Reach-IT Handbok för industrianvändare

Transkript

1 Reach-IT Handbok för industrianvändare Del 02 Inskrivning och hantering av konton Annegatan 18, P.O. Box 400, FI Helsingfors, Finland Tel Fax echa.europa.eu

2 2 Reach-IT Handbok för industrianvändare Version: 2.1 Version Ändringar 2.1 April 2014 Uppdateringar av Reach-IT 2.7 rörande villkor, validering av e-post och kontaktperson för Echa Ny layout på dokumentet. Figurer och länkar har uppdaterats. 1.1 Nytt format. Flyttat en del av innehållet från del 01 till denna del. 1.0 Första versionen Del 02 Inskrivning och hantering av konton Referens: ECHA-12-G-17-SV Publiceringsdatum: april 2014 Språk: Svenska Europeiska kemikaliemyndigheten, Omslag Europeiska kemikaliemyndigheten Ansvarsfriskrivning: Detta är en översättning av ett dokument som ursprungligen publicerades på engelska. Originaldokumentet finns på Echas webbplats. Kopiering tillåten med angivande av källan enligt följande: "Källa: Europeiska kemikaliemyndigheten, och under förutsättning att en skriftlig anmälan görs till Echas kommunikationsavdelning Detta dokument finns på följande 22 språk: bulgariska, danska, engelska, estniska, franska, finska, grekiska, italienska, lettiska, litauiska, maltesiska, nederländska, polska, portugisiska, rumänska, slovakiska, slovenska, spanska svenska, tyska, tjeckiska och ungerska Om du har frågor eller kommentarer om detta dokument kan du skicka in dem genom att använda formuläret för informationsförfrågan. Ange referens och publiceringsdatum enligt ovan. Formuläret för informationsförfrågan är tillgängligt via Echas webbsida "Kontakt": Europeiska kemikaliemyndigheten Postadress: P.O. Box 400, FI Helsingfors, Finland Besöksadress: Annegatan 10, Helsingfors, Finland Annegatan 18, P.O. Box 400, FI Helsingfors, Finland Tfn Fax echa.europa.eu

3 Del 02 Inskrivning och hantering av konton Publiceringsdatum: april Innehållsförteckning 1. INLEDNING DEFINITIONER OCH BEGREPP Part Användare Användarroller Hantera användarkonton Kontaktpersoner Identifieringscertifikat för juridisk enhet Använda IUCLID 5 för att hantera Reach-IT Skriva in sig i Reach-IT En LEOX-fil har redan erhållits från IUCLID:s webbplats En LEOX-fil har ännu inte erhållits från IUCLID:s webbplats Uppdatera företagsuppgifter i Reach-IT SKRIVA IN SIG STEG FÖR STEG I EGENSKAP AV PART Skapa ett Reach-IT-konto för ett företag En lokal installation av IUCLID 5 har redan gjorts En lokal installation av IUCLID 5 har ännu inte gjorts Logga in med det första skapade företagskontot E-postvalidering Skapa ett Reach-IT-konto till en tredjepartsföreträdare En lokal installation av IUCLID 5 har redan gjorts En lokal installation av IUCLID 5 har ännu inte gjorts Logga in med det först skapade tredjepartsföreträdarkontot Uppdatera dina användaruppgifter HANTERA PARTSKONTON STEG FÖR STEG Skapa en användare Uppdatera en användarprofil Blockera en användare Häva blockeringen av en användare Återställa en användares lösenord Radera en användare HANTERA PARTSUPPGIFTER STEG FÖR STEG Uppdatera allmänna uppgifter och faktureringsuppgifter Lägga till en ny kontaktperson Ändra befintliga kontaktuppgifter Radera en kontaktperson Exportera partsuppgifter Annegatan 18, P.O. Box 400, FI Helsingfors, Finland Tel Fax echa.europa.eu

4 4 Reach-IT Handbok för industrianvändare Version: 2.1 Förteckning över figurer Figur 1: Konfigurering roll Figur 2: Kontaktperson för Echa Figur 3: Överföring av ett LEO-objekt mellan IUCLID:s webbplats och Reach-IT via en LEOX-fil Figur 4: Uppdatera LEO-information Figur 5: Startsida för inskrivning i Reach-IT Figur 6: Villkorsruta Figur 7: Sida för användarkonton Figur 8: Sida för företagsuppgifter Figur 9: Ruta för filuppladdning Figur 10: Företagsinformationssida Figur 11: Företagsinformationssida med de företagsuppgifter som finns i LEOX-filen Figur 12: Välj rätt företagsstorlek Figur 13: Sida för manuell inmatning av företagsuppgifter Figur 14: Välj rätt företagsstorlek Figur 15: Sida för faktureringsuppgifter Figur 16: Kontaktsida Figur 17: Sida för att fylla i företagets kontaktuppgifter Figur 18: Adressuppgifter för företagets kontaktpersoner Figur 19: Förteckning över företagets kontaktuppgifter för en part Figur 20: Företagets valideringssida Figur 21: Avslutningssida efter företagets inskrivning Figur 22: Inloggningssida för part i Reach-IT Figur 23: Overifierad e-postadress Figur 24: Verifiering av e-post Figur 25: Verifiering av e-post Figur 26: Företagets startsida i Reach-IT Figur 27: Tredjepartsföreträdarens villkorsruta Figur 28: Sida för tredjepartsföreträdarens användarkonto Figur 29: Tredjepartsföreträdarens informationssida Figur 30: Dialogruta för uppladdning av tredjepartföreträdarens LEOX-fil Figur 31: Tredjepartsföreträdarens informationssida Figur 32: Tredjepartsföreträdarens informationssida med allmänna uppgifter och kontaktuppgifter Figur 33: Föra in tredjepartsföreträdarens uppgifter i Reach-IT Figur 34: Sida för att manuellt fylla i tredjepartsföreträdarens uppgifter Figur 35: Startsida för att mata in tredjepartsföreträdarens kontaktuppgifter Figur 36: Sida för tredjepartsföreträdarens kontaktuppgifter Figur 37: Fylla i adressuppgifter för tredjepartsföreträdarens kontaktpersoner Figur 38: Förteckning över tredjepartföreträdarens kontaktpersoner för en part Annegatan 18, P.O. Box 400, FI Helsingfors, Finland Tfn Fax echa.europa.eu

5 Del 02 Inskrivning och hantering av konton Publiceringsdatum: april Figur 39: Tredjepartsföreträdarens valideringssida Figur 40: Avslutningssida efter tredjepartsföreträdarens inskrivning Figur 41: Sida för inloggning av part i Reach-IT Figur 42: Tredjepartsföreträdarens startsida i Reach-IT Figur 43: Toppbannern i Reach-IT Figur 44: Sidan Visa användare Figur 45: Sida för att redigera användare Figur 46: Uppdateringen av användaruppgifterna bekräftas Figur 47: Sidan Visa användare med befintliga användare Figur 48: Sida för att skapa en användare Figur 49: Bekräftelse av att ny användare har skapats Figur 50: Sida för att redigera användare Figur 51: Sida för blockering av en Reach-IT-användare Figur 52: Blockeringen av Reach-IT-användaren bekräftas Figur 53: Kontrollera status för blockerade Reach-IT-användare Figur 54: Sida för att häva blockeringen av en Reach-IT-användare Figur 55: Bekräfta att blockeringen av en Reach-IT-användare har hävts Figur 56: Den hävda blockeringen av användaren bekräftas av Reach-IT Figur 57: Sidan Visa användare med knappen för återställning av lösenord Figur 58: Återställningen av lösenordet bekräftas Figur 59: Sidan Visa användare med raderingsknappen Figur 60: Bekräfta raderingen av en användare Figur 61: Raderingen av användaren bekräftas i ett meddelande Figur 62: Sida för företagsuppgifter Figur 63: Uppdatera företagsuppgifter Figur 64: Lägga till nya kontaktpersoner Figur 65: Uppdatera eller lägga till kontaktuppgifter Figur 66: Tillägget av den nya kontaktpersonen bekräftas Figur 67: De uppdaterade kontaktuppgifterna bekräftas Figur 68: Bekräfta raderingen av en kontaktperson Figur 69: Förteckningen över kontaktpersoner uppdateras efter radering Figur 70: Export av företags- eller tredjepartsföreträdares uppgifter från Reach-IT via LEOX-fil Figur 71: Ladda ned LEOX-filen från Reach-IT till ett lokalt system Förteckning över tabeller Tabell 1: Typ av part... 6 Tabell 2: Funktionerna hos parternas olika roller, administrativ roll, normal roll och läsarroll... 8 Annegatan 18, P.O. Box 400, FI Helsingfors, Finland Tel Fax echa.europa.eu

