DOKUMENT - en begreppsanalys

Transkript

1 MITTHÖGSKOLAN Sida 1 / 39 Institutionen för kultur och humaniora Arkivkunskap och dokumenthantering C Detta är en något ändrad utgåva av uppsatsen. Word-filen från 1997 blev inte korrekt, när jag öppnade den Så jag har justerat denna fil så gott det gått. Det som skiljer mest är rubrikformat och radbrytning. / Karl Petré, DOKUMENT - en begreppsanalys Författare: Karl Petré C-uppsats 10 poäng VT 1997 Handledare: Torbjörn Kjölstad

2 Arkivkunskap och dokumenthantering Dokument - en begreppsanalys UPPSATS Sida 2 INNEHÅLL 1 OM UPPSATSEN Syfte Metod Slutsatser ANALYSMODELL BAKGRUNDSEXEMPEL Begrepp och företeelser Samarbete mellan vetenskaper BEGREPP Dokument Information Text Medie Funktion Informationssfär Status Hantering Typ...33 KÄLLOR...39 ORDKORTNINGAR Us, Sis dok info litt s Sis udk Us Dod = US, SIS dokument information litteratur sida Standardiseringen i Sverige universell decimalklassificering Ett samarbetsprojekt om records management mellan Us Department of Defense och School of Library, Archive and Informations Science (Slais) vid University of British Columbia i Kanada. SAMMANDRAG Begreppet och företeelsen dokument analyseras genom litteraturexempel från olika informationsvetenskaper och några uppslagsböcker. På samma sätt analyseras även några begrepp och företeelser som har anknytning till dokument: information, text, medie, funktion, informationssfär, status, hantering och dokumenttyp. Analysen sker mot bakgrund av en egen modell, där begrepp och företeelser definieras. Dokument definieras som "informationslagrare som avgränsad lagringsmedieenhet". Uppsatsen visar, att de företeelser som avses med modellens grundläggande begrepp skildras av författare inom de olika vetenskaperna, liksom att begreppsapparaten med anknytning till dessa företeelser är oklar och varierar. Analysen ger underlag för frågan, om dokumentbegreppet bör lyftas fram inom informationsvetenskaperna.

3 Arkivkunskap och dokumenthantering Dokument - en begreppsanalys UPPSATS Sida 3 1 OM UPPSATSEN 1.1 Syfte Begreppet och företeelsen dokument är huvudobjektet för denna uppsats. För mig förefaller samhället vara fullt av dokument. Ändå är det svårt att hitta entydiga och klara beskrivningar av företeelsen, och begreppet definieras på mycket olika sätt. På många håll är begreppet helt frånvarande och beskrivningar av företeelsen är knapphändiga. Samma otydlighet gäller även några andra begrepp och företeelser, som är knutna till dokumentet: information, text, medie, funktion, informationssfär, status, hantering och dokumenttyp. Dokumentet är enligt min uppfattning en viktig företeelse inom de så kallade informationsvetenskaperna. I det moderna samhället där informationshanteringen växer explosionsartat blir förståelsen av information och dokument allt viktigare både för gemene man och för vetenskaperna. Likaså förefaller behov av samarbete mellan informationsvetenskaper föreligga. Begreppsanalys har till funktion att skapa tydlighet inom varje vetenskap för sig men också för förståelsen mellan vetenskaper. Ytterst vore det naturligtvis en stor fördel, om man kunde upprätta en gemensam begreppsapparat. Det är kanske till och med nödvändigt, för att ett samarbete ska fungera. I maj 1996 skrev jag ett utkast till en uppsats under rubriken "Dokumentik - en behövd vetenskap". Tanken på behovet av en vetenskap om dokument kom till mig, när jag skrev "Halvgången dokumentnormering", en kritisk analys av Sis' handbok "Skriva på kontor". Hösten 1996 började jag läsa "Arkivkunskap och dokumenthantering". Som B- uppsats omarbetade jag mitt utkast om dokumentik till "Dokumentik - en analysmodell", med sikte på att fullborda den som C-uppsats, vilken skulle grunda sig på en undersökning av några olika informationsvetenskapers behandling av dokumentfrågan. Eftersom inte heller en C-uppsats kommer att kunna besvara min grundfråga - huruvida en vetenskap om dokument behövs - så kommer C-uppstatsen att begränsas till att bli ytterligare ett steg på vägen. Jag har två syften med C-uppsatsen. Jag vill 1. analysera för dokumentfrågan viktiga begrepp och företeelser, som jag finner i litteratur från olika informationsvetenskaper. 2. utveckla den analysmodell, som jag presenterat i B-uppsatsen. Syftena sammanfaller på så sätt, att begreppen finns i modellen. 1.2 Metod Med utgångspunkt från den analysmodell jag formulerat i B-uppsatsen, kommer jag att undersöka kurslitteratur inom några informationsvetenskaper och en del annan litteratur. Jag kommer att utgå ifrån begreppen i min analysmodell, t ex dokument, text och information. Å ena sidan kommer jag att undersöka, hur dessa begrepp används. Och å andra sidan kommer jag att i litteraturen söka efter de företeelser jag själv kopplat till de begrepp jag använder i analysmodellen.

4 Arkivkunskap och dokumenthantering Dokument - en begreppsanalys UPPSATS Sida 4 Modellen jag beskrivit i B-uppsatsen, har jag inte behandlat på ett stelbent sätt. Eftersom det långsiktiga syftet är att se, vilka företeelser som borde behandlas inom dokumentvetenskapen, så måste en sådan modell allteftersom revideras. En del av förändringarna har varit stora från B- till C-uppsats. Det material jag använder är allmänna uppslagsböcker, ämnesanknuten litteratur som jag hämtat ur de olika ämnenas kursplaner, en del artiklar jag fått på annat sätt och en arkivhandling. Källornas fördelning på ämnen framgår av litteraturlistan. Det är inom arkiv 15, bibliotek 2, svenska 6, dator 9 och allmänna uppslagsböcker 8 st. Ur kurslitteraturen har jag valt, det som förefaller bäst spegla begrepp och företeelse "dokument". Det har jag gjort genom att dels studera kursplanernas litteraturlistor för ABC-nivå inom respektive diciplin på Mitthögskolan, och dels ögna igenom böckerna. Detta innebär, att jag inte med säkerhet har hittat rätt i litteraturen. Dessutom är det inte sagt att den litteratur jag studerat speglar respektive vetenskap i bredare och djupare bemärkelse. Det är möjligt att det finns mycket bättre litteratur för detta. I kapitel 2 presenterar och förklarar jag min modell sådan den utvecklats vid arbetets slut. Begrepp definieras i enlighet med min uppfattning om, hur olika företeelser ska beskrivas. I min analys argumenterar jag delvis emot den struktur jag givit modellen. Det beror dels på, att jag inte är säker på bästa utformningen av modellen, och dels på att modellens nuvarande form tydliggör analysen, sådan den utvecklats. I kapitel 4 går jag igenom litteraturen ungefär begrepp för begrepp i logisk ordning. Det sker på olika sätt beroende på materialet. Jag har sökt efter synonymer och begreppens förekomst hos olika författare. Jag har letat efter deras definitioner för att jämföra med mina egna. Och de företeelser jag hittat skildrade, har jag jämfört med mina egna begrepp. Eftersom begreppen är beroende av varandra, är det inte möjligt att helt separera analysen begrepp för begrepp. Jag står själv för översättningar ur litteratur, som är angiven på originalspråk i litteraturlistan. 1.3 Slutsatser Med reservationen gällande huvurvida jag hittat representativt material från de olika vetenskaperna, så har jag i skrifterna från alla håll kunnat finna material, som passar in i mitt modellresonemang. Jag anser, att jag lyckats genomföra en relevant begreppsundersökning med förankring i de olika disciplinerna. Detta arbete har lett till stora förändringar i min modell. Uppsatsens två syften är därmed uppfyllda. Följande slutsatser kan dras av analysen. 1. Åtminstone de grundläggande begreppen i min modell (dokument, information, text, medie, funktion, sfär, status, hantering) och den definition jag givit dem har relevans för analys av dokumentet i den litteratur jag undersökt från olika informationsvetenskaper. De företeelser som avses med begreppen skildras av författare inom de olika vetenskaperna. 2. Begreppsapparaten med anknytning till de företeelser jag diskuterar har i stor utsträckning oklart innehåll och detta varierar inte bara mellan vetenskaperna utan även mellan författare och i viss mån hos samma författare. 3. Analysen ger underlag för att ställa frågan, om dokumentbegreppet bör lyftas fram inom informationsvetenskaperna.

