KVALITETSBERÄTTELSE 2013

Transkript

1 KVALITETSBERÄTTELSE 2013 SOCIALNÄMNDEN Socialförvaltningen

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. KVALITETSBERÄTTELSE ENLIGT SOSFS 2011: SOCIALFÖRVALTNINGEN EXTERNA UTFÖRARE KARTLÄGGNING OCH BESKRIVNING AV PROCESSER OCH RUTINER PROCESSKARTLÄGGNING RUTINER SYSTEMATISKT OCH FORTLÖPANDE UTVECKLA OCH SÄKRA KVALITETEN I VERKSAMHETEN PLANERA VERKSAMHETEN OCH UPPRÄTTA MÅL KARTLÄGGA OCH SÄKERSTÄLLA PERSONAL OCH KOMPETENSFÖRSÖRJNINGEN I VERKSAMHETERNA Kompetens Utbildning Utveckling ORGANISERA KVALITETSARBETET UPPFÖLJNING AV PROCESSER OCH RUTINER Intern kontroll Avvikelser, synpunkter och lex Sarah Nationella uppföljningar Öppna jämförelser Jämförelser med andra kommuner Kvalitetsnyckeltal Tillsyner av verksamhet Verksamhetsrevision MYNDIGHETSUTÖVNING EJ VERKSTÄLLDA BESLUT ÖVRIGT INFÖRANDE AV CHEFSBEREDSKAP KVALITETSMÅL UNDER RÄTTSSÄKER HANDLÄGGNING INTERN KONTROLL RISKANALYS EGENKONTROLL OCH UPPFÖLJNINGAR HANTERING AV AVVIKELSER, LEX SARAH OCH LEX MARIA... 16

3 1. KVALITETSBERÄTTELSE ENLIGT SOSFS 2011:9 I Gislaved bedriver kommunens socialnämnd socialtjänst enligt SoL, verksamhet enligt LSS samt hälsooch sjukvård. Socialnämnden ska för dessa delar ha ett ledningssystem som överensstämmer med Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd SOSFS 2011:9 och nämnden ska systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet. I Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd och ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete definieras kvalitet på följande sätt: att en verksamhet uppfyller de krav och mål som gäller för verksamheten enligt lagar och andra föreskrifter och hälso- och sjukvård, socialtjänst och stöd och service till vissa funktionshindrade och beslut som har meddelats av sådana föreskrifter Socialstyrelsen uppmanar i SOSFS 2011:9 verksamheten till att varje år upprätta en sammanhållen kvalitetsberättelse med en beskrivning av hur kvalitetsarbetet bedrivits under året, vilka åtgärder som vidtagits och vilka resultat som uppnåtts. Kvalitetsberättelsen bör hållas tillgänglig för den som önskar ta del av den och ska tillgodose informationsbehovet för externa intressenter. Författningen trädde i kraft den 1 januari Socialnämnden i Gislaveds kommun har fattat beslut om att förvaltningen ska upprätta en kvalitetsberättelse årligen. Denna kvalitetsberättelse innehåller en redovisning av hur socialförvaltningen har arbetat med och levt upp till den krav och mål som ställs på verksamheten. I berättelsen ges exempel på förvaltningens kvalitetsarbete och vad det resulterat i. Berättelsen avslutas med en framåtblick inför SOCIALFÖRVALTNINGEN Socialförvaltningens uppdrag kommer från socialnämnden. Nämnden styr förvaltningen genom att sätta mål för verksamheten och följer upp hur verksamheten bedrivs och vilka resultat som uppnås. Under verksamhetsåret har det förvaltningsövergripande kvalitetsarbetet till stor del bestått av planering för och införande av Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9). Med hjälp av fungerande processer och rutiner samt ett metodiskt förbättringsarbete ska verksamheterna utvecklas ytterligare och kvaliteten säkras på ett systematiskt sätt. Det systematiska förbättringsarbetet består av riskanalys, egenkontroll och hantering av avvikelser. Kvalitetsarbetet ska planeras, ledas, kontrolleras, följas upp och utvärderas i syfte att förbättra verksamheten. Viktigt att notera är att den största delen av utvecklingsarbetet inte sker centralt i förvaltningen utan ute i verksamheterna där medarbetare gör sitt yttersta för att skapa kvalitet och livskvalitet för den enskilde. 1.2 EXTERNA UTFÖRARE Socialförvaltningen erbjuder tjänster inom flera verksamhetsområden, till exempel hemtjänst, korttidsvård, särskilt boende för äldre, dagverksamhet för personer med demenssjukdom, grupp- och servicebostäder, daglig verksamhet för personer med funktionsnedsättning, anhörigstöd, personlig assistans, ledsagar- och avlösarservice, ekonomiskt bistånd, stöd till personer med missbruksproblematik, stöd till personer som står långt ifrån arbetsmarknaden, psykiatri, tolkservice stöd till barn och unga, kontaktfamiljer och familjehem. Vissa delar av verksamheten erbjuds i extern regi; som entreprenader, köpta platser och som kundvalssystem. 3 [16] Fyll i ev. antagen av..här