6 6 Reach-IT Handbok för industrianvändare Version: INLEDNING Handboken för industrianvändare (Industry User Manual, IUM) är en referenshandbok. I denna beskrivs hur industrianvändare kan skicka och granska data inom Reach-IT. Allteftersom Reach-IT utvecklas kommer ytterligare och uppdaterade delar av denna handbok att publiceras och göras tillgängliga via ECHA:s webbplats. Det rekommenderas bestämt att användaren, före användning av denna del 2 (Inskrivning och hantering av konton), läser igenom del 1 Komma igång med Reach-IT, där följande ämnen avhandlas närmare: Denna handboks struktur. Vilka konventioner som används när det gäller ikoner, text, knappar, länkar, osv. Bakgrundsinformation om Reach-IT och dess koppling till webbplatsen och applikationen IUCLID 5. I del 1 beskrivs också hur du får ytterligare stöd. De efterföljande delarna av denna handbok innehåller stegvisa anvisningar om hur man genomför de åtgärder som är nödvändiga för att lämna in data enligt Reach. 2. DEFINITIONER OCH BEGREPP I det här avsnittet definieras och beskrivs några termer och begrepp som alla är knutna till hantering av konton i Reach-IT. 2.1 Part En part kan antingen företräda en komplex företagsstruktur eller ett enkelt företag. Företag och tredjepartsföreträdare kan vara parter som innefattar många användare, i motsats till datainnehavare eller berörd part som kan vara parter med en enda användare (Tabell 1). Tabell 1: Typ av part Typ av part Beskrivning Företag Omfattar tillverkare, importörer, nedströmsanvändare (DU) och enda representanter (OR). Enda representanter [Reach, artikel 8] måste skriva in sig i Reach-IT för varje tillverkare utanför EU som de företräder och lämna in förhandsregistreringar och/eller underlag med hjälp av rätt konton. Tredjepartsföreträdare (TPR) Datainnehavare (DH) Deltar i gemensamt utnyttjande av data som ombud för ett företag [Reach, artikel 4] (t.ex. förberedelse av gemensamt inlämnande med flera registranter). Tredjepartföreträdarens verksamhet är i huvudsak inriktad på förhandsregistrering och SIEF-forum för förhandsregistrering. En part som innehar information om förhandsregistrerade ämnen och som lämnar in information [Reach, artikel 28.7]; t.ex. universitet, företag som tillverkar kemikalier i en mängd av < 1 ton per år, branschorganisationer osv. Annegatan 18, P.O. Box 400, FI Helsingfors, Finland Tfn Fax echa.europa.eu

7 Del 02 Inskrivning och hantering av konton Publiceringsdatum: april Berörda parter (IP) Kan delta i vissa förfaranden genom att ge sina synpunkter (t.ex. icke-statliga organisationer som är berörda av några av Reach-förfarandena). Alla parter måste vara inskrivna i Reach-IT-systemet för att få åtkomsträttigheter och för att kunna lämna in information och/eller kemiska data osv. Inskrivningen utförs stegvis med hjälp av en guide i Reach-IT (se avsnitt 3 i detta dokument för mer information). Samma juridiska enhet kan skriva in sig i form av olika parter i Reach-IT, men dessa parter behandlas helt åtskilda och deras användare är inte gemensamma; ett kemiföretag kan t.ex. skriva in sig i egenskap av företag för ett ämne som det tillverkar (och som måste registreras) och kan även skriva in sig i egenskap av datainnehavare för andra ämnen som det tillverkar (t.ex. i mängder på < 1 ton per år). Datainnehavare kan skriva in sig i Reach-IT, men bara om de vill delta i ett SIEFforum för förhandsregistrering; detta är frivilligt, inte obligatoriskt. Användarkonton från en tredjepartsföreträdare, datainnehavare och/eller berörd part i Reach-IT måste hållas åtskilda från företagskonton och måste skrivas in som åtskild part. 2.2 Användare Användare är en allmän term som är likvärdig med en sökande eller en registrant. I denna handbok förekommer olika typer av användare med olika roller. En person kan i Reach-IT vara knuten till olika användarroller. Användare verifieras i Reach-IT med ett användarnamn och lösenord. Parterna svarar för hanteringen av sina egna användare (eller konton) (se avsnitt 4 i detta dokument) Användarroller Den allra första användaren skapas vid inskrivningen (se avsnitt 4 i detta dokument) och kallas för företagsansvarig, med en administratörsroll (se nedan). De efterföljande användarna skapas av den första användaren som kan lägga till nya användare till den registrerade parten. Tilldelningen av roller till användare gör att man kan ställa in olika tillstånds- eller åtkomstnivåer för informationen. Som standard tilldelas den första användaren som skapas under inskrivningen administratörsrollen, som i sin tur kan skapa användare och tilldela roller. Användarens behörighet och åtkomsträttigheter varierar beroende på den part han/hon tillhör och på hans/hennes roll hos denna part. Möjliga roller för partanvändarna visas i Tabell 2. Rollerna innebär verksamhet som antingen hör till partens data (administrativa aspekter) eller till ämnesdata. Annegatan 18, P.O. Box 400, FI Helsingfors, Finland Tel Fax echa.europa.eu

8 8 Reach-IT Handbok för industrianvändare Version: 2.1 Tabell 2: Funktionerna hos parternas olika roller, administrativ roll, normal roll och läsarroll Roll Admin Normal Läsare Rollnivå Funktioner Fullständig kontroll över användarkonton x Ändra partens data x Lämna in och uppdatera ämnesdata (inklusive SIEF-forum för förhandsgranskning) x x Läsa partens data x x x Läsa ämnesdata x x x Läsa meddelandebox i Reach-IT x x x Administratören (användarnivå 1) kan lägga till, ändra eller radera användare från Reach-ITsystemet och dessutom ändra information och data som berör hans/hennes part (juridiska enhet). Användarnivå 1 kan också läsa, lämna in och uppdatera information om ämnen. Den normala användaren (användarnivå 2) har endast läsåtkomst till data som hör till parten och kan lämna in och uppdatera information om ämnen. Läsaren (användarnivå 3) får endast läsa data som hör till parten och ämnesdata. Det är obligatoriskt att tilldela användaren en roll; Läsarrollen tilldelas som standard om användaren inte tilldelats någon roll när han/hon har skapats. Beroende på partens organisation (företag, tredjepartsföreträdare eller annat), kan olika konton för läsare och/eller normala användare skapas av administratören. De funktioner som finns upptagna i funktionsmenyn är beroende av användarprofilen, dvs. en företagsanvändare kommer inte att ha samma meny som en användare som är tredjepartsföreträdare Hantera användarkonton Hantering av användare inbegriper följande arbetsuppgifter: skapa en användare, tilldela, lägga till eller ta bort roller, uppdatera partens information, hantera användarens säkerhetsfunktioner, t.ex. återställande av lösenord, åtkomstblockering och upphävande av åtkomstblockering. Annegatan 18, P.O. Box 400, FI Helsingfors, Finland Tfn Fax echa.europa.eu

9 Del 02 Inskrivning och hantering av konton Publiceringsdatum: april Det är inte möjligt för olika företag att utse samma användare. Ett användarkonto tillhör bara en part. Uppgifter som rör hantering av konton kan endast utföras av användare som har administratörsrollen. All information som anges för ett användarkonto under det att det skapas kan ändras senare förutom användarnamnet. Följande data kan redigeras: Allmänna uppgifter; faktureringsuppgifter och kontaktuppgifter (inklusive skapande, radering och ändring av dessa). 2.3 Kontaktpersoner I Reach-IT-programmet kan administratören lägga in kontaktpersoner och koppla dem till parten (t.ex. på ekonomiavdelningen eller i registreringsteamet). Det här är ett valfritt steg under inskrivningsförfarandet. Förteckningen över kontaktpersoner som finns sparad i Reach-IT kan ses som en adressbok (uppgifter om telefon och/eller e-postadress), som endast är avsedd att användas av kemikaliemyndigheten i syftet att kontakta företaget utan att använda Reach-IT-systemet, för att få utförligare uppgifter om den inlämnade informationen, vid till exempel förhandsregistrering, förfrågan eller registrering. Dessa kontaktuppgifter kan användas för att ange en kontaktperson för en förhandsregistrering och underlag som skapas online. Om ingen kontaktperson anges, så kommer kemikaliemyndigheten att använda företagets allmänna kontaktuppgifter. Kontaktpersonerna är inte kopplade till användarkonton. Det betyder att de varken har någon meddelandebox i Reach-IT eller åtkomst till företagets sidor i Reach-IT. Det finns fem fördefinierade kontakttyper: Allmän kontaktperson, kontaktperson i samband med framtagning av underlag, faktureringsansvarig, kontaktperson i samband med gemensamt inlämnande och kontaktperson för Echa. Echa rekommenderar att den företagsansvarige på ert företag utser en huvudsaklig kontaktperson som ska vidta de uppföljande åtgärder som krävs i viktiga meddelanden från Echa. Denna person ska identifieras i Reach-IT som kontaktperson för Echa. Det kan bara finnas en kontaktperson för Echa. Den företagsansvarige kan skapa en ny kontakt (eller redigera en befintlig kontakt) och ge denna kontakt rollen som kontaktperson för Echa) i Reach-IT. För att konfigurera rollen, gå till menyn på vänster sida i Reach-IT, klicka på <company view> och klicka på fliken <contact>. Du kan ändra kontakttypen genom att välja en kontakt och klicka på <modify>. Annegatan 18, P.O. Box 400, FI Helsingfors, Finland Tel Fax echa.europa.eu

