningar och förbättringsområden. Detta har skett utifrån en inledande nulägesanalys baserad på informationsinsamling genom inläsning av tillgänglig dokumentation och via ett relativt stort antal intervjuer. Dessa har varit i formen av öppna intervjuer och representerar såväl nämnden, förvaltningen, fackliga företrädare som kunder (myndigheter och bolag). Syftet har varit att, utifrån Acandos perspektiv, uppnå en så balanserad bild som möjligt av Regionarkivets verksamhet. Baserat på intervjuerna, tillgänglig dokumentation och våra egna erfarenheter inom arkiv- /dokumenthantering har vi skapat oss en samlad bild av verksamheten vilken redovisas i vår utvärdering. Genom att vi i utvärderingen fokuserar på utmaningar och förbättringsområden finns en viss risk att den kan upplevas ge en negativ syn på verksamheten. Utifrån våra intervjuer kan vi samtidigt konstatera att det i det dagliga arbetet utförs många bra insatser och att det finns en insikt om och önskemål om att utveckla verksamheten. Vi ser även att det finns en stor efterfrågan på Regionarkivets kompetens och en önskan om ett närmare samarbete med intressenterna. Baserat på vår analys av nuläget har vi identifierat ett antal utmaningar som vi bedömer att Regionarkivet står inför. Utifrån dessa lämnar vi förslag till områden där Regionarkivet har att utvärdera och prioritera föreslagna åtgärder. I detta ligger även att välja relevant ambitionsnivå utifrån Regionarkivets bedömningar och förutsättningar. Genomförd utvärdering ska ses som ett underlag och stöd i ett framtida förändringsarbete. Vår referensram utgörs av våra egna erfarenheter samt externa och interna regelverk / rekommendationer med koppling till kommunal verksamhet i allmänhet och arkivverksamhet i synnerhet. Den nulägesanalys och de rekommendationer som lämnas här utgör Acandos uppfattning och bygger på vår bild av verksamheten. Därtill våra generella erfarenheter inom området organisation, ledning och styrning avseende vad som bör finnas på plats för att skapa förutsättningar för att kunna bedriva en ändamålsenlig och effektiv verksamhet. Sammanfattning Nuläge Arkivnämnden och Regionarkivet är sedan år 1999 gemensam arkivnämnd respektive förvaltning för huvudmännen Göteborgs Stad och Västra Götalandsregionen. Göteborgs Stad har det administrativa ansvaret för Regionarkivet. Nämndens huvuduppdrag är att driva arkiv och arkivfrågor för uppdragsgivarna, medan Regionarkivet utför uppdraget. Göteborg Stad utgör en av Sveriges fyra utvalda intensivdataområden, vilket innebär att arkivhandlingar inom vissa områden ska bevaras i större omfattning. Acando har av huvudmännen fått i uppdrag att under våren 2014 genomföra en genomlysning av verksamheten och bedöma om verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt och effektivt sätt, samt beskriva vilka framtida utmaningar verksamheten står inför. 4

5 Förord och sammanfattning Nuläge (forts.) Genomförd genomlysning av verksamheten visar är att det finns ett stort intresse och efterfrågan för Regionarkivets kompetens och tjänster. Området Rådgivning och tillsyn betraktas av arkivbildarna som en av Regionarkivets viktigaste uppgifter. Samtidigt kan konstateras att det har funnits och finns en upplevd otydlighet i Regionarkivets uppdrag, eller i tolkningen av detta. Till detta ska läggas att det från högsta förvaltningsledningen har funnits ett upplevt synsätt att informationsbevarande har högsta prioritet samt att det i arkivariens roll ingår att veta vad och hur arkivarbetet ska bedrivas. Bred tillsyn enligt arkivlagstiftningen och en proaktiv strukturerad styrning av verksamheten, konkreta mål och ett långsiktigt perspektiv har fått stå tillbaka. Sedan starten år 1999 har organisationen förändrats, komplexiteten ökat och behovsbilden hos intressenterna har förändrats vilket sammantaget leder till att verksamheten inte kan anses vara självstyrande. Konsekvenser Konsekvenserna för Regionarkivet har bland annat blivit otydlighet kring inriktning och styrning vilket lett till en delvis individstyrd organisation, en eftersatt tillsynsfunktion, en onödigt hög belastning på arkivvårdsgrupperna eftersom inlevererat arkivmaterial ej håller rimlig kvalitetsnivå och en oklar förmåga att effektivt möta kommande behov inom exempelvis IT. För Regionarkivets intressenter har detta resulterat i en upplevd bristande tillgänglighet och stöd i arkivfrågor, när behovet i realiteten är ökad tillsyn och behovsdriven rådgivning för att hantera den generellt sett låga interna arkivkompetensen hos arkivbildarna. Slutsatser Mot bakgrund av Regionarkivets avsaknad av målbild, strategiskt perspektiv, otydligheter i organisation, roller och ansvar samt en svag verksamhetsstyrning blir det problematiskt att bedöma huruvida Regionarkivets verksamhet bedrivs på ett ändamålsenligt och effektivt sätt. Acando konstaterar att det utifrån genomlysningens resultat finns utrymme för flertalet förbättringar vilka sammantaget bör öka ändamålsenlighet och effektivitet med avseende på bland annat en mer uttalat behovsdriven intern resursfördelning, fokusering på kärnverksamheten samt en förbättrad dialog med intressenterna. Utifrån genomförda intervjuer upplever Acando att det finns goda möjligheter att genomföra föreslagna förbättringar och att det generellt sett finns stöd för förändringsarbete hos såväl medarbetare som övriga intressenter. Rekommendationer Acando rekommenderar Regionarkivet att, i samarbete med Arkivnämnden och huvudmännen, ta fram en gemensam uppfattning kring vad som ska ingå i kärnverksamheten och vad som kan, respektive inte kan, göras utöver denna. Därtill etablera en målbild samt tydliggöra organisationsstruktur, roller och ansvar. Vidare att etablera en ledningsgrupp som styr och leder utifrån ett mer strategiskt verksamhetsstyrningsperspektiv i syfte att på sikt uppnå målbilden. Regionarkivet behöver gå från att betrakta verksamheten utifrån de två arkivdepåerna till en enhetlig verksamhet, exempelvis genom att införa ett processorienterat arbetssätt. Regionarkivet rekommenderas även att se över den finansiella situationen bl.a. genom ökad ekonomisk transparens. För att adressera utmaningarna med framtidens lagring och tillgängliggörande av arkivmaterial rekommenderas att Regionarkivet utarbetar en IT-strategi. 5

