S-gruppens ägarkunds- och kundregister

Transkript

1 S-gruppens ägarkunds- och kundregister DATASEKRETESSBESKRIVNING (fr.o.m ) Personuppgiftslagen (523/1999) 10 och Registeransvarig SOK Kundrelationer Postadress: PB 1, S-GRUPPEN S-gruppens Ägarkundstjänst: Besöksadress: Flemingsgatan 34, Helsingfors FO-nummer Person som handlägger registerärenden Leena Tikkanen 3. Registrets namn S-gruppens ägarkunds- och kundregister 4. Ändamålet med behandlingen av personuppgifter I registret underhålls handelslagens medlemsförteckningar, som dessa enligt lagen om andelslag ska föra. Dessutom har hanteringen av uppgifterna i detta register som syfte att betjäna skötseln av S-gruppens relationer med ägarkunderna och andra personkunder, produktionen av förmåner och tjänster, marknadsföringen och planeringen och utvecklingen av affärsverksamheten. Köpinformation på produktgrupps- och/eller produktnivå, som är noggrannare än slutsumman på kvittot, kan användas för allokering av marknadsföring, om inte ägarkunden eller en i ägarkundshushållet ingående person särskilt har förbjudit det. Med S-gruppen avses handelslagen och SOK-koncernen med dotter- och intressebolag. Uppgifterna i registret kan behandlas i sammanslutningar som vid varje tid tillhör S-gruppen och användas i marknadsföringssyfte för sammanslutningar som vid varje tid tillhör S-gruppen och samarbetspartner anknutna till ägarkundssystemet i enlighet med personuppgiftslagen. 5. Registrets informationsinnehåll I registret behandlas uppgifter om följande kunder (nedan sammantaget "Kunder" och för sig "Kund") ägarkunder: personer som är medlemmar i handelslag i ägarkundshushåll ingående personer: personer som ingår i ägarkundshushåll, men som inte själva är medlemmar i något handelslag övriga kunder: personer som inte ingår i ägarkundshushåll, men som har abonnerat på tjänster grundade på S-gruppens ägarkunds- och kundregister, såsom S-koden eller elektroniska nyhetsbrev.

2 II registret kan man (med de begränsningar som anges i punkt 10) behandla till Kunden anknutna, i nedanstående tabell angivna uppgifter som antingen är aktuella eller har upphört att gälla och som specificeras närmare efter tabellen: Ägarkund I Övrig kund ägarkundshushållet ingående person Personuppgifter Kontaktuppgifter Personaluppgifter Handelslagens medlemsuppgifter Faktureringspartner som beviljar Bonus Uppgifter om ägarkundshushållet Inbetalningskonto för förmåner S-Förmånskortet Identifikationer Kundgrupper Beställningar, i bruk tagna tjänster och data rörande användning av tjänster Spärrade tjänster Uppgifter om inköp, information om utbetald Bonus och betalningssättsförmån Uppgifter anknutna till handlande på webbutiker Personuppgifter: för- och släktnamn, personbeteckning, födelsetid, kön, språk, spärrmarkering, förbud mot marknadsföring, uppgift om hemmaboende barns födelseår kundnummer, datum för kundrelationens början och dess giltighetstid förbuds- och uppdateringsuppgifterna från befolkningsregistersystemet och tjänsteleverantörer Kontaktuppgifter: fast postadress, tillfällig postadress, hemkommun, landskod, mobiltelefon, marknadsföringstillstånd till mobiltelefonen, annat telefonnummer, e-postadress, marknadsföringstillstånd till e-postadressen Personaluppgifter uppgift om anställning, uppgift om rätt till rabatt Handelslagens medlemsuppgifter: handelslag i vilket Kunden är medlem, medlemsnummer, medlemskapsstatus, datum för medlemskapets början och upphörande, verksamhetsställe där anslutning skedde

3 insatsens status, betalt insatsbelopp, datum då insatsen betaldes till fullo och betalningstransaktionerna uppgifterna om de räntor som betalats på andelsinsatsen, uppgift om utbetald återbäring av överskott Faktureringspartner som beviljar Bonus registrering hos samarbetspartner som beviljar Bonus, giltighetstid Uppgifter om ägarkundshushållet: huvudmedlem i ägarkundshushållet, personerna som tillhör samma ägarkundshushåll som huvudmedlemmen Inbetalningskonto för förmåner: numret på kontot för inbetalning av förmåner och kontots typ S-Förmånskorten: kortets nummer, korttyp, kortets giltighetstid, orsak till att kortet spärrats uppgift om till vilket ägarkundshushåll bonusinköp gjorda med kortet allokeras uppgift om till vilket handelslag som medlemskapet på basis av vilket kortet har beställts anknyter Identifikationer S-koden, Kundkoden Kundgrupper: kundgrupp till vilken ägarkundshushållet förs, uppgift om Kundens deltagande i supportergrupper för föreningar eller andra sammanslutningar Beställningar, ibruktagna tjänster och data rörande användning av tjänster: uppgift om tjänster som beställts/tagits i bruk (bl.a. nyhetsbrev, kundpaneler, S-mobil) uppgifter om användning som identifierad av ibruktagna digitala tjänster (t.ex. webboch mobiltjänster) Uppgifter som kunden matat in i tjänsten, data genererade då tjänsten använts uppgifter om Registerhållarens kontakter med Kunden i syfte att vårda kundrelationen Spärrade tjänster: spärr av avsändning av ägarkundspost, spärr av separata direktutskick, spärr av telefonmarknadsföring, spärr av undersökningsenkäter, spärr av garantikvitton, spärr av användning av uppgifter om köp på produkt- och produktgruppsnivå för riktning av marknadsföring, spärr av användning av uppgifter om köp på produktoch produktgruppsnivå inom kundspecifika tjänster, spärr av e-postmeddelanden Uppgifter om inköp, information om utbetald Bonus och betalningssättsförmån: Kortnumret på det S-Förmånskort eller det medlems-/kundnummer som har använts för inköp som berättigar till ägarkundsförmåner, köpdatum, klockslag, köpställe, kortets användningssätt, uppgifterna om inköpet som slutsumma på kvittot, på produktgrupps- och/eller produktnivå.