10 10 Reach-IT Handbok för industrianvändare Version: 2.1 Figur 1: Konfigurering roll Figur 2: Kontaktperson för Echa När ett meddelande inkommer som kräver att en åtgärd vidtas skickas ett e-postmeddelande automatiskt till kontaktpersonen. Kontaktpersonen får bara ett e-postmeddelande om det meddelande som kräver att en åtgärd vidtas är riktat till parten och inte om meddelandet skickas till en specifik användare. Användare rekommenderas därför ha New Action Message Alert inställt på Yes. Synkronisering av användarkonton och kontaktpersoner rekommenderas. Vissa användare kan ha tilldelats särskilda roller och skulle kunna kontaktas i samband med frågor som har att göra med denna särskilda roll (till exempel har faktureringsansvarig sitt eget användarkonto för nedladdning av fakturor och skulle alltså kunna upptas i kontaktförteckningen i egenskap av faktureringsansvarig som ska kontaktas av kemikaliemyndigheten vid behov av ytterligare information om fakturor). 2.4 Identifieringscertifikat för juridisk enhet Använda IUCLID 5 för att hantera Reach-IT IUCLID 5 har en central roll i den IT-miljö som alla organisationer verkar inom som handhar inlämning av kemisk information för både Reach och andra tillsynsprogram, såsom OECD:s HPV-program eller EU:s biocidprogram (Tabell 1). I Reach-förordningen [Reach, artikel 111] anges att IUCLID är det format som ska användas för datainsamling, framtagning av underlag och inlämning av underlag. Annegatan 18, P.O. Box 400, FI Helsingfors, Finland Tfn Fax echa.europa.eu

11 Del 02 Inskrivning och hantering av konton Publiceringsdatum: april Alla berörda parter kan hämta den senaste versionen av IUCLID 5 och dess tillägg kostnadsfritt från IUCLID:s webbplats på följande adress: Ett officiellt LEO-objekt måste anges under installationen av IUCLID 5-programvaran i en lokal miljö. Ett LEO-objekt kan skapas på IUCLID:s webbplats, inom Reach-IT eller inom en installation av IUCLID 5-programvaran. Det är bara de LEO-objekt som skapats på IUCLID:s webbplats eller inom Reach-IT som utgör så kallade officiella LEO-objekt. Titta i informationsavsnittet i IUCLID 5-programvaran för att ta reda på om ett LEO-objekt är officiellt. Om rutan Officiell entry (LEO) är ikryssad är det officiellt. Innan programvaran laddas ned ombeds varje part att skriva in sig på IUCLID:s webbplats genom att lämna uppgifter om sin juridiska enhet, inklusive kontaktuppgifter. På IUCLID:S webbplats hanteras denna information som en unik post. Närmare bestämt erhålls en unik identifiering av varje juridisk enhet med hjälp av en universell unik identifieringskod (Universal Unique Identifier (UUID)). Information om den juridiska enheten, till exempel kontaktuppgifter som lämnats av parten och den unika universella identifieringskoden som erhållits på IUCLID:s webbplats lagras i ett så kallat LEO-objekt (legal entity object), ett identifieringscertifikat för den juridiska enheten. Ett officiellt LEO-objekt kan göras tillgängligt för global användning inom en installation av IUCLID 5. Det kan kopplas till användarkonton och därmed infogas i underlag för inlämning till Reach-IT. Ett LEO-objekt kan också exporteras till en fil i XML-format från antingen IUCLID:s webbplats, Reach-IT eller en installation av IUCLID 5. Ett LEO-objekt i XML-format kallas LEOX. Den viktigaste uppgiften i ett LEO-objekt är företagets unika UUID. Den kan inte ändras: Den är skrivskyddad i LEO-objektet. Reach-IT-systemet använder endast företagsidentiteten för att identifiera företaget i samband med sin databehandling. Standardrutinen när man för in företagsuppgifter i Reach-IT under inskrivningen är att importera ett färdiggjort IUCLID 5-LEO-objekt i form av en LEOX-fil (Figur 3). Om en part inte har tillgång till ett färdiggjort LEO-objekt i en LEOX-fil vid inskrivning kan Reach-IT skapa ett LEO-objekt med hjälp av information som förs in manuellt av parten i Reach-IT:s gränssnitt (Figur 3). Om du vill ha mer information om installationen och användningen av IUCLID, se den inbyggda hjälpfunktionen och handböckerna i dokumentationsavsnittet på IUCLID:s webbplats. Annegatan 18, P.O. Box 400, FI Helsingfors, Finland Tel Fax echa.europa.eu

12 12 Reach-IT Handbok för industrianvändare Version: 2.1 Figur 3: Överföring av ett LEO-objekt mellan IUCLID:s webbplats och Reach-IT via en LEOX-fil Skriva in sig i Reach-IT Som redan nämnts i föregående avsnitt finns det två olika möjligheter att skriva in sig beroende på om en part har skapat ett identifieringscertifikat för juridisk enhet (LEO) på IUCLID:s webbplats. I detta dokument ges en utförlig beskrivning av varje steg vid inskrivning i Reach-IT En LEOX-fil har redan erhållits från IUCLID:s webbplats Vid inskrivning i Reach-IT laddar användaren upp en LEOX-fil som innehåller information om företaget och parten. Den kallas för LEOX-fil eftersom den innehåller den juridiska enhetens identifieringscertifikat (LEO) kodat i XML-format. LEO-objektet måste först ha skapats på IUCLID:s webbplats. LEOX-filen kan antingen vara den fil som laddats ned från IUCLID:s webbplats eller en som exporterats från en lokal installation av IUCLID. Det LEO-objekt som finns på den lokala installationen av IUCLID 5 måste dock ursprungligen ha skapats på IUCLID:s webbplats En LEOX-fil har ännu inte erhållits från IUCLID:s webbplats Reach-IT kan skapa ett nytt giltigt LEO-objekt i samband med inskrivningen av företaget. Det betyder att en part som ännu inte har laddat ned en LEOX-fil från IUCLID 5:s webbplats, troligen för att den ännu inte har installerat IUCLID 5 i sitt lokala IT-system, ändå kan skriva in sig i Reach-IT. Parten kan sedan ladda upp detta LEO-objekt i en lokal IUCLID 5-installation vid behov Ett LEO-objekt kan inte importeras till IUCLID:s webbplats för lagring tillsammans med de andra LEO-objekt som skapats på denna webbplats. Men parametervärdena inom LEOobjektet, såsom kontaktuppgifter, kan överföras manuellt från ett LEO-objekt i Reach-IT till ett LEO-objekt på IUCLID:s webbplats eller i en IUCLID-installation. Ett LEO-objekt som skapats av Reach-IT kan användas vid installationen av IUCLID 5. I det fallet behöver inget LEO-objekt erhållas från IUCLID:s webbplats. Den ende representanten (OR) kan skriva in sig med samma företagsuppgifter (namn, adress Annegatan 18, P.O. Box 400, FI Helsingfors, Finland Tfn Fax echa.europa.eu

13 Del 02 Inskrivning och hantering av konton Publiceringsdatum: april osv.), men UUID:erna för företagen som OR företräder kan inte vara identiska. För varje tillverkare utanför EU som företräds skall ett LEO-objekt (UUID) skapas. Samma juridiska enhet kan skriva in sig som olika parter i Reach-IT. Dessa parter är därför helt skilda och deras UUID kan inte vara gemensam. Ett kemiskt företag kan till exempel skriva in sig som ett företag som ska registrera det ämne det tillverkar och som en tredjepartsföreträdare för att delta i förfaranden för gemensamt utnyttjande av data på ett annat företags vägnar Uppdatera företagsuppgifter i Reach-IT Om ett parametervärde ändras i ett LEO-objekt och LEO-objektet sparas på flera ställen rekommenderas en synkronisering av parametervärdena i LEO-objekten enligt nedanstående beskrivning. Exempel på parameter är namn och e-postadress för en kontaktperson. Observera att värdet för partens UUID inte kan ändras i ett LEO-objekt, vilket betyder att det inte behöver synkroniseras. LEO-objekt sparas på två centrala platser: IUCLID:s webbplats och Reach-IT-programmet mellan vilka det inte sker någon automatisk synkronisering. Ett LEO-objekt kan sparas på hur många lokala installationer av IUCLID som helst. Ett LEO-objekt kan bara importeras till Reach-IT en gång, när det kopplas ihop med en part under inskrivningen. Ett LEO-objekt kan inte importeras till IUCLID:s webbplats. Det innebär att det finns tre olika sätt att föra över ett parametervärde mellan kopior av ett LEO-objekt som sparats på olika ställen. De visas i schemat i Figur 4, från vänster till höger. 1) Ladda ned LEO-objektet med de nya värdena från IUCLID:s webbplats och ladda sedan upp det till en lokal installation av IUCLID. 2) Redigera parametrarna manuellt. 3) Ladda ned LEO-objektet som innehåller de nya värdena från Reach-IT och ladda sedan upp det till en lokal installation av IUCLID. Figur 4: Uppdatera LEO-information Annegatan 18, P.O. Box 400, FI Helsingfors, Finland Tel Fax echa.europa.eu