4 Sedan 2010 tillämpar Gislaveds kommun valfrihetssystem inom serviceinsatser på hemtjänsten beslutade socialnämnden om att införa valfrihetssystem också inom omsorgsinsatserna. Bland annat på grund av vakans på tjänsten som LOV-samordnare så har det praktiska införandet av LOV inom omvårdnadsinsatserna dragit ut på tiden. Bland annat har informationen till utförare på hemsidan och valfrihetswebben dröjt och ett arbete för att rätt information ska finnas tillgänglig pågår. Ansvarsfördelning för att kommunicera ut information om LOV har under året varit otydlig, här finns en klar förbättringspotential framöver. Tio personer har valt att anlita annan utförare än kommunen för servicetjänster inom valfrihetssystemet. Gislaveds kommun har under 2013 haft två externa utförare inom valfrihetssystemet; Extramamman sedan 2013 och CVO sedan Båda företagen utför endast serviceinsatser. Båda företagen verkar inom hela kommunen och båda erbjuder tilläggstjänster. Ersättning till privata utförare vid serviceinsats: 325 kronor per utförd timme. Ersättning till privata utförare vid omvårdnadsinsats: 420 kronor per utförd timme. Ersättning till egenregin 312 kronor per utförd timme avräknat OH-kostnader. Om inte brukaren väljer utförare av beviljade hemtjänstinsatser tillämpas turordning bland aktuella utförare. Med aktuella utförare menas både externa utförare som är godkända inom aktuellt geografiskt område och som inte nått sitt kapacitetstak och kommunens egenregi. Möjlighet kvarstår alltid att välja annan utförare. Personer med funktionsnedsättning har sedan länge kunnat välja utförare för personlig assistans och del av LSS-boendena bedrivs sedan länge som upphandlad entreprenadverksamhet. Inom individ- och familjeomsorgen finns en rad olika ramavtal för att säkra tillgången till bland annat vård och boende. 2. KARTLÄGGNING OCH BESKRIVNING AV PROCESSER OCH RUTINER 2.1 PROCESSKARTLÄGGNING Processkartläggningar har genomförts inom en del områden under året. Centrala processer som har kartlagts är bland annat ansökan om insats enligt LSS och ansökan om insats enligt SoL, samverkansprocess för flytt till särskilt boende och påbörjande av daglig verksamhet, utredning vid anmälan om barn som far illa, förhandsbedömning med mera. Även processen för avvikelsehantering och lex Sarah är kartlagd. Mycket finns dock kvar att göra gällande processkartläggningarna; i samband med att projektet för informationssäkerhet kommer igång på allvar under 2014 kommer samtliga av socialförvaltningens processer att kartläggas. 2.2 RUTINER För att få en enhetlighet i förvaltningens rutiner har en mall för rutiner tagits fram. Mallen ska, förutom att säkerställa att rutinerna ser likvärdiga ut, även säkra en spårbarhet och fastställa ansvar. 4 [16] Fyll i ev. antagen av..här

5 Mallen har blivit väl emottagen av förvaltningens medarbetare och fungerar även som ett stöd i framtagandet av rutiner. Ett förvaltningsövergripande arbete med att samla förvaltningens rutiner har påbörjats under året. Idag ligger de flesta rutinerna i handbok för hälso- och sjukvård eller annan plats på intranätet. Enheternas egna rutiner finns förvarade på respektive enhet. Många av de rutiner som ligger på intranätet finns också utskrivna på områdena på grund av att det upplevs svårt att hitta dem på intranätet. Tanken är att förvaltningen ska ta fram en websida eller applikation för surfplattor och telefoner som ska göra det enkelt att hitta de rutiner, mallar och blanketter som medarbetare och chefer behöver i sitt dagliga arbete. Förhoppningen är att arbetet med websidan ska bli färdigt under SYSTEMATISKT OCH FORTLÖPANDE UTVECKLA OCH SÄKRA KVALITETEN I VERKSAMHETEN 3.1 PLANERA VERKSAMHETEN OCH UPPRÄTTA MÅL Nämnden formulerar varje år ett antal övergripande mål som förvaltningen har att förhålla sig till. De olika programområdena och enheterna ska bryta ner och anpassa målen till sina verksamheter och komplettera med egna mål. Tidigare har arbetet med verksamhetsmål inte varit prioriterat inom förvaltningen, med tiden har dock både förvaltningsledning och enhetschefer främjat användandet av verksamhetsmål för en bättre styrning. Varje år redovisar såväl interna som externa utförare sin måluppfyllelse i en verksamhetsberättelse. 3.2 KARTLÄGGA OCH SÄKERSTÄLLA PERSONAL OCH KOMPETENSFÖRSÖRJNINGEN I VERKSAMHETERNA KOMPETENS Verksamheten behöver många olika sorters kompetenser för att leva upp till behov och kvalitetkrav. Det är viktigt att det i personalgruppen finns såväl generalister som specialister. Bland omvårdnadspersonalen har närmare 100 procent en grundutbildning till undersköterska. Delar av personalgruppen har även olika former av spetskompetenser, exempelvis inom vård i livets slut. Arbetsterapeuter, sjukgymnaster och sjuksköterskor är legitimerad personal. Spetskompetens och specialistutbildning finns till exempel inom områdena rehabilitering, demenssjukdomar, distriktssköterska och sårvård. Vid anställning av handläggare inom individ- och familjeomsorgen (IFO) rekryteras endast personal med högskolekompetens, företrädelsevis med socionomexamen men även med examen inom beteendevetenskap. Detsamma gäller handläggarna på enheten för bistånd och stöd. För personal såsom boendestödjare, behandlare och skötare inom IFO och enheten för psykisk ohälsa gäller i stort att verksamheten går ifrån tidigare krav på undersköterska med specialistkompetens till att rekrytera personal med högskolekompetens. 5 [16] Fyll i ev. antagen av..här