5 Arkivkunskap och dokumenthantering Dokument - en begreppsanalys UPPSATS Sida 5 2 ANALYSMODELL Den dokumentmodell som jag här presenterar är ett försök att formulera en skiss av begrepp och företeelser, som behövs för att inom olika vetenskapliga fält beskriva Tabell 1: Informationsbärare företeelse text data nondata direktinformation talat, oinspelat ord dokument skrivet ord minne Något konkret eller abstrakt (ting, händelse, förhållande ) Innehåller information om sig själv Innehåller och återger information. Doktext lagrar information Skapad väv av symboler (el dyl), som kommunicerar budskap Betydelsebärande textelement: ord, mening, databaspost Betydelselöst textelement: bokstav Olagrad information = text + (sänd)medie Ett olagrat data Informationslagrare (som avgränsad (lagrings)medieenhet) Textdok = text + (lagrings)medie Ett lagrat data Informationslagrare. I hjärnan (och kroppen) lagras och tolkas information Kunskap Veta Äga information Förmå Kunna använda information dokument och inom verklighetens informationssfärer hantera dokument. Modellen är naturligtvis inte "fullständig". Det kan den aldrig bli. Utgångspunkten är att beskriva dokumentets dimensioner och att sätta in dokumentet i ett informationsperspektiv. Modellen sträcker sig längre än det som analyseras i denna uppsats. Flera detaljer förklaras överhuvudtaget inte. Det som går utanför uppsatsen analysfält har funktionen att beskriva omgivning och utgöra detaljexempel som illustration. Vilka ord man använder kan alltid diskuteras. De ord jag valt att använda i min modell, tycker jag antingen har täckning i viss litteratur eller täpper igen de luckor jag inte hittat beskrivna i litteraturen. Information är det som beskriver en företeelse. Information bärs fram av informationsbärare. (Se tabell 1.) Somliga informationsbärare lagrar information och kan kallas informationslagrare. Information som inte är lagrad kommuniceras via direktkontakt, t Tabell 2: Information i textdokument Budskap (sakuppgifter) Sakbehandling Indelning Rubriker. Kapitel, avsnitt, stycke, mening, ord. Hälsning Bilagor av olika slag Innehållsbeskrivning Dokumentuppgifter Dokumentbestämning Utgivare Titel, Ämne (huvudämne, udk, nyckelord), Sammanfattning Listor: Rubriker ("innehåll"), bilagor, litteratur, index (hänvisande), termer (förklarande) Doksort, doknr, utgåva, exemplarnr, upplaga Dokgrupp: Arkivnr/Biblioteksnr, sorteringsbegrepp Utgivningsdatum. (Sidnr), Sidantal, bilagesidantal. Föregående meddelande Utgivarnamn (inkl verksamhetsenhet). Kan vara författare Utgivningsort Utgivarpreciseringar Tjänsteställe, handläggare. Kan vara förlag Adresser Besök, post, tfn o s v Namnteckningar Handläggare, godkännare, ställföreträdare Mottagare Huvudmottagare Namn, bestämning, adress (post, fax...). Tjst, handl Dokumentbestämning Senast meddelande. Dokgrupp Bimottagare Sidbeskrivning Sidigenkänning Utgivare, Uort, Doksort, Doknr, Utgåva Textorientering Titel, Sidnr, Kapitelnr, -namn o d Påskrivning Fax, stämplar, verifikatnr, ägare Annat Filuppgifter: nr, plats, program m m. Standard- och blankettmärkning

6 Arkivkunskap och dokumenthantering Dokument - en begreppsanalys UPPSATS Sida 6 ex vid samtal. I ett textdokument är informationen lagrad i texten, som återger (= representerar) information. Textens delar kan kallas data eller nondata. (Ordet "nondata" har jag själv bildat.) Den som skapar texten har ett budskap, som ska kommuniceras. Texten är en kodning av budskapet. Texten kan bestå av skrift, tal eller annat språk. Mottagaren som tar del av texten tolkar budskapet därur. Kodning och tolkning kan förändra budskapet. Mottagaren lagrar information i minnet. Informationen i textdokument kan delas upp i två delar som i tabell 2: budskapet (= uppgifter om saken) och uppgifter om dokumentet självt. Tabellens budskapsdel är dock mycket ofullständig. Mina uppgiftsexempel tar sin utgångspunkt i handlingar (= arkivdokument). Den huvudsakliga betydelsen av tabellens begrepp förstås av tabellen själv. Varje dokument är unikt. Det kan beskrivas med hjälp av dimensioner: information, text, medie, funktion, sfär, status, hantering eller annat. En viss typ av budskap framförd på ett visst sätt i ett visst sammanhang kan sägas utgöra en dokumenttyp. Samma dimensioner som beskriver det enskilda dokumentet, är grunden för beskrivningen även av dokumenttypen. (Se tabell 3.) Endast det enskilda dokumentet är konkret. Typen är en abstraktion, en normalbild för de dokument, som anses vara av samma slag. Typindelningen kan ske på hög eller låg nivå och beroende på vilken dimension som betonas. Brev och faktura kan räknas in bland sändtyper. De innehåller skilda budskapstyper. Sändtyper har en utpekad mottagare. Dokumentfiler och programfiler är skilda filtyper. Filen är en (lagrings)medietyp. Man kan säga, att dokumentet innehåller information och har en form. Formen kan delas upp i text och (lagrings)medie. Texten aspekter är sådant som språktyp, grafik, struktur och mått. Mediet kan ha bladkaraktär (papper, runsten), filkaraktär (inuti datorn), skärmkaraktär (det "datorgränssnitt" där dokument visas) och även andra. Dokument kan även sändas via olika medier. Varje dokument har en funktion av kommunikation i en viss miljö. Den förmedlade informationen har ett Tabell 3: Dokumentdimensioner Information Budskap (sakuppgifter) Budskapstyp Dokuppgifter Form Text Språk Språktyp, stavning, ordkortning. Mediekaraktär Grafik Texttyp (?) Ord (skrivtecken), linje, bild, tabell. Framhävning (understrykning, lutning, fettning), dekoration. Grad, snitt, färg. Struktur (fysisk) Textyta. Formplan Fält, plats, ordning Mått mm, tum, grafiska mått, punkter på skärmen, rad tabb Medie Blad-, fil-, skärm- m fl (lagrings)medier. Sändmedie Funktion Ytformat Blad-, skärm-, filyta Värde, effektivitet för data, dokument eller sfär. Funktionstyper. Formvärde, -relativitet. Kommunikation i infomiljön skapar värde Infomiljö (dokmiljö): Samhälle, organisation, individ. Aktörer, kultur. Infosfär Infovärld Infogren (kontor, bibliotek, press ). Mindre sfärer. Doksfär < infosfär. Status, utgåva Legalitet Original (upplaga, exemplar), kopia Autenticitet, förfalskning. Underteckn o d. Budskapets giltighetstid Helhet Helt, stabilt dokument. Perfektion. Ofullständigt dokument (blankett, utkast). Deldokument, dokumentdel (total, partal). Föränderligt dokument (databas, dagbok). Ändrat dok (version). Skada, utplåning Medie Blad, fil, skärm. All form Offentlighet Publikt, internt. Säkerhet: Hemligt, öppet Hantering Process Använding Idéutveckling, läsning, spridning Framställning Skrivning, utskrift, utgivning, ändring Annat Flödning Sändning, mottagning, hämtning Lagring Klassa, registrera, placera, gallra. Lån, söka, åtkomst, säkerhet Hjälpmedel Lokal, materiel, datorer m m. Dator: Dokument (mallar), skärmbild (dok, verktyg), verktyg (apparat, program), system Normering Lag, standard, tradition, brist på normer

7 Arkivkunskap och dokumenthantering Dokument - en begreppsanalys UPPSATS Sida 7 värde, olika beroende på funktionstypen: order, bevis, utredning m m. Dokumentet tillhör en grupp av dokument, en dokumentsfär, eller t o m en informationssfär som innehåller mer än dokumentbunden information. Biblioteket är en dokumentsfär. Organisationsinformation är en sfär av såväl dokument som talad och annan direktburen information. Ett dokument kan ges ut i olika skepnader. Ett utkast är inte färdigt. Original kan kopieras, men kan då bli av med värde. En tidning kan ges ut både som papper, som taltidning och på Internet. Även varje formförändring av texten kallas särskild utgåva. Ett dokument kan publiceras eller hållas internt, ja t o m mycket hemligt. Alla skepnader på utgåvor berör dokumentets status. Enskilda dokument genomgår mycket olika hanteringsprocesser.