14 14 Reach-IT Handbok för industrianvändare Version: 2.1 Ett typexempel (3) Ett företag skriver in sig i Reach-IT och låter Reach-IT skapa företagets UUID. En företagsanvändare laddar ned LEO-objektet i form av en LEOX-fil och laddar upp det i sin lokala installation av IUCLID 5 så att de kan använda det vid framtagning av underlag som ska lämnas in till kemikaliemyndigheten. Därefter ändras viss företagsinformation i LEO-objektet i Reach-IT. En företagsanvändare laddar då ned LEO-objektet på nytt från Reach-IT och importerar det på nytt i den IUCLID 5-installation som används för framtagning av underlag. Nu överensstämmer LEO informationen i Reach-IT med LEO-informationen i de underlag som lämnas in till kemikaliemyndigheten. 3. SKRIVA IN SIG STEG FÖR STEG I EGENSKAP AV PART 3.1 Skapa ett Reach-IT-konto för ett företag För att skapa ett Reach-IT-konto för ett företag måste du först gå till Reach-IT:s webbplats via För att skapa ett konto i Reach-IT klickar du på länken <Sign up as a company> (Figur 5). Figur 5: Startsida för inskrivning i Reach-IT Sidan <Terms and Conditions> öppnas (Figur 6Error! Reference source not found.) när du klickar på <Sign up as a company>. Läs igenom innehållet i Terms and Conditions noggrant och ange hur Echa ska kommunicera med dig. Klicka därefter på <Accept> om du godtar gällande villkor. Om du klickar på <Reject> avbryts inskrivningsförfarandet, vilket innebär att du inte får åtkomst till Reach-IT. Varje gång Echa ändrar villkoren måste användarna godta de uppdaterade villkoren första gången de loggar in i Reach-IT efter uppdateringen. De nuvarande villkoren finns även på Echas webbplats på: Echa kommer att använda Reach-IT för att skicka beslut och andra viktiga meddelanden till Annegatan 18, P.O. Box 400, FI Helsingfors, Finland Tfn Fax echa.europa.eu

15 Del 02 Inskrivning och hantering av konton Publiceringsdatum: april dig, t.ex. beslut om din registrering, informationsförfrågningar etc. Det är den enda kanal som används. Meddelandena finner du i din meddelandebox i Reach-IT. Obs! När ett meddelande har öppnats av en användare på ert företag anses det i juridisk mening ha mottagits. Alla meddelanden anses ha mottagits sju kalenderdagar efter det att de skickades även om de inte har öppnats och kan aktivera tidsfrister. I undantagsfall aktiveras tidsfrister så snart meddelandet har skickats. Detta är fallet när det gäller beslut om ofullständig registrering och PPORD-ärenden, Echas invändningar mot ett alternativt kemiskt namn på märkning eller i säkerhetsdatablad, informationsförfrågningar rörande tvister om gemensamt utnyttjande av data, uppmaningar att inkomma med synpunkter på ett förslag om ändring av ett utkast till beslut, samråd till följd av förfrågningar om tillgång till dokument som kan beröra ert företag. Figur 6: Villkorsruta Sidan <User account> (Figur 7) öppnas med alla obligatoriska fält (*) som ska fyllas i. I fälten <First name> och <Last name> fyller du i förnamnet respektive efternamnet på ditt företags Reach-IT-administratör. I fältet < > fyller du i den e-postadress som användaren normalt använder utanför Reach-IT. Denna e-postadress kommer att användas för viktiga meddelanden (t.ex. återställning av lösenord) men också för att möjliggöra varningar och påminnelser från Reach-IT-systemet. Användarnamnet ska väljas. Se till att den angivna e-postadressen är riktig. Användarnamnet som du anger i fältet <User ID> måste vara unikt i hela Annegatan 18, P.O. Box 400, FI Helsingfors, Finland Tel Fax echa.europa.eu

16 16 Reach-IT Handbok för industrianvändare Version: 2.1 systemet eftersom det inte kan ändras när det en gång har skapats. Lösenordet som du anger i fältet <Password> ska väljas i enlighet med de säkerhetsföreskrifter som anges på sidan. Se till att komma ihåg eller skriva upp det angivna användarnamnet och lösenordet eftersom du kommer att behöva dem i fortsättningen för att få åtkomst till Reach-IT-programmet. Figur 7: Sida för användarkonton Säkerhetsfrågan i fältet <Security question> används om du ber om ett nytt lösenord. I fältet <Your answer> kan du ange ditt svar på frågan som valts bland förslagen i plocklistan. Skriv gärna upp svaret på säkerhetsfrågan. I fältet <Enter the text shown> ombeds du att skriva in den text som visas i det fält för förvrängd test (CAPTCHA) som visas på skärmen. Det här testet med förvrängd text används för att visa att användaren är en människa och inte en dator. Om det uppstår ett avbrott under inskrivningsförfarandet efter att du har definierat din första användare ska du inte skriva in dig på nytt utan logga in med ditt användarnamn och lösenord för att avsluta förfarandet. Klicka på <Next> för att gå till nästa sida; sidan <Company Information> öppnas (Figur 8). Annegatan 18, P.O. Box 400, FI Helsingfors, Finland Tfn Fax echa.europa.eu

17 Del 02 Inskrivning och hantering av konton Publiceringsdatum: april Figur 8: Sida för företagsuppgifter Det finns två sätt att föra in företagsuppgifter i Reach-IT-systemet, beroende på om företaget redan har en IUCLID 5-LEOX. Det finns mer information om hur du använder och skapar en LEOX-fil i avsnitt 2.4 i detta dokument En lokal installation av IUCLID 5 har redan gjorts Standardsättet att ange företagsuppgifter är att importera IUCLID 5 LEOX-filen. Klicka på <Browse> (Figur 8) för att bläddra fram LEOX-filen. Din webbläsare öppnar dialogrutan <File upload>. Markera din lokalt sparade LEOX och öppna den genom att klicka på Open (Figur 9). Figur 9: Ruta för filuppladdning Inmatningsfältet <File name> fylls i med sökvägen till din LEOX-fil. Klicka på <Load file> för att ladda upp filen (Figur 10). Annegatan 18, P.O. Box 400, FI Helsingfors, Finland Tel Fax echa.europa.eu

18 18 Reach-IT Handbok för industrianvändare Version: 2.1 Figur 10: Företagsinformationssida Sidan <Company Information> öppnas (Figur 11) och visar de uppgifter som finns i LEOXfilen. Du kan nu fylla i uppgifter som inte finns införda i din LEOX-fil, t.ex. faxnummer, mobilnummer, företagets webbplats osv. Företagsinformationssida med de företagsuppgifter som finns i LEOX- Figur 11: filen Du ska alltid välja företagets storlek manuellt i Reach-IT. Annegatan 18, P.O. Box 400, FI Helsingfors, Finland Tfn Fax echa.europa.eu

19 Del 02 Inskrivning och hantering av konton Publiceringsdatum: april Figur 12: Välj rätt företagsstorlek Information om hur du fastställer rätt företagsstorlek finner du på följande länk: Enligt kommissionens förordning (EG) nr 340/2008 om de avgifter som ska betalas till Europeiska kemikaliemyndigheten enligt Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1907/2006 (förordningen) och i enlighet med kommissionens rekommendation (EG) nr 2003/361/EG om definitionen av mikroföretag samt små och medelstora företag måste Echa kontrollera storleken på företag som hävdar att de har rätt till avgiftsreduceringarna för små och medelstora företag i syfte att upprätthålla rättvis konkurrens. Annegatan 18, P.O. Box 400, FI Helsingfors, Finland Tel Fax echa.europa.eu

20 20 Reach-IT Handbok för industrianvändare Version: En lokal installation av IUCLID 5 har ännu inte gjorts Om du inte har en LEOX-fil från IUCLID kan du som ett andra alternativ överväga att föra in företagsuppgifterna manuellt. Klicka på <encode your information> enligt (Figur 10) för att fylla i dina uppgifter. Företagsinformationssidan öppnas i uppdateringsläge (Figur 13). Fyll i alla obligatoriska fält (*) och välj ditt företags storlek. Företagsnamnet i fältet <Company name> behöver inte vara unikt. Du får dock varningen A company with the same name has already been created inside Reach-IT om det företagsnamn som förts in redan finns i systemet. Du kan då välja att skapa det ändå genom att välja <Create it anyway> eller avbryta genom att välja <Cancel> så att du kan ändra namnet. <Company UUID>. Parter med olika UUID kommer att behandlas som olika juridiska enheter (även om de har samma namn). Om ditt företag redan har en UUID i IUCLID och om du samtidigt skapar samma företag i Reach-IT, kommer en annan juridisk enhet att skapas i systemet. Figur 13: Sida för manuell inmatning av företagsuppgifter Du ska alltid välja företagets storlek manuellt i Reach-IT. Annegatan 18, P.O. Box 400, FI Helsingfors, Finland Tfn Fax echa.europa.eu