6 Inom de flesta verksamheter finns personal med språkkunskaper utöver svenska och med kunskap om andra kulturer, vilket ytterligare bidrar till kvalitet för den enskilde UTBILDNING Socialförvaltningens medarbetare genomgår fortlöpande kompetensutveckling genom olika typer av påbyggnads- och vidareutbildningar. Varje chef ansvarar för att uppmärksamma de behov av kompetensutveckling som finns i respektive verksamhet både vad gäller hela yrkeskategorier, enskilda arbetsplatser och enstaka individer UTVECKLING Ett ökat antal äldre och ett växande behov av kvalificerad vård och omsorg innebär att de framtida rekryteringsbehoven måste tryggas med välutbildade och kompetenta medarbetare. Förvaltningen står inför utmaningen att rekrytera nya medarbetare men också att behålla, ta tillvara och utveckla befintliga medarbetare. Ett led i detta är att förvaltningen behöver fortsätta sitt påbörjade arbete med att ta fram en samlad kompetensutvecklingsplan. Kommunövergripande pågår ett projekt kallat attraktiv arbetsgivare vilket syftar till att öka kommunens attraktivitet som möjlig arbetsgivare; inom ramen för projektet deltar kommunen i mässor som riktar sig mot såväl arbetssökande i närområdet som till högskolestuderande på de kringliggande högskolorna. Under 2013 har förvaltningen inte deltagit i någon sådan mässa men inför 2014 finns det anledning att ta ett mer samlat grepp och fundera över hur förvaltningens representation på sådana mässor ska se ut. 3.3 ORGANISERA KVALITETSARBETET En del i årets process med att organisera kvalitetsarbetet har varit att ta fram ledningssystemet. Förvaltningen har även tagit fram årshjul för kvalitetsarbetet för att tydligöra vad, när och av vem olika rapporteringar ska göras, när resultat kommer, vem som ska göra analyser och sammanställningar och så vidare. 3.4 UPPFÖLJNING AV PROCESSER OCH RUTINER Utförarnas insatser samt bakomliggande processer och rutiner granskas och följs upp på två sätt, på individnivå och på övergripande verksamhetsnivå. Interna och externa utförare ska följas upp på samma villkor och likvärdiga krav ska vara ställda på dem. Uppföljning av verksamhet kan ske till exempel genom enkäter, besök i verksamheterna, granskning av dokumentation och sammanställning av statistiska uppgifter som nyckeltal och öppna jämförelser. Uppföljning av egna och externa verksamheter är aktiviter som behöver utvecklas inom förvaltningen. Ett led i detta är att förvaltningen under 2014 ska delta i SKL:s projektnätverk för kvalitetssäkrad välfärd som handlar om just uppföljning av verksamhet INTERN KONTROLL Intern kontroll är ett sätt att säkra kvaliteten, säkerställa att skattemedel används på rätt sätt och undvika att allvarliga fel och oegentligheter begås och förekommer. År 2013 ingick det i den interna kontrollplanen att kontrollera: delegationsbeslut, IT-säkerhet, PUL, bidragshantering och handkassa. 6 [16] Fyll i ev. antagen av..här