8 Arkivkunskap och dokumenthantering Dokument - en begreppsanalys UPPSATS Sida 8 3 BAKGRUNDSEXEMPEL 3.1 Begrepp och företeelser Några exempel från språk- och datorvetenskap illustrerar att dokumentet finns med i beskrivningarna, fast ordet inte alltid används, och att dimensioner av dokumentet skildras, men ofta med andra begrepp än mina. Severinsons begrepp är inte alltid tydliga. Det är svårt att veta vad hon menar med ord som utkast, noteringar, färdigformulerad text, manuskript, textens begreppsliga nivå, dess ytliga textnivå. Hon skriver: "datorn för erfarna skribenter tjänar som både skissoch skrivmedium", "en tendens att författa direkt på skärmen, utan manuskript, även när det gäller långa, tekniska texter", och "hälften av alla längre dokument författades helt utan manuskript eller nedskrivna noteringar". Ingår inte skissen i författandet och skrivandet? Vilken författare börjar författa först när manuskriptet är klart? Normalbetydelsen av manuskript är den text man lämnar till förlaget. Menar Severinson bara handskrift eller kanske utkast? Menar hon med författa att skriva den färdiga löptexten? Kombinera "textens begreppsliga nivå" med "dess ytliga textnivå" så fås till exempel "textens ytliga textnivå", vilket ju är obegripligt. Jag vill inte påstå, att jag inte alls förstår Severinson. Men hennes begreppsapparat är inte uttryck för en språkvetenskaplig eller dokumentvetenskaplig tydlighet. "To be processed by the computer, raw data is organized into characters, fields, records, files, and databases" skriver Capron (s 108). Han definierar dessa ord, vilket jag återger i tabellform i tabell 4. Kolumnen till höger är min. Character kan översättas med (skriv)tecken. Det är en byggsten för text. Andra byggstenar räknar han inte upp, t ex grafiska punktsystem. Trots att boken är utgiven 1996 och handlar om den mest avancerade datoranvändningen, så låter han sig i denna uppräkning begränsas av gångna tiders tankesätt, där data = teckensträng. Alla övriga begrepp definieras som collection av det föregående (då set = collection). I själva verket undviker han alltså att definiera. Med enkel logik kan man på så sätt definiera databas som en samling relaterade tecken. Tabell 4: Databaselement character letter, digit, or special (as $) tecken field contains a set of related characters data, uppgift record collection of related fields post file collection of related records fil, dokument, här: register database collection of interrelated files databas, dokument I det som på datorspråk brukar kallas fält, skriver man in en uppgift, t ex någons adress. Här borde han ha skrivit data eller möjligen datum i ental. En uppgift är en betydelsebärande informations- eller textenhet. I detta databassammanhang handlar det om minsta betydelsebärande enhet. Själv kallar jag detta område för plats och använder ordet fält för ett område gemensamt för flera uppgifter, t ex mottagarfält. I ett postfält skrivs de uppgifter som ingår i posten. Det räcker emellertid inte att säga, att uppgifterna i en post hör ihop. I en databas måste alla uppgifterna vara relaterade på samma sätt. På plats tre i alla poster ska finnas samma typ av uppgift, t ex telefonnummer. Observera också, att record här inte betyder handling. En fil behöver inte bestå av poster. Ett vanligt brev består bara av en post. Det är registerfiler, som innehåller poster. Databasfiler är register, d v s de har en enkel tabellform. Normalt sett finns där en grunduppgift per post, t ex kundnamn. Övri-

9 Arkivkunskap och dokumenthantering Dokument - en begreppsanalys UPPSATS Sida 9 ga uppgifter i varje post är bestämningar till grunduppgiften, t ex adress- eller säljuppgifter. Redan en sådan fil kan sägas utgöra en databas. Det blir den t ex i programmet Access. Men databastekniken handlar om att bygga upp stora databaser med flera filer som förhåller sig till varandra. Har man två kundfiler, som är adressregister respektive säljregister, så kan de bearbetas tillsammans. T ex kan man kanske ur dessa ta fram uppgifter om vilka varor som säljs bäst på vilka orter. Det är så databaser fungerar på en hög nivå. På en låg nivå kan man söka efter adresser och enskilda säljresultat. Uppgifter, poster, register skulle i papperssammanhang föra tankarna till dokument. Capron talar inte om dokument inne i datorn. Det mesta av det jag här behandlar, finns med i Caprons bok, men hans ordförråd är bristfälligt. I anförda exempel är det inte själva definitionen, som gör att man begriper, utan de företeelser han exemplifierar med. Om man får veta, att ett field består av "name, address, city, state", då förstår man. Capron använder orden med ungefärliga definitioner och förändrar betydelsen efter sammanhanget, som man gör till vardags. Ordet "dokument" finns vare sig i innehållslista eller index hos Strömquist. Begreppet närmast är text. Vid uppräkning av några dokumenttyper (utan att kalla dem så) som exempel på "skriverier" sägs, att dessa gemensamt benämnes "texter". Exemplen på dokumenttyper är: papperslapp på köksbordet, brev, uppsats, specialarbete, utredning, roman. Men en text kan även vara talad. Exempel på talad text ges: "Aj" som enda ord eller ett föredrag. När författaren i kap 12 analyserar dokumenttyper används begreppet texttyp och texttypsmönster. Dokumenttyper som behandlas är PM, brev, formellt brev (platsansökan, meritförteckning, fullmakt, intyg, räkning, kvitto), säljbrev, "sammanträdets texter" (kallelse, föredragningslista, protokoll). I kap 13 behandlas den vetenskapliga rapporten, uppsatsen, specialarbetet. I bilaga 2 återges en formplan för "det formella brevet" enligt svensk standard, där ordet "dokumentutgivarfält" finns med. Bland standarder som räknas upp (s 99) finns "Dokumentation. Dokumentdata". Strömquist påpekar också (s 129), att vissa formella skrivelser förses med speciell typ av rubrik, nämligen "dokumentbeteckningen" vilken sägs kallas dokumentnamn. Det Strömquist kallar "text" kan inte göras lika med dokument. Talad text som inte är inspelad, är inte lagrad i ett dokument. Den vill jag i stället beskriva som direktkontakt. Inspelat tal kan i sin tur blir lagrad information, d v s dokument. "--- man skriver en PM, en vetenskaplig uppsats eller en dikt" (s 23). Om "en dikt" är en text, kan en text vara begränsad till en del av ett dokument, t ex en enskild dikt i en diktsamling. Annons, saga, recension och referat (s ) är andra exempel, som visar att texter kan vara dokumentdelar. Strömquists textbegrepp skiljer alltså inte mellan dokument och dokumentdel. Strömquist beskriver tre dokumentsfärer (s 136), men har ingen motsvarande term. De kännetecknas av "kodifierad textstruktur". Det gäller "tidningstexter" (nyhetsartiklar, insändare, debattartiklar, radannonser etc), "det som skrivs i skolan" (beskrivningar, argumenterande och utredande texter, sammanställningar etc), "det som skrivs i samhälls- och yrkesliv" (formella brev, PM, rapporter, protokoll etc). Inte heller hos Liljestrand finns ordet "dokument" i innehållslista eller index, och inga synonymer finns. Som enda exempel på dokumenttyper hittar jag "morgontidning" i index. Texten analyseras även här fristående från dokumentet. Ett kapitel heter "Språk- och textmönster". Det förra handlar om det jag kallar språktyper. Exempel på språkmönster är inom den offentliga svenskan kanslisvenska och krångelsvenska. Olika språkmönster finns också inom media, reklam, skönlitteratur och talat språk. Textmönster (-konventioner) är "likartat innehåll och likartad struktur", d v s nästan detsamma som dokumenttyp. När Liljestrand refererar (s 122) Margareta

