Protokoll från SKYREVs informationskommitté

Transkript

1 1 Protokoll från SKYREVs informationskommitté Plats: Telefonsammanträde Tid: :00-10:35 Deltagare: 89-95: Ulf Nersing, ordförande, Lennart Björk, Mikaela Hedin och Ulf Rubensson 92-95: Jane Granström 89 Mötets öppnande och val av sekreterare Ordföranden Ulf Nersing hälsade välkommen och öppnade dagens sammanträde. Ulf Rubensson valdes till sekreterare vid sammanträdet. 90 Föregående protokoll Godkändes justerat protokoll från informationskommitténs sammanträde , vilket lades till handlingarna för arkivering. 91 Information från styrelsen Lennart Björk informerade från styrelsens senaste möte. Frågor som redovisades var bland annat de strategiska frågor som styrelsen kommer att arbeta med, så som ekonomi, ev. kanslichef för föreningen, ett diplomeringsinstitut, fackkonferens för revisorer verksamma inom offentliga sektorn. Vidare redogjorde Lennart för de uppdrag som styrelsen givit till kommittéerna. För informationskommittén är uppdragen att ta fram normsamlingen (med hög prioritet), hemsidespolicy och arkivrutiner. Vid diskussion kring de andra föreningsorganens uppdrag framkom att det finns anledning att informera om hur omcertifiering skall gå till. Beslutades att uppdra till Ulf Nersing att efterhöra om certifieringsnämnden skulle kunna gå ut med ett nyhetsbrev med information om bland annat omcertifieringen. 92 Normsamlingen Normsamlingen är det uppdrag som har högsta prioritet. Kicki Högberg, som är informationsansvarig för Komrev inom Öhrlings PriceWaterhouseCoopers, har knutits till

2 2 projektet för att hjälpa till med genomförandet. Kicki Högberg har lämnat förslag kring kostnader för sättning, layout, tryckning mm. Från styrelsen har kommit önskemål om att få en sammanställd redovisning av projektet. Beslutades att Kicki Högberg får i uppdrag att göra ett förslag till en sådan redovisning. Kommittén diskuterade inriktningen för normsamlingen utifrån önskemål från styrelsen och de förslag som inkommit från Kicki Högberg.. Beslutades att inriktningen för normsamlingen är enligt följande: upplaga 3000 ex. normsamlingen får inte bli för tjock, den ska kunna vara ett stöd som man har med sig när man är ute på uppdrag. Inriktningen är ett omfång på ca 256 sidor. - den ska innehålla de riktigt tunga normerna och ev. hänvisningar till var man kan hitta de mindre tunga. - inbindning: trådhäftad mjukband Kommittén diskuterade vad som ev. kan betraktas som de tunga normerna. Beslutades att Ulf Nersing, med beaktande av de synpunkter som hittills framkommit och ovan beskriven inriktning, utarbetar ett förslag till nästkommande sammanträde. Ett eventuellt remissförfarande av normsamlingen diskuterades. Kommittén ser inte att det finns utrymme för något formellt remissförfarande om tidplanen ska hållas. Beslutades att föreslå styrelsen att, innan den slutliga innehållsförteckningen fastställs, underhand stämma av innehållet med ledande aktörer i branschen. Kommittén diskuterade hur normsamlingen ska distribueras. Beslutades att be Kicki Högberg upprätta förslag på distributionsplan. Även upphovsrätten till de normer som ska ingå i normsamlingen diskuterades. Beslutades att uppdra till Ulf Nersing att be om ett skriftligt besked från RKR, samt att Kicki Högberg får i uppdrag att bedöma om de underlag om vi fått från de olika källorna är tillräckliga. En fråga om ev. reklam i normsamlingen diskuterades med avseende på lämpligheten. Kommitténs åsikt är att reklam inte bedöms lämplig. En kort redovisning av vilka huvudmän som SKYREVs medlemmar finns anställda hos ser dock kommittén inga problem med. Beslutades att med detta uttalande överlämna frågan till styrelsen för beslut.

3 3 Vikten av kvalitetssäkring av normsamlingen diskuterades. Beslutades att Ulf Nersing ansvarar för samordningen av kvalitetssäkringen och att följande arbetsfördelning i detta avseende gäller inom kommittén: Lennart Björk Förord m.m., Ulf Rubensson generella författningar, Jane Granström redovisning och Mikaela Hedin revision. 93 Kommunikationsstrategi och policy för hemsidan Ett omarbetat förslag till kommunikationsstrategi från Jane Granström diskuterades. Vid föregående möte diskuterades policy för hemsidan. Kommittén beslutade att avvakta med godkännandet av denna till dess kommunikationspolicyn fanns utarbetad. Beslutades att godkänna och till styrelsen överlämna upprättade förslag till kommunikationspolicy och policy för hemsidan. (Bilaga 1 och 2) 94 Nyhetsbrev Beslutades att Ulf Nersing får i uppdrag att utarbeta ett förslag till nyhetsbrev. Ämnena denna gång är normsamlingen, kommunikationsstrategi och hemsidepolicy. 95 Nästa möte och mötets avslutande Beslutades att nästa möte hålls per telefon den 29 november kl. 9:00-11:00 Ordföranden tackade ledamöterna och förklarade sammanträdet avslutat. Justeras: Ulf Rubensson Sekreterare Ulf Nersing Ordförande