7 Resultatet visade att de rutiner som finns i verksamheterna i huvudsak är ändamålsenliga. Gällande IT-säkerhet har en rutin för att logga systemen tagits fram med anledning av att internkontrollen visade på brister i tidigare rutiner. Den totala bedömningen är att internkontrollplanen inte är av sådan art att den kan visa på risk för skador ur ett ekonomiskt perspektiv eller effektivitets- och kapitalförluster. Förvaltningen planerar att prioritera arbetet med internkontrollen under AVVIKELSER, SYNPUNKTER OCH LEX SARAH Avvikelser Oväntade negativa händelser Enligt lagstiftningen ska avvikelser som sker i verksamheten rapporteras. Förvaltningens verksamheter sammanställer och analyserar årligen alla avvikelser för att kunna se mönster och trender som indikerar brister i kvaliteten. Programområdena Vård och omsorg och Funktionsnedsättning och stöd samt enheten för Psykisk ohälsa inom programområdet Individ och familjeomsorg (IFO) använder Magna Cura för avvikelserapportering. Övriga verksamheter inom IFO rapporterar avvikelser på särskild blankett. Förvaltningen arbetar på att skapa en systematik även i IFO:s rapportering och registrering av avvikelser. Under 2013 har den blankett som avvikelser ska rapporteras på justerats så att den även ska passa IFO. Avvikelser utifrån SoL och LSS kan vara brister i bemötande, i utförande, i dokumentation eller en utebliven insats. Avvikelser gällande HSL redovisas i Patientsäkerhetsberättelsen. Avvikelser (ej HSL) registrerade i Magna Cura Bemötande Informationsöverföring Dokumentation Vård och omsorg om äldre Funktionshind er Psykisk ohälsa Omvårdnadshändelse Lex Sarah Rapportering av missförhållanden Rapporteringen enligt lex Sarah är en del av verksamhetens kvalitetsarbete och en möjlighet till verksamhetsutveckling. Sedan lagstiftningen den 1 juli 2011 skärptes och utvidgades till att omfatta samtliga av socialförvaltningens verksamheter har ett arbete påbörjats med implementering av lex Sarah-rapportering även inom individ- och familjeomsorgen. Under 2013 beslutade socialförvaltningens ledningsgrupp om nya processer och rutiner för rapportering av lex Sarah. Under 2014 är det prioriterat att rutinerna implementeras ytterligare och att utredningarnas kvalitet genomgår en generell kvalitetshöjning. Under året har förvaltningen genomfört sex utredningar enligt lex Sarah. En av rapporterna bedömdes av utredningen som så allvarlig att anmälan gjordes till inspektionen för vård och omsorg. 7 [16] Fyll i ev. antagen av..här

8 Rapporter enligt 14 kap 3 Socialtjänstlagen Lex Sarah Ärendet rör: Konsekvens för enskild Område Anmälan till tillsynsmyndighet Annan åtgärd Tillbud Smärta Rehab Nej Omedelbara åtgärder. Enskilda samtal. Stöld Ingen uppgift Hemtjänst Nej Omedelbara åtgärder. Polisanmälan. Avslutad anställning. Stöld Ingen uppgift Särskilt boende Nej Omedelbara åtgärder. Tillbud/ bristande omvårdnad Smärta och oro Särskilt boende Nej Omfattande omedelbara åtgärder. Arbete gällande dokumentationsskyldighet, värdegrund, kontakt med kommunhälsa etc. Stöld Oro Hemtjänst Nej Omedelbara åtgärder. Polisanmälan Bristande omvårdnad/ bemötande Risk för allvarligt missförhållande Särskilt boende Ja Omedelbara åtgärder. Lex Maria-anmälningar redovisas i Patientsäkerhetsberättelsen. Till nämnden inkommande synpunkter och klagomål Under året har 36 synpunkter och klagomål registrerats i systemet (Infosoc), en förändring med noll jämfört Åtta av synpunkterna handlar om övrig handläggning vilket bland annat innefattar bristfällig återkoppling på frågor, lång handläggningstid och bristande kommunikation från handläggare. Sex av synpunkterna rörde bemötande och inflytande vilket främst innebär dåligt bemötande från handläggare på individ- och familjeomsorgen. Synpunkter och klagomål 2013 Händelsetyp Antal Ordning/säkerhet 4 Bemötande/inflytande 6 Utredning/dokumentation 1 Övrig handläggning 8 Utebliven biståndsinsats 4 Övrigt genomförande av vård 3 Administration 1 Personal/bemanning 1 Tillgänglighet 1 Ekonomiadministration 3 Hygien/städning 1 Övrigt 3 8 [16] Fyll i ev. antagen av..här