6 Innehållsförteckning Förord och sammanfattning Bakgrund och uppdragsbeskrivning Avgränsningar Angreppssätt och metodik Nulägesanalys Rekommendationer Referensram Appendix 6

7 Bakgrund och uppdragsbeskrivning Västra Götalandsregionen har tillsammans med Göteborgs Stad en gemensam arkivnämnd (Västra Götalandsregionen finansierar 60 procent och Göteborgs Stad 40 procent). Nämndens huvuduppdrag är att driva arkiv och arkivfrågor för uppdragsgivarna, medan Regionarkivet utför uppdraget. Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad önskar utvärdera och se över Arkivnämndens verksamhet samt få en bedömning av hur verksamheten fungerar. Det finns idag oklarheter både i styrning- och ledning av nämndens verksamhet och i samordningen mellan huvudmännens beslutsprocesser. Uppdraget är att genomgående utvärdera och göra en översyn av nämndens verksamhet för att bedöma om verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt och effektivt sätt. I uppdraget, så som det har formulerats i uppdragsbeskrivningen, ingår att gå igenom: hur styrning- och ledningsfrågor hanteras inom Regionarkivet beskriv beslutsprocessen inom Regionarkivet beskriv Regionarkivets ekonomistyrning hur drivs och genomförs utvecklingsfrågor (systematik) hur sker uppföljningen av nämndens beslutade mål hur sker Regionarkivets tillsyn och inspektion av att bolag och nämnder fullgör sina skyldigheter enligt arkivlagen. hur arbetar Regionarkivet med att främja arkivvården benomgång av regionarkivets konsultativa roll mot styrelser och nämnder. Rapporten ska innehålla en beskrivning och bedömning av hur verksamheten fungerar idag och vilka framtida utmaningar verksamheten står inför. 7

8 Innehållsförteckning Förord och sammanfattning Bakgrund och uppdragsbeskrivning Avgränsningar Angreppssätt och metodik Nulägesanalys Rekommendationer Referensram Appendix 8

9 Uppdragets avgränsning Västra Götalandsregionen Avtal Göteborgs Stad Uppföljning Uppdrag Uppföljning Arkivnämnden Uppdrag Uppföljning Myndigheter Regionarkivet Bolag Övriga intressenter Uppdragets avgränsning Uppdraget har avgränsats till att studera gränssnitt dels mot Arkivnämnden vad gäller Regionarkivets uppdrag och uppföljning, dels mot myndigheter och bolag inom Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad. Övriga intressenter (exempelvis folkrörelsearkiv) har ej inkluderats. Lagstyrda intressenter 9

10 Innehållsförteckning Förord och sammanfattning Bakgrund och uppdragsbeskrivning Avgränsningar Angreppssätt och metodik Nulägesanalys Rekommendationer Referensram Appendix 10

11 Angreppssätt och metodik Utvärderingen och översynen av Regionarkivets verksamhet har genomförts genom verksamhets- och intressentintervjuer samt inläsning och analys av tillgängligt internt material. Totalt har 19 personer inom Arkivnämnden och Regionarkivet intervjuats vid ett eller flera tillfällen. Därtill har 11 intressenter inom Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad intervjuats, sammanlagt 30 personer. Analyserat internt material har bestått av bland annat nämnd- och arkivreglementen, styrdokument, internkontrollplaner, budgetar, årsrapporter, verksamhetsplaner, ekonomiska internredovisningar, nämndprotokoll och revisionsrapporter. Referensramen bygger främst på aktuell lagstiftning, inklusive förarbeten, inom arkivområdet och kommunal verksamhet, samt material från Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) rörande verksamhetsstyrning och kommunal effektivitet. De primära fokusområdena har varit övergripande ledning och styrning, depåverksamheterna, samt enheten för Tillstånd och Rådgivning. Uppdraget har utförts av följande konsulter: Anders Dahlenborg, konsult, leveransansvarig Lars Sigfridsson, konsult Sara Naeslund Lems, konsult, arkivarie, expert arkivfrågor Styrgrupp har utgjorts av: Bengt Säterskog (Västra Götalandsregionen) Jenny Rosario Jevinger (Västra Götalandsregionen) Ulf Högberg (Göteborgs Stad) Frank Lund (Göteborgs Stad) Anders Dahlenborg (Acando) Andreas Dencker (Acando) Då en stor del av informationsinsamlingen har varit genom muntliga intervjuer och på förfrågan tillhandahållna interna dokument har det inte varit möjlig att faktagranska all information. Acando vill tacka alla som har medverkat i utvärderingen och översynen genom att dela med sig av sina upplevelser, erfarenheter, synpunkter och idéer. 11

12 Innehållsförteckning Förord och sammanfattning Bakgrund och uppdragsbeskrivning Avgränsningar Angreppssätt och metodik Nulägesanalys Hantering av styrnings- och ledningsfrågor, samt beslutsprocessen Regionarkivets ekonomistyrning och uppföljningen av nämndens beslutade mål Regionarkivets tillsyn och inspektion av att bolag och nämnder Arbetet med främjande av arkivvård, samt rådgivning och konsultativ roll Systematik i utvecklingsfrågor Rekommendationer Referensram Appendix 12