4 utbetald Bonus och betalningssättsförmån elektroniska garantikvitton, elektroniska kvitton Uppgifter anknutna till handlande på webbutiker leveransadress för inköp på webbutiker kundsegment i webbutiken data om den sparade köpvagnen, beställningsdata 6. I regel använda informationskällor Uppgifter kommer från ägarkundsavtalet som Kunden har ingått samt av Kunden själv under kundrelationen per telefon, via Internet, per e-post eller annat motsvarande sätt samt via användning av tjänster. Uppdateringar av uppgifter om namn, adress, mobiltelefon och frånfälle kan fås också av myndigheter och företag som erbjuder uppdateringstjänster. Personaldata och uppgift om rätt till rabatt fås ur S-gruppens register Hertta. Grunduppgifterna om kunden, t.ex. namn och adressuppgifter samt uppgifterna om de olika tillstånd och förbud som kunden har gett till registret, uppdateras i registret, då kunden uppdaterar dem antingen för företag i S-gruppen eller S-Banken. Uppgifterna om S-Förmånskortets användning fås via kassasystemen hos sammanslutningar som är anknutna till S-gruppens ägarkundssystem och hos S-gruppens samarbetspartner. Dessutom kan man få uppgifter från sammanslutningar inom S-gruppen och av till ägarkundssystemet anslutna samarbetspartner i vars tjänster man loggar in med S-Förmånskortet eller med andra identifikationer som överlåtits åt Kunden. 7. Regelenlig överlåtelse av uppgifter SOK överlåter åt skattemyndigheten uppgifterna om den ränta på andelsinsatsen som betalts ut till en medlem i handelslaget samt till avgångna medlemmar återbetalat kapital. SOK kan överlåta uppgifter inom gränserna för vad den gällande lagstiftningen tillåter och förpliktar till, i t.ex. svar på myndigheters begäran om information. SOK överlåter uppdateringar av kundens grunduppgifter till S-Banken, om kunden också är S-Bankens kund. 8. Överföring av uppgifter utanför EU eller EES Personuppgifter överlåts inte till mottagare utanför EU. Tekniskt underhåll av kunduppgiftssystemen kan, med beaktande av förutsättningarna i personuppgiftslagen via distansförbindelser också utföras utanför EU. 9. Principerna för skyddet av registret Kortansökningarna och alla andra dokument som innehåller kunduppgifter och som hanteras manuellt förvaras i låsta och brandsäkra förvaringsutrymmen. Elektroniskt lagrade uppgifter förvaras i S-gruppen i system som är skyddade mot externa kontakter med brandmurar.

5 Det är endast anställda i vissa företag i S-gruppen och i företag som arbetar på uppdrag av S-gruppen och för S-gruppens räkning och vars arbetsbeskrivning omfattar det som har rätt att använda ägarkunds- och kundregistret och underhålla uppgifterna i registret. Varje användare får rätt till underhåll och läsning endast av sådana uppgifter som är nödvändiga för skötseln av de vederbörande arbetsuppgifterna. Datasystemet är skyddat och är tillgängligt endast för namngivna användare med personliga användarnamn och lösenord. Varje person som hanterar uppgifter i S-gruppens ägarkunds- och kundregister har undertecknat ett sekretessavtal. 10. Rätt till insyn En kund kan granska uppgifter som lagrats i registret om honom eller henne på basis av en skriftlig, av Kunden undertecknad begäran som Kunden ska lämna till S-gruppens kundtjänstställe. Uppgifterna kan också granskas i tjänsten Oma S-kanava. Kunden har rätt att förbjuda användning av sina uppgifter för direktmarknadsföring och marknadsundersökningar i tjänsten Oma S-kanava eller genom att kontakta S-gruppens kundtjänst. 11. Rätt att kräva korrigering av uppgift En kund kan yrka på rättelse av en i registret förefintlig felaktig uppgift. Man kan yrka på rättelse av en felaktig uppgift genom att kontakta kundtjänsten. Kundens uppgifter stryks då kundens kundrelation och de därtill anknutna ömsesidiga förpliktelserna har upphört. Strykningen förutsätter att de i bl.a. lagen om andelslag föreskrivna förvaringstiderna har gått ut. Uppgifterna om köp, utbetald Bonus och betalningssättsförmån stryks ur registret om 2 år. Uppgifterna om avslutade grunduppgifter om kunden, kontaktuppgifterna, uppgifterna om ägarkundshushållet samt om beställningar och spärrar av tjänster stryks ur registret om 2 år. 12. Övriga till behandlingen av personuppgifter anknutna rättigheter Enligt personuppgiftslagen har den registrerade rätt att förbjuda användningen av sina registeruppgifter för direktreklam samt marknads och opinionsundersökningar. Kunden kan till sina uppgifter i S-gruppens ägarkunds- och kundregister foga förbud mot direktmarknadsföring, undersökningar och telefonmarknadsföring. Till e-postadresser och mobila terminaler skickas på basis av uppgifterna i registret marknadsföring endast om kunden uttryckligen har givit sitt tillstånd. Om ett sådant tillstånd saknas, kan man till kundens e-postadress och mobila terminal endast skicka till kundrelationen anknutna meddelanden, såvitt kunden inte uttryckligen förbjuder detta.