9 Av de 36 synpunkterna är det nio som fortfarande inte är åtgärdade, åtminstone är de inte markerade som åtgärdade i systemet. Det är allvarligt om det är så att närmare 25 % av de till förvaltningen inkommande synpunkterna inte har blivit åtgärdade eller återkopplade till synpunktslämnaren. Kommunen har i slutet av 2013 infört ett nytt system för synpunkter och klagomålål kallat Tyck till. Det nya systemet ska möjliggöra förenklat statistiskt uttag och jämförelser av synpunkter och klagomålål. Systemet bbörjade användas fullt ut från och med starten av 2014 vilket också medför att Infosoc inte längre kommer användas för synpunktshanteringen. Klagomål till tillsynsmyndighet rörande nämndens verksamhet En privatperson anmälde under året socialnämndens verksamhet till Socialstyrelsen/Inspektionen för vård och omsorg (IVO). Klagomålet gällde att nämnden varit för passiv i ett missbruksärende. Socialnämnden lämnade in ett yttrande med en rad uppgifter som IVO begärt. Därefter begärde IVO att socialnämnden skulle vidta åtgärder avseende att säkerställa dokumentationsskyldigheten och säkerställa att utredning inleds vid anmälan eller ansökan om behov av åtgärd. Nämnden redovisade sina åtgärder med anledning av detta. IVO bedömde nämndens uppgifter om åtgärder som ofullständiga och begärde en komplettering. Nämnden kompletterade med flödesscheman, rutiner verksamhetsbeskrivning, dokumentation och dokumentationsplan. Med anledning av ärendet har nämnden och den aktuella verksamheten i synnerhet vidtagit åtgärder för att förebygga att liknande händelser upprepas. Åtgärderna består bland annat i: färdigställande av en dokumentationsplan, öppenvården har börjat använda elektroniskt dokumentationssystem, internkontroll av öppnade utredningar, stickprovskontroll av journalföring månadsvis och framtagande av processkarta för utredningar. Under 2012 lämnade en person in ett klagomål på nämndens verksamhet angående handläggning av ett ärende gällande en klagande som inte ansett sig få den hjälp som den enskilde är berättigad till i flytten till en annan kommun. Socialstyrelsen ställde krav på nämnden att vidta åtgärder och i maj 2013 beslutade nämnden således om en handlingsplan för familjefrid, en omarbetad utredningsmall för försörjningsstöd samt en särskild blankett för handläggarna på enheten för ekonomiskt bistånd avseende anmälan enligt 14 kap 1 SoL NATIONELLA UPPFÖLJNINGAR ÖPPNA JÄMFÖRELSER På nationell nivå görs flera undersökningar och uppföljningar för att mäta kvaliteten på de insatser som kommunerna utför och för att fånga brukarnas uppfattning om den vård och omsorg som erbjuds. Resultaten publiceras och kommunerna jämförs med varandra. Inom socialnämndens område finns öppna jämförelser som sammanställs av Sveriges kommuner och Landsting och Socialstyrelsen. Användandet av öppna jämförelser har som mål att stödja nationella aktörer, ansvariga huvudmän och utförare inom verksamhet enligt SoL HSL och LSS i arbetet med att främja en god vård och omsorg för den enskilde. Vidare syftar öppna jämförelser till att mäta och jämföra och ger med detta kommunen verktyg och möjligheter att använda de egna resultaten i ett jämförelsearbete både med andra kommuner, lokalt och regionalt, men även med den egna kommunens resultat över tid. För detta kan öppna jämförelser användas som ett verktyg för analys, uppföljning och kvalitetsutveckling. Öppna jämförelser är också ett sätt att ge medborgarna insyn i vad kommunens verksamheter åstadkommer. Öppna jämförelser inom socialtjänsten har funnits sedan [16] Fyll i ev. antagen av..här

10 Socialnämnden håller fortfarande på att finna formerna för arbetet med öppna jämförelser. Rapporteringen av data samordnas av FoUrum (som är regionförbundet i Jönköpings läns avdelning för kommunal utveckling). Under 2013 har socialnämnden arbetat aktivt med utvecklingen av processen rörande öppna jämförelser. Detta arbete fortsätter under 2014 bland annat med en planerad processkartläggning. Under 2013 har djupare förvaltningsövergripande analyser endast gjorts på områdena Ekonomiskt bistånd och Missbruks- och beroendevården. Under 2014 kommer socialförvaltningen prioritera att ta hand om och göra analyser av och åtgärdsplaner för resultaten från öppna jämförelser. Omsorgen om funktionsnedsatta Några analyser av de öppna jämförelserna gällande omsorgen om funktionsnedsatta har inte gjorts. Däremot kan noteras att resultatet avseende verksamhet enligt LSS sett till antalet ja och antalet nej ser positivt ut. Antalet ja är 15 och antalet nej är 14. Öppna jämförelser verksamhet enligt LSS 2013 Ja Nej Vård och omsorg om äldre På regeringens uppdrag undersöker Socialstyrelsen årligen de äldres uppfattning om vården och omsorgen. Den sammantagna bedömningen 2013 visar att de allra flesta är positiva till sin hemtjänst och till sitt särskilda boende. Med anledning av resultaten från 2013 kommer vård och omsorgen för de äldre i Gislaveds kommun att fokusera på möjligheten för de med hemtjänst att själva få styra mer över vilka tider man får hjälp, information om vart man vänder sig med synpunkter på verksamheten och information och förbättringar kring möjligheterna att träffa en sjuksköterska eller läkare vid behov. För äldre i särskilt boende ämnar kommunen särskilt förbättra sig vad gäller informationen till de boende om vilka olika typer av stöd och hjälp som verksamheterna kan erbjuda samt förbättrad information vid tillfälliga förändringar. 10 [16] Fyll i ev. antagen av..här

11 Individ- och familjeomsorg Ekonomiskt bistånd Av de uppgifter som kan delas upp i enlighet med nedanstående färgkodning ser resultaten för Gislaveds kommun ut som följer: Öppna jämförelser ekonomiskt bistånd 2013 Ja Nej Ej bedömd Det är enkelt att konstatera att kommunens resultat till största delen hamnar under rött och att kommunen således, om uppgifterna är korrekta, behöver förbättra sina processer på området. Förvaltningens egen analys föreslår några åtgärder för att komma till rätta med de negativa resultaten. Att tillsammans med övriga enheter/verksamheter inom socialförvaltningen komma överens om hur de beslutade samarbetsrutinerna ska tolkas och förstås. Arbeta vidare med att följa upp resultaten från insatserna för den enskilde i syfte att utveckla verksamheten. Ställa samman och analysera synpunkter och klagomål från klienter i syfte att utveckla verksamheten. Använda enkäter, intervjuer eller liknande för att få en bild av den enskildes uppfattning av verksamheten och använda resultaten för verksamhetsutveckling. Arbeta med att minska väntetiden för ett första personligt besök efter att en person tagit kontakt med socialtjänsten för att ansöka om ekonomiskt bistånd som inte är av akut karaktär. För mer information om analysen se Rapport Öppna jämförelser Ekonomiskt bistånd Missbruks- och beroendevård Av de uppgifter som kan delas upp i enlighet med nedanstående färgkodning ser resultaten för Gislaveds kommun ut som följer: 11 [16] Fyll i ev. antagen av..här