13 Hantering av styrnings- och ledningsfrågor, samt beslutsprocessen (1/3) Målbild och långsiktig strategi Styrnings- och ledningsfrågor tar sin utgångspunkt i det uppdrag som Regionarkivet har. Uppdraget regleras ytterst i det avtal som finns mellan Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad, samt respektive arkivreglemente. Centralt i uppdraget är att arkivverksamheten delvis är en reglerad verksamhet som styrs av lagstiftning, exempelvis arkivlagen (1990:782), kommunallagen (1991:900) samt förordningar och författningar, exempelvis arkivförordningen (1991:446) och Riksarkivets författningssamling (RA-FS). Även om en verksamhet till stor del är reglerad ger vanligtvis inte detta ett tydligt underlag utifrån ett styrnings- och ledningsperspektiv, utan kompletteras vanligtvis med en framtida målbild och en plan för att nå målbilden. Regionarkivet saknar en tydligt uttalad målbild. Styrning- och ledning innebär per definition att styra och leda en verksamhet mot en inriktning och/eller ett mål, oavsett om det sker utifrån juridiska, finansiella eller icke-finansiella aspekter. Om målbilden är oklar eller obefintlig försvåras möjligheterna att bedriva en ändamålsenlig och effektiv styrning och ledning av verksamheten. Eftersom ingen uttalad målbild existerar finns inte heller någon långsiktig strategi, plan eller inriktning för att nå ett framtida önskat läge. Se även avsnittet kring systematik i utvecklingsfrågor (sidan 25). Organisationsstruktur samt roller och ansvar Regionarkivets organisationsstruktur är otydlig och verksamheten förefaller ha en annan uppfattning av hur organisationen verkligen är definierad än den som presenterats (se sidan 41). Organisationen är uppbyggd som en blandning av funktionella uppdelningar och en projektorganisation. Med hänsyn tagen till att den funktionella uppdelningen bara förekommer i Göteborg och inte i Vänersborg, samt att det ändå förekommer ett löpande utbyte av personal mellan de olika funktionella grupperingar i Göteborg, är organisationens logik svår att förstå i sin helhet. Roller och det ansvar som är kopplat till dessa upplevs enligt verksamhetsintervjuerna i allmänhet som otydliga. Det finns i allmänhet inga tjänstebeskrivningar (i enlighet med Göteborgs Stads praxis), vilket i vissa fall leder till otydligheter kring vad de enskilda rollerna får och kan besluta om, förutom i det fåtal fall som täcks av delegationsordningarna (se exempel Beslutshantering, sidan 15). Delegationsordningar finns för ett antal specificerade verksamhetsärenden, personalärenden och ekonomiska ärenden. Dessa beskriver typärenden, delegat, i förekommande fall lagrum samt huruvida ärendet ska anmälas till Arkivnämnden eller inte. Källor: Organisationsskiss, verksamhetsintervjuer, protokoll Ledningsgruppsmöten 2014, delegationsordningar 13

14 Hantering av styrnings- och ledningsfrågor, samt beslutsprocessen (2/3) Verksamhetsstyrning Ekonomistyrning, verksamhetsstyrning eller målstyrning används ej strategiskt, strukturerat eller systematiskt som verktyg för att styra och leda verksamheten, se även avsnittet kring ekonomistyrning och uppföljningen av nämndens beslutade mål (sidorna 17-19). Inriktningsmål och budget Arkivnämnden beslutar varje år i samband med budgetprocessen (se sidan 17) om inriktningsmål där det kommande årets prioriteringar ska framgå i enlighet med Göteborgs Stads budgetprocess. Dessa inriktningar ska ge förvaltningen ytterligare vägledning i verksamhetsplanering för det kommande året. Som en del av budgetarbetet arbetar Regionarkivets ledningsgrupp med nedbrytning och konkretisering av inriktningsmålen. Verksamhetsintervjuerna indikerar dock att ledningsgruppen inte upplevs göra tillräcklig analys, konkretisering och nedbrytning av de övergripande inriktningsmålen för att de ska vara vägledande för verksamheten, vilket ytterligare försvårar styrning och ledning av verksamheten. Se även avsnittet kring ekonomistyrning och uppföljningen av nämndens beslutade mål (sidorna 17-19). Den övergripande inriktningen som bestäms av Arkivnämnden och Ledningsgruppens förväntade analys och nedbrytning av dessa inriktningar ska ge vidare stöd för de olika enheternas verksamhetsplanering. Något enhetligt synsätt på hur denna enhetsspecifika verksamhetsplanering ska göras eller struktur finns ej utan är chefsberoende. Inom vissa enheter finns en logik i att bryta ned övergripande mål och inriktningar till aktiviteter som följs upp på enhetsmöten och APT, men det är ändå oklart vad enheten utför i relation till samtliga mål. Vidare beskrivs den enhetsspecifika verksamhetsplaneringen som löpande, det vill säga bestämda aktiviteter och dess uppföljning är föremål för förändring under året. Ledningsgruppens arbete I Ledningsgruppen ingår förvaltningschef, administrativa chefen och enhetscheferna (3 stycken). Ledningsgruppen träffas regelbundet och är det forum där övergripande och långsiktiga beslut normalt sett fattas. Verksamheten upplever dock att det i allmänhet är oklart på vilka grunder beslut fattas, att beslut inte dokumenteras, att beslut inte kommuniceras eller att det bara sker selektiv kommunikation kring beslut som tagits. Det är även oklart om beslut tas med någon form av härledning till en (uttalad eller outtalad) målbild eller verksamhetens mål. Protokoll har tills för någon månad sedan inte förts. Övergripande analys av de få protokoll som finns visar att Ledningsgruppens möten förefaller vara informationsmöten snarare än beslutsmöten. Källor: Organisationsskiss, verksamhetsintervjuer, verksamhetsplaner 14

15 Hantering av styrnings- och ledningsfrågor, samt beslutsprocessen (3/3) Beslutshantering Gällande myndighets/tjänstemannabeslut som tas i linjen, främst kring tillsynsärenden, påtalar verksamheten att Regionarkivet i praktiken arbetar utifrån inriktningen att inte bedriva tillsyn enligt arkivlag och arkivreglemente med rädsla för att upplevas som obekväma hos arkivbildare. Beslut eller önskemål som gått emot denna inriktning har ej tillåtits från högsta förvaltningsledningen och/eller gjort enskilda medarbetare impopulära. Det har även förekommit att beslut har tagits och meddelats till arkivbildare, men där kontrabeslut kommit efter att arkivbildare vänt sig till högsta förvaltningsledningen. Detta upplevs leda till suboptimering, beslutsovilja samt underminera trovärdigheten för Regionarkivet i allmänhet och enskilda tjänstemän i synnerhet. Riskanalys Arkivnämnden ansvarar för att det årligen upprättas en plan för internkontroll som bland annat ska säkerställa att bedömning och uppföljning av risker görs på ett adekvat sätt. Inför upprättandet av den interna kontrollplanen görs i samband med budgetarbetet en riskanalys över de risker som Arkivnämnden och Regionarkivets ledningsgrupp ser kan påverka verksamheten och vilka åtgärder som bör vidtas för att möta och hantera dessa. Enligt Acandos bedömning är det oklart huruvida riskanalysen i sin nuvarande utformning verkligen blir ett stöd till verksamheten och ett verktyg för Arkivnämnden/Regionarkivet att kunna bedöma och följa upp risker, i enlighet med Allmänt reglemente för Göteborgs Stads nämnder. Riskanalysen innehåller oklara åtgärder för riskhantering (se exempel på sidan 16). Vidare förefaller inte de riskhanterande åtgärderna återfinnas i verksamhetsplaneringen som aktiviteter, ej heller verkar riskhantering vara en löpande aktivitet, exempelvis som punkt på ledningsgruppsmöten, utan något som enbart görs i samband med budgetarbetet samt i den årliga rapporteringen. Strategisk kompetensförsörjning och resursoptimering Regionarkivet för ingen strukturerad dialog eller prioritering kring hur resurser ska fördelas internt mellan de olika enheterna, i förhållande till styrande lagstiftning, uppdrag eller intressenternas behov (se exemplifiering, sidan 32). Inte heller förefaller det bedrivas något strategiskt strukturerat arbete när det gäller kompetensförsörjning. Källor: Verksamhetsintervjuer, verksamhetsplaner 15