10 Arkivkunskap och dokumenthantering Dokument - en begreppsanalys UPPSATS Sida 10 Tabell 5: Mediebegreppet "Medier" Mina begrepp teveprogram tidning bok dokumenttyp, sändmedie teve press litteratur informationsgren filmrulle papper pergament lagringsmedie Westmans texttyper i offentlig svenska, så räknar han bara upp dokumenttyper (t ex lag, policydokument och protokoll), fast han inte kallar dem så. Liljestrand har ett kommunikationsschema (s 11): sändare - text - medium - mottagare. Enligt detta anger mediet hur texten förmedlas. Som exempel på medier anger han teveprogram, tidning och bok. Dessa kan lika väl kallas dokumenttyper, teveprogrammet eventuellt direktbärartyp. (Se tabell 5). Hade han skrivit teve, press och litteratur, så kunde det kallas informationsgrenar. Om han skrivit filmrulle, papper och pergament, så hade man kunnat tala om lagringsmedie. Alla tre angivna medier kan dessutom betraktas som olika medier för att sända information ut till allmänheten, sändmedier. Ordet medie används på dessa olika sätt. Senare (s 14) förklarar Liljestrand begreppet medium på tre sätt: 1: Det finns tal-, skrift- och bildmedier. Med det senare menar han levande bilder som teve eller teater, där även handlingen och kroppsspråket blir en del av mediet. Handlingen måste väl ses som textens struktur. Han skriver det inte, men jag förmodar, att man måste säga, att kroppsspråkets uttrycksformer är en del av texten. Det är i så fall ett viktigt konstaterande för att klargöra, att text verkligen är något mer än bokstäverna på ett papper. 2: Det finns enskilda medier och massmedier. Det sista är t ex teve, det första exemplifierar han inte. 3: Det finns första- och andrahandsmedier. Exempel på det senare är föredragsmanus, som är skrivet, men ska läsas. Ett föredragsmanus är en dokumenttyp. Det är inte alls säkert att "uppläsningen" kommer att bli som manuset ser ut, d v s texten blir annorlunda. Och som Liljestrand just påpekat om skillnaden mellan tal och skrift, så är det faktiskt helt omöjligt, att manusets och talets text blir identiska. Manuset saknar t ex röstlägen. Samtidigt finns det stort fog att påstå, att manuset och talet har "samma" budskap. Det är samma fog för detta som att tala om olika utgåvor av dokument. Grundbudskapet är detsamma, men viss modifiering har tillstött. Man kan alltså säga, att manus och tal är två utgåvor av samma text, samma budskap. Det första är en dokumentutgåva, och det andra är en "direktbärarutgåva". De bägge utgåvorna av samma text har olika mediestatus. Texten kan delas in i kategorier och underkategorier (s 7) enligt skriftlig eller muntlig, prosa eller vers, sak eller fantasi, syfte, innehåll och uppbyggnad. Uppdelningen kan också ske enligt funktion, innehåll, språk och medium. Exempel är tidningstext (uppdelad på bl a ledare, reportage, idrottsreferat), vetenskaplig text (fackområden) och skönlitterär text (genrer). Dessa kategorier rymmer olika indelningstyper. Tidning kan kallas dokument. Reportaget är en dokumentdel. Den är t o m ett självständigt meddelande inom ett dokument. Detta till skillnad från ett avsnitt, som bara är en osjälvständig del inom en självständig dokumentdel, t ex ett stycke eller en mening. Liljestrand talar om texttyper, -sorter (s 8). Han ger ett urval av huvudtyper av två slag. Dels grundläggande framställningstyper, vilket motsvarar mina budskapstyper: berättande, beskrivande, utredande, argumenterande och instruerande. Dels standardiserade dispositionsprinciper, principer för ordningsföljd (s 10), som gäller textens struktur.: kronologi, rum, logik, tematik, fokus och kontrast.

11 Arkivkunskap och dokumenthantering Dokument - en begreppsanalys UPPSATS Sida Samarbete mellan vetenskaper Företeelsen dokument finns inom olika vetenskaper. Det kan behövas samarbete kring gemensamma frågeställningar eller kring frågor som inte naturligt hör till just den ena eller andra vetenskapen. Ett par exempel här nedan får illustrera. Arkiv- och systemvetenskaperna behandlar ofta samma informationsmassa. Är utveckling av skrivprogram för dator en teknisk eller språkvetenskaplig fråga? Ytterst måste man ställa sig frågan, om inte ett övergripande informationsteoretiskt samarbete mellan alla informationsvetenskaper vore av vikt, där i så fall dokumentfrågan skulle bli en naturlig del. Om "Skrivprocessen och datorn", skriver Severinson Eklundh: "Handläggare, lärare, forskare och många andra yrkesgrupper utformar nu i stor utsträckning själva sin text på dator, från tidiga noteringar till färdigt dokument." Sekreterare, grafisk personal och andra har försvunnit ur processen. "skribenter ägnar sig numera åt fler moment i dokumentutformningen". Severinson skriver om "nyare kognitiv forskning om skrivandet". "Den datorteknik man studerat har framför allt varit ordbehandling." "Programmets gränssnitt mot användaren och övriga egenskaper har sällan gjorts till föremål för diskussion". Endast skärmstorleken är en väl studerad systemegenskap. Min uppfattning är, att kraven på forskning och utveckling kring skrivprocessen, d v s dokumentframställningen, borde vara mycket höga idag, när gemene man ska förväntas klara hela processen. Att hitta bra system, som samtidigt inkluderar dokumenthanteringens alla aspekter och är enkla och användarvänliga måste vara av stor vikt. Komplicerade frågor som ska göras enkla, kan inte lösas utan avancerad forskning. Vad Severinson emellertid å andra sidan säger, är att forskningen är primitiv. Jag vet inte hur representativ hennes beskrivning av forskningen är, men den bild hon återger är av en mycket begränsad forskningsansats. "datorskribenterna karakteriserades av mer fragmenterad skrivprocess, med kortare pauser och tätare revisionsavbrott, samt mindre planering i början av skrivarbetet". Man behöver överblick, säger Severinson, och vidare att ett steg på vägen är att forma en inre helhetsbild av texten, som gäller dess form, innehåll och struktur. Som lösning på detta diskuterar hon datorprogram, som använder rubriksystemet som överblicksmekanism. Beskrivningen av programutveckling har emellertid bara delvis samband med de problem hon redovisar undersökningsresultat kring. Om folk har dålig förmåga att planera och strukturera sitt skrivande, kan de få hjälp av datorprogrammens funktioner. Visst, men om dessa funktioner saknas på datorn, så står frågan i princip inte annorlunda om man skriver för hand eller på dator. Att göra en skiss (kanske i form av ett rubriksystem), att utveckla skissen till ett ordentligt utkast (kanske allteftersom i form av noteringar inom ramen för rubriksystemet) o s v är textutvecklingsmetoder, som i grunden är oberoende av dator eller blyertspenna. Det förefaller högst troligt, att personer som tidigare litat till utbildade sekreterare, kommer spontant att prestera sämre texter, när de börjar skriva själva utan proffsens kunskaper om skrivteknik. Severinson leder enligt presentationen av artikeln i Språkvård 4/95 en forskargrupp vid Tekniska Högskolan i Stockholm. Det faktum att aspekter av språkforskning sker inom de tekniska vetenskaperna är anmärkningsvärt. Jag känner inte till gruppens sammansättning, men det måste ju i sådana sammanhang vara viktigt, att det blir frågan om verkligt tvärvetenskapligt samarbete. Den slagsida som hittills präglat den kommersiella programutvecklingen med tekniska datorexperter och skrivamatörer, måste övervinnas. Denna typ av programutveckling måste utgå ifrån den fulländade skriv- och dokumenthanterarexpertens kunskaper och erfarenheter, och kombinera detta med teknikerns systemtänkande och kunskaper om programmeringsfunktionernas möjligheter.