12 Öppna jämförelser Missbruks- och beroendevården 2013 Ja Nej Ej aktuell följdfråga Delvis Ej bedömd Också här hamnar kommunens resultat till största delen under rött resultat I merparten av de nyckeltal där kommunens resultat är negativa och röda är det möjligt att efter kommentarer och avstämning med berörd verksamhet förstå att det ändå finns en väl fungerande verksamhet. I flera fall handlar det om att rutiner finns för arbetet men att dessa inte är formellt beslutade eller finns skriftligt. På så vis blir resultatet ibland skevt utan en djupare analys. Däremot finns det självfallet förbättringsområden och verksamheten bör fundera över resultaten, inte minst i de fall då Gislaved på ett negativt sätt skiljer ut sig från andra kommuner i länet och riket. För mer information om analysen se Rapport Öppna jämförelser Missbruks- och beroendevården JÄMFÖRELSER MED ANDRA KOMMUNER KVALITETSNYCKELTAL Socialförvaltningen deltar i kommun- och landstingsdatabasens (Kolada) frivilliga redovisning av nyckeltal för kvalitet i inom socialtjänst och verksamhet enligt LSS. Kolada innehåller idag över 2000 olika nyckeltal. Med Koladas hjälp kan kommuner och landsting visa sina medborgare och sig själva hur den egna kommunens kvalitet står sig: från år till år i jämförelse med sig själv, andra kommuner och riket. Gislaveds kommun deltog i kvalitetsmätningen för de aktuella områdena i Kolada första gången 2010 vilket möjliggör jämförelser över fyra år. Utvecklingen visar på såväl bibehållen som förbättrad och försämrad kvalitet inom de olika delarna av socialnämndens verksamheter. Nedan en sammanfattning av de olika områdena. För mer detaljerad läsning och kvalitetsnyckeltalen se rapporten Kvalitetsnyckeltal Vård och omsorg om äldre Kvalitetsnyckeltalen för 2013 på området hemtjänst visar att Gislaveds kommun oftast erbjuder en likvärdig eller en bättre service än genomsnittskommunen i riket, detsamma gäller jämfört med genomsnittskommunen i Jönköpings län. I en jämförelse på området särskilt boende visar resultaten att Gislaveds kommun oftast erbjuder en likvärdig eller bättre service än genomsnittskommunen i riket, detsamma gäller jämfört med genomsnittskommunen i Jönköpings län. 12 [16] Fyll i ev. antagen av..här

13 Individ- och familjeomsorg I en jämförelse på området individ- och familjeomsorg visar resultaten att Gislaveds kommun oftast erbjuder en likvärdig service som genomsnittskommunen i riket. Jämfört med kommunerna i Jönköpings län erbjuder Gislaveds kommun en service som ibland är likvärdig med genomsnittet och ibland skiljer sig från genomsnittskommunen i både positiv och negativ riktning. Funktionsnedsättning För området verksamhet för personer med funktionsnedsättning visar resultaten att Gislaveds kommun ofta ligger nära rikets genomsnitt eller uppnår ett något lägre resultat. I jämförelse med kommunerna i Jönköpings län visar resultaten att Gislaved ofta ligger nära länets genomsnitt eller uppnår ett något lägre resultat i verksamheten för personer med funktionsnedsättning TILLSYNER AV VERKSAMHET Under 2013 har tre externa tillsyner av tillsynsmyndighet för verksamheten genomförts i verksamheterna. Oanmäld tillsyn på Furugården 15 juni, ett av kommunens boenden för ensamkommande barn. På det stora hela bedömdes kvaliteten på boendet som god. Inspektionen för vård och omsorg (IVO) fick dock ta del av en kritik från några av de boende gällande utbudet av fritidsaktiviteter. Socialnämnden fick svara IVO på frågor om hur individuella behov av fritidsaktiviteter tillgodoses och om det finns möjlighet för ungdomarna att få ekonomiskt stöd för att genomföra fritidsaktiviteter. Socialnämnden svarade på frågorna och ärendet avslutades sedan. Anmäld tillsyn på Furugården 8 oktober. Tillsynen fokuserade på hantering av klagomål, synpunkter och rapporter om missförhållanden inom verksamheten. Socialnämnden ålades av IVO att vidta åtgärder gällande att säkerställa att sammanställning och analys av klagomål, synpunkter och lex Sarah rapporter gällande verksamheten görs. Anmäld tillsyn vid hemtjänsten Gislaved. Tillsynen var inriktad på rättsäkerhet för den enskilde och hemtjänst. Socialnämnden har ålagts att vidta åtgärder gällande: att säkerställa att den enskilde får möjlighet till inflytande över sin situation. Den enskildes uppfattning om sin situation och sina behov ska inhämtas och dokumenteras i samband med biståndshandläggningen och uppföljningen av genomförandeplanen. Nämnden blev även ålagd att säkerställa att handläggnigen vid gynnande beslut gällande särskilt boende följer gällande lagstiftning och grundläggande förvaltningsprinciper. Detta innebär att nämnden inte kan fortsätta att avsluta en utredning enbart på grund av att den enskilde tackar nej till en erbjuden plats. IVO pekade även på tre utvecklingsområden: personalkontinuiteten är en fråga som nämnden enligt IVO bör prioritera högre, den enskildes rätt till hjälp att tillvarata sin rätt i förvaltningsärenden bör stärkas och uppföljningen av beslutade insatser bör förbättras. Ärendet pågår fortfarande i skrivande stund VERKSAMHETSREVISION Av kommunallagen följer att revisorerna ska granska nämndernas verksamhet för att kunna bedöma om den bedrivs effektivt. Förtroendevalda revisorer och lekmannarevisorer ska biträdas av sakkunniga. Under året har två verksamhetsrevisioner specifikt inriktade på delar av verksamheten genomförts. 13 [16] Fyll i ev. antagen av..här