16 Regionarkivets riskanalys bör utvecklas till att bli ett verksamhetsstödjande verktyg och som integreras med verksamhetsplaneringen Konkretisering av åtgärder för riskhantering Åtgärderna i riskanalys är i allmänhet otydliga och ospecificerade (eller obefintliga). Riskanalysen och resulterade aktiviteter bör vara integrerade med verksamhetsplaneringen och uppföljningen, men det är oklart huruvida dessa åtgärder återfinns i budget (det vill säga övergripande verksamhetsplanering) eller de enhetsspecifika verksamhetsplanerna. Riskerna och åtgärderna är inte föremål för formell diskussion inom ledningsgruppen och det är otydligt om de behandlas på enhetsnivå. Samband mellan risker och åtgärder Vissa risker och åtgärder uppvisar svårtolkade samband där det är svårt att förstå huruvida åtgärderna adresserar riskerna på ett ändamålsenligt sätt utifrån uppdraget. Nämnd ska årligen upprätta en plan för internkontrollen i nämnden. I denna plan ska nämnden bl.a. dokumentera på vilket sätt nämnden säkerställer att: - ändamålsenlig verksamhet bedrivs och ekonomiskt tillfredsställande resultat uppnås, - kvaliteten i rapporteringen om verksamhet, ekonomi och intern kontroll upprätthålls, - bedömning och uppföljning av risker i den verksamhet som nämnden ansvarar för görs. Intern kontroll är det verktyg med vilket nämnd och förvaltning säkerställer att verksamheten styr mot målen. Den interna kontrollen omfattar alla system, processer och rutiner som syftar till att ekonomi, prestationer och kvalitet inom de verksamheter som nämnden ansvarar för. Ambitionsnivå för riskanalys Det är oklart huruvida riskanalysen utgör ett verktyg för Arkivnämnden och Regionarkivet att nå utsatta mål, eftersom målbild saknas, samt att både målarbetet och uppföljningen i grunden är bristande. Vidare att riskanalysen- och hanteringen är en isolerad engångshändelse som ej är integrerad med övrig verksamhetsplanering. Källor: Allmänt reglemente för Göteborgs stads nämnder, Riskanalys 2013, Intern kontrollplan för 2014, Uppföljning av plan för internkontroll

17 Regionarkivets ekonomistyrning och uppföljningen av nämndens beslutade mål (1/3) Ekonomistyrningen och processer för budget och uppföljning Ekonomistyrning, i det avseendet att verksamheten ska nå ekonomiskt bestämda mål, är inom Regionarkivet huvudsakligen synonymt med uppfyllande av budget. Verksamhetsstyrning, i det avseendet att verksamheten ska nå övergripande mål oavsett finansiella eller icke-finansiella genom att realisera en strategi (eller verksamhetsplan), är också synonymt med budget. Förvaltningens verksamhetsplan är lika med budgeten så som den dokumenterats och beslutats i Arkivnämnden. Göteborgs Stad är administrativ huvudman för Regionarkivet och budgetarbetet styrs därför av Göteborgs Stads budgetprocess. Kommunfullmäktiges budget är det övergripande och överordnade styrdokumentet för Göteborgs Stads alla nämnder och bolagsstyrelser. Budgeten anger kommunfullmäktiges prioriterade mål och inriktningar. Prioriterade mål ska brytas ned till specifika, mätbara, accepterade, realistiska, tidsatta och ansvarsfördelade mål (SMARTA) och omsättas i praktisk handling av nämnderna och styrelserna. Planer, program, riktlinjer och policies som kommunfullmäktige har antagit ska följas och genomföras, men är underordnade budgeten. För övrigt ges fler riktlinjer för budget och uppföljning inom Stadens styrande dokument, exempelvis påbudet att bedriva god och effektivt verksamhet, samt att bedriva uppföljning utifrån alla relevanta perspektiv och inte enbart de strikt ekonomiska frågorna. Motsvarande prioriterade mål från Västra Götalandsregionen förefaller saknas som input i budgetarbetet. Budgetarbetet inom Arkivnämnden/Regionarkivet sker i enlighet med Stadens budgetprocess (se övergripande illustration sidan 20). Utifrån kommunfullmäktiges budget utarbetar och beslutar Arkivnämnden om ett inriktningsdokument för den egna budgeten. Nämnden ska, enligt Stadens budgetprocess, i första hand bryta ner fullmäktiges prioriterade mål och inriktningar och anpassa dem till Regionarkivets verksamhet för att bidra till god måluppfyllelse i ett hela-staden-perspektiv. Därefter kan ytterligare prioriteringar och formuleringar utifrån den egna verksamhetens förutsättningar göras. Enligt budgetprocessen ska det i inriktningsdokument tydligt framgå hur de prioriterade målen ska uppnås och vilka processägare man avser att samverka och föra dialog med för att nå måluppfyllelse. Därefter delegeras utarbetandet av budgetförslag till förvaltningen. Förslaget ska baseras på inriktningsdokumentet och innehålla konkreta och kvantifierbara mål samt beskriva hur målen ska nås. Även här ska anges hur förvaltningen avser att samverka och föra dialog med processägare, berörda förvaltningar och bolag. Avslutningsvis behandlas och beslutas budgetförslaget av Arkivnämnden. Källor: Verksamhetsintervjuer, Göteborgs Stad Budget 2014, Göteborgs Stad Regler för budget och uppföljning i stadens nämnder och styrelser 17