12 Arkivkunskap och dokumenthantering Dokument - en begreppsanalys UPPSATS Sida 12 "System analyses is the process of studying an existing system to determine how it works and how it meets user needs", skriver Capron (s 230) i "Computers: tools for an information age". I "Records management. Integrated information systems" av Wallace läser jag (s 9): "Developing a comprehensiv records management system requires an organized approach --- Records management's overall goal is to provide the right information, at the right time ---." Capron skriver om computer system och Wallace om records management system. Vad är skillnaden? Det finns inga records utan data och tvärtom. Och ju längre datorutvecklingen fortskrider, desto mer blir computer och records system samma sak. Slåss man inte om samma informationsmassa? Datorvetenskapens företrädare Avison skriver (s 37), att "information systems are designed to help managers make better decisions." Arkivvetenskapens företrädare Kjölstad (1996) talar om en av arkivets funktioner att "göra information till ett optimalt instrument för organisationens strävan att nå sina mål." Under rubriker som "kommunikation - information - arkiv" och "information - kommunikation - dokumentation" beskriver han de olika informationsfältens (arkiv, bibliotek, it, riktad information) integrering och nödvändigheten av att analysera dokumenten, arkivet som en del av organisationens hela informationsliv. Det kräver ett teoretiskt och analytiskt närmande. Inte bara gemensam begreppsapparat utan framförallt att man lär sig se varandras företeelser. En records manager måste se hela systemanalysen, och en system analyst måste se dokumenten, handlingarna, the records. Dollars "Archival theory and information technologies", Durantis "New uses for an old science" och samarbetsprojektet (Us Dod) mellan kanadensiska School of Library, Archive and Informations Science och Usa's försvarsdepartement är exempel på arkivvetenskapens utsträckning mot datortekniken.

13 Arkivkunskap och dokumenthantering Dokument - en begreppsanalys UPPSATS Sida 13 4 BEGREPP 4.1 Dokument En uppsättning synonymer till dokument nämns i olika verk: (skriftlig) handling eller redogörelse, urkund, informationsbärare, sammanställning av fakta och aktstycke (ur olika ord-, uppslagsböcker). "Sammanställning av fakta" kan ske även muntligen. Dessutom kan det betyda såväl dokument och dokumentdel som dokumentsamling. Ordet informationsbärare ligger nära min definition informationslagrare. Men vid ett samtal är även luften informationsbärare. Skillnaden mellan luften och det informationsbärande papperet är att informationen stannar kvar på papperet, den lagras där. Detta gäller alla dokument till skillnad från direktbärare av information. Av övriga synonymer tror jag det endast är handling, som ibland helt likställs med det allmänna begreppet dokument. Men handling liksom övriga är främst beteckningar på särskilda dokumenttyper. Handling är det lagliga begreppet för myndigheters verksamhetsanknutna dokument. Och i allmänhet betecknar handling de slags dokument, som bildar arkiv. Min egen definition av dokumentet som informationslagrare har jag inte hittat någon annan stans. Däremot finns det några formuleringar om dokument, som pekar i den riktningen. Ämnesbeskrivningen för Biblioteks- och Informationsvetenskap vid Göteborgs Universitet säger, att ämnet "rör förmedling av information och kultur som är lagrad i någon form av dokument". Dokument kan alltså lagra information. Hjørland återger en betydelse av dokumentation som "dokument, d v s --- 'indeholder information'." Marthinsen skriver: "Informasjon kan lagres gjennom data som er festet til, eller lagt inn på et oppbevaringsmedium." Kjölstad (1996) har många formuleringar som pekar mot "informationslagrare". "Föremålet för dokument- och arkivhanteringen är den mediaburna (skriftliga) informationen system för att distribuera, lagra, systematisera, återsöka och tillgängliggöra informationen ---." Han säger visserligen "burna --- informationen", men å andra sidan är dokument- och arkivhanteringen, d v s implicit dokument, till för att bl a "lagra --- informationen". Ett par andra formuleringar är "--- hämta fram information ur de dokument nylagrad information ---." Cavallins latinlexikon översätter documentum med "1: lärdom, warning, warnande exempel, 2: föredöme, efterdöme, mönster, 3: bewis, prof." Lärdom och bevis är väl de ord som bäst passar på informationslagrare. Informationen lär ut något om den företeelse, som är dokumenterad genom informationslagringen. Företeelsens egenskaper "bevisas" genom den information, som är lagrad. Efter några synonymer anger Nationalencyklopedien tre betydelser av dokument: "1: [jur] skriftlig handling --- som bevis. 2: [handel] --- handling - vid varusändning : sammanfattande benämning på det material som finns i forskningsbibliotek." Detta är tre särbetydelser, d v s mindre än den allmänna betydelsen av informationslagrare. 1 och 2 finns även hos Bra Böckers Lexikon, 2 med synonymen "papper". Lilla Uppslagsboken förklarar dokumentera med "styrka, bevisa (ev. genom dokument)". 3 är inom ramen för dokumentationsbegreppet, som nämnts ovan av Hjørland. Marthinsen har en bred definition: "Gjenstand som er tilfört informasjon eller er tilkjent opplysnings- eller bevisverdi." (Gjenstand = föremål.) Det stämmer helt överens med informationslagrare, men den tydliggör samtidigt konsekvensen av detta begrepp. På ett papper eller i en datorfil är information tillförd och därmed lagrad genom skrift el dyl. Den senare delen av frasen säger, att något kan vara dokument utan att informationen är tillförd. Men även om den finns där "från början", så finns den där och är alltså lagrad. Och den är lagrad inte nödvändigtvis i ett papper eller dylikt utan i ett gjenstand. Med Marthinsens definition kan alltså vad som helst vara ett dokument, om det innehål-

14 Arkivkunskap och dokumenthantering Dokument - en begreppsanalys UPPSATS Sida 14 ler opplysnings- eller bevisverdi, d v s information som anses värdefull. På så sätt anses en mordkniv med blod och fingeravtryck som bevisdokument i en rättegång. En klänning från la belle époque är ett tidsdokument. En kam av ben från en stenåldersgrav är ett arkeologiskt dokument. Detta är helt i linje med det breda begreppet informationslagrare. Samma bredd finns även i ordet informationsbärare. I den australiensiska standarden om records management definieras documents som "structured units of recorded information--- and managed as discrete units in information systems". Vi har på svenska inget bra allmänt verb som motsvarar record, utan får säga skriva, spela in, ta upp el dyl. Om man är överens om att det som blir recorded är information, så handlar det alltså om lagring av information. Recording innebär inget annat än lagring. Den structured unit eller discrete unit där lagringen sker kallas dokument. Men vad är en unit, enhet? En nedskriven mening är en structured unit of recorded information. Detsamma kan sägas om ett helt arkiv. En post i en databas kan hanteras som en discrete unit i ett informationssystem. Men tar man en post ur en databas och lägger någon annan stans, så inträder en kvalitetsförnyelse. I datorn måste man skapa en ny fil, där posten kan lagras. På så sätt skapas ett nytt, självständigt dokument av det som var en dokumentdel. Samma sak kan göras på papper. En ny, fristående (discrete) enhet, en informationslagrare skapas, som består av ett stycke information och ett "medium". Om posten är kvar i databasen, delar den lagringsmedie med alla andra poster i basen. Mediet är en fil, som håller samman hela databasen till ett dokument. Med detta resonemang måste man ställa frågan om "informationslagrare" är en tillräcklig definition på dokument. Man kanske måste lägga till något om mediet. Us Dod (Us Departement of Defence och Slais) definierar document som "information consigned to a medium". Consigned to kan kanske översättas med "upptecknad på". Medium definieras av Us Dod som "The material support of the record content and form. Alias: storage medium". Substantivet record motsvarar här vårt svenska begrepp handling. Us Dod använder begreppen information, storage och medium. Kombinerar man begreppet informationslagrare med det australiska och Us Dod, så kan en möjlig lösning vara, att dokument = "informationslagrare som avgränsad lagringsmedieenhet". Hjørland hämtar i sin biblioteksordbok dokumentdefinitionen ur The Shorter Oxford English Dictionary: "That which serves to prove something; evidence, proof. Something written, inscribed, etc., which furnishes evidence or information upon any subject, as a manuscript, titledeed, coin, etc.". Han säger, att detta väl motsvarar hur "dokument" används i bibliotekssektorn "som overbegreb for tekster, billeder, datafiler og andre informationsbærende materialer, d.v.s. som informationsbærer (engelsk: 'information carrier' ---". Nyckelorden här till skillnad från informationslagrare är "written, inscribed". Det som är skrivet är en text. Hjørland föredrar alltså, att man som definition på begreppet dokument begränsar sig till det jag vill kalla textdokument. Men då kan man inte säga "d.v.s. som informationsbærer", för det begreppet gör inte den avgränsningen. Dock kan man säga, att dokument = textdokument motsvarar en så att säga lämplig vardagsanvändning av ordet dokument i det moderna informationssamhället. Hjørland tar upp begreppet kilder, källor (från Nielsen 1978) som ett begrepp i erkendelseprocessen, kunskapsprocessen. Antiloper är källor för zoologer, böcker är källor för historiker. Det motsvarar olika nivåer i kunskapsprocessen. Böcker är sekundära källor. "Spøgsmålet om, hvordan vi skal afgrænse dokumentbegrebet er derfor i høj grad et spørgsmål om arbejdsdelingen." Bibliotekspersonal "kommer nok aldrig til at ordne og klassificere antiloper, men tekster, software ---". Här gör Hjørland ett logiskt felslut. Under rubriken djurarter klassificerar bibliotekspersonalen arten människa. Däremot kommer inte Anderson, Petterson och Lundström in i denna klassifikation. Det