21 Del 02 Inskrivning och hantering av konton Publiceringsdatum: april Figur 14: Välj rätt företagsstorlek Information om hur du fastställer rätt företagsstorlek finner du på följande länk: Enligt kommissionens förordning (EG) nr 340/2008 om de avgifter som ska betalas till Europeiska kemikaliemyndigheten enligt Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1907/2006 (förordningen) och i enlighet med kommissionens rekommendation (EG) nr 2003/361/EG om definitionen av mikroföretag samt små och medelstora företag måste Echa kontrollera storleken på företag som hävdar att de har rätt till avgiftsreduceringarna för små och medelstora företag i syfte att upprätthålla rättvis konkurrens. När du har fyllt i den information som krävs för att bli inskriven fortsätter du genom att klicka på <Next> (oavsett om IUCLID 5 installerats eller ej). Annegatan 18, P.O. Box 400, FI Helsingfors, Finland Tel Fax echa.europa.eu

22 22 Reach-IT Handbok för industrianvändare Version: 2.1 Sidan <Billing information> öppnas (Figur 15) där du kan skriva in faktureringsuppgifter. Fyll i de obligatoriska fälten (*). Om faktureringsadressen överensstämmer med företagets adress klickar du på <Same as Company> för att fylla i uppgifterna i fälten. Om de inte överensstämmer fyller du i uppgifterna manuellt. Den information som finns angiven i fältet Billing party name kommer att användas för att ta fram fakturor. Figur 15: Sida för faktureringsuppgifter Fortsätt genom att klicka på <Next> så öppnas sidan (fliken) < Contacts> (Figur 16). Du kan välja att lägga till en ny kontaktperson i det här skedet eller senare under förhandsregistreringen eller under uppdateringen av företagsuppgifterna (se avsnitt 5.1). En kontaktperson är inte samma sak som en användare i Reach-IT, men en kontaktperson kan skapas som är kopplad till en användare. Det är företagets uppgift att ange kontaktpersoner. Om ingen kontaktperson anges, så kommer kemikaliemyndigheten att använda företagets allmänna kontaktuppgifter. Om du vill ange en ny kontaktperson klickar du på <Add new contact> (Figur 16). Annegatan 18, P.O. Box 400, FI Helsingfors, Finland Tfn Fax echa.europa.eu

23 Del 02 Inskrivning och hantering av konton Publiceringsdatum: april Figur 16: Kontaktsida Sidan <Contacts> öppnas. Fyll i alla obligatoriska fält (*) för kontaktpersonen (Figur 17). En kontaktperson används när kemikaliemyndigheten vill kontakta någon, till exempel inom företaget, om den inlämnade informationen vid till exempel förhandsregistrering eller registrering. Därför är telefonnummer och e-postadress obligatoriska. Glöm inte att uppdatera relevant information om kontaktuppgifter! Figur 17: Sida för att fylla i företagets kontaktuppgifter Om postadressen överensstämmer med företagets adress klickar du på <Same as Company> för att fylla i uppgifterna i fälten. Om de inte överensstämmer fyller du i de erfordrade inmatningsfälten (Figur 18). <Contact Type>: I Reach-IT kan du välja olika typer av kontaktpersoner: t.ex. allmänna kontaktpersoner, kontaktpersoner vid framtagning av underlag, i samband med fakturering, eller vid gemensamt inlämnande, samt kontaktperson för Echa under <General>, <Dossier supervision>, <Invoice manager>, <Joint Submission> och <ECHA Regulatory Contact> (Figur 18). Annegatan 18, P.O. Box 400, FI Helsingfors, Finland Tel Fax echa.europa.eu

24 24 Reach-IT Handbok för industrianvändare Version: 2.1 Figur 18: Adressuppgifter för företagets kontaktpersoner Klicka på <Save> för att spara uppgifterna i förteckningen över kontaktpersoner (Figur 19). Om du klickar på <Cancel> avbryts inskrivningsförfarandet. Figur 19: Förteckning över företagets kontaktuppgifter för en part Det är möjligt att navigera till en av de föregående flikarna och att ändra informationen när du klickar på en flik, t.ex. <Company information> eller <Billing information>. Klicka på <Next> för att fortsätta till den sista sidan <Validation> (flik) (Figur 20). Kontrollera noggrant de uppgifter som införts på föregående sidor. Annegatan 18, P.O. Box 400, FI Helsingfors, Finland Tfn Fax echa.europa.eu

25 Del 02 Inskrivning och hantering av konton Publiceringsdatum: april Figur 20: Företagets valideringssida När all information har kontrollerats klickar du på <Next> för att slutföra förfarandet. Figur 21: Avslutningssida efter företagets inskrivning Sidan <Conclusion> öppnas och bekräftar att ditt företagskonto och första konto har skapats (Figur 21). Här finns två alternativ att välja mellan. Användaren kan bestämma sig för att gå tillbaka till Reach-IT:s startsida (Figur 5) och klicka på <login> för att logga in med det nyligen skapade kontot. För att välja det alternativet klickar han/hon på länken <Home>. Användarens andra alternativ är att bestämma sig för att först exportera alla företagsuppgifter till en IUCLID LEOX-fil som t.ex. kan användas för uppdatering av företagsuppgifterna i det lokalt installerade IUCLID 5-programmet. Detta beskrivs mer utförligt i avsnitt i detta dokument Logga in med det första skapade företagskontot Klicka på <login> på Reach-IT:s startsida (Figur 5) för att logga in. Annegatan 18, P.O. Box 400, FI Helsingfors, Finland Tel Fax echa.europa.eu

26 26 Reach-IT Handbok för industrianvändare Version: 2.1 Ange (*) ditt användarnamn, lösenord och den förvrängda texten (CAPTCHA) på inloggningssidan (Figur 22). Klicka sedan på <Connect>Reach-IT. Figur 22: Inloggningssida för part i Reach-IT E-postvalidering Sidan med den overifierade e-postadressen öppnas. Figur 23: Overifierad e-postadress Medan du fortfarande är inloggad i Reach-IT med korrekt användarnamn (det användarnamn du använde när du loggade in), öppna den e-postadress som du har angett i Reach-IT. Du har fått ett e-postmeddelande med instruktioner om hur du validerar din e-postadress. Om du precis har skapat ett nytt företagskonto i Reach-IT eller uppdaterat din e-postadress i Reach-IT måste du se till att du är inloggad i Reach-IT med det användarnamn som anges i det e-postmeddelande som skickats till dig. Klicka därefter på den angivna verifieringslänken. Länken öppnar ett nytt fönster och informerar dig om hur långt verifieringsprocessen har kommit. Om verifieringen lyckades kan du stänga det nya fönstret. Annegatan 18, P.O. Box 400, FI Helsingfors, Finland Tfn Fax echa.europa.eu

27 Del 02 Inskrivning och hantering av konton Publiceringsdatum: april Figur 24: Verifiering av e-post Du kan därefter gå tillbaka till sidan med den overifierade e-postadressen och klicka på OK. Figur 25: Verifiering av e-post När verifieringen av e-posten är klar öppnas ditt företags startsida i Reach-IT (Figur 26). Från och med detta moment kan du börja arbeta i Reach-IT genom att välja lämplig funktion i den vänstra menyn. Annegatan 18, P.O. Box 400, FI Helsingfors, Finland Tel Fax echa.europa.eu

28 28 Reach-IT Handbok för industrianvändare Version: 2.1 Figur 26: Företagets startsida i Reach-IT 3.2 Skapa ett Reach-IT-konto till en tredjepartsföreträdare Gå till Reach-IT:s webbplats på (Reach-IT:s ingångssida). Klicka på <Sign up as a third party representative> för att skriva in dig som tredjepartsföreträdare (Figur 5). Sidan <Terms and Conditions> öppnas (Figur 27). Tredjepartsföreträdaren kan ENDAST skapa kontot för tredjepartsföreträdare och inte det företag de företräder (tillverkare, importörer, nedströmsanvändare) [Reach artikel 4]. Figur 27: Tredjepartsföreträdarens villkorsruta När de skriver in sig i Reach-IT måste användarna godkänna villkoren. Läs igenom innehållet i Terms and Conditions noggrant och ange hur Echa ska kommunicera med dig. Klicka därefter på <Accept> om du godtar gällande villkor. Annegatan 18, P.O. Box 400, FI Helsingfors, Finland Tfn Fax echa.europa.eu