18 Regionarkivets ekonomistyrning och uppföljningen av nämndens beslutade mål (2/3) Nedbrytning av mål och inriktning För Regionarkivet inleds det praktiska budgetarbetet med en målkonferens där Ledningsgruppen och Arkivnämnden deltar. På konferensen bestäms vilka mål Regionarkivet ska arbeta mot det kommande året och förslag till inriktningsdokument tas fram. Verksamhetsintervjuerna indikerar att ledningsgruppen inte upplevs göra tillräcklig analys, konkretisering och nedbrytning av de övergripande inriktningsmålen för att de ska vara vägledande för verksamheten (se exempel sidan 21). Av verksamhetsintervjuerna framgår att det inte genomförs någon övergripande planering där hela verksamheten träffas och utbyter lärdomar över enhetsgränserna, vilket upplevs leda till suboptimering. Den övergripande inriktningen som bestäms av Arkivnämnden, tillsammans med Ledningsgruppens förväntade analys och nedbrytning av dessa inriktningar, ska ge vidare vägledning för de olika enheternas verksamhetsplanering. Något enhetligt synsätt på hur denna enhetsspecifika verksamhetsplanering ska göras eller struktur finns ej utan är chefsberoende. Inom vissa enheter finns en logik i att bryta ned övergripande mål och inriktningar till aktiviteter som följs upp på enhetsmöten och APT, men det är ändå oklart vad enheten utför i relation till samtliga mål. Vidare beskrivs den enhetsspecifika verksamhetsplaneringen som löpande, det vill säga bestämda aktiviteter och dess uppföljning är föremål för förändring under året. Strategisk perspektiv En tydlig brist i budgetarbetet är att det inte förefaller sättas in i ett strategiskt perspektiv, utan det kommande året behandlas isolerat och arbetet förefaller vara av marginaljusterande karaktär. Regionarkivet saknar uttalad målbild för var verksamheten som helhet ska befinna sig i framtiden, samt saknar även uttalad strategi för att nå ett framtida läge. Ej heller verkar de gångna årens erfarenheter bli input i budgetarbetet. Någon kontinuitet i planeringen och exekveringen verkar inte finnas, utan allt fokus riktas mot budgetåret (se även Strategisk kompetensförsörjning och resursoptimering, sidan 15, samt Strategiskt angreppssätt avseende utvecklingsfrågor, sidan 25). Källor: Verksamhetsintervjuer, Göteborgs Stad Budget 2014, Göteborgs Stad Regler för budget och uppföljning i stadens nämnder och styrelser 18

19 Regionarkivets ekonomistyrning och uppföljningen av nämndens beslutade mål (3/3) Uppföljning av verksamheten Av verksamhetsintervjuerna framgår att det inte finns någon efterfrågan på strukturerad icke-finansiell uppföljning eller rapportering varken från ledningsgruppen eller Arkivnämnden. Ledningsgruppen träffas regelbundet, men någon strukturerad löpande uppföljning av verksamhetens prestationer utifrån ett långsiktigt perspektiv och uppställda mål verkar inte förekomma, utan präglas av operativa frågor. Arkivnämnden ansvarar för uppföljning av dels den egna verksamhetens uppdrag som beskrivs i Arkivnämndsreglementet och dels kommunfullmäktiges prioriterade mål och inriktningar. Rapporteringen sker till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige och ska ske utifrån risk och väsentlighet vilket innebär att det i första hand är särskilt viktiga resultat, utvecklingsområden och händelser som ska rapporteras. Rapporteringen ska innehålla viktiga mätresultat men framförallt analyser, slutsatser och kommentarer som förklarar resultatet och vad det betyder för den egna verksamheten och Göteborgs Stad som helhet. I dagsläget sammanställs månatligen en ekonomisk rapport till Arkivnämnden där uppföljning sker. I övrigt görs en kvartalsrapport och en årsrapport (lika för samtliga facknämnder i Göteborgs Stad) som fokuserar på ekonomi med kommentarer och Göteborgs Stads prioriterade områden. Det är i kvartalsrapporterna och årsrapporten svårt att avgöra huruvida verksamheten har uppnått vad som avsågs i budget och verksamhetsplanering. Nyckeltal i Prestationsrapporten har låg synlig korrelation med inriktningsmål och verksamhetsplanering, samt är ej konkreta och kvantifierbara enligt Göteborgs Stads budgetregler. Det är svårt för läsaren att bilda sig en uppfattning om huruvida verksamheten har presterat enligt plan, eller är ändamålsenlig och effektiv. Ekonomisk redovisningsmodell En viktig del av ekonomistyrningen är hur den löpande ekonomiska redovisningen sker. Det är i allmänhet viktigt att ha en struktur på den ekonomiska redovisningen som stödjer den verksamhet som önskas bedrivas och möjliggör adekvat analys och uppföljning. Regionarkivet har en redovisningsmodell baserad på Göteborgs Stads kontoplan i kombination med ett antal resultatenheter (se illustration, sidan 42). Resultatenheter utgör en blandning av organisatoriska enheter, projekt (exempelvis E-arkiv-arbetet) och typer av kostnader (exempelvis utbildningar). Vidare förekommer endast delvis aktivitetskoder eller motsvarande. Gemensamma kostnader och annan overhead fördelas bara delvis på den olika resultatenheterna vilket riskerar att ge en missvisande bild av enheters verkliga kostnader och verkliga resultat. Vidare finns otydlighet mellan den organisatoriska uppdelningen och vad som anses vara ett isolerat projekt, exempelvis kring projekt E-arkiv som förutom Sahlgrenska Universitetssjukhuset även arbetar med andra projekt, men hålls ihop som en resultatenhet. Sammantaget försvårar den nuvarande redovisningsmodellen analys och uppföljning, särskilt om syftet är att arbeta med nedbrutet resultatenhetsansvar och få en fullständig ekonomisk bild av olika projekts verkliga kostnader och intäkter. Redovisningsmodellen har inte förändrats på flera år och är skapad för dåtidens behov. Källor: Verksamhetsintervjuer, Göteborgs Stad Budget 2014, Göteborgs Stad Regler för budget och uppföljning i stadens nämnder och styrelser 19