14 PwC fick i uppdrag av de kommunala revisorerna att särskilt granska boendet för ensamkommande barn Furugården. Revisionsrapporten är genomgående positiv men några negativa synpunkter med åtgärdsförslag lämnades åt nämnden att förhålla sig till. Revisorerna efterfrågar en bättre styrning av verksamheten genom att nämnden upprättar mål specifika för verksamheten vilket skulle förenkla uppföljningen. Revisorerna påpekar vidare att förvaltningsövergripande samverkan med andra nämnder brister gällande ensamkommande barn, nämnden föreslår som åtgärd att det samråd som finns mellan de mjuka nämnderna idag också blir samverkansorgan för frågor rörande ensamkommande barn. Slutligen tar revisorerna upp återkopplingen till socialnämnden avseende verksamhetens kvalitativa aspekter, nämndens svar är att kommunen deltar i ett länsgemensamt arbete som ska ta fram en uppföljningsmodell för arbetet med ensamkommande barn. Detta arbete kommer vara klart under 2014 och nämnden ska då få en första rapport. PwC fick i uppdrag av de kommunala revisorerna att särskilt granska socialnämndens arbete med att säkra att de som är beroende av ekonomiskt bistånd får tillgång till insatser som stimulerar förmågan att i framtiden skaffa sig en självständig försörjning. Det framgår av rapporten att nämndens arbete ytterligare kan utvecklas för att de som är beroende av ekonomiskt stöd ska få tillgång till de insatser de behöver för att bli självförsörjande. Nämnden har med anledning av kritiken beslutat att vidta följande åtgärder på enheten för försörjningsstöd: färdigställande av manualer för upprättande av arbetsplaner för individuell planering, omarbetande av verksamhetens riktlinjer för att nå en klarhet i hur handläggarna ska arbeta för att klienterna ska nå sin självförsörjning, FIA-intervjuer (förutsättningar inför arbete) prioriteras för att ge en kvalificerad kartläggning och en aktiv arbetsplan, utökat samarbete med arbetsförmedlingen (tre-partssamtal) för samstämmighet i upprättande av arbetsplaner. Åtgärderna för arbetsmarknadsorganisationen är: införa ett arbetsmarknadsbokslut som redovisas för nämnden årligen, framtagande av en tydlig beskrivning av målgruppen för arbetsmarknadsorganisationen, insatser för att kunna erbjuda språkutveckling. Ökad dialog på handläggarnivå mellan de båda enheterna behövs för att ta fram gemensamma rutiner för att skapa samsyn kring det gemensamma uppdraget. 4. MYNDIGHETSUTÖVNING Det individuella behovet ska alltid vara utgångspunkt för de insatser som kommunen erbjuder den enskilde. Vad gäller vård och omsorg om äldre och omsorgen om funktionshindrade prövas behovet av handläggare på enheten för bistånd och stöd utifrån aktuell lagstiftning och med hänsyn tagen till den enskildes livssituation liksom till den enskildes resurser och önskemål. Bedömningen av behov om stöd för individ- och familjeomsorgen (IFO) samt enheten för psykisk ohälsa bedöms av handläggare vid respektive enhets myndighetsfunktion. Standardiserade bedömningsinstrument är ett sätt att minska godtyckligheten i bedömningar och öka transparensen och kvaliteten i åtgärderna. Instrumenten är ett komplement i en utredningssituation och i planering av insatser inom socialt arbete. IFO använder bedömningsinstrumentet BBIC vid utredningar gällande barn. ASI används vid utredningar avseende missbruks- och beroendeproblematik. ADAD är ett bedömningsinstrument för unga missbrukare och unga med social problematik. Metoden kan användas i utredningsarbete, vid behandlingsplanering och för uppföljning och utvärdering. 14 [16] Fyll i ev. antagen av..här