29 Del 02 Inskrivning och hantering av konton Publiceringsdatum: april Om du klickar på <Reject> avbryts inskrivningsförfarandet, vilket innebär att du inte får åtkomst till Reach-IT. Varje gång Echa ändrar villkoren måste användarna godta de uppdaterade villkoren första gången de loggar in i Reach-IT efter uppdateringen. De nuvarande villkoren finns även på Echas webbplats på: Echa kommer att använda Reach-IT för att skicka beslut och andra viktiga meddelanden till dig, t.ex. beslut om din registrering, informationsförfrågningar etc. Det är den enda kanal som används. Meddelandena finner du i din meddelandebox i Reach-IT. Obs! När ett meddelande har öppnats av en användare på ert företag anses de i juridisk mening ha mottagits. Alla meddelanden anses ha mottagits sju kalenderdagar efter det att de skickades även om de inte har öppnats och kan aktivera tidsfrister. I undantagsfall aktiveras tidsfrister så snart meddelandet har skickats. Detta är fallet när det gäller - beslut om ofullständig registrering och PPORD-ärenden, - Echas invändningar mot ett alternativt kemiskt namn på märkning eller i säkerhetsdatablad, - informationsförfrågningar rörande tvister om gemensamt utnyttjande av data, - uppmaningar att inkomma med synpunkter på ett förslag om ändring av ett utkast till beslut, - samråd till följd av förfrågningar om tillgång till dokument som kan beröra ert företag. Sidan <User account> öppnas med alla obligatoriska fält (*) som ska fyllas i (Figur 28)..I fälten <First name> och <Last name> fyller du i förnamnet respektive efternamnet på tredjepartföreträdarens Reach-IT-administratör. I fältet < > fyller du i den e-postadress som användaren normalt använder utanför Reach-IT. Denna e-postadress kommer att användas för viktiga meddelanden (t.ex. återställning av lösenord) men också för att möjliggöra varningar och påminnelser från Reach-IT-systemet. Se till att den angivna e-postadressen är riktig. Användarnamnet som du anger i fältet <User ID> måste vara unikt i hela systemet eftersom det inte kan ändras när det en gång har skapats. Annegatan 18, P.O. Box 400, FI Helsingfors, Finland Tel Fax echa.europa.eu

30 30 Reach-IT Handbok för industrianvändare Version: 2.1 Figur 28: Sida för tredjepartsföreträdarens användarkonto Lösenordet som du anger i fältet <Password> ska väljas i enlighet med de säkerhetsföreskrifter som anges på sidan. Se till att komma ihåg eller skriva upp det angivna användarnamnet och lösenordet eftersom du kommer att behöva dem i fortsättningen för att få åtkomst till Reach-IT-programmet. Säkerhetsfrågan i fältet <Security question> används om du ber om ett nytt lösenord. I fältet <Your answer> kan du ange ditt svar på frågan som valts bland förslagen i plocklistan. Skriv gärna upp svaret på säkerhetsfrågan. Om det uppstår ett avbrott under inskrivningsförfarandet efter att du har definierat din första användare ska du inte skriva i dig på nytt utan logga in med ditt användarnamn och lösenord för att avsluta förfarandet. I fältet <Enter the text shown> ombeds du att skriva in den text som visas i det fält för förvrängd test (CAPTCHA) som visas på skärmen. Det här testet med förvrängd text används för att visa att användaren är en människa och inte en dator. Fortsätt genom att klicka på <Next> så öppnas sidan <Third party representative information>. Om en tredjepartsföreträdare redan har en IUCLID LEOX-fil ska denne importera den till Reach-IT. Ett annat alternativ för dem som inte har en IUCLID-LEOX-fil är att föra in tredjepartföreträdarens uppgifter manuellt. Det finns mer information om hur du använder och skapar en LEOX-fil i avsnitt 2.4 i detta dokument. Annegatan 18, P.O. Box 400, FI Helsingfors, Finland Tfn Fax echa.europa.eu

31 Del 02 Inskrivning och hantering av konton Publiceringsdatum: april En lokal installation av IUCLID 5 har redan gjorts För att fylla i tredjepartföreträdarens uppgifter behöver du importera din IUCLID 5 LEOX-fil. Klicka på <Browse> för att bläddra fram LEOX- filen (Figur 29). Figur 29: Tredjepartsföreträdarens informationssida Dialogrutan <File upload> öppnas (Figur 30). Välj din lokalt sparade LEOX-fil och klicka på <Open>. Figur 30: Dialogruta för uppladdning av tredjepartföreträdarens LEOX-fil Inmatningsfältet <File name> (Figur 31) fylls i med sökvägen till din LEOX-fil. Klicka på <Load file> för att ladda upp filen: Annegatan 18, P.O. Box 400, FI Helsingfors, Finland Tel Fax echa.europa.eu

32 32 Reach-IT Handbok för industrianvändare Version: 2.1 Figur 31: Tredjepartsföreträdarens informationssida Sidan <Third party representative information> öppnas och visar de uppgifter som finns i LEOX-filen. Du kan nu fylla i uppgifter som inte finns införda i din LEOX-fil, t.ex. faxnummer, telefonnummer, tredjepartföreträdarens webbplats osv. (Figur 32). Figur 32: Tredjepartsföreträdarens informationssida med allmänna uppgifter och kontaktuppgifter En lokal installation av IUCLID 5 har ännu inte gjorts Klicka på <encode your information> för att mata in dina företagsuppgifter manuellt om du inte har någon IUCLID LEOX- fil (Figur 33). Annegatan 18, P.O. Box 400, FI Helsingfors, Finland Tfn Fax echa.europa.eu

33 Del 02 Inskrivning och hantering av konton Publiceringsdatum: april Figur 33: Föra in tredjepartsföreträdarens uppgifter i Reach-IT Sidan <Third party representative information> öppnas (Figur 34). Fyll i de obligatoriska fälten (*). Figur 34: Sida för att manuellt fylla i tredjepartsföreträdarens uppgifter Parter med olika UUID kommer att behandlas som olika juridiska enheter (även om de har samma namn). Klicka på <Next> för att öppna sidan <Contacts> (flik) (Figur 35). Du kan välja att lägga till en ny kontaktperson (<Add new contact>) i det här skedet eller senare under förhandsregistreringen eller under uppdateringen av tredjepartsföreträdarens företagsuppgifter (se avsnitt 5.1 i detta dokument). En kontaktperson är inte samma sak som en användare i Reach-IT, men en kontaktperson kan skapas som är kopplad till en användare. Det är tredjepartsföreträdarens ansvar att behålla kopplingen mellan båda. Kontaktpersoner finns också i IUCLID:s juridiska enheter och eventuellt också i informationen om ämnen. Om tredjepartsföreträdarens LEOX-fil innehåller kontaktpersoner kommer de att skapas i Reach-IT tillsammans med Annegatan 18, P.O. Box 400, FI Helsingfors, Finland Tel Fax echa.europa.eu

34 34 Reach-IT Handbok för industrianvändare Version: 2.1 tredjepartsföreträdarens juridiska enhet vid import av LEOX-filen. Det är tredjepartsföreträdarens uppgift att ange kontaktpersoner. Om ingen kontaktperson anges, så kommer kemikaliemyndigheten att använda tredjepartsföreträdarens allmänna kontaktuppgifter. Figur 35: Startsida för att mata in tredjepartsföreträdarens kontaktuppgifter Sidan <Contacts> öppnas i uppdateringsläge. Fyll i alla obligatoriska fält (*) för kontaktpersonen (Figur 36). Figur 36: Sida för tredjepartsföreträdarens kontaktuppgifter Om postadressen överensstämmer med tredjepartsföreträdarens adress klickar du på <Same as third party representative> för att fylla i uppgifterna i fälten. Om de inte överensstämmer fyller du i de erfordrade inmatningsfälten manuellt (Figur 37). Annegatan 18, P.O. Box 400, FI Helsingfors, Finland Tfn Fax echa.europa.eu

35 Del 02 Inskrivning och hantering av konton Publiceringsdatum: april Figur 37: Fylla i adressuppgifter för tredjepartsföreträdarens kontaktpersoner Klicka på <Save> för att spara informationen så visas nästa flik (Figur 38). Figur 38: Förteckning över tredjepartföreträdarens kontaktpersoner för en part Det är möjligt att navigera till en av de föregående flikarna och att ändra informationen när du klickar på en flik, t.ex. <User account>, <Third Party Representative information> eller <Contacts>. Klicka på <Next> för att fortsätta till den sista valideringssidan <Validation> (flik) (Figur 39). Kontrollera noggrant de uppgifter som införts på föregående sidor. Annegatan 18, P.O. Box 400, FI Helsingfors, Finland Tel Fax echa.europa.eu

