Organisationsstrukturen, dess uppbyggnad, storlek och personalkategorier

Transkript

1 McDonalds Och dess organisation Rapport i Sociologi BIT hösten 2001 Termin 2 moment 3 Av Jonas Andreen

2 När denna uppgift introducerades tänkte jag genast på McDonalds. Jag kan inte tänka mig något annat företag som satsat så mycket på standardisering och kontroll av organisationen som just dom. Mycket av McDonalds enorma framgångar ligger i att samtliga restauranger är baserade på samma grund. Mer om detta senare, jag skall börja berätta litet om McDonalds historia Historia McDonalds grundlades i USA 1955 av en man vid namn Ray Kroc. Han hade vid tiden väldigt litet pengar och led av en rad åkommor, men klarade sig mycket på grund av sin attityd till affärer. Han hade ett år tidigare stött på ett par bröder som drev en restaurang vid namn McDonalds. Han blev så tagen av deras effektivitet att han erbjöd sig starta upp fler McDonalds i landet hade Ray lyckats öppna två hundra restauranger i USA, restauranger som alla hade samma design och serverade precis samma sorts mat. Idag finns det över 30,000 McDonalds i över 120 länder. Den arbetsplatts jag besökte byggdes i början av år 2000 bredvid en näraliggande stormarknad. Läget på restaurangen valdes på grund av E4an, som ligger bara några hundra meter från rastaurangen, och stormarknaden, även den några hundra meter bort, som båda ger ett stort kundunderlag. Organisationsstrukturen, dess uppbyggnad, storlek och personalkategorier Restaurangen har en personalstyrka på ca trettio personer, både hel- och deltidsanställda. Restaurangen har en chef som är ansvarig för restaurangen som helhet. Han sköter allt det ekonomiska (med hjälp av en revisor som anställs utifrån), ansvarar för en stor del av kommunikationen med huvudkontoret nere i Stockholm och hjälper även till ute I restaurangen vid behov. Under chefen finns två befattningar; förste- och andreassistent. De har en rad arbetsuppgifter (I varierande grad beroende på om de är förste- eller andreassistent) varav några är; råvarubeställning, schemaläggning, utbildning, nyanställning, kvalitetsförsäkran och övervakning och service av utrustning. Under de två assistenterna finns skiftledaren. Denne har I uppgift att sköta restaurangen under ett skift (dagen är uppdelad I tre skift). Några av de arbetsuppgifter en skiftledare har är; att räkna kassor, sköta rastrutiner, kvalitetsförsäkran, öppna och stänga restaurangen, rapportera till chefen angående försäljningssiffror och bedriva utbildning (medan förste och andreassistenten planerar utbildningen och har ansvar för provtagning är det skiftledarna som sköter själva undervisningen) Skiftledaren är även den som har den yttersta kundkontakten. Om någon kund vill komma med klagomål eller frambringa annan känslig information är det just skiftledaren denne skall tala med. Under skiftledaren finns två befattningar; Swingen och värdinnan (som också kan vara en man). Swingen har I uppgift att; övervaka kundantalet och

3 anpassa produktionen efter detta, se till att alla sköter sina respektive arbetsuppgifter enligt angivna bestämmelser, rapportera till skiftledaren då problem uppstår och kvalitetsförsäkran. Värdinnan anordnar barnkalas, håller koll på happymealleksaker och sörjer för att alla barn som besöker restaurangen får det extra trevligt/kul. Under swingen och värdinnan är de vanliga anställda, crew. Här sker en ständig arbetsrotation för att minska på det monotona I arbetet. Man kan stå på en rad olika stationer varav några är; kök, kassa, pommes frites, lager och lobby (där kunderna äter). CHEF 1e Assistent 2e Assistent Skiftledare Swing Värdinna Crew Figur 1 Hierarkin inom en McDonaldsrestaurang Då delar av McDonalds styrning inte sker på den individuella restaurangen utan från huvudkontoret i Stockholm känns det fel att påstå att man använder sig av Funktionsbaserad organisationsindelning - i denna form sammanför man likartade uppgifter i olika avdelningar. 1 På den individuella restaurangen finns det många olika stationer som kan liknas vid dessa avdelningar men sedan finns det andra delar, så som reklamavdelningen, som enbart sköts från huvudkontoret. Mycket av de negativa ting som kommer med funktionsbaserad organisationsindelning finns inte på McDonalds då de olika avdelningarna jobbar så tätt intill varandra. Sådant som avdelningsegoism och samordningsproblem mellan avdelningarna har minimerats genom arbetsrotation och god undervisning i alla restaurangens delar. Med strikta regler, karriärmöjligheter och kompetensområden kan man se att McDonalds är en typisk maskinbyråkrati. 2 McDonalds har regler för allt. Det innefattar allt ifrån hur man tillverkar hamburgare och serverar kunder på bästa sätt till hur man moppar golvet och tvättar händerna. Det dom inte har regler för skall man heller inte göra. Alla dessa instruktioner är samlade i, vad chefen på 1 Jacobsen & Thorsvik 1995 s.78 2 Jacobsen & Thorsvik 1995 s.106