15 Omsorgen om äldre kommer under 2014 börja arbeta med ÄBIC i sina bedömningar av äldres behov. Standardiserade bedömningsinstrument är en del i den evidensbaserade praktiken och det är sannolikt att sådana instrument kommer att implementeras på fler områden framgent. 4.1 EJ VERKSTÄLLDA BESLUT Kommunen är skyldig att till Inspektionen för vård och omsorg redovisa alla gynnande beslut enligt Beslut som icke verkställts inom tre månader efter gynnande beslut Lagstiftning Insats Antal SoL Avlösning i hemmet 1 LSS Bostad för vuxna 6 SoL Dagverksamhet 1 LSS Kontaktperson 1 LSS Daglig verksamhet 2 SoL och LSS som inte verkställts inom tre månader. Totalt är elva individrapporter avseende icke verkställda beslut inlämnade till Socialstyrelsen/Inspektionen för vård och omsorg. Av dessa är det ett ärende (daglig verksamhet enligt LSS) som genererat två rapporter och ett ärende (bostad för vuxna enligt LSS) som genererat tre rapporter. 5. ÖVRIGT 5.1 INFÖRANDE AV CHEFSBEREDSKAP Under 2013 har nämnden infört chefsberedskap i alla de verksamheter som pågår även utanför kontorstid. Chef i beredskap ska vara tillgänglig som chef för arbetstagarna, med befogenhet att fatta beslut om verksamhetens omfattning och resurser. Chef i beredskap ska tillgodose behovet av arbetsledning och vägledning för medarbetarna även under nätter, kvällar och helger. Chefsberedskap är en viktig kvalitetsfråga inte minst som en trygghet för personalen. Det är även chef i beredskap som är rapportmottagare av lex Sarah rapporter när ordinarie chef inte är i tjänst. Arbetet med införande av chefsberedskap har inneburit att en rad olika rutiner har tagits fram, genom detta har fler rutiner blivit förvaltningsövergripande och det har gett en skjuts vad gäller processorienteringen i organisationen. Chef i beredskap startade upp under de sista månaderna av 2013 så det är ännu svårt att tala om hur beredskapen har fungerat i praktiken. Det ska göras en uppföljning av beredskapen under KVALITETSMÅL UNDER RÄTTSSÄKER HANDLÄGGNING Att få rätt insats innebär bland annat att tillgången på insatser motsvarar brukarnas behov och svarar mot lagstiftningen. Socialstyrelsens modell för att beskriva behov och insatser inom vård och omsorgen om äldre (ÄBIC) ska införas under Modellen utgår från ett behovsorienterat arbetssätt och stödjer ett systematiskt arbetssätt och strukturerad dokumentation med nationellt fackspråk (ICF). Målet är att socialtjänstens insatser, såväl bedömning som beslut, ska vara entydiga, 15 [16] Fyll i ev. antagen av..här

16 enhetliga och jämförbara. Arbetssättet kommer att implementeras under Riktlinjerna för biståndsbedömning ska ändras i enlighet med det beslut Inspektionen för vård och omsorg lämnade efter tillsyn av rättsäkerheten i biståndsbedömningen för särskilt boende. 6.2 INTERN KONTROLL Arbetet med den interna kontrollplanen är ett arbete som ska lyftas fram under Den plan som idag finns är inte tillräcklig för att säkra att verksamheten bedrivs effektivt eller på allvar ringa in aktiviteter som kan leda till allvarliga ekonomiska skador eller kapitalförlust. För att ta fram den interna kontrollplanen krävs en bredare och djupare risk- och väsentlighetsanalys baserad på erkända metoder för ändamålet. 6.3 RISKANALYS I ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete framgår att förvaltningen ska göra riskanalyser av verksamheten i samband med projekt, nya arbetssätt och metoder, organisationsförändringar, införande av nya system etcetera. Idag är arbetssättet med riskanalyser inte implementerat i verksamheterna och det finns en bristande kunskap kring hur och när riskanalyser ska utföras samt vem som ska ansvara för dem. Målet för 2014 är att skapa en fungerande struktur kring riskanalyser. 6.4 EGENKONTROLL OCH UPPFÖLJNINGAR Det påbörjade arbetet med en centralt samordnad rapportering och analys av öppna jämförelser och kvalitetsnyckeltal ska fortsätta under Under året som gått har det skett en utveckling i positiv riktning men fortfarande kvarstår mycket arbete för att få validitet i svaren och skapa analyser som är till nytta för verksamheterna. 6.5 HANTERING AV AVVIKELSER, LEX SARAH OCH LEX MARIA Hanteringen av avvikelser, både sådana som kommer inifrån verksamheten och från allmänheten i form av synpunkter av klagomål ska prioriteras under Vi vet idag att icke-önskade händelser förekommer i alla verksamheter men det är i stort sett endast från vård och omsorgen om äldre som det inkommer avvikelser i form av avvikelserapporter och rapporter om lex Sarah. Att få in avvikelserapporter även från individ- och familjeomsorgen och funktionshinderverksamheten är ett arbete som ligger framför oss under Det måste vara känt för medarbetare inom hela förvaltningen att och hur rapportering ska ske. 16 [16] Fyll i ev. antagen av..här