20 Regionarkivets nuvarande budgetprocess indikerar förbättringspotential vad avser tydlighet och delaktighet Version 1.0 ILLUSTRATIVT Exempel Verksamhetsår Västra Götalandsregionen Regionfullmäktiges budget Göteborgs Stad Kommunfullmäktiges budget och övergripande prioriteringar Arkivnämnden Regionarkivet (Ledningsgrupp) Planeringsdag Arkivnämnd och ledningsgrupp förberedning av inriktningsdokument Beslut om Inriktningsdokument Framtagning av budgetförslag och måldokument Beslut om budget Kvartalsvis uppföljningsrapport Månatlig ekonomisk rapport och kvartalsrapport Godkännande av årsrapport Framtagning av årsrapport Juni Augusti - September Oktober Januari - December Februari Målbild för verksamheten Verksamheten upplever inte att det finns någon uttalad och förankrad målbild för vart Regionarkivet ska sträva mot, ej heller strategi eller långsiktig plan för hur Regionarkivet ska uppnå en framtida position. Verksamhetsplaneringen (d.v.s. budget) fokuserar enbart på det kommande året utan längre perspektiv, vilket torde försvåra för Arkivnämnden att påverka region/kommunbidrags-tilldelningen. Budgetarbetet består till största delen av marginaljusteringar. Nedbrytning av inriktning och förankring i verksamheten Ledningsgruppen upplevs av verksamheten inte göra tillräcklig analys, konkretisering och nedbrytning av de övergripande inriktningsmålen för att de ska vara vägledande för verksamheten. De mål som tas fram i målarbetet har svag korrelation med nyckeltal som presenteras i samband med årsrapporten. Vidare genomförs ingen övergripande planering där hela verksamheten träffas och utbyter lärdomar över enhetsgränserna. Fokus på ekonomisk uppföljning Den månatliga rapporteringen fokuserar på de ekonomiska frågorna. Kopplingen till årets verksamhetsmål är låg, trots att uppföljning enligt Stadens budgetregler inte ska begränsas till strikt ekonomiska frågor. Arkivnämndens löpande uppföljning och behandlade ärenden verkar vara av operativ karaktär, utan långsiktighet. Målstyrning och långsiktighet Det är i årsrapporten svårt att avgöra huruvida verksamheten har uppnått vad som avsågs i budget och verksamhetsplanering. Nyckeltal i Prestationsrapporten har låg synlig korrelation med inriktningsmål och verksamhetsplanering, samt är ej SMARTA enligt Stadens budgetregler. Det är svårt för läsaren att bilda sig en uppfattning om huruvida verksamheten har presterat enligt plan, eller är ändamålsenlig och effektiv. Källor: Budgetprocess Göteborgs Stad, Regler för budget och uppföljning i stadens nämnder och styrelser, Arkivnämnden Årsrapport och prestationer 2013, verksamhetsintervjuer, protokoll Arkivnämnden

21 Regionarkivets övergripande inriktning och nedbrytning upplevs som otydliga och ej vägledande för verksamheten Målbild för verksamheten Verksamheten upplever inte att det finns någon uttalad och förankrad målbild för vart Regionarkivet ska sträva mot, ej heller strategi eller långsiktig plan för hur Regionarkivet ska uppnå en framtida position. Inriktningsmålen upplevs ej utgöra en tydlig målbild för verksamheten. Arkivnämndens Inriktningsbeslut 2014 Prioritera utåtriktad verksamhet och omvärldsbevakning Göra nämndens myndighetsansvar mer känt Ägna särskild uppmärksamhet åt arkivfrågorna inom folkrörelse- och föreningslivet Prioritera handläggningen av ärenden från Ersättningsnämnden Utveckla förmågan att stödja och initiera olika forskningsprojekt Utöka arkivlokalerna i Vänersborg, miljö och energianpassa dessa samt utöka delen grön IT Nedbrytning av inriktningsmål Regionarkivets Målarbete 2014 Ledningsgruppen upplevs av verksamheten inte göra tillräcklig analys, konkretisering och nedbrytning av de övergripande inriktningsmålen för att de ska vara vägledande för verksamheten. Målformulering och ambition Budgeten, inklusive målarbetet, ska enligt Göteborgs Stads budgetprocess baseras på inriktningsdokumentet och innehålla konkreta och kvantifierbara mål samt beskriva hur målen ska nås. De flesta mål är vagt beskrivna, med övergripande formuleringar. Det är svårt se vilken ambitionsnivå som Regionarkivet har med sin verksamhet, eller hur dessa mål ska kunna följas upp för att avgöra huruvida prestationen är fördelaktig eller ej. Ett mål är förhållandevis konkret, men det är oklart huruvida detta bestämts som ett självändamål eller adresserar ett konkret behov hos arkivbildarna. Indikerad ambition för verksamheten Ungefär hälften av de bestämda målen är av karaktären fortsatt och har även sett förhållandevis lika ut i de senaste årens målarbete. Detta indikerar att fokus är att upprätthålla en verksamhet, snarare än att förändra den. Medborgarna Fortsatt kontinuerlig uppföljning av handläggningstiderna samt kvalitetskontroll avseende handläggningen av de enskilda ärendeslagen. Utvärdering av ett ärendehanteringssystem Fortsatt arbete med service och bemötande Verksamheten Bedriva utåtriktad verksamhet genom systematisk styrning från arkivmyndigheten med fokus på följande områden: Stärka och tydliggöra den arkivorganisation som fullmäktige beslutat i respektive arkivreglemente Förbättra kapaciteten vad beträffar menprövning särskilt med avseende på Ersättningsnämndens behov av dokumentation Beakta arkivets möjligheter att stödja och initiera olika forskningsprojekt Fortsätta arbetet med grön IT och kostnadseffektiv datalagring Fortsätta det offensiva arbetet inom bevarande/gallring och arkivredovisning genom att formalisera och vidareutveckla användningen av processbaserade dokumenthanteringsplaner Fortsätta omställningen till ökad grad digitala leveranser Ta emot hyllmeter löpande leveranser från förvaltningar och bolag Uppsökande verksamhet, särskilt inriktad mot föreningslivet och invandrarföreningar Upprätthålla tillfredsställande nivå på tillgängliggörandet genom att delta vid minst tre aktiviteter som riktas mot allmänheten Fortsatt utveckling av förvaltningsbiblioteket för att nå nya användare Personal Fortsätta arbetet med den interna informationen (inte bara ledning - medarbetare utan även mellan och inom verksamheter, enheter och grupper) Ekonomi Effektivisering av arkiv- och informationshanteringen som innebär besparingar för Regionen och staden Källor: Inriktningsbeslut 2014, målarbete , Göteborgs Stad budgetprocess, verksamhetsintervjuer 21