4 restaurangen beskrev som, bibeln. Detta är en stor svart, hemligstämplad, bok som i detalj berättar hur man driver en McDonaldsrestaurang. Redan från första dag på jobbet får man vetskap om hierarkin och de möjligheter som finns att stiga i rang. Mycket av motivationen på arbetsplatsen cirkulerar kring detta och man visar även att man är av högre rang genom att bära annorlunda kläder. Jobbar man sig upp till skiftledarnivå och klarar sina prov extra bra belönas man dessutom med en aktie i McDonalds. En annan belöning för gott utfört arbete är att man går över från timanställning till fast lön. För markpersonalen kan detta kännas långt borta så man introducerade månadens anställd. En tavla av personen sätts ut i restaurangen så att alla kan se vem som, under förra månaden, gjorde bästa jobbet. Den McDonalds jag besökte hade tidigare också haft årets anställd men slutade med detta då det ledde till prestationsångest hos den utvalde. De negativa tingen som följer maskinbyråkratin finns även här. Jobbet på McDonalds kan jämföras med ett löpande band med tråkiga och simpla arbetsmoment. Det enda som gör situationen lättare är den goda arbetsrotationen. Att försöka ändra på någonting inom McDonalds är nästan omöjligt. Alla de regler som styr arbetet har utvecklats i USA ända från 60-talet. McDonalds styrka är att det är precis likadant var man än befinner sig i världen så det tar tid att ändra rutiner för 30,000 restauranger. När det gäller vertikal integration har McDonalds kommit långt. Inte nog med att de köpt upp råvaruleverantörer, de har gått så långt att de köpt upp de bondgårdar underleverantörerna använder sig av. Det finns alltså bönder som enbart levererar till McDonalds och man kan på så sätt bestämma och styra över produktionen på ett effektivt sätt. McDonalds har en rad mål och värderingar som styr hela deras verksamhet. Deras vision är att vara världens bästa snabbmatskedja. För att uppnå detta har McDonalds lagt upp tre strategier: 1. Att vara den bästa arbetsgivaren i varje del av världen 2. Ge utmärkt service till våra kunder 3. Åstadkomma en långtgående vinst genom att expandera och investera i ny teknologi. Som tidigare nämnts finns det många regler som beskriver vad och hur man skall utföra sitt arbete. Det finns även regler för hur man skall behandla varandra inom restaurangen. Några av reglerna är; man skall som anställd värdesättas efter sin arbetsförmåga, extra arbetsinsatser, teamwork och kundservice, man skall som anställd agera för företagets bästa, man skall kommunicera öppet, lysta på varandra och värdesätta annorlunda åsikter och man skall som anställd få de tekniska och kunskapliga resurser som krävs för att utföra ett gott arbete. Då McDonalds organisationsstruktur är densamma över hela världen är det omöjligt att förändra någonting på den individuella restaurangen. Det har sedan företagets start införts mer regler, tydligare mål och bättre strategier men grundtanken har förblivit densamma, att bedriva franchiseverksamhet som är beständig över tid och som skall se ut på samma sätt var i världen man är. McDonalds och datorn På restaurangen använder man datorn till en rad olika sysslor. Alla kassor är uppkopplade, även så stämpelklockan, så man kan i varje stund se statistik över