36 36 Reach-IT Handbok för industrianvändare Version: 2.1 Figur 39: Tredjepartsföreträdarens valideringssida När all information har kontrollerats klickar du på <Next> för att slutföra förfarandet. Sidan <Conclusion> öppnas och bekräftar att tredjepartsföreträdarens konto och första konto har skapats (Figur 40). Figur 40: Avslutningssida efter tredjepartsföreträdarens inskrivning Här finns två alternativ att välja mellan. Användaren kan bestämma sig för att gå tillbaka till Reach-IT:s startsida (Figur 5) och klicka på <login> för att logga in med det nyligen skapade kontot. För att välja det alternativet klickar han/hon på länken <Home>. Användarens andra alternativ är att bestämma sig för att först exportera alla företagsuppgifter till en IUCLID LEOX-fil som t.ex. kan användas för uppdatering av företagsuppgifterna i det lokalt installerade IUCLID 5-programmet. Detta beskrivs mer utförligt i avsnitt 5.5 och i detta dokument Logga in med det först skapade tredjepartsföreträdarkontot Klicka på <login> på Reach-IT:s startsida (Figur 5) för att logga in som registrerad användare. Ange ditt användarnamn, lösenord och den förvrängda texten (CAPTCHA) på inloggningssidan (Figur 41). Klicka på <Connect> för att ansluta. Annegatan 18, P.O. Box 400, FI Helsingfors, Finland Tfn Fax echa.europa.eu

37 Del 02 Inskrivning och hantering av konton Publiceringsdatum: april Figur 41: Sida för inloggning av part i Reach-IT Efter att du har loggat in öppnas tredjepartsföreträdarens startsida i Reach-IT (Figur 42 nedan). Från och med detta moment kan du börja arbeta i Reach-IT genom att välja lämplig funktion i den vänstra menyn. Figur 42: Tredjepartsföreträdarens startsida i Reach-IT 3.3 Uppdatera dina användaruppgifter Klicka på användarnamnslänken på toppbannern för att öppna informationssidan för din profil (Figur 43) (i exemplet nedan är det <dewst>). Användarnamnet kan inte ändras. Figur 43: Toppbannern i Reach-IT Sidan <View User> öppnas (Figur 44). Annegatan 18, P.O. Box 400, FI Helsingfors, Finland Tel Fax echa.europa.eu

38 38 Reach-IT Handbok för industrianvändare Version: 2.1 Figur 44: Sidan Visa användare Klicka på <Modify> om du vill ändra dina uppgifter (Figur 45).Följande fält kan redigeras: I fälten <First name>, <Last name> och < > ändrar du förnamn, efternamn eller e- postadress. Denna e-postadress kommer att användas för viktiga meddelanden, såsom återställande av lösenord. Se till att den angivna adressen är riktig. Lösenordet behöver inte ändras, lämna de tre tillhörande fälten tomma. Du kan använda fälten <Security question> och <Your answer> för att ange säkerhetsfråga och svar om du behöver hjälp att hämta lösenordet (Figur 45) De roller som tillhör din profil kan inte redigeras om du inte har administratörsrollen. Se avsnitt i detta dokument om du vill ha mer information om användare och roller. Figur 45: Sida för att redigera användare Klicka på <Save>. Systemet bekräftar att dina ändringar har sparat (Figur 46). Om du inte vill spara de ändringar du har gjort kan du klicka på <Cancel>. Annegatan 18, P.O. Box 400, FI Helsingfors, Finland Tfn Fax echa.europa.eu

39 Del 02 Inskrivning och hantering av konton Publiceringsdatum: april Figur 46: Uppdateringen av användaruppgifterna bekräftas Om du vill rätta till någon uppgift som du har lämnat tidigare ska du klicka på <Modify>. Annars klickar du på < Return> (Figur 46) för att gå tillbaka till startsidan utan att spara de utförda ändringarna. 4. HANTERA PARTSKONTON STEG FÖR STEG Hantering av användare i Reach-IT inbegriper följande arbetsuppgifter: skapa en användare, tilldela, lägga till eller ta bort roller, uppdatera partens information, hantera användarens säkerhetsfunktioner, t.ex. återställande av lösenord, åtkomstblockering och upphävande av åtkomstblockering. Arbetsuppgifter som rör hantering av användare kan endast utföras av användare som har en administratörsroll. Den allra första användaren kan endast skapas genom inskrivning (se avsnitt i detta dokument). De efterföljande användarna skapas av den första användaren som (dvs. partens kontoansvarige) som kan lägga till nya användare till den registrerade parten. 4.1 Skapa en användare Hanteringen av användare utförs från menyn för hantering av användarkonton där en förteckning över befintliga användare kan hämtas genom att man väljer hantering av konton (Figur 47). Figur 47: Sidan Visa användare med befintliga användare Annegatan 18, P.O. Box 400, FI Helsingfors, Finland Tel Fax echa.europa.eu

40 40 Reach-IT Handbok för industrianvändare Version: 2.1 Klicka på <Create user account> för att öppna sidan för att skapa en användare (Figur 48 nedan). Figur 48: Sida för att skapa en användare När en användare skapas ska alla obligatoriska fält (*) för användaruppgifterna, såsom <Last Name> och < > fyllas i. E-posten kommer att användas när lösenordet skickas till användaren och användaren bör säkerställa att det är en giltig e-postadress. Användarnamnet i fältet <User ID> måste vara unikt i hela systemet och det kan inte ändras när det en gång har skapats. Der första lösenordet i fältet <Password> kan bara användas en gång. Systemet kommer att uppmana användaren att byta det efter första inloggningen. Du måste skicka detta lösenord till den nya användaren utanför Reach-IT (via telefon, e-post eller på annat sätt). I menyn <User profile> kan användaren välja en roll bland alla tillgängliga roller i förteckningen <Available roles> och lägga till den till <Selected roles> genom att dubbelklicka på den eller genom att klicka på <Move>. Om du vill ta bort en roll väljer du den från förteckningen <Selected roles> och dubbelklickar på den eller klickar på <Remove> för att radera. Klicka på <Save> för att spara de nyligen tillagda användaruppgifterna. Den kontoansvarige kan bekräfta de utförda ändringarna på sidan <View Users> (Figur 49). Klicka på <Cancel> om du inte vill spara uppgifterna. Annegatan 18, P.O. Box 400, FI Helsingfors, Finland Tfn Fax echa.europa.eu

41 Del 02 Inskrivning och hantering av konton Publiceringsdatum: april Figur 49: Bekräftelse av att ny användare har skapats Användaren finns nu upptagen i din förteckning över partsanvändare och kan väljas för all fortsatt verksamhet. 4.2 Uppdatera en användarprofil Från förteckningen över användare (Figur 49) väljer du en post genom att använda alternativknappen i den vänstra kolumnen. Klicka på <Modify> för att öppna användarens uppdateringsformulär (Figur 50). Följande allmänna fält kan redigeras: I fälten <First name>, <Last name> och < > ändrar du förnamn, efternamn eller e-postadress. Dessa obligatoriska fält (*) kan inte lämnas tomma. Den kontoansvarige kan ändra användarens roller under User profile. Du kan välja en roll bland alla tillgängliga roller i förteckningen <Available roles> och lägga till den till förteckningen <Selected roles> genom att dubbelklicka på den eller genom att klicka på <Move>. Om du vill ta bort en roll väljer du den från kolumnen <Selected roles> och dubbelklickar på den eller klickar på <Remove> för att radera. Användaren själv kan lämna fler uppgifter, särskilt när det gäller konfidentiella uppgifter såsom säkerhetsfrågan. Klicka på <Save> för att spara de utförda ändringarna. Figur 50: Sida för att redigera användare 4.3 Blockera en användare Partens kontoansvarige kan av säkerhetsskäl blockera en användare. Följaktligen nekas användaren åtkomst till Reach-IT när han/hon försöker att logga in. Välj en av användarna från förteckningen (genom att använda alternativknappen i den vänstra kolumnen) och klicka på <Block/Unblock> för att blockera den markerade användaren (Figur 51). Annegatan 18, P.O. Box 400, FI Helsingfors, Finland Tel Fax echa.europa.eu

42 42 Reach-IT Handbok för industrianvändare Version: 2.1 Figur 51: Sida för blockering av en Reach-IT-användare Klicka en gång till på < Block> (Figur 52) för att bekräfta att användarkontot ska blockeras. Figur 52: Blockeringen av Reach-IT-användaren bekräftas Efter att blockeringen av användarkontot bekräftats ändras status i kolumnen <Blocked> (den sista kolumnen) till < Yes> (Figur 53 Figur 53: Kontrollera status för blockerade Reach-IT-användare En användare kan även blockeras av en administratör hos kemikaliemyndigheten. I det fallet kan endast kemikaliemyndighetens säkerhetschef häva blockeringen av användaren. 4.4 Häva blockeringen av en användare Den här åtgärden utförs på begäran från användaren utanför Reach-IT (via telefon, e-post eller på annat sätt). Så snart som blockeringen av användarkontot hävts kan denne ansluta till Reach-IT igen. Välj en av användarna från förteckningen över användare (genom att använda alternativknappen i vänstra kolumnen) för att häva blockeringen av en användares konto. Det är endast möjligt att välja användare vars konton blockerats vid hävning av blockeringen (Figur 54). Klicka på <Block/Unblock> för att häva blockeringen av den markerade användaren. Annegatan 18, P.O. Box 400, FI Helsingfors, Finland Tfn Fax echa.europa.eu