4 BILAGA 1 Utkast per 27 okt 2006 Kommunikationsstrategi för SKYREV Syftet med kommunikationsstrategin är att stödja SKYREVs olika organ och förtroendevalda att kommunicera effektivt internt respektive externt med branschen och omvärlden. SKYREV är ett nationellt forum som företräder de kommunala yrkesrevisorerna. Det innebär ett stort ansvar för styrelsen och andra föreningsorgan att i handling etablera SKYREV som en värdefull institution. Det övergripande syftet med kommunikationsstrategin är att åstadkomma en effektiv medlemskontakt som främjar medlemmarnas aktiva deltagande effektiv extern kommunikation som främjar föreningens syften och stödjer dess mål samt bidrar till att yrket respekteras och stärks. Intern kommunikation bidra till att skapa samsyn kring föreningens mål och strategier och ge en tydlig bild av färdriktningen bidra till välinformerade medlemmar genom omvärldsbevakning, strukturerad och lättillgänglig information och en levande diskussion effektiv kommunikation via hemsidan lätt att få kontakt med föreningens olika organ. Extern kommunikation bidra till att föreningens budskap och information om kommunal revision presenteras på ett enhetligt sätt genom rekommendationer som tas av styrelsen, utskottens nyhetsbrev och hemsidan bidra till att information om föreningen och kommunal revision är lättillgänglig och sökbar via hemsidan bidra till att föreningen är synlig och aktiv i relevanta sammanhang (t.ex. KOMMEK), seminariedagar kring kommunal revision, intervjuer och artiklar i tillämpliga tidskrifter/ tidningar bidra till att föreningens anseende stärks. SKYREVs kommunikationsstrategi ska ses i relation till föreningens övergripande mål och att upprätthålla föreningen som företrädare för landets kommunala yrkesrevisorer. Det innebär exempelvis att SKYREV är en självklar remissinstans i frågor av betydelse för kommunal revision. Det betyder också att SKYREVs företrädare är uppmärksamma på skillnaden gentemot Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) och deras arbete med att stödja de förtroendevalda revisorerna. Idag har revisionskontoren och revisionsbolagen en röst genom den referensgrupp, som kontinuerligt arbetar på uppdrag av SKL och där uppdateringen av god revisionssed i kommunal verksamhet utgör en viktig del. De yrkesrevisorer som sitter på mandat från denna är samtliga medlemmar i SKYREV och certifierade kommunala revisorer. 1

5 BILAGA 2 Policy för SKYREVs hemsida: Målgrupper för hemsidan: SKYREV:s medlemmar och potentiella medlemmar Förtroendevalda revisorer. Beslutsfattare och opinionsbildare i revision och kommunal revision. Syfte med hemsidan: Informera målgrupperna om SKYREVs verksamhet och mål Hemsidan ska: ge en samlad information om SKYREV informera om viktiga händelser och utvecklingen inom kommunal revision vara en kanal för att sprida föreningens budskap samt sprida kunskap om den kvalitetssäkring och det utvecklingsarbete som SKYREV bedriver vara en kanal för de olika föreningsorganen att informera om vad som händer inom deras ansvarsområden ge möjligheter till en interaktiv medlemsdialog. T ex genom att via hemsidan ge möjlighet att framföra åsikter och förslag bidra till att höja kunskapsnivån om hur den kommunala revisionen fungerar göra det lätt att hitta olika aktörer i SKYREV Ansvar och arbetsfördelning: För hemsidan ansvarar ytterst föreningens styrelse. Allt material som finns på hemsidan ska vara korrekt och hållas aktuellt. Varje föreningsorgan ansvarar för de egna sidorna i detta avseende. Informationen ska ha sådana former och språk, att den får en hög tillgänglighet och läsbarhet även för externa intressenter. Den löpande driften och förvaltningen av hemsidan handhas av föreningens informationskommitté som även ansvarar för hemsidans struktur, att den har en enhetlig utformning och att hemsidan efterhand utvecklas i takt med föreningens verksamhet och behov. Informationskommittén svarar även för att informationen i nyhetsbreven från de olika föreningsorganen samordnas med informationen på hemsidan. Samtliga föreningsorgan bör ha en stående punkt sist på dagordningen där man går igenom hur de fattade besluten skall kommuniceras - t ex anslås på hemsidan.

6 Protokoll från föreningsorganen skall skickas till föreningens webmaster så snart de kan anses vara justerade. Om protokollen innehåller något av nyhetsvärde bör en sammanfattande text medfölja som är anpassad att publiceras under Aktuellt. Styrelse och kommittéer ansvarar för omvärldsbevakning inom sina ansvarsområden. Nyheter anmäls löpande och anslås på hemsidan. Allt publicerat material ska ha ett vårdat språk och vara i överensstämmelse med tryckfrihetsförordningen respektive personuppgiftslagen. Inga rasistiska, diskriminerande eller kränkande inslag får förekomma på hemsidan. I övrigt råder frihet under ansvar utifrån denna grundläggande policy för inslag på hemsidan. För externa hemsidor, som via länkar kan nås från SKYREVs hemsida gäller att sådana länkningar endast görs till hemsidor som allmänt kan uppfattas som seriösa och att de görs på ett sådant sätt att SKYREVs anseende inte skadas. Länkning ska heller inte göras till hemsidor som i ett andra led innehåller länkar till oseriöst material. Övrigt: Vid behov kan diskussionsforum öppnas via hemsidan för interna diskussioner. Behovet avgörs av resp. föreningsorgan. För att informationen på hemsidan skall vara sökbar och hålla en hög läsbarhet samt för att hålla nere lagringsvolym och hämtningstider bör inskannade dokument undvikas i största möjliga utsträckning. Dokument publicerade på hemsidan ska så långt möjligt följa öppna standards (pdf, html, xml, txt mm). Öppna format kan alla läsa och man kan vara säker på vilken information som följer med "på köpet". Material som skall publiceras skickas till webmaster i normala ordbehandlar-, kalkylbladsformat eller liknande för att konverteras till öppna standards.