Kyrkogårdsutskottet (6)

Transkript

1 PROTOKOLL PARAGRAF NR SIDA Kyrkogårdsutskottet (6) PLATS DATUM OCH TID FÖR MÖTET Sofiagården, Kapellgatan 8, Jönköping kl BESLUTANDE Eva Logan Jansson (S), ordförande Bert-Åke Näslund (BorgA), vice ordförande Gilbert Samefors (posk) Anita Lindqvist (S) 1-2 Rolf Johnson (sfk) fr.o.m. 3 Torkel Eeg-Olofsson (kr) ERSÄTTARE Anita Lindqvist (S) fr.o.m. 3 ÖVRIGA DELTAGARE Magnus Berggren, kyrkogårdschef Birgitta Sandgren, begravningsombud Anders Zachrisson, fastighetschef t.o.m. 5 John Johansson, ekonomichef t.o.m. 5 Kerstin Magnusson, sekreterare JUSTERINGENS PLATS OCH TID Kyrkoförvaltningen, Östra Storgatan 45 onsdag kl Eva Logan Jansson Ordförande Gilbert Samefors Justerare ORGAN Kerstin Magnusson Sekreterare ANSLAG/BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag Kyrkogårdsutskottet SAMMANTRÄDESDATUM DATUM FÖR ANSLAGETS UPPSÄTTANDE DATUM FÖR ANSLAGETS NEDTAGANDE FÖRVARINGSPLATS FÖR PROTOKOLLET Kyrkoförvaltningen, Östra Storgatan 45, Jönköping UNDERSKRIFT NAMNFÖRTYDLIGANDE Kerstin Magnusson

2 Kyrkogårdsutskottet (6) Innehåll 1 Upprop och protokolljustering 3 2 Fastställande av dagordning 3 3 Adjungering 3 4 Protokoll 3 5 Nya församlingslokaler 3 6 Verksamhetsberättelse och bokslut för Hantering av tillhandahållande av större lokal för borgerliga begravningar 4 8 Elektor för val av Sveriges kyrkogårds- och krematorieförbunds fullmäktige 4 9 Studieresa till Danmark Inbjudan till konferens 1 mars Delegationsbeslut 5 12 Informationsärenden 5 13 Regelverk kring buddistisk begravning 6 14 Beredskap för begravningsplats för flyktingar 6 15 Övriga frågor 6

3 Kyrkogårdsutskottet (6) Ordföranden hälsar välkommen. 1 Upprop och protokolljustering Sekreteraren förrättar upprop. Ordföranden föreslår att justering av protokollet äger rum på kyrkoförvaltningen kl Gilbert Samefors utses att tillsammans med ordföranden justera protokollet. 2 Fastställande av dagordning Begravningsombud Birgitta Sandgren önskar tillägg med två ärenden till dagens sammanträde; dels regelverk kring hantering av bränning av ljus, rökelse m.m. vid buddistisk begravning, dels beredskap för begravningsplats för flyktingar. Sekreteraren anmäler extra delegationsärende avseende lördagsbegravning. Dagordningen godkänns med tillägg enligt ovan. 3 Adjungering Fastighetschef Anders Zachrisson och ekonomichef John Johansson adjungeras till sammanträdet. 4 Protokoll Kyrkogårdsutskottet Protokollet läggs till handlingarna. 5 Nya församlingslokaler Vid förra sammanträdet framförde ledamoten Rolf Johnson önskemål om att få en redovisning av planerad byggnation vid Sofiagården. Fastighetschef Anders Zachrisson redogör för genomförd kulturmiljöutredning och för tankar kring nybyggnation på tomten vid Sofiagården som gränsar mot Slottskyrkogården. Informationen läggs till handlingarna.

4 Kyrkogårdsutskottet (6) 6 Verksamhetsberättelse och bokslut för 2015 Dnr BV /16, JP /16 Kyrkogårdschef Magnus Berggren redogör för verksamhetsberättelsen för 2015 och ekonomichef John Johansson redogör för bokslutet för Underskottet om ca 1 miljon kronor beror främst på ökade kostnader för krematoriet och ej budgeterad asfaltering vid Skogskyrkogården. Kyrkogårdsutskottet föreslår kyrkorådet att godkänna kyrkogårdsförvaltningens verksamhetsberättelse med bokslut för Hantering av tillhandahållande av större lokal för borgerliga begravningar Dnr BV /71 På kyrkogårdsutskottets sammanträde framförde begravningsombud Birgitta Sandgren önskemål om att det upprättas en policy för hur pastoratet som huvudman ska hantera hyra av lokaler för borgliga begravningar vid de tillfällen pastoratet inte kan erbjuda lokal som rymmer fler än 150 personer. Policyn ska delges begravningsbyråerna. Kyrkogårdsutskottet beslutade på sammanträdet att ge kyrkogårdschef Magnus Berggren i uppdrag att lämna förslag till policy för hyra av lokal för borgliga begravningar. Förslag på hantering av att tillhandahålla större lokal för borgerlig begravningsceremoni överlämnas. Förslag till hantering av tillhandahållande av större lokal för borgerliga begravningar antas. 8 Elektor för val av Sveriges kyrkogårds- och krematorieförbunds fullmäktige Huvudmän som är medlemmar i Sveriges kyrkogårds- och krematorieförbund (SKKF) har rätt att utse en elektor med suppleant, som har till uppgift att välja representanter till SKKF fullmäktige för perioden Elektorsmötet hålls den 12 maj i Stockholm. Kyrkorådet föreslås utse kyrkogårdschef Magnus Berggren till elektor för val av SKKF:s fullmäktige och krematorievaktmästare Niclas Svensson till suppleant. 9 Studieresa till Danmark 2016 Personalen på kyrkogårdsförvaltningen har framfört önskemål om att få genomföra en studieresa till Danmark under 2016, inom kostnadsramen kronor. Syftet med resan är att stärka gruppkänslan i arbetsgruppen och att inspireras av danska kyrkogårdar. Studieresan ska erbjudas tillsvidareanställd personal samt säsongsarbetare som omfattas av LAS. Studieresa till Danmark under 2016 godkänns inom föreslagen kostnadsram.