43 Del 02 Inskrivning och hantering av konton Publiceringsdatum: april Figur 54: Sida för att häva blockeringen av en Reach-IT-användare Reach-IT kommer att uppmana dig att bekräfta att du hävt blockeringen av denne användare: klicka en gång till på <Block/Unblock> för att bekräfta åtgärden (Figur 55). Figur 55: Bekräfta att blockeringen av en Reach-IT-användare har hävts Blockeringen av användarkontot hävs då och hans/hennes status i kolumnen <Blocked> ändras från <Yes> till <No>. Sidan <View User> visar ett bekräftande meddelande (Figur 56). Figur 56: Den hävda blockeringen av användaren bekräftas av Reach-IT För att undvika att blockera ditt Reach-IT-konto råder vi dig att läsa faktabladet på unt_ _en.pdf 4.5 Återställa en användares lösenord Förfarandet med att återställa ett lösenord påbörjas när Reach-IT får ett internt meddelande till följd av en begäran om ett nytt lösenord. Systemet genererar automatiskt ett nytt lösenord och skickar det till användaren via e-post, som är det enda sättet för en användare att få sitt lösenord. Därför är det viktigt att användarens e-postadress är giltig. För att återställa lösenordet väljer den kontoansvarige (1) användaren från förteckningen över användare (genom att använda alternativknappen i vänstra kolumnen) och (2) klickar på <Reset Password> (Figur 57). Annegatan 18, P.O. Box 400, FI Helsingfors, Finland Tel Fax echa.europa.eu

44 44 Reach-IT Handbok för industrianvändare Version: 2.1 Figur 57: Sidan Visa användare med knappen för återställning av lösenord Systemet bekräftar att lösenordet återställts och skickar användaren ett e-postmeddelande som innehåller det nya lösenordet (Figur 58). Användaren måste ändra detta lösenord första gången han/hon loggar in i Reach-IT. Så snart som lösenordet har återställts blir det tidigare lösenordet ogiltigt. Figur 58: Återställningen av lösenordet bekräftas 4.6 Radera en användare Användarkonton kan raderas om de blir överflödiga. Du måste, i egenskap av kontoansvarig, välja en av användarna från förteckningen över användare (genom att använda alternativknappen i vänstra kolumnen). Sedan klickar du på < Delete> (Figur 59) för att ta bort den markerade användaren från förteckningen. Figur 59: Sidan Visa användare med raderingsknappen Åtgärden att radera en användare måste bekräftas: klicka en gång till på < Delete> (Figur 60). Figur 60: Bekräfta raderingen av en användare Systemet bekräftar via ett meddelande på sidan <View Users> att användaren raderats (Figur 61). Annegatan 18, P.O. Box 400, FI Helsingfors, Finland Tfn Fax echa.europa.eu

45 Del 02 Inskrivning och hantering av konton Publiceringsdatum: april Figur 61: Raderingen av användaren bekräftas i ett meddelande Användarnamnet på en raderad användare kan inte användas en gång till i Reach- IT-systemet. 5. HANTERA PARTSUPPGIFTER STEG FÖR STEG Alla uppgifter som angivits under inskrivningen kan ändras av den kontoansvarige som är den enda som har tillstånd att redigera partsuppgifter. Följande uppgifter kan redigeras: Allmänna uppgifter. Faktureringsuppgifter. Kontaktuppgifter (inklusive skapande, radering och ändring av kontaktuppgifter). Kontaktpersonernas uppgifter används huvudsakligen av Reach-IT i syfte att få utförligare uppgifter om den inlämnade informationen, vid till exempel förhandsregistrering eller registrering. De används även i andra sammanhang, till exempel kontaktperson för ett SIEF för förhandsregistrering, men är inte knutna till användarkonton. Om ingen kontaktperson anges, så kommer kemikaliemyndigheten att använda partens allmänna kontaktuppgifter. Dessutom kommer partsuppgifterna i Reach-IT att exporteras till en LEOX-fil för att sedan importeras till en lokal installation av IUCLID 5 för att få en synkronisering av uppgifterna Uppdatera allmänna uppgifter och faktureringsuppgifter Det är endast användare med administratörsrollen, dvs. partens kontoansvarige, som har tillgång till partsuppgifterna för att hantera dem. För att uppdatera allmänna uppgifter och/eller faktureringsuppgifter väljer du <View> från företagets eller tredjepartsföreträdarens meny. Sidan <Organisation Information> öppnas och visar de 3 flikarna för företagsuppgifter eller tredjepartsföreträdarens uppgifter, faktureringsuppgifter och kontaktuppgifter (Figur 62):<Company information> eller <Third Party Representative Information> <Billing information> (endast för företag) <Contacts> Klicka på en av de tre flikarna för att visa informationen. Om du vill uppdatera data under en flik klickar du på <Update> längst ned på sidan. Sidan går över till uppdateringsläge och de andra flikarna är då inte möjliga att redigera. När ändringen under den aktuella fliken är klar Annegatan 18, P.O. Box 400, FI Helsingfors, Finland Tel Fax echa.europa.eu

46 46 Reach-IT Handbok för industrianvändare Version: 2.1 klickar du på <Save> för att spara (Figur 63). Figur 62: Sida för företagsuppgifter Figur 63: Uppdatera företagsuppgifter 5.2. Lägga till en ny kontaktperson Om du vill ange en ny kontaktperson klickar du på <Add new contact> under fliken < Contacts> (Figur 64). Annegatan 18, P.O. Box 400, FI Helsingfors, Finland Tfn Fax echa.europa.eu

47 Del 02 Inskrivning och hantering av konton Publiceringsdatum: april Figur 64: Lägga till nya kontaktpersoner Fyll i alla obligatoriska uppgifter (*) för kontaktpersonen (Figur 65). Om adressen överensstämmer med företagets adress klickar du på <Same as Company> för att automatiskt fylla i den aktuella partens adress. Figur 65: Uppdatera eller lägga till kontaktuppgifter Klicka på <Save> för att bekräfta alla uppgifter Reach-IT bekräftar att uppgifterna sparats i ett meddelande (Figur 66). Din nyligen skapade kontaktperson finns nu upptagen i förteckningen över kontaktpersoner. Annegatan 18, P.O. Box 400, FI Helsingfors, Finland Tel Fax echa.europa.eu

48 48 Reach-IT Handbok för industrianvändare Version: 2.1 Figur 66: Tillägget av den nya kontaktpersonen bekräftas 5.3. Ändra befintliga kontaktuppgifter Kontaktuppgifter kan ändras. Välj en post från förteckningen över kontaktpersoner via alternativknapparna och klicka på <Modify>. Kontaktegenskaperna kan ändras vid behov. Klicka på <Save> för att bekräfta dina ändringar. Den uppdaterade kontaktpersonen finns upptagen i förteckningen över kontaktpersoner och Reach-IT bekräftar uppdateringen i ett meddelande (Figur 67). Figur 67: De uppdaterade kontaktuppgifterna bekräftas 5.4. Radera en kontaktperson Kontaktpersoner kan också tas bort. Välj en post från förteckningen över kontaktpersoner och klicka på <Delete> för att ta bort den. Reach-IT uppmanar dig att bekräfta raderingen: klicka en gång till på < Delete> (Figur 68). Figur 68: Bekräfta raderingen av en kontaktperson Kontaktpersonen tas bort och finns inte längre upptagen i förteckningen över kontaktpersoner (Figur 69). Annegatan 18, P.O. Box 400, FI Helsingfors, Finland Tfn Fax echa.europa.eu

49 Del 02 Inskrivning och hantering av konton Publiceringsdatum: april Figur 69: Förteckningen över kontaktpersoner uppdateras efter radering 5.5. Exportera partsuppgifter Du kan exportera partsinformation genom att skapa och ladda ned en LEOX-fil. Denna LEOX-fil kan användas för synkronisering av den lokala installationen av IUCLID 5 med partsinformationen i Reach-IT. LEOX-filen kan inte importeras på nytt till Reach-IT för uppdateringar. Om du vill ha mer information om LEOX, se avsnitt 2.4 i detta dokument. För att exportera LEO-objektet väljer du <Export> på företagets eller tredjepartsföreträdarens meny (Figur 70), varefter Reach-IT låter dig ladda ned LEOX-filen. Figur 70: via LEOX-fil Export av företags- eller tredjepartsföreträdares uppgifter från Reach-IT Webbläsaren öppnar en dialogruta (Figur 71) och ger dig alternativen att öppna eller spara filen genom att klicka på <Open> respektive <Save to disk>. Välj <Save to Disk> och klicka på <OK> för att börja ladda ned LEOX-filen till ditt lokala system. Figur 71: Ladda ned LEOX-filen från Reach-IT till ett lokalt system Om du ändrar din webbläsares konfiguration kan du bli uppmanad att ange vart de nedladdade filerna ska flyttas och att byta namn på dem. Se den dokumentation som rör din webbläsare för att få mer information om inställningar vid nedladdning av filer. Annegatan 18, P.O. Box 400, FI Helsingfors, Finland Tel Fax echa.europa.eu