15 Arkivkunskap och dokumenthantering Dokument - en begreppsanalys UPPSATS Sida 15 är inte antilop som ska in bland de grundläggande dokumenttyper han räknar upp, utan något begrepp som sammanfattar den typen av dokument. Om ett stycke tyg i stället för en bild av det binds in i en bok om textilier, är tyget då inte en del av dokumentet? Om en sten bifogas en geologisk bok, hur blir det då? Jag minns en religiös barnflicka, som i förskräckelse kastade en bibel efter en råtta. Upphörde bibeln att vara ett dokument i och med detta? Ur en källa flyter vatten. Ur en informationskälla flyter information. Informationen finns alltså lagrad i källan. Hjørlands källor är således informationslagrare, eller informationsbärare som Hjørland själv kallar dokument. Nivåskillnaden i kunskapsprocessen motsvarar samma avgränsning från textdokument som ovan. Hjørland beskriver olika betydelser. "ikke blot være tekster, men også naturlige objekter, artifakter, objekter, der rummede udtryk for menneskelig aktivitet". "informative fysiske objekter". "stammer fra det latinske docere, att undervise eller informere med suffikset '-ment', det betyder middel." "Begrænsning af betydningen dokument till tekst-bærende objekter blev först almindelig i sproget på et senere tidspunkt." Här nämner Hjørland "tekstbærende objekter", d v s textdokument, men också andra uttryck för mänsklig aktivitet. Han preciserar inte, men kanske menar han klänningar som tidsdokument eller antika urnor som realdokument, d v s dokument utan text. Att undervisa måste väl kunna betecknas som att lämna information. De middel man använder, informationsmedlen måste i så fall innehålla information, d v s vara informationslagrare. "I den traditionelle filosofi er det enkelte dokument noget konkret." Vad ett abstrakt dokument skulle kunna vara, vet jag inte, och Hjørland förklarar det inte heller. Möjligen ställer han konkretionen i förhållande till följande. "i f.eks. hypertekstsystemer, da bliver det enkelte dokument vanskeligere at afgrænse: det består av dele, det kombineres i andre dokumenter." Men hypertextsystem är inte mindre konkreta än andra dokument. Det är t ex helt fel att som Dollar säga, att "electronical records do not exist as discrete physical entities". Vad är de annars? Tankefoster? Även elektroner är fysiska storheter, även om de är "not visible". Elektronerna ligger inte huller om buller, utan i för datorn mycket tydliga mönster och system, där den enskilda filen, det enskilda dokumentet klart kan urskiljas som en physical entity. Och hypertextens länkar är hänvisningar. Att det sedan går blixtsnabbt att bläddra till det hänvisade stället i ett annat dokument, det är en annan sak. Det är ändå lika konkret, som om det vore av papper. Vad gäller svårigheten att avgränsa beståndsdelar, så måste man se det på rätt sätt. I ett elektroniskt brev kan firmamärket vara placerat utanför brevets fil, men vara omnämnd i filen med en hänvisning, en länk. Det gör inte dokumentet mindre helt. I själva verket är hela filen uppbyggd på detta sätt. När jag i brevet skriver ett "a" på skärmen, så står det i filen " ", d v s elektronerna lägger sig i ett mönster, som motsvarar denna binära siffra. För att för mig tydliggöra, måste datorn utanför brevets fil hämta bilden av ett "a" och skriva den på skärmen. Ett extremt fall av Kjölstads (1996) "exformation"! Filen har en helt annan mediekaraktär än bladet, men det är ingen som helst tvekan om, vad som är brevets fil, som samlar det i sammanhanget nödvändiga informationen för att på skärm eller blad framställa mitt brev. Filen är en form av mediestatus för dokumentet. I den mån det handlar om epost, så är filen t o m dokumentets original. Samma resonemang kan föras om Dollars definition på virtual document: "---not exist as a physical entity --- is manifested when data (text) in a database are joined together." Om det inte existerar, förrän data sammanförs, så är det först inget dokument, sedan är det ett. Möjligen skulle man i första stadiet kunna kalla det potentiellt dokument, ett begrepp som också är vanligt. Men detta har inget särskilt med databaser att göra. Potentiella dokument kan framställas ur varje uppslagsbok eller ur ens egen hjärna. Själva begreppet virtuellt dokument, d v s skendokument, är ett slags tautologi. Dokumentet i sig kan sägas vara ett sken av den verklighet det speglar. Modeorden avspeglar oklarhe-

16 Arkivkunskap och dokumenthantering Dokument - en begreppsanalys UPPSATS Sida 16 ter i terminologi och definitioner, som gör det svårt att skilja abstraktioner från konkretioner. Begreppet virtual reality däremot är rimligt. Denna verklighet grundar sig nämligen helt på dokument och i den mån som "verkligheten" går att låsa i ett "lagringsläge", så består även skenverkligheten av dokument. Eljest är den av modell direktkontakt. En av Kjölstads skrifter heter "Den diakrona kommunikationen". Diakron betyder gående genom tiden. Detta är en utmärkt beskrivning av dokumentets funktion. Lagringen av information sker ju inte först och främst i rummet (i en bit papper, i en fil, i en arkivlokal) utan i tiden. Anledningen till att informationen lagras i rummet, är endast att den ska kunna användas senare i tiden. Om informationen inte behövde sparas i tiden, skulle den inte behöva skrivas ner eller spelas in. Den kunde sägas direkt ut i rummet, d v s framföras via direktkontakt. Ordet direktkontakt eller ett liknande begrepp har jag inte hittat någonstans. I språkvetenskapens diskussion om tal-skrift finns det latent, men eftersom de inte ser dokumentet, så ser de inte heller direktkontakten. Det närmaste detta ord jag hittat är en mening hos Wold: "skriftspråk ofte brukes i situasjoner som mangler mulighet for direkte språklig interaksjon". Jag går närmare in på frågan om direktkontakt i samband med begreppet text. Konsekvensen av mina resonemang är, att det går en knivskarp gräns mellan dokument och direktkontakt. Ett par citat beskriver en mindre klar gräns. Kjölstad (1996): "den elektroniska posten --- ligger någonstans mellan skriftlig och talad kommunikation", och Sis (1995): "kommunikationen via elektronisk post kan liknas vid ett mellanting mellan muntlig kommunikation och skrivna meddelanden". Detta är helt fel, om de menar, att epost inte skulle bestå av dokument. Ett exempel som mycket tydligt illustrerar frågan är "chattning". När ungdomar chattar via Internet, så skriver de in meddelanden, som visas på skärmen hos alla som deltar i chattet. Meddelanden från olika personer staplas efter varandra. Varje sådant meddelande är ett skrivet dokument. Detta trots att ordväxlingen går mycket snabbt, nästan som ett samtal. Men en sak visar klart, att det handlar om dokument. Man kan inte chatta i mun på varandra! Varje chattat meddelande är helt skilt från varje annat. Så behöver inte vara fallet vid direktkontakt. Inom datorteknik talas ofta om realtid. Det innebär "att indata --- bearbetas och ger resultat omedelbart", enligt Bra Böckers Lexikon. Att detta kan gå mycket snabbt behöver inte innebära, att det sker med "direktkontakt". Många filer bildas och utplånas ("delitas", säger datafolket) med blixtens hastighet. De är likväl dokument. Avison använder ordet document vid några skilda tillfällen, men aldrig (vad jag kan se) som övergripande beteckning på informationslagrare. Ordet documentation används för att beteckna program-, apparat- och systembeskrivning. "The main purpose of documentation is to aid communication" (s 11-12). I analysarbetet behövs documentation aids (s 68). Det finns documentation standards till hjälp för "systems development staff, the users in the department, and the computer operations staff" (s 9). Inom ramen för dokumentationen förekommer dokument, t ex attribute document, entity document och relationship document (s ). Dessa tre beskriver olika element i databasen. Avison har bilder på dessa tre. Det är vanliga blanketter med tryckta ledord (t ex attribute name) och uppgifterna ifyllda för hand (t ex Employee number). 70-talets datasystem säger Avison (s 1) tenderade att "datorisera" manuella sy- Figur 1: Tre sätt att databearbeta 1: dokument människa svar på papper 2: dokument hålkort dator utskrift på printer 3: organisation databas applikationer inkl svar