5 Kyrkogårdsutskottet (6) 10 Inbjudan till konferens 1 mars 2016 Inbjudan till konferens om begravnings- och kyrkogårdsfrågor i Södra Vätterbygden. Konferensen hålls i Folkets hus i Norrahammar den 1 mars Intresserade ledamöter i kyrkogårdsutskottet får delta i konferensen i Norrahammar 1 mars Delegationsbeslut av kyrkogårdschef Magnus Berggren enligt delegationsordning E:14: Godkännande av lördagsbegravning , Dunkehalla kyrkogård, dnr BV /71 Godkännande av lördagsbegravning , Skogskyrkogården, dnr BV /71 Godkännande av lördagsbegravning , Skogskyrkogården, dnr BV /71 Delegationsärendena läggs till handlingarna. 12 Informationsärenden - Personalinformation: Arbetschef Leena Poutiainen har sagt upp sig från sin tjänst. Efter översyn av arbetsuppgifter och tjänster på kyrkogårdsförvaltningen kommer vissa förändringar att genomföras. Tjänsten som arbetschef tas bort. Arbetsledaransvar för förmän överförs till kyrkogårdschefen. Totalt föreslås fem tjänster i Klockaregården som fördelas på kyrkogårdschef, två begravningsassistenter, kyrkogårdsassistent och landskapsingenjör. - Under 2016 föreslås uppehåll med kyrkogårdsteater för att istället göra en större musiksatsning på Östra kyrkogården/kapellet, Ljungarums kyrka, Slottskapellet och i Skogskapellet. På Dunkehalla kyrkogård föreslås en kyrkogårdsvandring. Program håller på att färdigställas. - Rapport från kursen Den mångkulturella kyrkogården traditioner inom andra religioner den 3 februari 2016 i Huskvarna. Begravningsombudet Birgitta Sandgren rapporterar från kursen som gav bra information om de stora religionerna. - Rapport angående arkiven i Jönköpings pastorat. Arkivarie Anna-Karin Thuvesholmen Almer har, på uppdrag av Växjö stift, genomfört en råd- och stöddag i arkiv- och diariehantering i pastoratet. Hon har överlämnat en rapport från besöket den 22 oktober 2015, JP /23. - Ordföranden informerar om att hon avsagt sig uppdraget i Kyrkogårdsgruppen för kyrkogårdsfrågor i Södra Vätterbygden. Diskussion om gruppens framtid pågår. Kontraktsprost Tore Karlsson har ställt fråga till kyrkoråden i församlingarna/pastoraten i

6 Kyrkogårdsutskottet (6) Södra Vätterbygdens kontrakt, samt församlingarna i Habo, Mullsjö och Norra Mo om hur man tänker kring framtida samarbete i kyrkogårdsfrågor. 1. Kyrkogårdsutskottet stöder förslaget att göra uppehåll med kyrkogårdsteater under 2016 för att istället göra en större musiksatsning på föreslagna kyrkogårdar/kapell. 2. Kyrkogårdsutskottet önskar återrapportering när påtalade fel och brister är åtgärdade i begravningsverksamhetens arkiv. 3. Övrig information läggs till handlingarna. 13 Regelverk kring buddistisk begravning Begravningsombud Birgitta Sandgren ställer fråga om Jönköpings pastorat har något regelverk, eller om det behövs, när det gäller bränning av ljus, rökelse m.m. vid en buddistisk begravning. Enligt kyrkogårdschef Magnus Berggren har frågan hitintills inte varit aktuell i pastoratets lokaler eftersom de buddistiska begravningar som förekommit hållits i deras egna lokaler. 14 Beredskap för begravningsplats för flyktingar Begravningsombud Birgitta Sandgren ställer fråga om det finns beredskap för begravningsplats för flyktingar med anledning av att det kan bli aktuellt att anhöriga begär flyttning av stoft. Kyrkogårdschef Magnus Berggren får i uppdrag att återkomma i ärendet på nästa sammanträde. 15 Övriga frågor Ordföranden informerar om att Ragnar Svenseruds utredning om samverkansformer för begravningsverksamheten Ansvar i samverkan från församling till nationell nivå är klar och överlämnad till Kyrkostyrelsen.