22 Regionarkivets tillsyn och inspektion av bolag och nämnder Tillsyn och inspektion Den enda tillsyn- och inspektionsverksamhet som i dagsläget sker är arkivlokalsinspektioner och leveransinspektioner. Arkivlokalsinspektioner görs för att avgöra huruvida arkivlokaler är godkända i enlighet med Riksarkivets föreskrifter. Inspektionerna görs i allmänhet innan lokalerna tas i bruk. Leveransinspektioner görs för att inspektera att de arkivbestånd, oavsett medium, som ska levereras till Regionarkivet håller avtalad kvalitet, exempelvis är läsbart, ordnat, förtecknat och beskrivet. De besök som redovisas i årsrapporten avser dessa två typer av inspektioner. Den breda systemtillsyn som enligt arkivlagen (1990:782, 7-8 ) och arkivreglementet ska utföras genomförs däremot inte. Huvudorsaken till att bred systemtillsyn ej genomförs är inställningen inom högsta förvaltningsledningen att Regionarkivet ej ska vifta med lagboken eftersom det kan innebära svåruppfyllda krav och ökade kostnader för de inspekterade arkivbildarna. Det kan också leda till att arkivmaterial förstörs istället för att levereras till Regionarkivet. högsta förvaltningsledningen anser att Regionarkivet ska vara en servicefunktion som kan ta emot arkivmaterial, oavsett vilken kvalitet och kravuppfyllelse som arkivbildarna presterar. Detta motsägs dock i de intressentintervjuer som har genomförts inom uppdraget, där samtliga uttrycker önskemål om bred tillsyn. Detta i syfte att få ett ökat fokus på och höja den interna kompetensen kring arkivfrågor. Kunskap om arkivområdet hos arkivbildarna Enligt verksamhetsintervjuerna och kundintervjuerna resulterar detta i en generellt sett låg kunskap om arkivlagstiftningen och offentlighetslagstiftningen samt dess praktiska följder hos arkivbildarna. Vidare upplevs att kvaliteten på informations- och dokumenthanteringen blir lidande. Med en proaktiv bred tillsyn hade hanteringen kunnat vara betydligt mer ändamålsenlig och effektiv, samt hållit högre kvalitet. Ytterligare en konsekvens är att stora temporära insatser krävs när dokumenthanteringsplaner ska tas fram och leveranser av handlingar ska ske till Regionarkivet för övertagande. För Regionarkivet innebär den eftersatta tillsynen i allmänhet en försämrad kunskap om arkivbeståndens kvalitet och arkivbildarnas behovsbild, därtill att rådgivningsfunktionen får hantera en omfattande rådgivning på grundläggande nivå. Ärendehanteringen blir onödigt tungrodd, då mer operativt arbete får göras än vad som är förenlig med rollen som tillsynsmyndighet. Vidare leder detta till sämre kvalitet på levererat material (materialets skick och ordning) vilket i sin tur leder till mer tidskrävande återsökningar. Även möjligheterna för Regionarkivet att bygga upp och utveckla nätverk med arkivansvariga och arkivredogörare försämras. Källor: Verksamhetsintervjuer 22

23 Regionarkivet saknar ett praktiskt helhetstänkande i verksamheten som adresserar arkivbildarnas behov och dokumentens livscykel Version 1.0 ILLUSTRATIVT Regionarkivets verksamhet utifrån ett processperspektiv (Acandos illustrativa tolkning) Leveransprocessen Tillsyn Rådgivning Informera Planera Mottagning Vård och förvaring Tillgängliggöra och tillhandahålla Tillsyn och rådgivning Arkivvård Göteborg / Arkivvård Vänersborg Design Skapande Användande Arkivering Tillgängliggörande och tillhandahållande Dokumentens livscykel Bred systemtillsyn och inspektion Den enda tillsyn- och inspektionsverksamhet som i dagsläget sker är arkivlokalsinspektioner och leveransinspektioner. Den breda systemtillsyn som enligt arkivlagen (1990:782) och arkivreglementet ska utföras genomförs inte. Detta resulterar bland annat i en låg arkivkunskap hos arkivbildarna. Arkivkunskap hos arkivbildarna Rådgivningsfunktionen försvåras i allmänhet av att en bred tillsyn ej bedrivs. Därmed försvåras byggandet av kontaktnät, skapandet av förståelse för arkivbildarnas behov samt en allmänt god omvärldsbevakning över förändringar hos huvudmännen. Den låga kompetensen hos arkivbildarna leder även till att rådgivningen tvingas hantera en onödigt stor mängd förfrågningar på basal nivå. Samarbete över enhetsgränserna Regionarkivets organisation är i allmänhet otydlig med oklara ansvarsfördelningar. Samarbete över enhetsgränserna har varit bristande och ej supporterats av förvaltningsledningen. I kombination med bristande tillsyn skapas ingen proaktiv dialog mellan enheterna för att planera långsiktigt utifrån kommande leveransbehov hos arkivbildarna. Arbete vid inleverans Den uteblivna tillsynen resulterar i låg arkivkompetens hos arkivbilderna och att deras kvalitet på informations- och dokumenthanteringen blir lidande. För Regionarkivet resulterar detta i att behöva utföra grundläggande arbete med ordnade och förtecknande i samband med leveranser som arkivbilderna redan borde ha utfört. Vidare onödigt mycket arbete för att söka i materialet. Helhetsgrepp utifrån arkivmaterialens hela livscykel Med nuvarande obefintliga tillsyn, oklarheter kring kärnverksamheten, otydliga organisationsuppdelning och suboptimerade arbetssätt adresserar inte Regionarkivet arkivbildarnas behov utifrån ett helhetsperspektiv, eller arkivmaterialens hela livscykel genom alla faser. Källor: Leveransprocessen, verksamhetsintervjuer 23

24 Arbetet med främjande av arkivvård, samt rådgivning och konsultativ roll Arkivfrämjande aktiviteter Ett effektivt främjande av arkivvård hos arkivbildarna inom Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad kräver att det finns en god uppfattning om vilka tillsynsobjekt som finns, dess status, samt att det finns ett etablerat kontaktnät och en dialog med bland annat arkivansvariga och arkivredogörare. Se tidigare beskrivning av tillsyn och inspektion (sidan 22). Regionarkivet bedriver idag aktiviteter för främjande av arkivvård i form av utgivning av handledningar och checklistor, samt utbildningsverksamhet. Därtill utförs operativt arbete med framtagning och granskning av dokumenthanteringsplaner, visst deltagande i andra myndigheters utvecklingsprojekt, exempelvis vid kravställning av avställningar ur IT-system. I rollen ingår också rådgivning (via telefon, , besök) i konkreta frågor. Det finns viss otydligt över vilka aktiviteter som kan kategoriseras som främjande av arkivvård, rådgivning och vad som är mer av konsultativa tjänster, eller vilka aktiviteter som kan räknas in i kärnverksamheten och vilka som går utöver kärnverksamheten. Intressenternas behov av stöd i arkivarbetet Verksamhetsintervjuerna indikerar att det på grund av att intresset och förståelsen för arkivområdet generellt sett är lågt bland arkivbildarna, tillsammans med minimal kravställning orsakad av utebliven bred tillsyn, leder till att den interna kompetensen hos arkivbildarna i allmänhet inte byggs upp eller utvecklas. Vidare finns inom Regionarkivets geografiska upptagningsområde en begränsad tillgång till arkivutbildad personal jämfört med exempelvis Stockholm. Att projektanställa arkivarier eller att anlita konsulter förekommer, men Regionarkivet tillfrågas också i stor utsträckning i rent operativa eller konsultmässiga frågor. Enheten för Tillsyn och Rådgivning upplever att dessa ärenden skapar resursbrist i en redan underbemannad enhet. Därtill riskerar enheten att hamna i en jävsituation då utfört arbete kan bli föremål för granskning av den egna enheten. Intressentintervjuerna indikerar att det finns ett stort behov av och efterfrågan på rådgivning, samt ett behov av rent operativt arkivarbete, exempelvis hjälp med praktisk gallring och sortering. I intervjuerna framkommer även att området betraktas som en av Regionarkivets viktigaste uppgifter och är att betrakta som hjälp till självhjälp. Källor: Verksamhetsintervjuer 24