17 Arkivkunskap och dokumenthantering Dokument - en begreppsanalys UPPSATS Sida 17 stem. Standardsystemen (avlöning, försäljning och fakturering) simulerade tjänstemannaprocedurer och datorfilerna innehöll samma fakta som deras clerical motsvarigheter. Både filer och "motsvarigheter" kan kallas dokument, vilket inte Avison gör. 70- talssystemet motsvarar nummer två i utvecklingschema enligt figur 1, vilket jag har utformat ur en bild med förklaringar ur Avison. Jag har använt de nyckelord han själv använder. Parallelliteten i hans skiss är inte fullständig. Flyttar man i stället om och lägger till bakgrunden till nämnda standardsystem (Se figur 2), så uppstår en mer intressant parallellitet. Kolumnerna beskrivning och resultat innehåller dokument enligt definitionen informationslagrare. Exemplen tidkort och lönebesked är mina egna. Hålkortet kallas "a medium suitable for the computers to read". Urdokument, hålkort och fil innehåller same facts. Budskapet är detsamma, mediekaraktären är olika. Databasen kallar han "a model of the organisation", d v s den dokumenterar organisationen. Den innehåller naturligtvis filer av diverse slag, och den förändras dagligen. Hur applikationerna presenterar sina svar berättar Avison inte, men det kan vara bl a på papper, på skärm eller i datorfil. I alla tre av Avisons databearbetningssätt förekommer väldigt mycket dokumentproduktion. Figur 2: Data blir dokument Verklighet Beskrivning Bearbetare Resultat 1: lön, sälj, betal dokument (ex tidkort) människa svar på papper (ex lönebesked) 2: "- dokument hålkort fil dator utskrift på printer 3: organisation databas applikationer svar Enligt index definieras på sida 360 i Capron orden document och text document. Det stämmer emellertid inte. Det som definieras är textdokument. Kanske menar författaren, att det är samma sak. Detta sker i kapitlet som heter "Word processing and Desktop Publishing". "Word processing software lets you create, edit, format, store, retrieve, and print a text document." Tidigare (s 166) har författaren skrivit: "Programmers usually use text editors, which is somewhat like a word processing program, to create a file that contains the program." Definitionen av textdokument lyder: "any text that can be keyed in, such as memo." Med den definitionen producerar alltså även den s k texteditorn dokument. Filen och programmet är dokument. Det påstår dock inte Capron. Wold ställer några särskilda frågor, som går utanför dualismen tal-skrift. "Hva skal det kalles når jeg i en pause i skrivningen formulerer tankenen mine inne i hodet? Språket mangler et definerende karakteristikum på muntlig språk. Det är ikke auditivt. Det kan på en måte høres, men bara av meg selv og inne i mitt eget hode. Språket er på en måte muntlig fordi det har den muntlige forms svakhet ved at det er flyktig." Egentligen vill jag inte i denna uppsats ge mig in på diskussion om språket inne i huvudet. Det är en alltför stor fråga för sig. Men det är en självklar fråga för studiet av både dokument och direktkontakt. Är informationen som lagras i huvudet att beteckna som dokument? Eller har den direktkontaktens karaktär "ved at det er flyktig"? Hjørland hänvisar till en bok jag inte läst (Buckland, Information and Information Systems, New York, Greemwood Press, 1991), som förefaller närma sig dokumentbegreppet på det vida sätt jag antyder. "Information-as-Thing" är där en beskrivning av dokument. En annan författare (Hjerppe, A Frameword for the Description of Genreralized Documents ---, 1994) talar om behovet av utvidgade dokument-, text- och läsbegrepp.

18 Arkivkunskap och dokumenthantering Dokument - en begreppsanalys UPPSATS Sida Information De vetenskaper där jag har sökt material om dokument räknas in bland informationsvetenskaperna. För en informationsvetenskap måste själva begreppet information vara viktigt att reda ut. De flesta böcker och artiklar jag studerat, har ingen definition eller beskrivning av begreppet. I övriga varierar beskrivningen. Ordet "information" finns inte i Strömquists eller Liljestrands innehållslistor och index. I index hos Strömquist finns "informationslänkar" som (s 88) anges betyda "textens delar". Hon talar om (s 52), att man kan få stoff för skrivande genom läsning, experiment, intervjuer, samtal, aktivering av lagrade kunskaper och minnen. "Stoff måste vi alltså ha. Innehåll, fakta, material - vad vi än kallar det ---" (s 43). Det handlar alltså om information. Marthinsen skriver: "Informasjon kan lagres gjennom data som er festet til, eller lagt inn på et oppbevaringsmedium." "Det som kommer fram i samtaler, vil også være informasjon. Den vil finnes i hukommelsen ---". "I edb-sammenheng vil data være en fysisk representasjon av opplysninger, mens meningsinnholdet i dataene vil være informasjon." Information kan alltså finnas i dokument, i samtal och i huvudet. Information är betydelseinnehållet i data. D v s upplysning = information. Mens tolkar jag här som "emedan". I Bonniers synonymordbok står följande på ordet information: "upplysning, underrättelse, orientering, undervisning; vägledning, bruksanvisning, handledning, direktiv; informationsdisk; data, faktamängd". Detta motsvarar tre grundmeningar åtskilda med semikolon. Den första betyder något man lär sig; den andra ett ställe där man får information, vilket i denna uppsats sammanhang är ointressant; och den tredje förefaller vara något mer formellt och renodlat, men jag kan inte se någon principiell skillnad gentemot den första. En lång uppräkning av synonymer som detta speglar emellertid inte de tolkningsproblem, som finns. Sis' Dataordboks definition säger: "(vid databehandling) innebörd av data". Longman: "data, or more currently the meaning of data, or the results which can be obtained from working on the data". Nationalencyklopedien talar om det "meningsfulla innehåll som överförs vid kommunikation" och att det finns en oklar gräns mellan information och kunskap. Data däremot "utgör den yttre form, kodning eller representation som överbringar innehållet". För Kjölstad (1996) är "data --- minsta betydelsebärande enheten i informationen." "Ostrukturerade data betyder ingenting. --- Information är alltså data som struktureras till ett meddelande". Han återger också en "funktionell definition": "något som minskar osäkerheten i en valsituation", vilket kan kompletteras med definitionen "potentiell kunskap". Han vill "poängtera skillnad mellan information och kunskap". "Data or meaning of data" är en fråga. Information skild från kunskap är en annan. Strukturering som förutsättning är en tredje. Överföring vid kommunikation är en fjärde. Osäkerhetsminskaren är en femte. I Ralston (s 643) finns en informationsmodell som ser ut ungefär som följande. "e" är förkortning för elementary. Den förefaller stämma bra med min modell. Figur 3: Ralstons informationsmodell REALITY INFORMATION DATA e-situation e-message e-entry Designation Conceptual symbols Designation Physical symbols