5 hur mycket man sålt och hur stor procent av detta som går till löner (ett slags mått på effektivitet). Allt elektriskt från köksmaskiner till lampor i taket är kopplat och styrt från datorn. Lagerhantering sker även den via datorn. Endast de högre anställda har behov av att använda datorn och det är därför endas de som får utbildning om dess funktioner. Utbildningen sker främst genom redan upplärda anställda och systemet är så pass simpelt uppbyggt att det går fort att förstå. Det finns dock ingen datatekniker eller annan extra datakunnig personal på platts. I fall av datahaveri eller annan situation där expertis krävs tar man kontakt med huvudkontoret där det finns heltidsanställda datatekniker. Dessa har möjlighet att logga in på datorn och genom fjärrstyrning ändra på det som inte fungerar. Är orsaken för datorhaveriet däremot ett hårdvarufel kan datateknikerna ingenting göra. Då får man lokalt ta kontakt med någon servicefirma som kommer över och lagar datorn. Detta har dock aldrig hänt på den restaurang jag besökte och man anser sig där ha ett så pass stabilt system att man sällan eller aldrig skall behöva kontakta någon expertis (förutom vid uppgraderingar och dylika förbättringar av systemet). Hur påverkar datoriseringen arbetsplatsen? Den vanlige anställde känner knappt av att det finns datorer på McDonalds. Detta trotts att datorn har en stor roll i övervakning och drift av praktiskt taget alla system i hela restaurangen. Det mesta är automatiserat och kräver ingen mänsklig interaktion. Det finns heller ingen risk att någon anställd skall mista sitt arbete på grund av IT-integration på arbetsplatsen då allt arbete mer eller mindre innefattar kontakt med kunden för kunden vill bli expedierad av en människa inte en dator. Möjligen kan man tänka att det avancerade schemasystemet man använder sig av (som ser på föregående vecka, månad och år för sälgsstatistik och kalkylerar nödvändig personalbemanning) leder till en mer effektiv spridning av bemanningen så att man har många som arbetar när det är mycket att göra och få som jobbar när det är litet att göra, vilket kan leda till att vissa i personalen inte längre behövs. Introduktionen av datorer i McDonalds har nog inte påverkat hierarkin särskilt mycket. Datorn är som sagt en del av operationen som inte syns särskilt mycket. Möjligen kan de högre uppsatta arbetspositionerna (de som använder datorn) verka mer överlägsna eller viktigare då de fått mer av en specialistprägel. Detta är dock ingenting man reflekterat över på arbetsplatsen jag besökt. Jag talade med en skiftledare och han ansåg att det var jobbigt med datorn och dess möjligheter att ge på-sekunden-information. Så fort det inte kom några kunder gav detta utslag på statistiken och han kände sig tvingad att sända folk på rast eller liknande för att hålla nere lönebetalningarna. Detta är nog dock mer ett fenomen av att chefen trycker på att man skall hålla nere kostnaderna än att själva tekniken skapar svårigheter. Varje morgon skall all utrustning gås igenom för att försäkra sig om att allt fungerar som det skall. En del av denna process är att ta temperaturen på grillarna, en lång och litet krånglig process. Med moderna grillar och en speciell

6 programvara i datorn slipper man nu mäta, det går att se alla temperaturer direkt på skärmen och man sparar på så sätt mycket tid vid öppningen av restaurangen. Framtidsvisioner När det gäller frågor om framtiden pratar chefen på restaurangen mer om kommande kampanjer än hur han ser framtiden. Mycket av tänkandet angående framtiden sköts av huvudkontoret och även där gäller det mycket framtida reklamkampanjer och dylikt. Vad gäller informationsteknologin på arbetsplatsen berättar chefen att deras dator uppgraderas litet då och då med ny programvara och han tror att detta kommer att fortsätta i framtiden. I små men säkra steg byts allt i restaurangen ut till nyare substitut men organisationen förblir alltid den samma. Vid frågan angående arbetsplatsens utseende om fem år svarade man att den kommer att se nästan likadan ut. Det kommer att vara ny personal, kanske några ändringar i köket vad gäller utrustning och kanske en annorlunda kundkrets, men rutinerna förblir.