25 Systematik i utvecklingsfrågor Strategiskt angreppssätt avseende utvecklingsfrågor Vad avser formerna för att driva utvecklingsfrågor har vi tidigare konsterat att Regionarkivet i nuläget saknar en uttalad målbild och strategi för att nå ett framtida läge. Vidare upplevs en otydlighet kring de verksamhetsmål som sätts i samband med det årliga budgetarbetet (se tidigare beskrivningar sidorna 20-22). Utvecklingsfrågor bör initieras, planeras, drivas och avslutas utifrån ett syfte att förverkliga uttryckta mål. I nuläget ser vi inte att det finns någon löpande och strukturerad dialog kring Regionarkivet framtida roll, på vilket sätt Regionarkivet ska verka som arkivmyndighet i enlighet med gällande lagstiftning och utifrån huvudmännens önskemål, viktiga vägval i exempelvis IT-frågor, vilka konkreta aktiviteter som ska stödja ett framtida läge eller vilka kompetenser och i vilken omfattning som behövs. Enligt verksamhetsintervjuerna bedriver Regionarkivet löpande utvecklingsfrågor. Exempel på utvecklingsfrågor är införskaffandet av solcellsanläggning, frystork, bandrobotar för långtidslagring av digital information, med flera. Utvecklingsfrågorna förefaller inte ha någon tydlig koppling till en målbild eller strategisk agenda. Frågorna drivs inte med systematik och i princip alla utvecklingsfrågor bedrivs som reguljära linjeaktiviteter. Det tillsätts sällan interna projekt, utan utvecklingsfrågor förväntas hanteras av berörd linjechef inom ramen för befintliga resurser. Någon uttalad projektmetodik finns inte, ej heller en projektportfölj (eller motsvarande) för att hålla samman, styra och följa upp pågående projekt. En konsekvens av detta är att större utvecklingsfrågor, exempelvis införande av nya verksamhetssystem eller nya rutiner, riskerar att inte hinnas med då all tid går åt till operativa frågor. Det är även otydligt på vilka grunder dessa utvecklingsfrågor har uppstått, se tidigare beskrivning kring beslutsprocess (sidorna 14-15). Källor: Budget , Årsrapport , verksamhetsintervjuer 25

26 Innehållsförteckning Förord och sammanfattning Bakgrund och uppdragsbeskrivning Avgränsningar Angreppssätt och metodik Nulägesanalys Rekommendationer Referensram Appendix 26

27 Regionarkivet står inför flera utmaningar vilka bör betraktas som möjligheter att utveckla verksamheten i positiv riktning (1/4) Regionarkivets uppdrag och målbild Utgångspunkten för det arbete som utförs inom Regionarkivet är det uppdrag som arkivnämnden formulerat. Detta har i sin tur en koppling till de arkivreglementen som huvudmännen har formulerat. För närvarande pågår ett internt arbete med att uppdatera dessa. Ett antal av de problemområden som behandlats i nulägesanalysen bottnar i upplevda otydligheter kring Regionarkivets uppdrag, eller tolkningen av detta, samt avsaknad av målbild. Inom ramen för pågående interna arbete är det viktigt att det framgår vilken roll Regionarkivet ska ha och att övergripande beskriva hur det ska uppnås samt att detta tydligt speglas i det uppdrag som ges till Regionarkivet. Regionarkivet rekommenderas att i samarbete med Arkivnämnden och huvudmännen framarbeta en gemensam uppfattning kring vad som ska ingå i kärnverksamheten och vad som kan göras, eller inte göras, utöver kärnverksamheten. Därtill att utarbeta vad som definierar en ändamålsenlig och effektiv arkivverksamhet (i enlighet med kommunallagen (1991:900)), samt kopplar denna till verksamhetsstyrning och uppföljning. Med utgångspunkt i uppdraget behöver Arkivnämnden/Regionarkivet konkretisera och tydliggöra en målbild som kan bli vägledande för vad verksamheten ska uppnå på längre sikt (5-10 år) och med vilken ambitionsnivå. Målbilden bör skapas både för verksamheten i allmänhet och de olika enheterna specifikt. Målbilden bör ha tydliga delmål, exempelvis på 1 och 3 års sikt, bland annat för att ligga i linje med Göteborgs Stads budgetarbete. Vidare bör inriktningsbeslut tas i viktiga frågeställningar, exempelvis kring långtidslagring av digitalt material, som stödjer och ligger i linje med målbilden. Strategi för att nå målbilden Regionarkivet bör utifrån målbilden utarbeta en strategi eller långsiktig plan för att nå målbilden. Strategin bör innehålla strategiska initiativ med konkretiserade aktiviteter och prioriteringar. Viktigt för ett framgångsrikt förändringsarbete är att, i hela organisationen bygga upp en medvetenhet för den nuvarande situationen, målbilden och kunskap om vilken förändring som behövs. Organisation, roller och ansvar Regionarkivets organisation uppvisar en viss otydlighet och oklar logik i enhetsindelning samt i resursdisposition mellan enheterna. När framtida målbild är bestämd rekommenderas Regionarkivet att se över den nuvarande organisationen och säkerställa så att organisationsmodellen och logiken är tydlig och stödjer det uppdrag som givits. Organisationen bör skapas utifrån ambitionen att uppnå ett sammanhållet Regionarkiv, en flexibel resursdisposition med bäring på de interna och externa behov som föreligger (se sidan 32) och som minimerar suboptimering av de resurser och kompetenser som finns, oavsett organisatorisk tillhörighet. Nuvarande roller, ansvar och delegationsordningar bör ses över för att säkerställa att otydligheten i allmänhet och nuvarande utmaningar kring beslutsfattande i synnerhet minimeras. 27