19 Arkivkunskap och dokumenthantering Dokument - en begreppsanalys UPPSATS Sida 19 Om man får ett papper med upplysningar i ett visst ärende, så har man fått information. Denna information finns på papperet i form av text. Man kan säga att texten är information. Då sätter man likhetstecken mellan innehåll och form. Och det är också helt sant, att tas texten bort från papperet, så försvinner informationen därifrån. Denna användning av begreppet är vanlig. Den är naturligtvis inte "fel", men den döljer skillnaden mellan form och innehåll. Det faktum att samma information kan ges olika form, t ex talat eller skrivet, måste betyda, att innehåll och form inte nödvändigtvis måste vara identiska. I så fall kan man välja. Man kan behålla beteckningen information för det sammanhållna "innehåll + form" och t ex använda ordet budskap för endast innehållet. Jag uppfattar emellertid, att det vanliga i teoretiska sammanhang är att, som i modellen ovan, lägga informationsbegreppet i "nivån under" data som "meaning of data". Data är då de fysiska symboler, den text som representerar informationsinnehållet. Kjölstad (1996) påpekar, att data hos Sis betecknar "representation av fakta", d v s just detta användningssätt. Samtidigt menar han, att denna användning av ordet data är en biprodukt av datoriseringen, och han behåller den ursprungligare betydelsen informations-element. Även detta är ett val, där inget självklart "rätt" finns. Informationen kan finnas i hukommelsen, i minnet. Det är väl svårt att förneka, om man bara skiljer mellan veta och förmå. Mycket information finns lagrad i huvudet. Man vet saker. Detta är underlag för ett självständigt agerande, en förmåga. Detta mänskliga förhållande kan sammantaget kallas för kunskap. Dessvärre flyttas detta begrepp över till datorer (t ex Magnusson Sjöberg s 40), när det handlar om komplicerade system som sägs ha slutledningsförmåga. Att definiera skillnaden mellan människa och dator tillhör inte denna uppsats uppgifter. Men jag suckar och misstycker! Om information är "potentiell kunskap", vilket jag kan hålla med om, så är det definitivt inte bokstäverna från papperet, som kryper in och lägger sig i hjärnvindlingarna. Capron definierar (i Glossary) data som "raw input to be processed by a computer", och information som "input data that has been processed by the computer; data that is organized, meaningful, and useful". Han skiljer inte på innehåll och form, men ordet organized är viktigt. Kjölstad (1996) säger, att information är strukturerad. Det låter rimligt, men vad är en struktur? "Eld!" ropar översten och soldaterna skjuter. Vad är strukturen på informationen "Eld!"? Ur den synvinkeln har jag svårt att hålla med. Men om man säger att information alltid uppträder i ett "informationssammanhang", så är jag med. D v s sammanhanget är strukturen. Därmed är också kommunikationsfrågan berörd, vilken jag behandlar senare under avsnittet Funktion. Strukturbegreppet kommer också igen beträffande dokument och text. För den australiska standarden är dokument "structured units of recorded information". Textens struktur är dess layout eller inre logiska sammanhang. Men varje mening kan sägas ha en struktur. På så sätt blir informationen i alla sammanhang strukturerad. I enlighet med resonemang nedan kan man säga, att "Eld!" bara är ett data i en större strukturerad text, som inte enbart innehåller sekvensen "Lägg an! Sikta! Eld!", utan även gester och ett helt situationsuppbygge i en kommunikationssituation. Man kan sträcka sig ännu längre och som Kjölstad (1996) tala om exformation, d v s "underförstådd, aldrig explicit överförd information". Då inkluderar man hela den miljö, den kultur där dokumentet lever. Man skulle kunna tänka sig, att för varje dokument- eller textmiljö ett "lexikon" utarbetas för att användas, när informationen ska kodas och texten ska tolkas. Däremot är jag tveksam till formuleringen "Ostrukturerade data betyder ingenting" hos Kjölstad (1996). Jämför med följande från Avison: "The terms information and data represent different things --- Data element represent unstructured facts." "The information comes from selecting data and presenting it in such a way that it is meaningful to the user. The data base will contain the facts of interest --- The information

20 Arkivkunskap och dokumenthantering Dokument - en begreppsanalys UPPSATS Sida 20 system will transform the data and present these facts accurately". Han nämner som exempel att födelse- och körkortsnummer är data. En kombination av dessa "could be used to give the information that a person --- posesses a driving licence". Detta stycke tycks mig vara grundat på ett felaktigt resonemang. Felet har eventuellt samband med, att Avison inte har klarlagt dokumentbegreppet. Jag påminns om, när jag var grabb. Jag och kompisar samlade bilnummer. Jag hade ett häfte, där jag skrev upp numren, men inget annat. Vad var det vi sysslade med? Samlade vi data? Nej, i princip inte. Så fort bilen passerat, så var numren fullständigt värdelösa. Numren som sådana är inga data. Jag hade kunnat använda slumptalsgenerator och skriva t ex "A ". Det är inget data, lika lite som "hest" (som substantiv) är ett data. "Häst" däremot betyder något. Ordet häst ger mig en väldig massa information. Slår jag upp ordet "häst" i Saol, så får jag informationen att det stavas just "häst". "AZO865" ger er läsare ingen information. För mig representerar det min nuvarande bil. Om jag som grabb hade skrivit Volvo, Ford eller liknande information tillsammans med bilnumren, då hade jag samlat data. Man kan också säga, att jag samlade data om vilka bilar, som befann sig i min omgivning. Men i och med att jag säger det, så har jag gjort den kopplingen Avison talar om. Problemet för Avisons analys är, att det överhuvudtaget inte finns några databaser eller samlingar av data, som inte i sig själva innehåller denna typ av kopplingar, d v s information. Data må då betyda antingen informationselement eller textelement. Ingenstans hos Trafiksäkerhetsverket finns en lista som bara innehåller körkortsnummer. En sådan lista vore helt oanvändbar. I stället är det så: Numren står i en kolumn, kolumnen har ett namn ("körkortsnr") och i en parallell kolumn finns körkortsägarnas namn. Dessa två kolumner finns inom ramen för ett dokument, en databas som kallas körkortsregister. Kanske är det så, att eftersom Avison inte ser dokumentet med dess gränser, så ser han fördomsfullt data flyta kring gränslöst utan samband. Man behöver inte läsa länge i hans bok för att se, att så inte är fallet. Möjligen förväxlar Avison det han skildrar med det faktum, att man kan höja graden av strukturering. Ur två databaser som båda innehåller personnummer kan ny information genereras, t ex hur många körkortsinnehavare i Sundsvall som har astma. Men försök att göra detta med två "datasamlingar", som inte har någon egen struktur Alla dessa resonemang om information saknar något väsentligt. Det har handlat om var informationen finns och hur den fungerar. Men vad är den? Är den ett konkret eller ett abstrakt "något"? Jag har inget svar. Men en intressant formulering är den Kjölstad (1996) refererar: "något som minskar osäkerheten i en valsituation". Kjölstad jämför med tidtabellen. Läser man det, så blir man säkrare på, att tåget går en viss tid. Emellertid: Allra säkrast blir man, om man går till stationen och ser, att tåget står redo för avgång. D v s själva tåget minskar osäkerheten. Kan man då säga, att tåget är informationen? Jag tror, att det är lämpligare att påstå, att tåget och omständigheterna på stationen innehåller informationen. Den informationen kopierar jag direkt in i min hjärna, liksom jag gjorde, när jag läste tidtabellen. Marthinsens definition av dokument är "Gjenstand som er tilfört informasjon eller er tilkjent opplysnings- eller bevisverdi." Tilkjent uppfattar jag som "tilldömt", "åsatt", d v s av människan åsatt informationsvärde. Då kan man fråga sig: Finns information utan att människan har skapat den (som i ett pappersdokument) eller har åsatt den ett informationsvärde = upplysningsvärde (som i ett tidsdokument)? Här skulle man kunna fråga: Om tåget och situationen lagrar information om sig själv, är de då dokument? Möjligen skulle de kunna kallas egendokument. Informationen delar jag upp i två kategorier: budskap och annan dokumentinformation. När Hjørland beskriver detta under rubriken dokumentbeskrivelse (och delvis -præsentation) utgår han från registrering och katalogisering. Dessa arbetsuppgifter